Halaman 1
Halaman 2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ................................................................................................................................................................................................... 2 PENDAHULUAN .......................................................................................................................................................................................... 6 PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN ..................................................................................................................................................... 7 CARA MEMBUKA SITUS........................................................................................................................................................................... 8 a.
Aktivasi Akun Operator............................................................................................................................................................. 9
b.
Login Akun Operator ................................................................................................................................................................ 12
c.
Lupa Password............................................................................................................................................................................ 13
MENU BUKU PELAUT ............................................................................................................................................................................. 16 A.
GENERAL....................................................................................................................................................................................... 18 1.
User Profile .............................................................................................................................................................................. 18
2.
Change Password .................................................................................................................................................................. 18
B.
DOCUMENT MANAGEMENT ................................................................................................................................................. 19 1.
Lihat Semua Permohonan ................................................................................................................................................. 19
2.
Lengkapi Dokumen .............................................................................................................................................................. 22
3.
Ambil Foto................................................................................................................................................................................ 32
C.
CETAK BUKU ............................................................................................................................................................................... 40
D.
PENERIMAAN BUKU ................................................................................................................................................................ 51
Halaman 3 DAFTAR GAMBAR Figure 1 Akses Web Buku Pelaut ................................................................................................. 8 Figure 2 Website Pelaut.dephub.go.id ........................................................................................ 8 Figure 3 Menu Aplikasi Buku Pelaut ............................................................................................ 9 Figure 4 Login Buku Pelaut ......................................................................................................... 9 Figure 5 Email Akun Buku Pelaut Baru ........................................................................................ 9 Figure 6 Email User Baru .......................................................................................................... 10 Figure 7 Login Syahbandar ....................................................................................................... 10 Figure 8 Tampilan Pertama Kali Login Sebagai Operator ............................................................ 11 Figure 9 Notifikasi Change Password ........................................................................................ 11 Figure 10 Login Operator Syahbandar ....................................................................................... 12 Figure 11 Dashboard Buku Pelaut untuk Tingkat Operator ......................................................... 12 Figure 12 Link Lupa Password .................................................................................................. 13 Figure 13 Lost Password .......................................................................................................... 13 Figure 14 Inbox Email Temporary Password .............................................................................. 14 Figure 15 Email Request Lost Password .................................................................................... 14 Figure 16 Halaman Update Password ........................................................................................ 15 Figure 17 Halaman Login Syahbandar ....................................................................................... 15 Figure 18 Tampilan Sub Menu User Management ...................................................................... 16 Figure 19 Tampilan Sub Menu General ..................................................................................... 16 Figure 20 Tampilan Sub Menu Cetak Buku ................................................................................. 16 Figure 21 Tampilan Sub Menu Document Management .............................................................. 17 Figure 22 Tampilan Sub Menu User Profile ............................................................................... 18 Figure 23 User Profile .............................................................................................................. 