BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan Objek penelitian pada skripsi ini pada PT. Indomobil Finance Indonesia Cabang Semarang di Jl. M. H Thamrin No. 69A Semarang. Telp (024) 3567123, 3588688. Dimana perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan secara kredit. 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Indomobil Sukses Internasional Tbk (Perseroan) merupakan suatu kelompok usaha terpadu yang memiliki beberapa anak perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang terkemuka di Indonesia. Perseroan didirikan pada tahun 1976 dengan nama PT. Indomobil Investment Corporation dan pada tahun 1997 dilakukan penggabungan usaha (merger) dengan PT. Indomulti Inti Industri Tbk. Sejak saat itulah status Perseroan berubah menjadi perusahaan terbuka dengan nama PT. Indomobil Sukses Internasional Tbk, dengan kantor pusatnya di Wisma Indomobil I, lantai 6, Jl. MT. Haryono Kav 8, Jakarta Timur - 13330.
Bidang usaha utama Perseroan dan anak perusahaan meliputi: pemegang lisensi merek, distributor penjualan kendaraan, layanan purna jual, jasa pembiayaan kendaraan bermotor, distributor suku cadang dengan merek “IndoParts”, perakitan kendaraan bermotor, produsen komponen otomotif serta kelompok usaha pendukung lainnya. Semua produk dipersiapkan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan dengan standar kualitas yang dijamin oleh perusahaan prinsipal serta
44
45
didukung oleh layanan purna jual yang prima melalui jaringanjaringan 3S (Sales, Service, dan Spareparts) yang tersebar di seluruh Indonesia. Perseroan mengelola merk-merk terkenal dengan reputasi internasional yang meliputi Audi, Foton, Great Wall, Hino, Kalmar, Liugong, Manitou, Nissan, Renault, Renault Trucks, Suzuki, Volkswagen, Volvo, Volvo Trucks, dan Mack Trucks.
Produk-produk yang ditawarkan meliputi jenis kendaraan bermotor roda dua, kendaraan bermotor roda empat, bus, truk, forklift, dan alat berat lainnya. Melalui sinergi dari 4.224 karyawan tetap yang tersebar di seluruh anak perusahaan di Indonesia telah mampu menopang Perseroan menjadi salah satu perusahaan di bidang Otomotif yang terkemuka.
Perseroan secara terus menerus mengembangkan kemampuan, pengetahuan, ketrampilan, dan pemahaman nilai-nilai yang secara terus menerus dijalankan melalui program pelatihan baik yang diselenggarakan di dalam maupun di luar Perseroan, program konseling, coaching, seminar, dan praktek kerja lapangan (on the job training).
Pengembangan kompetensi, dan jenjang karir, telah menjadi satu prioritas kegiatan Perseroan dan telah dikemas dalam suatu sistem yang dievaluasi secara terus menerus. Usaha keras tersebut membuahkan hasil yang sangat baik melalui pencapaian laba bersih Perseroan sebesar Rp. 448,67 milyar dalam tahun buku 2010 ini.
46
4.1.2 Visi dan Misi PT. Indomobil Finance Visi PT. Indomobil Finance adalah Menjadi perusahaan otomotif terhandal dan terpercaya di dalam negeri. Misi PT. Indomobil Finance, adalah: 1.) Mengembangkan
seluruh
sumber
daya
yang
dimiliki
secara
berkesinambungan untuk meningkatkan profesionalisme bagi kepuasan pelanggan. 2.) Memberikan konstribusi dan berupaya sepenuhnya bagi pengembangan usaha Indomobil. 3.) Memberikan komitmen dan nilai terbaik bagi seluruh pihak yang berkepentingan dengan memperhatikan kepentingan masyarakat. 4.1.3 Struktur Organisasi Kepala Unit
Kepala Divisi
Divisi Tecnology & Information
Divisi Finance ,Accounting, Tax
Divisi Legal & Corporate Communication
Divisi Operational
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
Divisi Human Resource Development & General Affair
47
4.1.4 Deskripsi Tugas dan Uraian Jabatan Pada PT. Indomobil Finance Indonesia Cabang Semarang 1) Kepala Unit a. Tugas dan Tanggung Jawab (1) Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum perusahaan sesuai dengan norma pedoman dan instruksi dari pimpinan umum. (2) Melaporkan data serta kegiatan yang ada ke Direksi. (3) Mengarahkan dan mengawasi kegiatan-kegiatan kepada Asisten. (4) Membina dan mengawasi serta mempertanggung jawabkan jalannya kegiatan operasi. (5) Mengkoordinasikan dan bertanggungjawab terhadap penyusunan rencana anggaran belanja perusahaan kantor cabang. (6) Menandatangani dan mengecek dokumen, formulir dan laporan sesuai dengan sistem prosedur yang berlaku. (7) Membina dan meningkatkan kesejahteraan sosial karyawan. (8) Membina suasana kekeluargaan dan kerja sama yang baik antara asisten, karyawan serta memelihara keamanan. 2) Divisi Teknologi & Informasi a. Tugas dan Tanggung Jawab (1) Perencanaan dan pengembangan strategi sistem dan teknologi informasi sesuai kebutuhan perusahaan (2) Perancangan implementasi serta pemeliharaan sistem informasi perusahaan yang terintegrasi yang mampu mendukung upaya perusahaan dalam rangka meningkatkan kinerja
