BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

42

BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai sistem rawat jalan yang sedang berjalan di RS OM C setelah melakukan proyek implementasi yang mencakup latar belakang perusahaan, profil proyek QPRO dan proses bisnis untuk sistem rawat jalan yang berjalan di RS OM C. Selain itu, bab ini juga akan memaparkan masalah yang dihadapi RS OM C setelah melakukan proyek implementasi untuk kemudian dijadikan bahan pembahasan pada bab berikutnya.

3.1 Gambaran Umum Rumah S akit 3.1.1

Profil Rumah S akit Berdirinya RS OM C berawal dari sebuah sanatorium perawatan bagi pasien

penderita penyakit jiwa yang berdiri pada tanggal 2 September 1972. Dalam perkembangannya, Rumah Sakit OM C terus mengalami pergantian mulai dari kepengurusan maupun pembangunannya, hingga pada tahun 1992 berubah menjadi Rumah Sakit yang bernama OM C. OM C memiliki 180 tempat tidur dan tenaga professional kedokteran dalam berbagai bidang spesialis dan sub spesialis termasuk di bidang perawatan dan bidang manajemen. Pada tanggal 11 April 2001 berkaitan dengan perubahan status kepemilikan, maka RS OM C mengubah nama dan logonya menjadi Rumah Sakit OMNI M edical Center (yang selanjutnya dalam skripsi ini akan disebut sebagai RS OM C) yang diharapkan dapat menjadi rumah sakit swasta yang dapat memenuhi

42

43 seluruh kebutuhan kesehatan masyarakat dan dapat memberikan manfaat kepada seluruh lapisan anggota masyarakat. Hingga saat ini, RS OM C secara terus menerus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan yang ada agar dapat memberikan pelayanan yang lengkap, serta didukung oleh tenaga professional yang ahli di bidangnya masing-masing. Berbagai pelayanan unggulan yang dimiliki oleh RS OM C diantaranya Orthopaedic Center, Urology Center, Allergy Center, Fertility Center, dan berbagai bidang pelayanan lainnya. Di bawah ini disebutkan berbagai jenis pelayanan yang disediakan oleh RS OM C, yaitu : a. Pelayanan Rawat Jalan meliputi: i. UGD ii. Poli Saraf iii. Poli Gizi iv. Poli Penyakit Dalam v. Poli Bedah vi. Poli Gigi & M ulut vii. Poli Kulit & Kelamin viii. Poli THT ix. Poli Paediatric (anak) x. Poli Fetomaternal xi. Poli Orthopedic xii. Poli Kebidanan xiii. Poli Asma & Alergi

44 b. Pelayanan Rawat Inap meliputi: i. Nama Kamar •

Ruang Anggrek

•

Ruang Tulip

•

Ruang M awar

•

Ruang Teratai

•

Ruang Flamboyan

ii. Jenis Kelas •

Super VIP

•

VIP

•

Kelas 1

•

Kelas 2

•

Perawatan Anak

c. Pelayanan Penunjang i. Instalasi Radiologi ii. Instalasi Lab iii. Instalasi Farmasi iv. Instalasi Patologi Anatomi v. Instalasi Hemodialisa vi. Instalasi VK vii. Instalasi OK viii. Instalasi Fisioterapi ix. Instalasi Diagnostic Electromedic

45 x. Instalasi ESWL d. Jadwal Praktek Dokter i. UGD : 24 jam ii. Poli Spesialis : Pagi = 07.00 – 14.30 Siang = 13.30 – 21.00

3.1.2

Visi, Misi, dan Moto RS OMC

3.1.2.1 Visi Visi RS OM C adalah menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif dengan standar manajemen internasional.

3.1.2.2 M isi M isi RS OM C adalah : •

M elayani pasien dan keluarganya secara profesional, manusiawi, tepat waktu dan tepat guna dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan

mencakup

kebutuhan-kebutuhan

jasmani,

mental,

spiritual dan sosial. •

M engenali dan mengejar kesempatan pasar strategis untuk pertumbuhan dan perkembangan di bidang medis dan penunjang medis.

•

M embangun dan membina hubungan baik dengan stakeholders.

46 •

M enjamin suatu lingkungan kerja yang baik di bidang penunjang medis yang mendatangkan suasana komunikatif pada Dokter dan Pasien serta ditunjang dengan pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan.

3.1.2.3 M otto M otto RS OM C adalah : “World Class Health Care”

3.1.3

Profil Proyek QPRO Sebagai rumah sakit yang sudah berpengalaman selama 38 tahun, RS OM C

berharap untuk dapat terus mengembangkan lingkup bisnisnya menjadi lebih luas. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal, RS OM C memilih sistem informas i yang dapat mendukung berjalannya proses bisnis RS OM C menjadi lebih baik. Hal ini juga dilakukan untuk mengatasi masalah peningkatan history data yang semakin meningkat serta kebutuhan informasi yang semakin beragam. Oleh karena itu, RS OM C memilih sistem ERP yang mampu mengintegrasikan data ke seluruh bagian demi menghasilkan informasi yang real time dan akurat serta dapat mendukung peningkatan efisiensi kinerja. QPRO

Sukses

M andiri

merupakan

perusahaan

jasa

yang

telah

berpengalaman selama 11 tahun dalam menciptakan solusi IT di bidang Kesehatan. QPRO PRO-HM S merupakan salah satu produk unggulannya untuk sistem informasi rumah sakit terintegrasi di mana sistem ini memadukan beberapa modul khusus yang sesuai dengan proses bisnis yang ada di rumah sakit. Adapun beberapa alasan RS OM C memilih produk QPRO, yaitu :

47 -

RS OM C dapat mencapai standar proses bisnis kesehatan Dengan

QPRO

memungkinkan

RS

OM C

membakukan

usaha

prosesnya. Hal ini dilakukan untuk mencapai best practice proses bisnis kesehatan. -

Konsolidasi Data M edis QPRO memberikan solusi terhadap masalah data rekam medis yang dilakukan secara otomatis untuk RS OM C. Dengan asumsi data rekam medis yang di-input ke dalam sistem dilakukan dengan jadwal yang teratur, sistem QPRO memungkinkan RS OM C untuk menghasilkan laporan yang diperlukan, misalnya melihat laporan data pasien secara online, laporan kualitas dari pelayanan medis, dll.

-

Integrasi dan Konsoliasi Data Transaksional QPRO memberikan solusi dalam integrasi dan konsolidasi data transaksional, di mana data ini dapat diakses di antara modul terkait.