18 Figure 24 Sub Menu Change Password ...................................................................................... 18 Figure 25 Tampilan Change Password Pelaut ............................................................................. 19 Figure 26 Notifikasi Change Password ...................................................................................... 19 Figure 27 Sub Menu Lihat Semua Permohonan .......................................................................... 19 Figure 28 Tampilan Halaman Lihat Semua Pemohonan .............................................................. 20 Figure 29 Lihat Semua Permohonan.......................................................................................... 20 Figure 30 View Application Detail ............................................................................................. 21 Figure 31 Sub Menu Lengkapi Permohonan ............................................................................... 22 Figure 32 Halaman Lengkapi Permohonan ................................................................................. 22 Figure 33 Halaman Lengkapi Permohonan (View All) ................................................................. 22 Figure 34 Halaman Lengkapi Permohonan ................................................................................. 23
Halaman 4 Figure 35 Step 1 - Identitas Pelaut ........................................................................................... 23 Figure 36 Step 2 - Sertifikat / Ijazah ......................................................................................... 24 Figure 37 Step 3 - Catatan Kesehatan ....................................................................................... 24 Figure 38 Cara Pengisian Step 3 - Catatan Kesehatan................................................................ 25 Figure 39 Catatan Kesehatan Berhasil diinput ........................................................................... 25 Figure 40 Edit Catatan Kesehatan ............................................................................................. 26 Figure 41 Mengupdate Catatan Kesehatan ................................................................................ 26 Figure 42 Delete Catatan Kesehatan ......................................................................................... 27 Figure 43 Step 4 Catatan Kecelakaan ........................................................................................ 27 Figure 44 Contoh Pengisian Step 4 - Catatan Kecelakaan ........................................................... 28 Figure 45 Berhasil Menambahkan Catatan Kecelakaan ............................................................... 28 Figure 46 Step 5 - Penyijilan .................................................................................................... 29 Figure 47 Step 5 - Masa Layar .................................................................................................. 29 Figure 48 Step 7 - Status .......................................................................................................... 30 Figure 49 Status Dokumen Lengkap .......................................................................................... 30 Figure 50 Status Dokumen Belum Lengkap ................................................................................ 31 Figure 51 Status Dokumen Ditolak ............................................................................................ 31 Figure 52 Email Pemberitahuan Pada Pelaut ............................................................................. 31 Figure 53 Sub Menu Ambil Foto Pelaut ..................................................................................... 32 Figure 54 Halaman Ambil Foto Pelaut ....................................................................................... 32 Figure 55 List Pelaut yang belum difoto .................................................................................... 33 Figure 56 Cari Pelaut untuk difoto berdasarkan seafarer code ................................................... 33 Figure 57 Halaman Ambil Foto Pelaut ....................................................................................... 34 Figure 58 Aplikasi Kamera ........................................................................................................ 34 Figure 59 Drive C: .................................................................................................................... 35 Figure 60 Folder Camera .......................................................................................................... 35 Figure 61 Tampilan Aplikasi Kamera ......................................................................................... 36 Figure 62 Ambil Foto dari Kamera ............................................................................................ 36 Figure 63 Tombol Open Session................................................................................................ 36 Figure 64 Mengarahkan kamera ke Pelaut ................................................................................. 37 Figure 65 Crop Photo ............................................................................................................... 37 Figure 66 Hasil dari crop photo ................................................................................................ 38 Figure 67 Tampilan Setelah Send Photo .................................................................................... 38 Figure 68 Ambil foto dari file ................................................................................................... 39 Figure 69 File Explorer untuk mencari file gambar .................................................................... 39 Figure 70 Upload Photo dari File .............................................................................................. 40
