BEDRIJFSHANDBOEK KWALITEITSZORGSYSTEEM

BEDRIJFSHANDBOEK KWALITEITSZORGSYSTEEM Voor het beschikbaar stellen van uitzendkrachten en detacheren van medewerkers overeenkomstig VG Checklist Uitzendorganisaties.

DEKACHERING B.V. Kladseweg 54 4664 RE Lepelstraat

Kwaliteitssysteem Bedrijfshandboek versie: 13 februari 2012

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ..................................................................................................................................................... 2 1

2

3

4

5

6

Organisatie ..................................................................................................................................................... 4 1.1

Algemene gegevens ............................................................................................................................... 4

1.2

Juridische status ...................................................................................................................................... 4

1.3

Producten ................................................................................................................................................ 4

1.4

Erkenning en certificering ..................................................................................................................... 4

Beleid ............................................................................................................................................................... 5 2.1

Beleidsverklaring .................................................................................................................................... 5

2.2

Implementatie ......................................................................................................................................... 6

2.3

Middelen .................................................................................................................................................. 6

Personeel en organisatie ............................................................................................................................... 7 3.1

Organogram en functieomschrijvingen............................................................................................... 7

3.2

Organisatiebeheer................................................................................................................................... 7

3.3

Samenstellen personeelsdossier ........................................................................................................... 7

3.4

Introductie medewerkers ...................................................................................................................... 8

3.5

Vaststellen opleidingsbehoefte ............................................................................................................. 8

3.6

Opleidingsplan en -registratie .............................................................................................................. 8

3.7

Medische geschiktheid .......................................................................................................................... 9

3.8

Veiligheidspaspoort ............................................................................................................................... 9

3.9

Overleg................................................................................................................................................... 10

Detacheren en uitzenden medewerker..................................................................................................... 11 4.1

Aanvraag inlener .................................................................................................................................. 11

4.2

Selectie uitzendkracht .......................................................................................................................... 11

4.3

Controle uitzending ............................................................................................................................. 12

4.4

Evaluatie uitzending ............................................................................................................................ 12

Ongevallen ................................................................................................................................................... 13 5.1

Melding (bijna-)ongevallen en incidenten ........................................................................................ 13

5.2

Beoordeling en doorvoeren maatregelen .......................................................................................... 13

5.3

Contacten ............................................................................................................................................... 13

5.4

Analyse .................................................................................................................................................. 13

5.5

Terugkoppeling .................................................................................................................................... 14

Verantwoording normen en richtlijnen .................................................................................................... 15 6.1

Geïntegreerde normen en richtlijnen ................................................................................................. 16

2 van 17

Bestandsnaam: DOC-002


6.2 7

Kwaliteitssysteem vs geïntegreerde normen en richtlijnen ............................................................ 16

Versiebeheer ................................................................................................................................................. 17

3 van 17



1

Organisatie

1.1

Algemene gegevens Naam

:

DEKACHERING B.V.

Bestuurder(s)

:

dhr. M. Biefer (eigenaar)

Directievertegenwoordiger

:

dhr. M. Biefer

KAM-coördinator

:

dhr. M. Biefer

Adres

:

Kladseweg 54 4664 RE Lepelstraat

Postadres

:

Kladseweg 54 4664 RE Lepelstraat

1.2

Telefoon

:

+31 (0) 164 686638

Fax

:

+31 (0) 164 680823

E-mail

:

[email protected]

Internet

:

---

Handelsregister KvK.

:

20130429 (één vestiging, geen nevenvestigingen)

Openbare centrale register

:

Zie www.normeringarbeid.nl (NEN-4400-1)

Juridische status DEKACHERING B.V.. is als besloten venootschap ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Zuid-West Nederland.

1.3

Producten De bedrijfsactiviteiten van DEKACHERING B.V. bestaan uit het beschikbaar stellen van uitzendkrachten en detacheren van medewerkers t.b.v. montage-/ constructiebedrijven, onderhoudsbedrijven en bouw-/ aannemingsbedrijven.

1.4

Erkenning en certificering DEKACHERING B.V. heeft zich geconformeerd aan de navolgende regelingen: −

VG Checklist Uitzendorganisaties

−

NEN 4400-1 Uitleners en (onder)aannemers.

