CompAkta. számlázó, számlakezelő és pénzügyi nyilvántartó rendszer. Felhasználói leírás. Budapest, október 5. Számadó Kft

CompAkta számlázó, számlakezelő és pénzügyi nyilvántartó rendszer Felhasználói leírás

Budapest, 2010. október 5.

Számadó Kft. www.compakta.hu

Kedves Ügyfelünk, Üdvözöljük Önt abból az alkalomból, hogy a CompAkta számlázó, számlakezelő és pénzügyi nyilvántartó rendszert választotta. Reméljük, hogy termékünk beváltja a hozzá fűzött reményeket, és vállalkozásának ügykezelése könnyebbé gyorsabbá, és még áttekinthetőbbé válik. A termékünk létrehozását az a felismerés hozta életre, hogy a sokéves munkánk során több ezer vállalkozásnál jártunk, és nyertünk kisebb, vagy nagyobb mértékben bepillantást abba, hogyan kezelik és tartják nyilván cégük napi számviteli eseményeit. Minden vállalkozás kivétel nélkül kitalálta azt a megoldást, mellyel saját maga a legjobban át tudja tekinteni a folyamatokat. Erre a legkülönfélébb megoldások jöttek létre. Számlát minden vállalkozás készít, ki ilyen, ki olyan megoldással, van, aki kézi számlatömbbel, van aki szoftverrel. A bejövő számlák nyilvántartása már bonyolultabb feladatnak tűnik. Szinte minden vállalkozás a könyveléstől függetlenül saját szállítói számlanyilvántartást vezet, főleg abból a célból, hogy követni tudja, hogy mikor kinek mennyivel tartozik. Ezért a beérkezett szállítói számlák adatait valamilyen módon nyilvántartásba veszik. Erre vagy létrehoznak valamilyen Excel táblázatot, vagy kézzel vezetett nyilvántartást alkalmaznak, vagy más megoldást. Néha be is szkennelik a számla képét. Majd a bankkivonatokat, illetve az azokon lévő adatokat is valamilyen módon kezelni kell, hiszen erről lehet pontosan kiolvasni, hogy melyik számla került megfizetésre. A házipénztár kezelése szokott még feladat lenni, a legtöbb esetben ezt is pontosan kezelik, többnyire valamilyen egyedi nyilvántartást létrehozva. Esetenként erre, vagy arra a feladatra használnak még valamilyen szoftvert is. Arra azonban nem láttunk példát, hogy mindezeket a feladatokat egy szoftverben oldanák meg (kivéve azokat a vállalkozásokat, ahol a teljes ügymenet már valamilyen Vállalatirányítási szoftverre lett átültetve). A CompAkta termékünkkel egy olyan szoftveres megoldást kívántunk létrehozni, amivel mindezeket a feladatokat egyetlen számítógépes programmal lehet kezelni, valamennyi folyamatot így egységes szerkezetben lehet látni, és kezelni. A CompAktával tehát a következő funkciókat lehet végezni:  Vevőszámla készítés (a törvényi előírásoknak teljes egészében eleget téve), Kp-s és átutalásosat egyaránt  Szállítói számlák iktatása, és nyilvántartásba vétele. (saját döntés szerinti opció, hogy a beérkezett szállítói számlákat a rendszerbe beszkenellik-e, és így a számla digitális képét a rendszer adatbázisában tárolják, archiválják)  Elektronikus számlák kezelése: o

a beérkezett szállítói elektronikus számlák archiválásáról (mely egyébként törvényi előírás 8 évre) a rendszer gondoskodik

www.compakta.hu

o

A szükséges elektronikus aláírás és időbélyegző beszerzésével a rendszer automatikusan alkalmassá válik elektronikus számla kibocsátására.

 Pénzügyi nyilvántartás kezelése, tehát annak a kezelése, hogy mely vevői és mely szállítói számlák kerültek már megfizetésre, és melyek azok, amik még nyitott egyenleget mutatnak  Ennek a biztosításához: o

Bankkivonatok kezelése: A bankkivonatok adatainak rögzítése

o

Házipénztár kezelése teljeskörűen, vagy csak a számlák megfizetéséhez kapcsolódó tételek rögzítésével.

 Munkaszámok kezelése: amennyiben Ön a vállalkozásában különféle eseményekkel kapcsolatos adatokat egymástól elkülönítve kívánja vizsgálni, így erre a munkaszámok adnak kényelmes lehetőséget. Ilyenek lehetnek telephelyek, üzletágak, üzletkötők, részegységek forgalmának, és költségeinek elkülönítése annak érdekében, hogy azokat a megfelelő kimutatásokban is elkülönítve lehessen feltüntetni. Mindezeket a feladatokat a rendszer egy egységes rendszerben kezeli. Termékünk összeállításakor igyekeztünk azt a lehető legegyszerűbbre kialakítani, de figyelembe vettük azt is, hogy ha túl kevés funkcióra készítjük fel, akkor sokaknak esetleg „kevés” lesz a szoftver tudása. Ezért úgy döntöttünk, hogy lesznek benne olyan menüpontok, amiket esetleg néhányan nem fognak használni. Ha pl. az Ön vállalkozásában nincsenek devizás események, akkor Ön természetesen nem fogja használni ezeket a funkciókat. A többi funkció azonban ezek használata nélkül is elvégzi a feladatát, tehát nincs arról szó, hogy mindent használni kellene. Valójában szinte tetszés szerint el lehet dönteni, hogy a termékbe beépített, és a leírásban részletezett funkciók közül Ön melyeket kíván használni. További lehetőség, hogy amennyiben az Ön könyvelője a SZÁMADÓ valamelyik termékével könyvel, akkor számára az Ön által rögzített adatok egyetlen gombnyomással elküldhetőek, így biztosítva az Ön által vezetett ügyvitel és a könyvelés közötti kapcsolatot és állandó adat egyezőséget.

További információkért forduljon a SZÁMADÓ Kft. értékesítéséhez 06-1-215-0256, vagy látogasson el a www.compakta.hu weboldalra.

www.compakta.hu

Tartalomjegyzék Ügyfeleink segítése.................................................................................................... 6 Ügyfélszolgálati támogatás ...................................................................................... 6 A program menürendszere...................................................................................... 8 Belépés a Programba ............................................................................................... 9 Menürendszer ........................................................................................................... 9 Ügyfél kezelés ............................................................................................................ 9 Bizonylatok kezelése ................................................................................................................ 9 Egyszerűsített bankkönyvelés ................................................................................................ 13 Partner menedzser .................................................................................................................. 16 Bizonylat menedzser .............................................................................................................. 18 Tételtörzs Karbantartás .......................................................................................................... 18 Partnertörzs Karbantartás ....................................................................................................... 26 Átutalások készítése ............................................................................................................... 31 Listák .......................................................................................................................................... 33 Nyitott tételek ......................................................................................................................... 33 Összesített kintlevőségek ....................................................................................................... 33 Bank és pénztár jelentés ......................................................................................................... 34 Felhasználói listák .................................................................................................................. 35 Felhasználói listák .................................................................................................................. 37 Gyorsjelentés .......................................................................................................................... 38 Munkaszámok kezelése: ............................................................................................................. 38 Munkaszámtörzs karbantartás ................................................................................................ 38 Munkaszám lista partnerek szerint ......................................................................................... 41

Deviza kezelés ......................................................................................................... 41 Deviza árfolyamok karbantartása ........................................................................................... 41 Kartonok devizában.................................................................................................................... 42 Folyószámla kipontozás ......................................................................................................... 42 Nyitott tételek listája .............................................................................................................. 42 Árfolyam eltérések ................................................................................................................. 42

Dokumentum kezelés - szállítói számlák iktatása .............................................. 42 Adatállomány szerviz ............................................................................................. 47 Cégadatok karbantartása ........................................................................................................ 47 Adatok mentése ...................................................................................................................... 48 Adatok visszamentése ............................................................................................................ 49 Év zárása-nyitása .................................................................................................................... 49 www.compakta.hu

Szövegkezelő .......................................................................................................................... 51 Adatbázis elemzés .................................................................................................................. 51

Program beállítások ............................................................................................... 52 Bejelentkezett felhasználók .................................................................................................... 52 Naptár ..................................................................................................................................... 52 Bérleti kódok beírása .............................................................................................................. 52 Felhasználói engedély frissítése ............................................................................................. 53

Folyamatok.............................................................................................................. 54 Vevői előleg banki beérkezésének rögzítése .............................................................................. 54

www.compakta.hu

CompAkta felhasználói leírás

6

Ügyfeleink segítése

Igyekeztünk ezt a termékünket annyira egyszerűre készíteni, hogy oktatás, tanítás nélkül is használatba lehessen venni. Paraméterezni nem kell -nem is lehet felhasználói oldalról - és a funkciók is többnyire átlagosak, és egyértelműek. Tisztában vagyunk azonban azzal, hogy nincs az az egyszerű program, amit ne kelljen megtanulni, és valahogy megbarátkozni vele. Éppen ezért több módon is igyekszünk segíteni a felhasználóinkat. Ezek a következők: 1. Igyekeztünk egy részletes funkcionális leírást készíteni a kezelésről, és az egyes műveletekről. Ezt a leírást egyrészt a program megvásárlásakor elküldtük pdf formátumban, másrészt letölthetővé tesszük az Internetről a program weboldalán (www.compakta.hu ), de ugyanez megtalálható a programmal egyidőben települő Tudásbázis nevű ügyfélsegítő súgó programban is. 2. Készítettünk bemutató filmeket, amiket szintén el lehet érni a program weboldaláról, a www.compakta.hu-ról . Amennyiben rendszermérnök kollegánk segítségét szeretné kérni akár a telepítésben, akár egy helyszíni oktatásban, külön díjazás ellenében (a SZÁMADÓ hivatalos árlistája alapján, ami a www.szamado.hu webalpon található) szívesen állunk rendelkezésére. Ügyfélszolgálati támogatás Ehhez a termékhez távolról nyújtott segítséget biztosítunk ügyfeleink számára. Amennyiben Önnek az ügyfélszolgálat segítségére van szüksége, akkor kérjük, hogy a program bármely súgó legördülő menüjéből válassza ki az „eÜgyfélszolgálat” funkciót.

Ennek hatására kapni fog egy esemény bejelentő űrlapot, melyet kérünk, hogy töltsön ki, és a lap alján található „Rendben” gombbal küldje el ügyfélszolgálatunk számára. Tanácsadó kollegánk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot.

www.compakta.hu


7

A távolról nyújtott segítség biztosításához a programmal települ egy segédprogram, amit Ön indíthat el, amikor az ügyfélszolgálati tanácsadó kollega ezt Öntől kéri. Ennek a segítségével a kollegánk látja az Ön számítógépén megjelenő képet, és be is tud avatkozni, ha erre szükség van. Vagyis, úgy tud távolról segítséget nyújtani, mintha kiment volna az Ön telephelyére, és leült volna ön mellé az Ön számítógéphez.

A programba beépítésre került egy kis program, amit akkor kell használni, ha az ügyfélszolgálat be szeretne jelentkezni az Ön számítógépére. Ilyenkor az ügyfélszolgálatos kollega távolról tudja kezelni az Ön számítógépét úgy, mintha ott ülne a gép előtt, és eközben Ön is látja, hogy ő mit csinál. Ilyenkor a "Távsegítség kérése" opciót kell elindítani, és megvárni, míg az alábbi ablak megjelenik:

www.compakta.hu


8

Az ID mezőben meg fog jelenni egy számsor, kérjük, hogy a kollegának ezt a szóközöket is bemondva diktálja be.

A program menürendszere

A programba belépve az alábbi ablakot kapjuk. A „Cégnév” mezőben ki kell választanunk azt a céget, amiben éppen dolgozni kívánunk. Ennek a lényege az, hogy a programmal tetszőleges számú céget lehet kezelni. (az alapdíj tartalmazza a számlakészítéshez szükséges szoftverfejlesztői nyilatkozatot is, a további cégekhez azonban további nyilatkozatokra van szükség, melyet csekély díj ellenében a SZÁMADÓ ügyfélszolgálata megküldi) A Felhasználó mezőben a belépett felhasználó neve látható, ami nem feltétlenül azonos a belépési névvel. Az Év mezőbe azt az évet kell beírni, amelyik gazdasági évben kívánunk dolgozni. Ennek kiemelt jelentőség lehet a gazdasági évek elején, amikor az új évben is kell már dolgozni, de a korábbi évben is vannak még feladatok. A Belépés ideje megmutatja, hogy mikor történt a belépés a rendszerbe. A bal oldali menüben tálalhatóak azok a fő csoportok, melyek alatt (a faágra rákkatintva) a középső részben megjelennek az egyes elindítható funkciók. A legtöbb, a napi munkával kapcsolatos funkció az első, „ügyfél kezelés” menü alatt található.

www.compakta.hu


9

Belépés a Programba Az alábbi felületen történik:

Belépési Név: Felhasználó Jelszó: (üresen kell hagyni) A belépési jelszót meg tudja változtatni, ha belépett a rendszerbe. Ott a főmenüben "Funkciók" legördülő menüből a jelszó megváltoztatása ponttal az alábbi ablakban van erre mód:

Menürendszer

Az alábbiakban a teljes menürendszert soroljuk fel, ahol menüpontonként találja a hozzájuk tartozó leírásokat.

Ügyfél kezelés

Bizonylatok kezelése

Ez az egyik legfontosabb menüpont. A legtöbb adatbevitel itt történik. Itt lehet rögzíteni vevői számlákat, bevételi és kiadási pénztárbizonylatot, stornó számlát, és megtekinteni a szállítói számlák adatait. Belépéskor a következő un. „előválasztó” ablakot kapjuk:

www.compakta.hu


10

Itt ki kell választani, hogy milyen eseményt kívánunk rögzíteni. Amennyiben korábban már beléptünk a menüpontba, és bizonylatot, pontosabban bizonylat típust szeretnénk váltani, a „Karbantartó legördülő menüben” ki kell választani a számlázás, vagy a számlázás devizában opciót, attól függően, hogy milyen bizonylatot kívánunk rögzíteni. Ebben az ablakban ki kell választani azt a bizonylati típust, vagy más néven nevezve azt a gazdasági eseményt, amit rögzíteni kívánunk. Ezután a program belép a Bizonylatok kezelése nevű menüpontba, és felveszi a kiválasztott eseményhez kapcsolódó beállításokat. A programban minden bizonylat fej és tétel adatokból áll. A fej adatokban van a bizonylat partnere, a dátum adatok, a fizetési mód és határidő, stb. A tétel adatokban a számlák tételei lesznek, így a nettó érték, annak áfa alap %-a, és az áfa tétel. Az előválasztó ablakban a megfelelő bizonylat típusának kiválasztása után az a felhasználói felület -ablak - jelenik meg, amiben a bizonylat fejét lehet rögzíteni.

