Vzdělávací modul č.: 3
Finanční přílohy MZ, žádost o platbu
studijní podklady ke vzdělávacímu programu v rámci projektu
„Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje“, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659
1
Předložený studijní podklad ke vzdělávacímu programu v rámci projektu „Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje“, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659 vytvořila společnost AQE advisors, a. s. Autor skript: Ing. David Hebron, BA David Hebron se od roku 2010 věnuje externí administraci řídících orgánů, kde v pozici poradce pomáhá s implementací operačních programů financovaných ze strukturálních fondů EU. Věnuje se připomínkování metodik potřebných pro implementaci programů, auditu čerpání jednotlivých projektů, kontrole monitorovacích zpráv a realizaci veřejnosprávních kontrol na místě. Dále vede semináře pro žadatele a příjemce projektů financovaných z EU. Zaměřuje se zejména na Integrovaný operační program, Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost a programy přeshraniční spolupráce.
2
Obsah: Úvod.........................................................................................................................................................................................4 Slovníček pojmů .................................................................................................................................................................4 1.
Administrace monitorovacích zpráv v novém programovém období ...............................................5
2.
Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv .........................................................................................................5 2.1
Zpráva o zahájení realizace projektu......................................................................................................6
2.2
Průběžná monitorovací zpráva .................................................................................................................6
2.3
Mimořádná monitorovací zpráva ............................................................................................................6
2.4
Závěrečná monitorovací zpráva ...............................................................................................................6
3.
Vedení projektové dokumentace a archivace ...............................................................................................7
4.
Obecná pravidla způsobilostí výdajů ...............................................................................................................8
5.
Způsoby vyplácení částí dotace ..........................................................................................................................9
6.
Nepřímé náklady projektu....................................................................................................................................9
7.
Křížové financování .............................................................................................................................................. 10
8.
Osobní náklady ....................................................................................................................................................... 10
9.
Finanční část Monitorovací zprávy ................................................................................................................ 12 9.1
Soupiska účetních dokladů ...................................................................................................................... 12
9.2
Předkládané účetní doklady.................................................................................................................... 15
9.3
Pracovní výkazy ........................................................................................................................................... 17
9.4
Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu ................................................................................. 18
9.5
Přehled čerpání ............................................................................................................................................ 19
9.6
Žádost o platbu ............................................................................................................................................. 20
10.
Přílohy ................................................................................................................................................................... 26
3
Úvod Tento dokument byl vytvořen jako studijní podklad pro školení zaměřené na postupy zpracování finanční části monitorovacích zpráv předkládaných v rámci projektů financovaných z ESI fondů. Cílem tohoto dokumentu je připravit žadatele na podmínky nového programového období 2014+. Uvedené informace jsou aktuální k únoru 2015 a zaměřují se zejména na společné metodické pokyny vydané Ministerstvem pro místní rozvoj ČR, které musí při implementaci jednotlivých operačních programů respektovat všechny řídící orgány. I když jednotlivé řídící orgány vydají nad rámec společných metodických pokynů ještě vlastní příručky, nebude možné, aby se dostaly do rozporu s nadřazenými metodickými pokyny. Jelikož ke dni konání tohoto kurzu nejsou příručky k dispozici, zaměřuje se tento studijní materiál na obecné předpisy platné pro všechny operační programy. V rámci jednotlivých kapitol jsou uvedeny příklady nejčastějších pochybení a příklady dobré a špatné praxe z minulého programového období 2007-2013.
Slovníček pojmů Pojem DHM DPČ DPP EFRR ESF ESIF MMR MMZ MZ OP LZZ OP VK OP ŽP ROP ZMZ ZZRP ŽoP
Stručná definice Dlouhodobý hmotný majetek Dohoda o pracovní činnosti Dohoda o provedení práce Evropský fond pro regionální rozvoj Evropský sociální fond Evropské strukturální a investiční fondy Ministerstvo pro místní rozvoj Mimořádná monitorovací zpráva Monitorovací zpráva Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Operační program Životní prostředí Regionální operační program Závěrečná monitorovací zpráva Zpráva o zahájení realizace projektu Žádost o platbu
4
1. Administrace monitorovacích programovém období
zpráv
v novém
Pro podávání žádostí o finanční podporu a následnou administraci monitorovacích zpráv byl pro nové programové období 2014+ vytvořen nový informační systém s názvem MS2014+. Jedná se o nový SW, který bude společný pro všechny Operační programy v rámci období 2014 – 2020. Žadatele/příjemce bude systém provázet celým projektovým cyklem. Doposud panovala v tomto ohledu značná roztříštěnost, kdy různé operační programy měly různé nástroje (např. Regionální operační programy – Benefit7, Operační program Životní prostředí – BENE-FILL, Operační program Podnikání a inovace – eAccount). HW požadavky na fungování MS2014+
pro bezproblémový chod systému je nezbytné mít na počítači nainstalovaný jeden z prohlížečů Internet Explorer, Firefox či Google Chrome v jejich nejaktuálnějších verzích, v jednom ze jmenovaných prohlížečů (ve kterém budete MS2014+ používat) mít zapnutý JavaScript, minimální rozlišení monitoru 1366 x 768 bodů, mít na počítači nainstalovanou poslední verzi programu Adobe Acrobat Readeru, pro samotné podání žádosti a odevzdávání MZ mít zřízen certifikovaný elektronický podpis (lze zřídit mj. na vybraných pobočkách CzechPOINT).
2. Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv Povinnost příjemce předkládat monitorovací zprávy je ukotvena v rozhodnutí o poskytnutí dotace, kde je vždy vymezena periodicita předkládání zpráv a monitorovací období, ke kterému se zpráva vztahuje. V některých případech je možné, že rozhodnutí o poskytnutí dotace bude odkazovat na konkrétní příručku, která může tyto věci upřesňovat. V rámci každého operačního programu jsou příručky, které upravují detailní způsob vypracování a odevzdávání monitorovacích zpráv. Závaznost těchto dokumentů bývá zanesena do rozhodnutí o poskytnutí dotace/smlouvy o poskytnutí dotace, ze kterého zároveň vyplývá i termín, do kterého musí být MZ předložena. Pro příjemce dotace je důležité si uvědomit, že případné pozdní odevzdání MZ znamená porušení rozpočtové kázně, za které následuje sankce ve výši uvedené v rozhodnutí o poskytnutí dotace. V jednotlivých operačních programech je vždy upravena možnost požádat o odklad termínu pro podání zprávy. Ke konci minulého programového období se ovšem stávalo, že se jednalo o podstatnou změnu projektu, kterou bylo nutné podat se značným předstihem. Vzhledem k poměrně dlouhé době administrace podstatné změny hrozí riziko, že podstatná změna nebude včas schválena. S ohledem na snahu řídících orgánů dosáhnout plynulého čerpání finančních prostředků, které se předkládají EU k certifikaci, lze předpokládat, že i v novém programovém období bude kladen důraz na včasné předkládání monitorovacích zpráv. Dokument, který představuje monitorovací zprávu projektu, je možné definovat jako průběžný záznam pokroku v realizaci projektu a porovnání dat s výchozím přepokládaným plánem. Jedná se o průběžné dokládání naplňování 5
cílů projektu. Jednotlivé monitorovací zprávy jsou podmínkou k vyplacení dalších finančních prostředků od poskytovatele dotace. Monitorovací zprávy můžeme rozdělit na následující:
2.1
Zpráva o zahájení realizace projektu
Tento typ monitorovací zprávy byl v minulém monitorovacím období využíván jen zřídka. Cílem zprávy je předání informace poskytovateli dotace, že projekt byl zahájen a jak probíhají úvodní aktivity projektu. Sledovaným obdobím jsou první dva měsíce realizace projektu. Zpráva se předkládá poskytovateli dotace v listinné podobě na předdefinovaném formuláři ve formátu „doc“. Jako součást zprávy nejsou dokládány žádné výdaje a je používána jako podklad pro vyplacení další zálohové platby u ex-ante financovaných projektů. Tento druh MZ byl např. využíván v OP LZZ.
