Dienst inwoners
TOELICHTING BIJ AANVRAAG EVENEMENT Nadere inlichtingen bij afdeling Vergunning en Handhaven: Tel. (035) 629 26 80 of bij de evenementencoördinator: Tel. (035) 629 28 75. U kunt het digitale formulier vinden op www.hilversum.nl/evenementen. Met het aanvraagformulier vraagt u indien van toepassing ook een gebruiksvergunning bij de brandweer aan.
Oude Enghweg 23, 1217 JB Hilversum Postbus 9900, 1201 GM Hilversum Tel. 035-629 26 80 Fax. 035-629 24 65 Internet: www.hilversum.nl
Afdeling Vergunningen en Handhaven sectie Milieu en Apv
Indieningstermijn van een aanvraag/melding: Voor een melding geldt een termijn van 4 weken, voor standaard evenementen is dit 4 tot 6 weken, voor grote evenementen is dit een termijn van 12 weken. Bij dit formulier treft u een toelichting aan en een contactpersonenlijst. U wordt verzocht deze door te nemen. 1 PERSOONLIJKE GEGEVENS
Hier de naam van de rechtspersoon vermelden die aansprakelijk is voor eventuele gevolgen en verantwoordelijk is voor het evenement. Deze persoon is verplicht aanwezig tijdens het evenement. U moet ook het 06-nummer invullen van de contactpersoon die tijdens de duur van het evenement te bereiken is. 2 GEGEVENS VAN HET EVENEMENT
Soort en doelstelling duidelijk vermelden, zoals een popconcert, commerciële markt, wijk/straatfeest, barbecue, straattheater, etc. Standaard tijden voor evenementen in de buitenlucht: - van zondag tot en met donderdag uiterlijk 23.00 uur; - op vrijdag en zaterdag uiterlijk 01.00 uur; - evenementen mogen niet eerder starten dan 07.00 uur. In verband met de zondagsrust kunnen op zondag voor 13.00 uur geen evenementen worden georganiseerd, tenzij hiervoor een ontheffing wordt verleend op grond van de zondagswet. Bij evenementen waarbij muziek ten gehore gebracht wordt of waarbij om een andere reden een hogere geluidsbelasting wordt verwacht, worden de geluidsvoorschriften in de vergunning opgenomen. Zie hiervoor punt 9, muziek en geluid. 3 PERIODE
Aangeven hoeveel dagen het evenement zal duren. Ook de op- en afbouw dagen vermelden. Bij afbouw de tijd vermelden wanneer alles weer opgeleverd is. - De opbouw en afbraak mag alleen plaatsvinden tussen 07.00 en 23.00 uur. 4 LOCATIE
Let op! De aangevraagde locatie of route kan gewijzigd worden i.v.m. calamiteiten en/of infrastructurele werkzaamheden. Evenementenlocaties Voor de diverse locaties dient u plattegronden in te leveren waar de tenten en podia etc. ingetekend zijn. Zie punt 6. Bovendien een omschrijving van het programma per locatie. De gemeente streeft, mede ten behoeve van de inwoners van de binnenstad, naar een goede spreiding van de evenementen over het centrum van Hilversum. Voor de evenementenlocaties geldt dan een maximaal aantal gebruiksdagen per jaar. De evenementenlocaties die in de binnenstad zijn aangewezen, zijn: Groest, Leeuwenstraat, Kerkbrink, ’s-Gravelandseweg (pleintje bij de Kei), Kerkstraat (pleintje bij C&A), Wagemakersplein, Stationsplein, Laanstraat, Biersteeg, Langgewenst (marktterrein), en het Weversplein. Het gebruik van deze locaties is onder voorbehoud van bouwactiviteiten. Van deze locaties zijn plattegronden beschikbaar, deze kunt u aanvragen bij de evenementencoördinator. Voor het gebruik van het Langgewenst (marktterrein) en de Groest gelden afwijkende en beperkende voorwaarden in verband met de warenmarkt die op woensdag (op de Groest en het Langgewenst) en zaterdag (alleen op het Langgewenst) plaatsvindt. Andere locaties in of buiten het centrum van Hilversum worden per aanvraag beoordeeld. In een straat De gemeente beslist, in overleg met politie, brandweer en evt. de openbaarvervoersmaatschappij, of de straat kan worden afgesloten met behulp van hekken. De geplaatste hekken moeten snel en eenvoudig verwijderd kunnen worden. Daarnaast moet de organisator een deel van de straat (4 meter breedte en 4 meter hoogte) voor hulpdiensten vrij houden.
