Handleiding Mijn DATA-collectief
Inleiding Het grootste nadeel bij het kopen van adresbestanden voor commerciële doeleinden, is dat de data meteen na aanschaf alweer verouderd is. Ook is lang niet altijd de juiste verfijning mogelijk om alleen die prospects te verkrijgen die voor uw acquisitiedoeleinden geschikt zijn. Het DATA-collectief komt met een unieke oplossing, waarmee bovenstaande problemen voorgoed verleden tijd zijn: Mijn DATA-collectief. Mijn DATA-collectief Mijn DATA-collectief vertegenwoordigt de grootste online database van Nederland, met daarin de gegevens van ruim 2,4 miljoen bedrijven en de 3,6 miljoen bijbehorende contactpersonen. Het DATA-collectief houdt de gegevens dagelijks actueel. Met een gratis account krijgen deelnemers eenvoudig toegang tot alle functionaliteiten van de database en kunnen zij in een afgeschermde omgeving voor hen interessante bedrijven downloaden en opslaan. Altijd actuele informatie over uw doelgroep U stelt in Mijn DATA-collectief eenvoudig uw eigen doelgroep(en) samen aan de hand van door u ingegeven criteria als branche, vestigingsplaats of bedrijfskenmerken. Het DATAcollectief houdt de selecties vervolgens voor u actueel. Bent u op zoek naar juist dat ene specifieke bedrijf? U kunt in Mijn DATA-collectief ook informatie aanschaffen op detailniveau. Hoe gemakkelijk wilt u het hebben? Waarom kiezen voor het DATA-collectief? Mijn DATA-collectief is een unieke acquisitietool, waar ook uw organisatie veel profijt van kan hebben. Het is een prachtige aanvulling op uw commerciële activiteiten, omdat Mijn DATA-collectief: • • • • • • • • • • •
vs 1.2
u toegang geeft tot alle bedrijven van Nederland en hun contactpersonen; uw database verrijkt met extra bedrijfs- en contactpersoonsgegevens; een matchslag kan maken met uw eigen database en bestanden meteen ontdubbelt; online werkt, zodat u gegevens kunt bekijken zonder ze direct te hoeven downloaden; zowel voor informatie op detailniveau als voor een doelgroepselectie kan worden ingezet; zorgt voor een perfecte marketingdatabase met correcte gegevens; eerder gedownloade bestanden voor u actualiseert; unieke functionaliteiten kent, waaronder het bijhouden van gebruikersnotities; bestanden eenvoudig exporteert naar uw eigen CRM-systeem; werkt met downloadcredits, waardoor uw kosten overzichtelijk zijn; zeer gebruiksvriendelijk is.
2
Inhoudsopgave Inleiding
Pag.
2
Inhoudsopgave
Pag.
3
Zoeken & vinden
Pag.
4
•
Zoekfuncties
Pag.
4
•
Zoeken op criteria
Pag.
4
•
Zoeken op branches
Pag.
5
•
Zoeken op regio’s
Pag.
7
•
Zoeken op bedrijfskenmerken
Pag.
9
•
Resultaat tonen
Pag.
13
•
Zoeken op bedrijf
Pag.
14
•
Nieuwe selectie
Pag.
14
•
Selectie of enkel bedrijf?
Pag.
14
•
Bedrijfsinformatie op detailniveau
Pag.
16
•
Direct bellen met een bedrijf
Pag.
20
Selecties •
Vrijblijvend inzien van uw selectie
Pag.
21
•
Opties voor schermweergave
Pag.
21
•
Weergave van het resultaat
Pag.
22
•
Oproepen van een labelselectie
Pag.
23
•
Exporteren per label
Pag.
24
•
Downloaden van extra informatie
Pag.
24
•
Mijn bedrijven
Pag.
26
•
Labelen van bedrijven
Pag.
26
•
Selectie bewaren
Pag.
27
•
Oproepen van eerdere selecties
Pag.
28
•
Selecties wijzigen of verwijderen
Pag.
28
•
Resultaat van de totale selectie
Pag.
29
•
Resultaten weergeven per tabblad
Pag.
29
•
Exporteren van selecties
Pag.
29
Exporteren van bestanden •
Wel of niet opslaan
Pag.
31
•
Wat wil ik exporteren?
Pag.
31
•
Contactpersonen wijzigen
Pag.
32
•
Bestandsvorm kiezen
Pag.
36
•
Definitieve export
Pag.
