Trefwoorden Verandermanagement Authenticiteit Duurzame ontwikkeling
FUTURESEARCH Inspireren, ontdekken, leren, zien, verbeelden en doen ineen
GEMMA VAN DER PLOEG EN ANNEMIEKE STOPPELENBURG
FutureSearch is een inspirerende benadering om met alle belanghebbenden rondom een complex vraagstuk op zoek te gaan naar wat iedereen bindt in hun afzonderlijke visies op de toekomst. Vanuit die verbinding wordt een onderling afgestemde en gerichte uitvoeringsstrategie opgesteld en gerealiseerd.
Gemma van der Ploeg ontwerpt, organiseert, regisseert en begeleidt (participatieve) processen voor complexe bestuurlijke vraagstukken.
E-MAIL :
[email protected]
Annemieke Stoppelenburg ondersteunt mensen en hun organisaties met strategievorming en talent- en
De kracht van FutureSearch is dat het zich richt op het inspireren van mensen door een gezamenlijk proces van ontdekken, leren, zien, verbeelden én doen ineen. Alle belanghebbenden worden samengebracht en gaan gelijktijdig in gesprek over het vraagstuk. Hierbij staat de toekomst centraal, niet de problemen. Iedere deelnemer draagt vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij aan het proces. In Nederland is FutureSearch een vrij nieuwe aanpak om een organisatie of organisaties in beweging te brengen. En zo tussen alle belanghebbenden een proces te starten van betekenisgeving en zoeken naar drijfveren van binnenuit.
organisatieontwikkeling als adviseur, coach en interim-manager.
E-MAIL :
[email protected]
8
FutureSearch FutureSearch is een open, actiegericht visievormend proces. Het hele netwerk van betrokkenen – binnen én buiten een organisatie – maakt gezamenlijk een gemeenschappelijke toekomstvisie met een daarop gebaseerd actieplan. Scharnierpunt in het proces is een conferentie van tweeënhalve dag, met tussen de 30 en de 72 deelnemers. Bij grotere netwerken kunnen parallelle conferenties worden georganiseerd.
In een FutureSearch-proces verlaten de deelnemers hun bekende (denk)patronen en raken los van hun vooringenomen standpunten. In het netwerk ontstaan nieuwe verbindingen en mensen ontdekken dat zij veel meer gemeenschappelijk hebben met anderen dan zij ooit voor mogelijk hielden. Doordat de deelnemers verantwoordelijk zijn voor het proces en de inhoud van de verandering ontstaat er veel commitment en kunnen er in een korte tijd unieke en indrukwekkende veranderingen worden bereikt. Een FutureSearchproces is ontdekken, leren, zien, verbeelden én doen ineen. Veranderingen vinden direct plaats en werken daarna nog lang door. FutureSearch als veranderfilosofie De veranderfilosofie die ten grondslag ligt aan FutureSearch is dat mensen een enorme kracht hebben om op ondernemende wijze verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen situatie. En dus voor het veranderen van die situatie als zij daartoe de kans krijgen. Daarvoor is het wel nodig dat zij hun kennis, inzichten, ambities
WWW.KLUWERMANAGEMENT.NL
Marvin Weisbord Marvin Weisbord is de grondlegger van FutureSearch (1987). De vorm van FutureSearch zoals wij die nu kennen, ontwikkelde Weisbord samen met Sandra Janoff (1995, 2000). Inmiddels is er een wereldwijd netwerk van mensen dat met FutureSearch werkt. Nieuwe ervaringen en ontwikkelingen worden continu verwerkt in het basisontwerp van FutureSearch.
en idealen kunnen laten zien én gebruiken. Het op een juiste wijze mobiliseren, versterken en benutten van de wijsheid en kracht van mensen is een van de belangrijkste uitdagingen. Als dat lukt, wordt het veranderproces inspirerend, vrolijk en energiegevend. Open procesbenadering Bij FutureSearch is het proces minstens zo belangrijk als het te bereiken resultaat. De creativiteit en ambitie van alle betrokkenen in het veranderproces en vertrouwen in hun lerend vermogen staan centraal. Het resultaat van een FutureSearch-proces staat van tevoren niet vast. Het proces start met het formuleren van een krachtige vraag die om een antwoord vraagt.
Een krachtige vraag: ■ ■ ■ ■ ■ ■
is eenvoudig en duidelijk; tegelijkertijd wel uitdagend; genereert energie; zorgt voor focus in het proces; haalt assumpties boven water; opent nieuwe mogelijkheden.