1
Op een plein De gemeente beslist, in overleg met hulpdiensten, of het plein kan worden afgesloten. Volgt u een route Route aangeven i.v.m. te nemen verkeersmaatregelen. Het gebruik of het doorkruisen van busroutes moet zoveel mogelijk vermeden worden i.v.m. mogelijke vertraging van de lijnvoering. In een park/op groenstrook Hilversum is zuinig op haar parken en groenstroken. Daarom kan slechts onder strikte voorwaarden gebruik van een park/groenstrook worden gemaakt: - beplanting mag niet worden betreden en aan bomen en struiken mogen geen versieringen, kabels e.d. worden bevestigd; - er mag geen gebruik gemaakt worden van glaswerk of hard plastic; - de organisator moet zelf zorgen voor voldoende toezicht, om beschadigingen aan het terrein, de beplanting en speeltoestellen, muren, banken e.d. te voorkomen; - in het park mag niet met motorvoertuigen worden gereden; - als de gemeente goedkeuring geeft voor het evenement, moet u met de evenementencoördinator precieze afspraken maken over het gebruik van het park of de groenstrook. Particulier terrein Terrein aangeven i.v.m. bepaling particulier terrein of gemeente grond. Voor het gebruiken van particuliere grond is een akkoordverklaring van de eigenaar nodig. 5 HORECA
Als u verstrekkingspunten zwak alcoholhoudende drank (tappunt/wijnbar) wilt plaatsen, moet u contact opnemen met het Bureau Horeca voor de ontheffingsaanvraag op basis van art. 35 van de Drank- en Horecawet: Tel (035) 629 26 85. Deze ontheffing kan alleen door een Hilversumse horecaondernemer worden aangevraagd. Dit is een apart formulier. U moet hiervoor de plattegrond gebruiken die u ook bij deze vergunningsaanvraag indient. Aan het aanvragen van deze ontheffing zijn legeskosten verbonden. Deze leges worden apart in rekening gebracht. Het gebruik van zogenaamde plastic glazen bij een evenement is verplicht. Het gebruik van glas, blik, harde plastic bekers en flessen is te allen tijde verboden. 6 TE PLAATSEN OBJECTEN Als u een overkapping, tent, tribune, podium, of iets dergelijks wilt plaatsen, moet deze op deugdelijkheid en brandveiligheid worden gekeurd door de brandweer. Als een tent of ander object langer dan 31 dagen staat, wordt het object als bouwwerkt getoetst en is het bouwbesluit en gebruiksbesluit van toepassing. Van het evenement als geheel moet er een plattegrond zijn met een schaal van 1:100, 1:200 of 1:500. Daarop zijn alle objecten, op de juiste plaats en in de juiste verhouding aangegeven. Basisregels voor het plaatsen van tijdelijke bouwwerken: - minimale doorrijhoogte 4 meter; - minimale doorrijbreedte 4 meter; - er mag niets opgesteld worden op of voor brandkranen (1,50 meter rondom vrij); - niets voor nooduitgangen van gebouwen plaatsen; - opstelplaats voor brandweervoertuigen moet gewaarborgd blijven conform geldende normen; - secundaire bluswatervoorziening c.q. open water moet bereikbaar blijven; - als het aantal tegelijkertijd in het bouwwerk toe te laten personen meer is dan 50, heeft u op grond van de brandbeveiligingsverordening een tijdelijke gebruiksvergunning nodig van de brandweer. Tekeningen in drievoud bijvoegen. Digitaal toesturen kan natuurlijk ook. Zonder deze tekeningen wordt uw aanvraag niet in behandeling genomen! Op de tekening van uw bouwwerk moet u aangeven (indien van toepassing): - de indeling van het bouwwerk; - bestemming van de verschillende ruimtes; - ligging en breedte van de uitgangen en nooduitgangen; - de vrij te houden gang- en looppaden; - de opstelling van de zitplaatsen; - het vrije vloer oppervlakte; - de aan te brengen blusmiddelen en vluchtwegaanduidingen; - de wijze van permanente bewaking; - de (nood)verlichting.
