Handleiding Afleveringsmodule

Handleiding Afleveringsmodule

CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail: [email protected]

CARYA GROUP SAS 120 Chaussée Jules César BP 20317 Osny 95526 Cergy Pontoise Cedex T. +33 1 34 20 79 20 F. +33 1 34 20 79 21 E-mail: [email protected]

WWW.CARYAGROUP.EU

Inhoudstafel 1 Afleveringsmodule

1

1.1 Inleiding

1

1.2 Afleveringstaken aanmaken

5

1.3 Afleveringstaak afsluiten

6

1.4 Synchronisatie met Outlook

9

1.5 Afleveringstaak inplannen

11

1.6 Sleutelreservatie

16

1.6.1 Automatische procedure sleutelreservatie

16

1.6.2 Manuele procedure sleutelreservatie

18

1.7 Aanvullende informatie

20

1.7.1 Filters gebruiken

20

1.7.1.1 Veldfilters gebruiken

21

1.7.1.2 Tabelfilters gebruiken

22

1.7.1.3 Een belangrijke opmerking m.b.t. de ingestelde filters

23

1.7.1.4 Filtercriteria invoeren

24

1.7.1.5 Verwijderen van filters

25

Index

26

1 Afleveringsmodule 1.1 Inleiding Nadat een voertuig besteld is voor een klant wordt er ook een Verkoopfiche aangemaakt. Vanaf dit moment wordt de aflevering van het voertuig verder opgevolgd door de verkoopsadministratie. Als het chassisnummer gekend is wordt dit ingevuld in het veld Chassisnr. in het tabblad Algemeen. Hierdoor wordt de Voertuigkaart automatisch aangemaakt (Indien de gebruiker Ja heeft gekozen op de vraag of de Voertuigkaart mag aangemaakt worden). Ook worden de klantgegevens gecorrigeerd indien nodig.

Verkoopfiche - Algemeen

Om de volledige aflevering van het voertuig te vergemakkelijken is er een Afleveringsmodule ontwikkeld die men kan beheren in het tabblad Levering op de Verkoopfiche.

1

Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Verkoopfiches. In dit venster is het tabblad Levering toegevoegd. Dit tabblad bevat alle activiteiten die moeten gebeuren bij een aflevering van een voertuig.

Verkoopfiche - Levering

De tabel Levering bevat volgende kolommen: Afgesloten: Aanduiding dat de taak is afgesloten. Soort: De code van de taak. Tekst: Omschrijving van de taak. Datum: De datum waarop de taak zal worden uitgevoerd. Van: Het tijdstip waarop de taak zal starten. (Optioneel) Tot: Het tijdstip waarop de taak zal eindigen. (Optioneel) CRM verantwoordelijke: De verantwoordelijke bij wie de taak in de agenda verschijnt. Werkplaatsordernummer: Indien er een werkplaatsorder aan de taak gelinkt is staat hier het nummer van dit werkplaatsorder. Outlook volgnr.: Indien de Outlook synchronisatie geactiveerd is staat volgend symbool in deze kolom om aan te duiden dat deze activiteit ook in de Outlook agenda aanwezig is. Door op dit symbool te klikken kan men de activiteit in Outlook openen. Opmerking: Aanduiding of er opmerkingen gelinkt zijn aan de taak. Eerste commentaarlijn: De eerste commentaarlijn van de taak.

2

Bovenaan het tabblad heeft men de mogelijkheid om via 1 klik naar de Werkplaatsplanning of de Agenda te gaan.

Werkplaatsplanning - Kalender

Als men op de link Werkplaatsplanning klikt wordt de Werkplaatsplanning op de datum van vandaag geopend. Afhankelijk van de gebruikersinstellingen wordt alles weergegeven, enkel de klantenafspraken of enkel de afleveringsafspraken.

Werkplaatsplanning

3

Als men op de link Agenda klikt wordt de Agenda geopend op de datum van vandaag, voor de huidige gebruiker.

Agenda

4

1.2 Afleveringstaken aanmaken Men kan de tabel Levering opvullen via Functies - Afleveringstaken Aanmaken. Volgend venster verschijnt.

Afleveringstaken aanmaken

Druk op OK. De tabel Levering werd opgevuld met de taken uit de geselecteerde campagne.