-

Konsolidasi Data Keuangan QPRO memberikan solusi dalam membuat Laporan Keuangan. Data transaksional akan diolah secara otomatis oleh sistem untuk kemudian dilakukan posting jurnal. Prosedur ini memastikan efisiensi waktu yang dibutuhkan untuk pelaporan keuangan dan menjamin kualitas dari data yang digunakan.

-

M endukung Pertumbuhan Bisnis dengan Solusi di M asa M endatang QPRO mendukung solusi dari masalah-masalah lain yang akan timbul secara fleksibel yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan bisnis

48 di masa yang akan datang, misalnya penambahan modul, penambahan anak perusahaan atau produk inovasi lainnya dari RS OM C.

Akhirnya pada tahun 2009, pihak RS OM C dan PT. QPRO Sukses M andiri sepakat untuk melakukan kerjasama kontrak dengan metode copy license. M etode ini dimaksudkan bahwa RS OM C akan melakukan copy sistem QPRO yang digunakan di RS OM NI Alam Sutera tanpa adanya customization. Keputusan ini diambil oleh pihak RS OM C melihat sistem QPRO yang berhasil diadopsi oleh RS OM NI Alam Sutera dan sudah berjalan dengan baik. Sesuai dengan kontrak yang sudah disepakati, pihak QPRO Sukses M andiri hanya bertanggungjawab untuk membantu proyek implementasi untuk kegiatan installation dan migration data. D i luar daripada itu, proyek implementasi akan menjadi tanggung jawab dari tim implementasi yang dibentuk oleh RS OM C untuk menjalankan proyek ini. M elihat gambaran perencanaan dan pelaksanaan proyek implementasi yang sudah dilakukan RS OM C, dapat dilihat bahwa proyek ini tidak dijalankan sesuai dengan standar pelaksanaan proyek implementasi yang seharusnya dilakukan dalam mengadopsi sistem ERP. Setelah proyek implementasi ini selesai dilakukan, hasil yang ditunjukkan membuktikan bahwa proyek implementasi sistem QPRO jauh dari harapan RS OM C. Banyak masalah yang terjadi selama user menggunakan sistem QPRO yang menyebabkan user kesulitan dalam melakukan transaksi dan seringkali melakukan transaksi secara manual. Dari kondisi yang telah ditunjukkan, maka dapat disimpulkan bahwa proyek implementasi yang sudah dilakukan oleh RS OM C sebelumnya telah mengalami kegagalan.

49 Pelaksanaan proyek implementasi yang dilakukan secara terburu-buru serta kurangnya keterlibatan pihak vendor menjadi faktor penyebab kegagalan proyek implementasi ini. Hal ini dapat dilihat dari jadwal proyek implementasi yang tidak lengkap dan menghilangkan banyak tahapan penting yang seharusnya dilakukan selama proyek implementasi berlangsung. Hal ini mencapai puncaknya, pada saat proyek implementasi ini mencapai tahapan Go Live and Support, ditemukan banyak masalah dalam penggunaan sistem yang muncul dari berbagai bagian di RS OM C. M ulai dari persiapan sistem dan data master yang belum sempurna, persiapan user terhadap penggunaan sistem QPRO yang sangat minim, serta pemetaan

data yang

belum dibuat

membuat

sistem ini tidak

dapat

mengintegrasikan data dengan sempurna. Selama kondisi ini berlangsung, bagian Keuangan dan Akuntansi tetap melakukan proses bisnisnya secara manual sementara tim implementasi terus mencoba untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di front office. Namun solusi seperti ini belum dapat memberikan jalan keluar bagi RS OM C untuk menyempurnakan tujuan implementasi sistem QPRO. Sehingga pada akhirnya pihak RS OM C membuat sebuah kebijakan untuk menggantikan posisi penanggungjawab proyek ini kepada Bapak Iwan Kurniawan Widjaja, S.Kom., M .Kom., M .T. sebagai General Manager IT RS OM C yang baru. Berdasarkan pengamatan terhadap situasi dan kondisi yang terjadi di RS OM C, Bapak Iwan memutuskan untuk melakukan proyek implementasi ulang sistem QPRO pada RS OM C bersama dengan project team yang telah dibentuknya.

50 Pada tanggal 1 Agustus 2010, proyek implementasi ulang sistem QPRO mulai dilakukan dan diawali dengan tahapan Project Revision, yang terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu problem diagnostic, steering committee, dan training. Problem diagnostic merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melihat masalahmasalah yang timbul setelah tahapan Go Live and Support yang sebelumnya sudah dilakukan untuk kemudian dilakukan analisa. Hasil analisa ini yang selanjutnya dibicarakan selama kegiatan steering committee meeting untuk membahas masalah yang terjadi dan membuat kebijakan baru agar proses bisnis dapat berjalan dapat disesuaikan dengan sistem QPRO. Dari kebijakan yang sudah dibuat, kegiatan dilanjutkan dengan melakukan training dengan melibatkan perwakilan user dari semua bagian di RS OM C. Dengan mengikuti training ini, user diwajibkan untuk memahami penggunaan sistem secara teknikal dan konseptual berdasarkan alur proses bisnis yang seharusnya dijalankan di RS OM C. Pelaksanaan proyek implementasi ulang yang diikuti oleh penulis berakhir pada tahapan Project Revision. Selanjutnya, pelaksanaan proyek implementasi ulang ini akan terus dilanjutkan oleh project team mulai dari tahapan Business Blueprint, Realization, Final Preparation sampai dengan Go Live and Support.

51

3.1.4

S truktur Organisasi RS OMC Pre sid en t Dire cto r

Dir ecto r Dr . Mar ia Ther esia V.

Direc to r o f Fin ance R ic ky A. R ah ard ja, SE, MB A In ter nal Aud it Ed win MPN

Dep uty Direct o r Sales Dr. Har ry A.A

Dep ut y Direc to r Nur sing Ns. Kar tini P., SKp

M anag er Sales I Hary W.

M anag er Yan- Kep Jalan/ Khusus

M anag er Sa les II Ba mb an g M .W. M anag er Sale s III

Dep ut y Direc to r o f Med ic &M ed ica l Ancc Dr. M ariyana P.

Man ag er R awat Inap Dr. Virna

Mang e r R ad io lo gi

Man ag er Yan- Kep Inap Ns. An ita , Skp

Ma nag er Fisio ter ap i Mo h. Ali Imro n

Man ag er PDS

Man ag er Diklat

Man ag er OK Dr. Hen ry N.

