Beroepscompetentieprofiel Salarisadministrateur
Regie: ECABO Datum wijzigen: 5-7-2004 Versie 1
Print: 19-augustus-2004
Pagina 1 van 15
BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Salarisadministrateur (BA 005) Algemene informatie
datum: 5-7-2004
Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven
ECABO
Ontwikkeld door Brondocument(en)
ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie • Kansen voor de mbo-opleiding op niveau 4 Administrateur met een specialisatie Salarisadministratie; DUO Market Research (2003)
Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door
versie: 1
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO
dd. 5-7-2004
ECABO, Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie
dd. 5-7-2004
Mogelijke functiebenamingen •
Salarisadministrateur
•
Medewerker salarisadministratie
•
Payroll professional
• Junior salarisadministrateur Loopbaanmogelijkheden De salarisadministrateur kan doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden, binnen de specialisatie en binnen en buiten de eigen organisatie. Doorleren en doorgroeien wordt sterk gestimuleerd door de werkgevers. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden
De salarisadministrateur werkt zelfstandig aan taken met de nodige complexiteit. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht te hebben in de salarisverwerking in al haar facetten en de gevolgen die fouten of vertragingen kunnen hebben voor het bedrijf en zijn medewerkers. De salarisadministrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, moet zich tevens een beeld kunnen vormen van de bedrijven waar hij zijn werkzaamheden voor verricht. De salarisadministrateur verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. De volgende kerntaken kunnen worden onderscheiden: - het verzamelen, controleren en archiveren van relevante informatie voor de salarisverwerking - het muteren van individuele en collectieve gegevens t.b.v. de berekening van de lonen en salarissen in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem - het zorgdragen voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten. N.B.: Diverse handelingen in een (salaris)administratie mogen in de praktijk niet door dezelfde medewerker worden verricht vanwege functiescheiding. De handelingen waar dit voor geldt, verschillen sterk per bedrijf of instelling en zijn ook afhankelijk van de branche en organisatiegrootte.
rol en verantwoordelijkheden
De salarisadministrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, toch komen onverwachte situaties frequent voor. De salarisadministrateur werkt altijd onder de verantwoording van zijn leidinggevende; de leiding en/of de directie is formeel (eind)verantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Het komt voor, dat bedrijven met een eigen salarisadministratie slechts één salarisadministrateur in dienst hebben. In dat geval rust er een extra zware verantwoordelijkheid op de schouders van deze functionaris; het verwerken van de salarissen is gecompliceerd en op korte termijn moeilijk uit te besteden.
complexiteit
De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend. Onverwachte situaties komen frequent voor. Piekbelasting komt maandelijks voor in de cyclus van de salarisverwerking en rondom de jaarwisseling. Laat ingeleverde mutaties of plotselinge wetswijzigingen kunnen de nodige problemen veroorzaken voor de verwerking. Afhankelijk van de positie van de salarisadministrateur moet hijzelf of zijn leidinggevende dan bepalen wat er wel mee wordt genomen in de eerstvolgende verwerking en wat niet. Ondanks de vaak grote tijdsdruk moet de verwerking van de salarissen zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. Afhankelijk van de opdrachten komt de salarisadministrateur regelmatig de grenzen van zijn kunnen tegen. Van de salarisadministrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in dezelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en hiertussen makkelijk kan omschakelen.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 2 van 15
typerende beroepshouding
De salarisadministrateur is (zelf)controlerend, nauwkeurig, objectief en integer. De salarisadministrateur beschikt over de nodige flexibiliteit; hij moet de bereidheid hebben om over te werken op kritische momenten in de cyclus van de salarisverwerking. Zelfstandige salarisadministrateurs moeten bovendien hun vakantieplanning afstemmen op de cyclus van de salarisverwerking.
