8
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Perusahaan Ritel Menurut Hidayat (1989, p.18) :Perdagangan ritel adalah kegiatan penjualan kembali tanpa perubahan bentuk dan jenis barang baru maupun bekas dalam partai kecil terutama kepada konsumen rumah tangga. Perdagangan ritel atau eceran pada hakekatnya merupakan muara distribusi dari seluruh barang yang diproduksi di dalam negeri ditambah barang asal impor. Pengertian “pedagang pengecer” menurut Pasal 1 (7) Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No. 23 Tahun 1998 tentang Lembaga-lembaga Usaha Perdagangan adalah perorangan atau badan usaha yang kegiatan pokoknya melakukan penjualan secara langsung kepada konsumen akhir dalam partai kecil. Peraturan Daerah DKI Jakarta No. 8 Tahun 1998 tentang Pengusahaan Perpasaran Swasta di wilayah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Pasal 1 (h,j) mengatur bahwa “Toko Serba Ada” (Departemen Store) adalah toko besar yang dikelola secara tunggal baik yang berdiri sendiri maupun yang merupakan bagian dari suatu pusat pertokoan/pusat perbelanjaan, yang menjual berbagai macam sandang dan barangbarang kebutuhan rumah tangga, bukan kebutuhan 9 bahan pokok, yang disusun dalam bagian yang terpisah-pisah dan dalam pelayanannya dibantu oleh para pramuniaga. Pasar Swalayan (Super Market) adalah toko yang menjual barangbarang kebutuhan rumah tangga secara eceran dan langsung kepada konsumen terakhir dengan sistem-sistem swalayan dan pengelolaan tunggal.
9 Menurut D. Wesley (1993,p.69) Department stores typically include a set of specialty store department in one location or under one roof and a destination store for many consumers. They stock an extensive variety and depth of merchandise, provide above – average sales support, and ensure service at competitive prices. The supermarket has been the retail institution where most Canadian families have purchased their food products. Offering convenience, efficiency, and economy. The supermarket offer a high degree of merchandise width and depth and, althought most items there are purchased mainly through self service. “ Menurut Molengraff (1993,p.52) : “Perusahaan adalah keseluruhan perbuatan yang dilakukan secara terus-menerus, bertindak keluar, untuk mendapatkan penghasilan,
dengan cara memperniagakan barang-barang, menyerahkan barang-
barang atau mengadakan perjanjian - perjanjian perdagangan”. Sesuai S.K. Menperindag No. 591 Tahun 1999, “Perdagangan adalah kegiatan jual beli barang atau jasa yang dilakukan secara terus-menerus dengan tujuan pengalihan hak atas barang atau jasa dengan disertai imbalan atau kompensasi”. Jenis-jenis pengecer utama menurut Philip Kotler(2000,p 725) : a) Toko khusus ; toko khusus menjual lini produk yang lebih sempit dengan ragam yang lebih banyak dalam lini tersebut. Contoh pengecer khusus adalah toko pakaian, toko alat-alat olah raga,toko mebel, toko bunga, dan toko buku. b) Toko serba ada : Toko serba ada biasanya menjual berbagai lini produk, biasanya pakaian, perlengkapan rumah, dan barang-barang kebutuhan rumah tangga, dimana tiap lini dioperasikan sebagai suatu departemen terpisah yang dikelola oleh pedagang khusus.
10 c) Pasar swalayan : pasar swalayan merupakan operasi yang relative besar, berbiaya rendah, margin rendah, volume tinggi, swalayan, yang dirancang untuk melayani semua kebutuhan konsumen seperti makanan, cucian, dan produk-produk perawatan rumah tangga d) Toko convenience : toko convenience merupakan toko yang relative kecil dan terletak di daerah pemukiman, memiliki jam buka yang panjang selama tujuh hari dalam seminggu, dan menjual lini produk yang terbatas dengan tingkat perputaran yang tinggi. e) Toko super, toko kombinasi dan pasar hyper : toko super rata-rata meiliki ruang jual 35.000 kaki persegi dan bertujuan memenuhi semua kebutuhan konsumen untuk pembelian
makanan maupun bukan makanan
secara rutin. Toko
kombinasi merupakan diversifikasi usaha pasar swalayan ke bidang obatobatan. Toko kombinasi dan toko obat rata-rata memiliki ruang jual 55.000 kaki persegi. Pasar Hyper bahkan lebih besar lagi, berkisar antara 80.000 sampai 220.000 kaki persergi. Pasar hyper merupakan gabungan dari prinsip-prinsip pasar produknya bukan hanya barang-barang yang rutin dibeli saja tetapi juga meliputi mebel, perkakas besar dan kecil, pakaian, dan banyak jenis lainnya. Pendekatan dasarnya adalah tampilan
besar dan penanganan minimum dari
karyawan toko. f) Toko diskon : toko diskon menjual barang-barang standar dengan harga lebih murah karena mengambil marjin yang lebih rendah dan menjual dengan volume yang lebih tinggi.