2.2
Průběžná monitorovací zpráva
Jedná se o zásadní dokument, ve kterém příjemce v pravidelných intervalech informuje poskytovatele dotace o průběžném naplňování cílů projektu. Zpráva je složena z věcné a finanční části, ve které jsou dokládány jednotlivé způsobilé výdaje projektu. Tato skripta se dále věnují pouze finanční části. Zpráva ve většině případů rovněž obsahuje i textovou část, ve které příjemce popisuje, jakým způsobem byly naplňovány jednotlivé klíčové aktivity projektu. Výhodou nového programového období bude, že zprávu nebude nutné tisknout a veškerá komunikace bude probíhat v elektronické podobě.
2.3
Mimořádná monitorovací zpráva
Mimořádná monitorovací zpráva má stejné náležitosti jako průběžná MZ s tím rozdílem, že se vztahuje ke kratšímu monitorovacímu období a je předložena dříve, než zpráva průběžná. V minulém monitorovacím období byl tento druh zprávy používán pro urychlení čerpání finančních prostředků ze strany příjemce a rychlejší refundaci výdajů. Dalším pozitivním efektem této zprávy je získání výdajů, které mohou být dány do certifikace. Pro příjemce má ten pozitivní efekt, že jsou mu finanční prostředky refundovány v dřívějším termínu. Na druhou stranu je zde, vzhledem k rychlosti schvalování mimořádných monitorovacích zpráv v situacích, kdy je potřeba zrychlit čerpání, vyšší riziko korekcí při případných následných kontrolách projektu.
2.4
Závěrečná monitorovací zpráva
Závěrečná monitorovací zpráva má stejný formát jako zpráva průběžná, s tím, že musí kromě popisu dosud neprokazovaného období realizace projektu obsahovat také shrnující informaci popisující realizaci celého projektu, zhodnocení realizace jednotlivých klíčových aktivit/projektu, údaje o dosažení cílů projektu, problémové oblasti, souhrn publicity a popis plnění indikátorů. Pokud byly v projektu vytvořeny nové/inovované produkty, musí být v rámci ZMZ nahrány od samostatného IS, kde jsou poskytovatelem dotace kontrolovány a schvalovány (tento postup nebyl v minulém programovém období jednotný napříč všemi operačními programy). Na schválení ZMZ je dále navázáno vypořádání dotace, které musí proběhnout dle vyhlášky Ministerstva financí č.52/2008 Sb., a to po schválení závěrečné monitorovací zprávy. V rámci ZMZ se rovněž hodnotí naplnění limitů stanovených v právním aktu. V případě nenaplnění může dojít k následným sankcím. 6
3. Vedení projektové dokumentace a archivace Základním předpokladem pro správné vedení monitoringu projektu je kvalitně vedená projektová dokumentace a profesionální řízení projektu. Velmi důležitým pravidlem je, že pokud budete do monitorovací zprávy dávat jakýkoliv originální dokument, je nezbytné, abyste měli druhý originál založený ve vaší projektové dokumentaci. Jako příklad je možné uvést pracovní výkazy členů realizačního týmu, které je nutné vyhotovit minimálně ve dvou originálech. Při vedení projektové dokumentace je velmi důležité pamatovat na plnění povinnosti publicity, což znamená i to, že musí být např. označeny i šanony, ve kterých je dokumentace uložena. Povinnost vedení dokumentace je vždy upravena i v rozhodnutí o poskytnutí dotace. Příjemce je povinen uchovávat veškeré dokumenty související s realizací projektu v souladu s platnými předpisy ČR, zejména v souladu s § 44a odst. 9 rozpočtových pravidel, který mimo jiné praví, že odvod a penále za porušení rozpočtové kázně lze vyměřit do 10 let od 1. ledna roku následujícího po roce, v němž došlo k porušení rozpočtové kázně. Z toho pro příjemce vyplývá jasná povinnost archivovat veškerou dokumentaci související s projektem min. 10 let. Na základě zkušeností z minulého programového období je možné definovat následující doporučení pro vedení projektové dokumentace: Základní doporučení pro vedení projektové dokumentace:
Zajistěte kontinuální a úplnou dokumentaci projektu (v elektronické i papírové verzi). Nastavte systém vedení dokumentace ve vztahu k projektu – vytvořit interní směrnice speciálně na míru projektu. Dbejte na formalizovanou podobu (formuláře – posilujete tím přehlednost dokumentů). Systematicky zakládejte dokumenty do projektové složky. Nastavte systém sledování plnění monitorovacích indikátorů a způsob řešení jejich nenaplňování. Nespoléhejte pouze na elektronické dokumenty, vždy mějte i tištěnou verzi. Všichni spolupracovníci by měli podávat pravidelné zprávy o činnosti. Zajistěte, aby byly včas a řádně dodávány všechny dokumenty. Každý spolupracovník je povinen data aktualizovat a o aktualizaci informovat. Zakládejte také důležitou emailovou dokumentaci k projektu s poskytovatelem dotace. Monitorovací zprávy vypracujte vždy ve dvou originálech - 1 originál (včetně všech zaslaných příloh!) si ponechejte a archivujte pro případ ex-post kontroly. V rámci nového programového období doporučujeme elektronicky odeslanou monitorovací zprávu včetně finančních příloh uchovat v jednom podepsaném originálu v projektové dokumentaci.
