1/2011. számú REKTORI UTASÍTÁS
AZ EGYETEMI GÉPJÁRMŐVEK HASZNÁLATÁNAK RENDJE
Miskolc 2011
1/2011. számú REKTORI UTASÍTÁS
AZ EGYETEMI GÉPJÁRMŐVEK HASZNÁLATÁNAK RENDJE
Készült ….. példányszámban ……. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 3 Változat száma: A1
Tartalomjegyzék
Fejezetszám
I. II. III. IV.
V. VI. VII. VIII.
Fejezetcím
Az utasítás célja A utasítás hatálya A gépjármőhasználattal kapcsolatos általános szabályok A gépjármővek igénylésének, használatának a rendje 1. Gépjármővek igénylése 2. A gépjármővek igénybevételének engedélyezése 3. Az igények elbírálása, rangsorolása, annak visszaigazolása 4. Az igények teljesítése, a szállítási feladat végrehajtása 5. A szállítási feladatok tervezése, a fuvarok szervezése 6. Az egyetemi gépjármővek tárolása Üzemanyag ellátás, elszámolás A gépjármő igénybevételek elszámolása, bizonylati-nyilvántartási kötelezettségek Egyéb rendelkezések Záró rendelkezés
Old.
Vált.
Bevezetés
szám
szám
dátuma
4 4 4
A/1
2011. 02. 01.
6 6 7 8 8 9 10 10 12 14 15
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 4 Változat száma: A1
A Miskolci Egyetem rektora, az egyetemi gépjármővek használatának rendjét az alábbiak szerint szabályozza. I. Az utasítás célja Egy-egy gazdálkodó szervezet által ellátott feladatok jellegébıl adódóan a gépjármővek üzemeltetése különbözı formában, különbözı szervezeti keretek között történhet. Az eltérı üzemeltetési, szervezési feladatok mellett minden esetben biztosítani kell a vonatkozó jogszabályok betartását, azok alkalmazását (1. sz. melléklet), valamint a korrekt üzemanyag felhasználás és az annak alapjául szolgáló teljesítmények dokumentálását, bizonylatolását. Jelen szabályozás célja: a vonatkozó jogszabályok és a kapcsolódó belsı szabályzatok elıírásaival összhangban - az egyetem feladatait, valamint sajátosságait figyelembe véve - az egyetem kezelésében lévı gépjármővek üzemeltetésének, használatának szabályozása. A vonatkozó jogszabályok és belsı szabályzatok jegyzéket az utasítás 1. sz. melléklete tartalmazza. II. Az utasítás hatálya A utasítás hatálya kiterjed a Miskolci Egyetem használatában (kezelésében) lévı gépjármővekre, azok vezetıire, a gépjármőveket igénybevevı szervezeti egységekre, valamint az üzemeltetésben résztvevı, azt irányító és ellenırzı személyekre. Az Alkalmazott Földtudományi Kutatóintézetre (továbbiakban AFKI) és a Comenius Fıiskolai Karra (továbbiakban CFK) vonatkozó eltérések külön fejezetben kerülnek ismertetésre. III. A gépjármőhasználattal kapcsolatos általános szabályok 1. A Miskolci Egyetem szállítási feladatainak ellátása érdekében személygépkocsikat, tehergépjármőveket és autóbuszt üzemeltet (2. sz. melléklet). A gépjármővek taxi rendszerben (vezetıvel) mőködnek. Indokolt, egyetemi érdeket szolgáló esetben lehetıség van a gépjármővek vezetı nélküli igénybevételére is. Ebben az esetben a gépjármő vezetıjére az egyetemi gépjármővezetıkre vonatkozó rendelkezések az irányadók.
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 5 Változat száma: A1
Az egyetemi gépjármővek vezetı nélküli használatát a rektor, illetve a gazdasági fıigazgató engedélyezheti, ilyen esetben a gépjármő vezetıje írásban köteles nyilatkozni arról, hogy a gépjármővet magáncélra nem használja. (3. sz. melléklet) 2. Az egyetem használatában lévı gépjármővek üzemeltetése, valamint az üzemben tartással kapcsolatos jogszabályi elıírások és belsı szabályzati utasítások betartása, ill. betartatása az Ellátási és Biztonságszervezési Osztály keretén belül mőködı Szállítási Csoport feladata. A Szállítási Csoport tevékenységének irányítása és ellenırzése az osztályvezetı feladata. 3. Az egyetem gépjármővei minden esetben csak menetlevéllel közlekedhetnek. A gépjármővek, illetve gépjármővezetık menetokmánnyal (menetlevéllel) való ellátásáról a Szállítási Csoport vezetıje köteles gondoskodni. 4. A gépjármővek használatához kötelezıen menetokmányok: a) személygépkocsi: D. Gépjármő 36. b) autóbusz: D. Gépjármő 41. r.sz c) tehergépjármő: D. Gépjármő 21/új r. sz.