11 Berdasarkan definisi seperti diuraikan di atas, terlihat beberapa ciri pokok perusahaan ritel, yaitu : a. Berbentuk perusahaan perdagangan eceran, baik berbadan hukum atau perorangan. b. Melakukan kegiatan penjualan kembali tanpa perubahan bentuk kebutuhan pokok/rumah tangga dan kebutuhan masyarakat lainnya. c. Dalam partai kecil atau jumlah terbatas. d. Langsung kepada konsumen akhir, terutama rumah tangga (end user). e. Barang yang sudah dijual hasil produksi dalam negeri maupun asal impor. Kedua perusahaan ritel nasional yang menjadi objek penelitian menganut asas sentralisasi. Yang dimaksud sentralisasi disini adalah sejauh mana pengambilan keputusan didelegasikan kepada bawahan tetapi tetap ada kebijakan dari pusat yang membatasi ketat. Misalnya salah satu gerai membutuhkan penambahan karyawan baru. Area manager memiliki wewenang untuk membuat keputusan mengenai penambahan karyawan, tetapi keputusan mengenai siapa yang mengisi lowongan tersebut ditentukan oleh kantor pusat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sentralisasi di dalam perusahaan ritel tersebut sangat tinggi . Sehingga segala kebijakan yang diambil di tiap cabang harus seijin dan sepengetahuan kantor pusat. Dalam bidang distribusi barang ke tiap-tiap cabang juga termasuk yang di atur oleh kantor pusat.
12
2.2 Teknologi Informasi Teknologi informasi (TI) merupakan sisi teknikal dari suatu sistem informasi yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, peralatan dan database. TI juga dapat dilihat sebagai subsistem dari suatu sistem informasi. Kadang makna TI juga digunakan sebagai penghubung dengan sistem informasi, atau bahkan digunakan sebagai konsep yang lebih luas lagi untuk menggambarkan kumpulan dari beberapa sistem informasi. Beberapa pengertian mengenai teknologi informasi menurut beberapa pakar: “Information technology refers to all forms of technology applied to processing, storing, and transmitting information in electronic form.” (Lucas, 2000, p11). Peralatan yang digunakan dalam proses ini termasuk didalamnya komputer, perlatan komunikasi dan jaringan, mesin fax, dan lain-lain.Information Technology (IT) is a contemporary term that describes the combination of computer technology (hardware and software) with telecommunication technology (data, images, and voice networks). Definisi ini berasal dari buku “System Analysis and Design Methods” edisi ke-5 dikarang oleh Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman. Menurut Indrajit (2000,p13) dalam bukunya “Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi” memberikan definisi teknologi informasi merupakan jawaban dari dunia industri (supply) terhadap permintaan tersebut dalam bentuk penciptaan produk – produk berbau teknologi perangkat keras dan perangkat lunak. Ada tiga aset utama teknologi informasi, yaitu:
13
Human asset
Relationship asset
High Performance I/T Unit
Shared Risk and Responsibility
Sharable platforms and Database
Technology asset Gambar 2.1. Tiga asset dalam TI Ross (1991, p101) a. Aset sumber daya manusia (SDM), adalah staf penanggung jawab perencana dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Riset menunjukan bahwa ada tiga dimensi utama yang harus diperhatikan sehubungan dengan aset SDM yaitu keahlian teknis, pengetahuan bisnis, dan orientasi pada pemecahan masalah. b. Aset teknologi, maksudnya adalah seluruh infrastruktur teknologi informasi, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak merupakan aset perusahaan yang dipergunakan bersama – sama. Infrastruktur teknologi informasi ini sangat esensial bagi perusahaan karena merupakan tulang punggung untuk terciptanya sistem yang terintegrasi dengan biaya seefektif mungkin baik untuk keperluan pengembangan, operasional, maupun pemeliharaan. c. Aset relasi, yaitu hubungan teknologi informasi sebagai suatu entitas dengan manajemen pengambilan keputusan.