7
4. Obecná pravidla způsobilostí výdajů S ohledem na zkušenosti z minulého programového období, ve kterém bylo možné sledovat napříč různými operačními programy velkou různorodost ve vytváření metodických pokynů, vydalo Ministerstvo pro místní rozvoj ČR souhrn společných metodických pokynů, které budou platné napříč všemi operačními programy. I když jednotlivé operační program vydají i své vlastní příručky, nebude možné, aby se dostaly do rozporu s nadřazenou metodikou. V rámci finanční části MZ může příjemce nárokovat pouze ty výdaje, které splňují všechna pravidla způsobilosti výdajů. V programovém období 2014-2020 jsou jednotlivé způsobilé výdaje s výjimkami stanovenými ve specifických nařízeních pro každý z ESI fondů, stanoveny na národní úrovni. Na úrovni ČR se jedná o Metodický pokyn pro způsobilost výdajů a jejich vykazování v programovém období 2014-2020. Společné metodické pokyny představují základní pravidla, která mohu být v budoucnu aktualizována. V případě potřeby rychlého zásahu budou vydávána metodická stanoviska ministra/yně pro místní rozvoj, která budou mít závaznost pro všechny subjekty implementační struktury. V případě rozporu metodického pokynu a právních předpisů EU či ČR mají právní předpisy vždy přednost. Výše uvedené ovšem nemusí platit pro požadavky, které mohou být nad rámec těchto předpisů a slouží pro nastavení koordinace v rámci ČR a dosahování cílů Dohody o partnerství. Společné metodické pokyny vytváří určité minimum pravidel pro způsobilost výdajů, které mohou být ze strany jednotlivých řídících orgánů ještě zpřísněny. Způsobilé výdaje lze definovat jako výdaje, které byly vynaloženy na stanovený účel projektu, vznikly v rámci období stanoveného v právním aktu a je vynaložen v souladu s vnitrostátními pravidly (zákony) ČR a EU. Všechny výdaje musí splnit níže uvedených šest bodů: 1) je v souladu s právními předpisy ČR a EU, 2) je v souladu s pravidly programu a podmínkami podpory, 3) je přiměřený (odpovídá cenám v místě a čase obvyklým) a je vynaložen v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, 4) vzniknul a byl uhrazen příjemcem podpory v období od 1. ledna 2014 nebo ode dne předložení programu Evropské komisi, podle toho, co nastane dříve, do 31. prosince 2023, 5) má vazbu na podporovaný region (vyjma ESF a EÚS) a rovněž 6) je řádně identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný. Uvedené podmínky musejí být naplněny zásadně kumulativně, tedy všechny zároveň. Jestliže není kterákoliv uvedených z podmínek naplněna (vyjma zvláštní právní úpravy), nelze výdaj posoudit jako způsobilý pro příspěvek z ESI fondů. Přehled hledisek způsobilosti výdaje:
Hledisko způsobilosti výdaje:
Podmínky způsobilosti výdaje:
I. VĚCNÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJE
1. Soulad s právními předpisy, pravidly programu a podmínkami podpory.
II. PŘIMĚŘENOST VÝDAJE
2. Jeho výše je výsledkem optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností.
8
Hledisko způsobilosti výdaje:
Podmínky způsobilosti výdaje:
III. ČASOVÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJE
3. Vznik a úhrada příjemcem od 1. 1. 2014 nebo ode dne předložení programu Evropské komisi, podle toho, co nastane dříve, do 31. 12. 2023.
IV. MÍSTNÍ ZPŮSOBILOST VÝDAJE
4. Vazba na podporovaný region (vyjma ESF a EÚS).
V. VYKÁZÁNÍ VÝDAJE
5. Identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný výdaj.
5. Způsoby vyplácení částí dotace U projektů spolufinancovaných z Evropských strukturálních a investičních fondů rozlišujeme dva způsoby úhrady způsobilých výdajů projektu: 1. Ex-post – jedná se o zpětné proplacení příjemcem již uskutečněných výdajů. Příjemce na základě uskutečněných výdajů (hrazených z vlastních zdrojů) vystaví žádost o proplacení prostředků, které odpovídají evropskému i národnímu podílu financování. Žádost je vždy předložena v rámci finanční části monitorovací zprávy. 2. Ex-ante (zálohový způsob) – princip financování, jež spočívá v předfinancování příslušných operací, které mají být z dotace hrazeny. Příjemce dostává tzv. zálohové platby, které jsou pravidelně vyúčtovány v rámci předkládaných monitorovacích zpráv. První zálohová platba je zpravidla vyplacena při vystavení rozhodnutí o poskytnutí dotace a může dosáhnout až 30% přiznané dotace. Přesná výše zálohových plateb je ukotvena v právním aktu. Pokud má projekt povinnost předložit ZZRP, je po jejím schválení vyplacena další zálohová platba. Následně jsou v pravidelných intervalech předkládány monitorovací zprávy, kde dochází k průběžnému předkládání způsobilých výdajů a vyúčtování záloh.
6. Nepřímé náklady projektu Nepřímé náklady projektu jsou náklady, které nejsou nebo nemohou být přímo spojené s konkrétní aktivitou daného projektu. Tyto náklady zahrnují především náklady spojené s administrací projektu, dále náklady související s prací s cílovou skupinou projektu, jež nejsou vymezeny rozpočtem projektu. V rámci projektu se způsobilé nepřímé náklady vyjadřují v jednotkách procent vzhledem k celkovým způsobilým přímým nákladům po odečtení výdajů na křížové financování. Procento nepřímých nákladů je tedy odvozeno od celkové výše přímých nákladů projektu. Nepřímé náklady jsou jednak stanoveny konkrétní výzvou pro předkládání projektů a dále jsou ukotveny v právním aktu. Nepřímé náklady se proplácí na základě skutečně vynaložených a prokázaných způsobilých výdajů v daném procentuálním poměru (na základě soupisky účetních dokladů a dalších 9
povinných finančních příloh). Paušální sazba zohledňuje jednak velikost projektu, a jednak míru outsourcingu ze strany příjemce podpory. Obecně platí, že nepřímé náklady klesají se vzrůstajícím velikostí projektu, a také podílem činností realizovaných dodavatelsky. Příklady nepřímých nákladů:
náklady na administrativní pracovníky zapojené do realizace projektu (administrace projektu, účetní, rozpočtář, personalista, publicita, kopírování, pravidelná aktualizace www stránek, ostraha, úklid, údržba) cestovné pro členy realizačního týmu zařízení a vybavení (kancelářské potřeby, čistící prostředky, občerstvení, publicita, nájem a leasing a odpisy budov a majetku pokud se nevyužívá pro cílovou skupinu) služby (energie, telefony, poštovné, tisk, poradenství, konzultace a další činnosti viz první bod – pokud se tyto činnosti nakupují)
7. Křížové financování Z EFRR a ESF lze vzájemně doplňkovým způsobem a v rámci limitu 10 % finančních prostředků poskytovaných EU na každou prioritní osu programu financovat tu část projektu, jejíž náklady jsou způsobilé pro poskytnutí podpory z druhého z dvojice těchto fondů na základě pravidel způsobilosti uplatňovaných na daný fond, a to za předpokladu, že jsou nezbytné k uspokojivému provedení projektu a přímo s ním souvisejí. Tuto možnost nelze použít na programy v rámci cíle Evropská územní spolupráce. V případě využití křížového financování je nutné dodržet pravidla způsobilosti výdajů pro ESI fondů, pod který daný výdaj spadá. Základní charakteristika: -
umožnění v projektech financovaných z ESF úhradu také některých výdajů, které jsou způsobilými v rámci pravidel financování EFRR a naopak procentní limit (10%) stanoven na prioritní osu limit na projekt stanoven ve výzvě dodržení celkového limitu si hlídá řídicí orgán typické výdaje – DHM, nábytek, stavební úpravy pro bezbariérovost
8. Osobní náklady Jedná se o výdaje spojené s fungování realizačního týmu projektu. Do finanční části MZ mohou být zařazeny pouze ti členové týmu, kteří jsou hrazeni z přímých výdajů projektu. Základním způsobilým výdajem v oblasti osobních nákladů jsou mzdové náklady představující hrubou mzdu, plat nebo odměnu z dohod (DPČ, DPP). Pokud v rámci této smlouvy vykonává zaměstnanec i činnosti s projektem nesouvisejí, může být do projektu zahrnuta pouze alikvotní část odpovídající počtu hodin odpracovaných pro projekt. Do způsobilých výdajů je možné zařadit zákonné odvody (soc., zd., atd.). Dále se může jednat i o příplatek za přesčas odměny 10
prémie apod. Obecně se jedná o všechny zákonem stanovené povinné výdaje zaměstnavatele zaměstnance pracujícího v daném projektu, popř. jejich alikvotní část odpovídající pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu (za předpokladu, že splňují základní principy způsobilosti výdajů. Osobní náklady nesmí přesáhnout obvyklou výši v daném oboru, čase a místě. Výdaje, které nejsou způsobilými výdaji, jsou zejména:
mzdové náklady zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu nepodílí (v případě řídících pracovníků je potřeba posuzovat jejich skutečné zapojení do realizace projektu). Osobní náklady na zaměstnance v pozicích statutárních zástupců (ministra, náměstka, hejtmana atd.), kteří nejsou přímo zapojeni do realizace aktivit projektů, resp. jsou zapojeni pouze formálně, nelze považovat za způsobilé, u zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu podílí, část osobních nákladů, která neodpovídá pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu, ostatní výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (např. příspěvky na penzijní připojištění, dary, apod.).
