Belső adatvédelmi és közzétételi szabályzat

Belső adatvédelmi és közzétételi szabályzat

2015 2015. 15.

Beosztás Név

BELSŐ ADATVÉDELMI ÉS KÖZZÉTÉTELI SZABÁLYZAT

Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 2/29.

Készítette jogtanácsos, belső adatvédelmi felelős

Ellenőrizte kancellár

Jóváhagyta Szenátus nevében: a rektor

dr. Bíró Barbara

Szentgyörgyvölgyi László Zoltán

Helgertné Dr. Szabó Ilona Eszter

2015. február 13.

2015. február 17.

2015. február 26.

Aláírás Kelt

Tartalomjegyzék Általános rendelkezések ............................................................................................................. 4 Szabályzat célja .......................................................................................................................... 4 Szabályzat hatálya ...................................................................................................................... 4 Kapcsolódó dokumentumok....................................................................................................... 4 Fogalmak .................................................................................................................................... 5 Adatkezelés alapelvei ................................................................................................................. 6 Adatkezelés jogalapja................................................................................................................. 7 Az érintett jogainak érvényesítése, a tiltakozási jog gyakorlása és az azokkal összefüggő feladatok ..................................................................................................................................... 8 Hallgatói adatállomány ............................................................................................................ 10 Felnőttképzésben részt vevők adatállománya .......................................................................... 11 Alkalmazotti adatállomány ...................................................................................................... 11 Főiskola érintett alkalmazottainak vagyonnyilatkozataival kapcsolatos adatok kezelése ....... 13 Adatállományok (nyilvántartások) létrehozása, ügyviteli és nyilvántartási célú adatkezelés.. 13 Igazolások kiállítása ................................................................................................................. 14 Belső adatvédelmi nyilvántartás, adatkezelés bejelentése a Hatóságnak................................. 14 Adattovábbítás.......................................................................................................................... 15 Adattovábbítás intézményen belül ........................................................................................... 15 Adattovábbítás megkeresés alapján ......................................................................................... 16 Kötelező adatszolgáltatás ......................................................................................................... 16 Közérdekű bejelentő adatainak védelme.................................................................................. 17 Adatbiztonság........................................................................................................................... 17 Manuális kezelésű adatok......................................................................................................... 18 Számítógépen tárolt adatok biztonsága .................................................................................... 18 Adat- és információ megőrzés.................................................................................................. 18 Biztonsági osztályok meghatározása........................................................................................ 19 Kötelező adatszolgáltatások teljesítése .................................................................................... 19 Közérdekű adatok közzététele.................................................................................................. 19 Közzététel módja, közzétételi lista........................................................................................... 19 A közzététellel kapcsolatos egyes feladat- és hatáskörök ........................................................ 19 Együttműködés az egyes közzétételi egységekhez tartozó adatok megalkotásában................ 21 A közzétett állományok formátuma ......................................................................................... 23


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 3/29.

Közérdekű adatok egyedi igénylésének és teljesítésének szabályai ........................................ 23 Eljárás megindulása és az azonnal megválaszolható igények.................................................. 24 Azonnal megválaszolható igények........................................................................................... 25 Igény vizsgálata........................................................................................................................ 25 Igény intézése, döntéshozatal, az adatok előkészítése átadásra ............................................... 26 Felmerülő költségek ................................................................................................................. 27 Adatok átadása ......................................................................................................................... 28 Eljárás lezárását követő intézkedések ...................................................................................... 29 Eljárás a nem nyilvános adatokra vonatkozó megismerési igények esetében.......................... 29 Kapcsolódó feljegyzések.......................................................................................................... 29

Kiadás 00.

Fejezet száma


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 4/29.

Változás tárgya 76/2014/2015. SZN határozat Kiadás Belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat (2012) 01. kiadásának hatályon kívül helyezése

Kiadás dátuma 2015.03.01.

Általános rendelkezések Szabályzat célja 1.§ (1) A szabályzat célja, hogy biztosítsa a főiskola tevékenysége során a személyes adatok védelméhez fűződő információs önrendelkezési jog érvényesülését, továbbá, hogy a főiskola által kezelt személyes adatok jogosulatlan felhasználásának megakadályozása érdekében meghatározza a személyes és különleges adatok kezelése során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat. (2) A szabályzat célja, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben és egyéb jogszabályokban foglalt előírások figyelembevételével elősegítse a közérdekű adatok megismeréséhez való alkotmányos jog érvényesülését azáltal, hogy meghatározza az adatok közzétételének rendjét, megismerésre irányuló igény esetén a követendő eljárás menetét, az ügyintézésben résztvevő személyeket, felelősöket, továbbá az adatot megismerni kívánó személy, továbbá a főiskola eljárási jogait és kötelezettségeit. (3) A szabályzat célja továbbá, hogy rögzítse a főiskola saját szervezetén belül az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és végrehajtási rendeleteiben előírt, a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség teljesítésének rendjét. Szabályzat hatálya 2.§ (1) A Szabályzat hatálya kiterjed a főiskola valamennyi szervezeti egységére, tevékenységére és munkatársára. Kapcsolódó dokumentumok 3.§ – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.); – a minősített adat védelméről 2009. évi CLV. törvény (a továbbiakban: Titoktörvény);


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 5/29.

– a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.); – felnőttképzésről szóló 2013. évi LXXVII. törvény (a továbbiakban: Fktv.); – a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.); – az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban: Art.); – a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja); – az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény; – 1997. évi LXXX. törvény a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Tbj); – a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény (a továbbiakban: Nbtv); – a nemzeti adatvagyon körébe tartozó állami nyilvántartások fokozottabb védelméről szóló 2010. évi CLVII. törvény; – a statisztikáról szóló 1993. évi XLVI törvény; – a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény; – a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény – az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről szóló 288/2009. (XII. 15.) Korm. rendelet; – a hallgatói hitelrendszerről szóló 1/2012. (I. 20.) Korm. rendelet; – a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 79/2006. (IV. 5.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R); – a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról 305/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R); – 18/2005. IHM rendelet (a továbbiakban: IHM r.) a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról; – az oktatási igazolványokról szóló 362/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet; – az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R2.); – az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet; – Informatikai biztonsági szabályzat (a továbbiakban: IBSz). Fogalmak 4.§ (1) Jelen Szabályzatban használt fogalmak meghatározását az Infotv. tartalmazza. (2) A Szabályzat alkalmazása során az Infotv.-ben meghatározottakon túl: a) adatvédelem: a személyes és különleges adatok kezelésének normatív szabályozása az adatalany információs önrendelkezési jogának érvényesítése érdekében; b) információs önrendelkezési jog: az Alaptörvény VI. cikkében biztosított személyes adatok védelméhez való jognak az a tartalma, hogy mindenki maga rendelkezik személyes adatainak feltárásáról és felhasználásáról;


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 6/29.

c) adatbiztonság: a személyes adatok jogosulatlan kezelése, így különösen megszerzése, feldolgozása, megváltoztatása és megsemmisítése elleni szervezési, technikai megoldások és eljárási szabályok összessége; az adatkezelésnek az az állapota, amelyben a kockázati tényezőket – és ezzel a fenyegetettséget – a szervezési, műszaki megoldások és intézkedések a legkisebb mértékűre csökkentik; d) adatgazda: a rektor, a kancellár, illetve az az egységvezető, aki az adott adatkezelésre vonatkozó döntési jogosultsággal jelen Szabályzat szerint rendelkezik; e) betekintési és megismerési jogosultság: az a jogkör, amelynek birtokában a jogosult számára elérhetővé, megismerhetővé válnak az adott adatállományban kezelt személyes és különleges adatok; f) közvetlen megismerési jogosultság: adott adatállomány informatikai alkalmazás igénybevételével kezelt adatainak megismeréséhez adott olyan jogkör, amely a jogosult számára lehetőséget biztosít arra, hogy az ott kezelt adatokhoz az általa megválasztott időpontban közvetlen lekérdezéssel hozzáférjen; g) közvetlen lekérdezés: adott adatállományban kezelt adatokban – az adatkezelő által előzetesen rendelkezésre bocsátott általános lekérdezési jogosultság felhasználásával – előre meghatározatlan időpontban és alkalommal, naplózott formában történő betekintés, illetve az így megismerhetővé vált információ kinyomtatása, vagy más módon történő rögzítése; h) adathordozó: bármely alakban, bármilyen eszköz felhasználásával és bármilyen eljárással előállított, személyes vagy különleges adatot tartalmazó anyag; i) hardver eszköz: valamennyi olyan eszköz, amelynek feladata az informatikai rendszer folyamatos működésének biztosítása, vagy amely biztonsági adatmentésre, avagy másolatok készítésére szolgál, valamint amely elektronikus vagy egyéb módon a számítógép külső behatás elleni védelmét szolgálja; j) hírközlő eszköz: bármilyen technikai eszköz, technológiai eljárás, amely egy vagy több fogadó személy számára jelzések, adatok és információk továbbítására vagy fogadására alkalmas. Adatkezelés alapelvei 5.§ (1) A főiskola által, illetve a főiskola egységeiben a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig csak olyan személyes adat és különleges adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen és a cél elérésére alkalmas. Kétség esetén az alkalmasság és a mérték tekintetében a jogi igazgató dönt. (2) Az adatkezelés során az adatok pontosságát, teljességét, naprakészségét biztosítani kell, valamint arról is gondoskodni kell, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Ezért a jelen szabályzatban meghatározott adatgazda a felelős. (3) A főiskola által kezelt – vagy a főiskola feladatainak ellátásához más adatkezelő által rendelkezésre bocsátott – személyes adatok magáncélra való felhasználása tilos. Az ezen rendelkezést megsértő munkatárs fegyelmi vétséget követ el. (4) A főiskola adatkezelést végző alkalmazottja fegyelmi, kártérítési, szabálysértési és büntetőjogi felelősséggel tartozik a feladat- és hatáskörének gyakorlása során tudomására


