secretariaat@toekomst-‐ndsm.nl www.toekomst-‐ndsm.nl
concept-‐verslag Algemene Leden Vergadering De Toekomst -‐ 2 november 2012 bij het Monsterverbond van 10.00 tot 12.30 uur aanwezig (op basis ingevulde presentielijst) bestuur: Adriaan Kole, Jorke Schaling, Casper Oorthuys, Sarah Payton, Dirk Verhoeven (aspirant) leden: Rianne van Duin, Iwan Snel, Eef van der Meer, Maarten Visser, Hanneke de Munck, Björn van Rheenen, Ward Kreykamp, Anton Surink, Winnie Mensink, Michiel Voet, Jasper Helmer niet-‐leden: bij punt 4, open ateliers, Francisca Redeker afwezig met bericht: Valerie van Leersum, Rob Boeije, Ellen van Baal, Evelien de Jong , Eva de Klerk, Frank Alsema, Rosa Boon, Job Cornelissen verslag: Miki Zeehandelaar en Adriaan Kole 1. Opening en inleiding Ariaan Kole opent en heet ieder welkom. Door drukte lukte het helaas niet om relevante stukken eerder te versturen, daarvoor excuus. Het bestuur denkt voortdurend na hoe de ALV’s prettiger en efficiënter voor iedereen kunnen worden. Nu twee experimenten: 1. Per ALV één hoofdthema. Deze ALV zijn dat de Servicekosten (punt 6). De overige punten zullen zo kort mogelijk aan de orde komen. 2. Een technisch voorzitter. Voor deze ALV is dat Dirk Verhoeven. 2. Vaststellen agenda Akkoord. 3. Vaststellen notulen vorige ALV’s 1 december 2011, 25 mei 2012 Verslag 1.12.2011: van Evelien de Jong is er een aanvulling binnengekomen bij punt 4 Zelfbeheer, 2e alinea: Opmerking Evelien: -‐ na ‘...blijkt meestal meer overleg mogelijk -‐: Evelien vindt dat KN wel het commercieel belang boven alles stelt, ook boven het belang van de broedplaats. Het verslag wordt verder vastgesteld. Verslag 25.5.2012: Ward vindt de gehanteerde stemprocedure niet goed, de mogelijkheden waren in de vergadering onduidelijk, stemming werd geforceerd en bleek vervolgens ook nog via de mail te kunnen. Op die manier hoef je niet meer naar een vergadering te komen. Maarten is het met Ward eens dat de procedure hem ook niet helemaal duidelijk was. Dirk antwoordt dat het bestuur een ALV wil organiseren over bestuurszaken en dat de stemprocedure dan een agendapunt is. Van Eva de Klerk zijn via de mail een aantal opmerkingen binnengekomen, daar heeft het bestuur inmiddels op gereageerd. Het verslag wordt hierna vastgesteld. 4. Mededelingen (een toelichting op 10 onderwerpen is op 1.11.2012 rondgemaild, hieronder alleen de in de vergadering besproken punten: • website broedplaats: op de vraag om 4 vrijwilligers om een programma eisen op te stellen oppert Anton Surink dat de contactpersonen deze vraag meenemen als zij mensen benaderen voor de brainstormsessies over de toekomstvisie. Akkoord. • toekomst-‐visie: er worden 3 brainstormsessies georganiseerd (met ieder ca. 7 deelnemers) waarin vragen worden gesteld als: waarom zit je op de NDSM? wat vind je goed/niet goed gaan? wat zijn je wensen/verlangens/verwachtingen? etc.etc. Het doel is om gezamenlijke doelen voor de broedplaats te formuleren die dan als leidraad kunnen dienen voor het beleid van de 1
vereniging. De contactpersonen gaan binnenkort bij ieder langs, ook in de Oostvleugel en de Hellingen om mensen uit te nodigen. Vervolgens zal Dirk (de trekker van dit project) 3 data vaststellen voor de sessies. • Open Ateliers Noord 2012: Francisca Redeker is aanwezig: de atelierroute voor beeldende kunst bestaat al 23 jaar. Het gebied van de route bestreek tot nu toe het deel Vogelbuurt, Nieuwendam en Durgerdam. Men wil de route graag breder maken, meer kunstenaars in Noord betrekken en de beeldende kunst in al haar disciplines in Noord zichtbaarder maken. Het wordt een grote kunstmanifestatie op 1 en 2 juni 2013, met een centrale expositie in Overhoeks (bijv. Eye, Tolhuistuin, is nog niet bekend) waar van alle deelnemers 1 of meer werken te