Het doel van een FutureSearch-proces is een actiegerichte toekomstvisie te ontwikkelen door een inspirerende, intensieve en werkelijke dialoog tussen alle groepen mensen die bij de aanpak van het vraagstuk betrokken zijn. Mensen met verschillende achtergronden die elkaar normaal gesproken nauwelijks of niet ontmoeten. Daarachter zit de aanname dat het bijeenbrengen van uiteenlopende perspectieven leidt
tot nieuwe inzichten, een visie die bindt – omdat verschillen van inzicht worden gerespecteerd – en een werkelijke inspanning van alle betrokkenen om vanuit die gemeenschappelijke visie de noodzakelijke acties te realiseren. Omdat deze aansluiten bij de door henzelf ervaren realiteit. FutureSearch biedt daarmee iets wezenlijk anders dan bijvoorbeeld het blauwdrukdenken dat uitgaat van een top-downbenadering en een rationele planbaarheid van een verandering. Context en ‘focus of control’ FutureSearch richt zich op het beïnvloeden van de context waarbinnen veranderingen zich afspelen. Dit gebeurt door het hele systeem – alle betrokkenen (stakeholders) – in het proces te betrekken. Alle relevante spelers krijgen de gelegenheid om vanuit de eerste hand te horen hoe andere betrokkenen naar het vraagstuk kijken en waar zij staan. Omdat dit hen meer zekerheid biedt in het proces. Maar ook om te ervaren dat verschillen – in achtergrond, gezichtspunten, waarden – realiteiten van het leven zijn; niet problemen die moeten worden opgelost. FutureSearch stelt de mensen om wie het gaat centraal en haalt daarmee de bestaande werkelijkheid in het proces. De invloed van hiërarchische verhoudingen, passiviteit, conflicten en een afhankelijke houding van experts en begeleiders wordt zo veel mogelijk beperkt. Lange speeches, diagnoses en oplossingen van experts en presentaties van nieuwe conceptuele modellen worden vermeden. Participatieve veranderstrategie Veel participatieve veranderstrategieën hebben de ontwikkeling van draagvlak tot doel. In een FutureSearch-proces is dit ‘slechts’ een bijproduct. FutureSearch biedt mensen de kans weer meer controle te krijgen over hun eigen toekomst. Door verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen situatie en om te leren van anderen die vanuit een ander perspectief naar hetzelfde vraagstuk kijken. Daarmee behoort FutureSearch tot de zogenoemde
‘Large Scale Interventions’ (Alban en Bunker, 1997). Géén behavioristische interventie Het doel van FutureSearch is niet om de deelnemers aan het proces te leren hoe zij zich in een gemeenschap, netwerk of organisatie dienen te gedragen. Verandering van gedrag kan wel het resultaat van een FutureSearch-proces zijn. De deelnemers zijn zich meestal meer bewust van het krachtenveld waarin zij opereren, de onderlinge afhankelijkheden daarin én van het
Doordat de deelnemers verantwoordelijk zijn voor het proces en de inhoud van de verandering ontstaat er veel commitment en kunnen er in een korte tijd unieke en indrukwekkende veranderingen worden bereikt.
belang daarnaar te handelen. FutureSearch is ook géén vorm van conflictmanagement of teambuildingproces. Het richt zich niet op het oplossen van geschilpunten of conflicten. Het gaat er in een FutureSearch-proces wel om conflicten en problemen als een reëel feit te erkennen. De principes van FutureSearch Vier principes vormen de kern van FutureSearch: 1. Nodig alle betrokkenen (‘het systeem’) uit in één ruimte. Betrek alle mensen in het proces die deelgenoot zijn van het vraagstuk, belang hebben bij de beantwoording ervan en beschikken over de juiste verantwoordelijkheid, middelen, kennis en ervaring om een bijdrage te kunnen leveren. 2. Verken eerst het volledige vraagstuk, voordat wordt overgegaan op actie vanuit ieders specifieke mogelijkheden. Elk van de betrokkenen interpreteert de werkelijkheid vanuit zijn eigen perspectief. Uitwisseling van deze waarnemingen en interpretaties biedt inzicht in het volledige vraagstuk.
