BESLUIT OPSCHRIFT AANHEF MOTIVERING. Vergadering van 2 december Onderwerp Managementletter accountant collegereactie - Besluitvormend

BESLUIT

OPSCHRIFT Vergadering van 2 december 2014 Besluit nummer: 2014_BW_00866 Onderwerp Managementletter accountant 2014 + collegereactie - Besluitvormend Beknopte samenvatting De gemeenteraad heeft de accountant Deloitte opdracht gegeven om de jaarrekening van de gemeente Teylingen te controleren. Hierop vooruitlopend voert de accountant in het najaar altijd alvast een vooronderzoek uit, de zogenaamde interimcontrole. Dit onderzoek is gericht op het beoordelen van de belangrijkste elementen uit de interne financiële beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controles. Het onderzoek wordt uitgevoerd ten behoeve van het management en bestuur van de organisatie. Dit jaar heeft de interimcontrole de laatste week van oktober en de eerste week van november plaatsgevonden. De accountant heeft hiervan verslag uitgebracht middels de managementletter en biedt deze aan aan het college (managementletter is als bijlage toegevoegd). De managementletter bevat de belangrijkste bevindingen van het onderzoek en de aanbevelingen die hieruit volgen en aandachtstpunten richting de jaarrekeningcontrole. Voor zover de accountant heeft kunnen beoordelen is het financieel beheer van de gemeente Teylingen over het algemeen op orde. In bijgevoegde collegereactie geeft het college aan hoe hij omgaat met de diverse aanbevelingen en aandachtspunten. Deze reactie wordt samen met de managementletter op 8 december besproken met de auditcommissie en de accountant. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS

AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Managementletter Teylingen 2014 Collegereactie Managementletter 2014 27 november 2014

MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: Vanuit de controle-opdracht van de raad voert de huisaccountant Deloitte ieder jaar vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole een tussentijds onderzoek uit. Er vindt een analyse

p 1 van 103

plaats op het financieel beheer van de organisatie en de meest significante financiële processen. De bevindingen, aanbevelingen en aandachtspunten uit deze controle worden u via de managementletter aangeboden. Deze managementletter is inmiddels 13 november in het managementteam behandeld en bestuurlijk besproken met de accountant op 19 november. Middels de collegereactie geeft u aan in hoeverre en op welke wijze u invulling en uitvoering geeft aan de bevindingen, aanbevelingen en aandachtspunten zoals aangereikt door de accountant. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: # Onderwerp Bevinding / Aanbeveling Collegereactie 1 Inkoopproces / zichtbaarheid controle op prestatielevering

Bij diverse factuurstromen is in het (digitale) afhandelingsproces niet zichtbaar of controle plaatsvindt op prestatielevering (geen zichtbare audittrail).

Vanuit oogpunt van vertrouwen en verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen is de werkwijze om alle facturen zichtbaar door twee functionarissen te laten controleren een aantal jaren terug bewust losgelaten. Alleen voor bepaalde factuurstromen is de dubbele controle zichtbaar gebleven (ongeveer helft van de factuurstromen).

De aanbeveling is om de controle op prestatielevering altijd zichtbaar te maken. Het afgelopen jaar is al een inventarisatie gedaan naar welke enkelvoudig en meervoudig gecontroleerde factuurstromen er zijn. Teylingen gaat verder onderzoeken voor welke factuurstromen een hoog risicoprofiel geldt en voor die stromen de aanvullende controle zichtbaar maken in het digitale factuurafhandelingsproces. 2 Aanbesteden

De afgelopen jaren is meerdere malen geconstateerd dat aanbestedingsregels niet volledig zijn gevolgd. Het gaat dan om procedurele afhandeling van de aanbesteding.

De gemeentelijke organisatie is bewust bezig met risicomanagement en staat op het standpunt dat (aanscherping van) een regel niet altijd de oplossing is voor een probleem en zelfs kan leiden tot schijnzekerheid. Medewerkers en leidinggevenden zijn zich bewust van de risico’s rondom Europees aanbesteden en stemmen bij onzekerheid af met de inkoopadviseur.

Op dit moment is het inschakelen van de inkoopadviseur boven Overigens wordt opgemerkt dat de grensbedragen aanbevolen, jaarlijkse overall-inkoopagenda’s met de maar vrijblijvend. inkoopadviseur worden afgestemd. Aanbevolen wordt om de inkoopadviseur rond grensbedragen verplicht in te schakelen. 3

Betaalorganisatie

Functionarissen die betaalbaargestelde facturen controleren hebben ook rechten om

Deze situatie is een aantal jaren geleden reeds geconstateerd en komt voort uit een beperkte capaciteit binnen de administratie. Er is destijds samen met de

p 2 van 103

crediteurengegevens zoals bankrekeningnummers te wijzigigen in het financiele administratiesysteem. Vanuit perspectief van financieel beheer is dit een onwenselijke situatie.

toenmalige accountant een werkwijze ontwikkeld waarbij een aanvullende controle op wijzigingen in crediteurengegevens is ingevoerd. Deze werkwijze is afgelopen jaar zelfs aangescherpt door 12 maanden in plaats van 3 maanden terug te kijken. De functionaris die deze controle uitvoert heeft echter zelf de rechten van een applicatiebeheerder. Het interne controleteam zal daarom een aanvullende inhoudelijke check doen op wijzigingen in crediteurengegevens door deze persoon. Bovenstaande werkwijze is voor 2014 voldoende om het risico op onterecht betalen te beperken. Op dit moment is de ontwikkeling gaande om de ondersteunende afdelingen samen te voegen. Bij deze herinrichting wordt de gewenste vorm van functiescheiding in de betaalorganisatie doorgevoerd.

4 Verhuurregister

Om de volledigheid van de verhuuropbrengsten te kunnen beoordelen dient de opzet van het huidige verhuurregister op bepaalde punten te worden aangevuld en te worden vergelijken met eigendomsregistratie in de BAG.

Afgelopen jaar zijn er diverse acties uitgevoerd om de volledigheid van het verhuurbestand te onderzoeken. Deze zullen worden voortgezet. De resultaten zullen worden aangesloten met de BAG. Ook wordt de administratieve organisatie rondom het verhuren in kaart gebracht.

5 Frauderisicoanalyse Op aanbeveling van Deloitte is Teylingen afgelopen jaar gestart met een frauderisicoanalyse door bij alle afdelingen / teams de frauderisico's te inventariseren.

De gemeente Teylingen onderschrijft het belang om (fraude)risico's in kaart te hebben en deze ook op bestuurlijk niveau te (h)erkennen, te nemen en te beheersen. Begin 2014 heeft de gemeente daarom een inventarisatie in de organisatie gedaan op frauderisico's. Naast deze actie zijn ook Deloitte adviseert deze activiteiten ontplooid vanuit het inventarisatie voor einde perspectief van risicomanagement en boekjaar verder uit te integriteit. Het is van belang om efficient werken, te bespreken in het om te gaan met trajecten die elkaar MT / de directie en vast te (deels) overlappen. Daarom wordt laten stellen door het onderzocht op welke wijze de trajecten college. vanuit al deze perspectieven op integrale wijze met elkaar uit te voeren. Frauderisico zal hier expliciet onderdeel van uitmaken en begin 2015 verder worden uitgewerkt.

p 3 van 103

Beslist het volgende:

BESLISSING Besluitpunt 1: De managementletter 2014 voor kennisgeving aan te nemen. Besluitpunt 2: Akkoord te gaan met de voorgestelde collegereactie op de managementletter. Besluitpunt 3: De managementletter samen met de collegereactie ter kennisname door te sturen naar de auditcommissie en de commissie BFT.

BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Advies & Ondersteuning — Bestuur, Planning & Control en Juridische Zaken

BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Managementletter Teylingen 2014 Collegereactie Managementletter 2014 27 november 2014

p 4 van 103

Managementletter Teylingen 2014

Deloitte.

Managementietter 2014 Gemeente Teylingen

Voorhout, 28 november2014

1i gemt’ente

TEYLINGEN p 5 van 103

Inhoudsopgave Hoofdstuk

Titel

Bladzijde

Inleiding

2

II

Algemene ontwikkelingen accountantscontrole

4

III

Bevindingen interne beheersing

8

IV

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

20

V

Totaaloverzicht bevindingen in tabelvorm

23

VI

Follow up bevindingen voorgaande periode

26

VII

Actualiteiten

29

1

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter dd. 28 november 2014

© 2014 Deloitte The Netherlands p 6 van 103

Deloitte Accountants B.V.

i

i

fli

ek..i Ing

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Teylingen t.a.v. de heer drs. J.J.G. Covers, gemeentesecretaris Postbus 1 49 2215 ZJ VOORHOUT

na:n4aag Postbus 90721 Haag

J9eITn Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9815 www.deloitte.nI

Geachte college, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Teylingen hebben wij kennisgenomen van elementen uit de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In deze rapportage is een aantal bevin dingen en aanbevelingen opgenomen. De in deze rapportage opgenomen bevindingen zijn gebaseerd op de door ons gevoerde gesprekken met medewerkers van de gemeente Teylingen en uitgevoerde detailcontroles. Wij hebben nog geen detailcontroles op alle processen en op de jaarrekening uit kunnen voeren. Een aantal processen, die wel relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole, hebben wij nog niet betrokken in het door ons in november 2014 uitgevoerde onderzoek. Begin 2015 en bij de jaarrekeningcontrole in het voorjaar beoordelen wij de resterende processen. Dit betreft onder meer grondexploitaties, bouwleges en de algemene uitkering. In deze rapportage is een aantal bevindingen en aanbevelingen opgenomen. De bevindingen en aanbevelingen zijn bedoeld als constructieve input voor het management als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van uw Organisatie. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw Raad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeels vorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een integraal onderdeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne Organisatie vervatte tekortkomingen.