Verkoopfiche - Levering

De kolom Datum werd ingevuld met de huidige datum. Men heeft uiteraard de mogelijkheid om deze datum aan te passen. De kolom CRM verantwoordelijke werd ingevuld met de huidige gebruiker. Men kan uiteraard per afleveringstaak een andere CRM verantwoordelijke kiezen. Indien men andere afleveringstaken wil gebruiken kan men dit wijzigen in de afleveringscampagne.

5

1.3 Afleveringstaak afsluiten Als een taak is voltooid, dan kan men deze afsluiten door in de kolom Afgesloten te klikken.

Verkoopfiche - Levering

6

Het venster Afsluiten activiteiten wordt getoond.

Afsluiten activiteit

Zoals men ziet wordt automatisch als Contact resultaat code DELIVERY ingevuld. Behalve eventuele commentaar hoeft men niks meer in te vullen in dit venster. Men sluit de afleveringstaak af door op de knop Afsluiten te klikken.

7

In de Verkoopfiche ziet men nu dat de afleveringstaak is afgesloten en in het grijs staat.

Verkoopfiche - Levering

Nadat de taak Voertuig ontvangen is afgesloten kan men alle volgende data inplannen door in de kolom Datum de datum aan te passen.

8

1.4 Synchronisatie met Outlook Op het moment dat het voertuig binnengekomen is in de concessie kan men de verdere stappen inplannen. Voor sommige afleveringstaken kan men ook een activiteit in Outlook aanmaken via de synchronisatie met Outlook (De synchronisatie met Outlook moet wel aanstaan in de instellingen van de gebruiker). Dit kan men doen door eerst de velden Datum, Van en Tot in te vullen en dan in de kolom Outlook volgnr. te klikken.

Verkoopfiche - Levering

9

Op dat moment wordt er een Outlook appointment aangemaakt en verschijnt er een symbool in de kolom Oulook volgnr. om aan te duiden dat deze activiteit ook in de Outlook agenda aanwezig is. Door op dit symbool te klikken kan men de activiteit in Outlook openen. In Outlook ziet de activiteit er als volgt uit.

Outlook - Appointment

10

1.5 Afleveringstaak inplannen Men heeft ook de mogelijkheid om de afleveringstaken in te plannen in de werkplaatsplanning. Dit is handig voor de afleveringstaken Voertuig technisch klaarmaken en Voertuig schoonmaken. Op deze manier kan men een werkplaatsorder koppelen aan deze afleveringstaken. Vul de correcte datum in, in de kolom Datum op het tabblad Levering waarop u de afleveringstaken Voertuig technisch klaarmaken en Voertuig schoonmaken wil inplannen in de werkplaats.

Verkoopfiche - Aflevering

Selecteer de afleveringstaak waarvoor u een werkplaatsorder wil inplannen en ga naar Functies - Intern werkplaatsorder aanmaken.

11

Volgend venster verschijnt indien er opmerkingen zijn.

Opmerkingen w erkplaats

Werkplaatsboekingsgroep kiezen

In dit venster kiest men de gewenste werkplaatsboekingsgroep (Meestal PREP-NV) en klikt men op OK.

Melding

Kies Yes.

12

De planning wordt geopend op de datum die u ingegeven heeft voor de afleveringstaak in de Verkoopfiche.

Planning

Kies een Instructie uit het Overzicht instructies of geef manueel een instructie in.

Overzicht instructies

13

Planning

Druk op de knop Eindigen om het werkplaatsorder aan te maken en terug te keren naar de Verkoopfiche.

Verkoopfiche - Levering

14

In de kolom Werkplaatsordernummer is het nummer van het werkplaatsorder toegevoegd.

Men kan altijd het werkplaatsorder en de werkplaatstaken bekijken door in de kolom Werkplaatsordernummer te klikken en op de puntjes of het pijltje te klikken. Puntjes: Werkplaatstaken Pijltje: Overzicht werkplaatsorders Als men de datum van een afleveringstaak waar een werkplaatsorder aan gelinkt is aanpast, dan wordt dit automatisch ook aangepast in het werkplaatsorder en vice versa. Men kan ook een bestaand werkplaatsorder linken aan een afleveringstaak door op het pijltje te klikken in de kolom Werkplaatsordernummer en een werkplaatsorder te kiezen.

