ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. AUTO SUKSES PERKASA Ridwanto Salim, Argogalih, Noerlina N Jurusan Sistem Informasi & Akuntansi, Fakultas Sistem Informasi & Ekonomi dan Komunikasi, Universitas Bina Nusantara. Jalan KH. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 1140
[email protected]
ABSTRAK Perkembangan teknologi informasi sekarang memberi pengaruh yang sangat besar terhadap kehidupan masyarakat. Mulai dari aktivitas sehari-hari hingga proses bisnis. PT. Auto Sukses Perkasa adalah perusahaan manufaktur aksesoris mobil yang sedang berkembang. Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas operasional perusahaan melalui rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ini. Metode analisis dan perancangan yang digunakan penulis adalah Object Oriented Analysis and Design Mathiassen. Analisa terhadap sistem berjalan yang digambarkan dengan rich picture, lalu dilanjutkan dengan perancangan sistem. Untuk mendapatkan data penulis melakukan studi lapangan dengan survei langsung pada perusahaan dengan mengadakan pengamatan (observasi) ke lapangan dan melakukan wawancara untuk mengetahui masalah serta informasi yang dibutuhkan.Hasil proyek menunjukkan bahwa 60% piutang pelanggan dibayar melewati jatuh tempo, dikarenakan tidak adanya laporan piutang dan penentuan limit kredit pelanggan. Selain itu juga penggunaan dokumen yang minim, sehingga menyulitkan pembuatan laporan untuk manajemen. Solusi yang diberikan adalah SIA penjualan yang bisa membatasi hak akses pengguna, menyediakan form dokumen yang lengkap, dan laporan keuangan yang lengkap termasuk laporan piutang pelanggan. Simpulan yang dapat diambil adalah dengan penggunaan SIA dapat membantu perusahaan mengatasi masalah yang ada. Serta memberikan kemudahan pencatatan dan pembuatan laporan yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, analisis dan perancangan, Object Oriented Analysis and Design.
ABSTRACT Information technology development brings huge influence to people’s lives, start from daily activities to business process. PT. Auto Sukses Perkasa is a growing car accessories manufacturing company. This study aims to improve the operational quality through Sales Accounting Information Systems. Analysis and design methods used is Object Oriented Analysis and Design by Mathiassen. Current system’s analysis described in Rich Picture, and then proceeds to design. To get the data, author conducted a field study such as survey directly by conducting observation on the field, and interviews with relevant staff about information and current issues. Result shows 60% of customer’s account receivables are paid past due limit, because there is no account receivables aging report, and criteria for deciding customer’s limit credits. In addition, the minimal use of documents, making it difficult for management reporting. The recommend solution for this problem is Sales AIS that restrict user’s access rights, providing complete document needed, and complete financial statement include account receivables report. The conclusion that can be drawn is with the use of AIS, it’s expected to solve company’s problems. As well as providing ease of record and providing useful report for management decision making. Key Words: Sales Accounting Information System, analysis and design, Object Oriented Analysis and Design.
PENDAHULUAN Menurut Alves (2010) dalam jurnal berjudul “Information Technology Role in Accounting Tasks – A Multiple Case Study” bahwa TI memegang peranan penting dalam dunia bisnis sekarang terutama yang terkait dengan fungsi akuntansi. Menurut Sori (2009) dalam jurnal berjudul “Acconting Information Systems (AIS) and Knowledge Management: A Case Study” bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kesatuan entitas dari sumber daya (bahan baku, tenaga kerja, peralatan, dan uang) yang merubah data ekonomi menjadi informasi keuangan. Fungsi dari penggunaan SIA adalah mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas transaksi yang terjadi, memproses data menjadi informasi yang berguna bagi manajemen untuk pengambilan keputusan. PT. Auto Sukses Perkasa adalah perusahaan manufaktur aksesoris mobil yang sedang berkembang. Perusahan ini memproduksi sparepart mobil dimana bahan bakunya adalah plastik. Produk yang dihasilkan antara lain seperti lampu mobil, kaca spion, tutup tangki bensin, dan sebagainya. Masalah yang terkait dengan siklus penjualan pada perusahaan adalah 60% piutang pelanggan dibayar melewati batas waktunya, karyawan mengalami overload tugas, terjadi 7% kesalahan dalam pencatatan yang mengakibatkan salah pengiriman selama bulan November 2011, selain itu juga adanya kesalahan pencatatan penerimaan pembayaran piutang pelanggan dan karyawan kesulitan dalam membuat laporan penjualan perusahaan. Perusahaan tidak mempunyai batas pengaksesan data terhadap masingmasing bagian. Selain itu perusahaan juga masih menggunakan microsoft word dan excel dalam mendukung proses bisnis mereka. Karyawan kesulitan dalam membuat laporan untuk perusahaan dikarenakan minimnya dokumen yang digunakan, dan sistem tidak mampu menghasilkan informasi yang real time. Tujuan yang ingin dicapai dalam analisis dan perancangan ini adalah menganalisis sistem berjalan dan mengidentifikasi kelemahan serta kebutuhan informasi perusahaan, memberikan rekomendasi perbaikan terhadap kelemahan tersebut, dan merancang solusinya berupa sistem informasi akuntansi penjualan pada perusahaan. Sistem yang dibangun disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Diharapkan dengan adanya sistem ini, perusahaan mampu berkembang dan memiliki keunggulan bersaing dari perusahaan lain.
