GPS Werken met de Glimlach Een tool voor motivatie & werknemerstevredenheid
Handleiding voor de trainer
Inhoudstafel 1
Inleiding................................................................................................................................................2
2
Bereid de sessie voor..........................................................................................................................2
2.1
Benodigdheden......................................................................................................................................2
2.2
Deelnemers............................................................................................................................................3
3
Doe de sessie.......................................................................................................................................3
3.1
GPS-bord...............................................................................................................................................3
3.2
Opwarming.............................................................................................................................................5
3.2.1
Oefening 1: Genieën...............................................................................................................................5
3.2.2
Oefening 2: BBB-momenten...................................................................................................................6
3.2.3
Taakblindheid en taakfocus-oefeningen...................................................................................................7
3.3
Ronde 1: Ideeën generen......................................................................................................................10
3.3.4
Inleiding................................................................................................................................................10
3.3.5
Ideeën genereren..................................................................................................................................12
3.4
Ronde 2: Ideeën selecteren..................................................................................................................13
3.4.6
Fantastische en zeker te realiseren ideeën............................................................................................13
3.4.7
De populairste ideeën...........................................................................................................................14
3.4.8
Clusteren van de populairste ideeën.....................................................................................................15
3.4.9
De persoonlijke top 3............................................................................................................................15
3.5
Ronde 3: Ideeën uitwerken...................................................................................................................16
3.6
Ronde 4: Feedback..............................................................................................................................18
3.7
Belangrijk..............................................................................................................................................18
ESF: Bijdragen tot de ontwikkeling van de werkgelegenheid door het bevorderen van inzetbaarheid, ondernemerschap, aanpasbaarheid en gelijke kansen, en door het investeren in menselijke hulpbronnen (www.esf-agentschap.be) 1
1
Inleiding
De “Handleiding voor de Trainer” werd ontwikkeld voor wie de workshop “Werken met de Glimlach” leidt. Deze handleiding voert de trainer doorheen de verschillende onderdelen van de workshop. De workshop wordt ingeleid met drie opwarmingsoefeningen, namelijk “genieën”, “BBB-momenten” en enkele oefeningen rond taakblindheid en taakfocus. De workshop zelf wordt opgesplitst in vier rondes. In ronde één geeft de trainer uitleg over de regels van het spel en over de thema’s. In diezelfde ronde verzinnen de deelnemers ook ideeën. In ronde twee selecteren de deelnemers ideeën aan de hand van stickers en op basis van hun persoonlijke top 3. In de derde ronde werken de deelnemers in groepjes de topideeën uit in projectvoorstellen. Die presenteren ze vervolgens aan de andere deelnemers. De laatste ronde, ronde vier, is een feedbackmoment: de trainer vraagt de deelnemers naar de voordelen, beperkingen en unieke aspecten van de workshop. Deze ronde is een belangrijk afsluitmoment. Op de cd-rom ( zie toolkit) vindt u een powerpointpresentatie. Die is ontwikkeld om de trainer te ondersteunen gedurende de workshop.
2
Bereid de sessie voor
2.1 Benodigdheden Het bedrijf voorziet in de volgende benodigdheden: •
Een aangename ruimte (indien mogelijk met ramen) die voldoende groot is, zodat de deelnemers rond de tafel kunnen wandelen.
•
Een grote tafel waar al de deelnemers omheen kunnen zitten en waarop het GPS-bord kan liggen
•
Flip-over
•
Alcoholstiften voor alle deelnemers
•
Minimum 200 post-its
•
Beamer en PC
•
Plakband
•
Rode en groene stickers
•
Timer
•
Naamkaartjes 2
•
Toolkit “Werken met de Glimlach”
•
6 themakaartjes om op het GPS-bord te kleven*
•
GPS-hulpje*
•
5 templates van de “Projectvoorstellen” *
* Deze documenten staan op de cd-rom. Het GPS ñ hulpje vindt u terug in de toolkit.
