De locatiemanager zorgt dat het werkt

De locatiemanager zorgt dat het werkt Henk Rietveld en Leon-Paul de Rouw 30 januari 2009 Versie 1.0

De locatiemanager zorgt dat het werkt, 30 januari 2009, Het Rieten Dak

2

Deze syllabus Deze syllabus is speciaal geschreven voor het ROC-Eindhoven. De praktische uitwerking van de werkzaamheden van een facilitair leidinggevende op het niveau van middelbaar beroepsonderwijs aan de hand van de functie van locatiemanager op speelse wijze zichtbaar gemaakt. Dit voorbeeld laat de uitwerking van de theorie in de praktijk zien. Met de syllabus wordt de verbinding gemaakt tussen ‘Het Rieten Dak, de vorming van een facilitair bedrijf’ en de kwalificatie-eisen van de middelbare beroepsopleiding voor facilitair leidinggevende. De hoofdpersoon, Marco, krijgt de opdracht om voor het bedrijf Infokan uit ‘Het Rieten Dak’, een nieuwe locatie in te richten en te beheren. Daartoe moet hij een facilitair plan schrijven. In de afzonderlijke hoofdstukken worden de verschillende aspecten beschreven die horen bij het inrichten en beheren van een nieuwe locatie. De hoofdstukken samen vormen de integrale benadering van facilitair management op het competentieniveau van de locatiemanager, niveau 4. Achter elk hoofdstuk staan drie soorten vragen: -

Kennisvragen: vragen die gaan over de onderwerpen die zijn beschreven in het voorliggende hoofdstuk.

-

Discussievragen: Antwoorden op vragen die plenair, onder leiding van de docent, besproken worden.

-

Vaardigheidsvragen: Vragen die de leerlingen individueel of in groepjes moeten beantwoorden en een beroep doen op het leren van praktische vaardigheden.

In de vragen wordt ook regelmatig verwezen naar het tweede deel van Het Rieten Dak. We wensen je veel leesplezier. Henk Rietveld en Leon-Paul de Rouw


3

Overzicht van personages André Berger, hoofd technische zaken en plv. manager F&I, lid managementteam van F&I Anthonie de Kraa, directeur bedrijfsvoering, lid raad van bestuur Infokan Boudewijn Rőmer, Controller van F&I, lid managementteam van F&I Bjorn Maathuis, de makelaar van vastgoedbeheer De Compagnie Ilse de Ruiter, vriendin van Marco Jaap Baaij, facility manager Kantorencomplex De Compagnie Joke, secretaresse van Karin Bouwer Karin Bouwer, manager Facilitair en Inkoop (F&I) Marco van Lit, medewerker F&I, hoofdpersoon Marjolein de Groot, hoofd facilities van F&I , lid managementteam van F&I Maurice de Kok, Voorzitter van de raad van bestuur van Infokan Özdam Karamanij, plaatsvervangend hoofd ict-projecten Prem Ambisingh, hoofd inkoop, lid managementteam van F&I Sandra, medewerker F&I techniek Stefan Schilperoort, contactpersoon huisvesting en ict afdeling Projecten en Innovatie Younes, plaatsvervanger van Marjolein de Groot, afdeling facilities


4

Inhoud 1. Een feestje bij Infokan 2. Marco gaat van start 3. Het facilitair plan 4. Niet alles doen we zelf 5. Beheer 6. Wat staat de locatiemanager te wachten? 7. De verhuizing 8. De Oude Gracht