METODE PENELITIAN Dalam melakukan analisis dan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan perancangan sistem berorientasi objek berdasarkan pendekatan Mathiassen, dan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). Pertama dilakukan analisis problem domain dan application domain, lalu perancangan arsitektur dan komponen. Sistem yang berjalan digambarkan dalam rich picture. Alur perancangan dimulai dari gambaran sistem yang diusulkan, cluster, class diagram, behavioral pattern, use case, navigation, user interface, sequence diagram, architecture diagram, component diagram, deployment diagram, revised class diagram, function component, dan user interface component. Dalam mendapatkan data, penulis melakukan studi lapangan dengan survei langsung ke perusahan, observasi, dan wawancara dengan staf terkait untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Lalu ada juga studi kepustakaan untuk mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan dengan masalah saat studi lapangan. Hasil studi lapangan kemudian dibandingkan dengan hasil studi kepustakaan untuk diketahui penyimpangan yang terjadi.
HASIL DAN BAHASAN Berikut ini adalah pembahasan yang dijelaskan dengan menggunakan metode analisis Mathiassen untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Pertama adanya analisis sistem berjalan, keterangan mengenai masalah-masalah pada sistem berjalan, lalu perancangan sistem yang diusulkan, serta gambaran laporan yang diusulkan. Analisis Sistem Berjalan Sistem yang berjalan pada perusahaan terlihat dari rich picture di bawah ini:
B1. SuratJalan 2R + Produk Bagian Pengiriman A2. Buku Pesanan
B2. SuratJalan 2R + Produk
B4. Surat Jalan R2 A1. Purchase Order Gudang Barang Jadi B3. Surat Jalan R2 Pelanggan
Sales & Marketing
B5. Surat Jalan R2 Pelanggan
C3. Konfirmasi Piutang Jatuh Tempo
C1. Faktur Penjualan 2R
C4. Catatan Piutang Accounting C2. Faktur Penjualan R1
Finance
C8. Bukti Transfer/Giro
Collector
C5. Faktur Penjualan R1 + Faktur Pajak R1
C6. Bukti Transfer/Giro Pelanggan C7. Faktur Penjualan R1 + Faktur Pajak R1
Keterangan: A: Prosedur Penerimaan Pesanan B: Prosedur Pengiriman Produk C: Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran
Gambar 1.1: Rich Picture penjualan pada PT. ASP Setelah penulis melakukan analisis ke lapangan, pengamatan, wawancara, maka ditemukan beberapa masalah yang berhubungan dengan sistem penjualan perusahaan. Masalah yang ditemukan sebagai berikut: 1. Tidak adanya laporan umur piutang pelanggan, dimana 60% piutang pelanngan dibayar setelah lewat jatuh tempo. 2. Tidak adanya prosedur baku untuk penentuan limit kredit pelanggan. 3. Tidak adanya pembagian tugas yang pasti terhadap masing-masing karyawan. 4. Tidak adanya batasan akses data perusahaan. 5. Minimnya dokumen yang digunakan perusahaan.
