BAB 4 ANALIS IS HAS IL PENGUKURAN RIS IKO MAN AJEMEN PROYEK
4.1 Latar Belakang Pembahasan Dalam proses pengukuran risiko pada manajemen proyek teknologi informasi perusahaan, telah dilakukan wawancara dengan pihak yang terlibat dalam proyek TI di PT M itra Solution Infokom (M SI) dan juga pengisian kuisioner terhadap manajer proyek TI serta anggota tim yang terlibat dalam proyek sehingga telah diperoleh data untuk mengevaluasi kinerja manajemen risiko di perusahaan. Untuk melakukan pengukuran risiko terhadap manajemen proyek TI perusahaan, menyangkut proses umum yang berhubungan dengan manajemen proyek serta proses-proses manajemen risiko proyek TI berdasarkan PM BOK (Project Management Body of Knowledge). Adapun langkahlangkah proses manajemen risiko proyek TI yang digunakan penulis bersumber dari Schwalbe (2007) , yaitu: 1. Perencanaan M anajemen Risiko Proyek Berdasarkan hasil pengumpulan data yang diperoleh dari M SI, perusahaan belum pernah melakukan perencanaan manajemen risiko proyek. Dalam penelitian ini, penulis ingin meninjau perencanaan proyek yang telah dibuat oleh M SI selaku kontraktor proyek TI. Adapun hasil dari perencanaan manajemen risiko proyek yaitu dengan melakukan identifikasi ris iko, menentukan dampak dan probabilitas risiko serta menentukan strategi untuk merespon risiko yang berhubungan dengan proyek.
67
68 2. Identifikasi Risiko Dalam identifikasi risiko, penulis menentukan risiko-risiko yang berpotensi mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan tiap-tiap karakteristik risiko. 3. Analisis Risiko Kualitatif Setelah mengidentifikasi risiko pada proyek, proses selanjutnya adalah memprioritaskan risiko berdasarkan probabilitas dan dampak risiko yang terjadi dengan menggunakan teknik pemetaan risiko dalam matrix analis risiko kualitatif. 4. Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko Pada proses ini dilakukan langkah-langkah untuk merespon risiko yang paling diprioritaskan dan mengurangi ancaman terhadap proyek. 4.2 Overview Proyek Jardiknas 4.2.1 Latar Belakang Proyek Jardiknas Selain mengelola Jardiknas, PUSTEKOM sebagai Pengelola TIK Departemen juga mengelola LAN Depdiknas Senayan Jakarta. LAN Depdiknas memiliki kedudukan yang sangat strategis dalam mendukung kinerja Depdiknas yang secara bertahap berbasis TIK. LAN Depdiknas juga merupakan Node Jardiknas dengan beban kerja yang cukup berat, oleh karena itu Node Depdiknas Senayan sebagai IDC melalui kontrak sewa bandwith dan kelengkapannya yang akan didukung oleh bandwith internet domestik selebar 100 M bps dan bandwith internasional selebar 3 M bps (khusus gedung A dan gedung C)
69 Beberapa perangkat IDC (Pusat Data Internet) yang semula berada di Gedung C lantai 7 (Biro PKLN) telah dipindahkan ke gedung C lantai 2 untuk optimasi pengawasan dan pengendalian LAN Depdiknas. Adapun secara teknis LAN Depdiknas terdiri atas: •
1 IDC (Internet Data Center) di gedung C lantai 2.
•
5 ring backbone fiber optik dari: gedung C ke gedung A, dari gedung C ke gedung B, dari gedung C ke gedung C, dari gedung C ke gedung D dan dari gedung C ke gedung E
•
5 titik pusat distribusi koneksi di: gedung C lantai 2, gedung E lantai 5, gedung B lantai 5, gedung A lantai 2 dan gedung D lantai 16
•
69 titik penyebaran dan akses koneksi hotspot: 3 lantai di gedung A, 6 lantai di gedung B, 20 lantai di gedung C, 20 lantai di gedung D dan 20 lantai di gedung E. Untuk memenuhi kebutuhan layanan akses intranet dan internet yang berkualitas
di Komplek Depdiknas yang terdiri atas gedung A, gedung B, gedung C, gedung D dan gedung E, maka Pustekkom mengadakan penataan LAN Jardiknas di Depdiknas Senayan untuk mendukung program-program pendidikan. 4.2.2
Kebutuhan Proyek Jardiknas Kebutuhan sehari-hari para pejabat dan staf Depdiknas terhadap internet semakin
meningkat, namun demikian hingga saat ini LAN yang dibangun oleh masing-masing unit belum menunjukkan adanya kesatuan jejaring yang diperlukan dalam mendukung layanan Depdiknas kepada publik. Oleh karena itu, Pustekkom sebagai pengelola TIK
70 Depdiknas memandang penting untuk melakukan penataan LAN di seluruh gedung di dalam komplek Depdiknas agar komunikasi data dan informasi antar unit-unit utama dapat berjalan lancar dan efektif. 4.2.3 Ruang Lingkup Proyek Jardiknas Penataan LAN Pendidikan Jardiknas Senayan adalah kegiatan pengadaan, instalasi, dan penataan perangkat switch dan wireless controler di lima unit gedung di lingkungan Depdiknas pusat, dimana ketentuan yang diharuskan adalah : •
Perangkat berlisensi yang mampu melayani akses internet dan komunikasi data di lingkungan Jardiknas Depdiknas Senayan
•
Solusi yang diberikan dapat beroperasi, terintegrasi dan interoperability dengan sistem pengelolaan dan monitoring Jardiknas.
•
Pelatihan kepada pengelola Jardiknas secara tatap muka beserta dokumentasi pekerjaan dan manual penggunaan
•
Setelah dilakukan pemasangan perangkat, testing dan integrasi ke jaringan Jardiknas dilakukan di masing-masing lokasi. Hasil uji terima ini merupakan dasar penerimaan barang yang diterima dalam kondisi beroperasi.
71 4.2.4 S truktur Organisasi Proyek Jardiknas
Struktur Organisasi Pada Proyek Jardiknas adalah :
Steering Comitee M anajer Proyek Proyek Admin
Team Leader
Team Leader
Logistik
Teknisi
Teknisi
Kurir
Team Leader
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek Jardiknas (Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
1. Eksekutifif Proyek Kesuksesan implementasi dari pekerjaan ini membutuhkan komitmen dari senior manajemen dari kedua belah pihak yaitu klien dan M SI. Untuk memastikan hal ini, maka dibentuklah eksekutif proyek (steering committee) yang memantau secara keseluruhan pelaksanaan program ini dan bilamana perlu mengambil tindakan-tindakan efektif demi tercapainya kesuksesan proyek.
72 M eskipun demikian eksekutif proyek tidak akan terlibat secara detail pada setiap kegiatan di proyek yang mana menjadi tanggung jawab manager proyek.
Fungsi dari eksekutif proyek : •
M emberi petunjuk yang lebih bersifat strategis pada tingkat eksekutif.
•
M eninjau setiap kemajuan proyek yang dicapai secara periodik.
•
M emberi persetujuan atas rencana implementasi proyek.
•
M emastikan bahwa seluruh kewajiban yang harus diselesaikan telah dipenuhi.
•
M enyelesaikan masalah yang mungkin timbul yang tidak bisa diselesaikan oleh manager proyek klien Depdiknas maupun manager proyek M SI.
2. Project Manager Project manager memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk menyelesaikan seluruh permintaan klien, sesuai fungsi dan spesifikasi sistem yang dimaksud, dengan tepat waktu dan sesuai anggaran yang ada. Jika rencana dan metodologi yang dibuat telah disepakati bersama, maka manajer proyek akan menyusun secara lebih rinci kegiatan utama dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap detail kegiatan untuk penyelesaian proyek.
73 Tanggung jawab Project Manager secara khusus adalah : Perencanaan
Bersama dengan manager proyek klien membangun suatu rencana kerja yang disepakati bersama.
Dokumentasi
M embantu dalam prosedur pelaksanaan uji terima.
Estimasi
M embuat daftar aktivitas dan estimasi waktu dan usaha untuk menyelesaikan kegiatan yang ada.