U zaměstnance, u něhož dochází k rozvázání pracovního poměru, v některých případech zákon stanoví povinnost úhrady odstupného, a to včetně stanovení jeho minimální výše. Pro příspěvek z ESI fondů je, pakliže je odstupné způsobilé, způsobilé pouze do zákonem uvedené minimální výše. Odstupné je způsobilé za dodržení všech pravidel způsobilosti výdajů. Dojde-li k překrytí pracovních poměrů dvou zaměstnanců podílejících se na realizaci projektu spolufinancovaného z ESI fondů za účelem nahrazení jednoho druhým, lze osobní náklady obou těchto zaměstnanců považovat za způsobilé pro příspěvky z ESI fondů maximálně po dobu 2 měsíců. Příjemce je povinen zajistit, aby všechny transakce, zejména příjmy a výdaje související s projektem, byly v rámci účetnictví jasně identifikovatelné. Proto je nezbytné, aby příjemce vedl evidenci osobních nákladů způsobem, který mu umožní oddělit výdaje související výlučně s projektem a tyto výdaje zaúčtovat na základě příslušných dokladů. Z předložených dokladů (jejich forma a obsah se může lišit u jednotlivých účetních jednotek) dokládajících výši způsobilých osobních nákladů musí vždy jednoznačně vyplynout celková výše způsobilých osobních nákladů s vazbou výhradně na daný projekt. V souladu s výše uvedeným mohou sloužit k doložení celkových způsobilých osobních nákladů v rámci projektu např.:
výplatní a zúčtovací listiny, které jsou vyhotovovány za období 1 měsíce a obvykle obsahují údaje o hrubé mzdě za sledované období (včetně jednotlivých složek), o odvodech sociálního a zdravotního pojištění, o záloze na daň z příjmů fyzických osob a o dalších srážkách (spoření, splátkách půjček apod.) a ostatních položkách, které se nezdaňují (dávky nemocenského pojištění) apod. Z těchto účetních dokladů musí být zřejmá výše osobních nákladů s vazbou na daný projekt.
mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových nákladů zaměstnanců (např. rozpis mzdových nákladů) za sledované období.
11
Z předložených dokladů (jejich forma se může u jednotlivých příjemců lišit) musí být zřejmá zejména:
výše odpracovaných dnů zaměstnanci na daném projektu za sledované období,
způsobilá hrubá mzda zaměstnanců odpovídající pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu za sledované období,
výše způsobilého pojistného na sociální a zdravotní pojištění hrazeného zaměstnavatelem za zaměstnance v poměru ke způsobilé hrubé mzdě zaměstnance.
Při dokladování osobních výdajů je nezbytné zohlednit požadavek na ochranu osobních údajů zaměstnanců v souladu s platnými právní předpisy.
9. Finanční část Monitorovací zprávy Jedná se o soubor dokumentů, na základě kterých je příjemci vyplacena část dotace ve výši uznaných a řádně doložených způsobilých výdajů projektu. V úvahu se vždy bere monitorovací období, pro které je MZ založena. Mezi způsobilé výdaje mohu být zahrnuty pouze výdaje, které byly uskutečněny v době realizace projektu a které byly uhrazeny v rámci daného monitorovacího období. Finanční část se skládá z žádosti o platbu, která se bude vyplňovat v MS2014+ a předepsaných příloh. Jednotlivé přílohy se mohu lišit v závislosti na požadavcích různých operačních programů. Většinou se jedná o následující přílohy: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
9.1
Soupiska účetních dokladů Předkládané účetní doklady Pracovní výkazy Rozpis mzdových nákladů Výpisy z bankovního účtu Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu
Soupiska účetních dokladů
Představuje standardizovaný dokument v programu Excel, kam příjemce zapisuje jednotlivé výdaje uskutečněné v daném monitorovacím období. V závislosti na tom, jestli má projekt nepřímé náklady, se většinou tento formulář dělí na soupisku s a bez nepřímých nákladů. Ve formuláři jsou zadány předdefinované vzorce, do kterých příjemce nesmí zasahovat. Pouze pokud by díky přidání řádku došlo k narušení celkových součtů, může příjemce do vzorců vstoupit. Zachování vzorců je následně kontrolováno ze strany poskytovatele dotace a je důvodem, proč byla tato příloha vždy dokládána v elektronické i písemné podobě. V novém programovém období se počítá pouze s elektronickou verzí. Při vyplňování soupisky účetních dokladů musí příjemce vždy dodržovat pokyny poskytovatele dotace. Soupiska účetních dokladů zachycuje v návaznosti na rozpočet projektu druh výdaje, výši nárokované částky a čísla účetních dokladů, které se přikládají pro prokázání uskutečnění výdaje. Vzor soupisky účetních dokladů je přílohou č. 1 tohoto dokumentu.
12
Na co se poskytovatel při kontrole zaměřuje: 1) K monitorovací zprávě je přiložena soupiska účetních dokladů, která obsahuje správně vyplněné veškeré požadované informace. Co se kontroluje? Kontrola, zda jsou uvedeny požadované identifikační údaje a že odpovídají údajům ve zjednodušené žádosti o platbu. Kontrola uvedených finančních částek, zda odpovídají údajům ve zjednodušené žádosti o platbu, rozpisech mzdových nákladů, rozpisech cestovních náhrad, přehledu čerpání způsobilých výdajů. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě.
2) Všechny výdaje uvedené na soupisce účetních dokladů jsou doloženy výpisy z bankovního účtu příjemce/výdajovými pokladními doklady (neplatí např. pro odpisy, nepřímé náklady stanovené paušální sazbou (v některých OP nejsou k MZ vyžadovány doklady, které jsou vystaveny na nižší částky, např. OP LZZ výdaje pod 10 000 Kč). Co se kontroluje? Zda jsou veškeré výdaje uvedené na soupisce obsaženy rovněž na přiložených výpisech z bankovního účtu a zda jsou na výpisech vyznačeny odvody pojistného na sociální a zdravotní pojištění, vč. jmen zaměstnanců, kterým byly zaslány mzdy na účet, popř. výdajový pokladní doklad. Výjimku tvoří nepřímé náklady, odpisy a naturálie. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě – buď k doložení výdajů výpisem z účtu, nebo výdajovým pokladním dokladem. Nelze-li výdaj doložit, je třeba v případě ex-ante financování nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a nahlásit podezření na nesrovnalsot (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování je výdaj vyjmut ze žádosti o platbu (nesrovnalost se nehlásí).