Analisa dan Perancangan Sistem yang Diusulkan Rancangan sistem yang diusulkan tergambar dalam gambar di bawah ini:
B1. SJ 4R + Produk
Bagian Pengiriman
B2. SJ 4R + Produk
B4. SJ R1+R3+R4 B3. SJ R1+R3+R4 A3. SPKP Gudang Barang Jadi
Pelanggan
Pelanggan
B5. SJ R1+R3
A1. Purchase Order
B6.FP 4R
Accounting
Sales & Marketing
B7. FP R1+R3+R4 A2. SO R1
C1. Konfirmasi Retur C3. SR 3R D1. Konfirmasi Piutang Jatuh Tempo Sales & Marketing Pelanggan D2. Catatan Piutang
Finance
C2. SR 2R
C4. SR R1+R3 + Produk
D6. Transfer/Giro
D8. BTP R2
Gudang Barang Jadi
D7. BTP R1
D4. Transfer/Giro
Collector
Accounting
Pelanggan
C5. SR R1 D3. FP R1 + Fakur Pajak R1
Accounting
D5. FP R1 + Faktur Pajak R1
Keterangan: A: Prosedur Penerimaan Pesanan B: Prosedur Pengiriman Produk C: Prosedur Penerimaan Retur D: Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran
Gambar 1.2 Gambaran sistem yang diusulkan untuk SIA Penjualan pada PT. ASP
use case diagram
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT Auto Sukses Perkasa
Mendaftar Produk Mendaftar Pelanggan
Mendaftar Merek Mobil Membuat Sales Order Mendaftar Tipe Mobil
Staf Sales&Marketing
Membuat Surat Retur
Mendaftar Kategori Produk
Staf Gudang Barang Jadi
Mendaftar Warna
Membuat Surat Jalan
Membuat Faktur Penjualan
Membuat Laporan Penjualan
Membuat Jurnal Penjualan
Mendaftar Bank
Mendaftar Rekening Bank
Mendaftar Kriteria Penilaian
Staf Accounting Membuat Jurnal Penerimaan Kas
Membuat Laporan Dashboard
Membuat Bukti Terima Pembayaran
Membuat Laporan Piutang
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Membuat Penilaian Pelanggan
Gambar 1.3: Use Case SIA Penjualan pada PT. ASP
Staff Finance
Ganti Password ID Karyawan
: 789123456
Password Lama
:
***********
Password Baru
:
**********
Password Baru (konfirmasi ) :
**********
LOGIN
SAVE
Username Pas sword
:
vinny
:
**** *******
LOGIN
CANCEL
Menu Utama
L OGIN
CANCEL
FILE Master Data Transaction Report GantiPas word
Sales Sales Order
N o. SO
: 123 4567 89
Tang gal SO :
Senin, 20 April , 2012
Daftar Sales Sales Order Order
Logout
Data Pelang gan
No. SO Tanggal SO Search by: Nama Perusahaan No.SO
22334455
Tanggal SO
SEAR CH
Nama Perusahaan
Total
123456789
11/03/2012
PT. ABC
R p.999.999.999,00
123456799
11/03/2012
PT. Mandiri
Rp.99.999.999,00
Add
Edit
ID Pelangg an
: 123 4567 89
N ama Perusahaan
:
021-3344556
No . HP
:
021-113344
No . Fax
:
021-223344
E-mail
:
[email protected]
No . Telp
:
PT. ABC
C ontact Person
:
David Luiz
A lamat Pengiriman
:
Jl. Gajah Mada No.256 Jakarta Barat 11530 Jakarta
Delete
Daftar Pelanggan
Pel anggan Pelanggan
ID Produ k Merek Mobi l Tipe Mob il K ategori Produ k N ama Prod uk 11023
Toy ota
51235
Alp hard Kijang
Honda
Spion
TAS-2215 x _30_x
Jazz
Spion
Warn a
Jumlah
Putih
HJS-3221
ID Pelangga n
: 123456789
Ta nggal Penda fta ran
:
PT. ABC
Chris tia n Banderas
:
No. Fax
No. NPWP
:
Total
Rp.300.000,00
E-mail
Jl. Tomang Raya No. 27 Jakart a Barat 11480 Jakart a
Limit Kredit
:
021-1234567
:
021-1234567
99.999.999.9- 999.999
SAVE
:
021-1234567
:
abc @yahoo.com
:
Rp.999.999.999,00
Kredi t Terpa kai
:
Rp.999.999.999,00
Si sa Limit Kredi t
:
Rp.999.999.999,00
PPN
Lama Pembayara n
: 30
PT. A BC
+ -
Rp.999.999.999,00
%
99
Rp.999.999.999,00 Rp.999.999.999,00
Gran d Total
ID Pelanggan Search by: Nama P erusahaan
SEARCH SAVE
Nama Perusahaan
Contact Pers on
Alamat
N o.Telp
Saldo Piutang
Limit K redit
123456789
PT. ABC
Christian J.
Jl. Kebo n jeruk R aya No.20
021-45689 0
Rp.999.999 .999,00
Rp.999.99 9.999,00
223344557
PT. An ugerah Perksaa
Aldo H.