Penjadwalan
M empersiapkan jadwal implementasi yang sesuai dengan kebutuhan penyelesaian dan merencanakan anggota tim kerja yang sesuai untuk dapat menyelesaikan jadwal yang ditentukan.
Pemilihan staf
M emilih dan mengelola anggota tim yang sesuai.
Implementasi
M elakukan kegiatan supervise dari setiap kegiatan implementasi seperti : pengadaan, kedatangan material di lokasi dan instalasi
Uji terima
M elakukan kegiatan supervise berdasarkan rencana yang ada dan mendokumentasikan kendala-kendala yang terjadi berikut solusi hingga hasil dari pelaksanaan uji terima.
Laporan status
M embuat dan menyerahkan laporan secara berkala
proyek
secara tertulis atas kegiatan proyek dan dokumen pendukung lain yang terkait.
Tabel 4.1 Tanggung jawab project manager secara khusus
74 3. Proyek Admin Proyek admin berfungsi membantu project manager dalam proses administrasi yang terjadi di lapangan. M ulai dari proses izin, schedule meeting dan kebutuhan dokumen-dokumen. 4. Trainer Trainer akan dilakukan oleh pihak M SI selama dua hari dalam 2 kali. Tugas trainer disini adalah : •
M emberikan penjelasan dan pemahaman mengenai fitur-fitur yang ada pada peralatan yang dipasang. Ini akan dilakukan pada training pertama.
•
Bekerja sama dengan team leader untuk penyusunan module training setelah proses integrasi dengan jaringan Jardiknas selesai.
5. Team Leader Team leader akan menjalankan fungsi sebagai berikut : •
M embantu melaksanakan fungsi monitoring manager proyek
•
M emimpin pelaksanaan pekerjaan teknis
•
M enyiapkan informasi kemajuan perkerjaan dan kelengkapannya
•
M enyiapkan
informasi mengenai masalah
dalam pekerjaan
dan
rekomendasi penangannya •
M elakukan rapat untuk menentukan standar operasional dan kebijakan dari sistem yang dibuat
6. Teknisi/Engineer Engineer akan menjalankan fungsi berikut :
75 •
M embantu
melaksanakan
fungsi monitoring
team
leader
sesuai
bidangnya. •
Pelaksanaan pekerjaan teknis sesuai bidangnya.
•
M enyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapannya sesuai bidangnya.
•
M enyiapkan informasi mengenai masalah dalam perkerjaan dan rekomendasi penanganan sesuai bidangnya.
•
Turut menghadiri pertemuan regular tim proyek jika dibutuhkan.
•
M embantu teknisi atau admin yang ada di daerah untuk proses installasi.
7. Logistik Logistik akan menjalankan fungsi berikut : •
M embuat laporan terhadap barang-barang yang sudah dikirim dan telah diterima di lokasi proyek
•
M engatur jadwal pengiriman supaya barang sampai tepat waktu
•
M emimpin pelaksanaan proses pengiriman
•
M emberikan informasi terhadap masalah garansi dan kerusakan atas barang yang dikirimkan Pada bagian logistik ini akan terdapat tiga orang. Dimana satu orang
sebagai kepala logistik, dan dua orang pada bagian pengiriman yang akan membantu kepala logistik. 8. Kurir Kurir akan menjalankan fungsi berikut :
76 •
M embantu logistik untuk menjalankan proses pengiriman
•
Bekerja sama dengan pihak ekspedisi untuk proses pengiriman
4.2.5 Supplier Proyek Jardiknas 4.2.5.1 Alcatel-Lucent Alcatel-Lucent merupakan perusahaan untuk memberikan layanan data, suara dan komunikasi video hingga ke end-user. Sebagai market leader dalam dunia fixed, mobile dan broadband access, carrier dan enterprise IP technology, aplikasi dan sevices, Alcatel-Lucent menawarkan solusi end-to-end yang memungkinkan masyarakat berkomunikasi baik dari rumah, kantor maupun dalam mobilitas yang tinggi. Bergabungnya Alcatel-Lucent menciptakan suatu penyedia komunikasi yang mendunia dengan portofolio yang lengkap dari end-to-end.
4.2.6
Metodologi Pelaksanaan Proyek Jardiknas M etodologi pekerjaan pemasangan penataan pendidikan Jardiknas dijabarkan
sebagai berikut :
Gambar 4.2 M etodologi Pekerjaan Pada Proyek Jardiknas
77 1. Tahap Persiapan Tahap ini merupakan fase awal yang menentukan sehingga perlu disiapkan metode deployment yang komprehensif dan efektif. Dalam tahap ini semua pihak yang terlibat akan membahas mengenai kondisi jaringan Jardiknas yang telah berjalan. Diharapkan dari tahap akan dihasilkan informasi dalam bentuk dokumen sebagai berikut : •
Kondisi jaringan Jardiknas
•
Alamat IP yang akan dialokasikan untuk device OmniAccess Wireless Controler 6000, Captive portal dan Access Switch OS-6400
•
Fitur – fitur dan kebijakan yang akan dijalankan pada device wireless switch access
•
Proses integrasi dengan peralatan yang ada di jaringan Jardiknas
2. Tahap Deployment Tahap ini merupakan fase pengerjaan konfigurasi dari peralatan wireless yang ditawarkan. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut : •
Installasi dan konfigurasi Wireless Controler OAW-6000 yang berfungsi sebagai pusat konfigurasi terhadap OmniAccess Point 41 yang dipasang di setiap gedung.
•
Konfigurasi fitur–fitur dan kebijakan sesuai dengan data yang telah disetujui pada tahap persiapan.
78 •
Installasi dan konfigurasi Captive portal sebagai user controller dari setiap user di Depdiknas
•
M elakukan test terhadap integrasi OmniAccess Wireles controler, Access Point dan captive portal yang telah dikonfigurasi.
•
Proses pengemasan terhadap barang yang telah dikonfigurasi untuk masuk ke dalam tahap pengiriman. Pada tahap ini diharapkan peralatan–peralatan dalam proyek penataan
pendidikan Jardiknas Senayan ini telah siap dari sisi konfigurasi dan telah dilakukan test dan integrasi untuk semua peralatan yang ada. 3. Tahap Pengiriman M SI akan mengirimkan peralatan ke lokasi yaitu gedung Depdiknas Senayan. Sebagai tanda penerimaan barang di lokasi adalah dokumen bernama Delivery Order (DO), yang ditandatangani pelanggan di tempat penerimaan barang yang
menunjukkan
bahwa
pelanggan
telah
menerima barang
peruntukannya dengan lengkap dan kondisi baik. Pelanggan akan memegang satu tembusan DO tersebut sebagai bukti penerimaan di lokasi. 4. Tahap Uji Fungsi dan Uji Terima Pada tahap ini dilakukan untuk memeriksa bahwa peralatan yang dipasang berfungsi dengan baik. Uji fungsi akan menghas ilkan Berita Acara Uji Fungí, sedangkan Uji terima untuk menunjukkan bahwa perangkat yang sudah terpasang dan berfungsi dengan baik.
79 Dalam hal ini kedua uji tersebut harus ditetapkan criteria kelolosannya, dalam bentuk check-listnya terlebih dahulu. Dengan pembakuan checklist ini berarti ada kesamaan persepsi terhadap proses dam materi Uji fungsi maupun Uji terima.