Halaman 5 Figure 71 Cetak Buku Pelaut .................................................................................................... 40 Figure 72 Halaman Cetak Buku Pelaut ....................................................................................... 41 Figure 73 Halaman Cetak Buku Pelaut Berdasarkan Pencarian Seafarer Code .............................. 41 Figure 74 Halaman Cetak Buku Pelaut ....................................................................................... 41 Figure 75 Notifikasi Bila PNBP Sudah Dibayar ............................................................................ 41 Figure 76 Notifikasi Bila PNBP Belum Dibayar ........................................................................... 41 Figure 77 Tampilan Cetak Buku Pelaut Apabila Sudah Dibayar .................................................... 42 Figure 78 Input No Buku Pelaut ................................................................................................ 42 Figure 79 Print Preview Halaman 4 Buku Pelaut ........................................................................ 43 Figure 80 Print Setting ............................................................................................................. 44 Figure 81 Posisi Memasukkan Buku Pelaut Pada Printer ............................................................ 45 Figure 82 Posisi Buku Pelaut Terjepit ........................................................................................ 45 Figure 83 Link Print Setting Pada halaman Cetak Buku Pelaut .................................................... 46 Figure 84 Halaman Setting Layout Buku Pelaut ......................................................................... 46 Figure 85 Setting Layout Sebelum Dicetak ................................................................................ 47 Figure 86 Halaman 5-6, Identitas dan Foto ............................................................................... 48 Figure 87 Halaman 7 Pengesahan ............................................................................................. 48 Figure 88 Halaman 11-12 Catatan Kesehatan ............................................................................ 49 Figure 89 Halaman 13 - Catatan Kecelakaan .............................................................................. 49 Figure 90 Halaman 15-16, Sertifikat ......................................................................................... 50 Figure 91 Halaman 35 - 38 Catatan Resmi ................................................................................. 50 Figure 92 Sub Menu Penerimaan Buku ...................................................................................... 51 Figure 93 Penerimaan Buku ..................................................................................................... 51 Figure 94 Contoh Pengisian Penerimaan Buku ........................................................................... 51 Figure 95 Update Penerimaan Buku .......................................................................................... 52
Halaman 6
PENDAHULUAN Keputusan Menteri Perhubungan No. 30 Tahun 2008 tentang Dokumen Identitas Pelaut, menyebutkan setiap awak kapal wajib memiliki Buku Pelaut dimana untuk pencatatan
dan
sinkronisasi dengan ijazah kompetensi dan mengantisipasi pemalsuan data pelaut, diperlukan sistem informasi buku pelaut yang terintegrasi ke UPT Ditjen Hubla. Sehubungan dengan Visi terwujudnya peranan terdepan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan dalam tugas-tugas perumusan serta pelaksanaan kebijakan dan standarisasi teknis dan penyelenggaraan fungsi-fungsi penyiapan, penyusunan, penerbitan, pengesahan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan serta perkantoran di bidang perhubungan laut Indonesia; dan dalam rangka pemenuhan setiap persyaratan kelaiklautan kapal yang effisien serta berwawasan lingkungan sesuai dengan regulasi diperlukan adanya informasi yang bisa dapat diakses oleh pelaut atau manning agency atau perusahaan pelayaran dalam melakukan perekrutan dan penempatan awak kapal berbasis web pada sistem informasi yang dipersyaratkan pada UU nomor 17 tahun 2008 tentang Pelayaran. Sistem informasi buku pelaut yang berisikan data pribadi, sertifikat dan masa layar pelaut perlu juga dikembangkan ke UPT yang mempunyai kewenangan penerbitan, perpanjangan dan penggantian Buku Pelaut untuk mendapatkan keseragaman dalam bentuk pelayanan, dengan sistem sekuriti implementasinya. Pada dokumen ini dijelaskan mengenai cara-cara menggunakan Sistem Informasi Buku Pelaut Online, untuk selanjutnya diharapkan dari pelaut, back end syahbandar/UPT seperti operator dan supervisor serta perusahaan pelayaran dapat menggunakan sistem informasi buku pelaut online ini dengan baik dan benar berdasarkan panduan penggunaaan dokumen ini.
Halaman 7
PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN Bagi Pelaut : 1. Koneksi Internet 2. Kode Pelaut / Seafarer Code 3. Browser Chrome 4. Kertas beserta printer untuk print bukti permohonan 5. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan permohonan Bagi Perusahaan Pelayaran : 1. Koneksi Internet 2. Kode Pelaut / Seafarer Code 3. Browser Chrome 4. Data PKL 5. Kertas beserta Printer untuk print bukti permohonan 6. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan Permohonan Bagi operator/supervisor di Syahbandar/UPT 1. Koneksi Internet 2. Browser Chrome 3. Nomor Pendaftaran Online / Seafarer Code 4. Data PKL 5. Kamera Canon 1200D beserta backdrop Foto 6. Printer Buku Pelaut
Halaman 8
CARA MEMBUKA SITUS Untuk memulai akses pada situs buku pelaut, maka : 1. Buka browser pada perangkat yang telah terhubung dengan internet, disarankan menggunakan browser chrome. 2. Ketikan URL : 3. http://pelaut.dephub.go.id/ lalu tekan tombol enter pada keyboard.
Figure 1 Akses Web Buku Pelaut
4. Kemudian tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini:
Figure 2 Website Pelaut.dephub.go.id
5. Kemudian klik menu Aplikasi Buku Pelaut, klik sub menu syahbandar
Halaman 9
Figure 3 Menu Aplikasi Buku Pelaut
6. Tunggu sampai muncul tampilan login seperti gambar di bawah ini :
Figure 4 Login Buku Pelaut
Username dan password untuk operator syahbandar diberikan oleh Ditkappel melalui system aplikasi ini via email. Bila sudah mendapatkan approval dari Ditkappel, segera membuka email dan melakukan aktivasi akun.