2.2 Deelnemers Per GPS-bord zijn er minimum 8 en maximum 18 deelnemers aanwezig. Het bedrijf duidt de medewerkers aan. Vraag zeker na of de deelnemers vrijwillig of verplicht deelnemen. Chinese vrijwilligers kunnen immers een slechte invloed hebben op de workshop. Ga ook na of er leidinggevenden deelnemen. Hun aanwezigheid kan eveneens een grote invloed hebben op de workshop. Wanneer er Chinese vrijwilligers of leidinggevenden deelnemen, is het mogelijk dat er een gespannen sfeer heerst. U leidt dan de workshop zonder hier veel acht op te slaan. Wanneer deelnemers echt negatief gestemd zijn, raadt u hen aan tijdens de workshop positief te denken en schenkt u hen verder geen extra aandacht.
3
Doe de sessie
3.1 GPS-bord Er zijn twee mogelijkheden: u laat het GPS-bord in zijn oorspronkelijke staat of u knipt het bord in 6 gelijke stukken. Wanneer u het GPS-bord in zijn oorspronkelijke staat laat, legt u dit centraal op de tafel. In het midden van het GPS-bord - in de grijze cirkel - legt u de 6 thema’s (zie figuur 2.1). Nummer deze thema’s van één tot zes. Die nummering is belangrijk in ronde 2 van de workshop. Zorg ervoor dat alle deelnemers het bord duidelijk kunnen zien. Voordelen: •
De deelnemers zitten samen rond de tafel, wat de groepssfeer bevordert.
•
U heeft een goed overzicht over de groep.
•
Doordat iedereen aan één tafel zit, kan u het brainstormen beter onder controle houden en leiden. 3
collega”s Nadelen: •
De deelnemers praten onderling tijdens het brainstormen. Daardoor worden ze gemakkelijker door elkaar beïnvloed en geven ze meer kritiek op elkaar ideeën. Dat kan ertoe leiden dat bepaalde ideeën uit schrik niet worden geuit.
•
De deelnemers kunnen zich minder ontspannen voelen. Rond één tafel samenzitten heeft immers veel weg van een vergadering.
U kunt het GPS-bord ook in 6 gelijke stukken knippen. Die stukken hangt u op in de ruimte waar de workshop gegeven wordt. Bovenaan elk stuk kleeft u een themakaartje. Zorg ervoor dat de verschillende stukken ver genoeg uit elkaar hangen. Nummer deze thema’s van één tot zes. Die nummering is belangrijk in ronde 2 van de workshop. Voordelen: •
De deelnemers lopen rond en zijn dus actief bezig.
•
Elk duo kan individueel geconcentreerd brainstormen over het thema.
•
Er is geen overleg mogelijk met andere duo’s.
•
De ideeën worden niet luidop bekritiseerd.
•
De deelnemers voelen zich veiliger om hun mening te uiten, omdat enkel hun partner weet wat er opge-
schreven wordt. Nadelen: •
U heeft minder overzicht over de groep.
•
Doordat iedereen verspreid is over de kamer kan het voor u moeilijker zijn om het brainstormen onder controle te houden en te leiden.
De centrale vraag: “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u met de terug naar huis gaat?”, schrijft u neer op de flip-over.
4
komt werken en met de
Figuur 2.1: GPS-bord
3.2 Opwarming Duur: 30 minuten Zorg ervoor dat u tijdens de opwarming het onderdeel “Warming-up” van het GPS-hulpje bij de hand hebt. Zet ook de powerpointpresentatie aan. Die ondersteunt u vanaf dit moment gedurende de gehele workshop. Geef de deelnemers een naamkaartje en laat hen hun naam, afdeling en functie op dit kaartje noteren. Laat de deelnemers zichzelf ook kort voorstellen voor u aan de opwarming begint.
3.2.1 Oefening 1: Genieën Doelstelling: De deelnemers overtuigen van hun creativiteit. De volgende vragen kunnen u daarbij helpen: • Som een aantal genieën op. • Wie is volgens u een creatief genie? (Stel deze vraag in het enkelvoud anders antwoorden de deelnemers met soorten mensen i.p.v. met specifieke personen) • Wie is volgens u écht creatief? • Wie heeft volgens u al schitterende dingen gecreëerd (uitgevonden, gemaakt...)?