Dengan
demikian
bisa
menghindari
kesalahpahaman
dalam
pelaksanaannya. 5. Tahap Training Pada tahap ini akan dilakukan proses training atas penggunaan peralatan security yang dipasang. Pada tahap ini akan dilakukan proses training secara formal yang diikuti oleh admin dari pihak PUSTEKKOM Depdiknas yang ditunjuk. Dari uji training ini diharapkan admin dari pihak PUSTEKKOM Depdiknas
dapat
melakukan
konfigurasi
dan
pemeriksaan
perubahan/masalah yang timbul setelah proses installasi selesai.
jika
ada
80 4.2.7
Jadwal Tenaga Kerja Proyek Jardiknas Jadwal Tenaga Kerja pelaksanaan proyek Jardiknas akan dikerjakan dengan
jumlah tenaga kerja sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah : Jadwal Tenaga Kerja Proyek Jardiknas Pekerjaan I
II
Jumlah Tenaga Kerja
Preparation a. Assessment Network Jardiknas
2
b. Standarisasi fitur dan Kebijakan peralatan
2
Deployment a. Instalasi & Konfigurasi OAW-6000
1
b. Instalasi & Konfigurasi Akses Point AP 41
3
c. Instalasi & Konfigurasi Captive Portal
1
d. Instalasi & konfigurasi OS-6400-24
1
e. Test dan Integrasi
3
III Delivery a. Pengiriman Barang
2
b. Laporan pengiriman
2
IV Acceptance Test
V
a. Uji Test dan Uji Fungsi
2
b. Dokumentasi
3
Training
2
Tabel 4.2 Jadwal Tenaga Kerja Pada Proyek Jardiknas (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
4.2.8
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Jardiknas Jadwal pelaksanaan pekerjaaan pada proyek Jardiknas ini adalah sebagai
berikut :
81 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek Jardiknas Jadwal Estimasi No. I
Deskripsi Pekerjaan
b. Standarisasi fitur dan Kebijakan peralatan
III
Durasi
1
2
Preparation a. Assessment Network Jardiknas
II
Minggu
2 hari 2 hari
Delivery a. Pengiriman Barang
1 minggu
b. Laporan pengiriman
1 hari
Deployment a. Installasi sistem kabel b. Installasi & Konfigurasi OAW-6000 c. Installasi & Konfigurasi Access Point AP
1 minggu 2 minggu 2 minggu
41 d. Installasi & Konfigurasi Captive Portal e. Installasi & Konfigurasi Akses Switch OS-
2 minggu 2 minggu
6400-24 f. Test dan Integrasi IV
V
2 hari
Acceptance test a. Uji Test & Uji Fungsi
3 hari
b. Dokumentasi
2 hari
Training
2 hari
Tabel 4.3 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Pada Proyek Jardiknas (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
3
4
82 4.2.9
Aktifitas Pelaksanaan Kerja Proyek Jardiknas Perencanaan aktifitas pelaksanaan pekerjaan pada proyek Jardiknas dilakukan
dalam beberapa tahap adalah sebagai berikut : Perencanaan Aktifitas Pelaksanaan Kerja Proyek Jardiknas
Persiapan
Aktifitas
Deskripsi
Lama
Assessment Network
Persiapan dokumen jaringan
2 hari
Jardiknas
Jardiknas.
Standarisasi fitur dan
Persiapan dokumentasi standart
kebijakan peralatan
untuk fitur dan kebijakan yang akan
2 hari
diterapkan Pengiriman Barang
Proses pengiriman peralatan ke
7 hari
lokasi Depdiknas Pengiriman Laporan pengiriman
Laporan data pengiriman peralatan
1 hari
yang telah terkirim Deployment Installasi sistem kabel
Instalasi dan konfigurasi untuk
14 hari
manajemen wireless secara terpusat.
Installasi &
Installasi dan konfigurasi untuk
konfigurasi OAW-6000
manajemen wireless secara terpusat.
Installasi &
Installasi dan konfigurasi untuk
konfigurasi Akses
akses point
Point AP 41
14 hari
14 hari
83 Deskripsi
Aktifitas Installasi &
Installasi dan konfigurasi fitur dan
Konfigurasi Captive
kebijkan yang sudah disetujui pada
Portal
tahap persiapan
Installasi&
Installasi dan konfigurasi akses data
Konfigurasi Akses
distribusi
Lama 14 hari
14 hari
Switch OS-6400-24 Test dan Integrasi
Integrasi terhadap peripheral OAW-
2 hari
6000 dan AP 41 Uji Test
Uji Test & Uji Fungsi
Uji test dan Uji Fungsi terhadap
3 hari
peralatan yang terpasang pada jaringan Jardiknas Dokumentasi
Dokumentasi terhadap peralatan
2 hari
yang terpasang pada jaringan jardiknas Pelatihan
Pelatihan terhadap admin Jardiknas
2 hari
Tabel 4.4 Perencanaan Aktifitas Pelaksanaan Kerja Pada Proyek Jardiknas (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
84 4.3 Overview Proyek Rumah S akit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RS JPDHK) PT M itra Solusi Infokom belum terlibat secara keseluruhan dalam proyek Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK). Pada penelitian ini, penulis menganalisis proyek RSJPDHK yang difokuskan pada pengukuran risiko proyek berdasarkan proposal proyek. 4.3.1 Latar Belakang Proyek RS JPDHK Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita (RSJPDHK) adalah rumah sakit pemerintah UPT Departemen Kesehatan RI, rumah sakit ini didirikan oleh pada tanggal 9 November 1985 di Jl. S. Parman kaveling 87 Slipi, Jakarta Barat. Diharapkan infrastruktur teknologi informasi yang dibangun dapat mendukung komunikasi data, suara dan gambar di RSJPDHK. Jaringan pada komputer yang lama telah dibangun sejak tahun 1999, pengembangan selanjutnya terjadi secara bertahap. 4.3.2 Kebutuhan Proyek RS JPDHK Trend kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem Informasi Rumah Sakit, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal, seperti jalur telepon, medical equipment dan lain-lain. Jaringan yang trafiknya kredit seperti sekarang tidak akan mampu mengakomodir kebutuhan tersebut. Dengan diimplementasikannya infrastruktur jaringan kornputer dengan baik maka diharapkan jaringan yang akan datang mampu mengakomodir kebutuhan penggunaan Teknologi Informas i 15 tahun kedepan untuk kebutuhan Sistem Informasi Rumah Sakit, Medical Equipment dan sejenisnya yang menggunakan jaringan komputer.
85 4.3.3 Ruang Lingkup Proyek RS JPDHK Pekerjaan pengembangan jaringan komunikasi data ini harus tercapai dengan baik, termasuk pemasangan dan pemeliharaannya dengan mutu pekerjaan dan implementasi yang bertaraf international dan sesuai dengan prosedur standart yang ditetapkan oleh RSJPDHK. Berikut ruang lingkup pekerjaan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut : •
M engadakan perangkat sesuai dengan daftar perangkat yang diajukan dalam kontrak.
•
M elakukan installasi kabel jaringan komunikasi data beserta perangkat utama dan pendukungnya.
•
M elakukan testing atas kabel yang terpasang.
•
M embuat dokumentasi dari sistem yang dipasang
•
M engkonfigurasi sistem operasi jaringan.
•
M elakukan pemeliharaan terhadap sistem yang terpasang selama 3 tahun, termasuk penggantian perangkat yang mengalami kerusakan atau tidak dapat berjalan dengan normal.
4.3.4 S truktur Organisasi Proyek RS JPDHK Susunan struktur organisasi pada proyek RSJPDHK adalah sebagai berikut :
86
Steering Committe Project Manager
Ass Project M anager
Wakil Principal
Documentator
Designer
HSE
Trainer
Proyek Admin
Team Leader
Team Leader
Team Leader
Anggota
Anggota
Anggota
Gambar 4.3 Struktur Organisasi Pada Proyek RSJPDHK ( Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
87 1. Eksekutif Proyek (Steering Committee) Steering committee tersusun atas sekumpulan manajemen eksekutif perusahaan dari RSJPDHK sebagai pemilik proyek dan M SI selaku pelaksana kerja proyek dan melakukan supervisi terhadap project manager. Steering committe memegang tanggung jawab tertinggi dalam pelaksanaan pekerjaan proyek. Steering committe mendelegasikan tugas pelaksanaan dan implementasi pekerjaan kepada project manager. Fungsi dari Eksekutif proyek adalah : •
M emberikan petunjuk yang lebih bersifat strategis pada tingkat eksekutif.
•
M eninjau setiap kemajuan proyek yang dicapai secara periodik.
•
M emberi persetujuan atas rencana implementasi proyek.
•
M emastikan bahwa semua kewajiban telah diselesaikan dan terpenuhi dengan baik.
•
M enyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Project manager.