TRENDS / INNOVATIES • Door verregaande automatisering en wensen van het management en de klant, verschuift het accent van het beroep salarisadministrateur langzaam van verwerken naar adviseren. • De laatste jaren neemt het belang van communicatieve vaardigheden toe. De marktontwikkelingen leiden tot meer interactie en contactmomenten met collega's en klanten, waarbij de salarisadministrateur fungeert als aanspreekpunt. Hij verstrekt op verzoek eenvoudige adviezen, licht zaken toe, of vraagt gegevens op. Hieronder wordt niet alleen verstaan dat de salarisadministrateur prettig communiceert met collega's, maar hij moet ook enige vergadervaardigheden hebben en het bedrijf kunnen vertegenwoordigen in eenvoudige contacten met klanten. • De dienstverleners worden steeds flexibeler in hun aanbod; de klant kan kiezen tussen het vrijwel geheel uitbesteden van de salarisadministratie en de minimale salarisberekeningen. Dit wordt vergemakkelijkt door internettoepassingen en portals. Hierdoor kan de klant bijvoorbeeld zelf de mutaties invoeren in het salarisverwerkingspakket van de dienstverlener. Voor de salarisadministrateur heeft dit als gevolg dat hij de voor de ene klant weinig standaardhandelingen hoeft te verrichten, omdat de klant de invoer en mutaties zelf doet en dat hij voor de andere klant zowel de standaard invoer en mutaties en de aanvullende service voor zijn rekening neemt. • Steeds meer bedrijven hebben een CAO à la carte; medewerkers kunnen zelf kiezen voor bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden. Dit brengt veel extra werk met zich mee voor de afdeling P&O en de salarisadministratie (advisering en verwerking). • Het management en de klant willen steeds sneller beschikken over gegevens, adviezen en managementinformatie. • Het management en de klanten worden kritischer en verwachten meer transparantie in de werkzaamheden die door de salarisadministrateur worden verricht. De salarisadministrateur moet meer toelichten en meer laten zien (bijvoorbeeld grafisch visualiseren). Wetgeving overheidsregulering • Door veranderingen in de fiscale wetgeving, de sociale regelingen en CAO’s zijn voortdurende aanpassingen nodig in de salarisverwerking. Dit heeft als gevolg dat de werkprocedures en de verwerkingssoftware regelmatig moeten worden aangepast, en dat het personeel regelmatig moet worden bijgeschoold. Technologische ontwikkelingen • Door de opmars van de computer, internet en de toepassingsmogelijkheden ervan, gaat het beroep ingrijpend veranderen. Systemen worden steeds meer met elkaar verbonden, en informatie wordt steeds vaker digitaal aangeleverd en ingelezen. Eenvoudig invoerwerk en diverse tussenstappen in de salarisverwerking zullen zoveel mogelijk worden beperkt. De verregaande automatisering impliceert een grotere onzichtbaarheid van de verwerkingsstappen, waardoor het belang van handmatige controles door medewerkers groter wordt. De komst van application service providers (ASP) biedt nieuwe mogelijkheden voor de salarisadministratie. Het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket van een bedrijf draait dan extern op het internet en het pakket wordt door de leverancier beheerd en geactualiseerd. • De bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen zijn een direct gevolg van de opmars Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen van de ICT. Deze kunnen wijzigingen van de functie als gevolg hebben. Verder is er de ontwikkeling dat medewerkers bepaalde gegevens voortaan zelf moeten gaan invoeren en muteren (bijv. NAW-gegevens). • Grote bedrijven centraliseren de lokale financiële- en salarisadministraties in financial service centers. Dit betekent dat de salarisadministrateurs vanaf één centrale locatie de salarissen verwerken voor alle vestigingen van het bedrijf. Internationale ontwikkelingen • Het Engels rukt op in de Nederlandse samenleving en ook op de salarisadministratie. Softwarepakketten en handleidingen zijn vaak in het Engels en het aantal bedrijven met Engels als “corporate language” neemt toe. Dit vergroot de wenselijkheid om deze taal te beheersen.
Marktontwikkelingen
Print: 19-augustus-2004
Pagina 3 van 15
KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1
Verzamelt, controleert en archiveert relevante informatie voor de salarisverwerking
2
Muteert individuele en collectieve gegevens in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem
3
Draagt zorg voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten
Print: 19-augustus-2004
Pagina 4 van 15
KERNTAAK 1 Verzamelt, controleert en archiveert relevante informatie voor de salarisverwerking proces
De salarisadministrateur verzamelt de relevante gegevens voor de salarisverwerking, te weten de vaste en variabele personeelsgegevens en de actuele wettelijke en bedrijfsregelingen. Hij controleert of de gegevens zijn geautoriseerd en neemt indien gewenst steekproeven om de juistheid te controleren. De salarisadministrateur draagt ook zorg voor de archivering van de gegevens. Salarisadministrateurs bij dienstverleners hebben contact met de klant in geval van onvolledige of foutieve verwerkingsgegevens.