a. Aktivasi Akun Operator Buka email yang telah didaftarkan ke ditkappel
Figure 5 Email Akun Buku Pelaut Baru
Halaman 10
Figure 6 Email User Baru
Klik link “login akun disini”, maka anda akan diarahkan ke halaman login syahbandar. Isi user name dan password sesuai dengan email dari Info Buku Pelaut
Figure 7 Login Syahbandar
Selanjutnya klik tombol login dan anda akan masuk ke halaman utama operator syahbandar
Halaman 11
Figure 8 Tampilan Pertama Kali Login Sebagai Operator
Pertamakali login anda akan diperintahkan untuk mengganti password. masukan old password yaitu password yang ada di email, kemudian new password adalah password baru anda, dan verify new password adalah isi kembali password baru anda untuk memastikan bahwa password yang anda masukkan tidak salah ketik (typo), terakhir klik tombol Update password. Bila berhasil maka akan muncul notifikasi seperti berikut
Figure 9 Notifikasi Change Password
Halaman 12
b. Login Akun Operator
Figure 10 Login Operator Syahbandar
Isi username dan password yang telah aktif, kemudian isi captcha dengan benar kemudian klik tombol login. Tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini
Figure 11 Dashboard Buku Pelaut untuk Tingkat Operator
Halaman 13
c. Lupa Password Apabila anda lupa password, maka klik link Lupa Password di halaman login,
Figure 12 Link Lupa Password
kemudian akan tampil halaman seperti dibawah
Figure 13 Lost Password
Ketikkan user name, email (email yang didaftarkan pada aplikasi) dan captcha kemudian klik tombol request password, kemudian cek email anda, maka akan ada email dari Info Buku Pelaut seperti pada gambar dibawah ini.
Halaman 14
Figure 14 Inbox Email Temporary Password
Buka email nya, kemudian akan terlihat informasi seperti gambar dibawah ini
Figure 15 Email Request Lost Password
Klik link “Confirm Password Disini” untuk mengganti password yang lupa. Kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar dibawah ini:
Halaman 15
Figure 16 Halaman Update Password
Ketikkan user name dan temporary password yang terdapat pada email diatas, kemudian isi password baru (new Password) dan ketikkan captcha berdasarkan gambar captcha disampingnya. Bila gambar captcha tidak terbaca klik tombol refresh, maka gambar akan berubah. Setelah semua diisi klik tombol update password, bila berhasil maka akan muncul tampilan halaman login seperti pada gambar dibawah.
Figure 17 Halaman Login Syahbandar
Halaman 16
MENU BUKU PELAUT Setelah sukses masuk kedalam aplikasi buku pelaut, maka operator akan melihat 4 menu utama yaitu User Management, General, Cetak Buku dan Document Management. Menu User Management Berisi: a. Messaging
Figure 18 Tampilan Sub Menu User Management
Menu General Berisi : a. User Profile b. Change Password
Figure 19 Tampilan Sub Menu General
Menu Cetak Buku Berisi : a. Cetak Buku Pelaut b. Setting Layout Sebelum Dicetak
Figure 20 Tampilan Sub Menu Cetak Buku
Halaman 17 Menu Document Management Berisi: a. Lihat Semua Permohonan b. Lengkapi Permohonan c. Ambil Foto Pelaut
Figure 21 Tampilan Sub Menu Document Management
Halaman 18
A. GENERAL 1. User Profile Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya. a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu User Profile
Figure 22 Tampilan Sub Menu User Profile
b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah
Figure 23 User Profile
2. Change Password Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya. a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu Change Password
Figure 24 Sub Menu Change Password
Halaman 19 b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini
Figure 25 Tampilan Change Password Pelaut
Untuk mengganti password lama dengan password baru, isi kolom diatas dengan benar, kemudian klik tombol update password, maka akan muncul notifikasi change password success seperti gambar dibawah ini:
Figure 26 Notifikasi Change Password