2

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.d. 28 november 2014

© 2014 Deloitte The Netherlands

p 7 van 103

Inleiding

Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Tot slot willen wij onze waardering en dank uitspreken voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

C. Wemmerus MSc PA

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.d. 28november 2014


p 9 van 103


Gebruikmaken van interne controle door accountants De Controle- en overige standaarden (COS), die accountants toe dienen te passen in hun controlewerkzaamheden, zijn voor wat betreft het gebruikmaken van interne controlebevindingen, aangescherpt. Dit heeft onder andere impact op onze controleaanpak voor de verbijzonderde interne controle. Het gevolg van deze aanscherping is dat de accountant meer werkzaamheden zelf dient uit te voeren en in mindere mate kan steunen op de werkzaam heden van de interne controle. De gevolgen hiervan voor de controle 2014 en de gevolgen voor de verbijzonderde interne controlefunctie (VIC) hebben wij met uw controller en directie besproken. Wat dit betekent voor de VIC functie in uw gemeente hangt af van de rollen die de VIC heeft: Het uitvoeren van interne controles en andere onderzoeken ten behoeve van het management en het college. Het uitvoeren van interne controles met als doel de bevindingen in te brengen in de accountantscontrole. De verandering in de COS heeft betrekking op de als 2 genoemde rol. De samenwerking tussen VIC en accoun tant wijzigt door de nieuwe regels. De VIC krijgt in die samenwerking een meer ondersteunende rol. De accountant zet de steekproeven uit en controleert alle getrokken posten zelf. De VIC kan daarbij een nuttige rol vervullen door het verzamelen van de documentatie en het uitvoeren van een voorcontrole. • •

Bevindingen AFM Accountants staan onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Eind september 2014 zijn de bevin dingen van een AFM-onderzoek over de accountantscontroles 2012 gepubliceerd. Deloitte was onderdeel van dit onderzoek, net zoals de andere grote accountantskantoren. De uitkomst van het onderzoek is dat meer dan 50% van de onderzochte dossiers niet voldeden aan de door de AFM-gestelde normen. Het gevolg hiervan is dat de grote kantoren maatregelen nemen om de kwaliteit van de accountantscontrole te verhogen. Dit heeft tevens impact voor uw organisatie, omdat dit ook eisen stelt aan de kwaliteit van de interne beheersing en de aanlevering van in het kader van de accountantscontrole benodigde informatie. 5

DPS20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.d. 28november 2014


p 10 van 103


Voorbeelden van kwaliteitseisen voor accountants die impact hebben op uw organisatie zijn de extra aandacht in de accountantscontrole voor: • • •

De door het college uitgevoerde frauderisicoanalyse. De beschrijving door de gemeente van de keycontrols (essentiële beheersmaatregelen). De onderbouwing van de waardering van de grondexploitatie met afweging van scenario’s en toets op de in het verleden opgestelde exploitatieprognoses.

Deze analyse, beschrijving en onderbouwing is door uw Organisatie opgepakt maar is nog in ontwikkeling. In deze managementletter zullen wij nader ingaan op deze onderwerpen. De kwaliteit van de interne beheersing van uw organisatie ontwikkelt zich positief. De verwachtingen ten aanzien van de interne beheersing (en de VIC) nemen door ontwikkelingen zoals hiervoor geschetst toe. De bevindingen en aanbevelingen in deze managementletter moeten dan ook in het licht van de verscherpte eisen ten aanzien van de interne beheersing worden gezien. PBCL-tool

De PBCL-tool van Deloitte is een werkomgeving die uw organisatie via de Internet-browser kan benaderen. De tool heeft als doel de documentuitwisseling bij de jaarrekeningcontrole efficiënter en effectiever te laten verlopen. In de PBCL-tool is per jaarrekeningpost aangegeven welke specifieke documenten wij nodig hebben voor uitvoering van de controle. Deze documenten kunnen dan door de gebruikers van uw Organisatie worden geüpload naar een beveiligde automatiseringsomgeving. Per document zullen wij aangeven of het document toereikend is voor onze controle. Hiermee heeft u via een dashboard inzicht in welke stukken aangeleverd zijn en of de aangeleverde stukken akkoord bevonden zijn. Hiermee kunt u via een dashboard direct zien welke stukken nog aangeleverd dienen te worden. Wij zullen met uw controller nadere afspraken maken omtrent de inzet van deze tool. 6


© 2014 Deloitte The Nethertands

p 11 van 103

Algemene ontwikkehngen accountantscontrole

Informatiseringsomgeving Onderdeel van onze accountantscontrole is het verkrijgen van inzicht in de informatiseringsomgeving. Wij hebben hiertoe een vragenlijst bij de betrokken medewerkers van uw organisatie uitgezet. Na ontvangst van de ingevulde vragenlijst, bepalen wij in overleg met onze IT-specialisten de verdere controleaanpak. Wij zullen u hierover nader informeren.

7

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter Ud. 28 november 2014


p 13 van 103

Bevindingen interne beheersing Administratieve organisatie Beschrijving administratieve Organisatie (prioriteit hoog)

In het VIC-plan 2014 is opgenomen dat enkele processen (inclusief risicoanalyse) beschreven gaan worden in de periode juni 2014 tot en met februari 2015. In 2014 zijn reeds de procesbeschrijvingen ‘Betalingsverkeer’ en ‘Lonen en Salarissen’ opgesteld. Deze procesbeschrijvingen zijn kort en bondig beschreven waarbij wordt ingegaan op mogelijke (fraude)risico’s. Wij zijn positief over deze opzet. Aanvullend adviseren wij de beschrijving van de meest essentiële beheersmaatregelen in de processen aan te scherpen door de belangrijkste kenmerken van de interne beheersingsmaatregelen/key controls (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel?) in de beschrijving op te nemen. Voor een toelichting op het beschrijven van de belangrijkste interne beheersingsmaat regelen/key controls verwijzen wij u naar de aan uw organisatie beschikbaar gestelde brochure “Interne beheersing in de praktijk, Are you in control?”. Planning beschrijving administratieve organisatie (prioriteit: hoog)

In het VIC-plan 2014 is de planning opgenomen voor de beschrijving van de administratieve Organisatie van de processen grondexploitatie (februari 2015), inkoop & aanbesteden (december 2014), welzijnssubsidies (november 2014), bouwleges (december 2014), onderwijshuisvesting (november2014) en verhuur (november 2014). Zoals besproken met de medewerkers van uw organisatie adviseren wij u deze planning aan te passen waarbij prioriteit wordt gegeven aan het beschrijven van de administratieve organisatie van de in financiële zin meest significante processen voor uw Organisatie: grondexploitatie, verhuur, factuurbehandeling (budgethouderschap/ toetsing prestatielevering) en bouwleges zodat deze beschrijvingen ultimo 2014 gereed zijn.

9



Bevindingen interne beheersing Verbïjzonderde interne controle (VIC) Planning verbijzonderde interne controle (prioriteit: laag) In het VIC-jaarplan 2014 van uw organisatie is de planning opgenomen voor de uitvoering van de verschillende verbijzonderde internecontrolewerkzaamheden. Wij hebben tijdens het uitvoeren van onze interim-controle vastgesteld dat u nagenoeg op schema bent voor wat betreft de uitvoering van de verbijzonderde interne controles. Alleen de verbijzonderde interne controles op belastingen en heffingen en enkele posten van de verbijzonderde interne controle voor inkopen en aanbesteden waren ten tijde van het uitvoeren van onze interim-controle nog niet volledig uitgevoerd. Wij gaan ervan uit dat deze achterstand op korte termijn wordt ingelopen. Volledigheid van verbïjzonderde interne controles (prioriteit: gemiddeld) In het VIC-plan 2014 zijn alle onderzoeken opgenomen die in 2014 door uw organisatie worden uitgevoerd, In het overzicht zijn enkele verbijzonderde internecontrolewerkzaamheden t.a.v. enkele (significante) processen nog niet opgenomen zoals Algemene Uitkering (vaststelling van de juistheid van de parameters), doeluitkeringen (volledig heid), voorzieningen (met name controle op volledigheid en totstandkoming voorzieningen), reserves (onttrekkingen en toevoegingen in overeenstemming met raadsbesluiten) en administratie en vastlegging (debiteuren, tussen rekeningen, memoriaalboekingen etc.). Wij adviseren u deze verbijzonderde internecontrolewerkzaamheden voor 2014 alsnog te doen uitvoeren voor de start van de jaarrekeningcontrole. Uitvoering verbijzonderde interne controle (prioriteit: geen) Wij hebben kennisgenomen van de door u uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controle. Wij hebben geconstateerd dat de ‘audit trail’ van de VIC-werkzaamheden op gedegen manier is vastgelegd. De uitkomsten zijn vastgelegd in de betreffende checklists en zijn samengevat in de onderliggende rapporten. Een adequate verwijzing naar het brondocument is tevens aanwezig. Deze werkwijze vergemakkelijkt de overgang naar de nieuwe wijze van samenwerken tussen accountant en VIC zoals beschreven in het voorgaande hoofdstuk. 10

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.d. 28november2014


p 15 van 103

Bevindingen interne beheersing Verbijzonderde interne controle (VIC) Bevindingen uit de verbijzonderde interne controle inkopen & aanbesteden (prioriteit: hoog) Uit de verbijzonderde interne controle van het proces inkopen & aanbesteden blijken diverse bevindingen die wij onder uw aandacht willen brengen: •

lnkoopovereenkomst niet getekend door gemeente Teylingen (ongetekende versie in het archief).

•

Gefactureerd bedrag hoger dan bedrag in contract.

•

Ten laste van stelpost gebracht bedrag is hoger dan waartoe toestemming is gegeven via directiebesluit.

•

Facturen geboekt op verkeerde grootboekrekeningnummer (naar aanleiding van VIC inmiddels gecorrigeerd)

•

Enkelvoudige route: Geen goede functiescheiding binnen het proces (budgetaccordering/prestatieaccordering)

•

Tarieven op factuur komen niet overeen met het contract. Afdeling toetst niet op juistheid van de factuur a.d.h.v. contract.

•

Facturen door een onbevoegde functionaris geaccordeerd.

•

Voor verschillende inkopen geen contract en/of collegebesluit aanwezig.

•

Meerwerk ad € 13.000 is door een onbevoegd functionaris goedgekeurd en derhalve onrechtmatig.

•

Tekenen van contract door een onbevoegd persoon.

•

Door inrichting zaaksysteem en ontbreken inkoopdossiers is de volledigheid van inkoopdossiers niet te controleren.

•

Opdracht aan een derde is via e-mail goedgekeurd door een onbevoegde medewerker.

Wij hebben kennisgenomen van deze bevindingen. Begin 2015 doen wij nader onderzoek naar de bevindingen die wij willen betrekken bij onze controle van de jaarrekening. Wij adviseren daaraan voorafgaand de bevindingen te evalueren en te bepalen of op een aantal bevindingen nader onderzoek moet plaatsvinden. 11

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter dd. 28 november 2014


p 16 van 103

Bevindingen interne beheersing Verbijzonderde interne controle (VIC) Overige bevindingen die blijken uit de diverse verbijzonderde internecontrolewerkzaamheden (prioriteit: gemiddeld) •

Welzijnssubsidies: Een belangrijk verbeterpunt betreft het toepassen van de verordening op het gebied van tijdigheid van verantwoorden en vaststellen. In een aantal gevallen was de verantwoording te laat ingediend en in een aantal gevallen is de subsidie te laat vastgesteld.

•

Bouwleges: Tekenen van beschikkingen door niet-gemandateerd persoon en vastgesteld dat in één beschikking sprake is van het vermelden van een onjuist minimumbedrag voor de leges.

