ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2)

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 49

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2) ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2) ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2010

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL

Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

5

6

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN AED

automatische externe defibrilatoren

ASTRID

all-roud semi-cellular trunking radio communication system with integrated dispatchings

BBK

bijzondere beroepsbekwaamheid

BBT

bijzondere beroepstitel

B-Fast

Belgian First Aid & Support Team

CDV

centra voor dagverzorging

CEBAM

Belgian Centre for Evidence-Based Medicine

CIC

communicatie- en informatiecentrum

EER

Europese Economische Ruimte

EWRS

Early Warning and Response System

FAGG

Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten

FANC

Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle

FOD

federale overheidsdienst

GSD

gespecialiseerde spoeddienst

HC 100

hulpcentrum 100

HSC

Health Security Commitee

IHR

International Health Regulations (Internationaal Gezondheidsreglement)

KB

koninklijk besluit

Medex

Bestuur van de Medische Expertise

MIP

Medisch Interventieplan

MO

Management Office

MUG

mobiele urgentiegroep

NFP

national focal point

NIP

nood- en interventieplan(nen)

PIBA

Provinciaal Instituut voor Brandweer- en Ambulanciersopleiding

PIT

paramedisch interventie team

PRIMA

Plan Risico’s en Manifestaties

PSIP

Pscyhcosociaal Plan

PVT

psychiatrische verzorgingstehuizen

RAG

Risico Assessment Groep

RCG

Raadgevend Comité van Gebruiker

RIZIV

Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

RMG

Risico Management Groep

ROB

rustoord voor bejaarden

RVT

rust- en verzorgingstehuis

SEL

samenwerkingsinitiatieven eerstelijnsgezondheidszorg

SIP

Sanitair Interventie Plan

SIT

samenwerkingsinititatieven inzake thuisverzorging

SSCEC

Ship Sanitation Control Exemption Certificates

SSMG

Société scientifique de Médecine générale

VVVL

(FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu

WGO

Wereldgezondheidsorganisatie

WIV

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

8

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk

Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Reekscode

Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren.

Datering

De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk.

Bewaartermijn

De bewaartermijn wordt bepaald door het directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.

Def. bestemming

De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen

Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven.

9

Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer (DG2) – Archiefselectielijst

Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst A.001

Processen-verbaal en bijhorende stukken van de stafvergaderingen van DG2

2003-heden

5 jaar

bewaren

Er is een tweewekelijkse stafvergadering met de celhoofden van de dienst Gezondheidsberoepen en een maandelijkse algemene stafvergadering (met roterend voorzitterschap). De processen-verbaal van de stafvergaderingen en de documenten behandeld/besproken tijdens de vergadering worden op de G-schijf gearchiveerd

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst A.002

Verslagen van het directiecomité van de FOD VVVL

2003-heden

10 jaar

vernietigen

A.003

Management- en operationele plannen DG2

2003-heden

10 jaar

bewaren

A.004

Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur-generaal

2003-heden

5 jaar

selecteren

1

Bewaren op het niveau van de voorzitter van de FOD.1

Persoonlijke of louter informatieve e-mails vernietigen. E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en

M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 81. 10


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

moeten bewaard worden. De e-mails dienen bij voorkeur op elektronische drager bewaard te worden en buiten de e-mail software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat.2

2

S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 (raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief: http://arch.arch.be). 11


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

MANAGEMENT OFFICE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst B.001

Stukken betreffende de ontwikkelcirkels:3 verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van MO

ca. 2003heden

5 jaar

vernietigen

De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.4

De verslagen worden ook in pdf ingeladen in DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst B.002

Dossiers inzake budgetopmaak (begrotingsfiches, overzichtstabellen en verantwoordingsnota’s voor het Parlement en het Rekenhof)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B.003

Tabel voor de opvolging van de uitvoering van de begroting

2007-heden

3 jaar

vernietigen

Het betreft data die ook in Fedcom opgeslagen zijn.

2003-heden

5 jaar

vernietigen

De originele facturen worden bewaard door B&B.

Deze tabel werd door de administratie aangemaakt omwille van het gebruiksgemak (vlotter raadpleegbaar dan Fedcom)

B.004

Vastleggingsdossiers met kopieën van betaaldocumenten Papieren en elektronische dossiers

3

Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden – leidinggevenden en medewerkers – te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. http://www.fedweb.belgium.be. 4 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 12


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

B.005

Intranet

2003-heden

tot substitutie

selecteren

Een beeld van de site bewaren bij elke grondige wijziging. Het Rijksarchief bereidt richtlijnen voor inzake de archivering van websites.

B.006

Stukken betreffende de technische uitbouw en het onderhoud van de intranetsite

2003-heden

tot substitutie

selecteren

Samenvattende documenten i.v.m. de technische structuur bewaren.

B.007

Affiches, folders en publicaties (d.w.z. alle ‘producten’ van de cel Communicatie)

2003-heden

5 jaar

bewaren

Eén exemplaar in beide landstalen bewaren.

B.008

Dossiers inzake de voorbereiding van informatie- en communicatiecampagnes van DG2

2003-heden

5 jaar

vernietigen

Bevatten: briefwisseling, vertalingen, drukproeven enz.

B.009

Facturen en bestelbons m.b.t. informatie- en communicatiecampagnes

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B.010

Jaarlijkse personeelsplannen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

B.011

Personeelsdossiers

?-heden

tot uitdiensttreding van het personeelslid

vernietigen

2007-heden

1 jaar

vernietigen

Bevatten: kopieën van documenten die door P&O aan DG2 worden overgemaakt (bijvoorbeeld: toelatingen tot deeltijds werken, stukken betreffende pensioneringen, promoties enz.)

B.012

5

Stukken betreffende het prikklokbeheer

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 13

De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door P&O.5


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


B.013

Dossiers inzake logistieke aangelegenheden (bijvoorbeeld: onthaal van de bezoekers, catering)

2007-heden

1 jaar

vernietigen

B.014

Stukken betreffende aanvragen voor vertalingen bij de dienst Vertalingen van de FOD VVVL

2007-heden

1 jaar

vernietigen

B.015

Stukken betreffende aanvragen voor Taxipost

2007-heden

1 jaar

vernietigen

B.016

Overzichtslijsten van te verzenden post (met het oog op de controle van verzendingen door B&B)

2007-heden

1 jaar

vernietigen

B.017

Stukken betreffende de bestelling van treintickets

2007-heden

1 jaar

vernietigen

Opmerkingen

SECRETARIAAT VAN DE DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst C.001

Databank ‘Suivi’ voor de registratie van inkomende en uitgaande briefwisseling

1996-heden

tot substitutie

vernietigen

C.002

Opvolgingstabel briefwisseling (Excel)

2008-heden

5 jaar

bewaren

C.003

Briefwisseling en nota’s, verzonden door de directeur-generaal

2008-heden

5 jaar

bewaren

2008-heden

5 jaar

vernietigen

Papier en digitale versie, geordend op volgnummer

C.004

6

Opvolgingstabel parlementaire vragen (Excel)


Bewaren op het niveau van de diensten van de voorzitter.6

Het betreft een volledige reeks, op systematische wijze geordend.