B. DOCUMENT MANAGEMENT 1. Lihat Semua Permohonan Untuk mengakses menu Lihat Semua Permohonan, berikut adalah langkah-langkahnya :
Figure 27 Sub Menu Lihat Semua Permohonan
Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini
Halaman 20
Figure 28 Tampilan Halaman Lihat Semua Pemohonan
Ketikkan seafarer code atau nomor pendaftaran bisa pilih salah satu ataupun ketikkan keduanya untuk melihat data buku pelaut yang sudah terdaftar pada sistem. Atau klik tombol “Cari” untuk melihat semua data buku pelaut yang terdaftar. Berikut adalah tampilan ketika tombol “Cari” diklik tanpa mengetikkan seafarer code dan nomor pendaftaran
Figure 29 Lihat Semua Permohonan
Klik link “lihat” pada tabel (paling kanan ) untuk melihat detail data aplikasi buku pelaut, tampilannya adalah sebagai berikut
Halaman 21
Figure 30 View Application Detail
Halaman 22
2. Lengkapi Dokumen Untuk mengakses menu lengkapi dokumen, berikut adalah langkah-langkahnya :
Figure 31 Sub Menu Lengkapi Permohonan
Kemudian akan tampil halaman seperti pada gambar dibawah ini
Figure 32 Halaman Lengkapi Permohonan
Ketikkan seafarer code atau nomor pendaftaran bisa pilih salah satu ataupun ketikkan keduanya untuk melihat data permohonan yang sudah terdaftar pada sistem. Atau klik tombol “Cari” untuk melihat semua data permohonan yang terdaftar dan belum selesai dilengkapi. Berikut adalah tampilan ketika tombol “Cari” diklik tanpa mengetikkan seafarer code dan nomor pendaftaran
Figure 33 Halaman Lengkapi Permohonan (View All)
Halaman 23 Contoh Kasus : Pelaut membawa bukti pendaftaran online beserta syarat-syarat yang diperlukan ke syahbandar yang ditunjuk, kemudian operator mengecek kelengkapan persyaratan, bila sudah ok maka
1 2
3
Figure 34 Halaman Lengkapi Permohonan
1. Operator mengetikkan no pendaftaran atau seafarer code yang tercantum pada bukti pendaftaran online 2. Operator mengklik tombol “Cari” 3. Operator mengklik link “Lengkapi” 4. Kemudian muncul tampilan halaman seperti gambar dibawah ini : Step 1 – Identitas Pelaut
Figure 35 Step 1 - Identitas Pelaut
Pada step 1 ini operator harus memastikan kebenaran data pelaut yang bersangkutan, jika sudah benar klik tombol Next
Halaman 24 Step 2 – Sertifikat / Ijazah
Figure 36 Step 2 - Sertifikat / Ijazah
Pada step 2 operator harus memastikan bahwa ijazah pelaut yang bersangkutan sesuai dengan aslinya. Kemudian klik Next Step 3 – Catatan Kesehatan
Figure 37 Step 3 - Catatan Kesehatan
Pada step 3 ini isi catatan kesehatan sesuai dengan data yang ada, berikut adalah contoh cara pengisian catatan kesehatan :
Halaman 25
Figure 38 Cara Pengisian Step 3 - Catatan Kesehatan
Kemudian klik tombol “Update”
Tombol Edit
Tombol Hapus
Figure 39 Catatan Kesehatan Berhasil diinput
Data catatan kesehatan berhasil, terlihat pada message box yang berwarna hijau di kanan atas layar, dan data catatan kesehatan yang diinput ada di table (lihat Figure 38) Apabila terjadi kesalahan input data, maka bisa klik tombol edit atau hapus yang ada pada kolom action. Tombol Edit digunakan apabila akan merubah beberapa atau semua data yang dipilih, tombol hapus digunakan apabila akan menghapus data yang dipilih. Berikut adalah contoh untuk mengedit data :
Halaman 26
Figure 40 Edit Catatan Kesehatan
Ketika tombol edit diklik maka isian catatan kesehatan akan muncul pada kolom isian (lihat kotak merah pada gambar 28) kemudian klik update untuk mengupdate data atau klik cancel apabila tidak jadi mengedit data. Gambar dibawah ini adalah contoh berhasil mengupdate data
Figure 41 Mengupdate Catatan Kesehatan
Berikut adalah contoh bila tombol delete di klik. Akan muncul message box yang meyakinkan operator untuk menghapus data yang dimaksud. Klik tombol delete untuk menghapus atau tombol cancel apabila tidak jadi menghapus data.
Halaman 27 Klik tombol next yang berada di kanan bawah apabila selesai menginput data kesehatan dan tidak ada perubahan.