Dep ut y Direc to r o f M arke ting Dr . Din i H. N.,MAR S

Manag e r Pro mo si & Pricing

Dr . Ma rcel

M anag er Far masi

Ma nag er MC U Dr . Jimmi M .P.A

Re hab ilitasi Med ik

R effe rall Do kter

Ma nag er Lab o rat o rium Dr . Dia na Aulia, Sp Pk (K)

Ko mu nit as

Mang e r UGD Dr. Ro b er t H. Simb o lo n

M anag er SDM Julianus Gint in g , SE

Manag e r Pro d uc &Dev elo p ment Dr . Heidy N, M AR S

Mana g er Umum

M arket in g Analysis

Ma nag er DFS

Dr ia nny H, Ssi. Apt

M anag er Sales MC U C an dr a Sit o rus

Dep uty Dir ect o r HR &GA Julianus Gint in g , SE

Do nny A. S

Hesty Y. S Web

Ko mit e M ed ik Staf f M ed ik Fun g sio n Ob g yn Penyakit Dalam Be d ah Be d ah Sa raf Gizi Kulit &Ke lamin Saraf Umum Pulmo no lo g i Jant ung An ak Mat a THT Pato lo g i Klinik Pato lo g i Anato mi Ra d io lo g i An estes i &R ean imasi Ur o lo g i Be d ah Or tho p ed i Ak unp unt ur An d ro lo g i Re hab ilitasi Med ik Psik olo g i

Dep uty Dir ecto r o f Finan ce Ve nnis ia R essa, SE

Manag e r Keuang an R o id a U. Mana lu M ang er Akunt ansi Riris Kutn aid a Mana g er MIS R o nald hy Rud o lf He ad Unit Purch asing R o nald hy Rud o lf

Unit Ke rja KPR S

Ko mit e PPI

Unit K3 R S Bio med ical Mut u Ma ng er ICU Dr. R ichard L, Sp . An KIC

Gambar 3.1 Struktur Organisasi RS OM C

51

52 3.1.4.1 Deskripsi Pekerjaan Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di dalam struktur organisasi RS OM C, yaitu : a.

President Director i. M enyetujui penetapan budaya RS OM C. ii. M enyetujui penetapan sistem-sistem yang akan digunakan oleh Rumah Sakit. iii. M enyetujui struktur Rumah Sakit yang berlaku. iv. M enjaga agar semua aktivitas Rumah Sakit berjalan sesuai dengan misi, kebijakan umum, program dan strategi, anggaran, peraturan dan sistem-sistem yang telah ditetapkan. v. M emberi

peringatan

lisan

atau

tertulis

kepada

bawahan

langsungnya mengenai pelaksanaan kerja maupun perilaku. b.

Director of Finance i. M emberikan persetujuan mengenai sistem dan prosedur Akuntansi yang sesuai untuk diaplikasikan di rumah sakit. ii. M emberikan persetujuan terhadap penetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan Keuangan dan Akuntansi. iii. M emberikan wewenang kepada Wakil Direktur untuk menentukan pengeluaran/pembayaran yang berhubungan dengan direktoratnya. M enerima,

menempatkan,

mempromosikan,

memberhentikan

karyawan Rumah Sakit di direktorat Keuangan, menentukan gaji dan tunjangan karyawan serta kenaikan-kenaikan.

53 c.

Director i. M emberi persetujuan atas kebijakan, strategi program kerja yang disusun oleh bawahan langsungnya masing-masing yang sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan dan disetujui oleh President Director Rumah Sakit. ii. M emberikan wewenang kepada masing-masing Wakil Direktur Rumah Sakit untuk pengeluaran biaya yang berhubungan dengan Direktoratnya. iii. M engajukan permohonan pengeluaran-pengeluaran serta hal-hal lain di luar batas wewenangnya kepada President Director Rumah Sakit. iv. M enyetujui anggaran investasi serta anggaran pendapatan dan belanja Rumah Sakit berdasarkan hasil konsolidasi dari anggaran yang dibuat setiap unit organisasi untuk diajukan kepada Presiden Direktur Rumah Sakit. v. M enyetujui penetapan tarif pelayanan jasa rumah sakit. vi. M enerima,

menempatkan,

mempromosikan,

memberhentikan

karyawan Rumah Sakit, menentukan gaji dan tunjangan karyawan serta kenaikan-kenaikan. d.

Internal Audit i. Bertanggung jawab atas perencanaan pemeriksaan rutin dengan membuat rencana kerja berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan pimpinan dan menindaklanjuti permintaan pemeriksaan

54 khusus dari pihak terkait agar pelaksanaan pemeriksaan dapat berjalan lancar. ii. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan berkoordinasi

dengan

pihak

terkait

untuk

mencari

dan

mengumpulkan data pendukung yang diperlukan atas indikasi penyelewengan untuk membantu perusahaan mengambil keputusan atas tindakan yang harus diambil. iii. Bertanggung jawab atas pemeriksaan laporan keuangan dengan berkoordinasi dengan pihak terkait guna mendapatkan data keuangan yang dibutuhkan dan melakukan validasi atas sampel yang telah dipilih untuk memastikan laporan keuangan sudah benar, akurat dan tidak terdapat penyimpangan. iv. Bertanggung jawab atas tindak lanjut pengawasan, pemeriksaan dan evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur operasional serta sistem pendukung komputerisasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait

untuk

penyusunan

rekomendasi,

sosialisasi

sistem

pendukung komputerisasi (termasuk pelatihan jika diperlukan) dan melakukan

tindakan korektif atas berbagai penyimpangan yang

ditemukan untuk meningkatkan kepatuhan dan memperbaiki sistem dan prosedur operasional yang telah ditetapkan. v. Bertanggung jawab untuk pengembangan sistem dan prosedur operasional dengan memberikan masukan berdasarkan temuan pemeriksaan yang dilakukan agar dapat ditindaklanjuti.

55 e.

