BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi dan informasi yang sangat pesat di era informasi ini, membuat sistem informasi telah menjadi suatu elemen penting dalam perusahaan untuk meningkatkan aktivitas bisnis dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat. Sekarang ini, sistem informasi telah menjadi suatu hal yang bisa menjadi keuntungan persaingan (competitive advantage) bagi perusahaan dalam meningkatkan daya jual bisnisnya. Perusahaan berlomba-lomba untuk membuat strategi informasi yang paling cocok dan tentunya sistem informasi yang up-to-date untuk mendukung aktivitas bisnis yang berjalan dan menunjang keberhasilan perusahaan itu sendiri. Untuk mendapatkan sistem informasi yang tepat bagi perusahaan, perusahaan memerlukan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang berguna untuk membuat perusahaan menjadi industri yang lebih unggul dari perusahaan lain yang sejenis. Strategi infomasi berfungsi untuk mendukung proses bisnis dalam perusahaan antara lain dengan menyediakan informasi untuk tingkat manajemen eksekutif dalam mendukung perkembangan dan implementasi dari strategi bisnis yang terencana, mengembangkan produk, menghasilkan produk, dan memasarkan produk, serta memberikan layanan berbasis sistem informasi. Keberadaan strategi informasi dan pemanfaatan teknologi informasi merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Teknologi informasi ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi yang tepat waktu, cepat danakurat. Perusahaan tekstil kelompok "LUCKY TEKSTIL” yang dinamakan PT. Lucky Abadi Tekstil Pabrik(PT.LATP) dipimpin oleh Tn. Djohansjah Tamin. Perusahaan tersebut telah berdiri sejak tahun 1960 dan menjadi salah satu pelopor industri percetakan tekstil modern di Indonesia. PT. Lucky Abadi Tekstil Pabrik(PT.LATP) terbentuk dengan 20.000 spindle dan 528 alat tenun Rusia. Perusahaan milik kelompok “LUCKY TEKSTIL” memiliki perusahaan lain yang bergerak dibidang yang sama tetapi memiliki aktivitas dan kegiatan yang berbeda 1
2
secara eksklusif seperti PT. Patal Cimanggis Indah (PT PCI) dan PT. Lucky Print Abadi (LPA). PT.LATP juga mengalami ekspansi secara luas dengan menambah 30.000 spindle untuk mencapai total 70.000 spindle. Dengan mesin ini, kapasitas pemintalan lebih dari dua kali lipat.PT.LATP ini mencakup benang kapas eksklusif mulai dari 11s sampai 40-an count (digaruk dan disambung), dengan fasilitas tambahan untuk menggandakan dan memutar. Sekitar dua pertiga dari produksi benang dijual untuk menenun, merajut dan pabrik handuk, sementara satu-ketiga dialihkan ke PT. LPA untuk di-rumah konsumsi. Keinginan PT.LATP dalam meningkatkan hasil produksi terus diupayakan hal tersebut untuk mewujudkan visi peningkatan kualitas penjualan, namun pada kenyataannya prosesproduksi barang dan penjualan masih belum efektif. PT.LATP pada saat ini masih menggunakan cara manual dalam peng-inputan data pembelian, penerimaan bahan baku, penjualan dan stock akhir barang yaitu dengan menggunakan Ms.Excel dalam pengoperasiaannya dan proses pembelian bahan baku dan penjualan yang telah berjalan hingga saat ini juga masih dilakukan secara manual dengan Ms.Excel untuk menghitung jumlah akhir penjualan dan kegiatan penjualan lainnya sehingga kecepatan dan tingkat akurasi proses bisnis yang dihasilkan PT.LATP belum maksimal. Berhubungan dengan masalah di atas, penelitian ini ditujukan untuk membuat rancangan database design untuk mendukung operasi bisnis PT. Lucky Abadi dalam melakukan transaksi pembelian, transaksi penjulan, dan persediaan. Dengan adanya database design ini PT. Lucky Abadi diharapkan mampu menciptakan data yang lebih terorganisir sehingga dapat mempermudah dalam pengaksesan data, pembuatan laporan, dan penyampaian informasi yang dibutuhkan. 1.2. Ruang Lingkup Dari permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memutuskan untuk membatasi ruang lingkup penulisan pada: 1. Menganalisis kebutuhan informasi yang mendukung kegiatan operasional PT. Lucky Abadi pada bagian penjualan produk, pembelian barang, dan persediaan. 2. Merancang basis data pada sistem penjualan (termasuk di dalamnya pencatatan transaksi penjualan, pembuatan laporan penjualan, dan surat
3
jalan). 3. Merancang basis data pada sistem pembelian bahan baku (termasuk di dalamnya pencatatan transaksi pembelian bahan baku secara tunai ataupun kredit, pembuatan laporan bahan baku yang terpakai atau tidak tepakai). 4. Merancang basis data pada sistem persediaan (termasuk di dalamnya keluar masuknya barang dari gudang bahan baku dan gudang finishing prodak, detil stok barang ada di gudang, persediaan barang). 5. Menggunakan basis data sebagai dasar dari operasional kegiatan perancangan sistem. 6. Merancang basis data yang akan digunakan untuk menyimpan data yang berkaitan dengan sistem pembelian, penjualan, dan persediaan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian: • Menganalisis sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan informasi PT. Lucky Abadi • Merancang aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan sistem PT. Lucky Abadi yang mempermudah dalam melakukan proses manipulasi data dan pencarian data. • Melakukan analisis dan merancang basis data untuk pembelian, penjualan dan persediaan • Merancangsuatuaplikasiyangterhubungdenganbasisdatayangmemudahkan pengguna untuk melihat dan mengubah data pada basis data. • Menghasilkan laporan penjualan, pembelian dan persediaan yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan oleh mananejemen perusahaan. Manfaat penelitian: • Dapat mengetahui masalah yang terjadi pada proses penjualan, pembelian dan persediaan agar dapat dibuat sistem baru untuk menyelesaikan masalah.
