CONGRES IN WOORD
D I S C U S S I E G R O E P SIEGROEP ‘ZWEMBADEN’ DISCUS
ZWEMBADEN
Digitalisering in zwembaden: mogelijkheden en toepassingen Vele zwembadbeheerders maken reeds gebruik van eenvoudige, zelf ontwikkelde, digitale hulpmiddelen voor de opvolging van het dagelijkse beheer van hun zwembad en dit met het oog op een rendementsverbetering op een geïntegreerde manier. Gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie zijn daarbij de belangrijkste kenmerken.
In deze werkgroep werden thematisch een aantal mogelijke toepassingen gedemonstreerd op basis van praktijkverhalen van collega zwembadbeheerders, die hun aanpak en werkwijze toelichtten. De volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod aan de hand van een drietal demo’s: daginformatie, uurregistratie, hygiëneplan (onderhoud- en schoonmaakschema’s), taken- en opdrachtenlijsten, statistische zwembadgegevens, en metingen. Aspecten als veiligheid, communicatie, sociale contacten, opleiding en begeleiding van personeel werden daarbij behandeld.
Praktijkvoorbeeld Bornem Situering Bornem Om de rest van de presentatie te kunnen plaatsen en beter te kunnen begrijpen probeer ik kort Bornem en de Bornemse sportdienst te schetsen. Bornem is veeleer een kleine gemeen-
te gelegen in een grote, en volgens sommigen de mooiste, bocht van de Schelde. Nog net in de provincie Antwerpen, op de grens met OostVlaanderen en op een boogscheut van Vlaams-Brabant. Sedert 1 januari van dit jaar heeft Bornem officieel meer dan 20000 inwoners en begint het zo een beetje bij de grotere zussen te behoren. Maar ondanks het feit dat Bornem niet echt een grote gemeente is en omdat het letterlijk een buitenbeentje is omwille van de geografische ligging, heeft ze steeds, en zeker op sportief vlak, een streversmentaliteit gehad. Situering sportdienst Binnen onze regio mogen we terecht fier uitpakken met een goed uitgebouwde sportdienst met een personeelsbestand van 25 mensen waarvan 4 regenten LO - die enkel met sportpromotie bezig zijn, en een vrij uitgebreide sportaccommodatie. Ons zwembad, waarvoor ik vandaag hier ben, ligt in een sportcentrum van ruim 72 ha groot met een golfterrein,
58
5 voetbalvelden, een atletiekpiste, een buitenklimmuur, 7 outdoors en 5 indoors tennisvelden, een tennisoefenmuur, een omnisportterrein, minigolf, een skateterrein, een flybikersterrein, een finse piste, trapveldjes, een grote visvijver, een grote speeltuin, een beachvolleybalterrein en dan onder 1 dak een zwembad, een sporthal, een indoor klimmuur en 2 squashbanen. Zelf ben ik diensthoofd en bovendien de beheerder van de sportinfrastructuur. Omdat ik steeds van mening ben dat je machines moet laten werken, waarschijnlijk ben ik lui van aard, heb ik mij reeds snel toegelegd op het maken van systemen om dit beheer automatisch mogelijk te maken. ICT Onze gemeente heeft al sedert vele jaren een eigen drukkerij en toen de computer van de gemeente nog zo groot was als een kantoormeubel en uitsluitend gebruikt werd om loonfiches te berekenen en af te drukken, had onze drukker al zijn eerste Maccomputer. Een Classic voor de kenners, zo’n klein visbokaaltje. Wij hadden toen al heel vaak activiteiten waarvoor we flyers en affiches lieten drukken op het gemeentehuis. Om onze drukker enigszins te ontlasten en ook omdat mijn collega toen vond dat hij het beter kon, kochten we ook
een Mac om de ontwerpen van de drukwerken zelf te maken. Ondertussen is die ene Mac uitgegroeid tot een Mac-netwerk met 8 Mac-computers en 1 pc met Windows. Wij werken daarop voornamelijk met het Office-pakket dat iedereen wel kent, met PageMaker voor het ontwerpen van drukwerken en met FileMakerPro een bestandenprogramma dat je toelaat om bestanden via je netwerk te delen. Je kunt zo met meerdere gebruikers op hetzelfde moment in hetzelfde bestand werken. Waarom we zo veel mogelijk zelf proberen te doen is simpel: als je zelf iets maakt, werkt het zoals je wilt dat het werkt en staat alles waar je het wilt hebben. Of ik daar tijd voor heb? Natuurlijk heb ik dat niet, je moet daar tijd voor maken. Zoals bij alles is ook dit geen kwestie van tijd maar van prioriteit. Als je tijd investeert in een