2. Project manager Project manager memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk menyelesaikan semua permintaan Pemilik Proyek dalam hal ini RSJHK sesuai dengan spesifikasi sistem, dengan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ada. Tanggung jawab project manager secara khusus diantaranya :
88 Tanggung jawab Project Manager adalah : Perencanaan :
Bersama RSJPDHK akan membangun suatu rencana kerja yang disepakati bersama
Dokumentasi :
M embantu dalam prosedur pelaksanaan uji terima
Estimasi :
M embuat daftar aktivitas dan estimasi waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang ada
Penjadwalan :
M empersiapkan jadwal implementasi yang sesuai dengan kebutuhan penyelesaian. M erencanakan anggota tim kerja yang sesuai untuk dapat menyelesaikan jadwal secara tepat waktu
Pemilihan Staf :
M emilih dan mengelola staf proyek yang sesuai
Implementasi :
M elakukan kegiatan supervisi dari setiap kegiatan implementasi seperti pengadaan kedatangan material di lokasi Proyek
Uji Terima :
M elakukan kegiatan supervisi berdasarkan rencana yang ada dan merekam/mendokumentasikan kendala-kendala yang terjadi berikut solusi hingga hasil dari uji terima
Laporan Status :
M embuat dan menyerahkan laporan berkala secara tertulis atas kegiatan proyek dan dokumen pendukung terkait.
Tabel 4.5 Tanggung jawab Project Manager
89 3. Project Admin Project Admin berfungsi membantu project manager dalam proses administrasi yang terjadi di lapangan. M ulai dari proses izin, schedule meeting dan kebutuhan dokumen-dokumen.
4. Wakil Principal Wakil Principal adalah salah satu kunci dalam suksesnya proyek. Dengan adanya dukungan dari pihak principal, maka support baik secara hardware maupun software dapat digaransi.
5.
Dokumentator Dokumentator adalah pihak yang membantu dalam proses pencatatan progress dan konfigurasi yang ada di lapangan. Dengan adanya dokumentator, semua hasil pekerjaan nantinya dapat di dokumentasikan dengan baik untuk diserah terimakan pada akhir proyek.
6.
Designer Designer adalah pihak yang membantu bagian dokumentator untuk proses dokumentasi.
7. HSE HSE adalah pihak yang membantu dalam hal safety terhadap pekerjaan. Dengan adanya ini diharapkan tidak ada terjadi incident pada waktu proses pengerjaan di lapangan.
90 8. Trainer Trainer adalah pihak yang nantinya akan memberikan pengetahuan mengenai proses installasi dan proses maintenance terhadap semua barang yang sudah terpasang. Dengan adanya trainer diharapkan dapat menurunkan pengetahuan kepada pihak internal IT customer sehingga nantinya dapat berfungsi sebagai level 1 support.
9. Team Leader Team Leader adalah PIC yang bertanggung jawab atas selesainya suatu pekerjaan dengan baik. Team leader memimpin tim implementasi dalam melakukan pekerjaannya. Adapun fungsi dari team leader dapat dijabarkan sebagai berikut : •
M embantu melaksanakan fungsi monitoring project manager.
•
M emimpin pelaksanaan pekerjaan teknis.
•
M enyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapannya.
•
M enyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan rekomendasi penanganannya.
10. Implementation Team Implementation team adalah eksekutor pekerjaan di lapangan. Adapun fungsi kerja dari implementation team dapat dijabarkan sebagai berikut : •
M embantu melaksanakan fungsi monitoring team leader sesuai bidangnya.
•
M elaksanakan pekerjaan teknis sesuai dengan bidangnya.
91 •
M enyiapkan informasi kemajuan pekerjaan dan kelengkapan sesuai dengan bidangnya.
•
M enyiapkan informasi mengenai masalah dalam pekerjaan dan rekomendasi penanganan sesuai dengan bidangnya
4.3.5 Supplier Pada Proyek RS JPDHK 4.3.5.1 Fortinet Fortinet adalah pioneer dan leading provider multi-threat security system yang memungkinkan komunikasi bisnis berjalan dengan aman dan juga mewujudkan keamanan jaringan yang terbaik, performansi yang handal dan total cost of ownersihip (TCO) yang menarik. M arkas besar dari Fortinet terletak di Sunnyvale, California, dengan customer support, development dan sales facitilies terletak di Amerika Utara, Eropa dan Asia untuk menjamin kepuasan pelanggan yang terus menerus. 4.3.5.2 CommS cope Produk Systimax memenuhi kebutuhan jaringan baru era industri menetapkan standar kinerja yang bisa diandalkan pada kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas, termasuk kemampuan untuk skala bandwidth, mengoptimalkan hardware dan keseimbangan kinerja jaringan dengan kinerja PC klien dan server.
4.3.6 Metodologi Pelaksanaan Proyek RS JPDHK M etodologi pekerjaan pemasangan peralatan di data center dijabarkan sebagai berikut :
92
Gambar 4.4 M etodologi Pelaksanaan Pada Proyek RSJPDHK
1. Tahap Persiapan Tahap ini merupakan fase awal yang menentukan sehingga perlu disiapkan metode deployment yang komprehensif dan efektif. Dalam tahap ini semua pihak yang terlibat akan membahas mengenai proses design yang nantinya akan digunakan. Diharapkan dari tahap akan dihasilkan informasi dalam bentuk dokumen sebagai berikut : •
Ordering peralatan yang dilakukan oleh M SI kepada principal.
•
Survey lapangan mengenai infrastruktur yang nantinya akan dipasang pada data center.
•
Fitur–fitur dan kebijakan yang akan diterapkan pada peralatan yang nantinya akan dipasang di data center.
2. Tahap Pengiriman •
Pihak M SI akan melakukan pengiriman barang yang sudah datang ke data center RSJPDHK.
•
M SI akan mengirimkan peralatan ke lokasi yang ditentukan. Sebagai tanda penerimaan barang di lokasi adalah dokumen bernama Delivery Order (DO), yang ditandatangani pelanggan di tempat penerimaan barang yang
93 menunjukkan bahwa pelanggan telah menerima barang peruntukannya dengan lengkap dan kondisi baik. Pelanggan akan memegang satu tembusan DO tersebut sebagai bukti penerimaan di lokasi.
3.
Tahap Deployment Tahap ini merupakan fase pengerjaan konfigurasi dari peralatan yang
ditawarkan. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut : •
Installasi Rack untuk keperluan peralatan yang nantinya akan dipasang di RSJPDHK
•
Penarikan cabling fiber antar gedung RSJPDHK.
•
Installasi dan konfigurasi Core dan distribution yang ditawarkan.
•
Installasi Distribution, dan Access Switch untuk tiap gedung
•
Installasi Internet Router dan Internet Security
•
Konfigurasi fitur–fitur dan kebijakan sesuai dengan data yang telah disetujui pada tahap persiapan.
4. Tahap Migrasi Tahap ini merupakan fase perpindahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Pada tahap ini akan dilakukan proses sebagai berikut : •
Koordinasi dengan pihak IT RSJPDHK untuk mengenai time schedule yang sudah ditentukan.
•
Integrasi sistem lama dengan sistem baru yang telah terinstal. Pada tahap ini diharapkan proses migrasi tidak mengganggu terhadap operational sehari-hari yang terjadi.
94 5. Tahap Uji Terima & Training Pada tahap ini dilakukan untuk memeriksa bahwa peralatan yang dipasang berfungsi dengan baik. Uji fungsi akan menghas ilkan Berita Acara Uji Fungsi. Sedangkan Uji terima untuk menunjukkan bahwa perangkat yang sudah terpasang dan berfungsi dengan baik. Dalam hal ini kedua Uji tersebut harus ditetapkan kriteria kelolosannya, dalam bentuk check-listnya terlebih dahulu. Dengan pembakuan checklist ini berarti ada kesamaan persepsi terhadap proses dam materi Uji fungsi maupun Uji terima.
Dengan
demikian
bisa
menghindari
kesalahpahaman
dalam
pelaksanaannya. Setelah proses uji terima, akan dilanjutkan dengan proses training atas penggunaan peralatan yang dipasang. Pada tahap ini akan dilakukan proses training secara formal yang diikuti oleh admin dari pihak RSJPDHK yang ditunjuk. Dari uji training ini diharapkan admin dari pihak RSJPDHK dapat melakukan konfigurasi dan pemeriksaan jika ada perubahan yang timbul setelah proses installasi selesai. 6. Tahap Pemeliharaan Tahap pemeliharaan akan dilakukan setelah proses installasi selesai. PT M SI akan memberikan support selama 3 tahun sesuai dengan yang diminta oleh pihak RSJPDHK. PT M SI juga akan memberikan layanan portal untuk keperluan helpdesk baik by web, email maupun phone. Dengan adanya proses ini diharapkan proses pemeliharaan dapat berjalan dengan baik dan peralatan dapat berfungsi optimal.