alkalmazandó - szabvány nyomtatvány (Személygépkocsi menetlevél) (Autóbusz menetlevél) (Tehergépkocsi menetlevél)
5. A menetleveleket naponta kell kiállítani, melyen a gépjármő vezetıje feljegyzi: • a megtett utat, (honnan-hová) • a km óra állását, • a szállított személyek számát, (személyszállítás esetén) • a gépjármővezetı nevét, • az indulás és érkezés idıpontját, valamint • a szállítási feladattal kapcsolatos egyéb/szükségszerő megjegyzéseket. A menetlevélen feljegyzett adatokat a gépjármővezetı aláírásával igazolja. 6. A menetlevélen javítást csak áthúzással, a helyes adat feltüntetésével, valamint a javítást végzı aláírásával lehet végrehajtani. 7. A menetlevél szigorú számadású okmány, azt az eseményeknek megfelelıen kell vezetni. A felhasznált vagy rontott okmányokat sorszám szerint, hiánytalanul, a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megırizni. A menetlevelek vezetését, azok adatait a szállítási csoportvezetı köteles rendszeresen ellenırizni és gondoskodni azok megırzésérıl. 8. A gépjármővek üzem-, forgalom-biztonsági-, és környezetvédelmi követelményeknek megfelelı mőszaki állapotáról - ideértve a munkavédelmi, tőzvédelmi elıírások szerinti tartozékokat is - a Szállítási Csoport vezetıje köteles gondoskodni. 9. Indulás elıtt a gépjármővek biztonsági berendezéseinek mőszaki állapotáról és mőködésérıl a gépjármő vezetıjének minden esetben meg kell gyızıdnie. Ellenırizni
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 6 Változat száma: A1
kell továbbá az okmányok, valamint a gépjármő tartozékainak meglétét és a KRESZ elıírásainak megfelelését. 10. A gépjármő vezetıjének a gépjármő használata közben figyelemmel kell kísérnie a gépjármő biztonsági berendezéseinek mőködıképességét, valamint a gépjármő rendeltetésszerő, zavartalan mőködését. Az üzem közbeni mőszaki hibára utaló jelenség észlelése esetén a jármő állagának megóvása, valamint a közlekedés biztonsága érdekében - ha a gépjármővezetı a hibát megszüntetni nem tudja - a gépjármővet (ha arra lehetıség van) be kell vontatni a legközelebbi javító bázisra, illetve a hiba megszüntetése érdekében segítséget kell kérni az autómentı szolgálattól. Személyi sérüléssel járó baleset okozása esetén a KRESZ elıírásai szerint kell eljárni. (Elsısorban a rendırséget és a mentıket kell értesíteni.) A gépjármő használatával kapcsolatos mindenféle rendkívüli eseményt (a helyszínen el nem hárítható mőszaki meghibásodás, káresemény, személyi sérülést okozó baleset, stb.) a gépjármő vezetıje köteles telefonon jelezni a Szállítási Csoport vezetıjének, akivel egyezteti a további teendıket. Az észlelt, de nem javított hibát a menetlevélen fel kell tüntetni, az ,,üzemben tartó neve és címe" alatti üres részen. Ugyanitt rögzíteni kell a hiba elhárításának megtörténtét is. 11. A kilométer számláló meghibásodása esetén a meghibásodás helyét (település, országúti távolságot jelzı km tábla) a menetlevélre fel kell jegyezni. 12. A gépjármővek üzemeltetése, használata során bekövetkezett anyagi kárral járó eseményekrıl jegyzıkönyvet kell készíteni, melyben rögzíteni kell, hogy a keletkezett anyagi kárért felelıs-e a gépjármő vezetıje, vagy sem. (Pl: nem az elıírásoknak megfelelı mőszaki javítás, vezetéstechnikai hiba, stb.) A jegyzıkönyv elkészítéséért a Szállítási Csoport vezetıje a felelıs. A jegyzıkönyv alapján - indokolt esetben - az egyetem gazdasági fıigazgatója az SZMSZ II. kötetben (Foglalkoztatási Követelmény Rendszer) foglaltak szerint jár el. IV. A gépjármővek igénylésének, használatának a rendje 1. Gépjármővek igénylése Az egyetem használatában lévı gépjármőveket a közigazgatási határon kívüli, un. helyközi közlekedésre az erre a célra rendszeresített • Igénybejelentés személyszállító gépjármő helyközi használatára, (4. sz. melléklet) , valamint • Tehergépjármő igénylés (5. sz. melléklet) elnevezéső nyomtatvány kitöltésével lehet igényelni.