14 Dalam buku “Management Information System” yang ditulis O’Brien (1999,p120), menerangkan teknologi informasi dipandang dari sisi manajerial terbagi atas: (1) Computer Hardware, (2) Computer Software, (3) Telecommunications (jaringan komunikasi), dan (4) Database management.
2.2.1 Perangkat Keras Komputer Computer Hardware, yaitu sistem komputer bagi end user dan enterprise, baik mengenai input, output, dan teknologi penyimpanan. Tren dari perangkat keras komputer dalam hal ini kemampuan sistem komputer tersebut semakin mengarah pada suatu jaringan komputer karena mempunyai banyak kelebihan dari generasi sebelumnya yang dibandingkan dari faktor ukuran, jaringan, circuitry, density, kecepatan, reliability, kapasitas memori dan biaya (O’Brien:1999,p124).
2.2.2 Perangkat Lunak Komputer Computer Software, yaitu dilihat dari sudut aplikasi perangkat lunak dari sisi end user applications, dan sistem perangkat lunak (manajemen sistem computer) (O’Brien:1999,p174). Menurut Pressman (1993,p5) software didefinisikan dalam text book sebagai : •
instruksi (program komputer) yang ketika dieksekusi menghasilkan suatu fungsi dan
•
kinerja yang diinginkan
struktur data yang memungkinkan suatu instruksi untuk informasi
•
dokumen yang melukiskan kegiatan dan kegunaan dari instruksi.
memanipulasi
15
2.2.3 Jaringan Komunikasi Telecommunications adalah mengirim informasi dalam bentuk apa saja dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan electronic atau light-emitting media. Telekomunikasi menyangkut The Internet worked Enterprise, technical telecommunications alternative seperti the internet, intranet, client/server networks dan lainnya, mulai dari medianya, prosessor, softwarenya, dan tipologi dari jaringan – jaringan telekomunikasi (O’Brien:1999,p216). Yang dimaksud dengan sebuah intranet adalah jaringan internal perusahaan atau organisasi yang menggunakan teknologi internet yang memungkinkan browsing dan sharing informasi secara mudah. Sebuah intranet adalah versi eksklusif dari internet dan World Wide Web yang hanya digunakan oleh orang – orang tertentu didalam organisasi yang bersangkutan. Intranet merupakan suatu infrastruktur komunikasi yang berbasiskan komunikasi standar internet dan isi standar World Wide Web. Informasi yang berada dalam lingkungan intranet maupun pengguna dari luar yang diberi hak akses, yang biasanya berupa pemakaian Local Area Network yang dillindungi oleh firewall. 2.2.4 Database (Data Warehouse) Database management, yaitu manajemen database dengan mengatur sumber – sumber data, mulai dari yang tersempit ruang lingkupnya yaitu data itu sendiri sampai terbentuk
database
dan
melanjutkan
dengan
pengembangan
database
(O’Brien:1999,p262). Dalam penelitian ini database yang diukur termasuk pada sudut pandang sebagai data warehouse.
16 Data warehouse menurut Imron dan Hackathorn (1994,p2), “A data warehouse is subject oriented, integrated, time variant, and nonvolative collection of data in support of management decision-making process”. Sifat – sifat dari data warehouse yaitu a) subject oriented, artinya disusun berdasarkan subjek dalam organisasi perusahaan, bukan berorientasi pada proses atau fungsi aplikasi tertentu, dan dalam mengakses data, pemakai berorientasi pada subjek tertentu. b) integrated artinya data diintegrasikan untuk memenuhi berbagai kebutuhan informasi dalam organisasi. c) nonvolative yaitu tidak mengalami perubahan. Dalam data base aplikasi yang biasa (operational), dapat dilakukan perubahan (update), hapus (delete), dan penambahan (add/insert) yang mengubah isi dari database, sedangkan dalam data warehouse hanya ada dua kegiatan untuk memanipulasi data, yaitu loading data, dan access data dan tidak ada kegiatan updating data. Dari beberapa pengertian di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa !
teknologi informasi itu adalah penggabungan dari teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang mengubah data menjadi informasi yang dapat dimengerti.
Teknologi informasi digunakan untuk mengembangkan produk, pelayanan jasa, proses dan kemampuannya yang memberikan suatu strategi keunggulan bisnis melampaui tekanan persaingan yang dihadapi dalam suatu industri. Tekanan tidak hanya datang dari perusahaan pesaing, tetapi juga dari pihak konsumen, pendatang baru yang potensial dan juga perusahaan yang menawarkan subtitusi untuk produk dan jasa.