36
Aanschaffen van bedrijfsgegevens •
Verbruik
Pag.
39
•
Actualisatie van bestanden
Pag.
39
•
Aanschaffen van nieuwe credits
Pag.
40
•
Tegoedcodes
Pag.
41
•
Spelregels
Pag.
43
vs 1.2
3
Zoeken & vinden Zoekfuncties Mijn DATA-collectief is er speciaal op ingericht om bedrijven en bijbehorende contactpersonen in heel Nederland te vinden en er gerichte doelgroepselecties mee te maken. U filtert eenvoudig een potentiële doelgroep, op basis van door uzelf gewenste criteria. Dit kunt u op twee manieren doen: 1. Zoeken op criteria 2. Zoeken op bedrijf
Zoeken op Criteria Standaard staat het Zoeken-kader open op Zoeken op criteria:
Wanneer u een doelgroepselectie wilt maken op basis van criteria kunt u daarbij gebruik maken van drie verschillende zoekopties, die zowel afzonderlijk als in combinatie uw zoekopdracht verfijnen, branches, regio’s en bedrijfskenmerken.
vs 1.2
4
Zoeken op Branches Wanneer u een doelgroep zoekt in een specifieke richting, kunt u deze uitfilteren met behulp van de zoekfunctie Branches. Nadat u hier op hebt geklikt, opent vanzelf een venster met daarin een zoekveld. Hierin kunt u op basis van steekwoorden aangeven waar u naar op zoek bent. Vervolgens drukt u u op de knop met het vergrootglas-icoontje en worden de branches waarin uw zoekterm voorkomt zichtbaar. De bijbehorende vertakkingen worden daarbij meteen uitgeklapt:
Vink de branche(s) aan die u wilt gebruiken voor uw doelgroepselectie. Klik vervolgens op om dit branchescherm te sluiten. Er verschijnt nu een lijst van alle bedrijven die voldoen aan de door u ingegeven criteria:
vs 1.2
5
U kunt uw zoekopdracht verder verfijnen door op de andere twee zoekcriteria in het kader te klikken (Regio's of Bedrijfskenmerken).
vs 1.2
6
Zoeken op Regio’s Plaatsnaam of postcodegebied Wanneer u specifiek bedrijven uit één of meerdere plaatsen of één of meerdere postcodegebieden wilt selecteren, voert u in dit scherm de gewenste criteria in:
U kunt zoeken op plaatsnaam of op postcode, maar het is niet mogelijk om beide opties tegelijk te gebruiken. Wanneer u in het Regio-scherm de velden leeg laat, worden alle bedrijven in Nederland getoond die aan uw overige zoekcriteria voldoen.
vs 1.2
7
Zoeken op vestigingsplaats Tik de beginletters in van de plaats waarbinnen u wilt zoeken en selecteer deze vervolgens in het menu dat tevoorschijn komt. Wilt u uw selectie uitbreiden en in meerdere plaatsen tegelijk zoeken, dan gebruikt u hiervoor op dezelfde manier als hierboven een volgende invoerveld dat vanzelf onder de eerder geselecteerde plaatsnaam verschijnt:
Dit kunt u zo vaak herhalen als u wilt, tot u tevreden bent over de samenstelling van uw selectie. Wilt u een plaatsnaam weer verwijderen, dan klikt u op het kruisje naast de betreffende plaatsnaam.
Zoeken op postcodegebied Wanneer u wilt zoeken binnen een bepaald postcodegebied, voert u deze rechts in het regioscherm in:
vs 1.2
8
Let op: u dient zowel de cijfers als de letters van de postcode in te voeren, anders krijgt u onderstaande foutmelding in beeld:
Wanneer u een geselecteerd postcodegebied weer wilt verwijderen, klikt u op het kruisje naast de betreffende postcode(s).