2
Voorbeeld van een plattegrond. Deze dient in 1 op 100 te worden aangeleverd Diesel aggregaat met 100 liter diesel tank
Parkeerplaats
A 3 meter
50 meter
Nooduit
30 meter
Uit
3 meter
Partyweg
Bar
Podium
Nooduit
Nooduit
Uit
3 meter
Nooduit
3 meter
Noodverlichting Draagbaar blusmiddel Vluchtverlichting Vluchtverlichting
WC WC Feesttent het voorbeeld Partyweg 11 1234 AB Feestdam
Voorbeeld van een situatiekaart. Deze dient in 1 op 500 te worden aangeleverd
7
gs
n erla
d
Partyweg
On
1 39
ngs
Onderla
41
7
43
9
9
11
Partyweg
6 8
7
5
45 47 49 51
13 10 12 14 26
15 17
Aan deze voorbeelden kunnen geen rechten worden ontleend. Wijzigingen van tekeningen Bij evenementen wijzigen de tekeningen soms. De tekening moet 4 weken van tevoren compleet zijn. Hierna kan deze niet meer gewijzigd worden. Tussen een evenement en overige bebouwing dient minimaal 4 meter afstand te zijn. Bij overkappingen van bebouwing geldt dat vanaf de hoek van de overkapping 4 meter (horizontaal) afstand gehouden moet worden. Deze ruimte is nodig voor de bereikbaarheid van hulpdiensten en geeft extra weerstand tegen branduitbreiding. Clusters van bijvoorbeeld eet- of verkoopkramen mogen uit maximaal 10 kramen (standplaatsen) bestaan. Clusters van 10 kramen/standplaatsen komt ongeveer overeen met veertig meter loopafstand. Door op deze wijze te clusteren ontstaan er voldoende vluchtmogelijkheden. Daarnaast zorgt men er door deze clustering ook voor dat de brand zich niet onbeheersbaar voortplant. Tussen clusters van bijvoorbeeld eet- of verkoopkramen dient minimaal 4 meter vrije doorgangsbreedte aanwezig te zijn.
3
7 VERKEER EN PARKEREN - - - - -
als de straat wordt afgesloten, moet wegbebakening worden aangebracht. De kosten voor het plaatsen van de hekken (de hekken zijn 2,5 meter lang) en eventuele omleidingen zijn voor de organisator; mocht in verband met uw evenement de route van één of meer buslijnen veranderen, dan kan de busmaatschappij Connexxion de kosten declareren bij u; als de straten worden afgesloten voor het verkeer dan moet er een verkeerscirculatieplan worden opgesteld dat wordt meegezonden met deze aanvraag; als er in het af te sluiten straatdeel parkeerplaatsen ‘betaald parkeren’ of ‘vergunninghouders’ liggen, moet u de parkeerplaatsen huren; voor en tijdens evenementen worden vaak op de evenementenlocatie auto’s van deelnemers of organisatoren geparkeerd. Dit belemmert de veiligheid. U dient er als organisator zorg voor te dragen dat deze auto’s de vrije doorgang voor bijvoorbeeld hulpdiensten niet belemmeren. Hierop zal ook gehandhaafd worden vanuit de gemeente. In de gemeente Hilversum is een wegsleepregeling van kracht.