17 Di dalam buku Konsep Manajemen Supply Chain karangan Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto, terdapat empat peranan yang diharapkan oleh perusahaan dari implementasi efektif sebuah teknologi informasi yaitu : 1) Minimize risks : setiap bisnis memiliki resiko, terutama yang berkaitan dengan factor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Kehadiran tehnologi Informasi selain harus
mampu membantu
perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada , perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi sehari-hari. 2) Reduce costs : tawaran lain yang ditawarkan oleh tehnologi informasi adalah perbaikan efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan teknologi informasi sebabai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biayabiaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Untuk itu ada epat cara yang ditawarkan oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya , yaitu : a. Eliminasi proses : implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. b. Simplifikasi proses biasanya
: berbagai proses yang panjang dan berbelit –belit
dapat disederhanakan dengan mengimplemntasikan
komponen teknologi informasi.
berbagai
18 c. Integrasi proses : Teknologi informasi
juga mampu
melakukan
pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis . d. Otomatisasi proses : mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi. 3) Add value : Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tatapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. 4) Create New Realities : Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan , yaitu dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam ecommerce,e-procurement,e-customers.e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menaanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. 2.3 Pola Distribusi Mengalirnya barang dari tempat di produksi ke tempat dibeli, pada prinsipnya menempuh dua macam jalur . Yang pertama, jalur kepemilikan, yaitu lembaga-lembaga pemasaran yang menangani, mencakup produsen , distributor , agen , pedagang besar, grosir dan pedagang eceran. Sedang yang kedua adalah jalur fisik yaitu meliputi : pengangkutan , pergudangan dan bongkar muat. Kedua jalur itu sebenarnya terkait erat, meski dalam banyak hal tidak sejalan .
19 Penyebabnya karena banyak lembaga pemasaran tidak sekaligus langsung menangani distribusi fisiknya , melainkan diserahkan kepada perusahaan yang menangani pengangkutan, pergudangan atau bongkar muat. 2.4 Distribusi Fisik Distribusi fisik melibatkan perencanaan , penerapan, dan pengendalian arus bahan dan produk akhir dari titik sal ke titik
penggunaan untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan. Tujuan distribusi fisik adalah untuk mengelola jaringan pasokan, yaitu arus nilai tambah dari pemasok ke pengguna akhir. Jadi tugas logistic adalah untuk mengkordinasikan aktivitas pemasok, agen pembelian, anggota distribusi dan pelanggan. Perusahaan – perusahaan
mengelola jaringan pasokannya melalui
informasi. Keuntungan utama dari efisiensi logistic berasal teknologi informasi, khususnya
dari kemajuan
computer,terminal titik titik penjualan, kode
produk yang seragam, pelacakan satelit, pertukaran data elektronik. Distribusi fisik
merupakan alat potensial dalam pemasaran kompetitif.
Perusahaan dapat menarik
lebih banyak pelanggan dengan menawarkan
pelayanan yang lebih baik, waktu siklus yang lebih cepat, atau harga yang lebih rendah melalui peningkatan distribusi fisik.
Sebaliknya perusahaan bisa
kehilangan konsumen jika mereka gagal memasok barang tepat waktu. Salah satu jaringan komunikasi yang di pakai perusahaan ritel XYZ untuk mendukung kegiatan distribusinya adalah perangkat POS (Point of Sales)
20
Gambar 2.1 Jaringan yang digunakan PT XYZ didalam sistim
distribusi
Sumber : 2003, Departemen TI PT Hero Supermarket Tbk.