Code van de reeks C.005

Reeks

Parlementaire vragen

Datering

Bewaartermijn


2008-heden

5 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Parlementaire vragen worden gepubliceerd.

Papieren en digitale versie van de vragen en de antwoorden.

C.006

Opvolgingstabel kabinetsnota’s (Excel)

2008-heden

5 jaar

vernietigen

C.007

Kabinetsnota’s

2008-heden

5 jaar

vernietigen

2008-heden

3 jaar

vernietigen

Papieren en digitale versie van nota’s en de antwoorden

C.008

7

Opvolgingstabel vertalingen (Excel)

Ibid., p. 81. 15

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de voorzitter.7


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

LEGAL MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst D.001

Politieke, verklarende of interpretatieve nota’s

jaren 1980heden

10 jaar

bewaren

D.002

Dossiers inzake het uitwerken van koninklijke en ministeriële besluiten en van wetsontwerpen

ca. 2000heden

30 jaar

bewaren

Volledige opvolgingsdossiers, ev. met inbegrip van een beroepsdossier (Raad van State)

D.003

Dossiers van gezondheidsbeoefenaars die beroep aantekenen tegen het advies van een erkenningscommissie

?-heden

even lang als de erkenningsdossiers zelf (dus: levenslang)

selecteren

D.004

Opvolgingstabel van de wetgevende dossiers (Excel-bestand)

2009-heden

10 jaar

bewaren

16

Zelfde selectiecriteria als voor de ‘gewone’ erkenningsdossiers (zie p. 79 e.v.). De beroepsdossiers worden na afhandeling overgemaakt aan de dienst Gezondheidsberoepen .


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

DATA MANAGEMENT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst E.001

Federale databank van de beoefenaars van de gezondheidszorgberoepen, het zogenaamde kadaster van de gezondheidsberoepen

2003-heden

tot substitutie

bewaren

E.002

Technische documentatie over de databank

2003-heden

even lang als de databank zelf

bewaren

17

In 2010 zal de huidige applicatie vervangen worden door ‘e-CAD’ (electronic cadastre).


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

30 jaar

bewaren

INTERNATIONALE & STRATEGISCHE COÖRDINATIE NATIONALE COÖRDINATIE & TRANSVERSALE PROJECTEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst F.001

Dossiers inzake vergaderingen van werkgroepen van de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid voor de activiteiten van DG2 (bijvoorbeeld: de permanente werkgroep Kankerplan) Bevatten: uitnodigingen met agenda, verslagen en bijhorende stukken

8

jaren 1990heden

Het algemeen secretariaat van de IMC Volksgezondheid wordt waargenomen door DG1 (Legal Management, cel Raden en Commissies).8 Het secretariaat van de interkabinettenwerkgroepen die de werkzaamheden van de IMC voorbereiden, wordt echter waargenomen door de dienst van de voorzitter van de werkgroep.

K. DEVOLDER, Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2010, p. 155. 18


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

F.002

Dossiers inzake de opvolging van transversale projecten, zoals het project Koolstofmonoxide (federaal register CO-intoxicatie in België) door Antigifcentrum

?-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: jaarverslagen, het eindverslag, het eindrapport of –product.

F.003

Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s

?-heden

5 jaar

vernietigen


F.004

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen

?-heden

5 jaar

vernietigen


STRATEGISCHE ORGANISATIE VAN DE EERSTELIJN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

?-heden

10 jaar

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst G.001

Dossiers inzake subsidies aan beroepsorganisaties van de eerstelijnszorg zoals Domus Media vzw, SSMG, of aan kenniscentra zoals CEBAM

selecteren

Bewaren: de actieplannen die de organisaties ter goedkeuring voorleggen, de verslagen van de begeleidingscommissies, de eindrapporten of -producten (bijvoorbeeld: aanbevelingen inzake goede medische praktijk). Vernietigen: briefwisseling, financiële stukken.

G.002 9

Dossiers inzake onderzoeksprojecten ‘eerstelijnszorg’

?-heden


10 jaar

selecteren

Bewaren: de beschrijving van


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

de projecten, de verslagen van de begeleidingscommissies, de eindrapporten of -producten, ev. publicaties die uit het project voortvloeien Vernietigen: ingediende, maar niet weerhouden projecten, financiële stukken, briefwisseling. G.003

Jaarverslagen met resultatenrekening van de diverse huisartsenkringen

2002-heden

5 jaar

vernietigen

G.004

Syntheserapport gemaakt op basis van de jaarverslagen van de huisartsenkringen

2002-heden

5 jaar

bewaren

INTERNATIONALE COÖRDINATIE Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

?-heden

10 jaar

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst H.001

Dossiers inzake vergaderingen in het kader van EWRS (Early Warning and Response System)

20

selecteren

Bewaren: stukken betreffende de voorafgaande coördinatievergaderingen met gemeenschappen en gewesten georganiseerd door de cel Internationale Coördinatie, nota’s die het Belgische standpunt weergeven, eigen rapporten over de


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten van de EU. H.002

Dossiers inzake vergaderingen in het kader van IHR (Internationaal Gezondheidsregelement)10

2005-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: stukken betreffende de voorafgaande coördinatievergaderingen met gemeenschappen en gewesten georganiseerd door de cel Internationale Coördinatie, documenten die het Belgische standpunt weergeven, eigen rapporten over de vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten van de WHO.