rol / verantwoordelijkheden
De salarisadministrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, toch komen onverwachte situaties frequent voor. De salarisadministrateur werkt altijd onder de verantwoording van zijn leidinggevende en/of opdrachtgever; de leiding en/of de directie is formeel (eind)verantwoordelijk voor alle werkzaamheden.
complexiteit
De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend, met af en toe onverwachte situaties. Piekbelasting komt maandelijks voor in de cyclus van de salarisverwerking en rondom de jaarwisseling. Van de salarisadministrateur die werkzaam is bij dienstverleners wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in dezelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en hiertussen makkelijk kan omschakelen.
betrokkenen
De salarisadministrateur in bedrijven met een eigen salarisadministratie werkt alleen, of samen met slechts één of hooguit twee collega’s. Hij heeft contacten met de afdelingen administratie en P&O, of heeft daar zelfs zijn werkplek. Bij kleinere en middelgrote organisaties is het gebruikelijk dat de salarisadministrateur direct wordt aangestuurd door de directeur. De salarisadministrateur bij dienstverleners kan werkzaam zijn op een grotere afdeling. De salarisadministrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen of verstrekken van ontbrekende of aanvullende gegevens.
(hulp-)middelen
De salarisadministrateur maakt gebruik van diverse softwarepaketten; een HRMpakket, al dan niet als onderdeel van een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket, spreadsheets en de tekstverwerker. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden ook een vereiste. De salarisadministrateur leest en raadpleegt vakliteratuur, zowel op papier als digitaal.
kwaliteit van proces en resultaat
Van de salarisadministrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die inhoudelijk en feitelijk correct en compleet zijn, conform de wet, de diverse regelingen en de voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om toegankelijke en bruikbare informatie t.b.v. de salarisverwerking zoals formulieren, lijsten, registers, dossiers etc.
keuzes en dilemma's
Integriteit versus klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De salarisadministrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De salarisadministrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega of zelfs aan een externe functionaris met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 5 van 15
KERNTAAK 2 Muteert individuele en collectieve gegevens in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem proces
De salarisadministrateur controleert of alle benodigde informatie aanwezig en geautoriseerd is, om te beginnen met de verloning. Hij voert de stamgegevens in, of werkt deze bij en voert de periodieke mutaties in. Hij start de (proef)run(s) en genereert de loonstroken. Tussentijds controleert hij steekproefsgewijs enkele loonstroken en vergelijkt hij de cumulatieve stand van de salarissen van de actuele periode t.o.v. die van de voorgaande periode(n). Tenslotte stelt de salarisadministrateur het betalingsvoorstel op en verspreidt hij de diverse overzichten en rapportages aan belanghebbenden. Periodiek meldt hij medewerkers aan- en af bij diverse externe instanties. Hij corrigeert verwerkingsfouten, door hem ontdekt bij controles of achteraf op basis van binnengekomen klachten.
rol / verantwoordelijkheden
De salarisadministrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, toch komen onverwachte situaties frequent voor. De salarisadministrateur werkt altijd onder de verantwoording van zijn leidinggevende en/of opdrachtgever; de leiding en/of de directie is formeel (eind)verantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Het komt voor, dat bedrijven met een eigen salarisadministratie slechts één salarisadministrateur in dienst hebben. In dat geval rust er een extra zware verantwoordelijkheid op de schouders van deze functionaris; het verwerken van de salarissen is gecompliceerd en op korte termijn moeilijk uit te besteden.
complexiteit
De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend. Onverwachte situaties komen frequent voor. Piekbelasting komt maandelijks voor in de cyclus van de salarisverwerking en rondom de jaarwisseling. Laat ingeleverde mutaties of plotselinge wetswijzigingen kunnen de nodige problemen veroorzaken voor de verwerking. Afhankelijk van de positie van de salarisadministrateur moet hij of zijn leidinggevende dan bepalen wat er wel mee wordt genomen in de eerstvolgende verwerking en wat niet. Ondanks de vaak grote tijdsdruk moet de verwerking van de salarissen zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. Afhankelijk van zijn opdrachten komt hij regelmatig de grenzen van zijn kunnen tegen. Van de salarisadministrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in dezelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en hiertussen makkelijk kan omschakelen.
betrokkenen
De salarisadministrateur in bedrijven met een eigen salarisadministratie werkt alleen, of samen met slechts één of hooguit twee collega’s. Hij heeft contacten met de afdelingen administratie en P&O, of heeft daar zelfs zijn werkplek. Bij kleinere en middelgrote organisaties is het gebruikelijk dat de salarisadministrateur direct wordt aangestuurd door de directeur. De salarisadministrateur bij dienstverleners kan werkzaam zijn op een grotere afdeling. De salarisadministrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen of verstrekken van ontbrekende of aanvullende gegevens. De salarisadministrateur krijgt te maken met de correctie van verwerkingsfouten en de afhandeling van klachten van medewerkers en/of klanten. Hij gaat hierbij tactvol en doortastend te werk.
