Toelichting op het communicatiestijlenmodel Het Communicatiestijlenmodel bestaat uit twee elementaire gedragsdimensies: A. De mate waarin iemand uit eigen beweging zijn mening geeft en pogingen doet de gedachten en daden van anderen te beïnvloeden en te sturen. Het tegenovergestelde daarvan is het volgen van anderen en het afzien van het nemen van initiatieven of pogingen anderen via de eigen mening te beïnvloeden. Deze dimensie noemen we Ruimte nemen versus Ruimte laten. laten B. De mate waarin iemand in de communicatie gericht is op de feitelijke inhoud en zakelijke aspecten die een rol spelen. Daar tegenover staat het uiting geven aan de eigen gevoelens en in het contact met anderen openstaan voor wat hen beweegt en in hen omgaat. Deze dimensie noemen we Inhouden Inhouden versus Uiten. Uiten Deze dimensies van gedrag zijn onafhankelijk van elkaar. Bijvoorbeeld: iemand die hoog scoort op Ruimte nemen kan hiernaast zowel gezien worden als Inhoudend als Uitend. De mogelijke combinaties van beide dimensies vormen de vier communicatiestijlen: de Beschouwende stijl, de Directieve stijl, de Expressieve stijl en de Coöperatieve stijl.
Wendbaarheid Naast iemands karakteristieke communicatiestijl is het voor de effectiviteit van de communicatie van belang te weten hoe wendbaar de stijl kan worden ingezet. Wendbaarheid is de mate waarin iemand in het eigen gedrag rekening houdt met de stijl van de gesprekspartner en met de gesprekssituatie. Daarover later meer. In het rapport dat volgt krijgt u eerst de uitslag over uw communicatiestijl, daarna volgt de uitslag over uw wendbaarheid.
Uw communicatiestijlprofiel Uw profiel is gebaseerd op de scores op de twee dimensies zoals hierboven beschreven, berekend in vergelijking met andere deelnemers aan trainingen en onderzoeken van GITP. Deze scores vormen de ‘ normscores’ . In het rapport wordt op deze plaats aangegeven welke communicatiestijl uw respondenten overwegend bij u waarnemen. Hiernaast krijgt u inzicht hoe u scoort op de twee bovengenoemde gedragsdimensies. Hierna wordt in uw rapport uitgewerkt, wat verschillende aspecten van uw stijl zijn. Hieronder vindt u een voorbeeld van de soort informatie die in het rapport wordt verstrekt.
De Beschouwende, Directieve, Expressieve of Coöperatieve stijl In deze paragraaf worden een aantal kenmerkende aspecten van uw gedrag weergegeven. Het betreft informatie over bijvoorbeeld het nemen van initiatieven in een gesprek, de bereidheid die anderen bij u zien om te luisteren naar andermans mening en de mate waarin u zich in gesprekken meer richt op de inhoudelijke en zakelijke kant of op persoonlijke en emotionele aspecten.
Kwaliteiten In deze paragraaf leest u een aantal kenmerken die door anderen als sterke punten van uw stijl gezien worden. Voorbeelden hiervan zijn: − U gaat met behoedzaamheid en zorgvuldigheid met de opvattingen van anderen om − U toont loyaliteit en toewijding aan uw collega's en groepen waar u deel van uitmaakt − U bent gericht op resultaten en u handelt zaken bij voorkeur op een snelle en efficiënte manier af
Valkuilen In deze paragraaf leest u een aantal kenmerken die door anderen als minder sterke punten van uw stijl gezien worden. Voorbeelden hiervan zijn: − Het steunen van en meegaan in de ideeën van anderen kan onduidelijkheid veroorzaken over wat uw eigen, onafhankelijke opvattingen en idealen zijn − Het taakgerichte en beredeneerde optreden kan de indruk wekken dat het aan persoonlijke bezieling of betrokkenheid ontbreekt − Het nemen van risico's en het afgaan op gevoelens kan door anderen worden gezien als ondoordacht, slecht onderbouwd en als impulsief gedrag
Uw substijl Uit de vragenlijsten volgt naast uw hoofdstijl ook een substijl. Hoewel uw respondenten u in eerste instantie typeren in uw hoofdstijl, zien zij ook kenmerken van uw substijl terug in uw gedrag. Kenmerken van dit gedrag vindt u terug in deze paragraaf.
