Verslag vergadering BSG gtgv 21/05/2013 Agenda: 0) aanwezigheden 1) Goedkeuring vorig verslag 2) Woord van de voorzitter 3) Financieel 4) Shop 5) Zaal 6) Verweer Plakboeten 7) Eindejaars TD 8) PR voor BSG gtgv 9) Coöptatie 10) varia 11) Actiepunten
De vergadering begint om 19.15.
Overloop Agenda: 0) aanwezigheden Aanwezig: Nicolas, Yves, Michael, Yoeri (pk), Thijs V, Dominiek, Lode, Fabian, Wesley (WK), Eda ($olvay), Maurane, Maxime O, Robin, Max B, Maya (Pers), Dave (WL), Birgit (Apia), Timothy, Sander Afwezig: Jean-Baptiste, Reinout, Sam, Ian, Kelly, Lisa verontschuldigd: Milan, Justine, Fleur, Ulrike, Kevin, Thijs B, Yves heeft een volmacht van fleur voor stemmingen. 1) Goedkeuring vorig verslag Geen opmerkingen, Algemeen goedgekeurd 2) Woord van de voorzitter -Toelichting dialoog met FA: er is een gesprek geweest tussen beide partijen. Dit was een constructief gesprek. Er blijkt een gebrek aan communicatie tussen beide partijen. FA Kan goed aanvoelen wat er leeft onder de studentengemeenschap. Daarom acht het BSG gtgv het handig om terugkoppeling naar onze vergadering op te drijven. Vertegenwoordiging met raadgevende stem zou hiervoor een goede oplossing kunnen zijn. Uit deze dialoog kwam ook het voorstel om de agenda voor een vergadering op onze Facebookpagina te plaatsen. Op deze manier zijn we nog meer open in ons beleid. FA wil opnieuw een raamakkoord. Dit moet er komen op basis van de theorie dat BSG gtgv de folklore als onderdeel van de studentengemeenschap erkent en ondersteunt. In grote lijnen zou hetzelfde raamakkoord kunnen behouden worden. Wel zou BSG gtgv enkele dingen in ruil willen: - Meer betrekking in onze beslissingen (de raadgevende stem en dus aanwezigheid op vergaderingen). - Een voorlopig overzicht van activiteiten waarin samenwerking tussen partijen kan ontstaan en een overzicht van de activiteiten die FA organiseert. - Een beperkte versie van een jaarverslag als addendum op het jaarverslag van BSG gtgv. De vergadering vindt ook dat een clausule voor stilzwijgende verlenging in raamakkoord opnemen een goed idee is.
-Quid Capitant?: De beperkte erkenning is op STURA goedgekeurd en dit zorgt ervoor dat er geen extra druk op de subsidiepot komt. Beperkte erkenning: enkel plakreglement en lokaalaanvragen worden dus toegekend door BSG gtgv. In ruil hiervoor vraagt het BSG gtgv een beperkt jaarverslag. Ook zijn beperkt erkende verenigingen verplicht een minimum aantal activiteiten te organiseren die binnen hun kraam passen. Uiteraard moeten zij de minimumstatuten erkennen en naleven in hun statuten. Deze zomer worden een aantal documenten herzien. Zo ook de minimumstatuten. Hierbij zal er rekening gehouden worden met het nieuwe concept van beperkte erkenning. Op de STURA van september wordt dit bewerkt document geëvalueerd. Ook het praesesconvent zal bij de finale herwerking van een aantal documenten waaronder de minimumstatuten betrokken worden. -Cantus Voor nieuwe studenten: Op 1 juli wil Marcom een cantus voor de nieuwe studenten organiseren. Dit zou in samenwerking met BSG gtgv gebeuren. Na bespreking op de vorige vergadering werd gevraagd of het mogelijk was om de tent gratis te krijgen voor 2 juli. Het antwoord hierop is negatief. Marcom twijfelt zelfs of ze de tent gratis krijgen op 1 juli. Meer nieuws zodra er is. Indien de tent niet gratis is op 1 juli moeten de kosten voor Marcom zijn, of moet er voor een alternatieve locatie gekeken worden. De vergadering raadt een andere locatie af. Een originele raming voor 120 personen lijkt Marcom nogal veel. Deze raming is gebaseerd op 50/50 verdeling. 60 nieuwe en 60 huidige studenten. Bij een laatste overleg verwacht Marcom slechts maximaal 50 nieuwe studenten. Om de kosten te drukken zou het opportuun zijn dat er niet te veel extra mensen langskomen. We moeten alternatief bedenken dat voor iedereen goedkoper is. De initiatie mag dus kleinschaliger zijn. Ze hoeft bijvoorbeeld ook geen vier uur te duren. Er komt een open dialoog waarbij iedereen even zijn mening over de activiteit en haar uitwerking mag geven. Hieruit blijkt dat er nog steeds discussie is over het nut van deze activiteit. Tenslotte is het moeilijk om een grote groep mensen zonder ervaring een cantus te laten ervaring indien deze niet voldoende begeleid worden. Toch steunt de het merendeel van de vergadering deze activiteit. Naar Marcom communiceren we dat het toch de bedoeling is dat er minstens twee vertegenwoordigers per kring