9
MANAGEMENT TOOLS NUMMER 1 / 2007
Or ga St ar t
va n
he tp
ni sa tie
va n
Fu tu re Se ar ch -c on fe re nt ie
A na ctiv ar ite de ite co n o nf p er w en eg tie
Ui tw er kin g
O de rga ui nis tv at oe ie rin va g n vi
sie
m in ico
ro ce s
nf er en tie s
• Uitvoeringsorganisatie • Officiële publicatie visie • Communicatiemiddelen • Conceptvisie en uitvoeringsagenda • Programma • Conferentiemateriaal
• • • •
• • • • •
Plan van aanpak Globale vraagstelling Doelgroepen Communicatiestrategie • • • •
Thematische bijeenkomsten Nieuwsbrieven Website Krant Ludieke acties
Centrale opgave Lijst genodigden Locatie Uitnodiging
Figuur 1. De stappen in een FutureSearch-proces
3. Denk toekomst- en actiegericht en ga op zoek naar de ‘common ground’. Stel niet de huidige problemen centraal. Focus op de gezamenlijk gewenste toekomst die bindt. Beschouw problemen, verschillen van inzicht en conflicten als zinvolle informatie. 4. Geef alle ruimte aan zelfmanagement en het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Medewerkers de ruimte geven om hun eigen werkgroepen te managen, informatie te genereren en te interpreteren haalt de werkelijkheid binnen. De kans dat zij tot actie overgaan, neemt aanzienlijk toe. Hoe organiseer je een FutureSearch-proces? FutureSearch kent een eenvoudig ontwerp (zie figuur 1).
10
Start van het proces Er is een initiatiefnemer die FutureSearch als kans ziet voor de aanpak van zijn vraagstuk. Deze is of zoekt een sponsor voor het gehele
proces. De initiatiefnemer/sponsor nodigt vijf tot negen mensen uit het netwerk uit om met hem het proces te organiseren en te bewaken: de regiegroep/stuurgroep. Deze regiegroep/stuurgroep neemt het initiatief tot het instellen van een planninggroep. Planningdag(en) De planninggroep organiseert een of meer werkbijeenkomsten waarin zij de centrale opgave en de aan te houden kaders voor de conferentie formuleert, de tijdshorizon definieert, inventariseert wie zij uit het systeem uitnodigt voor de conferentie en bepaalt wat het conferentieprogramma wordt. Verder zorgt de planninggroep voor de logistieke en inhoudelijke voorbereiding van de conferentie. Deze worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de regiegroep/stuurgroep. De FutureSearch-conferentie Twee ervaren procesbegeleiders leiden de FutureSearch-conferentie. De
leden van de regiegroep/stuurgroep nemen op gelijke voet als alle andere deelnemers deel. De structuur van een FutureSearch-conferentie is opgenomen in het kader (pag. 12). Uitwerking visie en actieplan De regiegroep/stuurgroep ziet toe op een snel verslag van de conferentie en op een zo getrouw mogelijke weergave van de ontwikkelde visie en het actieprogramma. De totale doorlooptijd van de voorbereiding van een FutureSearchconferentie kan uiteenlopen van drie tot negen maanden. Om te voorkomen dat de conferentie een geïsoleerde activiteit wordt, is het
De invloed van hiërarchische verhoudingen, passiviteit, conflicten en een afhankelijke houding van experts en begeleiders wordt zo veel mogelijk beperkt.
WWW.KLUWERMANAGEMENT.NL
Praktijkvoorbeeld: de gebiedsvisie Midden-Delfland® 2025 De gemeente Midden-Delfland is in 2004 opgericht met als opdracht het Midden-Delflandgebied te versterken. De verdere ontwikkeling van het gebied wil de gemeente niet aan toevallige omstandigheden overlaten. De kans daarop is groot omdat in 2008 de Reconstructiewet, die het gebied nu nog beschermt, afloopt en een groot aantal partijen zijn eigen stempel op het gebied drukt: agrariërs, ondernemers, bewoners, recreanten, diverse verenigingen, natuurontwikkelaars, het waterschap, de omliggende gemeenten, de provincie, het rijk, investeerders, enzovoort. In het najaar van 2004 besloot de gemeenteraad tot de ontwikkeling van een integrale gebiedsvisie. Omdat het MiddenDelflandgebied niet alleen een belangrijke functie heeft voor de eigen gemeente maar ook voor anderen van onschatbare waarde is, zal de gebiedsvisie niet alleen door de gemeente Midden-Delfland worden gemaakt, maar zullen nadrukkelijk ook andere partijen worden betrokken bij de totstandkoming (‘Startnotitie gebiedsvisie Midden-Delfland’).