•

Onderwijshuisvesting: in één geval is er € 535,- te veel aan vergoedingen uitbetaald. Het college verstrekte een vergoeding tot maximaal € 12.000,-. Op basis van de declaratie is echter € 12.535,- uitbetaald. Het te veel betaalde is naar aanleiding van de bevindingen van de VIC teruggevorderd.

•

Onderwijshuisvesting: artikel 22 lid 3 bepaalt dat in de beschikking wordt geregeld binnen welke termijn de opdracht voor de werkzaamheden moet zijn verleend. In één beschikkingen ontbreekt dit echter.

De bovenstaande bevindingen die blijken uit de verbijzonderde internecontrolewerkzaamheden leiden tot (mogelijke) fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid. Deze mogelijke fouten en onzekerheden moeten nog geëvalueerd worden. Daarbij moet worden bepaald welke aanvullende werkzaamheden door de Organisatie uitgevoerd moeten worden. Vervolgens dient per jaareinde een evaluatie van de omvang van de fouten en onzekerheden voor de verschillende jaarrekeningposten te worden opgesteld. Bovenstaande bevindingen worden in enkele gevallen ook veroorzaakt door het ontbreken van procesbeschrijving en (wie doet wat, wanneer en waarmee en hoe wordt dit vastgelegd). Zie hiervoor ook onze bevindingen inzake de beschrijving van de administratieve Organisatie (pagina 9). 12

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementletterdd. 28november2014

©2014 Deloitte The Netherlands

p 17 van 103

Bevindingen interne beheersing Inkoopproces Inkoopbeleid (prioriteit: hoog) Het inkoopbeleid van de gemeente Teylingen is beschreven in het handboek Inkoop & Aanbesteden dat via intranet van uw gemeente voor iedere medewerker beschikbaar is. In dit handboek wordt via een stappenplan nader uiteengezet welke vereisten aan het inkopen en aanbesteden zijn gesteld voor uw gemeente en zijn standaarddocumenten beschikbaar gesteld voor ondersteuning in dit proces. Voor ondersteuning van de organisatie heeft u een inkoopadviseur aangesteld die de organisatie kan ondersteunen bij het inkopen en aanbesteden (tot en met oktober 2074 een eigen inkoopadviseur en vanaf november 2014 bent u aangesloten bij Stichting Rijk). Er zijn door uw organisatie richtlijnen opgesteld voor inschakeling van de inkoopadvïseur, maar deze zijn vrijblijvend. Door het vrijblijvende karakter van de richtlijnen loopt u het risico dat de organisatie inkopen en aanbestedingen verricht die niet in overeenstemming zijn met de geldende weten regelgeving (het eigen beleid en de aanbestedingswet waaronder de Europese aanbestedingsregels). Wij adviseren u alsnog richtlijnen in te stellen waarbij vanaf bepaalde grenzen het informeren dan wel inschakelen van de inkoopadviseur verplicht wordt gesteld om zo het risico op onjuiste/onvolledige (Europese) aanbestedingen te mitigeren en te profiteren van de kennis van de inkoopadviseur met onder meer als doel inkoopvoordelen te realiseren.

13

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter dd. 28november 2014


p 18 van 103

Bevindingen interne beheersing Juistheid en volledigheid van de Europese aanbestedingen Europese aanbestedingen (priorîteit: hoog) Uw Organisatie heeft tot op heden nog geen controles uitgevoerd op de volledigheid van de Europese aanbeste dingen. Uit eerdere verbijzonderde interne controles is gebleken dat de Europese aanbestedingsregels niet altijd volledig worden toegepast. Uit de verbijzonderde internecontrolewerkzaamheden ten aanzien van het inkopen en aanbesteden over 2014 die tot op heden zijn uitgevoerd, bleek dat bijvoorbeeld de inhuur van een medewerker voor het project Hooghkamer (ingehuurd vanaf 2009) nog steeds niet Europees was gemeld (2b-melding). Overigens is naar aanleiding van deze constatering door de VIC alsnog voor de start van onze interim-controle een melding gedaan. Voor de start van de jaarrekeningcontrole dient uw organisatie vastgesteld te hebben in hoeverre de Europese aanbestedingen juist en volledig plaatsgevonden hebben. Hiervoor dienen de volgende werkzaamheden uitgevoerd te worden: •

•

14

Analyse op (crediteuren)betalingen aan leveranciers over de afgelopen vier jaren (2011 tot en met 2014) om vast te stellen of alle contracten die Europees aanbesteed hadden moeten worden ook Europees aanbesteed zijn. Op basis van het door uw Organisatie opgestelde contractenregister vaststellen aan de hand van de contractwaarden dat alle in 2014 afgesloten contracten op een juiste en volledige wijze Europees zijn aanbesteed (belangrijke voorwaarde hiervoor is dat het contracten register volledig is).

DPS_20149520/chs Gemeente Teyhngen, managementietter dU, 28 november 2014


p 19 van 103

Bevindingen interne beheersing Inrichting betaalorganisatie Betaalorganisatie (prioriteit: hoog) De gemeente Teylingen onderkent twee wijzen van betalen. De zogenaamde wekelijkse batchbetalingen en de handmatige/enkelvoudige betalingen. In het betalingsproces zijn alleen medewerkers van de bedrijfsadministratie betrokken. Functiescheiding in het proces is tot stand gebracht door het invoeren van een zogenaamde eerste en finale handtekening in de betaalapplicatie van de BNG bank. In de administratieve Organisatie van uw gemeente is bepaald dat deze medewerkers enkele werkzaamheden dienen uit te voeren alvorens zij de digitale handtekening kunnen zetten. Wij hebben vastgesteld dat de medewerkers die deze handtekeningen mogen zetten bepaalde rechten hebben in de grootboekadministratie waardoor de effectiviteit van deze beheersingsmaatregelen niet gewaarborgd is. De medewerkers die de controle uitvoeren op alle facturen (naam, bedrag en bankrekening nummer) en ook de eerste digitale handtekening zetten, kunnen alle crediteurengegevens ook zelf wijzigen. De medewerkers die de tweede digitale handtekening zetten zijn allen zogenaamde applicatiebeheerders waardoor zij ook alle mutatierechten hebben in de grootboekadministratie. Wij adviseren u de bevoegdheden van de eerste en tweede handtekeningenzetters voor de betalingen te beperken of een andere groep van handtekeningenzetters in het proces toe te voegen die geen mutatierechten hebben in de grootboekadministratie. Uw Organisatie loopt op dit moment een frauderisico voor onrechtmatige betalingen. Om het genoemde risico bij het zetten van de eerste handtekening te beperken heeft de gemeente inmiddels een extra controlemoment ingebouwd om te beoordelen of mutaties in de crediteurengegevens zijn aangebracht door de medewerkers.

15

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter d.d. 28 november 2014


p 20 van 103

Bevindingen interne beheersing Verhuuropbrengsten Verhuuradmïnistratie (prïoriteit: hoog) De verhuuropbrengsten van de gemeente Teylingen bestaan uit twee soorten verhuur. De verhuur van accommo daties voor sport, recreatie en welzijn en de verhuur van de overige gemeentelijke objecten (panden etc.). De verhuur van accommodaties voor sport, recreatie en welzijn verloopt via de stichting Stiwa Exploitatie en Beheer waarvoor de gemeente een jaarlijkse vergoeding ontvangt (conform overeenkomst met deze partij). De overige (langlopende) verhuurovereenkomsten van gemeentelijke objecten verloopt via de gemeente zelf. De gemeente Teylingen beschikt niet over een (volledig) verhuurregister. Zo ontbreken de ingangsdata van de overeenkomsten, de looptijd van de overeenkomsten, de afgesproken verhuurprijzen en blijken de jaarlijkse verhogingen (indicatie) niet uit de registratie. Tevens heeft uw organisatie tijdens het uitvoeren van de verbijzon derde internecontrolewerkzaamheden vastgesteld dat enkele verhuurcontracten ontbreken. Wij adviseren u op korte termijn de verhuuradministratie en het bijbehorende verhuurregister te completeren. Voor de waarborging van de volledigheid van het verhuurregister kunt u enkele (belangrijke) actiepunten uitvoeren: • • • • •

16

Op basis van de BAG-registratie bepalen welke objecten in eigendom zijn van uw gemeente; Vaststellen welke van deze objecten reeds verhuurd worden (aan de hand van aanwezige contracten); Voor objecten die niet verhuurd worden volgens uw administratie, vaststellen dat deze ook daadwerkelijk niet verhuurd worden (waarneming ter plaatse); Op basis van bovengenoemde uitgevoerde werkzaamheden completeren van het verhuurregister (met verwijzing naar het contract); en Het opstellen van een beschrijving van de administratieve organisatie met het beschrijven van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen ter waarborging dat het verhuurregister volledig is en blijft.

DPS_20149520/chs Gemeente Teyhngen, managementietter dd. 28november 2014


p 21 van 103

Bevindingen interne beheersing Prestatielevering Prestatielevering (prioriteit: gemiddeld) De goedkeuring van de inkomende tacturen vindt plaats aan de hand van de digitale factuurafhandeling waarbij in opzet afgedwongen dient te worden dat er sprake is van functiescheiding, door twee onafhankelijke medewerkers, voor accordering van prestatielevering en budgetuitputting. Tot op heden zijn nog steeds zogenaamde ‘enkel voudige routes’ in de digitale factuurafhandeling aanwezig waarbij de functiescheiding tussen accordering voor budgetuitputting en prestatielevering niet is afgedwongen. Deze routes zijn reeds door uw organisatie in kaart gebracht. Wij adviseren u deze routes alsnog aan te passen en voor de factuurafwikkeling die reeds heeft plaats gevonden op basis van een risicoanalyse aanvullende werkzaamheden uit te voeren (vaststellen door de verbijzon derde internecontrolemedewerkers dat de prestatielevering ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden). Dit is door de VIC opgepakt en zal door ons begin 2015 beoordeeld worden.

17

DPS_201 49520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.d. 28 november 2014


Bevindingen ïnterne beheersingsmaatregelen Gemeentelijke belastingen & heffingen Uitvoering (verbijzonderde) interne controle en overdracht werkzaamheden (prioriteit: gemiddeld) De gemeente Teylingen voert zelfstandig internecontrolewerkzaamheden uit ten aanzien van de oplegging van de verschillende gemeentelijke belastingen en heffingen ter vaststelling van de juistheid en volledigheid van deze belastingen en heffingen. De verbijzonderde interne controle voert op deze werkzaamheden een review uit. De tussentijdse werkzaamheden zijn eind oktober 2014 uitgevoerd, de review op de werkzaamheden door de verbijzonderde interne controle vindt op dit moment nog plaats. Vanaf 1 januari 2015 sluit de gemeente Teylingen aan bij de belastingsamenwerking van de gemeente Noordwijk en Lisse. De medewerkers van de gemeente Teylingen zullen dan overgaan naar de gemeente Noordwijk waardoor het gehele proces van WOZ-bepaling en oplegging van de gemeentelijke belastingen en heffingen uitgevoerd zal gaan worden door deze samenwerkingsvorm. Wij adviseren u de internecontrolewerkzaamheden ten aanzien van het boekjaar 2014 voor overgang van de medewerkers naar deze belastingsamenwerking volledig te doen uitvoeren en de review door de VIC-medewerker tevens voor de overgangsdatum te laten doen uitvoeren.