H.003

10

Dossiers inzake de activiteiten van het Belgische national focal point, de Risico Management Groep (waarvan het NFP deel uitmaakt als vertegenwoordiger van de federale overheid), en de Risico Assessment Groep ( het NFP is één van de 9 permanente experts van de RAG)

2008-heden

10 jaar

bewaren

Het IHR ( International Health Regulations) is sinds 1951 het internationale gezondheidsreglement van de WHO. Het is een internationaal rechtsinstrument dat wettelijk bindend is voor alle verdragsstaten. De herwerkte versie van IHR werd op 23 mei 2005 aangenomen door de WGO en trad in werking op 15 juni 2007. http://www.juriwel.be 21


Code van de reeks H.004

Reeks

Dossiers inzake vergaderingen van het HSC (Health Security System)

Datering

2001-heden

Bewaartermijn 10 jaar

Definitieve bestemming selecteren

Opmerkingen

Bewaren: documenten die het Belgische standpunt weergeven, eigen rapporten over de vergaderingen. Vernietigen: officiële documenten van de EU.

H.005

Dossiers inzake vergaderingen van de ECDC management board (European Centre for Disease Prevention and Control)

2005-heden

10 jaar

selecteren

Bewaren: documenten die het Belgische standpunt weergeven, voorbereidende documenten, eigen rapporten van de vergaderingen. Vernietigen: offficiële rapporten van het ECDC (meeting reports, mission reports, surveillance reports, technical documents enz. worden gepubliceerd op de website http://ecdc.europa.eu).

22


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

GEZONDHEIDSBEROEPEN UNIVERSITAIRE GEZONDHEIDSBEROEPEN Voor de archieven van de Hoge Raad van Geneesheren-Specialisten en Huisartsen, de erkenningscommissies van huisartsen, de erkenningscommissies van geneesheren-specialisten, de Raad van de Tandheelkunde, de erkenningscommissies tandartsen en de erkenningscommissies ziekenhuisapothekers, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 39-80. Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst I.001

Erkenningsdossiers huisartsen

1983-heden

levenslang

selecteren

Alle dossiers bewaren van de jaren eindigend op 5 (dus van de jaren 1985, 1995, 2005, 2015 enzovoort).

I.002

Beroepsdossiers huisartsen

1983-heden

levenslang

selecteren

Het beroepsdossier bewaren indien het erkenningsdossier bewaard wordt.

I.003

Erkenningsbesluiten huisartsen

1983-heden

levenslang

bewaren

Het betreft originele besluiten die niet gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.

I.004

Individuele dossiers van kandidaat-huisartsen die de opleiding niet voltooiden

1983-heden

10 jaar

vernietigen

I.005

Erkenningsdossiers stagemeesters en stagedhuisartsen

1983-heden

20 jaar

vernietigen

23


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

I.006

Steekkaartensysteem van de geneesheren-specialisten (F + N)

jaren 1950-ca. 2002

verstreken

bewaren

Dit steekkaartensysteem is een voorloper van de huidige federale databank van de gezondheidszorgbeoefenaars.

I.007

Erkenningsdossiers geneesheren-specialisten

1983-heden

levenslang

selecteren

Alle dossiers bewaren van de jaren eindigend op 5 (dus van de jaren 1985, 1995, 2005, 2015 enzovoort).

I.008

Beroepsdossiers geneesheren-specialisten

1983-heden

levenslang

selecteren


I.009

Erkenningsbesluiten geneesheren-specialisten

1950-heden

levenslang

bewaren


I.010

Erkenningsdossiers stagemeesters en stagediensten geneesherenspecialist

1983-heden

20 jaar

vernietigen

I.011

Dossiers van erkenningsaanvragen voor het toepassen van psychotherapie

2004-2005

levenslang

vernietigen

I.012

Erkenningsdossiers tandartsen (bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie en van tandarts-specialist in de parodontologie)

2003-heden

levenslang

selecteren

Alle dossiers bewaren van de jaren eindigend op 5 (dus: 2005, 2015 enzovoort).

I.013

Beroepsdossiers tandartsen

2003-heden

levenslang

selecteren


24


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


I.014

Erkenningsbesluiten van beoefenaars van tandheelkunde, houders van de bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie of in de parodontologie

2003-heden

levenslang

bewaren

I.015

Stageboeken, scripties en evalutatieverslagen van de stageplaats

2003-heden

10 jaar

vernietigen

I.016

Dossiers voor het behoud van de erkenning (bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie en van tandarts-specialist in de parodontologie)

2008-heden

levenslang

vernietigen

I.017

Bestanden betreffende het behoud van de erkenning (bijzondere beroepstitel van algemeen tandarts, van tandarts-specialist in de orthodontie en van tandarts-specialist in de parodontologie) (Excel)

2008-heden

zolang als de dossiers

vernietigen

I.018

Erkenningsdossiers stagemeesters en stagediensten tandartsen (algemeen tandarts, orthodontie, parodontologie)

2003-heden

20 jaar

vernietigen

I.019

Bestand van de erkende stagemeesters en stagediensten tandartsen (Excel)

2003-heden

tot substitutie

vernietigen

Bevat: identiteit, adres, contactgegevens

I.020

Erkenningdossiers ziekenhuisapothekers (erkenning + verlenging van erkenning)

2005-heden

levenslang

vernietigen

I.021

Register van aanvragen tot erkenning als ziekenhuisapotheker

2005-heden

10 jaar

vernietigen

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Het betreft zowel volledige als gedeeltelijke erkenningen

I.022

Register van aanvragen voor goedkeuring van een voortgezette opleiding

25

Opmerkingen

De originele MB worden geklasseerd in de erkenningsdossiers.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


I.023

Erkenningsbesluiten ziekenhuisapothekers

2005-heden

levenslang

bewaren

I.024

Bestanden van de erkende ziekenhuisapothekers (Excel)

2005-heden

tot subsitutie

bewaren

Opmerkingen


Er is een apart bestand voor de Nederlandstalige en voor de Franstalige ziekenhuisapothekers. Bevat: naam, adres, rijksregisternummer, geboortedatum en -plaats, geslacht, datum van het behaalde diploma van apotheker, datum van behandeling van het dossier door de Commissie, datum vanaf wanneer de persoon erkend is.