Figure 42 Delete Catatan Kesehatan
Step 4 – Catatan Kecelakaan
Figure 43 Step 4 Catatan Kecelakaan
Pada step 4, bila ada isi catatan kecelakaan, berikut adalah contoh cara pengisian catatan kecelakaan:
Halaman 28
Figure 44 Contoh Pengisian Step 4 - Catatan Kecelakaan
Klik tombol update, maka data akan tersimpan pada system, seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Figure 45 Berhasil Menambahkan Catatan Kecelakaan
Klik tombol Next untuk melanjutkan ke step berikutnya.
Halaman 29 Step 5 – Penyijilan Apabila Jenis permohonan bukan sijil naik atau turun, maka step 5 ini akan kosong, seperti pada gambar dibawah ini.
Figure 46 Step 5 - Penyijilan
Klik tombol next untuk melanjutkan ke step berikutnya. Step 6 – Masa Layar
Figure 47 Step 5 - Masa Layar
Pada step 6 ini yaitu masa layar akan otomatis terisi apabila sudah ada data sijil. Klik Next untuk melanjutkan ke step berikutnya.
Step 7 – Status
Halaman 30
Figure 48 Step 7 - Status
Pada step 7 ini adalah step terakhir untuk penyelesaian input data. Dibutuhkan No PUP dan Pejabat yang akan menandatangani di buku pelaut yang bersangkutan, kemudian status dokumen pelaut secara keseluruhan apakah Lengkap, Belum Lengkap dan Ditolak. a. Status Dokumen Lengkap Berikut adalah tampilan bila status dokumen yang dipilih adalah “Lengkap”, maka selanjutnya dapat ke proses pengambilan Foto
Figure 49 Status Dokumen Lengkap
Halaman 31 b. Status Dokumen Belum Lengkap Bila memilih status dokumen belum lengkap, maka dapat dilengkapi lagi dilain waktu, dan belum bisa meneruskan ke proses pengambilan foto
Figure 50 Status Dokumen Belum Lengkap
c. Status Dokumen Ditolak
Figure 51 Status Dokumen Ditolak
Bila status dokumen ditolak maka ada pemberitahuan ke email pelaut
Figure 52 Email Pemberitahuan Pada Pelaut
Halaman 32
Perlu Diketahui: Pada sistem informasi buku pelaut online ini, ada berbagai macam permohonan untuk dilengkapi oleh operator dan disetujui oleh supervisor, yaitu: 1. BARU 2. PERPANJANGAN 3. PENGGANTIAN 4. PERUBAHAN IDENTITAS 5. NAMA DAN ALAMAT UNTUK PEMBERITAHUAN 6. PENAMBAHAN 7. SIJIL NAIK 8. SIJIL TURUN Jenis permohonan diatas akan tampil pada kolom jenis permohonan di tabel Lengkapi Dokumen. Cara pengerjaan nya adalah sama yaitu klik tombol completing dan isi setiap step yang dibutuhkan sampai dengan step terakhir.
3. Ambil Foto Setelah proses melengkapi data buku pelaut selesai, ambil foto pelaut yang bersangkutan. Untuk mengambil foto pelaut, caranya adalah a. Buka Menu Document Management – Klik Sub Menu Ambil Foto Pelaut
Figure 53 Sub Menu Ambil Foto Pelaut
b. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini
Figure 54 Halaman Ambil Foto Pelaut
Halaman 33 Apabila anda adalah operator petugas foto, dan tidak mengetahui nomor pendaftaran atau seafarer code, maka klik tombol cari dengan mengosongkan text seafarer code atau nomor pendaftaran, lalu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.
Figure 55 List Pelaut yang belum difoto
Atau bila ingin mencari
pelaut secara spesifik, maka ketikkan Seafarer Code dan nomor
pendaftaran atau salah satunya kemudian klik tombol cari
Figure 56 Cari Pelaut untuk difoto berdasarkan seafarer code
Setelah muncul list pelaut yang dimaksud, klik Link Ambil Foto pada kolom permohonan (perhatikan figure 56) kemudian tunggu beberapa saat sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini
Halaman 34
Figure 57 Halaman Ambil Foto Pelaut
Setelah muncul tampilan seperti diatas, operator dihadapkan pada dua pilihan yaitu bisa ambil foto dari kamera atau ambil foto dari file gambar yang ada. 1. Ambil Foto Dari Kamera Bila anda memilih opsi ini, pastikan sebelumnya aplikasi kamera sudah berjalan dengan melihat Taskbar yang ada di pojok kanan bawah layar anda.
