Dit is versie 1.0 van dit Ebook Dit is versie 1.0 van dit Ebook Download de nieuwste versie van dit Ebook op http://www.startingbusiness.nl/kantoorruimte‐huren Disclaimer: Bij het samenstellen van dit rapport is de grootste zorg besteed aan de juistheid van de hierin opgenomen informatie. “Eerst inloggen voordat je ReTweet” Danny Verhoeven kan echter niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige onjuist verstrekte informatie in dit rapport. Copyright: Niets uit deze opgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Danny Verhoeven verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, offset, fotokopie of microfilm of in enige digitale, elektronische, optische of andere vorm of (en dit geldt zo nodig in aanvulling op het auteursrecht) het reproduceren ten behoeve van een onderneming, organisatie of instelling of voor eigen oefening, studie of gebruik welk niet strikt prive van aard is of voor het overnemen in enig dag‐, nieuws‐ of weekblad of tijdschrift (al of niet in digitale vorm of online) Tegen overtreders zullen altijd juridische stappen worden ondernomen.
1
Inleiding Uit onderzoek is gebleken dat de `huisvesting` van een onderneming na personeelskosten de hoogste kostenpost is van de onderneming. Hoe kunnen grote multinationals dan zo hard groeien en een groot netwerk aan kantoorpanden in bezit hebben? Dan zullen ze wel geen winst over houden? Integendeel. Wat ik hiermee wil aangeven is dat de 'huisvesting' van je onderneming geen hoge kostenpost hoeft te zijn en het je zelfs geld kan opleveren. Hierbij gaat het er niet om of je een multinational bent of dat je net voor jezelf bent begonnen maar om de voorbereiding die je treft om een kantoorruimte te vinden die rendement voor jou opleverd. Veel ondernemers gaan failliet onder de hoge kosten Omdat je huisvesting zulke hoge kosten kunnen creeren gaan er veel ondernemingen door failliet. Ik vertel je in dit Ebook precies waar je op moet letten en ontdek je de fouten die je kan maken als het gaat om het huren van een kantoorruimte. Bij dit proces is het enkel een kwestie van eenmalig de goede beslissingen nemen en heb je hier levenslang profijt van. Als je namelijk ergens gevestigd bent ga je er niet zo snel meer weg. Voorsprong op je concurrenten Wanneer jij na het lezen van mijn tips de juiste beslissingen neemt kan je een voorsprong nemen op je concurrenten die kiezen voor een ongeschikte kantoorruimte. Hierdoor heb jij en kleinere kostenpost en de mogelijkheid om te investeren en je onderneming te laten groeien. Ik wens je veel plezier met het lezen van mijn Ebook en wanneer je vragen of opmerkingen hebt kan je me altijd mailen naar
[email protected](zorgt er ook weer voor dat ik het Ebook nog waardevoller kan maken voor vele andere ondernemers) Of via Twitter, Facebook of Linkedin.
2
Inhoudsopgave SP = Same Page (Staat op dezelfde pagina als vorige sectie/hoofdstuk) Hoofdstuk 1: Verwachtingen van de kantoorruimte/pand 1.1: Casestudy Hoofdstuk 2.: Redenen voor een kantoorruimte 2.1: Waar moet de ruimte van je kantoor aan voldoen 2.2: Kale kantoorruimte of volledig ingerichte omgeving? Hoofdstuk 3: Kantoorruimte inrichting 3.0: Waar rekening mee houden bij de inrichting Hoofdstuk 4: Flexibiliteit 4.0: Kies voor een flexibele oplossing! 4.1: Voorkom onbezette bureaus 4.2: Voorbeelden Hoofdstuk 5: Huivestingsconcepten 5.0: Huisvestingsconcepten anno 2010 5.1: Conventionele kantoorruimte 5.2: Bedrijfsverzamelgebouw 5.2.1: Mening van collega ondernemer(s) 5.3: Incubator 5.4: Business Center 5.5: Coworking 5.5.1: Omring je met de juiste bedrijven/ondernemers Hoofdstuk 6: Locatie 6.0: De beste locatie voor je onderneming 6.1: Bestemmingsplan en vergunningen 6.2: Bereikbaarheid Hoofdstuk 7: Prijzen 7.1: Gemiddelde huurprijzen 7.2: Hoeveel m2 heb ik nodig? Hoofdstuk 8: Huurcontract 8.0: 20 punten die op een huurcontract moeten staan Hoofdstuk 9: Budgetbepaling
Pag. 5 SP Pag. 7 SP Pag. 8 Pag. 10 SP Pag. 12 SP Pag. 13 SP Pag. 14 SP SP Pag. 15 Pag. 16 SP Pag. 17 Pag. 18 SP Pag. 20 SP Pag. 21 SP Pag. 23 SP Pag. 24 Pag. 26 SP Pag. 28
3
Help mij met het promoten van dit Ebook Ik geef dit Ebook gratis weg omdat ik zoveel mogelijk ondernemers bij het proces van een kantoorruimte huren wil helpen. Hierbij wil ik je graag vragen of jij mij wilt helpen om dit Ebook te promoten zodat zoveel mogelijk ondernemers hier profijt van kunnen hebben. Geef het zelf gratis weg of verkoop het tegen elke prijs die je wilt Ook krijg je hierbij mijn toestemming om het Ebook weg te geven (aan je mailinglijst of gewoon op je website) of te verkopen tegen elke prijs die jij wilt. Het Ebook mag uitsluitend in deze vorm worden verspreid, het is niet toegestaan de inhoud en/of opmaak te wijzigen, of informatie op een andere wijze te gebruiken. Plaats dit Ebook op je website, geef het aan de leden van je mailinglijst of verkoop het op advertentiesites of klik op onderstaande afbeelding om de downloadlink op Twitter te plaatsen. (Let op: Je moet eerst inloggen voordat je op de afbeelding klikt om te ReTweeten!) Alvast bedankt! Danny Verhoeven
4
Hoofdstuk
01
Verwachtingen van de kantoorruimte/pand
1.0 Verwachtingen De eerste stap waarover je moet nadenken is waarvoor je een kantoorruimte nodig hebt. Waar moet je kantoor aan voldoen? Wat moet het kantoorpand uitstralen? Een kantoorpand/ruimte is behalve een werkplek ook een ontmoetingsplaats voor je (potentiele) klanten en dus ook een verkoopkans! De omgeving waarin de (potentiele) klant zich bevindt moet vertrouwelijk zijn. Zorg er dus voor dat de uistraling van het kantoorpand (zowel van binnen als buiten) aansluit op de doelgroep en imago van je onderneming.