18



Bevindingen interne beheersing Frauderisicoanalyse Frauderisicoanalyse (prioriteit: hoog) In onze managementietter 2013 hebben wij uw organisatie geadviseerd (periodiek) een frauderisicoanalye uit te voeren door het management, de directie en het College van Burgemeester en Wethouders. levens hebben wij geadviseerd deze frauderisicoanalyse ten minste jaarlijks af te stemmen met de auditcommissie. Uw organisatie heeft in 2014 een start gemaakt met de inventarisatie van alle frauderisico’s (op afdelings-/teamniveau). De inventarisatie van de frauderisico’s is opgenomen in een overzicht waarbij naast de risicodefinitie tevens een risico-inschatting en een door de gemeente getroffen interne beheersingsmaatregel om het risico te mitigeren is vermeld. Wij zijn positief over de opzet en de uitwerking. Wij adviseren u dit overzicht op korte termijn (voor einde boekjaar) te completeren en dit overzicht te bespreken in het management- en directieoverleg. De door de directie opgestelde frauderisicoanalyse dient door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Teylingen vastgesteld te worden.

19

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter dd. 28november2014


p 24 van 103

p 25 van 103

Aandachtspunten jaarrekenïngcontrole Bouwgronden in exploitatie De boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie in uw jaarrekening 2013 bedroeg € 11 miljoen. Uw gemeente maakt jaarlijks haar eigen inschatting van de specifieke omstandigheden die gelden in de grondexploitaties. Dit komt tot uitdrukking in de raming van de hoogte van de kosten en opbrengsten, en een inschatting van de rentetarieven, inflatieparameters en het tijdpad voor de grondexploitatie. Vanwege het ramen en schatten is de grondexploitatie met de nodige onzekerheden omgeven. Daarom is extra aandacht van uzelf voor de onderbou wingen bij de ramingen en schattingen, juist in deze tijd, belangrijk. Gemeenten hebben een eigen verantwoordelijkheid voor een zo realistisch mogelijke schatting van de markt waarde van hun grondpositie. Daarbij is het van belang dat de gemeente de methode waarop deze schatting tot stand komt, heeft vastgelegd in een protocol en in het kader van eigen interne controle en beheersing heeft vastgesteld dat de schatting ook conform dit protocol heeft plaatsgevonden. Denk bijvoorbeeld aan de eisen uit het verslaggevingskader en aan het proces dat de gemeente hanteert om tot een reële (in)schatting te komen. Voorbeelden van afwegingen die daarbij een rol spelen zijn het gehanteerde model, de relevante interne beheer singsmaatregelen, de eventuele inschakeling van deskundigen, gehanteerde veronderstellingen, eventuele wijzigingen ten opzichte van het verleden en een evaluatie van onzekerheden. Blijkt uit uw processen rond de waardering van grondposities bijvoorbeeld duidelijk welke functiescheiding u daarin hebt aangebracht; met andere woorden wie doet wat, wanneer, waarmee en met welke uitkomst? Een belangrijke factor daarbij zijn de gehan teerde uitgangspunten, waaronder de gegevens waarop de schatting is gebaseerd, de totstandkoming daarvan alsook de marktconformiteit. Met andere woorden, wat is de bron van de gehanteerde veronderstellingen en hoe waarborgt u de nauwkeurigheid daarvan? Als u interne gegevens hanteert, uit welke (IT-)systemen zijn deze dan afkomstig en hoe weet u dat deze interne gegevens voldoende betrouwbaar zijn? In het belang van de objectiviteit is het ook relevant om de impact van alternatieve veronderstellingen zichtbaar te betrekken in uw afwegingen, waaronder de pro’s en contra’s van verschillende scenario’s en gevoeligheidsanalyses. Het is hierbij zaak dat u grip op uw grondbedrijf houdt en tegenvallers in een zo vroeg mogelijk stadium signaleert en daartegen beheersmaat regelen kunt formuleren. 21

DPS_20149520/chs Gemeente Teyhngen, managementietter dd. 28november2014


p 26 van 103

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG’s) Opvragen recente taxatierapporten (prioriteit: gemiddeld) In de jaarrekening 2013 van uw gemeente zijn enkele gronden opgenomen die nog niet in exploitatie zijn genomen maar waarvan de gemeenteraad (op basis van een raadsbesluit) een reëel en stellig voornemen heeft deze gronden in de nabije toekomst te gaan bebouwen. Wij vragen aandacht voor de waardering van de NIEGG’S en dan met name voor het onderbouwen van de marktwaarde van de gronden. Hiervoor dienen recente taxatierapporten aanwezig te zijn.

22

DPS20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.d. 28 november 2014


p 28 van 103

Toelichting bij tabellen met bevindingen

Er zijn in de komende pagina’s twee tabellen met bevindingen opgenomen. In deze tabellen zijn tevens prioriteringen opgenomen. Om de tabel goed te kunnen interpreteren, geven wij een korte toelichting hoe de prioritering wat ons betreft geïnterpreteerd dient te worden. Prioriteit hoog: De bevinding heeft impact op de jaarrekening 2014. Actie gemeente Teylingen is vereist vooraf gaand aan de jaarrekeningcontrole 2014 om knelpunten in het jaarrekeningproces te voorkomen. De bevinding heeft aanvullende controlewerkzaamheden van de VIC of Deloitte tot gevolg doordat sprake is van een risico voor de jaarrekeningcontrole 2014. Prioriteit middel: De bevinding kan impact hebben op de jaarrekening 2014. Actie gemeente Teylingen is hierdoor niet per definitie vereist voorafgaand aan de jaarrekening 2014. Mogelijk heeft de bevinding aanvullende controle werkzaamheden van de VIC of Deloitte tot gevolg wanneer sprake is van een risico voor de jaarrekeningcontrole 2014. Prioriteit laag: De bevinding heeft op dit moment (nog) geen impact op de jaarrekening 2014. In komende jaren kan de bevinding wel impact hebben op de jaarrekening. De bevinding is ter ken nisname opgenomen.

24

DPS20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter d.d. 28 november 2014


p 29 van 103

Totaaloverzicht bevindingen in tabelvorm Bevindingen interim-controle Omschrijving

Priorïteït Opmerking

Beschrijving administratieve Organisatie

Hoog

Planning beschrijving administratieve Organisatie

Hoog

VIC: planning

Laag

VIC: volledigheid programma

Gemiddeld

VIC: bevindingen inkopen en aanbesteden

Hoog

VIC: bevindingen overige processen

Gemiddeld

Inkoopbeleid

Hoog

Europese aanbestedingen

Hoog

Betaalorganisatie

Hoog

Verhuuradministratie

Hoog

Prestatielevering

Gemiddeld

Belastingen en heffingen

Gemiddeld

Frauderisicoanalyse

Hoog

Bouwgronden in exploitatie/niet in exploitatie

Hoog

25

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter d.U. 28 november 2014


p 30 van 103

p 31 van 103

Follow-up voorgaande rapportage Bevinding

Actie noodzakelijk voor jaarrekening 2014

Te nemen acties

Prioriteit

Administratieve organisatie nog niet (volledig) beschreven,

Ja.

Verdergaan met vastleggen administratieve organisatie.

Hoog.

Positionering van de verbijzonderde interne controle in uw organisatie vraagt aandacht in het kader van onafhankelijkheid.

Nee.

Het intern meer onafhankelijk positioneren van de VIC. (Er is een escalatieroute afgesproken indien het bevindingen van de eigen afdeling betreft.)

Laag.

In het VIC-plan 2013 ontbreken nog enkele onderdelen waardoor sturing en beheersing op deze onderdelen niet mogelijk is.

Ja.

VIC-onderdelen missen wederom in 2014. Voor het onderdeel balanscon troles gezamenlijk met de accountant een aanpak voor 2014 bepalen.

Hoog.

Enkele onderdelen van de VIC zijn nog niet of onvoldoende uitgevoerd en gedocumenteerd.

Toegepast.

Niet van toepassing.

N.v.t.

Uitgevoerde interne beheersmaatregelen worden niet alle zichtbaar vastgelegd waardoor de VIC niet procesmatig kan controleren.

Ja.

Zichtbaar vastleggen interne beheersmaatregelen (hier zijn stappen in gemaakt ten opzichte van 2013).

Gemiddeld.

Proces inkopen: Enkele aspecten uit het mandaatregister dienen nader uitgewerkt te worden,

Ja.

Mandaatbesluit dient nog te worden aangepast (gepland najaar 2014).

Gemiddeld.

Er vindt onvoldoende controle plaats in het proces inkopen om prestatielevering zichtbaar te waarborgen.

Ja.

Wel acties ondernomen in 2014, echter nog niet volledig aangepast.

Gemiddeld.

De volledigheid van het Europees aanbesteden dient beter gewaarborgd te worden.

Ja.

Opstellen contractenregister (oplevering is gepland begin december 2014).

Hoog.

27



p 32 van 103

Follow up voorgaande rapportage Bevïnding

Actie noodzakelîjk voor jaarrekening 2014

Te nemen actîes

Prioriteit

De beoordeling van gerealiseerde prestaties in samenhang met prestatieafspraken met de verbonden partijen kan beter zichtbaar worden vastgelegd.

In collegereactie 2013 is aangegeven dat het proces zoals Teylingen dat nu heeft ingericht wat de Organisatie en het college betreft afdoende is.

In het licht van toekomstige samenwerkingsverbanden, onder meer op het gebied van de decentralisaties, opnieuw bezien.

Hoog.

Het verhuurregister is onvolledig.

Ja.

Het register dient op korte termijn aangevuld te worden om volledigheid van opbrengsten te waarborgen. (De Organisatie heeft acties uitgezet om de volledigheid te kunnen waarborgen.)

Hoog.

Er is onvoldoende functiescheiding aanwezig in het muteren van de WOZ-waarden en de WOZ appl icatie.

Nee

Geen. Afdelingen Belastingen gaat over naar de gemeente Noordwijk per 1januari2015.

N.v.t.

Aandacht wordt gevraagd voor het opstellen van een frauderisicoanalyse door de directie.

Ja.

Afronden en vaststellen frauderisicoanalyse.

Hoog.

Aanpassing exploitatieplan “Hooghkamer”.

Ja.

Wederom aandachtspunt voor 2014.

Hoog.

Waardering gronden in de NIEGG’s.

Ja.

Wederom aandachtspunt voor 2014.