zien zullen zijn. De inventarisatie qua belangstelling voor inschrijving loopt tot half december. Miki bespreek e.e.a. verder met Francisca en zal de kunstenaars benaderen. • ITW & Y-‐keuken: ITW wordt nu uitgebaat door KN maar is onderdeel van de broedplaats. Er is al lang geleden met KN afgesproken dat de verhuur (nu uitbesteed aan Buitenstichting) geëvalueerd zou worden en vervolgens mogelijk anders ingericht. Verder dan een papieren evaluatie aangeleverd door KN zijn we echter nog niet. Als we aanspraak willen maken op de ITW zal er een goed (financieel en inhoudelijk) voorstel moeten komen. Wie wil zich inzetten hiervoor? Wat betreft de gemeenschappelijke ruimte onder de Y-‐Helling, programmering en ontwikkeling worden nu opgepakt door een relatief kleine groep (o.a. expo’s en eten op vrijdag) – lof daarvoor. Op eerdere ALV’s is echter al vaker opgemerkt dat de ruimte beschikbaar is voor iedereen aan de werf die er iets wil doen. Je kunt je melden bij het bestuur. Daarnaast is het goed om nu zaken transparant te gaan regelen, bijoorbeeld de financiën: willen we als vereniging investeren in de ruimte, wat wordt er erwacht van organisatoren, etc. Casper Oorthuys is de trekker, graga melden bij hem als je mee wilt bepalen. Jasper Helmer merkt op dat er in de gemeenschappelijke ruimte onder de Helling maar 50 personen mogen en voor ITW nog steeds veel zaken onduidelijk zijn en geen vergunning. Hij vindt dat er eigenlijk een ondernemer gezocht moet worden die IWT verder ontwikkelt. Desgevraagd meldt Jasper hij zich voor de werkgroep ITW/Y-‐keuken, de verdere vulling van de werkgroep zal door de contactpersonen ter hand worden genomen. Hanneke vraagt hoe je het programma in de Y-‐keuken kunt weten. Miki antwoordt dat dit op de Toekomst-‐website staat. Hanneke vraagt of Marc misschien af en toe een papieren programma kan ophangen. Miki zal er achteraan gaan.
5. Vaststellen jaarrekening 2010, nogmaals voorstellen jaarrekening 2011 Maarten Visser (kascommissie) zegt dat een groot bedrag niet-‐geïnde contributie is overgeheveld naar 2011 en een groot bedrag dat in kas was naar de bank is gebracht. Het eigen vermogen is in 2010 gegroeid (is nodig voor bijv. onderhoud, verbouwing ITW, eventueel juridische zaken etc.) De kascie stelt dat het eigen vermogen wel aan een bestemming gekoppeld moet zijn en ook op die wijze voortaan begroot moet worden. Jorke zal de begroting 2012 aanpassen. De jaarrekening wordt door de ALV goedgekeurd. Voor de jaarrekening 2011 geldt dat ook weer een groot contributie-‐deel niet geïnd is. Jorke stelt dat we bijvoorbeeld de contributie-‐achterstanden in 2012 om kunnen rekenen in te werken uren voor de vereniging. Het bestuur zal een voorstel maken en dit met de kascie bespreken. Ook de jaarcijfers en administratie 2011 gaan naar de kascommissie. De ALV op 14 december a.s. gaat over financiële zaken, o.a. worden de jaarrekening 2011 en (begroting) 2012 en vooral ook de begroting van 2013 besproken. 6. Servicekosten -‐ notitie Kosten van leveringen diensten (servicekosten) en stemformulier • Inleiding Dirk meldt dat er veel overleg is geweest met KN, volgens Olij is er een jaarlijks tekort van ca. 2
€ 80.000,=. Het ligt er natuurlijk aan welke kosten je meerekent. De discussie nu gaat met name om de principes: welke kosten vallen er onder, op welke wijze te berekenen etc. Als die principes nu vastgesteld worden, kunnen die zowel voor 2013 als voor de afrekening over het verleden gebruikt worden. Afspraken voor 2013 ( en verder) hoeven niet automatisch te gelden voor het verleden. De meeste van de kosten die KN door wil berekenen worden in het algemeen als redelijk gezien. De meeste mensen hebben echter in hun contract staan dat de servicekosten nog nader gespecificeerd