I.025

Briefwisseling m.b.t. de voortgezette opleiding (accreditatiepunten)

2005-heden

6 jaar

vernietigen

I.026

Databank inzake de voortgezette opleiding (het verwerven van accreditatiepunten)

2005-heden

10 jaar

vernietigen

Bevat: titel van de opleiding, naam en adres van de aanvrager, datum van de opleiding, plaats waar deze plaatsvindt, module, aantal punten, is de opleiding door de erkenningscommissie voor ziekenhuisapothekers goedgekeurd, datum van de zitting van de commissie tijdens dewelke de opleiding goedgekeurd werd

I.027


?-heden

5 jaar

vernietigen


I.028


?-heden

5 jaar

vernietigen


11



Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

NIET-UNIVERSITAIRE GEZONDHEIDSBEROEPEN EN KINESITHERAPEUTEN Voor de archieven van de Nationale Raad voor de Kinesitherapie, de erkenningscommissie voor kinesitherapeuten, de commissie van beroep, de Nationale Raad voor de Paramedische Beroepen, de Technische Commissie voor de Paramedische Beroepen, de Federale Raad voor de Vroedvrouwen, de Federale Raad voor Verpleegkunde, de Technische Commissie voor Verpleegkunde, de erkenningscommissie van de Nationale Raad voor Verpleegkunde, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 81-136. Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst J.001

Erkenningsdossiers kinesitherapeuten

2002-heden

levenslang

vernietigen

Het betreft dossiers per school. Per student is er een erkenningsaanvraag (een ingevuld standaardformulier), een attest van slagen en een kopie van de SIS-kaart)

J.002

Erkenningsbesluiten kinesitherapeuten

2002-heden

levenslang

bewaren


J.003

Erkenningsbesluiten vroedvrouwen

2007-heden

levenslang

bewaren


J.004

Individuele dossiers van aanvragen van buitenlanders om in België de titel van verpleegster te mogen voeren

jaren 1950jaren 1970

levenslang

vernietigen

27


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

J.005

Dossiers inzake aanvragen voor de erkenning van een bijzondere beroepstitel of een bijzondere beroepsbekwaamheid voor de beoefenaars van de verpleegkunde

1996-heden

levenslang

vernietigen

J.006

Erkenningsbesluiten verpleegkundigen, houders van van een bijzondere beroepstitel of een bijzondere beroepsbekwaamheid

1998-heden

levenslang

bewaren

J.007

Dossiers inzake aanvragen voor registratie als zorgkundige

2007-heden

levenslang

vernietigen

J.008

Databank van de zorgkundigen ‘in vooronderzoek’ (Access)

2007-heden

10 jaar

vernietigen

Deze databank heeft slecht een tijdelijk belang.

Dit steekkaartensysteem is een voorloper van de huidige federale databank van de gezondheidszorgbeoefenaars.


Van zodra de zorgkundige geregistreerd is, worden zijn gegevens opgenomen in de federale databank van de gezondheidszorgbeoefenaars

J.009

Steekkaartensysteem van het gebrevetteerd of gediplomeerd verpleegkundig en paramedisch personeel


tot het overlijden van de betrokken gezondheidsbeoefenaars

bewaren

J.010

Lijsten van afgestudeerden en examenresultaten, afkomstig van Nederlandstalige en Franstalige scholen


50 jaar

vernietigen

J.011

Publicaties met statistische gegevens betreffende de gezondheidsberoepen in België

jaren 19701997

10 jaar

bewaren

Eén exemplaar bewaren in beide landstalen.

J.012


?-heden

5 jaar

vernietigen


12



Code van de reeks J.013

Reeks


Datering

?-heden

Bewaartermijn 5 jaar

Definitieve bestemming vernietigen

Opmerkingen


PLANNING VAN HET AANBOD VAN DE GEZONDHEIDSBEROEPEN Voor de archieven van de Planningscommissie Medisch Aanbod, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 137. Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst K.001

Planningsmodellen gezondheidsberoepen (databanken)

ca. 2000heden

tot substitutie

bewaren

Tot 2007 waren er planningsmodellen voor de diverse beroepsgroepen (artsen, kinesitherapeuten, verpleegkundigen enz.). Sinds 2007 wordt gebruik gemaakt van het ‘geharmoniseerd model’

K.002

Technische documentatie over de planningsmodellen

ca. 2000heden

zolang als de planningsmodellen gebruikt worden

bewaren

K.003

Publicaties inzake de diverse planningsmodellen gerealiseerd door externe onderzoekspartners zoals het Hoger Instituut voor de Arbeid (KUL) en het Centre d’Etudes socio-économiques de la Santé UCL)

ca. 2000heden

10 jaar

bewaren

K.004

Scenario’s voor de diverse beroepsgroepen

2009-heden

10 jaar

bewaren

Een scenario is het geheel van cijfers, hypotheses en data die in het geharmoniseerde model ingevoerd worden voor een welbepaalde 29



Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

beroepsgroep13

K.005

Simulaties voor de diverse beroepsgroepen

2009-heden

10 jaar

bewaren

Een simulatie is het resultaat van de combinatie van model en scenario, nl. de prognoses (prévisions) in de vorm van tabellen en grafieken

K.006

Publicaties i.v.m. statistische gegevens betreffende de gezondheidszorgberoepen

jaren 1960heden

10 jaar

bewaren


K.007

Jaarstatistieken gezondheidsberoepen in België, gebaseerd op de federale databank van de beoefenaars van de gezondheidsberoepen: publicaties

2005-heden

10 jaar

bewaren


K.008

Jaarstatistieken gezondheidsberoepen in België, gebaseerd op de federale databank van de beoefenaars van de gezondheidsberoepen: detailstatistieken (Excel-bestanden)

2005-heden

10 jaar

bewaren

DRINGENDE MEDISCHE HULPVERLENING & BEOEFENAARS VAN EERSTELIJNSZORG Voor de archieven van de Federale Raad voor Huisartsenkringen, zie: K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 57-62. Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

?-heden

10 jaar

bewaren

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst L.001

Omzendbrieven

13

Rapport scénario de base Médecins 2009. Numéro du scénario S_000040. Version 1.0. Avril 2009. Document technique, Brussel, FOD VVVL, Cel Planning van het Aanbod van de Gezondheidsberoepen, 2009, p. 7. 30


Code van de reeks L.002

Reeks

Erkenningsdossiers van de huisartsenkringen

Datering

Bewaartermijn


2002-heden

10 jaar

bewaren

2002-heden

10 jaar

bewaren

Opmerkingen

Bevatten: de statuten, het huishoudelijk reglement omtrent de wachtdienst, de jaarverslagen met resultatenrekening, briefwisseling enz.

