CP)

Gebruikershandleiding Documenten van binnenkomst Deel II Bestemd voor... Bevoegde autoriteiten (EU/EVA-GIP/APB/CP) Certificatie van... I. GVDB Gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst II. GDB Gemeenschappelijke documenten van binnenkomst III. VERKL Verklaring IV. GFDB-PP Gemeenschappelijke fytosanitaire documenten van binnenkomst voor planten en plantaardige producten

TRACES

TRAde Control and Expert System

Gezondheid en Consumenten

Inhoudsopgave I.

Inleiding..................................................................................................... 5

I.1. Toepassingsgebied van de handleiding voor “documenten van binnenkomst”— Deel II...... 5 I.2. Afkortingen en begrippen................................................................................................... 6 I.3. Werktalen.......................................................................................................................... 6 I.4. Versies van Traces............................................................................................................. 7 I.5. Toegankelijkheid................................................................................................................ 8 I.5.1. Gegevenstoegang en -bescherming. .................................................................... 8 I.5.2. Veiligheidswaarschuwing...................................................................................... 8 I.5.3. Omgevingen . ...................................................................................................... 9 I.5.4. Een account aanmaken........................................................................................ 9 I.5.5. In-en uitloggen.................................................................................................. 12 I.5.5.1. Inloggen...................................................................................................... 12 I.5.5.2. Uitloggen..................................................................................................... 12 I.5.5.3.

I.5.6. I.5.7.

Problemen met het inloggen............................................................................. 13

De Traces-menu’s aanpassen............................................................................. 13 Nieuwsupdates in Traces.................................................................................... 14

I.5.7.1. Hoofdpagina................................................................................................. 14 I.5.7.2. Nieuwsbrief.................................................................................................. 14

II.

Menu ”Veterinaire documenten”................................................................15

II.1. Inleiding.......................................................................................................................... 15 II.1.1. Certificeringsworkflow........................................................................................ 15 II.2. Naar een officieel document van binnenkomst zoeken..................................................... 17 II.2.1. GDB/GVDBD/GVDBP/GFDB-PP........................................................................... 18 II.2.2. VERKL ............................................................................................................... 21 II.2.3. Programmaomleidingen en beperkingen. ........................................................... 21 II.3. ”Hulp bij beslissing” (HBB) krijgen................................................................................... 23 II.3.1. Basiswetgeving ................................................................................................. 23 II.3.2. Opgelegde materiële tests. ................................................................................ 23 II.3.2.1.

Bovenste deelvak: Opgelegde materiële tests........................................................ 24

II.3.2.2.

Onderste deelvak: dataminingadvies (deskundigensysteem)...................................... 24

II.3.3. Zendingen gelijkaardig afgewezen. .................................................................... 25 II.3.4. verscherpte controle.......................................................................................... 25 II.3.4.1. Uitvoering.................................................................................................... 26 II.3.4.2.

Tellen van zendingen...................................................................................... 28

II.3.4.3.

Uitsluiting van specifieke gevallen...................................................................... 30

II.3.4.4.

Een programma voor verscherpte controles opheffen............................................... 31

II.3.5. Vrijwaringsmaatregelen .................................................................................... 32 TRAde Control and Expert System (TRACES) 2 / 99

II.4. Deel II (beslissing) certificeren........................................................................................ 33 II.4.1. VERKL................................................................................................................ 33 II.4.2. GDB/GVDBD/GVDBP/GSDB-PP........................................................................... 34 II.4.2.1.

Tab “Controle-instantie”................................................................................... 34

II.4.2.2.

Tab ”Controles”............................................................................................. 36

II.4.2.3.

Tab “Laboratoriumtests”.................................................................................. 40

II.4.2.4.

Tab “Goedkeuring”......................................................................................... 43

II.4.2.5.

Tab ”Weigering”............................................................................................ 50

II.4.3. Indieningsopties................................................................................................. 52 II.4.4. Handtekening..................................................................................................... 53 II.5. Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF – Rapid Alert System for Food and Feed).............................................................................................. 54 II.5.1. Een RASFF-kennisgeving invullen....................................................................... 54 II.5.1.1.

Tab “Huidige RASFF selecteren”......................................................................... 55

II.5.1.2.

Tab “Algemeen/Product”.................................................................................. 56

II.5.1.3.

Tab “Risico/Maatregel/Partij”............................................................................. 57

II.5.1.4.

Tab “Oorsprong/Distributie”.............................................................................. 57

II.5.1.5.

Tab “Afwijzing/Andere”.................................................................................... 58

II.5.1.6.

Tab ”Gevaar”................................................................................................ 59

II.5.2. Indieningsopties................................................................................................. 59 II.5.3. Een RASFF-kennisgeving printen........................................................................ 60 II.5.4. Vervolgactie RASFF............................................................................................ 60 II.6. Europhyt-KENNISGEVING (VERSCHIJNT BINNENKORT)................................................... 62 II.6.1. Een Europhyt-kennisgeving invullen................................................................... 62 II.6.1.1.

Tab “Huidige Europhyt selecteren”...................................................................... 62

II.6.1.2.

Tab “Onderscheppingsdossier”........................................................................... 63

II.6.1.3.

Tab “Risico/maatregel”.................................................................................... 63

II.6.1.4.

Tab “Oorsprong/Distributie”.............................................................................. 64

II.6.2. Indieningsopties................................................................................................. 64 II.6.3. Een Europhyt-kennisgeving printen.................................................................... 65 II.7. Deel III (Controle) indienen............................................................................................. 66

III.

Functionaliteiten Officiële documenten van binnenkomst..........................67

III.1. Een officieel document van binnenkomst wijzigen............................................................ 67 III.1.1. Ingediende officiële documenten van binnenkomst (deel I) wijzigen.................. 67 III.1.2. Gecertificeerde officiële documenten van binnenkomst wijzigen (deel II)........... 68 III.1.2.1. Invullen van de definitieve resultaten van laboratoriumtests met status “In afwachting van de resultaten” 68 III.1.2.2.

Gegevens in deel I (Zending) of deel II (Beslissing) corrigeren................................... 69

TRAde Control and Expert System (TRACES) 3 / 99

III.2. Een officieel document van binnenkomst wissen of annuleren.......................................... 72 III.2.1. Wissen............................................................................................................... 72 III.2.2. Annuleren.......................................................................................................... 73 III.3. Officiële documenten printen........................................................................................... 74 III.3.1. Ingediende officiële documenten........................................................................ 74 III.3.2. Blanco modellen van officiële documenten van binnenkomst ............................. 76 III.4. Automatische e-mailnotificaties in Traces......................................................................... 78 III.4.1. Controles van aantallen. .................................................................................... 80 III.4.2. Beveiligde toegang............................................................................................. 81

IV.

V.

VI.

Andere Traces-menu’s...............................................................................82

IV.1. “Traces-datawarehouse”.................................................................................................. 82 IV.2. ”Qlikview”........................................................................................................................ 83 IV.3. “Rapportage”................................................................................................................... 84 IV.4. ”Gebruikers-en organisatiebeheer”.................................................................................. 85 IV.4.1. Gebruikersbeheer. ............................................................................................. 85 IV.4.2. Organisaties....................................................................................................... 86 IV.4.3. Wachtwoord/geheime vraag en antwoord wijzigen............................................. 86 IV.4.4. Gebruikersprofiel wijzigen ................................................................................. 87 IV.4.5. Zakenpartners. .................................................................................................. 89 IV.5. “Publicatie van lijsten van inrichtingen”. .......................................................................... 90 IV.6. Hulp bij beslissing............................................................................................................ 91 IV.6.1. Programma voor “verscherpte controles”........................................................... 91 IV.7. “Wetgeving”..................................................................................................................... 93 IV.8. “Informatie”..................................................................................................................... 94

Vaak gestelde vragen.................................................................................95

V.1. Waarschuwingsbericht: “meervoudige indiening niet toegestaan”.................................... 95 V.2. Waarschuwingsbericht: ”Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren”..................................................................................... 95 V.3. Waarschuwingsbericht: “Het certificaat werd niet gevonden”........................................... 96 V.4. Waarschuwingsbericht: “GEN 002…” (onverwachte fout).................................................. 96

Nadere informatie en contactgegevens......................................................97


I.

Inleiding

I.1. Toepassingsgebied van de handleiding voor “documenten van binnenkomst”— Deel II In deze handleiding worden de belangrijkste beginselen en functies van Traces beschreven voor de certificering (Deel II) van de volgende officiële documenten van binnenkomst bij de bevoegde autoriteiten op EU GIP/APB/API-niveau: • GDB:1 2 gemeenschappelijke documenten van binnenkomst voor diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong; • GVDBD:3 gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst voor dieren; • GVDBP:4 gemeenschappelijke veterinaire documenten van binnenkomst voor dierlijke producten; • VERKL:5 verklaringen (6) 7 • GFDB-PP: gemeenschappelijke fytosanitaire documenten van binnenkomst voor planten en plantaardige producten. De beschrijvingen gaan, waar nodig, vergezeld van screenshots van de Traces-gebruikersinterface zodat u het systeem gemakkelijker in de vingers krijgt. Deze gebruikershandleiding moet u helpen om sneller te werken en onnauwkeurigheden en tikfouten te vermijden. We bevelen u aan om de Traces-toolkit8 bij de hand te houden wanneer u deze gebruikershandleiding leest. Deze toolkit biedt u toegang tot meer gebruikershandleidingen, filmpjes en sjablonen van het Traces-systeem. De Traces-toolkit bundelt alle informatie die u nodig hebt in een ”platformdocument”. Traces fungeert als ”enkel loket” voor de Europese wetgeving op het gebied van veterinaire gezondheid — met betrekking tot producten van dierlijke oorsprong, levende dieren en dierlijke bijproducten — en de fytosanitaire sector. Voor de tenuitvoerlegging van de algemene EU-wetgeving kunt u evenwel contact opnemen met uw nationale bevoegde autoriteiten of officiële diensten van de EU voor informatie over vervoersvoorschriften en andere gegevens. U kunt meer te weten komen over Traces via de officiële webpagina voor 1

Verordening (EG) nr. 669/2009 van de Commissie:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32009R0669:NL:NOT 2 Verordening (EG) nr. 1152/2009 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32009R1152:NL:NOT 3 Verordening (EG) nr. 282/2004 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004R0282:NL:NOT 4 Verordening (EG) nr. 136/2004 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004R0136:ENL:NOT 5 Verordening (EU) nr. 142/2011 van de Commissie: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32011R0142:NL:NOT 6 D.w.z. verklaringen die nodig zijn voor de invoer van tussenproducten overeenkomstig hoofdstuk 20 van bijlage XV bij Verordening (EU) nr. 142/2011 van de Commissie of de invoer van beenderen, hoorns, hoeven en producten uit beenderen, hoorns en hoeven zoals bepaald in hoofdstuk 16 van die bijlage. 7

Richtlijn 2000/29/EG van de Raad: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32000L0029:NL:NOT

8 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd


gezondheid en consumenten9van de Commissie. U kunt ook presentaties over Traces raadplegen door hier10te klikken.

I.2.

Afkortingen

en begrippen

Een volledige lijst met alle afkortingen en acroniemen die in Traces worden gebruikt, is te vinden onder de ondertitel “Let’s talk “Traces” “ en de titel “Vaak gebruikte functies van Traces” in de Traces-toolkit.11

I.3.

Werktalen

Voordat u inlogt op Traces, en ook in de gebruikersinterface, kunt u uit tweeëndertig12 talen de taal kiezen waarin u wilt werken:

Taalcode bs bg cs da de el en es et fi fr hr hu il it lt

Taal Bosnisch Bulgaars Tsjechisch Deens Duits Grieks Engels Spaans Ests Fins Frans Kroatisch Hongaars IJslands Italiaans Litouws

Taalcode lv mk mt nl nw pl pt ro ru sk sl sr sv sq tr zh

Taal Lets Macedonisch Maltees Nederlands Noors Pools Portugees Roemeens Russisch Slowaaks Sloveens Servisch Zweeds Albanees Turks Chinees

Als u een andere taal kiest, wordt u terugverwezen naar de algemene startpagina van Traces.

9

Gegevens over Traces: http://ec.europa.eu/traces/.

10

Presentaties over Traces: http://prezi.com/user/TRACES/.

11 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 12 22 officiële talen van de Europese Unie (het Iers is niet in Traces opgenomen), plus Albanees, Bosnisch, Chinees, Kroatisch, IJslands, Macedonisch, Noors, Servisch, Turks en Russisch.


I.4.

Versies

van

Traces

Traces wordt voortdurend bijgewerkt om de verschillende functies te verbeteren en ze aan te passen aan de wettelijke voorschriften en de behoeften en wensen van de gebruikers. Dit gebeurt stap voor stap. Zodra er een upgrade beschikbaar is, wordt er online een nieuwe versie van Traces geïnstalleerd. Er worden regelmatig release notes gepubliceerd voor Traces waarin de gebruikers een overzicht krijgen van de verbeteringen en wijzigingen die zijn aangebracht in de gebruikersinterface en de functionaliteiten.13 U doet er goed aan te controleren welke releaseversie van Traces online is geïnstalleerd zodat u de informatie in de release notes kunt verifiëren. Als u op de afbeelding met de kaart van Europa en de koe in de rechterbovenhoek van het Traces-venster klikt, krijgt u in de bovenbalk de volgende informatie te zien:

• het versienummer van Traces (bv. 05.33.00) • de releasedatum, in het formaat dd/mm/jjjj (bv. 01/10/2012) • de Traces-omgeving (bv. TRACES_TRAINING_TRACES01) Deze informatie ziet u ook als tooltip als u met uw cursor over de afbeelding van de kaart van Europa en de koe beweegt

13

Een overzicht van de release notes van Traces is te vinden op de inleidende pagina van de Traces-toolkit: https://circabc.

europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd


I.5.

Toegankelijkheid I.5.1.

Gegevenstoegang

en

-bescherming

Om te voldoen aan de strikte regels met betrekking tot de toegankelijkheid en de weergave van zowel commerciële als niet-commerciële gegevens en om de gegevensbescherming te verzekeren,14 worden er strikte toegangsrechten toegekend aan elk gebruikersprofiel in Traces. Dit geldt zowel voor marktdeelnemers als voor gebruikers van de bevoegde autoriteit. De privacyverklaring van Traces kan worden geraadpleegd in de verschillende werktalen van Traces door, wanneer u bent ingelogd, op de knop ”Privacyverklaring” te klikken in de rechterbovenhoek van het Tracesvenster.

Aangezien zij officiële documenten van binnenkomst moeten certificeren, krijgen gebruikers van de bevoegde autoriteiten op EU GIP/APB/API-niveau een uitzonderlijk overzicht van alle officiële documenten van binnenkomst15 die aan de EU-grens zijn geweigerd.16

I.5.2.

Veiligheidswaarschuwing

Wanneer u zich aanmeldt in Traces, krijgt u mogelijk een veiligheidswaarschuwing te zien waarin u wordt gevraagd of u wilt verdergaan naar de website. Dit is een configuratie-instelling van Traces en is dus volledig betrouwbaar.