De start van het proces Het college van B&W kreeg de opdracht een proces te starten, waarin alle betrokken partijen zich ‘mede-eigenaar’ zouden gaan voelen van de te ontwikkelen gebiedsvisie en van het proces dat daartoe leidt. Het college stelde een regiegroep in, bestaand uit vijf vertegenwoordigers van organisaties die een sleutelrol spelen in het gebied (boeren, waterschap, Midden-Delflandvereniging, omliggende steden, provincie). Een ambtelijke projectgroep zorgde voor de organisatie en de logistiek van het proces. Via een intensief communicatieproces werden de overige partijen betrokken. De centrale opgave voor de conferentie werd met een grote groep vertegenwoordigers gedefinieerd (ca. 30 personen). Het effect hiervan was groot. Alle deelnemers kregen inzicht in de complexiteit van de opgave en zagen in dat zij hun horizon dienden te verbreden: van Midden-Delfland naar de positie van het gebied binnen de Zuidvleugel van de Randstad. De definitieve opgave voor de conferentie werd: Midden-Delfland 2025: een sterk® landschap voor de Zuidvleugel van de Randstad. Op weg naar de conferentie organiseerden diverse partijen bijeenkomsten om meer inzicht te krijgen in bepaalde thema’s en werd een krant uitgebracht met uiteenlopende visies op de mogelijke toekomst van Midden-Delfland. Duidelijk werd dat een conferentie nodig was om met elkaar de gewenste toekomstvisie voor Midden-Delfland te bepalen.
De FutureSearch-conferentie Aan de conferentie namen meer dan 60 partijen (125 personen) deel, vertegenwoordigd door raadsleden, bestuurders, politici, bewoners, agrariërs, ondernemers, leden en medewerkers van verenigingen, kunstenaars, investeerders, landschapsarchitecten, ambtenaren, enzovoort. De conferentie werd gehouden in een speciaal daarvoor ingerichte, net opgeleverde moderne ligboxenstal, midden in het gebied met uitzicht op de omliggende en oprukkende steden, industrieën en glastuinbouw. Ter plekke ervoeren zij de oase van rust en natuur die de ruimte en het landschap hen bood. In drie dagen formuleerden alle deelnemers gezamenlijk de gebiedsvisie Midden-Delfland® 2025: sterk door het landschap met het bijbehorende uitvoeringsprogramma. De kracht van de visie is dat iedereen zich er in herkent, dat het heeft geleid tot doorbraken in het denken en dat alle partijen min of meer vanzelfsprekend zijn gestart met de uitvoering van hun eigen onderdelen van het uitvoeringsprogramma. Een maand na de conferentie nam de gemeenteraad de visie unaniem en integraal aan. De raadsleden zagen geen aanleiding over de inhoud te discussiëren. Zij waren er van begin af aan bij betrokken geweest. Het college kreeg de opdracht om samen met de overige betrokken partijen een uitvoeringsorganisatie op te zetten en een kwartiermaker te werven.
Figuur 2. Een selectie van alle betrokkenen bij het Midden-Delflandgebied
Midden-Delfland is Mensenwerk Schipluiden Hist.verenigingen M + S
Stadgewest Haaglanden Maasland
Boeren
Maassluis
Vockestaert WLTO
Westland
Midden-Delfland vereniging Ondernemers
Midden Delfland gebied
Den Haag Delft
Recreatieschap Midden-Delfland Rotterdam
Scholen Hoogheemraadschap Delfland
..... Schiedam
Ministerie LNV
Vlaardingen
Provincie Zuid-Holland
Ministerie V&W
11
MANAGEMENT TOOLS NUMMER 1 / 2007
Structuur van een FutureSearch-conferentie Dag 1 (4-6 uur) ■ Het verleden. De deelnemers delen met elkaar de historische context op drie niveaus: individueel, globaal en de historie van het vraagstuk. ■ Het heden. De deelnemers verkennen met elkaar de trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op het vraagstuk en interpreteren het belang ervan. Dag 2 (8 uur) ■ De betekenis van de trends en ontwikkelingen. De deelnemers bepalen relevante trends en ontwikkelingen die van
invloed zijn op de centrale opgave en analyseren deze op hun waarde (waar zijn we goed op weg, waar moeten we zaken anders aanpakken, waar zijn we trots op, waar kunnen we beter afscheid van nemen). ■ De toekomst. De deelnemers ontwikkelen hun visie op de toekomstig gewenste situatie en gaan op zoek naar de overeenkomsten en verschillen in hun visies. Dag 3 (4-6 uur) ■ Expliciteren van de overeenkomsten. De deelnemers herbevestigen de overeenkomsten in hun visie met behoud van
zicht op de verschillen. ■ Actieplanning. Gebaseerd op hun gemeenschappelijke visie op de gewenste toekomst formuleren de deelnemers activiteiten die daaraan vorm geven en waarvoor zij verantwoordelijkheid zullen nemen. Daarbij bepalen zij welke onderlinge afstemming, monitoring, coördinatie of sturing wenselijk is en hoe zij dit gaan organiseren.