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 7 Változat száma: A1
Az igénylı lapon minden esetben fel kell tüntetni a költségviselı szervezeti egység megnevezését, valamint a terhelendı témaszámot és a köt. váll. számot. A helyközi közlekedésre vonatkozó gépjármő igénylést a tervezett utazást megelızıen legalább 2 munkanappal kell eljuttatni a szállítási csoportvezetı részére. Helyi közlekedésre - indokolt esetben - a gépjármőveket szóban is lehet igényelni. Nem kell külön-külön igénylést leadni: • a mindennapos feladatot jelentı fuvarfeladatokra, (bankba menetel, posta rendezése, stb.) • a mőszaki tanszékek rendszeres nitrogén szállításaira. A menetleveleket ezekben az esetekben is vezetni kell, s gondoskodni kell a megjelölt témaszámokra történı kiterhelésekrıl. 2. A gépjármővek igénybevételének engedélyezése. Az egyetemi gépjármővek hivatali célú igénybevételét: Kari szervezeti egységeknél:
- a dékán - a dékánhelyettesek - a dékáni hivatal vezetıje - az intézetigazgató - a tanszékvezetı - pályázati források esetén az utalványozási joggal rendelkezı témavezetı
Nem kari szervezetbe tartozó szervezeti egységeknél: - a rektor - a rektorhelyettesek - a gazdasági fıigazgató - a fıtitkár - a humánpolitikai igazgató - a gazdálkodási egység vezetıje - szervezeti egység vezetıje jogosult engedélyezni. Külföldi utazásoknál - különös tekintettel a kiküldetések engedélyezésére, valamint a felmerülı költségek elszámolására - a Hivatalos Külföldi Utazások és Vendégfogadások Szabályzata elıírásai a mérvadók. A külföldi utazások adminisztrációját a nemzetközi ügyekért felelıs rektorhelyettes felügyeletével a Tudományszervezési és Nemzetközi Osztály végzi. (Ezen túlmenıen a Szállítási Csoport is elvégzi az utasításban számára elıírt feladatokat.) Központi költségvetési keret terhére történı utazás esetén - minden szervezeti egység tekintetében - az engedélyezés a rektor, vagy a gazdasági fıigazgató hatásköre.
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 8 Változat száma: A1
Az egyetemi gépjármővek magáncélú igénybevételét - az egyetem saját közalkalmazottai részére - a rektor, illetve átruházott hatáskörben a gazdasági fıigazgató engedélyezheti. Ilyen esetekben az engedélyezı határozza meg a fizetendı térítés összegét, vagy a fizetendı térítés meghatározásának módját. A gépjármő igénylési lapokat már az engedélyezı aláírásával ellátva kell eljuttatni a Szállítási Csoport vezetıje részére. Az egyetemi gépjármővekkel közúti szolgáltatás végzése (jármővel díj ellenében végzett személyszállítás, vagy árufuvarozás) más gazdálkodó szervezet, vagy magánszemély részére nem engedélyezhetı. Hasonlóan nem engedélyezhetı az egyetemi gépjármővek magáncélú használatra történı igénybevétele sem, azaz személyes célra a gépjármővek használata TILOS! (A tiltás nem vonatkozik az olyan engedélyezett magáncélú használatra, amelynél az egyetem saját közalkalmazottai térítést fizetnek az SZJA törvényben foglaltaknak megfelelıen.) 3. Az igények elbírálása, rangsorolása, azok visszaigazolása A helyközi hivatalos utazásokat lehetıleg közforgalmú, menetrend szerint közlekedı vasúti járatokkal kell lebonyolítani. A Szállítási Csoport az igények teljesítését megtagadhatja: • •
valamilyen ok miatt teljesíthetetlen igények esetén, vagy ha az igénylı nem adja meg - felszólítás ellenére sem - a költségviselı szervezeti egység megnevezését, valamint a terhelendı témaszámot.