Jl. Meruya Ilir No.15
021-33322 5
Rp.99.999. 999,00
Rp.999.99 9.999,00
ID Pelanggan
*
Rp.3.000.0 00,00
Sub Total No. Telp No. HP
: :
Rp.999.999.999,00 Rp. 999.999.999,00
10
Senin, 20 April , 2012
Nama Perusahaan C ontact Pe rson Alamat Pengiriman
Harg a
999999 Hitam
Data Pel anggan
Add
Edit
PRINT
CANCEL
Delete
CANCEL
Surat Jalan
Daftar DaftarSurat Surat Jalan
No. SJ
:
123456789
No. SPKP
:
2255667788
Ta ngga l SJ
:
Senin, 20 April, 2012
Data Pela ngga n ID Pela ngga n
No.SJ Tanggal SJ Search by: Nama Perusahaan
Produk Produk
: 5566778899
Nama Perusahaan C ontac t Person
12 345 678 9
SEARCH
No. SPKP
Ala ma t Pengiriman
No. SJ
Tanggal SJ
1 231 234 567
11 /0 3/201 2
12 345 678 9
P T. Anugerah
Jl. Meruya Ilir No .18
2 255 612 345
11 /0 3/201 2
22 445 566 77
Nama Perusahaan PT. Ma ju Terus
Jl. Ke bon Je ruk Ra ya No.2 9
:
PT. ABC
:
Vinny
:
No. Telp No. HP No. Fa x
Jl. Gajah Mada No.256 Jakarta Barat 11530 Jakarta
E-ma il
:
021-3344556
:
021-2233445
:
021-2233445
:
[email protected]
Alamat
Daftar Daftar PProduk roduk
Data Produk Ad d
ID Produk
:
12 345 678 9
Nama Produk
:
SP J-Alph ard -0 5
Edit
Delete
ID Produk
Merek Mobil
Tipe Mobil
Kategori Produk
55443322
Daihat su
Xenia
Spion
SPJ- Xen- 02
Hitam
999
12345678
H onda
Freed
Spion
SPJ -Freed-03
Merah
999
SAVE
Merk Mobil
:
Toyota
Tipe Mobil
:
Alp hard
Kategori Prod uk
:
S pion
Warna Ju mlah Pro duk Harg a Jual
ID Produk Search by: Nama Produk ID Produk
:
Bla ck
:
99 99
:
Rp.5 00.00 0,00
SAVE
SJH -Alphar -2003
Nama Produk
SEARCH
T ipe Mobil
Kategori Produk
Jumlah
Harga
123456789
SJH- Alphar- 01
Toyota
Alphard
Spion
Black
9999
Rp.500.000,00
123456678
SJH- Alphar d- 02
Merk Mobil Toyota
Alphard
Spion
Silver
9999
Rp.600.000,00
Add
Edit
Warna
PRIN T
Nama Produk
Warna
Jumlah
CANCEL
Menu Utama FILE Master Data Transaction Report
Delet e
Pelang an Produk
CANCE L
Daftar Daftar Faktur Penjualan FFak aktur tur PPenjual enjualan an
Produk
No. FP
:
7878912457
No. SJ
:
123456789
T anggal FP
:
Senin, 20 April,2012
T anggal Jatuh tempo :
Senin, 20 J uni, 2012
Dat a Pel anggan
Me rek Mer ek Mobi Mobill
ID Mobil
Merek Mobi l
1001 1002
Toyot a Honda
Add
Edit
Delete
Me rek Mobil ID Mobi l
:
Me re k Mobil
:
1001
Toyota SAVE
Bank Merk Mobil RekeningBank TipeMobil Kriteri Penilaian Kategori Produk
Tipe Mob il
100 1
Nama_perusahaan
Total Harga
678 9124 567
PT. Amumert a
Rp .999. 999.99 9,00
11/03/201 2
789 0123 456
PT. Sinar Pag i
Rp .999. 999.99 9,00
Ad d
Ed it
: :
C onta ct Person
No. SJ
11/03/201 2
:
Al amat Pe ngiriman
ID Produk
De le te
:
Merek Mobi l
5566778899
No. T elp
PT. ABC
:
No. Fa x
J l. Gajah Mada N o.256 J akart a Barat 11530 J akart a
021-1234567
:
No. HP
Vinny
021-5566778 021-3456789
:
E -mai l
[email protected]
:
Ti pe Mobil
Kate gori Produk
Na ma Produk
Wa rna
Juml ah
Ha rga