Inzet van verkeersregelaars De verkeersregelaars worden door de organisatie ingezet om verkeersoverlast en parkeerproblemen te voorkomen. De politie adviseert de vergunningverlener (gemeente) of het voor een bepaald evenement noodzakelijk is om verkeersregelaars in te stellen. Het inzetten van verkeersregelaars wordt dan ook als voorwaarde aan de evenementenvergunning verbonden. Verkeersregelaars moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen. Een verkeersregelaar is een particulier die bij evenementen bevoegd is het verkeer te regelen. (Hieronder wordt uitdrukkelijk niet verstaan een verkeersbrigadier). Voorbeelden van dergelijke evenementen zijn een hardloopwedstrijd, wielerronde, avondvierdaagse. Voorwaarden: - het is de bedoeling dat organisatoren van evenementen zelf mensen voor deze functie aandragen. Deze personen moeten bij de politie een korte cursus volgen; - verkeersregelaars werken altijd onder leiding van de politie en mogen alleen aanwijzingen geven; - hij/zij moet voor het uitvoeren van beperkte taken minimaal 16 jaar zijn; voor meer bevoegdheden geldt de minimumleeftijd van 18 jaar; - wie verkeersregelaar wil worden, moet daarvoor een instructie volgen bij politie-instructeurs. Deze instructie is bedoeld om mensen verkeersinzicht en kennis van politietekens bij te brengen; - de opdrachtgever van de verkeersregelaar moet een aansprakelijkheidsverzekering hebben afgesloten, waardoor de regelaar automatisch is verzekerd; - als er verkeersregelaars nodig zijn bij een evenement, wordt de organisator verzocht een deelnemerslijst in te dienen waarop de namen, adressen en geboortedata/-plaats van personen vermeld staan die in aanmerking (willen) komen voor deze functie. De afspraak voor een instructie moet worden gemaakt met de politie: (0900) 88 44. Bereikbaarheid/hulpdiensten De bereikbaarheid van iedere plek op en rond het evenemententerrein voor hulpdiensten moet altijd gegarandeerd zijn. Eventuele omleidingen of verkeersmaatregelen moeten worden doorgegeven aan de hulpdiensten. 8 FACILITEITEN Als u gebruik maakt van een straat of parkeerplaatsen moeten er vooraankondigingsborden geplaatst worden. Dit is bijvoorbeeld een inrijverbod of een tekstbord waarop aangegeven wordt dat er niet geparkeerd kan worden. De tekstborden worden een week voorafgaand aan het evenement geplaatst. De kosten voor het maken en het plaatsen van de (tekst)borden zijn voor de organisator. De vragen die op het aanvraagformulier worden gesteld, zijn bedoeld als servicevragen. Opdrachtbon Voor het aanvragen van hekken, vooraankondigingsborden, parkeer-, stop- en inrijverboden/geboden voor een standaard of klein evenment moet u uiterlijk 14 werkdagen voor startdatum van het evenement een opdrachtbon invullen en opsturen naar Dienst Stad, regie groen. Voor het aanvragen van faciliteiten van een groot evenement moet u dit uiterlijk 12 weken van tevoren doen. Schoonmaak/Afvalinzameling U bent verantwoordelijk voor de schoonmaak van het evenemententerrein. De gemeente kan, tegen betaling, de schoonmaak voor u verzorgen. Ook bent u verantwoordelijk voor de inzameling van het evenementenafval buiten het evenemententerrein. Elektriciteit Op bepaalde plekken zijn stroomfaciliteiten. Bijvoorbeeld op een gedeelte van de Groest en de Kerkbrink. Mochten er geen stroomfaciliteiten zijn, kan er gebruik gemaakt worden van een aggregaat. Een aggregaat moet voldoen aan de volgende milieu-eisen: - geluidarm; - een aggregaat mag niet onder een boom geplaatst worden; - lekdicht: dubbelwandige opslag van brandstof of een lekbakconstructie; - de plaats van de aggregaat moet op de plattegrond worden ingetekend. 4