Het definiëren van de juiste veranderopgave en het uitnodigen van de juiste belanghebbenden is hard werken en vergt veel voorbereiding.
12
belangrijk het proces aan te laten sluiten op allerlei (lopende en tussentijds geïnitieerde) activiteiten die samenhangen met de centrale opgave van de conferentie. FutureSearch is zoals het lijkt: een simpel proces. Dat wil echter niet zeggen dat het ook eenvoudig te organiseren is. Het definiëren van de juiste veranderopgave en het uitnodigen van de juiste belanghebbenden is hard werken en vergt veel voorbereiding. De veranderopgave moet uitdagend en uitnodigend zijn met een voelbare urgentie en moet grenzen van de opgave duidelijk aangeven. De opgave bepaalt uiteindelijk welke partijen voor de conferentie worden uitgenodigd. Een FutureSearch vraagt ook om de bereidheid van bestuurders en managers om anders te kijken naar de heersende beelden over wat anderen willen en kunnen, en over wat in een korte tijd mogelijk is. Het in een korte tijd tot significante
constructieve veranderingen kunnen komen, vereist een ‘leap into uncharted territory that not everyone is ready to take’.
Literatuur ■ Bunker, B.B. en B.T. Alban, Large group interventions: Engaging the whole system for rapid change, Jossey-Bass, San Francisco, 1997. ■ Ploeg, G. van der, en E. Spaans, Meesterwerken
Moed wordt beloond De ervaring leert dat FutureSearch altijd resulteert in een grote betrokkenheid van de deelnemers bij het vraagstuk, door een beter inzicht in de verschillende invalshoeken, rollen, belangen en wederzijdse afhankelijkheden. Iedereen krijgt meer inzicht in en begrip voor de complexiteit van het vraagstuk. Het verbreedt ieders horizon en de perspectieven die leidend zijn voor het kortetermijnhandelen. Het proces leidt daarmee tot een daadwerkelijke verandering in de wijze waarop alle betrokken deelnemers zich tot elkaar verhouden en met elkaar omgaan. Dit vergemakkelijkt de aanpak van het vraagstuk en leidt tot aanzienlijke versnellingen en doorbraken.
maak je samen, FS-procesbegeleiding - Het Team, Ottoland, 2006. ■ Ploeg, G. van der, en A. Stoppelenburg, ‘Future Search’, in: J. Boonstra en L. de Caluwé (red.), Interveniëren en veranderen, Kluwer, Deventer, 2006. ■ Spaans, E. en G. van der Ploeg, ‘De ontmoeting is de brug’, in: Stad zoekt boer, Reed Business Information, 2006. ■ Weisbord, M., Discovering Common Ground, Berrett-Koehler, San Francisco, 1992. ■ Weisbord, Marvin, ‘Toward third-wave managing and consulting’, Organizational Dynamics, Winter 1987, p. 5-24. ■ Weisbord, Marvin en Sandra Janoff, Future Search. An action guide to finding common ground in organizations en communities, Berrett-Koehler Publishers, San Francisco, 1995, 2000.
WWW.KLUWERMANAGEMENT.NL
Samenvatting FutureSearch is een inspirerende benadering om met alle belanghebbenden rondom een complex vraagstuk op zoek te gaan naar wat iedereen bindt in hun afzonderlijke visies op de toekomst. Vanuit die verbinding wordt een onderling afgestemde en gerichte uitvoeringsstrategie opgesteld en gerealiseerd. In dit artikel laten we zien hoe het FutureSearchproces werkt.
Dit artikel bevat een casus uit de non-profitsector. Een casus uit de private sector – vernieuwing van een productielijn van IKEA – is te vinden op www.futuresearch.net, de website van het internationale Future Search Network. Zie ook: www.futuresearch.nl
13
