BAB III ANALISIS SISTEM
3.1
Tujuan Analisis Sistem Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah kita
mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan kita kembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (kadang ditambah dengan pendapat/masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan.
3.2
Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan
didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur.
1. Prosedur Persediaan Barang Prosedur persediaan barang yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Supplier memberikan data barang & barangnya ke gudang b. Gudang menerima data barang & barang dan di cek apabila tidak sesuai dengan data barang maka dikembalikan ke supplier untuk di cek.
39
40
c.
Apabila data barang & barangnya sudah sesuai maka gudang akan di cetak dan dan dibuat 2 rangkap laporan,1 untuk di arsipkan dilemari arsip dan 1 untuk diberikan ke akuntan.
d.
Kasir mencatat laporan yang diterima dari gudang dan dibuat laporan keseluruhan dan diarsipkan di lemari arsip akuntan,dan diberikan untuk pemilik toko.
2.
Flow Map Persediaan Barang Flow map persediaan barang dari supplier ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran persediaan dari awal sampai akhir mengenai prosedur persediaan di toko utama.
Supplier
Gudang
Kasir
Data Barang
Laporan
Pemilik Toko
2
Data Barang
Laporan Keseluruhan
Catat & buat laporan keseluruhan
Cek Barang
Tidak Cek 2
Nota Laporan Keseluruhan
Ya
1
Membuat Lap.Barang
2
Laporan Laporan
1
Gambar 3.1. Flow Map Persediaan Barang Toko Utama yang sedang Berjalan
2
41
3. Prosedur Penjualan Prosedur penjualan yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pelanggan memberikan catatan barang kepada pegawai b. Pegawai menerima catatan barang dan mengecek barang jika ada barangnya sesuai dengan struk barang maka pegawai mengambil barangnya dan memberikannya kepada kasir. c. Kasir menghitung dan membuat nota penjualan 2 rangkap,1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti jual beli,1 diarsipkan. d. Pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan nota kepada kasir. e. Kasir menerima pembayaran dari pelanggan dan menyerahkan barang kepada pelanggan. f. Pelanggan menerima barang.
4. Flow Map Penjualan Flow map penjualan ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran penjualan dari awal sampai akhir mengenai prosedur penjualan di toko utama.
42
Pelanggan
Gudang
Kasir
Pesanan Barang
Pesanan Barang
Menghitung dan membuat nota
Tidak
2
Chek
1
Nota Nota
1
2
Ya
Nota 1
Pesanan Barang
Pembayaran
Barang
Menerima pembayaran dan penyerahan barang
Gambar 3.2. Flow Map Penjualan Toko Utama yang sedang Berjalan
3.3
Analisis Dokumen Berdasarkan analisa sistem yang berjalan menggunakan flowmap diatas
maka dapat di rincikan beberapa dokumen keluaran dan masukan pada Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang, antara lain : 1.
Dokumen Masukan Berikut merupakan dokumen – dokumen masukan dalam analisis yang sedang berjalan di Toko Utama Tanjungpinang :
43
a.
2.
Persediaan Sumber
: Supplier
Tujuan
: Bagian Administrasi Toko Utama
Fungsi
: Untuk pendataan semua data bahan bangunan.
Rangkap
: 2 (dua)
Dokumen Keluaran Berikut merupakan dokumen – dokumen
keluaran dalam analisis
yang sedang berjalan di Toko Utama Tanjungpinang : a.
3.4
Penjualan Sumber
: Bagian Administrasi Toko Utama
Tujuan
: Pelanggan
Fungsi
: Untuk penyerahan nota penjualan
Rangkap
: 2 (dua)
Analisis Perangkat Keras (Hardware) Toko Utama telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk
membuat laporan, pengecekan persediaan barang. Tentunya tidak digunakannya komputer tersebut untuk melakukan pengolahan data toko utama mempunyai sebab, yaitu karena tidak didukungnya perangkat lunak didalam komputer yang dapat melakukan pengolahan data yang diharapkan, adapun spesifikasi komputer yang dimiliki oleh Toko Utama, yaitu : 1.
Processor Pentium IV
2.
VGA 32 MB
44
3.
Memory 512 Mb RAM
4.
Hardisk 40 GB
5.
Monitor 15”
6.
Keyboard & Mouse PS/2
7.
Printer Epson
Setelah membandingkan komputer yang dimiliki Toko Utama dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang ini ternyata sudah memenuhi standar kebutuhan, adapun spesifikasi standar yang dibutuhkan, yaitu : 1.
Processor Pentium III
2.
VGA Card 16 MB
3.
Memori/RAM 512 MB
4.
Hardisk 20 GB
5.
Monitor 15”
6.
