Competentieprofielen crisiscommunicatie (versie 1.0)

ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0

Competentieprofielen crisiscommunicatie (versie 1.0)

Dit document is tot stand gekomen onder regie van het Expertisecentrum voor Risico- en Crisiscommunicatie (ERC).


Lappendeken disciplineren In vele tientallen, wellicht zelfs meer dan 100 verschillende verbanden is nagedacht over de rollen en werkzaamheden van communicatieprofessionals tijdens een ramp. Al dat nadenken vindt zijn weerslag in een reeks functieomschrijvingen, competentieprofielen, taakkaarten. Elk document op zich is het resultaat van noeste arbeid waaraan vaak met hart en ziel is gewerkt. Omdat op verschillende momenten, op verschillende plaatsen en vanuit verschillende uitgangspunten aan functieomschrijvingen is gewerkt, is er als het ware een soort lappendeken ontstaan. In de beschrijving van de rollen en werkzaamheden van communicatie onderscheidt elke Veiligheidsregio zich vaak in meerdere en soms in mindere mate van alle andere 24 Veiligheidsregio’s. En zonder uitzondering zijn er ook binnen elke Veiligheidsregio verschillende, soms zelfs tientallen, varianten in omloop. Vanuit praktisch oogpunt is een aantal bezwaren in te brengen tegen zoveel verschillende beschrijvingen van de rollen en werkzaamheden die communicatieprofessionals vervullen binnen de crisisorganisatie: - op een enkele uitzondering na doen gemeenten tijdens een ramp een beroep op communicatieprofessionals uit andere gemeenten. Het is ineffectief als de opgeroepenen vanuit andere rol- en taakopvattingen aan het werk gaan. - de rollen die communicatieprofessionals vervullen, vloeien voort uit lokale / regionale politiek-bestuurlijke keuzes; de werkzaamheden daarentegen die de communicatieprofessionals moeten verrichten, zijn geworteld in hun professionele kennis, vaardigheden en attitude. Het is onprofessioneel als vanuit de communicatieprofessie verschillende verwachtingen worden gewekt en als er geen eenduidigheid bestaat over de te leveren prestaties. - rollen bepalen en werkzaamheden beschrijven is veel werk. Het is verspilling om die tijd en energie op zoveel verschillende plekken in te zetten, terwijl de beschrijvingen vanuit de optiek van de communicatiediscipline inhoudelijk elkaars gelijke zouden moeten zijn. Vanuit de ERC-taakopvatting om de effectiviteit, professionaliteit en efficiëntie van de communicatiediscipline tijdens de rampbestrijding te bevorderen, heeft het ERC zichzelf de opdracht gegeven om de communicatierollen en –werkzaamheden te ordenen en te beschrijven. Het ERC heeft daarbij de volgende werkwijze gehanteerd: - benutten van hetgeen tot op heden is ontwikkeld; - rekening houden met de lokale / regionale politiek-bestuurlijke keuzevrijheid; - aansluiten bij de actuele kennis en inzichten binnen de communicatiediscipline; - voldoen aan de eisen en verwachtingen van anderen binnen de crisisorganisatie. De ordening en beschrijving van de communicatierollen en –werkzaamheden heeft geresulteerd in een set competentieprofielen. Als vanzelfsprekend staat het elke Veiligheidsregio (i.c. de gemeenten daarbinnen) vrij om al dan niet gebruik te maken van deze profielen. Als wordt besloten om de competentieprofielen te benutten, dan hecht het ERC eraan dat dit als volgt gebeurt: - bepaal welke communicatierollen op welke plaatsen binnen de crisisorganisatie vervuld moeten worden; - stel vast langs welke communicatielijnen de informatie-uitwisseling tussen de communicatieprofessionals plaatsvindt; - neem ongewijzigd de werkzaamheden over die toegeschreven zijn aan een specifieke rol. In het hiernavolgende staat voor deze drie genoemde punten een toelichting. Uiteraard is de ERC-Accountmanager beschikbaar om op het niveau van de Veiligheidsregio ondersteuning te verlenen.



Bepalen rollen communicatiediscipline in

crisisorganisatie

ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0 In de 25 veiligheidsregio’s is een wirwar aan functiebenamingen ontstaan waaronder Bepalen rollen communicatiediscipline in crisisorganisatie

werkzaamheden zijn gerangschikt en worden uitgevoerd. In het hiernavolgende overzicht staan In deper 25rol veiligheidsregio’s is eenwaaronder wirwar aan waaronder de functiebenamingen zo’nfunctiebenamingen rol wordt uitgevoerd.ontstaan Zonder de pretentie te werkzaamheden zijn gerangschikt en worden uitgevoerd. In het hiernavolgende overzicht hebben volledig te zijn, is het al met al een hele lijst. staan per rol de functiebenamingen waaronder zo’n rol wordt uitgevoerd. Zonder de pretentie te hebben volledig te zijn, is het al met al een hele lijst. Procesverantwoordelijkheid o Algemeen Coördinator o Voorlichtingsmanager Advisering Regionaal Beleidsteam o Communicatieadviseur Beleidsteam o Communicatieadviseur Regionaal Beleidsteam o Voorlichter Regionaal Beleidsteam o Voorlichter Regionale Veiligheidstaf o Voorlichter Beleidsteam o Adviseur RBT o RBT-voorlichter o Beleidsadviseur Voorlichting RBT Advisering Gemeentelijk Beleidsteam o Communicatieadviseur Beleidsteam o Voorlichter Gemeentelijk Beleidsteam o Voorlichter Beleidsteam o Voorlichter Veiligheidstaf o Adviseur GBT o GBT-voorlichter o Beleidsadviseur Voorlichting GBT Woordvoering Beleidsteam o Woordvoerder (Regionaal) Beleidsteam o Woordvoerder (Regionale) Veiligheidsstaf Liaison Communicatie Beleidsteam o Liaison Communicatieadviseur Beleidsteam o Liaison Voorlichting o Assistent Persvoorlichting / Publieksvoorlichting CoPI-voorlichting o Voorlichter CoPI o Communicatieadviseur CoPI o Persvoorlichter Rampenterrein o Voorlichter Rampterrein o Oog en Oor plaats incident ROT-voorlichting o Voorlichter ROT o ROT-voorlichter o Voorlichter RegOT o Communicatieadviseur ROT o Coördinerend Voorlichter RCC GAC-voorlichting o Communicatieadviseur Gemeentelijk Actiecentrum o Voorlichter GAC o Voorlichter GMT / Communicatieadviseur GMT o Voorlichter CMT / Communicatieadviseur CMT