Zoeken op Bedrijfskenmerken Bedrijfsinformatie-criteria Binnen de zoekoptie Bedrijfskenmerken kunt u verschillende bedrijfsinformatie-criteria gebruiken ter verfijning van uw zoekopdracht:
• • • • •
Aantal werknemers Economisch actief (door de KvK bepaald a.d.h.v. diverse criteria en daarom niet altijd 100% eenduidig) Oprichtingsjaar Rechtsvorm Import/Export
vs 1.2
9
Wanneer u in het zoekscherm géén vinkjes plaatst, worden alle bedrijven geselecteerd die voldoen aan de criteria die u bij de eerdere zoekopties Branches en Regio's heeft gebruikt.
vs 1.2
10
Per selectiecriterium meerdere keuze-opties U kunt per selectie-criterium meerdere mogelijkheden aanvinken. Wanneer u bijvoorbeeld wilt zoeken op bedrijven met een aantal werknemers onder de tien, dan klikt u zowel de hokjes met 1, 2 t/m 4 als 5 t/m 9 werknemers aan:
vs 1.2
11
Elke keer als u een criterium toevoegt aan uw zoekopdracht, ziet u het gefilterde resultaat hiervan links in het zoekscherm terug:
vs 1.2
12
Resultaat tonen Bent u tevreden over uw selectie, dan klikt u rechtsonder in het scherm op sluiten: Mijn DATA-collectief toont vervolgens de gevonden resultaten.
vs 1.2
13
Zoeken op bedrijf Wanneer u in Mijn DATA-collectief een specifiek bedrijf wilt oproepen, klikt u in het zoekscherm op Op bedrijf. Vervolgens kunt u in het vrije veld relevante steekwoorden invoeren en de zoekopdracht activeren door op het vergrootglas-icoontje te klikken:
Afhankelijk van de door u ingevoerde tekst maakt Mijn DATA-collectief het gevonden resultaat zichtbaar.
Nieuwe selectie Als u een nieuwe selectie wilt aanmaken in Mijn DATA-collectief, klikt u links in het scherm op Nieuwe selectie. U begint nu weer met een leeg schermveld. Let op: niet opgeslagen gegevens uit de voorgaande selectie gaan hierbij verloren.
Een selectie of enkel bedrijf? U kunt in Mijn DATA-collectief niet alleen doelgroepselecties maken, maar ook informatie aanschaffen op detailniveau. Bent u op zoek naar juist dat ene specifieke bedrijf, dan kunt u de gegevens simpelweg downloaden door op het bedrijf te klikken. Wanneer een bedrijf voor u interessant is en u wilt de gegevens downloaden, dan klikt u heel eenvoudig op de button Meer info:
Vervolgens krijgt u de vraag of u de gegevens wilt aanschaffen. Door op Doorgaan te klikken, wordt dit bedrijf uw eigendom en heeft u inzage in alle extra gegevens zoals contactpersonen, telefoonnummer en URL. Hiervoor wordt één credit van uw tegoed afgeschreven:
vs 1.2
14
Nadat u een bedrijf heeft aangeschaft, kleurt het veld groen:
Door te klikken op Details tonen maakt u alle extra informatie zichtbaar:
vs 1.2
15
Bedrijfsinformatie op detailniveau Nadat u een bedrijf heeft aangeschaft, wordt het adres in de resultatenlijst weergegeven in een groene balk. Rechts in de balk ziet u meteen ook de eventuele aanwezige contactpersonen:
Van bedrijven die u heeft gedownload, krijgt u automatisch toegang tot alle beschikbare informatie op detailniveau. Deze maakt u zichtbaar door met de cursor op de groene adresbalk te klikken:
Zoals u in bovenstaande afbeelding ziet, is de pagina met bedrijfsdetails opgesplitst in vier verschillende informatievelden: Overzicht, Gegevens, Personen en Wijzigingen. Door op de desbetreffende tabs te klikken, krijgt u vervolgens de inhoud van het betreffende informatieveld te zien: 1. Overzicht Achter de overzichtstab ziet u een samenvatting van de beschikbare contactgegevens, inclusief de branche en bedrijfscriteria waar het bedrijf onder valt. Daarnaast kunt u op deze pagina eventuele gespreksnotities kwijt, die automatisch voor u worden opgeslagen. Uw notities zijn uiteraard alleen zichtbaar in uw eigen account en afgeschermd voor derden.
vs 1.2
16
2. Gegevens Het tabblad achter Gegevens toont alle informatie op detailniveau, inclusief KvK-nummer en bedrijfsvorm. Hier kunt u zelf eventuele wijzigingen of mutaties aan toevoegen. Wanneer u deze aanbiedt aan het DATA-collectief, ontvangt u hiervoor per uniek record één credit.