Deputy Director of Finance i. M enetapkan sistem dan prosedur Akuntansi yang sesuai untuk diaplikasikan di Rumah Sakit. ii. M enetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan Keuangan dan Akuntansi. iii. M enentukan kriteria recruitment di bidangnya sehingga terbentuk keselarasan penugasan. iv. M encari sumber dana yang termurah dan berdaya guna bagi pembiayaan operasi Rumah Sakit. v. M enyetujui

pengeluaran/pembayaran,

pemberian

discount,

penghapusan tagihan macet, serta penghapusan aktiva tetap sesuai dengan batas memberi masukan kepada bagian M arketing mengenai hasil perhitungan harga pokok jenis–jenis pelayanan kesehatan. vi. M enyetujui pengadaan barang–barang/persedian keperluan Rumah Sakit sesuai dengan ketentuan dan batas yang telah ditetapkan. vii. M engajukan anggaran pendapatan dan belanja Rumah Sakit secara menyeluruh. viii. M emberi usulan mengenai kenaikan pendidikan dan pelatihan,

gaji, promosi, mutasi,

atau pemutusan hubungan

kerja

berdasarkan hasil penilaian kerja dan konduite dari setiap pejabat atau petugas dalam bidang Keuangan dan Akuntansi. ix. M emberi peringatan lisan kepada para bawahannnya mengenai pelaksanaan kerja dan perilaku.

56 f.

Deputy Director of Sales i. M enetapkan strategi untuk pencapaian target penjualan baik secara volume maupun value melalui program-program promosi yang efektif serta melakukan/membangun hubungan yang baik dengan klien yang prospektif untuk memastikan tercapainya target penjualan tahunan bagian Sales. ii. M elakukan market development dengan mencari perusahaanperusahaan mitra dan asuransi mitra yang baru, baik di Jakarta maupun luar Jakarta untuk memperluas pasar dan meningkatkan kunjungan pasien baru ke RS OM C. iii. Bertanggung jawab dalam pembuatan rencana kerja tahunan bagian Sales serta SOP di bagian Sales untuk mendukung program kerja Direktorat M arketing yang sejalan dengan rencana strategis perusahaan.

g.

Deputy Director of Nursing i. M emberikan

pengarahan

dan

bimbingan

pelaksanaan

tugas

keperawatan. ii. M elaksanakan penilaian kinerja tenaga keperawatan. iii. M engkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penggunaan peralatan keperawatan. iv. M emberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, khususnya yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan.

57 h.

Deputy Director of Medic & Medical i. M emberikan pengarahan dan bimbingan pelaksanaan pelayanan medis. ii. M elaksanakan penilaian kinerja tenaga pelayanan medis. iii. M engkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penggunaan peralatan medis. iv. M emberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, khususnya yang berkaitan dengan pelayanan medis.

i.

Deputy Director of Marketing i. M enentukan strategi pemasaran. ii. Ikut serta dalam menyusun tarif-tarif dari pelayanan Rumah Sakit. iii. M engajukan anggaran unit pemasaran.

j. Deputy Director of HR & GA i. M elaksanakan fungsi-fungsi recruitment. ii. M encatat, mengadministrasikan, memperbaharui, mengarsipkan data pribadi pegawai, data edukasi, data gaji dan kesejahteraan, pemberian fasilitas serta data training setiap pegawai. iii. M erekomendasikan kepada masing-masing Direktur dalam hal penerimaan karyawan baru serta mengusulkan pemberian ranking gaji dan imbalan lainnya sesuai dengan ketentuan serta pengusulan penyertaan karyawan tertentu dalam program pelatihan dan pengembangan.

58 iv. M enetapkan strategi, sistem dan prosedur kerja dalam Sumber Daya M anusia dan Sekretariat sesuai dengan M isi dan kebijakan umum yang telah ditetapkan. v. M engajukan anggaran serta memberikan persetujuan pengeluaran rutin untuk bagian Sumber Daya M anusia dan Sekretariat sesuai dengan batas kewenangan yang telah ditetapkan. vi. M emberikan ijin penggunaan barang perusahaan dalam bagian Sumber Daya M anusia dan Sekretariat. vii. M enilai prestasi kerja para bawahannya serta mengajukan usul kenaikan Ranking Golongan Gaji, promosi/mutasi, pendidikan atau pelatihan/pemutusan hubungan kerja berdasarkan hasil penilaian tersebut. viii. M emberikan peringatan lisan

ataupun tertulis kepada para

bawahannya yang melanggar ketentuan dalam bagian Sumber Daya M anusia yang bertentangan dengan Peraturan Perusahaan. ix. M emberikan peringatan secara tertulis terhadap setiap karyawan yang melanggar peraturan yang bersifat tingkah laku umum dan melanggar peraturan absensi kerja, di luar ketentuan teknis pekerjaan dalam bidang pekerjaannya di bagian dan unitnya masing-masing di Rumah Sakit yang bertentangan dengan peraturan perusahaan. x. M enyimpan dan memperbaharui Buku Peraturan Perusahaan dan Petunjuk Pelaksanaannya, serta menyimpan Surat Keputusan mengenai Sumber Daya M anusia.

59 k.

ManagerFinance i. M engusulkan sistem dan prosedur Keuangan Rumah Sakit. ii. M engusulkan penghapusan piutang dan memberikan keringanan pembayaran kepada Pasien tidak mampu sesuai dengan batas wewenang yang telah ditetapkan. iii. M engurus masalah-masalah penagihan Pasien. iv. M elakukan penilaian prestasi kerja para bawahan langsungnya. v. M emberi

pengarahan/nasehat/teguran

lisan

kepada

para

bawahannya. vi. M engusulkan kenaikan gaji, pangkat, penggantian, pemindahan, dan pengembangan bawahannya. l.

Manager Accounting i. M engusulkan sistem dan prosedur Akuntansi yang sesuai untuk diaplikasikan di rumah sakit. ii. M engusulkan penetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan di bagian Akuntansi. iii. M enyusun laporan keuangan untuk kepentingan intern maupun ekstern. iv. M engusulkan kebutuhan tenaga dan sarana kerja di bidangnya sehingga terbentuk keselarasan penugasan. v. M emberi

pengarahan/nasehat/teguran

bawahannya.

lisan

kepada

para

60 vi. M emberi usul kenaikan gaji, promosi, mutasi pendidikan dan pelatihan, pemutusan hubungan kerja berdasarkan hasil penilaian kerja karyawannya. m.

Manager MIS i. M engatur akses ke semua sarana komputer baik perangkat keras, perangkat lunak, data, laporan-laporan, format-format fomulir, dll. ii. M engatur alur dokumentasi, administrasi data, penyimpanan data serta sistem dan prosedur. iii. M engusulkan

usaha-usaha

pengembangan/peningkatan

sistem

komputer. iv. M engusulkan kenaikan pangkat, imbalan, penggantian, mutasi dan pengembangan bawahan. n. Head Unit Purchasing i. M encari atau menghubungi supplier dan mengadakan negosiasi sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan, yaitu : melakukan pembelian melalui prosedur yang dilakukan dengan kontrak tahunan dan melakukan pembelian langsung untuk barang-barang kecil. ii. M embuat kontrak pembelian. iii. M embuat daftar supplier yang telah disetujui. iv. M embuat catatan dan laporan bulanan yang diperlukan kepada Deputy Director of Finance dan bagian Akuntansi. v.

