EXAMEN OMBUDSDIENST 2014-2015 Academische opleidingen KULeuven, campus Brussel De examens komen eraan. Voor de meeste studenten is dit een zware periode. In deze periode kan je beroep doen op de examen-ombudsdienst indien je nood hebt aan een gesprek, even stoom wil aflaten na een examen, in een moeilijke situatie verzeild bent geraakt, twijfelt of je nog alle examens zou meedoen, gegronde klachten hebt over een examen, ... . De Ombudsdienst luistert naar je vragen , geeft je de nodige informatie en bemiddelt zo nodig bij problemen die zich voordoen in de interactie tussen jou en de docent. De ombudsdienst waakt daarbij over je rechten en plichten zoals die beschreven staan in het Onderwijs- en examenreglement . (zie ook op www.stuvoplus.be onder ombuds. ) Wat te doen als je (omwille van overmacht) niet kan deelnemen aan een examen ? Je verwittigt altijd de ombudsdienst vóór de aanvang van het examen. Dit kan enkel door de student zelf telefonisch of in persoon (niet via sms , e-mail of ingesproken bericht). Je stuurt bij overmacht de nodige attestering dezelfde dag nog door. De ombuds beslist autonoom over de overmacht en het al dan niet verplaatsen van het examen. In ernstige gevallen zal de ombuds zich binnen de mate van het mogelijke altijd flexibel opstellen. Voor de academische opleidingen kan je hiervoor alle weekdagen van 8u00 tot 18u30 terecht in lokaal A O1, ‘TSerclaes of op tel.nr. 02/210 13 19. Tijdens het weekend kan je bij ziekte of dringende zaken terecht op 0496 99 83 91 (zaterdag ts. 8 en 9u en ts. 12 en 13u ingeval dan nog examen, zondag ts. 20 – 21u). Wat wordt niet als overmacht gezien ? Klachten als gevolg van (over)vermoeidheid en stress – ook wanneer gestaafd door medisch attest, tenzij in het kader van chronische aandoeningen - , ziekte buiten de examenperiode, overslapen, binnen de examenperiode geplande en geboekte reis, buitenlandse woon- of verblijfplaats, sollicitatiegesprek, starten van een andere opleiding,(vakantie) job, (familie-, huwelijks-, …)feesten, persoonlijk aangegane engagementen, vergissing examenmoment, verkeerd examenlokaal, slecht examenrooster, geen internettoegang, trein- of bus-vertragingen van minder dan drie kwartier, een minstens 1 dag voor het examen aangekondigde staking van het openbaar vervoer … Wat is het statuut van ziektebriefjes ? Een ziektebriefje geeft niet automatisch recht op een inhaalexamen. Het is niet omdat je fysiek of mentaal niet in staat bent om examen af te leggen (wat een ziektebriefje voor 1 of 2 dagen attesteert) dat dit voldoende reden is om recht te hebben op een inhaalexamen. Vaak heeft dit immers ook te maken met een mix van slechte eet- en slaapgewoonten en stress als gevolg van het onvoldoende voorbereid beginnen aan de examens en het ervaren van tijdsnood, soms ook als gevolg van een hoge faalangst. In deze gevallen is het niet de bedoeling om via een doktersattest toch een inhaalexamen te verkrijgen. Een geattesteerde ziektemelding van een of twee dagen waarbinnen een examendag valt wordt daarom op zich niet als voldoende reden gezien om een examen te verplaatsen. Bij herhaald indienen (binnen één academiejaar) van een ziekteattest voor één of twee dagen – zonder dat een chronische aandoening vooraf gemeld werd – zal de ombuds in de regel beslissen om geen inhaalexamens meer te organiseren. Als je toch voor korte periode ziek bent is het enkel zinvol om een inhaalexamen te vragen wanneer je zeer goed voorbereid was voor het betreffende examen zodat je met een minimum aan “herhalingstijd” klaar kan zijn om het examen af te leggen. Er wordt van studenten verwacht dat ze hier zorgvuldig mee omspringen. Het inhaalexamen kan in dit geval plaatsvinden vanaf de dag na het verstrijken van het ziekteattest en kan op de dag van een ander examen geplaatst worden. In de regel zal het altijd plaatsvinden vóór het verstrijken van je laatste examendag. In functie van andere bijzondere situaties (ernstiger overmacht, …) kan het inhaalexamen echter ook later of zelfs buiten de betreffende examenperiode vallen. Dit kan je uiteraard niet zelf bepalen.