handig systeem zul je daar nadien bijzonder veel tijd mee uitsparen, en geloof me: computers maken geen rekenfouten. FileMakerPro Ruim 15 jaar geleden leerde ik FileMakerPro kennen, een relationeel bestandenprogramma dat je enigszins kan vergelijken met Acces van de Microsoftfamilie. Mooi aan FileMakerPro is dat het platformoverstijgend is. Je kan FileMaker zowel onder Windows draaien als onder Mac of Linux. Je hebt niet eens een andere versie nodig, dezelfde cd-rom draait op elke machine. Een FileMakerbestand kan zelfs gelijktijdig door een Mac als een pc geopend en bewerkt worden. Filemaker is dus een programma waarin je records kunt aanmaken en op elk record een nagenoeg onbeperkt aantal velden kunt plaatsen. Deze velden kunnen verschillend van aard zijn (tekst – getal – datum - berekening – enz.) en je kunt verbanden leggen tussen verschillende velden op verschillende records. En het wordt pas echt leuk als je verbanden/relaties kunt leggen tussen verschillende bestanden onderling. Klinkt misschien allemaal een beetje ingewikkeld maar dat is het zeker en vast niet en ik ga dat bewijzen.
Vergelijk een Filemakerbestand met een fichenbak waarbij elke fiche een record is. Op deze fiches kun je verschillende soorten informatie plaatsen: tekst, getallen, data, een foto, enz. Je kan deze fiches dan op alfabetische volgorde steken en op deze wijze vlug de gewenste informatie opzoeken. Maar natuurlijk, een fiche blijft een fiche en is van nature extreem statisch. Als je nu zo’n fichenbak virtueel aanmaakt in Filemaker doe je eigenlijk net hetzelfde met het grote verschil dat je de informatie die je op zo’n fiche schrijft kunt bewerken, dat je ermee kunt rekenen, dat je bepaalde waarden kunt optellen, aftrekken, kortom elke denkbare wiskundige berekening kunt uitvoeren. Zo maak je dan bijvoorbeeld een fichenbak voor statistische gegevens en maak je per dag een nieuwe fiche. Op elke fiche schrijf je het aantal zwemmers van die dag, mooi opgedeeld zoals jij het wilt hebben (volwassenen, kinderen, senioren, inwoners, niet-inwoners, schoolzwemmers, enz.) Als je dit nu virtueel doet dan kun je zodanige berekeningsvelden aanmaken dat op elke fiche al automatisch en meteen totalen en subtotalen gemaakt worden. De optelling van alle zwemmers geeft je natuurlijk het totaal aantal zwemmers van die dag maar je wilt ook graag weten hoeveel volwassenen er zijn geweest, hoeveel kinderen, hoeveel inwoners, enz. Op een ouderwetse fiche kan dit ook nog wel met behulp van een rekenmachine en veel tijd en geduld en het risico om fouten te maken. Maar berekeningen laten maken tussen verschillende fiches onderling kan alleen door de computer meteen, manueel wordt dit een helse klus. Hoe meer gegevens je verzamelt hoe groter het werk. En we weten allemaal : “meten is weten” dus een goed en efficiënt beheer van je cijfermateriaal is van essentieel belang. Als je nu aan je computer vraagt om alle fiches/records van week X of maand Y te nemen, zal hij in een oogwenk alle cijfers voor jou verzameld en berekend hebben. Alle gewenste totalen en subtotalen of wat dan ook. En deze cijfers moeten daarom niet
Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer
59
eens noodzakelijk in dezelfde fichenbak/bestand zitten. Het is juist de kracht van een relationeel bestandensysteem om gegevens te gaan halen waar ze zitten en ermee de gewenste berekeningen te maken. Zo kun je tal van opdrachten laten uitwerken door je computer. Voor vandaag beperk ik mij tot het verwerken van statistische gegevens, het beheren van de uurregeling van je personeel en het beheren van de werkopdrachten voor de techniekers. Statistische gegevensverwerking Onze sportdienst heeft een centrale balie met een kasregister. Op deze kasregister zijn 99 programmeerbare toetsen die nagenoeg alle gebruikte tarieven bevatten. Zo moet de baliebediende slechts op 1 toets drukken om het gewenste tarief te kunnen aanrekenen. Bij het maken van de kas na sluitingstijd geeft de kasregister een zogenaamd Z-rapport. Dit is een uit de kluiten gewassen kasticket met daarop een samenvatting van de totalen van de verrichtingen van die dag. Je krijgt dus bijvoorbeeld een overzicht