De Acronis®-gids voor back-up en herstel in kleine ondernemingen
Freelance Journalist – Alan Stevens
Acronis © 2000-2010
De Acronis®-gids voor back-up en herstel in kleine ondernemingen Er wordt gezegd dat hard werken loont, en het opbouwen en leiden van een kleine onderneming is zeker hard werk. Hoeveel tijd en moeite u er ook in steekt, als er iets misloop met de IT-systemen hebt u een groot probleem. De reden van een systeemcrash is niet van belang. Het kan door een virusaanval, een softwarefout of een apparatuurcrash worden veroorzaakt. De resultaten zijn altijd min of meer gelijk: uren of zelfs dagen stilstand en een potentieel verlies van enorm veel werk. Als u echter beschikt over een recente back-up en een goed uitgedacht herstelplan, minimaliseert dit de impact op de financiën en de productiviteit van de onderneming. Natuurlijk kost het bedenken van een geschikte back-up- en herstelstrategie tijd en inspanning. Misschien ziet u deze klus niet als prioriteit, vooral wanneer u druk bent met het leiden en ontwikkelen van de onderneming. Dit is iets waar wij begrip voor hebben. Wij hebben deze gids ontworpen om u snel op het goede pad te helpen, overwegingen transparant te maken en te laten zien welke consequenties stilstand voor uw onderneming kan hebben.
Wat moet er beschermd worden? Bedenk ten eerste welke afdelingen binnen uw onderneming de meeste bescherming behoeven, en, nog belangrijker, hoe snel u ze weer werkzaam wilt hebben na een crash. Als de salarisadministratie stilligt, kunt u de bedrijfsactiviteiten nog wel een aantal dagen voortzetten, maar wanneer u de orderinvoer en facturering verliest, heeft dit al na enkele uren invloed op uw cashflow. U dient ook te overwegen welke systemen u binnen elke bedrijfsfunctie wilt beschermen en de prioriteit van de installatie ervan aangeven. Dit optimaliseert het rendement van uw inspanningen. Wilt u bijvoorbeeld een back-up maken van alles op de HR-afdeling of wilt u tijd besparen door alleen documenten en gegevensbestanden te beschermen: u kunt immers altijd Windows en overige vereiste toepassingen geheel opnieuw installeren. En, als gebruikers de bestanden op een gedeelde server of opslagmedium opslaan (en u back-ups maakt van deze servers), is het dan noodzakelijk om back-ups van individuele pc’s te maken? Alleen u kunt beslissen wat voor uw onderneming het beste is. Als algemene richtlijn kan gesteld worden dat u beter te veel dan te weinig back-ups kunt maken. U denkt wellicht dat iedereen zijn/haar werk op de server opslaat, maar gebruikers bewaren hun werk vaak op een lokale schijf, zodat ze offline kunnen werken, zeker wanneer ze een deel van de tijd voor hun werk onderweg zijn. Prestatieproblemen met en gebrek aan “vertrouwen” in de server kunnen ertoe leiden dat gebruikers kopieën van hun werk lokaal opslaan. Deze kopieën zijn het meest up-to-date en dus het moeilijkst te vervangen. Volgens analisten, wordt 60% van alle bedrijfsgegevens op workstations bewaard. Het is belangrijk om dit te onthouden. U moet ook in overweging nemen hoeveel tijd u nodig hebt om herstel uit te voeren. Analisten noemen dit het RTO of Recovery Time Objective. In sommige gevallen is het van vitaal belang voor uw onderneming om uw systeem binnen enkele minuten te kunnen herstellen, bijvoorbeeld wanneer de web- e-mail- of sleuteldatabases crashen. Als u eerst het besturingssysteem en het back-upprogramma opnieuw moet installeren alvorens u aan het herstel kunt beginnen, vergt dit te veel tijd. Het is veel beter als u al een back-up hebt van de volledige server en u hiermee direct herstel kunt uitvoeren. Het herstellen van een afzonderlijk workstation is misschien minder belangrijk, maar het proces kan enorm tijdrovend zijn wanneer u geen adequate back-upbescherming hebt. Alleen het opnieuw laden van Windows kan een uur duren, om nog maar niet te spreken van het zoeken naar de cd’s die nodig zijn om Office en andere toepassingen opnieuw te inDe werkelijke kosten van stilstand De kosten van stilstand zijn niet eenvoudig te berekenen, maar ze zijn altijd hoog en niet uitsluitend in financiële termen uit te drukken – zie deze drie voorbeelden: • •
•
De webserver crasht, wellicht slechts voor een uur – orders gaan verloren, klanten gaan zoeken op sites van concurrenten en de reputatie van uw onderneming loopt een deuk op. Exchange crasht en belangrijke e-mailrecords gaan verloren – het vergt dagen om oude papieren kopieën opnieuw in te voeren, mailinglijsten samen te stellen en het systeem te herstellen tot het punt net voor de crash. Klanten en partners worden boos en het personeel raakt gefrustreerd omdat zij hun werk niet goed kan uitvoeren. Een trojan treft alle kassa’s in uw winkel en de software moet opnieuw worden geïnstalleerd – ondersteunend personeel moet overuren maken om alle taken af te handelen waardoor andere projecten blijven liggen. Werknemers worden gedwongen om over te schakelen naar handmatige systemen en de loyaliteit van klanten wordt danig op de proef gesteld.