Wendbaarheid Wendbaarheid is de mate waarin iemand in de waarneming van de ander moeite doet de ander in het contact op zijn gemak te stellen. Gewoonlijk geeft u blijk van uw wendbaarheid door uw gedrag aan te passen aan de communicatiestijl van de ander, binnen de context van uw eigen communicatiestijl. Uw wendbaarheid zoals die door uw respondenten is beoordeeld, is eveneens vergeleken met die van deelnemers aan trainingen en onderzoeken van GITP. Voor een volledig inzicht is tevens gekeken naar de gemiddelde beoordelingen van elke afzonderlijke respondent.
Naast algemene informatie over wendbaarheid, ontvangt u in het rapport uw scores op dit gebied, kenmerken van een hoge of lage wendbaarheid bij uw stijl, en enkele concrete tips om uw wendbaarheid te kunnen vergroten. Voorbeelden van deze tips zijn: − Tonen bereid te zijn geduld op te brengen en rekening te houden met anderen, vooral wanneer die proberen hun ideeën naar voren te brengen − Tonen bereid te zijn zelf initiatief te nemen en er rekening mee te houden dat er soms haast is met bepaalde zaken − Tonen bereid te zijn de eigen intuïtie te laten spreken en op zoek te gaan naar de persoonlijke beweegreden van anderen − Tonen bereid te zijn tot een meer weloverwogen en objectieve benadering te komen van problemen en mensen
Reacties van deelnemers aan de training CommunicatieStijlen
De Beschouwende stijl 'Ik ben beleidsmedewerker bij een middelgrote gemeente. Van huis uit ben ik financieel georiënteerd. Een rustige, bescheiden en wat formele man, zeggen anderen vaak van mij. Mijn collega's zien mijn stijl als beschouwend en dat klopt ook wel. Ik loop niet graag met mijn gevoelens te koop en ga graag zorgvuldig te werk. Voor ik een beslissing neem, wil ik alle voors en tegens goed tegen elkaar afwegen. Dat zit gewoon in me. Maar soms heb ik er ook wel last van. Zo kom ik regelmatig in botsing met mijn afdelingshoofd. Hij heeft een directieve stijl bij uitstek en geeft mij opdrachten zonder goede onderbouwing. Hij wil graag snel resultaat zien. Ga maar aan de slag, zegt ie dan, je hebt toch alle gegevens die je nodig hebt. Daar schik ik me dan vaak in, maar achteraf blijkt toch vaak dat we elkaar niet goed begrepen hadden waardoor ik niet het resultaat oplever dat hij had verwacht.
'In mijn beschouwende stijl blijf ik steeds vriendelijk vragen om meer gegevens, maar laat me uiteindelijk afschepen. De training Communicatiestijlen maakte me duidelijk dat het ook anders kan. Ik heb geleerd dat ik bij mijn baas mijn doelen beter kan bereiken als ik wat stelliger ben. In de trant van: Deze informatie heb ik nodig om een goed stuk te kunnen schrijven waar we direct mee aan de slag kunnen, wanneer heb ik het in huis? Of: Wanneer maak je tijd voor mij vrij, dan praten we erover door. Ik geef je mijn mening en vooraf een duidelijk standpunt. Ook mijn baas ziet in dat we op deze manier eerder het gewenste resultaat bereiken…’
De Directieve stijl 'Ik ben vestigingsmanager in de zakelijke dienstverlening en geef leiding aan een groep van twintig mensen. Elke dag zit ik wel in een overlegsituatie: een functioneringsgesprek, werkbespreking of een vergadering met de ondernemingsraad. Ik vind het niet altijd even gemakkelijk om collega’ s mee te krijgen en te motiveren. De veranderingen gaan snel en niet iedereen kan dat bijbenen. De medewerkers houden er vaak een andere denkwijze op na en ook de OR neemt nogal eens een afwijkend standpunt in over de ontwikkelingen in het bedrijf. Ik word soms zo moe van dat ‘ heen en weer gepraat’
en dan ga ik doordrammen. Met name met de voorzitter van de OR
heb ik regelmatig verhitte discussies. 'Jij drukt maar door' is het verwijt dat ik vaak hoor. Toch verschillen we in wezen niet zoveel in de doelen die we nastreven. Waarom het dan elke keer botst, was me een raadsel. 'Na de training zie ik dit vooral als een botsing van stijlen. Ik neem weinig tijd voor het menselijk aspect, terwijl ik het toch wel belangrijk vind. Alleen heb ik de neiging de zaak voorop te stellen; er is altijd wel een praktisch probleem dat opgelost moet worden. Juist bij hem werkt dat averechts. Ik hou ervan snel beslissingen te nemen, terwijl hij juist een heel coöperatieve stijl heeft en graag doorpraat over de menselijke kant van de zaak.