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 7/29.

jutott személyes adatok jogszerű kezeléséért, a főiskola nyilvántartásaihoz rendelkezésére álló hozzáférési jogosultságok jogszerű gyakorlásáért. (5) Az adatkezelést végző alkalmazottak kötelesek az általuk megismert személyes adatokat megőrizni. Ilyen munkakörben csak olyan személy foglalkoztatható, aki titoktartási nyilatkozatot tett. (6) Ha a főiskola alkalmazottja tudomást szerez arról, hogy az általa kezelt személyes adat hibás, hiányos, vagy időszerűtlen, köteles azt helyesbíteni, vagy helyesbítését az adat rögzítéséért felelős munkatársnál kezdeményezni. Adatkezelés jogalapja 6.§ (1) A főiskolán folytatott adatkezelés alapulhat törvényen vagy az érintett hozzájárulásán. (2) A főiskola az Nftv-n alapuló adatkezelés körében: a) az intézmény rendeltetésszerű működéséhez, b) a jelentkezők és a hallgatók jogainak gyakorlásához és kötelezettségeinek teljesítéséhez, c) a képzés, kutatás megszervezéséhez, d) a munkáltatói jogok gyakorlásához, illetve az oktatók, kutatók, dolgozók jogainak gyakorlásához és kötelezettségeik teljesítéséhez, e) a jogszabályokban meghatározott nyilvántartások vezetéséhez, f) a jogszabályokban és szabályzatban biztosított kedvezményekre való jogosultság megállapításához, elbírálásához és igazolásához, g) végzettek pályakövetése céljából nélkülözhetetlenül szükséges személyes és különleges adatokat tartja nyilván. (3) A nyilvántartott adatok körét, az adatkezelés célját és időtartamát, valamint a nyilvántartott adatok továbbításának feltételeit az Nftv. 3. melléklete rögzíti. (4) Törvényben elrendelt adatkezelés esetén kizárólag a felhatalmazást adó törvényben meghatározott célból valósulhat meg adatkezelés. (5) Az információs önrendelkezési jog tiszteletben tartása érdekében a főiskola alkalmazottja a (3) bekezdés szerinti körben személyes adatot akkor kezelhet, ha a munkairányítói jog gyakorlója azt munkaköri feladatként vagy egyéb módon írásban elrendeli. (6) Amennyiben az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, az adatkezelés célját működési területén a rektor vagy a kancellár határozza meg. (7) Ha az érintett hozzájárulásának beszerzése lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna, és az adatkezelés a főiskolára vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges, akkor az adatkezelésre kizárólag a rektor vagy a kancellár adhat engedélyt. Ez vonatkozik arra az esetre is, ha az érintett a személyes adatai kezeléséhez történő hozzájárulást visszavonta, és az adatkezelés a főiskolára vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 8/29.

Az érintett jogainak érvényesítése, a tiltakozási jog gyakorlása és az azokkal összefüggő feladatok 7.§ (1) A jelen szabályzatban meghatározott adatgazda biztosítja, hogy az érintett a főiskola által kezelt adataihoz hozzáférjen. (2) Az érintett tájékoztatást kérhet jelen szabályzatban meghatározott adatgazdától a személyes adatainak kezeléséről, és kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – azok törlését, zárolását, valamint – ha arra törvény felhatalmazza – tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen. (3) Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatainak továbbítása esetén az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjeiről. (4) A jelen szabályzat szerinti adatgazda adattovábbítási nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az általa kezelt személyes adatok továbbításának időpontját, az adattovábbítás jogalapját, címzettjét, a továbbított személyes adatok körének meghatározását. (5) Az adatgazda a hozzá érkező megkeresésre a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 30 napon belül köteles írásban közérthető tájékoztatást adni. A tájékoztatás kizárólag az Infotv.-ben meghatározott esetekben tagadható meg. (6) A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő az adott naptári évben azonos adatkezelésre vonatkozó tájékoztatási kérelmet még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítést kell megállapítani, amelynek fedeznie kell a tájékoztatással kapcsolatban felmerült közvetlen költségeket. A költségtérítés összegét a kancellár határozza meg az adatgazda megkeresésére. A már megfizetett költségtérítést vissza kell téríteni, ha az adatokat jogellenesen kezelték, vagy ha a tájékoztatás kérése a személyes adat helyesbítését eredményezte. (7) Amennyiben törvény alapján az érintett tájékoztatása nem tagadható meg, a tájékoztatás az Infotv. 15. § (1) bekezdésében meghatározottakra terjed ki. (8) Az elutasított tájékoztatás iránti kérelmeket az adatgazdák kötelesek haladéktalanul írásban bejelenteni a jogi igazgatónak. Az elutasított tájékoztatás iránti kérelmekről az adatgazdák tájékoztatása alapján a jogi igazgató nyilvántartást vezet, amelyről a tárgyévet követő január 31-éig írásban tájékoztatja a Hatóság elnökét. (9) A valóságnak nem megfelelő adatot a jelen szabályzatban meghatározott adatgazda – amennyiben a szükséges adatok rendelkezésre állnak – köteles helyesbíteni. (10) A kezelt adatot törléséről a jelen szabályzatban meghatározott adatgazda gondoskodik, ha: a) az adat kezelése jogellenes; b) az érintett azt – törvényben előírt kötelező adatkezelést kivéve – kéri; c) az adat hiányos vagy téves, és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki; d) az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt;


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 9/29.

e) azt a bíróság vagy a Hatóság elnöke elrendelte. (11) Az érintett törlési kérelme helyett az adatgazda zárolja az adatot, ha az érintett ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett jogos érdekeit. Az így zárolt személyes adat kizárólag addig kezelhető, ameddig fennáll az az adatkezelési cél, amely a személyes adat törlését kizárta. (12) Az adatgazda megjelöli az általa kezelt személyes adatot, ha az érintett vitatja annak helyességét vagy pontosságát, de a vitatott személyes adat helytelensége vagy pontatlansága nem állapítható meg egyértelműen. (13) Az adat helyesbítéséről, a zárolásról, a megjelölésről és a törléséről az érintetten kívül mindazokat tájékoztatni kell, akiknek az adatot továbbították, kivéve, ha a tájékoztatás elmaradása az adatkezelés céljára tekintettel az érintett jogos érdekeit nem sérti. (14) Ha az adatgazda az érintett helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelmét nem tartja teljesíthetőnek köteles azt haladéktalanul írásban jelenteni a jogi igazgatónak. A kérelem teljesítéséről vagy annak elutasításáról a jogi igazgató dönt. (15) Ha a jogi igazgató az érintett helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli a helyesbítés, zárolás vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait. A helyesbítés, törlés vagy zárolás iránti kérelem elutasítása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Hatósághoz fordulás lehetőségéről. (16) Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a) a személyes adatok kezelése (továbbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jogának vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; b) a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvetlen üzletszerzés, közvéleménykutatás vagy tudományos kutatás céljára történik; c) a tiltakozás jogának gyakorlását törvény lehetővé teszi. (17) Az adatgazda a tiltakozást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 napon belül köteles megvizsgálni. (18) Ha az adatgazda az érintett tiltakozásának megalapozottságát megállapítja, az adatkezelést - beleértve a további adatfelvételt és adattovábbítást is – megszünteti, és az adatokat zárolja, valamint a tiltakozásról, továbbá az annak alapján tett intézkedésekről értesíti mindazokat, akik részére a tiltakozással érintett személyes adatot korábban továbbította, és akik kötelesek intézkedni a tiltakozási jog érvényesítése érdekében. (19) Ha az adatgazda a tiltakozást elutasítani javasolja, azt haladéktalanul közli a jogi igazgatóval, aki dönt a tiltakozás elfogadhatósága tárgyában. A döntésről az érintettet írásban értesíteni kell. (20) Ha az érintett a meghozott döntéssel nem ért egyet, illetve ha a főiskola a (17) bekezdés szerinti határidőt elmulasztja, az érintett bírósághoz fordulhat.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 10/29.

