BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Pengendalian Internal Menurut Sujarweni (2015:69), pengendalian internal adalah suatu sistem
yang dibuat untuk memberi jaminan keamanan bagi unsur-unsur yang ada dalam perusahaan. Menurut Mulyadi (2014:163), pengendalian internal yaitu meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI) (2011:319) dalam bukunya Agoes (2012:100) “Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Berikut penjelasan tujuannya: a.
Keandalan pelaporan keuangan Manajemen bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan kreditor dan para pengguna lainnya. Manajemen memiliki tanggung jawab hukum maupun profesionalisme untuk meyakinkan bahwa informasi disajikan dengan wajar sesuai dengan ketentuan dalam pelaporan. Tujuan pengendalian yang efektif terhadap laporan keuangan adalah untuk memenuhi tanggung jawab pelaporan keuangan ini.
b.
Efektivitas dan efisiensi operasi Pengendalian dalam suatu perusahaan akan mendorong penggunaan sumber daya perusahaan secara efisien dan efektif untuk mengoptimalkan sasaran yang dituju perusahaan.
c.
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Perusahaan publik, non-publik maupun organisasi nirlaba diharuskan untuk memenuhi beragam ketentuan hukum dan peraturan. Beberapa peraturan ada yang terkait dengan akuntansi secara tidak langsung, misalnya perlindungan 9
10 terhadap lingkungan dan hukum hak-hak sipil. Sedangkan yang terkait erat dengan akuntansi, misalnya peraturan pajak penghasilan dan kecurangan. Berdasarkan berbagai definisi yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses akuntansi, prosedur, kebijakan yang di desain oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapainya keandalan laporan keuangan mendorong efisiensi, efektivitas, dan ekonomis operasional dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Boynton dan Johnson (2006:391) yang mengutip COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), didefinisikan sebagai berikut “Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories is reliabilty of financial reporting, compliance with applicable laws and regulations, effectiveness and efficiency or operations”. Berdasarkan definisi beberapa ahli, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu sistem pengendalian untuk menjaga harta atau assets perusahaan, menghasilkan laporan keuangan yang wajar bebas dari salah saji material, meningkatkan efisiensi operasional perusahaan seperti biaya, waktu, beban, dan mendorong kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
2.2
Komponen Pengendalian Internal Menurut Boynton dan Johnson (2006:396) yang mengutip COSO (Committee
of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), mengidentifikasi lima komponen yang saling berhubungan dalam pengendalian internal yaitu: 1.
Control Environment Control environment represents the tone set by management of an organization that influences the control consciousness of its people. It is the foundation for all other components of internal control, providing discipline and structure. a.
Integrity and Ethical Values The COSO report notes that managers of well-run entities have increasingly accepted the view that “ethics pay-that ethical behavior is good business”. In order to emphasize the importance of integrity and ethical values among all
11 personnel of an organization, the CEO and other members of top management. b.
Commitment to Competence Commitment to competence includes management’s consideration of the knowledge and skills needed, and the mix of intelligence, training, and experience required to develop that competence.
c.
Board of Directors and Audit Committee The composition of the board of directors and audit committee and the manner
in
which
they
exercise
their
governance
and
oversight
responsibilities have a major impact on the control environment. d.
Management’s Philosophy and Operating Style The characteristics of management’s philosophy and operating style include approach to taking and monitoring business risks, attitudes and actions toward financial reporting, conservative or aggressive selection from available accounting principles, conscientiousness and conservatism in developing accounting estimates, conscientiousness and understanding of the risk associated with IT.
e.
Organizational Structure An organizational structure contributes to an entity’s ability to meet its objectives by providing an overall framework for planning, executing, controlling, and monitoring an entity’s activity.
f.
Assignment of Authority and Responsibility The assignment of authority and responsibility includes the particulars of how and to whom authority and responsibility for all entity activities are assigned, and should enable each individual to know how his or her actions interrelate with those of others in contributing to the achievement of the entity’s objectives and for what each individual will be held accountable.
g.