Leiding Communicatieoperatie o Coördinator Actiecentrum Communicatie o Coördinator Voorlichting o Coördinator Actiecentrum Voorlichting o Hoofd Actiecentrum Voorlichting o Hoofd Actiecentrum Communicatie o Coördinator Communicatie ROTsectie o Hoofd Sectie Voorlichting ROT Coördinatie Perscontacten o Coördinator Persvoorlichting o Teamleider Persvoorlichting o Coördinerend Persvoorlichter o Perscoördinator o Coördinator Perscentrum o Coördinator Deelcentrum Pers Coördinatie Publiekscontacten o Coördinator Publieksvoorlichting o Teamleider Publieksvoorlichting o Coördinerend Publieksvoorlichter o Coördinator Deelcentrum Publiek Coördinatie Redactie & registratie o Coördinator Redactie & Registratie o Teamleider Redactie & Registratie (Administratieve) ondersteuning o Assistent Coördinator Actiecentrum Communicatie o Medewerker Secretariaat o Medewerker Secretariaat Voorlichting o Secretariaatsmedewerker o Secretaresse o Administratief Medewerker o Ondersteuner ACV Logboekbeheer o Logger o Logboekbeheerder Interne Communicatie o Voorlichter Interne Communicatie o Medewerker Interne Voorlichting o Interne Voorlichter o Coördinator Interne Voorlichting o Coördinator Deelcentrum Intern Representatie & Evenementen o Medewerker Representatie o Voorlichter Ceremonie o Ceremonieorganisator Schrijven & Redigeren o Tekstschrijver / Redacteur o Schrijver persberichten o Schrijver ROT o Schrijver ACV

Monitoring o Newswatcher o Mediawatcher o Media-analist o Internet-watcher Webredactie o Webredacteur o Internetredacteur o Beheerder (Crisis)website o Webmaster Inter-intranet o Internet-, intranetbeheerder Persvoorlichting o Persvoorlichter o Perswoordvoerder o Voorlichter Perscentrum o Medewerker Perscentrum Crisiszender o Contactpersoon Crisiszender o Contactpersoon Calamiteitenzender o Contactpersoon Rampenzender Publieksvoorlichting o Publieksvoorlichter Callcenter o Contactpersoon Callcenter o Liaison Callcenter o Contactpersoon Publieksinformatienummer Telefooncentrale eigen gemeente o Medewerker Telefoonteam o Telefonist(e) Publieksinformatiebalie o Medewerker Informatiebalie o Medewerker Publieksinformatiebalie Verwantencommunicatie o Liaison Verwantencommunicatie o Contactpersoon Verwanteninformatienummer o CRIB Liaison Opvangcentrum o Voorlichter Opvangcentrum o Voorlichter opvanglocatie slachtoffers/verwanten o Voorlichter Opvanglocatie Overige Overheden, intermediairs en Bedrijven o Voorlichter Intermediairs o Voorlichter Deelcentrum Overige Overheden, intermediairs en Bedrijven


ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0 Veel rollen en nog veel meer functiebenamingen. Door de 25 veiligheidsregio’s heen kom je ze in allerlei combinaties tegen. Teruggebracht naar de hoofdlijnen hebben de rollen op de één of andere wijze, impliciet of expliciet, een plekje gekregen in de crisisorganisatie, die er sterk geschematiseerd als volgt uitziet:

De plaats van ‘communicatie’ in de crisisorganisaties, wijkt in alle 25 veiligheidsregio’s in meer of mindere mate van elkaar af. Echter, ongeacht de plaats van ‘communicatie’ in de crisisorganisatie en ongeacht de functiebenaming waaronder moet worden gewerkt, vervullen de ingezette communicatieprofessionals werkzaamheden die per regio in essentie nauwelijks van elkaar zijn te onderscheiden en zijn ze in vier clusters te onderscheiden: - Communicatie (Regionaal) Beleidsteam: er is geen principieel verschil of de ondersteuning moet worden gegeven aan een gemeentelijke beleidsteam of aan een regionaal beleidsteam. - Communicatie Regionaal Operationeel Team: het ROT is een knooppunt van operationele informatie en maatregelen dat relevant is voor inhoud en vormgeving van de communicatie; het is van belang dat de communicatieorganisatie in dit gremium vertegenwoordigd is. - Communicatie Commando Plaats Incident: het CoPI staat als het ware aan het front van de ramp. De informatiebehoefte van betrokkenen, pers en andere belangstellenden is evident en moet van meet af aan in goede banen worden geleid. De communicatiebezetting telt minimaal één persoon, maar kan groeien tot een veelvoud, afhankelijk van de omvang van het plaats incident. - Uitvoerende werkzaamheden communicatie operatie: er is veel menskracht nodig om de uiteenlopende groepen zoals bestuurders, getroffenen, betrokkenen, algemeen publiek, media op het juiste moment met de juiste middelen van de juiste informatie te voorzien.*

Het is aan elke veiligheidsregio zelf om in overleg vast te stellen welke rollen er vanuit de communicatiediscipline binnen de vier clusters te vervullen zijn. Zo zal de ene regio bepalen dat er geen rol voor communicatie is weggelegd binnen het ROT, terwijl een andere regio de hele communicatieoperatie in het ROT verankert. Ook zullen er regio’s zijn die de telefonistes tot het communicatiepersoneel rekenen, terwijl andere dat niet doen. Het is onmogelijk om alle varianten uit te werken en in een leesbaar document vast te leggen. Het ERC geeft hierna aan welke keuzes het op basis van ervaring en inzicht adviseert.

*

*

Waar in de ene veiligheidregio GAC (Gemeentelijk Actiecentrum) heet, heet elders GMT (Gemeentelijk ManagementTeam), CMT (CrisisManagementTeam) of gewoon MT (ManagementTeam).

De uitvoerende werkzaamheden worden in de meeste crisisorganisaties ondergebracht in een daartoe geoperationaliseerd Actiecentrum Communicatie. Soms wordt het gesitueerd in een sectie voorlichting binnen het Regionaal Operationeel Team en in een uitzonderlijk geval als onderdeel van het Gemeentelijk Actiecentrum. Los van de plaats en de daaraan ontleende functie benamingen, blijven de werkzaamheden in essentie gelijk





Informatie-uitwisseling tussen communicatieprofessionals Uit het voorafgaande blijkt genoegzaam dat elke veiligheidsregio haar communicatieorganisatie zelf kan vaststellen. Daarenboven is het aan elke afzonderlijke veiligheidsregio om vast te leggen langs welke lijnen de communicatieprofessionals elkaar informatie brengen en informatie van elkaar ontvangen. Er zijn zes regiovarianten te onderkennen.



Het ERC heeft een uitgesproken voorkeur voor de 1ste variant:

Om tijdig en accuraat te kunnen communiceren is de crisisorganisatie erbij gebaat dat de communicatieprofessionals op de cruciale posities langs de kortst mogelijke lijnen vanuit de informatiebronnen op de hoogte worden gebracht. In gevallen bijvoorbeeld dat de informatie over de informatiebehoefte onder publiek en pers langs de lijn ROT-Beleidsteam uiteindelijk in het Actiecentrum Communicatie terechtkomt, gaat er de nodige tijd overheen alvorens bijvoorbeeld de telefonistes goed gebrieft kunnen worden of de website kan worden geactualiseerd. Andersom wordt het ook stroperig als er vanuit het Actiecentrum uitsluitend langs de lijn Beleidsteam-ROT met de CoPI-voorlichter contact kan worden opgenomen. En wat te denken van de wijdverbreide gewoonte om de zogenoemde ROT-situatierapportages niet ter beschikking te stellen van de mensen in het Actiecentrum Communicatie. Daardoor gaat veel kostbare tijd verloren om vanuit de crisisorganisatie een correct beeld te schetsen van de feiten en gebeurtenissen. Gevolg is dat er grote inspanningen moeten worden verricht om onjuiste / onvolledige beelden recht te zetten en de geruchtenvorming een halt toe te roepen. Maar al te vaak blijkt dat vergeefse moeite. Te laat = te laat: de informatievoorziening is al in handen derden.De intensieve informatie-uitwisseling is noodzakelijk om in het Actiecentrum Communicatie tijdens alle fasen in het werkproces (zie schema hierna) zo goed mogelijk te presteren.