3) Číselné označení položek a částky nárokované k proplacení na soupisce účetních dokladů jsou v souladu s rozpočtem projektu a přehledem čerpání způsobilých výdajů. Co se kontroluje? Kontrola výdajů dle aktuálně platného rozpočtu, tj. při zohlednění oznámených nepodstatných změn nebo schválených podstatných změn rozpočtu. Kontrola, zda uvedená položka rozpočtu skutečně existuje a zda souhlasí její číselné označení, případně zda nedošlo k jejímu přečerpání. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě. Došlo-li u ex-ante financování k překročení položky rozpočtu, je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu. Nesrovnalost se nehlásí.
13
4) Výdaje uvedené na soupisce účetních dokladů jsou způsobilými výdaji. Co se kontroluje? Kontrola, zda veškeré výdaje nárokované k proplacení odpovídají pravidlům způsobilosti výdajů. Kontrola monitorovacích zpráv a čerpání finančních prostředků na základě schváleného rozpočtu projektu a kontrola náležitostí účetních dokladů z hlediska zákona o účetnictví. Pokud projekt aplikuje nepřímé náklady, kontrola, zda k proplacení nejsou v rámci přímých nákladů nárokovány rovněž náklady nepřímé. Co dělat, pokud není splněno? U ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu. Nesrovnalost se nehlásí.
5) K nárokovaným výdajům na soupisce účetních dokladů jsou doloženy patřičné kopie účetních dokladů. Co se kontroluje? Zda jsou k soupisce přiloženy kopie účetních dokladů ke všem nárokovaným výdajům. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k doložení. V případě nedoložení u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu. Nesrovnalost se nehlásí.
6) Byl dodržen podíl soukromého spolufinancování dle platného právního aktu o poskytnutí podpory. Co se kontroluje? Zda byl dle údajů na soupisce účetních dokladů dodržen podíl soukromého spolufinancování dle platného právního aktu o poskytnutí podpory. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě, a není-li oprava možná, u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu.
7) Případné příjmy projektu jsou odečteny od nárokovaných výdajů v soupisce účetních dokladů a přehledu čerpání způsobilých výdajů.
14
Co se kontroluje? Zda jsou vykázané příjmy odečteny od nárokovaných výdajů v soupisce účetních dokladů a přehledu čerpání způsobilých výdajů. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě, a není-li oprava možná, u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu.
Nejčastější chyby • • • • • • •
9.2
nárokovaný výdaj neodpovídá částce na faktuře, časově nezpůsobilé výdaje na soupisce, chybné číslo položky rozpočtu (z které je výdaj nárokován), datum úhrady nesouhlasí s výpisem z účtu či VPD, na fakturách není informace o financování z EU a číslo projektu, faktura neobsahuje všechny náležitosti (předmět, jednotky, počet, jednotková cena), objednávka – není potvrzená dodavatelem, neobsahuje identifikační údaje stran, předmět plnění, cenu s DPH a sazbou DPH (případně informaci, že dodavatel není plátcem DPH).
Předkládané účetní doklady
Příjemce dotace je povinen řádně doložit způsobilé výdaje nárokované na soupisce účetních dokladů, popřípadě další podpůrnou dokumentací vyžadovanou v rámci jednotlivých programů. Výdaje, byť z věcného hlediska způsobilé, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé. Výjimku tvoří pouze tvz. nepřímé náklady. Případně nároková opatření v Programu rozvoje venkova, kde není zapotřebí výdaje dokládat účetními doklady. Náležitosti účetního dokladu jsou stanoveny zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Daňové doklady používané pro prokazování způsobilosti (faktury, paragony, apod.) musí splňovat náležitosti daňových dokladů stanovených zákonem č. 235/2004 Sb. v platném znění, a též obecné náležitosti účetních dokladů. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat tyto náležitosti: a) b) c) d) e) f)
označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Vzor účetního dokladu se všemi náležitostmi je přílohou č. 2 tohoto dokumentu. 15
Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Skutečnosti podle písmen b) a c) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam podle písmene f) může být společný pro více účetních dokladů. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem, včetně souvisejících skutečností. Jako podklad způsobilosti výdajů na soupisce účetních dokladů se dokládají zejména:
objednávky, smlouvy, faktury, paragony, cestovní doklady.
Na co se poskytovatel při kontrole zaměřuje: 1) Přiložené účetní doklady splňují všechny formální náležitosti. Co se kontroluje? Formální náležitosti účetních a daňových dokladů, podpisy na výkazech práce, soupisce účetních dokladů, rozpisu mzdových nákladů realizačního týmu, rozpisu cestovních náhrad, odpisů apod. Kontrola, zda jsou všechny účetní doklady označeny razítkem, textem apod., že se jedná o výdaj financovaný z EU a číslo projektu. Dále kontrola, zda je popis výdaje na účetním dokladu dostatečně podrobný a zda jsou všechny účetní doklady vystaveny na příjemce nebo jeho finanční partnery v projektu. Kontrola, zda výdaje časově spadají do období realizace projektu a současně do příslušného monitorovacího období, příp. nebyly uplatněny v předchozích monitorovacích obdobích. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě. V případě, že výdaje spadají do následujícího monitorovacího období, vyřazení výdaje ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů i ZjŽoP. Příjemce si může výdaj nárokovat v příští MZ.
2) Jsou předloženy kopie smluv nebo objednávek vztahujících se k relevantním účetním dokladům. Co se kontroluje? Kontrola, zda jsou k těmto výdajům přiloženy objednávky a případně smlouvy, zda odpovídají účetním dokladům věcně, časově a jsou podepsány oběma stranami. Týká se pouze smluv vyplývajících z dodavatelsko-odběratelských vztahu (netýká se smluv vyplývajících z pracovněprávních vztahů). Co dělat, pokud není splněno?
16
Příjemce je vyzván k opravě, a není-li oprava možná, u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu. Nesrovnalost se nehlásí.
3) Částky účetních dokladů a ostatní údaje odpovídají částkám a údajům uvedeným v soupisce účetních dokladů a v přehledu čerpání způsobilých výdajů. Co se kontroluje? Zda částky na účetních dokladech odpovídají částkám uvedeným v soupisce účetních dokladů a přehledu čerpání. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě, a není-li oprava možná, u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu.