www.compakta.hu


11

Adatmezők leírása: Alapadatok fül: Bizonylatok mezőben: Típus: A rendszer automatikusan adja, mégis a későbbi kényelmes kezelés érdekében érdemes megjegyezni: 0 - Egyéb bizonylat: ebben a rendszerben nem használjuk 1 - Vevő számla: minden vevői számla 2 - Szállító számla: minden szállítói számla. Ide a rendszerben a dokumetnum kezelőből automatikusan kerülnek be a szállítói számlák a jóváhagyás után. Ezért itt nem is lehet új szállítói számlát rögzíteni. Ez a lehetőség azért került mégis fel ide, hogy az iktatórendszerből a jóváhagyással automatikusan létrejövő bizonylatotokat meg lehessen nézni. 3 - Vevő jóváírás: vevői jóváíró számlák, és banki kiegyenlítések 4 - Szállító terhelés: Szállítói jóváíró számlák és banki kiegyenlítések 5 - Egyéb jóváírás: Pl: bankrögzítéskor az egyéb bevételek, mint pl. banki kamat 6 - Egyéb terhelés: Pl: bankrögzítéskor az egyéb kiadások, mint pl. bankiköltség 7 - Pénztár jóváírás: Más néven: bevételi pénztárbizonylat 8 - Pénztár terhelés: Más néven: kiadási pénztárbizonylat 9 - Stornó: Számla stornírozása 10 - Megrendelő (vevő): ebben a rendszerben nem használjuk 11 - Megrendelő (szállító): ebben a rendszerben nem használjuk 12 - Szállítólevél (ki): ebben a rendszerben nem használjuk 13 - Szállítólevél (be): ebben a rendszerben nem használjuk 14 - Tervezési bizonylat: ebben a rendszerben nem használjuk

www.compakta.hu


12

Bizonylatok mezőben: Szám: Ez az adott bizonylat száma. Ebben a termékben a rendszer gondoskodik valamennyi bizonylat automatikus sorszámozásáról. Valamennyi bizonylat más-más egy vagy két kezdőbetűvel jelölődik, majd a következő 2 karakteren a kibocsátás évszámának utolsó két karaktere van, így tehát 2010-bwen egy vevő számla így kezdődik: VE10 majd a további négy karakteren egy tovafutó sorszámmal számozza a bizonylatokat. A bevételi pénztárbizonylatok első (un. vezérlő) karaktere $ jel, míg a kiadásiké a %, végül a storno bizonylatok ST-vel kezdődnek. A mezőbe nem lehet belépni, tartalma automatikusan töltődik fel. Bizonylatok mezőben: Dátum: Ez a mező a bizonylat dátuma. Ez a mező nem írható ebben a rendszerben, a program automatikusan adja a tárgynapi dátumot. Ügyfél mező Ide a partner kódját kell beírni, de inkább a képernyős segédlistából kiválasztani (a segédlistát vagy a „lista”) képernyős gombbal, vagy az F6 billentyűvel kapjuk meg. A kód beírása után a program a partner legfontosabb adatait itt megjeleníti. Fizetés mezőben: Módja Itt választjuk ki, hogy a bizonylat milyen fizetési móddal kerül, illetve kell, majd kerüljön kiegyenlítésre. Az ablak egérrel, vagy F4 billentyűvel lenyitható. Fizetés mezőben: Határideje A fizetési határidő kell ide beírni. Vevői és szállítói számlák esetében ez egyértelmű, a Kp-es bizonylatok esetében a tárgynapot kell beírni, vagy üresen is lehet hagyni. Hivatkozás mezőben: Típus: A hivatkozás azt jelenti, hogy az éppen kiállításra kerülő bizonylatom egy a rendszerben már korábban rögzített másik bizonylattal van kapcsolatban, és azt a kapcsolatot (relációt) itt lehet, sőt kell a programmal tudatni. Pl. ha egy egyébként szállítói számla valamiért mégis Kp lesz kiegyenlítve, akkor a kiadási pénztárbizonylat azonosítói kerülnek az eddig ismertetett mezőkbe, de itt a Hivatkozás mezőkben kell megadni, hogy melyik az a szállítói számla, amit most fizettek meg. Fontos, hogy a hivatkozás egy korábbi bizonylatra csak akkor érvényes, ha a típus-számdátum mező is ki vannak töltve, és ilyen azonosítójú (tehát ilyen típussal, számmal és dátummal) létezik a rendszerben bizonylat Hivatkozás mezőben: Szám: A hivatkozott bizonylat száma Hivatkozás mezőben: Dátum: A hivatkozott bizonylat dátuma.

www.compakta.hu


13

Dátumok mezőben: beérkezés: A program tölti ki, a mező tartalma nem változtatható Dátumok mezőben:Teljesítés: A számla, illetve a számlán szereplő gazdasági esemény teljesítésének a dátuma Dátumok mezőben: Könyvelés (analitika): A program tölti ki, a mező tartalma nem változtatható Egyéb rögzítési tulajdonságok: Idegen kód Nincs minden esetben ilyen. Alkalmazása főleg a szállítói számlák kezelése során kap jelentőséget, ugyanis az eredeti számlaszámot a program ide írja be, miközben az alapadatok fülön lévő szám mezőbe a program egy saját („:”-al kezdődő) sorszámot tesz. Egyéni rögzítési tulajdonságok: Minősítés Bizonyos speciális gazdasági eseményeket meg kell tudni jelölni annak érdekében, hogy a program az azokhoz tartozó specialitásokat helyesen kezelje. Ezek megjelölésére való ez a mező, ahol az adott minősítést kell kiválasztani. A használatát később tartalmazza a leírás, ez egyes számlázási eseménynek fejezetben. Egyszerűsített bankkönyvelés

Az egyszerűsített bankkönyvelés funkciót célja, hogy a bankkivonatokat olyan felhasználók is tudják rögzíteni, akik egyébként nem rendelkeznek könyvelési ismeretekkel. A bankkivonatok rögzítése a hagyományos módon indul: Beállítás Egyrészt a system.ini „bankmod” paraméterét „igen”-re kell állítani, másrészt a param.ini [A bank könyvelés paraméterei] -t be kell állítani. Új bankbizonylatot felvitele Az általános módon, lehet elindítani az új bankbizonylat felvitelét. Itt is igaz az a Bizonylat karbantartó-ban megszokott dolog, hogy a „fej” adatok kitöltésénél a kurzor a következő mezőbe ugrik, míg a „tétel” adatok kitöltésénél nem, ott a kurzor továbblépése az Enter leütésére történik.

www.compakta.hu


14

Először a bankbizonylat (bankkivonat) sorszámát kell beírni. Azután be kell írni a kivonat dátumát. Azután be kell írni a devizát (amennyiben devizás bankkivonatot rögzítünk. Ha nem, akkor üresen kell hagyni és át kell lépni a mezőn). A következő mezőbe be kell írni, hogy melyik bankunk melyik folyószámlájának a kivonatát rögzítjük. Ezek főkönyvi számokban is elkülönülnek, ezért a képernyős listában a bank főkönyvi számok listáját kapjuk meg, de a megnevezések is egyértelműek, tehát ez a lépés nem igényel könyvelési ismereteket. Azután be kell írni a bankszámlájára jóváírt összes összeget. Azután be kell írni a bankszámlájáról leemelt (terhelt) összes összeget. Azután be lehet írni azt, hogy a jóváírás során akar-e fillérezni, és ha igen akkor hány helyiértékkel. Azután be lehet írni azt, hogy a terhelés során akar-e fillérezni, és ha igen akkor hány helyiértékkel. E két utóbbi, - azaz, hogy a bankok fillérezzenek -, szerencsére egyre ritkább. Rendszeresen előfordul a devizás forgalomban, a bankköltségekben, a banktól kapott kamatoknál. Ezek a bankkönyvelő „fej” adatai. Ezek kitöltése után kell a „tétel” adatokat kitölteni. Ezután kezdhetjük el rögzíteni a bankkivonat tételeit. Az „Új” gomb megnyomásával, vagy az F1 billentyűvel indíthatjuk az első (majd később a további) sort. Ekkor kapunk egy paraméterezett előválasztó ablakot.

Itt kiválasztjuk, hogy milyen típusú tétel a bankkivonatunkon a következő. A sorra egérrel kattintva, majd a rendben gombot nyomva kezdhetjük el a tétlelt rögzíteni. Ha egy tételt nem tudunk beazonosítani, akkor elegendő csak azt megállapítani, hogy az adott soron a kaptunk pénzt, vagy kifizettünk valamit, és ennek megfelelően egyéb banki bevétel, vagy egyéb banki kifizetés opciót kell kiválasztani. A megfelelő opció kiválasztása után megkapjuk a tételek ablakot:

www.compakta.hu


15

Vevői vagy szállítói számlák megfizetésének rögzítése bankban A cikkód mezőben áll meg a cursor, amire bár nagyon ritkán, de mégis szükség van. Az esetek túlnyomó többségében két enter gombbal jutunk a bizonylat szám mezőbe. Akár szállítói számla kiegyenlítése, akár vevői számla kiegyenlítése történik, itt kérünk egy képernyős listát, és kiválasztjuk azt a számlát, aminek a megfizetése történt. Ekkor a program az adott bizonylat valamennyi azonosítóját beemeli a számla a dátum és az ügyfél mezőbe (a számla mezőbe a hivatkozott bizonylat számát, a dátum mezőbe a hivatkozott bizonylat dátumát, az ügyfél mezőbe pedig a hivatkozott bizonylat ügyfelének a kódját). A deviza mezők üresen maradnak, ha a nem devizás bankrögzítést választottunk és a hivatkozott bizonylat sem devizás. A rendszer az „érték” mezőbe beemeli a hivatkozott bizonylat még fizetetlen értékét, továbbá a munkaszám mezőbe a hivatkozott bizonylat első tételének a munkaszámát. A megjegyzés üresen marad, de Ön ide beírhat megjegyzést, ha kíván. Egyéb banki bevételek és egyéb banki kiadások rögzítése A vevői sé szállítói banki tételekhez képest az a különbség, hogy itt nem kell, és nincs is értelme egy korábbi bizonylatra hivatkozni. Viszont egyetlen tétel sem maradhat ügyfél kód nélkül, a program egyébként nem is engedi. Ezért az ügyfél kód mezőt ki kell tölteni. Általában elegendő a „0” kódot beírni ide. A „0” kódú partner szerepel a minden frissen telepített rendszerben, és ez egy un. technikai partnert jelent. A bankkivonat rögzítésének befejezése A bankkivonatot rögzítésével akkor végeztünk, ha valamennyi tételét felrögzítettük. Ha ezt megtettük, akkor kérnünk kell egy újabb sort, ekkor megkapjuk az előválasztó ablakot, majd ott a pardon gombot kell nyomni, és így visszajutunk a rögzítő felületbe, ahol a „Rendben” gomb ekkor már aktív, és le lehet rögzíteni a bankkivonatot. Ha a „Rendben” gomb nem aktív, akkor valami számszaki hibát véttettünk, amit meg kell keresni, és az adott sort javítani kell. A program

www.compakta.hu


16

azt ellenőrzi, hogy valóban annyi összeget rögzítettünk-e a jóváírásokra és a terhelésekre, amennyit beírtunk az elején a megfelelő mezőkbe.

Partner menedzser

A partnerekhez tartozó legfontosabb adatok gyűjteménye. Tartalmazhat személyes adatokat, kimutatja a legfontosabb gazdasági mutatókat amelyek a partnerhez kapcsolódnak. Egy sikeres tárgyalás hatékony eszköze lehet. Személyes Az ablak felső felében az ügyfél noteszlapja látható. A noteszlapra itt is szabadon írhat adatokat, a legördülő menüben a „Noteszlap / Módosítás” kiválasztása után. Ekkor kapunk egy újabb ablakot, ebbe kell beírni a szöveget, amit meg kívánunk jeleníteni. Az ablak felső menüsávjában a pipa gombra kattintva fejezzük be a beírást, ezután ez a szerkesztő ablak eltűnik, és a szöveg láthatóvá válik. Az ablak jobb alsó felében egy lista látható az ügyfélhez rendelt állományokról és mappákról. Az ügyfélhez kapcsolt állomány ikonjára, vagy nevére kettőt kattintva, azt a rendszer megnyitja, így olvashatóvá, illetve szerkeszthetővé válik. (A lista használatáról a Csatolt állományok kezelése fejezetben olvashat részletesen.) Ezekkel az eszközökkel jól lehet követni az egyes ügyfelekkel folytatott teljes levelezést, a telefonos megbeszélések idejét, esetleg tartalmát, stb Bizonylatok Az adott ügyfél valamennyi bizonylatát megmutatja, bizonylat típus, és bizonylat szám sorrendben. Látható még, hogy a felsorolt bizonylatok közül melyre érkezett kiegyenlítés, és az adott bizonylatnak mennyi az egyenlege. Az egyes bizonylatok (pl. egérrel megjelölt) tételeit az alsó ablakban lehet látni. Azt, hogy az adott bizonylat tétel mezői közül mely adatai jelenjenek meg ebben az alsó ablakban, a legördülő menü „Beállítások / Bizonylat tétel nézet” menüpontjának kiválasztása után megjelenő listában választhatja ki. Ezen a felületen lehetőségünk van még további, a számlákkal kapcsolatos funkciók indításra, kezdeményezésére is. A Partner menedzser / Bizonylat menüpont kiválasztásával, vagy a bizonylat fül alatti területen az egér jobb gombját megnyomva a további lehetőségek közül választhatunk. Ügyfél kapcsolatok fül A Kapcsolatok fülön olyan adatokat lehet rögzíteni a partnerhez, amik egyébként a partnertörzs adatai között nem szerepelnek. Nevezhetjük ezeket kiegészítő adatoknak, olyanoknak, amikre a számviteli folyamatok kezelése során (többnyire) nincs szükség, a vállalkozások egyéb tevékenysége során azonban fontos lehet. Ebbe a felületbe saját tervezésű adat-dobozokat és azon belül adatmezőket is létrehozhatunk a Kapcsolatok adatlap szerkesztő menüpontban. A „gyári” beállításokban „E-számla kézbesítési címek”, „Cégadatok” és „Kapcsolatok” dobozok léteznek. Adatok beírása, szerkesztése:

www.compakta.hu


17

Az ablakban állva a felső soron a „szerkesztés” funkciót elindítjuk:

Ekkor megkapjuk a beviteli ablakot:

www.compakta.hu


18

Itt az egyes mezőket kitöltve haladunk a mezők feltöltésével. Bizonyos adatmezők, és bizonyos adat-dobozok ismételhetőek, attól függően, hogy a Kapcsolatok adatlap szerkesztő menüpontban hogyan lett beállítva. Ha többszörözhető (mert pl. egy kontaktnak több mail címe is van), akkor a kitöltés után a mező utáni „+” jel aktívvá válik. Bizonylat menedzser

Minden adat, amit a bizonylatokról tudni lehet itt megkapható. Az adatkeresés egyik hatékony eszköze. A megjelent adatok szükség szerint állíthatók be, hatékony szűrőkkel szűkíthetők az átvizsgálásra kijelölt bizonylatok. Alapadatok Ezen a fülön három információ található meg: A felső harmadban a bizonylathoz fűzött megjegyzések olvashatóak, alatta a bizonylat tételei láthatóak, legalul pedig a bizonylathoz csatolt dokumentumok listája jelenik meg. Felhasználói adatok Ugyanazok az adatok láthatóak mint a Bizonylat karbantartás program Felhasználói adatok fülén, itt azonban nincs lehetőség a mezők kitöltésére. Tételtörzs Karbantartás

Az alábbi leírásban a teljes rendszer tételtörzs karbantartó funkcióinak a leírását találja. Ezekből számos funkció vagy nem működik ebben a termékben, vagy nem értelmezhető, vagy meg sem jelenik.

www.compakta.hu


19

Kapcsolódó témák kibontása >> A Tételtörzs karbantartás rutin, mint a neve is mutatja a tételek, vagy más néven a cikkek adatainak karbantartására szolgál. A SZÁMADÓ filozófiája szerint a tételtörzs állomány egységes. Pontosabban az adott tétel bármely kapcsolatban szerepelhet, lehet Vevő bizonylaton is, meg Szállító bizonylaton is, stb., stb. Tételként értelmezett egy tétel KSH besorolása is, azaz külön tétel a SZJ kód és a vámtarifa szám is. Maga a Tételtörzs karbantartás lehet új cikk felvétele, vagy egy meglevő cikk adatainak módosítása, bővítése, vagy a tétel kijelölése törlésre. Csak akkor garantált a program helyes működése, ha a tétel kódja ékezet nélküli betűket, számokat és néhány egyéb karaktereket tartalmaz, és a kód első karaktere betű vagy szám. A többi helyen tetszőleges karakterek használhatók. Ebben ez a rutin is teljesen megegyezik a többi hasonló, pl. Munkaszám karbantartás, Partnertörzs karbantartás és társai rutinnal. Ha a korábbi évekből és a DOS verziós adatfeldolgozásból maradt Önnek ékezetes karaktereket tartalmazó kódú tétele, azokat próbálja év végén, vagy az új év megnyitásakor kiváltani ékezet nélküli karaktereket tartalmazó kódúakra. A rutin teljes működéséhez a jelenleg szükséges állományok: CtorzsXX.bdt, CtkiegXX.bdt, szükség szerint a mennyi.bdf és a fieldef.bdt. Az egyes állományokban az XX a könyvelés évét jelenti. Ha az adott cég könyvtára nem rendelkezik mindegyik adatállományból, másolja azt be a Null könyvtárból, ott mindegyik megtalálható, de természetesen évszám nélkül, ezért egészítse ki a fájl nevét az évszámmal. A rutin működik ha hiányzik néhány állomány, akkor azonban hiányoznak egyes lehetőségek (pl. a mennyi.bdt hiánya esetén cikkenként csak egy mértékegység lehetséges). A menü képernyője 5 + 2 lapra tagozódik. Az egyes lapok között vagy az egérrel, vagy az [ALT+TAB] kijelölt vezérlő billentyűk leütésével tud mozogni. A képernyő alsó sorában az adott tételre vonatkozó általános adatok találhatóak: • • •

az érvényesség jelölése, 1-ha érvénye, 0-ha érvénytelen a módosító kódja, ami a Program beállítások / Jelszavak megadása rutinban beállított érték; az utolsó módosítás időpontja.