48
(3) Pengelolaan Data Center dan Disaster Recovery Center (4) Penyusunan laporan unit kerja (5) Pencapaian kinerja di unit kerjanya. 3) Divisi Keuangan, Akuntansi & Pajak Adapun pada divisi ini berkaitan dengan piutang yang terjadi akibat dari penjualan secara kredit. Divisi tersebut terdiri dari beberapa job description, yaitu: a. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian AMU (Asset Management Unit) (1) Mengurus tarikan kendaraan dari konsumen yang telah lewat jatuh tempo pembayarannya dan telah menerima surat tarik kendaraan. (2) Mengurus lelang kendaraan dari konsumen yang telah ditarik kendaraannya. b. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian HRGA (Human Resource Genaral Affair) (1) Buiding management dan karyawan (2) Pelaksanaan keamanan Satpam/Security, ketertiban dan kebersihan (3) Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu c. Tugas dan tanggung jawab BagianPO (Purchase Order) (1) Mencari dan menganalisa Dealer yang sesuai dengan unit yang dibutuhkan (2) Melakukan koordinasi dengan pihak Dealer mengenai kelengkapan dokumen (3) Melakukan pemesanan (4) Membuat laporan pembelian & pengeluaran unit
49
(5) Pembayaran faktur (6) Bekerjasama dengan Dealer terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan d. Tugas dan Tanggung Jawab BagianFinance (1) Mengurus pencairan program penjualan dan pameran (2) Mengurus dana yang keluar untuk pembelian produk dari Dealer. (3) Berperan langsung terhadap persiapan analisa operasional perusahaan, termasuk laporan keuangan e. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Kolektor (1) Membantu proses pembayaran dari nasabah ke perusahaan serta sebagai fasilitator dalam serah terima unit (2) Melakukan kunjungan, memberikan solusi pembayaran kepada semua konsumen yang menjadi tanggung jawab wilayahnya untuk menjaga proses pembayaran dari konsumen lancar (3) Melaporkan hasil kunjungan kepada Koordinator Kolektor mengenai kondisi konsumen di lapangan sehingga dapat dicarikan solusi yang terbaik (4) Melakukan penagihan atau penarikan unit dari konsumen yang tertunggak f. Tugas dan Tangung Jawab Bagian Kasir (1) Menjalankan proses penjualan dan pembayaran (2) Melakukan pencatatan atas semua transaksi (3) Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan
50
g. Tugas dan Tangung Jawab Bagian BPKB (1) Menerima BPKB dari konsumen (2) Mengeluarkan BPKB dari konsumen h. Tugas dan Tangung Jawab Bagian Asuransi (1) Mengurus polis (2) Mengurus cover asuransi i.
Tugas dan Tangung Jawab Bagian Fidusia dan Filling (1) Mengurus pendaftaran Fidusia (2) Mengurus berkas Filling (kearsipan)
4) Divisi Komunikasi Hukum & Perusahaan a. Tugas dan Tanggung Jawab (1) Sebagai konsultan hukum perusahaan, yaitu memberikan nasihat atau
opini hukum kepada pemimpin perusahaan. (2) Sebagai advokat perusahaan, yaitu mewakili perusahaan jika terjadi
masalah di pengadilan, dan (3) Sebagai pelaksana perusahaan, yaitu menyiapkan dan mengurus
perizinan. 5) Divisi Operasi a. Tugas dan Tanggung Jawab
(1) Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan (2) Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut
51
(3) Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan (4) Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan (5) Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan 6) Divisi Pengembangan SDM & Umum a. Tugas dan Tanggung Jawab (1) Mengkoordinasikan
perumusan
perencanaan
dan
pemberdayaan pegawai (man power planning), sesuai kebutuhan Perusahaan. (2) Mengkoordinasikan perumusan sistem pengadaan,
penempatan
dan pengembangan pegawai. (3) Mengkoordinasikan
perumusan
sistem
dan
kebijakan
imbal
jasa pegawai dengan mempertimbangkan "internal / external equity". (4) Bersama
Manajemen
merumuskan
pola
pengembangan
organisasi Perusahaan. (5) Menyelenggarakan Sistem Informasi SDM dalam suatu data base Kepegawaian. (6) Menyelenggarakan penyediaan dan distribusi air, listrik, AC, telepon dan Faksimili untuk keperluan kantor. (7) Menyelenggarakan
administrasi,
penempatan,
dan penggunaan peralatan, inventaris, fasilitas kantor.
penyimpanan
52
(8) Melakukan kajian dan evaluasi terhadap efektifitas program dan kontribusi peraturan bagi perkembangan Perusahaan. (9) Mengevaluasi Hasil penilaian kinerja seluruh Pegawai. (10)
Menyelenggarakan kegiatan rapat kerja, kunjungan kerja /
perjalanan dinas
dan penerimaan tamu perusahaan.
(11)
Menyelenggarakan data base inventaris perusahaan.