Het maken van een back-up is niet alleen bedoeld om bestanden die onbedoeld in de prullenbak terechtgekomen zijn te herstellen. Het gaat erom dat u uw systemen kunt herstellen na een crash, ongeacht of die is veroorzaakt door een virus, een softwarefout of een apparatuurcrash, en de impact ervan op uw onderneming snel te minimaliseren.
De Acronis®-gids voor back-up en herstel in kleine ondernemingen Jargon ontrafelen – Image back-up De traditionele manier om een back-up te maken bestaat uit het kopiëren van elk bestand en elk document afzonderlijk van de server of pc waarop ze zijn geplaatst naar een back-upmedium. Hoewel dit betrouwbaar is op het hostbestandssysteem, is speciale software vereist om bestanden te behandelen die worden gebruikt door andere toepassingen. Het kan zeer tijdrovend zijn om op deze manier een backup te maken. De technologie voor het maken van schijf-images, die oorspronkelijk werd ontwikkeld om pc’s te ‘klonen’, voorkomt deze kwesties door een snapshot of een ‘image’ van een harde schijf te maken. Aangezien het image op het Block-level wordt gemaakt, is het niet afhankelijk van het file level. Daardoor is deze manier veel sneller dan de conventionele manier waarbij een back-up per bestand wordt gemaakt. Deze technologie omzeilt open file-kwesties en vereenvoudigt het herstel. Back-ups via een image vormen een populaire oplossing en bieden bescherming zonder aan flexibiliteit in te boeten wanneer u enkele verwijderde documenten wilt herstellen.
stalleren, het uitzoeken van licentiecodes, het invoeren van wachtwoorden en het veranderen van overige instellingen. Wanneer het technische personeel uren of zelfs dagen nodig heeft om gecrashte pc’s weer aan de gang te krijgen, is dit even kostbaar als serverstilstand. Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de productiviteit van de werknemer die enkele dagen niet kan beschikken over een pc.
Hoe vaak? Waar hebt u een back-up van nodig en hoe vaak wilt u een back-up uitvoeren. Door de jaren, is het in gebruik geraakt om elke dag een back-up te maken. Meestal gebeurt dit ‘s nachts wanneer systemen vrijwel niet worden gebruikt. Hiermee worden open file conflicten voorkomen en de impact op andere processen geminimaliseerd. Deze aanpak wordt steeds moeilijker vol te houden omdat IT-systemen harder en langer moeten werken. Daarbij kunnen nachtelijke back-ups 24 uur oud zijn. Een korte storing kan dus de gegevens van een hele dag wegvagen. Nachtelijke back-ups moeten niet direct worden afgeschaft omdat zij een waardevolle basisbescherming bieden. Maar, moderne back-uptoepassingen bevatten technologieën waarmee vaker back-ups kunnen worden gemaakt met een minieme impact op de prestaties en de hoeveelheid ruimte die nodig is om de kopieën op te slaan.
Een ervan is de technologie voor het maken van schijf-images. Wanneer u hiervan gebruik maakt, is het mogelijk om elk uur een back-up te maken.