9.3
Pracovní výkazy
Pracovní výkaz představuje jeden ze základních dokumentů sloužících pro prokázání způsobilosti nárokovaných osobních nákladů. Pracovní výkaz se vždy musí vztahovat ke smlouvě s pracovní náplní pro projekt. To ovšem neznamená, že by v rámci jedné smlouvy nebylo možné vykonávat i část úvazku pro zaměstnavatele nesouvisející s projektem. Tyto aktivity ovšem nesmí být refundovány z projektu. Informace uváděné na pracovní výkaz musí být vždy v souladu s pracovní smlouvou a mzdovým listem za daný měsíc. Pracovní výkazy se vyplňují pro každou pozici a měsíc zvlášť. Mimo jiné musí být na pracovním výkaze uveden počet hodin a popis konkrétních činností, které jsou nárokovány k proplacení z projektu. Popis pracovních činnosti vždy musí být dostatečně konkrétní, aby bylo možné nezávisle zkontrolovat, jaké činnosti byly vykonávány a že jsou v souladu s popisem práce dané osoby a klíčovými aktivitami projektu. Praktická ukázka pracovního výkazu je přílohou č. 3 tohoto dokumentu. Na co se poskytovatel při kontrole zaměřuje: 1) Výkazy práce obsahují všechny požadované informace. Co se kontroluje? Kontrola, zda jsou uvedeny požadované identifikační údaje a uvedené údaje odpovídají údajům v MZ, případně právním aktu o poskytnutí podpory (zejména role v projektu, druh pracovněprávního vztahu, výše úvazku). Dále kontrola, zda popis vykonávané práce je dostatečně podrobný a odpovídá popisu příslušné pozice v realizačním týmu a realizovaným aktivitám. Kontrola, zda nejsou vykazovány činnosti spadající do nepřímých nákladů.
17
Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě. Pokud činnosti uvedené ve výkazu práce nesouvisí s prací na projektu nebo spadají do nepřímých nákladů, výkazy se k opravě nevrací a nezpůsobilý výdaj ve výši dle podílu vykázaných hodin připadajících na nezpůsobilé činnosti je třeba odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost ŘO.
Nejčastější chyby • • • • • • • •
9.4
doložení kopií pracovních výkazů, chybně uvedená role v projektu, chybně číslo MZ, ke které se příloha vztahuje, úvazek, druh pracovně právního poměru, chybí datum podpisu, chybně datum podpisu, podpisy zaměstnance a nadřízeného pracovníka, nevyplněn popis aktivit při nárokování hodin, uváděny činnosti spadající do nepřímých nákladů, činnosti se často opakují, nedostatečný popis aktivit, chybně nárokované hodiny připadající na státní svátek, dovolenou, pracovní neschopnost.
Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu
Jedná se o standardizovaný formulář ve formátu excel, který slouží jako přehled osobních nákladů nárokovaných v jednom měsíci za všechny členy realizačního týmu financované z přímých nákladů projektu. Přehled se vyplňuje v návaznosti na pracovní výkazy. Smyslem této přílohy je zkontrolovat, že nedochází ve vztahu k projektu k přečerpání způsobilých mzdových nákladů. Formulář obsahuje předdefinované vzorce, které na základě doplnění mzdy a počtu odpracovaných hodin spočítají maximální výši způsobilých výdajů v daném měsíci. Vzor formuláře je uveden jako příloha č. 4 tohoto dokumentu. Na co se poskytovatel při kontrole zaměřuje: 1) V rozpisu mzdových nákladů realizačního týmu projektu jsou správně vyplněny veškeré požadované informace a údaje jsou shodné s výkazy práce a soupiskou účetních dokladů. Co se kontroluje? Kontrola, zda jsou uvedeny požadované identifikační údaje, kontrola souladu výkazů práce, soupisky účetních dokladů a rozpisu mzdových nákladů. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k orpavě, a není-li oprava možná, u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj ve výši chybně vypočtené částky (např. vlivem chybného zaokrouhlení počtu odpracovaných hodin apod.) odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost ŘO (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu. Nesrovnalost se nehlásí.
18
Nejčastější chyby • • • • • • •
9.5
Chybně vybrán pracovně-právní vztah Nesouhlasí počty odpracovaných hodin s pracovním výkazem Přepisování vzorců v šedých buňkách Chybně čísla položek - nesouhlasí s rozpočtem Nesouhlasí datum úhrady s údajem na VPD či VBU Chybně vykazované náhrady za pracovní neschopnost Chybně nárokované odměny – číslo položky, nedoloženy směrnice, nedostatečné odůvodnění
Přehled čerpání
Účelem této přílohy monitorovací zprávy je vytvořit nástroj pro podrobné sledování čerpání rozpočtu. Základním zdrojem informací je aktuálně platný rozpočet, na který jsou navázány výdaje nárokované na soupisce účetních dokladů. Kromě toho, že přehled vyhodnocuje celkové čerpání rozpočtu, je možné tam najít i čerpání kapitol a jednotlivých položek rozpočtu. Údaje jsou zobrazeny v absolutních hodnotách a procentuálním vyjádření k aktuálně platnému rozpočtu. Pro poskytovatele dotace je tato příloha důležitá zejména pro ověření, že nedochází k přečerpání jednotlivých položek rozpočtu, popř. rozpočtu jako celku. Vzor můžete najít jako přílohu č. 5 tohoto dokumentu. Na co se poskytovatel při kontrole zaměřuje: 1) Dle přehledu čerpání způsobilých výdajů bylo ověřeno, že nedochází k přečerpání položek rozpočtu. Co se kontroluje? Zda schválením předložených výdajů nedojde k přečerpání položek v platném rozpočtu, tj. zda součet dosud prokázaných výdajů s aktuálně prokazovanými výdaji na dané položce nepřesahuje výši prostředků na položce dle platného rozpočtu. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě, a není-li oprava možná, u ex-ante financování je třeba nezpůsobilý výdaj odečíst ze žádosti o platbu a na konci projektu to hlásit jako podezření na nesrovnalost (při použití §14e zákona o rozpočtových pravidlech se nesrovnalost hlásit nemusí). V případě ex-post financování poskytovatel výdaj vyjme ze soupisky, přehledu čerpání způsobilých výdajů a ze žádosti o platbu.
Nejčastější chyby • • • • •
Nemá stejnou strukturu jako rozpočet v MZ Chybně částky ve sloupci „platný rozpočet na položku“ Není zohledněno krácení z předchozí MZ ve sloupci „dosud prokázané výdaje“ Chybně částky ve sloupci „aktuálně prokazované výdaje“ – nesouhlasí se soupiskou a s rozpisy mzdových nákladů Nevyplněny hodnoty v šedých buňkách – naformátovány vzorce 19
9.6
Žádost o platbu
Žádost o platbu je přílohou finanční části monitorovací zprávy, kterou není možné podávat samostatně a je vždy součástí průběžné, mimořádné či závěrečné monitorovací zprávy. Teoreticky je možné, že monitorovací zpráva může být podána bez žádosti o platbu. Této možnosti se ale s ohledem na snahu o rychlou refundaci výdajů příliš nevyužívalo. Výjimkou je OP ŽP, kde je žádost o platbu předkládána nezávisle na předkládání monitorovacích zpráv a to v období od března do prosince. Žádost o platbu bude příjemce vyplňovat v MS2014+, který se nyní vytváří. Toto prostředí se nejvíce podobá Benefitu7, a proto i naše příklady vyplnění žádosti o platbu jsou zaměřeny na tuto oblast. Podmínkou pro vyplnění žádosti o platbu je vytvoření a finalizace projektové části monitorovací zprávy. Informace uvedené v ŽoP vychází z údajů uvedených v soupisce účetních dokladů (v případě OP LZZ, OP VK), v soupisce faktur (v případě IOP), či z výkazu výdajů vynaložených příjemcem (ROP). Mnoho polí spolu souvisí a musí v nich být uvedeny stejné údaje – např. skutečnost výdajů za sledované období = celkové způsobilé výdaje = způsobilé výdaje uvedené v soupisce účetních dokladů. Níže je uveden příklad soupisky účetních dokladů s jednotnými body a vysvětlivkami, co se kam má uvést.