5


6

1. Een feestje bij Infokan De mooiste dingen komen onverwacht Marco opende, gewekt door het muziekje op zijn mobiele telefoon, zijn ogen. Het licht van de winterzon scheen door de ijsbloemen op de ramen. Hij rekte zich nog eens lekker uit en keek naar zijn vriendin Ilse die nog in diepe slaap was. Het was laat geworden gisteravond op het personeelsfeestje van Infokan. Normaal gesproken sliep Marco ook uit op zaterdag maar vandaag stond er een voetbalwedstrijd op het programma. Hij bleef nog even liggen en dacht terug aan gisteravond. Infokan had echt moeite gedaan voor het jaarfeest. Na de openingsspeech van Maurice de Kok, de nieuwe voorzitter van de raad van bestuur, was de stemming direct opperbest. “Het gaat goed met Infokan”, vertelde de Kok, “onze orderportefeuille zit vol. We hebben zoveel werk, dat we het niet alleen aankunnen met onze huidige organisatie. Dus we gaan uitbreiden. ” Na nog wat cijfers en terugblikken kreeg Anthonie de Kraa, directeur bedrijfsvoering en lid van de raad van bestuur, het woord. Op zijn onnavolgbare wijze vertelde hij over de nieuwe ontwikkelingen binnen Infokan. De Kraa had de gave van het woord en kreeg ook deze keer de zaal met meer dan 1000 mensen muisstil. “Het is niet zó maar een uitbreiding”, vertelde hij, “we gaan in de komende maanden 250 mensen aannemen." Dat zal van iedereen de nodige inspanningen vragen. Ik vraag daarom nu alvast, van alle ‘infokanners’, volledige medewerking. “Kan ik daar, zoals altijd, weer op rekenen?”, vroeg de Kraa heel slim. Een daverend applaus was zijn deel. “Maar we gaan nu een avondje genieten dat hebben jullie wel verdiend,” besloot hij zijn speech. Daarna was er warm en koud buffet en in drie verschillende zalen muziek. Marco en Ilse waren uiteindelijk blijven hangen bij de Poppelzaal. De sfeer was ontspannen. Er werd zowel gedanst als gepraat. Een professionele liveband speelde nieuwe en klassieke rocknummers. Hard genoeg om goed te kunnen dansen maar niet te hard om met elkaar te praten. Om een uur of tien hoorde Marco dat André Berger hem aan het zoeken was. André was hoofd technische zaken en waarnemend hoofd van de afdeling F&I waar Marco werkte. Marco zwaaide naar André en liep naar hem toe. “Wil je meelopen naar de wijnbar? Karin wil je wat vragen”, vroeg hij vriendelijk.”


7

Wat zou er aan de hand zijn als, op een feestavond, de hoogste manager van F&I je onverwacht wil spreken? Marco liep samen met André naar het zaaltje waar een wijnproeverij aan de gang was. “Mag ik mijn biertje hier wel meenemen?“, vroeg hij lachend. Karin kwam al hun richting op en vroeg aan Marco of hij het naar zijn zin had. “Ja, antwoordde hij,” toch wat onzeker. “Ik wil je graag aanstaande maandag op kantoor even spreken over de ontwikkelingen die voor F&I de komende tijd gaan spelen. Na de speech van Anthonie de Kraa zag ik de bui voor F&I al hangen. Zoals je weet doe je aan de bar vaak de beste ideeën op en al pratend met André werd ook jouw naam genoemd. Ik hoop niet dat je het erg vindt, maar ik wil dit nu ook direct aan jou vertellen.” Dat was Karin zoals Marco haar al enige tijd kende ze laat nergens gras over groeien zelfs na werktijd niet. “We hebben de laatste tijd regelmatig goede berichten en zien een belangrijke rol voor jou in de dingen die gaan spelen”, vervolgde Karin. “Kan ik er op rekenen dat je maandagochtend vroeg even langs komt?” Marco wist niet goed wat hij hier nu van moest denken maar hij probeerde opgewekt te klinken en zei, “ja natuurlijk, ik zal er zijn”. xxxxx Op maandagochtend zaten Karin en André samen aan de vergadertafel. “Hoe vond je de feestavond,” vroeg André haar. “Ja, het was geslaagd en achteraf toch een prima idee om alle mensen van Infokan uit te nodigen. Het was een paar jaar geleden nog ondenkbaar dat de bedrijfsvoering en de overige organisatieonderdelen samen feest vierden. We hadden nu geluk dat er veel positief nieuws was dat gaf de avond een extra vrolijk tintje.” Joke kwam de kamer binnen en zei,” zo jullie zijn er vroeg bij. Zeker direct doorgegaan na het feest?” “Nee, zo erg is het niet,” lachte Karin, “maar we hebben er wel een paar klussen bij gekregen.” “Dat voelde ik al aan mijn water direct nadat de Kraa zijn verhaal vertelde,” antwoordde Joke. “De avond was trouwens wel heel erg goed geslaagd,” vond ze. “Maar naar aanleiding daarvan moet de agenda van vandaag wel worden aangepast. Straks komt Marco van Lit langs en ik moet daarna door naar Anthonie.” “Ja, ja, gooi de hele agenda maar weer op zijn kop,” plaagde Joke. “We zijn toch zo flexibel dus dat regel jij wel even,” gaf Karin terug. “En heb jij nog de aanbieding van makelaar Maathuis voor me? Het is een stuk van twee maanden geleden.” “Ja, natuurlijk,” Joke gaf haar een map die ze onder de arm had. ”Die heb ik in het dossier huur gebouwen gedaan en daar zitten ook nog twee andere stukken bij.”


