Business Contact Manager Správa kontaktů pro tisk štítků
1
Obsah 1.
Základní orientace v BCM ................................................................................................................ 3
2.
Přidání a správa kontaktu ................................................................................................................ 4
3.
Nastavení filtrů ................................................................................................................................ 5
4.
Hromadná korespondence .............................................................................................................. 6
5.
Tisk pouze vybraných adres............................................................................................................. 8
6.
Správa BCM, dotazy a připomínky................................................................................................... 9
2
1. Základní orientace v BCM Business Contact Manager (dále jen „BCM“) naleznete v aplikaci Outlook 2013, v levém sloupci dole. Vás bude zajímat pouze sekce Správa kontaktů. Hromadná korespondence – pro tisk štítků a obálek
Nový klient- zde budete přidávat nové kontakty Klienti – zde jsou všechny kontakty Filtry – díky filtrům budete mít přístup do jednotlivých kategorií zvlášť
3
2. Přidání a správa kontaktu Pro přidání kontaktu kliknete na tlačítko „Nový klient“ a pro správu rozkliknete dvojklikem konkrétní kontakt. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Jméno klienta – Zadáváte úplně včetně titulů. Adresy – Rozkliknete tlačítko „Zaměstnání…“ a doplníte do polí. V případě, že je to adresát v rámci LF nebo FN tak doplníte pouze to. Firma – Doplňujete konkrétní firmu, ústav či kliniku. Oslovení – Rozkliknete a vyberete. Funkce1 – Zde napíšete funkci např.: rektor, prorektor UK, přednosta a jiné. Zařazení – Díky zařazení fungují filtry. Zařazení musí být přesná a ve zkratkách. Například AS – akademický senát. Pokud je konkrétní kontakt ve více funkcích, pište ve formátu: AS, RUK.
Při dokončení stiskněte tlačítko „Uložit a zavřít“.
4
3. Nastavení filtrů 1. Nový filtr přidáte kliknutím na tlačítko „Vytvořit novou kartu“ v
2. Název karty si pojmenujete podle zařazení, které chcete filtrovat. Například RUK – rektoři univerzity Karlovy. 3. V poli „Typ položek:“ vyberete: Klienti. 4. Kliknete na „Filtr…“
5. Rozkliknete „Rozšířený filtr“ 6. V „Název pole“ vyberete „Zařazení“, v „Porovnání“ vyberete „Obsahuje“ a v „Porovnat s“ napíšete konkrétní zkratku. V tomto případě se jedná o RUK. Díky tomuto nastavení Vám to vyfiltruje pouze rektory univerzity Karlovy ze všech kontaktů. 7. Potvrdíte „OK“ a poté znovu „OK“.
8. Filtr je připraven.
5
4. Hromadná korespondence Hromadná korespondence Vám bude sloužit pro tisk štítků a obálek. Nejdříve vyberete filtr podle toho, jakou skupinu kontaktů chcete tisknout. Lze tisknout i více skupin najednou, ale musí se nastavit nový filtr pro obě skupiny dohromady. Díky použití hromadné korespondence a BCM zamezíte duplikátům. 1. Stisknete tlačítko „Hromadná korespondence“ 2. V „Soubor dokumentu“ zvolíte „Existující dokument“ a kliknete na tlačítko „Procházet…“. Zde vyberete předpřipravený dokument na štítky. Dokument je univerzální pro každou tiskárnu a každému, kdo pracuje s BCM, bude přidělen. 3. Potvrdíte „OK“.
6
4. Nyní se otevře Word dokument se štítky. 5. Nejdříve kliknete na „Náhled výsledků“, který Vám zobrazí konečnou podobu štítků s vyplněnými údaji. 6. Poté kliknete na „Dokončit a sloučit“ a hned na „Vytisknout dokument“
7. Zde ponecháte „Všechny“ a potvrdíte „OK“.
8. Zde se ujistíte, jestli máte správnou tiskárnu, pokud ano, potvrdíte „OK“.
7
9. Nyní se zobrazí upozornění na malé okraje. Stačí potvrdit „ANO“.
10. Nyní štítky vyjedou z tiskárny a Word dokument můžete zavřít. POZOR – NEUKLÁDAT 11. S otevřením šablony pro štítky se zároveň otevře nový dokument WORD. Ten můžete zavřít.
5. Tisk pouze vybraných adres Postup je velmi podobný. Vyberete konkrétní filtr, nebo klidně všechny kontakty (záložka „Klienti“) a použije se hromadná korespondence jako u kapitoly číslo 4. 1. Pokud jste se dostali do hromadné korespondence viz. Obrázek, tak použijete „Upravit seznam příjemců“.
2. Zde vyberete konkrétní kontakty a potvrdíte „OK“.
8
3. Po výběru určitých kontaktů nám WORD vypíše nejvyšší vybraný záznam viz. Obrázek. V tomto případě to je 5 (doc. MUDr. Jaroslav Cerman). Při tisku by se Vám vytiskl jenom tento záznam. Je potřeba zadat jedničku, pak Vám WORD automaticky vloží nejnižší možný. Tady je to záznam číslo dva.
4. Nyní postupujte jako v kapitole číslo 4. od bodu číslo 6.
6. Správa BCM, dotazy a připomínky Veškeré věci ohledně BCM řešte přes Jana Freiberga, na telefonu 279, přes e-mail:
[email protected] nebo osobně ve 4. patře v kanceláři 506, vlevo na konci chodby.
9