15

1.6 Sleutelreservatie 1.6.1 Automatische procedure sleutelreservatie Het is mogelijk om tijdens het invullen van de Datum ontvangst concessie automatisch een sleutelreservatie te doen. Achteraf, als men de Datum levering klant invult kan men automatisch kiezen of men de sleutelreservatie wil vrijgeven of niet. Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Verkoopfiches. Ga naar het tabblad Diversen. In dit tabblad kan men het veld Datum ontvangst concessie invullen. Volgend venster verschijnt automatisch.

Wilt u een sleutelnummer reserveren voor dit voertuig?

Als men Yes kiest verschijnt volgend venster met beschikbare sleutelnummers.

Lijst objecten voor reservatie

In dit venster kiest men een sleutelnummer en klikt men op OK.

16

Verkoopfiche - Diversen

Het veld Sleutelnummer werd automatisch ingevuld met het sleutelnummer dat geselecteerd werd. Als men het veld Datum levering klant invult verschijnt volgende melding automatisch.

Wilt u sleutelnummer 02 verw ijderen voor dit voertuig?

Als men Yes kiest wordt het veld Sleutelnummer leeggemaakt. Kiest men No, dan blijft het sleutelnummer gereserveerd.

17

1.6.2 Manuele procedure sleutelreservatie Men kan ook manueel een sleutel reserveren en terug vrijgeven. Ga naar Wagen Beheer - Verkopen voertuigen - Verkoopfiches. Ga naar het tabblad Diversen. Om een sleutel te reserveren kiest men Functies - Sleutelbeheer - Sleutel reserveren. Volgend venster verschijnt met beschikbare sleutelnummers.

Lijst objecten voor reservatie

In dit venster kiest men een sleutelnummer en klikt men op OK.

Verkoopfiche - Diversen

Het veld Sleutelnummer werd automatisch ingevuld met het sleutelnummer dat geselecteerd werd. Als men het sleutelnummer terug wil vrijgeven kiest men Functies - Sleutelbeheer - Sleutel vrijgeven.

18

Het veld Sleutelnummer wordt leeggemaakt. Via Functies - Sleutelbeheer - Beheer sleutels kan men de lijst met sleutelnummers bekijken en zien op welke verkoopfiche ze gereserveerd zijn. Men kan in dit venster ook nieuwe sleutelnummers aanmaken.

Lijst objecten voor reservatie

19

1.7 Aanvullende informatie 1.7.1 Filters gebruiken Met behulp van filters kunt u ervoor zorgen dat enkel bepaalde klanten, wisselstukken, posten of andere records in een venster worden weergegeven. U stelt een filter in door voor één of meerdere velden in een tabel voorwaarden in te voeren. Het programma test alle kaarten, en alleen de kaarten die aan de ingestelde voorwaarden voldoen worden vervolgens weergegeven. Om een filter te verwijderen, kiest u vanuit de menubalk Beeld - Alles weergeven of klikt u op

of

in de werkbalk.

In Navision Financials kunt u veld- en tabelfilters gebruiken. Opmerking: Veld- en tabelfilters zijn vensterafhankelijk. Indien u in een bepaald venster een filter plaatst op een tabel en vervolgens dezelfde tabel in een ander venster bekijkt, zal de filter hier niet werken. De filters in een venster blijven echter van kracht tot u ze verwijdert of door een andere filter vervangt.

20

1.7.1.1 Veldfilters gebruiken Een afbakening op één veld wordt een veldfilter genoemd. Er wordt alleen een filter geplaatst op het veld waar de cursor in staat op het moment dat u de functie activeert. Voorbeelden: Geef alleen de klanten met een positief saldo weer. Geef de wisselstukken weer met kortingscode A. Visualiseer de voertuigen van een bepaald model. Toon de wisselstukken met status “Wordt vervangen”. Toon alle nieuwe voertuigen. Hieronder wordt beschreven hoe u met behulp van een veldfilter de klantentabel zodanig kunt afbakenen dat enkel de klantenkaarten met een saldo groter dan 0 getoond worden. 1. Open een klantenkaart. 2. Klik op het veld Saldo (LV). 3. Kies de opdracht Beeld - Veldfilter... in de menubalk of druk op de functietoets F7 of klik op of in de werkbalk. Volgend venster verschijnt:

Veldfilter

4.

5. 6.

7.