Traces past verschillende beveiligingsfuncties toe voor de toegang tot toepassingen, de validatie van officiële documenten van binnenkomst en de privacy van de communicatie, zoals de versleuteling en beveiliging van de informatie tussen cliënt en server (https, SSL). Er wordt gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen, wat de snelheid, doeltreffendheid en traceerbaarheid ten goede komt, en van antivervalsingsmaatregelen op basis van beveiligingsregels die 14

Verordening (EG) nr. 45/2001:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32001R0045:NL:NOT. 15 Enkel officiële documenten van binnenkomst van het soort GVDBP en GVDBD vallen hieronder. 16 Er wordt geen tijdslimiet toegepast.


voldoen aan de wettelijke voorschriften voor elektronische handtekeningen. Als u de ”veiligheidswaarschuwing” te zien krijgt, kunt u voor u verdergaat op ”Certificaat bekijken” klikken voor meer informatie, waarna u op ”Ja” dient te klikken om Traces te kunnen gebruiken. Het ”Secure Sockets Layer” (SSL) en ”Transport Layer Security” (TLS) HTTPS-certificaat wordt door de cliënt van de server gehaald en naar de lokale toepassing of omgeving geïmporteerd en als ”betrouwbaar” aangemerkt. Deze waarschuwing wordt dan ook niet door Traces gegenereerd, maar wel door de server waarop het certificaat wordt gehost.

I.5.3.

Omgevingen

De “Productie”-omgeving van Traces is te vinden op: https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/. Dit is de realtime omgeving van Traces, aangezien de betrokken marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten automatisch op de hoogte worden gebracht van wijzigingen in de gegevens. Traces-gebruikers dienen de functies en functionaliteiten van Traces uit te proberen in een van de twee testomgevingen van Traces. Meer informatie over het gebruik van de omgevingen ”OPLEIDING” en ”GOEDKEURING” is te vinden onder de titel ”De functies van Traces testen” in de Traces-toolkit.17

I.5.4.

Een

account aanmaken Registratie bevoegde autoriteit Traces-workﬂow

TRACESbeheerder ‘Opslaan’ Gebruikersstatus: ‘GELDIG’

“Nieuw” of “Nieuwe regionale beheerder” in het Traces-menu “Gebruikersbeheer”

Kennisgeving verzonden naar LBA

Gebruikersstatus: ‘GELDIG’

Gebruikersaccounts voor bevoegde autoriteiten kunnen worden aangemaakt door de nationale beheerder voor de lidstaat via het menu “Gebruikers-en organisatiebeheer”, submenu “Gebruikersbeheer”.



1. 2. • •

Klik op ”Nieuwe regionale beheerder” om regionale Traces-beheerders aan te maken. Klik op ”Nieuw” om de volgende gebruikers aan te maken: gebruikers van de centrale bevoegde autoriteit; gebruikers van de (het) grensinspectiepost/aangewezen punt van binnenkomst/aangewezen punt van invoer; • gebruikers van de supralokale veterinaire eenheid.18 Accounts van gebruikers van bevoegde autoriteiten kunnen in Traces worden geregistreerd als ”Standaard” of als ”Collectieve” gebruikers.

De account van de bevoegde autoriteit die door de nationale beheerder in Traces wordt geregistreerd, is meteen na indiening “geldig”. 18 Gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor de douane-entrepots (artikel 12, lid 4, van Richtlijn 97/78/EG tot vaststelling van de beginselen voor de organisatie van de veterinaire controles voor producten die uit derde landen in de Gemeenschap worden binnengebracht) en gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor overzeese departementen en bepaalde eilanden (Beschikking 94/641/EG van de Commissie tot vaststelling van de voorschriften voor de veterinaire controles voor producten uit derde landen die op bepaalde Griekse eilanden worden binnengebracht) kunnen onder bepaalde voorwaarden ook officiële documenten van binnenkomst en officiële handelsdocumenten afgeven en certificeren. Deze bevoegde autoriteiten worden dan in Traces Supra-LVE’s (SLVE) genoemd. Deze status wordt op met redenen omkleed verzoek van EU/EVA-landen verleend door beheerders van de Commissie.


De bevoegde autoriteit krijgt een melding waarin haar wordt meegedeeld dat de gebruikersaccount is aangemaakt.19 Het bericht bevat een rechtstreekse link naar Traces en de gebruikersnaam en het wachtwoord van de account.

Meer informatie over het registreren van gebruikersaccounts is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.20 Opmerking: De optie ”Klik hier om een nieuwe gebruiker te registreren” op de loginpagina van Traces is enkel bestemd voor marktdeelnemers21 en niet voor gebruikers van bevoegde autoriteiten.

19 Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”, die eveneens in de Traces-toolkit zit. 20 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 21 Meer informatie vindt u in rubriek “I.5.4. Een account aanmaken” van de gebruikershandleiding “Documenten van binnenkomst Deel I” of in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”, te vinden in de Traces-toolkit.


I.5.5.

In-en I.5.5.1.

uitloggen

Inloggen

Ga naar de homepage van Traces, vul het veld “E-mail” in met uw login (e-mailadres), tik uw wachtwoord in en klik op de knop “Login”.22

Nadat u bent ingelogd, verschijnt de gebruikersaccount in de rechterbovenhoek van het scherm.

I.5.5.2.

Uitloggen

Klik op “Uitloggen” bovenaan rechts op het scherm en bevestig uw verzoek door op “OK” te klikken.23

22 Uw account wordt gedeactiveerd na vijf achtereenvolgende mislukte pogingen. U dient contact op te nemen met uw bevoegde autoriteit om de account opnieuw te activeren. 23 U wordt automatisch uitgelogd na dertig minuten inactiviteit.


I.5.5.3.

Problemen

met het inloggen

Meer informatie over problemen bij het inloggen is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.24

I.5.6.

De Traces-menu’s

aanpassen

U kunt het Traces-menu aan de linkerkant zo instellen als u zelf wilt. Minder ”populaire” menu’s kunt u inklappen, terwijl u menu’s die u vaker gebruikt kunt uitklappen. Deze wijzigingen worden opgeslagen in uw Traces-gebruikersprofiel en worden bijgevolg toegepast telkens als u inlogt, totdat u nieuwe wijzigingen aanbrengt.

24 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd.


I.5.7.

Nieuwsupdates I.5.7.1.

in

Traces

Hoofdpagina

Zodra u bent ingelogd in de productieomgeving (de werkelijke omgeving),25 krijgt u op de homepage van Traces zowel informatie over Traces als belangrijke gezondheidsinformatie te zien, zoals vrijwaringsmaatregelen. We verzoeken u de nieuwsupdates op de homepage van Traces regelmatig te lezen voor meer informatie over: Algemene informatie en tips

Gevaren en uitbraken

Informatie over gezondheid, zoals modellen voor officiële documenten van binnenkomst

Technische updates en releases van nieuwe versies van Traces

Werkgroepen en vergaderingen

I.5.7.2.

Nieuwsbrief

De tweemaandelijkse Traces-nieuwsbrief bevat algemeen nieuws over Traces, feiten en cijfers, seminars, opleidingen en workshops, wetgeving en vraagstukken die binnenkort behandeld zullen worden. U kunt u op deze gratis communicatiedienst van het directoraat-generaal Gezondheid en consumenten abonneren via deze link.26

25

Meer informatie vindt u in rubriek “I.5.3 Omgevingen”.

26 Traces-nieuwsbrief: http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1.


II.

Menu ”Veterinaire

documenten ”

II.1. Inleiding Gebruikers van de bevoegde autoriteiten die gekoppeld zijn aan een GIP/APB/API en aan een CBA zijn gemachtigd om deel I (zending) van het officiële document van binnenkomst in te dienen en de certificering van deel II (beslissing) uit te voeren. Gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor de douane-entrepots (artikel 12, lid 4, van Richtlijn 97/78/EG tot vaststelling van de beginselen voor de organisatie van de veterinaire controles voor producten die uit derde landen in de Gemeenschap worden binnengebracht) en gebruikers van de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor overzeese departementen en bepaalde eilanden (Beschikking 94/641/EG van de Commissie tot vaststelling van de voorschriften voor de veterinaire controles voor producten uit derde landen die op bepaalde Griekse eilanden worden binnengebracht) kunnen onder bepaalde voorwaarden ook officiële documenten van binnenkomst en officiële handelsdocumenten afgeven en certificeren. Deze bevoegde autoriteiten worden in Traces Supra-LVE’s (SLVE) genoemd. Deze status wordt op gerechtvaardigd verzoek van EU/EVA-landen verleend door beheerders van de Commissie. Meer informatie over de indiening van deel I van een officieel document van binnenkomst is te vinden in de gebruikershandleiding ”Documenten van binnenkomst Deel I”, die vervat zit in de Traces-toolkit.27

II.1.1. Certificeringsworkflow Bevoegde autoriteiten die gekoppeld zijn aan een GIP/APB/API en SLVE en centrale bevoegde autoriteiten zijn gemachtigd om via Traces ook de zending, hetzij het deel “Beslissing” (deel II) te certificeren. Dat houdt in dat zij, naast de acties voor het indienen van deel I van het officiële document van binnenkomst, twee aanvullende acties kunnen kiezen met betrekking tot het certificeringsproces van deel II: 1. Met “Bewaar als in uitvoering” kan de bevoegde autoriteit het officiële document van binnenkomst tijdelijk opslaan voordat zij een definitieve beslissing neemt (deel II). 2. Met ”Beslissing valideren/indienen” kan de bevoegde autoriteit de definitieve beslissing (deel II) nemen ten aanzien van het officiële document van binnenkomst. Aangezien Traces een onlinesysteem op het internet is, worden documenten onmiddellijk ingeleverd.28 Voor VERKL’s zijn de inleveropties voor deel II ook beschikbaar voor de marktdeelnemer.29

27 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 28 Voor meer informatie kunt u de gebruikershandleiding “Beheer van notificaties” raadplegen, die ook in de Traces-toolkit te vinden is. 29 Meer informatie over het inleveren vindt u in rubriek “II.4.3. Inleveropties”.


30

30 In de testomgevingen van Traces krijgen alle officiële documenten van binnenkomst het watermerk “OPLEIDING” of “GOEDKEURING”, om verwarring met de werkelijke productieomgeving te vermijden.

TRAde Control and Expert System (TRACES)

16 / 99

DEEL I

CERTIFICAATSTATUS: teruggeroepen CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: “teruggeroepen” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: BA van oorsprong kan certificaten tot maximaal 3 maanden na goedkeuring terugroepen

Teruggeroepen

DEEL III

* Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: meerdere controles kunnen aan 1 certificaat worden toegevoegd.

CERTIFICAATSTATUS: geldig CERTIFICAATINHOUD: delen I, II en III ingevuld WATERMERKAFDRUK: “origineel” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS:

Controle

DEEL II

CERTIFICAATSTATUS: afgewezen CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: “afgewezen” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: alle EU-GIP’s en BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer

Afwijzen

CERTIFICAATSTATUS NA KLONEN: ontwerp, nieuw, in uitvoering, geldig, afhankelijk van de door de Transitair of GIP genomen beslissing CERTIFICAATINHOUD: deel I en/of deel II WATERMERKAFDRUK: ontwerp, nieuw, in uitvoering, origineel of afgewezen, afhankelijk van de door de Transitair of GIP-functionaris genomen beslissing ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * GVDB: afhankelijk van de door de Transitair of GIP genomen beslissing OPMERKING: deze knop is alleen beschikbaar voor Transitair -en GIPfunctionarissen in INVOER -certificaten

Klonen als GVDB

Overzicht certificeringsworkflow TRACES - V5

CERTIFICAATSTATUS: geldig CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMARK PRINT: “Origineel” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKINGEN: * De certificaatversie (V1, V2...) zal zichtbaar zijn naast het Traces-referentienummer, waarbij wordt aangegeven of de BA een wijziging in deel I of deel II heeft aangebracht. * Het certifcaat zal pre-geldig worden als de beslissing over deel II door een BA met beperkte toegang is genomen.

Beslissing goedkeuren/indienen

CERTIFICAATSTATUS: in uitvoering CERTIFICAATINHOUD: onvolledig deel II WATERMERKAFDRUK: “in uitvoering” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * alleen directe collega’s die verbonden zijn met dezelfde autoriteit

Bewaar als in uitvoering

CERTIFICAATSTATUS: geannulleerd CERTIFICAATINHOUD: delen I en II ingevuld WATERMERKAFDRUK: “geannulleerd” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong, bestemming en landen van doorvoer * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst, bestemming en landen van doorvoer OPMERKING: afgewezen zendingen kunnen niet worden geannulleerd!

Annuleren

CERTIFICAATSTATUS: Gewist CERTIFICAATINHOUD: n.v.t. WATERMERKAFDRUK: n.v.t. ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * geen

Wissen

CERTIFICAATSTATUS: nieuw CERTIFICAATINHOUD: deel I ingevuld WATERMERKAFDRUK: “nieuw” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * Handel binnen de Unie/INVOER: BA van oorsprong (LVE) * GDB/GVDB: BA van punt van binnenkomst (GIP)

Indienen voor certificering

CERTIFICAATSTATUS: ontwerp CERTIFICAATINHOUD: onvolledig deel I WATERMERKAFDRUK: “ontwerp” ZICHTBAARHEID VOOR GEBRUIKERS: * alleen directe collega’s die verbonden zijn met dezelfde inrichting of autoriteit

Opslaan als ontwerp

II.2. Naar

een officieel document van binnenkomst zoeken

Kies een van de toepasselijke soorten officiële documenten van binnenkomst in het menu ”Veterinaire documenten”: • ”Gemeenschappelijke documenten van binnenkomst (GDB)” • ”GVDB voor dieren” • “GVDB voor dierlijke producten” • “Verklaring” • “GFDB-PP” ... … en geef een of meerdere zoekcriteria op,31 die hoofdzakelijk verband houden met deel I (zending) van het officiële document van binnenkomst. Gebruikers van bevoegde autoriteiten kunnen eenvoudig naar nog te certificeren officiële documenten van binnenkomst (deel II) zoeken door het zoekcriterium ”Te behandelen” aan te vinken. U kunt elk zoekcriterium afzonderlijk gebruiken32 of in combinatie met andere criteria. Aangezien sommige zoekcriteria verschillen voor GDB/GVDBD/GVDBP en VERKL, worden een aantal van de specifieke zoekcriteria voor de verschillende soorten documenten hieronder toegelicht.

31 In de meeste van de Traces-zoekcriteria kunt u het jokerteken % gebruiken om de zoekopdracht te verbreden. Bovendien wordt in Traces voor het zoeken geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Voorbeeld: met ”GVDBP.NL%” in het veld “Referentienummer certificaat” (ten minste acht tekens) kunnen alle voor een gegeven gebruiker beschikbare GVDBP’s worden opgezocht. 32 Het criterium ”Status certificaat” kan niet op zich worden gebruikt.


II.2.1. GDB/GVDBD/GVDBP/GFDB-PP Klik op de knop “Geavanceerd” om aanvullende zoekcriteria in te vullen, zoals de overlaad-/ overbrengingsprocedure, de splitsing van zendingen enzovoort.

Zoekopties Referentienummer certificaat

Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch wordt toegekend aan het officiële document van binnenkomst.

Status certificaat

Meer informatie over de statussen van officiële documenten van binnenkomst is te vinden in rubriek «II.1.1. Certificeringsworkflow».

Te behandelen

Hiermee wordt gezocht naar officiële documenten van binnenkomst die bij de bevoegde autoriteit zijn ingediend en nog gecertificeerd moeten worden.

Geavanceerd - Overladen

Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor een overlaadprocedure loopt, voor specifieke officiële documenten van binnenkomst die moeten worden overgeladen bij de tweede EU-grensinspectiepost.


Zoekopties Geavanceerd - Overgeladen

Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor een overlaadprocedure loopt, voor specifieke officiële documenten van binnenkomst die zijn verwerkt. U kunt het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst opvragen en het daaropvolgende officiële document van binnenkomst raadplegen.

Geavanceerd - Gesplitst GVDB

Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst (GDB/ GVDBP) die het voorwerp van splitsing zijn geweest, voor specifieke officiële documenten van binnenkomst die zijn verwerkt. U kunt het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst opvragen en de daaropvolgende officiële documenten van binnenkomst raadplegen.