Water Voor gebruik van watertappunten, kunt u contact opnemen met Vitens: Tel. (030) 248 74 20. Sanitaire voorzieningen Op het evenemententerrein moeten voldoende toiletten aanwezig zijn. Toiletten die aangesloten kunnen worden op bestaande voorzieningen zijn hygiënischer en hebben daarom de voorkeur. Als richtlijn wordt de volgende norm gehanteerd: - een toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers. Het aantal toiletten kan worden aangepast aan de hand van het aantal bezoekers. Zie ook www.ggdkennisnet.nl/lchv; - minimaal twee toiletten; - een toilet is binnen een loopafstand van 150 meter te bereiken; - herentoiletten mogen vervangen worden door urinoirs, met dien verstande dat het aantal urinoirs maximaal 1/4 van het totaal aantal toiletten bedraagt; - de toiletten dienen minimaal tweemaal per dag en zo nodig vaker gereinigd te worden. Voldoende drinkwaterpunten Plaats voldoende watertappunten waar schoon leidingwater gratis beschikbaar is. Vooral bij warm weer en bij evenementen waarbij een verhoogd gevaar voor uitputting en uitdroging bestaat, zoals popconcerten en sportevenementen. Tijdelijke drinkwatervoorzieningen moeten voldoen aan NEN 1006. Overige hygiënemaatregelen De organisator wordt verder verwezen naar de site van het LCHV: www.ggdkennisnet.nl/lchv. Onder het kopje publieksevenementen zijn hygiënerichtlijnen voor publieksevenementen terug te vinden. In de richtlijnen kan onder andere een scoreformulier worden ingevuld voor het vaststellen van infectieziekterisico’s. 9 MUZIEK EN GELUID Tijden Per evenement in de openbare ruimte wordt het geluidsniveau bepaald. De geluidsniveaus voor evenementen worden in drie categorieën ingedeeld: - categorie 1: onversterkte muziek tot een geluidsniveau van 70 dB(A) / 85 dB(C) is in principe altijd toegestaan tot 20.00 uur. Na 20.00 uur is dit alleen toegestaan op bepaalde locaties; - categorie 2: geluidsniveau 70 tot 85 dB(A) / 85 tot 90 dB(C) is beperkt toegestaan, dit wordt gespreid naar tijd en locatie; - categorie 3: geluidsniveau 85 – 95 dB(A) / 100 – 110 dB(C) , zeer beperkt toegestaan, alleen voor bijzondere evenementen. Deze norm geldt voor het geluidsniveau op vijf meter vanaf de bron. Geluidsmetingen U bent als organisator verantwoordelijk voor de uitvoering van de vergunning. U moet dus ook zelf het geluidsniveau controleren. Medewerkers van de gemeente zijn bij evenementen regelmatig aanwezig om het geluidsniveau te controleren. Zij zijn bevoegd om, indien noodzakelijk, waarschuwingen en schorsingen te geven. Aan deze medewerkers moet u als organisator van het evenement alle medewerking verlenen. 10 VEILIGHEID EN EHBO Het GHOR-bureau (Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio) adviseert over de geneeskundige inzet bij grote evenementen. Omdat elk evenement anders is en de inzet afhankelijk is van de activiteiten die plaatsvinden, het aantal bezoekers en de aard van het publiek, de bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten, de plaats, het tijdstip, zal voor ieder evenement, waarbij dat noodzakelijk is, door de GHOR een afzonderlijk advies worden uitgebracht met betrekking tot de geneeskundige inzet. EHBO-voorziening Bij elk evenement moet ten minste één herkenbare EHBO-post aanwezig zijn die permanent bemand is met minimaal één persoon met een geldig EHBO-diploma. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kunnen meer EHBO-posten vereist zijn. Bij evenementen met een relatief laag bezoekersaantal kunnen voor het aantal EHBO’ers de getallen in de tabel hieronder als uitgangspunt worden gehanteerd. De aard van het evenement en/of de evaluatie van voorgaande edities kunnen aanleiding zijn om dit bij te stellen. In de EHBO-post moeten voldoende voorzieningen zijn om eerste hulp te kunnen verlenen (zie hieronder). Een EHBO’er dient als zodanig herkenbaar te zijn. Voorkom gelijkenis met ambulancepersoneel. Maak eventueel gebruik van hesjes met EHBOopdruk: - 0 tot 500 bezoekers - 500 tot 1.000 bezoekers - 1.000 tot 2.500 bezoekers - 2.500 tot 5.000 bezoekers