moeten worden. Dat is nooit gebeurd. Dat betekent dat de invulling in principe nog helemaal open ligt. Daarbij moet gekeken worden naar wat ‘redelijk en billijk’ is. Het bestuur heeft e.e.a. ook doorgenomen met verschillende juristen, zodat nu vrij duidelijk lijkt hoe de rechten en plichten geïnterpreteerd moeten worden. Gevraagd naar een indicatie van het servicekostenbedrag zegt Adriaan dat op basis van het huidige voorstel van KN een soort gemiddelde van € 45,= per m2 per jaar te berekenen valt. Echter, dat is nog niet het eindvoorstel en daarbij verschillen contracten en zeker ook ieders omstandigheden nogal (vloerverwarming of niet etc.). Het is dus echt een zeer algemeen gemiddelde. • Discussie en conclusies n.a.v. de uitgangspunten (gebaseerd op contracten, de algemene bepalingen en het overleg met KN) en de tabel overzicht servicekosten: -‐ Alle posten worden omgeslagen per m2, behalve individueel verbruik Electra (per okt 2012): Sommigen hebben een watermeter en sommigen een caloriemeter, die moeten ook genoemd worden. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen het warmteerbruik goed kan regelen, zodat er geen onnodige energie verspild wordt. Een thermostaat is daarvoor van belang, Eef vindt dat die eigenlijk verplicht moet worden. Adriaan meldt dat 8.11.2012 een bijeenkomst is van een technische werkgroep om te kijken hoe de kosten nog meer omlaag gebracht kunnen worden. Hij zal dit punt meenemen. Iedereen met een beetje technisch verstand is uitgenodigd voor deze bijeenkomst. Ook is van belang dat er initiatieven komen dat er minder energie gebruikt wordt, bijv. joule-‐ meters, want vooral het individuele meten zal mensen hiertoe aanzetten. Jorke merkt op dat 2 jaar in een vergadering met KN al besproken is dat er veel valt te besparen in het systeem van de ventilatie. Daarvoor moet de stroomafname per atelier worden gekoppeld aan de ventilatie, hetgeen inhoudt: licht uit dan gaat de ventilatie ook uit en wordt er dus bespaard. -‐ We betalen alleen posten die wij ook 'genieten'. Bijvoorbeeld: we betalen niet mee aan verbruikskosten buiten de ontwikkelde delen met ateliers; maken onderscheid tussen 'aanleg' (kosten verhuurder) en 'onderhoud' (huurder) van de installaties, enz. ; Akkoord. -‐ Sommige posten worden dan ook per m2 omgeslagen over de ruimte die in gebruik is (de ateliers), maar andere posten omgeslagen over het hele oppervlak van het gebouw; Akkoord. -‐ Solidariteitsbeginsel: behalve gas/elektra/water verbruik betalen we met z'n allen de overige voorzieningen; Voorbeeld: de lift is alleen voor de 2e etage Kunststad maar wordt gezamenlijk betaald. Ward is het hier niet mee eens, de hijskraan boven zijn atelier betaalt hij bijvoorbeeld zelf. Daarbij vindt hij sommige installaties (bijv. WKO) niet goed functioneren, een post als brandveiligheid is enorm hoog en er zijn nog steeds stroom-‐aftappers. Dat soort zaken maakt het 3
solidariteitsbeginsel nogal wankel. Afgesproken wordt dat nader bepaald dient te worden welke voorzieningen dan ondere het beginsel vallen. Dat kan ook voor de kraan gelden als die algemeen toegankelijk wordt. De volgende afspraken worden gemaakt (en toegevoegd aan dit uitgangspunt): Er moet een lijst opgesteld welke installaties niet naar behoren werken of dat jarenlang niet gedaan hebben – die zijn dan dus niet ‘genoten’. Solidariteit betekent niet dat we met z’n allen slecht functionerende installaties bekostigen. Een afspraak over het solidariteitsbeginsel wordt voorlopig maar voor 1 jaar gemaakt, daarna zijn de kosten van niet-‐goed werkende installaties voor KN. KN zal gevraagd worden een budget te reserveren om te investeren in besparende maatregelen. Het solidariteitsbeginsel betekent ook niet dat we met z’n allen de energie voor