vs 1.2
17
vs 1.2
18
3. Personen Achter het tabblad Personen vindt u alle beschikbare contactpersonen die horen bij het betreffende bedrijf, inclusief hun functie, telefoonnummer en e-mailadres. Heeft u eventueel aanvullingen of wijzigingen op de bestaande informatie, of een voor het DATA-collectief nog onbekende contactpersoon? Dan kunt u dat op deze pagina aan ons doorgegeven, tegen beloning van één credit per mutatie of nieuwe contactpersoon.
vs 1.2
19
4. Wijzigingen Het tabblad Wijzigingen geeft het overzicht weer van door u aangeleverde wijzigingen en/of aanvullingen aan het DATA-collectief. U ziet zowel op bedrijfs- als contactpersoonniveau welke mutaties u wanneer heeft aangeboden, wat de huidige status ervan is (in behandeling of afgehandeld) en hoeveel credits u hiermee heeft verdiend:
Direct bellen met bedrijf Organisaties die daarvoor een geschikte applicatie hebben, kunnen de in het DATA-collectief aanwezige telefoonnummers aanklikken en zo direct bellen met het betreffende bedrijf.
vs 1.2
20
Selecties Vrijblijvend inzien van uw selectie Zodra u een selectie heeft voltooid, laat Mijn DATA-collectief de lijst met bedrijven zien die voldoen aan uw zoekcriteria. Deze lijst met basisgegevens kunt u eerst vrijblijvend inzien, alvorens te bepalen welke bedrijven voor u interessant zijn en welke niet. Bent u tevreden over de selectie, dan kunt u overgaan tot het exporteren ervan. Lees hier meer over in het hoofdstuk Exporteren van bestanden.
Opties voor schermweergave Rechts bovenin de menubalk ziet u drie pijltjes (waarvan twee met icoontjes), waarmee u de weergave voor het gevonden resultaat kunt wijzigen:
• Met het eerste pijltje (Tonen: alle bedrijven) kunt u er voor kiezen alle bedrijven uit de selectie te laten weergeven, of alleen de bedrijven die u eerder heeft geëxporteerd:
• Met het tweede pijltje kunt u aangeven hoeveel resultaten u per pagina wilt zien:
vs 1.2
21
• Met het derde pijltje kunt u de sortering wijzigen van weergave op naam naar sortering op postcode of telefoonnummer:
Weergave van het resultaat Het tabblad boven de lijst met resultaten laat vijf verschillende icoontjes zien. Standaard staat het eerste tabblad open, waarin alle bedrijven van uw selectie worden weergegeven:
Vanuit deze eerste selectie kunt u gaan bepalen welke bedrijven u daadwerkelijk wilt downloaden. Dit kunt u doen op detailniveau of door de export van een aantal bedrijven uit een labelselectie in één keer. Hoe u bedrijven kunt labelen leest u verderop in dit hoofdstuk.
vs 1.2
22
Oproepen van een labelselectie Nadat u bedrijven hebt gelabeld, kunt u per label het resultaat bekijken. Wanneer u klikt op de tweede tab, verschijnt de lijst met alle bedrijven die u in deze selectie als interessant hebt gemarkeerd:
vs 1.2
23
Hetzelfde geldt voor de overige tabs: wanneer u het derde tabblad opent, worden de bedrijven getoond die u als niet interessant hebt aangemerkt en achter het vierde tabblad vindt u de bedrijven die u nog wilt (terug)bellen. Let op: deze laatste optie wordt pas zichtbaar nadat u een bedrijf hebt aangeschaft. Het laatste tabblad bevat alle bedrijven waaraan u geen label hebt toegekend:
Exporteren per label U heeft in Mijn DATA-collectief de mogelijkheid om uw selectie op te splitsen en per label te exporteren. Handig wanneer u de gegevens wilt gebruiken voor verschillende doeleinden zoals nog te benaderen bedrijven of concrete acquisitie.
Downloaden van extra informatie Wilt u naast de basisgegevens meer informatie over een bedrijf, zoals telefoonnummer, URL en bijbehorende contactpersonen met hun functie, dan kunt u deze tegen vergoeding van één credit per bedrijf oproepen door rechts naast de adresgegevens op Meer info te klikken:
vs 1.2
24
Het bedrijf waarbij u extra informatie hebt opgeroepen, is nu automatisch in uw bezit en licht groen op. U kunt dit bedrijf nu aanklikken, waarna u via de vier verschillende tabs nu alle beschikbare informatie in kunt zien en gespreksnotities kunt bijhouden:
Ook de aanwezige contactpersonen zijn nu zichtbaar:
U kunt dus zowel een hele lijst met bedrijven in één keer aanschaffen, als informatie op detailniveau per bedrijf.