Tot al
22334455
Honda
Jaz z
Tutup Lampu
HJT -Jaz z-02
Mer ah
999
Rp.999.999.999,00
R p. 999.999.999,00
123456789
Daihats u
Xenia
Tutup t angki
HJX -Xenia -32
H ijau
999
Rp.999.999.999,00
R p. 999.999.999,00
Sub Tot al PPN 100
R p.999.999.999,00
%
R p.999.999.999,00 R p.999.999.999,00
Grand Total
SAVE
PRINT
CAN CEL
Ja zz
Toyo ta
A dd
SE ARCH
Tanggal FP
1234 5678 9
Warna
Merek Mo bil
Hond a
100 2
ID Pel anggan Na ma Perusahaan
5566 7788 12
No. FP 1122 3344 55
CANCEL
Tipe Mo Mobil bil
ID Tipe Mobil
No. FP Tanggal FP Search by: Nama Perusahaan
Alpha rd
E dit
Delet e
Tipe Mobil :
10 01
Merek Mobil
:
Ho nda
Tipe Mob il
:
Ja zz
ID Tip e Mobil
Daftar Surat Surat Retur Retur SSurat urat Retu r Retur
SA VE
CANCE L
N o. SR
No.SR Tanggal SR Search by: Nama Perusahaan
:
5566778899
N o. FP
:
1122556677
Tanggal SR
:
Senin, 20 Ap ril, 20 12
Data Pelanggan
20/01/2012
ID Pelanggan
SEARCH
:
Nama Perusahaan
No. SR
Tanggal SR
No. FP
Nama P erusahaan
Alamat
22334455
11/03/2012
123789456
PT. Mandir i Cerah
Jl. Pondok Indah V no.9
123456789
11/03/2012
678901234
PT. Surga Dunia
Jl .Satria III No.124
Add
Edit
:
Contact Person
:
Alamat Pengiriman
Dele te
:
8833778128
No. Telp
PT . ABC
:
No. HP
Vinny
:
No. Fax
Tipe M obil
:
E-mail
J l. Gajah Mada No.256 J akart a Ba rat 1 1530 J akart a
:
W arna
021- 99912 35 021- 12345 67 021- 77788 81
abc@ ya hoo.com
ID Produk
Merek M obil
Kategori Produk
Nama Produk
889 91245
Honda
Fre ed
Sp ion
SJ H- Fr eed- 03
Mera h
9 99
112 23344
Toyot a
K ija ng
Tutu p Lampu
TJT -Kijan g-05
Kun in g
999
J umlah
K eterangan:
Harga
Total
R p.99 9. 999.99 9,00
R p.99 9.999.99 9,00
Rp. 999.999. 999,00 Rp. 999.999. 999,00
S ub Total
Ter dap at R eta ka n di bod .y
PP N
-
R p.99 9.9 99.99 9,00
%
99
R p.99 9.9 99.99 9,00 R p.999. 999.99 9, 00
Total Retur
Kategori Produ k Kate gor i Pr od uk SAV E
ID Kategori Produk
Add
Edit
ID Kategori Produk
:
10001
Kategori Produk
:
s pion
Delete
Menu Utama
SAVE
CAN CEL
FILE Master Data Transaction Report Sales Order Surat Perminta n Keluar Produk Surat Jalan
Warna
Nama Warna
10 001
Silver
10 002
Gold
Add
Edit
Delet e
Warna ID Warna
:
10001
Nama Warna
:
Silver
SAV E
Daftar Daftar Bukti Bukti Terima Terima Pembayaran Bukti Buk ti Ter Terima ima Pembayaran Pe mbayaran
No.BTP Tanggal BTP Search by: Nama Perusahaan
N o. BTP
:
1122335566
Tanggal BTP
:
Senin, 20 April , 2012
Data Pelanggan P T. ABC
SEARCH
ID P ela nggan
No. BTP
Tanggal B TP
No. Surat Tagihan
256 78912 4
1 1/03 /20 12
467 8901 24
PT. Anu merta
Rp.99.9 99.99 9,00
332 24455 6
1 1/05 /20 12
123 4567 89
Nama Perusahaan Total Pembayaran PT . Anu gerah
Rp.99.9 99.99 9,00
Faktur Penjualan Surat Retur BuktiTerimaPembayaran
CANCEL
Bank
Add
Ed it
Penilaian Pelang an
BCA
10 00 2
BNI
E dit
De le te
Bank ID Bank
:
1 00 01
Nama Bank
:
BCA
x _30_x 81245678