Hoog.

Juiste toepassing van de recente notities BBV, waarbij notitie Vastgoed tot aanvullende werkzaamheden zal leiden voor het activabestand.

Toegepast.

Niet van toepassing.

N.v.t.

28



p 33 van 103

p 34 van 103

ActualiteËten

Wijzigingen Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Inleiding

In 2013 en 2014 is een drietal wijzigingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. De wijzigingen van het BBV houden verband met: 1. 2. 3.

De wijziging van de Gemeente- en Provinciewet door het aanpassen van enkele bepalingen in het financieel toezicht op gemeenten en provincies zoals het wijzigen van de term ‘in evenwicht’ door ‘structureel en reëel in evenwicht’. De evaluatie van de financiële functie van gemeenten en provincies door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK). Een aantal kleinere, meer technische aanpassingen.

Inventarisatie

Wij hebben een inventarisatie uitgevoerd in hoeverre de primaire begroting 2015 van de gemeente Teylingen voldoet aan de wijzigingen BBV. Uit de inventarisatie is naar voren gekomen dat op de volgende punten nog niet aan de wijzigingen wordt voldaan: Structureel evenwicht Er is geen overzicht van structurele toevoegingen of onttrekkingen aan de reserves (of in hoeverre hier wel of niet sprake van is). Paragraaf verbonden partijen In deze paragraaf ontbreekt voor de verbonden partijen de volgende informatie: • • •

30

Het belang dat de provincie onderscheidenlijk de gemeente in de verbonden partij heeft aan het begin en de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar. De verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar. De verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar.



p 35 van 103

Actualiteiten

Wijzigingen Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Programmarekening In de programmabegroting staan nog de oude begrippen genoemd zoals uit onderstaande tabel. VOOR WIJZIGING BBV

NA WIJZIGING BBV

Geraamd resultaat (saldo) voor bestemmen Geraamd resultaat (saldo) na

Geraamd totaalsaldo van baten en lasten

bestemmen Gerealiseerd resultaat (saldo) voor bestemmen Gerealiseerd resultaat (saldo) na bestemmen

Geraamd resultaat Gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten Gerealiseerd resultaat

Wij adviseren bovenstaande punten in de volgende rapportages en begrotingen aan te passen.

31

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen, managementietter dci. 28 november 2074


p 36 van 103

Actualîteiten Wet Markt en Overheid Het doel van de Wet Markt en Overheid (hierna Wet M en 0) is oneerlijke concurrentie door overheidsorganisaties met marktpartijen te voorkomen en zo een gelijkwaardig speelveld in de markt te creëren. De Wet M en 0 is met ingang van 1juli 2012 onder andere van toepassing voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Sinds 1juli 2014 is de vrijstelling voor de reeds per 1juli 2012 bestaande activiteiten vervallen. Indien uw Organisatie in concurrentie treedt met marktpartijen (dus producten of diensten aanbiedt die ook door marktpartijen aangeboden worden) wordt Uit in de Wet M en 0 als economische activiteit geduid. Praktijkvoorbeelden van economische activiteiten die door gemeenten en gemeenschappelijke regelingen aangeboden worden zijn: • • • • • •

Kopen, verkopen en verpachten gronden. Verhuur woningen en vastgoed. Exploitatie van sportvoorzieningen (zwembad). Culturele voorzieningen. Cursussen brandweer voor derden. Dienstverlening burgerzaken (pasfoto, kopiëren).

Als sprake is van economische activiteiten, dan moeten op basis van de Wet M en 0 de integrale kosten van deze producten en diensten worden doorberekend aan de afnemers. Dus niet alleen de direct gerelateerde kosten van de dienst, maar ook doorbelasting van personeelskosten, huisvestingskosten, et cetera.

32



p 37 van 103

Actualiteiten

Wet Markt en Overheid In de Wet M en 0 is de bepaling opgenomen dat organisaties een inventarisatie moeten maken van producten en diensten die kwalificeren als economische activiteiten en vervolgens een analyse verrichten op het aanbieden van producten en diensten in concurrentie met marktpartijen. Hierbij dienen zij tevens in kaart te brengen welke activiteiten de gemeente of gemeenschappelijke regeling uitvoert voor het algemeen belang. Indien sprake is van algemeen belang, dan is de Wet M en 0 niet van toepassing. Het is aan de gemeenteraad om vast te stellen welke activiteiten de gemeente verricht voor het algemeen belang en derhalve als activiteiten van algemeen belang zijn aangemerkt. Voor de activiteiten die aangemerkt zijn als economische activiteiten en dus niet in het kader van het algemeen belang worden uitgevoerd, dient uw gemeente (onder andere) een integrale kostprijsberekening op te stellen die aansluit bij de bepalingen die opgenomen zijn in de Wet M en 0. Samengevat zijn de volgende bepalingen uit de Wet M en 0 zijn belang: De Wet M en 0 is externe regelgeving die al van kracht is. De gemeente dient deze wet op te nemen in het normenkader rechtmatig heid en de naleving ervan (= rechtmatigheid) te toetsen. Het is van belang dat de gemeente een analyse maakt of activiteiten als economische activiteiten of activiteiten in het algemeen kwalificeren. De gemeenteraad dient vervolgens het overzicht met de activiteiten in het algemeen belang vast te stellen. Dit kan ook nog plaatsvinden na 1juli 2014, voor zover er geen bezwaren van ondernemers bekend zijn. Het niet naleven van de bepalingen van de Wet M en 0 valt op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV onder de categorie niet-financiële rechtmatigheid. Bij het niet naleven van de wet is dus sprake van een formele rechtmatigheidsfout. Wij hebben tijdens onze interim-controle vastgesteld dat uw gemeente weliswaar op 1juli 2014 nog niet aan de wet voldeed, maar dat belangrijke stappen zijn gezet om hier wel aan te voldoen: Er is een inventarisatie uitgevoerd en van een aantal activiteiten is vastge steld dat deze kwaliticeren als economische activiteiten dan wel bevoordelingen tenzij de gemeenteraad besluit dat het gaat om activiteiten in het algemeen belang. Het college heeft besloten een inspraakprocedure te starten en vervolgens een voorstel bij de gemeenteraad in te dienen.

33



p 38 van 103

Actualïteiten 3 Decentralïsaties in het sociaal domein (zorg, jeugd en participatie) Algemeen Met ingang van 1 januari 2015 is uw gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) en een deel van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ). De decentralisatie van deze regelingen naar gemeenten zorgt voor grote veranderingen binnen het sociale domein voor alle betrokken partijen, zoals gemeenten, zorgaanbieders en inwoners. Tevens gaan de decentralisaties gepaard met een (forse) taakstelling voor de gemeenten. Het stelt gemeenten daarom voor de uitdaging het sociale domein opnieuw in te richten met scherpe budgetten. Voor gemeenten ontstaan er meer en andere relaties met partijen, is sprake van nieuwe en complexe taken, nemen de (financiële) risico’s en daarmee de druk op goed toezicht toe, et cetera. Van gemeenten wordt op het gebied van de drie decentralisaties een integrale aanpak verwacht, onder het motto ‘1 gezin, 1 plan, 1 regisseur’. Het leggen van verbanden tussen de AWBZ/Wmo, jeugdzorg en participatie is daarbij van essentieel belang om op een zo efficiënt mogelijke wijze de juiste zorg en ondersteuning te verlenen tegen een zo laag mogelijke prijs. Transitie sociaal domein De omvang en complexiteit van de veranderingen in het sociaal domein maakt dit voor gemeenten een majeure transitie. Vele actoren binnen uw gemeente werken aan deze transitie, ieder vanuit zijn of haar perspectief. Gemeenten hebben de beleidskaders wel helder, maar de stap naar de inhoudelijke uitvoering is ingewikkeld. Een greep uit de vragen die wij bij uw gemeente zien: • • • • • 34

In welke mate, op welke onderdelen en hoe samenwerken in de regio? Hoe effectief samenwerken (beleid, informatievoorziening, financiën en control)? Hoe richt je de dienstverlening in? Welk inkoopmodel wordt gekozen? Hoe de prijs- en volumemaatregelen realiseren (scherpe budgetten)? 0PS20149520/chs Gemeente Teylingen, managemenDetterd.d. 28november2014


p 39 van 103

Actualiteiten

3 Decentralîsatïes in het sociaal domein (zorg, jeugd en partïcïpatïe) • • • • •

Hoe de interne organisatie en werkprocessen inrichten? Financieel en control: hoe monitor je de uitgaven en de kwaliteit en effectiviteit van zorg en ondersteuning? Hoe zicht krijgen en houden op de financiële consumptie’ van voorzieningen en zorg per gemeente, wijk en huishouden? Hoe inzicht krijgen in (zorg)aanbieders en financieel beslag? Hoe verantwoording organiseren?

De voorbereidingen op de decentralisaties gaan tevens gepaard met risico’s. Het is zaak om deze risico’s goed in beeld te brengen, hiervoor adequate beheersmaatregelen te treffen en de voortgang adequaat te monitoren. Een greep uit de vragen die wij bij gemeenten zien: • • • • • •

Te kort tijdpad voor de invoering. Onvoldoende budgetten. Onduidelijke samenwerkingsafspraken. DiscontinuÏteit van het zorgaanbod. Interne Organisatie onvoldoende afgestemd op nieuwe taken. Ontoereikende informatisering.

In deze fase van de transitie staat het inrichten en organiseren van de uitvoering bij gemeenten op de agenda. Hierbij staan bij uw gemeente momenteel de volgende onderwerpen centraal: • • • •

Afronden Inkoop en contractering. Verordeningen vaststellen. Interne Organisatie gereedmaken. Vormgeven van samenwerkingsafspraken met partners en regiogemeenten.

Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente met al deze onderwerpen bezig is en de benodigde acties heeft uitgezet om de deadline van 1 januari 2015 te halen.