M endata semua permintaan barang yang masuk sesuai dengan kebutuhan user.

61 vi. M engontrol kualitas barang yang dibeli. o.

Manager Pharmacy i.

M enilai

dan

mengusulkan

penyesuaian

kebijakan-kebijakan

penjualan obat dan alat kesehatan untuk menghadapi perubahan dan perkembangan pasar. ii. M engatur sistem dan prosedur pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian, penjualan obat dan alat kesehatan serta mengawasi pelaksanaannya. iii. M elakukan penilaian prestasi kerja para bawahan langsungnya. iv. M emberi pengarahan,

nasehat,

teguran

lisan

kepada para

bawahannya. v.

M engusulkan kenaikan pangkat, gaji, penggantian, pemindahan dan pengembangan bawahan.

p. Admission i. M enerima pendaftaran pasien rawat jalan (RJ), rawat inap (RI), umum (Emergency) baik untuk pribadi, asuransi dan perusahaan. ii. M eregistrasi semua pasien yang mendaftar ke Dokter, baik yang langsung datang ataupun perjanjian dan registrasi untuk pasienpasien yang mendaftar ke penunjang medis. iii. M enyiapkan pendaftaran pasien baik perjanjian via telepon maupun pasien yang datang langsung. iv. M engkonfirmasi kembali jam praktek Dokter pada hari prakteknya. v. M elengkapi formulir-formulir asuransi atau perusahaan untuk RJ dan RI.

62 vi. M engkonfirmasi ke asuransi atau perusahaan jika ada tindakan Lab, Radiology, Fisioterapi (untuk RJ) dan mengkonfirmasi surat jaminan (untuk RI). vii. M emberikan informasi tentang ketentuan syarat rawat inap, menyiapkan lembaran RM dan untuk pasien asuransi menyiapkan formulir asuransi, surat kuasa informasi medis dan formulir selisih biaya. viii. M enginformasikan ke ruangan untuk pemesanan kamar bagi pasien baru ataupun pasien yang pindah kamar. ix. M eregistrasi pasien rawat inap dan melengkapi data yang telah diisi oleh keluarga pasien RI. x. M encatat ke dalam buku registrasi pasien RI untuk pasien RI yang masuk. xi. M encatat ke dalam buku booking kamar untuk pasien yang akan memesan kamar perawatan. xii. M enginformasikan ke bagian Billing dan

memulangkan di

komputer, pasien yang sudah dilaporkan pulang oleh perawatan ruangan. xiii. M encetak daily sensus setiap jam 00.00 untuk pembuatan BOR. xiv. M encatat nama pasien yang masuk rawat inap pada hari yang bersangkutan di dalam buku morning report. xv. M encatat semua informasi terbaru (cuti dan jadwal tidak praktek Dokter). xvi. M embuat Kartu Pasien baru.

63 q.

Medical Record – Distribusi i. M endistribusikan rekam medis yang sudah disiapkan oleh petugas urusan penyimpanan ke Poliklinik sesuai Dokter yang dituju. ii. M engembalikan seluruh berkas rawat jalan yang sudah selesai dari Poliklinik ke petugas pengolahan berkas di unit M R secara berkala sehingga tidak terjadi penumpukan berkas di poliklinik. iii. M emonitor dan mencatat lembar tracer/berkas yang belum kembali dan melaporkan ke petugas urusan penyimpanan untuk segera dicari keberadaan berkas yang dimaksud.

r. Administrasi Farmasi i. M engkoordinasi dan mengawasi pelayanan Resep di unit rawat jalan. ii. M engkoordinasi penerimaan obat, bahan farmasi, alat kesehatan di unit rawat jalan. iii. Bertanggung jawab dalam penyimpanan Resep-Resep yang telah dilayani di bagian Farmasi dengan baik dan rapi sehingga mudah untuk ditemukan pada saat dibutuhkan. s.

Perawat Poliklinik i. M enyiapkan fasilitas & lingkungan untuk kelancaran pelayanan keperawatan. ii. M endampingi Dokter selama pemeriksaan. iii. M elaksanakan tindakan pengobatan sesuai program Dokter. iv. M emberikan penyuluhan kesehatan secara perorangan sesuai kebutuhan.

64 v. M erujuk pasien kepada tim kesehatan lain sesuai dengan anjuran Dokter. vi. M emelihara peralatan M edis dalam keadaan siap pakai. vii. Bekerjasama dengan tim kesehatan lain dalam memberikan pelayanan kepada pasien. t.

Kasir i. M elakukan pengarsipan sementara semua bukti-bukti pembebanan dan bukti-bukti pendukung lainnya untuk setiap pasien rawat inap. ii. M enerima pembayaran dari pasien baik tunai maupun dengan kartu kredit. iii. M embuat

Kwitansi untuk

setiap

penerimaan

tersebut

dan

mendistribusikan sesuai yang telah ditentukan. iv. M enerima Slip-Slip Kredit dari semua unit pelayanan, untuk selanjutnya menyerahkan ke Bagian Keuangan (sebagai dasar pembuatan

nota tagihan

kepada pasien

rawat

inap

yang

bersangkutan). v. M enyimpan sementara uang tunai atau bentuk pembayaran lainnya di dalam brandcash, dan menyetorkan kepada Keuangan FO selambat-lambatnya pada keesokan harinya. vi. Secara berkala menyetorkan slip-slip pembayaran kartu kredit. M enerima merchant copy dan Nota Kredit atas hasil tersebut. vii. M embuat Laporan Rekap Penerimaan dan Pengeluaran Kas/Non Kas ke dalam Laporan Harian Kasir, dan menyerahkan ke Keuangan FO bersama jumlah uang / Nota yang diterima.