1.1 Casestudy
Casestudy 1: de uitstraling van een kantoorpand Een makelaar die zich richt op vrijstaande villa's zal zich waarschijnlijk niet vestigen in een bedrijfsverzamelgebouw. Deze makelaar kan zich beter vestigen in een uniek en exclusief kantoorgebouw. 5
Casestudy 2: Geirriteerde klant Je hebt een afspraak met een (potentiele) klant en hij/zij komt te laat! Waarom? De klant kan het niet goed vinden. (Ga ervan uit dat niet iedereen een navigatiesysteem heeft). Je bent dus slecht bereikbaar. De klant komt al gehaast aanrijden en kan ook niet direct een plaats vinden om zijn auto te parkeren. Je verkoopkansen zijn hierdoor afgenomen terwijl je dit van te voren had kunnen voorkomen. Casestudy 3: Ondernemer zit op de verkeerde plek Een ondernemer wilt een callcentre beginnen en via via heeft hij een locatie geregeld. Wat hij niet verwacht had is dat hij zich aan de aanvliegroute van Schiphol met zijn callcentre heeft gevestigd. Hierdoor kunnen de bedrijfsactiviteiten niet worden uitgevoerd vanwege geluidsoverlast. Zie als voorbeeld de reclame van de Kamer van Koophandel: http://www.youtube.com/watch?v=uEC_‐gMlm3k Bovenstaande casestudies zijn al 3 voorbeelden van een slechte voorbereiding voor de huisvesting van je onderneming.
6
Hoofdstuk
02
Waarvoor heb je een Verwachtingen van de kantoorruimte/pand kantoorruimte nodig?
2.0 Redenen voor een kantoorruimte Elke ondernemer heeft zijn eigen redenen waarom hij/zij een kantoorruimte nodig heeft. Enkele redenen kunnen zijn; ‐ Je wilt werken in een professionele zakelijke omgeving ‐ Je personeel dient een werkplek te hebben ‐ Je bedrijf dient op verschillende locaties aanwezig te zijn ‐ Meer vertrouwen door aanwezig te zijn op een zakelijk adres ‐ Je wilt dat uw bezoekers professioneel worden ontvangen ‐ Je wilt je onderneming een eigen identiteit geven ‐ Je wilt meer gedaan krijgen in minder tijd. Je huurt daarom een kantoor omdat je thuis telkens gestoord wordt tijdens je werk. Stel dus van te voren een lijst op waarom jij een kantoorruimte nodig hebt. Neem deze lijst met persoonlijke eisen mee naar de aanbieder.
2.1 Waar moet de ruimte van je kantoor aan voldoen? Wanneer je gaat bepalen waar de ruimte van je kantoor aan moet voldoen kun je onderstaande punten ten harte nemen: ‐ Kiest u voor een kale ruimte of een volledig ingerichte omgeving? ‐ Heeft u ondersteunende facilitaire service nodig ter ondersteuning van je kantoor? ‐ Heeft u een internetverbinding nodig?
7
‐ Hoeveel ruimte heeft u nodig? (Denk hierbij in aantal personen waar je werkruimte voor moet bieden en niet in vierkante meters) Wellicht heb je niet alleen een kantoorruimte nodig maar ook andere ruimtes zoals; ‐ Vergaderruimte ‐ Video conferentie ruimte (Spreek met collega's of zakenpartners via TV/Satteliet verbinding) ‐ Lounge. Je kunt er ook voor kiezen om zakenpartners in een persoonlijkere omgeving te ontvangen dan in een kantoorruimte. En er zijn ook persoonlijke redenen te bedenken zoals; ‐ Ik als eigenaar wil graag een prive kantoor en niet bij de rest van het personeel zitten of juist wel. ‐ Wil je en ruimte waarin je alleen werkt of dient de ruimte ook om je klanten in te ontvangen? Of wil je een aparte ruimte hebben om je klanten te ontvangen? ‐ Opstelling van de ruimte. Wil je 1 of 2 bureau's in een ruimte? Moeten de ruimtes allemaal even groot zijn of van verschillende formaten? Vooral deze persoonlijke redenen kunnen een obstakel zijn wanneer je naar een makelaar stapt voor een kantoorruimte. Ik adviseer om wel te vragen naar mogelijkheden voor je persoonlijke wensen ook al heb je ze nu niet nodig. Als je ergens optie tot hebt hoef je je geen zorgen te maken wanneer je voor een probleem staat waarin je kantoorruimte voor andere doeleinden als alleen je werkplek dient te worden gebruikt. Wanneer je een vestigingsplan gaat maken moet je dus niet alleen gaan denken over wat je nu wilt maar bedenk oplossingen voor elke situatie waarin je onderneming zich kan verkeren. Hierdoor kom je nooit voor verassingen en/of extra kosten te staan.