35



Actualiteïten

3 Decentralisatïes in het sociaal domein (zorg, jeugd en participatie) Financiën en accountantscontrole Voor de nieuwe taken op het gebied zorg, jeugd en participatie is straks minder budget beschikbaar dan voorheen. Aan het Gemeentefonds wordt in 2015€ 10,3 miljard toegevoegd voor uitvoering van de gedecentraliseerde taken in het sociaal domein (zorg, jeugd en participatie). Minister Plasterk heeft het wetsvoorstel met een sociaal deelfonds binnen het Gemeentefonds ingetrokken. In de plaats hiervan worden de gelden door het Rijk verstrekt als integratie-uitkering. De consequentie hiervan is dat de verplichting voor gemeenten komt te vervallen om de middelen binnen drie jaar te besteden aan taken binnen het sociaal domein. Het Rijk vraagt éénmalig aan gemeenten om een extra accountantscontrole uit te laten voeren op de lv3-informatie over het sociaal domein van gemeenten ten behoeve van het ministerie van BZK. In de septembercirculaire is nadere informatie opgenomen over deze controle (hoofdstuk 3, pagina’s 15-20). Er zal tevens sprake zijn van horizontale verantwoording: het college legt met de jaarrekening verantwoording af over de besteding aan de gemeenteraad. Deze verantwoording zal voor het eerst worden gedaan vanaf het verslagjaar 2015. Met ingang van de jaarrekeningcontrole 2015 zullen wij in het kader van en met de materialiteit van de controleopdracht voor de jaarrekening als geheel deze verantwoording controleren. De interne beheersing binnen uw gemeente moet al eerder op orde zijn, namelijk vanaf 1 januari 2015. Wij geven u op deze plaats alvast een eerste beeld van enkele zaken die vanuit de interne beheersing en het accountantsperspectief van belang zijn met het oog op het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2015: •

Toereikende interne beheersing en rapportering zodat de in- en externe controle effectief en efficiënt kan worden uitgevoerd. Hoe zijn de interne beheersingsmaatregelen inzake rechtmatigheid binnen de gemeente ingericht? Zijn de verordeningen vertaald naar het normenkader? Zijn de wetten meegenomen in het internecontroleplan?

•

Is er voldoende inzicht in de doelgroep, welke cliënten heeft de gemeente?

•

Zijn er heldere financiële kaders en zijn de consequenties voor het meerjarenperspectief en de risicoparagraaf bekend?

•

Aanbesteden of uitbesteden? Hoe heeft de gemeente de taken inzake de decentralisaties ingericht? Zelf uitvoeren of uitbesteden? Zijn alle contracten aanbesteed? Heeft de gemeente alle noodzakelijke contracten aanbesteed? Iedere gemeente maakt tariefberekeningen op basis waarvan het contract wordt aanbesteed; zijn er nog aparte tarief af spraken gemaakt? Wie wordt de budgethouder en welke controles worden op binnenkomende facturen verricht (o.b.v. het contract)?

36

DPS_201 49520/chs Gemeente Teytingen, managementietter d.d. 28 november 2014


Actualiteiten 3 Decentralïsatïes in het sociaal domein (zorg, jeugd en participatie) Hoe is de planning en inhoud van de verantwoording van externe partijen aan de gemeente ingericht? Zorgaanbieders en centrumgemeenten/ gemeente vragen de gemeenten soms om op basis van een voorschotsysteem te werken. De gemeente betaalt dan vooraf een voorschot en de zorgverlener/zorgregisseur rekent dan achteraf met de gemeente af. Vanuit oogpunt van rechtmatigheid kan er geen materieel deel van het zorgbudget als lasten in de programmarekening staan, zonder dat de gemeente hiervan heeft kunnen vaststellen dat de prestaties door de zorgaanbieders geleverd zijn en de bestedingen rechtmatig zijn. •

Auditinstructies aan uitvoerders bij uitbesteding. Rechtmatige besteding is een belangrijk aandachtspunt voor de controle. Een belangrijk aspect hierbij is het vaststellen van de prestatielevering. Hoe stelt de gemeente vast dat de gefactureerde zorg overeenkomt met de volgens de indicatie ingekochte zorg én de feitelijk geleverde zorg?

•

Hoe is de beveiliging van persoonsgegevens binnen en buiten de gemeente geregeld? Voor de gemeente is het bij uitbesteding van taken belangrijk dat zij met de uitvoerder toereikende afspraken maakt over de beveiliging van de persoonsgegevens waar de uitvoerder mee gaat werken.

37



Actualiteiten

Vennootschapsbelastïngplicht overheïdsondernemïngen Vanaf 1januari 2016 worden publiekrechtelijke rechtspersonen vennootschapsbelastingplichtig indien en voor zover zij een onderneming drijven. De afbakening van de belastingplicht van publiekrechtelijke rechtspersonen wordt daarmee gelijk aan het systeem dat nu al geldt voor de ‘gewone’ stichtingen en verenigingen. Daarnaast worden er specifieke overheidsvrijstellingen geïntroduceerd. Voor B.V.’s, N.V.’s en coöperaties die volledig in handen zijn van een of meer publiekrechtelijke rechtspersonen gaan de ‘gewone’ regels gelden. Dat houdt in, dat deze rechtspersonen integraal belastingplichtig worden (dus onafhankelijk van het antwoord op de vraag of een onderneming wordt gedreven), tenzij een algemeen geldende vrijstelling kan worden toegepast. Daarnaast kunnen deze rechtspersonen in aanmerking komen voor een specifieke overheidsvrijstelling. Ook voor de door publiekrechtelijke rechtspersonen beheerste stichtingen en verenigingen gaan de gewone regels gelden: belastingplicht indien en voor zover een onderneming wordt gedreven, tenzij een vrijstelling van toepassing is (een alge mene vrijstelling of een specifieke overheidsvrijstelling). Op basis van het vorenstaande zijn twee vraagstukken relevant, te weten het begrip ‘onderneming’ en de reikwijdte van de vrijstellingen. Het begrip ‘onderneming’ Van een onderneming (in fiscale zin) is sprake als er met een organisatie van arbeid en kapitaal met een winststreven wordt deelgenomen aan het economisch verkeer. Als op basis van fiscale grondslagen doorlopend overschotten worden behaald, is sprake van een winststreven. Er is ook sprake van een winststreven als in (potentiële) concurrentie wordt getreden met ondernemingen van met name natuurlijke personen, B.V.’s, N.V.’s en coöperaties. Als sprake is van ‘normaal vermogensbeheer’ (passieve exploitatie van vastgoed) is géén sprake van een onderneming. Ook structureel verlieslatende activiteiten vanuit fiscaal perspectief bezien vormen geen onderneming in fiscale zin. —

—

Op basis van de hiervoor genoemde criteria zullen veel door publiekrechtelijke lichamen ontplooide activiteiten kwalificeren als een ondernemings activiteit. Voorbeelden hiervan zijn afvalinzameling, betaald parkeren, het gemeentelijk grondbedrijf, dienstverlening in algemene zin aan burgers, bedrijfsleven en andere publiekrechtelijke rechtspersonen, de exploitatie van theaters, musea, sportaccommodaties, enzovoorts. Om te voorkomen dat de belastingplicht te ruim wordt, zijn er specifieke overheidsvrijstellingen in het leven groepen. Die worden hierna kort toegelicht.

38

DPS_20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter dd. 28 november 2014


p 43 van 103

ActualËteiten Vennootschapsbelastïngplicht overheïdsondernemingen Overheidsvrijstellingen Voor zowel de publiekrechtelijke rechtspersonen als de privaatrechtelijke overheidslichamen (zoals B.V.’s en coöperaties waar alleen publiek rechtelijke rechtspersonen aandeelhouder respectievelijk lid van zijn) kunnen specifieke overheidsvrijstellingen gelden. Deze vrijstellingen stellen de winst Vrij die wordt behaald met: • • • •

Interne activiteiten binnen één publiekrechtelijk lichaam zelf (bijvoorbeeld DVO ICT gemeente X met gemeente Y). Activiteiten die kwalificeren als quasi-inbesteding (1 00% beheersing in privaatrechtelijk overheidslichaam). Activiteiten die kwalificeren als de uitoefening van een overheidstaak of publiekrechtelijke bevoegdheid (geen concurrentie met ondernemers, zoals brandpreventie). Activiteiten die worden verricht in het kader van een kwalificerend samenwerkingsverband (bijvoorbeeld een GA).

Fiscale winst Van belang is ten slotte dat het begrip fiscale winst afwijkt van de bekende winstbepalingsregels. Fiscaal worden bijvoorbeeld maatschappelijke invloeden voor de prijsbepaling geëlimineerd. Zo kan een subsidie om de exploitatie van een zwembad sluitend te krijgen fiscaal tot de winst behoren. Daarnaast moeten tussen gelieerde partijen in fiscaal opzicht zakelijke prijzen gehanteerd worden, hetgeen met name in een situatie van een samenwerkingsverband tussen publiekrechtelijke rechtspersonen praktijkvragen oproept. Acties 2014 Het wetsvoorstel is ingrijpend en veelomvattend. Uw gemeente zal aan de slag moeten om tijdig klaar en voorbereid te zijn. Een specifiek en belangrijk aandachtspunt hierbij zijn de grondexploitaties. Uit het systeem van de Wet Vpb vloeit voort, dat de waardeontwikkelingen c.q. de vanaf 1 januari 2016 behaalde fiscale winst in de heffing wordt betrokken. Dit wordt vormgegeven door de waardering van vermogensbestanddelen (bezittingen én toerekenbare schulden) op de fiscale balans tegen de waarde in het economisch verkeer per 1 januari 2016. Als in een grondexploitatie in de calculaties wordt uitgegaan van een stijgende prijsontwikkeling in de periode 1januari 2016 tot verkoop grond, dan leidt dat in beginsel tot heffing van vennootschapsbelasting (op basis van wat tot op heden bekend is van de Wet Vpb). Deze vennootschapsbelasting moet wel in de grondexploitatieopzet ingerekend worden. Als de wet op 1januari 2015 formeel is aanvaard, dan kan dat dus al betekenis hebben voor de waardering van gronden in de jaarrekening over 2014.

39



p 44 van 103

Actualiteïten Vennootschapsbelastïngplïcht overheïdsondernemïngen De eerst stap om te komen tot een implementatie bestaat enerzijds uit kennisvergaring (opleidingsplan) en anderzijds uit een inventarisatie van de ondernemingsactiviteiten. Deze inventarisatie kan zo veel mogelijk gekoppeld worden aan de in het kader van de Wet markt en overheid verrichte of te verrichten inventarisatie. In deze inventarisatie wordt per deelonderwerp niet alleen gekeken naar het nu, maar ook naar de toekomst (aangaan van samenwerkingsverbanden als gevolg van de drie decentralisaties, voorgenomen verwerving of juist verkoop van vastgoed etc.). Dit blijkt niet direct uit bijvoorbeeld de jaarrekening. Juist hierdoor wordt het belang van de betrokkenheid van alle afdelingen onderstreept. Uit de inventarisatie dient vervolgens te blijken of een vrijstelling kan worden toegepast dan wel of er nog risico’s bestaan. Wij adviseren u de inventa risatie per deelactiviteit te documenteren, zodat deze eenvoudig kan worden getoetst. De rapportage die uit de inventarisatie voortvloeit, geeft vervolgens inzicht in de ‘impact’ van de vennootschapsbelastingplicht. Deze rapportage vormt vervolgens de basis voor een verder implementatie plan en concrete besluitvorming. Wij adviseren u op korte termijn de inventarisatie uit te voeren en de uitkomsten intern te bediscussiëren en extern te laten toetsen.