21
Gambar 2.3 Jalur distribusi untuk barang industri : Sumber :2003, Departemen TI PT Indomarco Prismatama
2.5 Pengendalian Barang Salah satu kekayaan terbesar pada usaha ritel ada pada barang dagangan, sehingga sudah selayaknya control terhadap pengendalian barang menjadi prioritas utama. Kontrol yang dimaksud adalah, bagaimana mencatat barangbarang yang masuk melalui pembelian dan beerapa barang yang keluar melalui penjualan atau pengiriman serta berapa jumlah sisi barang yang seharusnya ada. Dalam penanganan secara manual proses ini dikenal dengan istilah kartu stok. Tapi tentu bisa dibayangkan betapa rumitnya menangani kartu stok jika master list barang yang akan dijual sebanyak lebih dari 3.500 item barang. Pengelolaan dan pengendalian barang secara manual akan banyak menyita waktu dan tenaga yang dihabiskan ketika membuat laporan aktivitas barang, laporan pembelian per supplier, laporan pembelian per bulan, laporan penjualan
22 perbulan, laporan barang-barang yang terjual, perhitungan laba kotor dan barangbarang yang terjual dan masih banyak lagi laporan-laporan yang lain. Perusahaan ritel yang memiliki banyak cabang tentunya akan sangat tidak efisien apabila dalam pengendalian barang di gerai maupun di gudang pusat menggunakan cara-cara manual. Informasi yang diperoleh tentang perputaran barang akan terlambat dan tidak valid untuk dijadikan data standar pengembangan usaha. Padahal pengelolaan data secara cepat dan akurat merupakan hal yang terpenting di dalam kegiatan distribusi barang di perusahaan ritel. TI untuk pengendalian barang dan uang hasil penjualan di gerai perusahaan maupun di gudang pusat swalayan, adalah TI yang dapat memberikan informasi dan data dari input seluruh aktivitas barang yang up to date dan riil, artinya pada saat itu data-data yang ditampilakn oleh perangkat lunak adalah data riil yang ada saat itu. Untuk mengetahui jumlah stok barang baik per item atau secaraa keseluruhan bisa diakses saat itu juga dan data yang tampil adalah data riil yang ada. Perbedaan jumlah stok di perangkat TI dengan kenyataan di lapangan menunjukan adanya kehilangan barang.
2.6 Efisiensi Distribusi Terdapat beberapa cara untuk meningkatkan pengendalian persediaan , lokasi gudang, dan alat pengangkutan. Satu masalah yang seringkali timbul adalah efisiensi distribusi mungkin menurun ketika perusahaan mengalami peningkatan penjualan yang besar. Suatu situasi dimana kenaikan penjualan yang besar menyebabkan perusahaan gagal memenuhi jadwal pengiriman yang ditentukan. Ini mengakibatkan pelanggan memiliki kesan buruk terhadap perusahaan dan akhirnya penjualan
23 menurun. Oleh karena itu manajemen perlu mempercayai keterbatasan sumber dayanya dan melakukan investasi untuk meningkatkan kapasitas produksi dan distribusi. Penggunaan kata Efisiensi, jika ditinjau dari Oxford Advance Learner’s Dictionary of Current English, karangan A S Hornby adalah sebagai berikut: Efficiency = Capable, Abilities to perform duties well Kemampuan untuk menghasilkan sesuatu dengan baik =
Producing a desired or satisfaction result.
Menghasilkan sesuatu yang diperlukan dengan hasil yang memuaskan. Dilihat dari pengertian diatas, efisiensi adalah merupakan proses dalam menghasilkan sesuatu output, proses itu dapat dikatakan efisien jika dapat menghasilkan sesuatu dengan baik. Untuk itu diperlukan suatu tolak ukur tertentu untuk menentukan apakah proses tersebut sudah berjalan secara efisien atau tidak. Tolak ukur yang lazim digunakan adalah biaya (cost) dan waktu. (time). Contoh: biaya yang rendah, waktu yang singkat.
2.6 Teori Efisiensi Teori Efisiensi adalah suatu ukuran dari ketepatan sasaran (Effectiveness) dari suatu proses/ kegiatan yang dilakukan. Teori Efisiensi Jati K.Sengupta(1995,p.19) dapat dibagi menjadi 2(dua) macam, yaitu: 1. Dari segi teknikal/ efisiensi produksi Adalah merupakan ukuran dari kesuksesan perusahaan dalam kemungkinan untuk menghasilkan hasil/ output yang maksimum dari beberapa input yang diberikan.
24 2. Dari segi alokasi/ efisiensi Biaya Adalah ukuran kesuksesan suatu perusahaan dalam pemilihan sekumpulan input yang optimum dengan acuan dari harga pasar untuk input tersebut. Berdasarkan atas teori-teori efisiensi diatas maka dapat disimpulkan bahwa efesiensi erat kaitannya dengan efektifitas pada suatu proses kegiatan. Secara sederhana efisiensi dan efektifitas dapat digambarkan sebagai berikut: •
Efisiensi = ditinjau dari beberapa variable seperti: biaya rendah, waktu singkat dan sebagainya dengan kata lain pencapaian hasil adalah maksimum dari inputinput yang ada.
•
Efektif = tepat guna (mengenai sasaran) Efisiensi dalam pengelolaan manajemen teknologi informasi adalah sampai
seberapa besar tingkat manfaat yang dapat diberikan oleh pemakaian sumber daya teknologi informasi yang telah diinvestasikan terhadap kinerja operasi perusahaan pada bagian distribusi barang.