5
De namen die de deelnemers opnoemen, schrijft u neer op een flip-over. Zorg ervoor dat alle deelnemers aan het woord komen tijdens deze oefening. Vooral de introverte deelnemers moet u aanporren. Het is noodzakelijk dat ook zij zich op hun gemak voelen tijdens de workshop en hun ideeën/gedachten durven uiten. Stel dat er veel mannen op de lijst staan (en meer bepaald overleden mannen zoals Einstein, Edison, Michelangelo, Da Vinci...), dan geeft u de volgende uitleg: “Er bestaan veel mythen en stereotiepen rond (creatieve) genieën. Maar u hoeft noch een man, noch overleden te zijn, om creatief te zijn. Deze personen (en u verwijst daarbij naar namen op de flip-over) hebben inderdaad geniale zaken gecreëerd, maar iedereen is creatief, dus jullie (de deelnemers) ook.” Indien de deelnemers ook personen uit hun omgeving als een creatief genie zien, legt u uit dat niet enkel die personen creatief zijn, maar dat iedereen op zijn eigen manier iets creatiefs in zich heeft. U kan daarbij verwijzen naar hun dagdagelijks leven: de kinderen, hobbies, ...
3.2.2 Oefening 2: BBB-momenten Doelstelling: Het overtuigen van de deelnemers dat het belangrijk is dat ze zich ze tijdens de workshop ontspannen voelen. Stel hen de volgende vraag: “Op welke momenten krijgt u plots geweldige ideeën?”. Vervolgens probeert u uit de gegeven antwoorden de 3 B’s af te leiden, namelijk: Bed, Bad en Beweging. Voorbeelden van Bed-momenten zijn: -
tijdens het slapen
-
tijdens het opstaan
-
rusten op bed
-
...
Voorbeelden van Bad-momenten zijn: -
sauna
-
douche
-
bad
-
toilet
-
...
6
Voorbeelden van Beweging-momenten zijn: -
vissen
-
sporten
-
surfen
-
praten
-
lezen
-
...
De deelnemers krijgen hun meest creatieve ideeën dus steeds op een ontspannen moment. Leg hen ook dat het belangrijk is dat ze tijdens de workshop dus ook best ontspannen zijn.
3.2.3 Taakblindheid en taakfocus-oefeningen
3.2.3.1 Oefening 3: “Hoe beïnvloeden wij?” Doelstelling: De deelnemers leren dat taakfocus aanleiding geeft tot creatief en probleemoplossend denken. De centrale vraag « Hoe kunnen we ervoor zorgen dat u met de glimlach komt werken en met de glimlach terug naar huis gaat ? » is zeer ruim. Om gericht op die vraag te antwoorden, maken we tijdens de workshop een onderverdeling in zes thema’s. Om te illustreren dat deze onderverdeling de deelnemers helpt om de focus te behouden, doet u de volgende oefening. •
Op de flip-over schrijft u de vraag: “Hoe beïnvloeden wij?” . U legt de deelnemers uit dat zij deze algemene vraag in drie stappen gaan beantwoorden.
•
Als eerste stap noteert u de eerste subvraag op de flip-over: “Hoe beïnvloeden wij onze kinderen?”. De deelnemers krijgen één minuut de tijd om zoveel mogelijk antwoorden te genereren. U vraagt aan één deelnemer om de antwoorden op te schrijven.
•
Daarna gaat u tijdens één minuut in op de subvraag “Hoe beïnvloeden wij onze baas?”. U schrijft deze vraag ook op het bord en u geeft de deelnemers één minuut de tijd om ideeën te spuien. 7
•
Vervolgens stapt u over naar de derde en laatste subvraag, namelijk “Hoe beïnvloeden wij onze klanten?”. U schrijft de vraag op de flip-over en de deelnemers krijgen opnieuw een minuut de tijd om te antwoorden.
•
Na deze oefening van drie minuten gaat u na hoeveel antwoorden ieder onderdeel heeft gescoord.
•
Achteraf vraagt u de deelnemers of ze aan de kinderen gedacht hebben toen u het over de baas had. Ze zullen u ongetwijfeld antwoorden dat ze alleen aan het beïnvloeden van de baas hebben gedacht.