Los van de ERC-voorkeur is het aan elke veiligheidsregio om in overleg vast te stellen langs welke lijnen de communicatieprofessionals elkaar informatie brengen en informatie van elkaar ontvangen. Niet kiezen is geen alternatief, omdat het dan onmogelijk is om de communicatie gecoördineerd te laten verlopen.

10



Rolkeuze en informatielijnen gecombineerd Zowel de rolkeuze als keuze van de lijnen waarlangs communicatieprofessionals elkaar informatie brengen en informatie van elkaar ontvangen is aan de veiligheidsregio. De keuzes zijn bepalend voor structuur van de communicatieorganisatie binnen de crisisorganisatie. Hierna staat de schematisering van de structuur die is gebaseerd op de keuzes die zijn het gemaakt in de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Daaruit is ondermeer op te maken langs welke lijnen informatie wordt gebracht en ontvangen. Daaruit blijkt ook voor welke rollen deze regio wel en niet heeft gekozen en onder welke functiebenamingen de rollen worden vervuld.

Het ERC heeft een andere structuur voor ogen dan de hiervoor geschetste structuur van Midden- en West-Brabant. De grootste verschillen vloeien voort uit de keuze om de informatie-uitwisseling tussen de communicatieprofessionals zo rechtstreeks mogelijk te laten verlopen. Verder kent de structuur die het ERC voorstaat een aantal rollen waaraan in Midden- en West-Brabant geen behoefte bestaat. Kleine verschillen zijn te vinden in de keuze van de functiebenamingen en in de inbedding van de Contactpersoon Rampenzender in het Actiecentrum Communicatie. Het ERC-model ziet er als volgt uit: COMMUNICATIEADVISEUR BELEIDSTEAM LIAISON COMMUNICATIE BELEIDSTEAM COMMUNICATIEADVISEUR ROT

HOOFD ACTIECENTRUM COMMUNICATIE

Als binnen de Veiligheidsregio de rollen zijn gekozen, als aan de rollen functiebenamingen zijn gekoppeld en als er duidelijkheid is over de informatielijnen, is het zaak die informatie in een schema samen te voegen. In één oogopslag zie je dan de structuur van de communicatieorganisatie. De volgende stap is om per rol / functie aan te geven welke werkzaamheden dienen worden uitgevoerd. Daartoe kan gebruik worden gemaakt van de competentieprofielen die het ERC heeft ontwikkeld. Het Hoofd Actiecentrum Communicatie (of welke naam aan deze rol ook wordt gegeven) kan afhankelijk van de situatie: - een communicatiecollega opdragen om meer dan één rol te vervullen - een specifieke rol aan meer dan één communicatiecollega’s toewijzen - een rol splitsen en een aandachtsveld binnen die rol toewijzen aan een communicatiecollega

11



Uitwerking van elk van de competentieprofielen*

* Deze uitwerking sluit aan bij de rolkeuzes en informatielijnen die het ERC adviseert.

15


ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0 ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0

Functie:

Liaison Communicatie Beleidsteam

Contactpersoon:

Communicatieadviseur Beleidsteam, Communicatieadviseur ROT, (Assistent) Hoofd ACC

Aandachtsveld Informatie-uitwisseling richting Beleid • Wees voor contactpersoon als aanspreekpunt bereikbaar (telefonisch, per e-mail) • Reik rapportages, adviezen, verzoeken, vraagpunten aan vanuit de communicatieoperatie • Reik rapportages omgevingsanalyse aan, alsmede anderszins verworven informatie vanuit de ‘buitenwereld’ • Reik informatie aan over communicatieoperatie (organisatie, aanpak, voortgang, producties, resultaten) • Rapporteer over voortgang en afdoening van werkafspraken en lopende zaken binnen communicatieoperatie Aandachtsveld Informatie-uitwisseling richting Communicatieoperatie • Informeer over inhoud situatierapportages (sitraps) indien deze informatie bij contactpersoon nog onbekend is • Verstrek informatie over gemaakte beleidskeuzes inzake communicatieaanpak en – operatie • Informeer over activiteiten communicatieoperatie die, al dan niet achteraf, zijn geautoriseerd • Informeer over besluiten en aanwijzingen, bestuurlijke (handhaving)maatregelen • Verstrek gekozen communicatiekaders, geformuleerde kernboodschappen, vastgestelde woordvoeringslijnen • Verstrek informatie over momenten, vormen en begeleiding van openbare optredens (voor media en publiek) • Instrueer over de te volgen strategie, inhoudelijke accenten en prioriteiten in communicatieoperatie • Instrueer over communicatieactiviteiten en productie van middelen waartoe is besloten • Instrueer over inbreng vanuit communicatie inzake bijeenkomsten, bezoeken met hoogwaardigheidsbekleders • Instrueer over inbreng vanuit communicatie inzake rouw- en herdenkingsactiviteiten • Controleer voortgang en afdoening van werkafspraken en lopende zaken Aandachtsveld Ondersteuning (desgewenst en onder de randvoorwaarden ‘tijd’ en ‘kwaliteit’) • Stem communicatieactiviteiten af met functionarissen betrokken externe organisaties en bedrijven • Formuleer voor contactpersoon handreikingen voor communicatiestrategie en prioriteiten communicatieoperatie • Schrijf namens contactpersoon instructies over te volgen strategie, inhoudelijke accenten en prioriteiten • Formuleer in lijn met vastgestelde strategie eenduidige kernboodschappen • Schrijf woordvoeringslijnen: schriftelijk antwoord op (te verwachten) vragen, meningen, commentaren • Houd lijst bij met te verwachten media- en publieksvragen tijdens openbare optredens van de autoriteiten

Functiespecifieke Competenties o o

Accuraat Initiatief

16 16

o o

Oordeelsvorming Overtuigingskracht

o o

Plannen en organiseren Sensitief

o

Vasthoudend

Dit document is tot stand gekomen onder regie van het ERC, Expertisecentrum voor Risico- en Crisiscommunicatie.

ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0 ERC Competentieprofielen Crisiscommunicatie / Versie 1.0

Functie:

Communicatieadviseur ROT

Contactpersoon:

Voorlichter CoPI, Liaison Communicatie Beleidsteam, (Assistent) Hoofd ACC

Aandachtsveld Operatie • Verwerf continue een zo goed mogelijk beeld over wat er, waar en in welke mate aan de hand is • Beoordeel elke situatie, voornemen en besluit op communicatie-implicaties • Ondersteun operationeel leider bij communicatieactiviteiten en anticipeer op ontwikkelingen uit het rampterrein • Formuleer communicatievraagpunten / - aandachtspunten gegeven voorval en huidige situatie • Formuleer communicatieadviezen – aanpakken – acties gegeven (te voorziene) ontwikkelingen en knelpunten • Signaleer communicatieve implicaties van (in)activiteiten hulpverleningsdiensten • Verwoord besluiten ingeval deze vanuit de operatie direct naar buiten gaan in eenduidige kernboodschappen • Schets geregistreerde communicatiefeiten en -gebeurtenissen alsmede de daarop gebaseerde analyses • Breng verslag uit van de actuele stand van zaken inzake communicatie: actualiteit, activiteiten, voornemens • Maak melding van ten onrechte ontbrekende communicatieve voorzieningen en reik oplossingen aan • Bewaak de communicatieve aspecten in relatie tot de operationele acties • Bewaak een precieze verwoording communicatie-inbreng in ROT sitraps • Maak aantekeningen van alle werkzaamheden (zoals vragen, antwoorden, afspraken, ontmoetingen) • Lever vanuit communicatieoptiek een bijdrage aan de evaluatie van het multidisciplinair optreden Aandachtsveld Informatie-uitwisseling • Koppel continue informatie vanuit operatie en beleid terug naar communicatiecollega(‘s) ‘plaats(en) incident’ • Instrueer contactpersoon ingeval mededelingen, waarschuwingen en aanwijzingen direct ‘naar buiten moeten’ • Verstrek contactpersoon gesignaleerde communicatievraagpunten / - aandachtspunten • Verstrek contactpersoon communicatieadviezen – aanpakken – acties • Stel contactpersoon namens Operationeel Leider op de hoogte van verzoeken inzake communicatie • Ontvang van contactpersoon rapportages geregistreerde / geanalyseerde communicatiefeiten en -gebeurtenissen • Ontvang van contactpersoon opdrachten, vragen en wensen in relatie tot communicatie

Functiespecifieke Competenties o

17

Analytisch

o

Initiatief

o

Oordeelsvorming

o

Overtuigingskracht


o

Sensitief



Functie:

Voorlichter CoPI

Contactpersoon:

Communicatieadviseur ROT, Coördinator Persvoorlichting

Aandachtveld Persvoorlichting • Ondersteun CoPI-team in hun communicatie met media en publiek • Organiseer ter plaatse informatievoorziening voor en informatieverstrekking aan de aanwezige media • Informeer media over feiten, omstandigheden, te voorziene ontwikkelingen en aandachtpunten • Help / begeleid media veilig hun werk te doen: maken opnames, bezoeken plaats incident, afnemen interviews • Informeer media over besluiten, voornemens en ontwikkelingen • Informeer media over plaats en aard van eerstvolgende officiële persmomenten • Reageer in overleg met contactpersoon op mediaverzoeken • Ondersteun tijdens bezoeken, bijeenkomsten ter plaatse inzake mediacontacten • Maak aantekeningen van alle werkzaamheden (zoals vragen, antwoorden, afspraken, ontmoetingen) Aandachtveld Informatie-uitwisseling • Wees oog en oor voor relevante communicatiefeiten en -gebeurtenissen en rapporteer erover aan contactpersoon • Rapporteer contactpersoon continu over communicatievraagpunten / - aandachtspunten (toon media, geruchten) • Rapporteer contactpersoon over (dreigende) conflicten met of vijandigheid vanuit de media • Rapporteer contactpersoon continu over de aard, omvang en inhoud van de mediacontacten


Aanpassingsvermogen Accuraat

18 18

o o

Analytisch Dienstverlenend

o o

Initiatief Oordeelsvorming

o o

Sentitief Vasthoudend




Functie:

Hoofd Actiecentrum Communicatie

Contactpersoon:

(Liaison) Communicatieadviseur Beleidsteam, Communicatieadviseur ROT

Aandachtveld Leidinggeven • Leid communicatieoperatie (werkproces, personeelsbezetting, onderlinge afstemming, financieel) • Mobiliseer volgens afgesproken procedures menskracht ten behoeve van de communicatieoperatie • Kies locatie, richt werkplekken in en zorg voor alle benodigde faciliteiten • Ontvang medewerkers, wijs functies toe (bemensing), wijs werkplek en geef eenduidige output opdrachten • Instrueer aan hand van functieomschrijvingen over werkzaamheden, opleverniveau, rapportagewijze • Heb oog voor werkdruk, emotionele druk van medewerkers en neem indien nodig passende maatregelen • Kies in geval van dilemma’s, hak knopen door, neem beslissingen • Delegeer in geval van afwezigheid eigen werkzaamheden aan een plaatsvervanger • Regel roulatie van de bezetting en briefing volledige nieuwe ploeg • Vervang medewerkers die in- of contraproductief presteren • Zorg in het kader van de nazorg dat in voldoende mate aandacht wordt besteed communicatieprofessionals Aandachtsveld Coördineren en Controleren • Doordenk razendsnel elke situatie en voornemen op z’n communicatie-implicaties • Verzorg briefings om er voor te zorgen dat alle betrokkenen een vergelijkbare informatiepositie hebben • Zorg voor snelle en zorgvuldige uitwisseling (‘delen’) van beschikbare informatie binnen communicatieoperatie • Zorg voor afstemming ter voorkoming van misverstanden, dubbele boodschappen of tegenstrijdigheid • Verstrek instructies, aanwijzingen, opdrachten inzake organisatie / aanpak communicatieoperatie • Zie toe op correcte gang van zaken inzake gemaakte afspraken en procedures (zoals convenanten, contracten) • Vorm mede op basis van rapportages beeld van communicatieoperatie en pas, zonodig, instructies aan • Signaleer stagnaties die een effectieve en efficiënte communicatieoperatie belemmeren • Controleer voortgang werkzaamheden, stuur bij, ondersteun en corrigeer waar nodig • Laat eigen handelen (afspraken, toezeggingen, ontvangen en verstuurde berichten etc.) nauwgezet loggen Aandachtsveld Informatie-uitwisseling • Rapporteer contactpersoon over communicatieoperatie (voortgang, productie, prioriteiten, effectiviteit) • Verstrek contactpersoon rapportages geregistreerde / geanalyseerde communicatiefeiten en -gebeurtenissen • Ontvang van contactpersoon instructies over te communiceren mededelingen, waarschuwingen en aanwijzingen • Ontvang van contactpersoon opdrachten, vragen en wensen in relatie tot communicatie • Ontvang van contactpersoon vergaderverslagen, situatierapportages, instructies en aanwijzingen • Ontvang van contactpersoon handreikingen voor communicatiestrategie en communicatieprioriteiten • Verstrek contactpersoon adviezen, verzoeken, vraagpunten vanuit communicatieoperatie • Verstrek contactpersoon gesignaleerde communicatievraagpunten / - aandachtspunten • Verstrek contactpersoon communicatieadviezen – aanpakken – acties


19

Besluitvaardig Delegeren

o

Groepsgericht leidinggeven

o o

Empathie Sensitief

o

Plannen en organiseren

o o

Resultaatgericht Voortgangsbewaking




Functie:

Logger

Contactpersoon:


