BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi yang terjadi pada akhir abad ke-20 telah membawa suatu paradigma baru bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Berbeda dengan pandangan para pelaku bisnis lama yang cenderung fokus pada upaya perolehan keuntungan yang hanya terpusat pada pemasaran semata, kini perusahaan-perusahaan telah mulai membuka mata untuk terus mengikuti perkembangan atas perubahanperubahan teknologi yang dilakukan dalam meningkatkan kualitas operasional serta manajerial. Tren sistem terintegrasi di dalam suatu perusahaan telah menenggelamkan metode lama dimana sistem dalam perusahaan masih terpisah seperti pulau-pulau informasi kecil yang menyebabkan pengolahan data yang tidak konsisten dan membuat proses kerja berulang serta adanya redudansi (duplikasi) data pada perusahaan bersangkutan. Sehingga perusahaan kini mulai mengadopsi terminologi dari konsep ERP (Enterprise Resouce Planning) yang mana mengintegrasikan sistem di dalam perusahaan secara menyeluruh berdasarkan modul-modul fungsional yang membuat pengolahan data dilakukan secara real time. SAP menjadi salah satu produk dari ERP yang memiliki modul terlengkap bila dibandingkan dengan produk sejenis. Kelebihan lainnya adalah bahwa SAP telah menjadi best practice untuk berbagai macam bidang usaha. Sehingga banyak perusahaan besar di dunia mengimplementasikan SAP sebagai sistem utama dalam mengoperasikan bisnis mereka. Implementasi SAP membutuhkan dana yang sangat besar dan kegagalan 1
2 dalam implementasi akan memberikan kerugian yang tidak sedikit pada perusahaan, sehingga SAP memberikan suatu metode tersendiri dalam mengimplementasi SAP yang diberi nama ASAP (Accelerated SAP). PT. J adalah sebuah perusahaan manufaktur kemasan plastik dan botol terkemuka dengan pangsa pasar lokal dan ekspor yang berlokasi di Surabaya dan Cikarang. PT. J ini merupakan salah satu subsidiary perusahaan kemasan plastik terbesar di Indonesia yang berlokasi di Tangerang (head office). Saat ini PT. J memiliki visi untuk menjadi perusahaan packaging plastik terkemuka di kawasan Asia Pasifik oleh karena itu PT. J bersikeras untuk terus melakukan inovasi-inovasi maupun pengembangan-pengembangan ke arah yang lebih baik dilihat dari sisi sistem maupun kemampuan manajerial yang telah ada. Dalam rangka melakukan perbaikan ke arah yang lebih baik, maka PT. J menyadari bahwa sistem yang sedang berjalan pada perusahaan terkait masih memiliki banyak sekali permasalahan. Oleh karena itu PT. J berfokus pada perencanaan perbaikan pada area proses bisnis perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal ini PT. J berencana akan mengintegrasikan seluruh sistem yang ada pada setiap bagian untuk memperoleh informasi-infomasi yang akurat dan real time. Hal inilah yang memutuskan perusahaan untuk mengambil langkah lebih lanjut dengan menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam rangka menyempurnakan sistem serta proses bisnis pada perusahaan terkait. Dalam mengimplementasikan ERP, PT. J memilih produk SAP karena dianggap SAP merupakan produk yang dianggap paling memenuhi kebutuhan akan requirement PT. J itu sendiri. Dan dalam proses implementasi ini, PT. J berencana untuk menerapkan berbagai modul dalam mendukung proses bisnisnya. Modul-modul yang
3 akan diimplementasikan oleh PT. J adalah modul Material Management, Sales & Distribution, Production Planning, Plant Management, dan Financial & Controlling. Dan dalam penulisan skripsi ini, modul yang akan dibahas adalah implementasi pada modul Material Management, Production Planning dan Financial Accounting. . 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari skripsi yang akan dibahas terdiri dari: • Project Preparation termasuk menentukan tim proyek, merumuskan detil rencana implementasi hingga menetapkan sasaran dari proyek. • Business Process yang dibahas adalah Material Master, Purchase Requisition, PR approval, Purchase Order, PO approval, Goods Receipt, Goods Issue, Master Data (Bill of Material, Routing, Work Center, Production Version), Materials Requirement Planning, Capacity Requirement Planning, Production Planning, Production Execution, Master data Financial Accounting (account group, cost center, house bank), Account Payable dan Payment to Vendor. • Business Blueprint beserta Functional Specification terkait modul Material Management, Production Planning dan Financial Accounting terkait dengan business process yang dibahas. • Pengembangan lain-lain yang berupa program material master request.
Dan ruang lingkup yang tidak dibahas pada skripsi ini adalah: • Modul Controlling.
4 • Modul Material Management terkait proses stock transfer, stock opname serta segala pentuk jenis pembelian di luar pembelian jenis material stok. • Modul Production Planning yang terkait dengan proses Master Production Schedule, Demand Management, Regrind Management dan Sales Operation Planning. • Modul Plant Maintenance. • Modul Warehouse Management. • Modul Sales and Distribution. • Modul Finance Accounting yang terkait dengan aktifitas pada asset, proses closing, loan, petty cash serta cash in bank fill up.