Geavanceerd – Met controle

Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor al een deel III (controle) is toegevoegd.

Geavanceerd – Afwijzing in uitvoering

Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor gegevens ontbreken voor de afwijzing. TRAde Control and Expert System (TRACES) 19 / 99

Zoekopties Geavanceerd – Laboratoriumtests in uitvoering

Hiermee kunt u zoeken naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor gegevens ontbreken voor de laboratoriumtest.

Rechtstreekse toegang

Hiermee kan de gebruiker van de bevoegde autoriteit een officieel document van binnenkomst vinden ongeacht of zijn autoriteit is aangewezen als de (het) GIP/APB/API. In het geval van overlading/overbrenging kan de bevoegde autoriteit die gekoppeld is aan de (het) tweede GIP/APB/API de knop “Rechtstreekse toegang” gebruiken om het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst op te vragen.


II.2.2. VERKL

Zoekopties Referentienummer certificaat Verwijst naar het (niet-verplichte) lokale referentienummer, dat kan worden vermeld in vak “I.2. Referentienummer van het certificaat”. Referentienummer van het Verwijst naar het unieke referentienummer in Traces dat automatisch certificaat in Traces wordt toegekend aan het officiële document van binnenkomst. Status certificaat Te behandelen

Gekloond

Meer informatie over de statussen van officiële documenten van binnenkomst is te vinden in rubriek «II.1.1. Certificeringsworkflow». Om de indiening van officiële documenten van binnenkomst aan de grens van de EU te vergemakkelijken, kunnen de gevalideerde gegevens in deel I van een VERKL automatisch worden overgezet naar een GVDBP. Dit heet “klonen”. De bevoegde autoriteit kan zoeken naar VERKL’s die nog niet zijn gekloond naar GVDBP’s, met behulp van de knop “Te behandelen”. Om de indiening van officiële documenten van binnenkomst aan de grens van de EU te vergemakkelijken, kunnen de gevalideerde gegevens in deel I van een VERKL automatisch worden overgezet naar een GVDBP door op de knop «Gekloond» te klikken. De gebruiker van de bevoegde autoriteit kan naar VERKL’s zoeken die reeds gekloond zijn.

II.2.3. Programmaomleidingen

en beperkingen

Behalve met de zoekcriteria die in Traces kunnen worden gebruikt, kunt u ook naar een officieel document van binnenkomst zoeken met behulp van het unieke referentienummer van het certificaat, via een specifieke omleiding: kies de juiste URL zoals hieronder weergegeven en voeg het referentienummer van Traces toe aan het einde van het adres, zoals hieronder weergegeven.33 33

Verklaring:


1. 2. 3. 4. 5.

https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/ced/open.do?ref=CED.XX.YYYY.ZZZZZZZZZZZZZ https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/open.do?ref=CVEDA.XX.YYYY.ZzZZZ https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/open.do?ref=CVEDP.XX.YYYY.ZZZZ https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/euimport/open.do?ref=DECLAR.XX.YYYY.ZZZZZZ https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/chedpp/open.do?ref=CHEDPP.XX.YYYY.ZZZZZZZ

Volgens de toegangsregels voor de (bedrijfs)gegevens, moet u eerst in het officiële document van binnenkomst zijn aangegeven voordat u er toegang toe kunt krijgen. Is dat niet het geval, dan kunt u de volgende waarschuwing te zien krijgen:

”Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren” Om de Traces-database schoon te houden, worden onverwerkte officiële documenten van binnenkomst met de status ”Ontwerp” en ”Nieuw” na drie maanden gewist.34 Opmerking: niet-EU-landen Niet-EU-landen die Traces gebruiken om INVOER-documenten te certificeren hebben toegang tot officiële documenten van binnenkomst die zijn aangemaakt door goedgekeurde INVOER-documenten te klonen.

XX = ISO-code van het land waarin de GIP of het APB/API zich bevindt YYYY = jaar van indiening NNNNNNN = uniek referentienummer van Traces 34 Er geldt een uitzondering voor onverwerkte GVDBP’s: enkel onverwerkte “Ontwerp”-GVDBP’s worden na drie maanden gewist.


II.3. ”Hulp

bij beslissing ”

(HBB)

krijgen

Tijdens het certificeringsproces kan de bevoegde autoriteit via de Traces-module “Hulp bij beslissing” aanvullende feedback vragen over: 1. de toepasselijke (geconsolideerde) basiswetgeving; 2. opgelegde materiële tests (als die er zijn); 3. vergelijkbare afgewezen zendingen (als die er zijn); en 4. vrijwaringsmaatregelen (als die er zijn). Deze HBB-functie is geïmplementeerd voor alle officiële documenten van binnenkomst om bevoegde autoriteiten te waarschuwen, te informeren en te helpen tijdens het beslissingsproces. De feedback is altijd afhankelijk van de aard en de oorsprong van de aangeboden goederen en raadpleging kan optioneel of verplicht zijn. De HBB-module verschijnt enkel bij het inleveren van deel II van een officieel document van binnenkomst.35

II.3.1. Basiswetgeving In de HBB-module vinden bevoegde autoriteiten onder de tab “Basiswetgeving” een overzicht van alle geldende wetgeving met betrekking tot de aard en oorsprong van de aangeboden goederen. Traces toont een link naar de geconsolideerde EU-verordening(en) in de Traces-werktaal die op dat moment is geselecteerd, zoals gepubliceerd op de officiële website van Eur-Lex.36 Deze wettelijke informatie kan optioneel worden geraadpleegd.

II.3.2. Opgelegde

materiële tests

Naargelang de aard en de oorsprong van de aangeboden goederen in het GDB en het GVDBP,37 worden in de tab “Opgelegde materiële tests” de volgende elementen weergegeven: 1. De opgelegde materiële tests, overeenkomstig de EU-wetgeving38 (bovenste deelvak); en 2. het ”dataminingadvies” van Traces, ook wel ”deskundigensysteem” genoemd39 (onderste deelvak). 35 Nadat deel II is ingeleverd, zal de HBB-module niet langer beschikbaar/te zien zijn. Een uitzondering daarop zijn officiële documenten van binnenkomst waarvoor een RASFF-waarschuwing is afgegeven. 36 37 38 39

Website Eur-Lex: http://eur-lex.europa.eu/nl/index.htm Voor andere soorten officiële documenten van binnenkomst, zoals GVDBD en VERKL, geldt dit niet. GDB: Verordeningen van de Commissie (EG) nr. 669/2009 en (EG) nr. 1152/2009. GVDBP: Beschikking 94/360/EG van de Commissie. Momenteel enkel beschikbaar voor GVDBP-zendingen.


De raadpleging van deze informatie is optioneel. Voor GVDBP is deze functie niet ingeschakeld voor niet-EU-landen.

II.3.2.1.

Bovenste

deelvak :

Opgelegde

materiële tests

In het bovenste deelvak van de tab “Opgelegde materiële tests” wordt voor elke in het officiële document van binnenkomst geselecteerde nomenclatuurcode (product) het volgende weergegeven: de frequentie van de materiële controles die zijn uitgevoerd door alle GIP’s van het land waartoe die GIP behoort per (kalender-) jaar; en de frequentie van de door de huidige GIP uitgevoerde materiële controles per (kalender-) jaar. Deze frequentie wordt enkel voor het land van oorsprong berekend. Het referentiejaar en –land worden vermeld.

II.3.2.2.

Onderste

deelvak : dataminingadvies

(deskundigensysteem)

In het onderste deelvak van de tab “Opgelegde materiële tests” wordt voor elke in het officiële document van binnenkomst geselecteerde nomenclatuurcode (product) dataminingadvies weergegeven. Dit advies, dat de willekeurige uitvoering van controles aan de EU-grenzen moet verbeteren, wordt mogelijk gemaakt door een proces waarbij gegevens worden geanalyseerd en patronen worden geïdentificeerd in de informatie. Er zijn ten minste drie voorspellende modellen van het deskundigensysteem van toepassing op de “materiële controles” en “laboratoriumtests” van toepassing op reeds gecertificeerde officiële documenten van binnenkomst: 1. het Europees model, waarin alle officiële documenten van binnenkomst van dezelfde soort worden bekeken; 2. het landenmodel, waarin alle officiële documenten van binnenkomst van dezelfde soort en hetzelfde GIP-land worden bekeken; 3. het GIP-model, waarin alle officiële documenten van binnenkomst van dezelfde soort en dezelfde GIP worden bekeken. TRAde Control and Expert System (TRACES) 24 / 99

II.3.3. Zendingen

gelijkaardig afgewezen

Naargelang de aard en de oorsprong van de aangeboden goederen in het GDB, GVDBD en GVDBP,40 kan het nodig zijn dat de bevoegde autoriteit vergelijkbare afgewezen zendingen afkomstig van dezelfde organisatie, dezelfde regio of hetzelfde land raadpleegt die door een andere bevoegde autoriteit aan de EU-grenzen zijn afgewezen. De tab “Gelijkaardig afgewezen” moet verplicht worden geraadpleegd, terwijl de raadpleging van de afgewezen zendingen in deze tab (via de knop “Openen”) optioneel is. Wat betreft GVDBD’s en GVDBP’s is deze functie niet ingeschakeld voor niet-EU-landen.

II.3.4.

verscherpte controle

Via de kennisgeving van het “Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders” die naar de bevoegde autoriteit aan de EU-grens wordt gestuurd, 41 kan het nationale RASFF-contactpunt vragen om een programma van verscherpte controles in werking te stellen dat door de Europese Commissie moet worden goedgekeurd voor het van toepassing wordt op alle bevoegde autoriteiten aan de EU-grens.42 Het programma voor verscherpte controles voldoet aan artikel 24 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. De gegevens voor alle programma’s voor verscherpte controles zijn beschikbaar via het menu ”Hulp bij beslissing”, submenu ”Verscherpte controle”. 40 Deze functie is niet beschikbaar voor VERKL. 41 Meer informatie vindt u in rubriek “II.5. Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF – Rapid Alert System for Food and Feed)”. 42 Een programma voor verscherpte controles kan echter ook rechtstreeks door het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie in werking worden gesteld, zowel op het niveau van de inrichting als op het niveau van de regio of het land. In dat geval heeft het programma niet rechtstreeks betrekking op een RASFF-kennisgeving op basis van een officiële document van binnenkomst.


II.3.4.1.

Uitvoering

Bij de certificering van deel I (Zending) van een GVDBP waarop de desbetreffende inrichting van oorsprong en goederencode van het programma voor verscherpte controles zijn vermeld, wordt er een waarschuwingsbericht getoond om te melden dat het menu “Verscherpte controle” moet worden geopend in de tab “Hulp bij beslissing”:

“Verscherpte controle: er is een verscherpte controle ingevoerd voor goederen {0} en organisatie {1}. Gelieve de tab ‘Hulp bij beslissing’/’Verscherpte controle’ te raadplegen voor meer informatie.” Alle retroactieve wijzigingen aan gegevens (gewicht, goederencode, inrichting etc.) in deel I van een GVDBP43 leiden ertoe dat de parameters in de tab “Hulp bij beslissing” bij het indienen van de beslissing opnieuw worden berekend, en met name de voorwaarden die van toepassing zijn ten aanzien van het programma voor verscherpte controles.

43

“Nieuw” of “In uitvoering”.


De tab “Verscherpte controle” biedt een overzicht van de resultaten van alle reeds uitgevoerde controles, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen: • Het actieve (eerste, bovenste) deel van het overzicht:dit omvat de resultaten van controles voor gecertificeerde (”Geldig”/”Afgewezen”) zendingen en zendingen ”In uitvoering” die onder het programma voor verscherpte controles vallen. • Het verwante (tweede, onderste) deel van het overzicht: dit omvat de resultaten van controles die verband houden met het programma voor verscherpte controles, zoals: A. Zendingen die onder het programma vallen maar waarvan het nettogewicht minder dan 10,0% van het gewicht in het oorspronkelijke officiële document van binnenkomst bedraagt; B. Zendingen die onder het programma vielen maar door de bevoegde autoriteit zijn «vervangen»; C. Alle latere zendingen die zijn gesplitst voor zover de oorspronkelijke zending onder het programma valt; D. Zendingen die onder het programma vallen en waarvoor als reden van weigering ”verkeerde koppeling” werd gegeven; E. Zendingen die onder het programma vallen waarvoor drie reeksen ongunstige controleresultaten zijn bereikt en die de status ”Controles opleggen” hebben; en F. Alle zendingen ”in uitvoering” die onder het programma zouden moeten vallen maar die (nog) niet naar het actieve deel van het overzicht kunnen worden verplaatst omdat er nog geen definitieve beslissing is afgegeven voor andere zendingen ”in uitvoering”. Wanneer het programma voor verscherpte controles in werking is gesteld naar aanleiding van een laboratoriumtest, moet deze specifieke laboratoriumtest worden uitgevoerd.44 De aard van de tests wordt daarom automatisch ingevuld in de tabs ”Controles” en ”Laboratoriumtests”.

44

Een programma voor verscherpte controles verwijst daarom niet noodzakelijk naar een specifieke laboratoriumtest.


”Verscherpt” wordt automatisch aangevinkt, aangezien de reden in vak ”29. Laboratoriumtest” en de optie ”In afwachting van de resultaten” niet kunnen worden geselecteerd omdat de zendingen moeten worden tegengehouden in de GIP van de EU en de bevoegde autoriteit het GVDB moet invullen overeenkomstig de voorschriften van het programma. Wanneer er een programma voor verscherpte controles wordt toegepast, wordt in het onderste deelvak ”Dataminingadvies” van de tab ”Opgelegde materiële tests”45 in ”Hulp bij beslissing” de volgende informatie getoond:

“Advies uit het deskundigensysteem is niet beschikbaar”.46

II.3.4.2.

Tellen

van zendingen

GVDBP’s waarvoor al een certificeringsproces47 loopt met controles van dezelfde gevarencategorie (zelfde reden voor weigering, bv. chemische verontreiniging) kunnen worden meegerekend als deel van hetzelfde programma voor verscherpte controles. Omvang van zendingen Enkel zendingen die ten minste 10% uitmaken van het totale nettogewicht van de zending die het programma voor verscherpte controles in werking heeft gesteld, worden in aanmerking genomen bij de telling:

“Verscherpte controle: er loopt een verscherpte controle voor goederen {0} en organisatie {1}, maar het nettogewicht voor het certificaat ligt onder de drempel. Gelieve de tab ‘Hulp bij beslissing’/’Verscherpte controle’ te raadplegen voor meer informatie.” 45 Meer informatie vindt u in rubriek “III.3.2. Opgelegde materiële tests”. 46 Deze waarschuwing wordt ook getoond voor zendingen die “niet conform” zijn (vak 19), die bestemd zijn “voor doorvoer naar een derde land” (vak 18) of die bestemd zijn voor “overlading naar” (vak 17). 47 Certificering: “Bewaar als in uitvoering”, “Goedkeuring” of “Afwijzing”.