95 4.3.7 Jadwal Tenaga Kerja Proyek RS JPDHK Jadwal tenaga kerja pada proyek RSJPDHK akan dikerjakan dengan jumlah tenaga kerja adalah sebagai berikut : Jadwal Tenaga Kerja
Pekerjaan I
II
Jumlah Tenaga Kerja
Preparation a. Ordering peralatan
3
b. Survey lapangan
3
c. Fitur – fitur dan kebijakan
3
Delivery a. Pengiriman barang
2
b. Laporan pengiriman
2
III Deployment a. Installasi Cabling & Rack
IV
1 team leader, 6 group
b. Installasi Core Switch
4
c. Installasi Distribution&Access Switch
4
d. Installasi Internet Router & Security
1
Migration a. Assessment Kondisi Existing
2
b. POC (Proof of Concept)
2
c. Migration
2
96 Jadwal Tenaga Kerja Pekerjaan V
Jumlah Tenaga Kerja
Uji Terima & Pelatihan
VI
a. User Acceptance Test (UAT)
5
b. Dokumentasi
5
c. Training
5
Pemeliharaan
2
Tabel 4.6 Jadwal T enaga Kerja Proyek RSJPDHK (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
4.3.8 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RS JPDHK Jadwal pelaksanaan pekerjaaan jaringan ini akan dilakukan sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah :
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RS JPDHK
Jadwal Estimasi No. I
Deskripsi Pekerjaan
Minggu Durasi
Persiapan a. Ordering peralatan ke principal
4 minggu
b. Survey lapangan data center
4 minggu
c. Fitur – fitur dan kebijakan
2 minggu
1
2
3
4
97 Jadwal Estimasi No. II
III
Deskripsi Pekerjaan
IV
Durasi
1
2
3
Delivery a. Pengiriman barang
2 hari
b. Laporan pengiriman
1 hari
Deployment a. Installasi Cabling & Rack
IV
Minggu
6 minggu
b. Installasi Core Switch
2 hari
c. Installasi Distribution&Access Switch
7 hari
d. Installasi Internet Router & Security
1 hari
Migration Plan a. Assessment kondisi yang ada
7 hari
b. POC (Proof of Concept)
2 hari
c. M igration
1 hari
Acceptance Test a. User Acceptance Test (UAT)
1 hari
b. Dokumentasi
3 hari
c. Training
3 hari
Tabel 4.7 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Pada Proyek RSJPDHK (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
4
98 4.3.9 Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RS JPDHK Aktifitas pelaksanaan pekerjaan jaringan ini akan dilakukan dalam beberapa tahap sebagaimana yang ditunjukkan pada tabel dibawah : Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RS JPDHK Tahap Persiapan
Aktifitas a. Ordering
Deskripsi Ordering peralatan yang
peralatan ke
dilakukan oleh PT M SI ke
principal
principal
b. Survey lapangan data center
Survey lapangan mengenai
Lama 4 minggu
4 minggu
infrastruktur yang nantinya akan dipasang pada proyek ini
c. Fitur-fitur dan kebijakan
Fitur-fitur dan kebijakan yang
2 minggu
akan diterapkan pada peralatan yang nantinya akan dipasang dan didiskusikan dengan klien
Pengiriman
a. Pengiriman barang
Pihak MSI akan melakukan
2 hari
pengiriman barang yang sudah datang ke RSJPDHK b. Laporan pengiriman
Pihak logistik akan
1 hari
memberikan tanda terima untuk proses dokumentasi
Deployment
a. Installasi kabel & rak
Installasi kabel untuk interfloor dan interbuilding baik berupa kabel fiber & UTP
6 minggu
99 Tahap
Aktifitas b. Installasi Core Switch c. Installasi Distribution &
Deskripsi
Lama
Installasi dan konfigurasi Core
2 hari
Switch Pemasangan, dan konfigurasi
7 hari
distribution dan access switch
Access Switch d. Installasi internet router & security Migration
a. Assesment kondisi akhir
Pemasangan dan konfigurasi
1 hari
internet router dan security Melakukan analisa terhadap
7 hari
kondisi akhir untuk proses migrasi
b. POC (Proof of Concept)
Melakukan test demo untuk
2 hari
proses pemindahan, sehingga tidak ada masalah pada proses migration
c. Migration
Proses ini akan dilakukan
1 hari
setelah mendapat persetujuan dari pihak klien Uji Terima & Training
a. User Acceptance Test (UAT )
User Acceptance Test (UAT )
1 hari
terhadap peralatan yang terpasang pada RSJPDHK
b. Dokumentasi
Dokumentasi terhadap peralatan dan konfigurasi yang ada di RSJPDHK
3 hari
100 Tahap
Aktifitas c. Training
Deskripsi PT MSI memberikan training
Lama 3 hari
mengenai konfigurasi yang telah terpasang dan proses untuk maintenace Pemeliharaan
Support & service
PT MSI memberikan training mengenai konfigurasi yang telah terpasang dan proses untuk maintenance berupa: • Penjelasan dan training konfigurasi yang ada • Training operational penambahan jaringan • Backup dan restore seluruh komponen aktif • Memonitoring jaringan
Tabel 4. 8 Aktifitas Pelaksanaan Pekerjaan Proyek RSJPDHK (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak M SI)
3 tahun
101 4.4
Identifikasi Risiko Proyek Dalam mengumpulkan data yang dibutuhkan, penulis melakukan wawancara serta pengisian kuisioner oleh project manager dan teknisi PT M itra Solusi Infokom. Dalam identifikas i risiko, penulis menggunakan faktor-faktor risiko proyek TI yang diadaptasi dari hasil study Zhang Xian Lu dan Lee Jia Pei (2008) yang mengelompokkan risiko proyek TI menjadi 3 kategori umum, yaitu economic risk, organizational risk dan technological risk.
4.4.1 Risiko Ekonomi (Economic Risk) 1. Risiko ukuran (Size risk) a. Kurangnya analisa kebutuhan user Kurang analisa kebutuhan user bisa disebabkan survey yang dilakukan tidak rinci atau perolehan data yang kurang lengkap. Perlindungan yang sudah dilakukan oleh perusahaan dengan memahami terlebih duhulu kebutuhan user dan melakukan survey. b. Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek Kurangnya anggota tim dalam proyek dapat menyebabkan pekerjaan tiap anggota tim menjadi overload. Dalam hal ini, M SI sudah melakukan perencanaan dengan baik
mengenai jumlah anggota tim proyek untuk
menangani proyek tersebut. c. Kesalahan estimasi terhadap anggaran proyek Kesalahan estimasi anggaran ini dapat terjadi karena adanya perubahan situasi di lapangan dan pengaruh ekonomi yang tidak menentu yang dapat mengakibatkan perubahan dari estimasi yang telah dilakukan. Perlindungan
102 yang dilakukan oleh M SI adalah melakukan pendugaan keuntungan yang relevan dengan memperhitungkan biaya yang mungkin terjadi. d. Jadwal proyek yang kurang realistis Jadwal proyek yang kurang realistis dapat disebabkan oleh pihak klien maupun pihak M SI sehingga dapat mengakibatkan mundurnya pengerjaan proyek yang dapat mempengaruhi penjadwalan proyek secara keseluruhan. 2. Risiko sumber daya (Resource risk) a. Kurang tersedianya sumber daya material Penyediaan sumber daya material yang kurang memadai dapat terjadi karena kesalahan dalam menganalisa kebutuhan user atau adanya perubahan kebutuhan user. Pada saat ini penyediaan sumber daya M SI sudah memadai, di mana perusahaan selalu melakukan estimasi jumlah sumber daya material yang dibutuhkan dalam proyek dengan manganalisa terlebih dahulu kebutuhan user. b. Keterlambatan pengiriman sumber daya material Jika barang terlambat dialokasikan ke lokasi proyek, maka perkerjaan proyek akan mengalami penundaan karena harus menunggu sumber daya material tiba terlebih dahulu di lokasi proyek. Untuk mengatasi hal ini perusahaan melakukan negosiasi dengan klien. c. Kerusakan hardware Kerusakan hardware dapat terjadi sewaktu-waktu, karena sumber daya material
yang dikirimkan ada kemungkinan mengalami kerusakan. Untuk
mengatasi hal ini perusahaan melakukan pengecekan ulang terlebih dahulu pada saat penerimaan barang.