2 EHBO’ers; 3 EHBO’ers; 5 EHBO’ers; 10 EHBO’ers.
Medisch coördinator Leg de coördinatie over de EHBO tijdens het evenement bij één medisch coördinator. Bij incidenten kunnen de geneeskundige eenheden deze coördinator aanspreken. De EHBO-voorziening valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de organisator.
5
Registratie Hulpverleningen en zorgcontacten Bij een evenement vanaf duizend bezoekers is het raadzaam om alle hulpverlening en zorgcontacten te registreren voor verantwoording achteraf. Vanaf 5000 bezoekers moet deze registratie na afloop gemaild worden aan
[email protected]. De medisch coördinator zou die rol op zich kunnen nemen. Inrichting EHBO-post In de EHBO-post moeten voldoende voorzieningen aanwezig zijn, zoals een ruim gesorteerde EHBO-koffer, tafels, stoelen, een brancard, gratis drinkwater, een handenwasgelegenheid met stromend water en een plattegrond van het evenemententerrein. De post zelf moet minimaal 5 bij 5 meter zijn, stroomaansluiting hebben en goed verlicht zijn. Voor de privacy van de slachtoffers/patiënten moet de locatie afsluitbaar zijn. Indien de EHBO in een tent of andere buitenlocatie plaats vindt, kan het nodig zijn gebruik te maken van verwarming of koeling. Activiteiten op het water Ten behoeve van eventuele wateroppervlakteredding zal bij activiteiten op het water toezicht gewenst zijn van de reddings brigade (of een ander gekwalificeerd bedrijf). Evenementen met verwachting van alcohol en drugsgebruik Indien er bij het evenement een verwachting is van alcohol en/of drugsgebruik dienen de hulpverleners voldoende en specifieke ervaring (als zodanig erkend door GGD of verslavingszorg) te hebben in het onderkennen van drugs- en alcoholgerelateerde problemen. Bewaking/beveiliging Als houder van de evenementenvergunning bent u primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. U moet daarom zorgen voor voldoende toezicht: - advies is dat per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers één erkende beveiliger aanwezig is; - tijdens het evenement moet u als vergunninghouder of een door u aangewezen leidinggevende op het festivalterrein aan wezig zijn. U of deze leidinggevende fungeert als aanspreekpunt voor de hulpdiensten. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen vrijwilligers dit toezicht uitoefenen of moet u een (door de minister van justitie erkend) professioneel beveiligingsbedrijf inhuren. Van deze norm kan de vergunningverlener, op advies van de politie en de brandweer, afwijken als de aard van het evenement dit vereist of toelaat. Het is van belang dat u te allen tijde aanwijzingen van politie, brandweer en gemeente opvolgt. Zo voorkomt u dat de burgemeester in het slechtste geval het evenement moet stilleggen. Veiligheidsplan Bij grote evenementen moet de organisator een veiligheidsplan inleveren. Het veiligheidsplan omvat tenminste de volgende onderdelen: - titel; - inhoudsopgave; - inleiding; - beschrijving van het