A Szállítási Csoport vezetıje a teljesíthetetlen igényeket köteles jelezni az Ellátási és Biztonságszervezési Osztály vezetıje, kirívó esetekben a gazdasági fıigazgató felé. Az igénybejelentés elbírálásáról - annak megtörténtét követıen - azonnal tájékoztatni kell (szóban/telefoni visszajelzéssel/faxon) az igénylıt. Az igények torlódása esetén (azaz, ha esetenként több igény jelentkezik, mint a rendelkezésre álló gépjármő) a prioritás az igénybejelentés beérkezésének idıpontja. 4. Az igények teljesítése, a szállítási feladat végrehajtása A Szállítási Csoport vezetıje és az igényelt gépjármő vezetıje a feladat végrehajtása elıtt köteles gondoskodni: • •
a gépjármő és vezetıje szükséges okmányainak meglétérıl, az igényelt gépjármő kifogástalan mőszaki állapotáról.
Az indulást megelızıen - amennyiben szükséges - tisztázni/egyeztetni kell az esetleges részletkérdéseket is, a feladat egyértelmősítése érdekében. Az utazás során a gépjármővek:
MISKOLCI EGYETEM
•
•
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 9 Változat száma: A1
szabályszerő használatáért az igénybevevı, illetve az igénybevevık közül a magasabb intézményi beosztású utas a felelıs. Utasításainak a gépjármő vezetıje - a vonatkozó szabályok figyelembevételével - köteles eleget tenni, mőszaki állapotáért, valamint a biztonságos utazás feltételeinek biztosításáért a gépjármő vezetıje a felelıs.
Az utazás kezdetét megelızıen, valamint annak befejeztekor az igénybevevı ellenırzi a gépjármő km óra állását, s ezt követıen igazolja a menetlevélen a feladat teljesítését. Amennyiben - az egyébként engedélyezett és egyeztetett - szállítási feladat valamilyen oknál fogva az utazást közvetlenül megelızıen meghiúsulna, (vis-major esetek, a gépjármő váratlan üzemzavara, a gépjármővezetı hirtelen betegsége, rosszulléte, stb.) úgy a gépjármő vezetıje haladéktalanul köteles errıl értesíteni: • a gépjármő igénylıjét/a szállítandó utasokat, valamint • a Szállítási Csoport vezetıjét. Ilyen esetekben - amennyiben arra lehetıség van - gondoskodni kell csere gépjármő biztosításáról, vagy ennek hiányában (ha az utazás nem halasztható) külsı gépjármő, pl. taxi igénybevételérıl. 5. A szállítási feladatok tervezése, a fuvarok szervezése Az egyetem szervezeti egységei részérıl felmerülı szállítási igények egy része elıre tervezhetı, más része csak feltételesen. Elıre tervezhetık különösen: • a belföldi és külföldi tanulmányutak, melyek szemeszterenként és karonként külön egyeztetésre kerülnek, s elıre meghatározott menetrend szerint féléves szinten konkrét idıpontokkal megjelölve ismertek, • a tényleges igénybevételt megelızıen legalább egy héttel korábban leadott szállítási igények, • a mőszaki tanszékek nitrogén szállítási igényei, • a mindennapos szállítási igények, (bank, posta). Az igények kielégítése során csak feltételesen tervezhetık: • a tényleges igénybevételt megelızıen csak egy-két nappal leadott igények, s • az esetleges azonnali igények. A szállítási feladatok (fuvarok) szervezése során lehetıleg a jogos igények teljeskörő kielégítésére kell törekedni, az elıre tervezett szállítási igények folyamatos aktualizálásával. Gondoskodni kell egyúttal a szállítási útvonal - leggazdaságosabb megtervezésérıl. A tervezés szempontjából lényeges, hogy a már leadott és jóváhagyott szállítási igényeket az utazás meghiúsulása esetén a szervezeti egységek haladéktalanul mondják le, mivel ez esetben más jogos (de torlódás miatt esetleg elutasított!) utazási igények és kielégíthetık.