2.2 Kale ruimte of volledig ingerichte omgeving?
Ben je bereidt om zelf voor de inrichting, internet bekabeling, vloerbedekking, elektriciteit, enzovoorts te zorgen of wilt u een kantoor betreden waar alles aanwezig is? Wanneer kiezen voor een kale ruimte? ‐ Heb je de kennis om te weten wat je allemaal moet regelen voor je kantoor klaar is voor gebruik? ‐ Ben je bereid er genoeg tijd in te steken? 8
‐ Je wilt graag een eigen identiteit creeren. (Bij sommige aanbieders van volledig ingerichte kantoorruimtes heb je deze mogelijkheid ook) Wanneer kiezen voor een volledig ingerichte kantoorruimte? ‐ Je wilt meteen focussen op je core business. ‐ Besparing op kosten vanwege de korting die de aanbieder krijgt bij een bepaalde hoeveelheid afname aan kantoormeubilair. ‐ Je bent vaak onderweg en wilt een kantoor zo kunnen betreden en het liefst door het gehele land.
9
Hoofdstuk
03
kantoorruimte inrichting
3.0 Waar rekening mee houden bij de inrichting? Wanneer jij besluit om zelf je kantoorruimte(s) te gaan inrichten zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Een kantoor is niet simpel een paar tafels neerzetten en de computers aanzetten. Denk aan de volgende zaken: Wel of geen flexplekken? Wil je dat mensen altijd op dezelfde plek zitten of is het juist prettiger als er veel gewisseld wordt en niet iedereen dag in dag uit naar hetzelfde gezicht zit te kijken? Kijk bij de indeling vooral naar de ‘lijntjes’. Informeel overleg is heel belangrijk binnen een bedrijf. Het bespaart ellenlange vergaderingen en zorgt ervoor dat toch iedereen op de hoogte is. Hou daar rekening mee bij de indeling en het besluit over flexplekken. Licht Er zijn regels over de hoeveelheid licht. Als er niet genoeg licht is in een kantoorruimte kan dat invloed hebben op de arbeidsproductie van je werknemer. Geen goede zaak dus. Hou ook rekening met de zon en tegenlicht. 10
Het is prettig voor iemand om met het gezicht naar het raam te zitten, behalve als het licht heel scherp is. Daar worden ogen moe van en dus gaat (opnieuw) de productie omlaag… Aankleding Zorg dat je personeel ruimte heeft om het kantoor persoonlijker te maken. Dat hoeft niet te gebeuren door allemaal posters van alle favoriete voetbalclubs van iedereen maar door het wat huiselijker te maken. Het moet echt een plek van hun worden. Zorg dus voor overzichtelijkheid. Dit creëer je door klappers op bureaus te zetten zodat er niet overal stapels ontstaan. Hebben je werknemers meteen ruimte voor hun fotolijstjes. Ook planten en groen op de werkvloer zorgt voor een betere atmosfeer. Opstellingen Denk ook na over de doelen waarvoor verschillende ruimtes worden gebruikt. Zo heb je een vergadertafel nodig voor een vergaderruimte, geluidsdichte wanden voor ruimtes waar geconcentreerd moet worden gewerkt of afgeschermde werkplekken. Werken in teamverband Werkt je personeel vaak samen aan een project? Zorg er dan voor dat ze bij elkaar kunnen gaan zitten en niet helemaal verspreid door de hele ruimte (gaat ten koste van de communicatie). Eventueel kan je ook kiezen voor afgeschermde werkplekken wanneer er overleg tussen deze groep plaats vindt. Zo hebben de andere werknemers in de ruimte er geen last van. Hot Desking Hot Desking is een concept waarbij bureau’s worden gebruikt door verschillende mensen op verschillende tijden. Personeel leert hierdoor samen te werken met andere afdelingen en personeelsleden. Qua inrichting moet je hierbij nadenken over waar je personeel zijn spullen kunnen achter laten. Ze kunnen het niet op het bureau laten liggen omdat er op een ander tijdstip iemand anders aan moeten kunnen werken.
11
Hoofdstuk
04
Flexibiliteit
4.0 Kies voor een flexibele oplossing! Kies altijd voor een huisvesting oplossing die zo flexibel mogelijk is (vooral als u internationaal gaat ondernemen). Hoe flexibeler je kantoorruimte des te minder u er op het eind voor betaald. Je kunt flexibiliteit onderscheiden in; ‐ Aantal vierkante meter of werkplekken. Kunt u elk moment naar een groter of kleiner kantoor switchen? Of zijn er geen groeimogelijkheden of juist verkleining mogelijk? Behalve binnen het kantoorpand zelf moeten er ook groeimogelijkheden in nieuwe vestigingen mogelijk zijn. Let op! Veel werkplekconcepten zijn slechts eenmaal flexibel en dat is tijdens de realisatie. Daarna blijken ze vaak net zo star als de klassieke kantooromgeving die eraan voorafging. Vraag dus nadrukkelijk of je elk moment kan switchen naar een groter of kleiner kantoor. ‐ Huurtermijn. Kan je per dag/week/maand/jaar of langer huren? Of is de enige mogelijkheid om 5 jaar of langer te huren? 12
Wanneer jij een lange termijn verplichting aangaat moet je er zeker van zijn dat je onderneming over die periode nog steeds bestaat. Een afnemende marktvraag of faillissement heeft consequenties op je huurcontract. ‐ Verschillende ruimtes. Bestaat er de mogelijkheid om elk moment tot verschillende ruimtes te beschikken zoals; (extra) vergaderruimte, Spreekruimte voor prive gesprekken of een video conferentie ruimte?