Human Resources Policies and Practices A fundamental concept of internal control previously stated is that it is implemented by people. Thus, for internal control to be effective, it is critical that human resources policies and procedures be employed that will ensure that the entity’s personnel possess the expected levels of integrity, ethical values, and competence.
12 2.
Risk Assessment Risk assessment for financial reporting purposes is an entity’s identification, analysis, and management of risk relevant to the preparation of financial statements that are fairly presented in conformity with generally accepted accounting principles.
3.
Control Activities Control activities are the policies and procedures used to ensure that appropriate actions are taken to deal with the organization’s identified risks.
a.
Authorization Controls The main objective of the authorization procedure is to ensure that each transaction is approved by management personnel acting within the scope of authority.
b.
Segregation of Duties Strong segregation of duties involves segregating transactions authorization, maintaining custody of assets, and maintaining recorded accountabilty in the accounting records.
c.
Information Processing Controls Information processing controls address risks related to the authorization, completeness, and accuracy of transactions. In such cases, it is useful to further categorize information processing controls as general controls, computer application controls, and control over the financial reporting process.
d.
Physical Controls Physical controls are concerned with limiting the following two types of access to assets and important records direct physical access and indirect access through the preparation or processing of documents such as sales orders and disbursement vouchers that authorize the use or disposition of assets.
e.
Performance Reviews Example of performance reviews include management review and analysis of reports that summarize the detail of account balances such as an aged trial balance of accounts, reports of cash disbursements by department, or reports of sales activity and gross profit by customer or region, salesperson, or product line.
13 f.
Controls over Management Discretion in Financial Reporting Controls over significant nonroutine and nonsystematic transactions, such as assertions involving judgments and estimates, controls over the selection and application of GAAP, controls over disclosures.
4.
Information and Communication The information and communication system relevant to financial reporting objectives, which includes the accounting system, consists of the methods and records established to identify, assemble, analyze, classify, record, and report entity transactions (as well as events and conditions) and to maintain accountability for the related assets and liabilities. Communication involves providing a clear understanding of individual roles and responbilities pertaining to internal control over financial reporting.
5.
Monitoring Monitoring is a process that assesses the quality of internal control performance over time. It involves assessing the design and operation of controls on a timely basis and taking necessary corrective actions.
2.3
Unsur Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2014:164), unsur pokok sistem pengendalian internal
adalah: 1.
Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a.
Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
14 2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan
cara-cara
untuk
menjamin
praktik
yang
sehat
dalam
pelaksanaannya. Adapun cara-cara yng umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a.
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b.
Pemeriksaan mendadak.
c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi.
d.
Perputaran jabatan.
e.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
g.
Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan
15 perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang berkompeten bisa didapatkan oleh perusahaan dengan cara menyeleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya dan melakukan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
2.4
Pihak Terkait Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2010:183) dalam bukunya yang berjudul Auditing, pihak-
pihak yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal yaitu sebagai berikut: 1.
Manajemen Manajemen
memiliki
tanggung
jawab
untuk
mengembangkan
dan
menyelenggarakan secara efektif pengendalian internal organisasinya. 2.
Dewan Komisaris dan Komite Audit Dewan Komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah manajemen telah memenuhi tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan menyelenggarakan pengendalian internal.
3.
Auditor Intern Bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi memadai atau tidaknya
pengendalian
internal
entitas
dan
membuat
rekomendasi
peningkatannya. 4.
Personel lain entitas Peran dan tanggung jawab semua personel lain yang menyediakan informasi atau menggunakan informasi yang dihasilkan oleh pengendalian internal harus ditetapkan dan dikomunikasikan dengan baik.
5.
Auditor independen Sebagai bagian dari prosedur auditnya terhadap laporan keuangan, auditor dapat menemukan kelemahan pengendalian internal kliennya, sehingga ia dapat mengkomunikasikan temuan auditnya tersebut kepada manajemen, komite audit atau dewan komisaris.