40

DPS_20149520/chsGemeenteTeylingen, managementletterdd. 28november2014


p 45 van 103

Actualiteiten Belangrijke wijziging verantwoordelïjkheïd en financIering buïtenonderhoud schoolgebouwen primair onderwijs impact op jaarrekening 2014 —

De Eerste Kamer heeft op 6 mei 2014 het wetsvoorstel overheveling buitenonderhoud primair onderwijs aangenomen. De wet treedt per 7januari 2015 in werking. Op dat moment worden schoolbesturen verantwoordelijk voor het onderhoud en de aanpassing van schoolgebouwen primair en (voortgezet) speciaal onderwijs. Hierbij geldt een drietal uitzonderingen: 1.

De verzekering van een voorziening huisvesting onderwijs komt voor rekening van de gemeente.

2.

De gemeente vergoedt aan de school de kosten van de aanslagen onroerendezaakbelasting.

3.

Het onderhoud aan en het aanpassen van lokalen voor bewegingsonderwijs is tot 1 januari 2015 een voorziening huisvesting onderwijs. Door de wetswijziging vanaf 1januari 2015 worden deze activiteiten voortaan gerekend tot de kosten materiële instandhouding. De gemeente is en blijft hiervoor financieel verantwoordelijk en ontvangt hiervoor ook een bijdrage uit het Gemeentefonds. Voor het bekostigen van deze activiteiten zullen gemeenten en onderwijsbesturen nadere regelingen moeten treffen (welk onderhoud en welke aanpassingen vergoedt de gemeente, onder welke voorwaarden, etc.). Om gemeenten hierbij te ondersteunen heeft de VNG haar modelverordening voorzieningen huisvesting onderwijs d.d. 24juli 2014 geactualiseerd. Voor een overzicht van de belangrijkste wijzigingen in de modelverordening t.o.v. de eerdere modelverordening verwijzen wij naar de ledenbrief herziene modelverordening voorzieningen huisvesting onderwijs op de website van de VNG: beschikbaar. Hier kunt u ook de geactualiseerde modelverordening downloaden.

Het budget dat gemeenten ontvangen voor onderwijshuisvesting wordt in verband met de voornoemde wetswijziging aangepast en flink gekort: •

Het Rijk hevelt € 256 miljoen uit het Gemeentefonds over naar de lumpsumvergoeding die onderwijsinstellingen ontvangen voor funderend onderwijs. De taken die bij dit budget horen, worden door het Rijk niet overgeheveld van gemeenten naar onderwijsinstellingen. Dit betekent dat gemeenten minder Gemeentefondsuitkering ontvangen voor dezelfde taken. Deze korting heeft daarom naar verwachting negatieve gevolgen voor de integrale huisvestingsplannen onderwijshuisvesting van gemeenten, omdat gemeenten met het kleinere budget niet alle plannen en taken met dezelfde kwaliteit en kwantiteit kunnen uitvoeren.

•

De overheveling van het buitenonderhoud en de aanpassingen aan onderwijsgebouwen van gemeenten naar schoolbesturen gaat gepaard met een uitname uit het Gemeentefonds van € 158 miljoen.

41

DPS20149520/chs Gemeente Teylingen. managementietter d.d. 28november 2014


Actualiteiten Belangrijke wijziging verantwoordelijkheid en financiering buitenonderhoud schoolgebouwen primair onderwijs ïmpact op jaarrekening 2014 —

Uw gemeente had ultimo 2013, als onderdeel van de voorziening onderhoud gebouwen, een voorziening opgenomen voor buitenonderhoud aan de schoolgebouwen van het primair onderwijs. De noodzaak en basis voor het vormen en in stand houden van deze voorziening komt met uitzondering van de lokalen bewegingsonderwijs per 1 januari 2015 te vervallen. Dit betekent in de jaarrekening 2014 geen specifieke balanspost meet voor het in stand houden van buitenonderhoud schoolgebouwen primair onderwijs maar een vrijval van middelen ten gunste van het resultaat 2014. Hierbij dient u wel rekening te houden met de gemaakte afspraken ultimo 2014 over het onderhoud en het aanpassen van de lokalen bewegingsonderwijs en eventuele ‘bruidsschatten’ die aan de schoolbesturen worden meegegeven voor het toekomstige onderhoud. Deze kunnen namelijk leiden tot een verplichting ultimo 2014. —

—

In de begroting 2015 e.v. heeft u reeds rekening gehouden met de financiële impact van deze wetswijziging.

42

DPS20149520/chs Gemeente Teyhngen, managementietter dd. 28 november 2014


p 47 van 103

Actualiteiten Wijziging verwerking voorziening waar een heffing voor wordt geheven Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Aanpassing regelgeving rioolheffing en afvalstoffenheffing Vanaf 2014 is de regelgeving met betrekking tot de verslaglegging van de rioolheffing en afvalstoffenheffing gewijzigd ten opzichte van voorgaan de jaren. Op korte termijn volgt een notitie van de commissie BBV waarin de commissie zal ingaan op de verwerking van de voorziening rioolheffing. Op grond van de wijziging van het BBV van 25juni 2013 worden bijdragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven onder de post voorzieningen op een aparte (nieuwe) categorie verantwoord. Overschotten die worden gerealiseerd op de exploitatie van riolering of afvalstoffenheffing kunnen het gevolg zijn van achterstand in de uitvoering van vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven. Dergelijke overschotten kunnen niet ten gunste van de exploitatie c.q. algemene middelen worden gebracht, omdat dit geld is van de belastingbetaler dat de gemeente in de toekomst nog moet besteden aan vervangingsinvesteringen riolering. Deze bedragen moeten in de voor ziening worden opgenomen. Op het moment dat de vervangingsinvestering daadwerkelijk wordt gedaan, moet het bedrag dat daarvoor is opge nomen in de voorziening in mindering worden gebracht op het geactiveerde bedrag aan investeringen met een economisch nut. Overschotten die niet het gevolg zijn van tijdelijke verschillen met betrekking tot vervangingsinvesteringen kunnen betrekking hebben op: •

Resultaten inzake groot onderhoud: Als een gemeente over een adequaat meerjarenonderhoudsplan beschikt en op basis hiervan een voorziening groot onderhoud heeft gevormd, worden resultaten die betrekking hebben op groot onderhoud toegevoegd dan wel minder onttrokken aan de voorziening groot onderhoud. Indien een gemeente geen voorziening voor groot onderhoud heeft gevormd, behoren de resultaten op groot onderhoud tot de overige resultaten (zie volgende bullet).

•

Overige resultaten, zoals efficiencyvoordelen of aanbestedingsresultaten: De overige resultaten worden ten gunste van de exploitatie c.q. de algemene middelen verantwoord. Een gemeente kan dergelijke overschotten ook toevoegen aan een bestemmingsreserve (uiteraard alleen als hiertoe een raadsbesluit is genomen).

43

DPS20149520/chs Gemeente Teylingen, managementletterd.d. 28november2014


p 48 van 103

Actualîteiten Wijziging verwerking voorziening waar een heffing voor wordt geheven Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

Baten

Lasten

1 1

•

Kapitaallasten (8)

LC

1

•

ii.

•1

1

i

en baten noolheffing

Jaarlijks onderhoud (c)

1

1

T erschd muteren op

t

[

44

Saldo lasten en baten noolheffing


T Voorziening voor bijdragen aan toekomstige verangings


Deloïtte. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee (“DHL”), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nI!about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and tinancial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 750 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloiffe’s more than 200,000 professionals are commiffed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2074 Deloitte The Netherlands p 50 van 103

Collegereactie Managementletter 2014 27 november 2014

Belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en aandachtspunten Interne controlefunctie binnen Teylingen

Prioritering

nvt

Omschrijving bevinding | aanbeveling | aandachtspunt

(Re)actie college

De samenwerking tussen VIC en accountant wijzigt door de nieuwe Controle- en In het eerste kwartaal 2015 zal de rol en inrichting van de Interne controlefunctie overige standaarden (COS) die accountants dienen toe te passen in hun binnen Teylingen worden geëvalueerd. Hierbij wordt gekeken naar wat de effecten van controlewerkzaamheden. De VIC krijgt in die samenwerking een meer ondersteunende de vernieuwde samenwerking betekenen voor deze rol en inrichting. rol. De accountant zet de steekproeven uit en controleert alle getrokken posten zelf. De VIC kan daarbij een nuttige rol vervullen door het verzamelen van de documentatie en het uitvoeren van een voorcontrole.

Beschrijving administratieve organisatie

Hoog

Deloitte is positief over de opzet van de AO. Wel adviseert Deloitte de beschrijving van Deze aanbeveling wordt overgenomen. de meest essentiële beheersmaatregelen in de processen aan te scherpen door de belangrijkste kenmerken van de interne beheersingsmaatregelen/key controls (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel?) in de beschrijving op te nemen.

Planning beschrijving administratieve organisatie

Hoog

Deloitte adviseert de planning voor de AO-beschrijvingen zodanig aan te passen dat Deze aanbeveling is inmiddels overgenomen doordat de planning hierop is aangepast. prioriteit wordt gegeven aan het beschrijven van de administratieve organisatie van de in financiële zin meest significante processen voor de organisatie: grondexploitatie, verhuur, factuurbehandeling (budgethouderschap/ toetsing prestatielevering) en bouwleges zodat deze beschrijvingen ultimo 2014 gereed zijn.

VIC: planning uitvoering interne controles

Laag

In het VIC-jaarplan 2014 van de organisatie is de planning opgenomen voor de uitvoering van de verschillende verbijzonderde interne controle werkzaamheden. Deloitte heeft tijdens het uitvoeren van de interim-controle vastgesteld dat Teylingen nagenoeg op schema is voor wat betreft de uitvoering van de verbijzonderde interne controles.

VIC: volledigheid controleprogramma

Gemiddeld

Deze vaststelling wordt meegenomen in de verdere uitvoering van de VIC-agenda.

In het VIC-plan 2014 zijn alle onderzoeken opgenomen die in 2014 door de organisatie Samen met de accountant wordt een aanpak voor de aanloop naar de jaarrekening worden uitgevoerd. In het overzicht zijn enkele verbijzonderde interne 2014 bepaald. Overigens wordt wel opgemerkt dat het VIC-jaarplan zonder de controlewerkzaamheden t.a.v. enkele (significante) processen nog niet opgenomen. genoemde processen al in een eerder stadium met Deloitte was afgestemd. Deloitte adviseert deze verbijzonderde interne controlewerkzaamheden voor 2014 alsnog uit te voeren voor start van de jaarrekeningcontrole.

p 51 van 103

VIC: bevindingen inkopen en aanbesteden

Hoog

Uit de verbijzonderde interne controle van het proces inkopen & aanbesteden blijken diverse bevindingen die Deloitte onder de aandacht wil brengen. Als rode draad is te benoemen het niet (zichtbaar) naleven van interne en externe afspraken op het gebied van budgetbeheer, mandatering, contractbeheer en organisatorische administratieve afspraken - zie managementletter voor detailinformatie.