Hallgatói adatállomány 8.§ (1) A hallgatói adatállomány a hallgatói jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés, amelynek jogszabályi alapját az Nftv., R., R2., Art., Szja., Tbj., képezik. (2) A hallgatók személyes adatait – a társadalombiztosítás eltérő szabályait kivéve – a hallgatói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított 80 évig lehet kezelni. (3) A hallgatói adatállomány részei: a) felvétellel összefüggő adatok; b) hallgatói jogviszonnyal összefüggő adatok, ennek részeként a hallgató adóazonosító jele, az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok, a hallgató által fizetett díjak, térítések adatai, GYES, GYED, TGYÁS adatok, a hallgató részére hallgatói jogviszonyára tekintettel folyósított ösztöndíj adatai; c) hallgatói pályakövetéssel kapcsolatos adatok; d) diákotthoni elhelyezésre vonatkozó adatok; e) Bursa Hungarica pályázati eljárás keretében kezelt személyes és különleges adatok; f) szakkollégiumi tevékenységhez kapcsolódóan kezelt adatok. (4) A hallgatói adatállományt: a) a (3)a) pontban meghatározott esetben a GOLYA és Globális Tanulmányi Rendszer; b) a (3)b) pontban meghatározott esetben a Globális Tanulmányi Rendszer; c) a (3)c) pontban meghatározott esetben a Hallgatói Információs és Szolgáltatási Központ nyilvántartása excel formátumban; d) a (3)d) pontban meghatározott esetben a Globális Tanulmányi Rendszer; e) a (3)e) pontban meghatározott esetben a Diákjóléti Bizottság nyilvántartása excel formátumban; f) a (3)f) pontban meghatározott esetben a szakkollégium nyilvántartása excel formátumban tartalmazza. (5) A hallgatói adatállomány intézményi felelőse az (4)a)–(4)c) pontokban foglalt adatállományok tekintetében a Hallgatói Információs és Szolgáltatási Központ igazgatója, a (4)d) pontban foglalt adatállományok tekintetében a diákotthoni koordinátor, a (4)e) pontban foglalt adatállományok tekintetében a Diákjóléti Bizottság elnöke, a (4)f) pontban foglalt adatállományok tekintetében a szakkollégium elnöke. (6) A törvény alapján kezelhető adatok körét az Nftv 3. melléklete tartalmazza. (7) A nyilvántartás adatait a felvételi adatbázis (GOLYA), valamint a hallgató által kitöltött adatlapok és intézményi határozatok szolgáltatják. (8) Hallgatók esetén az első adatfelvétel a hallgatói jogviszony keletkezésekor történik meg. (9) Az érintett köteles az adataiban bekövetkezett változást az adatgazdának haladéktalanul bejelenteni.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 11/29.

Felnőttképzésben részt vevők adatállománya 9.§ (1) Az adatállomány a jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés, amelynek jogszabályi alapját az Fktv., Art., Szja., Tbj. képezik. (2) A képzésben részt vevők személyes adatait – a társadalombiztosítás eltérő szabályait kivéve – a keletkezésüktől számított 5 évig lehet kezelni. (3) Az adatállomány részei képzésben részt vevők jogviszonyával összefüggő adatok. A főiskola nyilvántartja a képzésben résztvevő a) nevét, születési nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, nemét, állampolgárságát, lakóhelyének és tartózkodási helyének címét, telefonszámát, nem magyar állampolgár Magyarországon való tartózkodásának jogcímét és a tartózkodásra jogosító okirat, okmány megnevezését és számát; b) a képzési jogviszonnyal összefüggő adatokat, amelyek a képzésben részt vevő ba) iskolai és szakmai végzettségével, nyelvi ismereteivel, bb) képzésbe történő felvételével, bc) tanulmányainak értékelésével és minősítésével, bd) a képzéssel megszerzett szakképesítés vagy egyéb kompetencia megnevezésével, a vizsga helyével, időpontjával, eredményével kapcsolatosak; c) a képzésben részt vevő társadalombiztosítási azonosító jelét. (4) Az adatállományt a Regionális Felnőttképzési és Szolgáltatási Központ nyilvántartása excel formátumban tartalmazza. (5) Az adatállomány intézményi felelőse a felnőttképzési igazgató. (6) A nyilvántartás adatait a képzésben részt vevő által kitöltött adatlapok szolgáltatják. (7) Az első adatfelvétel a hallgatói jogviszony keletkezésekor történik meg. (8) Az érintett köteles az adataiban bekövetkezett változást az adatgazdának vagy az általa kijelölt ügyintézőnek haladéktalanul bejelenteni. Alkalmazotti adatállomány 10.§ (1) A bér és munkaügyi adatok nyilvántartása közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés, amelynek jogszabályi alapját az Nftv, R, R2., Kjt, Szja, Art, Tbj képezik. (2) A közalkalmazottak személyi adatait – a társadalombiztosítás eltérő szabályait kivéve – a foglalkoztatás megszűntetésétől számított 5 évig lehet kezelni. (3) Az alkalmazotti adatállomány részei: a) név, nem születési név, születési hely és idő, anyja neve, állampolgárság, azonosító szám; b) lakóhely, tartózkodási hely, értesítési cím; c) közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó adatok;

d) e) f) g)


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 12/29.

megbízási jogviszonyra vonatkozó adatok; habilitációs eljárás eredménye; az adatokat igazoló okiratok azonosítására szolgáló adatok; az oktatói munka hallgatói véleményezésére vonatkozó adatok.

(4) Az alkalmazotti adatállományt: a) a (3)a)–(3)f) pontban meghatározott esetben a NEXON-BÉR; b) a (3)g) pontban meghatározott esetben az oktatási rektorhelyettes nyilvántartása excel formátumban tartalmazza. (5) Az alkalmazotti adatállomány intézményi felelőse a (3)a)–(3)f) pontban foglalt adatállományok tekintetében a jogi igazgató, a (3)g) pontban foglalt adatállományok tekintetében az oktatási rektorhelyettes. (6) A törvény alapján kezelhető adatok körét az Nftv 3. melléklete tartalmazza. (7) A nyilvántartás adatait alkalmazotti adatok esetén az alkalmazott által leadott, illetve bemutatott okmányok szolgáltatják. (8) Alkalmazottak esetén az első adatfelvétel a jogviszony keletkezésekor történik meg. (9) Az érintett köteles az adataiban bekövetkezett változást az adatgazdának vagy az általa kijelölt ügyintézőnek haladéktalanul bejelenteni. (10) A főiskola a személyügyi nyilvántartásának kezelésére és vezetésére vonatkozó szabályokat utasítás tartalmazza. A személyügyi nyilvántartási adatkezelést – figyelemmel az Infotv. 65. §-a (3) bekezdésének a) pontjára– nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba. (11) A főiskola által kiírt pályázatokra beküldött jelentkezésekhez mellékelni kell a pályázóknak a személyes adatok kezeléséhez a pályázati anyaggal együtt megadott személyes hozzájárulását. A pályázat elbírálása után az eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak – kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet kell felvenni. (12) A főiskolához bármilyen formában álláskeresési céllal (hirdetésre, spontán módon) eljuttatott önéletrajzokban lévő személyes adatok kezeléséhez az érintett hozzájárulását vélelmezni kell. (13) Alkalmazás hiányában a személyes adatokat törölni kell. (14) A főiskola a közalkalmazottakra vonatkozó adatok közül – a hozzájárulása nélkül – közérdekből adhat tájékoztatást a közalkalmazott nevéről, beosztásáról, munkaköréről, valamint – ha azt törvény nem zárja ki – egyéb, a közfeladata ellátásával összefüggő adatairól. A nyújtott tájékoztatásról az érintettet értesíteni kell.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 13/29.