van het aantal zwemmers per tarief en welk totaal bedrag dit vertegenwoordigt. Dit Z-rapport komt elke ochtend op mijn bureau. Ik sta erop om deze gegevens zelf in te tikken, een werkje van 1 minuutje per dag waardoor ik meteen volledig op de hoogte ben van de verrichtingen van de dag voordien : aantal zwemmers, ontvangen bedrag, enz. De ingetikte cijfers worden meteen verwerkt door de computer die ook nog eens een paar gegevens gaat halen uit andere bestanden. Zo haalt hij het aantal schoolzwemmers uit het bestand van de scholen, dat de avond voordien al ingetikt is aan de balie, opgedeeld in de verschillende tarieven. Hij gaat ook even het reservatieprogramma van de sporthal consulteren om te kijken welke vereniging aan welk tarief hoe lang de sporthal gehuurd heeft. Dit resulteert al meteen bij het aanmaken van een nieuwe datum in het visualiseren van het aantal schoolzwemmers, maar ook in het verrekenen van het nog te ontvangen bedrag van de sportclubs
N° 193
CONGRES IN WOORD
DISCUSSIEGROEP ‘ZWEMBADEN’
die 2 maandelijks een factuur krijgen van de sporthal. De kracht van een zelfgemaakt systeem komt nu naar boven. Je hebt een nagenoeg onbeperkt aantal mogelijkheden om gegevens te gaan opzoeken. Elk veld dat gegevens bevat kan als referentie dienen. Een bepaalde dag opzoeken, een week, een maand, de feestdagen, de zondagen, de dag met het meest aantal zwemmers, de dagen met minder dan een bepaald aantal zwemmers, enz. Uurregeling personeel Dit systeem is ontstaan uit het zoeken naar een efficiënt systeem om de uurregeling af te drukken. Zo ontstond een FileMakerbestand waarin het begin- en einduur van elke collega opgenomen werd. Al vlug bleek dat het heel eenvoudig was om het begin- van het einduur af te trekken en zo het aantal gepresteerde uren van die dag te krijgen. Als je deze gepresteerde uren nu vermenigvuldigde met 2 als de dag een zondag is en als je daarvan het aantal uren verlof en ziekte aftrekt ... krijg je al vlug een perfect overzicht van elke collega. Natuurlijk is dit systeem niet op 1 dag ontstaan maar werkelijk gegroeid door de tijd heen, telkens uitgebreid met nieuwe functies en geperfectioneerd naargelang de noodzakelijkheid. Het maken van het maandverslag voor de personeeldienst met statistische gegevens zoals totaal aantal gepresteerde uren, verlof en ziekte van de dienst en het aantal zaterdaguren, nachturen en feestdagen voor het uitbetalen van de nodige vergoedingen duurt minder dan 1 minuut. En met een beetje vindingrijkheid ontstond in deze uurregeling een systeempje voor het maken van takenlijsten voor het poetspersoneel. FileMaker kijkt even na wie er die bewuste dag aanwezig zal zijn en maakt op basis daarvan een takenlijst. Takenlijsten De takenlijst voor de techniekers is ontstaan om diverse reden : omdat er altijd wel iets defect is in een groot gebouw, omdat de techniekers van elkaar zouden weten waarmee ze
bezig zijn, om heel efficiënt te kunnen nagaan wat wanneer hersteld is en om elke medewerker te betrekken bij deze taken. Het systeem is opgebouwd uit taken, bijkomende opdrachten en bijkomende taken. Een taak is routine en opgedeeld in 3 niveaus : dagelijkse taken, wekelijkse taken en sporadische taken en wordt door de techniekers zelf aangevinkt na uitvoering. Een bijkomende opdracht is iets wat iedereen kan ingeven bij het vaststellen van bijvoorbeeld een defect. De techniekers kunnen de lijst altijd en overal raadplegen en afdrukken. De bijkomende taken zijn uitgevoerde werkzaamheden die niet op de lijsten staan. Natuurlijk moet een technieker niet wachten om een lamp te vervangen tot het als opdracht op de lijst staat. Als hij zelf het defect vaststelt wordt het meteen hersteld en ingegeven. Zo kunnen we op een heel eenvoudig manier de taken evalueren maar ook de techniekers. Alhoewel dit laatste niet meteen de reden was om het systeem te gebruiken. Wel kunnen we bijvoorbeeld snel nagaan welke lampen de laatste tijd vervangen zijn, hoe lang het geleden is dat een bepaalde lamp vervangen werd, enz. Natuurlijk is een defecte lamp slechts een voorbeeld en gaat het hier over alle taken en werkzaamheden in het gebouw en aan de technische installatie.