(12)
Menyiapkan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat
waktu. 4.2 Pembahasan 4.2.1 Sistem Pengendalian Intern Atas Piutang Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT. Indomobil Finance Indonesia Cabang Semarang, penulis dapat memperoleh serta mengumpulkan data yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern atas piutang terutama yang berkaitan dengan penerapan fungsi dan unsur-unsur pengendalian, penetapan pemberian kredit dan penagihan piutang, sebagai berikut: a. Fungsi dan Unsur-unsur Pengendalian Intern 1) Lingkungan Pengendalian Sesuai dengan motto perusahaan yaitu memberikan komitmen dan nilai
terbaik
bagi
seluruh
pihak
yang
berkepentingan
dengan
memperhatikan kepentingan masyarakat menggambarkan lingkungan pengendalian gaya operasional yang ingin dilaksanakan oleh pimpinan perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapakan. Dalam menjalankan usahanya, manajemen perusahaan sangat mengacu pada tatanan etika yang dibakukan pada peraturan perusahaan,
53
dimana
membentuk
karyawan
dalam
melaksanakan
hak
dan
kewajibannya. Kode etik yang harus ditaati oleh seluruh karyawan adalah kejujuran,
kedisiplinan
dan
kepuasan
pelanggan.Nilai-nilai
etika
dilakukan dengan menerapkan kebijakan dalam menegakkan kedisiplinan dalam berpakaian, dalam kehadiran, jam kerja dan cara berkomunikasi. PT. IMFI merekrut karyawan yang memiliki kompetensi, jujur dan memiliki pengalaman kerja sesuai dengan bidangnya sedangkan untuk karyawan
yang
tidak
memiliki
pengalaman
kerja,
perusahaan
memperhatikan latar belakang pendidikannya, dimana PT. IMFI hanya merekrut karyawan yang memiliki gelar minimal S1/Diploma. Karyawan yang mempunyai gelar sarjana S1/Diploma di tempatkan pada bagian administrasi yang berhubungan dengan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan. Sedangkan untuk lulusan SMA di tempatkan di bagian sales dan collection. Perusahaan menerapkan uji kompetensi berupa tes tertulis dan pelatihan skill.Perusahaan juga rutin melakukan potensial review bagi semua karyawan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan mendorong terciptanya SDM yang baik. Selain itu perusahaan juga memiliki SOP (Standart Operating Procedure)yang terpisah antara SOP Pencairan, SOP Penjualandan SOP Penagihan. Perusahaan juga memiliki PP (Peraturan Perusahaan)yang harus dijalankan oleh setiap karyawan. Struktur
organisasi
pada
PT.
IMFI
menganut
sistem
departementalisasi dimana terdapat beberapa divisi atau departemen
54
sesuai dengan fungsinya misalnya divisi finance, accounting, HRD, divisi Marketing. 2) Penaksiran Risiko (1) Risiko Pembiayaan Risiko pembiayaan dapat diminimalkan dengan pemberian kredit yang seksama dan penuh kehati-hatian berdasarkan survey lapangan maupun analisis kredit sesuai standar yang ditetapkan. Perusahaan sudah
memiliki
prosedur
dengan
menugaskan
sales
untuk
mengevaluasi terlebih dahulu apakah konsumen layak diberikan kredit atau tidak dengan cara melihat rumahnya, berapa gaji perbulannya, apakah usaha atau toko konsumen ramai pelanggan. Pengelolaan penagihan dapat dilakukan melalui SMSreminder, atau melalui telepon, maupun kunjungan langsung ke konsumen jika ada keterlambatan pembayaran dalam jangka waktu tertentu. Dan jika masih tidak tertagih, kendaraan akan diambil alih sebagai jaminan. Sebagai langkah akhir, kendaraan yang diambil alih akan dibantu penjualannya untuk meminimalkan kerugian dan melindungi hak-hak konsumen yang bersangkutan. (2) Risiko Opersional Seiring dengan perkembangan sosial-ekonomi masyarakat, beragam perubahan situasi senantiasa muncul dalam dunia usaha. Oleh sebab itu, peninjauan kembali terhadap sistem dan prosedur operasional Perseroan senantiasa dilakukan agar sesuai dengan dinamika bisnis Perseroan. Melalui departemen khusus yang disebut businessprocess,
55
Perseroan telah menetapkan standard operationalprocedure(SOP) sebagai pedoman dalam menjalankan usahanya.Dalam hal ini, Departemen Audit Internal bertanggung jawab untuk menjalankan fungsi pengendalian terhadap kesesuaian pelaksanaan operasional dengan SOP tersebut. (3) Risiko Terhadap Pesaing Dalam mengelola risiko persaingan, PT. IMFI telah melakukan antisipasi untuk bertahan dan tetap berkembang dalam dunia bisnis. Hal yang dilakukan perusahaan adalah dengan tidak meninggalkan aspek kepatutan dengan memberikan bunga yang wajar dan kemudahan sesuai dengan PP dan OJK. Selain itu perusahaan terus berupaya untuk meningkatkan pembiayaan melalui kerja sama dengan distributor dan dealer, penawaran paket pembiayaan yang inovatif, serta perluasan jaringan penjualan dan pelayanan di seluruh Indonesia. (4) Risiko Terhadap Kecurangan Oleh Karyawan Dalam mengantisipasi adannya risiko kecurangan seperti penjualan fiktif dan menggunakan kas perusahaan. PT. IMFI melakukan pemberlakukan aturan perusahaan dengan melakukan pemeriksaan secara berkala atas penjualan dan piutang perusahaan dan memeriksa kas perusahaan setiap harinya. Selain melakukan hal tersebut, perusahaan juga menetapkan bisnis tertentu dengan DP (Down Payment) tertentu dan unit tertentu melalui CA (Credit Analys). (5) Risiko Terhadap Piutang Usaha
56
Pada proses pembayaran piutang, PT. IMFI melakukan tindakan yang memadai dengan meminta pelanggan untuk membayar piutangnya dengan cara melakukan transfer langsung ke rekening bank perusahaan melalui teller perusahaan atau bisa dengan transfer melalui Kantor Pos, Virtual Account melalui (ATM BCA, ATM Mandiri, ATM BRI dan ATM Bersama), Autocollection melalui (Bank BCA, Bank Mandiri, Bank BRI), Payment Point melalui (Kantor Pos Indonesia, Indomaret/Ceriamart, Alfamart/Alfamidi. Kemudian bagian kasir dan administrasi akan mengecek adanya angsuran yang sudah masuk atau angsuran yang belum dibayarkan melalui sistem sintrik. 3) Informasi dan Komunikasi PT. IMFI sangat menjamin keamanan dan kebenaran dari data dan informasi
yang
terdapat
dalam
perusahaan
dengan
cara
tidak
memperbolehkan mengekspose data sembarangan. Data dan informasi perusahaan hanya boleh diekspose dengan tujuan untuk penyidikan dan OJK saja. Pemrosesan informasi transaksi angsuran perusahaan dilakukan secara online dengan sistem terkompeterisasi dengan nama SINTRIK. Informasi mengenai piutang pada perusahaan adalah sebagai berikut: a. Informasi dari sales mengenai kondisi calon konsumen. Informasi ini bertujuan untuk menilai apakah calon konsumen tersebut layak diberikan kredit atau tidak.