Daarop legt u hen uit dat ze op die manier van werken hun aandacht enkel op één aspect hebben gericht en niet zijn afgeleid door andere aspecten. In dit specifieke geval draagt deze werkwijze bij tot creatief denken. In andere gevallen kan een te sterke focus uitgroeien tot taakblindheid en de creativiteit afremmen.
3.2.3.2 Oefening 4: Kortsluiting? Doelstelling: De deelnemers leren dat taakblindheid de creativiteit en het vinden van oplossingen remt. GEEL
BLAUW
ORANJE
PAARS
ROOD
GROEN
ZWART
GEEL
ROOD
BRUIN
GEEL
BLAUW
ROOD
ZWART
PAARS
ORANJE
GEEL
GROEN
Kortsluiting? Zeg de kleur, niet het woord Bron: Meer inspiratie vindt u in Creativiteit Hoe? Zo! van Igot Byttebier
8
Vraag de deelnemers om de kleuren één voor één te lezen en niet de woorden. U zult merken dat hen dat moeilijk valt. Dit komt doordat de rechterhersenhelft de kleur probeert te zeggen terwijl de linkerhersenhelft het woord wil lezen. Lezen is immers geautomatiseerd en dat automatisme kan je niet vermijden als je naar een woord kijkt. Je gaat vanzelf een betekenis toekennen aan het gelezen woord. Daarom is er meer tijd nodig om geen fouten te maken. Dit mechanisme wordt interferentie genoemd. Het lezen van het kleur-woord interfereert met het benoemen van de kleur. Tijdens de brainstorming met de GPS-tool komt het erop aan om niet te veel in automatismen en klassieke denkpatronen te vervallen. Je mag zelfs ideeën spuien die op het eerste gezicht niet te realiseren zijn. Het ene idee brengt het andere met zich mee. Hoe meer je de automatismen loslaat, hoe gemakkelijker het wordt om met nieuwe ideeën op de proppen te komen.
9
3.3 Ronde 1: Ideeën generen Duur: 60 minuten Tijdens de eerste ronde van het spel legt u de regels en de thema’s uit aan de deelnemers en genereren de deelnemers ideeën. Inleiding Duur: 10 minuten
3.3.3.3 De spelregels •
Stel zelf de duo’s samen die aan de workshop deelnemen. Vorm duo’s met deelnemers van verschillende afdelingen, geslachten en leeftijdsgroepen en met verschillende functies. U heeft de deelnemers reeds beter leren kennen tijdens de opwarming en u weet dus wie veeleer introvert en eerder extravert is. Opgelet! Zorg ervoor dat u extraverte personen niet bij introverte personen plaatst. Die laatsten krijgen dan immers niet de kans om zelf ook ideeën te formuleren.
•
Toon hen vervolgens de centrale vraag en leg uit dat tijdens de workshop alles rond werknemerstevredenheid draait.
•
Vertel de deelnemers dat ze hun ideeën op post-its neerschrijven (één idee per post-it) en die bij hun thema kleven. (zie 3.3.3 Ideeën genereren)
•
De deelnemers moeten in HOOFDLETTERS schrijven en de ideeën zo CONCREET mogelijk formuleren. Zo is “sport” een te ruim begrip. De deelnemers dienen aan te geven om welke sport het gaat: tennis, voetbal, fitness...
•
Leg er de nadruk op dat ze NIET mogen OORDELEN en GEEN KRITIEK mogen geven op ideeën van anderen.
•
Zeg hen dat ze ideeën van de andere deelnemers mogen COMBINEREN en CONCRETISEREN.
•
En maak duidelijk dat alle ideeën welkom zijn!
Tip: laat de ideeën met viltstift opschrijven. Dat leest makkelijker.
10
De thema’s De thema’s zijn voor elke deelnemer éénduidig. U kunt ze formuleren aan de hand van “hoe-vragen”. Voorbeeld: THEMA: Waardering en beloning •
Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jullie je gewaardeerd voelen voor jullie werk?
•
Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat jullie de gepaste beloning krijgen voor jullie werk?