L.003

Databank ‘Huisartsenkringen’ (Access) Bevat administratieve en financiële gegevens

L.004

‘Medega’ (médecine de garde), d.i. een toepassing voor de registratie van de beschikbaarheidshonoraria voor huisartsen die deelnemen aan een wachtdienst

2008-heden

tot substitutie

vernietigen

L.005

Briefwisseling met huisartsenkringen

2002-heden

10 jaar

vernietigen

L.006

Erkenningsdossiers van Dir-Med’s (Directeur Medische Hulpverlening)

2007-heden

5 jaar na de intrekking van de aanwijzing tot Dir Med of na opzegging door de Dir Med

vernietigen

L.007

Bestand ‘Dir-Med’ (Excel)

2009-heden

tot subsitutie

bewaren

L.008

Databank over dringende medische hulpverlening ‘Amures’

2000- heden

tot substitutie

bewaren

L.009

Erkenningsdossiers van de samenwerkingsinitiatieven inzake thuisverzorging (SIT’s) en van de samenwerkingsinitiatieven

2004-heden

10 jaar

vernietigen

31

Deze toepassing staat onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de FOD VVVL en van het RIZIV.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

eerstelijnsgezondheidszorg (SEL’s) Bevatten o.a. de jaarlijkse activiteitenverslagen

L.010

Formulieren verstuurd naar de met het oog op de registratie van de groepspraktijken van huisartsen

2009

5 jaar

vernietigen

De gegevens werden ter beschikking gesteld van het RIZIV teneinde de uitbetalingen te organiseren voorzien in het nationaal akkoord geneesheren-ziekenfondsen 2009-2010

L.011

Excel-bestand van de groepspraktijken van huisartsen

2009

5 jaar

vernietigen

L.012

Inlichtingenformulieren ingevuld door huisartsen die niet voorkomen op de wachtlijsten verstrekt door de huisartsenkringen (‘Inlichtingenformulier betreffende uw activiteit als huisarts’).

2009

5 jaar

vernietigen

L.013

Excel-bestand ‘huisartsen niet in Medega’

2009

5 jaar

vernietigen

INTERNATIONALE MOBILITEIT VAN DE GEZONDHEIDSBEROEPEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst M.001

Dossiers inzake de beroepserkenning van buitenlandse medische diploma’s (= I-dossiers)14

ca. 1992heden

levenslang

selecteren

M.002

Bestand voor de opvolging van lopende I-dossiers (Excel)

2008-heden

5 jaar

vernietigen

14

I: immigratie. 32

Bewaren: de originele koninklijke en ministeriële besluiten.


Code van de reeks M.003

Reeks

Bestanden van afgesloten I-dossiers (Excel)

Datering

Bewaartermijn


2001-heden

even lang als de I-dossiers

bewaren

Opmerkingen

Een bestand per jaar en per beroep, en een afzonderlijk bestand voor de erkenningen en voor de geweigerde aanvragen. Het bestand erkenningen bevat: naam, voornaam, nationaliteit, geboortedatum, datum ontvangst dossier, taalrol, diploma, nationaliteit diploma, datum diploma, datum erkenningsbesluit, datum verzending naar aanvrager. Het bestand geweigerde aanvragen bevat: naam, voornaam, nationaliteit, nationaliteit van het diploma, beroep, datum kennisgeving aan aanvrager

M.004

Dossiers inzake aanvragen van Belgen die een gezondheidsberoep in het buitenland wensen uit te oefenen (= Edossiers)15

ca. 1992heden

levenslang

vernietigen

M.005

Bestand voor de opvolging van de E-dossiers (Excel)

2004-heden

even lang als de E-dossiers

bewaren

Bestand per jaar en per beroep. Bevat: naam, voornaam, geboortedatum, N/F, land van bestemming, datum van aanvraag, datum van verzending

M.006

Dossiers inzake aanvragen tot uitoefening van een gezondheidsberoep door niet-EER-onderdanen (aanvragen op grond van artikel 49bis van het KB nr. 78 van 10 november 1967)

1998-heden

levenslang

selecteren

M.007

Bestand ‘Erkenningen artikel 49bis’ (Excel)

2004-heden

even lang als de dossiers

bewaren

Bevat: naam, voornaam, nationaliteit, geboortedatum, datum van ontvangst dossier, verklaring van gelijkwaardigheid van diploma door de gemeenschappen, datum van gelijkwaardigheidsbesluit, nationaliteit van oorspronkelijk diploma, ontbrekende stukken, datum van aanvraag van ontbrekende stukken, datum van verzending voor advies naar de Koninklijke Vlaamse Academie voor Geneeskunde van België of de Académie royale de Médecine de Belgique, datum van het advies, datum 15

E: emigratie. 33

Bewaren: de originele koninklijke besluiten.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

van verzending van het KB naar het kabinet, datum van ontvangst van het KB, datum van ondertekening van het KB, datum van verzending naar betrokkene.

M.008

Dossiers inzake aanvragen tot speciale toelatingen verleend op grond van artikel 49ter van het KB nr. 78 van 10 november 1967 (beperkte uitoefening van een gezondheidsberoep)

1998-heden

levenslang

selecteren

M.009

Bestand ‘Erkenningen artikel 49ter’ (Excel)

2004-heden

even lang als de dossiers

bewaren

M.010

Dossiers inzake de toepassing van een overeenkomst tussen België en Zuid-Afrika over wederzijdse erkenning van het artsendiploma (het basisdiploma)

ca. 1992heden

levenslang

vernietigen

M.011

Briefwisseling

2002-heden

5 jaar

vernietigen

2002-heden

5 jaar

vernietigen

Bewaren: de originele koninklijke besluiten.

Het betreft slechts enkele dossiers per jaar (bijvoorbeeld: één dossier in 2009).

Het betreft vnl. vragen om informatie

M.012

16





Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

INSPECTIE & GC CENTRALE DIENST Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst N.001

Verslagen van de maandelijkse vergaderingen van de gezondheidsinspecteurs

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

N002

Verslagen van de maandelijkse vergaderingen van de verplegers

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

N.003

Verslagen van de tweemaandelijkse vergaderingen van de verplegers-regulatoren

ca. 2000heden

5 jaar

bewaren

GEZONDHEIDSINSPECTIES IN DE PROVINCIES Voor de archieven van de Provinciale Geneeskundige Commissies (PGC) en de Commissies Dringende Geneeskundige Hulpverlening (CDGH): zie K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 19-26 en p. 33-38. Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst O.001

Bestellingen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

O.002

Facturen (voor kleine aankopen)

2003-heden

5 jaar

vernietigen

O.003

Lijsten van aangetekende zendingen

2005-heden

3 jaar

vernietigen

35


Code van de reeks O.004

Reeks

Afgifteborderellen (Post)

Datering

2007-heden

Bewaartermijn


1 jaar

vernietigen

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst O.005

Rittenverslagen voor dringende medische hulpverlening (roze formulieren)

jaren 1990heden

5 jaar

vernietigen

O.006

Dossiers inzake ambulancediensten

jaren 1960heden

10 jaar

selecteren

jaren 1990heden

10 jaar na uitdiensttreding van de hulpverlenerambulancier

vernietigen

Bevatten: stukken betreffende de verschillende ziekenwagens (oorspronkelijk contract, inspectieverslagen…), briefwisseling enz.