57
b. Data riwayat calon konsumen yang ingin menambah permohonan pembelian kredit. Informasi ini bertujuan untuk menilai apakah konsumen layak diberikan perpanjangan kredit atau tidak. Informasi-informasi tersebut kemudian diberikan kepada staff melalui meeting kemudian dijadikan sebagai alat untuk mengambil keputusan oleh setiap bagian dalam menentukan langkah selanjutnya yang akan ditempuh oleh perusahaan. 4) Aktivitas Pengendalian (1) Pemisahan Tugas Aktivitas pengendalian terhadap pemisahan tugas pada PT. IMFI sudah dipisahkan pada tanggung jawab masing-masing karyawan. Jadi tidak ada karyawan yang merangkap tugas ganda. Aktivitas pengendaliannya adalah sebagai berikut: a. Bagian penerimaan kas (kasir) terpisah dengan bagian akuntansi. b. Bagian piutang terpisah dengan bagian survey. c. Bagian akuntansi terpisah dengan bagian piutang. d. Petugas yang menyetorkan kas ke bank, terpisah dengan pemegang buku piutang. (2) Pengendalian Pemrosesan Informasi Pengendalian pemrosesan akuntansi mencakup pengamanan akses terhadap data dan program. Pada PT. IMFI dalam pengamananan terhadap data, perusahaan telah memasang password untuk setiap data perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
58
(3) Review Kinerja PT. IMFI selalu melakukan review atas setiap kegiatan yang dilakukannya. Review tersebut dilakukan secara mingguan, bulanan, mid semester, dan tahunan. Review mingguan dilakukan untuk meriview
pekerjaan
karyawan
yang
dilakukan
oleh
kepala
perusahaan, review bulanan dilakukan oleh cabang, review mid semesteran dilakukan oleh kepala area dalam dua tahun sekali, dan review tahunan dilakukan oleh pusat. Selain review yang dilakukan tersebut, direktur setiap harinya memeriksa dan memonitor realisasi penerimaan piutang yang setiap minggunya dibuat ke dalam laporan rencana dan realisasi penerimaan piutang mingguan. Selain itu, direktur juga mendapatkan laporan hasil penjualan dan laporan laba rugi setiap bulannya. Dengan begitu, perusahaan telah melakukan kegiatan review kinerja yang baik terhadap kegiatan penjualan dan piutang usahanya. Hal ini dapat terlihat dari review yang secara rutin dilakukan. Dengan adanya pemeriksaan rutin yang dilakukan terhadap review kinerja, perusahaan dapat menghindari adanya tindakan kecurangan dan kesalahan-kesalahan yang dapat dilakukan oleh karywan-karyawannya. 5) Pemantauan PT. IMFI telah menetapkan tanggung jawab kepada masing-masing karyawan secara jelas. Kelancaran piutang usaha menjadi tanggung jawab bagian collection head. Collector dituntut untuk bekerja secara maksimal agar dapat meminimalkan piutang tak tertagih. Kepala bagian piutang
59
selalu memantau pencapaian dari collector setiap hari berdasarkan umur piutang
sebelumnya,
sehingga
dari
hasil
pencapaian
terhadap
pengumpulan piutang dapat dilakukan evaluasi untuk dijadikan agenda rapat para kepala bagian setiap akhir tahun. Penilaian secara berkala juga dilakukan perusahaan dengan memverifikasi setiap transaksi yang terjadi yang dilakukan oleh Internal Control setiap hari. Setiap tahun dilakukan audit oleh auditor independen dari Kantor Akuntan Publik (KAP). b. Penetapan Pemberian Kredit Pemeberian kredit dimulai dengan adanya pengajuan permohonan kredit dari konsumen yang disampaikan melalui Dealer yang menjadi rekanan dari perusahaan. Setelah itu perusahaan akan menindaklanjuti permohonan konsumen tersebut dengan langkah-langkah sebagai berikut ini: 1) Syarat Kredit a) Perorangan (1) Usia 21 - 60 selama jangka waktu kredit (2) Fotocopy KTP Pemohon dan Istri / Suami / Penjamin (3) Fotocopy Kartu Keluarga (4) Slip Gaji (5) Fotocopy Rekening PBB / Listrik / Telepon 3 Bulan Terakhir (6) Fotocopy Rekening Koran 3 Bulan Terakhir b) Profesi (1) Usia 21 - 60 selama jangka waktu kredit (2) Fotocopy KTP Pemohon dan Istri / Suami / Penjamin
60
(3) Fotocopy Kartu Keluarga (4) Slip Gaji (5) Fotocopy Rekening PBB / Listrik / Telepon 3 Bulan Terakhir (6) Fotocopy Ijin Praktek (7) Fotocopy Rekening Koran 3 Bulan Terakhir (8) Fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
c) Perusahaan (1) Fotocopy KTP Direktur / Komisaris/Yang Diberi Kuasa (2) Fotocopy Rekening Koran 3 Bulan Terakhir (3) Fotocopy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) (4) Fotocopy Akte Notaris Pendirian dan Perubahannya (5) Fotocopy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) (6) Fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) (7) Fotocopy Laporan Keuangan (Neraca dan Rugi Laba) 3 tahun terakhir atau minimal 1 tahun terakhir (bila baru berdiri)
2) Survey Survey perlu dilakukan untuk memperoleh data dan informasi dari pemohon atau pihak lain yang akan digunakan dalam melakukan analisa kredit terhadap kelayakan pemohon memperoleh kredit. Proses tersebut dimulai pada saat Credir Marketing Officer (CMO) membuat janji dengan pemohon dan diakhiri dengan pembuatan hasil survey. Survey yang baik akan memperoleh informasi yang menyeluruh tentang kemampuan pemohon kredit, karena jika tidak dilakukan dengan tepat