Opgemerkt wordt dat er sprake is van een omvangrijke steekproef en dat de meeste bevindingen incidenten betreffen. Ook wordt opgemerkt dat geconstateerde fouten waar mogelijk inmiddels zijn hersteld. Desalniettemin geeft de hoeveelheid en verscheidenheid aan bevindingen wel degelijk aanleiding om extra scherp te letten op het naleven van zowel interne als externe afspraken. De betreffende bevindingen zijn teruggekoppeld naar de betrokken medewerkers en leidinggevenden binnen de organisatie. Verder zal terugkoppeling breder plaatsvinden via o.a. Intranet en wordt samen opgetrokken met de nieuwe inkoopadviseur van stichting RIJK voor het verder professionaliseren en borgen van het inkoopproces. Onderstaand twee bevindingen waar hier nog wel specifiek op wordt ingegaan: • Meerwerk à € 13.300,- dat is goedgekeurd door een onbevoegde functionaris. Opgemerkt wordt dat het meerwerk wel terecht was en na intern overleg is overeengekomen. Desondanks leidt deze bevinding wel tot een fout in het kader de rechtmatigheid en zal deze tijdens de jaarrekeningcontrole in de overall foutenevaluatie worden meegenomen. • Voor wat betreft de bevinding met betrekking tot enkelvoudige factuurroutes / functiescheiding: hier vindt nader onderzoek plaats – zie collegereactie verderop bij punt 'Prestatielevering'.

VIC: bevindingen overige processen

Gemiddeld

• Welzijnssubsidies: Een belangrijk verbeterpunt betreft het toepassen van de verordening op het gebied van tijdigheid van verantwoorden en vaststellen. In een aantal gevallen was de verantwoording te laat ingediend en in een aantal gevallen is de subsidie te laat vastgesteld. • Bouwleges: Tekenen van beschikkingen door niet gemandateerd persoon en vastgesteld dat in één beschikking sprake is van het vermelden van een onjuist minimum bedrag voor de leges. • Onderwijshuisvesting: in één geval is er € 535,- teveel aan vergoedingen uitbetaald. Het college verstrekte een vergoeding tot maximaal € 12.000,-. Op basis van de declaratie is echter € 12.535,- uitbetaald. • Onderwijshuisvesting: artikel 22 lid 3 bepaalt dat in de beschikking wordt geregeld binnen welke termijn de opdracht voor de werkzaamheden moet zijn verleend. In één beschikking ontbreekt dit echter.

Inkoopbeleid

Hoog

Deloitte adviseert het inschakelen inkoopadviseur bij aanbestedingen rond grensbedragen verplicht te stellen (nu is een richtlijn binnen het inkoopbeleid, maar vrijblijvend).

• Het betreft bij welzijnsubsidies een standaard werkwijze van indienen en vaststellen waar de subsidieontvangers inmiddels jaren aan gewend zijn, en wat ook heel logische werkwijze is. Alleen sluit de werkwijze voor wat betreft tijdigheid niet aan op de verordening. Aanpassing van de verordening op voornoemde werkwijze staat gepland voor 2015. • De bevindingen met betrekking tot bouwleges zijn besproken met de betrokken medewerkers en leidinggvende. In het vervolg wordt bij een nieuwe medewerker standaard doormachtigingsformulier getekend. Tot slot wordt de opbouw van de legesbrief nagelopen op mogelijke afwijkingen op de verordening. • Opgemerkt wordt dat het teveel uitbetalen een incident betreft. Er wordt nog onderzocht welke aanpassing in het proces kan worden doorgevoerd om dit in het vervolg te voorkomen. Voor het teveel betaalde bedrag is inmiddels een terugvorderingsbrief verzonden. • De bevinding met betrekking tot de inhoud van de beschikking voor vergoeding onderwijshuisvesting is teruggekoppeld naar de betrokken medewerker en leidinggevende en wordt meegenomen in een breder project voor het verbeteren van uitgaande brieven. De gemeentelijke organisatie is bewust bezig met risicomanagement en staat op het standpunt dat (aanscherping van) een regel niet altijd de oplossing is voor een probleem en zelfs kan leiden tot schijnzekerheid. Medewerkers en leidinggevenden zijn zich bewust van de risico’s rondom Europees aanbesteden en stemmen bij onzekerheid af met de inkoopadviseur. Overigens wordt nog opgemerkt dat de jaarlijkse overall-inkoopagenda’s met de inkoopadviseur worden afgestemd.

p 52 van 103

Europese aanbestedingen

Hoog

Deloitte brengt het uitvoeren van de Interne controle op juistheid en volledigheid van Onderzoek naar juistheid en volledigheid staat in de door de directie vastgestelde Europees aanbesteden onder de aandacht, waarbij wordt geadviseerd om een controleplanning. crediteurenanalyse en het contractenregister (mits volledig) te gebruiken als basis voor De geadviseerde werkwijze wordt meegenomen in het onderzoek. dit onderzoek.

Betaalorganisatie

Hoog

De medewerkers die de controle uitvoeren op alle facturen (naam, bedrag en bankrekeningnummer) en ook de eerste digitale handtekening zetten, kunnen alle crediteurengegevens ook zelf wijzigen. De medewerkers die de tweede digitale handtekening zetten zijn allen zogenaamde applicatiebeheerders waardoor zij ook alle mutatierechten hebben in de grootboekadministratie. Deloitte adviseert om de bevoegdheden van de eerste en tweede handtekeningenzetters voor de betalingen te beperken of een andere groep van handtekeningenzetters in het proces toe te voegen die geen mutatierechten hebben in de grootboekadministratie.

Zoals reeds in eerdere collegereacties is aangegeven, is er in 2008 samen met de toenmalige accountant (KPMG) een werkwijze opgezet waarbij controle op wijziging van crediteurenstamgegevens in het proces is ingebracht. Deze werkwijze is vooral ingegeven doordat de beperkte capaciteit op de administratie functiescheiding maar tot op zekere hoogte toelaat (nog meer functiescheiding leidt tot een slecht werkbaar proces). Afgelopen jaar is bovengenoemde werkwijze overigens nog eens aangescherpt door 12 maanden in plaats van 3 maanden terug te kijken bij deze controle. Feit blijft wel dat op het laatste controleniveau (controle door teamcoördinator) in theorie de mogelijkheid bestaat om ongezien crediteurenstamgegevens te wijzigen. Bij de VIC-onderzoeken zal daarom aanvullend inhoudelijk worden gecontroleerd op de aanwezigheid van mutaties op crediteurenstamgegevens door deze teamcoördinator. Bovenstaande werkwijze is voor 2014 voldoende om het risico op onterecht betalen te beperken. De ondersteunende afdelingen zijn momenteel in ontwikkeling om samen te gaan (streven is vanaf 1 januari 2015), waarbij grotere teams zullen ontstaan. Vanaf dat moment wordt de gewenste vorm van functiescheiding doorgevoerd in de betaalorganisatie.

Verhuuradministratie

Hoog

De gemeente Teylingen beschikt niet over een (volledig) verhuurregister. Deloitte adviseert om op korte termijn de verhuuradministratie en het bijbehorende verhuurregister te completeren en voor de volledigheid van het register gebruik te maken van de BAG.

Afgelopen jaar is een check op volledigheid gedaan bij alle budgethouders/-beheerders op basis van al eerder ontwikkelde verhuuroverzichten. Deze overzichten zullen voorafgaand aan de jaarrekening worden geconfronteerd met informatie vanuit de BAG, waarna het register wordt gecompleteerd met nog ontbrekende informatie.

Prestatielevering

Gemiddeld

Deloitte adviseert om het vaststellen van de prestatielevering in het inkoopproces Uitgangspunt van de gemeentelijke organisatie is vertrouwen in de medewerker en de zichtbaar te maken door altijd (minimaal) twee functionarissen zichtbaar in de (digitale) verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie beleggen. Vanuit dit oogpunt is factuurafhandeling te laten accorderen. de werkwijze van altijd door twee functionarissen (zichtbaar) laten accorderen een aantal jaren terug bewust losgelaten. Dit is mede ingegeven vanuit de ervaring dat leidinggevenden soms zoveel facturen accordeerden dat van controle geen sprake was. Desalniettemin is de organisatie zich bewust van de risico’s van het argument ‘gelegenheid bieden’. Daarom zal voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole worden onderzocht welke factuurroutes wat dit betreft een hoog risicoprofiel hebben en hier een extra functionaris in de factuurroute toevoegen.

Belastingen en heffingen

Gemiddeld

Deloitte adviseert de interne controlewerkzaamheden ten aanzien van het boekjaar Deze werkwijze was intern ook als zodanig afgesproken. De aanbeveling is zodoende 2014 voor overgang van de naar de belastingsamenwerking volledig te doen uitvoeren overgenomen. en de review door de VIC-medewerker tevens voor de overgangsdatum te laten doen uitvoeren.

p 53 van 103

Frauderisicoanalyse

Hoog

Deloitte adviseert de frauderisicoinventarisatie voor einde boekjaar verder uit te werken, te bespreken in het MT / de directie en vast te laten stellen door het college.

De gemeente Teylingen onderschrijft het belang om (fraude)risico's in kaart te hebben en deze ook op bestuurlijk niveau te (h)erkennen, te nemen en te beheersen. Begin 2014 heeft de gemeente een inventarisatie in de organisatie gedaan op frauderisico's. Naast deze actie zijn ook activiteiten ontplooid vanuit het perspectief van risicomanagement en integriteit. Het is van belang om efficient om te gaan met trajecten die elkaar (deels) overlappen. Daarom wordt onderzocht op welke wijze de trajecten vanuit al deze perspectieven op integrale wijze met elkaar uit te voeren. Frauderisico zal hier expliciet onderdeel van uitmaken en begin 2015 verder worden uitgewerkt.

Bouwgronden in exploitatie / Niet in exploitatie

Hoog

Voor wat betreft grondexploitatie zijn er twee aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole: 1. Het in kaart brengen van het proces van schatten van de marktwaarde van de grondpositie. 2. Het onderbouwen van de marktwaarde van de NIEGG's met recente taxatierapporten.

1. Zoals bij het punt over planning van het beschrijven van de AO reeds is gesteld, staat het beschrijven van de AO voor grondexploitaties op de rol. Dit punt komt hierin terug. 2. In januari 2015 stelt de gemeente een overzicht op van alle grondexploitaties, waarbij ook wordt ingegaan op (de onderbouwing van) de marktwaardes.

p 54 van 103

Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 2 december 2014

p 55 van 103

BESLUIT OPSCHRIFT AANHEF MOTIVERING. Vergadering van 2 december Onderwerp Managementletter accountant collegereactie - Besluitvormend

Recommend Documents