O.007

Dossiers inzake de hulpverleners-ambulanciers Bevat: medische vragenlijst, bewijs van goed gedrag en zeden, kopie van identiteitskaart, kopie van het rijbewijs met vermelding van bezoldigd vervoer (indien van toepassing), een attest van tewerkstelling bij een 100-erkende ziekenwagendienst, bewijzen van voldoende permanente vorming, opleiding enz.

O.008

Processen-verbaal van inbreuken vastgesteld door de gezondheidsinspecteur belast met het toezicht op de toepassing van de bepalingen van de wet van 1964 betreffende de dringende geneeskundige hulpverlening

jaren 1990heden

10 jaar

bewaren

O.009

Verslagen van vergaderingen met het hulpcentrum 100

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

36

De dossiers van één Vlaamse en van één Waalse provincie bewaren. Deze dossiers geven immers een goed beeld van de globale werking van de dienst.

Deze verslagen zijn niet overal aanwezig. In sommige provincies worden van deze vergaderingen geen verslagen opgemaakt.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

O.010

Beoordelingsfiches per aangestelde (d.i. de call taker in het hulpcentrum 100)

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

Deze fiches worden in het hulpcentrum 100 bewaard.

O.011

Eindevaluatie per aangestelde

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

Deze fiches worden in het hulpcentrum 100 bewaard.

O.012

Cursusmateriaal voor de opleiding van de aangestelden van de 100-centrales

ca. 2000heden

tot vervanging

vernietigen

O.013

Examens afgelegd door de aangestelden

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

O.014

Dossiers inzake de behandeling van klachten

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

O.015

Time sheets van de verpleegkundigen-regulatoren

ca. 2000heden

3 jaar

vernietigen

Deze worden naar het ziekenhuis gestuurd van waaruit de verpleegkundige gedetacheerd is en naar MO

O.016

Gemeentelijke nood- en interventieplannen

2006-heden

tot update

vernietigen

Worden niet altijd op de gezondheidsinspectie bewaard (worden vaak na goedkeuring teruggestuurd). Bewaren op gemeentelijk niveau.

O.017

Provinciale nood- en interventieplannen

2006-heden

tot update

vernietigen

Bewaren op het niveau de provincie. In de meeste provincies zijn deze noodplannen raadpleegbaar op beveiligde websites.

37


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


O.018

Verslagen en bijhorende stukken van de provinciale veiligheidscel die de gouverneur bijstaat voor de redactie en actualisering van het Algemeen Nood- en Interventieplan van de provincie (ANIP), van de Bijzondere Nood- en Interventieplannen (BNIP) en van de BNIP voor Seveso-activiteiten en nucleaire risico’s, en die oefeningen organiseert om de noodplanning uit te testen en te evalueren (de gezondheidsinspecteur maakt hier deel van uit)

2006-heden

10 jaar

bewaren

O.019

Verslagen van de gemeentelijke veiligheidscellen die instaan voor de ANIP en de BNIP voor gemeenten

2006-heden

10 jaar

bewaren

O.020

Dossiers inzake evenementen of grote manifestaties die risico’s inhouden voor de openbare orde (rust, veiligheid, gezondheid), zoals wielermanifestaties en optredens

jaren 1990-nu

10 jaar

bewaren

jaren 1990heden

10 jaar

bewaren

jaren 1980-ca. 2004

5 jaar

vernietigen

jaren 1990heden

5 jaar

vernietigen

Bevatten: informatie verstrekt door de organisator, adviezen van de gezondheidsinspecteur, evaluatie PRIMA enz.

O.021

Dossiers inzake ongevallen en rampen De gezondheidsinspecteur draagt de administratieve bevoegdheid voor de geneeskundige kant van de hulpoperaties

O.022

Verslagen van kwaliteitscontroles op de weefsel- en bloedbanken Deze verslagen werden overgemaakt aan de Hoge Gezondheidsraad die bevoegd is voor de erkenning van de weefsel- en bloedbanken

O.023

Dossiers inzake poliovaccinatie Bevat: meldingen van gemeentebesturen dat bepaalde kinderen niet gevaccineerd werden, briefwisseling met de ouders, ev. met het parket

38

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


O.024

Geleibrieven voor lijkenvervoer (‘laisser-passer’)

jaren 1990heden

5 jaar

vernietigen

O.025

Adviezen over teraardebestelling buiten de begraafplaatsen

?-heden

5 jaar

bewaren

O.026

Notificaties van het FANC17 (‘Notificatie van het verlenen van een oprichtings- en exploitatievergunning van een ingedeelde inrichting in de zin van het KB van 20.07.2001 houdende algemeen reglement op de bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmilieu tegen het gevaar van de ioniserende stralingen’)

2001-heden

15 jaar

vernietigen

O.027

Registratieformulieren tatoeëerders/piercers

2005-heden

10 jaar

vernietigen

O.028

Dossiers inzake klachten over tatoeëerders/piercers

2005-heden

10 jaar

vernietigen

O.028

Rapporten van sociale onderzoeken bij personen die een gratieverzoek hebben ingediend n.a.v. een veroordeling voor het gebruik, de verkoop, de invoer of het voorschrijven van verdovende en andere middelen of voor de illegale uitoefening van de geneeskunde of de verpleegkunde

?-ca. 2000

10 jaar

bewaren

17

FANC: Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle. 39

Opmerkingen

Enkel in Wallonië. In Vlaanderen is dit een bevoegdheid van de gemeenschappen.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

-

-

-

-

SANIPORT SANIPORT ZEEHAVEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst P.001

Scheepvaartbulletins

2009-heden

1 jaar

vernietigen

2007- heden

3 jaar

vernietigen

2007-heden

3 jaar*

vernietigen

Aangeleverd door Shipping & Signalling Services

P.002

Maritieme gezondheidsverklaringen (‘Maritime Declaration of Health’) De maritieme gezondheidsverklaringen worden door de kapitein van het schip aan Saniport overhandigd

P.003

‘Ship Sanitation Certificates’ ‘Ship Sanitation Control Exemption Certificates’, ‘Ship Sanitation Control Certificates’ en ‘extensions’.