vs 1.2
25
Mijn bedrijven Wanneer u kiest voor de optie Tonen: mijn bedrijven ziet u in één oogopslag welke bedrijven u al eerder hebt geëxporteerd. U kunt dus eenvoudig filteren op eerdere exports of gemakkelijk een follow-up geven aan een eerder gedane actie. Bedrijven die u reeds hebt aangeschaft, kunt u bovendien altijd eenvoudig herkennen, omdat zij zoals eerder genoemd vanaf dat moment voortaan worden weergegeven in een groen kader:
Labelen van bedrijven Om aan te geven of bedrijven wel of niet interessant voor u zijn, kunt u ze markeren met zogenaamde labels:
• Interessant: • Niet-interessant: • (Terug)bellen: (Deze verschijnt alleen bij bedrijven waarvan u extra bedrijfsgegevens hebt aangeschaft) De labels ziet u voor elk adres staan, in de vorm van icoontjes die u kunt aanklikken:
Lijkt een bedrijf u interessant, dan vinkt u het desbetreffende label aan. Wanneer u het bedrijf niet mee wilt nemen in uw selectie, dan klikt u op 'niet interessant'. Wilt u een bedrijf telefonisch benaderen, dan vinkt u nadat u het hebt aangeschaft het (terug)bel-icoontje aan. Nadat u alle gewenste bedrijven hebt gelabeld, kunt u per label uw resultaten oproepen.
vs 1.2
26
Een selectie bewaren U kunt de selecties die u in Mijn DATA-collectief heeft gemaakt bewaren, zodat u ze op een later tijdstip nogmaals kunt gebruiken. Wanneer u een gemaakte selectie wilt opslaan, klikt u links in de werkbalk op de knop Selectie bewaren.
De selectie verschijnt nu links in de werkbalk onder Mijn selecties, met als titel de datum waarop de selectie gemaakt is.
U kunt de naam van uw selectie voordat u hem opslaat eventueel nog wijzigen. Dit doet u door de gewenste titel in te voeren in het witte vlak.
Vervolgens klikt u op OK en wordt de selectie onder de nieuwe naam opgeslagen.
vs 1.2
27
Oproepen van eerder gemaakte selecties Wanneer u een eerder gemaakte selectie opnieuw wilt oproepen, klikt u op desbetreffende selectie links in de werkbalk onder Mijn selecties. Heeft u meer dan drie selecties opgeslagen, dan wordt dat in de onderste regel weergegeven met een +. Door hierop te klikken, ontvouwt zich de lijst met alle door u opgeslagen selecties.
U opent een selectie door op de naam van de gewenste selectie te klikken.
Selectie wijzigen of verwijderen Wanneer u de naam van een selectie wilt wijzigen, klikt u op het balpen-icoontje achter de betreffende selectie.
U kunt de tekst in de balk nu aanpassen en opslaan door op OK te klikken. Wilt u een selectie definitief verwijderen, dan klikt u eenvoudig op het kruisje achter de betreffende selectie:
vs 1.2
28
Resultaat totale selectie Nadat u een selectie hebt gemaakt, ziet u linksonder in de werkbalk onder Resultaat het totaal aantal bedrijven dat aan de door u ingevoerde selectiecriteria voldoet.
Resultaten weergegeven per tabblad Als u de bedrijven uit uw selectie een label hebt meegegeven, dan kunt u ook de gevonden resultaten per label bekijken. Dit doet u door boven in de werkbalk te klikken op het label van uw keuze. Wilt u bijvoorbeeld alleen zien hoeveel bedrijven u als interessant hebt gemarkeerd, dan klikt u op het groene vinkje:
Boven het vinkje verschijnt meteen het aantal als interessant gemarkeerde bedrijven. Ook de werkbalk links laat onder Resultaat hetzelfde aantal zien:
Dezelfde procedure geldt wanneer u juist de niet interessante bedrijven, bedrijven die u (terug) wilt bellen of bedrijven die u niet heeft gelabeld zichtbaar wilt maken.
