Chapter 11
Case Histories Dosen: Arrianto Mukti Wibowo, M.Sc. Sumber: “Effective Measurment & management of IT Costs & Benefits”, Dan Remenyi, et.al., Butterworth-Heinemann, Oxford, 1995 Kasus-kasus ini benar-benar terjadi.
Just In Time Project Deskripsi: Sistem bisa meningkatkan kemampuan materials requirement planning (MRP), sehingga JIT bisa diterapkan. Akan dipasang pula EDI dengan supplier utama pendukung JIT. Keuntungan: - mereduksi stok bahan mentah - mempercepat produksi dengan mengeliminasi kelambatan akibat tidak adanya stok - mereduksi stok barang jadi Figure 11.1. Proyeksi neraca Projected balance sheet Fixed assets Land & building Plant & Equip. Computers Furniture Total fixed assets
Before JIT After JIT 2543 986 231 40 3800
2543 986 381 40 3950
Current assets Raw material inventories Work-in-progress Finished goods Cash Total
654 456 765 211 2086
164 410 574 211 1359
Total assets
5886
5309
5690 854 14.5%
5690 854 16.1% 11%
Forecast Sales Net profit (as pct of sales) ROI Improvement
Terlihat disini bahwa tanpa ada kenaikan sales saja, akan terjadi perbaikan ROI! Lebih menarik lagi kalau terjadi kenaikan jumlah penjualan…
1
Figure 11.2 Projected balance sheet Before JIT After JIT 5886
Total assets Forecast Sales Sales increase 10% Net profit (as pct of sales) ROI Improvement
5309
5690 6259 939.4 17.7% 22%
854 14.5%
Figure 11.4. Actual Report one year after implementation Balance sheet Fixed assets Land & building Plant & Equip. Computers Furniture Total fixed assets
Budget 2543 986 381 40 3950
Actual 2511 876 444 41 3872
Variance 32 110 -63 -1 78
Current assets Raw material inventories Work-in-progress Finished goods Cash Total
164 410 574 211 1359
240 500 431 210 1381
-76 -90 143 1 -22
Total assets
5309
5253
56
5690 854 16.1%
6214 933 17.8%
524 79 1.7% 9.2% 10.4% 1.2% 7%
Forecast Sales Net profit (as pct of sales) ROI % Increase in sales % increase in ROI Residual JIT improvement
Perusahaan ini nampaknya berhasil memperkecil inventory raw material, work in progress dan finished goods, tetapi tidak sebesar dugaan semula. Namun ternyata salesnya lebih baik daripada semestinya. Hasilnya terlihat perbaikan ROI.
Office Automation System Deskripsi: sistem bertujuan untuk mempercepat pembuatan proposal untuk klienklien prospektif, dan mempercepat pembuatan laporan. Teknologi yang dipergunakan: word processing, desktop publishing dan contextual database. Peningkatan pelanggan karena kecanggihan layanan dianggap terlalu sulit diukur oleh perusahaan tersebut.
2
Current without OA 42 9
Preditcted aftor OA 42 9
Actual assessment 42 9
Number of mgt days / proposal Number of mgt days / report
3 25
2 20
2 15
Number of secretary days / proposal Number of secretary days / report
5 35
3 30
2 23
200 50
200 50
200 50
Cost of producing proposal Cost of producing reports
35700 60750
23100 49500
21000 37350
Total payroll cost of producing reports
96450
72600
58350
23850 286200
38100 457200
Number of proposals written / mo Number of reports produced / mo
Average cost of mgt time Average cost of secretarial time
Estimated savings / mo Estimated savings / year
Sistem untuk membuat after sales service Deskripsi: CRM: database system untuk membantu layanan purna jual dan komplain. Operator telepon bisa melihat detail customer yang menanyakan sesuatu. Dengan demikian operator bisa memberikan saran atau memforward ke teknisi yang relevan. Keuntungan: Sistem diharapkan mampu - mereduksi waktu bicara komplain, sehingga lalu bisa mengurangi kebutuhan operator. - bisa menyesuaikan komplain dengan teknisi yang tepat Estimation of benefits Num of complaints / day Avg time req to deal complaint + idle Num of min worked / day (7.5 hr) Total time req / day Number of complaint takers required Average salary / mo Salaries saved / mo Salaries saved / yr Investasi On-going cost / yr System benefit ROI Payback
Before 754 10 450 7540 16 865
After 754 7 450 5278 11 865 4325 51900
Actual 658 7 450 4606 10 865 5190 62280 58140 17600 44680 77% 1.3
Saat itu jumlah penjualan meningkat 11%, dan komplain menurun? Apa yang mungkin terjadi?
3
Small scale EDI system Deskripsi: implementasi EDI untuk mengkonsolidasikan purchasing power dari medium sized group of companies. Sayangnya kalau perusahaan itu membeli sendiri-sendiri, tidak mendapat discount 1.25%. Kalau beli banyak beramai-ramai, baru dapat discount. Current purchases Forecast purchases Estimated extra discount Actual purchase Discount
Comp A Comp B Comp C Comp D Comp E Comp F Total 987000 456430 398999 187666 786000 123452 2939547 1085700 524895 498749 375332 825300 1323797 4633773 13,571 6,561 6,234 4,692 10,316 16,547 57,922 999567 520986 450987 689342 765988 1456780 4,883,650 61,046
Investment Hardware Software Commissioning Training Total
34550 12500 3590 4500 55140
On-going costs Staff Maintenance Amortisation Communication cost Sundry Total
6000 3455 17275 7500 2000 36230
Total investment55140 Total benefit 61046 Total cost 36230 Net benefit 24816 Payback 2.2 years ROI 45%
An Outsourcing decision Deskripsi: Sebuah perusahaan ingin meng-outsource manajemen sistem informasinya. Meskipun telah menjual komputer-komputer lama, tetap saja perlu biaya untuk change management, biaya administrasi dan sebagainya yang mencapai £ 225000. Pihak ketiga telah mengajukan anggaran 5 tahun, biaya outsource yang ditawarkan. Berikut ini adalah angka sesungguhnya mengenai keputusan untuk oursource dan kalau tetap dikelola „in-house‟. Year 0 1 2 3 4 5
In-house 0 392000 411600 432180 453789 476478
Outsource 225000 300000 330000 350000 375000 400000
Outsource sav. 92000 81600 82180 78789 76478
Cum sav. Cum cash flow -225000 -225000 92000 -133000 173600 40600 255780 296380 334569 630949 411047 1041996
Payback = 2 tahun
A downsizing decision Sebuah perusahaan menggunakan mainframe untuk berbagai macam aplikasi. Perusahan ingin menggunakan beberapa midrange komputer UNIX yang terhubung dengan jaringan komputer. 4
Perhatikan bahwa biaya operasi lebih rendah, meskipun ada investasi awal yang cukup besar. Cost of Investment Hardware Software Cabling Conversion costs Other communications costs Total
270000 65000 20000 65000 55000 475000
Initial cost Cost of investment Less sale of old system Total
475000 10000 465000
Ongoing costs - old sys Maintenance Staf Total
90000 250000 340000
Ongoing costs - new sys Maintenance Staf Depresiasi hardware Total
20000 150000 33000 203000
Savings per year ROI Payback
137000 29.5% 3.4
Catatan Menurut Remenyi et.al., hanya 10% perusahaan yang melakukan audit investasi TI!
5