Főiskola érintett alkalmazottainak vagyonnyilatkozataival kapcsolatos adatok kezelése 11.§ (1) A vagyonnyilatkozat-tételre köteles alkalmazottak, és velük közös háztartásban élő hozzátartozóik vagyonnyilatkozataiban foglalt személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályokat utasítás tartalmazza. Adatállományok (nyilvántartások) létrehozása, ügyviteli és nyilvántartási célú adatkezelés 12.§ (1) A főiskola az Nftv. és Fktv. alapján a törvényben szabályozott feladatainak ellátásához személyes és különleges adatokat kezelhet. (2) Törvényi felhatalmazás hiányában az adatkezelés alapjául kizárólag az érintett megfelelő tájékoztatásán alapuló, önkéntes és határozott – különleges adat esetén írásbeli – hozzájárulása szolgálhat, amelyben félreérthetetlen beleegyezését adja a megfelelő személyes adatok meghatározott célból és körben történő kezeléséhez. A hozzájárulás megszerzése során az érintettet kifejezetten figyelmeztetni kell a beleegyezés önkéntességére. Az érintett kérelmére, kezdeményezésére indult eljárásban az eljárás lefolytatásához szükséges személyes adatok tekintetében, az érintett kérelmére indult más ügyben az általa megadott személyes adatok tekintetében az érintett hozzájárulását vélelmezni kell. A hozzájárulást – a későbbi igazolhatósága érdekében – különleges adatnak nem minősülő személyes adatok esetén is célszerű írásban rögzíteni. (3) A főiskola az adatkezelés eltérő célja alapján ügyviteli és nyilvántartási célú adatkezeléseket végez. (4) Az ügyvitelhez kapcsolódó adatkezelés az ügy (bejelentés) nyilvántartásához (iktatásához), feldolgozásához kapcsolódik. Alapvető célja az adott ügyhöz tartozó vizsgálat, kérelmek elbírásához, az adatkezelés szereplőinek azonosításához és az ügy befejezéséhez szükséges adatok biztosítása. Az ügyviteli célú adatkezelés során a személyes adatok kizárólag az adott ügy irataiban és az ügyviteli segédletekben szerepelnek; kezelésük ebből a célból csak az alapul szolgáló irat selejtezéséig lehetséges. (5) A nyilvántartási célú adatkezelés az Nftv. és Fktv., továbbá más jogszabályokban előre meghatározott adatkörök alapján gyűjtött adatfajtákból álló adatállományt hoz létre, az adatkezelés időtartama alatt biztosítva az adatok különböző jellemzők alapján történő visszakereshetőségét, lekérdezhetőségét. (6) Az adatalany kérelmére indult eljárásban a szükséges adatainak kezeléséhez való hozzájárulását vélelmezni kell. Amennyiben a főiskola bármely testülete vagy szerve egyedi kérelemre indult eljárás keretében személyes adatot tartalmazó iratot, igazolást kér becsatolni, a következő felhívást köteles a hiánypótlásban feltüntetni: „Felhívom a figyelmét, hogy a csatolt igazolásokban szereplő személyes adatok közlése az adatkezeléshez való hozzájárulásnak minősül!”


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 14/29.

(7) Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell az adatkezelés célját, valamint azt, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályt is. (8) A 6.§ (6) bekezdésén alapuló adatkezelésre kizárólag a rektor vagy a kancellár hozzájárulásával van lehetőség. Igazolások kiállítása 13.§ (1) Amennyiben igazolás kiállítását jogszabály előírja, valamint az arra jogosult hatóság megkeresése alapján vagy az adat tulajdonosának kérelmére az adatgazda jogosult és köteles az általa kezelt adatokról igazolást kiállítani. (2) Amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik (pl. adóbevalláshoz szükséges igazolás) az adatgazda jogosult az igazolás kiadmányozására. Belső adatvédelmi nyilvántartás, adatkezelés bejelentése a Hatóságnak 14.§ (1) A főiskolán létesített valamennyi nem jogszabályon alapuló adatkezelést kezelő szervezeti egység vezetője az új adatállomány kialakítását a tevékenység megkezdése előtt 15 nappal bejelenti a jogi igazgatónak, aki azt a belső adatvédelmi nyilvántartásba bejegyzi. (2) A nyilvántartás tartalmazza: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

az adatkezelés megnevezése; célja, rendeltetése; jogszabályi alapja (törvény, szabályzat); kezelője (szervezeti egység, annak vezetője, illetve az adatfeldolgozást végző felelős személy neve, beosztása, irodája és telefonszáma); érintettek köre és száma; nyilvántartott adatok köre; adat forrása (maga az érintett, vagy más adatkezelés); adattovábbítás (Mely szerv részére? Milyen rendszerességgel?); adatbiztonsági intézkedések; adatok megőrzésének illetve törlésének ideje.

(3) A jogi igazgató a nem törvényen alapuló adatállományok esetén a bejelentésre irányuló kérelmet előkészíti a rektor vagy a kancellár részére. A kérelem a rektor vagy a kancellár jóváhagyásával jelenthető be a Hatóság adatvédelmi nyilvántartásába. Az adatkezelés a nyilvántartásba vételt követően kezdhető meg. (4) Az adatkezelésnek adatvédelmi nyilvántartási azonosító számát az adatok harmadik személy részére történő továbbításánál, nyilvánosságra hozatalánál és az érintettnek történő kiadásánál fel kell tüntetni. (5) A Hatóságnak nem kell bejelentenie többek között azt az adatkezelést, amely


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 15/29.

a) az adatkezelővel munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyek adatait tartalmazza; b) a foglalkozás-egészségügyi ellátásban kezelt személy betegségére, egészségi állapotára vonatkozó személyes adatokat tartalmaz, gyógykezelés, vagy az egészség megőrzése, társadalombiztosítási igény érvényesítése céljából; c) az érintett anyagi és egyéb szociális támogatása céljából nyilvántartott személyes adatokra vonatkozik; d) a vizsgálati, hatósági eljárás által érintett személyeknek az eljárás lefolytatásával kapcsolatos személyes adataira, vagy azzal összefüggésben kezelt személyes adatokra vonatkozik (ügyviteli célú adatkezelés); e) a hivatalos statisztika célját szolgáló személyes adatokat tartalmaz, feltéve, hogy – törvényben meghatározottak szerint – az adatok érintettel való kapcsolatának megállapítását véglegesen lehetetlenné teszik; f) tudományos kutatás céljait szolgálja, ha az adatokat nem hozzák nyilvánosságra; g) levéltári őrzésre átadott iratokkal összefüggésben valósul meg. (6) A belső adatvédelmi nyilvántartásba bejelentett adatok változását, vagy az adatkezelés megszűnését az adatkezelésért felelős szervezeti egység vezetője nyolc napon belül köteles bejelenteni a jogi igazgatónak, aki ennek megfelelően módosítja a főiskola belső adatvédelmi nyilvántartásának adatait, és ha szükséges kezdeményezi az Adatvédelmi Nyilvántartásban történő módosítását. Adattovábbítás Adattovábbítás intézményen belül 15.§ (1) A főiskolán belül a személyes adatok a feladat elvégzéséhez szükséges mértékben és ideig – csak olyan szervezeti egységhez továbbíthatók, amely a közalkalmazotti jogviszonnyal, illetve a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos adminisztratív és szervezési feladatokat lát el. (2) A főiskola rektora, kancellárja, jogi igazgatója a terület magasabb vezetőjének előzetes tájékoztatása mellett korlátlan, a rektorhelyettes, valamint a vezetők, beleértve a bizottsági és más testületi elnököket is hatáskörükbe tartozó területen betekintési joggal rendelkeznek. A vezetők betekintési jogukat más személyekre átruházhatják. (3) A (2) bekezdésben meghatározottakon túlmenően a főiskola más közalkalmazottai írásban kérhetik az adatfeldolgozó vezetőjétől a betekintési jog megadását. A kérelemben meg kell jelölni a kért adatok körét, az adatkérés célját. (4) Az adatkérő személy felelősségére az adatgazdára vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 16/29.

