Communicatieplan BESIX met betrekking tot CO2-reductiedoelstellingen 2015 - 2019
21 mei 2015 Definitief rapport, versie 5
Documenttitel
Communicatieplan CO2 reductiedoelstellingen 2015 – 2019
Verkorte documenttitel
Communicatieplan CO2
Status
Definitief
Datum
21 mei 2015
Auteur(s)
M. Vijfhuizen
Collegiale toets Paraaf Vrijgegeven door Paraaf
B. van Wieringen …………………. Werner De Vos ………………….
Voor akkoord namens BESIX Nederland: Naam
J. Philtjens
Plaats
………………..
Handtekening
………………...
2
Inhoudsopgave 1. Introductie
4
2. Ambitie
4
3. Interne communicatie op bedrijfsniveau
5
4. Interne communicatie op projectniveau
7
4. Externe communicatie (bedrijfsniveau en projectniveau)
8
6. Planning en verantwoordelijken
9
Bijlage: Communicatiekalender
3
1. INTRODUCTIE De uitstoot van broeikasgassen zoals CO2 leidt tot klimaatverandering (global warming) dat ernstige gevolgen heeft voor onze samenleving zoals het smelten van poolijs, extreme weersomstandigheden en het uitsterven van diersoorten. Het terugdringen van CO2-uitstoot staat internationaal hoog op de agenda. Ook opdrachtgevers geven blijk van maatschappelijk bewustzijn. Zo heeft ProRail de CO2 prestatieladder geïntroduceerd, welke later door de stichting SKAO is overgenomen. BESIX wil haar verantwoordelijkheid nemen in het verminderen van de CO2 uitstoot en sluit zich bij dit initiatief aan. Dit communicatieplan beschrijft de communicatie-acties die BESIX Nederland Branch in de periode 2015-2019 zal ondernemen gerelateerd aan haar ambitie om de CO2 uitstoot van haar activiteiten in Nederland te verminderen. BESIX Nederland Branch committeert zich aan alle doelstellingen in dit communicatieplan en verbindt er zich toe alle nodige middelen (financieel, personeel,…) ter beschikking te stellen van de organisatie en de projecten met gunningsvoordeel om de doelstellingen van dit communicatieplan te realiseren. Dit communicatieplan bestaat uit het onderliggend communicatieplan en een communicatiekalender (bijlage). De directie van BESIX Nederland zal het communicatieplan jaarlijks evalueren tijdens de managementreview in de maand mei/juni.
2. AMBITIE BESIX Nederland heeft zich in 2009 (= basisjaar) voorgenomen om zijn CO2 uitstoot gedurende een periode van 5 jaar jaarlijks met 2% (ten opzichte van het referentiejaar) te verminderen, wat neerkomt op een totale CO2 reductie van 10% ten opzichte van het referentiejaar in 2015. Recentelijk is besloten de bovenstaande CO2 reductie weer met 10% op 5 jaar door te zetten (tot eind 2019). Om de interne en externe communicatiedoelstellingen te bewerkstelligen zal BESIX: Minimaal 2x per jaar intern en extern communiceren over de CO2 reductiedoelstellingen, de emissie-inventaris van scope 1, 2 en 3 gerelateerde CO2emissies, alsmede de voorgang van de reductiedoelstellingen. de website in stand houden conform de criteria zoals voorgeschreven door SKAO: - bereikbaar op bedrijfsnaam (vermeld op certificaat) en vervolgens via zoekterm CO2-prestatieladder - Slechts 1 website - Statische inhoud: minimaal vereiste informatie conform 4A1, 3B2, 4B2, 5B1, 3C, 5C, 5D, 3D1 en 4D1. De informatie blijft op internet beschikbaar tenminste gedurende de looptijd van het certificaat. - Dynamische inhoud: minimaal rapportages conform 4B2 en 5B1 en uitgebracht na de laatste (her)certificatie. 4
-
Informatieopslagstructuur volgt nummering van de eisen uit auditchecklijsten.