6.
Pihak luar lain Pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian internal entitas adalah badan pengatur, seperti Bank Indonesia dan Bapepam.
16 2.5
Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2010:173) dalam bukunya yang berjudul Auditing,
keterbatasan atas pengendalian internal yaitu sebagai berikut: 1.
Kesalahan dalam Pertimbangan Manajemen
dan
personel
lain
sering
kali
salah
paham
dalam
mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu atau tekanan lain. 2.
Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan.
3.
Kolusi Tindakan bersama dalam individu untuk tujuan kejahatan tersebut disebut sebagai kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh sistem pengendalian internal yang dirancang.
4.
Pengabaian oleh Manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajer melaporkan jumlah laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapat bonus lebih tinggi.
5.
Biaya Lawan Manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan struktur pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu struktur pengendalian internal.
17 2.6
Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas
2.6.1 Pengertian Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2014:455), penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang di serahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang di terima oleh perusahaan, barang kemudian di serahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Sujarweni (2015:79), penjualan tunai adalah sistem yang diberlakukan oleh perusahaan dalam menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan pada pembeli. Setelah pembeli melakukan pembayaran, baru barang diserahkan, kemudian transaksi penjualan dicatat. Berdasarkan definisi beberapa ahli diatas, maka penulis dapat menyimpulkan penjualan tunai adalah suatu transaksi penjualan barang atau jasa dimana pembeli diwajibkan untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu untuk memperoleh keuntungan yang hendak dicapai oleh perusahaan.
2.6.2 Pengertian Penjualan Kredit Menurut
Mulyadi
(2014:210),
menyatakan
bahwa
penjualan
kredit
dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Menurut Sujarweni (2015:89), penjualan kredit adalah sistem penjualan di mana pembayarannya dilakukan setelah barang di terima pembeli. Jumlah dan jatuh tempo pembayarannya disepakati oleh kedua pihak. Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, maka penulis menyimpulkan penjualan kredit adalah suatu transaksi dengan cara mengirimkan barang kepada pembeli dan memberi batas waktu pembayaran dalam tanggal jatuh tempo yang telah disepakati kedua belah pihak yaitu penjual dan pembeli.
18 2.6.3 Pengertian Kas Menurut Bayangkara (2015:339), kas merupakan aset paling likuid dimiliki perusahaan harus dikelola dengan baik agar mampu memberikan kontribusi secara optimal dalam usaha pencapaian laba. Menurut Agoes (2012:166), kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian intern (internal control) yang baik atas kas dan setara kas. Berdasarkan definisi menurut beberapa ahli penulis dapat menyimpulkan kas adalah harta atau aset lancar perusahaan yang berasal dari transaksi penjualan tunai maupun kredit dan kas harus dikelola dengan baik agar dapat mencapai tujuan perusahaan yaitu mendapatkan laba yang maksimal dan harus ada pengendalian internal khusus untuk perlindungan kas perusahaan agar tidak terjadi fraud.
2.6.4 Siklus Penjualan dan Penerimaan Kas Siklus pendapatan dan penerimaan kas menurut Tunggal (2012:107) adalah sebagai berikut: 1.
Pemrosesan pesanan pelanggan Pemrosesan pesanan pelanggan terdiri dari aktivitas pengendalian: a.
Pelanggan diberi batas kredit sesuai kebiasaan pengambilan dan kemampuan pembayarannya, apabila melebihi dan tetap mau diproses, harus disetujui oleh yang berwenang.
b.
Saat proses surat perintah dimuat (talking order), bagian distribusi menanyakan kredit limit ke bagian akuntansi.
c.
Harga dan ketentuan didasarkan pada price list.
d.
Pesanan pelanggan harus mempunyai nomor unit. Pesanan pelanggan yang diproses harus berurutan.
e.
Pesanan pelanggan yang tercatat dan batal dikomunikasikan ke pelanggan.
f.