Penilaian Penila ian P Pelanggan ela ngg an
:
PT. A nugerah Kita
:
8989 123456
Li mit Kredit
ID Pelan ggan
:
R p.99 9.999.999,00
Lama Bayar
:
999
Tang gal Penilaian
:
Senin , 20 April , 2 012
D etail Perhitunga n
1. Lama K erja Sama
CANCEL
:
2. Ketepatan Pembayaran
: :
99 999
BCA
5551234567
PT. Auto Sukses Perkas a
BNI
1122334455
PT. Auto Sukses Perkas a
Add
Edit
:
10001
Nama Bank
:
BCA
No. Re kening B ank
99 99
h ari
99
:
99
Lama Pembayaran yang disarankan
:
99
Limit Kredit yang d isarankan
:
Rp.999.999.999,00
No. Rekening B ank Nama Pemil ik Re kening
Re kening Bank ID Re k. B ank
Nama Pe mi lik R eke ning
Poin
tahun
R p.9 99.999.999,00
Total Poin
Rekening Reke ni ng Bank B ank
Nama Bank
22334455
SA VE
PR INT
CANCEL
D elete
L Laporan aporan Penerimaan Penerimaan Kas Kas
:
551234567
:
PT. Auto Suks es Perkasa
SAVE
CAN CEL
Laporan Penerimaan Kas
Sort by :
Nama Pe rusahaan
All
Periode
Awal:
01/01/201 2
Akhir:
31/01/201 2
View
Print
CANCEL
KriteriaPen Kriteria Penilaian ilaian
Lama Kerja Sama Poin 5
Ju mlah Tran saksi Per Bulan
Ketepatan Pembayaran
Rentang Tahun 99
s /d
10
99
s /d
15
99
s /d
20
99
s /d
Poin
99
5
99
10
99
15
99
20
Rentang Hari 99
s/d
Poin
99
s/d
99
99
s/d
99
99
s/d
99
Rentang Pembayaran
5
99
10 15 20
Rp.99 9. 999.999,0 0
s/d
Limit Kredit 0 – 15 poin
R p.999. 999.999,00
16 – 30 poin
Rp.99 9. 999.999,0 0
s/d
R p.999.9 99. 999,00
s/d
R p.999.9 99. 999,00
Rp.99 9. 999.999,0 0
s/d
R p.999.9 99. 999,00
Lama P embayaran 999
hari
R p.999. 999.999,00
999
hari
31 – 45 poin
R p.999. 999.999,00
999
hari
46 – 60 poin
R p.999. 999.999,00
999
hari
SAVE
Jurnal Penjualan
Menu Utama
Jurnal Penjualan
FILE Master Data TransactionList Report Penjualan Piutang
CANCEL
Laporan Laporan Penjualan P enjualan
Lap oran Penju alan
Sort by :
R p.999.9 99. 999,00
Rp.99 9. 999.999,0 0
Limit Kredit & Lama Pembayaran
Awal:
01/01/2012
Akhir:
31/01/2012
View
Print
CANCEL
Jurnal Jurnal Penerimaan Penerimaan Kas
ID Pro duk Nama P erusah aan
Jurnal Penerimaan Kas
All
Periode
Awal:
01/01/2 012
Akhir:
31/01/2 012
Vie w
Prin t
Penerima n Kas JurnalPenjual n
CANCE L
JurnalPenermi a nKas Dashboard
Laporan Piutang
Laporan P iutang
Sort by :
Nama Perus ahaan
All
Jatuh Tempo
10
hari
Periode
Awal:
01/01/2012
Akhir:
31/01/2012
View
Print
CANCEL
Dashboard Dashboard
Periode
Awal:
01/01/2012
Akhir:
31/01/2012
View
Print
123456789
No. Telp
PT. ABC
No. HP
Vinny
No. Fax
Jl. Gajah Mada No.256 Jakarta Barat 11530 Jakarta
Cara Pembaya ran Transfer/Giro Giro
E-mail
No.Tran sa ksi 999.999. 999
Rek. Perusah aan Bca-32134 213
12345678
BCA-325678
SAVE
3. Ju mlah Transaksi per Bulan
10002
No. Surat Ret ur
Jumlah Tagi han Rp.999. 999. 999,00
:
021-1234567
:
021-7788991
:
021-5567789
:
abc@ yahoo.com
Jumlah Ret ur
CANCEL
Gambar 1.4: Navigation Diagram SIA Penjualan pada PT. ASP