Wanneer het niet lukt met “hoe-vragen”, probeer dan de vragen duidelijk en eenvoudig te formuleren. Dat doet u bij elk thema. Het droomthema “zou het niet fijn zijn als...”, legt u op volgende manier uit: “Dit is een vrij thema waar jullie ideeën kunnen bij formuleren die volgens jullie niet onmiddellijk thuis horen bij de andere 5 thema’s van de workshop”. Hierbij hebt u een overzicht van al de thema’s en de vragen die u kan stellen bij deze thema’s: •
Jobinhoud Hoe zie jij je droomjob? Hoe kan je je job nog gekker/leuker maken?
•
Waardering en beloning Hoe wil je beloond worden? Hoe wil je gewaardeerd worden?
•
Interne communicatie Wat wil je weten over de leiding en het bedrijfsbeleid? Hoe kunnen we elkaar beter leren kennen? Hoe kunnen we de communicatie in het bedrijf verbeteren?
•
Zelfontplooiing Hoe kan jij jezelf ontwikkelen binnen het bedrijf? Op welke manier wil je bijleren? Wat wil je bijleren? Hoe kan het bedrijf je helpen met het ontwikkelen van talenten en vaardigheden?
11
•
Veiligheid Wat kan er verbeterd, vergemakkelijkt of verduidelijkt worden in jouw afdeling, ten dienste van de veiligheid?
•
Werkdruk en stress Hoe kunnen we de druk van lange afwezigheden wegnemen in jouw afdeling?
•
Balans werk/privé Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jij je werk en gezin beter kan combineren? Welke comfortdiensten zouden jouw leven vereenvoudigen?
•
Recrutering Hoe kunnen we meer mannen aanwerven? Hoe kunnen we meer vakbekwame mensen aanwerven? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het bedrijf een goed imago heeft?
•
Samenwerken en leidinggeven Hoe kunnen we de groepsgeest verbeteren?
•
Veiligheid en gezondheid Wat kan er verbeterd, vergemakkelijkt of verduidelijkt worden in jouw afdeling, met het oog op jouw veiligheid en jouw gezondheid? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat jouw gezondheid meer aandacht krijgt?
•
Kwaliteit Wat kan er verbeterd worden aan de kwaliteit van de producten?
3.3.4 Ideeën genereren Duur: max 50 minuten Tijdens ronde één brainstormen de duo’s bij elk thema. Elk duo gaat bij een thema staan of zitten. Het tijdsschema dat hier weergegeven wordt, is enkel een leidraad. Wanneer u ziet dat de duo’s nog volop nieuwe ideeën genereren, kan u hen extra tijd geven. Let wel op dat u nog genoeg tijd over heeft voor de volgende rondes. Wanneer u merkt dat de duo’s geen inspiratie meer hebben, kan u hen sneller later doorschuiven naar het volgdende thema. •
De eerste keer krijgen de teams 6 minuten de tijd om over het thema te brainstormen, daarna gaan ze
door naar het volgende thema.
12
Wanneer u het GPS-bord in zijn geheel gebruikt, draait u het door, zodat de duo’s aan een ander thema zitten. •
Bij het tweede thema krijgen ze 7 minuten de tijd.
•
Bij het derde thema krijgen ze 7 minuten.
•
Bij het vierde thema krijgen ze 6 minuten.
•
Bij het vijfde thema krijgen ze 5 minuten.
•
Bij het zesde thema krijgen ze 4 minuten.
Daarna staan de duo’s opnieuw bij hun eerste thema. Ze krijgen dan nog 3 minuten om nieuwe ideeën te bedenken bij dit thema of om voort te bouwen op reeds bestaande ideeën. Hierna geeft u hen de opdracht om ideeën (van het thema waar ze bij staan/zitten) te clusteren die exact hetzelfde betekenen. Leg er de nadruk op dat de ideeën echt wel exact dezelfde betekenis moeten hebben. De clusters mogen immers niet te ruim zijn en mogen slechts één idee inhouden. Na ronde één krijgen de deelnemers enkele minuten pauze. Wanneer u de stukken heeft opgehangen, heeft u nu de tijd deze op de tafel samen te brengen. Na de korte pauze krijgen de deelnemers ook even de tijd om alle ideeën te lezen die op tafel liggen.