Melakukan konfirmasi pengiriman untuk hari yang bersangkutan.
2.
Penagihan, retur penjualan dan penyesuaian Penagihan,
retur
penjualan
dan
penyesuaian
terdiri
dari
aktivitas
pengendalian: a.
Harga dan ketentuan (misalnya jika waktu pelunasan) di invoice didasarkan pada price list yang ditetapkan. Pengecualian terhadap standar harus dengan
19 persetujuan pejabat yang berwenang. b.
Harga dan discount dihitung secara otomatis dalam sistem.
c.
Terdapat kebijakan mengenai penerbitan nota kredit (termasuk bukti pengembalian barang, invoice asli, dan dokumen pendukung lain yang perlu).
d.
Nota kredit yang disetujui oleh pejabat yang berwenang.
e.
Invoice harus mempunyai nomor urut invoice yang diproses harus berurutan.
f.
Invoice atau nota kredit didukung oleh dokumen pengiriman atau pengembalian barang sesuai kebijakan perusahaan.
3.
Proses penerimaan kas/bank Proses penerimaan kas/bank terdiri dari aktifitas pengendalian: a.
Pelanggan diberikan kwitansi tanda pembayaran dan dicocokan dengan uang yang masuk direkening koran/kas yang disetorkan ke rekening perusahaan (collection account) pada hari kerja berikutnya.
b.
Kwitansi harus mempunyai nomor urut.
c.
Penginputan dan penerimaan kas/bank Cash Receipt Voucher (CRV) diperiksa dan divalidasi, kesalahan yang teridentifikasi diperbaiki segera.
d.
Bank statement direkonsiliasi dengan saldo General Ledger (G/L) secara teratur.
e.
Pejabat yang berwenang menelaah jumlah discount yang diberikan kepada pelanggan.
f.
Manajemen membuat prosedur collection untuk menindaklanjuti piutang pelanggan yang telah jatuh tempo.
4.
Pemeliharaan data master pelanggan Pemeliharaan data master pelanggan terdiri dari aktifitas pengendalian: a.
Perubahan yang dicatat pada data master pelanggan dibandingkan dengan sumber dokumen yang diotorisasi atau dikonfirmasikan ke pelanggan untuk memastikan bahwa data tersebut diinput dengan tepat.
b.
Permintaan perubahan data pelanggan dibuat diformulir yang bernomor unit. Formulir yang diproses harus berurutan.
c.
Master data pelanggan secara berkala ditelaah oleh manajemen agar selalu akurat dan relevan.
d.
Laporan mengenai pelanggan yang sudah tidak melakukan transaksi selama periode tertentu ditelaah untuk memastikan data master pelanggan tetap relevan.
20 2.6.5 Fungsi Terkait Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2014:462), fungsi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu: 1.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
3.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan produk yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan produk tersebut ke fungsi pengiriman.
4.
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2.6.6 Dokumen Terkait Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2014:463), dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu: 1.
Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2.
Pita Register Kas (Cash Register Tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3.
Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan pada perusahaan (merchant) yang menjadikan anggota kartu kredit.
21 4.
Bill Of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan cash on delivery yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan.
5.
Faktur Penjualan COD (Cash On Delivery) Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan cash on delivery.
6.
Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
7.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan), data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom “jurnal harga” dalam kolom “pemakaian”. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.
2.6.7 Catatan Akuntansi Terkait Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2014:468), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu: 1.
Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
2.
Jurnal Penerimaan Kas Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
22 3.
Jurnal Umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4.
Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Selain itu kartu ini juga digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
5.
Kartu Gudang Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
2.6.8 Fungsi Terkait Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:204), fungsi yang terkait dalam penjualan kredit, yaitu: 1.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2.
Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3.
Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
23 4.
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan atau pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.
5.
Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.6.9 Dokumen Terkait Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:214), dokumen yang terkait dalam penjualan kredit, yaitu: 1.