3. INTERNE COMMUNICATIE (OP BEDRIJFSNIVEAU) 3.1
Doelstelling Interne communicatie is gericht op de eigen medewerkers van BESIX Nederland met als doel de medewerkers te informeren en te betrekken. Een goede interne communicatie zorgt voor betrokken medewerkers die duurzame oplossingen toepassen in hun activiteiten. Binnen BESIX Nederland wordt actief gecommuniceerd over CO2 reductie en hoe je als medewerker een bijdrage kunt leveren om energiegebruik en CO2-emissies te verminderen. BESIX Nederland wil dit zoveel mogelijk via een bottom-up methode doen. Op bedrijfsniveau worden de volgende interne doelgroepen onderscheiden: Directie BESIX Nederland eigen medewerkers tijdelijk en ingehuurd personeel afstudeerders en stagiaires Communicatiedoelstelling op bedrijfsniveau CO2 reductie intern: Interne doelgroepen worden regelmatig geïnformeerd over het energiebeleid van de onderneming, de CO2 reductiedoelstellingen en de status van de voortgang van deze reductiedoelstellingen. Interne doelgroepen worden regelmatig geïnformeerd op welke manier ze zelf kunnen bijdragen aan deze reductiedoelstellingen.
3.2
Communicatiemiddelen
via de welkomst map voor nieuwe medewerkers BESIX Nederland (zowel eigen medewerkers als tijdelijk / ingehuurd personeel en afgestudeerden/stagiaires) met als inhoud: o energiebeleid binnen BESIX Nederland o de reductiedoelstellingen met betrekking tot CO2 uitstoot o eigen bijdrage om deze reductiedoelstellingen te behalen
per memo op het intranet van BESIX: o 2x per jaar (inclusief link naar de betreffende pagina op de bedrijfswebsite) met als inhoud: de CO2 reductie doelstellingen, emissie-inventaris en voortgang van scope 1,2 en 3 de voortgang van de projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen.
5
o
het huidige energieverbruik binnen de onderneming en de projecten ad hoc over mogelijkheden voor individuele bijdrage
een jaarlijks artikel in het BESIX News NL magazine, dat op zesmaandelijkse basis wordt verspreid onder de personeelsleden, over de hieronder vermelde zaken: de CO2 reductie doelstellingen, emissie-inventaris en voortgang van scope 1,2 en 3 de voortgang van de projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen.
via het Intern Directie Comité van BESIX Nederland: o 2x per jaar inclusief de CO2 directiebeoordeling in het Intern Directiecomité o Inhoud: het energiebeleid en energie management programma van BESIX Nederland en de reductiedoelstellingen (enkel tijdens de directiebeoordeling) de status van de reductiemaatregelen inclusief voortgang resultaten CO2 footprint scope 1, 2 en 3 resultaten projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen het communicatieplan huidig energieverbruik en tendens binnen de onderneming
via het projectenoverleg met projectleiders en Directie BESIX Nederland: o 2x per jaar o Inhoud: het energiebeleid van BESIX Nederland en de reductiedoelstellingen de status van de reductiemaatregelen inclusief voortgang resultaten CO2 footprint scope 1, 2 en 3 resultaten projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen status huidig energieverbruik
6
4 INTERNE COMMUNICATIE OP PROJECTNIVEAU 4.1
Doelstelling De interne communicatie op de projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen, is gericht op alle projectmedewerkers, inclusief deze van onderaannemers met als doel de projectmedewerkers te informeren, te betrekken en te sensibiliseren. Een goede interne communicatie zorgt voor betrokken project medewerkers die duurzame oplossingen toepassen in hun activiteiten. Binnen BESIX Nederland wordt actief gecommuniceerd over CO2 reductie en hoe je als medewerker een bijdrage kunt leveren. BESIX Nederland wil dit zoveel mogelijk via een bottom-up methode doen. Op projectniveau worden de volgende interne doelgroepen onderscheiden: Project management eigen projectmedewerkers tijdelijke en ingehuurde projectmedewerkers afstudeerders en stagiaires projectmedewerkers van onderaannemers Communicatiedoelstelling op projectniveau CO2 reductie intern: Interne doelgroepen zijn geïnformeerd over het energiebeleid van het project, de project CO2 reductiedoelstellingen en de status van de voortgang van deze reductiedoelstellingen. Interne doelgroepen zijn geïnformeerd op welke manier ze zelf kunnen bijdragen aan deze reductiedoelstellingen.