Wat als je niet deelneemt aan een voor jou speciaal ingericht extra examen ? Kom je niet opdagen of zeg je af – zonder ernstige, aanvaardbare en opnieuw geattesteerde overmacht - of geef je slechts pro forma af voor een speciaal voor jou ingericht inhaalexamen dan zal in de zittijden nadien slechts in geval van een bijzonder ernstige overmacht nog een inhaalexamen overwogen worden. Wat als je gegronde klachten over een examen of examenverloop hebt ? Dan wend je je zo snel mogelijk tot de examenombuds. De ombuds zal je klacht grondig beluisteren, onderzoeken en zo nodig contact opnemen en eventueel bemiddelen met de docent. De ombudsdienst garandeert je een discrete behandeling van je probleem. Waar mogelijk worden klachten anoniem gemeld aan de docent. Wanneer anonieme melding niet mogelijk is wordt er enkel contact opgenomen met de docent wanneer jij daar expliciet je toestemming voor geeft. Ernstige klachten worden in de regel ook met de voorzitter van de examencommissie besproken. Wat als je bezwaar hebt tegen een examenbeslissing ? Je gaat in elk geval naar de nabespreking van het examen en als je dan nog steeds meent gegronde redenen te hebben dat je punt niet redelijk tot stand kwam, neem je zo snel mogelijk contact met de ombudsdienst die zo nodig nog kan bemiddelen of meer klaarheid brengen. Kan je je nog steeds niet vinden in het resultaat van deze bemiddeling dan kan je (binnen de 5 kalenderdagen na bekendmaking van de resultaten) intern beroep aantekenen op de manier die op je resultatenblad aangegeven staat. Bij de interne beroepscommissie is altijd ook een ombuds als adviserende instantie aanwezig. Mag je naar het toilet gaan tijdens een examen ? Er wordt van uitgegaan dat je tijdens het examen niet naar het toilet gaat. Beperk dus je vochtinname vóór en tijdens het examen zodat je niet naar het toilet moet. Hoogst uitzonderlijk kan een toiletbezoek toegestaan worden. Mag je te laat komen voor een examen ? Je moet voor het examen op tijd komen. Kom je uitzonderlijk te laat dan moet je altijd langs de ombuds passeren. De ombuds bepaalt of je nog kan deelnemen. In dat geval geeft hij je een toestemming mee. De verloren tijd krijg je niet bij, behoudens ernstige overmachtssituaties.
GOEDE RAAD Zorg dat je tijdig ingeschreven bent voor de examens van Examenperiode 3 (aug-sept. ) vóór de uiterste inschrijvingsdatum anders kan je niet deelnemen aan de tweede zittijd. Zorg dat je voldoende op de hoogte bent van de examenvereisten (zie bv. ECTS-fiches/ Toledo), -benodigdheden en het juiste examenmoment. Raadpleeg dagelijks de digitale valven en je mails. Een examen kan uitzonderlijk ook verplaatst worden (tot de dag vóór de examencommissies) omwille van overmacht van een docent. Vergeet je examenkaart niet naar het examen mee te nemen. Lees altijd aandachtig alle exameninstructies en zorg absoluut dat je GSM afstaat en aan de kant ligt en dat je op geen enkele manier niet toegelaten informatie tot je beschikking hebt of verkrijgt op het examen (Fraude). De beste start voor een sterke examenreeks neem je uiteraard als je goed voorbereid bent. Maak een realistische planning die rekening houdt met het aantal beschikbare dagen. Zorg voor gezonde voeding, voldoende nachtrust en ontspanningsmomenten. Hou daarbij zoveel mogelijk regelmaat en durf vertrouwen op jezelf. Eventueel kan je nog één van de collectieve sessies “leren relaxeren”, “je faalangst te lijf” of “voorbereiding op examens” op je campus volgen. Ga ervoor en veel geluk !