A képernyő jobb oldalán le/fel nyíllal léptetést vezérlő gombokat talál. Ezt a gombot az egérrel megnyomva a tételkód (cikk-kód) szerinti következő vagy előző tételre (cikkre) lép a rutin. Természetesen a segédlista is működik, és azon belül is ki tudja választani a keresett tételt (cikket), majd az [ENTER]-t leütve a listából a visszalép a jelen képernyőhöz. A segédlistában az érvénytelen cikkek nem jelennek meg (ha a SYSTEM.INI-ben a státusz paraméter nemre van állítva), a jobb oldali fel/le nyíllal viszont rálép a program az érvénytelenített cikkre is. Tételtörzs gyakorlati leírás Új tétel felvétele Az egérrel az “Adatállomány/Uj tétel” vagy az egérrel az Új gomb megnyomása, vagy az [ALT+U] billentyű kombináció megnyomására lép be a rendszer új tétel (cikk) felvételéhez. A program a SYSTEM.INI fájl prekod sorának beállításától függően vagy automatikusan generálja a tételkódot, vagy elfogadja azt, amit Ön beír kódnak. Amennyiben Ön 8-nál kisebb számot ír a paraméterbe, úgy azzal a program számára meghatározza azt, hogy a kód első n karakterét Ön szeretné kitölteni (beszédes kód), a maradékot pedig a program töltse fel egy automatikus sorszámmal. Javasolt, hogy Ön 3 karaktert töltsön ki, és a maradékot bízza a www.compakta.hu


20

programra. Amenniben teljesen a saját hatáskörében akarja megtartani a kód képzést, akkor a prekod paramétert állítsa be 9-re. Tehát először a tétel kódját írja be. Hossza maximálisan 8 karakter lehet. CSAK ÉKEZET NÉLKÜLI karaktereket, számokat és néhány egyéb karaktert használjon, és az első karakter betű vagy szám legyen, mert csak így garantált a program helyes működése. Ha ékezetes karaktert ír be, akkor az adatrögzítéskor azt a program automatikusan ékezet nélkülivé alakítja. Ha olyan tételkódot ír be, melynek végén szám van, pl. mem008, akkor azt a számot a program sorszámmá átalakítja. Következőben be kell írni/ki kell választani a tétel típusát. Lehetséges értékek: 0 Termékjegyzék, 1 - Szolgáltatási jegyzék, 2 - Könyvelési tétel, 5 - Cikk-kód, 9 - Gyűjtő kód. Következőben be kell írni a tétel megnevezését, maximum 40 karakter hosszan. Itt tetszőleges karaktereket használhat. Ezután írja be a tétel KSH besorolási kódját. Ha nem tudja fejből, használja a segédlistát. A KSH alapján a program automatikusan beírja az ahhoz a KSH kódhoz tartozó áfa kapcsoló és áfa mértéket is. Ha új, eddig nem létező KSH kódot ír be, akkor a program megerősítés után átlép annak felvételére. Írja be a KSH kód adatait, rögzítse, minek után a program visszatér ebbe a mezőbe. Amennyiben rendelkezik a tétel vámtarifa besorolással, úgy a TJ/SZJ, azaz a KSH besorolás helyett használhatja, illetve az adó törvény értelmében használnia kell a vámtarifa számot. Amennyiben ismeri a kódot, írja be, azonban ha nem, akkor használja a beépített listát, amely tartalmazza a teljes vámtartifa kódrendszert. Az egyes vámtartifa számok megnevezései csoportosítva szerepelnek az adatbázisban. A pontos számot az egyes csoportok kibontásával találhatjuk meg a listában. Ezután írja be a tétel áfa kapcsoló kódját. Ennek értelme, hogy az áfa bevallás és az áfa kartonok ezen jellemző alapján készülnek. Lehetséges értékek: 0 - Adóalapot nem képez, 1 - Forgalmi adó mentes, 2 - Forgalmi adó köteles. 3 - áfa sor kódja. Ezután írja be a tétel áfa mértékét. Amennyiben a KSH besorolási adatot, vagy a vámtartifa számot kitöltöttük, akkor a rendszer ezt a mezőt kitölti, illetve amennyiben ez a törvény ereje által megváltozik, akkor a törzsadatban a megfelelő KSH adathoz, illetve vámtartifaszámhoz rendelt adó kulcs módosításával az adat minden hozzárendelt cikknél az megváltozik. Ezzel a mértékkel képezi a Bizonylat karbantartás rutin az adott bizonylat áfa sorát. Ha ki van töltve a KSH kód mező, és a KSH kód rendelkezik áfa mértékkel, akkor azt csak látszólag lehet felülírni, az adatrögzítésnél a KSH kódhoz tartozó áfa mérték kerül rögzítésre, Illetve amennyiben ki van töltve a vámtartifa szám, akkor ennek van a legnagyobb prioritása, így az ehhez rendelt adókulcsot veszi e rendszer figyelembe. Ezzel befejezte az Alapadatok megadását. Értékesítési adatok Az Értékesítési adatok lapon is töltse ki az egyes mezőket. A Mennyiségi egység mező akkor kínálja fel a választási lehetőséget, a mező jobb oldalán levő lenyíló menügombot, ha a könyvelt cég könyvtárban megvan a mennyi.bdt fájl. Ellenkező esetben a felajánlott mértékegység a param.ini - ben beállított alapértelmezési mértékegység. www.compakta.hu


21

Ezen mezővel összhangban, az bizonylat karbantartáskor ilyen esetben választani lehet, hogy az adott eseménykor az adott cikket milyen mértékegységben adtuk el. Azonban ha a Vállalatánál szükséges a mennyiségi egységek rendszere, azaz a tétel mennyiségi egysége használ többszörösöket / törtrészeket, vagy más konverziós mértéket, akkor nagyon kényelmes a mértékegységek között levő összefüggés, amit a SZÁMADÓ program kezel. Az Értékes fillérek mezőbe csak az egérrel lehet eljutni, illetve az egérrel lehet nagyon kényelmesen annak értékét a fel/le nyíllal megváltoztatni. A program vizsgálja, hogy a Vonalkód mezőbe beírt szám lehet-e vonalkód, és csak a helyes számot fogadja el. (a program teljes mértékben támogatja a vonalkós olvasó használatát) Egyéb adatok A műszaki leíró adatok lehetnek cikkre jellemző speciális paraméterek, tulajdonságok. Ebbe a mezőbe csak olyan adatokat vegyünk fel, amelyek ugyan megjelennek és jellemzik a tételt, de az adatokkal számolni nem lehet. A készlet adatok jelentik a minimális, és maximális készletet. Ezen adatok a készletrendszerben kerülnek felhasználásra listákon, értékeléskor, rendelés tervezéskor. Konténer adatok a termelés irányitás, illetve közvetlenül az anyagnorma tervezés alapadatai. Létrehozhatunk a rendszerben konténereket, amelyek a tételnek az anyagnormában elfoglalt helyét jelölik meg. Ilyen tulajdonság, pl. az, hogy közvetlenül, azaz sorozathoz kell rendelni, vagy készletezni kell, és raktárról kell tervezni a termelést stb. Felhasználói adatok Amint azt a neve is mutatja a felhasználónak kell a saját adatait megtervezni az erre kialakított funkcióval. Ezekkel az adatokkal a rendszeen belül számos helyen végezhetünk matematikai müveleteket. A mezők tervezésére a rendszer csak akkor biztosít lehetőséget, ha az adatkönyvtárban talál fieldef.bdt adatállományt. (A null könyvtárból felmásolható) Ha készen van az adatfelvitellel, akkor az [F1] billentyű, vagy az egérrel az “Adatállomány/Uj tétel”, vagy az egérrel az Új gomb megnyomása, vagy az [ALT+U] billentyű kombináció megnyomására veszi fel a rendszer új tételt (cikket), és ebben az esetben a rutin várja az újabb tétel (cikk) adat felvételét. Ha az adatbevitelt a Rendben, vagy az [ALT+R] billentyű, vagy az [F10] billentyű leütésével zárja, akkor az egyben az új tételek (cikkek) felvitelének végét is jelenti. (De természetesen lehet újra kezdeni.). A rutinból Pardon felirat vagy az [ESC] billentyű megnyomásával lehet kilépni. Tétel érvényesítés, érvényteleníttés Tételt NEM lehet törölni tételt az adatbázisból közvetlenül. Erre szolgál az érvénytelenítési funkció. Érvénytelenítse a tételt, így az már nem jelenik meg az [F6]-tal kért segédlistában, az egyes rutinok által készített és adott/felhasznált listákban, de megjelenhet a tétel karbantartóban. Érvényesíteni az [F3] billentyű, vagy az Adatállomány / Rekord érvényesítés paranccsal lehet. A program a parancs végrehajtása előtt megerősítést vár. Érvényteleníteni az [F4] billentyű, vagy az Adatállomány / Rekord érvénytelenítés paranccsal lehet. A program a parancs végrehajtása előtt megerősítést vár.

www.compakta.hu


22

Tétel módosítás mind a nevét, mind az összes egyéb független paramétereit. Először válassza ki a módosítani kívánt tételt (cikket). Az alapadatok jobb oldalán látható le/fel nyíllal tud lépkedni az egyes tételek (cikkek) között. A tételek (cikkek) listáját az [F6] billentyű, vagy a képernyős “Lista” gomb megnyomásával kapja meg. A listában válassza ki a módosítani kívánt tételt. Üssön [ENTER]-t, vagy nyomja meg az egérrel a Rendben gombot. Ekkor a listából visszakerül a módosító menübe. A listában a Keres gomb megnyomására, vagy egyszerűen csak karakterek beütésére tud a listából keresni. Ha kiválasztotta a módosítani kívánt tételt (cikket), akkor az [F2] billentyű, vagy egérrel az “Adatállomány/Módosítás”, vagy az egérrel a “Módosít” gomb megnyomása, vagy az [ALT+M] billentyű kombináció megnyomására kezdheti meg az adott tétel (cikk) módosítását. (Minden módosítást nagy körültekintéssel kell végezni, hiszen, ha egy cikkre korábban már volt forgalom, akkor nem szabad annak pl. a nevét megváltoztatni, hiszen ha egy cikkszámon eddig eladtunk x kg porcukrot, a módosítás után pedig x liter tejet árulunk majd, akkor gyakorlatilag megszűnik a készletnyilvántartásunk követhetősége. De indokolt módosítás pl. egy eladási ár változtatás.) Ha megváltoztatta amit tervezett, akkor az [F2] billentyű, vagy egérrel az “Adatállomány/Módosítás”, vagy az egérrel a “Módosít” gomb megnyomása, vagy az [ALT+M] billentyű kombináció megnyomásával rögzül a módosítás az adatbázisban. Ha közben úgy dönt, hogy mégsem akar módosítani, az [ESC] billentyűvel tud kilépni módosítás nélkül. Módosítható a tétel kódján kívül minden független adata. Függő adat, és ezért nem módosítható az áfa mérték abban az esetben, ha a tétel rendelkezik olyan KSH besorolással, amelyiknek megadott az áfa mértéke, mert akkor az azt az áfa mértéket vonzza magával. Cikkhez rendelt vevők Ez a funkció csak akkor aktív, ha az adatállományok könyvtárában szerepel a vevokx??.bdt adatállomány, ahol a ?? a megnyitott évet jelenti. A rutin az adott tételhez (cikkhez) hozzárendel egy vagy több Vevőt. A hozzárendelésnél az adott tétel (cikk) új kódot és nevet kap(hat), azt, amit az adott Vevő partner használ a saját adatbázisában a szóban forgó cikk nyilvántartására (pl. x terméket szállítunk a SPAR-ba, METRO-ba, TESCO-ba, de mindegyik más kódon tartja azokat nyilván, pedig egyazon termékről van szó. Elvárás az is, hogy a vevő a számlán saját cikk-kódját szeretné látni, a program erre is képes, megfelelő paraméterezéssel. Kérje az ügyfélszolgálatot a fenti funkció beállítására.). Megadható az adott Vevő esetében a tétel (cikk) ára. Megadható az adott Vevő esetében az, hogy Ő az adott tétel (cikk) fő vevője, vagy sem. A rutin két lapot tartalmaz. Az első lap a Lista lap, ezen találhatóak az adott tételhez kapcsolt Vevők. A második lap az Adatok lap, mely az egyes Vevőkhöz tartozó adatokat tartalmazza. A két lap között vagy az egérrel, vagy pedig az [ALT+TAB] kijelölt billentyű leütésével tud váltani. Az Adatok lap és annak kezelése Az Adatok lap egy már létező adattal a következő: Új Vevő adatok felvitele

www.compakta.hu


23

Az [F1] billentyű, vagy az egérrel az Új gomb megnyomása, vagy az [ALT+U] billentyű kombináció megnyomására lép be a rendszer új tétel felvételéhez. Először írja be a Vevő partner kódját. Ha nem tudja, kérjen segédlistát az [F6], vagy az [ALT+L] vagy a Lista gomb megnyomásával. Ha a partner nincs felvéve még az adatbázisba, akkor új kód beírása és megerősítés után a rutin meghívja a Partnertörzs karbantartás rutint, és onnan az új partner felvételét követően ide tér vissza. Az érvényes kódot a partner teljes nevének kiírásával nyugtázza a program. Ezután válassza ki, hogy az adott partner Fő vevő-e vagy sem. Ha igen akkor az a Lista lapon csillaggal jelölt lesz. Ezután írja be az adott tétel (cikk) Vevőnél használt kódját. Ennek a mezőnek a hossza 15 karakter. Ezután írja be az adott tétel (cikk) Vevőnél használt nevét. Ennek hossza 50 karakter. Ezután írja be az adott tétel (cikk) adott vevőhöz kapcsolt direkt eladási árát. Ha készen van az adatfelvitellel, akkor az [F1] billentyű, vagy az egérrel az Új gomb megnyomása, vagy az [ALT+U] billentyű kombináció megnyomására veszi fel a rendszer új partnert, és ebben az esetben a rutin várja az újabb partner adat felvételét. Ha az adatbevitelt a Rendben, vagy az [ALT+R] billentyű, vagy az [F10] billentyű leütésével zárja, akkor az egyben az új adatok felvitelének végét is jelenti. (De természetesen lehet újra kezdeni.). Meglevő Vevő adatok módosítása Először válassza ki a módosítani kívánt Vevőt a Lista lapon az egérrel, vagy a klaviatúra fel/le nyilával lépkedve. Ha kiválasztotta a módosítani kívánt Vevőt, akkor az ‘ billentyű, vagy egérrel a “Módosít” gomb megnyomása, vagy az [ALT+M] billentyű kombináció megnyomására kezdheti meg az adott tétel (cikk) módosítását. Ehhez felesleges az Adatok lapra átlépnie, a módosítás elkezdésekor a program ezt automatikusan megteszi. Lehet módosítani a kódon kívül minden egyéb adatot. Ha megváltoztatta amit tervezett, akkor az ‘ billentyű, vagy egérrel a “Módosít” gomb, vagy a Rendben megnyomása, vagy az [ALT+M], vagy az [ALT+R] billentyű kombináció megnyomásával rögzül a módosítás az adatbázisban. Ha közben úgy dönt, hogy mégsem akar módosítani, az [ESC] billentyűvel tud kilépni módosítás nélkül. Adott Vevő törlése Először válassza ki a törölni kívánt Vevőt a Lista lapon az egérrel, vagy a klaviatúra fel/le nyilával lépkedve. A törlés az egérrel a “Törlés” gomb, vagy az [ALT+T] billentyű kombináció megnyomására történik. Cikkhez rendelt Szállítók A rutin az adott tételhez (cikkhez) hozzárendel egy vagy több Szállítót. A hozzárendelésnél az adott tétel (cikk) új kódot és nevet kap(hat), azt, amit az adott Szállító partner használ a saját adatbázisában. Megadható az adott Szállító esetében a tétel (cikk) katalógus ára, vámtarifa, statisztikai illeték és vámpótlék mértéke. Megadható az adott Szállító esetében az, hogy Ő az adott tétel (cikk) fő szállítója, vagy sem. Ennek az értelme, hogy sok esetben a Vállalat adott tétele, cikke egy, vagy néhány szállítótól kerül beszerzésre, és ezek a partnerek képezik az adott termék beszerzési forgalmának zömét. Előfordul ilyen esetekben, hogy a minél szorosabb kapcsolat érdekében szükséges az adott tétel (cikk) kódjának és nevének a Szállító partnernél levő kódját és nevét is tudni, és az adott kapcsolatban a pl. a megrendeléseken azokat használni. A rutin két lapot tartalmaz. Az első lap a Lista lap, ezen találhatóak az adott tételhez kapcsolt Szállítók. A második lap az Adatok lap, mely az egyes Szállítókhoz tartozó adatokat tartalmazza.