Aandachtsveld • Noteer overzichtelijk met wie de contactpersoon welke afspraken maakt en welke toezeggingen deze doet / krijgt • Noteer overzichtelijk welke berichten de contactpersoon op welke moment van/aan wie ontvangt of verstuurt • Noteer ‘tijdstippen’ bij al hetgeen wordt vastgelegd (wettelijk verplicht) • Informeer contactpersoon periodiek over niet nagekomen afspraken en niet afgedane toezeggingen • Orden en documenteer alle in en uitgaande informatie, zoals verslagen, berichten, instructies, verzoeken • Zorg voor goede bewaring, toegankelijkheid en permanente raadpleegbaarheid van al hetgeen is vastgelegd • Pas richtlijnen op het gebied van dossiervorming en –ordening en informatiebeveiliging toe • Vernietig documenten volgens de voorgeschreven richtlijnen


Accuraat Dienstverlenend

20 20

o

Organiseren van eigen werk

o

Schriftelijke communicatie

o

Voortgangsbewaking




Functie:

Assistent Hoofd ACC

Contactpersoon:


Aandachtsveld Ondersteuning • Wees voor iedereen in de communicatieorganisatie eerste aanspreekpunt voor contacten met contactpersoon • Ontvang namens contactpersoon informatie die vanuit operatie en beleid wordt aangereikt • Orden alle aangereikte informatie met het oog op een snel inzicht in de stand van zaken en een efficiënt overleg • Verzamel binnen communicatieoperatie rapportages, producties, adviezen, verzoeken, vraagpunten • Reik namens de contactpersoon informatie uit communicatieoperatie aan de juiste functionarissen aan Aandachtsveld Secretarieel • Instrueer collega’s aantekeningen te maken van werkzaamheden (zoals acties, afspraken, ontmoetingen) • Instrueer iedere communicatiefunctionaris de eigen aan- en afwezigheid te noteren op de presentielijst • Verzorg tijdige en correcte afhandeling van inkomende, aan contactpersoon gerichte telefoon en (digitale) post • Notuleer beraadslagingen, werk deze direct uit in actie- / besluitenlijst en stel ze aan de deelnemers ter hand • Voer administratieve en secretariële werkzaamheden uit (zoals kopiëren, typen, correspondentie, telefoon) • Organiseer toeleveranciers als koeriers, fotografen, drukkers, tolken en vertalers, catering, schoonmaak • Beheer communicatiemateriaal en gegevensbestanden (zoals medialijst, voorlichterspool, personeelsbezetting) Aandachtsveld Interne Voorlichting • Plak alle relevante informatie op wanden actiecentrum (berichten, contactgegevens, adressen, kaarten, lijsten etc.) • Informeer medewerkers actiecentra en hulpverleningsdiensten over de informatiebronnen aangaande de crisis • Stel met actiecentra en hulpdiensten verspreidingspunten vast (denk aan prikborden, e-mail, intranet, locaties) • Medewerkers van gemeente en hulpverleningsdiensten die niet voor de crisisorganisatie werken: o informeren over de werkzaamheden die de gemeentelijke en operationele actiecentra in de crisis vervullen o crisisgerelateerde informatie (laten) verstrekken die betrekking heeft op eigen collega’s / dienstverlening


21

Accuraat Dienstverlenend

o

Voortgangsbewaking

o

Organiseren o van eigen werk


o





Functie:

Communicatieadviseur

Contactpersoon:


Aandachtsveld Planvorming • Verzamel en orden gegevens inzake informatieniveau, -behoefte, -zoekgedrag van betrokkenen, publiek en pers • Analyseer aangereikte informatie in communicatietermen (betekenisgeving, duiding) • Ontwikkel scenario’s om communicatieprocessen met publiek en pers naar tevredenheid te laten verlopen • Werk scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) de crisiscommunicatie • Vertaal strategieën voor (onderdelen van) de crisiscommunicatie in uitvoeringsplannen • Doe op basis van analyse voorstellen over kernboodschappen, woordvoeringslijnen en Q&A-toepassingen • Doe voorstellen voor de inzet van communicatiemiddelen


Accuraat Analytisch

22 22

o o

Empathie Initiatief

o o

Omgevingsbewust Oordeelsvorming

o o

Resultaatgericht Sensitief




Functie:

Omgevingsanalist

Contactpersoon:

Hoofd Actiecentrum Communicatie, Communicatieadviseur

Aandachtsveld Registreren • Bekijk, lees, beluister informatiebronnen: dagbladen, radio, tv, websites, weblogs • Volg uitzendingen Rampenzender: inhoud (begrijpelijkheid, actualiteit), presentatie (verstaanbaarheid, stemgebruik) • Bestudeer aangereikte informatie zoals publieks- en persvragen, e-mails, ‘ogen en oren’, onderzoeksgegevens • Schat in aan welke informatie crisisorganisatie voor, tijdens en na een crisis behoefte heeft • Registreer gegevens in relatie tot feiten, omstandigheden, gebeurtenissen, ontwikkelingen en prognoses • Registreer onjuistheden en tegenstrijdigheden in de berichtgeving • Registreer woordkeus, uitspraken, vragen, geruchten, onzekerheden, angsten, voorgenomen activiteiten • Signaleer onjuiste informatie, verwarring, geruchten voor zover hinderlijk voor crisisbeheersing • Inventariseer informatie die verloop van de gebeurtenissen kan beïnvloeden Aandachtsveld Analyseren & Rapporteren • Orden geregistreerde gegevens volgens een vast stramien. Bijvoorbeeld:

• • • • • • • • • •

o o o

het verloop der gebeurtenissen de verschillende partijen beelden bij publiek en media

o o o

ontwikkeling noodsituatie gevolgen van ontwikkelingen trends en mogelijke problemen

o o o o o

is het beeld correct? sprake van onjuiste / tegenstrijdige berichtgeving? wie zijn aan het woord/in beeld? welke verklaringen zijn afgelegd? media geruchten door?

o o o o

levert de berichtgeving nieuwe informatie op? wordt het verloop correct beschreven? welk beeld wordt er van instanties gegeven? feedback op berichtgeving vanuit crisisorganisatie

Analyseer geregistreerde en aangereikte data in termen van communicatieve consequenties voor crisisbeheersing Verwerk beschikbare gegevens in de vorm van situatierapporten en analyses Destilleer uit beschikbare informatie mediabeeld en tone of voice (=mediaduiding) Schrijf situatierapporten: nieuwe feiten, uitspraken stakeholders en mediabeeld, voorzien van duiding Schrijf media-analyses: grotere verbanden, alg. beeldvorming, ‘tone of voice’ en topics, voorzien van duiding Schrijf omgevingsanalyses: op basis van media-analyse, publieks- en persvragen, ‘ogen en oren’, onderzoek Verzamel (indien mogelijk) digitaal mediabeelden van radio, tv en internet en geef dit aan contactpersoon Rapporteer aan contactpersoon schriftelijk in de vorm van een hardcopy en zo mogelijk digitaal Toets of inhoudelijke uitingen vanuit communicatieoperatie sporen met hetgeen uit de analyses naar voren komt Schrijf (achteraf) een kroniek (geregistreerde feiten en gebeurtenissen chronologisch geordend)


