BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah Organisasi PT. Bank XYZ didirikan pada 2 Oktober 1998 sebagai bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintahan Indonesia. Berawal dari empat bank pemerintah yaitu Bank A, Bank B, Bank C dan Bank D dilebur menjadi PT. Bank XYZ pada bulan Juli 1999. Masing-masing dari keempat legacy bank memainkan peran yang tak terpisahkan dalam pembangunan perekonomian Indonesia. Sampai dengan hari ini, PT. Bank XYZ meneruskan tradisi selama lebih dari 140 tahun memberikan kontribusi dalam dunia perbankan dan perekonomian Indonesia.
Segera setelah merger, PT. Bank XYZ melaksanakan proses konsolidasi secara menyeluruh. Pada saat itu, PT. Bank XYZ menutup 194 kantor cabang yang saling berdekatan dan mengurangi jumlah karyawan dari jumlah gabungan 26.600 menjadi 17.620. Brand PT. Bank XYZ diimplementasikan secara sekaligus ke semua jaringan dan pada seluruh kegiatan periklanan dan promosi lainnya.
Satu dari sekian banyak keberhasilan PT. Bank XYZ yang paling signifikan adalah keberhasilan dalam menyelesaikan implementasi sistem teknologi baru. Sebelumnya PT. Bank XYZ mewarisi 9 core banking system yang berbeda dari keempat bank. Setelah melakukan investasi awal untuk segera mengkonsolidasikan 50
51
kedalam sistem yang terbaik, PT. Bank XYZ melaksanakan sebuah program tiga tahun dengan nilai US $200 juta untuk mengganti core banking system menjadi satu sistem yang mempunyai kemampuan untuk mendukung kegiatan consumer banking yang sangat agresif. Saat ini, infrastruktur IT PT. Bank XYZ memberikan layanan straight-through processing dan interface tunggal pada seluruh nasabah.
Nasabah korporat PT. Bank XYZ sampai dengan saat ini masih mewakili kekuatan utama perekonomian Indonesia. Menurut sektor usahanya, portfolio kredit korporasi terdiversifikasi dengan baik dan secara khusus sangat aktif dalam sektor manufaktur makanan dan minuman, agrobisnis, konstruksi, kimia dan tekstil. Persetujuan dan monitoring kredit dikendalikan dengan proses persetujuan four eyes yang terstruktur dimana keputusan kredit dipisahkan dari kegiatan marketing dari unit bisnis PT. Bank XYZ.
Sejak berdirinya, PT. Bank XYZ telah bekerja keras untuk menciptakan tim manajemen yang kuat dan profesional yang bekerja berlandaskan pada prinsipprinsip good corporate governance yang telah diakui secara internasional. PT. Bank XYZ disupervisi oleh Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Menteri Negara BUMN yang dipilih berdasarkan anggota komunitas keuangan yang terpandang. Manajemen ekskutif tertinggi adalah Dewan Direksi yang dipimpin oleh Direktur Utama. Dewan Direksi terdiri dari banker dari legacy bank dan juga dari luar yang independen dan sangat kompeten. PT. Bank XYZ juga mempunyai fungsi offices of compliance, audit dan corporate secretary, dan juga menjadi obyek pemeriksaan rutin dari auditor eksternal yang dilakukan oleh Bank Indonesia, BPKP dan BPK
52
serta auditor internasional. Majalah AsiaMoney memberikan penghargaan atas komitmen PT. Bank XYZ atas penerapan GCG dengan memberikan Corporate Governance Award untuk katagori Best Overall for Corporate Governance di Indonesia dan Best for Disclosure and Transparency.
Struktur organisasi PT. Bank XYZ berdasarkan SK Direksi No. KEP.DIR/111A/2008 tanggal 13 Oktober 2008 terdiri dari dewan komisaris, direktur utama, wakil direktur utama dan sembilan direktorat yang terbagi menjadi sejumlah grup atau unit kerja. Beberapa grup atau unit kerja tersebut terbagi kedalam beberapa departemen yang terdiri dari sejumlah seksi. Learning Center merupakan salah satu grup di PT. Bank XYZ yang merupakan pusat riset dan pengetahuan. Learning Center Group ini terbagi ke dalam beberapa departemen, salah satunya yaitu Knowledge & Process Improvement yang terdiri dari sejumlah seksi. Salah satu seksi dalam departemen tersebut adalah Library atau Perpustakaan.