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 10 Változat száma: A1
6. Az egyetemi gépjármővek tárolása Az egyetem kezelésében lévı gépjármőveket az egyetem területén kell üzemen kívül tárolni. Kivételes esetben - amennyiben a gépjármő vezetıje írásban nyilatkozik arról, hogy a gépjármővet biztonságos helyen tudja tárolni, vagy annak éjszakai ırzésérıl tud gondoskodni - írásban engedélyezhetı a gépjármő telephelyen kívüli tárolása, melyet: • a rektor, • a gazdasági fıigazgató, • az Ellátási és Biztonságszervezési Osztály vezetıje, • a Szállítási Csoport vezetıje engedélyezhet. A gépjármővek telephelyen kívüli tárolása nem okozhat többlet kiadást. A gépjármővek vezetıi kötelesek gondoskodni: • a gépjármővek tisztántartásáról, (külsı-belsı mosás, takarítás) • szükség esetén szakszervízben történı javításáról, a szállítási csoportvezetıvel történt elızetes egyeztetés alapján. V. Üzemanyag ellátás, elszámolás 1. Az egyetem használatában lévı gépjármővekbe üzemanyagot: a) Belföldön • a központosított közbeszerzési eljárásban nyertes cég üzemanyag kártyájával lehet vásárolni. b) Külföldön • a központosított közbeszerzési eljárásban nyertes cég üzemanyag kártyájával, vagy Shell üzemanyag kártyával kell vásárolni, illetve • kivételes esetben-, ha a gépjármő vezetıjének az elızı pontban írt rendelkezésére álló kártyákkal nincs lehetısége tankolni - más benzinkútnál is vásárolhat üzemanyagot, de az elszámoláshoz csatolni kell a Miskolci Egyetem nevére és címére kiállított számlát. A gépjármő üzemeltetésével kapcsolatban felmerülı üzemanyag költségeket kizárólag számla alapján lehet elszámolni. Az üzemanyag-kártyák beszerzésérıl, nyilvántartásáról és kiadásáról a Szállítási Csoport vezetıje köteles gondoskodni. Az átvett üzemanyag-kártyákért a gépjármővet vezetı személy teljes anyagi felelısséggel tartozik. 2. Az egyetemi gépjármővek üzemanyag fogyasztási normáit a módosított 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 2.§. (1) bekezdés a) pontjában foglaltak alapján kell megállapítani (korrekciós tényezıkkel módosított alapnorma).
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 11 Változat száma: A1
A megállapított normáknál magasabb üzemanyag-fogyasztást (túlfogyasztást) csak abban az esetben lehet - a gépjármővezetı anyagi felelısségének vizsgálata nélkül elszámolni, ha mőszaki szakértı vizsgálata bizonyítja, hogy mőszaki hiba okozta a túllépést. 3. Külföldi utazást megelızıen az egyetem gépjármővezetıi a várható kiadások (üzemanyag vásárlás, autópálya-, és parkolási díjak, stb.) ismeretében elıleget vehetnek fel az érintett országok pénznemében. Az ezzel kapcsolatos feladatokat a Tudományszervezési és Nemzetközi Osztály koordinálja. Újabb elıleg kifizetésének feltétele a korábban felvett elıleg elszámolása. 4. A Szállítási Csoport vezetıjének havonta meg kell állapítani a norma szerinti és a ténylegesen felmerülı üzemanyag költségek különbözetét. Üzemanyag megtakarításnak minısül az az összeg, amely nem több mint a gépjármő által futott - menetlevéllel igazolt - kilométer alapján: • •
a korrekciós tényezıkkel módosított alapnorma és a NAV által közzétett üzemanyagár figyelembevételével kiszámított összegnek, a munkáltató által számlák alapján elszámolt üzemanyag mennyiség és a NAV által közzétett üzemanyagár figyelembevételével meghatározott összeget meghaladó része.
Az üzemanyag megtakarítás összegét a gépjármő vezetıjének ki kell fizetni. Ha a gépjármő vezetıje a fogyasztási norma alapján számított üzemanyag mennyiséget meghaladóan használt fel üzemanyagot, úgy az elızıek szerint számított túllépés összegét /túlfogyasztás (l) x NAV üzemanyag egységár (Ft/l)/ meg kell térítenie. (Kivétel: mőszaki szakértıi bevizsgáláson alapuló mőszaki hiba) Az üzemanyag megtakarítás (túllépés) megállapításához tartozóan még: •
•
•
üzemanyag vásárláskor - függetlenül attól, hogy a vásárlás kártyával történik - a gépjármő vezetıje által is aláírt számlát kell kérni, s azt a menetlevélhez kell csatolni, az üzemanyag elszámolást minden esetben a gépjármő teli tankkal megtöltött állapotában és az ahhoz tartozó kilométeróra állás feltüntetésével kell elvégezni, a Szállítási Csoport vezetıje köteles ellenırizni az üzemanyag kártyát kibocsátó cég által megküldött és a gépjármővek vezetıi által a menetlevelekhez becsatolt számlák egyezıségét.
