PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI PENANGANAN SURAT/DOKUMEN KLASTER
(MAIL HANDLING) KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.35.II.01
DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan
1
KATA PENGANTAR
Sesuai
dengan
amanat
Undang-Undang
No.
13
tahun
2003
tentang
Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan
mengembangkan kompetensi kerja guna
meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK. Jakarta,
Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PROGRAM PELATIHAN
Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP.160044978 2
PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI 1.
Judul/Nama Pelatihan
:
Cluster Mail handling
2.
Kode Program Pelatihan
:
K.74.9.0.1.2.35.II.01
3.
Jenjang Program Pelatihan :
4.
Tujuan Pelatihan
Level II
:
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan baik dalam melakukan penanganan berkas, baik mengirim surat atau menerima surat 4. 2 Menggunakan peralatan kantor yang berhubungan dengan kegiatan penanganan berkas, baik surat surat masuk atau surat keluar. 4. 3 Menangani berkas dengan baik serta melakukan korespondensi dalam lingkungan kantor 4. 4 Melakukan prosedur penanganan surat masuk intern maupun ekstern. 4. 5 Melakukan penanganan surat keluar sampai pada distribusi surat. 4. 6 Menangani surat dalam bahasa inggris dengan baik 5.
Unit 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
Kompetensi yang ditempuh: ADM.PK01.003.01 : Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan ADM.PK01.006.01 : Menggunakan peralatan kantor ADM.PK02.007.01 : Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK02.008.01 : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 : Menangani pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.020.01 : Membaca dalam bahasa Inggris
6.
Lama Pelatihan OJT Jumlah
7.
Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1. Pendidikan 7.2. Pelatihan/Pengalaman Kerja 7.3. Umur/Usia 7.4. Jenis Kelamin 7.5. Kesehatan 7.6. Test Kemampuan
: 110Jam Pelatihan (@45 menit) : 16 Jam : 126 Jam
: : : : : :
Minimal SLTA Minimal 18 Tahun Pria / wanita Berbadan sehat dan tidak General Test dan RPL
3
KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
JAM PELATIHAN
NO
UNIT KOMPETENSI
I.
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan 1.2 Menggunakan peralatan kantor Jumlah I KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.1 Melakukan Prosedur Administrasi 2.2 Menangani penerimaan surat/ dokumen 2.1 Menangani Pengiriman Surat/ dokumen 2.2 Membaca dalam Bahasa Inggris
II.
KODE UNIT
PENGETAHUAN
KETERAMPILAN
JUMLAH
ADM.PK01.00 3.01 ADM.PK.01.00 6.01
6
18
24
6
18
24
12
36
44
12
36
48
4
8
12
4
8
12
8
24
32
ADM.PK02.00 7.01 ADM.PK.02.00 8.01 ADM.PK02.00 9.01 ADM.PK02.02 0.01
Jumlah II KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS
28
76
104
III.
0
0
0
IV.
Jumlah III EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan
2
4
6
2 30
4 80
6 110
2
14
16
2
14
16
32
94
126
-
Jumlah IV Jumlah I s/d IV V
PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan Kegiatan Penanganan berkas Jumlah V Jumlah I s/d V
-
4
SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI I.
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1.
Unit Kompetensi : Kode Unit : Durasi Pembelajaran :
ELEMEN KOMPETENSI 1. Berkomunikasi di Tempat Kerja
Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan ADM.PK01.003.01 24 jam @ 45 menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Sikap Kerja
Penget ahuan
Ketera mpilan
1.1 Persyaratan kemampuan Jenis Komunikasi di tempat Melakukan komunikasi minimal berkomunikasi di kerja tempat kerja diidentifikasi
Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja
3
9
1.2 Sarana untuk berkomu- Jenis sarana komunikasi nikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. 1.3 Informasi dikumpulkan dan Proses pemberian informasi disampaikan secara efektif dan efisien.
Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi
Memakai sarana yang benar dalam ber-komunikasi
1.4 Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.
• Kultur Budaya • Kultur sosial
1.5 Kemampuan mendengarkan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah.
Komunikasi aktif dua arah
Melakukan interaksi dengan Melakukan interaksi dengorang yang berbeda kultur an orang yang berbeda dan sosial kultur dan sosial sesuai dengan perbedaan kultur dan budaya • Melakukan komunikasi Menunjukkan kemampuan • Mendengarkan secara aktif. untuk memahami dan mendengarkan dengan baik
1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan.
Prinsip dasar konflik dan masalah
Pengetahuan
Keterampilan
Menyampaikan informasi Menyampaikan secara efektif dan efisien dengan benar
infor-masi
penanganan Melakukan usaha pemecah-an Bertanggung jawab atas pemecahan konflik atau kesalah pahaman pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan perusahaan
5
ELEMEN KOMPETENSI 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
2.1 Kebutuhan dan tujuan • Kebutuhan pelanggan pelanggan, termasuk di • Jenis produk layanan dalamnya kebutuhan • Kualitas pelayanan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pelayanan diberikan secara tepat.
• Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan • Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan
Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan
2.2. Semua kebutuhan dan • Kualitas pelayanan permintaan yang layak dari • Kebutuhan potensial pelanggan dipenuhi di layanan dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama.
Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan
Menunjukkan memenuhi pelanggan
2.3 Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan diidentifikasi dan dilakukan bilamana memungkinkan.
Mempergunakan untuk meningkatkan pelayanan
Melakukan pening-katan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan
Pengembangan jasa kepada pelanggan
peluang senantiasa kualitas
Penget ahuan 3
Ketera mpilan 9
kemampuan permintaan
2.4 Ketidakpuasan/ keluhan • Kualitas pelayanan Melakukan prosedur me- Mengatasi keluhan pelangpelanggan dapat segera • Kebutuhan potensial layan- nangani keluhan pelanggan gan sesuai dengan dikenali dan ditindak-lanjuti kebijakan perusahaan an dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur perusahaan. Proses penanganan keluhan Mengambil tindakan untuk Menunjukkan kemampuan 2.5 Keluhan diserahkan kepada pelanggan mengatasi keluhan pelang- memenuhi permintaan pegan langgan orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. Asesmen
Asesmen
Asesmen
6
1.2. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 1. Memilih Peralatan
2. Mengoperasikan Peralatan
: : :
Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 24 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
1.1
Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan
1.2
Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan.
2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidaksesuaian identifikasi secara dan benar
3. Memelihara Peralatan
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
• Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami: • Peralatan Tangan/manual • Paralatan elektrik • Jenis dan Macam Peralatan serta operasional kerjanya Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan.
Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan
Memeriksa dan Mengamati ketidaksesuaian peralatan
Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan
Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan sesuai kebutuhan
Cara penggunaan peralatan Mengoperasikan peralatan Mengoperasikan peralatan yang benar sesuai dengan kantor yang digunakan sesuai kantor yang digunakan fungsinya kebutuhan menurut Buku manual / SOP
di- Penanganan Ketidaksesuaian Melakukan tepat kerja Peralatan terhadap peralatan
Penget ahuan 2
Ketera mpilan 3
2
5
2
4
identifikasi Melakukan identifikasi ketidaksesuaian terhadap ketidak-sesuaian peralatan dengan benar dan tepat
3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan
Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual
Pemeliharaan peralatan dengan menghoperasikan peralatan sesuai prosedur
Mentaati rambu-rambu pengguna-an peralatan pada saat menggunakan
3.2 Pencatatan pemelihara-an dilakukan sesuai intruksi
Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan
Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan
Menyimpan pemeliharaan tempatnya
buku pada
7
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
3.3 Peralatan dan sarana di simpan sesuai instruksi penggunaan
Pengetahuan cara menyimpan sarana menurut SOP
Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar
Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan per-alatan
3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tinakan
Cara-cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur
Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan keruraskan yang berat diserahkan kepada ahlinya
Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan
Asesmen
Asesmen
Asesmen
Penget ahuan
Ketera mpilan
8
II.
KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.3. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK.02.007.01 Durasi Pembelajaran : 48 Jam @ 45 Menit
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN Pengetahuan
2. Dasar surat – menyurat
Keterampilan
Sikap Kerja
Dokumen diproses sesuai dengan prosedur perusahaan dengan batas waktu. 1.2 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen.
Prosedur kantor dipahami Melakukan proses dokumen Melakukan proses dokumen dalam rangka penanganan secara tepat sesuai prosedur secara tepat sesuai waktu berkas perusa-haan dan prosedur perusahaan
2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan
Macam-macam jenis dan format surat
1.1
1. Proses dokumendokumen kantor
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
Penget ahuan 2
Ketera mpilan 5
4
14
Prosedur penggunaan Menggunakan peralatan Menggunakan peralatan peralatan kantor untuk kantor untuk memproses kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar memproses dokumen dokumen dengan benar. sesuai prosedur perusahaan 1.3 Kerusakan peralatan Prosedur penanganan Melakukan tindakan cepat Melakukan tindakan cepat kantor diidentifikasi secara kerusak-an pada peralatan dalam menangani kerusak-an dalam menangani cepat dan kantor peralatan kantor kerusakan peralatan kantor diperbaiki/dilaporkan sesuai prosedur perusahaan sesuai dengan prosedur perusahaan surat Membuat surat format yang sesuai
dengan Membuat surat dengan aturan yang ditentukan perusahaan
2.2 Kalimat / kata-kata ditulis Teknik penulisan Membuat surat dengan Penggunaan kalimat /katasecara tepat dan benar kalimat/kata-kata pada surat menggunakan bahasa yang kata tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa singkat dan jelas yang singkat dan jelas 2.3 Ejaan, pemberian tanda Teknik penggunaan ejaan, Mengidentifikasi peng-gunaan baca dan tata bahasa tanda baca dan tata bahasa ejaan, tanda baca dan tata benar yang benar bahasa yang benar dalam membuat surat.
Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan
9
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN Pengetahuan
Keterampilan
2.4. Informasi dicek secara teliti Prosedur pengiriman surat sebelum dikirim. 3. Mengurus / menjaga sistem dokumen
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan 3.2. Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan
Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Prosedur kantor dipahami Melakukan proses dokumen dalam rangka penanganan secara tepat sesuai prosedur perusaha-an berkas
Sikap Kerja Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan
Penget ahuan
Ketera mpilan
2
5
modifikasi Prosedur melakukan Melakukan modifikasi Melakukan referensi dan sistem sesuai modifikasi referensi dan referensi dan sistem prosedur perusahaan sistem indeks
Asesmen
Asesmen
Asesmen
10
2.2. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 01 Mengidentifikasi surat/ dokumen yang diterima
: : :
Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 12 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
1.1 Surat/dokumen yang Pengetahuan cara meng- Melakukan pengidentifikasian Melakukan pengidentifditerima diidentifikasi sesuai identifikasi surat/dokumen surat/dokumen yang diterima ikasian surat/ dokumen prosedur perusahaan sesuai prosedur perusahaan yang diterima
Penget ahuan
Ketera mpilan
1
3
2
3
1.2 Surat/dokumen diseleksi Prosedur penerimaan surat/ Melakukan proses menyeleksi Melakukan proses dan disortir sesuai dengan dokumen dan menyortir surat/dokumen menyeleksi dan menyortir tujuannya surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting Prosedur pengidentifikasian Melakukan pengidentifikasian dan rahasia diidentifikasi surat yang bersifat penting surat yang bersifat penting dan rahasia dan rahasia
02 Memproses pencatatan surat/ dokumen masuk
1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan.
Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan
2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan
Prosedur penerimaan surat/ Melakukan pencatatan surat/ Melakukan pencatatan dokumen dokumen yang diterima surat/ dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan
2.2 Surat yang rusak, Proses pencatatan dan mencurigakan atau hilang, pelaporan surat yang rusak, dicatat dan dilaporkan mencurigakan atau hilang sesuai dengan prosedur perusahaan
Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama
Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP Pengidentifikasi keakuratan surat elektronik sesuai prosedur perusahaan
Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang
Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan
11
ELEMEN KOMPETENSI
03 Mendistribusikan surat/ dokumen masuk
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui.
Prosedur penerimaan surat/ Melakukan distribusi surat/ dokumen yang ditujukan dokumen yang diterima kepada karyawan lainnya kepada para karyawan di departemennya
Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya
3.1 Pendistribusian dilakukan dengan waktu
Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu
Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu
Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera
Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen
Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan
surat batas
3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi
3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlu-kan.
Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Asesmen
Melakukan salinan
pembuatan
Asesmen
Penget ahuan
Ketera mpilan
1
2
Asesmen
12
2.3. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 01 Mengidentifikasi surat / dokumen untuk dikirim
: : :
Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 18 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur perusahaan
Proses pengidentifikasian Melakukan proses peng- Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan identifikasian surat/ dokumen surat/ dokumen yang akan dikirim yang akan dikirim dikirim dilakukan sesuai SOP
1.2 Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya
Proses penyeleksian surat/ Melakukan proses penyelek- Penyeleksian dokumen sesuai dengan sian surat/ dokumen sesuai dokumen sesuai tujuannya dengan tujuannya tujuannya
1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan
Prosedur pengklasifikasian Melakukan pengklasifikasian Pengklasifikasian surat yang surat yang bersifat penting surat yang bersifat penting bersifat penting dan rahasia dan rahasia dan rahasia sesuai prosedur perusahaan
1.4 Berita dalam surat Prosedur pengiriman elektronik yang akan melalui elektronik dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur perusahaan. 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan
surat Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim
Penget ahuan
Ketera mpilan
1
2
1
3
surat/ dengan
Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan
Prosedur pengiriman surat/ Melakukan pencatatan pada Surat/ dokumen yang akan dokumen buku ekspedisi surat/ dikirim dicatat pada buku dokumen yang akan dikirim ekspedisi sesuai prosedur perusahaan
13
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN
2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan
03 Mendistribusikan surat/ dokumen
3.1 Pendistribusian dilakukan dengan waktu
surat batas
Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan
Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan
Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan
Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu
Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu
Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera
Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen
Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan
3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi
3.3 Salinan dibuat 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA
surat/
dokumen
Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen
Melakukan salinan
pembuatan
4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan
Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama
Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan
Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan
4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan
Proses penyeleksian pilihan pengiriman
Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan
4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik
Proses penyeleksian pilihan pengiriman
Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk men-dapatkan yang terbaik Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik
Penget ahuan
Ketera mpilan
1
2
1
2
Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan
14
ELEMEN KOMPETENSI
05 Mengelola dan Mengirim e-mail
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti.
Prosedur pengelolaan suratsurat penting untuk ditindaklanjuti
Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting
Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat surat penting sesuai prosedur perusahaan
5.1 Daftar distribusi disiap-kan sesuai prosedur perusahaan
Proses pendistribusian surat/ Melakukan proses persiapan Melakukan proses persiapan dokumen daftar distribusi surat/ daftar distribusi sesuai dokumen prosedur
5.2 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan 5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan
Prosedur pengiriman elektronik
surat Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan
Prosedur pengiriman elektronik
surat Melakukan pencatatan dan Pencatatan dan penyimpenyimpanan surat elektro- panan surat elektronik nik yang akan dikirim sebelum dikirim sesuai prosedur perusahaan
Asesmen
Asesmen
Penget ahuan
Ketera mpilan
2
3
Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan
Asesmen
15
2.3
Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran
ELEMEN KOMPETENSI 1. Mengenali tanda- tanda umum yang biasa digunakan pada industri 2. Membaca dokumen kerja sederhana
: : :
Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasar ADM.PK02.020.01 32 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan
Keterampilan
Sikap Kerja
Pengertian dan pemahaman serta penafsiran makna dari tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris.