GVDBP’s die dit minimumgewicht niet halen, worden echter wel vermeld bij de gegevens voor “Verwante controles” van het programma voor verscherpte controles. Beslissingen in uitvoering Enkel de eerste tien opeenvolgende vergelijkbare zendingen die bij de GIP’s van de EU aankomen worden meegerekend in de telling. Als de beslissingen voor die zendingen nog ”in uitvoering” zijn,48 worden aanvullende zendingen die bij de GIP’s in de EU aankomen niet meegenomen in de telling, maar moeten zij worden tegengehouden in de GIP’s:

”Verscherpte controle: er loopt een verscherpte controle voor goederen {0} en organisatie {1}, maar het resultaat van de controles wordt nog afgewacht. Raadpleeg de tab ’Hulp bij beslissing’/’Verscherpte controle’. Deze zendingen kunnen worden vrijgegeven voor de conclusies van het programma voor verscherpte controles bekend zijn, voor zover zij de bij het programma vereiste controles ondergaan en de resultaten ”conform” zijn. Beslissingen ten aanzien van deze zendingen hebben geen gevolgen voor de optelling, tenzij er ondertussen een nieuwe reeks van tien opeenvolgende zendingen is gestart. De GVDBP’s voor deze zendingen zullen worden weergegeven in de ”verwante” gegevens van het programma voor verscherpte controles. Reeks Als de resultaten van materiële controles, ongeacht of zij betrekking hebben op laboratoriumtests, voor tien opeenvolgende zendingen van producten met dezelfde goederencode afkomstig uit dezelfde inrichting of hetzelfde land die onder het programma voor verscherpte controles vallen ”conform” zijn, wordt het programma opgeheven. Als de resultaten van een controle in de eerste reek (I) echter ”niet-conform” zijn, begint de telling opnieuw bij ”1” voor een tweede reeks (II). Om dezelfde reden kan ook een derde reeks (III) worden opgestart. De verschillende reeksen worden aangegeven met Romeinse cijfers (I, II, III). Na een derde reeks zonder tevredenstellend resultaat verschijnt er bij de indiening van een vergelijkbare zending bij de GP een waarschuwing waarin de bevoegde autoriteit wordt verplicht om systematisch controles te verrichten. In de lijst van programma’s voor verscherpte controles verschijnt er een uitroepteken naast het desbetreffende programma.

48

De status van de GVDBP’s is “In uitvoering”. Meer informatie vindt u in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


Bij een aanhoudend probleem wordt tot slot een kennisgeving naar het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie verzonden: ”De procedure voor verscherpte controles voor inrichting {0} werd afgerond zonder tevredenstellend resultaat. De Europese Commissie kan de verscherpte controle opheffen, waarna de status zal veranderen in ’Stopgezet’.”

II.3.4.3.

Uitsluiting

van specifieke gevallen

Wanneer een GVDBP “in uitvoering” is en in het vak “Materiële controle” (vak 28) “Niet-conform” is ingevuld, zonder dat er een reden voor weigering is opgenomen (of waarbij een andere reden wordt vermeld dan de reden voor het programma voor verscherpte controles) (vak 36), wordt dit GVDBP rechtstreeks meegenomen in de telling. Het GVDBP zal weergegeven worden in het “actieve” deelvak (bovenste deelvak, eerste deel) “Resultaten verscherpte controle”.49 Naargelang van het aantal verscherpte controles dat wordt afgewerkt, kan het GVDBP achteraf op nieuw in het deelvak “Verwant” van het overzicht worden opgenomen. Wanneer een GVDBP “in uitvoering” echter (uiteindelijk) goedgekeurd wordt en de gegevens die ervoor hadden gezorgd dat het in het programma voor verscherpte controles werd opgenomen (d.w.z. de goederencode of inrichting van oorsprong waarvoor de controle gold) vervolgens is gewijzigd, wordt het uitgesloten van de lijst met GVDBP’s die onder het programma vallen en staat het de afsluiting van het programma niet langer in de weg. GVDBP’s die onder een programma voor verscherpte controles vallen en de status “in uitvoering” hebben, kunnen van de verplichting tot laboratoriumtests worden uitgesloten op basis van een gerechtvaardigd verzoek van de bevoegde autoriteit van de lidstaat. De doorvoer of overlading van zendingen van inrichtingen die onder een programma voor verscherpte controles vallen van een niet-EU-land naar een ander niet-EU-land is niet onderhevig aan de verplichtingen van het programma. 49

Dit betekent dat het GVDBP niet zal worden weergegeven in het deelvak “Aan verscherpte controles verwante resultaten”.


Opmerking: Verzoek tot uitsluiting Op gerechtvaardigd verzoek van de bevoegde autoriteit aan de Traces-helpdesk ([email protected]. eu), kan een zending worden uitgesloten van een programma voor verscherpte controles. Het verzoek tot uitsluiting moet vergezeld gaan van: • het Traces-referentienummer van het GVDBP; • de GN-code; en • de reden(en) van het verzoek. Enkel RASFF-contactpunten van de Europese Commissie kunnen zendingen uitsluiten van het programma voor verscherpte controles. De status van het GVDB moet ”in uitvoering” zijn. Wanneer een zending wordt uitgesloten, wordt het overeenkomstige GVDB verwijderd uit het ”actieve” deel van het overzicht en verandert de volgorde van de GVDB’s.

II.3.4.4.

Een

programma voor verscherpte controles opheffen

Programma’s voor verscherpte controles worden automatisch opgeheven nadat tien opeenvolgende materiële controles in een van de drie reeksen een conform resultaat hebben opgeleverd (status “Vervuld”). Voorts kan het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie na drie reeksen ongunstige tests of uit noodzaak het programma opheffen (status “Controles opleggen”). Wanneer het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie het programma opheft, verandert de status van de controle naar “stopgezet”.


II.3.5. Vrijwaringsmaatregelen Naargelang de aard en de oorsprong van de goederen waarop het GDB, GVDBD of GVDBP betrekking heeft, kan de bevoegde autoriteit verplicht zijn om de zending af te wijzen wanneer er een vrijwaringsmaatregel is geactiveerd voor het document.50 De raadpleging van deze tab is verplicht. Wat betreft GVDBD’s en GVDBP’s is deze functie niet ingeschakeld voor niet-EU-landen.

50

GVDBD: Artikel 18 van Richtlijn 91/496/EEG van de Raad. GVDBP: artikel 22 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad.


II.4. Deel II (beslissing)

certificeren

Enkel bevoegde autoriteiten bij de een GIP/APB/API van de EU kunnen deel II van een officiële document van binnenkomst (goedkeuring of weigering van een zending) initiëren, raadplegen en ondertekenen, via het menu “Veterinaire documenten”. Er geldt een uitzondering voor VERKL’s, die hoofdzakelijk beschikbaar zijn voor marktdeelnemers, terwijl bevoegde autoriteiten ook toegang hebben tot de verklaring ”Gezondheidsgegevens”. Om een officieel document van binnenkomst te certificeren,51 voert u een zoekopdracht uit en klikt u op de knop ”Openen” onder de officiële documenten van binnenkomst die nog moeten worden gecertificeerd (deel II; beslissing).

II.4.1. VERKL Deel II van de VERKL heeft betrekking op de verklaring van de importeur van de EU (marktdeelnemer) die verklaart dat de “Gezondheidsgegevens” voor bepaalde bijproducten voldoen aan de vereisten van Verordening (EG) nr. 142/2011 van de Commissie. Als een aankruisvakje in de verklaring ”Gezondheidsgegevens” niet wordt aangevinkt, wordt de desbetreffende tekst automatisch doorstreept op de geprinte versie van de VERKL.

51

Meer informatie vindt u in rubriek “II.2. Een officieel document opzoeken

“.


II.4.2. GDB/GVDBD/GVDBP/GSDB-PP Deel II van het GDB, GVDBD, GVDBP en GFDB-PP verschaft informatie over de voltooiing van officiële controles en de goedkeuring of weigering van de zending. De stappen die moeten worden gevolgd om een officieel document van binnenkomst te certificeren, zijn telkens dezelfde: De • • • •

officiële beschrijving van de vakken in deel II ”Beslissing” is te vinden in de volgende bijlagen: Verordeningen van de Commissie (EG) nr. 669/2009 en (EG) nr. 1152/2009 GDB Verordening (EG) nr. 282/2004 van de Commissie GVDBD Verordening (EG) nr. 136/2004 van de Commissie GVDBP Richtlijn 2000/29/EG van de Raad. GFDB-PP

Sommige vakken van de verschillende Traces-tabs • ”Controle-instantie” • “Controles” • “Laboratoriumtests” • “Goedkeuring” • “Weigering”

II.4.2.1.

Soort output GVDBP GVDBD GDB GFDBPP

52

52

worden hierna echter nader toegelicht:

Tab “Controle-instantie”

Doos

Informatie

“25. Referentienummer GVDB” “27. Referentienummer GVDB” “II.1 Referentienummer GDB” “II.2 Referentienummer GFDB”

Als de bevoegde autoriteit deel I van het officiële document van binnenkomst heeft geïnitieerd en op de optie «Valideren» heeft geklikt, zal het Tracesreferentienummer (automatisch) worden ingevuld nadat het document is ondertekend.

VERKL is hier niet opgenomen aangezien het om een verklaring “Gezondheidsgegevens” gaat.



Doos

Informatie

“42. “Referentie van het douanedocument” “43. “Referentie van het douanedocument” “II.2 Referentie van het douanedocument” “II.21 Referentie van het douanedocument”

Als er niets wordt ingevuld, blijft de referentie van het douanedocument leeg.

GVDBP

“43. “Latere GVDB” en “24. Vorige GVDB” “II.22. “Latere GFDB” en “II.1. Vorige GFDB”

Dit heeft betrekking op zendingen van dierlijke producten en producten van dierlijke oorsprong in doorvoer die worden opgeslagen en geleidelijk aan worden vrijgegeven. Deze vakken worden in voorkomend geval automatisch ingevuld. Meer informatie over het “splitsen” van zendingen is te vinden in rubriek “III.4. Een zending splitsen” van de gebruikershandleiding voor “documenten van binnenkomst Deel I”.

“39. Volledige identificatie GIP/ bevoegde autoriteit “41. Volledige identificatie GIP/ bevoegde autoriteit “Volledige identificatie van het APB” “II.19. Identificatie van de aangegeven plaats van binnenkomst”

In dit vak (alleen lezen) wordt automatisch de informatie uit deel I van het officiële document van binnenkomst ingevuld. Het heeft betrekking op de “Belanghebbende bij de lading”/”Voor de zending verantwoordelijke persoon” (in de EU). Voor overlading of overbrenging is het de (het) GIP/ APB/API/CP die (dat) de vereiste controles uitvoert.

“40. “Officiële dierenarts” “42. “Officiële dierenarts” “Officiële inspecteur” “II.20. Officiële inspecteur”

In dit vak wordt automatisch de naam van de gebruiker die het document certificeert ingevuld. Wanneer de bevoegde autoriteit een “collectieve gebruiker” is, zal haar gevraagd worden om de “Officiële dierenarts/inspecteur” te selecteren in een afrollijst.

GFDBPP

GVDBP GVDBD GDB GFDBPP GVDBP GVDBD GDB GFDBPP

De datum van de beslissing in dit vak is de datum waarop het officiële document van binnenkomst wordt ondertekend. De datum wordt automatisch ingevuld op basis van de tijdzone Brussel (GMT + 1).


II.4.2.2.


GVDBP GVDBD GDB GFDBPP

Tab ”Controles”

Doos

Informatie

“26. Documentencontrole” “26. Documentencontrole” “II.3. Documentencontrole” “II.3. Documentencontrole”

Dit heeft betrekking op de verplichte verificatie van gezondheidscertificaten of documenten waarvan de zending vergezeld gaat. Voor dieren waarvoor het “niet-geharmoniseerde” model wordt toegepast, zijn “aanvullende garanties” en “nationale voorschriften” aanvullende opties. Als de resultaten van de laboratoriumtests “niet-conform” zijn, is het mogelijk om het officiële document van binnenkomst onmiddellijk af te wijzen zonder de overige controles in te vullen.

“27. Overeenstemmingscontrole” “28. Overeenstemmingscontrole” “II.11. Overeenstemmingscontrole” “II.4. Overeenstemmingscontrole”

Hierbij wordt gecontroleerd of de begeleidende gezondheidscertificaten of documenten en de zending die wordt aangeboden bij het GIP/APB/API van de EU overeenstemmen. De optie “Niet van toepassing” voor dieren heeft betrekking op de overlaadprocedure.


Soort output GDB

Doos

Informatie

“II.4. Zending geselecteerd voor materiële controles»

Als «Ja» wordt geselecteerd, bent u verplicht het resultaat van de controle in te vullen in het vak «Materiële controle».


“28. Materiële controle” “29. Materiële controle” “II.12. Materiële controle” “II.5. Materiële controle”

De materiële controle moet worden uitgevoerd overeenkomstig de geldende wetgeving.

GVDBD

“31. Controle op het welzijn”

Heeft betrekking op de omstandigheden tijdens het vervoer en het welzijn van de dieren bij aankomst.



Doos

Informatie

“29. Laboratoriumtests” “30. Laboratoriumtests” “II.13. Laboratoriumtests” “II.6. Laboratoriumtests”

Specificatie van een laboratoriumtest is mogelijk wanneer: • A een “Volledige identiteitscontrole” is uitgevoerd; gewoon door een “Zegelcontrole” wordt voorkomen dat in het deel “Laboratoriumtests” van de tab “Controles” gegevens worden ingevuld; • A een “materiële controle” (conform of niet-conform) is uitgevoerd. Door het gebruik van de optie “Niet van toepassing” voor deze materiële controle wordt voorkomen dat in de rubriek “Laboratoriumtests” van de tab “Controles” gegevens worden ingevuld. Voer in: • Datum: de “datum van monsterafname” moet voor of gelijk met de datum waarop het officiële document van binnenkomst werd goedgekeurd vallen. • Reden • laboratoriumtest(s): klik op de knop “Toevoegen” aan de rechterkant, selecteer (een van de) soorten die in deel I zijn ingevuld en klik op de knop “Selecteren” aan de linkerkant om de laboratoriumtest(s) voor “diergezondheid”, “volksgezondheid” of “levensmiddelenhygiëne” in te vullen, en eventueel ook de gebruikte laboratoriummethode. Als testresultaat “In afwachting van de resultaten” aankruisen wanneer er sprake is van een steekproef en de goederen onmiddellijk moeten worden vrijgegeven.

Het vrijgeven (valideren) van een zending als voor de laboratoriumtests “In afwachting van de resultaten” wordt ingevuld, is alleen beschikbaar voor GVDBP en GVDBD. In die context krijgen de GIP’s elke week de volgende notificatie totdat de gegevens met betrekking tot de resultaten zijn ingevuld: “Voor de volgende GVDB’s moeten conclusies worden ingevuld voor de laboratoriumtests waarvan de resultaten worden afgewacht:” Als er binnen 60 dagen na de validatiedatum geen resultaten zijn ingevoerd, krijgt ook de CBA van deze GIP een wekelijkse herinnering. Deze notificaties kunnen niet worden ingesteld in het menu “Gebruikersprofiel wijzigen”. TRAde Control and Expert System (TRACES) 38 / 99

Soort output

Doos

Informatie De aard van een test kan worden gewijzigd en er kunnen tests worden toegevoegd nadat de resultaten van de analyse zijn ontvangen. Er zijn algemene categorieën (in hoofdletters) ingevoerd in de categorie laboratoriumtests voor “Residuen” om algemene zoekopdrachten mogelijk te maken, en de specifieke analyseresultaten kunnen met terugwerkende krachten worden ingevuld in de tabs “Controles” en “Laboratoriumtests”. In bepaalde gevallen kunnen de definitieve resultaten van de laboratoriumtests met status “In afwachting van de resultaten” worden ingevuld en gewijzigd van “In afwachting van de resultaten” in “Conform”/”Niet-conform” nadat het officiële document van binnenkomst is goedgekeurd. Meer informatie is te vinden in rubriek “III.1.2. Gecertificeerde officiële documenten van binnenkomst wijzigen”. Bij wijziging in “Conform” blijft de status van het officiële document van binnenkomst “Geldig”. Bij wijziging in “Nietconform” verandert de status van het officiële document van binnenkomst in “Teruggeroepen”. Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


II.4.2.3.