Vzor textu z rozhodnutí o poskytnutí dotace, který má vliv na výpočet žádosti o platbu Jedná se o vzor, který se používá u ex-ante financovaných projektů, které dostávají zálohové platby. Níže uvedený příklad je provázán s ostatními finančními přílohami uvedenými v tomto dokumentu a vytváří tak jeden ucelený příklad vyhotovení finanční části MZ. U ex-post financování by se na žádosti o platbu změnila pouze požadovaná částka dotace, která se musí rovnat výdajům uvedeným na soupisce účetních dokladů poníženým o případné spolufinancování.
Platební podmínky 1. Žádost o platbu Příjemce dotace je povinen pro účely poskytnutí prostředků dotace předkládat poskytovateli dotace řádně vyplněné žádosti o platbu podložené příslušnými doklady dle Pokynů. 2. Převod prostředků dotace Finanční prostředky dotace budou příjemci dotace poukazovány bezhotovostním bankovním převodem na bankovní účet příjemce dotace uvedený v tomto Rozhodnutí. 3. Proplácení části dotace První část dotace bude příjemci dotace proplacena v termínu dle Příručky pro příjemce ve výši 30% z celkové maximální částky dotace, tj. 988 812,00 Kč, z toho prostředky ve výši
20
988 812,00 Kč jsou poskytovány na neinvestiční výdaje projektu a prostředky ve výši 0 Kč na investiční výdaje projektu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
Další části dotace budou propláceny až do maximální výše dotace na základě schválených žádostí o platbu podávaných v termínech uvedených v Příručce pro příjemce finanční podpory z OP LZZ a v Pokynech pro vyplnění monitorovací zprávy, které jsou k dispozici na www.esfcr.cz. Tyto další části dotace budou proplaceny ve výši 30% z celkové maximální částky dotace, tj. 988 812,00 Kč, přičemž budou sníženy o částku z již proplacených částí dotace, kterou příjemce dotace dosud nevyužil na realizaci projektu.
Prostředky dalších části dotace ve výši 2 307 228,00 Kč jsou poskytovány na neinvestiční výdaje projektu a prostředky ve výši 0 Kč na investiční výdaje projektu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
Na základě výše uvedeného textu a ostatních finančních příloh je možné sestavit níže uvedenou žádost o platbu.
21
Příklad s komentáři
Zjednodušená žádost o platbu 1. Identifikační údaje Číslo monitorovací zprávy/hlášení:
0En6cPM00301
Název projektu:
Název
Číslo projektu:
CZ.1.04/X.X.XX/XX.XXXXX
Název příjemce:
Název
Číslo smlouvy:
/xxxxxxxxxxx
Číslo žádosti o platbu:
ØAxyzPØØØ1Ø1
Typ žádosti:
Ex-ante
Datum finalizace žádosti o platbu:
15.1.2015
Závěrečná žádost:
Ne
2. Bankovní spojení Název banky:
Banka
Číslo účtu a kód banky:
0000-0000000000/0100
Měna účtu:
CZK
Konstantní symbol: Variabilní symbol: Specifický symbol: Informace na této stránce se generují automaticky na základě informací uvedených v systému. V případě, že se některá informace nezobrazí nebo nezobrazí správně, tak zkuste žádost o platbu znovu vytisknout. V případě, že problém setrvává kontaktujte prosím svého projektového manažera. 22
3. Finanční údaje Údaje pro zálohové platby (klasifikace platby předfinancování) Požadovaná částka dotace celkem Požadovaná částka dotace investiční: Požadovaná částka dotace neinvestiční:
106 422,40 0,00 106 422,40
Požadovanou částku vyplňte dle výpočtu v pomocné tabulce žádost o platbu. Jedná se o částku ve sloupci Zažádáno na aktuální ŽoP a příslušném řádku MZ.
Údaje pro vyúčtování zálohových plateb (klasifikace platby refundace předfinancování) Vyberte dle skutečnosti. V případě, Vyúčtování vynaložených celkových způsobilých výdajů Výběr jiných pěněžních příjmů:
Projekt vytváří jiné peněžní příjmy
Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje snížené o jiné peněžní příjmy: Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje snížené o jiné peněžní příjmy- investiční: Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje snížené o jiné peněžní příjmy- neinvestiční:
Celkové způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování: Investiční způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového fin. Neinvestiční způsobilé výdaje vynaložené v rámci křížového financování:
Způsobilé výdaje z dotace - celkem: Způsobilé výdaje z dotace - investice: Způsobilé výdaje z dotace - neinvestice:
106 422,40 0,00 106 422,40
6 500,00 0,00 6 500,00
106 422,40 0,00 106 422,40
Způsobilé výdaje z dotace vynaložené v rámci křížového financování - celkem: Způsobilé výdaje z dotace vynaložené v rámci křížového financování - investice: Způsobilé výdaje z dotace vynaložené v rámci křížového financování - neinvestice:
Jiné peněžní příjmy platby připadající na způsobilé výdaje
6 500,00 0,00 6 500,00
1 500,00
že si na soupisce účetních dokladů nárokujete jiné peněžní příjmy. Jiné peněžní příjmy jsou příjmy, které nejsou uvedeny v Rozhodnutí o poskytnutí dotace.
Do těchto polí se vyplňuje částka ze Soupisky účetních dokladů z řádku „Požadováno celkem na přímé a nepřímé náklady“ ve sloupci „Částka připadající na způsobilé výdaje v Kč (veřejné+soukromé zdroje)“dle rozpadu na investice a neinvestice. Do těchto polí se vyplňuje částka ze Soupisky účetních dokladů z řádku l „Křížové financování celkem“ a sloupce „Částka připadající na způsobilé výdaje v Kč (veřejné+soukromé zdroje)“ dle rozpadu na investice a reinvestice.
Do těchto polí se vyplňuje částka ze Soupisky účetních dokladů z řádku „Požadováno celkem na přímé a nepřímé náklady“ ve sloupci „Částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ v Kč (veřejné zdroje)“dle rozpadu na investice a neinvestice.
Do těchto polí se vyplňuje částka ze Soupisky účetních dokladů z řádku „Křížové financování celkem“ a sloupce „Částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ v Kč (veřejné zdroje)“ dle rozpadu na investice a reinvestice. Uveďte sumu jiných příjmů ze soupisky účetních dokladů ze sloupce! Částka připadající na způsobilé výdaje v Kč (veřejné+soukromé zdroje)“
23
Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje:
107 922,40
Nepřímé náklady stanovené paušální sazbou:
15 242,40
Uveďte částku nepřímých nákladů ze Soupisky účetních dokladů ze sloupce „Částka zahrnutá k proplacení z OP LZZ v Kč (veřejné zdroje)“
Vzor textu v rozhodnutí o poskytnutí dotace, který obsahuje částky potřebné pro výpočet zálohových plateb u ex-ante financování. V případě ex-post financování se do požadované částky dotace uvádí celkové výdaje uvedené na soupisce účetních dokladů, ponížené o případné spolufinancování ze strany příjemce dotace.