(hulp-)middelen
De salarisadministrateur maakt gebruik van diverse softwarepaketten; een HRMpakket, al dan niet als onderdeel van een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket, spreadsheets en de tekstverwerker. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is ook een vereiste. De salarisadministrateur leest en raadpleegt vakliteratuur, zowel op papier als digitaal.
kwaliteit van proces en resultaat
Van de salarisadministrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en feitelijk correct en compleet zijn, conform de wet, de diverse regelingen en de voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om het mutatieverslag van de salarisverwerking, de loonstroken, de jaaropgaaf, het betalingsvoorstel en om diverse overzichten en rapportages.
keuzes en dilemma's
Integriteit versus klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De salarisadministrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten)problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 6 van 15
Zelfstandigheid versus deskundigheid De salarisadministrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega of zelfs aan een externe functionaris met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 7 van 15
KERNTAAK 3 Draagt zorg voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten proces
De salarisadministrateur stuurt het voorstel voor de te betalen lonen, belastingen en afdrachten naar de directeur of de klant ter accordering, vervolgens betaalt de administratie (van het eigen bedrijf of van de klant) de salarissen uit. De salarisadministrateur vult de aangifte voor de loonheffingsafdracht in. Vervolgens verricht hij diverse controles inzake de totale loonsom, inhoudingen en afdrachten en stelt hierover rapportages op voor het management. Indien mogelijk maakt hij correcties, zolang dit valt binnen zijn bevoegdheden. De salarisadministrateur signaleert belangrijke (toekomstige) wijzigingen op salarisgebied richting P&O, management en eventueel het personeel. Dit betreft met name wijzigingen in tarieven voor premieafdracht, loonbelastingtabellen en de reiskostenvergoeding. Hij geeft tevens de meest voor de hand liggende gevolgen aan van deze wijzigingen. Tenslotte brengt hij indien nodig kleine wijzigingen aan in het salarisverwerkingssysteem (functioneel applicatiebeheer).
rol / verantwoordelijkheden
De salarisadministrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, toch komen onverwachte situaties frequent voor. De salarisadministrateur werkt altijd onder de verantwoording van zijn leidinggevende en/of opdrachtgever; de leiding en/of de directie is formeel (eind)verantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Het komt voor, dat bedrijven met een eigen salarisadministratie slechts één salarisadministrateur in dienst hebben. In dat geval rust er een extra zware verantwoordelijkheid op de schouders van deze functionaris; het verwerken van de salarissen is gecompliceerd en op korte termijn moeilijk uit te besteden.
complexiteit
De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend. Onverwachte situaties komen regelmatig voor. Piekbelasting komt maandelijks voor in de cyclus van de salarisverwerking en rondom de jaarwisseling. Laat ingeleverde mutaties of plotselinge wetswijzigingen kunnen de nodige problemen veroorzaken voor de verwerking. Afhankelijk van de positie van de salarisadministrateur moet hij of zijn leidinggevende dan bepalen wat er wel mee wordt genomen in de eerstvolgende verwerking en wat niet. Ondanks de vaak grote tijdsdruk moet de verwerking van de salarissen zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. Afhankelijk van de opdrachten komt hij regelmatig de grenzen van zijn kunnen tegen. Van de salarisadministrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in dezelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en hiertussen makkelijk kan omschakelen.
betrokkenen
De salarisadministrateur in bedrijven met een eigen salarisadministratie werkt alleen, of samen met slechts één of hooguit twee collega’s. Hij heeft contacten met de afdelingen administratie en P&O, of heeft daar zelfs zijn werkplek. Bij kleinere en middelgrote organisaties is het gebruikelijk dat de salarisadministrateur direct wordt aangestuurd door de directeur. De salarisadministrateur bij dienstverleners kan werkzaam zijn op een grotere afdeling. De salarisadministrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen of verstrekken van ontbrekende of aanvullende gegevens.