Figure 58 Aplikasi Kamera
Bila aplikasi kamera belum aktif seperti pada gambar diatas, maka jalankan aplikasi kamera manual dengan cara : a. Buka Windows Explorer – Masuk ke Drive C, cari Folder Camera :
Halaman 35
Figure 59 Drive C:
b. Buka Folder Camera
Figure 60 Folder Camera
c. Double klik pada file CanonControlUI, tunggu sampai aplikasi kamera muncul seperti pada gambar dibawah ini :
Halaman 36
Figure 61 Tampilan Aplikasi Kamera
Setelah aplikasi kamera berjalan, kembali lagi ke halaman ambil foto, klik tombol ambil foto dari kamera.
Figure 62 Ambil Foto dari Kamera
Kemudian tunggu sampai muncul aplikasi kamera seperti pada gambar dibawah ini, lalu klik tombol open session
Figure 63 Tombol Open Session
Halaman 37 Setelah Tombol open session dibuka, arahkan kamera ke pelaut yang bersangkutan, apabila sudah pas maka klik tombol Take Photo
Figure 64 Mengarahkan kamera ke Pelaut
Setelah take photo maka akan otomatis keluar tools untuk meng crop photo, dimana hasil cropan photo sudah pas dengan ukuran cetak photo di buku pelaut. Perhatikan gambar dibawah ini.
Figure 65 Crop Photo
Setelah selesai dicrop, klik tombol crop, maka foto akan ter crop seperti pada gambar dibawah ini
Halaman 38
Figure 66 Hasil dari crop photo
Setelah foto selesai dicrop klik send photo, kemudian foto akan terpasang seperti gambar dibawah.
Figure 67 Tampilan Setelah Send Photo
Selanjutnya klik tombol Update Photo untuk menyimpan foto pada database 2. Ambil Foto dari gambar yang ada di komputer
Halaman 39 Untuk mengambil foto yang ada pada komputer, klik tombol Choose File seperti pada gambar dibawah ini
Figure 68 Ambil foto dari file
Kemudian akan tampil file explorer seperti gambar dibawah ini
Figure 69 File Explorer untuk mencari file gambar
Selanjutnya pilih file photo yang akan diupload ke system, kemudian klik tombol open
Halaman 40
Klik tombol preview untuk melihat foto yang tadi dipilih, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini.
Figure 70 Upload Photo dari File
Selanjutnya klik tombol update photo, maka photo akan tersimpan pada database Perlu Diketahui : Setelah proses pengambilan foto selesai, maka tunggu supervisor menyetujui permohonan tersebut. Apabila sudah disetujui maka operator bisa langsung mencetak buku pelaut.
C. CETAK BUKU a. Cetak Buku Pelaut Untuk mengakses menu buku pelaut, berikut adalah langkah-langkahnya. i. Klik Menu Cetak Buku -> Cetak Buku Pelaut
Figure 71 Cetak Buku Pelaut
ii. Tunggu sampai muncul tampilan seperti berikut
Halaman 41
Figure 72 Halaman Cetak Buku Pelaut
iii. Ketikkan Seafarer code dan atau nomor pendaftaran, lalu klik tombol cari seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Figure 73 Halaman Cetak Buku Pelaut Berdasarkan Pencarian Seafarer Code
iv. Kemudian klik link cetak pada kolom permohonan (lihat figure 73). Lalu tunggu sampai muncul halaman seperti pada gambar dibawah ini :
Figure 74 Halaman Cetak Buku Pelaut
v. Klik tombol “Cek Bayar”, maka akan muncul notifikasi seperti berikut
Figure 75 Notifikasi Bila PNBP Sudah Dibayar
Figure 76 Notifikasi Bila PNBP Belum Dibayar
Halaman 42
Figure 77 Tampilan Cetak Buku Pelaut Apabila Sudah Dibayar
vi. Untuk memulai pencetakkan, yang harus dilakukan adalah : Masukkan Nomor Buku Pelaut sesuai dengan nomor buku pada buku pelaut asli, Kemudian klik tombol Update, tunggu sampai muncul message box Update Record seperti gambar dibawah ini.