4 van 17



2

Beleid

2.1

Beleidsverklaring De directie acht zich verantwoordelijk bij de bedrijfsvoering attent te zijn op de kwaliteit van de te leveren producten of diensten, waarbij de zorg voor veiligheid en gezondheid zoveel mogelijk wordt geborgd. Net zoals het financiële beleid is het beleid ten aanzien van kwaliteit, veiligheid en gezondheid gericht op de continuïteit van het bedrijf. Dit beleid is gebaseerd op een gelijkwaardige benadering. Ten aanzien van het beleid zijn de navolgende uitgangspunten gedefinieerd: 1.

Het voorkomen van persoonlijk letsel, materiële of milieuschade als gevolg van de bedrijfsactiviteiten.

2.

Het waarborgen van de veiligheid voor en gezondheid van medewerkers en derden voor, tijdens en na het uitvoeren van de werkzaamheden.

3.

Het zorgzaam plaatsen van uitzendkrachten/ detacheren van medewerkers, waarbij de afspraken met de inlener duidelijk worden vastgesteld om de veiligheidsregels na te leven.

4.

Het streven naar continue verbetering op het gebied van veiligheid en gezondheid.

Door de bovengenoemde uitgangspunten te integreren in onderliggend kwaliteitssysteem worden deze verankerd in de organisatie en in de dagelijkse praktijk uitgevoerd. Daarnaast worden (tijdelijke) medewerkers (en waar nodig derden) voorgelicht, geïnstrueerd of opgeleid. Van de medewerkers wordt een constructieve en actieve houding verwacht, waarbij zij zich de kundigheid eigen maken en houden, voor het veilig uitvoeren van werkzaamheden. De directie treedt tevens op als KAM-coördinator en ziet er in deze op toe dat het veiligheidsen gezondheidsbeleid wordt doorgevoerd binnen de organisatie, coördineert de veiligheidsen gezondheidsaspecten van uitzendkrachten en stuurt zo nodig bij. De beleidsverklaring is publiekelijk en wordt aan een ieder ter inzage beschikbaar gesteld. De beleidsverklaring zal éénmaal per drie jaar, of indien noodzakelijk eerder, worden herzien. Hierbij verklaart de directie van DEKACHERING B.V. het beleid zoals vastgelegd in onderliggend VGM-handboek te onderkennen en uit te dragen binnen haar organisatie.

DEKACHERING B.V..

Lepelstraat, 1 januari 2012

Namens de directie:

Machiel Biefer

5 van 17



2.2

Implementatie De directie stelt zich verantwoordelijk voor de implementatie en de naleving van het beleid op alle niveaus binnen haar organisatie en zal alles in het werk stellen binnen haar mogelijkheden om de uitvoering ervan te waarborgen. Het implementatieniveau binnen de organisatie wordt periodiek bepaald door middel van een (in)formele overlegstructuur, een jaarlijkse directiebeoordeling en interne audits.

2.3

Middelen Ten behoeve van de borging van bovengenoemde intenties zijn de benodigde bedrijfsprocessen vastgesteld, inclusief de volgorde en interacties (zie hoofdstuk 4 Detacheren en uitzenden medewerker). De betreffende processen zijn vastgelegd in het gedocumenteerde kwaliteitszorgsysteem. Ten behoeve van de uitvoering voorziet de directie in alle noodzakelijke middelen. Het kwaliteitszorgsysteem wordt op schrift gesteld en jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de directie en de KAM-coördinator beoordeeld op doeltreffendheid en geschiktheid. Bij gebleken noodzaak wordt het kwaliteitszorgsysteem bijgesteld of uitgebreid. Bij de directiebeoordeling worden tevens doelstellingen vastgesteld en geëvalueerd. Van de directiebeoordeling wordt een verslag opgesteld inclusief een VG-jaaractieplan (actiepunten). De actiepunten n.a.v. de directiebeoordeling worden door of onder verantwoording van de directie en KAM-coördinator uitgevoerd. Onder verantwoordelijkheid van de directie wordt jaarlijks een opleidingsplan vastgesteld. Ten behoeve van de uitvoering van het opleidingsplan worden de noodzakelijke middelen beschikbaar gesteld. Voor uitvoering van de werkzaamheden wordt voorzien in de noodzakelijke arbeidsmiddelen. De directie voorziet in een werkomgeving (gebouwen, terrein, installaties e.d.) die voortdurend is afgestemd op de bedrijfsactiviteiten. Op plaatsen waar naar aanleiding van de bedrijfsactiviteiten arbo- en milieurisico's (kunnen) ontstaan, worden maatregelen getroffen ter waarborging van goede arbeidsomstandigheden en de bescherming van het milieu, voor zover mogelijk en binnen het redelijke.