(hulp-)middelen
De salarisadministrateur maakt gebruik van diverse softwarepaketten; een HRMpakket, al dan niet als onderdeel van een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket, spreadsheets en de tekstverwerker. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is ook een vereiste. De salarisadministrateur leest en raadpleegt vakliteratuur, zowel op paier als digitaal.
kwaliteit van proces en resultaat
Van de salarisadministrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en feitelijk correct en compleet zijn, conform de wet, de diverse regelingen en de voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om de loonjournaalpost, correcte en tijdige betalingen van lonen en afdrachten, diverse rapportages en controles, en memo’s over belangrijke toekomstige wijzigingen op het gebied van salarissen.
keuzes en dilemma's
Integriteit versus klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De salarisadministrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 8 van 15
Zelfstandigheid versus deskundigheid De salarisadministrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega of zelfs aan een externe functionaris met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 9 van 15
KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1
Werkdruk versus kwaliteit De salarisadministrateur staat voor de opgave ongeacht de omstandigheden foutloos te werken en zijn deadlines te halen. De kwaliteit van zijn werk mag niet verminderen door drukte of minder goede werkomstandigheden.
2
Vertrouwelijkheid De salarisadministrateur werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen.
3
Controle De salarisadministrateur staat voor de opgave om alle informatie die hij krijgt en alle werkzaamheden die hij verricht, te controleren op juistheid en plausibiliteit.
4
Integriteit versus voordelen op korte termijn en klantentevredenheid De salarisadministrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het niet toepassen van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in.
Print: 19-augustus-2004
Pagina 10 van 15
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
vakmatig-methodisch (VM) 1 Verzamelen en controleren gegevens t.b.v. salarisverwerking 2 Verwerken van salarissen in een salarisverwerkingspakket
X X
3 Afhandelen van de te betalen lonen, belastingen en afdrachten
X
4 Aanleveren input voor communicatie en voorlichting
X
bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 5 Handelen naar bevoegdheden en verantwoordelijkheden
X X X
6 Werkzaamheden plannen
X X X
7 Omgaan met vertrouwelijke informatie
X X X
sociaal-communicatieve (SC) 8 Samenwerken met relevante relaties binnen de organisatie
X X X
9 Reageren op vragen van medewerkers en klanten
X X X
ontwikkelings (ON) 10 Eigen handelen evaluaren en bijstellen
X X X
11 Feedback op eigen functioneren vragen/ontvangen
X X X
12 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden
X X X
Print: 19-augustus-2004
Pagina 11 van 15
OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
vakmatig-methodisch (VM) 1 Verzamelen en controleren gegevens t.b.v. salarisverwerking
X X X X
2 Verwerken van salarissen in een salarisverwerkingspakket
X X X X
3 Afhandelen van de te betalen lonen, belastingen en afdrachten
X X X
4 Aanleveren input voor communicatie en voorlichting
X X X
bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 5 Handelen naar bevoegdheden en verantwoordelijkheden
X X X X
6 Werkzaamheden plannen
X X X X
7 Omgaan met vertrouwelijke informatie
X X X X
sociaal-communicatieve (SC) 8 Samenwerken met relevante relaties binnen de organisatie
X X X X
9 Reageren op vragen van medewerkers en klanten
X X X X
ontwikkelings (ON) 10 Eigen handelen evaluaren en bijstellen
X X X X
11 Feedback op eigen functioneren vragen/ontvangen
X X X X
12 Vakkennis en ontwikkelingen bijhouden
X X X X
Print: 19-augustus-2004
Pagina 12 van 15
BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze de relevante gegevens te VM verzamelen en te controleren ten behoeve van de verwerking van de salarissen. Succescriteria Proces
Verzamelt en ordent de benodigde gegevens Rappelleert afdelingen, leidinggevenden, collega’s en/of klanten, die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd Legt desgevraagd uit aan collega’s en/of klanten hoe gegevens aangeleverd moeten worden Controleert of de gegevens juist zijn en zijn geautoriseerd en neemt indien gewenst steekproeven Registreert de gegevens en slaat deze op voor verder gebruik en ten behoeve van archivering Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende
Resultaat
Toegankelijke en bruikbare informatie voor de salarisverwerking in de vorm van lijsten, registers en dossiers
Nr. 2 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze de salarissen te verwerken in een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket ten behoeve van een correcte verloning. VM Succescriteria Proces
Controleert of alle benodigde gegevens voor de salarisverwerking aanwezig zijn en rangschikt de te verwerken gegevens op prioriteit Voert met grote nauwkeurigheid stamgegevens en periodieke mutaties in en controleert deze op juistheid en plausibiliteit Start de (proef)run van het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket en genereert het verwerkingsverslag en de loonstroken Controleert o.b.v. aannemelijkheid of bij gemuteerde loonstroken (al dan niet middels steekproeven) of de salarissen juist zijn berekend Herstelt verwerkingsfouten of doet een voorstel hiertoe en neemt indien nodig contact op met de betrokken medewerker en/of de klant Stelt een betalingsvoorstel op Genereert, archiveert en verspreidt diverse overzichten en rapportages naar de belanghebbenden Geeft mutaties van medewerkers door aan diverse externe instanties Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende
Resultaat
Correct mutatie- en verwerkingsverslag Correcte berekening van te betalen salarissen Loonstroken en jaaropgaaf voor medewerkers Correct betalingsvoorstel lonen, belastingen en afdrachten Rapportage cumulatieve totalen van salarissen en loonkosten (loonstaat) Mondelinge en/of schriftelijke antwoorden op vragen van medewerkers en/of klanten Mondelinge en/of schriftelijke toelichtingen op correcties Diverse overzichten en rapportages, op verzoek van het management
Nr. 3 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om adequaat de afhandeling van de te betalen lonen, VM belastingen en afdrachten te ondersteunen, zodat het bedrijf en/of de klant(en) voldoen aan alle loongerelateerde verplichtingen richting personeel en derden. Succescriteria Proces
Stuurt betalingsvoorstel naar directeur/opdrachtgever ter accordering Verricht diverse vierkants- of verbandscontroles Controleert de loonsom t.o.v. voorgaande perioden Vult de aangifte loonheffingsafdracht in (in geval er niet teveel uitzonderingen zijn) Vergelijkt de aangifte met voorgaande aangiften (alleen zinvol bij kleine bedrijven) Controleert de afwikkeling van de jaaropgaaf voor fiscus en UWV Maakt budgetprognoses van de totale loonsom Rapporteert de diverse controles aan de belanghebbenden
Resultaat
Correcte loonjournaalpost Correcte aangifte loonheffingsafdracht Correcte en tijdige betalingen van lonen en afdrachten Uitslagen van de controles, zijn verwerkt in diverse rapportages en eventueel nader gespecificeerd in notities
Print: 19-augustus-2004
Pagina 13 van 15
Nr. 4 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze te voorzien in de elementaire informatiebehoefte van management, personeel en/of klanten inzake de ontwikkelingen in VM de salarisverwerking. Succescriteria Proces
Signaleert belangrijke toekomstige wijzigingen op salarisgebied en stelt hiervoor memo’s op ten behoeve van het management en eventueel het personeel (wijzigingen en tarieven voor premieafdracht, loonbelastingtabellen en reiskostenvergoeding) en geeft de meest voor de hand liggende gevolgen aan van deze wijzigingen Legt het memo ter goedkeuring voor aan de leidinggevende en/of de afdeling P&O en bespreekt de wijze van verspreiding Signaleert (nieuwe) subsidiemogelijkheden en afdrachten in samenspraak met P&O en ondersteunt (eventueel) bij de aanvraag ervan Beantwoordt vragen van medewerkers of klanten inzake de salarisverwerking
Resultaat
Memo’s over belangrijke (toekomstige) wijzigingen op salarisgebied Memo’s met adviezen voor mogelijk aan te vragen subsidies en afdrachtskortingen Adequaat beantwoorde vragen van medewerkers of klanten
Nr. 5 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze in overeenstemming met eigen BOS verantwoordelijkheden en bevoegdheden, te handelen, rekening houdend met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van collega's binnen de organisatie. Succescriteria Proces
Werkt zelfstandig Draagt verantwoordelijkheid voor de hem opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Hij maakt zelfstandig de afweging of hij een zaak overdraagt of zelf afhandelt
Resultaat