4.1 Voorkom onbezette bureaus
Onbezette bureaus kosten geld. Met flexibele kantoorconcepten, die mee kunnen veranderen met organisatiewijzigingen, is geld te besparen. Uit onderzoek is gebleken dat een gemiddelde kantoorwerkplek slechts voor 30 tot 50 procent per week gebruikt wordt. Een echt flexibel concept is hiervoor de oplossing. Het kunnen switchen van kleiner of groter kantoor voor een kortere of langere periode. Flexibiliteit is dus geen eenmalig project maar zorgt ervoor dat uw werkplek optimaal benut wordt. Situaties waarbij je geld kunt besparen en/of groeien door middel van een flexibel kantoorconcept kunnen ontstaan door zowel interne als externe problemen.
4.2 Voorbeelden Intern probleem Je moet noodgedwongen een team ontslaan. Als u deze werkplekken niet opvult kosten ze je veel geld. Voorbeeld: Door de economische kredietcrisis moest ABN Amro noodgedwongen personeel ontslaan. De hoofdvestiging kon krimpen in aantal vierkante meter kantoorruimte dus behalve dat ze kunnen besparen op personeel besparen ze ook op de huisvesting. Door het flexibele huurconcept kon er ook direct worden bespaart op huisvesting kosten. Een extern probleem kan zijn; Snel opeenvolgende veranderingen in de marktvraag. Stel dat de marktvraag groeit dan moet u meer personeel aannemen dus meer werkplekken tot uw beschikking hebben. Andersom heeft u minder ruimte nodig. 13
Belangrijk is dat je elk moment deze wijzigingen binnen de huisvesting van je onderneming kan doorvoeren. Hoofdstuk
05
Huisvestingsconcepten Verwachtingen van de kantoorruimte/pand
5.0 Huisvestingsconcepten anno 2010 Anno 2010 zijn er verschillende soorten huisvestingsconcepten. Dit betekend dat je dus op verschillende manieren een werkplek kunt betreden. Elk huisvestingsconcept heeft zijn eigen voordelen‐ en nadelen. Meestal heeft de keuze voor een specifieke huisvesting te maken met kosten, type bedrijf (startend of gevestigd) of persoonlijke redenen. Behalve de voor‐ en nadelen die over het algemeen bekend zijn heb ik ook de mening gevraagd van collega ondernemers die daadwerkelijk actief binnen een bepaald huisvestingsconcept zijn.
5.1 Conventionele kantoorruimte Dit is de traditionele kantoorruimte. Deze kantoorruimte wordt kaal door de verhuurder opgeleverd. Dit houdt dus in dat je zelf moet zorgen voor de inrichting, vloerbedekking en aanvullende diensten (internet en telefonie is in sommige gevallen aan te schaffen bij de verhuurder) 14
Bij conventionele kantoorruimte betaal je per m2 en niet per persoon. Hier komen alle kosten nog bij. Een overzicht van alle kosten van het huren van een kantoorruimte behandel ik in Hoofdstuk 9: Budgetbepaling. Voordeel Het grootste voordeel van een Conventionele kantoorruimte is dat je zelf kunt bepalen hoe je je kantoorruimte inricht. Je kan hiermee een eigen identiteit/status creëren die past bij je onderneming. Nadelen ‐ Contractsduur. Over het algemeen moet je bij conventionele kantoorruimte(s) voor een redelijk lange periode huren (5, 10 of 15 jaar). Wanneer je voor een lange periode een kantoorruimte gaat huren moet je wel zeker weten dat je onderneming nog bestaat aan het einde van je contractsduur) ‐ (Meestal) Niet flexibel. Conventionele kantoorruimte huur je (meestal) een bepaalde hoeveelheid oppervlakte. Wanneer jij personeel moet ontslaan en dus minder ruimte nodig hebt is het (meestal) niet mogelijk om te switchen naar een kleinere kantoorruimte. Ook wanneer jij een grotere kantoorruimte nodig hebt moet je (meestal) een grote hoeveelheid vierkante meters bijhuren. ‐ Kosten onoverzichtelijk. Omdat je alles zelf moet gaan regelen krijg je te maken met veel facturen per maand (meer administratieve kosten). Ook moet je rekening houden dat je niet een vast bedrag per maand kwijt bent aan je huisvesting.