invullen, bewerken. Ook kunnen op een zeer eenvoudige manier aanpassingen gedaan worden op wens van de collega’s. Gaande van een andere layout, een andere kleur, een ander lettertype, of ieder zijn eigen scherm ... maar ook en veel belangrijker inhoudelijke aanpassingen. Zo zijn veel systemen geworden wat ze nu zijn door bijsturingen van de collega’s. Vermits FileMaker netwerkondersteunend is kan elk bestand op elke computer geraadpleegd worden, waar je ook bent. Bestanden of onderdelen ervan die niet voor iedereen bestemd zijn worden afgeblokt met paswoorden.
Besluit Het verschil tussen een zelf gemaakt en een aangekocht systeem zit vooral in de flexibiliteit. Bij een zelf gemaakt systeem heeft men uiteraard de volledige vrijheid om alles aan te passen naar de behoefte. Zelf iets maken is natuurlijk investeren in tijd maar volgens mij een zeer rendabele investering; Het zal niet alleen tijd uitsparen maar ook een extra dimensie geven aan je rapportering. Beschikken over nagenoeg onuitputtelijke statistische gegevens kan zeer handig zijn bij het bepalen van je visie, beleid, adviezen aan het college inzake beheer van de infrastructuur. Het personeel wordt zeer nauw betrokken bij het beheer. Ze kunnen meerdere bestanden raadplegen,
Om zulke programma’s te maken moet je toch een halve programmeur zijn. ,,Nee, ik ken niks van computers. Je begint klein en gaandeweg groeit dat uit tot iets groter. Bij het programmeren gaat het er vooral om om even na te denken over wat je met het programma wilt kunnen doen.” Zijn de gegevens uit FileMakerPro exporteerbaar naar andere programma’s of omgekeerd? ,,Ja, je kan zonder probleem gegevens uit FileMakerPro naar bijvoorbeeld Excel exporteren of gegevens uit Excel naar FileMakerPro exporteren.’’
60
Vragen uit het publiek Hoe soepel is het programma van de uurregeling bij wijzigingen vb. er is iemand ziek? ,,Wanneer iemand ziek is, zie je onmiddellijk in het programma dat die persoon niet aanwezig is. Bij de fiche van die persoon staat dan ook onmiddellijk dat hij x uur afwezig is geweest wegens ziekte. In het programma kun je ook in één oogopslag zien we er nog is of wie er vrijaf heeft, waardoor vervanging zoeken eenvoudiger wordt. Bovendien is elke baliebediende ook redder, dit is dus een perfecte back-up bij onverwachte afwezigheden.”
Waarom heeft u geen Access gebruikt? ,,Wat ik hier heb uitgelegd, kan ook perfect in Access, maar ik kan er niet mee werken. Het is dus om een praktische reden. Verder heeft FileMakerPro het voordeel dat je zelf met de lay-out kan spelen.”
Staan de formules standaard in FileMakerPro of moet je ze zelf maken? ,,Je maakt de formules zelf (vergelijkbaar met Excel), het wijst zichzelf uit. Bovendien kan je ook werken met alsdan-voorwaarden.”
Praktijkvoorbeeld Overijse 1
4
2
5
3
6
Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer
61
N° 193
CONGRES IN WOORD
D I S C U S S I E G R O E P SIEGROEP ‘ZWEMBADEN’ DISCUS
7
ZWEMBADEN Praktijkvoorbeeld Maldegem
1
8
2
9
3
10
4
62
5
9
6
10
7
11
8
Marc Vlogaert sportfunctionaris Bornem Kristine Moens sportfunctionaris Maldegem Mario Van Rossum zwembadbeheerder Overijse Trefwoord(en): ISB-congres, zwembaden, beheer, automatisering
Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer
63
N° 193