langskomen (liefst togati). Er werd eerst overwogen om enkel BSG gtgv en FA te laten deelnemen, maar het valt nog af te wachten of hiervoor genoeg respons komt. Ook de cantuskennis moet voldoende zijn om de nieuwe studenten van dicht bij te kunnen begeleiden. Aan de togati wordt een kleine richtlijn gegeven over de bedoeling van deze initiatiecantus. Wat betreft de drank vragen we aan Marcom 5 vaten. Aan FA vragen we de minicodexen en pogen we af te spreken om samen de cantus voor te zitten. Veel van de organisatie hangt af van hoeveel studenten er komen. Over enkele weken weten we hoeveel mensen er komen. Via de voorzittersgroep zal de praktische organisatie aangekaart worden. Op deze manier kunnen de voorzitters hun ervaring en ideeën met ons delen indien zij dit wensen. 3) Financieel Financieel: Er staat nu 3300 euro op de rekening, dat zou net genoeg moeten zijn om alle “opvoorhand-te-betalen” kosten te dekken voor EJTD. Vanaf vandaag tot in oktober heb ik liever een overschrijving van de streepjespoef als cash, aangezien ik waarschijnlijk niet meer regelmatig op het lokaal zal zijn hiervoor. Het rekeningnummer is BE49 3630 1137 1571, de mededeling luidt best 'streepjeslijst (uw naam)'. Tegen het begin van het academiejaar alle bedragen binnen hebben, en dan wordt er nieuwe drank gehaald. De BSG cultuurrekening is vrijgekomen (rekening van vroeger waarvan het bestaan vergeten was). Het bedrag van 3665 euro komt op de rekening gestort tegen het einde van de week.
4) Shop Gisteren is er voor 260 euro aan pinnetjes verkocht. Het shopteam bedankt alle deelnemers. het overblijvende vat werd aan LWK doorverkocht. De vergadering dankt de shop voor deze toffe activiteit. De shop heeft zeker ambitie om dit nog eens te organiseren. Max is shopvriend van het jaar. 5) Zaal Geen opmerkingen van de beheerder. Yoeri vraagt om meer aftrekkers te voorzien in de zaal. In het algemeen moet er meer materiaal zijn op op te ruimen. Als materiaal versleten is moet er nieuw voorzien zijn. Dat mag altijd gemeld worden aan het beheer. Yoeri vraagt dat elektriciteit nagekeken wordt. Er is een zekering gesprongen in de kast. (de algemene). Nicolas mailt steph om hierover zekerheid te hebben. Dit is alles behalve verantwoord. De elektriciteit zit mee in het plan om de zaal te hernieuwen tegen volgend academiejaar. Het alarm werkt ook niet meer naar behoren. Er zijn al 800 vaten verbruikt dit jaar. Het contract met inbev moet herzien worden want we presteren beter dan zij rekenen. Dit is de verantwoordelijkheid van de AS. Aan hen wordt dit gemeld. Zij zorgen voor verdere opvolging. 6) Verweer Plakboeten -Solvay vs PPK Eda wijst erop dat de datum van indiening kan veranderd worden. De vergadering antwoordt hierop dat de discussie over het indienen reeds gevoerd is. Continuiteit van van bestuur zorgt ervoor dat de nieuwe praeses de problemen van een vorig bestuur moet opvolgen en oplossen. Ook wijst ze erop dat er eventueel andere kringen posters hebben gebruikt van Solvay. Wat betreft het gebruik van affiches door anderen twijfelt de vergadering er aan dat iemand anders de affiches van solvay zou hebben opgehangen. Zoals het nu staat ziet de vergadering geen enkele argument van solvay om deze boete onontvankelijk te verklaren. Het regelemnt wordt binnenkort aangepast en dan zal er een termijn voor indienen geplaatst worden. De vergadering betreurt dat dit niet in de reglementen staat. Geheime stemming Unaniem voor gestemd. De plakboete is ontvankelijk verklaard. -Apia vs PPK Birgit merkt de laattijdige indiening op. Toont aan met de foto dat het plakreglement gerespecteerd is en dat er echt maar een microstukje van de affiche is overplakt. Er was zeker geen intentie tot overplakken en er waren in principe nog twee affiches van PPK zichtbaar zoals opgesteld in het regelment. Bij nazicht van het reglement staat niet duidelijk dat er een volledige affiche moet overblijven. Bij vrije interpretatie van het plakreglement kan men beslissen dat zolang er maar voldoende beeld zichtbaar is er dus niet overplakt is. Artikel 11: Ten minste 2/3 van de nog zichtbare affiches voor éénzelfde activiteit op het zelfde bord of dezelfde paal mogen niet, ook niet gedeeltelijk, overplakt worden. Indien voor een activiteit nog slechts 1, A1 of A2, of 2, A3 of A4, affiches zichtbaar zijn mogen deze niet, ook niet gedeeltelijk, overplakt worden. Affiches van activiteiten die achter de rug zijn mogen wel overplakt worden.