65 viii. M elakukan pengeluaran-pengeluaran uang berdasarkan slip-slip (Slip Bukti Kas Keluar, Bon Sementara) yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang. ix. M endistribusikan dokumen-dokumen yang diterima/dibuat sesuai yang

telah

ditentukan

M asuk/Keluar, Kwitansi dll)

(misalnya

Slip

Bukti

Kas/Bank

66

3.2 Length of Effort Tabel 3.1 Length of Effort Tgl

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

3 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1. Anggota Tim Proyek Internal

M elakukan Problem Diagnostic di bagian Kasir dan Billing

Laporan Finding Problem bagian Kasir dan Billing

6 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1. Anggota Tim Proyek Internal

7 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1. Anggota Tim Proyek Internal

M elakukan Problem Diagnostic di bagian Akuntansi M elakukan Problem Diagnostic di bagian Keuangan

Laporan Finding Problem bagian Akuntansi Laporan Finding Problem bagian Keuangan

8 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1. Anggota Tim Proyek Internal

15 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Steering Committee

21 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

M elakukan Problem Diagnostic di bagian Admission 1. Anggota Tim M embahas Problem Proyek Internal Diagnostic yang telah 2. Director dan Deputy ditemukan dan menentukan Director RS OM C kebijakan. 1. Anggota Tim Training untuk bagian Proyek Internal UGD, Fisioterapi, 2. M entor Pembimbing Radiologi, dan M CU. 3. User UGD

Hasil Kegiatan

Laporan Finding Problem di bagian Admission Penentuan beberapa kebijakan baru.

GAP Analisis proses bisnis bagian UGD, Fisioterapi, Radiologi, dan M CU

 

66

67

22 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

24 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Meeting

28 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

29 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

4. User Fisioterapi 5. User Radiologi 6. User M CU 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. M entor pembimbing 3. User Laboratorium 4. User Apotek 5. User ICU/HD 6. User VK 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Director RS OM C 3. Deputy Director RS OM C 4. User dari semua bagian 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. M entor Pembimbing 3. User OK 4. User DFS 5. User Logistik/Purchasing 6. User Sekretariat 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. M entor Pembimbing 3. User Admission 4. User Poliklinik

Training untuk bagian Laboratorium, Apotek, ICU/HD, dan VK.

GAP Analisis proses bisnis bagian Laboratorium, Apotek, ICU/HD, dan VK.

M embahas GAP Analisis dari training di minggu pertama dan membuat beberapa kebijakan baru.

Laporan GAP Analisis part 1

Training untuk bagian OK, DFS, Logistik/Purchasing, Sekretariat.

GAP Analisis proses bisnis bagian OK, DFS, Logistik/Purchasing, Sekretariat

Training untuk bagian Admission, Poliklinik, Rekam M edis, dan PDS

GAP Analisis proses bisnis bagian Admission, Poliklinik, Rekam M edis, dan PDS.

 

67

68

5. User Rekam M edis User PDS 1. Anggota Tim Proyek Internal 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. M entor Pembimbing 3. Perwakilan User dan semua bagian 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Director RS OM C 3. Deputy Director RS OM C 4. Perwakilan User dari semua bagian. 1. Anggota Tim Proyek Internal

1 Okt 2010 5 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Training

08.00 – 17.00

8 jam

Simulasi

6 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Meeting

8 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

12 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

1. Anggota Tim Proyek Internal

13 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

15 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

19 Okt

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

1. Anggota Tim Proyek Internal 2. User Kasir 3. User Billing 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. User Akuntansi 1. Anggota Tim

M emahami konfigurasi sistem M elakukan simulasi dari semua bagian, mulai dari bagian Admission sampai dengan bagian Akuntansi.

Laporan Training

M embuat keputusan untuk membuat beberapa kebijakan baru dan menentukan deadline pelaksanaan solusi masalah yang masih dapat diatasi.

GAP Analisis Final

M emantau deadline solusi yang sudah dijalankan oleh beberapa bagian. M elakukan input master data yang masih belum lengkap. M emantau deadline solusi di bagian Kasir dan Billing.

Laporan GAP Analisis

M embuat M atriks di bagian Akuntansi.

M atriks Akun

M embuat M atriks di bagian

M atriks Akun

Laporan Simulasi

M aster Dokter dan Tarif Laporan GAP Analisis

 

68

69

2010

Proyek Internal 2. User Akuntansi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. User Akuntansi 1. Anggota Tim Proyek Internal

20 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

22 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

26 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

1. Anggota Tim Proyek Internal

27 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

1. Anggota Tim Proyek Internal

29 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Konsultasi

2 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

3 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Consultant QPRO 3. Perwakilan bagian Akuntansi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. M anajer Akuntansi 1. Anggota Tim Proyek Internal

5 Nov 2010 9 Nov

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

1. Anggota Tim Proyek Internal 1. Anggota Tim

Akuntansi. M embuat M atriks di bagian Akuntansi.

M atriks Akun

M engidentifikasi proses bisnis yang berjalan terkait dengan bagian Admission. M engidentifikasi proses bisnis yang berjalan yang berkaitan dengan bagian Kasir. M engidentifikasi proses bisnis yang berjalan yang terkait dengan bagian Keuangan dan Akuntansi. M embuat pola matriks Akuntansi dan menyelesaikan masalahmasalah dari beberapa bagian yang muncul. M enggambarkan proses bisnis Akuntansi

Laporan

Laporan

Laporan

Berita Acara dari Consultant

Laporan

M embuat laporan dan melanjutkan penggambaran proses bisnis Akuntansi M embuat laporan

Laporan

M e-review tahapan ataupun

Laporan

Laporan

 

69

70

2010

Proyek Internal

10 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Konsultasi

1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Consultant QPRO

12 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

1. Anggota Tim Proyek Internal

kegiatan yang sudah dilakukan M elakukan training dengan Berita Acara dari pihak consultant terhadap Consultant proses bisnis dan mempelajari sistem untuk mengatasi masalah terkait. Pengumpulan laporan dan Laporan pemetaan matriks Akuntansi

 

70

71

3.3

Gambaran S istem Informasi Rawat Jalan yang Berjalan

3.3.1

Overview Activity Diagram

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem QPRO pada Proses Bisnis Rawat Jalan yang Berjalan

 