Awal:
01/01/2012
Akhir:
31/01/2012
View
Print
CANCEL
PRINT
CANCEL
Tota l
Rp. 999.999.999,00 Rp.999.999. 999, 00 Rp. 999.999.999,00
Total Pe mba yaran :
Data
SAVE
10001
: :
Delet e
Nama Bank
10 00 1
Ad d
:
Contact Person Alamat Pe ngiriman
Nama Peru sah aan I D Bank
:
Na ma Perusahaa n
No . Fakt ur Penj uala n
ID Rek. B ank
CANCEL
Spion Penutup Lampu
Warna
ID Warna
PR INT
Kategori Produk
10001 10002
R p.999. 999.999,00
+
Gambar 1.5: Revised Class Diagram SIA Penjualan pada PT. ASP
LAPORAN DASHBOARD Laporan Penjualan
Laporan Piutang
(periode 1 jan - 31 jun 2012) 6,000
4,530
4,850
5,570
4,380 10,000
2,000
5,000
-
FEB
MAR
APR
MEI
(periode 1 jan - 31 jun 2012)
15,000
4,000
JAN
Laporan Penerimaan
(periode 1 jan - 31 jun 2012) 5,285
5,275
JUN
6,000 8,900
8,750
9,200
10,750
10,100 9,750
4,200
4,500
4,700
5,110 5,275
5,250
4,000 2,000 -
JAN
FEB
MAR
APR
MEI
JAN
JUN
FEB
MAR
APR
MEI
JUN
SJH-Jazz-2012
2010 2011 2012
Q1 12,600 14,000 14,950
PENJUALAN Q2 12,550 14,250 14,940
Q3 12,750 14,115
Q4 13,550 14,120
2010 2011 2012
Q1 12,600 14,000 14,950
PIUTANG Q2 12,550 14,250 14,940
Q3 12,750 14,115
Q4 13,550 14,120
200 300
SAT-Piss-2012
230 280
LFZ-Fer-1520
250 LFH-Ox-2250
TOP 5 PRODUK TERLARIS ID Produk Nama Produk Kuantitas 123450 SJH-Jazz-2012 300 511230 SAT-Piss-2012 280 663245 LFZ-Fer-1520 250 689123 LFH-Ox-2250 230 889012 SAH-Alp-110 200
Gambar 1.6: Printout “Dashboard” Salah satu fitur laporan dari sistem ini adalah dashboard, yang menggambarkan kegiatan penjualan serta piutang. Dengan adanya dashboard ini, perusahaan diharapkan dapat memantau perkembangan piutang dan penjualan perusahaan. Adanya data real time ini perusahaan mampu memberikan keputusan secara tepat dan cepat. Perhitungan untuk Menentukan Limit Kredit Salah satu masalah yang dihadapi perusahaan adalah tidak adanya penentuan penilaian limit kredit. Berikut ini adalah gambaran kriteria yang didapatkan dari hasil analisis: 1. Kriteria penilaian berdasarkan pada lamanya hubungan kerja sama antara pelanggan dengan perusahaan. Tabel 1.1 Kriteria Penilaian Lama Kerja Sama Lama Kerja Sama Poin ≤ 1 tahun 5 1 – 3 tahun 10 4 – 8 tahun 15 ≥ 10 tahun 20 2.
Kriteria penilaian berdasarkan pada ketepatan pembayaran piutang pelanggan Tabel 1.2 Kriteria Penilaian Ketepatan Pembayaran Ketepatan Pembayaran Poin ≥ 30 hari 5 14 – 30 hari 10 7 – 14 hari 15 0 – 7 hari 20
3.
Kriteria penilaian berdasarkan pada jumlah nominal transaksi per bulan oleh pelanggan Tabel 1.4 Kriteria Penilaian Jumlah Transaksi per Bulan Jumlah transaksi perbulan Poin ≤ 14.999.999 5 15.000.000 – 29.999.999 10 30.000.000 – 49.999.999 15 ≥ 50.000.000 20
Setelah semua faktor ditentukan poinnya dan dijumlah, hasi penjumlahan adalah poin yang digunakan untuk penentuan limit kredit dan lama bayar.