Adattovábbítás megkeresés alapján 16.§ (1) A külső szervtől vagy magánszemélytől érkező, adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre írásban felhatalmazza a főiskolát. Az érintett előzetesen is adhat ilyen tartalmú felhatalmazást, amely szólhat meghatározott időtartamra és a megkereséssel élő szervek meghatározott körére. (2) Az érintett nyilatkozattételétől függetlenül teljesíteni kell az adatszolgáltatást az Nftv. 3. mellékletének I/A. pont 4. pontjában, valamint az I/B. pont 4. pontjában meghatározott esetekben. (3) A megkeresés alapján teljesített adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza: a) a megkeresést kezdeményező szerv, vagy személy megnevezése, postacíme, telefonszáma; b) az adatkérés célja, rendeltetése; c) az adatkérés jogszabályi alapja, illetve az érintett nyilatkozata; d) az adatkérés időpontja; e) az adatszolgáltatás alapjául szolgáló adatkezelés megnevezése; f) az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése; g) az érintettek köre; h) a kért adatok köre; i) az adattovábbítás módja; j) mellékletként a megkeresés másolata. (4) A megkeresésről szóló jegyzőkönyvet az adatkezelés helyén kell őrizni. Az adatkezelő a megkeresésekről naprakész nyilvántartást vezet, és minden év december 31-éig jelentést (összefoglalót) küld a jogi igazgatónak. Kötelező adatszolgáltatás 17.§ (1) Az oktatási rektorhelyettes, az innovációs igazgató, a jogi igazgató, gazdasági igazgató, a műszaki igazgató, a felnőttképzési igazgató, a könyvtárvezető, a laborvezető a hatáskörébe tartozó adatok szolgáltatására jogosult. Az adatszolgáltatásra jogosult távollétében jogszabály alapján kötelező adatszolgáltatás teljesítésére – amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik – valamennyi adattípus esetében a rektor vagy a kancellár, távollétében a jogi igazgató jogosult. (2) A felsőoktatási információs rendszerbe történő adatszolgáltatás rendjét rektori utasítás tartalmazza.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 17/29.

Közérdekű bejelentő adatainak védelme 18.§ (1) A közérdekű bejelentő adatainak védelme körében a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény rendelkezései szerint kell eljárni. Adatbiztonság 19.§ (1) Az informatikai adatbiztonsági előírások részletes meghatározását jelen szabályzat és külön szabályzat, míg az iratok adatkezelési szabályait az Iratkezelési szabályzat tartalmazza. (2) Az adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a Hatóság kezelésében lévő minden egyes adatállományt a szervezeti egység vezetője a védelmi igény szempontjából értékel, és a megfelelő biztonsági fokozatba sorol. (3) Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának minősítésének figyelembevételén kívül elemezni kell:

megállapításához

az

adatok

a) az adatkezelésnek az adatkezelő szerv jogszabályban meghatározott feladatai végrehajtásában betöltött szerepét; b) a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt, figyelemmel arra, hogy az adatkezelés hiánya vagy az abban bekövetkezett sérülés milyen mértékben akadályozza az ügyészi szerv feladatainak teljesítését, ideértve a nemzetközi kapcsolatokból eredő kötelezettségek teljesítését is; c) azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét; d) azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni; e) az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket; f) azt, hogy a védelemhez szükséges feltételrendszer megteremtéséhez és fenntartásához biztosítottak-e a szükséges erőforrások. (4) Az adatkezelő, illetőleg tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek e törvényt, valamint az egyéb adat- és titokvédelemi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. (5) Az adatokat – kiemelten az államtitokká és a szolgálati titokká minősített személyes adatot – védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozás vagy törlés, illetőleg sérülés vagy a megsemmisülés ellen. Az adatbiztonsági rendszabályok érvényesítése érdekében a szükséges intézkedéseket meg kell tenni mind a manuálisan kezelt, mind a számítógépen tárolt és feldolgozott személyes adatok biztonsága érdekében.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 18/29.

(6) A főiskola fájlszervereinek egyes mappáihoz való hozzáférési jogosultságot, valamint az Intranet főiskolán kívüli használatának jogát az érintett szervezeti egység vezetőjének javaslatára, a terület magasabb vezetőjének véleménye figyelembe vételével az adatkezelésért felelős magasabb vezető engedélyezi. A hozzáférési jogosultság biztosításának rendjét, valamint a nyilvántartás szabályait az Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza. Manuális kezelésű adatok 20.§ (1) A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani: a) Hozzáférés-védelem: A kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá. A személyzeti valamint a bér- és munkaügyi iratokat zárható lemezszekrényben, a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos iratokat pedig különálló, zárható helyiségben, zárható lemezszekrényekben kell őrizni. Minősített adatot tartalmazó küldeményt kizárólag a rektor, illetve a főtitkár bonthat fel. b) Archiválás: Az adatkezelések iratainak (nyilvántartás, jegyzőkönyv) archiválását évente egyszer el kell végezni. Az archivált iratokat az iratkezelési és selejtezési szabályoknak valamint a irattári terveknek megfelelően kell szétválogatni és irattári kezelésbe venni. c) Tűz- és vagyonvédelem: Az irattári kezelésbe vett iratokat jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezéssel ellátott helyiségben kell elhelyezni. (2) Személyes adatot tartalmazó irat munkahelyen kívüli tanulmányozását a jogi igazgató írásban engedélyezi. Az engedélyezés módját az Iratkezelési szabályzat tartalmazza. (3) Különleges adatot, valamint állami, szolgálati titkot tartalmazó iratot az intézményből tilos kivinni. Számítógépen tárolt adatok biztonsága 21.§ (1) A főiskola birtokában és kezelésében levő, a jogszabályi előírásoknak megfelelően a kezelendő adatok és információk védelme érdekében szükséges ezek osztályozása. (2) A kijelölt adatok biztonsági osztályba sorolásáért az adatok vonatkozásában módosítási joggal rendelkező szervezeti egység (a továbbiakban: adatgazda) vezetője a felelős. Adat- és információ megőrzés 22.§ (1) Az adatgazda vezetőjének feladata hogy az adat és információ biztonsági besorolás során meghatározza az adatok, információk megőrzési idejét. (2) A meghatározott megőrzési időnek meg kell felelnie a jogszabályi előírásokban meghatározott követelményeknek.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 19/29.

(3) Az adatgazda vezetőjének feladata, hogy a besorolási eljárás alá vont adatok mentésének minimális követelményeit (mely adatokat, milyen rendszerességgel kell menteni) meghatározza, és amennyiben azok nem felelnek meg az aktuális Mentési rendnek kezdeményezze a Mentési rend módosítását a műszaki igazgatónak Biztonsági osztályok meghatározása 23.§ (1) A főiskola által kezelt adatok biztonsági osztályokba történő besorolását és a biztonsági követelmények szabályait az IBSZ tartalmazza. Kötelező adatszolgáltatások teljesítése 24.§ (1) A főiskolára vonatkozó jogszabályban előírt adatszolgáltatások teljesítésének rendjét és felelőseit utasítás tartalmazza. Közérdekű adatok közzététele Közzététel módja, közzétételi lista 25.§ (1) A főiskola az Infotv. 33.§ (1) bekezdése szerint közzétételre kötelezett szerv. (2) A főiskola tevékenységéhez kapcsolódóan az Infotv. 1. melléklete szerinti általános közzétételi listában meghatározott adatokat az 1. melléklet szerint, és az Infotv. 33.§ (3) bekezdése alapján saját holnapján teszi közzé. (3) Az ágazati jogszabályokban esetlegesen előírt különös közzétételi lista készítésének kötelezettségét működési területén minden szervezeti egység vezető köteles nyomon követni, és azt jelezni a jogi igazgató felé. A közzététellel kapcsolatos egyes feladat- és hatáskörök 26.§ (1) A kancellár: a) gondoskodik a jelen szabályzat részeként a közzététel rendjéről szóló szabályozás elkészítéséről, b) amennyiben indokolt megállapítja és módosítja a főiskola egyedi közzétételi listáját, c) meghatározza a közzététellel kapcsolatos egyes munkaköri feladatokat, d) a közzététellel kapcsolatos feladatok nem megfelelő teljesítése vagy elmulasztása esetén, illetve az éves belső vizsgálatról készült jelentés alapján gondoskodik a szabályzat módosításáról, intézkedik fegyelmi eljárás megindításáról, vagy ezt jelzi a munkáltatói jogkör gyakorlójának. (2) Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság:


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 20/29.

a) előkészíti jelen szabályzat részeként a közzététel rendjéről szóló szabályozást, és felelős annak Szenátus elé terjesztéséért, felelős annak folyamatos aktualizálásáért, b) gondoskodik a közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósításának biztosításáért felelős miniszter felé a bejelentési kötelezettség teljesítéséről, c) koordinálja a közzététellel kapcsolatos intézményi feladatok, szükség esetén belső vizsgálatot kezdeményez a kancellárnál. (3) Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság: a) b) c) d) e) f) g)

gondoskodik annak ellenőrzéséről, hogy a részére átadott adatok az R. és az IHM. r szerinti formátumúak-e, ha nem, azokat megfelelő formátumúra alakítja, az R. és az IHM. r figyelembe vételével a közzétételi egységek, és az azt előállító szervezeti egységek szükség szerinti útmutatása alapján gondoskodik a közadatkereső által lekérdezett metaadatok előállításáról, az R. és az IHM. r figyelembe vételével gondoskodik a közzétételi honlap üzemeltetéséről, elérhetővé teszi a számára megküldött adatokat, feltölti a metaadatokat a közadatkereső által lekérdezett adatbázisba, az R. és az IHM. r figyelembe vételével gondoskodik az adatok közzétételével, helyesbítésével, eltávolításával kapcsolatos események naplózásáról, az R. és az IHM. r figyelembe vételével gondoskodik az adatok jogosulatlan megváltoztatása, törlése, megsemmisülése, sérülése elleni védelemről, a sérült adatok helyreállításáról, az R. és az IHM. r figyelembe vételével gondoskodik minden frissítés vagy helyesbítés után az adatokról biztonsági másolat készítéséről, az R. és az IHM. r figyelembe vételével feladata a közzétételi listáknak megfelelő archiválás, az archív állomány elérhetőségének biztosítása.