Perpustakaan PT. Bank XYZ merupakan gabungan dari keempat perpustakaan bank yang melaksanakan merger pada tahun 1998 (Bank A, Bank B, Bank C dan Bank D). Pada awalnya pengelolaan perpustakaan berada di bawah koordinasi divisi perencanaan korporasi. Setelah beberapa kali mengalami penyempurnaan struktur organisasi terhitung mulai bulan Mei 2005, pengelolaan perpustakaan berada di bawah koordinasi Learning Center Group.
53
3.2 Visi dan Misi Visi yang dimiliki oleh PT. Bank XYZ adalah “Bank terpercaya pilihan Anda”. Sedangkan misi-misi yang ingin diwujudkan yaitu: • Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pasar • Mengembangkan sumber daya manusia profesional • Memberi keuntungan yang maksimal bagi stakeholder • Melaksanakan manajemen terbuka • Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan
3.3 Struktur Organisasi 3.3.1 Struktur Organisasi PT. Bank XYZ Dalam mencapai visi dan misi, diperlukan kerja sama yang baik antar karyawan. Hal ini dapat terwujud jika struktur organisasi yang ada baik dan jelas. Struktur organisasi PT. Bank XYZ terdiri dari sembilan direktorat yang terbagi menjadi sejumlah grup. Beberapa grup terbagi kedalam beberapa departemen yang terdiri dari sejumlah seksi. Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Bank XYZ berdasarkan SK Direksi No. KEP.DIR/111A/2008 tanggal 13 Oktober 2008 yang digambarkan dari tingkatan atas sampai tingkatan bawah.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Bank XYZ secara Keseluruhan (Sumber PT. Bank XYZ) 54
3.3.2 Struktur Organisasi Learning Center Group PT. Bank XYZ GROUP HEAD LEARNING CENTER I Nengah Rentaya QAC Head Dahlina Dahlan
Departemen Head Wholesale Treasury Banking School Saifuddin Latief
Departemen Head Retail & Consumer Banking School Ridwan
Micro & Small Banking Corporate Banking 1. Erianto Prabowo 1. Hadi Wibowo 2. Priyo Poerwoko 2. Bambang Saptoo 3. Kartika Yogiarti Commercial Banking Consumer Finance 1. Agus Nur Rohmat 1. Sonny Setiawan 2. Btatara Maju Simatupang 2. M. Iqbal Hikmat Treasury & lnt’l Banking & Service Sales 1. Hariyanto Soemowinoto 1. Lola Nurlita Restructure & Asset 2. Evelyn REM Hadi Management 3. Rini Yuliastanti 1. Didiek Sulistio Adi 4. Tuti Sulistiorini 5. Ira Iskandar Wealth Management 1. Nila Mayta Dwi R 2. Maryana Syamsiah
Departemen Head Risk & Operations School Tedi Suharja
Operations 1. Haryanto 2. Zorion Anas 3. Dewi Kusumasari 4. Yayak Zaiyad 5. Wasis winardi IT & Procurement 1. Heru Budiyono Accounting & Finance 1. Sutiman Audit, Legal & CHC 1. M. Zain Fnony 2. Djajasma Risk Management
Departemen Head Leadership Development Frits H. Soejoedi
Departemen Head Knowledge & Process Improvement Fathulloh
The Great Leader Program 1. Haryo P. Harsono 2. Herawati Leadership Dev Program 1. Wibowo Dwiyanto 2. Muhamad Akbar MDP (ODP/SDP) 1. Ign Hatmoko 2. Hany Subayu Culture Development 1. Hario Sudiro
Knowledge Management 1. Mira Rukiena 2. Erwin Hendrawijaya Business Proses Improve 1. Nendan Nurhayati 2. Sabar Cahyono E-Learning Management 1. Bagus Siswanto Kho 2. Nia Nawangsari Library 1. Muhammad Darmawan
1. Edward Leo Syahbana
Depertemen Head Learning Operations Ahmad Raja
Operation Management 1. Riza Aveazora Ariandra 2. Idrus 3. Sri Agustini Training Delivery 1. Doddy Arilianto 2. Adrianto 3. Ernie Dwi Yuliana 4. Harry Prastowo 5. Hanggoro WN 6. RR Rita Flariska Learning Facility Management 1. Rien Pujiatuti Database & Reporting 1. Adrian Saridam Learning Performance & Policy 1. Sapri 2. Aridibyo S. Karnadi