5. Az üzemanyag megtakarítás (ill. túllépés) meghatározása és elszámolása negyedévente történik. A negyedéves összegzést a szállítási csoportvezetı készíti el, - gépjármővezetıként meghatározva - melynek alapján a megtakarítás (túllépés) ki (-be) - fizetése a gazdasági fıigazgató engedélye alapján megtörténik.
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 12 Változat száma: A1
6. A gépjármővezetık utazással kapcsolatban felmerülı egyéb költségeiknek (szállásdíj, parkolási díj, stb.) rendezése érdekében a Szállítási Csoport vezetıje elıleg felvételére jogosult utólagos elszámolási kötelezettséggel. VI. A gépjármő igénybevételek elszámolása, bizonylati-nyilvántartási kötelezettségek 1. Az egyetem használatában lévı gépjármővek üzemeltetésével kapcsolatos nyilvántartások vezetése az erre a célra kifejlesztett számítógépes programcsomag, nevezetesen a ,,Menetlevél és költség nyilvántartás" megnevezéső szoftver alkalmazásával történik. A programcsomag funkciói: • • • • • • •
Az egyetemi gépjármővek törzsadatainak nyilvántartása. A gépjármővezetık adatainak nyilvántartása. A menetlevelek adatainak rögzítése, nyilvántartása. A gépjármővek költségnyilvántartása. A gépjármővek önköltségének meghatározása. A gépjármővek igénybevételére vonatkozó (tételes) terhelési értesítık elıállítása. (szervezeti egységenként!) Üzemanyag felhasználás- és megtakarítás kimutatása gépjármővenként.
A fenti programcsomag használatával a Szállítási Csoport vezetıje: köteles gondoskodni • a gépjármővek és gépjármő vezetık törzsadatainak (mőszaki vizsgák, zöldkártyák, vezetıi engedélyek, éves kötelezı orvosi vizsgálatok, stb.) folyamatos aktualizálásáról, • a menetlevelek adatainak folyamatos rögzítésérıl, havonta meghatározza: • •
a gépjármővek szervezeti egységenkénti tételes igénybevételét, melyet kiterhelésre megküld a Pénzügyi Osztálynak, az üzemanyag felhasználást és megtakarítást (túllépést),
negyedévenként: • •
a gépjármővek önköltségét, feladást készít az üzemanyag elszámolására, kifizetésére,
évenként:
megtakarítások
(túllépések)
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 13 Változat száma: A1
•
gondoskodik a programcsomag valamennyi funkcióját érintıen azok aktualizálásáról, illetve éves szintő adatok feldolgozásáról,
•
javaslatot készít a gazdasági fıigazgató felé a gépjármővek igénybevételi díjának esetleges módosítására.
2. Az egyetem használatában lévı gépjármővek költségeinek elszámolásához kapcsolódó - más szervezeti egységek által végrehajtandó - feladatok: 2.1 A Pénzügyi Osztály: •
gondoskodik a Szállítási Csoport által feladott gépjármő igénybevételek kiterhelésérıl a szervezeti egységek felé,
•
nyilvántartást vezet, melynek alapján a gépjármő igénybevételek kiterhelése, ill. ezzel egyidejőleg a Szállítási Csoport javára történı jóváírása egyértelmően és gyorsan beazonosítható (lehetıvé téve a Szállítási Csoport által feladott igénybevételek tételes visszaellenırzését).
•
biztosítja a gazdasági-elemzı munkákhoz szükséges adatszolgáltatást.
2.2. A Tudományszervezési és Nemzetközi Osztály: •
•
elısegíti az egyetem vezetıi által engedélyezett külföldi utazások elıkészítését, megfelelı összegő külföldi fizetıeszköz biztosítását a gépkocsivezetı részére, illetve közremőködik az utazás befejeztét követı adminisztrációs feladatok rendezésében.
2.3. A Számviteli Osztály: •
igény szerint biztosítja a gépjármővek tény - költségeinek megállapításához szükséges adatszolgáltatást. VII. Egyéb rendelkezések
1. Az AFKI, és a CFK kezelésében lévı gépjármővekre vonatkozóan az alábbiak érvényesek: •
A gépjármővek igénybevételét a gazdálkodási egység vezetıje engedélyezi.
•
Az egységek önállóan gondoskodnak: - a gépjármővek és vezetıik törzsadatainak nyilvántartásáról, - a gépjármővek biztonságáról, üzemképes állapotban tartásáról, a hatóságilag elıírt kötelezettségekrıl (mőszaki vizsga, revíziók, zöld kártya, stb.)