4
• Meningkatkan performance karyawan dengan akses reporting yang lebih fleksibel. • Penggunaan basis datasebagai tempat penyimpanan data perusahaan yang akan menyimpan data secara terorganisasi dan terintegrasi. • Mempermudah dalam melakukan manipulasi data dan pencarian data. • Penyimpanan dan pengolahan data penjualan, pembelian, dan persediaan tersusun rapi dalam sebuah sistem basisdata.
1.4 Metodologi Metodologi penelitian sebagai berikut: 1.4.1 Metodologi Analisis a.
Studi Lapangan •
Mempelajari dan memeriksa data-data yang digunakan pada PT. Lucky Abadi berupa faktur-faktur, laporan-laporan dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan fungsi-fungsi bisnis PT. Lucky Abadi.
•
Wawancara kepada pimpinan PT. Lucky Abadi.
•
Survey langsung ke PT. Lucky Abadi.
b. Studi Pustaka Studi Pustaka di lakukan untuk memperoleh data tambahan dengan mencari dan mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik skripsi. Metode ini juga digunakan untuk mencari metode-metode serta solusi yang relevan terhadap permasalahan yang ada. Penelitian ini di lakukan dengan mengkaji teori-teori serta data ilmiah dari berbagai literatur yang akan dijadikan pedoman penulisan skripsi, serta sumbersumber lain seperti buku teks, jurnal dan situs internet yang berkaitan dengan topik skripsi. 1.4.2 Metodologi Perancangan Menurut Connolly dan Begg (2010, p86), arsitektur ANSISPARC three-level dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
5
Gambar 1.4.2.1 Arsitektur ANSI-SPARC Three-level •
Level Eksternal Level Eksternal terdiri dari sejumlah view database untuk pengguna, dimana masing-masing pengguna hanya akan menangani satu bagian view saja. Setiap pengguna memiliki view yang ditunjukan dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pengguna. View eksternal hanya terbatas pada entitas, atribut dan hubungan antar entitas lain yang tidak tampil pada view tetap berada dalam database,tapi pengguna mungkin tidak menyadarinya.
•
Level Konseptual View konseptual menjelaskan data apa saja yang disimpan dalam database dan hubungan antar data. Level ini berisi struktur logical yang ada di dalam database seperti yang terlihat oleh DBA. Level konseptual menunjukkan: •
Seluruh entitas, atribut dan hubungannya
•
Data constraint
•
Informasi semantik tentang data
•
Keamanan dan integritas informasi
6
•
Level Internal Level ini menjelaskan bagaimana data disimpan dalam database.Level
internal
merepresentasikan
keseluruhan
database secara fisik. Level internal meliputi implementasi database untuk mengoptimalkan kinerja dan penyimpanan dalam database. Ini meliputi struktur data dan file organisasi yang digunakan untuk menyimpan data dalam storage device. Level internal berfokus pada: •
Ruang penyimpanan untuk data dan indeks
•
Catatan deskripsi untuk penyimpanan
•
Catatan penempatan data
•
Teknik enkripsi data
Dengan kata lain level ini berkaitan dengan struktur penyimpanan/database yang tersimpan yang menerangkan tempat pada penyimpanan data pada internal view dan definisi struktur penyimpanan pada skema internal yang menerangkan hubungannya dengan cara pengaksesan data yang disimpan. Tujuan dari arsitektur three-level adalah untuk menyediakan data independence yang berarti bahwa level yang lebih tinggi tidak terpengaruh oleh perubahan pada level yang lebih rendah.