In het geopende venster kunt u de filtercriteria invoeren. Standaard heeft het filterveld dezelfde inhoud als het veld op de kaart. U kunt deze waarde echter overschrijven, indien nodig. Voer >0 in en klik op de knop OK. Indien u nu de klantentabel doorbladert, ziet u enkel de klanten die een positief saldo hebben. De andere klanten zitten nog steeds in de database. De kaarten blijven echter verborgen tot u de filter verwijdert. Kies de opdracht Beeld - Alles weergeven of klikt u op Nu kunt u opnieuw alle kaarten in de klantentabel bekijken.

of

in de werkbalk.

Om op meerdere velden filters te plaatsen, kunt u gebruik maken van een tabelfilter. Het filtervenster bevat drie knoppen (en een Help knop). De knop Toepassen kan u gebruiken om het resultaat van de ingevoerde filter te bekijken zonder het filtervenster af te sluten. Indien u op OK klikt, wordt de filter toegepast en wordt het filtervenster gesloten. Met de knop Annuleren kan u het venster sluiten. De wijzigingen die u heeft aangebracht in het filterveld sinds de vorige keer dat u op Toepassen klikte worden genegeerd.

21

1.7.1.2 Tabelfilters gebruiken U gebruikt een tabelfilter om op meer dan één veld een filter in te stellen. Voorbeelden: Geef alle Mini-wisselstukken met voorraad 0. Geef alle wisselstukken met status "Wordt vervangen” en voorraad > 0. Geef alle voertuigen met modelnr. AL71 en kilometerstand > 100000 km. Onderstaand voorbeeld toont hoe u filtercriteria kunt invoeren met behulp van een tabelfilter: 1. Open een wisselstukkaart. 2. Kies vanuit de menubalk Beeld - Tabelfilter... of druk Ctrl+F7 of klik op of in de werkbalk. Vervolgens verschijnt een venster met de gefilterde velden:

Tabelfilter

3.

4. 5. 6. 7.

Indien er geen filters zijn gedefinieerd, bevat het venster alleen het veld waarin de cursor zich bevindt. In de linkerkolom kunt u de namen van de te filteren velden invoeren. In het onderstaande voorbeeld wordt een filter geplaatst op de velden Vervangingsstatus en Voorraad: Op de eerste regel klikt u in de kolom Veld. Klik op de AssistButton (F6) en selecteer het veld Vervangingsstatus. Klik op OK om de veldnaam in het venster te kopiëren. Herhaal stap 3 voor het veld Voorraad. In de rechterkolom kunt u de filters voor beide velden invullen: Voer "Wordt vervangen" in in het veld Vervangingsstatus. Voer ">0" in in het veld Voorraad.

Tabelfilter

8. 9.

Klik op de knop OK. Indien u nu de wisselstukkentabel doorbladert, ziet u enkel de wisselstukken die worden vervangen en een voorraad >0 hebben. De andere wisselstukken zitten nog steeds in de database. De kaarten blijven echter verborgen tot u de filter verwijdert.

10.

Kies de opdracht Beeld - Alles weergeven of klikt u op Nu zijn alle wisselstukken weer te zien.

of

in de werkbalk.

22

Het filtervenster bevat drie knoppen (en een Help knop). De knop Toepassen kan u gebruiken om het resultaat van de ingevoerde filter te bekijken zonder het filtervenster af te sluten. Indien u op OK klikt, wordt de filter toegepast en wordt het filtervenster gesloten. Met de knop Annuleren kan u het venster sluiten. De wijzigingen die u heeft aangebracht in het filterveld sinds de vorige keer dat u op Toepassen klikte worden genegeerd.

1.7.1.3 Een belangrijke opmerking m.b.t. de ingestelde filters Wanneer de tabel gefilterd is, verschijnt onderaan in de statusbalk de tekst . Soms stelt het programma zelf automatisch een filter in, bij voorbeeld een filter op locatie. Dit betekent enerzijds dat de tekst kan verschijnen onderaan in de statusbalk zonder dat u zelf een veld- of tabelfilter instelde en anderzijds dat de tekst wanneer u de opdracht Beeld - Alles weergeven kiest of klikt op

niet altijd verdwijnt of

in de werkbalk.

U kan dan ook best via Ctrl+F7 nakijken welke filters er eventueel actief zijn. Dit is ook mogelijk via het icoon in de menubalk

of

.