Na co se poskytovatel při kontrole zaměřuje: 1) Na Zjednodušené žádosti o platbu jsou správně vyplněna veškerá pole. Co se kontroluje? Kontrola správnosti částek a porovnání s aktuálně platným právním aktem o poskytnutí podpory, se soupiskou účetních dokladů a přehledem čerpání způsobilých výdajů. Dále kontrola identifikačních údajů (název a číslo projektu, název příjemce, číslo smlouvy, číslo MZ a číslo žádosti o platbu, typ žádosti) a bankovního spojení, které musí být v souladu s platným právním aktem. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě žádosti o platbu (pokud příjemce žádá méně, než bude schváleno), popř. soupisky a přehledu čerpání způsobilých výdajů, oznámení platného bankovního spojení. Pokud příjemce žádá více, než na co má nárok, je možné Žop ponížit ze strany poskytovatelele dotace.
2) Částka vyúčtovaných způsobilých výdajů uvedená v ZjŽoP odpovídá součtu všech způsobilých výdajů uvedených v soupisce účetních dokladů a v přehledu čerpání způsobilých výdajů. Co se kontroluje? Zda souhlasí suma způsobilých výdajů uvedená ve zjednodušené žádosti o platbu a součet všech způsobilých výdajů uvedených na soupisce účetních dokladů a přehledu čerpání způsobilých výdajů. Co dělat, pokud není splněno? Příjemce je vyzván k opravě.
24
Nejčastější chyby • • • • •
Částky uváděné na žádosti o platbu nesouhlasí s částkami na soupisce účetních dokladů – nepřímé náklady, příjmy, celková částka vyúčtovaných výdajů Není uvedená částka připadající na příjmy Je uvedená částka křížového financování/investic, ačkoliv pro daný projekt je nerelevantní Chybně požadovaná částka dotace Chybí datum podpisu a podpis – nyní již nebude problém.
25
10. Přílohy Příloha č. 1 Soupiska účetních dokladů
26
Příloha č. 2 Vzor účetního dokladu se všemi náležitostmi
27
Příloha č. 3 Pracovní výkaz
28
Příloha č. 4 Rozpis mzdových nákladů
29
Příloha č. 5 Přehled čerpání
30
Příloha č. 6 Definice pojmů používaných v oblasti způsobilých výdajů
Pojem
Vymezení
Čisté příjmy
Rozdíl mezi výnosy zvýšenými o případnou zůstatkovou hodnotu investice a provozními náklady projektu v rámci celého referenčního období.
Jednotkový náklad
Jednotkový náklad je dle odst. 1 písm. b) čl. 67 obecného nařízení jednou z 3 forem poskytnutí podpory mimo režim úhrady skutečně vzniklých výdajů. Tuto metodu lze využít v případech, kdy je možné předem stanovit jednotkové nebo průměrné náklady nezbytné pro zajištění určitého měřitelného výstupu (např. počet hodin školení), které budou představovat přiblížení se skutečným nákladům za provedení operace. Metodu lze také využít v rámci hodnocení projektů, zvláště jejich efektivnosti. Náklad V peněžních jednotkách vyjádřená spotřeba ekonomického zdroje, která je obvykle spojená se současným nebo budoucím výdajem peněz. Ve finanční terminologii jde o snížení hodnoty aktiv nebo zvýšení pasiv. Nepřímý NÁKLAD, který vznikl při realizaci projektu či v jeho důsledku, ale jeho výše je odvozená náklad nepřímo výpočtem. Vzhledem k obtížnosti přiřazení výdaje ke konkrétní aktivitě a složitosti dokladování těchto výdajů bývá v praxi upřednostňováno vykazování nepřímých nákladů paušální sazbou vztaženou k výši celkových přímých nákladů. Nezpůsobilé Jedná se o výdaje, které nemohou být spolufinancovány z ESI fondů, neboť nejsou v souladu s výdaje příslušnými předpisy EU, národními pravidly nebo dalšími pravidly stanovenými příslušným POSKYTOVATELEM PODPORY či podmínkami PRÁVNÍHO AKTU O POSKYTNUTÍ/PŘEVODU PODPORY. Operace Souhrnné označení pro projekt, smlouvu, opatření nebo skupinu projektů, které byly vybrány řídícím orgánem dotyčného operačního programu či Programu rozvoje venkova nebo z jeho pověření v souladu s kritérii pro dotyčný program a které přispívají k dosažení cílů priority nebo priorit, k nimž se vztahují. Poskytovatel Poskytovatelem podpory se rozumí ústřední orgán státní správy nebo jiný subjekt určený podpory zákonem, který může na základě zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, nebo podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, nebo podle zákona č. 256/2000 Sb., o Státním zemědělském intervenčním fondu a o změně některých dalších zákonů, poskytnout dotaci nebo návratnou finanční pomoc z veřejných zdrojů. Právní akt o Právní akt, ve kterém je stvrzeno poskytnutí/převod podpory subjektem poskytujícím podporu poskytnutí vůči příjemci. Blíže specifikuje podmínky poskytnutí/převodu podpory. Dle vztahu a charakteru podpory poskytovatele podpory a příjemce může mít různou formu – rozhodnutí o poskytnutí dotace, smlouva o poskytnutí dotace, smlouva o projektu, stanovení výdajů, právní akt vydaný dle vnitřních předpisů OSS, smlouva o financování, dohoda o financování atd. Projekt
Ucelený soubor aktivit financovaných z operačního programu či Programu rozvoje venkova, které směřují k dosažení předem stanovených a jasně definovaných měřitelných cílů. Projekt je realizován v určeném časovém horizontu podle zvolené strategie a s daným rozpočtem.
Příjem
Přírůstek peněžních prostředků nebo peněžních ekvivalentů bez ohledu na účel jejich použití.
31
Pojem Přímý náklad
Výdaj Výnos
Způsobilý výdaj
Vymezení Subjekt, který je založen nebo zřízen za zvláštním účelem uspokojování potřeb obecného zájmu, který nemá průmyslovou nebo obchodní povahu, má právní subjektivitu, a zároveň je financován převážně (tj. z více než 50 %) státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty, nebo je těmito orgány řízen, nebo je v jeho správním, řídicím nebo dozorčím orgánu více než polovina členů jmenovaná státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty. Jde zejm. o Českou republiku, státní příspěvkovou organizaci, územní samosprávný celek nebo příspěvková organizace, u níž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek, nebo jiná právnická osoba, pokud byla založena či zřízena za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu, které nemají průmyslovou nebo obchodní povahu, a je financována převážně některým z výše uvedených subjektů nebo těmito subjekty ovládána nebo tento subjekt jmenuje či volí více než polovinu členů v jejím statutárním, správním, dozorčím či kontrolním orgánu. Úbytek peněžních prostředků nebo peněžních ekvivalentů bez ohledu na účel jejich použití. V peněžních jednotkách vyjádřený přírůstek ekonomického zdroje způsobený realizací výkonů subjektu, který je obvykle spojen se současným nebo budoucím příjmem peněz. Pro účely tohoto metodického pokynu je pojem výnos ztotožněn s pojmem příjem a naopak. Opakem výnosu je náklad. Výdaj vynaložený na stanovený účel a v rámci období stanoveného v právním aktu o poskytnutí/převodu podpory, které jsou v souladu s příslušnými předpisy EU a ČR, příslušným metodickým pokynem MMR-NOK a dalšími pravidly stanovenými řídicím orgánem pro daný operační program.
32