'Ik hecht er veel belang aan om die relatie goed te houden en probeer er anders mee om te gaan, terwijl ik toch ook mezelf blijf. Soms is het verbazingwekkend hoe iets heel simpels, wat voor jezelf eigenlijk niet zo belangrijk is, bij de ander een positief effect teweegbrengt. Een kleine persoonlijke opmerking kan al de toon zetten voor het verloop van een gesprek. Ik probeer wat minder afstand te houden en me in te leven in zijn gevoelens en drijfveren. Ik bied meer ondersteuning aan en laat ook mijn eigen gevoelens wat meer blijken als dat nodig is. De verstandhouding is er zeker beter van geworden.
De Expressieve stijl 'Ik ben kwaliteitsfunctionaris bij een groot schoonmaakbedrijf. Een leuke baan binnen een innovatieve onderneming. Ik kan er mijn ideeën dan ook goed kwijt. De managers met wie ik samenwerk, staan over het algemeen heel open voor mijn ideeën, maar de laatste tijd voel ik bij een aantal de weerstand toenemen. Ze hebben het gevoel dat ik ze meer belast dan ondersteun. 'Niet kletsen, maar poetsen is hun devies.' Zij houden, veel meer dan ik zou willen, vast aan de oude vertrouwde werkwijze, waar het bedrijf mee groot is geworden. Dat leidt in de persoonlijke sfeer wel eens tot irritaties.' Daar heb je hem weer met z'n ideeën'. ‘ Met mijn expressieve stijl heb ik nogal de neiging om in mijn enthousiasme over anderen heen te denderen. Er is hier ook zoveel dat nog verbeterd kan worden en mijn handen jeuken vaak letterlijk. Als ik ergens iets zie, dat beter kan, wil ik dat ook het liefst meteen realiseren. Ik besef dat anderen mij daarin niet altijd kunnen volgen. Een aantal van mijn collega's heeft meer houvast nodig en wil ook echt overtuigd zijn van de noodzaak en de zin van veranderingen. Ik probeer hen er nu in een ander stadium bij te betrekken. Laat hen zelf ideeën aandragen, toom mijn daadkracht een beetje in en onderbouw mijn plannen beter. Mijn enthousiasme hoop ik nooit kwijt te raken,
maar ik ga wel wat minder impulsief en overhaast te werk. Dat levert uiteindelijk gedegen plannen op waar iedereen de schouders onder wil zetten. Ik kan die systematische werkwijze nu beter waarderen. Voorheen had ik er alleen maar last van.
De Coöperatieve stijl 'Ik ben zeven jaar cliëntadviseur bij een thuiszorginstelling. Daar word ik geconfronteerd met moeilijke en veeleisende klanten. Ze willen à la minute een oplossing voor hun problemen en direct geholpen worden. Nu heb ik van nature een klantgerichte instelling en het is ook mijn werk om mensen met vragen te ondersteunen. Maar die dwingende toon en onredelijkheid die ik vaak over me heen krijg, kan ik heel slecht hanteren. 'Hoe krijg ik daar wat meer grip op?', was mijn vraag. ‘ Voorheen dacht ik altijd: in die situaties heb je zelf niets meer in te brengen. Nu weet ik dat ik toch wel degelijk invloed kan hebben door beter in te spelen op de stijl van de ander. Ik ben geneigd een vraagstuk tot de bodem te onderzoeken, dat heb ik nodig om een complexe situatie op een rijtje te krijgen. Maar in dit soort gevallen is de klant alleen uit op een snel antwoord. Ik probeer me dan nadrukkelijk anders op te stellen dan ik gewend ben. Veel zakelijker, directer en bondiger. En ik neem eerder een standpunt in. Uit tactische overwegingen vaag blijven werkt als een rode lap op een stier, heb ik gemerkt. Deze mensen willen gewoon weten waar ze aan toe zijn. Ik probeer dan duidelijk de grenzen aan te geven en de (on)mogelijkheden op een rijtje te zetten.