www.compakta.hu


24

A két lap között vagy az egérrel, vagy pedig az [ALT+TAB] kijelölt billentyű leütésével tud váltani. Az Adatok lap és annak kezelése Az Adatok lap egy már létező adattal a következő: Új Szállító adatok felvitele Az [F1] billentyű, vagy az egérrel az Új gomb megnyomása, vagy az [ALT+U] billentyű kombináció megnyomására lép be a rendszer új Szállító adat felvételéhez. Először írja be a Szállító partner kódját. Ha nem tudja, kérjen segédlistát az [F6], vagy az [ALT+L] vagy a Lista gomb megnyomásával. Ha a partner nincs felvéve még az adatbázisba, akkor új kód beírása és megerősítés után a rutin meghívja a Partnertörzs karbantartás rutint, és onnan az új partner felvételét követően ide tér vissza. Az érvényes kódot a partner teljes nevének kiírásával nyugtázza a program. Ezután válassza ki, hogy az adott partner Fő szállító-e vagy sem. Ha igen akkor az a Lista lapon csillaggal jelölt lesz. Ezután írja be az adott tétel (cikk) Szállítónál használt kódját. Ennek a mezőnek a hossza 15 karakter. Ezután írja be az adott tétel (cikk) Szállítónál használt nevét. Ennek hossza 50 karakter lehet. Ezután írja be az adott tétel (cikk) adott szállítóhoz kapcsolt katalógus árát. Ez tehát egy megállapodás szerinti ár, amitől a beszerzéskor természetesen el lehet térni. A beszerzéskor természetesen vizsgálat tárgyát képezi, hogy az eltérés miből fakad. Azután írja be az adott tétel (cikk) adott szállítóhoz kapcsolt vámtarifa mértékét, statisztikai illeték mértékét és a vámpótlék mértékét. Ha készen van az adatfelvitellel, akkor az [F1] billentyű, vagy az egérrel az Új gomb megnyomása, vagy az [ALT+U] billentyű kombináció megnyomására veszi fel a rendszer új Szállító partnert, és ebben az esetben a rutin várja az újabb Szállító partner adat felvételét. Ha az adatbevitelt a Rendben, vagy az [ALT+R] billentyű, vagy az [F10] billentyű leütésével zárja, akkor az egyben az új adatok felvitelének végét is jelenti. (De természetesen lehet újra kezdeni.). Meglevő Szállító adatok módosítása Először válassza ki a módosítani kívánt Szállítót a Lista lapon az egérrel, vagy a klaviatúra fel/le nyilával lépkedve. Ha kiválasztotta a módosítani kívánt Szállítót, akkor az ‘ billentyű, vagy egérrel a “Módosít” gomb megnyomása, vagy az [ALT+M] billentyű kombináció megnyomására kezdheti meg az adott Szállító adatok módosítását. Ehhez felesleges az Adatok lapra átlépnie, a módosítás elkezdésekor a program ezt automatikusan megteszi. Lehet módosítani a kódon kívül minden egyéb adatot. Ha megváltoztatta amit tervezett, akkor az [F2] billentyű, vagy egérrel a “Módosít” gomb, vagy a Rendben megnyomása, vagy az [ALT+M], vagy az [ALT+R] billentyű kombináció megnyomásával rögzül a módosítás az adatbázisban. Ha közben úgy dönt, hogy mégsem akar módosítani, az [ESC] billentyűvel tud kilépni módosítás nélkül. Adott Szállító törlése Először válassza ki a törölni kívánt Szállítót a Lista lapon az egérrel, vagy a klaviatúra fel/le nyilával lépkedve. A törlés az egérrel a “Törlés” gomb, vagy az [ALT+T] billentyű kombináció megnyomására történik. Kód A SZÁMADÓ képes automatikus kódok létrehozására, illetve a kódokat mi magunk is megadhatjuk. Automatikusan képződik egy tételkód abban az esetben, ha a system.ini pre.kód www.compakta.hu


25

paramétere kisebb mint 8. Ellenkező esetben a prekód által megadott számú vezető kódrészletet a felhasználó adhatja meg, míg a maradék karaktereket a Számadó tölti ki egy sorszámmal. Típus A Számadóban meg kell határozni a tétel típusát, amely szerint a tétel a meghatározott tulajdonsága szerint befolyásolja az ügyviteli adatrendszert. Ilyen típusok lehetnek: • • • • • • ·

termékjegyzék (0) szolgáltatási jegyzék (1) könyvelési tétel (2) cikk-kód (5) Termelő berendezés (7) gyűjtőkód (9) ·

Egy cikk egy időben csak egyfajta tulajdonsággal rendelkezhet, ellentétben a partnernél tapasztalható tulajdonság kombinációkkal. A bizonylatokon könyvelési tételek és cikk-kódok szerepelhetnek. A könyvelési tételek nem rendelkezhetnek forgalmi adóval kapcsolatos tulajdonságokkal. A cikk-kód minden esetben valamely forgalmi adó tulajdonsága szerint szerepel az ügyvitelben. Egy cikk-kódnak lehet saját forgalmi adó szerinti tulajdonsága, de ilyen tulajdonságot örökölhet a termékjegyzék vagy szolgáltatási jegyzékként rögzített tételektől is. Listavezérlő Ebbe a mezőbe 0 és 255 közötti számot írhatunk, amelynek értékét a felhasználó tetszőlegesen határozhatja meg partnerenként. A program a listavezérlő értékétől függő sorrend beállítására képes a partnertörzs listában. Ezzel az eszközzel a partner egyéb funkcionális tulajdonságaitól független rendezettségben tudjuk a partnereinket áttekinteni. Megnevezés A tétel vagy cikk neve, maximum 40 karakter hosszan. Megnevezés Egy tétel egyedi azonosítója a Számadóban a megismert módon hozható létre. Külső rendszerekkel való kapcsolattartás érdekében minden tételnek lehet egy külső azonosítója, amely alkalmassá teszi a rendszert, hogy más rendszerekkel akár online kapcsolatot is fenn tudjon tartani. Termékjegyzék/szolgáltatási jegyzék Az adótörvény szerint az általános forgalmi adótól eltérő besorolás esetén a számlán meg kell jeleníteni a pontos besorolás meghatározó azonosítót. Ez az adat amennyiben másképp nem biztosítható a termék, vagy szolgáltatási jegyzék alapján biztosítható. Ebbe a mezőbe csak olyan elemeket írhatunk be, vagy választhatunk ki a listából, amelynek tétel típusa termékjegyzék vagy szolgáltatási jegyzék. A TJ vagy SZJ kódokhoz kötelezően ki kell tölteni annak Áfa kapcsolóját, illetve adótartalmát. ÁFA kapcsoló Egy cikk, de inkább annak vámtarifa szám, termék, illetve szolgáltatási jegyzékszám tulajdonsága 4 értéket vehet fel:

www.compakta.hu


26

• Adóalapot nem képző - A.N.K. (0) • Mentes az adó alól (1) • Forgalmi adó köteles (2) ÁFA sor kódja (3) ÁFA Az ÁFA kulcs, amennyiben annak alapja TJ vagy SZJ esetleg vámtarifa szám, akkor ennek értéke a korábban rögzített tétel adatból öröklődik. Amennyiben egy cikk nem tartalmazza az említett kiegészítő információkat, akkor meg kell határozni annak Áfa kapcsoló tulajdonságát, illetve adótartalmát. Értékesítési adatok: Alapmennyiség A bizonylat karbantartáskor a tétel rögzítésénél a rendszer ezt a mennyiséget kínálja föl, amennyiben a mennyiség mező az adott karbantartó típusban látható. Egységár Alapértelmezésben ezen az áron akar a Számadó értékesíteni. Ezért ezt az árat bázis árnak is nevezzük. Amennyiben nem rendelünk az adott cikkhez a cikkcsoportokon keresztül, vagy egyéb úton más bázisárat, akkor ez az ár szerepel az értékesítés alapáraként. Az értékesítéskor minden esetben a bázisár alapján képez a rendszer tényleges értékesítési árat. Az értékesítési árat befolyásolhatják a különböző szempontok szerint képzett árengedmények, vagy azok rendszere. Cikkcsoport 1,2,3 A tételtörzsben létrehozhatunk olyan tétel típusokat, amint azt korábban láttuk, amelyek cikk csoportosításra alkalmasak. A cikkcsoport 1,2,3 mezőkbe olyan tételeket emelhetünk be, amelyek ilyen tulajdonsággal rendelkeznek. Egy cikk tehát egyidőben három eltérő szempont szerinti csoportosításban vehet részt. A cikkcsoportok képzésének az árengedmény rendszer kialakításában, illetve a vezetői információ információs rendszerben van különös jelentősége. Értékes fillérek A bizonylat kinyomtatásakor határozza meg a megjelenített értékes fillérek számát az egységárban. Ez egy kerekítési funkció, amelynek nincs visszahatása az adatrögzítésben ténylegesen fellelhető értékre. Partnertörzs Karbantartás

Az alábbi leírásban a teljes rendszer partnertörzs karbantartó funkcióinak a leírását találja. Ezekből számos funkció vagy nem működik ebben a termékben, vagy nem értelmezhető, vagy meg sem jelenik. Alapadatok: Partner kód A partner kódot megadhatjuk mi magunk, vagy megadhatjuk egy részét és a többit a rendszerre bízzuk, hogy az töltse ki. Ha azt akarjuk elérni, hogy a partner kódját részben vagy egészben a Számadó töltse ki, ahhoz a param.ini [Partnertörzs] fejezetében az autokod-ot igenre kell állítani. Ez esetben egy új partner rögzítésekor a rendszer partnerkódját a system.ini partner karbantartás www.compakta.hu


27

cikkfüggő paraméterei fejezetében a partner paraméter szerint hozza létre. Egy új partner alapadatai a param.ini partnertörzs fejezetében található alapadatokkal tölti ki.(listavezér, fizmód, kapcsoló, deviza) Partner név Ide kell írni a partner nevét, ami maximum 40 karakter lehet. Irányítószám, Város Magyarországi cím esetén az irányítószám beírását követően a város neve beíródik a megfelelő mezőbe. Külföldi cím esetén az irányítószám 0 értékkel kell feltölteni és az irányítószámot a város elé kell írni. Bankszámla Egy cég bankszámlája két azonosítóból tevődik össze, amelynek első 8 karaktere minden esetben a számlavezető bankjának azonosítója. A második 8 vagy 16 karakter a számlavezető bank által kiosztott egyedi azonosítók. Ebbe a mezőbe a partner egyedi azonosítóját kell beírni. Adószám Ide írjuk a partner adószámát. EU adószám Kitöltése fontos! Ha nem töltjük ki, akkor a rendszer közösségen kívüli partnernek tekinti. Amenyiben a partner közösségi adószámának első két karaktere megegyezik a Cégadatban megadott közösségi adószám első két karakterével, akkor a tranzakció belföldi. Egyéb esetben közösségen belüli tranzakcióról beszélünk. Fizetési mód Alapértelmezés, amely meghatározza, hogy a bizonylat karbantartóban ezt a partnert milyen fizetési móddal vegyük figyelembe. Típus A fizetési mód típusát írja le, amely lehet normál teljesítés szerinti és egyedi. A normál módban a fizetési határidő dátumát a bizonylat dátumhoz képest számítja ki a rendszer. Teljesítés típus esetén a fizetési határidő kiszámítása a teljesítés dátumhoz kötődik. Egyedi típus esetén a fizetési határidő nem számítódik ki. Határidő Alapértelmezés, melynek figyelembe vételével határozza meg a rendszer a fizetési határidőt. Tulajdonságok A partnernek egymástól függetlenül lehetnek tulajdonságai, amelyek önálló jelentéssel bírnak, míg az egyes tulajdonságok egymással kölcsönhatásban az adott partnert új tulajdonságokkal is felruháztatják. •

Biztosítási pénztár A Számadó bérelszámolási rendszere használja, olyan partnerek tulajdonságait leírva, amelyeknek a bérelszámolásban mint biztosítási pénztárnak kell szerepelniük. www.compakta.hu


28

• Partner gyűjtő Bármely partner egyéb adatok fülén rögzíthető gyűjtőket kell ezzel a tulajdonsággal felruházni. Más szóval egy partner gyűjtője csak olyan másik partner lehet, amelynek partnergyűjtő tulajdonsága van. A partnergyűjtő önmaga rendelkezhet bármely egyéb partner tulajdonsággal is, annak ellenére, hogy ez nem szokásos jelenség. • Bank A partnereink között tartjuk nyilván a bankokat, amelyek a mi vagy partnereink számláit kezelik. Ezeknél a partnereknél a bankszámla mezőbe a bank egyedi azonosítóját kell rögzíteni, amelyet a MNB ad ki a számára. Az ilyen tulajdonsággal felruházott partnerek az egyéb adatok fülön a bank mezőbe behívhatók. •

Fizető központ Alapfunkciója szerint megegyezik a partnergyűjtő, vagy bank tulajdonságaival. Funkciója, hogy a partnereinket egy fizetőközpont szerint csoportosítsa. A Számadó lehetővé teszi, hogy a számlakészítés a partner vagy közvetlenül a fizetőközpont részére történjen.

•

Szállító/vevő Az ilyen típusú partnerek részére számlákat készíthetünk, illetve tőlük számlákat fogadhatunk be. A készletmozgás szempontjából az ilyen típusú partnerektől készleteket át tudunk venni, illetve számukra készleteket tudunk biztosítani.

•

Raktár Olyan partnerek, amelyek a készletmozgásban vesznek részt oly módon, hogy a készleteket napra készen és karton szinten tartják nyilván. Amennyiben egy partnernek csak raktár típusa van, akkor azt belső raktárnak hívjuk és az ilyen típusú raktár csak a cikkek alapértelmezési raktára lehet. Amennyiben a partner egyidejűleg szállító/vevő típusú is akkor azt külső raktárnak hívjuk. A külső raktárak az alapértelmezési raktártól függetlenül rendelkezhet saját készlettel illetve készlet mozgással.

•

Üzem A készletmozgásban, illetve a termelésben résztvevő partnerek vagy önelszámoló egységek. Tulajdonságuk, hogy az üzembe vitt készletet elnyelik, illetve a termelés során átalakítják. A termelés során azonban új cikkeket hoznak létre, melyeket készletező raktárba lehet ebből továbbítani. Amennyiben az ilyen típusú partner egyben raktár típusú is, akkor azt készletező üzemnek tekintjük, vagy nevezhetjük üzemi raktárnak is.

•

Online gyűjtés Általában szállító/vevő típusú partnerek tulajdonsága. Bekapcsolt állapota esetén a rendszer a partnerrel kapcsolatos pénzügyi egyenleg azonnali kimutatását teszi lehetővé.

•

Idegen készlet A külső raktárakban (szállító/vevő, raktár) lehetnek saját készleteink, vagy idegen készletek (bizományosi raktár) így tehát egy bizományosi raktár három kapcsoló beállításával jön létre (szállító, raktár, idegen készlet).

• Foglalás mentes Számadó képes paraméterezéstől függően automatikus foglalásokat végezni a partnerek részére. Ez általános tulajdonság, amely alól kivételt képeznek az ilyen tulajdonsággal rendelkező partnerek.

www.compakta.hu


29

Egyéb adatok: Bank A bank mezőbe listából választhatunk adatokat. A listában csak olyan elemeket találunk, amelyeket korábban már rögzítettünk mint partnereket és azokat elláttuk bank tulajdonsággal. A lista behívása nélkül is rögzíthetünk adatot, azonban csak olyan kódot gépelhetünk ide, amelyhez tartozó partner rendelkezik a bank tulajdonsággal. A mező mellett található képernyős gomb megnyomásával a kijelölt bank egyéb adatait kapjuk meg egy különálló ablakban. Egy partner pénzforgalmi jelzőszáma a bankjának bankszámla -számából és a saját bankszámlaszámának együtteséből adódik. Ennek megfelelően csak azon partnereknek lehet átutalást készíteni, akiknek az adatai között szerepel a saját bankszámla-számuk és a számlavezető bankhivatkozásuk is. Gyűjtő 1, 2 A Gyűjtő 1 vagy Gyűjtő 2 mezőbe listából választhatunk adatokat. A listában csak olyan elemeket találunk, amelyeket korábban már rögzítettünk mint partnereket és azokat elláttuk gyűjtő I,II tulajdonsággal. A lista behívása nélkül is rögzíthetünk adatot, azonban csak olyan kódot gépelhetünk ide, amelyhez tartozó partner rendelkezik a gyűjtő I,II tulajdonsággal. A mező mellett található képernyős gomb megnyomásával a kijelölt gyűjtő I,II egyéb adatait kapjuk meg egy különálló ablakban. Levelezés Egy azonosító, amely a levelezési címre mutat. Új levelezési cím létrehozásához, vagy annak megváltoztatásához, kattintsunk a levelezés gombra. A levelezési címet listából is választhatjuk, így elérhető, hogy több partnernek is azonos levelezési címet állíthassunk be. Ügyfél kapcsolatok fül A Kapcsolatok fülön olyan adatokat lehet rögzíteni a partnerhez, amik egyébként a partnertörzs adatai között nem szerepelnek. Nevezhetjük ezeket kiegészítő adatoknak, olyanoknak, amikre a számviteli folyamatok kezelése során (többnyire) nincs szükség, a vállalkozások egyéb tevékenysége során azonban fontos lehet. Ebbe a felületbe saját tervezésű adat-dobozokat és azon belül adatmezőket is létrehozhatunk a Kapcsolatok adatlap szerkesztő menüpontban. A „gyári” beállításokban „E-számla kézbesítési címek”, „Cégadatok” és „Kapcsolatok” dobozok léteznek. Adatok beírása, szerkesztése: Az ablakban állva a felső soron a „szerkesztés” funkciót elindítjuk:

www.compakta.hu


30

Ekkor megkapjuk a beviteli ablakot:

www.compakta.hu


31

Itt az egyes mezőket kitöltve haladunk a mezők feltöltésével. Bizonyos adatmezők, és bizonyos adat-dobozok ismételhetőek, attól függően, hogy a Kapcsolatok adatlap szerkesztő menüpontban hogyan lett beállítva. Ha többszörözhető (mert pl. egy kontaktnak több mail címe is van), akkor a kitöltés után a mező utáni „+” jel aktívvá válik. Átutalások készítése