61
akan mengakibatkan kesalahan informasi yang mempunyai dampak seperti berikut: a) Menolak pemohon yang sebenarnya layak untuk diberikan kredit. b) Menyetujui permohonan kredit pemohon yang sebenarnya tidak layak untuk diberikan kredit. Survey dapat dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut: (1) Memperoleh data awal Pada saat memperoleh data awal, biasanya data yang diperoleh sangat minim sekali, yaitu terdiri dari: a) Fotokopi
identitas
(KTP/SIM/Paspor/Kitas)
pemohon
dan
pasangan (bila telah menikah). b) Fotokopi kartu keluarga pemohon. c) Fotokopi bukti kepemilikan rumah, misalnya serifikat rumah, rekening atau rekening listrik. d) Fotokopi bukti penghasilan, misalnya rekening tabungan, slip gaji atau surat keterangan penghasilan. e) Struktur pembiayaan yang diajukan. (2) Persiapan interview dengan pemohon, terdiri dari berikut: a) Perencanaan b) Pembuatan janji dengan pemohon c) Persiapan (3) Interview dengan pemohon Hal yang diperlukan dalam tahap ini sebagai berikut: a) Pembukuan
62
b) Pengamatan c) Pembicaraan d) Perpisahan (4) Credit Checking Salah satu cara dalam melakukan survey untuk mengecek kebenaran keterangan
yang
diberikan
oleh
pemohon
adalah
dengan
menggunakan credit cheking. Dalam melakukan credit checking terdapat beberapa cara sebagai berikut: a) Data yang diperoleh dari pemohon. b) Melakukan pengecekan berdasarkan data yang diperoleh dari pemohon. c) Dari hasil interview dengan pemohon. d) Melakukan pengecekan terhadap keterangan yang diperoleh dari pemohon. e) Dari lingkungan sekitar rumah pemohon. Melakukan pengecekan ke tetangga dan lingkungan sekitar rumah untuk mengetahui karakter dan reputasi pemohon di lingkungan sekitar rumahnya. 3) Analisa kelayakan pemohon Dalam menganalisa kelayakan pemohon dapat dilakukan dengan menggunakan konsep 1P + 5C sebagai brikut: a) Purpose
63
Tujuan pemohon untuk mendapatkan kredit harus benar-benar jelas, antara lain adalah: (1) Membeli kendaraan untuk kepentingan pribadi. (2) Membeli kendaraan untuk menunjang kegiatan usaha. (3) Keinginan pemohon untuk mendapatkan dana tunai (direct financing). b) Character Character merupakan karakter, reputasi dan pengalaman pemohon, yang informasinya diperoleh selama interview dan melalui credit checking. Jika merupakan existing customer dari perusahaan, maka historical payment maupun rekomendasi dari bagian collection mengenai karakter pemohon dapat digunakan sebagai sumber informasi. Karakter tersebut dapat dibagi sebagi berikut: (1) Secara perorangan (2) Secara Badan Hukum (PT) c) Capacity Capacity adalah kemampuan pemohon untuk dapat membayar kewajibannya setiap bulan kepada PT. IMFI. Capacity dapat dilihat dari: (1) Rekening Koran dan tabungan (2) Nota-nota/bon penjulan (3) Slip gaji/surat keterangan penghasilan (4) Estimasi pendapatan
64
Pemohon dengan karakter perorangan, besarnya pendapatan dan pengeluaran setiap bulan dapat dilihat dari rekening Koran/tabungan atau slip gaji atau surat keterangan penghasilan dan dari estimasi pendapatan. Sedangkan pemohon dengan karakter Badan Hukum (PT) selain menggunakan Rekening Koran dan estimasi pendapatan, juga dilihat dari laporan keungan (baik audited maupun unaudited) pada laporan Neraca (menjelaskan posisi aktiva dan passive) dan Laba/Rugi (menjelaskan pendapatan, pengeluaran dan keuntungan). d) Capital Untuk menganalisa mengenai modal pemohon, dapat dibagi menjadi dua diantaranya: (1) Modal yang dapat dengan cepat dicairkan (2) Modal yang tidak dapat dengan cepat dicairkan e) Condition Kondisi dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya adalah faktor politik, keamanan, cuaca, lingkungan dan social budaya. Tetapi hal
tersebut
dapat
dianggap
tetap
selama
jangka
waktu
kredit/pembiayaan (jangka pendek). Terdapat beberapa langkah yang dapat diambil dari analisa ini yaitu: (1) Analisa secara makro (umum) Apakah pemohon memiliki pengalaman yang cukup dalam menangani bisnis yang dijalaninya. (2) Analisa secara mikro
65
Apakah bisnis atau pekerjaan pemohon memiliki masa depan yang baik. f) Collateral Collateral berkaitan dengan nilai nominal dari kendaraan yang akan dibiayai, besar kecilnya uang muka (down payment) akan sangat mempengaruhi nilai pembiayaan. Jika uang muka yang dibayarkan pemohon itu kecil, dapat mengakibatkan perusahaan tersebut macet dan kendaraannya ditarik, harga jual dari kendaraan tersebut menjadi menurun bisa diakibatkan karena kendaraan mengalami kerusakan sehingga harga pasarnya turun. Penyebab lain yang dapat mengakibatkan penurunan nilai collateral secara ekonomis dan taktis adalah dari tujuan permohonan pembiayaan, terutama untuk pemakaian yang over time/load atau yang disewakan. Selain itu untuk menghindari terjadinya penurunan harga jual kembali kendaraan yang dibiayai, maka sangat perlu diperhatikan kondisi fisik kendaraan, seperti kerusakan karena karat, bekas tabrakan, merk ,jenis, tahun kendaraan, plat nomor kendaraan. Jika kondisi fisik kendaraan kurang memadai, maka dapat diambil alternatife sebagai berikut: (1) Mengganti unit kendaraan yang akan dibiayai (2) Menaikkan uang muka (3) Menjaminkan unit lain yang merupakan milik pemohon sebagai jaminan tambahan