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Learning Center Group PT. Bank XYZ (Sumber PT. Bank XYZ) 55
56
3.3.3 Struktur Organisasi Seksi Library PT. Bank XYZ
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Seksi Library PT. Bank XYZ (Sumber PT. Bank XYZ)
3.4 Pembagian Tugas dan Wewenang Pembagian tugas dan wewenang masing-masing staf dalam struktur organisasi Seksi Library PT. Bank XYZ adalah sebagai berikut: Kepala Perpustakaan Kepala perpustakaan adalah staf perpustakaan yang memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh proses kegiatan di perpustakaan. Tugas dan wewenang kepala perpustakaan adalah sebagai berikut: - melakukan pengawasan terhadap kebijakan perpustakaan - meng-update informasi dan data koleksi perpustakaan yang ada - menerima dan menindaklanjuti usulan pengadaan buku dari anggota perpustakaan
57
Sirkulator Sirkulator adalah staf perpustakaan yang melayani proses sirkulasi koleksi perpustakaan dan berkaitan dengan sistem aplikasi. Tugas dan wewenang sirkulator adalah sebagai berikut: - mendata transaksi sirkulasi koleksi perpustakaan yaitu peminjaman, pengembalian, penggantian dan pembayaran denda - mengirim pesan dan pengingat ke anggota perpustakaan sehubungan dengan koleksi perpustakaan dan denda Pustakawan Pustakawan adalah staf perpustakaan yang mengatur koleksi perpustakaan yang ada dan berperan dalam administrasi perpustakaan. Tugas dan wewenang pustakawan adalah sebagai berikut: - memberikan barcode untuk setiap koleksi perpustakaan - mengatur lokasi setiap koleksi yang tersedia di rak perpustakaan - melakukan pembayaran untuk setiap pembelian koleksi baru - menghubungi vendor sehubungan dengan usulan pengadaan buku
58
Pramubakti Pramubakti adalah staf perpustakaan yang membantu penataan koleksi dan operasional perpustakaan. Tugas dan wewenang pramubakti adalah sebagai berikut: - merapikan koleksi perpustakaan pada masing-masing rak - mengelompokan koran secara periodik
3.5 Sistem yang Sedang Berjalan Sistem perpustakaan pada PT. Bank XYZ yang berjalan saat ini belum sepenuhnya terkomputerisasi karena masih terdapat pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual yaitu pencatatan transaksi peminjaman koleksi majalah dan materi non buku serta transaksi pembayaran denda. Sistem basis data perpustakaan PT. Bank XYZ masih memiliki atribut yang redundant. Selain itu, basis data tersebut belum dapat mendukung perpanjangan masa peminjaman dan pemesanan koleksi perpustakaan secara online. Aplikasi dekstop yang ada digunakan oleh admin untuk meng-insert, mengupdate dan men-delete data atau informasi yang ada dan digunakan oleh sirkulator untuk pencatatan transaksi. Aplikasi ini sudah dapat mendukung penyusunan laporan koleksi perpustakaan, namun belum dapat mendukung penyusunan laporan pembayaran denda. Sedangkan aplikasi web yang ada digunakan oleh admin untuk
59
meng-insert, meng-update dan men-delete data atau informasi yang ada dan digunakan oleh pengguna perpustakaan untuk pencarian dan usulan pengadaan koleksi perpustakaan serta menyampaikan pertanyaan, saran dan kritik. Berikut ini adalah diagram konteks yang menggambarkan aliran data dari sistem yang berjalan.