5.2 Bedrijfsverzamelgebouw Een bedrijfsverzamelgebouw is een gebouw dat dient om verschillende bedrijven in te huisvesten. Een bedrijfsverzamelgebouw gaat minder ver in het delen met en ondersteunen van de ondernemers dan een incubator. Bedrijfsverzamelgebouwen beogen goede en betaalbare huisvesting te verzorgen. Vaak is de huisvesting gesubsidieerd. Kosten kunnen laag gehouden worden door diensten met elkaar te delen, zoals een kantine of een kopieermachine. Wat zijn de mogelijke voordelen van een bedrijfsverzamelgebouw ‐ Kosten. Je kan precies huren wat je nodig hebt en dus betaal je nooit voor ruimtes die je voorlopig niet gebruikt. Ook deel je nu de vergaderzaal. Vaak staat deze ruimte de grootste tijd van de dag leeg en dat is zonde van het geld.
15
Met meerdere bedrijven heb je ook meerdere gebruikers en is de vergaderzaal wel erg nuttig. Je deelt ook faciliteiten als een kopieermachine met elkaar. ‐ Servicekosten. Alle lasten die je normaal zelf moet dragen kan je nu delen. Denk daarbij aan het personeel en de kantinekosten maar ook aan de telefoon‐, fax‐ en postservice. ‐ Flexibel. De contractduur is vaak niet zo lang als bij het zelf huren van een kantoor. De grootte van je kantoor kan makkelijk bepaald worden en ook bij de inrichting ben je vrijer. ‐ Netwerken. Vaak bestaat een bedrijfsverzamelgebouw uit ondernemers met kleine bedrijfjes. Ambitieuze types, net zoals jij. In zo’n sfeer is het lekker werken. Je hebt meteen een netwerk bij elkaar. Je zit met dezelfde problemen en kunt elkaar zo prima helpen. Wat zijn de mogelijke nadelen van een bedrijfsverzamelgebouw ‐ Overlast. Je zit niet alleen in het pand, je hebt te maken met heel veel verschillende soorten bedrijfjes. Het kan dan voorkomen dat er niet de rust heerst die je wilde. Of dat er andersoortige overlast is. ‐ Minder status. Als je in een bedrijfsverzamelgebouw zit, straal je minder status uit. Voor sommige bedrijven is status wel degelijk van belang om klanten te winnen. Je moet kijken hoe je wilt dat de klant je ziet. ‐ Geen zichtlocatie. Je zit in het gebouw ‘weggestopt’. Mensen kunnen van buitenaf dus niet zien, waar jij zit. De bereikbaarheid wordt zo ook lastiger.
5.2.1 Mening van collega ondernemer(s)
Het voordeel van het zitten in een bedrijfsverzamelgebouw vind ik de de mensen om mij heen. Ik zit als vrouw alleen in mijn studio, en dan is het weleens handig als je hulp nodig hebt van een ander (bv. vervangen tl‐ buizen, dat heeft mijn buurbedrijf met een heftruck geregeld voor me, mijn studio is 6 mtr hoog). Ik kan me voorstellen dat de gezamenlijke hal in een gebouw een punt van ergernis kan zijn. Ik ben blij dat ik een eigen ingang heb. Linda van Scheijndel‐van Lier, Website: http://www.livs.nl
5.3 Incubator Een incubator is een gebouw gericht op ondernemingen in de pre‐ of startfase. 16
Hier worden allerlei ondersteunende diensten aangeboden zoals huisvesting, administratie, technische ondersteuning, contacten en management advies met als doel de startende onderneming een groeispurt te geven. Niet elk startend bedrijf maakt kans om door een incubator geholpen te worden. Maar als daarvoor eenmaal groen licht gegeven is krijg je toegang tot een geintegreerd pakket diensten (zoals hierboven aangegeven) Door voor‐ en nadelen zijn vergelijkbaar met een bedrijfsverzamelgebouw
5.4 Business Center Een Business Center is net als een bedrijfsverzamelgebouw een gebouw waarin meerdere bedrijven zijn gehuisvest. Een Business Center is volledig ingericht en (meestal) direct te betrekken. Binnen een Business Center kan je kiezen uit verschillende diensten en/of faciliteiten. Deze diensten worden naar gebruik afgerekend. Dit houdt in dat wanneer je geen gebruik maakt van bijvoorbeeld; een vergaderruimte je deze ook niet hoeft te betalen. Een groot voordeel is dus dat je enkel betaald voor wat je gebruikt. Interessante aanvullende diensten zijn het gebruik maken van secetariele diensten of postadres van het Business Centre. Hierdoor hoef je zelf geen secretaresse in dienst te nemen, hetgeen u weer scheelt in de kosten. In de meeste gevallen zijn de huurovereenkomsten ook flexibel en hoeft u niet meteen te binden voor 5 jaar. Wat zijn de mogelijke voordelen van een Business Centre ‐ Geen investeringen in meubilair (ook geen moeite want staat direct klaar) ‐ Alle benodigde accessoires als internet en telefonie is binnen handbereik ‐ Je kunt binnen lopen en direct aan het werk gaan ‐ Geen investeringen te behoeve van kantoor apparatuur ‐ Je hoeft geen secretaresse in dienst te nemen. De telefoon wordt in bedrijfsnaam opgenomen ‐ Geen langlopende overeenkomsten ‐ Makkelijk en snel doorgroeien binnen hetzelfde gebouw ‐ 1 factuur voor alle diensten (scheelt in de administratie) De nadelen van een Business Center zijn vergelijkbaar als een Bedrijfsverzamelgebouw.