Surat Order Pengiriman dan Tembusannya a.
Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.
b.
Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
24 c.
Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
d.
Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.
e.
Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barangbarang yang diterimanya.
f.
Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
g.
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian dimbil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).
2.
Faktur dan Tembusannya a.
Faktur Penjualan (Customer’s Copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan.
25 b.
Tembusan Piutang (Account Receiveable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
c.
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
d.
Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson).
e.
Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
3.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
4.
Bukti Memorial Dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
26 2.6.10 Catatan Akuntansi Terkait Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2014:207), dokumen yang terkait dalam penjualan kredit, yaitu: 1.
Jurnal Penjualan Untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
2.
Kartu Piutang Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya.
3.
Kartu Persediaan Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
4.
Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
5.
Jurnal Umum Utuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
2.7
Bagan Alir (Flowchart) Menurut Romney dan Steinbart (2013:163), flowchart didefinisikan sebagai
“A flowchart is an analytical technique used to describe some aspect of an information system in a clear, concise, and logical manner”. Simbol flowchart menurut Romney dan Steinbart (2013), dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut: 1.
Input or output symbols, merupakan perangkat atau media yang menyediakan input atau mencatat output dari proses operasi.
2.
Processing symbols, menunjukkan tipe perangkat apa yang digunakan untuk memproses data atau mengindikasi kapan sebuah proses dilakukan secara manual.
3.
Storage symbols, menunjukkan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data yang tidak sedang digunakan oleh sistem.
27 4.
Flow and miscellaneous symbols, mengindikasikan aliran data dan barang serta mewakili operasi dimana flowchart diawali atau diakhiri, dimana keputusan dibuat dan kapan memberikan penjelasan tambahan pada flowchart.
Berikut ini adalah penjelasan table input or output symbols: Table 2.1 Input or Output Symbols Simbol
Nama Document
Keterangan Dokumen dapat dipersiapkan secara manual atau dicetak dengan menggunakan komputer.
Multiple copies of one Digambarkan dengan cara document
menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen di bagian depan sudut kanan atas.
Input or output;
Setiap fungsi input atau
Journal or ledger
output pada flowchart digunakan untuk menggambarkan accounting journals dan ledger pada document flowchart.
Display
Informasi ditampilkan oleh peralatan output on-line, seperti terminal, monitor atau layar.
On-line keying
Memasukkan (entry) data melalui peralatan on-line, seperti terminal atau
28 personal computer. Terminal or personal
Simbol tampilan dan on-
computer
line digunakan bersama mewakili terminal dan personal computer.
Transmital tape
Control totals yang dipersiapkan secara manual digunakan untuk membandingkan dengan computer generated totals.
Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
Berikut ini adalah penjelasan table processing symbols: Table 2.2 Processing Symbols Simbol
Nama Computer processing
Keterangan Fungsi pemrosesan yang dilakukan komputer, biasanya menghasilkan perubahan pada data atau informasi.
Manual operations
Pelaksanaan
pemrosesan
yang dilaksanakan secara manual. Auxiliary operation
Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat selain komputer.
Off-line keying
Sebuah
operasi
menggunakan off-line
Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
perangkat
keying,
cash register
yang
seperti
29 Berikut ini adalah penjelasan table storage symbols: Table 2.3 Storage Symbols Simbol
Nama Magnetic disk
Keterangan Data disimpan secara permanen pada sebuah magnetic disk yang digunakan untuk file utama (master file) dan database.
Magnetic tape
Data
disimpan
pada
sebuah pita magnetis. On-line storage
Data disimpan dalam file on-line temporer melalui media yang dapat diakses secara langsung, seperti disk.