sommigen betalen. -‐ Sommige posten zijn wel nuttig voor de broedplaats als geheel, maar niet persé te verhalen op huurders. Als we zelf ‘de baas’ waren over de broedplaats zouden we de kosten wellicht toch ook maken. Voorbeeld: sommige taken van de Huismeester. Daarom: mits er meer garanties komen m.b.t. het doel ‘Zelfbeheer’ kunnen die kosten opgenomen worden; Voorbeeld huismeester: bij zelfbeheer zou je ook een huismeester hebben, is het dus redelijk om daar nu aan mee te betalen? Casper vult aan dat je bij zelfbeheer zelf een lijst taken opstelt voor de huismeester en de taken nu door KN zijn opgesteld. Vraag is of huismeesterkosten niet in de huur zitten, het gaat hier immers voor een groot deel om een taak van de verhuurder. Maarten merkt op dat het goed is om mee te denken hoe verliezen van KN weggewerkt kunnen worden, maar dat zelfbeheer nu meenemen in de discussie als onderwerp te groot is. Afgesproken wordt de discussie te scheiden, zelfbeheer komt pas later aan de orde. Duidelijk moet zijn welke kosten in de huur horen en welke onder servicekosten vallen. -‐ Voor de servicekosten 2013-‐en-‐verder geldt dat KN en de Toekomst actief initiatieven ondernemen om de kosten verder te drukken; Dit onderwerp wordt 8.11.2012 in de technische werkgroep besproken. Een lijst met Toekomst-‐ initiatieven zal worden opgesteld. Adriaan vraagt ieder die een bijdrage wil leveren dan vooral aan te schuiven. -‐ Wat voor 2013 en verder geldt, geldt niet automatisch ook voor 2012 en daarvoor; Dit punt is reeds met de advocaat besproken en is reëel. Akkoord. -‐ KN stelt voor de jaren vóór 2011 niet te verrekenen, mits iedereen meedoet met het centrale onderhandelingsresultaat. Als deze afspraak niet wordt gemaakt dan gaat KN in principe de kosten van alle voorgaande jaren willen verhalen. Of dat ook geldt voor vertrokken huurders is aan KN. Huurders die een atelier overgenomen hebben kunnen natuurlijk niet aangeslagen worden voor de kosten van de vorige huurder. Natuurlijk loopt KN dan de kans op veel rechtszaken. de mogelijkheid is geopperd of er niet een proefrechtszaak gevoerd zou kunnen worden. De geraadpleegde advocaten hebben dat afgeraden. Ward wijst er op dat bij de Van Nelle-‐fabriek in Rotterdam (wordt ook via Grontmij verhuurd) de servicekosten maar blijven stijgen en inmiddels hoger zijn dan de huur. Dat is schijnbaar niet tegen te houden. Adriaan vraagt zich af hoe dit kan. In principe mag een verhuurder namelijk alleen werkelijke gemaakte kosten doorberekenen. Hoe dan ook, dit kan ondervangen worden door het punt dat niet alleen de Toekomst, maar ook KN gehouden is om actief te proberen de kosten verder te 4
verlagen. Duurzaamheid is ook opgenomen in de statuten van KN. Winnie merkt op dat er voor de kosten van 2011 dan wel een maximum-‐bedrag moet worden vastgesteld. Björn vraagt zich af of het juridisch wel kan dat De Toekomst zo’n afspraak voor iedereen maakt. Adriaan antwoordt dat het bestuur een zo goed mogelijke, voordelige deal wil, die vastgesteld wordt door de ALV. Als dat een goede deal is zullen de meeste mensen daaraan mee willen doen. Als er dan nog mensen overblijven die voor eigen kansen willen gaan, duperen ze alle overigen, maar je kunt ze strict juridisch niet tegenhouden. Sarah vult aan dat het belangrijk is dat veel mensen meedenken over de deal, zeker ook in relatie tot het verleden. Rianne merkt op dat de kans bestaat dat veel mensen weggaan i.v.m. de hoge kosten. over de tabel: deze gaat alleen over de kosten voor de broedplaats zoals voorgesteld door KN (kosten KN, Buitenstichting zijn er al uitgehaald). Alle posten zijn inmiddels door de advocaat bekeken en op zich redelijk bevonden, alleen voor welk percentage doorberekend kan worden is bij sommige kosten nog