Waar te beginnen? Er zijn geen vastomlijnde regels, maar hier moet u aan denken wanneer u een back-upstrategie schrijft voor een kleine onderneming. Gedeelde resources – Begin met de servers en andere gedeelde resources zoals opslagtoepassingen. Zelfs wanneer ze niet van kritiek belang zijn voor de onderneming, heeft stilstand een impact op een groot aantal gebruikers. Het is dus van belang dat u ze na een bepaald probleem weer zo snel mogelijk aan de gang krijgt. Sla geen enkele stap over, maak een back-up van de volledige server of toepassing. Dit zal u veel tijd besparen wanneer u herstel moet uitvoeren. Netwerkdesktops – Vraag gebruikers of ze hun bestanden willen opslaan op gedeelde opslagruimte. Het maakt het beheer van de back-upprocedure veel eenvoudiger. En, bekijk op welke manier uw pc’s kunnen worden ingepast in het back-upregime. Gebruik hiervoor bij voorkeur tools die centraal te beheren en geautomatiseerd zijn, zodat u deze taken niet aan de gebruikers hoeft over te laten (de meesten voeren deze taken niet uit). Het is niet absoluut noodzakelijk om een back-up van alles te maken. Als het wel gebeurt, bekort dit het herstelproces aanzienlijk. Als u kiest voor de selectieve aanpak, besteed dan vooral aandacht aan de bescherming van e-mail, zeker wanneer gebruikers e-mail downloaden naar een lokale berichtenopslagruimte op de harde schijf van de pc. Mobiele desktops – Wanneer gebruikers veel weg zijn van hun werkplek, is het niet altijd praktisch om alles op te slaan op een gedeelde opslaglocatie. In dit geval is het van belang om manieren te onderzoeken waarmee het mogelijk is om offline back-up en herstel uit te voeren. Hier loopt men tegen de volgende twee obstakels aan: hoe kunnen gebruikers van laptops het proces eenvoudig beheren (het zou ideaal zijn als ze er zelf niets aan hoeven te doen of zelfs niet eens weten dat dit proces wordt uitgevoerd) en welke media moeten er worden gebruikt. Dit wordt later nader toegelicht.
De Acronis®-gids voor back-up en herstel in kleine ondernemingen Virtuele resources – De noodzaak om back-ups te maken van virtuele servers en desktops mag niet over het hoofd gezien worden. Het maken van een back-up van een fysieke hostserver is een goed begin, maar u bent pas volledig beschermd en in staat herstel van afzonderlijke virtuele apparaten uit te voeren wanneer u gebruik maakt van tools die specifiek geschikt zijn voor virtualisatietechnologieën. Voor het overige, gelden dezelfde overwegingen als voor “echte” resources en dient u van alles een back-up te maken. Het vergt dan minder tijd en inspanning om herstel uit te voeren na het optreden van een storing. Hosted resources – Een van de voordelen van een hosted service, zoals Google-toepassingen of een hosted Exchangeservice is dat voor u overal een back-up van wordt gemaakt. Ga er echter niet zonder meer van uit dat dit gebeurt. Bekijk de bepalingen van deze overeenkomst zorgvuldig zodat u weet wat u kunt verwachten, in het bijzonder wanneer het gaat om herstel: het “beste kunnen” van de serviceprovider strookt wellicht niet met uw recovery time objectives.