66
Tehnik analisa 1P + 5C menjadi satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan, karena pemohon dapat dibagi menjadi 4 tipe, dan tergantung CMO (Credit Marketing Officer) untuk dapat memilihnya, yaitu: (1) Mampu tetapi tidak mau membayar (2) Mampu dan mau membayar (3) Tidak mampu dan tidak mau membayar (4) Tidak mampu tetapi mau membayar atau terlambat c. Penagihan (Collection) Akibat adanya perjanjian piutang maka perlu adanya penagihan. Penagihan diperlukan pada saat terjadi hal-hal seperti berikut: (1) Over Due Tagihan yang telah lewat jatuh tempo sampai batas waktu yang telah ditentukan dan belum tertagih. (2) Bad Account Konsumen yang telah dinyatakan sebagi konsumen yang tidak tepat waktu dalam membayar hutangnya dan sering melakukan keterlambatan pembayaran meskipun belum sampai menjadi Bad Debt. (3) Bad Debt Konsumen yang telah dinyatakan sebagai konsumen yang kurang atau tidak baik berdasarkan kebijakan perusahaanPT. Indomobil Finance Indonesia dengan klasifikasi over due up 90 hari dikategorikan sebagai Bad Customer (Bad Debt) dan sudah tidak layak untuk diberikan fasilitas kredit dikemudian hari.
67
Tujuan Penagihan (Collection): (1) Mengusahakan agar pembayaran dari konsumen sesuai dengan tanggal ajatuh tempo (2) Mengoptimalkan laba (3) Meminimalkan kerugian atas angsuran yang tertunggak (4) Menjaga kestabilan dan kesehatan keuangan perusahaan Langkah-langkah untuk menangani over due adalah sebagai berikut: Tabel 4.1 Langkah-langkah untuk menangani over due Maksimum Toleransi Over Due Hari
>1 hari >3 hari >7 hari >14 hari 60 < hari ≤ 90
Langkah-langkah minimum yang sudah dilakukan Umum (Starter) Over Non starter Over Due Due > 6 bulan muncul antara angsuran 1-6 (berlaku khusus untuk konsumen awal-non exizting customer) Telepon Kunjungan pertama Kunjungan pertama Kunjungan kedua Surat pemberitahuan Surat peringatan Kunjungan kedua Kunjungan ketiga Surat peringatan Surat peringatan Kunjungan ketiga Surat tugas tarik Surat peringatan kendaraan terakhir Surat tugas tarik Penarikan kendaraan kendaraan Penarikan kendaraan Penjualan kendaraan tarikan
90 < hari ≤ 120 7 hari setelah penarikan (R2) 14 hari setelah Penjualan kendaraan tarikan penarikan (R4) Sumber : PT. IMFI Internal Information
68
Penarikan kendaraan dilakukan jika perusahaan melakukan langkah terakhir, seperti: pengiriman surat pemberitahuan, surat peringatan, surat peringatan terakhir tetapi tidak mendapatkan tanggapan dari konsumen, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penarikan kendaraan tersebut. Sebelum kendaran ditarik, perlu adanya persiapan terlebih dahulu untuk menentukan strategi, yaitu: (1) Mengetahui lokasi penarikan kendaran (2) Cara menghadapi konsumen saat melakukan penarikan kendaraan (3) Berbagai pertimbangan dalam melakukan penarikan Selain itu petugas eksekutor perlu mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan konsumen dan kendaraan yang akan ditarik, yaitu: (1) Analisa data konsumen, meliputi: a) Status social konsumen b) Pekerjaan/jabatan konsumen c) Alamat konsumen (2) Melakukan analisa, yaitu: a) Kebiasaan konsumen dalam melakukan pembayaran angsuran b) Historical Payment (pernah berapa kali terlambat dan denda sudah lunas apa belum) c) Karakter konsumen dari penanganan sebelumnya d) Aspek resale value dari kendaraan tarikan (3) Keberadaan kendaran secara jelas dan pasti: a) Kunjungan ke lokasi b) Analisa kendaraan lapangan
69
(4) Analisa kekuatan konsumen (5) Melakukan koordinasi dengan aparat setempat jika diperlukan (6) Analisa/estimasi biaya yang akan timbul dari penarikan tersebut (7) Melakukan koordinasi dengan berbagai pihak (8) Melakukan penarikan kendaraan (9) Menyimpan kendaraan di lokasi yang aman Persiapan yang perlu dilakukan oleh eksekutor dalam melaksanakan penarikan kendaran, yaitu: (1) Persiapan administrative, meliputi: a) Dokumen legal b) Surat tugas yang ditanda tangani pimpinan cabang c) Fotokopi surat-surat pemberitahuan yang pernah dikirim kepada konsumen d) Dokumen pendukung lainya jika diperlukan (2) Persiapan pendukung a) Eksekutor harus memahami tentang pasal-pasal yang tercantum dalam dokumen perjanjian. b) Mempersiapkan fotokopi data/dokumen yang lengkap mengenai konsumen tersebut. c) Meningkatkan kemampuan komunikasi, negoisasi dan personal approach. Hal-hal yang harus diusahakan oleh eksekutor dalam mendatangi konsumen, yaitu: 1) Menimbulkan kesan yang baik, tidak bersifat pemaksaan atau kasar.