MISKOLCI EGYETEM
-
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 14 Változat száma: A1
a gépjármővek és vezetıik menet- és úti okmányokkal való ellátásáról, a gépjármő igénybevételek költségeinek a megfelelı témaszámokra történı kiterhelésérıl, az üzemanyag felhasználás - és megtakarítás elszámolásáról, pénzügyi rendezésérıl.
•
Adatszolgáltatási kötelezettséggel tartoznak az Ellátási és Biztonságszervezési Osztály Szállítási Csoportja felé - negyedévente és gépjármővenként - az alábbiakról: - a gépjármővek és vezetıik törzsadata/az azokban bekövetkezett változások, - a gépjármővek önköltségének meghatározásához szükséges információk megadása, - az üzemanyag felhasználás- és megtakarítás kimutatása.
•
Együttmőködési kötelezettségük van: - az üzemanyag kártyák igénylése (-leadása) tekintetében a Szállítási Csoporttal, - külföldi utazások esetén a Tudományszervezési és Nemzetközi Osztállyal, - a pénzügyi elszámolások vonatkozásában a Pénzügyi Osztállyal.
Egyéb kérdésekben jelen utasítás elıírásai az AFKI és a CFK használatában lévı gépjármővekre is vonatkoznak. 2. A Szállítási Csoport vezetıje folyamatosan figyelemmel kíséri a gépjármővek mőszaki állapotát/állagát, s indokolt esetben - az Ellátási és Biztonságszervezési Osztály vezetıjével együttesen - javaslatot tesz a gazdasági fıigazgatónak: • az elhasználódott gépjármővek értékesítésére, selejtezésére, • a gépjármőpark korszerősítésére, új gépjármővek beszerzésére.
VIII. Záró rendelkezés Jelen utasítás 2011. február 01-jén lép hatályba, ezzel egyidıben hatályát veszti a 2004. június 01-jén kiadott rektori utasítás.
Prof. Dr. Patkó Gyula a Miskolci Egyetem rektora
Az egyetemi gépjármővek
MISKOLCI EGYETEM
használatának rendje
Oldalszám: 15 Változat száma: A1
1. sz. melléklet Az Utasításhoz kapcsolódó jogszabályok és belsı szabályzatok jegyzéke 1. Jogszabályok 1.1.
1988. évi I. törvény
A közúti közlekedésrıl, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 30/1988. (IV.21.) MT rendelettel
1.2.
1995. évi CXVII. törvény
A személyi jövedelemadóról
1.3.
89/1988. (XII.20.) MT rendelet
A közúti közlekedési szolgáltatásokról és a közúti jármővek üzemben tartásáról
1.4.
60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet
A közúti gépjármővek, az egyes mezıgazdasági, erdészeti és halászati erıgépek üzemanyag- és kenıanyagfogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékérıl
1.5.
168/2004. (V.25.) Korm. rendelet
A központosított közbeszerzési rendszerrıl, valamint a központi beszerzı szervezet feladatés hatáskörérıl
1.6.
1/1975. (II.5.) KPM-BM együttes rendelet
A közúti közlekedés szabályairól
1.7.
101/2003. (XII.23.) GKM rendelet
A nemzetközi áru- és közúti személyszállítás végzésének egyes feltételeirıl
1.8.
49/2001. (XII.22.) KöViM rendelet
Az autóbusszal végzett belföldi és nemzetközi személyszállítás szakmai feltételeirıl és engedélyezési eljárásáról
2. Belsı szabályzatok Szervezeti és mőködési szabályzat Kollektív szerzıdés Gazdálkodási szabályzat Kötelezettségvállalási szabályzat Számviteli politika Számlarend Pénzkezelési szabályzat Bizonylati szabályzat Iratkezelési szabályzat Közbeszerzési szabályzat Hivatalos külföldi utazások és vendégfogadások szabályzata
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 16 Változat száma: A1
2. sz. melléklet A MISKOLCI EGYETEM gépjármő állománya (2011. január) Sorszám 1.
Forgalmi rendszám LFF-765
2.
JKP-991
3.
KYU-612
4.
JVB-830
5.
KVP-185
6.
JZV-762
7.
LMX-701
8.
EWH-990
9.
KMM-708
Típus
Rendeltetés
AUDI A6
Szgk.