File
File
dokumen
manual
disimpan
dibuka yang
secara dan
kembali, ditulis
simbol
di
huruf dalam
menunjukkan
urutan
pengaturan
secara
N
A
=
=
Numeris, Alfabetis,
D = berdasar tanggal. Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
file
30 Berikut ini adalah penjelasan table flow and miscellaneous symbols: Table 2.4 Flow and Miscellaneous Symbols Simbol
Nama
Keterangan
Document or processing
Arah dari pengolahan atau
flow
aliran
dokumen;
aliran
yang normal adalah ke bawah dan ke kanan. Data or information flow
Arah dari aliran data atau informasi sering kali digunakan untuk menunjukkan salinan data dari satu dokumen ke dokumen lain.
On-page connector
Menghubungkan aliran pemrosesan yang terdapat pada halaman yang sama digunakan untuk menghindari garis-garis yang saling bersilangan di satu halaman.
Communication link
Pengiriman data dari satu lokasi ke lokasi lain melalui jalur komunikasi.
Off-line connector
Sebuah masuk dari atau keluar untuk halaman yang lain.
Terminal
Awal, akhir atau titik pemberhentian dalam proses atau program, juga dipergunakan untuk menunjukkan adanya pihak eksternal.
31 Decision
Sebuah langkah pengambilan keputusan yang digunakan dalam sebuah program flowchart untuk menunjukkan percabangan jalan alternatif.
Annotation
Komentar deskripsitif tambahan atau catatan penjelasan untuk klarifikasi.
Sumber Data: Romney dan Steinbart (2013)
2.8
Jurnal Penelitian Terdahulu
2.8.1 Jurnal Nasional 1.
Mavolia Marchia (2015) “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penerimaan
Kas Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (PERSERO) TBK Unit Bahu Manado”. Kas merupakan hal yang penting dalam setiap transaksi perusahaan, untuk itu diperlukan suatu sistem pengendalian intern kas khususnya penerimaan kas. Bank sebagai lembaga yang bergerak dibidang keuangan, dalam kegiatannya sehari-hari tidak terlepas dari transaksi penerimaan kas. Adanya pengendalian intern yang memuaskan untuk penerimaan kas, maka hal-hal yang merugikan perusahaan bisa dihindarkan atau dikurangi seminimal mungkin. Tujuan penelitian ini adalah mengevaluasi pelaksanaan sistem pengendalian intern penerimaan kas. Metode analisis data yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Hasil penelitian dapat disimpulkan pelaksanaan sistem pengendalian intern penerimaan kas pada PT. Bank Rakyat Indonesia secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik, hal ini ditandai dengan adanya pemisahan tugas, sistem pengamanan fisik kas yaitu uang kas yang ada di dalam kantor disimpan di dalam lemari besi yang dilengkapi dengan kunci kombinasi angka yang bersifat rahasia, pemeriksaan intern dilaksanakan secara insidentil dan laporan harian dibuat setiap hari kerja sehingga keadaan keuangan bank sehari-hari dapat diketahui. Prosedur penerimaan kas yang telah diterapkan Bank Rakyat Indonesia Unit Bahu Manado agar tetap dipertahankan dan jika
32 memungkinkan ditingkatkan sesuai
dengan perkembangan kegiatan dalam
perusahaan. 2.
Ervin Permatasari (2015) “Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Terhadap
Piutang Usaha Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Witel Jatim Selatan (Malang)”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi sistem pengendalian internal terhadap piutang usaha pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Witel Jatim Selatan (Malang). Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data dalam metode ini diperoleh melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Berdasarkan hasil penelitian, sistem pengendalian internal terhadap piutang usaha pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Witel Jatim Selatan (Malang) sudah berjalan cukup efektif, dimana manajemen perusahaan sudah menerapkan konsep dasar dan prinsip – prinsip pengendalian internal menurut COSO, tetapi masih memerlukan beberapa perbaikan. Perbaikan perlu dilakukan pada kebijakan perusahaan untuk menetapkan jaminan kepada pelanggan dan pendokumentasian Standard Operating Procedure (SOP).
