Organisatie van het planning & controlproces
Themabijeenkomst 15 april 2009
Even voorstellen
Coen Nuijten Interimmer Financieel beleidsmedewerker / consulent Programmabegroting leesbaar, stuurbaar en compact Planning & Control Openbare Werken Waarstaatjegemeente.nl
Projectleider Navigus
1
Waar gaat het om?
Verantwoordelijk kunnen zijn voor ..
Verantwoordelijk zijn voor
Overbruggen, het blijft mensenwerk
Werk met werk maken
Organisatie ontwikkeling
Programmabegroting Tussentijds rapporteren planningsvaardigheid analyseren rapporteren
compacter beter leesbaar beter stuurbaar
2
Gemeente Zundert
Grensgemeente met België 5 kernen 22.000 inwoners Ambitie internationale positie op Boomteelt Toerisme en recreatie
Organisatie Gemeente secretaris
Concern controller
Bedrijfsvoering
Maatschappij en dienstverlening
Bestuurszaken
Grondgebied
Programma bureau
3
Binnen de afdeling
Manager integraal verantwoordelijk Werken met coördinatoren (seniorrol) Ondersteuning door planning & control consulenten
Waar staan we in het Navigus proces?
Gestart met rapportagekant Managementsrapportage IV 2008 testfase Live 1e bestuursrapportage 2009 Momenteel midden in het proces
4
Aanleiding behoefte verbetering planning en control
Geen samenhang in plan do check - act Structuur in proces ver te zoeken; Verantwoordelijkheden niet helder; Financiën reed de gaten dicht; Worstelen met word en excel Verschillende bronnen, verschillende versies
De aanpak drie pijlers VAN
VIA
NAAR
Onvoldoende Structuur en samenhang
Doorontwikkeling Programmabegroting
Consistentie, heldere doelstellingen en activiteiten
Verantwoordelijkheden niet helder / versnipperd
Aansluiting organisatieontwikkeling
Iedereen kent verantwoordelijkheid duidelijk belegd
Verschillende bronnen, verschillende versies
Rapportagetool Navigus inzetten
Een versie van de waarheid, geen word en Excel lapmiddelen
5
Wat aansprak in Navigus, implementatie in stappen
De drie pijlers in uitvoering
Bouwen aan draagvlak
6
Hoe? Helder over organisatieontwikkeling; Wat is ieders rol? Wat wordt ervan iemand verwacht? Hoe wordt dat ondersteund?
De rollen in planning & control gekoppeld aan organisatieontwikkeling
Strat.
Tactisch
Operationeel
Afdelingshoofd Programmaverantwoordelijke Coördinator Productverantwoordelijke Medewerker Budget- of activiteitenverantwoordelijke
7
Centraal in het proces: workshops, werken aan draagvlak (+1 jaar)
Alle rollen aanwezig; Meebouwen aan de planningskant Programmadoelstellingen, indicatoren, activiteiten en geld Productdoelstellingen, output en geld Afdelingsplannen, vertaling naar afdelingsactiviteiten
P&C consulent ondersteunt, denkt mee en legt vast (actieve rol)
Resultaat
Strategisch Programma
Tactisch Product
Operationeel Afdeling
Programma Doelen en indicatoren
Output en activiteiten
Output en activiteiten
Sub activiteiten per product Sub Wie verantw? activiteiten Planning per product in tijd
8
Parallel daaraan Elk afdelingshoofd verantwoordelijk voor een programma; Aantal producten teruggebracht van 80 naar 35 en toebedeeld aan coördinatoren / senior beleidsmedewerkers (maatwerk per afdeling), minder versnippering! Vertaling naar afdelingsplannen en planning in tijd Bestuurlijke kalender opgesteld (planning bestuurlijke behandeling)
De slag naar Navigus (pijler 3) Conform het inrichtingsplan (eerst rapportagekant); Bouwen en maken van invoerslag (in samenwerking) tot op niveau van subactiviteit; Trainen, testen en evalueren Live 1e bestuursrapportage 2009
9
Wat ook hier weer geldt
Blijf het draagvlak vasthouden
Dus, Organiseer kick-off Rollen wederom verhelderen Wat wordt er verwacht van wie?
Proces uitlijnen Afspraken maken Begeleiding organiseren
10
Eerste resultaat, t.a.v. verantwoordelijkheden
Er ontstaat beweging
Maar er zijn ook leerpunten
Nog te weinig structuur in het proces; Nog niet iedereen pakt zijn rol; MT is teveel los komen te staan van Navigus; Evalueren, verbeteren, toepassen, evalueren, verbeteren, toepassen, evalueren ..etc.
11
De balans
Aanpak via drie pijlers werpt zijn vruchten af Programmabegroting erg compact www.zundert.nl P&C verantwoordelijkheden nu ook in functies belegd Rapportagekant goed gefaciliteerd middels Navigus
De kracht van Navigus
Ieder zijn eigen portie, dus behapbaar; Sturing in proces, de beweging ontstaat
12
Waar staan we?
Succesfactoren toekomst Stabiliteit in bezetting, op elk niveau, ook de beheerkant van applicaties; Project wordt voldoende belangrijk gevonden; Succes delen;
13
Vragen???
14