17
5.5 Coworking Een Cowork werkplek is een kantoorruimte waarin meer mensen tegelijk gaan samenwerken. Ik heb het hier niet over het personeel binnen een organisatie maar verschillende bedrijven binnen een ruimte. Coworking is vooral populair onder ZZP'ers. Wat zijn de mogelijke voordelen van Coworking ‐ Goedkoop. Doordat je met verschillende bedrijven in een ruimte werkzaam bent kan je de kosten voor die ruimte met elkaar delen. (Meteen ook een nadeel want als iemand om welke reden dan ook besluit om de ruimte te verlaten moet de rest meer huur betalen) ‐ Je hebt (meer) collega's. Sommige ondernemers willen graag zoveel mogelijk mensen om zich heen om welke reden dan ook (praatje maken, samen carpoolen of werkt het motiverend) ‐ Meer kennis binnen een ruimte. Doordat je met meer ondernemers binnen een ruimte werkzaam bent is er ook makkelijker kennis beschikbaar. De grootste nadelen zijn overlast (je werkt met een aantal bedrijven in directe omgeving) en wanneer een ondernemer besluit weg te gaan je huurkosten opeens omhoog gaan.
5.5.1 Omring je met de juiste bedrijven/ondernemers
Het is bij Coworking erg belangrijk dat je je goed onrienteerd en verdiept in wat voor soort bedrijven/ondernemers jij een kantoorruimte gaat huren. Niet alleen de stabiliteit van de ondernemingen maar ook wat voor soort ondernemers het zijn. A, B, C – Players Een A‐player is in dit geval een ondernemer (kan ook een werknemer zijn) die altijd zeer creatief met zijn werk omgaat en je weinig hoeft te sturen. Als je hem/haar een opdracht geeft dan komt het altijd goed af en vaak voegen ze nog iets extra toe. Dit zijn de ondernemers waarmee jij je moet gaan omringen omdat deze inspiratievol zijn en jij als ondernemer hier beter van zult presteren. 18
B‐Player B‐players zijn ondernemers die hun werk doen maar nooit iets extra’s. Het werkt zo dat wanneer jij nu een A‐player bent en je je omringd met B‐players je uiteindelijk ook een B‐ player wordt of zelfs een C‐player. C‐Player C‐players zijn mensen die altijd lopen te zeuren en waar je de meeste tijd aan kwijt bent om iets uit te leggen. Ze nemen nooit verantwoordelijkheid en tonen geen inzet. Dit zijn mensen waar je je dus absoluut niet mee moet omringen. Zoals waarschijnlijk al duidelijk is zal je op termijn ook een C‐Player worden als je je met deze mensen zult omringen. Het belangrijkste is dus dat je goed kijkt met wat voor ondernemers je gaat coworken. Deze mensen gaan dus wel degelijk voor een deel zorgen voor de continuïteit en bepaald in welke mate jij succesvol gaat worden.
19
Hoofdstuk
06
Locatie kiezen
6.0 De beste locatie voor je onderneming Het bepalen van waar je je onderneming gaat vestigen en in welke stad (of steden) is ontzettend belangrijk en hangt van veel verschillende dingen af. Belangrijk Veel ondernemers onderschatten de keuze van je locatie. Een slechte locatie is niet snel te herstellen en gaat je erg veel geld kosten en levert irritatie op voor je toekomstige klanten (zie casestudy in hoofdstuk 1). Neem hier dus de tijd voor en doe een uitgebreid onderzoek naar wat voor jouw bedrijf de beste locatie is. Laat je daarbij niet beperken tot het zoeken in een regio of bij een makelaar. Het is voor jou als ondernemer natuurlijk makkelijker om in je bedrijf in je eigen woonplaats te vestigen maar dit is niet altijd in het belang van je onderneming. Neem ook niet te snel een beslissing waar je niet honderd procent achterstaat omdat er mogelijk kapers voor hetzelfde pand op de kust staan. Eenmaal gevestigd ga je namelijk ook niet snel meer weg, dus het moet allemaal goed doordacht zijn. 20
Video van Leen Zevenbergen Ook ondernemer Leen Zevenbergen vindt de plek waar je je gaat vestigen ontzettend belangrijk en heeft hier een aantal tips over. Aanrader om te bekijken: ==> Klik hier om de video te bekijken <==
6.1 Bestemmingsplan en vergunningen
Het is natuurlijk belangrijk om te weten wat je allemaal op de locatie mag doen met je bedrijf. Dit is vastgelegd in een bestemmingsplan. Levert je bedrijf bepaalde goederen? Dan moet het ook mogelijk zijn dat je leverancier(s) deze goederen mogelijk leveren. In de voorschriften moet staan of de auto dichtbij je bedrijfsruimte mag komen. Zo ken ik een verhaal van een ondernemer die een slagerij was begonnen maar zijn leverancier zijn vlees niet kon afleveren omdat dit niet toegestaan was. Laat dit jou als ondernemer niet gebeuren! Ook is het mogelijk dat de gewenste ondernemingsactiviteiten niet in dat pand kunnen worden verricht omdat er een andere bestemming op het pand rust. Blijft het pand ook geschikt bij verandering van bedrijfsactiviteit (of een aanvulling op je bedrijfsactiviteit)? In het bestemmingsplan staat ook hoeveel grond mag worden bebouwd en welke uitbreidingen mogelijk zijn. Ook is van belang wat de bestemmingsplannen van de aangrenzende gebieden zeggen. Komt er een grote weg, een groot winkelcentrum? Aanvullend Ebook Ben je benieuwd welke bestemmingsplannen er voor je regio gelden of de regio waarin jij je onderneming gaat vestigen? (Bekijk dan mijn speciale aanbod omtrend mijn Ebook “Economische kenmerken van de 10 grootste steden van Nederland op pagina...) P.S Ook niet geheel onbelangrijk is hoe de werknemersmarkt is in de regio waar jij je onderneming gaat vestigen. Goed personeel is moeilijk te vinden zorg dus dat er in de regio specialisten zitten die jij nodig hebt. Ook deze gegevens heb ik verwerkt in het Ebook.