discutabel. Op de vraag van Winnie wat bij dit soort hoge kosten nog het verschil is tussen broedplaats en commerciële verhuur antwoordt Casper dat er bij een broedplaats geen winst gemaakt mag worden. Adriaan vult aan dat er ook een verplichting is om de kosten zoveel mogelijk te drukken en hierin te sturen, steeds moet overwogen worden wat zelf gedaan kan worden. Jorke vult aan dat werken voor contributie hierin een rol kan spelen. De kosten die voor de hele loods zijn en die ongunstig uitkomen omdat een deel nog steeds niet ontwikkeld is moeten goed bekeken worden en spelen een rol in de onderhandelingen, zeker ook omdat KN wat betreft de ontwikkeling in gebreke is gebleven. 7. Wat verder ter tafel komt Geen punten. 8. Rondvraag Maarten meldt dat zijn atelier nu volgens de bouwnorm brandveilig is. Met certificaat en niet duur. Hij heeft dit JP Brandbeveiliging Oostzaan laten doen. Jorke vraagt Maarten de gegevens naar Joris Berger van de cie Afbouw te sturen zodat deze verder actie kan nemen, in overleg met het bestuur gezien de meest recente ontwikkelingen met de brandweer. Anton Surink vraagt hulp t.a.v. de thermostaten. Jorke licht hem in. de volgende ALV is op 14 december 2012 en gaat over financiën. Een ALV over bestuurszaken wordt gepland. bijlage: besluiten, actiepunten e.d. 5
Algemene Leden Vergadering De Toekomst -‐ 2 november 2012 (bijlage bij verslag) besluiten : vastgesteld: jaarrekening 2010 en verslag 25.5.2012. Verslag 1.12.2011 is aangepast vastgesteld. t.a.v. servicekosten: -‐ lijst opstellen welke installaties niet naar behoren functioneren / gefunctioneerd hebben -‐ KN vragen een reservering op te nemen voor besparende voorstellen -‐ afspraak solidariteitsbeginsel voor 1 jaar -‐ discussie servicekosten en zelfbeheer scheiden Uitgangspunt drie (verrekenen hele loods of broedplaats) moet per post bepaald worden (dus ons voorstel aan KN).-‐ Leden die niet op de ALV waren kunnen nog tot eind volgende week hun stem uitbrengen voor/tegen de uitgangspunten die gebruikt worden om goede afspraken met KN te maken over de servicekosten 2013 en verder en de afrekening van servicekosten over voorgaande jaren. aandachtspunt: wie wil bijdrage leveren hoe de kosten verminderd kunnen worden? actiepunten 2.11.2012: leden: • contactpersonen -‐ mensen werven voor visie-‐sessies -‐ 4 vrijwilligers zoeken voor opstellen programma van eisen broedplaats-‐website -‐ mensen voor de werkgroep exploitatie programmering ITW en Y-‐keuken (Casper Oorthuys is 6
trekker, Jasper Helmer heeft zich al aangemeld) • technische werkgroep -‐ verplichting thermostaat -‐ nieuwe initatieven (bijv. een joule-‐meter, koppeling terugwinnen wamte ventilatie & stroom) -‐ opstellen lijst Toekomst-‐initiatieven om kosten te beperken • gegevens brandbeveiliging naar Joris Berger sturen (Maarten Visser) bestuur: -‐ voorstel eenduidige stemprocedure voorstellen (ALV bestuurszaken) -‐ organiseren brainstorm-‐sessies visie-‐document (Dirk) -‐ jaarcijfers 2011 en administratie naar kascie (Jorke) -‐ begroting 2012 aanpassen conform opmerkingen kascie, overschot koppelen aan bestemming (Jorke) -‐ voorstel verrekening contributie-‐achterstand met te werken uren opstellen en bespreken met bestuur (Jorke) -‐ jaarrekening 2011 goedkeuren en begroting 2012 in ALV 14.12.2012 (Jorke) Miki: -‐contact met Francisca Redeker Open Ateliers Noord juni 2013 + oproep aan kunstenaars -‐Marc vragen het programma voor de Gemeenschappelijke ruimte (Y-‐Helling) ook op te hangen -‐ Stemformulieren m.b.t. uitgangspunten Servicekosten rondmailen. resterende actiepunten 25.5.2012: leden • visie onderhuurders op lidmaatschap inventariseren bestuur • tijdpad huurcontracten • KN wijzen op statuten: 5 bestuursleden, inzicht in cijfers en verslagen
7