Üzembe helyezés éve 2008
Üzemanyag Benzin
Üzemanyag norma (l/100 km) 11,54
Szállítható személyek száma/ v. szállítható tömeg, súly 4 + 1 fı
OPEL ASTRA CARAVAN FORD S-MAX OPEL VIVARO IVECO DAILY FIAT DUCATO SKODA OCTAVIA MITSUBISHI L300 SKODA OCTAVIA
Szgk.
2004
Benzin
7,42
4 + 1 fı
Szgk.
2008
Gázolaj
8,13
6 + 1 fı
Szgk.
2005
Gázolaj
8,60
8 + 1 fı
Autóbusz
2007
Gázolaj
12,55
19 + 1 fı
Thg.
2010
Gázolaj
12,90
1,0 t
Szgk.
2009
Benzin
8,41
4 + 1 fı AFKI
Thg.
1995
Benzin
11,7
1,0 t AFKI
Szgk.
2006
Benzin
8,41
4 + 1 fı CTFK
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
Oldalszám: 17 Változat száma: A1
3. sz. melléklet Iktatószám: ………….. ENGEDÉLY Az Egyetemi gépjármővek használatának rendjérıl szóló 1/2011. sz. rektori utasítás III. 1. pontjában foglaltak alapján engedélyezem, hogy ………………………………............................................. (név, beosztás) a Miskolci Egyetem tulajdonában lévı …………………….. forgalmi rendszámú gépjármővet a ……………… számú érvényes vezetıi engedéllyel vezethesse. Ezen engedély alapján a gépjármő kizárólag hivatalos célra vehetı igénybe. Az engedély érvényes: Visszavonásig. Miskolc, 20….. év ………………. hó ……… nap. ………………………………… engedélyezı NYILATKOZAT Ezúton nyilatkozom, hogy a fenti engedély alapján rendelkezésemre bocsájtott egyetemi gépjármővet kizárólag egyetemi érdeket szolgáló célra használom. Tudomásul veszem, hogy a gépjármő magáncélú használata TILOS! Miskolc, 20….. év ………………. hó ……… nap. ………………………………… a gépjármő igénybevevıje Kapja: 1) Engedélyes 2) Szállítási Csoport
MISKOLCI EGYETEM
Az egyetemi gépjármővek használatának rendje
MISKOLCI EGYETEM
Oldalszám: 18 Változat száma: A1
4. sz. melléklet
……………………………. Szervezeti egység IGÉNYBEJELENTÉS személyszállító gépjármő helyközi használatára Igénybejelentı neve, beosztása: ………………………………………………………. Igényelt gépjármő: *
személygépkocsi autóbusz
Gépjármővel utazók: **
……………………………………………………… ……………………………………………………… ……………………………………………………… ………………………………………………………
Az utazás célja:
………………………………………………………
Útvonal:
………………………………………………………
Indulás helye (cím):
………………………………………………………
Indulás idıpontja:
………………………………………………………
Elıre látható érkezési idıpont:
………………………………………………………
Költségviselı szervezeti egység: ……………………………………………………… Terhelendı témaszám, köt.váll szám:
………………………………………………
Miskolc, …… év ……………….. hó ………….. nap. ………………………… engedélyezı * Az igényelt gépjármő típusa aláhúzandó! ** Autóbusz igénylése esetén a gépjármővel utazók névsora az Igénybejelentés hátoldalán, vagy külön jegyzéken.
Az egyetemi gépjármővek
MISKOLCI EGYETEM
használatának rendje
Oldalszám: 19 Változat száma: A1
MISKOLCI EGYETEM
5. sz. melléklet
……………………………. Szervezeti egység TEHERGÉPJÁRMŐ IGÉNYLÉS Igénylı szervezeti egység: …………………………………………………………… A szállítandó anyag / áru / eszköz megnevezése: ……………………………………. ………………………………………………………………………………………… A szállítandó termék terjedelme: …………………………., súlya: …………………. Honnan - hová kell szállítani: (mely helyiségbıl / szervezeti egységtıl - és hová, az átadó - átvevı kontakt személyek megnevezése.) …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. A csomagolás neme: ………………………………………………………………….. Költségviselı szervezeti egység: ……………………………………………………… Terhelendı témaszám, köt.váll szám: ………………………………………………… Miskolc, ……… év ………………… hó ………… nap. ………………………… engedélyezı Megjegyzés:
Nagyobb volumenő szállítási igény esetén a feladatot elızetesen egyeztetni kell a szállítási csoportvezetıvel!