evenement; - programma en activiteiten; - benodigde vergunningen, meldingen en toestemmingen; - risico-inventarisatie en -analyse; - overzicht, uitwerking van de van belang zijnde effecten en scenario’s; - veiligheidsmaatregelen en voorzieningen; - organisatieopbouw onder normale omstandigheden; - communicatie- en informatieparagraaf voor bezoekers en voor externen; - toezicht en beveiligingsmaatregelen; - afstemming, procedures m.b.t. het met toezicht en handhaving bevoegde gezag; - organisatieopbouw bij incidenten en crisis; - draaiboeken, bedrijfsveiligheidsplan voor optreden bij ongewone gebeurtenissen; - afstemming met hulpdiensten en het bevoegd gezag bij incidenten. 11 PROMOTIE EN COMMUNICATIE Informatiebrief/bewonersbrief/buurtbrief De organisator van een evenement wordt verplicht een week voor het evenement de buurtbewoners, omringende bedrijven te informeren. In een bewonersbrief staat informatie over de aard en duur van het evenement, de (verkeers)maatregelen, de manier waarop u als organisator probeert de overlast te beperken en waar men met klachten terecht kan. Tijdelijke maatregelen, zoals het afzetten van wegen, het instellen van een parkeerverbod of het veranderen van de toegestane rijrichting, moeten uiterlijk 48 uur van tevoren aan omwonenden worden meegedeeld. Als het evenement ook gevolgen heeft voor bewoners/bedrijven verder bij de locatie van het evenement vandaan, dan is het noodzakelijk dat u ook een advertentie in de krant of een wijkblad plaatst. Folders/promotiemateriaal uitdelen Als u zonder standplaats folders of promotiemateriaal uitdeelt, bent u verantwoordelijk voor het opruimen van het papier/afval op straat. Blijkt dat u afval heeft achtergelaten, dan betaalt u de reinigingskosten. 6
Spandoeken, driehoeksborden, sandwichborden Er bestaat een mogelijkheid om tegen betaling een vergunning te verkrijgen voor het plaatsen van spandoeken, driehoeksborden en/of sandwichborden langs de openbare weg in Hilversum, ter aankondiging van uw evenement. Per evenement mogen maximaal 25 borden worden geplaatst voor een periode van maximaal 10 dagen. Omdat het aantal vergunningen dat per periode mag worden afgegeven beperkt is, is het zaak zo vroeg mogelijk aan te vragen. U kunt hiervoor contact opnemen met de dienst Inwoners, Vergunning en Handhaven openbare ruimte en markt: Tel. (035) 629 25 34. Evenementenkalenders op internet Momenteel zijn er diverse internetkalenders waarop uw evenement gepromoot kan worden. U kunt een e-mail sturen naar de redactie met vermelding van het evenement, de omschrijving, locatie en tijdstippen, contactinformatie (zoals uw website of telefoonnummer). Fotomateriaal is vaak welkom. Websites:
Uw evenement kunt u aanmelden:
www.uitinhilversum.nl www.hilversumgoedbekeken.nl www.gooivecht.nl www.rtihilversum.nl RTI is meer dan internet. Ook de lokale omroep en de radio kunnen uw evenement promoten.
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected].