6 van 17



3

Personeel en organisatie

3.1

Organogram en functieomschrijvingen Op basis van organisatorische, normatieve en wettelijke eisen en voorschriften stelt de directie de organisatie samen. Voor alle functies binnen het bedrijf worden functieomschrijvingen vastgesteld, waarin de verantwoordelijkheden, taken, bevoegdheden en eisen van goed vakmanschap zijn opgenomen. Het organogram en de functieomschrijvingen zijn verwoord in DOC-001 Organisatiebeschrijving.

3.2

Organisatiebeheer Indien voor een functie (tijdelijk) geen medewerker beschikbaar is, zal door de directie adequate invulling worden verzorgd. In eerste instantie zal binnen de organisatie gezocht worden naar geschikte medewerkers. Is intern geen medewerker beschikbaar, dan wordt extern een (tijdelijke) medewerker aangetrokken (sollicitatieprocedure ,uitzendbureau, ZZP-er, e.d.).

3.3

Samenstellen personeelsdossier Van iedere medewerker worden de persoonlijke gegevens opgenomen in een personeelsdossier, welke worden beheerd door de administratie. Het personeelsdossier omvat de navolgende informatie: −

sollicitatie gegevens;

−

persoonsgegevens

−

sociale gegevens

−

werkvergunningen

−

kopij identiteitbewijzen;

−

kopij relevante onderdelen veiligheidspaspoort;

−

registratie opleidingen en ervaringen, incl. afschriften van diploma’s/ attesten/ vertificaten van vakopleidingen/ vervolgopleidingen en opleidingen risicovolle taken;

−

evaluatie, notities m.b.t. uitzending, incidenten e.d.

−

arbeidsovereenkomst;

−

eerste dag melding;

−

gegevens medische keuring (indien van toepassing);

−

registraties ziekteverzuim (indien van toepassing);

−

overzicht functiegerichte beperkingen;

−

mate van taalvaardigheid

−

FRM-101 Introductie nieuwe medewerkers;

−

overige gegevens;

−

salarisstroken (aparte dossier).

De personeelsdossiers worden bij wijzigingen in de gegevens geactualiseerd door de administratie of intercedenten.

7 van 17



De personeelsgegevens worden vertrouwelijk en slechts ter inzage door de directie, de administratie en de betreffende medewerk(st)er. 3.4

Introductie medewerkers Bij de aanstelling van een (tijdelijke) medewerker en uitzendkrachten, wordt deze voorgelicht en geïnstrueerd d.m.v. een introductie door de directie. De instructie wordt vastgelegd op FRM-101 Introductie nieuwe medewerkers en door betreffende medewerker ondertekend. Hierbij wordt tevens DOC-003 Personeelsboek overgelegd. In DOC-003 Personeelsboek zijn de meest gangbare sector- en branchespecifieke VG-regels opgenomen waarmee de uitzendkrachten te maken kunnen krijgen. Ingeval aanvullende instructies noodzakelijk zijn worden deze verzorgd o.b.v. overige (externe) documentatie of informatie en wordt hiervan eveneens een aantekening gemaakt op FRM-101 Introductie nieuwe medewerkers Instructies welke aanvullend worden verzorgd door of namens inleners worden afgetekend in de veiligheidspaspoorten van de uitzendkrachten. Het wordt noodzakelijk geacht dat medewerkers welke voor het eerst voor een functie worden aangesteld te laten begeleiden door een door de directie aangewezen medewerker (mentor). Een voor de betreffende functie als ervaren geachte medewerker kan als mentor worden aangewezen.

3.5

Vaststellen opleidingsbehoefte Bij de aanstelling van medewerkers en vervolgens op basis van dagelijks bestuur of minimaal bij de jaarlijkse directiebeoordeling beoordeelt de directie in hoeverre de betreffende medewerker (kan) voldoen aan de gestelde eisen in de functieomschrijvingen. Tevens kan de betrokken medewerker zelf suggesties doen voor opleidingen en cursussen voor zover deze relevant zijn voor zijn of haar functioneren binnen de organisatie. Bij het vaststellen van de opleidingsbehoefte voor operationele medewerkers hanteert de directie zo nodig (op verzoek van de inlener) het stappenplan uit de Gids Opleiding Risicovol Werk (zie internet: http://www.vca.nl/voor-medewerkers/ssvv-opleidingengids.aspx). Als hieruit blijkt dat trainingen of opleidingen noodzakelijk zijn, worden deze opgenomen in de functieomschrijvingen ( zie DOC-001 Organisatiebeschrijving) en het opleidingsplan. Indien een opleidingsbehoefte wordt geconstateerd, wordt dit geregistreerd (opleidingsplan).