23

Accuraat Discipline

o o

Analytisch o Oordeelsvorming

Resultaatgericht

o


o





Functie:

Coördinator Persvoorlichting

Contactpersoon:


Aandachtsveld Aansturen • Ontvang van contactpersoon instructies, aanwijzingen, opdrachten inzake organisatie / aanpak persvoorlichting • Aanvaard gemaakte afspraken en procedures (zoals convenanten, contracten) als kaderstellend • Wijs functies/aandachtsvelden persvoorlichting toe aan medewerkers die contactpersoon beschikbaar stelt • Instrueer aan hand van functieomschrijvingen medewerkers over werkzaamheden, opleverniveau, rapportagewijze • Reik medewerkers voor de mediacontacten relevante informatie aan: o o o o

feiten en omstandigheden handelingsperspectief, -instructies beslissingen, maatregelen, standpunten informatievoorzieningen

o o o o

geactiveerde processen crisisbeheersing wijze waarop crisis wordt aangepakt het verloop der gebeurtenissen verwachtingen, prognoses

• Beoordeel met voorrang de inhoud van aangereikte teksten die zijn bedoeld om ‘naar buiten te worden gebracht’ • Meld medewerkers dat informatie per direct en overzichtelijk wordt aangereikt op het moment dat het beschikbaar is • Meld medewerker die om informatie vraagt erop, dat op dat moment beschikbare informatie is aangereikt • Meld medewerkers dat als informatie niet voorhanden is, dat het antwoord is op gestelde persvragen • Vorm mede op basis van rapportages medewerkers beeld van mediacontacten en pas, zonodig, instructies aan • Signaleer stagnaties die een effectieve en efficiënte taakuitoefening van medewerkers belemmeren • Controleer voortgang werkzaamheden van elke medewerker, stuur bij, ondersteun en corrigeer waar nodig • Versterk, in overleg met contactpersoon, bezetting tijdig met mensen die de benodigde vreemde talen beheersen • Heb oog voor werkdruk, emotionele druk van medewerkers en neem indien nodig passende maatregelen • Treed stringent op tegen feitelijk onjuiste berichtgeving; dwing zonodig een rectificatie bij (hoofd)redactie af • Draag medewerkers bij contactpersoon voor vervanging voor die in- of contraproductief presteren Aandachtsveld Informatie-uitwisseling • Wees binnen communicatieoperatie inzake persvoorlichting als aanspreekpunt bereikbaar • Ontvang van contactpersoon informatie over gang van zaken en activiteiten inzake persvoorlichting CoPI • Ontvang van contactpersoon alle voor persvoorlichting relevante en beschikbare informatie • Ontvang van contactpersoon informatie over gang van zaken binnen de crisisorganisatie • Ontvang van contactpersoon informatie over aanpak, voortgang, producties, resultaten publieksvoorlichting • Rapporteer contactpersoon over producties, adviezen, verzoeken, vraagpunten vanuit domein persvoorlichting • Rapporteer contactpersoon over voortgang en afdoening werkafspraken en lopende zaken persvoorlichting • Rapporteer contactpersoon over stagnaties bij de taakuitoefening, inclusief voorstellen deze te ondervangen • Informeer medewerkers in algemene zin over gang van zaken binnen de crisisorganisatie • Informeer medewerkers over communicatieoperatie (organisatie, aanpak, voortgang, producties, resultaten)


Aanpassingsvermogen Besluitvaardig

24 24

o o

Delegeren Resultaatgericht

o o

Sensitief Vasthoudend

o

Voortgangsbewaking




Functie:

Persvoorlichter

Contactpersoon:


Aandachtsveld Woordvoering • Beantwoord telefonisch mediavragen, verzoeken tot interviews, vragen over faciliteiten voor media • Informeer media aan de hand van aangereikte informatie over: o o o o


o o o o


• Informeer media tijdig, eenduidig, kernachtig, concreet (ook over wat je niet weet en in een taal die je beheerst) • Antwoord conform aangereikte woordvoeringslijn (antwoord op (te verwachten) vragen, meningen, commentaar) • Informeer media over plaats en aard van eerstvolgende officiële persmomenten • Handel inzake mediaverzoeken conform afgegeven richtlijnen of na overleg met contactpersoon • Informeer contactpersoon over (dreigende) conflicten met of vijandigheid vanuit de media • Organiseer in opdracht van contactpersoon bijeenkomsten als persinterview, -briefing, -conferentie, -bezoek • Rapporteer contactpersoon over werkzaamheden (zoals vragen, antwoorden, afspraken, ontmoetingen) Aandachtsveld Perscentrum • Organiseer faciliteiten in perscentrum: werkplekken, zaalindeling, apparatuur, gastheerschap, controle & registratie • Help / begeleid media om ‘persmomenten’ bij te wonen, opnames te maken, interviews af te nemen • Bereikbaar als ‘aanspreekpunt’ voor mediaverzoeken, -wensen, -klachten over organisatie en faciliteiten • Richt informatiepunt in waar media documentatie krijgen aangereikt en met hun vragen terecht kunnen • Begeleid ‘autoriteiten’ in vinden van hun weg binnen het perscentrum • Schakel, na toestemming contactpersoon, tolken in • Beslecht geschillen over toegang en over gebruik van de beschikbare faciliteiten • Vervul administratieve taken als fotokopiëren, laten invullen van presentielijsten, controleren van perskaarten • Rapporteer contactpersoon over gang van zaken in perscentrum (inhoudelijk en procesmatig) Aandachtsveld Schrijven & Redigeren • Schrijf, op verzoek van contactpersoon, persberichten, persverklaringen, spreekteksten (speeches, mededelingen) • Schrijf, op verzoek van contactpersoon, actuele nieuwsberichten voor publicatie op www.gemeente.nl / www.crisis.nl • Schrijft op basis van een briefing officiële toespraken of zorgt ervoor dat deze (extern) geschreven worden


25

Analytisch Accuraat

o o

Aanpassingsvermogen Dienstverlenend

o o

Overtuigingskracht Resultaatgericht

o





Functie:

Contactpersoon Rampenzender

Contactpersoon:


Aandachtsveld Afspraken • Ontvang van contactpersoon opdracht regionale omroep (wederom) in te schakelen als rampenzender • Meld regionale omroep op welk moment zendtijd conform convenant Rampenzender wordt gevorderd • Zie er op toe dat de hoofdredactie iemand vrijstelt voor werkzaamheden van de omroep als Rampenzender • Benadruk dat het gevorderde zendtijd betreft: regionale omroep biedt faciliteiten en overheid produceert inhoud • Stem plaats, tijdstip, frequentie, vorm van uitzending continue af met de regionale omroep • Evalueer periodiek met de regionale omroep het verloop van deze (af)gedwongen samenwerking Aandachtsveld Informatie-uitwisseling • Ontvang van contactpersoon inhoud die namens de crisisorganisatie dient te worden uitgezonden • Ontvang van contactpersoon instructie wie de inhoud via de rampenzender voor het voetlicht brengt • Rapporteer contactpersoon na elke uitzending over inhoud, presentatie en proces • Rapporteer contactpersoon periodiek over ervaringen met de regionale omroep in haar rol van rampenzender