Memilih tanda baca untuk digunakan sesuai kebutuhan dengan benar sesuai kebutuhan
Tanda baca dipilih dan digunakan secara benar dan tepat
isi
Melakukan identifikasi Isi dokumen secara benar dan tepat
Isi dokumen diidentifikasi secara benar dan tepat sesuai SOP
2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen
Cara menanggapi maksud dari isi dokumen yang diidentifikasi dengan benar.
Tanggapan maksud dari isi dokumen benar dan tepat
2.3. Bantuan dicari diperlukan
Cara mencari bantuan yang diperlukan secara tepat
Melakukan pencarian Bantuan yang diperlukan
• Kebenaran tanggapan isi dokumen dengan tepat • Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat Bantuan yang diperlukan dicari sesuai SOP
1.1 Arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna nya.
2.1 Maksud dan isi dokumen Cara mengidentifikasi diidentifikasi dokumen
apabila
3. Membaca teks instruksional sederhana
3.1 Tujuan dan inti teks diidentifikasi 3.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan 3.3 Bantuan dicari apabila diperlukan
4. Membaca diagram sederhana
4.1 Maksud dan inti Cara mengidentifikasi maksud Maksud dan diagram/simbol sebagai dan inti diagram atau simbol teridentifikasi sarana komunikasi sebagai sarana komunikasi diidentifikasi 4.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan
• Cara mengidentifikasi • Tujuan dan inti teks • Teks instruksional dibaca tujuan dan inti teks diidentifikasi secara benar dengan benar • Cara menanggapi maksud • Tanggapan terhadap • Pemberian tanggapan dan teks yang dibutuhkan maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan • Cara mencari bantuan sesuai kebutuhan • Bantuan dicari bila • Bantuan dicari sesuai diperlukan kebutuhan
Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan
inti
diagram Simbol sebagai sarana komunikasi digunakan dengan tepat
Penget ahuan 2
Ketera mpilan 6
2
7
2
7
2
4
Memberikan tanggapan Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan sesuai dengan maksud
16
ELEMEN KOMPETENSI
MATERI PELATIHAN
JAM PELATIHAN
KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan 4.3 Bantuan dicari diperlukan
apabila
Cara mencari bantuan Asesmen
Keterampilan
Penget ahuan
Sikap Kerja
Mencari bantuan keperluan
sesuai Mencari bantuan pihak yang tepat
Asesmen
Asesmen
Ketera mpilan
kepada
17
V.
PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 3.1. Unit Kompetensi Kode Unit
: Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan : ADM.PK.01.003.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. 02. 03.
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA
Berkomunikasi ditempat kerja memberikan bantuan kepada pelanggan Bekerja dalam satu tim
• • •
Memberikan pelayanan dalam menangani surat masuk atau surat keluar Memberikan bantuan pada pihak yang mnembutuhkan penanganan surat masuk dan surat keluar Melakukan bekerjasama dalam satu tim dalam menangani berkas
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
3.2. Unit Kompetensi Kode Unit
: Menggunakan Peralatan kantor : ADM.PK.01.006.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. 02. 03.
Memilih peralatan, Mengoperasikan peralatan Memelihara peralatan
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Menggunakan peralatan kantor yang yang berhubungan dengan penanganan berkas Melakukan pemeliharaan peralatan yang telah digunakan
♦ ♦
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
2.4. Unit Kompetensi Kode Unit
: Melakukan Prosedur Administrasi : ADM.PK.02.007.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. 02. 03.