103 4.4.2 Risiko Organisasi (Organizational Risk) 3. Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) a. Terjadi perubahan tugas anggota tim Perubahan dalam menjalankan tugasnya anggota tim biasanya terpaku pada rencana jadwal tugas yang telah disepakati diawal perencanaan proyek, namun kadangkala bisa terjadi tindakan pembaharuan yang menyebabkan terjadinya perubahan, hal ini bisa disebabkan oleh permintaan dari klien itu sendiri maupun oleh kesalahan definisi tugas yang telah diberikan oleh manajer proyek. Dalam proyek M SI tidak terjadinya perubahan tugas pada tiap–tiap anggota tim proyek, karena sebelumnya telah terorganisasi dalam struktur organisasi yang tepat, dimana tugas-tugas dari tiap-tiap anggota tim telah disusun sesuai dengan fungsinya masing-masing, sehingga pada pelaksanaan proyek dilapangan telah disesuaikan dengan apa yang didefinisikan pada tugas yang ada. b. Turnover anggota tim dalam proyek Turnover dapat berdampak negatif, akibatnya dapat berpengaruh pada produktivitas tim proyek bahkan perusahaan dapat kehilangan anggota tim yang handal. Perusahaan telah memberikan gaji yang relevan untuk setiap karyawannya dan perusahaan menetapkan kebijakan jika karyawan ingin resign maka harus ada informasi terlebih dahulu, apabila tidak diinformasikan maka karyawan akan dikenakan penalti oleh perusahaan.
104 4. Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts) a. Konflik pada anggota tim proyek Konflik pada anggota tim dapat terjadi karena masalah personalitas, masalah penugasan yang tidak jelas antara anggota tim proyek, ataupun perbedaan pendapat di antara anggota tim proyek. Konflik yang terjadi terusmenerus dapat berpengaruh pada pengerjaaan proyek menjadi terhambat. Dalam hal ini, maka project manager M SI memberikan definisi tugas dan tanggung jawab kepada anggota tim proyek secara jelas. 5. Kompleksitas Lingkungan (Environmental complexity) a. Lokasi yang kurang mendukung Lokasi yang kurang mendukung menyebabkan pengerjaan proyek menjadi sulit untuk dilaksanakan, hal ini dapat dikarenakan kondisi bangunan yang kurang mendukung dalam pelaksanaan proyek. Dalam hal ini M SI melakukan survey ke lokasi proyek dan membuat design implementasi. b. Sulitnya mendapatkan informasi dari klien Informasi dari klien merupakan bagian yang berperan penting dalam menentukan arus pelaksanaan proyek, di mana perlu adanya perolehan informasi yang jelas dari klien. Informasi dibutuhkan agar pengerjaan proyek menjadi lebih terarah, dalam hal ini perusahaan merencanakan jadwal pertemuan terlebih dahulu dengan pihak klien. c. Komunikasi yang tidak efektif Komunikasi yang tidak efektif dapat menghambat jalannya proyek. Hal ini bisa disebabkan karena adanya kesalahan informasi yang diberikan atau kesalahpahaman yang terjadi antara klien dan proyek manager, serta anggota
105 tim yang lain. Dalam hal Untuk mengurangi terjadinya hal diatas, maka M SI melakukan antisipasi yang dilakukan dengan cara meminta informasi yang sejelas-jelasnya dan merespon dari setiap informasi yang telah diberikan. 6. Kurangnya komitmen (Lack of commitment ) a. Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek Kurangnya komitmen klien berarti klien kurang memberikan kontribusi pada proyek yang akan dijalankan. Komitmen dapat berupa
kesepakatan
antara klien dengan pihak proyek manager mengenai apa yang akan dikerjakan pada proyek, waktu pelaksanaan proyek, biaya yang akan dikeluarkan pada pelaksanaan proyek, dan pengalokasiaan sumber daya untuk proyek tersebut. Untuk menghindari hal ini, maka pihak M SI membuat persetujuan kontrak mengenai kesepakatan apa yang akan dikerjakan dalam pelaksanaan proyek dan apabila terjadi perubahan maka perlu dibuatnya perencanaan perubahan yang harus disepakati antara kedua belah pihak. b. Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek. Kurangnya dukungan project manager baik dalam segi pengetahuan, kemampuan
managerial dan
teknis,
kemampuan
berkomunikasi serta
kemampuan project manager dalam memberikan motivasi kepada anggota tim proyek dapat berpengaruh pada hasil suatu proyek. Dalam hal ini M SI menunjuk Project Manager yang memenuhi kualifikasi dalam bekerja dengan baik. c. Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek Kurang dukungan di antara anggota tim proyek akan menghambat jalannya pelaksanaan proyek itu sendiri, akibatnya
penyelesaian sebuah
106 proyek dapat menjadi terhambat, bahkan bisa terjadi penundaan.
Untuk
menghindari hal di atas, maka project manager membentuk koordinasi anggota tim yang memenuhi kualifikasi dalam bekerja dengan baik.
4.4.3 Risiko Teknologi (Technological Risk) 7. Resiko Kurangnya Keahlian (Lack of expertise) a. Kurangnya keahlian managerial dan teknis Keahlian yang kurang memadai dari tim proyek dapat menjadi kendala dalam pengerjaan proyek sehingga anggota tim proyek yang dipilih oleh M SI untuk mengerjakan proyek adalah orang-orang yang profesional yang dapat bekerja dengan baik dan memberikan training kepada karyawan. b. Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek Kurangnya pengetahuan pada anggota tim proyek berarti anggota tim proyek kurang memahami apa yang harus dikerjakan dalam proyek. M SI telah memberikan training bagi anggota tim proyeknya dan adanya prosedur operasional untuk pengerjaan proyek c. Kurang pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek Jika dalam pelaksanaan suatu proyek di kerjakan oleh staff yang tidak berpengalaman, maka akan membawa risiko bagi pelaksanaan proyek yang dikerjakan. Namun dalam pengerjaan proyek M SI telah dikerjakan oleh tim proyek yang sudah berpengalaman. d. Kurangnya keahlian Project M anager Kurangnya keahlian seorang project manager sangat berpengaruh pada kesuksesan suatu proyek, karena proyek manager memiliki tanggung jawab yang
107 menyeluruh untuk mengelola suatu proyek. Project manager di M SI adalah orang yang memiliki keahlian dalam manajemen proyek dan memiliki pengalaman dalam mengelola proyek. 8. Risiko Kepegawaian (Staffing risk) a. Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek Kurang jelasnya tugas yang diberikan biasanya terjadi pada proyek yang masih baru, sehingga anggota tim di dalamnya tidak jelas apa yang harus dikerjakan dan apa yang anggota tim lain harapkan kepadanya. Akibatnya pekerjaan menjadi tertunda, dan jika ini dibiarkan pekerjaan akan menjadi terhambat penyelesaian proyeknya. Untuk menghindari hal di atas, project manager
telah merancang
struktur organisasi yang memuat susunan tim proyek beserta jabatannya masing-masing anggota tim proyek. Selain itu dari setiap anggota tim yang terlibat dalam pelaksanaan proyek telah diuraikan tugasnya secara jelas.. 9. Kompleksitas teknologi (Complexity technology) a. Kesulitan dalam instalasi hardware Instalasi hardware menjadi hal yang berisiko karena instalasi jaringan sendiri merupakan pekerjaan yang kompleks, jika proses instalasi terdapat kesalahan maka hasilnya sistem tidak berfungsi dengan baik. Untuk keperluan instalasi ini, M SI memberikan training dan adanya Standard Operational Procedure. b. Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru Dalam implementasi sistem pada lingkungan kerja yang masih menggunakan sistem lama, dimana sistem baru yang sudah diimplementasi
108 ternyata tidak berfungsi dengan baik maka dapat mengganggu aktivitas kerja suatu organisasi. Untuk mengantisipasi hal ini, M SI telah membuat migration plan yang juga mencakup POC (Proof of Concept) atas desain yang diajukan dan juga uji peralatan bahwa peralatan yang akan dipasang dapat berjalan dengan baik. c. Kurangnya sistem keamanan teknologi Jaringan sangat rentan pada masalah keamanan. Kurangnya sistem keamanan teknologi berarti tidak adanya sistem yang baik untuk melindungi jaringan dari berbagai bentuk kejahatan komputer, seperti hacker, cracker, dan virus. Untuk mengatasi hal ini, M SI menggunakan peralatan yang teruji dalam sistem keamanan jaringannya. 10. Risiko pengguna (User risk) a. Kurangnya keterlibatan user Kurangnya keterlibatan user berarti user yang tidak sepenuhnya memantau suatu proyek. Keterlibatan user penting untuk memenuhi user requirement. Dalam hal ini M SI meminta pihak klien untuk tetap memantau perkembangan proyek yang dikerjakan. b. Kurangya pemahaman user Kurangnya pemahaman user akan sistem yang dibangun biasa mencakup masalah teknis. Dimana anggota tim yang mengerjakan proyek harus mampu mendeskripsikan kebutuhan user akan kebutuhan teknis secara terinci. Jika klien kurang memahami akan sistem yang akan dibangun maka M SI akan mengadakan pertemuan berulang dengan klien sampai terjadi persamaan persepsi untuk sistem yang akan dibangun.