A rendszer a rögzített szállító és vevõ számlák alapján átutalásokat készít. Ezeket az átutalásokat a bankok által elfogadott, leporellóban kapható utalási nyomtatványra kell nyomtatni, vagy elektronikusan továbbíthatóak a bankba. Az elektronikus átutalás lényege a közvetkező: az utalást fogadó bank rendelkezésünkre bocsát egy programot, amit egy modemmel rendelkező gépre telepítünk. A SZÁMADÓ pedig elkészít egy import állományt a bank megadott paraméterei alapján. Ha a cégünknek több bankszámlaszáma van, akkor a leggyakrabban használt számlaszámot célszerű alapértelmezésű bankszámlaszámként megadni, ez a szám Cégadatotok karbantartása menüpontban tölthető ki. Az esetleges többi számlaszámot oly módon tudjuk használni, hogy először rögzítjük saját cégünket a partnertörzsben úgy, hogy ennek a partnernek a bankszámlaszáma a mi másik bankszámlaszámunk legyen. A cím kitöltésére nincs szükség, mert ezt a partnerkódot semmi másra nem fogjuk használni, csak utalásaink kiinduló számlaszámának meghatározására, azaz a Bank mező kitöltésére, épp ezért célszerű ezt a partnerkódot jellegzetessé, és “beszédessé” tenni! Utalási paraméterek: Dátum szűrés • • • • •

Dátum: meg lehet adni, hogy milyen időszakra szeretnénk utalásokat végezni Könyvelés: könyvelés dátumra kérjük Teljesítés: teljesítés dátum szerint Bizonylat: bizonylat dátum szerint Fizetés: fizetés dátum szerint

·

Utalások típusa • Szállító számlák: csak a szállító számlákat kérjük • Vevő számlák: csak a vevő számlákat kérjük • Szállító előleg: csak a szállító előlegeket számlákat kérjük • Vevő előleg: csak a vevő előlegeket számlákat kérjük • Szállító számlák+előleg: a szállító számlákat és az előlegeket is Vevő számlák+ előleg: a vevő számlákat és az előlegeket is Bank Abban az esetben használjuk, ha nem az alapértelmezett bankszámlánkról szeretnénk az utalást végezni, hanem egy másik bankszámláról. Ebben az esetben létrehozunk a partnertörzsben egy új kódot a saját cégünknek, melynek ezt a bankszámlaszámot adjuk meg.

www.compakta.hu


32

A „Bank” mezőbe ezt a saját partnerkódunkat kell beírni. Listát nem kérhetünk, ezért fejből kell tudnunk a bankszámlaszámainkhoz tartozó partnerkódjainkat (ha több is van). Ha nem írunk ebbe a mezőbe semmit, akkor az alapértelmezés szerinti bankszámla számunkról történik az utalás! Utalások módja • Készpénz: ebben az esetben a készpénzes számlákat nem hozza • Utaltak: ebben az esetben az utalt számlákat is hozza Utaltak is: ebben az esetben a készpénzes és utalt számlákat is hozza Bizonylatok Szabadkészlet: a bankunk főkönyvi számláján ha be van pipálva az Online gyűjtés, akkor itt láthatjuk a szabad pénzkészletünket Utalt: a kijelölt számláknak ebben a mezőben göngyölíti az összegét •

Egyéb utalások Ide bármilyen a Számadóban nem szereplő tételt fel tudunk vinni és el tudjuk utalni. Árfolyam beolvasás A business terminálokról (ahol lehet) betölthető a napi árfolyam. Tekintettel arra, hogy ez is, miként az utalás protokoll bankról bankra változhat, így esetenként kell vizsgálni a lehetőséget. Jelenleg az MKB esetében nyílt meg a lehetőség. Az általános működési elv a következő: A menüpontra kattintás után meg kell adni a Business terminálról letöltött adatállomány helyét. A program annak a banknak a devizáját tölti fel a megadott import állomány alapján, amelyik bank az a Bank mezőben ki lett töltve (üres esetén a cégadatokban megadott bank). A program csak azokkal a devizaárfolyamokkal foglalkozik, amelyeknek legalább egy deviza árfolyam rekordja az adatbázisban fellelhető, tehát ebből következik, hogy legalább egy árfolyamot kézzel kell rögzíteni. Ekkor kap egyedi azonosítót, majd ezt követően a program mindig frissíti az árfolyamot. Az árfolyamot tartalmazó adatállománynak a cég adatkönyvtárába létrehozott, tetszőleges nevű könyvtárban kell lennie, amelyiket a beolvasáskor kell kiválasztani. MKB Adatbiztonsági okokból, a rendszer mindíg csak a legutolsó árfolyam információt olvassa be, így a beolvasáskor nem kell megadni a beolvasandó adatállományt. CitiBank paraméterek A CitiBank dátum kezelése és számlaszám struktúrája eltér a többi bank által követett szabványtól. Ezért, annak a cégnek, amelynek a CitiBanknál van folyószámlája és innen akar utalni Számadós technikával, egyszer meg kell adni, hogy milyen az adott bankfiók által kezelt dátum formátuma és a számlaszám szerkezete. A legördülő menüben lévő opció akkor lesz aktív, ha a Utalások módja legördülő ablakban a CitiBank-ot választjuk ki. Aktív állapotában rákattintva előugrik egy ablak ahol beállíthatjuk a fentebb említett paramétereket.

www.compakta.hu


33

Listák

Nyitott tételek

A nyitott tételek lista az adott napon még ki nem egyenlített tételeket listázza ki függetlenül annak fizetési határidejétől. Először is döntse el, hogy egy partnerre kéri-e le a listát, vagy valamennyire. Amennyiben minden partnerről meg szeretné kapni az információt, úgy a Partner mezőt hagyja üresen, amennyiben egy konkrét partnerről, akkor a partner mezőbe beírva, vagy a képernyős segédlista (lista gomb, vagy F6) alapján onnan kiválasztva jelölheti azt meg. Ezután jelölje meg, hogy vevői vagy pedig szállítói listát kér. Ezt vagy az egérrel tudja kiválasztani, vagy pedig a képen is látható Alt+v, illetve Alt+s billentyűk lenyomásával. Feldolgozás gombot megnyomva, vagy az [ALT+F] billentyű leütésére indul el az adatfeldolgozás. .

Összesített kintlevőségek

A kintlévőségeket kapjuk meg ebben a listában meghatározható időszakokra bontva. Az időszakokat a SYSTEM.INI [Határidőn túli kintlevőségek paraméterei] határozzák meg. Az alapbeállításokat módosíthatjuk az időszakok táblában. A módosítást a program elmenti és a legközelebbi feldolgozás során visszatölti. Az időszakokra bontással a gazdálkodásunk veszélyforrásai deríthetők fel. Amennyiben nagytömegű kintlévőségünk keletkezik, az önmagában terheli a gazdaságot, azonban ha ennek jelentős hányada hosszabb ideje fennálló követelés, akkor ezen követelések behajthatóságának esélyeit komolyan mérlegelni kell. A könyvvizsgálat során a cég hazard pontjainak meghatározásában alapvető fontosságú információ. A lista eredménye nem egyeztethető egy megadott időszakra kért hasonló tartalmú könyvelési listával, mert ennek funkciója elsősorban a vezetői információ igény kiszolgálása. Ez azt jelenti, hogy a funkció nincs tekintettel arra, hogy a bizonylatot mikor egyenlítették ki. A megadott dátum, mint szűrő arra, és csak arra vonatkozik, hogy az e napig keletkezett számlák közül melyek nyitottak még, és ezeket rendezi el a korosító táblában. • Partnerek A partnereket a listában látjuk. Minden partner kódja előtt áll egy üres négyzet. A négyzetre kattintva az egérrel abba beíródik egy pipa, amitől a partner kijelölté válik. A feldolgozás, csak a kijelölt partnerekre készül el. Több partner kijelölése egyszerre: A windows saját eszközeivel egyszerre több partnert is kijelölhetünk, vagy a Shift, vagy a Ctrl és az egér bal gombjának használatával. Ha kijelöltük a partnereket, akkor az egyik kijelölt partneren nyomjuk meg az egér jobb gombját és válasszuk ki a Kijelöltek kiválasztása funkciót. Ennek hatására a kiválasztott partnerek kijelöltekké válnak. Minden partner kijelölése: www.compakta.hu


34

Nyomjuk meg a listán az egér bal gombját, és válasszuk ki a Mind funkciót. Ennek hatására minden partner kijelölté válik. A kijelölések törlése: Nyomjuk meg a listán az egér bal gombját, és válasszuk ki az Egyik sem funkciót. Ennek hatására minden partner kijelöletlenné válik. A kijelölés cseréje: Amikor könnyebb kiválasztani azokat a partnereket, akiket nem akarunk megjeleníteni, akkor célszerű ezt a funkciót használni. Ehhez úgy járunk el, hogy kijelöljük feldolgozásra a nem kívánt partnereket, majd az egyik kijelölt partneren nyomjuk meg az egér jobb gombját és válasszuk ki az Inverz funkciót. Ennek hatására a kijelölés minden partnernél az ellenkezőjére változik. • Időszakok Az időszakra bontással a gazdasághoz igazíthatjuk a hazard pontok meghatározását. Az egyes időszakokra eső kintlevőségek grafikus ábrázolásával, illetve a hazard grafikon változásának figyelésével biztonságos szinten tarthatjuk a kintlévőségeket. A határpontok megváltoztatása: Rá kell kattintani számra az egér bal gombjával. Ennek hatására a szám kijelölté válik, majd ezután még egyszer a számra kattintva az módosíthatóvá válik. Módosítsuk meg a számot, majd nyomjuk meg az Enter gombot. Új határpont felvétele: Kattintsunk rá arra a számra, amelyik elé egy új határt akarunk beszerkeszteni. Nyomjuk meg az egér jobb gombját, és válasszuk ki az Új sor funkciót. melynek hatására a határidők egy sorral lejjebb tolódnak, helyet adva az új adatnak. Írjuk be az új határpontot, majd nyomjuk meg az Entert gombot. Határpont törlése: Kattintsunk rá arra a számra, amit törölni akarunk. Nyomjuk meg az egér jobb gombját. A menüből válasszuk ki a Töröl funkciót. Ennek hatására a kijelölt sor törlődik, és a mögötte lévő határpontok egy sorral feljebb lépnek. Bank és pénztár jelentés

A bankunknak vagy a pénztárunknak a forgalmát és az egyenlegét vizsgálhatjuk ezzel a listával. Mindenek előtt ki kell, válasszuk, hogy melyik forgalmára vagyunk kíváncsiak. A programban egy darab pénztár és 3 darab bank van paraméterezve, ezek közül kell megjelölni azt, amelyikre kíváncsiak vagyunk. A kis nyílra kattintva gördítse le a listát, és válassza ki a megfelelő sort. Ezután az újabb ablakban már csak egy esetleges dátum-szűrésre lehet szükség. A lista alapértelmezés szerint a teljes évet listázza ki. A listázási kapcsolókkal a következő beállításokat lehet eszközölni: Áthozat Az előző időszakról áthozott adatokat is hozza a lista, ha ezt bekapcsoljuk. Részletes

www.compakta.hu


35

Ha ezt bekapcsoljuk, akkor a bizonylat tételeit is hozza a lista. Megjegyzés Itt megmondhatjuk, hogy a megjegyzés hányadik sorát tegye rá a listára. Felhasználói listák

Elvi leírás Az SZÁMADÓ használata során kb. 70 (.BDT kiterjesztésű) adatbázis állományban kerülnek rögzítésre a különböző adatok, ezek listázására szolgál ez a funkció. Van néhány előre gyártott lista, de tetszőleges számú saját lista is létrehozható. Ehhez azonban bizonyos számítástechnikai és SZÁMADÓ kezelési ismeretek szükségesek, pl. tudni kell hogy melyik adatállomány milyen adatokat tartalmaz. Összetettebb listák készítéséhez szükség lehet a SZÁMADÓ adatbázis szerkezetének ismeretére is, ugyanis egyes adatállományok egyes adatmezői másik adatállományra hivatkoznak. Ilyen esetben, megfelelő kijelölés után több adatállomány összevonásából készül a lista. Így a programmal olyan listákat is tud generálni, amikre a SZÁMADÓ készítői nem gondoltak (még), és jelenleg nem áll a rendelkezésére. Az összeállított listaelemek és szűrők elmenthetőek, majd később egy mozdulattal újra betölthetőek és lekérhetőek. Amíg a lista összeállítása alaposabb felkészültséget igényel, addig az előre összeállított és elmentett listaszerkezet betöltése és a felhasználói lista előállítása nem igényel különösebb szakértelmet, átlagos felhasználói szint bőven elegendő. Gyakorlati leírás A funkció elindítása után bal oldalon a már összeállított, lekérhető listák láthatóak, jobb oldalon pedig a különböző feladatok elvégzéséhez szükséges gombok: Új Az Új gomb megnyomásával kap egy új ablakot, ahol beírhatja a létrehozandó lista nevét, majd az alatta található mező legördítésével kiválaszthatja a kiindulási adatbázis állományt. Ha a túra modul is hozzá van kapcsolva a rendszerhez, akkor a Túra kezelésbõl hívható lista kapcsoló is bekapcsolható, így az új lista közvetlenül onnan is meghívható lesz. A Rendben gomb megnyomása után vissza a program visszatér az előző képernyőhöz, ahol a bal oldali listában már szerepelni fog az új felhasználói lista neve. Ezután következik a felhasználó lista összeállítása, paraméterezése.Ehhez kattintson az újonnan létrehozott sorra, majd nyomja meg a Rendben gombot. Másolás Előfordulhat, hogy egy már elkészített listához nagyon hasonló listára van szükség, mert pl. a lista szerkezete ugyan megegyezik, de az egyik felhasználó számára valamilyen, a másik számára pedig másmilyen alapértelmezett szűrőt kell feltenni. E feladat hatékonyan a másolás funkcióval oldható meg: a bal oldali listában kattintson a már létező, lemásolni kívánt lista nevére, majd nyomja meg a Másolás gombot. A megjelenő ablakba írja be a másolatnak adandó nevet, majd nyomja meg a Rendben gombot. Ekkor a listában megjelenik az Ön által megadott néven az eredeti lista másolata, amelyet az adott feladatnak megfelelően átalakíthat, anélkül hogy az eredeti lista megváltozna. www.compakta.hu


36

Törlés Minden, a bal oldali listában szereplő felhasználói lista kitörölhető, ha már nincs rá szükség. Kattintson rá a törölni kívánt lista nevére, majd nyomja meg a Törlés gombot. Ha megjelenő „Törölhető?” kérdésre igennel válaszol, akkor a lista törlődik. Rendben Az előre összeállított listák elkészítéshez vagy módosításához kattintson a megfelelő lista nevére, majd nyomja meg a Rendben gombot. A megjelenő ablakban elkészítheti, tovább szerkesztheti a listát, új mezőket rakhat fel, vagy mezőket vehet le, szűrőket rakhat az egyes mezőkre vagy éppen törölheti azokat. Ha még nem történt meg, akkor a feldolgozás előtt érdemes a listát “felparaméterezni”, vagyis az egyes oszlopok hosszát, vagy a megjelenítés formáját meghatározni a Mező adatok csoporton belül található paraméterek beállításával. A szűrőfeltételek beállítása nem kötelező. Ezek hiányában a paraméterezett listát annak minden rekordjával láthatóvá teszi a program. Amennyiben szűrőfeltételeket kívánunk beiktatni, úgy az adott (a szűrés tárgyát képező) mezőre állva a képernyő jobb oldalán található Szűrő -tól -ig, mezőkbe kell beállítani a listázandó tartományt. (A szűrés kisebb-egyenlő és nagyobb-egyenlő feltételeket értelmez mindkét mezőben.) A beállítások után a következő lehetőségek adottak:

Új Amennyiben a legfelül látható, a felhasználó lista nevét tartalmazó sor van kijelölve, akkor az Új gomb megnyomására a kiinduló adatbázis mezői jelennek meg egy újabb ablakban. E mezők közül van lehetőségünk bármelyiket beemelni a listára. (Ha azonban egy olyan, már beemelt mező van kiemelve, amelynek van kapcsolódása másik adatbázis állományhoz, akkor a kapcsolódó adatbázis mezői jelennek meg az ablakban, és azokat lehet a listára tenni.) Törlés Az éppen kijelölt mezőt (és az ahhoz esetleg kapcsolódó további mezőket) törölheti a Törlés gomb segítségével. Feldolgozás A beállításoknak megfelelelően elkészíti az adott felhasználói listát, majd a SZÁMADÓ szokásos listakezelőjével megmutatja. Eltérés a többi listázóhoz képest, hogy alapértelmezésben az elkészült listákban a számokat NEM számként érzékeli, hanem szövegként. Ezért a Stílus paraméterben minden mezőre meg kell határozni, hogy azt számként vagy szövegként jelenítse meg. Mentés A Mentés gomb megnyomásával lehet a listát az eddig elkészült formájában lementeni. Ez menti mind a beemelt mezőket, mind a hozzájuk tartozó paramétereket. Nem feltétlenül szükséges minden feldolgozás előtt elmenteni a felhasználói listát, ha a Mező adatok között pl. egy olyan szűrőt adott meg amelyik csak a jelen pillanatban kell akkor kényelmesebb ha nem menti ki, így legközelebb nem kell majd a felesleges szűrést kitörölni. Pardon Visszalépés a felhasználói listákat tartalmazó ablakhoz, mindenféle feldolgozás vagy módosítás mentése nélkül. Pardon Kilépés a Felhasználó listák funkcióból. www.compakta.hu


37

Felhasználói listák Elvi leírás Az SZÁMADÓ használata során kb. 70 (.BDT kiterjesztésű) adatbázis állományban kerülnek rögzítésre a különböző adatok, ezek listázására szolgál ez a funkció. Van néhány előre gyártott lista, de tetszőleges számú saját lista is létrehozható. Ehhez azonban bizonyos számítástechnikai és SZÁMADÓ kezelési ismeretek szükségesek, pl. tudni kell hogy melyik adatállomány milyen adatokat tartalmaz. Összetettebb listák készítéséhez szükség lehet a SZÁMADÓ adatbázis szerkezetének ismeretére is, ugyanis egyes adatállományok egyes adatmezői másik adatállományra hivatkoznak. Ilyen esetben, megfelelő kijelölés után több adatállomány összevonásából készül a lista. Így a programmal olyan listákat is tud generálni, amikre a SZÁMADÓ készítői nem gondoltak (még), és jelenleg nem áll a rendelkezésére. Az összeállított listaelemek és szűrők elmenthetőek, majd később egy mozdulattal újra betölthetőek és lekérhetőek. Amíg a lista összeállítása alaposabb felkészültséget igényel, addig az előre összeállított és elmentett listaszerkezet betöltése és a felhasználói lista előállítása nem igényel különösebb szakértelmet, átlagos felhasználói szint bőven elegendő.