8

”een secretaresse uit duizenden”, knipoogde André. Joke deed net of ze hem niet hoorde en liep terug naar haar kamer. Terwijl André en Karin de stukken doornamen over de huurmogelijkheden van de kantoorruimten meldde Marco zich bij Joke. “Je wordt verwacht en kan gelijk naar binnen”, kreeg hij te horen. Hij voelde zich toch nog ongemakkelijk ondanks de positieve toon van de afgelopen vrijdagavond. Hij liep de kamer van Karin op. André gebaarde hem te gaan zitten. “Iedereen koffie,” vroeg André er werd instemmend geknikt en Karin stak van wal. “We zijn bezig om een pand in optie te nemen voor de uitbreiding van ons huisvestingsbestand. Zeer waarschijnlijk wordt het een gebouw op het terrein van de Compagnie. We hebben nog een aantal andere mogelijkheden maar met de nu bekende informatie komt dit pand in aanmerking.” “De Compagnie?”, Marco keek vragend. Ja, De Compagnie is een kantoorpand waarin meerdere bedrijven zijn gehuisvest. Ze hebben echter nog een deel van het pand vrij. Zo op het eerste gezicht zou het goed passen bij de behoefte die wij hebben.” Marco schoof een beetje heen en weer op zijn stoel. - waar gaat dit heen?- , dacht hij. “Zoals je weet is Infokan nog druk aan het zoeken naar de opvolging van Maurice de Kok nu hij voorzitter is geworden van de raad van bestuur. Er komt een nieuwe afdeling naast Vastgoed en Techniek. Dit wordt de afdeling Projecten en Innovatie. Deze afdeling gaat de komende acht maanden stevig uitbreiden. Misschien wordt het later nog wel een aparte business unit. Voorlopig blijft de afdeling echter onder de verantwoordelijkheid van de directeur Techniek. Zoals je wellicht hebt gehoord hebben we de aanbesteding voor de provincie Zuid Holland gewonnen. Dit project gaat zeker vier jaar duren. Maurice wil de afdeling onderbrengen op een nieuwe locatie zodat iedereen bij elkaar zit. We willen dat jij daar eens gaat kijken of dit pand gebruiksklaar te maken is voor Infokan, in het bijzonder voor deze nieuwe afdeling. Je kent onze interne klant goed en je kent de voorwaarden voor de huisstijl die de raad van bestuur heeft vastgesteld. Als het pand geschikt is moet er gekeken worden wat er allemaal nodig is om het in gebruik te nemen en te beheren. Jouw opdracht is daarom tweeledig. In de eerste plaats willen we echt weten of de Compagnie voor ons geschikt is. Als dat inderdaad zo blijkt te zijn dan willen we je vragen om een facilitair plan te schrijven.” Karin pauzeerde even en keek naar André. “Zie het als een compliment dat je hiervoor wordt gevraagd. Na een wat vervelende start heb je de zaken goed opgepakt en in het laatste klanttevredenheidsonderzoek is je naam meerdere