Welke media U hebt dus in kaart gebracht welke systemen zeker moeten worden beschermd via een back-up en u hebt enig idee in hoeverre u de overige systemen wilt beschermen. De volgende taak bestaat uit het vergelijken van de verschillende verkrijgbare producten en te onderzoeken welk product het best voldoet aan uw wensen. U kunt kiezen uit veel verschillende technologieën en producten. Zij bieden alle bepaalde unieke voordelen, welke we hieronder weergeven. Wanneer u deze informatie leest, dient u er echter van doordrongen te zijn dat er niet voor elk scenario een standaardoplossing is. U dient wellicht een mix te overwegen van de verkrijgbare producten. Dit is zeker waar wanneer het gaat om back-upmedia. Het tijdperk waarin alleen tape een betaalbare optie was, is al lang voorbij. Tape is nog altijd populair, maar is al op grote schaal vervangen door schijven, die niet alleen sneller werken en random access in plaats van linear access bieden tot gegevens die erop zijn opgeslagen. En, deze laatste optie wordt ook steeds goedkoper omdat het gebruik van complexe robottechnologie niet nodig is om de capaciteiten te leveren die nodig zijn om moderne servers en workstations te beschermen. Schijven zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen, en er zijn natuurlijk ook andere back-upmedia. De voor- en nadelen hiervan worden in de tabel op de volgende bladzijde weergegeven. Wij willen u hier een goede tip geven: spreid het risico en gebruik voor het maken van back-ups meer dan een medium. Het direct maken van back-ups op lokaal aangesloten of via een netwerk verbonden harde schijven om daarna tape of optische media (cd/dvd) te gebruiken voor lange termijn opslag is een populaire oplossing. Het maken van back-ups op twee soorten media, zoals gelijktijdige opslag online en op het netwerk biedt aanvullende veiligheid en flexibiliteit. Vergeet niet dat uw back-ups te allen tijde beschikbaar dienen te zijn. Leg uw tapes of schijfjes dus niet in een laatje en laat ze niet in de server terwijl het back-upprogramma wordt uitgevoerd. Volg de door u bepaalde procedures zodat u er zeker van bent dat ze goed gelabeld en op een veilige locatie opgeslagen zijn, en u ze snel te voorschijn kunt halen. Wij raden u aan de kopieën op een andere locatie te bewaren. En, als u back-ups op een opslagapparaat zet, maak daarvan dan een second level back-up en sla deze op een andere plaats op.
Jargon ontrafelen – Datadeduplicatie Compromissen moeten worden gesloten als het gaat om het maken van back-ups. Als u overal een back-up van maakt, hebt u al snel een gebrek aan opslagruimte. Als u selectief te werk gaat, slaat u wellicht iets over dat van essentieel belang is. Compressie helpt, maar deduplicatie is de technologie waar iedereen de mond van vol heeft. Via deze technologie wordt slechts een kopie van uw gegevens opgeslagen, ongeacht het bestaande aantal kopieën van deze gegevens. Het merendeel van de bestanden dat nodig is voor Windows, is gelijk op elke pc, het is dus niet nodig om een back-up van elke kopie te maken. Het is veel beter wanneer de back-upsoftware slechts één kopie van elk bestand opslaat en voor volgende back-ups een pointer naar de betreffende locatie instelt. Het aantal back-upproducten dat deduplicatie op block-level en – in sommige gevallen - op file-level ondersteunt groeit gestaag. Dit reduceert de opslagkosten en de tijd die nodig is om een back-up te maken, terwijl het mogelijk blijft om, mocht dit nodig zijn, afzonderlijke bestanden of volledige systemen te herstellen.
De Acronis®-gids voor back-up en herstel in kleine ondernemingen Tabel- Vergelijking van media voor back-up en herstel
Medium
Tape
CD/DVD
Positief
Negatief
Geschikt voor
Niet geschikt voor
Tapecartridges zijn relatief goedkoop. Niet gemakkelijk overschrijfbaar.
Langzaam, linear, access. Geautomatiseerde tapewisselaars kunnen erg duur zijn.
Geautomatiseerde back-up van grote dataservers. Lange termijn opslag.
Back-up van afzonderlijke workstations en pc’s. Snel herstel.
Random access Goedkoop in aanschaf. Vrijwel elke pc heeft een cd/dvd writer.
Beperkte capaciteit waardoor schijven verwisseld moeten worden wanneer een back-up van een grote hoeveelheid gegevens wordt gemaakt.
Offline back-up van afzonderlijke pc’s en notebooks. Opstartbare herstelschijven. Lange termijn opslag.
Serverback-up.
Eenvoudig te overschrijven, gevoelig voor beschadiging en verlies. Beperkte capaciteit.
Ad-hoc back-up van belangrijke documenten en gegevensbestanden.
Regelmatig back-ups maken van servers of desktops/notebooks.
Snel, random access. Grote capaciteit. Lage kosten.
Eenvoudig te overschrijven. Niet gemakkelijk te transporteren.
Geautomatiseerde back-up van servers en workstations op een netwerk.
Back-up van grote dataservers. Lange termijn opslag.
Snel, random access Grote capaciteit. Lage kosten.
Eenvoudig te overschrijven.
Geautomatiseerde back-up van server en workstations op een netwerk.
Lange termijn opslag.
Extern beheerde resource.