Gyakorlati leírás A funkció elindítása után bal oldalon a már összeállított, lekérhető listák láthatóak, jobb oldalon pedig a különböző feladatok elvégzéséhez szükséges gombok: Új Az Új gomb megnyomásával kap egy új ablakot, ahol beírhatja a létrehozandó lista nevét, majd az alatta található mező legördítésével kiválaszthatja a kiindulási adatbázis állományt. Ha a túra modul is hozzá van kapcsolva a rendszerhez, akkor a Túra kezelésbõl hívható lista kapcsoló is bekapcsolható, így az új lista közvetlenül onnan is meghívható lesz. A Rendben gomb megnyomása után vissza a program visszatér az előző képernyőhöz, ahol a bal oldali listában már szerepelni fog az új felhasználói lista neve. Ezután következik a felhasználó lista összeállítása, paraméterezése.Ehhez kattintson az újonnan létrehozott sorra, majd nyomja meg a Rendben gombot. Másolás Előfordulhat, hogy egy már elkészített listához nagyon hasonló listára van szükség, mert pl. a lista szerkezete ugyan megegyezik, de az egyik felhasználó számára valamilyen, a másik számára pedig másmilyen alapértelmezett szűrőt kell feltenni. E feladat hatékonyan a másolás funkcióval oldható meg: a bal oldali listában kattintson a már létező, lemásolni kívánt lista nevére, majd nyomja meg a Másolás gombot. A megjelenő ablakba írja be a másolatnak adandó nevet, majd nyomja meg a Rendben gombot. Ekkor a listában megjelenik az Ön által megadott néven az eredeti lista másolata, amelyet az adott feladatnak megfelelően átalakíthat, anélkül hogy az eredeti lista megváltozna. Törlés Minden, a bal oldali listában szereplő felhasználói lista kitörölhető, ha már nincs rá szükség. Kattintson rá a törölni kívánt lista nevére, majd nyomja meg a Törlés gombot. Ha megjelenő "Törölhető?" kérdésre igennel válaszol, akkor a lista törlődik. Rendben Az előre összeállított listák elkészítéshez vagy módosításához kattintson a megfelelő lista nevére, majd nyomja meg a Rendben gombot. A megjelenő ablakban elkészítheti, tovább szerkesztheti a listát, új mezőket rakhat fel, vagy mezőket vehet le, szűrőket rakhat az egyes mezőkre vagy éppen törölheti azokat. Ha még nem történt meg, akkor a

feldolgozás előtt érdemes a listát "felparaméterezni", vagyis az egyes oszlopok hosszát, vagy a megjelenítés formáját meghatározni a Mező adatok csoporton belül található paraméterek beállításával. A szűrőfeltételek beállítása nem kötelező. Ezek hiányában a paraméterezett listát annak minden rekordjával láthatóvá teszi a program. Amennyiben szűrőfeltételeket kívánunk beiktatni, úgy az adott (a szűrés tárgyát képező) mezőre állva a képernyő jobb oldalán található Szűrő -tól -ig, mezőkbe kell beállítani a listázandó tartományt. (A szűrés kisebb-egyenlő és nagyobb-egyenlő feltételeket értelmez mindkét mezőben.) A beállítások után a következő lehetőségek adottak: Új

Amennyiben a legfelül látható, a felhasználó lista nevét tartalmazó sor van kijelölve, akkor az Új gomb megnyomására a kiinduló adatbázis mezői jelennek meg egy újabb ablakban. E mezők közül

www.compakta.hu


38

van lehetőségünk bármelyiket beemelni a listára. (Ha azonban egy olyan, már beemelt mező van kiemelve, amelynek van kapcsolódása másik adatbázis állományhoz, akkor a kapcsolódó adatbázis mezői jelennek meg az ablakban, és azokat lehet a listára tenni.) Törlés Az éppen kijelölt mezőt (és az ahhoz esetleg kapcsolódó további mezőket) törölheti a Törlés gomb segítségével. Feldolgozás A beállításoknak megfelelelően elkészíti az adott felhasználói listát, majd a SZÁMADÓ szokásos listakezelőjével megmutatja. Eltérés a többi listázóhoz képest, hogy alapértelmezésben az elkészült listákban a számokat NEM számként érzékeli, hanem szövegként. Ezért a Stílus paraméterben minden mezőre meg kell határozni, hogy azt számként vagy szövegként jelenítse meg. Mentés

A Mentés gomb megnyomásával lehet a listát az eddig elkészült formájában lementeni. Ez menti mind a beemelt mezőket, mind a hozzájuk tartozó paramétereket. Nem feltétlenül szükséges minden feldolgozás előtt elmenteni a felhasználói listát, ha a Mező adatok között pl. egy olyan szűrőt adott meg amelyik csak a jelen pillanatban kell akkor kényelmesebb ha nem menti ki, így legközelebb nem kell majd a felesleges szűrést kitörölni. Pardon Visszalépés a felhasználói listákat tartalmazó ablakhoz, mindenféle feldolgozás vagy módosítás mentése nélkül. Pardon Kilépés a Felhasználó listák funkcióból.

Gyorsjelentés

Ez a menüprogram elkészíti az üzleti gyorsjelentést. Megmutatja a bevételeket és a költségeket, továbbá a vevői és a szállítói tartozások összegét.

Munkaszámok kezelése: Munkaszámtörzs karbantartás

Elvi leírás: A munkaszám célja, hogy a gazdálkodásban egy logikai egységbe tartozó eseményeket az adatrögzítés során össze lehessen láncolni, másképpen fogalmazva valamilyen jelzőt rájuk akasztani. Olyan ez, kicsit, mint pl. egy kosárlabda mérkőzésen, amikor a pályán lévő valamennyi játékos kosárlabdázó, az egyik csapathoz tartozókon kék mez van, a másik csapathoz tartozón piros mez van, és a játékvezetőkőn szürke. Kicsit hasonló módon tudjuk mi is megjelölni az összetartozó eseményeket, és mi határozzuk meg, hogy milyen mezt fognak viselni, tehát hogy milyen munkaszámmal fogjuk megjelölni az eseményeket. A munkaszám kódja tartalmazhat betűket és számokat is, így könnyen lehet jól olvasható kódokat létrehozni (pl. TELEP01, TELEP02 a két telephely elkülönítésére, vagy hogy még könnyebb legyen a rögzítés során beírni TH01, TH02…) . Ezután a lehetőség már adott arra, hogy az egyes munkaszámokra rögzített eseményekről listát. www.compakta.hu


39

Gyakorlati leírás Új rekord felvétele Pl. az [F1] billentyűvel, vagy az egérrel az Új gomb megnyomásával lép be a rendszer új munkaszám felvétel üzemmódba. Először a munkaszám azonosítóját (kódját) írja be. Következőben be kell írni a munkaszám Megnevezését, majd a Kontírkódot. Meg lehet adni előkalkulációs paramétereket is: az Árrést és a Cikkszámot. Árrés megadásának azoknál a gazdasági eseményeknél, illetve vállalkozásoknál van jelentősége, ahol a törvény árrés áfa elszámolási kötelezettséget ír elő (pl. utazási iroda). Ilyenkor pl. minden tervezett út egy munkaszám, (pozíciószám), amelyre van egy tervezett árrés. A program a számla készítésekor a hivatkozott munkaszámnál megadottak szerinti tervezett árrés figyelembevételével számolja ki az Áfá-t. (Természetesen a megfelelő beállítás után. Amennyiben erre van szüksége, lépjen kapcsolatba az ügyfélszolgálattal.) A Cikkszám mezőnek akkor van jelentősége, ha árrés számításos ÁFÁ-ba tartozik az adott gazdasági tevékenység. Például ilyen az utaztatás, használt cikk kereskedelem, stb. (az áfa törvény taxatív felsorolása alapján). Ilyenkor a rendszer képes “árrés ÁFÁ-s” számlát készíteni, azaz ilyen esetben csak az árrésen lesz áfa. Ehhez a tervezett árrést használja fel a program. Az itt megadott cikk-kódhoz készül(het) ilyen számla. Több munkaszámhoz is tartozhat azonos cikkszám. Például legyenek munkaszámok: török út, angol út. Az utaztatás “árrés áfa” alá tartozik, de a repülőjegy, busz, autókölcsönzés már nem. Ha készen van, akkor a hagyományos módon, az [F1] billentyűvel vagy az egérrel az Új gomb megnyomásával veszi fel a rendszer munkaszámot. Ha Tervezett munkaszámot csinál, akkor itt lép be a program a tervezésbe: meg kell adni, hogy az egyes főkönyvi számláknak mekkora forgalmát várjuk. Ha készen van, akkor a Rendben gomb megnyomásával, vagy az [F10] billentyű leütésével kell rögzíteni az új munkaszámot. Ha felvitte az összes munkaszámot, az [ESC] billentyűvel tud visszalépni az alaphelyzetbe, újbóli [ESC] leütésre pedig kilép a rutinból. Érvényesítés/érvénytelenítés Csak érvényes munkaszámokra lehet könyvelni. Érvénytelen munkaszám érvényesítése az [F3] billentyű leütésére vagy az Adatállomány/Rekord érvényesítés parancsra történik; Érvénytelen munkaszámmal a rendszer nem rögzít adatot. Ha már szerepét betöltve feleslegessé vált a munkaszám, akkor érdemes érvényteleníteni. Csak az érvénytelen munkaszámok nem kerülnek át az új év adatbázisába. Érvényes munkaszám érvénytelenítése az [F4] billentyűvel vagy az Adatállomány/Rekord érvénytelenítés parancsra történik. Munkaszám módosítása A munkaszám kódjának kivételével minden egyéb paraméter módosítható. Először válassza ki a módosítani kívánt munkaszámot. A menü jobb oldalán látható fel/le nyíllal tud lépkedni a munkaszámok között egyesével. A munkaszámok listáját az [F6] billentyűvel, vagy a Lista gomb megnyomásával kapja meg. A Keres gomb megnyomására, vagy egyszerűen csak számok beütésére tud a listában keresni. Ha kész, üssön [F10]-et, vagy nyomja meg az egérrel a Rendben gombot. Ekkor a listából visszakerül a karbantartó ablakba.

www.compakta.hu


40

Az [F2] billentyűvel, vagy egérrel a Módosít gomb megnyomásával kezdheti meg az adott munkaszám módosítását. Ha megváltoztatta amit tervezett, akkor az [F2] billentyűvel, vagy az egérrel a Módosít gomb megnyomásával rögzül a módosítás az adatbázisban Ha közben úgy dönt, hogy mégsem akar módosítani, az [ESC] billentyűvel tud kilépni módosítás nélkül. Kapcsolódó témák kibontása >> Alapadatok A felhasználó által felépített, átgondolt munkaszám rendszer bevitelére szolgáló menüpont, ahol az alapadatokat különböző mezőkben rögzítjük. A mezők konkrét definiálása az almenüpontokban kerül részletes kifejtésre. Kapcsolódó témák kibontása >> Munkaszám Ezen a beviteli mezőn a munkaszám kódját rögzítjük. Érdemes olyan struktúrát kialakítani a kódok számára, amely beszédessé, és ezáltal a felhasználó számára könnyen kezelhetővé teszi a munkaszám rendszert. Ajánlott, hogy a munkaszámok felépítésükben folyamatosak legyenek és ékezet nélküli nagy karaktereket tartalmazzanak. A munkaszám hossza 12 karakter lehet. Fontos, hogy a korábban rögzített munkaszám kódokat a későbbiekben már nem lehet módosítani! Megnevezés A munkaszám szöveges leírására szolgáló beviteli mező. Itt adjuk meg a munkaszám nevét. Ez a későbbiek folyamán is módosítható. Munkaszám lista partnerek szerint Ezzel a kimutatással tudjuk lehívni azt a listát, amiért a munkaszámok kezelése mellett döntöttünk. A lista megmutatja, hogy a kiválasztott munkaszámra milyen bizonylatok készültek, azokat megmutatja összegükben is, és megmutatja, hogy ki volt a bizonylat (tehát a gazdasági esemény) partnere. A lehívás paraméterei: Könyvelés dátuma: Ha csak egy időszakot kívánunk listázni, akkora -tól, -ig dátumokat meg kell adjuk. Munkaszám: Ide kell beírni a vizsgálni kívánt munkaszámot. Be lehet egyszerűen gépelni, de a „Lista” gomb megnyomásával megkapjuk a munkaszámaink listáját, ahonnan kiválasztva a program beemeli a mezőbe a kívánt tételt. Részletes adat: Ezt a kapcsolót akkor szükséges bekapcsolni, ha az adott munkaszámra rögzített bizonylatokat tételesen kívánjuk megnézni, és vizsgálni. Ha csak a bizonylat összértékét kívánjuk vizsgálni, akkor ezt a kapcsolót nem kell bekapcsolni. Összesítés: Ha látni szeretnénk a partnerenkénti szumma forgalmat, akkor be kell kapcsolni ezt a kapcsolót.

www.compakta.hu


41

Munkaszám lista partnerek szerint

Ezzel a kimutatással tudjuk lehívni azt a listát, amiért a munkaszámok kezelése mellett döntöttünk. A lista megmutatja, hogy a kiválasztott munkaszámra milyen bizonylatok készültek, azokat megmutatja összegükben is, és megmutatja, hogy ki volt a bizonylat (tehát a gazdasági esemény) partnere. A lehívás paraméterei: Könyvelés dátuma: Ha csak egy időszakot kívánunk listázni, akkora -tól, -ig dátumokat meg kell adjuk Munkaszám: Ide kell beírni a vizsgálni kívánt munkaszámot. Be lehet egyszerűen gépelni, de a „Lista” gomb megnyomásával megkapjuk a munkaszámaink listáját, ahonnan kiválasztva a program beemeli a mezőbe a kívánt tételt. Részletes adat: Ezt a kapcsolót akkor szükséges bekapcsolni, ha az adott munkaszámra rögzített bizonylatokat tételesen kívánjuk megnézni, és vizsgálni. Ha csak a bizonylat összértékét kívánjuk vizsgálni, akkor ezt a kapcsolót nem kell bekapcsolni. Összesítés: Ha látni szeretnénk a partnerenkénti szumma forgalmat, akkor be kell kapcsolni ezt a kapcsolót. Deviza kezelés Deviza árfolyamok karbantartása