40

*Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn.


Code van de reeks P.004

Reeks

Sanitary Inspection Reports

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

2007-heden

3 jaar*

vernietigen

*Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn. *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn.

Verslag dat wordt opgemaakt in relatie met het Ship Sanitation Certificate. Het Certificaat zelf wordt afgegeven aan de kapitein. Het is één jaar geldig.

P.005

Uitslagen van waterstalen

2007-heden

3 jaar*

vernietigen

P.006

Databank(en) met gegevens over Ship Sanitation Certificates en over de controle van waterstalen

2007-heden

30 jaar

vernietigen

P.007

Facturen voor de wateranalyses

ca. 2000heden

7 jaar

vernietigen

SANIPORT AIRPORT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst Q.001

Interventieregister (digitaal bestand)

?-heden

3 jaar

vernietigen

Q.002

Controlerapporten desinsectisatie vliegtuigen

ca. 2005-

3 jaar*

vernietigen

41

Aan de crew wordt een attest


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


heden

Opmerkingen

van desinsectisatie overhandigd. *Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn.

Q.003

Attesten van vernietiging van bagage

jaren 1990heden

3 jaar*

vernietigen

Q.004

Geleibrieven voor internationaal lijkentransport

jaren 1990heden

5 jaar

vernietigen

Q.005

Formulieren met passagiersgegevens (in het kader van de bestrijding van A/H1N1 griep)

2009

1 jaar

vernietigen

42

*Opgelet! Vernietiging na 3 jaar is enkel mogelijk indien de belangrijkste gegevens van deze documenten werden opgenomen in een databank. Zoniet geldt een langere bewaartermijn.


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

CRISISBEHEER Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst R.001

Personeelsdossiers ‘algemeen’

?-heden

tot uitdiensttreding van het personeelslid

vernietigen

Bepaalde stukken, bijvoorbeeld betreffende verlofdagen kunnen uiteraard reeds na kortere termijn (3 jaar) vernietigd worden. De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.

R.002

Personeelsdossiers ‘selectiegesprekken’

?-heden

3 jaar

vernietigen

R.003

Personeelsdossiers ‘materiaal in bruikleen’

?-heden

tot einde bruikleen

vernietigen

R.004

Stukken betreffende verzekering van personeel en materiaal

?-heden

5 jaar na einde looptijd verzekering

vernietigen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst R.005

Omzendbrieven

?-heden

5 jaar

bewaren

R.006

Interne nota’s

?-heden

5 jaar

bewaren

R.007

Verslagen van stafvergaderingen van Crisisbeheer (in principe maandelijks)

2005-heden

5 jaar

bewaren

43


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

R.008


?-heden

5 jaar

vernietigen


R.009


?-heden

5 jaar

vernietigen


NIP (NOOD- EN INTERVENTIEPLANNEN) & INFLUENZA AUDIT, ONTWIKKELING VAN COMPETENTIES & OEFENENINGEN Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst S.001

Noodplannen (NIP)

2006-heden

tot update

vernietigen

S.002

Dossiers inzake de noodplannen (wetgeving en verslagen van werkgroepen)

2006-heden

10 jaar

bewaren

18

De noodplannen worden opgemaakt op gemeentelijk, provinciaal en federaal niveau.19 Zij worden sinds 2003 op systematische wijze bewaard door de Algemene Directie Crisiscentrum van de FOD Binnenlandse Zaken.20

M. JACQUEMIN, op. cit., p. 81. Voorbeeld van een federaal noodplan is het nucleair en radiologisch noodplan voor het Belgisch grondgebied, vastgelegd in het KB van 17 oktober 2003. 20 A. JAQUEMIN, Tableau de tri des archives de la Direction générale Centre de Crise (SPF Intérieur) et de la Commission pour les problèmes nationaux de Défense, Brussel, 2009, p. 76 en volgende; S. SOYEZ, Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Algemene Directie van de Civiele Veiligheid. Archiefselectielijst, Brussel, 2007, p. 135. 44 19


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


S.003

Briefwisseling en verslagen van vergaderingen met de FOD Binnenlandse Zaken

2006-heden

10 jaar

bewaren

S.004

Dossiers inzake de uitwerking van het MIP (Medisch Interventieplan)

2006-heden

10 jaar

bewaren

S.005

Dossiers inzake de uitwerking van het PSIP (Psychosociaal Interventieplan)

2006-heden

10 jaar

bewaren

S.006

Dossiers inzake de uitwerking van het SIP (Sanitair Interventieplan)

2006-heden

10 jaar

bewaren

S.007

Dossiers inzake de uitwerking van het PRIMA (Plan Risico’s en Manifestaties)

2006-heden

10 jaar

bewaren

S.008

Dossiers inzake de uitwerking van het HOP (Hittegolf- en ozonpiekenplan)

2005-heden

10 jaar

bewaren

S.009

Publicaties (bijvoorbeeld: draaiboek PSIP, HOP, vademecum dringende medische hulpverlening…)

2005-heden

5 jaar

bewaren

S.010

Dossiers inzake rampenoefeningen

?-heden

10 jaar

bewaren

S.011

Dossier inzake de uitwerking van wetgeving inzake medische dispatching

2004-heden

10 jaar

bewaren

S.012

Stukken betreffende overleg met de gouverneurs

2005-heden

10 jaar

bewaren

S.013

Briefwisseling met en verslagen van vergaderingen met de DirMed’s

2006-heden

10 jaar

bewaren

S.014

Verslagen van vergaderingen met de federale gezondheidsinspecteurs en de verpleegkundigen

ca. 2000heden

5 jaar

vernietigen

45

Opmerkingen


Bewaren op het niveau van de centrale inspectiedienst (p. 91).


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


S.015

Verslagen van de staf ‘Influenza’

2005

10 jaar

bewaren

S.016

Stukken betreffende de normering van ziekenwagens

2002-heden

10 jaar

vernietigen

S.017

Dossiers inzake de MUG-erkenning en programmatie

2002-heden

10 jaar

bewaren

S.018

Conventies met scholen dringende medische hulpverlening (zoals PIBA)21 in verband met de opleiding van ambulanciers

?-heden

30 jaar

vernietigen

S.019

Dossier inzake de samenwerking van de federale overheid met het Rode Kruis (bijvoorbeeld: overeenkomsten voor het opslag en beheer van maskers, terbeschikkingstelling van zuurstofflessen enz.)