(4) Az adatvédelmi asszisztens: a) koordinálja a közzétételi honlap tartalmának belső egyeztetését, b) figyelemmel kíséri a közzétételi lista adatainak frissítését, figyelmezteti az egyes szervezeti egységeket a frissítés szükségességéről, c) az adatokat előállító szervezeti egységek tájékoztatására alapozva folyamatosan ellenőrzi a közzétételi honlapon közzétett közzétételi egységek megfelelő olvashatóságát, a jogszabályi előírásoknak való megfelelést, d) amennyiben a kancellár elrendeli, elkészíti az egyedi közzétételi lista szerinti közzétételi egységeket. (5) Az egyes szervezeti egységek: a) a 27.§ -ban meghatározottak szerint elkészítik a közzétételi egységekbe tartozó adatokat (állományokat), b) a feladatkörükbe tartozó közzétételi egységek körében havonta ellenőrzik a közzétett közzétételi egységek tartalmi megfelelőségét.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 21/29.

Együttműködés az egyes közzétételi egységekhez tartozó adatok megalkotásában 27.§ (1) Az IHM r. 2. mellékletében meghatározott egyes közzétételi egységek adatait (kivéve azok metaadatait) a következő szervezeti egységek szolgáltatják, illetve a következő szervezeti egységek együttműködése útján jön létre: 1. Szervezeti, személyzeti adatok ág szerinti közzétételi egységek – Kapcsolat, szervezet, vezetők (I. Közzétételi egység: Elérhetőségi adatok, II. Közzétételi egység: A szervezeti struktúra, III. Közzétételi egység: A szerv vezetői): Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – Irányítás, felügyelet, ellenőrzés alatt álló szervek (I. Közzétételi egység: A szerv irányítása, felügyelete vagy ellenőrzése alatt álló, vagy alárendeltségében működő más közfeladatot ellátó szerv): nem irányadó – Gazdálkodó szervezetek (I. Közzétételi egység: A szerv tulajdonában álló vagy részvételével működő gazdálkodó szervezetek): Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság és Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság – Közalapítványok (I. Közzétételi egység: A szerv által alapított közalapítványok): nem irányadó – Lapok (I. Közzétételi egység: Lapok): Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – Felettes, felügyeleti, törvényességi ellenőrzést vagy felügyeletet gyakorló szerv (Közzétételi egység: Felettes, felügyeleti, törvényességi ellenőrzést vagy felügyeletet gyakorló szerv): Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – Költségvetési szervek: nem irányadó 2.Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok ág szerinti közzétételi egységek – I. Közzétételi egység: A szerv alaptevékenysége, feladat- és hatásköre Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – II. Közzétételi egység: A hatósági ügyek intézésének rendjével kapcsolatos adatok nem irányadó – III. Közzétételi egység: Közszolgáltatások nem irányadó – IV. Közzétételi egység: A szerv nyilvántartásai Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság, Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság – V. Közzétételi egység: Nyilvános kiadványok Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – VI. Közzétételi egység: Döntéshozatal, ülések nem irányadó – VII. Közzétételi egység: A szerv döntései, koncepciók, tervezetek, javaslatok nem irányadó – VIII. Közzétételi egység: Pályázatok:


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 22/29.

Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság, Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság – IX. Közzétételi egység: Hirdetmények Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – Közzétételi egység: Közérdekű adatok igénylése Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság – XI. Közzétételi egység: Közzétételi listák Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság, Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság 3.Gazdálkodási adatok 3.1. A működés törvényessége, ellenőrzések – I. Közzétételi egység: Vizsgálatok, ellenőrzések listája Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság, Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság, Belső ellenőrzési egység – II. Közzétételi egység: Az Állami Számvevőszék ellenőrzései Gazdasági Igazgatóság – III. Közzétételi egység: Egyéb ellenőrzések, vizsgálatok Belső ellenőrzési egység – IV. Közzétételi egység: A működés eredményessége, teljesítmény Gazdasági Igazgatóság (kontrolling) – V. Közzétételi egység: Működési statisztika Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság, Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság, Belső ellenőrzési egység, oktatási rektorhelyettes, kutatóintézetek, Könyvtár 3.2. Költségvetések, beszámolók – Közzétételi egység: Éves költségvetések Gazdasági Igazgatóság – II. Közzétételi egység: Számviteli beszámolók Gazdasági Igazgatóság – III. Közzétételi egység: A költségvetés végrehajtása Gazdasági Igazgatóság 3.3. Költségvetések, beszámolók – I. Közzétételi egység: A foglalkoztatottak Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság – II. Közzétételi egység: Támogatások Gazdasági Igazgatóság – III. Közzétételi egység: Szerződések Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság – IV. Közzétételi egység: Koncessziók nem irányadó – V. Közzétételi egység: Egyéb kifizetések Gazdasági Igazgatóság – VI. Közzétételi egység: Európai Unió által támogatott fejlesztések Fenntarthatósági Innovációs Technológiai Centrum, Gazdasági Igazgatóság – VII. Közzétételi egység: Közbeszerzés Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 23/29.

(2) Ahol azonos közzétételi egységnél több szervezeti egység van nevesítve, a nevesítésük sorrendje jelenti az egymás közti adatáramlás sorrendjét is (kijelölve az adatszolgáltatást kezdő szervezeti egységet). Az első helyen felelős szervezeti egység a szükséges adatokat előállítja, amelyet továbbít az esetleges további, nevesített szervezeti egységeknek, akik az átadott adatokat 5 napon belül kiegészítik saját információikkal, illetve ezen időtartam alatt megvizsgálják a részükre átadott adatok saját szakmai szempontjuk szerinti megfelelőségét. (3) A szervezeti egységek az elkészített adatokat adatvédelmi asszisztensnek továbbítják, aki ezt az előírt forma szerinti átalakítás (és közzététel) végett átadja a Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóságnak. (4) A közzétételi egységek metaadatait a Műszaki és Vagyongazdálkodási Igazgatóság állítja elő. A közzétett állományok formátuma 28.§ (1) Az adatfelelős a közzétételi egységeket html 4.0 vagy pdf v1.3 formátum szerint-, a közadatkeresőben elérhetővé tenni kívánt metaadatokat pedig a http://www.kozadat.hu oldalon elérhető alkalmazás szerint testre szabott és rögzített XML sémának megfelelő XML formátumban készíti el. (2) Az egyéb rendelkezésre bocsátott állományoknál a széles körű elérhetőség biztosítása végett elsősorban a következő formátumokat kell használni a MIME típusok szerint értelmezve: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

application pdf, msword, zip text plain, rtf, html audio x-wav, mpeg video x-msvideo, quicktime, mpeg image jpg, png, gif, tif, bmp

(3) Más formátumokat egyéb rendelkezésre bocsátott állományoknál akkor lehet alkalmazni, ha a fent felsorolt formátumok nem alkalmasak vagy csak jelentősen hátrányosabb feltételek (méret, sebesség) mellett alkalmasak ugyanazon információ megjelenítésére. Közérdekű adatok egyedi igénylésének és teljesítésének szabályai 29.§ (1) A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények esetében kizárólag a jogi igazgató jogosult eljárni a szóban, illetve telefonon előterjesztett és azonnal megválaszolható igények kivételével.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 24/29.