Aanpassingsvermogen Dienstverlenend

26 26

o o

Initiatief

o

Overtuigingskracht

o

Resultaatgericht




Functie:

Coördinator Publieksvoorlichting

Contactpersoon:


Aandachtsveld Aansturen • Ontvang van contactpersoon instructies, aanwijzingen, opdrachten inzake organisatie / aanpak publieksvoorlichting • Categoriseer groepen (zoals getroffenen, betrokkenen, publiek) en concretiseer per groep de informatiebehoefte • Maak overzicht van plekken waar uiteenlopende groepen informatie zoeken en zich met hun vragen melden • Coördineer informatieverstrekking (productie en verspreiding) gericht op doelgroepen publieksvoorlichting • Aanvaard gemaakte afspraken en procedures (zoals convenanten, contracten) als kaderstellend; en handel ernaar • Wijs functies/aandachtsvelden publieksvoorlichting toe aan medewerkers die contactpersoon beschikbaar stelt • Instrueer aan hand van functieomschrijvingen medewerkers over werkzaamheden, opleverniveau, rapportagewijze • Reik medewerkers voor de publiekscontacten relevante informatie aan: o o o o


o o o o


• Meld medewerkers dat informatie per direct en overzichtelijk wordt aangereikt op het moment dat het beschikbaar is • Meld medewerker die om informatie vraagt erop, dat op dat moment beschikbare informatie is aangereikt • Meld medewerkers dat als informatie niet voorhanden is, dat het antwoord is op publieksvragen • Vorm mede op basis van rapportages medewerkers beeld van publiekscontacten en pas, zonodig, instructies aan • Signaleer stagnaties die een effectieve en efficiënte taakuitoefening van medewerkers belemmeren • Controleer voortgang werkzaamheden van elke medewerker, stuur bij, ondersteun en corrigeer waar nodig • Versterk de bezetting tijdig met mensen van verschillende culturele achtergrond of die vreemde talen beheersen • Heb oog voor werkdruk, emotionele druk van medewerkers en neem indien nodig passende maatregelen • Draag medewerkers bij contactpersoon voor vervanging voor die in- of contraproductief presteren Aandachtsveld Informatie-uitwisseling • Wees binnen communicatieoperatie inzake publieksvoorlichting als aanspreekpunt bereikbaar • Ontvang van contactpersoon alle voor publieksvoorlichting relevante en beschikbare informatie • Ontvang van contactpersoon informatie over gang van zaken binnen de crisisorganisatie • Ontvang van contactpersoon informatie over aanpak, voortgang, producties, resultaten persvoorlichting • Rapporteer contactpersoon over producties, adviezen, verzoeken, vraagpunten vanuit publieksvoorlichting • Rapporteer contactpersoon over voortgang en afdoening werkafspraken en lopende zaken publieksvoorlichting • Rapporteer contactpersoon over stagnaties bij de taakuitoefening, inclusief voorstellen deze te ondervangen • Informeer medewerkers in algemene zin over gang van zaken binnen de crisisorganisatie • Informeer medewerkers over communicatieoperatie (organisatie, aanpak, voortgang, producties, resultaten)


27

Aanpassingsvermogen Besluitvaardig

o

Groepsgericht leidinggeven

o o

Sensitief Resultaatgericht

o o

Vasthoudend Voortgangsbewaking




Functie:

Publieksvoorlichter

Contactpersoon:


Aandachtsveld Middelen • Stel op plekken waar zich groepen melden continue accurate informatie ter beschikking over onder meer: o o o o


o o o o


• Informeer groepen tijdig en op passende wijze over wat ze moeten weten • Stem de informatie in toon, inhoud, vorm en taal af op de beoogde groepen en op de ingezette middelen • Produceer in opdracht van contactpersoon instrumenten en middelen (flyers, bijeenkomsten, informatieborden etc.) • Rapporteer contactpersoon over de voortgang en resultaten eigen werkzaamheden • Beantwoord, in opdracht van contactpersoon, publieksvragen die langs elektronische weg zijn binnengekomen Aandachtsveld Telefonische Publieksinformatie (eigen centrale, 0800-1351) • Onderhoud contact met telefonisten in crisisorganisatie over opvangen, doorsluizen en beantwoorden van vragen • Schrijf telefoonscripts voor telefonisten in de vorm van Q&A’s en factsheets en reik deze aan bij callcenter • Reik callcenter antwoorden aan waarmee telefonisten ongeacht de vragen uit de voeten kunnen • Reik callcenter benodigde contactgegevens aan (telefoonnummers, adressen) om te kunnen doorverwijzen • Actualiseer continue de Q&A en factsheets op basis van aangereikte of anderszins beschikbare informatie • Laat callcenter rapporteren (kwalitatief en kwantitatief) over opgevangen en afgehandelde gesprekken • Verzamel en orden relevante informatie op basis waarvan callcenter de telefonisten bijstuurt • Onderhoud continue contact met callcenter om beschikbare informatie uit te wisselen • Rapporteer contactpersoon over vijandigheid vanuit het publiek, over onrustgevoelens en geruchten Aandachtsveld Contactpersoon Gemeentelijke Actiecentra (zoals CRIB, CRAS, Opvang & Verzorging) • Organiseer contacten met actiecentra zo dat inzichtelijk is welke communicatievraagpunten zich voordoen • Bereikbaar voor hoofden actiecentra als ‘aanspreekpunt communicatie’ (in persoon, telefonisch, per e-mail) • Reik hoofden actiecentra communicatievragen en -verzoeken vanuit communicatieoperatie aan • Verstrek hoofden relevante publieksinformatie voor hen die de actiecentra onder hun hoede hebben • Ondersteun hoofden met betrekking tot zichtbaarheid en communicatieve afbreukrisico van hun taakuitoefening • Overleg met contactpersoon over door hoofd(en) gewenste communicatieve ondersteuning • Lever, na toestemming van contactpersoon, hoofd(en) communicatieve ondersteuning; leg afspraken vast • Rapporteer contactpersoon over vijandigheid vanuit het publiek, over onrustgevoelens en geruchten • Rapporteer contactpersoon over voor communicatie relevante informatie binnen actiecentra: omstandigheden, cijfers, feiten, onrustgevoelens, geruchten, beeldvorming, gevoeligheden, onbeantwoorde vragen


Dienstverlenend Discipline

28 28

o o

Empathie Omgevingsbewust

o

Organiseren eigen werk

o


o





Functie:

(Web)redacteur

Contactpersoon:


