Directie Bestuur & Organisatie Directie Algemeen
Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon (024) 329 91 11 Telefax (024) 329 22 92 E-mail
[email protected]
Aan de Commissie AB
Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen
Ons kenmerk
Contactpersoon
07-06-2005
Datum
Datum uw brief
C100/05.0016522
Monique van Wagenberg
Onderwerp
Aantal bijlagen
Doorkiesnummer
rapportage stand van zaken bedrijfsvoeringsprojecten
1
3292676
Geachte leden van de Commissie,
Op 5 maart 2005 heeft de Commissie AB gevraagd om een periodieke rapportage inzake de stand van zaken van 5 onderwerpen in het kader van het plan van aanpak bedrijfsvoering. Zoals gemeld heeft verbetering dossiervorming geen prioriteit. Ten aanzien van de vier verbeteronderwerpen is de volgende stand van zaken te melden: 1. Verbetering AO/IC met hoge prioriteit voor IC Inmiddels wordt bijgevoegd plan van aanpak ten uitvoer gebracht, dat gericht is op het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring inzake rechtmatigheid over 2005. Dat plan rust sterk op het organiseren van de AO/IC voor de grootste en meest risicovolle producten uit de begroting en wordt in nauw overleg met de accountant vastgesteld. Per 22 juni worden de te gebruiken formats en gekozen methoden vastgesteld, zodat dit jaar nog een eerste feitelijke interne controle op deze producten wordt gerealiseerd. 2. Inrichten van control De visie op de controlorganisatie is inmiddels in concept gereed. Binnen de ambtelijke organisatie is de controlfunctie inmiddels losgekoppeld van de bedrijfsondersteuning, teneinde te waarborgen dat beide taken zo doelmatig mogelijk worden uitgeoefend. Het controlprogramma is in concept in het college besproken en op onderdelen in de uitvoering genomen. Het concept is in de auditcommissie bekritiseerd. Nadat de visie op de controlorganisatie door het college is vastgesteld, zal worden bezien of het controlprogramma nog aanpassing behoeft. Het definitieve controlprogramma wordt dan vastgesteld in het college en daarna ter informatie aan de Cie AB verzonden.
Nijmegen, de oudste stad van Nederland. Kijk op www.nijmegen2000.nl
Aan de Commissie AB.doc
Gemeente Nijmegen Directie Bestuur & Organisatie Directie Algemeen
Vervolgvel
1
3. Verbetering BBI/begroting Tijdens het opmaken van de jaarrekening is, in nauwe samenspraak met de accountant, een aantal belangrijke opschoningsacties in het kader van BBV ingezet en gerealiseerd. De begroting 2006 wordt mede door de inrichting van NFIS aanzienlijk verbeterd. Ten aanzien van de prestaties zijn bij zowel de jaarrekening als de voorbereiding van de begroting belangrijke slagen gemaakt. Het nieuwe financieel systeem (NFIS) is inmiddels operationeel. De jaarrekening is door het college vastgesteld met een goedkeurende verklaring van de accountant. 4. Het stappenplan inrichting Concernstaf is vastgesteld Met voortvarendheid wordt aan realisatie gewerkt, waarbij de regie op de bbi-cyclus alsmede strategische kaderstelling, toetsing en advisering centraal staan. Implementatietraject is gereed op 1-102005 en alle activiteiten liggen op schema. Conform afspraak wordt in juni een presentatie over dit onderwerp gegeven in de Commissie AB.
Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen,
De Burgemeester,
De Secretaris,
mevr. dr. G. ter Horst.
ir. H.K.W. Bekkers.
Nijmegen, de oudste stad van Nederland. Kijk op www.nijmegen2000.nl
Aan de Commissie AB.doc
Regiegroep Administratieve organisatie en interne controle Plan van aanpak (versie 27 mei 2005) Aanleiding: In het door het DT vastgestelde Plan van Aanpak bedrijfsvoering 2005 zijn een 4-tal projecten geformuleerd waarvan AO/IC er een is. Naast het NFIS is dit een project waar een hoge prioriteit aan toegekend is. Dit is gelegen in het feit dat in verband met het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring over het jaar 2005 er voldaan dient te zijn aan de rechtmatigheideisen. Dit betreft zowel financiële als niet financiële rechtmatigheid. De rechtmatigheidtoets kan alleen maar plaatsvinden wanneer wet en regelgeving getoetst zijn en vertaald in een administratieve organisatie, de AO is voorzien van een intern-controleplan en er in ieder geval eenmaal gecontroleerd is of er conform wet en regelgeving gehandeld is. Opdracht: 1. Opdrachtgever voor deze opdracht is M. van Wagenberg directeur DBO. 2. Opdrachtnemer is de regiegroep AO/IC Deze groep bestaat uit: Henry Wetenkamp (voorzitter) …………….. ……………. 3. Voor de kaderstelling zal tijdelijk aan deze regiegroep een extern AO/IC-specialist en de aanspreekpunten van de Directies worden toegevoegd. De opdracht luidt: 1. Het ontwerpen van concernbrede kaders en normen waaraan de naleving van de wetten en regels wordt getoetst en die ter besluitvorming voorleggen aan het DT 2. Het in gang zetten van en toezien op een tijdige toetsing van wet en regelgeving die van toepassing is de top… producten en processen 3. Het in gang zetten van en toezien op een tijdige uitwerking van de AO van de Top…. Processen en producten. Waarbij de “IST-situatie” wordt vastgelegd. 4. Het in gang zetten van en toezien op een tijdige uitwerking van de interne controle plannen van de Top…. Processen en producten. 5. Het in gang zetten van en toezien op een tijdige toetsing op toegepaste wet en regelgeving (interne controle) bij de uitvoering van de Top…. Processen en producten. Doelstelling: 1. Het streven is het verkrijgen van een goedkeurende verklaring van de accountant betreffende “rechtmatigheid” over het jaar 2005. 2. Doelmatig en rechtmatig werken volgens vastgestelde procesbeschrijvingen en bijbehorende interne controle.