71

71

72

3.3.2

Detailed Activity Diagram

Event 1 : M elakukan Pendaftaran Proses bisnis rawat jalan dimulai ketika Pasien mendaftarkan diri di bagian Admission. Untuk melakukan pendaftaran diri, Pasien dapat membuat appointment terlebih dahulu melalui via telepon (pasien tidak langsung) atau dapat dilakukan secara langsung dengan datang ke RS OM C (pasien langsung). Jika pasien melakukan appointment maka dari bagian Admission akan terlebih dahulu menanyakan status pasien apakah pasien tersebut merupakan pasien baru atau sudah pernah melakukan perawatan di RS OM C. Untuk Pasien baru, bagian Admission akan meminta data pasien (nama, tanggal lahir, no telp, dan alamat), sedangkan untuk pasien lama maka bagian Admission akan menanyakan nomor rekam medis Pasien. Kemudian bagian Admission akan mencatat jadwal serta Dokter kunjungan yang ingin dituju oleh Pasien. Pada saat Pasien datang ke RS OM C, bagian Admission akan menanyakan kepada Pasien mengenai kepemilikan Kartu Pasien. Jika Pas ien tersebut belum memiliki Kartu Pasien maka bagian Admission akan meminta Pasien untuk mengisi Formulir Identitas Pasien. Tetapi jika Pasien telah memiliki Kartu Pasien, bagian Admission akan meminta Kartu Pasien tersebut. Setelah selesai meng-input data pasien pada registrasi rawat jalan, bagian Admission akan menanyakan Poliklinik dan Dokter yang ingin dituju oleh Pasien serta penjamin bayar untuk tagihan rawat jalan Pasien yang terdiri dari pribadi atau asuransi/instansi. Setelah semua data registrasi lengkap, bagian Admission akan mencetak Kartu Pasien (untuk pasien baru) dan Lembar Rekam M edis. Bagian Admission 72

73 akan memberikan Kartu Pasien yang baru dicetak kepada pasien baru atau mengembalikan Kartu Pasien kepada pasien lama yang melakukan registrasi. Sedangkan untuk proses pencetakan Rekam M edis akan dilakukan di bagian Rekam M edis. Untuk pasien baru Rekam M edis akan dicetak secara langsung sedangkan untuk pasien lama bagian Rekam M edis akan menerima peringatan untuk menyiapkan Rekam M edis Pasien. Selanjutnya bagian Rekam M edis akan mengantarkan Rekam M edis pasien ke bagian Poliklinik yang dituju oleh pasien. Ketika bagian Admission sedang melayani registrasi Pasien dan pada saat melakukan pemilihan data ternyata data masih belum tersedia oleh sistem, maka bagian Admission akan mengosongkan kolom yang bersangkutan dan menuliskan secara manual data tersebut. Namun dengan melakukan pencatatan seperti ini, data mengenai Pasien menjadi tidak lengkap dan mempengaruhi perhitungan biaya oleh sistem.

73

75 Event 2 : M elakukan Pemeriksaan Setelah melakukan pendaftaran, Pasien akan menuju ke Poliklinik untuk melakukan pemeriksaan. Pasien akan melapor pada Perawat Poliklinik dan memberikan Kartu Pasien ke Perawat Poliklinik. Perawat akan membuatkan Struk Antrian secara manual yang diberikan kepada Pasien. Perawat akan memanggil Pasien berdasarkan nomor Struk Antrian untuk masuk ke ruang Poliklinik. Pada saat itu juga Perawat akan menunggu bagian Rekam M edis mengantarkan Rekam M edis ke Poliklinik. Selama melakukan pemeriksaan, Dokter akan menulis keterangan mengenai kondisi Pasien dan penyakitnya serta hasil diagnosa pada Rekam M edis Pasien. Dokter akan memberitahukan kondisi Pasien dan melakukan berbagai tindakan atau memberikan rujukan pada Pasien jika memang Dokter mengganggap Pasien membutuhkannya. Untuk Pasien yang dianggap membutuhkan obat, Dokter akan membuatkan Resep untuk dikonsumsi oleh Pasien. Setelah selesai melakukan pemeriksaan, Dokter akan menuliskan Slip Dokter yang merupakan informasi jasa dokter yang harus dibayarkan serta melengkapi Rekam M edis mengenai pemeriksaan yang sudah dilakukan oleh Dokter. Terakhir Dokter akan memberikan Slip Dokter dan Resep ke Perawat Poliklinik.

75

77 Event 3 : M encatat Data Pemeriksaan Setelah menerima Slip Dokter dan Resep dari Dokter, Perawat Poliklinik akan mencatat transaksi rawat jalan pada Slip Dokter. Pencatatan transaksi rawat jalan meliputi data jenis dan kuantitas untuk pelayanan dan obat/alkes yang digunakan selama Dokter melakukan pemeriksaan kepada Pasien. Jika semua data mengenai transaksi rawat jalan selesai ditulis, Perawat Poliklinik akan mengantarkan Resep ke bagian Farmasi dan memberikan Slip Dokter kepada bagian Kasir. Selain itu Perawat Poliklinik akan mengumpulkan semua berkas Rekam M edis setiap harinya yang kemudian bagian Rekam M edis akan datang mengambil berkas Rekam M edis tersebut.

77

78

Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram M encatat Data Pemeriksaan

78

79 Event 4 : M elakukan Pembayaran Setelah bagian Farmasi menerima Resep dari Perawat Poliklinik, maka bagian Farmasi akan menginput obat yang tertulis di dalam Resep yang dituliskan oleh Dokter. Sedangkan bagian Kasir akan melakukan peng-input-an jasa dokter, pelayanan dan obat/alkes berdasarkan Slip Dokter yang diberikan oleh Perawat Poliklinik. Selama melakukan penginputan, bagian Kasir akan melakukan koreks i jika terdapat kesalahan. Untuk Resep, bagian Kasir akan melakukan pengecekan apakah bagian Farmasi sudah melakukan penginputan. Jika belum, maka bagian Kasir akan menghubungi bagian Farmasi untuk segera melengkapi data transaksi tersebut. Setelah selesai, bagian Kasir akan menginformasikan jumlah tagihan yang harus dibayar oleh Pasien. Setelah mengetahui tagihannya, Pasien akan membayar tagihan yang dapat dilakukan dengan cara tunai/giro/cek atau debit/credit card. Untuk pembayaran dengan debit/credit card, bagian Kasir akan mencetak 3 rangkap Merchant Copy di mana rangkap 1 untuk Pasien, rangkap 2 akan disimpan oleh bagian Kasir, dan rangkap 3 akan dikumpulkan untuk kemudian akan diambil oleh pihak Bank. Setelah memastikan jumlah pembayaran yang diterima sudah sesuai, bagian Kasir akan mencetak 2 rangkap Kwitansi dan menandatangani Kwitansi tersebut. Pasien akan mendapatkan Kwitansi rangkap 1 dan bagian Kasir akan menyimpan Kwitansi rangkap 2. Selain mencetak Kwitansi, bagian Kasir juga membuat Nota Resep. Bagian Kasir dapat merobek Nota Resep bagian bawah yang digunakan oleh Pasien

79

80 sebagai bukti pembayaran obat yang dapat diambil oleh Pasien di bagian Farmasi, sedangkan Nota Resep bagian atas disimpan oleh bagian Kasir. Ketika kasir meng-input data ke dalam sistem, sering kali master data yang ditampilkan tidak lengkap atau data integrasi dari bagian lainnya tidak muncul pada sistem. Hal ini dikarenakan master data serta pemetaan matriks yang belum di-setting dengan sempurna sehingga bagian Kasir harus melakukan peng-input-an transaksi secara manual menggunakan format yang dibuat dengan Microsoft Excel.