Tab “Laboratoriumtests”

Laboratoriumtests in het deel “Laboratoriumtests” van de tab “Controles” biedt automatisch de mogelijkheid om gegevens over bemonstering toe te voegen in de tab “Laboratoriumtests”. Dit kan worden gedaan voor elke referentielaboratoriumtest. Dat betekent dat er een duidelijk verband bestaat tussen de tab ”Controles” en de tab ”Laboratoriumtests”.

De gegevens in de tab ”Laboratoriumtests” moeten enkel verplicht worden ingevuld wanneer er sprake is van een afwijzing die aanleiding geeft tot een RASFF-kennisgeving. 53 In dat geval krijgt u de volgende waarschuwing te zien: ”Laboratoriumtests: de tab laboratoriumtests moet verplicht worden ingevuld als het certificaat wordt afgewezen om redenen die betrekking hebben op de volksgezondheid.” Elke referentie van een laboratoriumtest omvat een deel dat is voorbehouden aan de ”Aanvrager” deel dat is voorbehouden aan de gebruiker van het ”Laboratorium.55

54

en een

Het gebruik van de tab ”Laboratoriumtests” maakt het mogelijk om: • een ”Fiche voor monsterafnames” te printen die naar het laboratorium kan worden gezonden; • de autoriteit van het laboratorium elektronisch kennisgeving te doen als zij in Traces wordt weergegeven en in de tab “Laboratoriumtests” van het officiële document gespecificeerd is; • de testresultaten van het laboratorium dat op het officiële document van binnenkomst is vermeld elektronisch te ontvangen; en • RASFF-gegevens rechtstreeks in het formulier voor RASFF-kennisgeving in te vullen (indien nodig). 53 De RASFF-kennisgeving heeft enkel betrekking op GVDBP-zendingen. 54 D.w.z. de Traces-gebruiker van de bevoegde autoriteit aan de EU-grens. 55 Meer informatie over de soorten activiteiten is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”, die eveneens in de Traces-toolkit zit.


Sommige gegevensvelden met betrekking tot “Laboratoriumtests” worden hierna nader toegelicht: Aanvrager

Titel

Informatie

«Laboratorium»

Als een laboratorium in het officiële document van binnenkomst wordt gespecificeerd, zal het de «Fiche voor monsterafnames» elektronisch ontvangen, zodat de laboratoriumtestresultaten automatisch in het officiële document van binnenkomst worden opgenomen. Laboratoria kunnen op Europees niveau worden geselecteerd. Alle bevoegde autoriteiten, met inbegrip van laboratoria, kunnen alleen door de Europese Commissie op verzoek van de bevoegde autoriteit worden aangemaakt.

«Laboratoriumtests»

Kan reeds worden ingevuld met de «Laboratoriumtest» die in de tab «Controles» is geselecteerd. Invoeren, wijzigen of opnieuw selecteren kan met behulp van de knop “Selecteren” en zal gevolgen hebben voor de tab “Controles”. Moet uit de afrollijst worden geselecteerd. Als er een “Soort monster” ontbreekt in de lijst, gelieve dan contact op te nemen met het Traces-team.

«Soort monster»

Laboratorium «Datum van vrijgave»

De «Datum van vrijgave» wordt weergegeven in het formaat dd/mm/jjjj en moet na de datum van monsterafname vallen.

«Laboratoriumtestmethode»

De «laboratoriumtestmethode» kan uit een menu worden geselecteerd of in een vrijetekstveld worden beschreven. Wij raden u echter aan om het selectiemenu te gebruiken om het opvragen van Traces-verslagen en de vertaling van Traces-gegevens te vergemakkelijken.

«Conclusie»

De conclusie in het vak «Laboratoriumtests» is gereserveerd voor de laboratoriumgebruiker die de tests uitvoert, terwijl de conclusie in het vak «Laboratoriumtests» van de tab «Controles» is voorbehouden voor de bevoegde autoriteit die het officiële document van binnenkomst goedkeurt. Opgelet: “In afwachting van de resultaten” is geen optie voor gebruikers van de laboratoriumautoriteit; gelieve daarvoor naar de tab “Controles” te gaan. Meer informatie vindt u in rubriek “II.4.2.2. Tab ‘Controles’”.

De bevoegde autoriteiten kunnen de resultaten van een “tegenanalyse” en een “analyse door een tweede deskundige” in Traces opnemen.



II.4.2.4.

Tab “Goedkeuring”

De tab “Goedkeuring” wordt automatisch ingevuld op basis van de informatie die is verschaft in de tab “Doel” van deel I van het officiële document van binnenkomst:56 Soort output

Doos

Informatie

NIET toegelaten

Gelieve de tab Weigering in te vullen.


«30. Toegelaten voor overlading” “33. Toegelaten voor overlading” “II.5. Toegelaten voor overbrenging” “II.9. Toegelaten voor overlading/ overbrenging”

Meer informatie over de procedure voor overlading of overbrenging vindt u in de rubrieken II.4.2.4.A. en II.4.2.4.B.

GVDBP GVDBD

«31. Toegelaten voor doorvoer” “34. Toegelaten voor doorvoer”

56 Het doel van het officiële document van binnenkomst zoals het is voorgesteld in de tab “Goedkeuring” van deel II (Beslissing) kan enkel worden gewijzigd door de gegevens in de tab “Doel” in deel I (Zending) te wijzigen.



Doos

Informatie

«32. Toegelaten voor interne markt” “35. Toegelaten voor interne markt” “II.14. Toegelaten om in het vrije verkeer te worden gebracht” “II.11. toelating tot het vrije verkeer”

GVDBP

«33. Toegelaten voor vervoer onder toezicht”

Dit vak heeft betrekking op de artikelen 8 en 15 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. De optie “Toegelaten voor vervoer onder toezicht” is enkel beschikbaar als de zending “Voor de interne markt” (vak 21) is verklaard in deel I van het GVDBP. Het vak “Details gecontroleerde bestemmingen” is verplicht.

GVDBP

«34. Toegelaten voor specifieke procedure entrepot (art. 12, lid 4, en art. 13)”

Dit vak heeft betrekking op de artikelen 12, lid 4, en 13 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. De optie “Toegelaten voor specifieke procedure entrepot (art. 12, lid 4, en art. 13)” is alleen beschikbaar indien de zending als “Voor partijen die NIET aan de voorschriften voldoen” (vak 22) is gedeclareerd in deel I van het GVDBP. Het vak “Details gecontroleerde bestemmingen” is verplicht.

GVDBD

«36. Toegelaten voor tijdelijke toelating”

De optie «Toegelaten voor tijdelijke toelating» is alleen beschikbaar indien de geregistreerde paarden als «Tijdelijke toelating van paarden» (vak 20) zijn gedeclareerd in deel I van het GVDBD.


II.4.2.4.A. Overlading/overbrenging van GIP/APB/API naar GIP/CP

Voor overlading/overbrenging van een GIP/APB/API naar een GIP/CP worden in Traces twee officiële documenten gegenereerd.

Na een bevredigende documentencontrole te hebben uitgevoerd, kan de (het) GIP/APB/API van binnenkomst het officiële document van binnenkomst goedkeuren op basis van een van onderstaande elementen (deel I): • ”18. Voor overlading naar” (GVDBD) • “17. Voor overlading naar” (GVDBP) • “I.20 Voor overbrenging naar” (GDB) • ”I.19. Voor overlading/overbrenging naar” (GFDB-PP) Het Traces-referentienummer van het eerste officiële document van binnenkomst is specifiek voor het land van de bevoegde autoriteit bij de plaats van binnenkomst. De (het) volgende GIP/CP wordt onmiddellijk in kennis gesteld van de goedkeuring van dit officieel document van binnenkomst. Het kan dan met behulp van de optie ”Overladen” onder (of in) dit document een volgend officiële document van binnenkomst certificeren.57 Het Traces-referentienummer van het volgende officiële document van binnenkomst is specifiek voor het land van de (het) volgende GIP/CP.

57 De marktdeelnemer die aan het (de) volgend(e) GIP/CP is gekoppeld, heeft eveneens toegang tot de knop “Overladen” maar moet de knop “Rechtstreekse toegang” gebruiken om het desbetreffende officiële document van binnenkomst op te vragen.


Het volgende officiële document van binnenkomst zal automatisch alle gegevens van de zending bevatten van het document dat werd goedgekeurd door de (het) GIP/APB/API van binnenkomst58 De (het) volgende GIP/CP is evenwel gemachtigd om de meeste informatie die wordt overgezet naar het volgende officiële document van binnenkomst te wijzigen of informatie toe te voegen. Zodra het volgende officiële document van binnenkomst is goedgekeurd of afgewezen, wordt de (het) GIP/ APB/API van binnenkomst daarvan in kennis gesteld. Er wordt automatisch een link gelegd tussen het eerste en het volgende officiële document van binnenkomst. Op de online officiële documenten van binnenkomst bevatten hyperlinks in de tab ”Referenties” (Deel I) het Traces-referentienummer van het volgende of vorige officiële document van binnenkomst. In de papieren versie van het officiële document van binnenkomst zijn de referentie van het eerste officiële document van binnenkomst en de referentie van het volgende officiële document van binnenkomst in de desbetreffende vakken vermeld. Eerste officieel document van binnenkomst:

58 In het geval van een GDB moet de (het) volgende GIP/CP de ”Voor de zending verantwoordelijke persoon” (vak I.4) aangeven en de informatie over de vervoermiddelen invullen (vak I.11).


Volgend officieel document van binnenkomst:

Als het deel ”Controle” (deel III) wordt aangemaakt, worden daarin automatisch de gegevens van de (het) volgende GIP/CP opgenomen om de follow-up te verzekeren.


Via het zoekscherm kan worden gezocht naar officiële documenten van binnenkomst waarvoor een overlaadprocedure loopt: • ”Geavanceerd” en ”Overladen” voor officiële documenten van binnenkomst die door de (het) volgende GIP/CP moeten worden behandeld;59 • ”Geavanceerd” en ”Overgeladen” voor officiële documenten van binnenkomst die door de (het) volgende GIP/CP moeten worden behandeld;60 Wanneer het volgende officiële document van binnenkomst door de marktdeelnemer wordt geïnitieerd, kan de (het) GIP/APB/CP het document opvragen door de zoekcriteria ”Overgeladen” of ”Te behandelen” te activeren.

59 60

D.w.z. eerste/vorige officiële documenten van binnenkomst. D.w.z. latere officiële documenten van binnenkomst.


II.4.2.4.B Overlading naar een niet-EU-land61

Bij overlading naar een derde land is het niet meer nodig de naam van de (het) GIP/APB/API van de EU die (dat) het officiële document van binnenkomst aanmaakt, te vermelden in het vak ”Voor overlading naar”/”Overlading naar” (deel I). Bovendien wordt het soort organisatie dat in het vak ”Veterinaire documenten” wordt ingevuld niet opnieuw gecontroleerd,62 waardoor ook inrichtingen kunnen worden geselecteerd die niet zijn opgenomen in een lijst van inrichtingen die gemachtigd zijn om naar de EU uit te voeren.

61 62

Deze functie is niet bruikbaar voor het GDB of het GFDB-PP. In het geval van het GVDB.


II.4.2.5.

Tab ”Weigering”

Als de zending aan de grens wordt afgewezen, moet de bevoegde autoriteit de tab “Weigering” invullen en specificeren of de zending bestemd is voor: • wederuitvoer/terugzending, • vernietiging, • verwerking (voor producten), • slacht (voor dieren), • euthanasie (voor dieren), • gebruik voor ander doel (voor levensmiddelen en diervoeders van niet-dierlijke oorsprong). • De maatregel(en) die is (zijn) getroffen voor de zending (voor GFDB-PP) Als een zending wordt afgewezen, moet er ten minste een ”Reden voor weigering” worden aangegeven.63 Hoewel de gegevens met betrekking tot de redenen voor weigering verplicht zijn, kan de bevoegde autoriteit ervoor kiezen om de zending af te wijzen zonder onmiddellijk gegevens in te vullen over de follow-upmaatregelen en de gecontroleerde bestemmingen: • GVDBP: vak “35. Niet toegelaten” (Wederuitvoer, Vernietiging of Verwerking) en vak “37. Details gecontroleerde bestemmingen” • GVDBD: vak ”38. Niet toegelaten” (Terugzending, Slacht of Euthanasie) en vak ”39. Details gecontroleerde bestemmingen” • GDB: vak ”II.16 Niet toegelaten” (Terugzending, Vernietiging, Verwerking of Gebruik voor ander doel) en vak ”II.18. Details gecontroleerde bestemmingen” • GFDB-PP: vakken ”II.14 NIET TOEGELATEN” en ”II.17. Gegevens betreffende de gecontroleerde bestemmingen (II.11, II. 15) Wanneer het GVDB wordt goedgekeurd, wordt een bericht weergegeven waarin wordt aangegeven dat

63 ven.

In het geval van GFDB-PP kunt u de knop “Toevoegen” gebruiken om (ten minste een) “Reden voor weigering” op te ge-


deze vakken binnen 60 dagen na de beslissing moeten worden ingevuld:

”Weigering NIET TOEGELATEN U wordt verzocht de gegevens in het vak NIET TOEGELATEN binnen 60 dagen in te vullen”. Er wordt wekelijks een bericht naar de GIP gestuurd met een overzicht van alle officiële documenten van binnenkomst waarvoor deze vakken nog niet zijn ingevuld. Voor producten wordt na 60 dagen een wekelijkse herinnering gestuurd naar het GIP en zijn centrale bevoegde autoriteit (CBA). Deze notificaties kunnen niet worden beheerd via de notificaties die geselecteerd kunnen worden in het submenu ”Gebruikersprofiel wijzigen”.64 Om dit vak met terugwerkende kracht in te vullen, moet de bevoegde autoriteit: • het desbetreffende officiële document van binnenkomst opzoeken65 • op de knop ”Openen” klikken, onder het specifieke officiële document van binnenkomst; • vak 35 (GVDBP), 38 (GVDBD) of II.16 (GDB) invullen; • op “Actie NIET TOEGELATEN indienen” klikken; en

• het officiële document van binnenkomst ondertekenen.66

64 Meer informatie over het submenu ”Gebruikersprofiel wijzigen” is te vinden in rubriek ”IV.4.4. Gebruikersprofiel wijzigen”. 65 U kunt naar GVDB’s waarvoor afwijzingsgegevens ontbreken zoeken via de zoekschermen “Geavanceerd” en “Afwijzing in uitvoering”. Meer informatie over het zoeken naar officiële documenten van binnenkomst is te vinden in rubriek “II.2. Naar een officieel document van binnenkomst zoeken”. 66 Meer informatie over het ondertekenen van een officieel documenten van binnenkomst is te vinden in rubriek “II.4.4. Handtekening”.


II.4.3. Indieningsopties Voor de certificering van een officieel document van binnenkomst in Traces (deel II, beslissing) zijn de volgende opties beschikbaar:

Opties voor opslaan «Annuleren en terug naar menu»

Wordt gebruikt om terug te keren naar de submenu’s van «Veterinaire documenten» en annuleert alle handelingen die tijdens de aanmaak van het officiële document van binnenkomst zijn uitgevoerd. Als uw officiële document van binnenkomst nog niet is opgeslagen, zal alle informatie die u in deel I en deel II hebt ingevuld, verloren gaan.

«Bewaar als in uitvoering»

Bewaart deel I en deel II van een officieel document van binnenkomst dat nog niet is gecertificeerd. Dit is een optionele tussenfase die voorafgaat aan de definitieve certificering van deel I en deel II van het officiële document van binnenkomst (goedkeuring of weigering van de zending door de (het) GIP/ APB/API/CP), bijvoorbeeld om controles te verrichten. Deze optie kan ook worden gebruikt om een officieel document van binnenkomst in verschillende fasen en op verschillende plaatsen in te vullen. Bij het invoeren en opslaan van controleresultaten moet de logische volgorde in acht worden genomen. De status van het document wordt “In uitvoering”. Er wordt geen notificatie verstuurd bij de indiening van een document met status “In uitvoering”.