Tabel 1.5 Usulan Limit Kredit dan Lama Bayar Total Point Pelanggan Limit Kredit usulan Lama Bayar usulan 0 – 15 20.000.000 30 16 – 30 30.000.000 35 31 – 45 45.000.000 40 46 – 60 60.000.000 45 Berikut contoh perhitungan penetapan limit kredit dan lama bayar: Tabel 1.6 Contoh Perhitungan Limit Kredit dan Lama Bayar Pelanggan X Kriteria Point Lama kerja sama 3 tahun 10 Ketepatan pembayaran 18 hari 10 Jumlah transaksi perbulan Rp.24.500.000,00 10 Total 30 Usulan limit kredit dan lama bayar pelanggan A adalah 30.000.000 dan 40 hari. Usulan atas limit kredit ini didapatkan dari analisis laporan penjualan perusahaan untuk bulan November 2011. Dari data ini didapatkan hasil bahwa rata-rata transaksi pelanggan dalam bulan tersebut adalah Rp. 27.325.000,00. Jumlah transaksi minimum adalah Rp. 5.480.000,00 dan jumlah transaksi maksimum adalah Rp. 55.830.000,00. Hasil tersebut didapatkan dari jumlah transaksi dari kurang lebih 200 pelanggan.
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Auto Sukses Perkasa maka dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1. Perusahaan mempunyai prosedur penagihan piutang yang lemah. Perusahaan tidak mempunyai laporan piutang dan umurnya. Piutang pelanggan yang akan jatuh tempo harus dicek secara manual. Hal ini menyebabkan perusahaan sering terlambat menginformasikan piutang ke pelanggannya. Perusahaan tidak mempunyai prosedur baku dalam penentuan limit kredit dan lama pembayaran piutang yang pasti untuk pelanggan. Hal ini dikarenakan perusahaan masih menerapkan sistem kepercayaan dan beberapa pelanggan merupakan teman direktur. Pada tahun 2011, sebanyak 60% piutang pelanggan dibayar melewati batas jatuh tempo, dan sebanyak 8% sulit ditagih. 2. Karyawan sering kewalahan dalam melaksanakan tugasnya dikarenakan mendapat tugas dari bagian lain. Pada bulan November 2011, terdapat 7% kesalahan pengiriman produk untuk pelanggan. Hal ini dikarenakan karyawan melakukan kesalahan akibat mengerjakan tugas diluar bagiannya sendiri. 3. Perusahaan saat ini menggunakan microsoft word dan excel dalam mendukung kegiatan operasionalnya. Karyawan kesulitan dalam mebuat laporan untuk perusahaan dikarenakan minimnya dokumen yang digunakan. Terdapat 3% kesalahan dalam pencatatan penerimaan kas perusahaan, dimana pelanggan yang sudah membayar tetapi tidak tercatat di perusahaan. Selain itu pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama karena masih semi-manual. Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Auto Sukses Perkasa maka perusahaan disarankan untuk: 1. Meningkatkan infrastruktur TI. Hal ini dimaksudkan untuk penerapan SIA lebih berkualitas dalam mengatasi masalah-masalah operasional penjualan perusahaan. 2. Menambah tenaga kerja, agar terdapat pembagian tugas yang merata. Hal ini dimaksudkan juga untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan. 3. Mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) sendiri, agar semua proses bisnis perusahaan mempunyai standar baku. 4. Melakukan maintenance, evaluasi, dan back-up secara berkala untuk mencegah terjadinya masalah-masalah seperti kerusakan perangkat maupun kehilangan data yang dapat menganggu kelancaran sistem perusahaan.
5.
Mengevaluasi sistem dalam hal kemampuannya menyesuaikan dengan perubahanyang terjadi. Hal ini dimaksudkan agar sistem yang dirancang ini dapat dikebangkan dan diperbaharui sesuai perubahan yang terjadi.
REFERENSI Alves, M. C. G (2010). Information Technology Roles in Accounting Tasks – A Multiple Case Study. International Journal of Trade, Economics and Finance. 1(1). 103-107. Hall, James A. (2008). Introduction to Accounting Information Systems(7th ed). Canada: Nelson Education, Ltd. Kieso, Donald E., Weygandt, Jerry J., Warfield, Terry D. (2010). Intermidiate Accounting. 13th Edition. John Wiley & Sons Inc, Asia. Mathiassen, Lars., Munk-Madsen, Andreas., Nielsen A. Peter. & Stage, Jan (2000). Object Oriented Analysis and Design. First Edition. Marko Publishing Aps. Aaalborg, Denmark. Sori, Z. M. (2009). Accounting Information Systems (AIS) and Knowledge Management: A Case Study. American Journal of Scientific Research. 4(1). 36-44.
RIWAYAT PENULIS Ridwanto Salim lahir di Pontianak, 22 September 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi dan Sistem Informasi pada tahun 2012.