109 c. Klien yang tidak puas dengan hasil proyek Klien yang tidak puas dengan hasil proyek yang telah dikerjakan akan berpengaruh pada kualitas perusahaan vendor yang mengerjakan proyek. Untuk menghindari hal itu, maka setelah sistem diinstalasi M SI akan melakukan User Acceptance Testing untuk
menguji sistem, pengujian ini
secara langsung dilakukan oleh user untuk memutuskan apakah sistem sudah berjalan dengan baik dan memenuhi kriteria dari klien.
Tabel Skala Identifikasi Risiko Proyek : Skala
Probabilitas
Skala
Dampak
1
Dapat diabaikan dampaknya
Low (2)
Tidak mungkin terjadi Sangat jarang terjadi
2
Dampak kecil pada biaya, waktu dan kualitas proyek
M edium (3)
M ungkin terjadi
3
Dampak penting bagi biaya waktu dan kualiatas
High risk (4)
Sangat mungkin untuk terjadi
4
Dampak substansial pada waktu, biaya dan kualitas
Very high risk (5)
Hampir pasti terjadi
5
M engancam kesuksesan proyek
Very Low (1)
Tabel 4.9 Identifikasi Risiko Proyek
110 4.5 Pengukuran Risiko Proyek Jardiknas Questionare Pengukuran Risiko Proyek Jardiknas adalah sebagai berikut:
Proyek Jardiknas No
Risiko 5
Probability 4 3 2
1
1.
Kurangnya analisa kebutuhan user
X
2.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
X
3.
Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
4.
Jadwal proyek yang kurang realistis
5.
Kurang tersedianya sumber daya material
6.
Keterlambatan pengiriman sumber daya material
7.
Kerusakan hardware
X
8.
Terjadi perubahan tugas anggota tim
X
9.
Turnover anggota tim dalam proyek
X
10.
Konflik pada anggota tim proyek
X
11.
Lokasi proyek yang kurang mendukung
X
12.
Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
X
5
Impact 4 3 2
1
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
111 Proyek Jardiknas No
Risiko
Probability 5
4
3
2
Impact 1
5
4
13.
Komunikasi efektif
tidak
X
14.
Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
X
15.
Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek.
X
X
16.
Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
X
X
17.
Kurangnya keahlian managerial dan teknis
X
X
18.
Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
19.
Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek
20.
21.
22.
yang
X
X
X
.
X
X
.
Kurangnya keahlian project manager
X
X
Kurang jelasnya tugastugas yang diberikan kepada anggota tim proyek Kesulitan dalam instalasi hardware
X
23.
Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
24.
Kurangnya sistem keamanan teknologi
25.
Kurangnya user
keterlibatan
X
3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2
1
112 Proyek Jardiknas No
Risiko
Probability 5
26.
Kurangya pemahaman user
27.
Klien yang tidak dengan hasil proyek
4
3
2 X
puas
Impact 1
5
X
4
3 X
2
X
Tabel 4.10 Tabel Identifikasi Risiko Proyek Jardiknas
Pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek Jardiknas: Proyek Jardiknas No.
Risiko
Probability
Impact
A1.
Kurangnya analisa kebutuhan user
1
4
A2.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
1
2
A3.
Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
2
4
A4.
Jadwal proyek yang kurang realistis
3
4
Risiko ukuran A5.
Kurang tersedianya sumber daya material
1
4
A6.
Keterlambatan pengiriman sumber daya material
2
3
A7.
Kerusakan hardware
1
3
1
1
Risiko sumber daya A8.
Terjadi perubahan tugas anggota tim
1
113 Proyek Jardiknas No.
Probability
Impact
1
2
1
4
A11 Lokasi proyek yang kurang mendukung
2
5
A12 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
2
3
A13 Komunikasi yang tidak efektif
1
4
A14 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
1
5
A15 Kurangnya dukungan project manajer dalam pelaksanaan proyek
1
4
A16 Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
1
4
A17 Kurangnya keahlian managerial dan teknis
1
4
A18 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
2
4
A19 Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek
1
4
A20 Kurangnya keahlian project manager
1
4
A9.
Risiko Turnover anggota tim dalam proyek Risiko luas perubahan yang terjadi
A10 Konflik pada anggota tim proyek Risiko intensitas terjadi konflik
Risiko kompleksitas lingkungan
Risiko kurangnya komitmen
Risiko kurangnya keahlian
114 Proyek Jardiknas No.
Risiko
Probability
Impact
1
3
A22 Kesulitan dalam instalasi hardware
2
4
A23 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
1
3
A24 Kurangnya sistem keamanan teknologi
2
3
A25 Kurangnya keterlibatan user
1
4
A26 Kurangnya pemahaman user
2
3
A27 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
1
4
A21 Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek Risiko kepegawaian
Risiko kompleksitas teknologi
Risiko pengguna
115 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
A4
Low (2)
Very Low (1)
A3
A6
A2
A1 A7
A5
Tabel 4. 11 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek Jardiknas Keterangan: : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko ukuran (Size risk) : Risiko Sumber daya (Resource risk)
116 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
A12
Low (2)
A11 A10
Very Low (1)
A8
A9
A13 A15 A16
Tabel 4.12 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek Jardiknas Keterangan: : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Risiko intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts) : Risiko kompleksitas lingkungan (Environmental complexity) : Risiko Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
A14
117 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
A24
A18
Low (2) A26
Very Low (1)
A22
A17 A21
A19 A27
A23
A25 A20
Tabel 4. 13 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek Jardiknas Keterangan: : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Kurangnya keahlian (Lack of expertise) : Risiko Kepegawaian (Staffing risk) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Risiko Pengguna (User risk)
118 4.6 Pengukuran Risiko Proyek RS JPDHK Questionare Pengukuran Risiko Proyek RSJPDHK adalah sebagai berikut:
Proyek RS JPDHK No
Risiko 5
Probability 4 3 2
1 X
5
Impact 4 3 2 X
1.
Kurangnya analisa kebutuhan user
2.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
3.
Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
4.
Jadwal proyek yang kurang realistis
X
X
5.
Kurang tersedianya sumber daya material
X
X
6.
Keterlambatan pengiriman sumber daya material
7.
Kerusakan hardware
X
8.
Terjadi perubahan tugas anggota tim
X
9
Turnover anggota tim dalam proyek
X
10.
Konflik pada anggota tim proyek
11.
Lokasi proyek yang kurang mendukung
12.
Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
X
X
X
X
X
X
X X
X
X
X
X
X
X
1
X
119 Proyek RS JPDHK No
Risiko 5
Probability 4 3 2
1 X
5
X
Impact 4 3 2 X
13.
Komunikasi yang tidak efektif
14.
Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
X
15.
Kurangnya dukungan project manager dalam pelaksanaan proyek
X
X
16.
Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
X
X
17.
Kurangnya keahlian managerial dan teknis
X
X
18.
Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
19.
Kurang pengalaman anggota tim dalam pengerjaan proyek
X
X
20.