De vergadering volgt deze denkpiste niet. In het reglement staat duidelijk dat er ook niet gedeeltelijk overplakt mag worden. Er wordt gewezen naar de ‘niet gedeeltelijk’. Geheime stemming Voor: 7 Tegen: 2
Onthouding: 4 De plakboete is ontvankelijk verklaard. Beide benadeelden kunnen met PPK een minnelijke schikking overeenkomen. Hun input om het reglement te evalueren wordt geaprrecieerd. Beide benadeelden moeten de plakboete naar bsggtgv doorstorten en dan sturen wij dit door naar PPK. Hierop meldt Sander in naam van PPK dat er een minnelijke schikking getroffen wordt. Bij deze zal BSG gtgv het geld onmiddellijk na de storting terugsturen naar respectievelijk Apia en Solvay. 7) Eindejaars TD Morgen wordt het veiligheidsplan opgesteld en wordt er afspraak gemaakt met de security (andré). Tegen het eind van de week wil de vergadering alles op papier doorgestuurd krijgen. Er is immers geen vergadering meer voor het nieuwe jaar begint. We bestellen extra herassen (deze kost wordt gedekt) Is er al contact met de BOB actie? Wordt dit nog gedaan? Hier komt geen reactie op. Fleur vraagt of er animo is voor opzet en opkuisshiften. Het zijn immers vaak dezelfde mensen die het moeten doen. Hier is geen animo voor. Iedereen moet er zijn om op te bouwen en af te breken. Er zal immers veel meer werk zijn voor de opbouw. Heel het domein wordt afgezet met herassen. 8) PR voor BSG gtgv Omdat communicatie naar de kringen tekort schiet vraagt Dominiek om aanwezigheid en bereikbaarheid te verzekeren op een aantal vaste activiteiten onder het jaar. Zowel op de campus als daarbuiten. Daarnaast dienen de nieuwsbrief, het Praesesconvent(maandelijks), de open verslagen, en de uitnodiging tot vergadering op facebook als een handreiking aan diegenen die interesse hebben tot inspraak. Het voorstel van Kevin (enkele weken terug) om regelmatig met de voorzitters samen te zitten wordt aangehaald als een alternatieve oplossing om regelmatig ideeën te overleggen. Dit zou een Humanistisch praatcafé zijn. Er wordt een spreker voorzien en achteraf wordt er iets gedronken. Concrete uitwerking is er echter nog niet. Dominiek wil dit graag op zich nemen. subsidies via UVV door sprekers uit te nodigen. (kan slechts 1 keer per jaar) Dominiek werkt dit uit met Kobe en koppelt naar de vergadering terug tegen het volgende semester. Indien er een concreet voorstel is dat draagkracht vindt kan er ook een kleine steun van het bsggtgv voorzien worden. 9) Coöptatie Wesley: oud-voorzitter WK Geheime stemming: unaniem verkozen. Dave: zat al twee jaar in BSG gtgv als zaalverantwoordelijke. Wil gewoon medewerker zijn. Eventueel volgende jaar een functie opnemen indien studies het toelaten. Wil samen met Dominiek het Humanistisch praatcafe ondersteunen. Geheime stemming: Voor: 9 Tegen: 3 onthouding: 1 10) varia - Birgit stelt de vraag over hoe het plakreglement zal herwerkt worden. In een werkgroep zal BSG gtgv een voorstel uitwerken. Het praesesconvent mag hierop amenderen. Daarna wordt dit op STURA gekeurd.
-Michael wil een BSG gtgv-stempel. Nicolas steunt dit voorstel. Deze zomer wordt er een stempel aangeschaft. De kostprijs hiervan zal rond de 40 euro zijn. -Yoeri merkt op dat de ventilator in de zaal kapot is. -Dominiek zoekt medewerkers om het Humanistisch praatcafé uit te werken. -Timothy doet een voorstel voor herziening van het plakreglement ivm de plaatsing op plakborden. Van links naar rechts plakken. Voordeliger voor alle andere kringen -Dank aan Maxime en Robin om het lokaal deftig te leggen. 11) Actiepunten
- FA vragen voor samenwerking cantus op 1 juli + minicodexen - Raamakkoord opstellen voor FA - Werkgroep opstellen voor herziening basisdocumenten en plakreglement. -Contact met Marcom voor de cantus op 1 juli. -Contact via voorzittersgroep voor cantus op 1 juli. -Poef afbetalen via overschrijving. -Steph Feremans contacteren voor werken in de zaal (elektriciteit). -Inbev contacteren voor herziening van contract. (AS) -Uitsturen beslissing ivm plakboetes. -EindejaarsTD op papier uitwerken tegen einde volgende week. -Bobactie contacteren voor EDJTD. -Agenda van vergaderingen online plaatsten vanaf nu. -Humanistisch praatcafé uitwerken. -Stempel BSG gtgv aanschaffen. De vergadering werd gesloten om 21.15. De voorzitter dankt de aanwezigen. De volgende vergadering wordt per mail en via facebook aangekondigd. Dit was de laatste vergadering van het academiejaar.