3.4 Ronde 2: Ideeën selecteren Duur: 30 minuten
3.4.5 Fantastische en zeker te realiseren ideeën Duur: 10 minuten Tijdens de tweede ronde krijgen de duo’s 8 oranje en 8 gele stickers. De oranje stickers dienen voor creatieve ideeën die realiseerbaar zijn op lange termijn (> 6 maanden). De gele stickers zijn bestemd voor creatieve ideeën die realiseerbaar zijn op korte termijn (≤ 6 maanden). Opgelet: De realisatietermijn van de ideeën bepaalt iedereen voor zichzelf. Oranje en gele stickers kunnen dus op 1 post-it gekleefd worden.
13
•
Leg uit dat de stickers dienen voor de ideeën die de deelnemers echt fantastisch vinden en die ze echt gerealiseerd willen zien.
•
De duo’s mogen de stickers over alle ideeën op het bord verdelen. Ze mogen dus bij alle thema’s en ideeën stickers kleven.
•
Zorg er wel voor dat elk duo maximum twee stickers in totaal op één idee kleeft. Ze mogen dus niet al hun stickers op dezelfde post-it kleven. Wel moeten alle stickers worden gebruikt!
Tijdens deze ronde kunnen de teams rond de tafel lopen om een goed zicht te hebben op het hele bord.
3.4.6 De populairste ideeën Duur: 10 minuten Na het kleven van de stickers verdeelt u een vel van de flip-over in zes kolommen. Elk stuk stelt een thema voor. •
Begin met thema 1 (de nummering die u de thema’s hebt toegekend, zie 3.1 GPS-bord). Begin met te vragen naar de ideeën waar 3 of meer malen op gestemd is. Kleef deze post-its in de kolom van thema 1. Datzelfde doet u ook met de overige thema’s.
•
De joker: Het is mogelijk dat er in één kolom geen post-its kleven. Laat de deelnemers één idee kiezen van dat thema dat zeker gekozen moet worden.
•
Zorg dat er minimum 12 ideeën en maximum 20 ideeën op de flipover kleven. Op de post-its schrijft u steeds het nummer van het thema waarvan de ideeën afkomstig zijn.
14
3.4.7 Clusteren van de populairste ideeën Duur: 5 minuten Wanneer bepaalde ideeën op de flip-over bij elkaar horen, maar bij verschillende thema’s thuishoren, mag u die clusteren. Doe dat in overleg met de deelnemers. Het clusteren mag tussen alle ideeën: ideeën met gele stickers mogen dus worden geclusterd met ideeën met oranje stickers.
3.4.8 De persoonlijke top 3 Duur: 5 minuten •
Nummer nu alle ideeën (een geclusterd idee is 1 nummer). Vraag aan de deelnemers om hun persoonlijke top 3 ideeën te noteren aan de hand van de nummers die u aan de ideeën hebt toegekend. Voorbeeld: idee 1, 9 en 12. Geef hen hiervoor 1 minuut de tijd.
•
Ze mogen nog niet oordelen of de ideeën wel realiseerbaar zijn, ze stemmen vanuit hun buikgevoel.
•
Hierna vraagt u aan iedere deelnemer zijn top 3 luidop te zeggen. U zet telkens een streepje bij de ideeën waarop de deelnemers stemmen om de score bij te houden.
•
De top 3, 4 of 5-ideeën worden zo, zonder discussie, vanzelf duidelijk.
Deze topideeën schrijft u nog eens duidelijk neer op een flip-over.
15
3.5 Ronde 3: Ideeën uitwerken Duur: 45 minuten In ronde drie legt u uit dat de deelnemers de topideeën verder gaan uitwerken in projectvoorstellen. U vraagt welke deelnemers het idee met de meeste stemmen willen uitwerken. Daarna vraagt u welke deelnemers het tweede idee willen uitwerken en zo gaat u verder. U stelt de groepjes dus niet zelf samen. Er werken 2 of 3 deelnemers aan één projectvoorstel. Alvorens u de templates van de projectvoorstellen uitdeelt, legt u deze kort en bondig uit (zie voorbeeld 2.1.). •
Eerst en vooral schrijven de deelnemers de titel van het idee op, zodat u nadien nog weet over welk idee het projectvoorstel gaat (1).