6.2 Bereikbaarheid
21
Zorg dat je doelgroep je weet te bereiken. Als je een studentenuitzendbureau begint, kan je het pand vlakbij de universiteit gaan zoeken. Maar een bouwbedrijf moet juist weer dichtbij de uitvalswegen zitten. Weer waar je afzetmarkt zit. Naast je klanten moeten ook je leveranciers je makkelijk kunnen bereiken. Let ook op details. Je kan dichtbij een snelweg zitten maar als het daar iedere dag uren vaststaat, heb je weinig aan de bereikbaarheid. Onhout je moet bereikbaar zijn, niet alleen maar gemakkelijk te vinden. Lokale voorzieningen Wanneer jij besluit om je bedrijfsnaam of reclame op aan het pand te plaatsen is het natuurlijk belangrijk dat mensen dit goed kunnen zien. Wil je je naamsbekendheid vergroten kan het belangrijk zijn dat het kantoorpand waarin je bedrijf gevestigd is goed zichtbaar is vanaf een snelweg of station. Het kan ook belangrijk zijn wanneer er bekende uitgaansgelegenheden of theaters in de buurt van je kantoorpand gevestigd zijn omdat hier veel mensen op af komen. Ook hierbij is het dus weer belangrijk dat je niet enkel kijkt naar de specifieke plek waar je je bedrijf gaat vestigen maar ook daaromheen. Parkeerplaatsen en Openbaar Vervoer Het is erg vervelend wanneer je bezoekers (lees potentiele klanten) weten waar je bedrijf zich bevindt maar niet goed bij het kantoorpand kunnen komen. Je bedrijf is dan nog steeds niet goed bereikbaar. Voor de auto is het belangrijk dat er voldoende parkeerplaatsen zijn en voor reizigers voor het openbaar vervoer is het belangrijk dat er zo dicht mogelijk bij het kantoorpand een bus stopt. Ook hierbij kan je weer denken aan je marketing want als iemand naar een bedrijf moet lopen (vanaf de bushalte) die in de buurt van jouw kantoorpand is gevestigd en het komt dan altijd langs jouw bedrijf gelopen zorgt dit voor meer naamsbekendheid. Imago Zorg dat je pand uitstraalt hoe jij wilt dat de klant je ziet. Het gebouw moet echt bij je passen. Als je een ontzettend sjiek pand hebt, kan dat een te hoge drempel vormgen voor een klant om zomaar even binnen te stappen. Ook horen sommige bedrijven in het centrum en anderen aan de rand van een stad. Laat je niet te snel verleiden door de meest fantastische ruimtes als ze niet functioneel zijn.
22
Ook iedere stad of regio heeft zijn eigen imago, wil jij daar bij horen? Vraag jezelf ook af hoe herkenbaar je wilt zijn. Wil je vanaf de straat zichtbaar zijn met een eigen logo of hoeft dat niet?
23
Hoofdstuk
07
Huurprijzen
7.0 Gemiddelde huurprijzen In dit hoofdstuk verwijs ik naar een onderzoek dat is gedaan naar de gemiddelde huurprijzen van kantoren per stad. Dit is een indicatie en het onderzoek is gehouden in 2002. De huurprijzen van kantoren veranderen elk jaar maar toch is het voor ondernemers handig om ongeveer te weten wat kantoorruimte per m2 kost. (Let op: dit zijn prijzen voor een kale ruimte) Ook worden de gemiddelde prijzen van een bepaalde plaats aangegeven. Binnen een plaats heb je ook weer A, B, C locaties die ook weer verschillende huurprijzen hebben. Dit heeft te maken met de bereikbaarheid. 24
Informatie onderzoek: De huurprijs waarnemingen zijn afkomstig uit het VastView‐bestand waarin mutaties in de commerciële vastgoedmarkt (waaronder kantoren) zijn opgenomen. Voor ieder jaar zijn de waarnemingen binnen een postcodegebied omgerekend tot een gemiddelde huurprijs (gewogen naar het vloeroppervlak van de waarneming). De waarnemingen zijn in zoverre niet landsdekkend dat alleen daar waar transacties hebben plaatsgevonden een huurprijs kon worden berekend. Om zoveel mogelijk waarnemingen in de
analyse mee te nemen zijn de waarnemingen in de periode van 1990 tot en met 2002 omgerekend één gemiddelde huuprijs. Hierbij is gecorrigeerd voor inflatie invloeden door het landelijk gemiddelde in een bepaald jaar, om te rekenen naar het landelijk gemiddelde van 2002. Deze bewerking heeft uiteindelijk geresulteerd in 1008 postcodegebieden waar minimaal 1 kantoormutatie is waargenomen in de gehele periode. Bovenstaand Figuur toont voor deze postcodegebieden de berekende gemiddelde huurprijs van kantoren. Mijn advies: Ga met bovenstaande cijfers niet naar een makelaar en baseer er ook niet je budget op. Het is bedoeld om je een idee te geven wat een kale kantoorruimte ongeveer gaat kosten per m2. Bron: VastView, bewerking ABF
7.1 Hoeveel m2 heb ik nodig?
Oppervlakte is belangrijk. Hoeveel personeelsleden heb je? De stelregel is dat elk personeelslid tussen de 18 en 25 vierkante meter ruimte nodig heeft. Door deze stelregel te gebruiken, kan je uitrekenen hoeveel ruimte je minimaal nodig hebt. 25
Reken hierbij de ‘lege ruimtes’ bij (zoals vergaderzalen, receptie, kantine en dergelijke) en je Weet hoe groot je kantoor moet zijn. Bij kantoren is het slim om rekening te houden met onder andere de parkeergelegenheid in de omgeving.