Exporteren van selecties Selecties dienen niet altijd hetzelfde doel. Daarom kunt u er in Mijn DATA-collectief voor kiezen om een selectie in zijn totaal te exporteren, of per label. Wanneer u een totale selectie wilt exporteren, dan kiest u bovenin de balk voor de eerste tab:
vs 1.2
29
Vervolgens kunt u het bestand exporteren, door eenvoudig op Bedrijven exporteren te klikken, linksonder in de werkbalk:
Wilt u alleen de bedrijven exporteren die u als interessant hebt gemarkeerd of telefonisch wilt benaderen, dan kiest u logischerwijs voor de betreffende tab en vervolgens wederom op Bedrijven exporteren.
vs 1.2
30
Exporteren van bestanden Wel of niet opslaan? U hoeft uw resultaat niet eerst op te slaan voordat u het gaat exporteren. Wilt u het op een later tijdstip nogmaals oproepen, dan raden wij u aan het eerst op te slaan onder Mijn selecties.
Wat wil ik exporteren? Automatisch staat bovenin de menubalk de eerste tab (het totale resultaat van uw selectie) open.
Wilt u alleen een deel van het resultaat (bijvoorbeeld de als interessant gemarkeerde of terug te bellen bedrijven) downloaden, dan dient u eerst het betreffende tabblad te openen alvorens over te gaan tot exporteren.
Het exporteren van een bestand Nadat u het te exporteren resultaat hebt gekozen (een eerder gemaakt bestand uit Mijn selecties of hetgeen u zojuist hebt aangemaakt), klikt u eenvoudig op Bedrijven exporteren, linksonder in de werkbalk:
vs 1.2
31
Vervolgens laat Mijn DATA-collectief een overzicht zien van het totaal aantal bedrijven dat u wilt exporteren, inclusief bijbehorende contactpersonen. U ziet in het overzicht meteen ook hoeveel credits deze export u gaat kosten (zie ook het hoofdstuk ‘Het aanschaffen van gegevens’):
Contactpersonen wijzigen Aan sommige bedrijven zijn meerdere contactpersonen gekoppeld. U kunt bij het exporteren van de bedrijfsgegevens aangeven of u alle bijbehorende contactpersonen wilt meenemen, alleen de eerstgenoemde, of alleen contactpersonen met een bepaalde functie.
vs 1.2
32
Contactpersonen kiezen Nadat u de opdracht hebt gegeven tot het exporteren van een selectie, krijgt u een overzichtsscherm te zien, waarin ook het aantal bijbehorende contactpersonen wordt aangegeven:
Ieder uniek record, dus ook elke contactpersoon, kost u één credit. U wilt dus alleen voor u relevante contactpersonen meenemen in uw export. Voordat u hiertoe overgaat, kunt het aantal contactpersonen dat u definitief wilt meenemen in uw selectie nog aanpassen door onder Contactpersonen te klikken op wijzigen:
vs 1.2
33
U krijgt dan het volgende scherm te zien:
Vink vervolgens de contactpersonen aan die u wilt meenemen in uw definitieve selectie.
Een of meerdere contactpersonen per bedrijf? Wanneer u uw selectie als mailingbestand gaat inzetten, is het wenselijk te voorkomen dat u eenzelfde bedrijf per ongeluk meerdere keren aanschrijft, omdat er meerdere contactpersonen aan gekoppeld zijn. Kies dan voor de optie Alleen de eerste contactpersoon met de functie:
vs 1.2
34
Volgorde van weergave bij verschillende functies Als u uw selectie voor acquisitiedoeleinden gaat gebruiken, wilt u de meest relevante contactpersoon bovenaan zien. Standaard staat in Mijn DATA-collectief de Algemeen directeur bovenaan, maar misschien wilt u juist eerst het Hoofd marketing benaderen. Daarom kunt u de volgorde onder Alleen de eerste contactpersoon met de functie: eenvoudig wijzigen. Dit doet u door met uw muis op de functie te gaan staan die u het belangrijkst vindt en deze naar boven te slepen:
vs 1.2
35
Bestandsvorm kiezen Voordat u daadwerkelijk overgaat tot het exporteren van uw selectie, kunt u eerst nog aangeven in welke vorm u dat wilt doen. U kunt hierbij kiezen uit verschillende Excelbestanden, bijvoorbeeld voor het versturen van een mailing of het creëren van een bellijst, of een Exactbestand dat u rechtstreeks importeert naar uw eigen CRMsysteem. U maakt uw keuze als volgt: onderaan het exportoverzicht ziet u Uitvoer staan:
Wanneer u op wijzigen klikt, verschijnt er een overzicht van verschillende bestandsvormen waaruit u kunt kiezen:
De inhoud van bovenstaande bestandsvormen bestaat uit: 1. Excel: Alle gegevens: complete NAW-gegevens, inclusief contactpersonen, KvK-nummer etc. 2. Excel: Adressenlijst t.b.v. mailing (bezoekadressen): bedrijfsnaam, contactpersoon en bezoekadres 3. Excel: Adressenlijst t.b.v. mailing (postbusadressen): bedrijfsnaam, contactpersoon en postadres 4. Excel: Telefoonlijst: Bedrijfsnaam, contactpersoon en telefoonnummer 5. Exact: Alle gegevens: complete NAW-gegevens t.b.v. overname in Exact-bestand Vink de bestandsvorm van uw keuze aan en klik vervolgens op OK. Uw selectie staat nu klaar om definitief geëxporteerd te worden.