Marc Ophalvens en het ombudsteam,
EXAMEN OMBUDSDIENST 2014-2015 Professionele opleidingen ODISEE, campus Brussel (uitgez.HIG) De examens komen eraan. Voor de meeste studenten is dit een zware periode. In deze periode kan je beroep doen op de examen-ombudsdienst indien je nood hebt aan een gesprek, even stoom wil aflaten na een examen, in een moeilijke situatie verzeild bent geraakt, twijfelt of je nog alle examens zou meedoen, gegronde klachten hebt over een examen, ... . De Ombudsdienst luistert naar je vragen , geeft je de nodige informatie en bemiddelt zo nodig bij problemen die zich voordoen in de interactie tussen jou en de docent. De ombudsdienst waakt daarbij over je rechten en plichten zoals die beschreven staan in het Onderwijs- en examenreglement . (Zie ook www.stuvoplus.be) Wat te doen als je (omwille van overmacht) niet kan deelnemen aan een examen ? Je verwittigt altijd de ombudsdienst vóór de aanvang van het examen. Dit kan enkel door de student zelf telefonisch of in persoon (niet via sms , e-mail of ingesproken bericht). Je stuurt bij overmacht de nodige attestering dezelfde dag nog door. De ombuds beslist autonoom over de overmacht en het al dan niet verplaatsen van het examen. In ernstige gevallen zal de ombuds zich binnen de mate van het mogelijke altijd flexibel opstellen. Voor de Professionele opleidingen kan je hiervoor alle weekdagen van 8u00 tot 15u terecht in lokaal A O1, ‘T Serclaes of op tel.nr. 02/609 88 20. Tijdens het weekend kan je bij ziekte of dringende zaken terecht op 0496 74 40 48 (zaterdag ts. 8 en 9u en ts. 12u en 13u ingeval dan nog examen, zondag ts. 20 – 21u). Wat wordt niet als overmacht gezien ? Klachten als gevolg van (over)vermoeidheid en stress – ook wanneer gestaafd door medisch attest, tenzij in het kader van chronische aandoeningen - , ziekte buiten de examenperiode, overslapen, binnen de examenperiode geplande en geboekte reis, buitenlandse woon- of verblijfplaats, sollicitatiegesprek, starten van een andere opleiding,(vakantie) job, (familie-, huwelijks-, …)feesten, persoonlijk aangegane engagementen, vergissing examenmoment, verkeerd examenlokaal, slecht examenrooster, geen internettoegang, trein- of bus-vertragingen van minder dan drie kwartier, een minstens 1 dag voor het examen aangekondigde staking van het openbaar vervoer … Wat is het statuut van ziektebriefjes ? Een ziektebriefje geeft niet automatisch recht op een inhaalexamen. Het is niet omdat je je niet in staat voelt of effectief fysiek of mentaal niet in staat bent om examen af te leggen (wat een ziektebriefje voor 1 of 2 dagen attesteert) dat dit voldoende reden is om recht te hebben op een inhaalexamen. Vaak heeft dit immers ook te maken met een mix van slechte eet- en slaapgewoonten en stress als gevolg van het onvoldoende voorbereid beginnen aan de examens en het ervaren van tijdsnood, soms ook als gevolg van een hoge faalangst. In deze gevallen is het evenwel niet de bedoeling om via een doktersattest toch een inhaalexamen te verkrijgen. Een geattesteerde ziektemelding van een of twee dagen waarbinnen een examendag valt wordt daarom op zich niet als voldoende reden gezien om een examen te verplaatsen. Bij herhaald indienen van een ziekteattest (binnen één academiejaar) voor één of twee dagen – zonder dat een chronische aandoening vooraf gemeld werd – zal de ombuds in de regel beslissen om geen inhaalexamens meer te organiseren. Als je toch voor korte periode ziek bent is het enkel zinvol om een inhaalexamen te vragen wanneer je zeer goed voorbereid was voor het betreffende examen zodat je met een minimum aan “herhalingstijd” klaar kan zijn om het examen af te leggen. Er wordt van studenten verwacht dat ze hier zorgvuldig mee omspringen. Het inhaalexamen kan in dit geval plaatsvinden vanaf de dag na het verstrijken van het ziekteattest en kan op de dag van een ander examen geplaatst worden. In de regel zal het altijd plaatsvinden vóór het verstrijken van je laatste examendag. In functie van andere bijzondere situaties (ernstiger overmacht, …) kan het inhaalexamen echter ook later of zelfs buiten de betreffende examenperiode vallen. Dit kan je uiteraard niet zelf bepalen.