70
2) Menerangkan dengan jelas permasalahannya tanpa emosi. 3) Melakukan
pendekatan
untuk
setiap
pembicaraan
dengan
mempertimbangkan karakter konsumen. Ekskutor harus mampu menciptakan keadaan agar konsumen mau membayar angsurannya atau mau menyerahkan kendaraannya dengan kesadaran sendiri. (3) Menyusun strategi Strategi yang perlu dilakukan saat melakukan eksekusi penarikan kendaraan, yaitu: a) Menemukan keberadaan konsumen dan kendaraannya b) Menguasai medan yang akan dihadapi c) Menemui konsumen dan menjelaskan keperluannya secara baik-baik d) Menunjukan surat tugas dan menjelaskan isinya e) Melakukan pengecekan terhadap fisik nomor rangka dan nomor mesin kendaraan tersebut f) Meminta kunci dan STNK kendaraan tersebut g) Melakukan penarikan apabila konsumen tidak mau menyerahkan STNK h) Membuatkan tanda terima kendaraan i) Memberikan atensi dan empati dari permasalahan yang dialami konsumen j) Mengajukan
alternatif-alternatif
peneyelesaian
masalah
dan
melakukan negoisasi k) Jika ada hal-hal yang membahayakan, maka perlu menghubungi aparat
71
l) Bila kendaraan berhasil dibawa, kendaraan tarikan tersebut secara fisik harus diserahkan ke kantor untuk diregristasikan m) Jika konsumen keberatan menyerahkan STNK dan tidak mau menandatangani Berita Acara Serah Terima Kendaraan, ekesekutor harus mengupayakan kendaraan tetap ditarik. 4.2.2 Bagan Alur Pemberian Kredit (Flowchart) Calon Debitur
Marketing
Mulai
Form kredit
Mengajukan permohonan kredit
1
Form kredit Kk, ktp, slip gaji, rek listrik
Form kredit Kk, ktp, slip gaji, rek listrik
1 Survey 6
Form kredit Kwitansi penagihan
Kk, ktp, slip gaji, rek listrik Laporan hasil survey
7
Kendaraan
2
R p Ttd penerimaa 8
Gambar 4.2 Flowchart pemberian kredit selanjutnya
72
Credit Analys 2
Form kredit
Admin
Dealer
Cetak PO
4
Rp
PO
Rp
PO
Kk, ktp, slip gaji, rek listrik Laporan hasil survey
Verifikasi
Kwitansi penagihan
Daftar piutang
Kwitansi penagihan
sistem 4 5
Scoring
BSTK
Kendaraan
5
N Kwitansi penagihan
7
N
8
6
9
Ttd penerimanaan
Ttd penerimanaan
N
Gambar 4.2 Flowchart pemberian kredit selanjutnya
9 N
73
4.2.3 Analisis Jumlah Piutang Tak Tertagih Berikut ini adalah tabel yang menunjukan kondisi piutang pada PT. Indomobil Finance Indonesia Cabang Semarang selama 2 tahun terbagi atas: Tabel 4.2Daftar Piutang PT. IMFI Cab. Semarang Periode 2016-2017 Tahun
Merek
2016
Honda
Penjualan Kredit/Tahun Rp. 1.100.000.000
Tertagih
Tertunggak
89%
11%
Rp. 700.000.000
92%
8%
Biojio
0
100%
0
Suzuki
Rp. 450.000.000
96%
4%
Yamaha
Rp.7.000.000.000
89%
11%
Rp. 9.250.000.000
93,2%
6,8%
Honda
Rp. 18.000.000.000
85%
15%
Kawasaki
Rp. 1.300.000.000
70%
30%
Biojio
Rp. 300.000.000
94%
6%
Suzuki
Rp. 300.000.000
70%
30%
Yamaha
Rp. 11.000.000
70%
30%
77,8%
22,2%
Kawasaki
Total 2017
Total
Rp 19.911.000.000
Sumber: PT.IMFI Semarang Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa tingkat jumlah tunggakan pada tahun 2016 sebesar 6,8% dan tahun 2017 sebesar 22,2%. Data tersebut menunjukan bahwa rasio tunggakan tertinggi terjadi pada tahun 2017 yaitu sebesar 22,2%. Hal ini menunjukan bahwa pada tahun tersebut tunggakan sangat tinggi dan dapat
74
mengganggu arus kas perusahaan, karena dana yang seharusnya kembali berputar menjadi kas tetap tertanam dalam piutang. keadaan ini lebih buruk jika dibandingkan dengan tahun 2016. Dari tabel tersebut juga dapat diketahui bahwa rasio penagihan tertinggi terjadi pada tahun 2016 yaitu sebesar 93,2%. Hal ini menunjukan bahwa piutang yang tertagih pada saat itu lebih besar dibandingkan dengan tahun 2017 yang menunjukan lemahnya atau kurangnya pengumpulan piutang. Terjadi peningkatan pada piutang tak tertagih disebabkan karena faktor internal dan eksternal. Faktor internal yaitu performance kolektor dalam menagih piutang kepada konsumen turun dan faktor internal yaitu debitur terlambat membayar piutangnya. Rasio tunggakan tersebut dari tahun ke tahun mengalami fluktuasi atau ketidaktetapan. Pada tahun 2017 rasio tunggakan sangat tinggi, hal ini akan berakibat terhadap pengembalian modal perusahaan. Semakin kecil rasio tunggakan maka semakin kecil perusahaan dalam mengelola piutangnya. Rasio penagihan juga mengalami hal yang serupa yaitu terjadinya fluktuasi atau ketidaktetapan. Untuk mengatasi hal ini perusahaan telah mengantisipasinya. Tindakan yang dilakukan yaitu dengan menarik fisik kendaran kemudian menjualnya kembali, selanjutnya hasil penjualan tersebut digunakan untuk menutupi sisa hutang konsumen pada perusahaan. 4.2.4 Perbandingan Unsur Pengendalian Intern Berdasarkan Teori dengan Temuan pada PT. Indomobil Finance Indonesia Cab. Semarang Tabel 4.3 Perbandingan Unsur Pengendalian Intern No.