Proses dokumen-dokumen kantor dasar Surat menyurat mengurus/menjaga sistem dokumen
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • •
Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
18
2.5. Unit Kompetensi Kode Unit
: Menangani Penerimaan Surat/Dokumen : ADM.PK.02.008.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. 02. 03.
Meng-identifikasi surat/Dokumen yang diterima Memproses pencatatan surat/ dokumen yang masuk Mendistribusikan surat/dokumen masuk
3.5. Unit Kompetensi Kode Unit
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA
♦ ♦ ♦
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
: Menangani Pengiriman Surat/Dokumen : ADM.PK.02.009.01
ELEMEN KOMPETENSI 01. 02. 03. 04.
05.
Melakukan proses penerimaan surat/dokumen berdasarkan prosedur perusahaan Melakukan pencatatan surat/dokumen masuk ke dalam buku agenda surat masuk Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian yang ditruju.
Meng-identifikasi surat/dokumen untuk dikirim Memproses pencatatan surat/dokumen untuk dikirim Mendistribusikan surat/dokumen masuk Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama Mengelola dan mengirim email
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • • • • •
Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur perusahaan Mengelola surat penting dengan prosedur khusus Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama Mengelola email dan mengirim email sesuai prosedur perusahan
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
19
3.6. Unit Kompetensi Kode Unit
: Membaca Dalam Bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar : ADM.PK.02.020.01
ELEMEN KOMPETENSI 01.
02. 03. 04.
Mengenali tanda tanda umum yang biasa digunakan pada industri Membaca dokumen kerja sederhana Membaca teks intruksional sederhana Membaca diagram sederhana
INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA
♦
Membaca dan melihat tanda tanda surat atau dokumen yang dikelola dalam bahasa inggris dengan baik.
Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.
20
DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN 1. Judul/Nama Pelatihan
:
Klaster Penanganan Surat/Dokumen
2. Kode Program Pelatihan
:
K.74.9.0.1.2.31.II.01
UNIT KOMPETENSI
KODE UNIT
1.
Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan
ADM.PK.0 1.003.01
-
Ruang kerja Telepon
2.
Menggunakan peralatan kantor
ADM.PK.0 1.006.01
3.
Melakukan Prosedur Administrasi
ADM.PK.0 2.007.01
-
Komputer Perforator Stapler Printer Scanner Filing cabinet Ordner Stempel Pembuka surat Alat tulis Komputer Printer Scanner ordner
4.
Menangani Penerimaan Surat/dokumen
ADM.PK.0 2.008.01
-
Pembuka surat Stapler Stempel tanggal Baki surat Rak surat
5.
Menangani Pengiriman Surat/dokumen
ADM.PK.0 2.009.01
-
Komputer Printer Stempel perusahaan Photocopy Ordner
6.
Membaca dalam bahasa Inggris Tingkat opersional dasar
ADM.PK.0 2.020.01
-
Kamus
NO
DAFTAR PERALATAN
DAFTAR BAHAN - Slip telepon - Memo
KETERANGAN Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta
- Kertas Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta
- Kertas - Amplop - Kertas berkop - Buku agenda surat - Disposisi - Kertas - Kartu kencdali - Kertas ber-lem - Map – map - Buku agenda surat - amplop - kertas berkop - kertas - buku ekspedisi - Tanda terima - prangko - Surat surat inggris
Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta
Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta
21
RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA Judul/Nama Pelatihan Nama Peserta Pelatihan Nama Lembaga/Perusahaan Kegiatan di Tempat Kerja
NO
HARI/ TANGGAL
AREA KERJA
: : : :
Cluster Mail Handling .....................................................,, ....................................................... ........................................................
UNIT/ ELEMEN KOMPETENSI
KEGIATAN
JAM
HASIL
PEMBIMBING
1.
2.
3.
……………………., …. ………………….. ….. Pimpinan ……………..
…………………………………..
22