Wat als je niet deelneemt aan een voor jou speciaal ingericht extra examen ? Kom je niet opdagen of zeg je af – zonder ernstige, aanvaardbare en opnieuw geattesteerde overmacht - of geef je slechts pro forma af voor een speciaal voor jou ingericht inhaalexamen dan zal in de zittijden nadien slechts in geval van een bijzonder ernstige overmacht nog een inhaalexamen overwogen worden. Wat als je gegronde klachten over een examen of examenverloop hebt ? Dan wend je je zo snel mogelijk tot de examenombuds. De ombuds zal je klacht grondig beluisteren, onderzoeken en zo nodig contact opnemen en eventueel bemiddelen met de docent. De ombudsdienst garandeert je een discrete behandeling van je probleem. Waar mogelijk worden klachten anoniem gemeld aan de docent. Wanneer anonieme melding niet mogelijk is wordt er enkel contact opgenomen met de docent wanneer jij daar expliciet je toestemming voor geeft. Ernstige klachten worden in de regel ook met de voorzitter van de examencommissie besproken. Wat als je bezwaar hebt tegen een examenbeslissing ? je gaat in elk geval naar de nabespreking van het examen en als je dan nog steeds meent gegronde redenen te hebben dat je punt niet redelijk tot stand kwam neem je zo snel mogelijk contact met de ombudsdienst die zo nodig nog kan bemiddelen of meer klaarheid brengen. Kan je je nog steeds niet vinden in het resultaat van deze bemiddeling dan kan je (binnen de 5 kalenderdagen na bekendmaking van de resultaten) intern beroep aantekenen op de manier die op je resultatenblad aangegeven staat. Bij de interne beroepscommissie is altijd ook een ombuds als adviserende instantie aanwezig. Mag je naar het toilet gaan tijdens een examen ? Er wordt van uitgegaan dat je tijdens het examen niet naar het toilet gaat. Beperk dus zeker je vochtinname vóór en tijdens het examen zodat je niet naar het toilet moet. Hoogst uitzonderlijk kan een toiletbezoek toegestaan worden. Mag je te laat komen voor een examen ? Je moet voor het examen op tijd komen. Kom je uitzonderlijk te laat dan moet je altijd langs de ombuds passeren. De ombuds bepaalt of je nog kan deelnemen. In dat geval geeft hij je een toestemming mee. De verloren tijd krijg je niet bij, behoudens ernstige overmachtssituaties.
GOEDE RAAD Zorg dat je tijdig ingeschreven bent voor de examens van Examenperiode 3 (aug-sept. ) vóór de uiterste inschrijvingsdatum anders kan je niet deelnemen aan de tweede zittijd. Zorg dat je voldoende op de hoogte bent van de examenvereisten (zie bv. ECTS-fiches/ Toledo), -benodigdheden en het juiste examenmoment. Raadpleeg dagelijks de digitale valven en je mails. Een examen kan uitzonderlijk ook verplaatst worden (tot de dag vóór de examencommissies) omwille van overmacht van een docent. Vergeet je examenkaart niet naar het examen mee te nemen. Lees altijd aandachtig alle exameninstructies en zorg absoluut dat je GSM afstaat en aan de kant ligt en dat je op geen enkele manier niet toegelaten informatie tot je beschikking hebt of verkrijgt op het examen (fraude). De beste start voor een sterke examenreeks neem je uiteraard als je goed voorbereid bent. Maak een realistische planning die rekening houdt met het aantal beschikbare dagen. Zorg zeker ook voor gezonde voeding, voldoende nachtrust en ontspanningsmomenten. Hou daarbij zoveel mogelijk regelmaat en durf vertrouwen op jezelf. Eventueel kan je nog één van de collectieve sessies “leren relaxeren”, “je faalangst te lijf” of “voorbereiding op examens” op je campus volgen. Ga ervoor en veel geluk !