Eljárás megindulása és az azonnal megválaszolható igények 30.§ (1) Az eljárás a közérdekű adat megismerésére irányuló igényre indul. (2) Igényt nyújthat be bármely természetes személy, jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet (a továbbiakban: ügyfél) függetlenül attól, hogy az igényben foglalt adatokat saját felhasználásra, vagy más személy, szervezet részére történő továbbítás céljából igényli. (3) Az igény függetlenül a közérdekű adat keletkezésének időpontjától bármikor, időkorlátozás nélkül benyújtható. (4) Az ügyfél igényét az eljárás teljes tartalma alatt bármikor visszavonhatja, a főiskola azonban jogosult a már keletkezett költségeinek megtérítését igényelni. (5) Az igény személyesen szóban, írásban (levélben, faxon, e-mailen), valamint azonnal megválaszolható kérdés esetén személyesen és telefonon is előterjeszthető. Az igényt nem magyar anyanyelvű igénylő anyanyelvén, vagy az általa ismert más nyelven is előterjesztheti: a) írásban: 3200 Gyöngyös, Mátrai út 36., Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság, jogi igazgató, Pf. : 143 b) elektronikusan: [email protected] c) faxon: +36/37/518-334 d) szóban és írásban személyesen: 3200, Gyöngyös, Mátrai út 36., Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóság az ügyfélfogadás rendje szerint: hétfőn és szerdán: 9.00-12.00 óráig, és 13.00-16.00 óráig, pénteken: 09.00-12.00 óráig, illetve előzetes bejelentkezés alapján. (6) Az ügyfélkapcsolati vezető a jogi igazgató. 31.§ (1) A személyesen megjelent ügyfél igényét – amennyiben az azonnal nem megválaszolható – lehetőség szerint az erre a célra rendszeresített 117 Igénylőlap közérdekű adat megismerésére formanyomtatvány kitöltésével az Igazgatási, Jogi és Szervezési Igazgatóságon nyújtja be. A formanyomtatvány a főiskola honlapján megtalálható. A főiskola a nem formanyomtatványon érkező igényeket is köteles elbírálni. (2) A jogi igazgató ellenőrzi, hogy az ügyfél a formanyomtatványt az igény teljesíthetősége szempontjából megfelelően töltötte-e ki, szükség szerint a kitöltéshez segítséget nyújt. (3) jogi igazgató a formanyomtatványon szereplő igényt tartalmi szempontból nem vizsgálja, azonban törvény értelmében, vagy egyébként közzétett adatokra irányuló igény esetében az igénylőt a közzétett adat pontos fellelhetőségéről tájékoztatja. Amennyiben az ügyfél igényét ennek ellenére fenntartja, a továbbiakban az általános szabályok szerint kell eljárni.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 25/29.

Azonnal megválaszolható igények 32.§ (1) Abban az esetben, ha az ügyfél igényét az igényelt adatokkal rendelkező szervezeti egységnél szóban, személyesen, telefonon vagy e-mailen terjeszti elő, a szervezeti egység – amennyiben minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy az igényelt adat olyan közérdekű adatnak minősül, amelynek nyilvánosságát jogszabály nem korlátozza (pl. elérhetőségek, vezetők, közalkalmazottak neve, beosztása), és az ügyfél sem emel az általános szabályok mellőzésével teljesített adatközlés ellen kifogást – az igényelt adatokat szóban, illetve e-mailen is közölheti. (2) Amennyiben az előző bekezdésben meghatározott módon előterjesztett igény nem válaszolható meg azonnal, az ügyfelet tájékoztatni kell, hogy igényét személyesen szóban, vagy írásban (levélben, faxon) terjessze elő. Az igény teljesítése során a továbbiakban az általános szabályok szerint kell eljárni. Igény vizsgálata 33.§ (1) A jogi igazgató a beérkezett igényeket haladéktalanul megvizsgálja abból a szempontból, hogy a megismerni kívánt adatok köre pontosan meghatározható-e, valamint, hogy az adatok a főiskola kezelésében vannak-e. (2) Amennyiben az igény formailag nem megfelelő, vagy nem tartalmazza annak teljesítéséhez, illetve a döntéshez szükséges adatokat – ideértve azt az esetet is, ha az ügyfél a megismerni kívánt adatot nem tudja pontosan megjelölni – a Rektori Hivatal felveszi a kapcsolatot az ügyféllel, és segítséget nyújt a formailag megfelelő igény benyújtása, illetve a megismerni kívánt adatok körének konkrét meghatározása, és az így kiegészített igény ismételt benyújtása érdekében. (3) Ha az igény benyújtásakor, vagy az eljárás bármely későbbi szakaszában az állapítható meg, hogy az igényben szereplő adatok, vagy azok egy része nem a főiskola kezelésében vannak, az igényt vagy annak egy részét a jogi igazgató haladéktalanul megküldi az illetékes szervhez, az ügyfél egyidejű értesítése mellett. Abban az esetben, ha az illetékes szerv nem állapítható meg, az ügyfelet az igény teljesíthetetlenségéről kell értesíteni. (4) Ha az igény teljesítéséhez – a főiskola kezelésében lévő adatok alapulvételével – új adat előállítása szükséges (pl. az ügyfél által meghatározott típusú dokumentumok bizonyos adatainak kigyűjtése, statisztikák elkészítése), a jogi igazgató – az érintett szakterületek bevonásával – megvizsgálja az igény teljesíthetőségét, továbbá a felmerülő költségekről az igény teljesítésének egyéb feltételeivel együtt az ügyfelet tájékoztatja. Amennyiben az ügyfél a díj- és egyéb feltételeket elfogadja, az eljárás az ügyfél által elfogadott feltételek szerint folytatódik.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 26/29.

Igény intézése, döntéshozatal, az adatok előkészítése átadásra 34.§ (1) A formai és tartalmi szempontból megfelelő igény benyújtása után a jogi igazgató haladéktalanul megállapítja, hogy az igényben foglalt adatok pontosan mely szervezeti egységeknél találhatóak, ezt követően intézkedik ezek beszerzéséről. (2) A szervezeti egységek az igényelt adatokat tartalmazó ügyiratokat, dokumentumokat (a továbbiakban együtt: dokumentumok) a megkeresésben megjelölt időpontig, legkésőbb azonban a megkereséstől számított három munkanapon belül kötelesek a jogi igazgatónak átadni. (3) A szervezeti egységek az átadást nem tagadhatják meg arra hivatkozással, hogy a dokumentumok, illetve azok egy része nem minősülnek közérdekű adatnak, azonban erre vonatkozó álláspontjukat a jogi igazgatóval a dokumentumok átadását megelőzően vagy azzal egyidőben közölhetik. (4) Az igényben foglalt adatokat tartalmazó dokumentumok teljes körű, hiánytalan átadása a megkeresett szervezeti egység felelőssége, a megfelelő teljesítést a jogi igazgató nem vizsgálja. (5) Amennyiben azonban a jogi igazgató a rendelkezésre álló adatok alapján kétséget kizáróan megállapítja, hogy az igény teljesítése céljából egyéb dokumentumok beszerzése is szükséges, ezek megküldésére a szervezeti egységet soron kívül felhívja. A megkeresésnek a szervezeti egység egy munkanapon belül köteles eleget tenni. (6) A dokumentumok beérkezését követően a jogi igazgató haladéktalanul megállapítja, hogy mely dokumentumok tartalmazzák az ügyfél által igényelt adatokat, azok olyan közérdekű adatnak minősülnek-e, amelyek nyilvánosságra hozatala nem korlátozott. (7) A szervezeti egységek által átadott azon dokumentumokat, amelyek nem tartalmaznak az ügyfél által megismerni kívánt adatot, illetve tartalmaznak, de azok nem adhatóak ki az ügyfélnek, a jogi igazgató az ügy egyéb irataitól elkülöníti. Az elkülönített dokumentumokat a jogi igazgató az eljárás végeztével, a többi dokumentummal együtt küldi vissza az illetékes szervezeti egységhez. (8) A főiskolán (értve ezen a közalkalmazottakat is) kívül harmadik személyek adatait is érintő igény esetén a szerződéses partnereket a nyilvános adatnak nem minősülő adatok (pl üzleti titok) kiszűrésével kapcsolatos egyeztetés érdekében a jogi igazgató soron kívül megkeresi. A megkeresésben tájékoztatni kell a szerződéses partnereket az Infotv-ben rögzített határidőkről. A szerződéses partner által leírtak a jogi igazgatót kötik, de a döntésben tájékoztatni kell az ügyfelet arról, hogy az adatközlés megtagadása a szerződéses partner döntésén alapul. Nyilvánvalóan közérdekű adat esetén a szerződéses partner válasza a jogi igazgató nem köti. 35.§ (1) A jogi igazgató a következő döntéseket hozhatja: a) az igényt teljesíti, b) az igény teljesítését részben megtagadja,