?-heden

10 jaar

vernietigen

S.020

Dossier inzake de voorbereiding van het jaarlijks défilé der burgerlijke hulpdiensten (21 juli)

1999-heden

5 jaar

vernietigen

S.021

Cursussen en handboeken crisisbeheer

?-heden

5 jaar

selecteren

Opmerkingen

Cursussen en handboeken van externen vernietigen. Eventuele cursussen opgesteld door de dienst bewaren.

MEDISCHE DISPATCHING Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

-

-

-

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst T.001 21

Verslagen van de tweemaandelijkse vergaderingen van de

2005-heden

PIBA: Provinciaal Instituut voor Brandweer- en Ambulanciersopleiding vzw. 46

5 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van de


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


verpleegkundigen-regulatoren

Opmerkingen

centrale inspectiedienst (p. 91).

T.002

Belgische handleiding voor de medische regulatie

2007

tot update

bewaren

T.003

Dossiers inzake de vergaderingen van de werkgroep ‘handleiding medische regulatie’

2006-heden

5 jaar

vernietigen

T.004

Dossiers inzake de vergaderingen van de groep PIA-MIA-BIA (coördinatie van het project 112)

2006-heden

10 jaar

bewaren

T.005

Dossier inzake het project “zero-migratie” (met het oog op de fysieke migratie van het hulpcentrum 100 naar het CIC)

2007-heden

5 jaar

vernietigen


ORGANISATIE VAN DE HULPVERLENING, LOGISTIEK & TELEMATICA Voor de archieven van de Nationale Raad voor de Dringende Medische Hulpverlening, zie: zie K. DEVOLDER, Archieven van raden en commissies inzake gezondheidszorgberoepen ondersteund door het DG Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer van de FOD VVVL, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 27-32. Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst -

-

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst U.001

Dossiers inzake openbare aanbestedingen (bijvoorbeeld voor de aankoop van vaccins)

?-heden

10 jaar

vernietigen

U.002

Aankoopdossiers

?-heden

10 jaar

vernietigen

U.003

Dossiers inzake het beheer van het wagenpark van de dienst Crisisbeheer

1999-heden

10 jaar na einde gebruik

vernietigen

Bevatten stukken betreffende de aankoop, het onderhoud, ev. ongevallen. 47


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


U.004

Offertes voor nieuwe voertuigen

2000-heden

3 jaar

vernietigen

U.005

Dossiers ‘ziekenwagens van de FOD’

jaren 1990heden

10 jaar na overdracht Domeinen

vernietigen

Het bereft dossiers van wagens die nog in dienst zijn. De dossiers bevatten: overeenkomst met de dienst, ev. overtredingen, verzekeringsdocumenten enz.

U.006

Dossiers van ziekenwagens die niet langer in dienst zijn (overgedragen aan Domeinen)

jaren 1990heden

10 jaar na overdracht

vernietigen

U.007

Databank met gegevens betreffende AED defibrilatoren (in ambulances en op publieke plaatsen) (Access)

2005-heden

tot substitutie

vernietigen

Volledige aanvraagdossiers, die ook het plan bevatten van de plaats waar de defibrilatoren zich bevinden

U.008

Uitleenconventies defibrilatoren met de diverse ambulancediensten

2005-heden

einde van bruikleen

vernietigen

U.009

Briefwisseling inzake ASTRID

2006-heden

5 jaar

vernietigen

U.010

Verslagen van de stuurgroep die de uitrol van het Astrid-netwerk opvolgde

2006-heden

5 jaar

bewaren

U.011

Activatiedocumenten Astrid-radio’s

2006-heden

5 jaar

vernietigen

U.012

Aanvragen tot herstellingen van radio’s

2006-heden

5 jaar

vernietigen

U.013

Stukken betreffende herstellingen (‘Astrid repair’)

2006-heden

5 jaar

vernietigen

U.014

Bestelbons van radio’s

2006-heden

5 jaar

vernietigen

48

Opmerkingen


Code van de reeks

Reeks

Datering

Bewaartermijn


Opmerkingen

U.015

Handleidingen van radio’s

2006-heden

zolang de radio’s operationeel zijn

vernietigen

U.016

Stukken betreffende ASTRID-opleidingen

2006-heden

5 jaar

vernietigen

U.017

Dossiers inzake vergaderingen van het AstridCADoverlegplatform 100-101-112

2006-heden

5 jaar

vernietigen

U.018

Dossiers inzake de vergaderingen van het Raadgevend Comité van 2006-heden Gebruiker (RCG), het officieel adviesorgaan dat de gebruikers van Astrid vertegenwoordigt

5 jaar

vernietigen

U.019

Dossiers inzake de vergaderingen van de groep PIA-MIA-BIA (coördinatie van het project 112)

2006-heden

10 jaar

bewaren

U.020

Projectdossiers

?-heden

10 jaar

selecteren

Selecteren in overleg met het Rijksarchief op basis van een inventaris.

U.021

Dossiers inzake vergaderingen van de Coördinatieraad van B-Fast

2003-heden

10 jaar

vernietigen

Bewaren op het niveau van het secretariaat van de Coördinatieraad (FOD Buitenlandse Zaken, cel BFast).

U.022

Databank ‘B-Fast’ met persoonsgegevens over het medisch en logistieke personeel (Excel)

2003-heden

tot substitutie

bewaren

49

Het secretariaat van dit platform wordt waargenomen door de vertegenwoordiger van ASTRID.


Code van de reeks U.023

Reeks

Personeelsdossiers B-Fast

Datering

Bewaartermijn


2003-heden

zolang de persoon deel uitmaakt van B-Fastoperaties

vernietigen

Bevatten: contactgegevens, gegevens over de achtergrond van de persoon, opleiding, vaccinaties enz

U.024

Aankoopdossiers B-Fast

2003-heden

10 jaar

vernietigen

U.025

Dossiers inzake deelname aan B-Fastoperaties (tsunami 2005, Myanmar 2008, China 2008 enz.)

2003-heden

10 jaar

bewaren

U.026

Dossiers inzake B-Fast-oefeningen

2003-heden

10 jaar

vernietigen

U.027

Dossiers inzake de opleiding van het B-Fastpersoneel, cursussen

2003-heden

5 jaar

vernietigen

50

Opmerkingen

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL BASISGEZONDHEIDSZORG EN CRISISBEHEER (DG2)

Recommend Documents