9

malen positief genoemd” vulde André aan. “Weet ook dat je bij het opstellen van dit facilitair plan altijd bij mij kan aankloppen.” ”Goed", riep Karin resoluut, “dan verwacht ik volgende week een eerste stappenplan met daarin de volgorde van je aanpak.” André pakte een visitekaartje uit de map waarop een telefoonnummer en de adresgegevens stonden vermeld van het gebouw en gaf dit aan Marco. “Succes, en je weet het, met alle vragen kun je bij mij terecht!” Marco knikte en stond op. “Gaat het lukken?” Karin keek vragend naar André. “Is het niet al te moeilijk voor Marco?” “Nee, ik denk het niet. Het gaat wel lukken. Ik heb nu wel voldoende vertrouwen in Marco. Daarbij, ik houd het project goed in de gaten.“ “Waarom vielen we eigenlijk direct voor het gebouw De Compagnie?”, mijmerde Karin. “Van alle aanbiedingen sloot dit aanbod ook goed aan op onze werkwijze. Dat komt door de locatie en dat het pand direct beschikbaar is. In ons geval is dit nogal belangrijk. Het is lekker gemakkelijk gezegd regel binnen acht maanden 250 extra werkplekken maar daar komt wel meer bij kijken”, sprak André. Karin keek verwonderd naar deze reactie en zei, ”we hebben toch nog geen definitieve beslissing genomen over het pand?” “Dat niet maar als Marco er gaat kijken schep je toch verwachtingen,” vervolgde André. “Juist de huisvesting is het visitekaartje van je bedrijf. Kijk maar naar de uitgangspunten en randvoorwaarden. We hebben het verzoek om 250 medewerkers, die worden toegevoegd aan projecten, extra te huisvesten. Wat wil Infokan met deze huisvesting bereiken? Hoe stemmen we deze huisvesting optimaal af op de organisatiebehoefte? Welk budget is er beschikbaar? Dan bedoel ik in de eerste plaatst voor de investeringen dus eenmalig en daarna de exploitatiekosten. Dit moet permanent op onze begroting worden bijgeplust. Ik mag vurig hopen dat de raad van bestuur nu eens naar ons luistert en dat de ruimtetoewijzing gebeurt op basis van werkzaamheden en niet op basis van functie.” “Ik zal Marco vragen, om na ruggespraak met de toekomstige gebruikers, met een kantoorconcept te komen,” ging André verder. “Keuze genoeg. Je kunt huren maar ook leasen en ook zelf gaan bouwen. Wij vinden de locatie erg belangrijk en hier speelt vooral de bereikbaarheid voor de Infokan klanten en onze gebruikers en in wat mindere mate voor de leveranciers een rol. Gezien de korte doorlooptijd is zelf bouwen in ons geval geen optie.” André nam even een pauze in acht en rekt zich uit. Net op het moment dat Karin het woord wilde nemen ging André verder. “Laten we eerlijk zijn iedere organisatie streeft er naar om de


10

huisvesting beter te laten aansluiten op de werkwijze. Huisvesting kan en doet veel. Het kan de communicatie bevorderen. Het zorgt voor een bepaalde uitstraling en transparantie. Het kan bijdragen aan een innovatieverre manier van werken. Moet het zakelijk meer toegankelijk of en flexibeler? Huisvesting kan het regelen. Ook kostenreductie kan een belangrijk doel zijn voor een andere manier van huisvesting. Huisvesting heeft een harde kant (o.a. de werkplekken) en een zachte kant(o.a. het gevoel van de gebruikers). De technologie de demografische ontwikkeling maar ook de sociale verbanden en de veiligheid zijn van invloed. Huisvesting bepaalt mede het bedrijfsresultaat. Ik stel voor dat we deze aspecten nog een tegen het licht houden alvorens definitief besluiten te nemen.” André keek naar Karin en beiden schoten in de lach. “Wat heerlijk om je zo bezig te zien met die passie en dat enthousiasme,” lachte Karin. “Loop jij die punten nog maar eens door en kijk naar de mogelijkheden. We zullen moeten accepteren dat we in een tijdsklem zitten en ik zal Anthonie daarvan op de hoogte brengen.”


11

Vragen Kennisvragen - Karin en André spreken over interne klanten. Vaak wordt ook gesproken over gebruikers. Wat is het verschil tussen interne klanten en gebruikers? - Waarom zou je een klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren? - Infokan gaat uitbreiden. Wat betekent dit voor F&I, de facilitaire dienst? - Wat betekent het om een pand “in optie”, te nemen? - Wat zijn de voordelen als huisvesting goed aansluit bij de werkwijze van een organisatie? Discussievragen Lees pagina 203 van het Rieten Dak, schrift van verbazingen Karin gebruikt de eerste weken een schrift van verbazingen. Die gebruikt zij om goed zicht te krijgen op wat er aan de hand is. Marco moet ook goed onderzoeken wat er aan hem gevraagd wordt. Hoe krijgt Marco een beter begrip van de vraag die Karin en André hem stellen?

Vaardigheidsvragen Een goede manier om beter grip te krijgen op de vraag is om samen met iemand te ‘brainstormen’. Je praat dan met iemand die je kent over het probleem of vraagstuk en schrijft alles wat je bedenkt op. Je kunt het op een stuk papier schrijven maar je kunt ook een tekening maken. De tekening die Marco zou kunnen maken ziet er als volgt uit:

Is deze tekening volledig?


12

De locatiemanager zorgt dat het werkt

Recommend Documents