Belépve a menüpontba a program azonnal megpróbálja letölteni az aktuális MNB árfolyamokat. Ha ez valamiért nem sikerül, akkor kézzel fel kell tölteni. Gyakorlati leírás A Deviza főmenü Deviza árfolyamok karbantartása menüpontjában a Funkciók legördülő menüre kattintva kezdhetjük a munkát. A deviza árfolyamok felvitele az Új bank rögzítésével kezdődik, hiszen egy adott devizánk különböző bankunkban más-más árfolyamon értékelődik. A felkínált bankok közül, név szerint, vagy bankszámla szám szerint választhatunk. Amikor ez a bank megjelent az ablak bal oldalán, akkor ezt kijelölve megint a Funkciók legördülő menüből, most már az Új deviza felvitele következik, egy listából választhatunk egy három betűs azonosítót, amely ezentúl az adott devizát jelenti minden olyan mezőben ahol a deviza megjelenik (pl.: főkönyvi számla karbantartásban, partnertörzs karbantartásban, bizonylat karbantartásban, számlán). Amikor a bank alatt megjelenik az árfolyam azonosítója, kijelöljük és most már az ablak alsó részén látható Új árfolyam gomb segítségével az ablak jobb oldalán rögzítjük egy adott dátumhoz tartozó árfolyamát.

www.compakta.hu


42

Kartonok devizában Folyószámla kipontozás

Semmi más dolgunk nincs, csupán kiválasztani, hogy vevői, vagy szállítói adatokat kívánunk lekérdezni, és a „rendben” gombot megnyomni. Nyitott tételek listája

A nyitott tételek listájába minden olyan bizonylat belekerül, amely nincs vagy csak részben van kiegyenlítve. Árfolyam eltérések

A számla teljesítésekor, vagy részteljesítésekor kiszámítható az árfolyam eltérésből adodó értékkülönbözet. A program ezt számítja ki, majd kívánságra le is könyveli az eredményeket. Számla típus A feldolgozás a kijelölt típusú számlákra készül el (Vevő vagy Szállító). Kezelés A „Rendben” gomb megnyomása után egy listát kapunk. Ezen a listán azok a devizát is tartalmazó bizonylatok vannak, amik megfelelnek a szűrőfeltételben megadottaknak. Látható, hogy az adott bizonylatnak mennyi az értéke az adott devizában és Forintban, ugyanezek az adatok a kiegyenlítésre is kiolvashatóak, és az eltérésre. A „Munkaszám” oszlopban egy adott soron állva a lista felett az ablakban a „Lista” gomb megnyomására megkapjuk a munkaszámaink képernyős segédlistáját, ahonnan választhatunk. Ha ebbe a mezőbe így, vagy esetleg kézzel beírva egy munkaszámon kerül, akkor a létrejövő bizonylaton is rajta lesz ez a munkaszám. Az „Állapot” mezőbe egy „*” (csillag) karakter kell írnunk azok mellé a sorok mellé, melyekről el szeretnénk könyvelni az árfolyam eltéréseket. Ha tehát a munkaszámokat beírtuk (nem kötelező), és a rögzítendő sorokat a *-al kijelöltük, akkor a „Könyvelés” gombot megnyomva elkészülnek az árfolyam differenciát kezelő automatikus (könyvelési) bizonylatok. Egyébként ezek vevők esetében 3-as típusúak, szállítók esetében 4-es típúsuak lesznek, és a bizonylat száma mindig „ARF….” karakterekkel kezdődik. Ezek a bizonylatok a pénzügyi analitikus listákban (Folyószámla kipontozás) meg fognak jelenni. Dokumentum kezelés - szállítói számlák iktatása

Ez a menüpont arra hivatott, hogy a cégünkhöz beérkező szállítói számlákat kezeljük. Ez a kezelés iktatást, kívánság szerint szkennelést, a számla adatainak nyilvántartásba vételét jelenti. A munkafolyamat leírása: Az alábbi lépéseket természetesen végezheti ugyanaz a személy is, de előfordulhat, hogy más iktat, más bontja meg a munkaszámra, és ismét más hagyja jóvá. Új szállítói számla érkeztetése:

www.compakta.hu


43

Az új gomb megnyomásával kezdjük a szállítói számla feldolgozását. Ekkor az alábbi képernyőt kapjuk:

A program automatikusan az első fülre, az „Alapadatok”-ra áll. Itt a mezőket értelemszerűen kitöltjük. Azonosító: a szállítói számla száma Partner: Két dolgot tehetünk: vagy a sor végén lévő „…..” -ot ábrázoló gombra kattintva (vagy f4 gombbal) előhívjuk a partner törzsállomány képernyős segédlistáját, és onnan kiválasztjuk a számla szállítóját, vagy ha a törzsben nem szerepel még a szállító, akkor a másik (füzetlapot tartalmazó) ikonra kattintva felvesszük a partnert a törzsbe. Érték: a számla bruttó értéke, tehát az az összeg, amit fizetnünk kell érte Beérkezés: az a dátum, amikor a számla hozzánk, tehát a céghez beérkezett. Teljesítés: a számlán szereplő teljesítés dátuma Fizetés: a számlán szereplő fizetési határidő dátuma Típus: A program automatikusan kitölti Iktatószám: a program automatikusan kitölti Fizetési mód: Kitöltjük, hogy átutalásos számláról, vagy Kp fizetéses számláról van-e szó Amennyiben a számlát nem kívánjuk szkennelni, akkor léphetünk tovább a „Bizonylat adatok” fülre.

www.compakta.hu


44

Itt az „új” gombot megnyomva kitöltjük a szállítói számla tételei alapján a mezőket. Deviza: Amennyiben a befogadott számla nem tartalmaz devizát, akkor ezt a mezőt átlépjük Munkaszám: Amennyiben használunk a belső eseményeink megkülönböztetése érdekében munkaszámot, akkor ide be kell írjuk a megfelelőt, vagy listából ki kell választani. Ebbe a mezőbe csak már létező munkaszámot lehet beírni, itt nincs mód új munkaszám felvitelére. A munkaszámnak már léteznie kell. Cikk: Üresen hagyjuk, ebben a termékben nincs szerepe. Érték: A számlán szereplő bruttó értéket kell ide bevinni, illetve ha munkaszámokra bontunk, akkor is a munkaszámonkénti bruttó értéket kell beírni. Az ablak alsó sávjában látható, hogy az eddig feltöltött sorokban összesen mennyi értéket vittünk fel (jelen példában 45.333), mellette pedig, hogy az „alapadatok” fülön az értékbe beírt összeghez képest még mennyi az az érték, amit fel kell dolgozzunk ebben a felületen (jelen példában még 19.667,-Ft értékről kell sort, vagy sorokat beírnunk) Alsó gombsoron a „Rendben” akkor lesz aktív, ha az eltérés „0” lesz. Következő lépesek, lehetőségek:

Bár ezekkel a lépésekkel szinte már mindent megtettünk, néhány mozzanat még vár, illetve várhat ránk.

www.compakta.hu


45

Amit kötelező megtennünk, hogy az egérrel kiválasztjuk a megfelelő számlát, és a „jóváhagy” gombbal végleg befogadjuk a cégünkbe és a szoftverünkbe a számlát. Ebben a pillanatban a bizonylatok között létrejön egy új bizonylat, aminek a száma egy kettőspont és utána az iktatószám, a bizonylat idegen azonosítójában ott van a szállítói számla eredeti száma, és a tételében ott vannak azok az értékek, amiket itt, a dokumentumkezelőben korábban feltöltöttünk.

Módosítás funkció

Ezzel a funkcióval ismét visszakapjuk a korábbról már ismert Alapadatok feldolgozó ablakot:

www.compakta.hu


46

Itt a melléklet gombot megnyomva kapunk egy ablakot, ahol a számlaképet tudjuk digitalizálni, vagy archiválni

Két dolgot tehetünk. Ha a számla képét szkennelni kívánjuk, akkor vagy a harmadik ikonra kattintunk felül, vagy a „Szerkesztés” legördülő menüből a „Hozzáadás képolvasóból” funkciót választjuk ki. A program felismeri, ha a számítógéphez csatlakoztatva van szkenner, és egy párbeszédablakban történő kiválasztás után

www.compakta.hu


47

azt el is indítja. Tehát nem szükséges a számlát külön szkennelni, majd elmenteni, és utána valahogy megkeresve ide beemelni, a program elindítja a szkennert, és ide beemeli a levilágított képet. A másik eset főleg akkor fordul elő, ha pl. elektronikus számlát kapunk. Ilyenkor sok esetben a számla egyik eleme egy pdf fájl, levélben elküldve, de van, amikor a pdf mellett más, pl. xml fájlok is vannak. Minden ilyen levélben kapott fájlt mentsünk el megfelelő helyre. Ezután a második ikonra kattintva, vagy a „Szerkesztés” legördülő menüből a „Fájl hozzáadás” funkciót kiválasztva be tudjuk emelni az elmentett fájlokat. Egy számlához több képet is be lehet csatolni. A gyakorlatban mik szoktak előfordulni? Az elektronikus számlák esetében pl. sokszor kapunk egy pdf fájlt, és kapunk egy xml fájlt. Mindkettő a számla része, és nekünk mindkettőt 8 évig olvasható formában meg kell őriznünk, tehát archiválnunk kell. Ha a program általános adatmentéséről is gondoskodunk, ami egyébként is elvárható, akkor ennek az egyébként szigorú törvényi feltételnek is eleget tettünk. De egyébként sokszor a nem elektronikus számlák esetében is előfordul, hogy a számlának mellékletei vannak, pl. teljesítés igazolás, vagy szállítólevél. Egy korábban már jóváhagyott számlát esetenként javítanunk is kellhet. Ilyenkor az egérrel ráállunk a megfelelő bizonylatra, és a „Funkciók” legördülő menüből kiválasztjuk a „Jóváhagyás visszavonása” pontot. Ekkor a bizonylat itt ismét módosíthatóvá válik. A módosítás után ne feledkezzünk meg a ismét jóváhagyni a bizonylatot. Adatállomány szerviz Cégadatok karbantartása

Elvi leírás Amikor a SZÁMADÓ-t elindítja, első lépésként meg kell adnia, hogy melyik cég melyik évének adataival kíván foglalkozni. A Cégadatok karbantartása program segítségével a kiválasztott céghez kapcsolódó azonosító adatokat rögzítheti. Ezek az adatok később átutalások készítésekor illetve különböző nyomtatványokon, számlákon, fizetési felszólító levélen, ÁFA bevalláson, stb. fognak megjelenni szükség szerint. Arra is lehetőséget ad még ez a program, hogy a Dokumentumok fülön bármilyen típusú állományt hozzárendeljen az adott céghez, pl. Word-ben megírt dokumentumokat, szerződéseket, vagy Excel-ben megszerkesztett táblázatokat, listákat. Így egyetlen felületről elérhetővé válik minden fontos információ a cégről. Gyakorlati leírás Módosítás

www.compakta.hu


48

Frissen létrehozott cégnél minden adatmező üres ezeket célszerű kitölteni azaz módosítani a következő képpen: Indítsa el a Cégadatok karbantartása programot. Nyomja meg a Módosítás gombot az egérrel, vagy az [F2]-es billentyűt. A mezők szerkeszthetővé vállnak, töltse ki mindegyiket értelemszerűen. Majd nyomja meg egérrel a Rendben gombot, vagy az [F10]-es billentyűt. · Dokumentumok hozzárendelése Indítsa el a Cégadatok karbantartása programot. Válassza ki a Dokumentumok fület. Itt a Csatolt állományok kezelése fejezetben leírtak szerint tetszőleges számú állományt hozzá rendelhet az adott céghez. Ha a listába felvett minden szükséges állományt illetve kitörölte a feleslegeseket, akkor kiléphet a programból. Nincs ugyanis szükség külön mentés vagy rögzítés parancs kiadására, kilépéskor az automatikusan megtörténik. · Amennyiben később visszatér ehhez a listához, akkor a listában szereplő állományokra kettőt kattintva azok automatikusan betöltődnek a hozzárendelt programba. Adatok mentése

Elvi leírás Az Adatok mentése program a SZÁMADÓ-ba belépéskor kiválasztott cég megadott évnek adatait menti ki a kiválasztott eszközre. (Ez lehet A-drive, ZIP drive, merevlemez vagy bármilyen más, az operációs rendszer által támogatott eszköz, azonban megbízhatatlanságuk miatt a floppy lemezek nem ajánlottak.) Egy SZÁMADÓ-val készített mentés minden olyan információt tartalmaz, amely ahhoz szükséges, hogy akár egy teljesen frissen telepített programba visszatöltve a munkát zökkenő mentesen, adatvesztés nélkül lehessen folytatni. Ilyen módon megfelelő mentett adatbázis birtokában egy számítógép meghibásodás, vírus kártétel, véletlen törlés vagy akármilyen hasonló katasztrófa esetén is biztonságban tudhatja adatait. Éppen ezért fontos a rendszeres mentés! Maga a mentés állomány egy tömörített ZIP állomány, amelyben be vannak csomagolva • • • ·

az év függő adatbázis állományok közül azok, amelyek az adott évre vonatkoznak, a nem évszámos (tehát minden évben használatos) állományok, és a paraméter állományok. ·

Az hogy a SZÁMADÓ rendszer melyik könyvtárából melyik adatállományokat kell a mentésbe bele venni a PROGRAM könyvtárban található MENTPARA.DAT állományban van leírva. Gyakorlati leírás

www.compakta.hu


• •

• • ·

49

Indítsa el az Adatok mentése programot. A mentés könyvtára feliartú mezőbe írja be a mentésre kijelölt meghajtót és könyvtárat (pl. A: ). Ha listából szeretné kiválasztani az útvonalat, akkor egérrel nyomja meg a mező végén látható gombot vagy az [F4]-es billentyűt, majd a megjelenő ablakból válassza ki a mentés helyét. Amennyiben floppy lemezre készít mentést és várhatóan a mentés mérete meghaladja egy lemez kapacitását, akkor pipálja be a Több lemezes mentés kapcsolót. Nyomja meg egérrel a Rendben gombot vagy az [F10]-es billentyűt. Ekkor a mentés folyamata megkezdődik, amit az ablak alján látható állapot sorban nyomon követhet. ·

A mentés befejeztével megjelenik egy napló ablak, amely a lefutott mentési folyamatról ad tájékoztatást. Ha a “A művelet sikeresen befejeződött “ szöveg olvasható a napló utolsó sorában akkor minden rendben lezajlott. Ha ez a szöveg nem látható és a nem sikerült tökéletesen a mentés akkor célszerű megkeresni a hiba okát és újra elvégezni. Kapcsolódó témák kibontása >> Több lemezes mentés Amennyiben floppy lemezre készít mentést és várhatóan a mentés mérete meghaladja egy lemez kapacitását, akkor pipálja be a Több lemezes mentés kapcsolót. Mentés automatikus küldése az ügyfélszolgálatnak Az ügyfélszolgálati feladatok ellátása során viszonylag gyakori feladat, hogy az ügyfél egy mentést juttasson el az ügyfélszolgálatnak. Ha ezt a kapcsolót bekapcsoljuk, akkor a tömörítés végeztével a mentés állományt a program automatikusan elküldi a SZÁMADÓ kiszolgálójához, amennyiben van élő Internet kapcsolat az adott gépen, és az FTP portok használata nincs letiltva. Így a felhasználónak nem kell az állományok összecsomagolásával és azok továbbításával foglalkoznia, mindez automatikusan megtörténik. Adatok visszamentése

A funkció segítségével a külső eszközön található adatbázist tölthetjük vissza. Megadhatjuk az adatokat tartalmazó eszköz azonosítóját. A rendszer ellenőrzi, hogy az eszközön megfelelő adatok vannak-e. Több cég könyvelése esetén nem következhet be adat keveredés. Év zárása-nyitása

Az évnyitás illetve zárás 5 lépésben hajtható végre, és az egyes lépések között el kell végezni, illetve ahol erre mód van a SZÁMADÓ-val elvégeztetni a megfelelő számításokat és könyveléseket. A nyitáshoz, illetve záráshoz minden funkció egy menüpontból hívható, amit a az Adatállomány szerviz almenüben a Könyvelési év zárása-nyitása funkcióban találhatunk meg. Új adatbázis létrehozása A program a zárandó év adatai alapján elkészíti a rendszer számára az új adatállományokat. Az érvénytelenített törzsadatok nem kerülnek be az új év adatai közé, illetve a főkönyvi számlák közül a törlésre kijelöltek, valamint az általunk kiválasztott számlák maradnak ki az új év számlatükréből.