«Beslissing indienen»

De bevoegde autoriteit kan pas een conclusie ten aanzien van de aangeboden zending formuleren als alle informatie betreffende de aangeboden zending (delen I en II) is ingevoerd. Deze optie omvat de laatste fase betreffende deel I en deel II van het officiële document van binnenkomst. De status van het officiële document van binnenkomst wordt “Geldig” of “Afgewezen”. Als de zending moet worden afgewezen, en naargelang de redenen voor weigering of waarschuwingen die in uw officieel document van binnenkomst zijn aangevinkt, kan Traces automatisch een RASFF- of Europhyt-kennisgeving aanmaken. Meer informatie vindt u in de rubrieken “II.5. Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders (RASFF – Rapid Alert System for Food and Feed)” en “II.6. Europhyt-kennisgeving”.

«Printen»

Meer informatie vindt u in rubriek «III.3. Officiële documenten printen”. TRAde Control and Expert System (TRACES) 52 / 99

II.4.4. Handtekening Traces vraagt het gebruikerswachtwoord om het officiële document van binnenkomst te kunnen certificeren. Tik het wachtwoord in en klik op ”Goedkeuring ondertekenen”.

Het vak ”Voor de rest van de sessie hetzelfde wachtwoord gebruiken” kan worden aangekruist om het wachtwoord door Traces te laten opslaan voor de hele sessie. Een sessie eindigt automatisch na dertig minuten inactiviteit.


II.5. Systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen (RASFF – Rapid Alert System for Food and Feed)

en diervoeders

Om te vermijden dat gegevens die reeds in het officiële document van binnenkomst zijn ingevuld, in het RASFF-portaal opnieuw moeten worden ingevoerd,67 zijn Traces en RASFF aan elkaar gekoppeld. Daardoor kan de bevoegde autoriteit aan de EU-grens de vooraf ingevulde RASFF-kennisgeving68 eenvoudig indienen bij het nationale RASFF-contactpunt. De RASFF-kennisgeving kan na indiening in Traces worden geprint.69 De RASFF-module is niet geactiveerd voor niet-EU-landen.70 De bevoegde autoriteiten in niet-EU-landen (LVE en CBA) hebben echter toegang tot RASFF-kennisgevingen zodra die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Dat kan via het in Traces ingediende INVOER-document of via het overeenkomstige (gekloonde) GVDBP.

II.5.1. Een RASFF-kennisgeving

invullen

Met betrekking tot de invoer van “Dierlijke producten”, “Producten van dierlijke oorsprong” en “Diervoeders en levensmiddelen van niet-dierlijke oorsprong” (GVDBP/GDB) verschijnt de tab “RASFF” zodra een beslissing (deel II) is genomen tot afwijzing van een zending om redenen van volksgezondheid, d.w.z. een van de volgende redenen voor weigering:71 Officieel document binnenkomst GVDBP GDB

van

Redenen voor weigering – RASFF «7. Gebrekkige materiële hygiëne” “3. Gebrekkige materiële hygiëne”

GVDBP GDB

«8. Chemische verontreiniging” “4. Chemische verontreiniging”

GVDBP GDB

«9. Microbiologische verontreiniging” “5. Microbiologische verontreiniging”

GVDBP GDB

«10. Andere, RASFF-kennisgeving aanmaken” “6. Andere, RASFF-kennisgeving aanmaken”

Met betrekking tot de invoer van ”Levende dieren” (GVDBD) bestemd voor slacht (vak 16) verschijnt de tab ”RASFF” zodra een beslissing (deel II) is genomen tot afwijzing van een zending om redenen van volksgezondheid, d.w.z. een van de volgende redenen voor weigering:72

67 Dit geldt niet voor VERKL en GFDB-PP. 68 Tweederde van de velden van de RASFF-kennisgeving is vooraf reeds automatisch ingevuld aan de hand van de in het officiële document van binnenkomst ingevoerde gegevens. 69 Meer informatie vindt u in rubriek “II.5.3. Een RASFF-kennisgeving printen”. 70 De RASFF-module is ook geactiveerd voor aan de EU geassocieerde landen (Noorwegen, Zwitserland, Andorra, San Marino, IJsland en de Faroëreilanden). 71 Voor GVDBP’s: vak 36 en niet-conforme laboratoriumtestresultaten in vak 29. 72 Voor GVDBD’s: vak 37 en niet-conforme laboratoriumtestresultaten in vak 30.


Officieel document binnenkomst GVDBD

van

Redenen voor weigering – RASFF «7. Vrijwaringsclausule” “8. Zieke of verdachte dieren” “9. Niet-conforme tests” “14. Andere, RASFF-kennisgeving aanmaken”

De verschillende elementen van de RASFF-kennisgeving moeten worden ingevuld om het officiële document van binnenkomst te kunnen afwijzen. De RASFF-kennisgeving kan na indiening in Traces worden geprint.73 De • • • • •

RASFF-kennisgeving wordt in de Traces-gebruikersinterface opgedeeld in vijf tabs: Algemeen/Product Onderzoek/Partij Oorsprong/Distributie Afwijzing/Andere Gevaar

II.5.1.1.

Tab “Huidige RASFF

selecteren ”

Zodra een officieel document van binnenkomst wordt afgewezen dat ten minste een RASFF-trigger omvat, 74 wordt de RASFF-kennisgeving automatisch aangeboden in Traces (“Huidige RASFF-kennisgeving”). Aanvullende RASFF-kennisgevingen kunnen worden gekoppeld aan het (reeds) afgewezen officiële document van binnenkomst door het document te openen en op “Nieuwe RASFF-kennisgeving” te klikken.

73 74

Meer informatie is te vinden in rubriek “III.3. Officiële documenten van binnenkomst printen”. Meer informatie over de RASFF-triggers is te vinden in rubriek “II.5.1. Een RASFF-kennisgeving invullen”.


II.5.1.2.

Tab “Algemeen/Product”

Verplichte velden: • 1. Soort kennisgeving • Grond voor kennisgeving • 16. Productcategorie


II.5.1.3.

Tab “Risico/Maatregel/Partij”

Verplichte velden: • 22. Risico • 24. Toepassingsgebied

II.5.1.4.

Tab “Oorsprong/Distributie”


II.5.1.5.

Tab “Afwijzing/Andere”

Bijlagen Bijlagen, zoals tekstbestanden, scans en foto’s, kunnen aan de RASFF-kennisgeving worden toegevoegd in het formaat naar keuze (.doc, .jpeg, .ppt, .zip, .pdf, enzovoort) met een maximale bestandsgrootte van 2 MB. In vak “60. Documenten in bijlage” in de geprinte versie van de RASFF-kennisgeving75 wordt het aantal documenten in bijlage vermeld. Het nationale RASFF-contactpunt en het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie kunnen bestanden bekijken, wissen, verwijderen, toevoegen en wijzigen. Deze bestanden worden gedurende zes maanden in de databanken bewaard en kunnen tijdens die periode worden geraadpleegd.

75 Meer informatie over de geprinte versie van de RASFF-kennisgeving is te vinden in rubriek “II.5.3. Een RASFF-kennisgeving printen”.


II.5.1.6.

Tab ”Gevaar”

Verplichte velden: • 5. Gevarencategorie

II.5.2. Indieningsopties



Wordt gebruikt om terug te keren naar de submenu’s van «Veterinaire documenten» en annuleert alle handelingen die tijdens het invullen van de RASFF-kennisgeving (en certificering van het officiële document van binnenkomst) zijn uitgevoerd. Als uw RASFF-kennisgeving (en officiële document van binnenkomst) nog niet is opgeslagen, zal alle informatie die u hebt ingevuld, verloren gaan. Hiermee kunt u RASFF-kennisgevingen bewaren die nog niet volledig zijn ingevuld. Dit is een optionele tussenfase die voorafgaat aan de definitieve indiening van uw RASFF-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst). Deze optie kan ook worden gebruikt om een RASFF-kennisgeving in verschillende fasen en op verschillende plaatsen in te vullen. De status van de RASFF-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst) wordt “In uitvoering”. Op deze basis kan het officiële document van binnenkomst nog niet worden gecertificeerd. Er wordt geen kennisgeving verstuurd bij de indiening van een RASFFkennisgeving (en officieel document van binnenkomst) met status “In uitvoering”.


Opties voor opslaan «Beslissing indienen»

De bevoegde autoriteit kan de RASFF-kennisgeving pas automatisch naar de bevoegde autoriteiten sturen als alle verplichte informatie betreffende de RASFF-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst) is ingevoerd. Deze optie omvat de laatste fase betreffende de RASFF-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst). De status van de RASFF-kennisgeving wordt “Nieuw” en de status van het officiële document van binnenkomst verandert in “Afgewezen”.

II.5.3. Een RASFF-kennisgeving

printen

Zodra de RASFF-kennisgeving is ingediend, kan de bevoegde autoriteit aan de EU-grens de RASFFkennisgeving printen door naar het menu “Veterinaire documenten” te gaan en het toepasselijke submenu te kiezen: • GVDB voor dieren • GVDB voor dierlijke producten • Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB) Om naar het afgewezen officiële document van binnenkomst te zoeken waaraan het RASFF is gekoppeld, kunt u het referentienummer van het certificaat in Traces of de RASFF-status gebruiken.76 ”Open” het afgewezen officiële document van binnenkomst en klik op de tab ”RASFF”.

U kunt de RASFF-kennisgeving enkel afdrukken als u op de optie ”Printen” klikt in deze RASFF-tab.77

II.5.4. Vervolgactie RASFF De RASFF-kennisgeving en het programma voor verscherpte controles houden nauw verband met Traces. Via de RASFF-kennisgeving die naar de bevoegde autoriteit aan de EU-grens wordt gestuurd, kan het nationale RASFF-contactpunt vragen om een programma van verscherpte controles in werking te stellen dat door het RASFF-contactpunt van de Europese Commissie moet worden goedgekeurd voor het van toepassing wordt op alle bevoegde autoriteiten aan de EU-grens. 76 RASFF-statussen: “Geannuleerd”, “Bevestigd”, “Nieuw”, “Afgewezen”, “Geldig” en “Met verscherpte controle”. Meer informatie over deze statussen is te vinden in “Workflow voor RASFF en verscherpte controles”. 77 U kunt het officiële document van binnenkomst als dusdanig printen, zonder de RASFF-kennisgeving, door de optie “Printen” te gebruiken meteen nadat u het document hebt geopend.


Het programma voor verscherpte controles in Traces voldoet aan artikel 24 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. De gegevens voor alle programma’s voor verscherpte controles zijn beschikbaar via het menu “Hulp bij beslissing”, submenu “Verscherpte controle”.78 Meer informatie over de vervolgacties voor de RASFF-kennisgeving en de uitvoering van het programma voor verscherpte controles in Traces is te vinden in de gebruikershandleiding “RASFF en verscherpte controles” bestemd voor de nationale RASFF-contactpunten en de RASFF-contactpunten van de Europese Commissie.

78

Meer informatie vindt u in rubriek “II.3.4. Verscherpte controle”.


II.6. Europhyt-KENNISGEVING (VERSCHIJNT BINNENKORT)79 Om te vermijden dat gegevens die reeds in het GFDB-PP zijn ingevuld, in het Europhyt-portaal opnieuw moeten worden ingevoerd, zijn Traces en Europhyt aan elkaar gekoppeld. Daardoor kan de bevoegde autoriteit aan de EU-grens de vooraf ingevulde Europhyt-kennisgeving80 eenvoudig indienen bij het nationale Europhyt-contactpunt. De Europhyt-kennisgeving kan na indiening in Traces worden geprint.81

II.6.1. Een Europhyt-kennisgeving

invullen

Met betrekking tot de invoer van planten en plantaardige producten verschijnt de tab “Europhyt” zodra een beslissing (deel II) is genomen tot afwijzing van een GFDB-PP-zending en wordt een van de volgende drie opties voor het aanmaken van een “Europhyt-kennisgeving”82 aangevinkt. De verschillende elementen van de Europhyt-kennisgeving moeten worden ingevuld om het GFDB-PP te kunnen afwijzen. De Europhyt-kennisgeving kan na indiening in Traces worden geprint.83 De • • •

Europhyt-kennisgeving wordt in de Traces-gebruikersinterface opgedeeld in drie tabs: ”Onderscheppingsdossier” “Risico/maatregel” “Oorsprong/Distributie”

II.6.1.1.

Tab “Huidige Europhyt

selecteren ”

Zodra een GFDB-PP wordt afgewezen die ten minste een Europhyt-waarschuwing bevat, 84 wordt de Europhyt-kennisgeving automatisch aangeboden in Traces (“huidige Europhyt”). Aanvullende Europhyt-kennisgevingen kunnen worden gekoppeld aan het (reeds) afgewezen GFDB-PP door het officiële document van binnenkomst te openen en op “Nieuwe Europhyt-kennisgeving” te klikken.

79 80 officiële 81 82 83 84

Deze rubriek wordt momenteel gewijzigd! Een derde van de velden van de Europhyt-kennisgeving is vooraf reeds automatisch ingevuld aan de hand van de in het document van binnenkomst ingevoerde gegevens. Meer informatie vindt u in rubriek “II.6.3. Een Europhyt-kennisgeving printen”. Kies tussen “aan de lidstaten”, “aan EPPO” en “aan land van uitvoer” Meer informatie vindt u in rubriek “III.3. Officiële documenten printen”. Kies tussen “aan de lidstaten”, “aan EPPO” en “aan land van uitvoer”


II.6.1.2.

Tab “Onderscheppingsdossier”

II.6.1.3.

Tab “Risico/maatregel”


II.6.1.4.

Tab “Oorsprong/Distributie”

II.6.2. Indieningsopties



Wordt gebruikt om terug te keren naar de submenu’s van «Veterinaire documenten» en annuleert alle handelingen die tijdens het invullen van de Europhyt-kennisgeving (en certificering van het officiële document van binnenkomst) zijn uitgevoerd. Als de Europhyt-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst) nog niet is opgeslagen, zal alle informatie die u hebt ingevuld, verloren gaan. Hiermee kunt u Europhyt-kennisgevingen bewaren die nog niet volledig zijn ingevuld. Dit is een optionele tussenfase die voorafgaat aan de definitieve indiening van uw Europhyt-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst). Deze optie kan ook worden gebruikt om een Europhytkennisgeving in verschillende fasen en op verschillende plaatsen in te vullen. De status van de Europhyt-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst) wordt “In uitvoering”. Op deze basis kan het officiële document van binnenkomst nog niet worden gecertificeerd. Er wordt geen kennisgeving verstuurd bij de indiening van een Europhytkennisgeving (en officieel document van binnenkomst) met status “In uitvoering”.


Opties voor opslaan «Beslissing indienen»

De bevoegde autoriteit kan de Europhyt-kennisgeving pas automatisch naar de bevoegde autoriteiten sturen als alle verplichte informatie betreffende de Europhyt-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst) is ingevoerd. Deze optie omvat de laatste fase betreffende de Europhyt-kennisgeving (en het officiële document van binnenkomst). De status van de Europhyt-kennisgeving wordt “Nieuw” en de status van het officiële document van binnenkomst verandert in “Afgewezen”.

II.6.3. Een Europhyt-kennisgeving

printen

Zodra de Europhyt-kennisgeving is ingediend, kan de bevoegde autoriteit aan de EU-grens de Europhytkennisgeving printen door naar het menu “Veterinaire documenten” te gaan en het submenu “GFDB-PP” te kiezen: Om naar het afgewezen officiële document van binnenkomst te zoeken waaraan de Europhyt is gekoppeld, kunt u het referentienummer van het certificaat in Traces gebruiken.