2.8.2 Jurnal Internasional 1.
Nurmazilah Mahzani and Noor Aishah Binti Hassan (2015) “Internal Auditof
Quality in 5s Environment: Perception on Critical Factors, Effectiveness and Impact on Organizational Performance”. Upaya penelitian ini untuk mengukur faktor-faktor organisasi yang mempengaruhi efektivitas audit internal terhadap kualitas 5S seperti jumlah sumber daya, kompetensi auditor dan laporan audit, serta melihat bagaimana faktor-faktor ini memberikan dampak terhadap kinerja operasional perusahaan. Selain itu, penelitian ini juga menunjukkan hasil yang signifikan yaitu persepsi auditor internal dapat membantu perusahaan untuk mempengaruhi kinerja operasional dengan baik. 2.
Naziru Suleiman (2015) “Internal Audit and the Effectiveness and Efficiency
of Operations in Hospitals”. Kasus-kasus yang semakin meningkat dari penipuan keuangan dan skandal akuntansi perusahaan dalam beberapa tahun terakhir telah mengangkat perhatian lebih pada operasi mekanisme internal kontrol dan kinerja departemen audit internal dalam organisasi. Dalam kebanyakan kasus kehadiran sistem internal kontrol dan audit internal tampak baik dalam organisasi. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menilai peran internal audit dalam mencapai tujuan dari
33 sistem pengendalian internal rumah sakit federal di negara Kano dari persepsi responden. Penelitian ini menggunakan desain penelitian survei dan data yang dihasilkan dari sumber utama dengan menggunakan kuesioner. Sejumlah total 100 eksemplar kuesioner yang diberikan dari yang 68 sepatutnya diisi dan dikembalikan. Cronbach’s alpha digunakan untuk menguji validitas internal dari berbagai item dalam konstruksi, statistik deskriptif, uji chi-square, uji Mann Whitney, U dan Kruskal Wallis ANOVA digunakan untuk analisis data. Pembelajaran menemukan bahwa dari persepsi responden, departemen audit internal di Rumah Sakit Federal di negara Kano yang efektif bahwa mereka berkontribusi positif terhadap pencapaian keseluruhan tujuan sistem pengendalian internal rumah sakit tersebut. Tidak ada perbedaan signifikan yang ditemukan pada pandangan responden dari tiga rumah sakit. Oleh karena itu, penelitian ini menyimpulkan bahwa departemen audit internal merupakan
kebutuhan
dasar
untuk
efektivitas
operasi.
Dalam
temuan,
direkomendasikan bahwa audit internal harus terus untuk memastikan bahwa tujuan dari sistem pengendalian internal rumah sakit ini dicapai melalui evaluasi yang memadai dan tepat. 3.
Moon Kyung Cho, Ho Young Lee , dan Hyun Young Park (2015)
"Characteristics of Statutory Internal Auditors and Operating Efficiency". Tujuan penelitian ini adalah untuk meneliti tiga karakteristik yang berkaitan dengan auditor hukum internal yaitu, kompensasi, kegiatan dan keahlian, berdasarkan pengamatan pada 1.340 perusahaan pada tahun 2009-2010 menggunakan data pengungkapan publik yang tersedia bagi perusahaan-perusahaan Korea yang terdaftar. Dalam temuan para penulis menemukan bukti bahwa kompensasi auditor internal hukum berhubungan positif dengan efisiensi operasi. Ini berarti bahwa data kompensasi pada auditor internal hukum di Korea tidak dapat langsung mencerminkan kompetensi dan kemampuan untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka. Di sisi lain, penulis menemukan bukti untuk hubungan positif antara status penuh waktu untuk auditor internal hukum dan efisiensi operasi dan hubungan positif antara kehadiran di rapat dewan untuk auditor internal hukum dan efisiensi operasional. Hasil penelitian juga menunjukkan penurunan efisiensi operasi ketika auditor internal hukum yang baru diangkat. Akhirnya, keahlian auditor internal hukum dalam masalah keuangan atau hukum tidak memberikan keuntungan dalam hal efisiensi operasi.
34