Aandachtsveld Beheer • Inventariseer intranet-, internetsites van overheden en hulpverleningsdiensten waar crisisinformatie wordt gezocht • Bepaal in overleg met contactpersoon wat de ‘officiële crisissite’ is van de crisisorganisatie (veelal www.crisis.nl) • Laat op alle geïnventariseerde sites een verwijzing plaatsen naar de op dat moment ‘officiële crisissite’ • Activeer contentmanagementsysteem van de voor dat moment als ‘officiële crisissite’ gecommuniceerde URL • Organiseer dat daartoe geëquipeerde(n) periodiek rapporteren over kwantitatieve gegevens inzake bezoekers • Rapporteer contactpersoon periodiek over kwantitatieve en kwalitatieve stand van zaken crisissite • Herorden periodiek de geplaatste informatie met het oog op toegankelijkheid, overzichtelijkheid en actualiteit • Reik desgevraagd geplaatste informatie digitaal aan anderen in communicatieoperatie aan voor hun doeleinden Aandachtveld Schrijven & Redigeren • Schrijf verwijzingstekst naar ‘officiële crisissite’, bedoeld voor andere sites waar crisisinformatie wordt gezocht • Ontvang vanuit communicatieoperatie aangereikte teksten en illustraties, redigeer en plaats deze op de crisissite • Herschrijf aangereikte teksten in berichten met enkelvoudige inhoud en plaats meest recente bericht bovenaan • Plaats proactief onderwerpen waarover bezoeker informatie zoekt. Actualiseer op basis van beschikbare informatie • Ontvang van contactpersoon Q&A’s en plaats deze op de crisissite • Actualiseer continue de geplaatste Q&A op basis van aangereikte of anderszins beschikbare informatie


29

Accuraat Initiatief

o


o

Resultaatgericht

o

Schriftelijk communicatie



Beschrijving van de competenties Communicatieprofessionals worden geacht over de benodigde competenties* te beschikken om de toegedichte werkzaamheden tijdens de operatie uit te voeren op een vooraf afgesproken prestatieniveau. We onderscheiden generieke competenties van functiespecifieke competenties. Generiek betekent dat iedere communicatieprofessional over die competenties dient te beschikken, ongeacht de rol die moet worden vervuld. Functiespecifiek heeft betrekking op die competenties die nodig zijn om juist die rol goed te kunnen vervullen.

Generieke Competenties - Loyaliteit: Stemt gedrag af op doelen, prioriteiten crisisorganisatie; maakt eigen belang daaraan ondergeschikt. - Positie & verantwoordelijkheid: Kent verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de ‘kolommen’ binnen de crisisorganisatie en daarbinnen de eigen hiërarchische inbedding, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. - Professionaliteit: - Beschikt over communicatiekennis, -inzicht, -vaardigheden en –ervaring om de opgedragen taken te vervullen en kan tijdens taakuitvoering richtlijnen/procedures hanteren en gebruikmaken van beschikbare hulpmiddelen. - Communiceert onder tijdsdruk sociaalvaardig en effectief en brengt feiten, ideeën en meningen over in betekenisvolle bewoordingen.

Hierna staan de functiespecifieke competenties in alfabetische volgorde. In elk van de competentieprofielen staat welke competenties specifiek aan die rol worden toegedicht.

*

31

Onder een competentie verstaan we de bekwaamheid, bestaande uit attituden, kennis en vaardigheden, die iemand in staat stelt om resultaatgericht te handelen in (soms onverwachte) werksituaties. ‘Bekwaamheid’ verwijst naar weten wanneer (niet) te handelen; ‘attitude’ verwijst naar het geheel van sociaalnormatieve waarden: eigenschappen die de persoon in staat stellen werk te verrichten binnen geldende verhoudingen; ‘kennis’ verwijst naar weten wat, hoe en waarom; ‘vaardigheden’ verwijst naar hoe te handelen.Onder een competentie verstaan we de bekwaamheid, bestaande uit attituden, kennis en vaardigheden, die iemand in staat stelt om resultaatgericht te handelen in (soms onverwachte) werksituaties. ‘Bekwaamheid’ verwijst naar weten wanneer (niet) te handelen; ‘attitude’ verwijst naar het geheel van sociaalnormatieve waarden: eigenschappen die de persoon in staat stellen werk te verrichten binnen geldende verhoudingen; ‘kennis’ verwijst naar weten wat, hoe en waarom; ‘vaardigheden’ verwijst naar hoe te handelen.



Functiespecifieke Competenties - Aanpassingsvermogen Blijft doelmatig handelen door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen. - Accuraat Werkt nauwkeurig en foutloos en voert taken grondig, geordend en zorgvuldig uit. - Analytisch Signaleert problemen; herkent belangrijke informatie; legt verbanden tussen gegevens. Spoort mogelijke oorzaken op; zoekt naar relevante gegevens. - Besluitvaardig Neemt op basis van beoordelingen beslissingen en zet die om in acties. - Delegeren Deelt taken, beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze toe aan de juiste medewerkers; maakt efficiënt gebruik van tijd en vaardigheden. - Discipline Voegt zich naar het beleid en/of de procedures van de organisatie. Zoekt bij onduidelijkheden of veranderingen bevestiging bij de juiste autoriteit. - Dienstverlenend Vervult een bemiddelende rol en is in zijn schakelfunctie beschikbaar, bereikbaar en bereid. - Empathie Leeft zich in anderen in zonder daaraan een waardeoordeel te verbinden. - Groepsgericht leidinggeven Geeft richting en sturing aan een groep medewerkers in het kader van hun taakvervulling; brengt samenwerkingsverbanden tot stand en kan die handhaven. - Initiatief Signaleert pro-actief kansen en problemen, doet voorstellen, draagt oplossingen aan en onderneemt uit eigen beweging actie of zet acties in gang. - Omgevingsbewustzijn Is geïnformeerd over organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen, heeft zicht op de formele en informele verhoudingen en kan kennis/inzicht effectief benutten in de (politiek-bestuurlijke) context waarbinnen de werkzaamheden moeten worden uigevoerd. - Oordeelsvorming Trekt op basis van beschikbare informatie juiste en realistische conclusies. - Organiseren van eigen werk Richt activiteiten, beschikbare tijd en energie op de hoofdzaken en acute problemen. - Overtuigingskracht Verkrijgt voor een standpunt instemming op basis van de juiste argumenten en methoden. - Plannen en organiseren Bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten; geeft benodigde tijd, acties en middelen aan om bepaalde doelen te kunnen bereiken. - Resultaatgericht Is actief gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen en toont de bereidheid om in te grijpen bij tegenvallende resultaten. - Sensitief Onderkent gevoelens en behoeften van anderen, laat anderen in hun waarde, onderkent invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere onderdelen van de organisatie; onderkent (politiek-bestuurlijke) belangen. - Schriftelijke communicatie Legt standpunten, besluiten en afspraken voor anderen eenduidig vast in duidelijke taal. - Vasthoudend Blijft bij een bepaald actieplan of opvatting totdat het beoogde doel bereikt is of ophoudt redelijkerwijs bereikbaar te zijn. - Voortgangsbewaking Stelt procedures op en bewaakt die om de voortgang van taken of activiteiten en verantwoordelijkheden zeker te stellen.

32



Colofon

Uitgave

Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC) Directie Crisisbeheersing Directoraat-generaal Veiligheid Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 2500 EA Den Haag [email protected] www.minbzk.nl www.risicoencrisis.nl

Productiebegeleiding, ontwerp en print

Directie Communicatie en Informatie/ Grafische en Multimediale Diensten September 2007 (c) Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend. Vermenigvuldigen van informatie uit deze publicatie is toegestaan, mits deze uitgave als bron wordt vermeld.


Competentieprofielen crisiscommunicatie (versie 1.0)

Recommend Documents