Back-up-/herstelprestaties beperkt door Internetbandbreedte.
Back-up van notebooks van mobiele gebruikers.
Server back-up/ herstel.
Eenvoudig te hanteren en opslaan. Geen specifieke Geheugenkaart/-stick apparatuur nodig (behalve usb-poorten of sleuven voor geheugenkaarten. Externe harde schijf
Netwerkopslag
Online opslag
En dan? Als laatste, dient u te beslissen welke back-upproducten u gaat gebruiken. U kunt kiezen uit een groot aantal producten en het is zeker de moeite waard om demonstraties te regelen of evaluatieversies op uw locatie uit te proberen. Deze laatste optie is eigenlijk de beste van de twee. U kunt dan immers zelf waarnemen of de producten gebruiksvriendelijk zijn – voor personeel met en zonder technische achtergrond - en of ze de bescherming bieden die u nodig hebt. Ook kunt u bepalen of u met een bepaald product uw recovery time objectives kunt behalen. Vervolgens hoeft u nog slechts (slechts?) de door u gekozen producten te installeren en in gebruik te nemen. Wij willen u echter nog wel enkele tips geven. De eerste is: test uw back-ups zodat u zeker weet of ze werken. Het maken van een back-up betekent niet vanzelfsprekend dat u hiermee herstel kunt uitvoeren. Het komt bij bedrijven regelmatig voor dat er nauwgezet elke dag back-ups worden gemaakt en men er vervolgens achterkomt dat ze onbruikbaar of – nog erger – totaal blanco zijn wanneer men ze wil gebruiken voor herstel. De tweede tip: leg uw strategie voor back-up en herstel en alle gerelateerde procedures vast. Ga er niet van uit dat mensen “weten” hoe ze te werk moeten gaan. Als er iets mis gaat, gebeurt dit altijd wanneer de persoon die verantwoordelijk is voor back-ups ziek of op vakantie is. Schrijf procedures waarin het volgende staat: de manier waarop back-ups moeten worden gemaakt, welke media, welke namen en welke opslagmethodes moeten worden gebruikt, enzovoort. Doe dit ook voor het herstelproces, en zorg dat iedereen deze procedures leest. Verspreid de informatie zo breed mogelijk en zorg dat iedereen de procedures kan vinden – zowel op papier als elektronisch – stop ze niet in een map op de server. Niemand zal er op deze locatie naar zoeken en als de server crasht – nou ja, daarvoor hebt u dus een plan voor back-up en herstel nodig...
De Acronis®-gids voor back-up en herstel in kleine ondernemingen
Over Acronis® Acronis is een toonaangevende leverancier van producten voor back-up, herstel en beveiliging welke offsite en onsite te gebruiken zijn. Met gebruikmaking van de gepatenteerde technologie voor het maken van schijf-images en het uitvoeren van schijfbeheer kunnen ondernemingen en individuen digitale assets in zowel fysieke als virtuele omgevingen beschermen. Met de Acronis-software voor back-up, herstel, serverconsolidatie en migratie van en naar virtuele systemen, beschermen gebruikers de digitale gegevens, worden de bedrijfsactiviteiten niet onderbroken en wordt de stilstand gereduceerd. Acronis-software wordt verkocht in meer dan 180 landen en is verkrijgbaar in 13 talen. Bezoek www.acronis.nl voor nadere informatie. Volg nieuws over Acronis op Twitter: http://twitter.com/acronis.
Bezoek voor nadere informatie http://www.acronis.nl/ Voor de aankoop van Acronis producten, ga naar www.acronis.nl of zoek een reseller in de partner sectie. Voor Acronis vestingen ga naar http://www.acronis.nl/company/worldwide.html. Copyright © 2000-2010 Acronis, Inc. Alle rechten voorbehouden. “Acronis”, “Acronis Compute with Confidence”, en het Acronis-logo zijn handelsmerken van Acronis, Inc. Windows is een geregistreerd handelsmerk van Microsoft Corp. Linux is een geregistreerd handelsmerk van Linus Torvalds. Alle overige genoemde namen zijn handelsmerken, geregistreerde handelsmerken of servicemerken van de respectieve eigenaren en moeten als zodanig behandeld worden. Technische wijzigingen en afwijkingen van de afbeeldingen voorbehouden; fouten uitgezonderd. 2010-03