Menurut Connoly & Begg (2010, p313), metode analisis dan perancangan basis data yang diperlukan menggunakan teori database lifecycleyang meliputi: a. Database Planning Metode ini merencanakan bagaimana tahapan siklus hidup yang dapat direalisasikan dengan cara yang efektif dan efisien. b. System Definition Pada tahapan ini menspesifikasikan ruang lingkup dan batasanbatasan dari aplikasi basis data penggunaannya dan aplikasinya. c.
Requirements Collection and Analysis Pada tahapan ini mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan pengguna dan lingkup aplikasi yang ada.
7
d.
Database Design: 1.
Conceptual Database Design (Perancangan
Basis Data Konseptual)
Model data akan dibuat menggunakan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Pengumpulan informasiinformasi yang dibutuhkan meliputi mengidentifikasi tipe entitas,
mengidentifikasi
hubunganatributdengan
tipe
relasi,
mengidentifikasi
entitas,pembuatankamusdataserta
menentukan primary keydan foreignkey. 2. Logical Database Design(Perancangan Basis Data Logikal) Padatahapaniniakandilakukanpemetaanperancangandarimod elkonseptualkemodel modeldatauntukperancangan
logikalyangdipengaruhioleh database.Perancanganlogikal
database meliputi perolehan relasi untuk model logikal, melakukan validasi hubungan menggunakan normalisasi, mengulas model logikal yang dibuat kepada pengguna.
3. Physical Database Design(Perancangan Basis Data Fisikal) Perancanganbasisdatafisikalmengimplementasikanbasis data yang dibuat pada penyimpanan sekunder. Didalamnya mendeskripsikan tentang relasi dasar, organisasi file dan efisiensi pengaksesan data. Pada perancangan basis data fisikal dilakukan beberapa tahapan seperti menerjemahkan model data logikal ke sistem
basis data yang dituju,
merancang organisasi file dan indeks, juga merancang sudut pandang pengguna.
e.
DBMS Selection (optional) Pada tahap ini DBMS diseleksi untuk dicari yang cocok untuk diterapkan ke dalam aplikasi basis data.
8
f. Application Design Pada tahap ini akan dilakukan perancangan user interface dan program aplikasi yang akan digunakan.
g.
Prototyping (optional) Membangun model pekerjaan atau kegiatan pada aplikasi basis data yang memungkinkan perancangan atau pengguna untuk memvisualisasikan sistem yang dihasilkan agar dapat dievaluasi apabila masih ada kekurangan sebelum diterpkan pada organisasi
h.
Implemetation Merupakan tahap yang merealisasikan design basis logika dan design fisik dari sistem basis data.
i. Data Convertion and Loading Merupakan tahap pemindahan semua data yang ada ke dalam basis data baru dan mengubah semua aplikasii yang ada guna menjalankan sistem basis data yang baru.
j. Testing Merupakan proses pengimplementasikan sistem basis data pada periode tertentu, guna menemukan kesalahan yang ada pada sistem.
k.
Operational Maintenance Merupakan proses pemantauan dan pemeliharaan dari sistem basis data yang telah dipasang.
1.5 Sistematika Penulisan Penulisan laporan skripsi ini dikelompokan menjadi lima bab dan setiap bab saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Secara garis besar, kelima bab tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
9
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulis membahas mengenai hal-hal bersifat umum hingga menuju topik yang berhubungan dengan penelitian. Bab pendahuluan berisikan latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi mencakup metodologi analisis dan metodologi perancangan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi uraian teori-teori serta kerangka kerja yang berhubungan dengan perancangan database design serta teori-teori pendukung lainnya seperti teori pembelian, teori produksi dan teori penjualan barang dari para pakar. BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Pada awal bab ini akan menguraikan secara sekilas tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab, analisa subjek data dan fungsi bisnis, analisa teknologi informasi, analisa kebutuhan informasi perusahaan, analisa database dan sistem yang sedang berjalan serta menjelaskan inti dari penulisan skripsi ini, yang dimulai dari tahap analisis masalah hingga tahap penentuan solusi. Penulis akan menganalisis masalahmasalah yang ada, dan memberikan solusi pemecahan masalah. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini terdapat hasil-hasil dari perancangan sistem informasi berdasarkan metodologi yang dibahas sebelumnya. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang menguraikan tentang kesimpulan yang diperoleh dari perancangan dan uji coba sistem Database Design pada PT. Lucky Abadi serta saran-saran yang disampaikan untuk dapat meningkatkan manfaat yang didapat dari penelitian ini.