Gambar 3.4 Diagram Konteks Perpustakaan PT. Bank XYZ
3.0 Aktivasi Keanggotaan
Anggota
Laporan Pembayaran Denda
Laporan Pengembalian Koleksi
Laporan Peminjaman Koleksi
Laporan Koleksi
Laporan Penggantian Koleksi
Data Persetujuan Registrasi
Data Registrasi
2.0 Sirkulasi
Staf Perpustakaan
Data Koleksi Baru
Data Penerimaan Koleksi Baru
Koleksi Baru Koleksi
Data Usulan Pengadaan Koleksi
Daftar Registrasi
Penggantian Koleksi
Pembayaran Denda
Pengembalian Koleksi
Ditinjau
Diketahui
Diketahui
Diketahui
Diketahui
Diketahui
Diketahui
Data Persetujuan Pengajuan Koleksi
Peminjaman Koleksi
1.0 Pengolahan
Gambar 3.5 Diagram Nol Perpustakaan PT. Bank XYZ
Data Pembayaran Denda Data Penggantian Koleksi Data Pengembalian Koleksi Data Peminjaman Koleksi
Data Usulan Pengadaan Koleksi
Kepala Perpustakaan
60
61
3.5.1 Spesifikasi Perangkat Keras dan Lunak Spesifikasi perangkat keras yang saat ini digunakan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut: - Intel Pentium 4 3.0 GHZ, 800 MHZ, L2 cache, 512 MB ECC PC 3200 for SDRAM - Server HP ML 110 Sedangkan spesifikasi perangkat lunak yang sedang digunakan adalah sebagai berikut: - DBMS
: Microsoft SQL Server 2000
- Aplikasi
: Visual Basic 6
- Web Server
: XAMPP
- Web Browser : Internet Explorer 6
3.5.2 Analisis Kebutuhan Berikut adalah analisis kebutuhan Perpustakaan PT. Bank XYZ dari setiap pengguna yang ada:
62
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Pengguna Admin
Kebutuhan Sistem Data staf, data komentar, pertanyaan atau saran, berita, info dan situs. Laporan koleksi, laporan anggota, laporan transaksi seperti peminjaman, pengembalian, pemesanan, usulan pengadaan, penggantian koleksi dan pembayaran denda. Penelusuran atau pencarian data data anggota.
Sirkulator
Data koleksi, data anggota, data komentar, pertanyaan atau
saran,
data
transaksi
seperti
peminjaman,
pengembalian, pemesanan, penggantian koleksi dan pembayaran denda. Penelusuran atau pencarian data koleksi, data anggota dan data transaksi peminjaman. Anggota
Data koleksi, sejarah transaksi yang dilakukan seperti peminjaman dan pengembalian. Penelusuran atau pencarian data koleksi.
63
Berikut adalah detail data yang dibutuhkan oleh setiap user. 1.
Data Staf Data yang dibutuhkan yaitu nama staf, jabatan dan email staf.
2.
Data Anggota Data yang dibutuhkan yaitu NIP, nama anggota, tanggal lahir, alamat, telepon, hp dan email anggota.
3.
Data Koleksi Data yang dibutuhkan yaitu kode koleksi, judul koleksi, jumlah koleksi dan tanggal masuk.
4.
Data Transaksi Peminjaman Data yang dibutuhkan yaitu NIP, tanggal peminjaman dan judul koleksi.
5.
Data Transaksi Pengembalian Data yang dibutuhkan yaitu NIP, tanggal pengembalian dan judul koleksi.
6.
Data Transaksi Pemesanan Data yang dibutuhkan yaitu NIP, tanggal pemesanan, judul koleksi dan status pemesanan.
64
7.
Data Transaksi Penggantian Data yang dibutuhkan yaitu NIP, tanggal penggantian, judul koleksi dan alasan penggantian.
8.
Data Transaksi Pembayaran Denda Data yang dibutuhkan yaitu NIP, tanggal pembayaran dan jumlah pembayaran.
9.
Data Komentar, Pertanyaan dan Saran Data yang dibutuhkan yaitu NIP atau email, jenis pertanyaan, status terjawab dan jawaban pertanyaan.
3.6 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi Perpustakaan PT. Bank XYZ antara lain sebagai berikut: 1.
Belum dapat melayani perpanjangan masa peminjaman dan pemesanan koleksi perpustakaan secara online.
2.
Belum dapat melakukan pendataan pembayaran denda secara terkomputerisasi.
3.
Redundancy pada beberapa atribut sehingga integritas data tidak terpenuhi dan mengakibatkan pemborosan pada penggunaan memori.
65
3.7 Usulan Pemecahan Masalah Usulan pemecahan masalah yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut: 1.
Merancang basis data perpustakaan untuk mendukung proses sirkulasi koleksi perpustakaan secara online dan mengurangi redundancy yang terjadi sehingga memori digunakan seefisien mungkin.
2.
Mengaplikasikan basis data perpustakaan dengan menggunakan web yang menyediakan informasi dan memberikan kemudahan dalam pelayanan sirkulasi koleksi perpustakaan secara online.