Keyboard & Mouse PS/2
Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi hardware diatas maka, spesifikasi komputer yang dimiliki Toko Utama ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang yang diusulkan.
45
3.5
Analisis Perangkat Lunak (Software) Toko Utama telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk
membuat laporan dalam melakukan hal itu tentunya komputer tersebut harus sudah terinstal sistem operasi. Sistem operasi yang digunakan oleh Toko Utama adalah Sistem Operasi “Windows XP ”. Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi Software (sistem operasi) diatas maka, spesifikasi software (sistem operasi) yang dimiliki Toko Utama ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang yang diusulkan. Adapun spesifikasi standar software (sistem operasi) yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang yang diusulkan, adalah : Sistem Operasi “Windows XP”.
3.6
Analisis Brainware Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk membuat laporan,
yaitu penjualan toko utama, khususnya bagian penjualan atau yang sering bertatap muka dalam rangka penjualan bahan bangunan. Spesifikasi pengguna aplikasi,adapun spesifikasi pengguna dalam menjalan aplikasi pembelian dan penjualan yang di rancang adalah sebagai berikut : 1.
Pendidikan Minimal SLTA sederajat
2.
Menguasai Sistem Operasi Windows XP
3.
Memiliki dedikasi yang baik
46
4.
3.7
Pria / Wanita usia min 25th
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah,maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, kontrol data, efisiensi dan servis. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis(performance, information, economy, control, efficiency and services). Analisis PIECES ini menggambarkan penggambaran sistem lama dan penggambaran sistem baru yang akan dibangun, disinilah ditemukan perbedaan-perbedaan sistem tersebut. Dibawah ini table analisis PIECES pada Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang. Tabel 3.1 Tabel Analisis PIECES
Jenis Analisis
Sistem Lama
Sistem Yang Diajukan
Performance(kinerja)
Sistem produktivitas
Sistem berbasi komputer
Suatu kemampuan sistem
secara manual,
yaitu menggunakan
dalam menyelesaikan
berpotensi
perangkat lunak untuk
tugas dengan cepat
menimbulkan
proses penghitungan
sehinggan sasaran dapat
kesalahan dalam
yang sudah diprogram
segera tercapai.
pemrosesan data.Selain
maupun cetak laporan.
itu pemrosesan data akan memakan waktu yang lama. Informations(informasi)
Sistem penjualan
Teknologi berbasis
Merupakan hal penting
manual menyebabkan
komputer menjadikan
karenaapabila kemampuan
proses informasi
proses informasi
sistem informasi
berlangsung lama.
berlangsung cepat.
baik,maka user aka mendapatkan informasi
47
yang akurat,tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan Economy(ekonomi)
Dapat mengeluarkan
Dapat menghemat listrik
pemanfaatan biaya yang
biaya listrik yang lebih
seperti tidak mengetik
digunakan dari
seperti mengetik ulang
ulang lagi data penjualan
pemanfaatan
pencatatan data
karena sudah otomatis
informasi.peningkatan
sehingga memperlama
data dan datanya sudah
terhadap kebutuhan
penggunaan komputer.
ada di database sehingga
ekonomis mempengaruhi
mempercepat
pengendalian biaya dan
penggunaan komputer.
peningkatan manfaat. Control(kontrol) Analisis
Sistem penjualan secara
Sistem berbasis komputer
ini digunakan untuk
manual akan sulit
dapat memudahkan
membandingkan sistem
melakukan kontrol
kontrol sehingga dapat
yang dianalisa berdasarkan
karena pemrosesan data
menekan terjadinya
pada segi ketepatan waktum,kemudahan akses,dan ketelitian data
dilakukan oleh manual
kesalahan.
sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar.
yang diproses.
Efficiency(efisiensi)
Sistem penjualan
Sistem berbasis komputer
berhubungan dengan
secara manual kurang
lebih efisien karena
bagaimana sumber
efisien karena perlu
dokumentasi dilakukan
tersebut dapat digunakan
melakukan
secara otomatis.
secara optimal
dokumentasi secara manual.
Service (layanan)
Pelayanan kepada
Pelayanan lebih singkat
merupakan layanan
pelanggan akan
karena pemrosesan
terhadap pengguna yang
memakan banyak
dilakukan oleh komputer.
48
optimal
waktu karena harus menunggu pembuatan nota secara manual.
3.8
Tinjauan Temuan Masalah Berdasarkan hasil tinjauan dan wawancara yang kami lakukan, kami
menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang. Adapun uraian permasalahan-permasalahan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1.
Kesulitan pengawasan data penjualan dan jenis harga bahan bangunan dan persediaan barang.
2.
Perbedaan data laporan atau penyerahan laporan kepada pihak pemilik.