II.7. Deel III (Controle)

indienen

Als onderdeel van bijzondere procedures zoals doorvoer van derde land naar derde land, overlading naar een andere GIP, vervoer onder toezicht van bijzondere of niet-conforme zendingen enz., moet controle worden verricht door de GIP van uitgang of de GIP van uiteindelijke bestemming of de bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor inrichtingen op de plaats van bestemming.85 Daartoe moet de bevoegde autoriteit het officiële document van binnenkomst openen, op “Controle” klikken en de nodige gegevens invullen in de tab “Controle”.

De bevoegde autoriteit die deel I van het officiële document van binnenkomst heeft gecertificeerd, wordt in kennis gesteld van de uitgevoerde controles (deel III) en heeft toegang tot de resultaten daarvan. Het deel ”Controle” zal worden opgenomen in de geprinte versie van het officiële document van binnenkomst.86

85 In andere gevallen is het toevoegen van gegevens over controles (Deel III) aan het goedgekeurde officiële document van binnenkomst optioneel. 86 Meer informatie over het printen van een officieel document van binnenkomst is te vinden in rubriek “III.3. Officiële documenten printen”.


III. Functionaliteiten Officiële

III.1. Een

documenten van binnenkomst

officieel document van binnenkomst wijzigen

III.1.1. Ingediende

officiële documenten van binnenkomst

(deel I)

wijzigen

Binnen de beperkingen van het gekozen documentmodel kan de gebruiker van de bevoegde autoriteit de gewenste wijzigingen aanbrengen door het document op te zoeken, het te openen, te wijzigen en het officiële document van binnenkomst met de status ”Ontwerp”, ”Nieuw” en ”In uitvoering” (opnieuw) in te dienen. Officiële documenten van binnenkomst met de status ”Ontwerp” zijn enkel toegankelijk voor de Tracesgebruiker die ze indient en zijn rechtstreekse collega’s die gekoppeld zijn aan dezelfde autoriteit. Officiële documenten van binnenkomst met de status ”Nieuw” en ”In uitvoering” kunnen enkel worden gewijzigd als de bevoegde autoriteit het document nog niet heeft gecertificeerd. Gebruikers van Traces kunnen eenvoudig controleren wanneer deel I is gewijzigd door het versienummer (-Vx) achter het Traces-referentienummer van het certificaat te controleren. Bij het afdrukken van officiële documenten van binnenkomst kan het belangrijk zijn om snel te kunnen achterhalen welke wijzigingen er zijn aangebracht tussen het printen en de verwerking van deel I van het document.


III.1.2. Gecertificeerde (deel II)

officiële

documenten

van

binnenkomst

wijzigen

In het geval van reeds gecertificeerde (deel II) documenten, wordt het onderscheid gemaakt tussen: A. Het invoeren van laboratoriumtestresultaten met status ”In afwachting van de resultaten”;87 en B. Het corrigeren van andere/verschillende88 gegevens in deel I (Zending) of deel II (Beslissing).

III.1.2.1. status

Invullen van de definitieve resultaten “In afwachting van de resultaten”

van laboratoriumtests met

Resultaten van laboratoriumtests met status “In afwachting van de resultaten” kunnen worden ingevuld door: • het document te openen;89 • naar de tab “Controle” in het deel “Beslissing” te gaan; • het laboratoriumtestresultaat aan te vinken; • op de optie “Laboratoriumtestresultaten indienen” te klikken90; en • het document te ondertekenen.91 Als u “Niet-conforme” laboratoriumtestresultaten indient, wordt het document automatisch “Teruggeroepen”.92

87 De optie “In afwachting van de resultaten” is enkel beschikbaar voor GVDBD en GVDBP. Meer informatie vindt u in rubriek “II.4.2.2. Tab ‘Controles’”. 88 “Overige”: gegevens die geen betrekking hebben op de laboratoriumtestresultaten die worden afgewacht. 89 Gebruik het ”Geavanceerde” zoekcriterium “In afwachting van de resultaten” om uw document eenvoudig terug te vinden. Meer informatie vindt u in rubriek “II.2. Naar een officieel document van binnenkomst zoeken”. 90 Aangezien het officiële document in principe al behandeld is, zullen de overige gegevens in deel I en deel II grijs gemaakt zijn. 91 Meer informatie over het ondertekenen van documenten vindt u in rubriek “II.4.4. Handtekening”. 92 Meer informatie vindt u in de rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.1.2.2.

Gegevens

in deel

I (Zending)

of deel

II (Beslissing)

corrigeren

Andere/overige gegevens in deel I (Zending) of deel II (Beslissing) kunnen eenvoudig worden gecorrigeerd met behulp van de knop “Kopiëren als vervanging”. In plaats van het officiële document van binnenkomst te annuleren en de gewijzigde versie van het document helemaal opnieuw aan te maken, kan de bevoegde autoriteit met de knop ”Kopiëren als vervanging” onder het document het origineel annuleren en snel een nieuw correct document aanmaken door gebruik te maken van de in het originele document opgenomen informatie. Met de functie ”Kopiëren als vervanging” kan dus een reeds ”goedgekeurd” of ”afgewezen” document snel worden gewijzigd. Knop ”Kopiëren als vervanging”:

Met het oog op de follow-up en identificatie van eventuele wijzigingen in een officieel document van binnenkomst en ter bespoediging van de procedure voor de afgifte van het document bevelen wij het gebruik van deze functie ”Kopiëren als vervanging” aan wanneer u correcties wilt aanbrengen in deel I of deel II. Een hyperlink met het nummer van het vervangen document verschijnt in het vak ”Referentienummer” van het nieuwe, vervangende document, terwijl een hyperlink met het nummer van het nieuwe document verschijnt in het vak ”Referentienummer” van het vervangen document. Zo kunnen het vervangende en het vervangen officiële document van binnenkomst gemakkelijk worden geïdentificeerd. De datum van vervanging en de identificatie van de vervangende bevoegde autoriteit verschijnen in de desbetreffende vakken, zowel op de interface als in de geprinte versie van het document. Hyperlink in het nieuwe document (interface):


Hyperlink in het nieuwe document (geprinte versie):

Hyperlinks in een vervangend document dat op zijn beurt is vervangen door een ander document (interface):

Hyperlinks in een vervangend document dat op zijn beurt is vervangen door een ander document (geprinte versie):



III.2. Een

officieel document van binnenkomst wissen of annuleren

III.2.1. Wissen De optie “Wissen” is enkel beschikbaar wanneer deel I van een officieel document van binnenkomst is ingediend en de status “Ontwerp” of “Nieuw” heeft.93 Zowel de marktdeelnemer als bevoegde autoriteit heeft toegang tot het document en de optie “Wissen”. Het officiële document van binnenkomst is niet meer zichtbaar nadat het is gewist. Om een officieel document van binnenkomst te “Wissen”: 1. Zoek het specifieke officiële document van binnenkomst op in een van de submenu’s van ”Veterinaire documenten”: ”Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB)” ”GVDB voor dieren” ”GVDB voor dierlijke producten” ”Verklaring” ”GFDB-PP” 2. klik op de knop ”Openen” onder het specifieke officiële document van binnenkomst; 3. klik op de knop ”Wissen”.

93

Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.2.2. Annuleren De optie “Annuleren” is pas beschikbaar wanneer deel II is gegenereerd zodat de status van het document “In uitvoering” of “Geldig” is.94 Daar alleen de bevoegde autoriteit deel II van een officieel document van binnenkomst kan invullen, kan een document dat reeds in Traces is geïnitieerd, alleen door de bevoegde autoriteit worden geannuleerd. Nadat een document is geannuleerd, blijft het met het oog op de traceerbaarheid toch zichtbaar met de status “Geannuleerd”. Om een officieel document van binnenkomst te “Annuleren”: 1. Zoek het specifieke officiële document van binnenkomst op in een van de submenu’s van ”Veterinaire documenten”: ”Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB)” ”GVDB voor dieren” ”GVDB voor dierlijke producten” ”Verklaring” ”GFDB-PP” 2. Klik op de knop ”Openen” onder het specifieke document. 3. Klik op de knop ”Annuleren”.

94

Meer informatie vindt u in de rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.3. Officiële

documenten printen

Om een officieel document van binnenkomst van Traces te printen, hebt u het volgende nodig: • hardware, een printer, • software: een bijgewerkte versie van Adobe Acrobat Reader Als taal waarin uw officiële document van binnenkomst wordt geprint, kiest u een van de talen die worden gesproken in de lidstaat waar de grensinspectie plaatsvindt en ten minste één van de officiële talen van het land van bestemming.

III.3.1. Ingediende

officiële documenten

Om een ingediend officieel document van binnenkomst te printen: 1. Zoek het specifieke officiële document van binnenkomst op in een van de submenu’s van ”Veterinaire documenten”: ”Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB)” ”GVDB voor dieren” ”GVDB voor dierlijke producten” ”Verklaring” ”GFDB-PP” 2. Klik op de knop ”Openen” onder het specifieke document. 3. klik op de knop ”Printen”. Er wordt een nieuwe webpagina geopend waar u een of meerdere talen kunt selecteren om het ingediende officiële document van binnenkomst te printen. Deze taalversies worden in één pdf-bestand gecombineerd.95

95

De huidige werktaal wordt automatisch geselecteerd. U kunt alle taalvakjes die u nodig hebt aan-of afvinken.


De status van officiële documenten van binnenkomst wordt weergegeven door een watermerk. Alleen een geldig officieel document van binnenkomst heeft het watermerk “ORIGINEEL”. Voor de status “Nieuw” is er geen watermerk. Er zijn verder watermerken voor “Geannuleerd”, “Ontwerp”, “Afgewezen” en “Vervangen”.96

96

Meer informatie over de certificeringsworkflow is te vinden in rubriek “II.1.1. Certificeringsworkflow”.


III.3.2. Blanco

modellen van officiële documenten van binnenkomst

Traces-gebruikers kunnen alle (blanco) modellen van officiële documenten van binnenkomst vinden onder het menu ”Veterinaire documenten”, in het submenu ”Leeg certificaat”. • Een model voor GDB’s: ”Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB)” • Twee modellen voor GVDB’s: ”GVDB’s voor dieren” en ”GVDB’s voor dierlijke producten”. • Twee97 modellen voor VERKL’s: ”Verklaring” • Een model voor GFDB-PP’s: ”GFDB-PP” Om een blanco model van een document te printen: 1. Klik op het submenu ”Leeg certificaat” in het menu ”Veterinaire documenten”. 2. Selecteer de gewenste taal uit de desbetreffende afrollijst.98 3. selecteer het gewenste blanco model van een officieel document van binnenkomst: ”Gemeenschappelijk document van binnenkomst (GDB)” ”GVDB voor dieren” ”GVDB voor dierlijke producten” ”Verklaring”99 ”GFDB-PP” 2. Klik op de knop ”Printen” onder het blanco document. Het blanco model van het document zal in de gekozen taal worden weergegeven100, in pdf-formaat, op een nieuwe pagina.

97 D.w.z. twee modellen naast het “niet-geharmoniseerde” model. 98 De taal waarin u uw officiële document van binnenkomst print, moet een van de talen zijn die in het land van bestemming en in eventuele doorvoerlanden worden gesproken. 99 Kies het desbetreffende VERKL-model uit de afrollijst. 100 Herhaal deze stappen voor eventuele andere talen.



III.4. Automatische e-mailnotificaties

in

Traces

In Traces worden automatische e-mailnotificaties gezonden naar alle betrokken geldige en actieve Tracesgebruikers om hen op de hoogte te brengen van in Traces uitgevoerde of uit te voeren handelingen. Deze e-mailnotificaties kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld: • Aan organisaties gerelateerde informatie: aanmaken, wijzigen, goedkeuren, wissen; • Officiële documenten van binnenkomst: aanmaken, goedkeuren, afwijzen, controleren, afwijzen laboratoriumtest, annuleren, wissen: INVOER GVDBD GVDBP GDB VERKL GFDB-PP INTRA DOCOM UITVOER E-mailnotificaties voor GVDBP’s zijn in te delen in de volgende categorieën: notificaties i.v.m. toelaatbaarheid voor doorvoer/overlading (vakken 30 en 31), notificaties i.v.m. toelaatbaarheid voor de interne markt (vak 32), notificaties i.v.m. vervoer onder toezicht (vak 33) en specifieke procedures entrepot (vak 34), notificaties i.v.m. ontoelaatbaarheid in geval van vernietiging of verwerking (vak 35).


In het geval van doorvoer van derde land naar derde land, overbrenging of overlading worden onmiddellijk na goedkeuring van het document automatische Traces-mailnotificaties verzonden om de bevoegde autoriteiten aan de (het) GIP/APB/API van de EU in kwestie en de niet-EU-landen van bestemming/levering daarvan op de hoogte te brengen via Traces. Als een in Traces aangemaakt document wordt afgewezen, krijgen niet-EU-landen een automatische Traces-mailnotificatie. Traces-gebruikers kunnen kiezen welke automatische e-mailnotificaties zij wensen te ontvangen door in het menu «Gebruikers-en organisatiebeheer», submenu «Gebruikersprofiel wijzigen», de desbetreffende vakjes aan te kruisen. De ontvangst van deze automatische Traces-mailnotificaties is niet van invloed op de toegangsrechten tot de online-informatie in Traces, die na wijziging door de bevoegde autoriteit onmiddellijk wordt bijgewerkt. TRAde Control and Expert System (TRACES) 79 / 99

III.4.1. Controles

van aantallen

Wanneer de hoeveelheid dieren of het gewicht van goederen een vooraf ingestelde grenswaarde overschrijdt, krijgen Traces-gebruikers onmiddellijk na het indienen een waarschuwing te zien waarin zij ertoe worden aangemaand om de hoeveelheid te controleren. Deze waarschuwing wordt herhaald tot het officiële document van binnenkomst is goedgekeurd. “De ingevulde hoeveelheid overschrijdt de vastgestelde grenswaarde: valideer om deze hoeveelheid te bevestigen”. Als een document wordt goedgekeurd met een aantal dat de vastgestelde grenswaarde overschrijdt, wordt er een kennisgeving naar de Europese Commissie gestuurd. De maximumaantallen voor levende dieren zijn als volgt vastgesteld: GN-code Soort Maximumhoeveelheid 0101 100 0102 300 0103 1200 010410 1500 010420 1500 0105 200000 010611 50 010612 12 010619 100 Artiodactyla 300 Perrissodactyla 15 Proboscidea 15 Knaagdieren 10000 Lagomorpha 10000 010620 1000 010631 50 010632 1500 010639 10000 010690 1000 030110 40000


III.4.2. Beveiligde

toegang

De rechtstreekse onlinetoegang tot de Traces-informatie door middel van hyperlinks in de automatische Traces-mailnotificaties is beveiligd met het Traces-wachtwoord.


IV.

Andere Traces - menu’s

IV.1. “Traces-datawarehouse” Via de interface voor het Traces-datawarehouse (DWH) (BOXI) kunnen bevoegde autoriteiten aangepaste verslagen bekijken, organiseren en gebruiken via een online navigator, om zo hun activiteiten te monitoren. In de (werkelijke) productieomgeving101 zouden de bevoegde autoriteiten op het DWH moeten kunnen inloggen, waarna zij op ”Traces-datawarehouse” kunnen klikken.

Voor meer informatie kunt u de gebruikershandleiding van het DWH gebruiken, die te vinden is in de Traces-toolkit.102

101

Meer informatie vindt u in de rubriek “I.5.3 Omgevingen”.