1.
Unsur Pengendalian Intern Piutang Usaha Menurut Teori Lingkungan Pengendalian:
Penerapan Piutang Keterangan Usaha pada PT. IMFI (Sesuai/Tidak Cab. Semarang Sesuai) Karyawan padaPT. Sesuai Indomobil Finance
75
a. Nilai Integritas dan Etika Nilai integritas dan etika dikomunikasikan oleh manajer melalui personal behavior dan operational behavior. Melalui personal behavior tersebut maka manajer akan mengkomunikasikan nilai integritas dan etika melalui tindakan individual mereka sehingga nilai-nilai tersebut dapat diamati oleh karyawan entitas serta melalui operational behavior, manajer akan mendesain sistem yang digunakan untuk membentuk perilaku yang diinginkan yang berdasarkan nilai integritas dan etika.
Indonesia Cab. Semarang, harus menjunjung tinggi nilai kejujuran. Bagian Asset Management Unit harus jujur dalam mengurus tarikan dan lelang dari kendaraan konsumen, bagian Purchase Order Sesuai harus jujur dalam membuat laporan pembelian dan pengeluaran unit, bagian Finance harus jujur dalam mengurus pencairan program penjualan, seminar, dana yang dikeluarkan untuk dealer serta membuat laporan keuangan, bagian Kolektor harus jujur dalam membantu proses pembayaran dan penagihan piutang konsumen, bagian Kasir harus jujur dalam mencatat transaksi dari konsumen.
b. Komitmen Terhadap Kompetensi Mencakup pertimbangan manjemen atas pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan dan paduan antara kecerdasan, pelatihan dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.
Adanya program uji Sesuai kompetensi berupa tes tertulis untuk mengungkap kompetensi karyawan berhubungan dengan pemahaman wawasan tentang kependidikan maupun keilmuan teknis sesuai bidangnya dan pelatihan bagi karyawan baru berupa skill yaitu jenis training karyawan untuk memberikan skill dan pengetahuan baru. Review potensial dengan hasilkebutuhan
76
c. Struktur Organisasi Memberikan rerangka untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian aktivitas entitas. Pengembangan struktur organisasi suatu entitas mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
d. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab Dengan adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang jelas, maka organisasi akan mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi.
e. Kebijakan dan Praktik SDM Karyawan merupakan unsur terpenting di dalam setiap
pengembangan karyawan dapat diidentifikasi. Terdapat pembagian Sesuai tugas yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Asset Management Unit bertugas mengurus tarikan dan lelang dari kendaraan konsumen, bagian Purchase Order bertugas membuat laporan pembelian dan pengeluaran unit, bagian Finance bertugas mengurus pencairan progam penjualan, seminar dan dana yang keluar untuk dealer serta membuat laporan keuangan, bagian Kolektor bertugas membantu proses pembayaran dan penagihan piutang konsumen, bagian Kasir bertugas mencatat transaksi dari konsumen. Dilengkapi tanggung Sesuai jawab dan pengawasan melalui peraturan yang berlaku. Tanggung jawab Asset Management Unit dan Kolektor diatur dalam SOP Penagihan, bagian Purchase Order diatur dalam SOP Penjualan, bagian Financediatur dalam SOP Pencairan, bagian Kasir diatur dalam SOP Pencatatan. Penerimaan karyawan Sesuai melalui seleksi yang ketat. Karyawan yang
77
pengendalian intern. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, maka umsur pengendalian intern lainnya dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan akan menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
diterima akan mendapatkan pelatihan agar dapat bekerja dengan baik sesuai tuntutan pekerjaannya. Latar belakang Tidak Sesuai pendidikan tidak menjadi penghalang, karena apabila diterima akan mendapatkan pelatihan. Rutin dilakukan review Sesuai 1 minggu sekali untuk mereview pekerjaan karyawan. Mutasi bidang kerja Sesuai Admin dilakukan 6 bulan sekali Karyawan yang Sesuai melakukan tindakan tidak jujur akan mendapatkan sanksi berupa teguran sampai dengan pemecatan.
2.
Penaksiran Risiko Bertujuan untuk pelaporan keungan yaitu identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan.
3.
Aktivitas Pengendalian Adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan perosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang
Performance kolektor Tidak Sesuai meningkat dalam meminimalkan kerugian atas angsuran yang tertunggak Menggunakan prinsip Sesuai 1P + 5C untuk menilai kelayakan kredit yaitu Purpose, Character, Capacity, Capital, Condition dan Collateral. Adanya password dalam Sesuai pengamanan akses terhadap data dan pogram
78
4.
5.
diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaiam tujuan entitas. Informasi dan Komunikasi Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi suatu entitas serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. Pemantauan Merupakan proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini dilakukan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengeropasian pengendalian pada waktu yang tepat untuk menentukan apakah pengendalian intern beroprasi sebagaimana yang diharapkan.
Adanya SINTRIK Sesuai (sistem informasi angsuran) untuk menegecek pembayaran piutang konsumen.
Dilakukan pemantauan Sesuai perbulan, persemesteran atau 2 kali dalam setahun dan 1 tahun sekali.