1
Aanpak: Kaderstelling: Kaderstellend voor de regiegroep is: wet en regelgeving inzake rechtmatigheid, het Raadsbesluit betreffende rechtmatigheid, de risico-inventarisaties op processen en producten, de door de extern accountant samengestelde top… en het DT-besluit betreffende normen, kaders en formats waaraan de naleving van de wetten en regels wordt getoetst. Bij het opstellen van de AO wordt de “IST-situatie” als uitgangspunt genomen. Voorbereiding en uitvoering: Nijmegen (Stadscontrol) heeft ikv rechtmatigheid geïnventariseerd wat haar risicoproducten en processen zijn. De criteria hierbij waren: producten met een omzet van meer dan 1 mio en processen waarvan in de risicoanalyse is bepaald dat zij een hoog risicoprofiel hebben. Vooruitlopend op besluitvorming betreffende de normen, kaders en formats in het DT, laten we de extern accountant van de gemeente uit de geïnventariseerde producten en processen de top….. bepalen op basis waarvan hij een goedkeurende verklaring inzake rechtmatigheid kan verstrekken. Tevens levert hij de criteria aan op basis waarvan in den lande de accountantscontrole inzake rechtmatigheid plaatsvindt. Tot 15 juni zet de regiegroep de opdrachten per directie klaar voor uitvoering. Per directie wordt ahv deze top… bepaald wat per product/proces de toe te passen wet en regelgeving is. Deze wet- en regelgeving moet als eerste getoetst worden of het gehanteerde nog adequaat en up to date is. Vervolgens wordt geïnventariseerd of er procesbeschrijvingen bestaan van de processen en procedures. Wanneer procesbeschrijvingen bestaan moeten deze op juistheid en toepassing worden gecontroleerd. Wanneer er geen procesbeschrijvingen bestaan moeten deze alsnog door de directies worden opgesteld en vastgesteld. . Hierbij is het van belang dat de “IST-situatie” wordt vastgelegd. Daarnaast moet men volgens deze processen gaan werken Het kan zijn dat we als regiegroep constateren dat processen inefficiënt zijn of dat wet en regelgeving onvoldoende vertaald zijn in adequate processen. Wanneer dat geconstateerd wordt koppelen we dat terug naar de desbetreffende directie, die zelf verantwoordelijk is voor aanpassing van het proces. Er moet wel rekening mee worden gehouden dat de accountant controleert of er volgens het proces gewerkt wordt. Wanneer het nieuwe proces als “ISTsituatie” wordt aangemerkt zal de controle daarover uitgevoerd worden. Per proces wordt er door de directies volgens de kaders en normen een intern-controleprotocol opgesteld. Om een goedkeurende verklaring te krijgen moet er in 2005 minimaal eenmaal een audit per proces gehouden worden. Van deze audit wordt een verslag opgesteld. De verantwoordelijkheid van het houden van een audit ligt bij control van de desbetreffende directie. Opdrachtverstrekking: De regiegroep zet de opdrachten bij de directies uit via voortgangsformulieren. Op dit voortgangsformulier staat aangegeven: § welke producten en processen uitgewerkt moeten worden met een korte omschrijving van het proces of product en welke activiteiten daarvoor moeten plaatsvinden. § Een planning/termijnen per proces/product
2
Uitvoering opdrachten door directies: De verantwoordelijk directeur wijst een medewerker aan die aanspreekbaar is op de uitvoering van de opdracht (=trekker) en is zelf tevens aanspreekbaar op de uitvoering van deze opdracht. De regiegroep activeert en adviseert zonodig de directeur/trekker bij de uitvoering. Op tevoren afgesproken momenten (1x per maand) rapporteert de directeur aan de regiegroep over de voortgang. Informatieverstrekking aan Concernstaf, DT en Bestuur: De voorzitter van de regiegroep rapporteert tweewekelijks aan de opdrachtgever (directeur DBO) en 1 maal per maand aan de concernstaf en via de concernstaf aan het DT en het bestuur over de uitvoering en voortgang van de opdracht. Communicatie AO/IC: § De gebruikelijke communicatie via de lijn blijft intact. § Betreffende concernbrede communicatie neemt de regiegroep het initiatief § De directeur neemt het initiatief betreffende communicatie binnen een directie § De opdrachtgever (directeur DBO) e/o de voorzitter van de regiegroep communiceert met het DT en het bestuur. § De voorzitter van de regiegroep communiceert met Stadscontrol en de externe partijen zoals de accountant. Evaluatie: Januari 2006 zal het werk van de regiegroep AO/IC geëvalueerd en besproken worden in de concernstaf en het DT
H. Wetenkamp
3