Promotie, vrije plakplaatsen Er is momenteel één zuil in Hilversum waar vrij geplakt kan worden. U kunt hier dus ook uw evenement onder de aandacht brengen. U moet zelf de poster opplakken. De zuil staat op de Groest, hoek Spoorstraat. Voor meer informatie over andere promotiemogelijkheden zie www.hilversum.nl/evenementen 12 DIVERSEN Loterij Als een loterij deel uitmaakt van de activiteiten, dan moet u een afzonderlijke vergunning hiervoor aanvragen. De betreffende formulieren zijn verkrijgbaar bij de afdeling Vergunning en Handhaven. Collecte De bruto en netto opbrengst van de inzameling moet binnen tien dagen na afloop van de actie schriftelijk aan de gemeente Hilversum, afdeling Vergunning en Handhaven worden gemeld. U moet schriftelijk kunnen aantonen, dat het batig saldo van de inzameling voor het aangegeven doel is benut. Ballonnen oplaten Als u ballonnen wilt oplaten voor bijvoorbeeld een wedstrijd, dan hebt u hiervoor een vergunning nodig van de gemeente. De vergunning is voornamelijk van belang in verband met de openbare orde en veiligheid en het vliegverkeer. De ballonnen moeten individueel (niet in trossen) worden opgelaten. Aan de ballonnen mogen geen harde onderdelen worden bevestigd. Van belang is het aantal ballonnen, tijd van oplaten en de plaats. Tatoeëren en piercen Twee maanden voor aanvang van het evenement moet u dit melden bij de GGD: Tel. (035) 692 62 22 . U mag alleen tatoeëren en piercen als aan diverse voorwaarden wordt voldaan. Verzekeringen Bij het organiseren van een evenement moet u ook denken aan het afsluiten van verzekeringen. Een Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering is belangrijk voor het geval u als organisatie aansprakelijk wordt gesteld. Tevens is het het overwegen waard een evenementenverzekering voor tegenvallende bezoekersaantallen, een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, een ongevallenverzekering en/of een annuleringsverzekering af te sluiten. Vrijwilligers zijn tijdens het evenement verzekerd. De gemeente Hilversum heeft twee verzekeringspakketten afgesloten, die de risico’s van vrijwilligerswerk zo goed mogelijk afdekken. De gemeente beoogt hiermee het maatschappelijk belang van het goede vrijwilligerswerk te benadrukken en de participatie van vrijwilligers te stimuleren. 13 CONTROLELIJST EN EVT. TOELICHTING Zie aanvraagformulier.
7
14 KOSTEN Kosten Voor het in behandeling nemen van deze vergunningaanvraag worden leges in rekening gebracht. Overige kosten waar u o.a. rekening mee moet houden zijn: - leges brandweer; - precariobelasting (belasting voor het gebruik van gemeentelijke grond); - kosten voor overige vergunningen zoals b.v. een ontheffing van zwak alcoholhoudende drank; - kosten voor het gebruik maken van gemeentelijke faciliteiten. Subsidie De gemeente gaat er vanuit dat de organisator het evenement organiseert zonder financiële steun van de gemeente. U kunt echter een subsidie aanvragen. Enkele gemeentelijke afdelingen kennen subsidieregelingen voor evenementen. Zo zijn er subsidies ter bevordering van toerisme, cultuur en sport. De evenementencoördinator kan u wegwijs maken. 15 VERZENDEN AANVRAAG De aanvraag kan verstuurd worden naar: Gemeente Hilversum, afdeling Vergunning en Handhaven, Postbus 9900, 1201 GM Hilversum. Mailen kan natuurlijk ook (heeft zelfs de voorkeur). Let wel op dat uw handtekening op de aanvraag staat en dat alle bijlagen zijn bijgevoegd. Mailadres:
[email protected]. 16 ONDERTEKENING Wanneer uw aanvraagformulier niet volledig is ingevuld, ondertekend is en/of er bijlages ontbreken zoals de plattegronden, wordt het geretourneerd zodat het aangevuld kan worden. U loopt hiermee het risico dat de noodzakelijke behandeltermijn wordt overschreden, waardoor niet meer op tijd een beslissing kan worden genomen en uw evenement niet kan plaatsvinden. Indieningstermijn van een aanvraag: Voor een melding geldt een termijn van 4 weken, voor standaard evenementen is dit 4 tot 6 weken, voor grote evenementen is dit een termijn van 12 weken. 17 DOCUMENTEN EVENEMENTEN Er zijn diverse formulieren, documenten van toepassing bij het organiseren van het evenement: - aanvraag evenement; - toelichting evenementen; - lijst met contactpersonen evenementen; - aanvraagformulier voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank art 35; - plattegronden van de evenementenlocaties; - hulpmiddel bepaling groot of standaard evenement en criteria melding.
GEM193 A
Aan deze toelichting van het aanvraagformulier kunnen geen rechten ontleend worden.