Marc Ophalvens en het ombudsteam,
Mailing naar alle studenten academische opleidingen Brussel
EXAMEN OMBUDSDIENST 2014-2015 - regeling bij overmachtssituaties Beste studenten, Graag willen we jullie hierbij extra aandacht vestigen op onze handelwijze bij overmacht tijdens de examens. Wat te doen als je (omwille van overmacht) niet kan deelnemen aan een examen ? Je verwittigt altijd de ombudsdienst vóór de aanvang van het examen. Dit kan enkel telefonisch door de student zelf (niet via sms of e-mail). De ombuds beslist autonoom over de overmacht en het al dan niet verplaatsen van het examen. Wat wordt niet als overmacht gezien ? Klachten als gevolg van (over)vermoeidheid – ook wanneer gestaafd door medisch attest, tenzij in het kader van chronische aandoeningen -, ziekte buiten de examenperiode, overslapen, reis, buitenlandse woon- of verblijfplaats, sollicitatiegesprek, starten van een andere opleiding, job, feesten, persoonlijke engagementen, vergissing examenmoment, slecht examenrooster, trein- of bus-vertragingen van minder dan drie kwartier, … Wat is het statuut van ziektebriefjes ? Een ziektebriefje geeft niet automatisch recht op een inhaalexamen. Het is niet omdat je je niet in staat voelt of effectief fysiek of mentaal niet in staat bent om examen af te leggen (wat een ziektebriefje voor 1 of 2 dagen attesteert) dat dit voldoende reden is om recht te hebben op een inhaalexamen. Vaak heeft dit immers ook te maken met een mix van slechte eet- en slaapgewoonten en stress als gevolg van het onvoldoende voorbereid beginnen aan de examens en het ervaren van tijdsnood, soms ook als gevolg van een faalangst. In deze gevallen is het niet de bedoeling om via een doktersattest toch een inhaalexamen te verkrijgen. Een geattesteerde ziektemelding van één of twee dagen waarbinnen een examendag valt wordt daarom op zich niet als voldoende reden gezien om een examen te verplaatsen. Bij herhaald indienen binnen één academiejaar van een ziekteattest voor één of twee dagen – zonder dat een chronische aandoening vooraf gemeld werd – zal de ombuds in de regel beslissen om geen inhaalexamens meer te organiseren. Als je toch voor korte periode ziek bent is het enkel zinvol om een inhaalexamen te vragen wanneer je zeer goed voorbereid was voor het betreffende examen zodat je met een minimum aan “herhalingstijd” klaar kan zijn om het examen af te leggen. Er wordt van studenten verwacht dat ze hier zorgvuldig mee omspringen. Het inhaalexamen kan in dit geval plaatsvinden vanaf de dag na het verstrijken van het ziekteattest en kan op de dag van een ander examen geplaatst worden. In de regel zal het altijd plaatsvinden vóór het verstrijken van je laatste examendag. In functie van andere bijzondere situaties (ernstiger overmacht, …) kan het inhaalexamen echter ook later of zelfs buiten de betreffende examenperiode vallen. Dit kan je uiteraard niet zelf bepalen. Mag je te laat komen voor een examen ? Je moet voor het examen op tijd komen. Kom je uitzonderlijk te laat dan moet je altijd langs de ombuds passeren. De ombuds bepaalt of je nog kan deelnemen. In dat geval geeft hij je een toestemming mee. De verloren tijd krijg je niet bij, behoudens ernstige overmachtssituaties. Voor de academische opleidingen : lokaal A O1, ‘TSerclaes of op tel.nr. 02/210 13 19. Tijdens het weekend kan je bij ziekte of dringende zaken terecht op 0496 99 83 91 (zaterdag ts. 8 en 9u , zondag ts. 20 – 21u). Uiteraard kan je bij ons ook langskomen op elk moment indien je in een moeilijke situatie bent terechtgekomen, twijfelt of je wel aan alle examens zou deelnemen, gegronde klachten hebt over een examen… . Meer informatie kan je ook nog vinden op www.stuvoplus.be . We wensen je in elk geval veel succes. Marc Ophalvens en het Ombudsteam