•
Vervolgens omschrijven ze de knelpunten. Ze geven aan wat er verbeterd of opgelost moet worden (2).
•
Ze geven een korte omschrijving van de oplossing(en) voor de knelpunten en wat deze precies inhoudt(inhouden) (3).
•
Ze sommen de voordelen voor de werknemers (4) en voor de werkgever op (5). Het is namelijk niet onbelangrijk dat de werkgever weet dat er ook voordelen voor hem/haar zijn. Hij/zij zal uiteindelijk ook de beslissing nemen of het idee al dan niet uitgewerkt zal worden.
•
De deelnemers sommen de nadelen, valkuilen en belemmeringen op (6). Het gaat daarbij om oorzaken die de realisatie van het idee in de weg zouden kunnen staan (voorbeeld: te duur).
•
Naast elk nadeel, elke valkuil of belemmering kunnen de deelnemers een oplossing voorstellen (7).
•
Hierna krijgen ze de kans om de impact te omschrijven (8). Welke impact zou het idee hebben op de sfeer, de collega’s, het bedrijf, de processen..., indien het gerealiseerd zou worden?
•
Ten slotte vullen de deelnemers het actieplan in. Hier noteren ze welke acties volgens hen moeten worden ondernomen om het idee te realiseren (9). Ook belangrijk is dat ze zeggen wie die acties moet ondernemen, waarom juist die perso(o)n(en) (10) en wanneer ze moeten worden ondernomen (11).
16
Voorbeeld 2.1:
Projectvoorstel (te gebruiken in ronde 3) Titel idee: (1)
Omschrijving knelpunt: (beschrijf hier wat opgelost of verbeterd moet worden) (2)
Omschrijving oplossing: (beschrijf hier wat de oplossing/verbetering precies inhoudt) (3)
Voordelen Wat zijn de voordelen voor de werknemer? (4) Wat zijn de voordelen voor de werkgever? (5)
Nadelen, valkuilen, belemmeringen
Oplossingen
(6)
(7)
Impact: (beschrijf wat er op het eerste zicht zou veranderen voor u, uw collega’s en het bedrijf) (8)
Actieplan Welke acties moeten ondernomen worden? (9)
Door wie moeten deze acties ondernomen worden? En waarom door deze personen? (10)
Wanneer moeten deze acties ondernomen worden? (11)
17
De deelnemers krijgen nu 30 minuten om het projectvoorstel uit te werken. Hierna moet elk groepje zijn projectfiche voorstellen, hiervoor krijgen ze 3 minuten. Na deze 3 minuten kunnen de andere deelnemers hun reacties geven. Dit mag onder geen beding gebeuren tijdens de presentatie. U legt deelnemers die dit toch doen, het zwijgen op.
3.6 Ronde 4: Feedback Duur: 10 minuten. Na de workshop volgt er nog een kort feedbackmoment, de zogenaamde VBU (Voordelen, Beperkingen en Unieke aspecten). Deze ronde is een belangrijk afsluitmoment. •
U verdeelt de flip-over in 3 rijen en boven elke rij noteert u de V, de B of de U.
•
U vraagt eerst naar de voordelen van de workshop en noteert deze op de flip-over. Nadien vraagt u naar de beperkingen en uiteindelijk vraagt u naar de unieke aspecten, welke u ook noteert of de flip-over.
3.7 Belangrijk •
Verzamel na de workshop alle ideeën die op het GPS-bord kleven per thema. Dit is immers heel belangrijk voor de verwerking nadien.
•
Zorg er ook voor dat u de topideeën op de flip-over laat hangen. Neem ook alle vellen van de flip-over mee. Deze komen immers van pas tijdens de verwerking van de ideeën.
•
Wanneer de verwerking van de workshop niet tot uw taak behoort, bezorgt u het GPS-bord met ALLE ideeën en de flip-overs aan het management van het bedrijf.
VEEL SUCCES! 18