Weet zijn werkzaamheden te verrichten binnen de kaders die door zijn bedrijf aangegeven worden Taken en toezeggingen zijn nagekomen Taken waarvoor hij niet verantwoordelijk en bevoegd is, heeft hij tijdig overgedragen
Nr. 6 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze werkzaamheden planmatig te BOS verrichten en zich zo nodig aan te passen aan veranderende omstandigheden. Succescriteria Proces
Stelt de juiste prioriteiten, rekening houdend met de eisen en omstandigheden Overlegt zo nodig over de planning met de direct-leidinggevende Toont zich verantwoordelijk voor zijn eigen werk Werkt nauwkeurig, kritisch, oplettend en gaat goed om met stress Kan in een complexe werksituatie toch zijn werkzaamheden stap voor stap afhandelen
Resultaat
Organiseert opgedragen taken efficiënt en werkt ze perfect af Werkzaamheden zijn tijdig, nauwgezet, in de juiste volgorde en volledig uitgevoerd
Nr. 7 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke BOS informatie over bedrijven en personen. Succescriteria Proces Resultaat
Gebruikt vertrouwelijke informatie op gepaste wijze en conform de privacy wetgeving en de bedrijfsregelingen. Hij is integer Past de procedures van het bedrijf zo toe dat nooit wordt getwijfeld aan zijn integriteit
Nr. 8 Beroepscompetentie De is in staat om op adequate wijze collegiaal samen te werken met relevante relaties SC binnen de organisatie. Succescriteria Proces
Stemt gedrag en presentatie af op relaties binnen de organisatie, rekening houdend met zijn eigen positie binnen het netwerk en met belangen en omstandigheden van de eigen organisatie Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op ten opzichte van collega's Werkt doelgericht samen met collega's
Resultaat
Collega's beschouwen de medewerker salarisadministratie als goed gekwalificeerd
Print: 19-augustus-2004
Pagina 14 van 15
Nr. 9 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze mondeling, dan wel schriftelijk te reageren op vragen en/of klachten van medewerkers of klanten. SC Succescriteria Proces
Resultaat
Stelt indien nodig vragen ter verduidelijking en noteert de vraag en/of klacht van de medewerker of de klant Maakt de afweging of hij in staat is en bevoegd is, om zelf te antwoorden en of de gevraagde informatie verstrekt mag worden aan de vragensteller Speelt complexe vragen en vragen die niet voor hem zijn bestemd door naar leidinggevenden of anderen Stelt indien nodig een e-mailbericht of (standaard)brief op om de medewerker of de klant te antwoorden Legt de schriftelijke reactie voor aan een leidinggevende en verstuurt deze daarna Archiveert de inkomende correspondentie en de verstrekte informatie naar de medewerker en/of de klant, in het brievenboek en eventueel in het klantdossier De medewerkers of de klanten hebben een adequaat antwoord gekregen of zijn naar een andere functionaris doorverwezen De mondelinge contacten met de medewerker of de klant zijn prettig en efficiënt verlopen, de schriftelijke reacties zijn kort, bondig, in correct Nederlands en conform de huisstijl opgesteld
Nr. 10 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze zijn eigen handelen te evalueren ON en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. Succescriteria Proces
Vergelijkt de verrichte werkzaamheden en het behaalde resultaat met die van anderen, met procedures, criteria en/of voorbeelden Analyseert verschillen en overeenkomsten Erkent fouten of onvolkomenheden
Resultaat
Brengt aantoonbare verbeteringen aan in de uitvoering van de werkzaamheden
Nr. 11 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze feedback op zijn functioneren te ON vragen en te ontvangen en zijn handelen zo nodig bij te stellen. Succescriteria Proces
Voert met leidinggevende functioneringsgesprekken Stelt samen met de leidinggevende verbeterplannen op Kan omgaan met kritiek Stelt zijn handelen bij op basis van verkregen inzichten
Resultaat
Gebruikt feedback om verbeteringen in zijn functioneren aan te brengen
Nr. 12 Beroepscompetentie De salarisadministrateur is in staat om op adequate wijze vakkennis bij te houden, nieuwe ON ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen en zijn leer- en ontwikkelbehoeften te benoemen en om te zetten in acties. Succescriteria Proces
Leest regelmatig vakliteratuur (met speciale aandacht voor wet- en regelgeving en CAO's) Draagt mogelijk te volgen opleidingen, cursussen of trainingen aan Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen
Resultaat
Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van de werkzaamheden
Print: 19-augustus-2004
Pagina 15 van 15