Figure 78 Input No Buku Pelaut
Selanjutnya klik link print buku, maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini
Halaman 43
Figure 79 Print Preview Halaman 4 Buku Pelaut
Setelah input nomor Buku Pelaut, sebelum dicetak pastikan pengaturan print di browser sudah benar seperti pengaturan dibawah ini
Halaman 44
Figure 80 Print Setting
Layout
: Landscape
Paper size
: A5 148x210mm
Margins
: Default
Quality
: 300dpi
Setelah pengaturan printer selesai, masukkan buku pelaut pada printer dengan posisi seperti gambar dibawah ini.
Halaman 45
Figure 81 Posisi Memasukkan Buku Pelaut Pada Printer
Masukkan Buku pelaut ke printer sampai printer menjepit buku pelaut tersebut seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Figure 82 Posisi Buku Pelaut Terjepit
Kemudian klik tombol print pada browser (lihat figure 68) tunggu sampai buku selesai tercetak. Setelah berhasil dicetak, lihat hasil pencetakkan bila kurang pas, operator bisa mengatur penempatan hasil print dengan mengklik link print setting
Halaman 46
Figure 83 Link Print Setting Pada halaman Cetak Buku Pelaut
Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.
Tombol Edit ->
Figure 84 Halaman Setting Layout Buku Pelaut
Klik tombol edit untuk menyetting ukuran posisi penempatan hasil print pada kolom NAMA_LENGKAP atau kolom lain yang dikehendaki. Seperti contoh pada gambar dibawah ini
Halaman 47
Figure 85 Setting Layout Sebelum Dicetak
Keterangan: Left
: Jarak dari Pinggir kiri buku ke posisi Nama_lengkap, Semakin tinggi nilai left maka semakin jauh dari pinggir kiri buku.
Top
: Jarak dari sebelah atas buku ke posisi Nama_lengkap, Semakin tinggi nilai top maka semakin jauh dari sebelah atas kiri buku.
Width : Lebar area tulisan nama lengkap, semakin tinggi nilai width maka semakin lebar area tulisan nama lengkap. Height : Tinggi area tulisan nama lengkap, semakin tinggi nilai height maka semakin lebar tinggi area tulisan nama lengkap. Border : Tebal bingkai tulisan, semakin tinggi nilai border semakin tebal bingkai kotak pada tulisan Font : Style tulisan nama lengkap pada saat dicetak Size
: Ukuran huruf pada nama lengkap
Align : Posisi tulisan Weigth : masukkan nilai 0 bila tulisan ingin normal, dan masukkan nilai 700 bila tulisan ingin tebal (Bold) Rot
: Rotasi tulisan, nilai 0 untuk normal, 90 untuk vertical.
Bila telah selesai diedit, klik tombol save (icon save) kemudian klik print buku untuk print lagi.
Halaman 48 Berikut adalah tampilan dari print buku pada setiap halaman
Figure 86 Halaman 5-6, Identitas dan Foto
Figure 87 Halaman 7 Pengesahan
Halaman 49
Figure 88 Halaman 11-12 Catatan Kesehatan
Figure 89 Halaman 13 - Catatan Kecelakaan
Halaman 50
Figure 90 Halaman 15-16, Sertifikat
Figure 91 Halaman 35 - 38 Catatan Resmi
Setelah selesai diprint, klik tombol Update Print Status untuk mengunci Nomor Buku tersebut dimiliki oleh pelaut yang bersangkutan.
Halaman 51
D. PENERIMAAN BUKU Penerimaan buku ini digunakan apabila buku selesai dicetak dan akan diberikan ke pelaut. Untuk mengakses menu Penerimaa Buku, berikut adalah langkah-langkahnya :
Figure 92 Sub Menu Penerimaan Buku
Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini
Figure 93 Penerimaan Buku
Isi Nomor Buku, tekan enter sampai keluar nama pelaut, lalu isi tanggal terima dan yang menyerahan kemudian klik tombol update. Berikut adalah contoh pengisiannya:
Figure 94 Contoh Pengisian Penerimaan Buku
Lalu klik tombol Update
Halaman 52
Figure 95 Update Penerimaan Buku