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Menjalankan tugas dan wewenang tim proyek sesuai dengan peran pada masingmasing anggota terkait dengan proyek yang akan dilaksanakan. 2. Menganalisis requirement dari para business process owner pada business process yang dibahas terkait dengan modul Material Management, Production Planning dan Financial Accounting. 3. Merancang Business Blueprint sesuai dengan requirement yang ada terkait business process yang dibahas. 4. Merancang functional specification untuk beberapa requirement yang tidak ter-cover oleh SAP.
5 Adapun manfaat dari tujuan penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Implementasi berjalan lancar sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan, dimana masing-masing anggota tim proyek mampu mengerjakan tugas-tugasnya sesuai dengan rincian job desk yang ada. 2. Hasil dari analisis requirement dapat menjadi sebuah identifikasi keberhasilan dari business blueprint dalam memenuhi banyaknya requirement yang ada dari para business process owner. 3. Business blueprint yang dirancang dapat menjadi dasar dalam melakukan customizing sistem SAP. 4. Functional specification dapat menjadi landasan bagi tim Abapper di dalam pembuatan program yang berkualitas dan tepat guna.
1.4 Metodologi Pada penulisan skripsi ini, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut: 1. Objek Penulisan Skripsi • PT. J, Surabaya dan Cikarang. • Business Process terkait pada modul-modul yang dibahas sesuai dengan ruang lingkup. • SAP R/3 Modul Material Management, Production Planning dan Financial Accounting.
6 2. Metode pengumpulan data yang terdiri atas : a. Studi Lapangan Terdapat tiga cara studi lapangan yaitu : i. Observasi yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati langsung pelaksanaan persiapan implementasi. ii. Wawancara yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan orang-orang yang terlibat langsung dengan proses bisnis pada PT. J. iii. Program magang adalah suatu kegiatan pembelajaran di lapangan yang bertujuan untuk memperkenalkan dan menumbuhkan kemampuan mahasiswa dalam dunia kerja nyata. Pembelajaran ini terutama dilaksanakan melalui hubungan yang intensif antara peserta program magang dan tenaga pembinanya di instansi/perusahaan. b. Studi Pustaka Studi pustaka bertujuan memperoleh data yang berkatitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini, yaitu dengan mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan modul yang dibahas.
3. Metode implementasi : Metode implementasi yang digunakan adalah metode ASAP yang terdiri dari Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, serta Go live and Support. Namun yang dibahas pada skripsi ini adalah pada tahap Project Preparation dan Business Blueprint. 1. Project Preparation
7 Pada fase ini, proyek mulai direncanakan serta membuat fondasi yang kuat untuk perencanaan implementasi. Pada tahap ini yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan struktur tim proyek. 2. Mengembangkan
tim
serta
komite-komite
yang
bersangkutan
dan
menetapkan berbagai sumber daya yang diperlukan. 3. Mendefinisikan tujuan tim proyek. 4. Mengklarifikasikan ruang lingkup implementasi. 5. Mendefinisikan jadwal proyek. 6. Business Blueprint Pada fase ini, pembuatan Business Blueprint dilakukan melalui proses tanya jawab (Question & Answer). Disini dijelaskan mengenai proses bisnis serta melakukan mapping struktur organisasi untuk dapat direpresentasikan ke sistem SAP. Pada tahap ini juga tujuan serta jadwal keseluruhan proyek dapat direvisi lagi sesuai dengan kenyataan yang berjalan.
1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada skripsi ini adalah sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup penulisan skripsi, tujuan dan manfaat penulisan skripsi, metodologi penulisan skripsi, serta sistematika penulisan skripsi.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
8 Pada bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang memiliki kaitan dengan teori-teori umum ataupun teori-teori khusus yang baik secara langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan implementasi proyek SAP kali ini, yakni pada modul Material Management, Production Planning dan
Financial Accounting. Selain itu,
terdapat juga teori yang mendukung tentang metode implementasi ASAP (Accelerated SAP), serta teori-teori terkait lainnya.
BAB 3 : PROJECT PROFILE Pada bab ini akan dibahas mengenai identitas dari objek penelitian, lokasi penelitian (dalam kasus ini adalah PT. J yang berlokasi di Surabaya) serta profil tim proyek terkait, Length of Effort yang telah dilakukan oleh penulis selama melakukan kerja praktek di perusahaan tersebut serta kondisi perusahaan yang sedang berjalan. Selain itu, akan dibahas pula identifikasi masalah dari skripsi ini.
BAB 4 : RANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dibahas mengenai rancangan atas kebutuhan yang ada dari PT. J yang digambarkan dengan Business Blueprint. Pada Business Blueprint itu sendiri akan dibagi menjadi proses mapping, business scenario, business process, functional specification, serta pengembangan-pengembangan lainnya terkait dengan requirement yang ada pada PT. J.
9 BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ke-5 ini merupakan bab penutup yang berisi simpulan dari seluruh pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya serta saran-saran yang dapat dijalankan oleh perusahaan ke depannya nanti.