www.compakta.hu


50

Amennyiben az előző év szerinti számla tükröt választjuk, akkor a program létrehoz egy minden tekintetben üres számla, és mozgás (kontírkód) állományt, majd az elemeket a tárgyévből olvasva beilleszti az üres adatbázisba. A program figyeli a törlésre kijelölt állapotot, amelyeket az új év adatbázisába nem másol bele. Ugyanígy jár el a mozgáskódok állományával, tehát egy üres állományba beleírja a tárgyév érvényes kontírkódjait. Új számlatükör opció választása esetén azonban program a null könyvtárban található számla és mozgás állományokat az új év adatbázisába változtatás nélkül beilleszti. Ezt használhatjuk minden olyan esetben amikor törvényi kényszer, vagy egyéni döntés alapján alapvetően változtatjuk meg a számlatükröt. Figyelmeztetés: Ez a programpont üres állományokat másol be az aktuális adat könyvtárba és csak a törzsadatokat örökíti! Ha az új évben már rögzített bizonylatokat, akkor ezt a menüpontot ne futtassa újra, mert a könyvelt adatai elvesznek! A zárás megszüntetése után ezt a menüpontot nem kell újra futtatni! Folyószámla nyitás A program indítás előtt néhány dolgot okvetlenül el kell végeznünk. Hozzuk le a folyószámla kartont, a folyószámla kipontozást, valamint a nyitott tételek listáját. A három karton, illetve lista végső összesítésének egyeznie kell egymással, azaz nem mutathatnak más egyenleget. Kiegészítésként megtekinthetjük az adott folyószámla főkönyvi kartonját is. Amennyiben a listák nem mutatnak megfelelő adatokat, meg kell keresni az egyes bizonylatokon, vagy a kiegyenlítések bizonylatán a hibát. Csak akkor várhatunk jó évnyitást a programtól, ha az említett listákon az adatok egyezősége fenn áll Vizsgáljuk meg, hogy a PARAM.INI állomány [Vevő folyószámla] és [Szállító folyószámla] fejezetében megfelelő főkönyvi számlák vannak e felsorolva. Amennyiben további számlákat is használunk folyószámlaként, azokat szintén fel kell sorolni a megfelelő fejezet egy újabb sorában. Az új sor egyenlőség jeltől balra található részén a vevő illetve száll azonosítónak szerepelnie kell. Ezt követheti egy sorszám, majd az egyenlőségjel. A főkönyvi számla nem lehet gyűjtőszámla, tehát ha van alábontásunk, akkor minden számlát a megfelelő fejezetbe fel kell sorolni. Amennyiben a folyószámlát nem akarjuk a rendszerrel automatikusan nyitni, úgy a PARAM.INI említett két fejezetében töröljük ki a főkönyvi számlákat. Ekkor a program a záráskor ezeket a számlákat is egyszerű mérlegszámlának fogja tekinteni és egy összegben lezárja illetve megnyitja a záró illetve nyitó számlával szemben, amit majd az új évben szét kell könyvelni a megfelelő partnerek tényleges kintlevőségei szerint. Ezt a funkciót többször is elindíthatjuk. A program megkeresi, hogy van-e újabb kiegyenlítettlen számla a zárandó évben és ezeket az új évben megnyitja. Nem lehet azonban a megnyitott folyószámlát a zárandó évben kiegyenlíteni, vagy ebben az esetben az új évben a nyitott számlát érvényteleníteni kell. Jó eredményre vezet az is, ha ilyen esetben a nyitást megszüntetjük az erre szolgáló funkcióval, majd újra zárjuk a folyószámlát. Az időközben kiegyenlített számla az újbóli záráskor az új évben már nem fog szerepelni. Eredményszámla zárás Ahhoz, hogy a mérlegünkben a számviteli törvény előírásainak megfelelően bruttó módon szerepeljenek a követelések és a tartozások minden egyes számla egyenlegét az egyenlegének megfelelő jellegű számlára kell átkönyvelni még a zárás megkezdése előtt. Ennek ellenőrzését www.compakta.hu


51

elvégeztethetjük a rendszerrel. Hívjuk meg az Adatállomány szerviz almenüből a Könyvelés ellenőrzés funkciót. A program, amennyiben az egyes főkönyvi számlák rögzítésekor meghatároztuk a számla jellegét, akkor figyelmeztet a nem megfelelő egyenlegű számlákra. Az ellenőrzés kimutatja a gyűjtőszámlán maradt könyvelési tételeket is, ami az évközben történt alábontáskor előfordulhat. A zárás előtt el kell készíteni az eredménykimutatást, illetve ez alapján meg kell határozni az adót, osztalékot. Az évet terhelő társasági adót a T 891-K 461 számlaösszefüggésben,majd a taggyűlés által jóváhagyott osztalékot a 493 számláról bruttó összegben kifizetési kötelezettséggel szemben kell lekönyvelni. Ezzel egy időben a kifizetéssel kapcsolatos Szja kötelezettséget is le kell könyvelni. Lezárjuk az eredményszámlákat. A program a 493-as számlával szemben zárja a számlákat, amelynek egyenlegét átkönyveli a 419-es számlára. Ezután célszerű a tárgy évi mérleget lekérni. Ekkor az eszköz - forrás egyezőségnek meg kell lennie. Természetesen, ha valakinek nem ilyen számlatükör áll rendelkezésére, akkor a számára megfelelő egyéb számlaösszefüggéseket kell alkalmazni. A nyitó és záró számlákat a SYSTEM.INI állomány nyitó / záró / eredelsz / mérlegered / kltgszla paramétereiben állíthatjuk be a saját számlatükrünknek megfelelően. Mérlegszámla zárás-nyitás A program lezárja a mérlegszámlákat, valamint megnyitja a következő évet. Az év nyitása után kell az előző évi eredményt a mérleg szerinti eredmény (419) számláról eredmény tartalékra (413) ill. elhatárolt veszteségre (418) le kell könyvelni. Zárás megszüntetése Az év zárás nem jelent olyan veszélyt, hogy utána már nem lehet könyvelni az előző évben. A zárást el lehet távolítani. Ezután rögzíthetjük az elmaradt bizonylatokat, majd a zárást újra végrehajtjuk. A zárás megszüntetése érinti azonban a folyószámla nyitást. A zárás megszüntetésének hatása kiterjedhet az eredmény és mérlegszámlákra egyaránt, azonban az egyes zárási lépéseket különkülön is meg lehet szüntetni. Szövegkezelő

A rendszer által készített listák mindíg a szövegkezelő segítségével nézhetők meg, és nyomtathatók ki. Az adott lista elészültével az automatikusan bekerül a szövegkezelőbe, de ha később újra meg kell nézni, vagy ki kell nyomtatni akkor ezzel a programmal tehetjük meg. Adatbázis elemzés

Az adatbázis fizikai integritását ellenőrzi. A törzsadatok hiányát pótolni kell. A bizonylat fej, vagy tételre mutató hiba esetén konzultálni kell a hiba elhárítására kiképzett szakemberrel. Ellenőrzések •

Bizonylatfej ellenőrzés: Minden egyes bizonylat ellenőrzésre kerül hogy a tételei léteznek-e és olvashatóak-e, valamint minden bizonylat minden tétele ellenőrzésre kerül, hogy a hozzá rendelt kontírkód, főkönyviszám, cikk-kód, munkaszám létezik-e? A 0. kulcs által megadott sorrend szerint zajlik az ellenőrzés.

www.compakta.hu


52

Bizonylattétel ellenőrzés kulcs nélkül: A bizonylatok tételeit olvassa végig, kulcs nélkül. Bizonylattétel ellenőrzés kulcs szerint: A bizonylatok tételeit olvassa végig, a 0. kulcs által megadott sorrendben. Közben ellenőrzi hogy az adott tételhez tartozik-e bizonylat fej? • Kötelezettség ellenőrzés: A Kötelezettségek funkcióban felvett sorokat ellenőrzi olyan szempontból, hogy az ott megadott ügyfél, cikk, kontírkód, munkaszám és raktár létezik-e? • Partner ellenőrzés: A gyűjtő mezők tartalmát ellenőrzi, az esetleges önmagára hivatkozó (rekurziót tartalmazó) gyűjtő csoportok kiszűrésének céljából. Cikk ellenőrzés: A gyűjtő mezők tartalmát ellenőrzi, az esetleges önmagára hivatkozó (rekurziót tartalmazó) gyűjtő csoportok kiszűrésének céljából. • •

Program beállítások Bejelentkezett felhasználók

Használata kizárólag hálózatos rendszerben értelmezett. Megmutatja, hogy a SZÁMADÓ-ba jelenleg hány felhasználó van bejelentkezve, illetve azok mikor léptek be, melyik cégbe léptek be, és milyen modulokat foglaltak le. Naptár

A naptár beállítás a SZÁMADÓ globális paramétere, azaz az itt beállított értékek az összes könyvelt cég esetében érvényesek. Minden új könyvelési évre létre kell hozni naptárt. Amennyiben a fizetési határidő számítását a munkanapok alapján kéri a system.ini fájl SYSTEM.INI fizhatmod paraméterének igenre való állításával, akkor meg kell adni a munkanapokat és a munkaszüneti napokat. Ugyanezt a naptárbeállításokat használja a SZÁMADÓ-06, azaz a bérrendszer. Munkanap a hétfő, kedd, szerda, csütörtök és péntek, munkaszüneti nap a szombat és a vasárnap. Vannak ünnepnapok melyeket a SZÁMADÓ nem ismer, mert évenként össze-vissza vannak, pl. a húsvét, vagy mert újabb ünnepek, mint ahogy a SZÁMADÓ kibocsátásra került. Továbbá vannak munkanap-munkaszüneti nap csere-berélések, melyeket nem lehet előre tudni és beállítani. Ezért szükséges, hogy ellenőrizze, hogy a munkanap-munkaszüneti nap beállítások korrektek-e. A kék hátterű napok a munkaszüneti napok. Az adott nap státusát az egér bal gombjával duplán kattintva lehet az ellenkezőjére változtatni. Az előző és következő hónapot az ilyen feliratú gombokra kattintva lehet kérni. Természetesen csak a tárgyévi naptárt lehet beállítani, a program megáll lefelé januárnál és felfelé decembernél. Ha készen van a naptári paraméterek megadásával, akkor az [ALT+R] billentyű kombináció, vagy az egérrel a Rendben gomb, vagy az [F10] billentyű leütésére rögzülnek az adatok és ezzel együtt ki is lép a rutinból. Ha mégsem kívánja módosítani a naptári paramétereket, akkor az [ALT+P] billentyű kombináció, vagy az egérrel a Pardon gomb, vagy az [ESC] billentyű leütésére lép ki a rutinból. Ilyen esetben a program a tényleges kilépés előtt megerősítést vár. Bérleti kódok beírása

Ha Önnek Compakta rendszere van, akkor annak működéséhez havonta egyszer meg kell adni az aktuális jelszót. Az aktuális jelszót minden hónapban megküldjük e-mailben Önnek a Hírlevél

www.compakta.hu


53

csomag részeként. Az egyenleg közlő lapon található az Internet kód társaságában. Először adja meg, hogy melyik év melyik hónapjáról van szó. Azután adja meg a jelszót.

Ha készen van a naptári időszak és a bérleti kód beírásával, akkor az [ALT+R] billentyű kombináció, vagy az egérrel a Rendben gomb, vagy az [F10] billentyű leütésére rögzül a bérleti kód, és ezzel együtt ki is lép a rutinból. Ha mégsem kívánj megadni bérleti kódot, akkor az [ALT+P] billentyű kombináció, vagy az egérrel a Pardon gomb, vagy az [ESC] billentyű leütésére lép ki a rutinból. Felhasználói engedély frissítése

Elvi leírás Erre a funkcióra két ok miatt lehet szükség: vagy telepítéskor nem állt rendelkezésre az ún. felhasználói engedélykód (pl. mert csak demo céllal lett a program felrakva a gépre), vagy pedig mert a meglévő porgram valamilyen tulajdonságát meg kell változtatni (pl. a felhasználó további modulokat vásárolt). A megfelelő tartalmú felhasználói engedélykód birtokában mindkét feladat megoldható. Gyakorlati leírás 1. Indítsa el a menüből a Felhasználói engedély frissítése funkciót. 2. A megjelenő ablakban válassza ki az Engedély frissítése kóddal mezőt. (Az engedély frissítése lemezzel csak a régebbi változatokkal való kompatibilitás miatt maradt meg, azok számára akinek még lemezük van, nem kódjuk.) 3. Írja be (vagy ha elektronikus úton kapta akkor másolja be) a kódot, majd nyomja meg a Rendben gombot. 4. Ha a kód megfelelő, akkor „Az engedély elfogadásra került! Indítsa újra a SZÁMADÓt!” üzenet fog megjelenni a képernyőn. Ez azt jelenti, hogy a művelet sikeres volt, de a változtatások érvényre jutásához előbb ki kell lépni a programból, majd újra kell indítani.

www.compakta.hu


54

Folyamatok

Vevői előleg banki beérkezésének rögzítése

A vevői előleg banki beérkezésének rögzítése alaposan eltér mind a vevőszámlák kiegyenlítésétől, mind az egyéb banki bevételek rögzítésétől. A tétel felvitelét, mint a többi esetben is, azzal kezdjük, hogy az előválasztó ablakból kiválasztjuk a megfelelő eseményt, azaz kijelöljük a Vevőelőleg beérkezése bankba opciót. A Rendben gomb megnyomásakor a program kitölti a megfelelő mezőket, és a cursor a Cikk-kód mezőben villog. Az eddigi rutintól eltérően a cikk-kód mezőt ki kell tölteni. A rendszerben definiálva vannak ún. előleges cikk –kódok, amelyek „E” betűvel kezdődnek és a kódjukban és nevükben is tartalmazzák az előleg ÁFA tartalmát, például „E25” Előleg 25% ÁFA tartalommal. Ezek közül a kódok közül kell beemelni, vagy beírni a megfelelő ÁFA tartalmút. A cikk-kód kitöltése után a „T” mezőből ki kell törölni a program által automatikusan beírt 1-est, mert az előleg esetében nincs olyan 1-es típusú bizonylat, amire hivatkoznunk kell. Ezen okból enterrel átugorhatunk a Számlaszám és a Dátum mezőkön. Ki kell tölteni az Ügyfél mezőt, majd az Érték mezőbe a beérkezett előleg bruttó értéket kell írni. A Munkaszám és a Megjegyzés mező kitöltése nem kötelező. Ezzel kitöltöttük a tételsort, de az előleg beérkezésének rögzítésével még nem végeztünk. Következő lépésben F1-el kérünk egy új sort, majd az előválasztó ablakból a „Vevő előleg ÁFA” opciót választjuk. Ennek hatására, ha mindent jól csináltunk, automatikusan kitöltődik a tételsor. Ezzel rögzítettük a beérkezett előleget. A szállítói előleg banki kifizetését egyszerűen csak egyéb banki kiadásként kell rögzíteni.

(Brigi! A kép elmentve a g:\tech\data\images\vevoelolegbankba.jpg néven légy szíves emeld be a leíráshoz)

www.compakta.hu


55

Előlegszámla nyomtatása A beérkezett előlegről előlegszámlát kell kiállítani és azt az ügyfelünknek eljuttatni. Ezt a program úgy oldja meg, hogy a lerögzített bank kivonatot a Kivonat lista fülön megkeressük, majd a Rendben-nel behívjuk. Kijelöljük azt a sort amelyik az előleg beérkezését tartalmazza és a Funkciók legördülő menüből az Előlegszámla készítése opciót választjuk. Ennek hatására megjelenik a képernyőn az előlegszámla nyomtatási képe, melyet célszerű innen azonnal kinyomtatni. Fontos tudni, hogy a funkció elindításakor a háttérben elkészül egy 0-s típusú, „E”vel kezdődő folyamatos sorszámozású bizonylat, amelyet erről a felületről csak egyszer, a nyomtatási kép megjelenésekor tudunk kinyomtatni. Ha valamiért ezt elmulasztjuk, akkor utólagosan már csak Supervisor felhasználóként belépve a bizonylat karbantartóból tudjuk kikeresni és kinyomtatni.

Előleg beemelése végszámlába Az ügyfelünknek a bizonylat karbantartóban elkészítjük a számlát, kiszámlázzuk a számlázandó tételeket, majd megnyomjuk az ÁFA gombot.

(Brigi! A kép elmentve a g:\tech\data\images\elolegbeemel1.jpg néven légy szíves emeld be a leíráshoz) Ezután az Eszközök legördülő menüből az Előleg levonás opciót választjuk. Ennek hatására kapunk egy ablakot, amelyben a program megmutatja ennek a partnernek az összes még fel nem használt ( végszámlába be nem emelt) előlegét.

www.compakta.hu


56

(Brigi! A kép elmentve a g:\tech\data\images\elolegbeemel2.jpg néven légy szíves emeld be a leíráshoz) Ebben az ablakban kiválasztjuk a beemelni kívánt előleget, majd a Rendben gomb megnyomásával beemeljük a végszámlába.

(Brigi! A kép elmentve a g:\tech\data\images\elolegbeemel3.jpg néven légy szíves emeld be a leíráshoz) Egy végszámlába több előleget is beemelhetünk, a fent leírt módszerrel sorban egymás után. A beemelt előlegekről a program automatikusan két sort képez a bizonylat tételeiben, mellyel lecsökkenti a fizetendő összeget és a hozzá tartozó ÁFA-t.

www.compakta.hu

CompAkta. számlázó, számlakezelő és pénzügyi nyilvántartó rendszer. Felhasználói leírás. Budapest, október 5. Számadó Kft

Recommend Documents