4.2
Communicatiemiddelen
Via het bouwplaats reglement dat gebruikt wordt tijdens het onthaal van nieuwe projectmedewerkers (inclusief personeel van onderaannemers) met als inhoud: o project specifiek energiebeleid o de project specifieke reductiedoelstellingen met betrekking tot CO2 uitstoot o eigen bijdrage om deze reductiedoelstellingen te behalen
Toolboxen met als inhoud: o de status en voortgang van de project specifieke doelstellingen inzake CO2 reductie o resultaten CO2 footprint scope 1, 2 en 3 o eigen bijdrage om deze reductiedoelstellingen te behalen o Tegen medio 2016 dienen minimaal 5 toolboxen te zijn gehouden
Informatiecampagne In kwartaal 3 van 2015 zal een informatiecampagne gelanceerd worden over energiereductie
7
Informatiefolder Tegen eind 2016 dient een informatiefolder betreffende CO2-reductie uitgebracht te zijn.
Flash op het intranet met als inhoud de behaalde CO2 reductie ten opzichte van de vooropgestelde reductiedoelstellingen en dit na beëindiging van elk project waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen
5 EXTERNE COMMUNICATIE (zowel projectniveau als bedrijfsniveau) 5.1
Doelstelling De externe communicatie van BESIX Nederland is erop gericht om de gewenste positionering van BESIX Nederland te verkrijgen. Het CO2 reductiebeleid toont hierin aan dat BESIX Nederland haar verantwoordelijkheid neemt om haar CO2 footprint te verkleinen. De volgende externe doelgroepen worden onderscheiden: Opdrachtgevers die gebruik maken van de CO2 prestatieladder in de toewijziging van hun projecten (Rijkswaterstaat, Gemeentewerken Rotterdam, ProRail,… ) Pers / media: A-aanbieders NGO’s Kenniscentra (scholen) Potentiële werknemers (studenten en scholieren) Brancheorganisaties Relaties (samenwerkende partijen in consortia) Communicatiedoelstelling CO2 reductie extern De externe doelgroepen zijn geïnformeerd dat BESIX Nederland de ambitie heeft om gecertificeerd te zijn en te blijven conform het hoogst mogelijke niveau van de CO2 prestatieladder. De externe doelgroepen zijn geïnformeerd dat BESIX Nederland reductiedoelstellingen ten aanzien van CO2-uitstoot heeft geformuleerd op ondernemingsniveau en voor de projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen De externe doelgroepen zijn geïnformeerd over de voortgang van de vooropgestelde reductiedoelstellingen op zowel ondernemingsniveau als voor de projecten waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen
8
5.2
Communicatie middelen
Website: Er is een aparte pagina binnen de website van BESIX Nederland met nieuws over de voortgang, pdf’s van artikelen en andere informatie m.b.t. CO2 reductie.
Jaarlijks artikel in het BESIX News NL magazine dat wordt verspreid onder de belangrijkste klanten
Jaarverslag: hierin wordt ook aandacht gegeven aan de voortgang mbt de doelstellingen
Persberichten / nieuwsberichten: n.a.v. (her)certificering, bij behalen van doelstellingen in een lopend jaar en bij de gunning van een project waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen
Nieuwsbericht op de website met als inhoud de behaalde CO2 reductie ten opzichte van de vooropgestelde reductiedoelstellingen en dit na beëindiging van elk project waarop CO2 gerelateerd gunningsvoordeel is verkregen.
6 PLANNING EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Aanvullend op dit communicatieplan is een uitgebreide kalender opgesteld met daarin de planning van alle te voorziene acties, met toewijzing van de verantwoordelijken per actie. Deze communicatiekalender wordt geëvalueerd en indien nodig ge-update: jaarlijks tijdens de directiebeoordeling in de maand mei / juni van het jaar volgend op het jaar waarop de directiebeoordeling betrekking heeft naar aanleiding van nieuwe publicaties van de CO2 prestatieladder Tegen eind 2015 dient de communicatiekalender voor 50% gevolgd te worden. Tegen eind 2016 dient de communicatiekalender voor 75% gevolgd te worden. Tegen eind 2018 dient de communicatiekalender voor 100% gevolgd te worden.
9