26
Hoofdstuk
08
Huurcontract
8.0 Huurcontract Twintig punten die in een huurcontract moeten of kunnen staan. 1. Personalia huurder en verhuurder (rechtsvorm) 2. Voorwerp van huur. Dit houdt de beschrijving van de bedrijfsruimte, het adres en de bestemming in. Kijk goed wat wel en niet bij de huur inbegrepen is. Huur je casco (het omhulsel, dus de muren, vloeren, het dak et cetera) of zijn er ook dingen inbegrepen. Dit is heel belangrijk om goede afspraken over te maken. Ook de bestemming van het pand is cruciaal. Anders zit je met een pand waarvan je wel de huur moet betalen maar je niet je bedrijf kan starten. 3. Huurprijs. Je kunt via taxatie of door navraag te doen bij vergelijkbare panden er achter komen wat een redelijke marktconforme huurprijs is. Ook de huurverhoging wordt in dit deel bepaald. Je kunt kiezen voor een vast percentage per jaar, je kunt afspreken dat de huur helemaal niet verhoogd wordt of je kunt gebruik maken van het consumentenprijsindexcijfer. Dit wordt maandelijks berekend door het Centraal Bureau van Statistiek. Verder bepaal je of de huur aan BTW onderworpen is. 4. Betaling van de huurprijs. Aan wie en per werlk tijdvak. 5. Huurperiode 6. Waarborgsom/bankgarantie 27
7. Opzegtermijn/opzegformaliteiten. 8. Afspraken over veranderingen en toevoegingen aan het pand aangebracht door de huurder die wel of niet ongedaan moeten worden na afloop van het huurcontract. 9. Je kunt regelen dat als er verbouwd wordt op kosten van de van de huurder, de huurprijs niet wordt beinvloed door de waardestijging en dus de huurprijsherziening. 10. Regeling wat de huurder moet repareren. 11. Regeling wat de verhuurder (verplicht) moet repareren bij mogelijke gebreken. 12. Mogelijke schadevergoedingen die de verhuurder moet betalen als er schade is door mogelijke gebreken. 13. Afspraken wat er gebeurd als de huurder zijn bedrijf verkoopt of in een B.V. wil inbrengen 14. Gemeentelijke en andere belastingen. Bijvoorbeeld onroerend goed belasting, precario enzovoort. 15. Gas, water, elektriciteit 16. Is onderhuur geheel of gedeeltelijk toegestaan? 17. Voorkeursrecht van koop. Zeker aan te raden als de huurder gaat investeren in het pand. 18. Servicevoorzieningenpakket en servicekosten. 19. Verzekeringen 20. Reclame: mag je teksten, lichtbakken en dergelijke op de gevel aanbrengen?
28
Hoofdstuk
09
Budgetbepaling
9.0 Budgetbepaling Natuurlijk wil je een zo goed mogelijk keuze maken dat ook past bij je budget. Stap 1: Kijk naar de totale investeringen die je moet doen op het gebied van huisvesting. Stap 2: Bepaal je budget voor het onderdeel kantoorruimte (dit kan het hele budget zijn voor huisvesting wanneer je geen bedrijfsruimte nodig hebt) Hoe bepaal ik mijn budget voor kantoorruimte? Veel ondernemers gaan hierbij de fout in. Ze informeren naar prijzen bij makelaars (wat geen foute zet is) en baseren op deze informatie hun budget (wat wel fout is). Als je namelijk gaat informeren bij makelaars krijg je altijd een vierkante meter prijs voor een kaal kantoor en zonder de bijkomende facilitaire kosten. 29
Wanneer je met dit budget op zoek gaat naar een kantoorruimte dan kom je erachter dat je budget te laag is voor wat je uiteindelijk moet betalen. Er komen namelijk extra kosten bij! Extra kosten zoals; ‐ Kantoormeubilair (bureau, stoelen, archiefkasten) ‐ Voerbedekking ‐ Stroom ‐ Gas ‐ Water ‐ Verzekeringen ‐ Telefoon ‐ Internet ‐ Servicekosten zoals; Een receptionist, Postafhandeling ‐ Kosten van de receptie ‐ Drankapparatuur (voor koffie, thee en frisdrank) ‐ Printer/Kopieerapparaat Maar ook moet je aan aanvullende diensten denken en deze meenemen in je budget zoals; ‐ Vergaderruimte (inclusief beamer) ‐ Beveiliging ‐ Parkeerplaats Ik adviseer je daarom al deze kosten mee te nemen in je budget. Je komt niet voor daardoor niet voor onverwachte verassingen te staan. Tip 2: Wees niet gefixeerd. Veel ondernemers concentreren zich vooral op de investeringskosten bij implementatie van een werkplekconcept, maar de gebruikerskosten die erop volgen zijn pas interessant.
30