23

1.7.1.4 Filtercriteria invoeren U kunt bij de invoer van criteria alle cijfers en letters gebruiken die u normaal ook kunt gebruiken. Daarnaast kunt u een aantal speciale symbolen en rekenkundige formules gebruiken. Dit zijn de beschikbare notities: Teken

Betekenis

Voorbeeld

Weergegeven records

=

Gelijk aan

377

Nummer 377

BLAUW

Records met de code BLAUW, zoals de magazijncode BLAUW.

22

Datum/tijd: Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 22 lopende maand, lopend jaar 22:59:59

22 10

Een exacte datum/tijd: 22-01-01 10:00:00

1.100..2.100

Nummers 1100 t/m 2100

..2.500

Tot en met 2500

..31 12 00

Datums tot en met 31.12.00

P8..

Gegevens voor boekhoudperiode 8 en verder

..23

Van begintijd tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59

23..

Van 23 lopende maand, lopend jaar 00:00:00 tot eindtijd

22..23

Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59 Records met nummer 1200 of 1300

..

Interval

|

Of/of

1.200|1.300

&

En

<2.000&>1.00 Nummers kleiner dan 2000 en groter dan 0 1000. Een zelfstandig gebruik van het teken & met nummers is niet mogelijk omdat er geen records met twee nummers zijn toegestaan.

<>

Niet gelijk aan

<>0

Alle nummers behalve 0 In SQL Server Option kunt u dit teken combineren met jokertekens. <>A* betekent bijvoorbeeld 'Niet gelijk aan tekst die begint met A'.

>

Groter dan

>1.200

Nummers groter dan 1200

>=

Groter dan of gelijk aan

>=1.200

Nummers groter dan of gelijk aan 1200

<

Kleiner dan

<1.200

Nummers kleiner dan 1200

<=

Kleiner dan of gelijk aan

<=1.200

Nummers kleiner dan of gelijk aan 1200

*

Een onbeperkt *Be* aantal onbekende tekens

Tekst met de letters "Be"

*Be

Tekst die eindigt op "Be"

Be*

Tekst die begint met "Be"

24

Teken

Betekenis

Voorbeeld

Weergegeven records

?

Een onbekend teken

Jans?n

Tekst zoals Jansen of Jansma

Berekenen voor de rest

30| (>=10&<=20)

Records met nummer 30 of met een nummer tussen 10 en 20 (het resultaat van de berekening tussen haakjes).

@

Geen onderscheid @locatie tussen hoofdletters en kleine letters (beide zijn toegestaan)

Tekst zoals LOCATIE, locatie of Locatie.

U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: 5.999| 8.100..8.490

Alle records met het nummer 5999 of een nummer uit het interval 8100 tot en met 8490.

..1.299|1.400..

Records met een nummer kleiner dan of gelijk aan 1299 of gelijk aan 1400 en hoger. Met andere woorden: alle nummers behalve 1300 tot en met 1399.

>50&<100

Records met een nummer groter dan 50 en kleiner dan 100, ofwel nummer 51 tot en met 99.

*C*&*D*

Tekst met de tekens C en D.

@*bo?*

Tekst met de tekens bo, BO, Bo, bO zoals boek, boekhouding en geboekt. De combinatie BO, bO, Bo of bo moet in de tekst voorkomen, gevolgd door ten minste één teken en kan worden omsloten door een onbeperkt aantal tekens in de vorm van zowel hoofdletters als kleine letters.

Attentie: Zorg dat u alleen zinvolle filters invoert. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een nietbestaande interval op te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd. U moet op de hoogte zijn van de sorteringsregels van het programma om zinvolle filters te kunnen invoeren.

1.7.1.5 Verwijderen van filters Er zijn 3 mogelijkheden om een filter te verwijderen of ongedaan te maken: Door op de knop Alles weergeven of in de knoppenbalk te klikken. Door de functietoets Shift + CTRL + F7 te gebruiken. Door Beeld - Alles weergeven te kiezen in de menubalk.

25

Index -NNavision Introductie Filters 20 Filters: een belangrijke opmerking Filters: Filtercriteria 24 Filters: Ongedaan maken 25 Filters: Tabelfilter 22 Filters: Veldfilter 21 Filters: Verw ijderen 25

23