80

82 Event 5 : M elakukan Penyetoran Bagian Kasir akan mengarsipkan dokumen-dokumen rawat jalan yang meliputi Slip Dokter, Kwitansi, Nota Resep dan Merchant Copy yang kemudian menjadi informasi dalam pembuatan Laporan Harian Kasir yang dilakukan secara manual. Setiap 2 hari, pihak Bank akan datang ke RS OM C untuk mengambil Merchant Copy dan menandatangani Slip Kredit yang dibuat oleh bagian Kasir sebagai tanda bukti pengambilan. Di akhir shift kerjanya, bagian Kasir akan menyerahkan Laporan Harian Kasir, Slip Kredit, Kwitansi, Nota Resep, Kwitansi, Merchant Copy serta uang/cek/giro dari penerimaan atas pembayaran rawat jalan kepada Keuangan FO. Pada keesokan harinya, Keuangan FO akan melakukan penyetoran uang/cek/giro tersebut ke bank dan mendapatkan Bukti Setoran dari pihak Bank. Selanjutnya, Keuangan FO akan mengirimkan dokumen rawat jalan, Laporan Harian Kasir, Slip Kredit dan Bukti Setoran kepada bagian Keuangan untuk diverifikasi.

82

84 Event 6 : M elakukan Verifikasi Pada saat bagian Keuangan menerima dokumen rawat jalan, Laporan Harian Kasir, Slip Kredit dan Bukti Setoran dari bagian Kasir, maka bagian Keuangan akan melakukan verifikasi dokumen-dokumen tersebut. Bagian Keuangan melakukan verifikasi antara Laporan Harian Kasir dengan Kwitansi, Laporan Harian Kasir dengan Slip Kredit dan Merchant Copy serta Bukti Setoran dengan jumlah pembayaran cash/giro/cek. Bila terdapat kesalahan, maka bagian Keuangan akan melakukan konfirmasi ke bagian Kasir yang terkait untuk melakukan pengecekan untuk kemudian melakukan koreksi. Setelah melakukan verifikasi Bukti Setoran dan pembayaran cash, bagian Keuangan akan membuat Bukti Penerimaan Kas dan meminta Keuangan FO untuk menandatangani Bukti Penerimaan Kas tersebut. Bukti Penerimaan Kas yang telah ditandatangani tersebut diberikan kembali ke bagian Keuangan untuk kemudian meminta persetujuan dari M anajer Keuangan. Bila terdapat kesalahan maka M anajer Keuangan akan meminta bagian Keuangan untuk melakukan pengecekan, tapi jika tidak terdapat kesalahan maka M anajer Keuangan akan menandatangani Bukti Penerimaan Kas tersebut dan menyerahkan kembali Bukti Penerimaan Kas tersebut kepada bagian Keuangan. Terakhir, bagian Keuangan mengirimkan Bukti Penerimaan Kas, Laporan Harian Kasir, Bukti Setoran, Slip Kredit dan dokumen rawat jalan ke bagian Akuntansi.

84

86 Event 7 : M embuat Jurnal Setelah menerima dokumen-dokumen dari bagian Keuangan, bagian Akuntansi akan melakukan pencatatan jurnal secara manual ke dalam M icrosoft Excel atas seluruh transaksi harian rawat jalan. Setelah melakukan pencatatan tersebut, bagian Akuntansi akan melakukan jurnal entry untuk jumlah nominal COA yang sudah dijurnalkan secara manual secara keseluruhan. Hal ini dilakukan karena matriks yang belum selesai di-setting sehingga bagian Akuntansi masih melakukannya secara manual untuk di-input ke dalam sistem. Setelah melakukan pengecekan terhadap jurnal yang dibuat, bagian Akuntansi akan melakukan posting jika jurnal sudah dibuat dengan benar. Sebaliknya, bagian Akuntansi akan melakukan koreksi jika jurnal yang dibuat terdapat kesalahan.

86

87

Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram M embuat Jurnal

87

88 Event 8 : Rekonsiliasi Rekening Koran Pada saat bagian Akuntansi – Rekonsiliasi menerima Rekening Koran dari Bank secara periodik yaitu setiap bulan, bagian Akuntansi akan melakukan pencocokan Laporan Harian Kasir dan Merchant Copy. Jika

tidak

cocok,

maka

bagian

Akuntansi

–

Rekonsiliasi

akan

mengidentifikasi penyebab terjadinya kesalahan tersebut. Bila kesalahan berasal dari pihak Bank, maka bagian Akuntansi – Rekonsiliasi akan melakukan konfirmasi ke pihak Bank, tetapi bila kesalahan berasal dari peng-inputan transaksi, maka bagian Akuntansi – Rekonsiliasi akan melakukan Jurnal Entr y untuk mengoreksi kesalahan tersebut. Setelah tidak ada kesalahan, maka bagian Akuntansi – Rekonsiliasi menandatangani Rekening Koran tersebut.

88

89

Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram M erekonsiliasi Rekening Koran

89

90 3.4 Masalah yang Dihadapi oleh RS OMC Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh RS OM C antara lain adalah : -

Saat ini sistem QPRO yang digunakan oleh RS OM C belum maksimal, sehingga proses pengolahan data transaksi lebih didominasi dengan pembuatan secara manual yang tentu saja tidak efektif dan efisien dalam menghasilkan informasi yang akurat.

-

Pendistribusian data pada sistem QPRO belum terintegrasi untuk keseluruhan bagian di RS OM C. Hal ini disebabkan sistem QPRO yang belum digunakan sepenuhnya di RS OM C, terutama bagian back office. Sehingga data transaksi yang sudah di-input ke dalam sistem belum bisa diolah menjadi informasi yang berguna sebagai bahan analisa.

-

Data M aster yang belum lengkap sering kali menimbulkan masalah dalam peng-input-an data.

-

Pemetaan M atriks yang belum disempurnakan sehingga pengolahan data di bagian Akuntansi terhambat.

-

Kurangnya pemahaman user dalam pelaksanaan proses bisnis sehingga proses bisnis yang berjalan tidak sesuai dengan proses bisnis yang sudah ditetapkan.

90