Kurangnya keahlian project manager
X
X
21.
Kurang jelasnya tugastugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
X
22.
Kesulitan dalam instalasi hardware
X
23.
Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
X
X
24.
Kurangnya sistem keamanan teknologi
X
X
X
X
X
X
1
120 Proyek RS JPDHK No
Risiko 5
25.
Kurangnya keterlibatan user
26.
Kurangya user
27.
Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
Probability 4 3 2
pemahaman
1 X
5
Impact 4 3 2 X
X
1
X
X
X
Tabel 4.14 Tabel Identifikasi Risiko Pada Proyek RSJPDHK
Pengukuran probabilitas dan dampak pada proyek RSJPDHK Proyek RS JPDHK No.
Risiko
Probability
Impact
B1.
Kurangnya analisa kebutuhan user
1
4
B2.
Kurangnya anggota tim dalam menjalankan proyek
1
2
B3.
Kesalahan estimasi biaya terhadap anggaran proyek
2
4
B4.
Jadwal proyek yang kurang realistis
1
4
Risiko ukuran B5.
Kurang tersedianya sumber daya material
1
4
B6.
Keterlambatan pengiriman sumber daya material Kerusakan hardware
2
3
1
3
1
1
B7.
Risiko sumber daya B8.
Terjadi perubahan tugas anggota tim
121 Proyek RS JPDHK No.
Probability
Impact
1
2
2
4
B11 Lokasi proyek yang kurang mendukung
3
5
B12 Sulitnya mendapatkan informasi dari klien
2
3
B13 Komunikasi yang tidak efektif
1
4
B14 Kurangnya komitmen klien dalam pelaksanaan proyek
1
5
B15 Kurangnya dukungan project manajer dalam pelaksanaan proyek
1
4
B16 Kurangnya dukungan di antara para anggota tim proyek
1
4
B17 Kurangnya keahlian managerial dan teknis
1
4
B18 Kurangnya pengetahuan anggota tim proyek
2
4
B19 Kurang pengalaman anggota tim dalam proyek
1
4
B20 Kurangnya keahlian Project M anager
1
4
1
3
B9.
Risiko Turnover anggota tim dalam proyek Risiko luas perubahan yang terjadi
B10 Konflik pada anggota tim proyek Risiko intensitas terjadi konflik
Risiko kompleksitas lingkungan
Risiko kurangnya komitmen
Risiko kurangnya keahlian B21 Kurang jelasnya tugas-tugas yang diberikan kepada anggota tim proyek
122 Proyek RS JPDHK No.
Risiko
Probability
Impact
B22 Kesulitan dalam instalasi hardware
2
4
B23 Kesulitan dalam konversi sistem lama ke sistem baru
2
3
B24 Kurangnya Sistem Keamanan Teknologi
2
3
B25 Kurangnya keterlibatan user
1
4
B26 Kurangnya pemahaman user
2
3
B27 Klien yang tidak puas dengan hasil proyek
1
4
Risiko kepegawaian
Risiko kompleksitas teknologi
Risiko pengguna / user
123 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
B6
Low (2)
Very Low (1)
B2
B7
B3
B1
B5 B4
Tabel 4.15 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Ekonomi Proyek RSJPDHK Keterangan: : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko ukuran (Size risk) : Risiko sumber daya (Resource risk)
124 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3) B11
B12
Low (2)
B10
Very Low (1)
B13 B14
B8
B9
B15 B16
Tabel 4.16 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Organisasi Proyek RSJPDHK Keterangan: : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Risiko intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts) : Risiko kompleksitas lingkungan (Environmental complexity) : Risiko Kurangnya komitmen (Lack of commitment )
125 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
B23 Low (2)
B18 B24 B22
B26
B17
Very Low (1)
B19
B21 B20
B25 B27
Tabel 4. 17 M atrix Berdasarkan Kategori Risiko Teknologi Proyek RSJPDHK Keterangan: : Low Risk : M edium Risk : High Risk : Risiko Kurangnya keahlian (Lack of expertise) : Risiko Kepegawaian (Staffing risk) : Risiko Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Risiko Pengguna (User risk)
126 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Ver y Lo w (1)
Tabel 4.18 M atrix Analisis Risiko Qualitative Keseluruhan proyek Jardiknas Keterangan : :Ukuran (Size risk) : Sumber daya (Resource risk) : Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts) : Kompleksitas lingkungan (Environmental complexity) : Kurangnya komitmen (Lack of commitment ) : Kurangnya keahlian (Lack of expertise) : Kepegawaian (Staffing risk) : Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Pengguna (User risk)
127 Impact
Probability Very Low (1)
Low (2)
Medium (3)
High (4)
Very High (5)
Ver y High (5)
High (4)
Medium ( 3)
Low (2)
Ver y Lo w (1)
Tabel 4.19 M atrix Analisis Risiko Qualitative Keseluruhan proyek RSJPDHK Keterangan : :Ukuran (Size risk) : Sumber daya (Resource risk) : Luas perubahan yang terjadi (Extent of changes brought) : Intensitas terjadi konflik (Intensity of conflicts) : Kompleksitas lingkungan (Environmental complexity) : Kurangnya komitmen (Lack of commitment ) : Kurangnya keahlian (Lack of expertise) : Kepegawaian (Staffing risk) : Kompleksitas Teknologi (Complexity technology) : Pengguna (User risk)
128 4.7 Pengembangan Tanggapan Terhadap Risiko
Berdasarkan M atrix Analisis Risiko Qualitative , sudah diketahui risiko yang perlu dimitigasi oleh perusahaan, yaitu risiko yang berada di area yang berwarna merah (high risk). Sehingga perusahaan menyiapkan rencana untuk memitigasi di daerah ini, yaitu: 1. Proyek Jardiknas a. Jadwal yang kurang realistis Risiko ini tergolong dalam level tinggi disebabkan adanya salah satu gedung di Jardiknas yang masih direnovasi, oleh karena itu pelaksanaan instalasi perangkat jaringan menjadi tertunda karena harus menunggu sampai kondisi lapangan sudah selesai direnovasi. Hal ini mengakibatkan terjadinya perubahan jadwal dari estimasi awal. Dalam hal ini respon risiko yang dapat dilakukan adalah mitigasi risiko dengan melakukan estimasi waktu yang lebih terperinci.
Untuk
kondisi bangunan baru yang belum jadi atau bangunan yang masih dalam tahap renovasi, maka pihak M SI harus melakukan negosiasi terlebih dahulu dengan pihak kontaktor bangunan mengenai kesiapan lokasinya dan mengklarifikasi masalah jadwal pelaksanaan proyek dengan klien. b. Lokasi yang kurang mendukung Lokasi proyek menentukan saat pelaksanan proyek, dalam pengerjaan proyek Jardiknas, risiko ini tergolong dalam level tinggi dikarenakan kondisi lapangan yang menyulitkan tim proyek dalam memasang perangkat jaringan. Tim proyek harus berhati-hati dalam menentukan lokasi dimana akan
129 dipasang perangkat. Hal ini dapat membawa dampak yang substansial karena lokasi proyek yang kurang mendukung sehingga dapat menyebabkan suatu pengerjaan proyek menjadi terhambat bahkan memakan waktu dan biaya yang lebih besar dari yang diestimasi.
2. Proyek RSJPDHK a. Lokasi yang kurang mendukung Lokasi yang kurang mendukung dalam proyek RSJPDHK dapat menyebabkan tim proyek cukup kesulitan dalam menentukan jalur kabel saat pelaksanaan proyek terutama karena penarikan kabel tersebut dilakukan antar gedung dan pemasangan kabel tidak boleh mengganggu aktivitas kerja rumah sakit. Hal ini dapat membawa dampak yang substansial karena lokasi proyek yang kurang mendukung dapat menyebabkan suatu pengerjaan proyek menjadi terhambat bahkan memakan waktu dan biaya yang lebih besar dari yang diestimasi. Respon yang dapat dilakukan dari risiko di atas adalah mitigasi risiko,pihak M SI harus melakukan survey secara teliti ke lokasi proyek sebelum melakukan pemasangan perangkat dan estimasi durasi pekerjaan yang diperlukan harus dibuat dengan mempertimbangkan kemungkinankemungkinan yang dapat mempengaruhi jadwal yang ada