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 27/29.

c) az igény teljesítését teljesen megtagadja. (2) Amennyiben a jogi igazgató azt állapítja meg, hogy az ügyfél által igényelt adatok nem hozhatóak nyilvánosságra, ennek tényéről, indokairól, továbbá az Infotv.-ben meghatározott jogorvoslati lehetőségről az ügyfelet postai úton írásban értesíti. A kiadmányt a jogi igazgató készíti. (3) Ha az ügyfél igénye csupán részben teljesíthető, az értesítésben fel kell tüntetni a nyilvánosságra nem hozható adatok pontos megnevezését, a megtagadás indokait, továbbá azon adatokat, amelyekre nézve az eljárást a főiskola tovább folytatja. (4) Az igény teljesítésének megtagadásáról (a részbeni megtagadást is ide értve), annak indokaival együtt, 8 napon belül írásban, vagy – amennyiben az igénylő elektronikus levelezési címét közölt – elektronikus úton is értesíteni kell az igénylőt. (5) A közérdekű adatigényléseknek a lehető legrövidebb idő alatt, legfeljebb 15 napon belül eleget kell tenni. Nagy terjedelmű, illetve nagyszámú adatigénylés esetén a határidő egy alkalommal legfeljebb 15 nappal meghosszabbítható, amelyről az ügyfelet a kérelem kézhezvételétől számított 8 napon belül tájékoztatni kell. (6) Amennyiben az ügyfél kérelme teljes egészében teljesíthető, költségigény nem merül fel, és az ügyfél az adatok postai úton történő megküldését kéri, az előző bekezdésben rögzített lépést mellőzni kell. (7) Az adatigénylést nem lehet elutasítani arra való hivatkozással, hogy annak közérthető formában nem lehet eleget tenni. 36.§ (1) Az igényelt adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentum részről, annak tárolási módjától függetlenül az ügyfél másolatot kaphat. A másolat készítéséért költségtérítés állapítható meg, amelynek összegéről az igénylőt a teljesítését megelőzően a jogi igazgató tájékoztatja. (2) Arról, hogy a másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész jelentős terjedelmű, továbbá a költségtérítés mértékéről valamint az adatigénylés teljesítésének a másolatkészítést nem igénylő lehetőségeiről az ügyfelet az igény kézhezvételét követő 8 napon belül értesíti a jogi igazgató. A főiskola a jelentős terjedelmű dokumentum vagy dokumentumrész iránt benyújtott másolatkérést a költségtérítés megfizetését követő 15 napon belül teljesíti. (3) Amennyiben a dokumentumok törvény által védett adatokat is tartalmaznak, azok fel nem ismerhetőségéről a jogi igazgató gondoskodik. Felmerülő költségek 37.§ (1) Az igény teljesítésével kapcsolatban felmerülő költségek pontos összegét – ide értve az új adat előállítását, valamint a másolatkészítés költségeit is – a jogi igazgató megkeresése alapján a gazdasági igazgató az önköltségszámítás rendje szerint előzetes díjkalkulációval állapítja meg.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 28/29.

(2) Az igény teljesítésével kapcsolatban felmerülő költségtérítés megállapításának és megfizetésének módját a számviteli politika részeként elkészített önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat tartalmazza. Adatok átadása 38.§ (1) Ha az ügyfél az adatokat személyesen, közvetlenül kívánja megismerni, a jogi igazgató az előző pontban meghatározott döntéssel egyidejűleg meghatározott időpontokat javasol a megismerésre. A további időpont-egyeztetés e-mailben, faxon vagy más nyomon követhető módon történik. A levélben az ügyfél figyelmét fel kell hívni, hogy amennyiben a megbeszélt helyen és időben nem jelenik meg, a jogi igazgató – az ügyfél 30 napon belül előterjesztett igénye alapján – új időpontot állapít meg. (2) Amennyiben az ügyfél az előre egyeztetett helyen és időben egymást követő két alkalommal nem jelent meg, illetve az elmulasztott időpontot követő 30 napon belül nem kezdeményezi új időpont megállapítását, igényét visszavontnak kell tekinteni. Erre az ügyfél figyelmét fel kell hívni. (3) A megbeszélt időpontban személyesen megjelenő ügyfélnek a jogi igazgató átadja a dokumentumok rendelkezésre bocsátásáról hozott döntést, valamint felkéri, hogy döntést tartalmazó irat másolatán aláírásával ismerje el, hogy az igényelt adatokat tartalmazó dokumentumokat megkapta. A nyilatkozat elmaradása esetén a dokumentumok tanulmányozását az ügyfél nem kezdheti meg. (4) Az adatok tanulmányozására – az erre a célra kijelölt helyiségben – megfelelő időt kell biztosítani. A bemutatott dokumentumok tanulmányozása során a jogi igazgató által kijelölt személy köteles végig jelen lenni, továbbá az ügyfél kérdéseire válaszolni és az adatok biztonságára, illetve változatlanságára felügyelni. (5) A személyesen megjelenő ügyfél a bemutatásra került iratokról jegyzeteket készíthet, továbbá másolatok készítését kérheti. A jogi igazgató által kijelölt személy az ügyfél kérését az irat másolatán rögzíti, és azt az ügyféllel aláíratatja, egyidejűleg közli a gazdasági igazgató által megállapított költségtérítés összegét. (6) Az ügyfélnek az adatok átadása csak akkor végezhető el, ha az ügyfél bizonyítja, hogy az előzőek szerint megállapított és közölt költségtérítést megfizette. (7) Amennyiben az ügyfél az adatok postai úton történő megküldését kérte, a költségtérítés megfizetésének igazolását követően az adatokat részére postai úton haladéktalanul továbbítani kell. Amennyiben akár az igényben, akár az eljárás során bármikor az ügyfél másolatok készítését igényelte, a jogi igazgató az elkészített másolatokat az ügyfélnek megküldi. Postai úton történő teljesítés esetében az igény teljesítéséről kiadott döntést a másolatokkal együtt utánvétellel kell az ügyfélnek megküldeni, a visszaérkezett igazoló szelvényt pedig az ügyirathoz csatolni.


Kiadás: 00.

Szabályzat

Oldal: 29/29.

Eljárás lezárását követő intézkedések 39.§ (1) Az igényben foglalt adatok átadását, vagy az igény elutasítását, teljesíthetetlenségét megállapító, valamint az ügyfél igényének visszavonása miatt az eljárást megszüntető intézkedés kiadását követően az ügyiratot a jogi igazgató az Iratkezelési szabályzat szerint irattárazza, a más szervezeti egységek által megküldött dokumentumokat visszaküldi. Eljárás a nem nyilvános adatokra vonatkozó megismerési igények esetében 40.§ (1) A főiskola feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános. Ezen adatok megismerését a rektor vagy a kancellár engedélyezheti. (2) Az (1) bekezdés alapján nem nyilvános adat megismerésére irányuló igényt az általános szabályok szerint lehet benyújtani. Az igényben elő kell adni a megismerni kívánt adatok körének pontos meghatározását, a kérelem előterjesztésének indokait, továbbá nyilatkozni kell az esetlegesen igényelt másolatok számáról. (3) A jogi igazgató az igény beérkezését követően az igényelt adatokat tartalmazó dokumentumokat magához kéri, szükség szerint az érintett szakterületekkel konzultál, majd javaslatot tesz az igény teljesíthetőségéről hozott döntésre. (4) A döntést a rektor vagy a kancellár kiadmányozza, az ügyfél értesítéséről a jogi igazgató gondoskodik. (5) Az adatok megismerését engedélyező intézkedésben a másolatok készítésére irányuló igény teljesítéséről, illetve megtagadásáról is dönteni kell. Másolatok készítése esetében a 35.§ alapján keletkezett költségek mértékét is meg kell határozni. (6) Amennyiben az igény teljesíthetőségéről születik döntés, a jogi igazgató az intézkedés kiadmányozását követően felveszi az ügyféllel a kapcsolatot megfelelő időpont egyeztetése céljából. (7) Az adatok átadásának megkezdése előtt az ügyfél figyelmét írásban fel kell hívni arra, hogy a megismerési engedély kizárólag az ő részére szól, a megismert adatokat mással nem közölheti, illetve azokat semmilyen módon nem hozhatja nyilvánosságra. (8) Az eljárás befejezését követő intézkedésekre az előző rendelkezések irányadóak. Kapcsolódó feljegyzések 117 Igénylőlap közérdekű adat megismerésére

Belső adatvédelmi és közzétételi szabályzat

Recommend Documents