IV.2. ”Qlikview” Qlikview is een business intelligence tool waarmee gegevens uit verschillende bronnen kunnen worden geconsolideerd en weergegeven in een enkele toepassing. Deze tool wordt door Traces gebruikt om bevoegde autoriteiten in staat te stellen om hun activiteiten te monitoren. In de (werkelijke) productieomgeving103 kunnen de bevoegde autoriteiten normaal gezien op Qlikview inloggen, waarna zij op de link ”Qlikview” kunnen klikken.

Voor meer informatie kunt u de gebruikershandleiding van Qlikview raadplegen, die te vinden is in de Traces-toolkit.104

103

Meer informatie vindt u in de rubriek “I.5.3 Omgevingen”.



IV.3. “Rapportage” Via dit menu kunnen zendingen van GVDBD’s en GVDBP’s105 die aan de EU-grens zijn afgewezen worden geraadpleegd.106 Daartoe klikt u op: • ”Afgewezen zendingen – GVDB voor dieren” • ”Afgewezen zendingen – GVDB voor dierlijke producten” Er kunnen diverse zoekcriteria worden gebruikt om de zoekopdracht voor GDB’s te verfijnen. EU/EVA-gebruikers die gekoppeld zijn aan GIP’s hebben toegang tot alle afgewezen GVDB’s van de EU/ EVA. Niet-EU-landen hebben enkel toegang tot de GVDB’s die zijn ingediend via de goedkeuring van INVOERdocumenten op nationale basis.

Om de vertrouwelijkheid van de betrokken handelsgegevens te vrijwaren, gelden er strikte toegangsregels voor elk Traces-gebruikersprofiel. Deze functie is niet beschikbaar voor ADM-profielen. U kunt mogelijk aanvullende informatie verkrijgen via het Traces-datawarehouse.107

105 106 107

Deze functie is (nog) niet beschikbaar voor GDB’s of VERKL’s. Er wordt geen tijdslimiet toegepast. Meer informatie over de link naar het Traces-datawarehouse is te vinden in rubriek “IV.1. Traces-datawarehouse”.


IV.4. ”Gebruikers-en

organisatiebeheer ”

IV.4.1. Gebruikersbeheer Als bevoegde autoriteit die Traces gebruikt, wordt u gevraagd om de marktdeelnemers die onder uw bevoegdheid vallen in Traces te beheren.

De bevoegde autoriteit kan via het menu ”Gebruikers-en organisatiebeheer”, submenu ”Gebruikersbeheer” marktdeelnemers in Traces beheren met behulp van de volgende opties: • aanmaken • (in)activeren • validatie • wissen • (opnieuw) koppelen aan de bevoegde autoriteit • ... Meer informatie over gebruikersbeheer is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikersen autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.108

108 Traces-toolkit:https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd


IV.4.2. Organisaties Organisaties kunnen door marktdeelnemers en gebruikers van bevoegde autoriteiten worden “aangemaakt” in Traces tijdens de certificering van een officieel document. Enkel bevoegde autoriteiten kunnen organisaties beheren via het menu ”Gebruikers-en organisatiebeheer”, submenu ”Organisaties”.

Voordat u een nieuwe organisatie aanmaakt, dient u eerst te controleren (door de organisatie op te zoeken) of de organisatie nog niet bestaat in Traces (het beginsel ”Eerst zoeken, indien nodig aanmaken”). Meer informatie over gebruikersbeheer is te vinden in de gebruikershandleiding ”Organisatie-, gebruikersen autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.109

IV.4.3. Wachtwoord/geheime

vraag en antwoord wijzigen 110

Traces-gebruikers kunnen hun wachtwoord en hun geheime vraag en het antwoord daarop op eender welk moment wijzigen via het menu “Gebruikers-en organisatiebeheer”, submenu “Wachtwoord wijzigen”.

109 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 110 Zie de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer” voor meer informatie.


IV.4.4. Gebruikersprofiel

wijzigen

111

Het submenu “Gebruikersprofiel wijzigen” onder het menu “Gebruikers-en organisatiebeheer” biedt de volgende mogelijkheden: • selecteren/deselecteren welk categorieën automatische Traces-mailnotificaties u wenst te ontvangen;112 • verificatie van de bevoegde autoriteit die aan uw Traces-profiel is gekoppeld; en • wijziging van de taal van automatische notificatiemails, het type notificatie (html/tekst) en andere gebruikersgerelateerde gegevens, met uitzondering van de login (e-mailadres). Om uw e-mailadres te wijzigen, moet u uw Traces-beheerder vragen om een formeel verzoek daartoe in te dienen bij het Traces-team.

111 112

Meer informatie is te vinden in de gebruikershandleiding “Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”. Meer informatie vindt u in rubriek “III.4. Automatische e-mailnotificaties in Traces”.



IV.4.5. Zakenpartners

Voor B2B-communicatie kunt u met een B2B-account van Traces een lijst met preferentiële zakenpartners downloaden via de webdiensten en kunt u de gegevens van deze organisaties overbrengen naar een lokale toepassing voor indiening bij B2B. Daartoe kunnen gebruikers van de bevoegde autoriteit aan de EU-grens gebruikmaken van het submenu “Zakenpartners” van het menu “Gebruikers-en organisatiebeheer”.113 De gebruikers van bevoegde autoriteiten kunnen organisaties aan hun lijst van preferentiële zakenpartners toevoegen via het menu ”Gebruikers-en organisatiebeheer”, submenu ”Organisaties”, door een organisatie te openen en op ”zakenpartner toevoegen” te klikken.

113

Douane-expediteurs/voor de zending verantwoordelijke personen in Traces hebben eveneens toegang tot dit menu.


IV.5. “Publicatie

van lijsten van inrichtingen ”

Meer informatie over de presentatie en het beheer van lijsten van erkende inrichtingen is te vinden in het deelvak ”Organisatiebeheer” van de gebruikershandleiding ”Organisatie-, gebruikers-en autoriteitenbeheer”, die eveneens beschikbaar is in de Traces-toolkit.114

114 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd.


IV.6. Hulp

bij beslissing

IV.6.1. Programma

voor

“verscherpte

controles ”

Het submenu “Programma voor verscherpte controles” dat beschikbaar is voor gebruikers van bevoegde autoriteiten die gekoppeld zijn aan GIP/APB/API van de EU voldoet aan artikel 24 van Richtlijn 97/78/EG van de Raad. De gegevens 115 voor alle programma’s voor verscherpte controles zijn beschikbaar via het menu “Hulp bij beslissing”, submenu “Verscherpte controle”.

115 D.w.z. status, datum van toepassing, nettogewicht, oorspronkelijk certificaat (indien niet rechtstreeks ingediend bij de Europese Commissie) organisatie/regio/land van oorsprong, gevaar, groepen goederencodes, status van de verscherpte controles enzovoort. NB: voor “Teruggeroepen” zendingen kan een waarschuwing van het type “Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren” verschijnen als u toegang probeert te krijgen tot het document dat aanleiding heeft gegeven tot het programma voor verscherpte controles.


92 / 99

GIP

RASFF-CP LS

RASFF-CP EC

Programma verscherpte controles ‘OPGELEGDE CONTROLES’

Programma verscherpte controles ‘GEWIST’

Programma verscherpte controles ‘ACTIEF’

Programma verscherpte controles ‘VOLTOOID’

RASFF Geldig

‘Goedkeuren’

Programma verscherpte controles ‘Nieuw’

RASFF Bevestigd (met verscherpte controle)

RASFF Geldig (met verscherpte controle)

‘Goedkeuren, met verscherpte controle’’

Afgewezen zending – voldaan aan voorwaarden RASFF-waarschuwing

‘Bevestigen, met verscherpte controle’

Programma verscherpte controles ‘STOPGEZET’

Programma verscherpte controles ‘GEWIST’

RASFF Afgewezen

‘Afwijzen’

RASFF Nieuw

RASFF Geldig

‘Goedkeuren’

RASFF Geannuleerd

‘Annuleren’

RASFF Afgewezen

‘Afwijzen’

RASFF Bevestigd

‘Bevestigen’

Workﬂow RASFF en verscherpte controles TRACES

GVDBP: Afgewezen/Teruggeroepen

RASFF In uitvoering

GVDBP: In uitvoering

Het zoekcriterium “Status”, dat de waarden “Actief”, “Gewist”, “Vervuld”, “Controles opleggen”, “Nieuw” en “Stopgezet” kan hebben, heeft betrekking op onderstaande RASFF-workflow:

TRAde Control and Expert System (TRACES)

IV.7. “Wetgeving” Via het menu “Wetgeving” wordt de gebruiker doorgestuurd naar de homepage van EUR-Lex, de website voor de wetgeving van de Europese Unie en andere openbaar geachte documenten.


IV.8. “Informatie” De knop “Informatie” in de rechterbovenhoek van het Traces-venster stuurt u door naar de Traces-toolkit,116 op de informatiewebsite CIRCABC 117.

De Traces-toolkit118 biedt u toegang tot aanvullende gebruikershandelingen, -filmpjes en -sjablonen. Voor officiële documenten van binnenkomst bevelen we u aan om de instructiefilmpjes voor het klonen en indienen van documenten te bekijken. De Traces-toolkit bundelt alle nuttige informatie in een ”platformdocument” en helpt u bij het gebruik van Traces.

116 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 117 Kenniscentrum voor communicatie en informatie voor overheden, bedrijven en burgers. 118 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd


V.

Vaak

V.1.

gestelde vragen

Waarschuwingsbericht: “meervoudige

indiening niet toegestaan ”

Het waarschuwingsbericht “Meervoudige indieningen niet toegestaan” kan verschijnen wanneer u probeert om gegevens (officiële document van binnenkomst, organisatie, gebruikersaccount enzovoort) te valideren, in te dienen, te wissen etc. in Traces en u de knoppen “vorige” en “volgende” van uw internetbrowser gebruikt (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla, enzovoort).

Aangezien de knoppen “vorige” en “volgende” geen deel uitmaken van Traces maar bij uw internetbrowser horen, kunt u ze niet gebruiken om acties in Traces “ongedaan te maken”.

V.2.

Waarschuwingsbericht: ”Beveiligingsuitzondering:

de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren ”

u beschikt niet over

Het waarschuwingsbericht ”Beveiligingsuitzondering: u beschikt niet over de nodige rechten om de gevraagde handeling uit te voeren” kan op uw Traces-scherm verschijnen als u: 1/ wijzigingen in een officiële document van binnenkomst probeert op te slaan als de status ervan intussen is gewijzigd door een andere Traces-gebruiker. Het is mogelijk dat een van uw collega’s bij bevoegde autoriteit het officiële document van binnenkomst ondertussen al heeft verwerkt, door deel I (zending) van het officiële document van binnenkomst te certificeren of te wissen, waardoor u het officiële document van binnenkomst niet langer kunt raadplegen/ verwerken. 2/ probeert om toegang te krijgen tot een soort officieel document van binnenkomst waarvoor uw Tracesprofiel niet over de nodige toegangsrechten beschikt,119 bijvoorbeeld door het referentienummer van het 119

bv. INTRA wanneer u een Traces-gebruiker bent die gekoppeld is aan een GIP/APB/API van de EU.


officiële document van binnenkomst in te voeren in de adresbalk van uw internetbrowser. Meer informatie vindt u in de rubriek ”II.2.3. Programmaomleidingen en beperkingen”.

V.3.

Waarschuwingsbericht: “Het

certificaat werd niet gevonden ”

De waarschuwing “Het certificaat werd niet gevonden” kan op uw Traces-scherm verschijnen als u toegang probeert te krijgen tot een “Nieuw” officieel document van binnenkomst dat al is gewist door een andere Traces-gebruiker naar aanleiding van een automatische e-mailnotificatie van Traces. Het is inderdaad mogelijk dat een van uw collega’s bij de bevoegde autoriteit het officiële document van binnenkomst ondertussen al heeft gewist.

V.4.

Waarschuwingsbericht: “GEN 002…” (onverwachte

fout )

We verzoeken u een Traces-probleemrapport in de Traces-toolkit120 in te vullen. Gelieve dit rapport naar het Traces-team te sturen op [email protected], met uw bevoegde autoriteit in CC.

121

120 Traces-toolkit: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 121 De Traces-toolkit bevat een probleemrapport.


VI. N adere

informatie en contactgegevens

We bevelen u, als Traces-marktdeelnemer, ten zeerste aan om contact op te nemen met uw bevoegde autoriteit, die uw vragen zal beantwoorden of u naar de ter zake verantwoordelijke bevoegde autoriteit zal doorverwijzen. Voorts kunt u terecht bij: het Traces-team, voor vragen met betrekking tot de werking van Traces als onlinesysteem: Traces-toolkit, met daarin een rubriek over “Rampenplannen” 122 en “Probleemrapportage” Traces-presentaties124 E-mail: [email protected] 125 Tel.: +32 2 297 63 50 Faxnummer: +32 22 99 43 14

123

De LMS-website,126 voor vragen over de officiële lijsten van inrichtingen De RASFF-website,127 voor vragen over het “systeem voor snelle waarschuwingen voor levensmiddelen en diervoeders” De online databank van douanetarieven (Taric),128 voor vragen over de code van de Gecombineerde Nomenclatuur die door GIP’s wordt gebruikt De BTSF-website,129

voor vragen over ‘Better Training for Safer Food’

De Europhyt-website,130 voor vragen over “Planten en plantaardige producten” De EXPORT-helpdesk,131 voor vragen over voorschriften voor en heffingen op de toegang tot de interne markt, invoertarieven en douanerechten

122 Rampenplannen: https://circabc.europa.eu/w/browse/91fe2ba6-6d69-4bdc-94ad-304b7eb6ff05. 123 Probleemrapport: in opbouw. 124 125

Presentaties over Traces: http://prezi.com/user/TRACES/. Gelieve uw bevoegde autoriteit in CC te zetten wanneer u een e-mail stuurt naar het Traces-team.

126 LMS-website: http://ec.europa.eu/food/food/biosafety/establishments/third_country/index_nl.htm. 127 RASFF-website: http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm. 128 Taric: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/tariff_aspects/customs_tariff/index_en.htm. 129 BTSF-website: http://www.foodinfo-europe.com/index.php?lang=english. 130 Europhyt-website: http://ec.europa.eu/food/plant/europhyt/index_en.htm. 131 EXPORT-helpdesk: http://exporthelp.europa.eu/thdapp/index_en.html.



Opsteller Annelies VAN RANST

T

R Ade

Co nt rol

and

Expert

System

( TRAC ES)

is een beheersinstrument voor het traceren van bewegingen van dieren en producten van dierlijke oorsprong afkomstig uit niet-EUlanden en uit de Europese Unie. Dit systeem heeft eveneens betrekking op de invoer van levensmiddelen en diervoeder van niet-dierlijke oorsprong en op planten, zaden en teeltmateriaal. Traces moet de betrekkingen tussen de privésector en de overheid verbeteren en de samenwerking tussen EU-partijen versterken. Het is bestemd om de handel te bevorderen, de veiligheid van de voedselketen te verbeteren en de diergezondheid te beschermen. Dit systeem houdt een consolidatie en vereenvoudiging van de bestaande systemen in. Het zorgt op een bijzonder vernieuwende manier voor een verbetering van het beheer van dierziekten en een beperking van de administratieve lasten voor marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten. De heer Didier CARTON Hoofd van de sector Traces

Voor meer informatie Sector Traces DG Gezondheid en consumenten B232 03/057 B-1049 Brussel Telefoon: +32 2 297 63 50 E-mail: [email protected] http://ec.europa.eu/traces/ http://prezi.com/user/TRACES/ Dit informatieblad is bestemd voor gebruikers van Traces. U kunt dit document raadplegen en downloaden op: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd Datum van bijwerking: 24 Oct 2013


CP)

Recommend Documents