Definitieve Export Bent u het eens met de gegevens uit het overzicht, dan hoeft u alleen nog op Bestand maken en credits afboeken te klikken om de export te voltooien.
vs 1.2
36
Tijdens het ophalen van de gegevens krijgt u het volgende scherm te zien:
vs 1.2
37
Zodra de export is voltooid, krijgt u een scherm te zien met daarin het overzicht van de gedownloade selectie:
U hoeft het bestand nu alleen nog op te slaan op de gewenste plek op uw pc. Klik daarvoor in het bovenstaande scherm op Downloaden. Er opent een nieuw scherm met daarin drie keuzemogelijkheden:
Maak uw definitieve keuze en sla het bestand vervolgens onder de gewenste naam en op de juiste plek op. Het exporteren van uw selectie is voltooid en u kunt er mee aan de slag!
vs 1.2
38
Het aanschaffen van bedrijfsgegevens Waarom betalen voor informatie? U kunt u de basisinformatie in Mijn DATA-collectief gratis bekijken. Waarom zou u er dan toch voor betalen? Ten eerste kost het overtypen van de adressen u veel tijd en dus geld, maar nog veel belangrijker: wanneer u besluit tot het exporteren van een selectie, wordt deze verrijkt met extra bedrijfsgegevens als bijvoorbeeld het e-mailadres van de betreffende contactpersoon. Bovendien kunt u kiezen voor een exportformaat dat compatible is met het systeem waarmee u werkt, zodat de gegevens rechtstreeks kunnen worden overgenomen.
Waarom kiezen voor het DATA-collectief? Het DATA-collectief is niet de enige aanbieder van adressen, maar kwalitatief wel de beste en meest voordelige. U hoeft slechts eenmalig adressen aan te schaffen, die u daarna onbeperkt kunt gebruiken. De eerste twee maanden worden uw bestanden automatisch en kosteloos geactualiseerd. Daarna kunt u eventueel kiezen voor een zeer voordelig actualisatie-abonnement. Dit is vrijwel altijd goedkoper dan opnieuw adressen aan te schaffen, tenzij u slechts eenmaal per jaar gebruik maakt van uw bestanden.
Credits Mijn DATA-collectief werkt met behulp van zogenaamde credits. Deze kunt u aanschaffen in verschillende bundels. Werkt u onder hetzelfde e-mailadres als met de DATA-collectief Assistant voor Outlook? Dan kunt u credits van beide accounts bij elkaar optellen en onderling gebruiken.
Verbruik U kunt de basisgegevens van bedrijven vrijblijvend inzien om te bepalen of ze voor u interessant zijn. Pas wanneer u overgaat tot het exporteren van een selectie betaalt u ervoor: één credit per uniek record om precies te zijn. Wilt u meer gedetailleerde informatie als telefoonnummer, URL en contactpersonen met hun functie? Dan kunt u die desgewenst extra aanschaffen tegen één credit per bedrijf of contactpersoon.
Eenmalig aanschaffen voor onbeperkt gebruik Gegevens die u eenmaal hebt aangeschaft, blijven in uw bezit en kunt u onbeperkt blijven gebruiken. U betaalt dus nooit opnieuw voor dezelfde informatie. De eerste twee maanden houdt het DATA-collectief uw gegevens automatisch actueel. Daarna kunt u eventueel gebruik maken van het aantrekkelijke actualisatie-abonnement.