Mailing naar alle studenten professionele opleidingen Brussel
EXAMEN OMBUDSDIENST 2014-2015 - regeling bij overmachtssituaties Beste studenten, Graag willen we jullie hierbij extra aandacht vestigen op onze handelwijze bij overmacht tijdens de examens. Wat te doen als je (omwille van overmacht) niet kan deelnemen aan een examen ? Je verwittigt altijd de ombudsdienst vóór de aanvang van het examen. Dit kan enkel telefonisch door de student zelf (niet via sms of e-mail). De ombuds beslist autonoom over de overmacht en het al dan niet verplaatsen van het examen. Wat wordt niet als overmacht gezien ? Klachten als gevolg van (over)vermoeidheid – ook wanneer gestaafd door medisch attest, tenzij in het kader van chronische aandoeningen -, ziekte buiten de examenperiode, overslapen, reis, buitenlandse woon- of verblijfplaats, sollicitatiegesprek, starten van een andere opleiding, job, feesten, persoonlijke engagementen, vergissing examenmoment, slecht examenrooster, trein- of bus-vertragingen van minder dan drie kwartier, … Wat is het statuut van ziektebriefjes ? Een ziektebriefje geeft niet automatisch recht op een inhaalexamen. Het is niet omdat je je niet in staat voelt of effectief fysiek of mentaal niet in staat bent om examen af te leggen (wat een ziektebriefje voor 1 of 2 dagen attesteert) dat dit voldoende reden is om recht te hebben op een inhaalexamen. Vaak heeft dit immers ook te maken met een mix van slechte eet- en slaapgewoonten en stress als gevolg van het onvoldoende voorbereid beginnen aan de examens en het ervaren van tijdsnood, soms ook als gevolg van een faalangst. In deze gevallen is het niet de bedoeling om via een doktersattest toch een inhaalexamen te verkrijgen. Een geattesteerde ziektemelding van één of twee dagen waarbinnen een examendag valt wordt daarom op zich niet als voldoende reden gezien om een examen te verplaatsen. Bij herhaald indienen binnen één academiejaar van een ziekteattest voor één of twee dagen – zonder dat een chronische aandoening vooraf gemeld werd – zal de ombuds in de regel beslissen om geen inhaalexamens meer te organiseren. Als je toch voor korte periode ziek bent is het enkel zinvol om een inhaalexamen te vragen wanneer je zeer goed voorbereid was voor het betreffende examen zodat je met een minimum aan “herhalingstijd” klaar kan zijn om het examen af te leggen. Er wordt van studenten verwacht dat ze hier zorgvuldig mee omspringen. Het inhaalexamen kan in dit geval plaatsvinden vanaf de dag na het verstrijken van het ziekteattest en kan op de dag van een ander examen geplaatst worden. In de regel zal het altijd plaatsvinden vóór het verstrijken van je laatste examendag. In functie van andere bijzondere situaties (ernstiger overmacht, …) kan het inhaalexamen echter ook later of zelfs buiten de betreffende examenperiode vallen. Dit kan je uiteraard niet zelf bepalen. Mag je te laat komen voor een examen ? Je moet voor het examen op tijd komen. Kom je uitzonderlijk te laat dan moet je altijd langs de ombuds passeren. De ombuds bepaalt of je nog kan deelnemen. In dat geval geeft hij je een toestemming mee. De verloren tijd krijg je niet bij, behoudens ernstige overmachtssituaties. Voor de Professionele opleidingen :lokaal A O1, ‘T Serclaes of op tel.nr. 02/609 88 20. Tijdens het weekend kan je bij ziekte of dringende zaken terecht op 0496 74 40 48 (zaterdag ts. 8 en 9u , zondag ts. 20 – 21u). Uiteraard kan je bij ons ook langskomen op elk moment indien je in een moeilijke situatie bent terechtgekomen, twijfelt of je wel aan alle examens zou deelnemen, gegronde klachten hebt over een examen… . Meer informatie kan je ook nog vinden op www.stuvoplus.be . We wensen je in elk geval veel succes. Marc Ophalvens en het Ombudsteam