Actualiseren van eerder gemaakte bestanden Gegevens van selecties die u eerder vanuit Mijn DATA-collectief hebt geëxporteerd en op een later tijdstip nogmaals wilt gebruiken, kunt u opnieuw exporteren. U krijgt dan de laatste gegevens van deze bedrijven en contactpersonen. U betaalt daarbij niet nogmaals voor gegevens die reeds in uw bezit zijn, maar alleen voor nieuwe informatie. Wanneer u bedrijven aan een selectie toe wilt voegen, betaalt u hiervoor één credit per nieuw uniek record.
Creditsaldo Rechts bovenin het beeldscherm ziet u altijd uw actuele creditsaldo. U weet dus meteen of u nog voldoende credits heeft om uw export te voltooien. Heeft u niet voldoende credits, dan krijgt u daarvan een melding, met daarin meteen de mogelijkheid om extra credits aan te schaffen.
vs 1.2
39
Aanschaffen van nieuwe credits Wanneer u niet voldoende credits heeft voor het exporteren van uw selectie, krijgt u daarvan een melding in uw scherm:
U kunt credits aanschaffen in bundels van verschillende grootte. U bestelt ze via telefoonnummer 030-6057300, per e-mail:
[email protected] of via de webshop shop.datacollectief.nl.
Gratis credits U hebt in Mijn Data-collectief de mogelijkheid om credits te verdienen. Dit kan op twee manieren:
• Door zelf mutaties aan te leveren aan het DATA-collectief. Per unieke aanvulling ontvangt u één credit op uw account. (Mogelijk per 1 juni 2012)
• Door middel van de tell-a-friend actie. Wanneer u Mijn DATA-collectief aanbeveelt bij uw relaties en zij gaan over tot het aanmaken van een account, dan ontvangt u per via u aangebrachte nieuwe deelnemer 50 credits gratis op uw account! Wilt u direct anderen enthousiast maken voor Mijn DATA-collectief? Klik dan op de tell-a-friend button linksonder in het scherm en vertel het door! U kunt de gegenereerde e-mailtekst eventueel zelf nog aanpassen. Vergeet niet een BCC te sturen naar
[email protected], zodat we uw verdiende credits kunnen bijschrijven op uw account. Vertel verder!
vs 1.2
40
Vertel verder!
Tegoedcodes Wanneer u credits aanschaft voor Mijn DATA-collectief krijgt u hiervoor per bestelling een tegoedcode toegekend per e-mail. Om uw bestelling daadwerkelijk om te zetten naar credits in uw account, dient u de tegoedcode te verzilveren in het daarvoor bestemde scherm (voor tegoedcodes die u heeft verdiend met de tell-a-friend actie geldt dezelfde procedure):
vs 1.2
41
Overzicht verzilverde tegoedcodes In hetzelfde schermveld waarin u uw tegoedcodes kunt verzilveren, ziet u meteen ook een overzicht van de tegoedcodes die u eerder al verzilverd heeft:
Gelimiteerde couponcodes Mijn DATA-collectief geeft incidenteel coupons weg voor korting op de aanschaf van creditbundels of gratis credits. De kortingscodes worden ondermeer verspreid op beurzen of tijdens gebruikersacties en zijn daardoor verschillend van aard. Voor bepaalde acties geldt een gelimiteerd aantal in te voeren codes per account of per bedrijf.
De limiet voor uw couponcode is bereikt Voor de actiecode die u zojuist heeft ingevoerd, is de toegestane limiet bereikt. Wilt u toch nieuwe credits toevoegen aan uw account, dan kunt u ze bestellen in de webshop.
vs 1.2
42
Spelregels Mijn DATA-collectief Het DATA-collectief is een gedeelde database, waar alle deelnemers onbeperkt uit mogen putten. Om de kwaliteit en veiligheid van het systeem te waarborgen, wordt van de deelnemers verwacht dat zij serieus en oprecht met de gegevens omgaan. Bij nieuwe deelnemers wordt vooraf kritisch gekeken of zij hieraan kunnen voldoen. Informatie onttrokken uit het DATA-collectief mag alleen gebruikt worden voor de eigen organisatie en niet (hetzij geheel of gedeeltelijk) beschikbaar worden gesteld of ter inzage worden gegeven aan derden. Indien een deelnemer zich niet aan de spelregels houdt, wordt hem of haar de toegang tot het DATA-collectief ontzegd.
Privacy Ondanks dat het DATA-collectief een gedeelde database is, hebben de deelnemers geen toegang tot elkaars gegevens of bestanden. Daarmee is de privacy van alle deelnemers en bedrijven voor 100% gewaarborgd.
vs 1.2
43