3.6

Opleidingsplan en -registratie Door de administratie wordt per medewerker een registratie gevoerd van de gevolgde opleidingen, cursussen, trainingen en werkervaring in het personeelsdossier en een spreadsheet. De begeleiding van nieuw aangestelde medewerkers door een mentor (zie 3.4) wordt beschouwd als (interne) opleiding en wordt derhalve als zodanig geregistreerd. Zodra de mentor van mening is dat de nieuw aangestelde medewerker voldoende ervaring heeft opgedaan en zelfstandig kan werken, wordt dit in de spreadsheet aangegeven. De administratie draagt zorg voor het aanmelden van de medewerkers voor de opleidingen overeenkomstig het opleidingsplan.

8 van 17



3.7

Medische geschiktheid Op basis van de wettelijke bepalingen, de CAO en de RI&E is vastgesteld welke keuringen medewerkers moeten ondergaan ten behoeve van medische geschiktheid en periodiek medisch onderzoek. Samengevat wordt een medische keuring aangeboden: −

(periodiek) onderzoek medische geschiktheid;

−

bij in diensttreding en o.b.v. een periodiek interval conform PMO-advies;

−

na een (langere) afwezigheid wegens ziekte of ongeval;

−

als de werkgever of werknemer daar zelf om vraagt.

In geval de inlener aangeeft dat de uitzendkracht moet beschikken over specifieke medische geschiktheid (bijv. werken met perslucht e.d.) dan wordt hier eveneens in voorzien. Ten behoeve van de invulling van medisch onderzoek het bepalen van de medische geschiktheid wordt een advies opgevraagd bij bedrijfsgezondheidskundige dienst. Bovengenoemde medische keuringen worden uitgevoerd door een daartoe erkende bedrijfsgezondheidskundige dienst waarmee een overeenkomst is afgesloten. De registraties van de medische keuringen worden in het personeelsdossier opgeborgen en vastgelegd in het personeelsdossier door de administratie. Bij het te werk stellen van medewerkers en uitzendkrachten en vervolgens periodiek (jaarlijks( controleert de directeur en intercedent in hoeverre deze voldoen aan de eisen voor medische geschiktheid en periodiek medisch onderzoek. De administratie draagt zorg voor het aanmelden en deelname van de medewerkers voor de medische keuringen. 3.8

Veiligheidspaspoort De intercedent controleert bij indiensttreding van een medewerker/ uitzendkracht, welke (mogelijk) in de petrochemische industrie (of aanverwante bedrijven) wordt ingezet, of deze beschikt over een veiligheidspaspoort. Zo niet dan wordt door de intercedent een veiligheidspaspoort uitgegeven. Het bezit of de uitgifte van het veiligheidspaspoort wordt door de intercedent in het personeelsdossier en een spreadsheet afgetekend. De KAM-coördinator registreert in het veiligheidspaspoort de attesten, certificaten of diploma’s van opleidingen, instructies, VGM-opleidingen en medische verklaringen (deze gegevens worden overgelegd door de medewerker).Tussentijdse wijzigingen van het veiligheidspaspoort worden ook door de KAM-coördinator verwerkt. Kopieën van relevante onderdelen uit het veiligheidspaspoort worden opgenomen in het betreffende personeelsdossier. Tegenover elke vermelding of aantekening welke door of namens DEKACHERING B.V. in het veiligheidspaspoort worden (afschriften van) documenten opgenomen in het personeelsdossier. Voordat het veiligheidspaspoort wordt uitgegeven controleert de KAM-coördinator of deze volledig en juist is en dat alle relevante (kopieën van) documenten in het betreffende personeelsdossier zijn opgenomen.

9 van 17



3.9

Overleg

3.9.1 Algemeen Op directie en uitvoerend niveau vindt binnen de organisatie overleg plaats, al dan niet op periodieke basis. Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden vindt dagelijks tevens informeel overleg plaats. 3.9.2 VG-overleg Vier maal per jaar wordt formeel overleg gevoerd onder leiding van de directie. Hierbij zijn tevens de administratie en intercedenten aanwezig. De KAM-coördinator draagt relevante veiligheidsen gezondheidsaspecten aan t.b.v. het overleg. Agendapunten voor het veiligheidsen gezondheidsoverleg zijn o.a.: −

Opvolging VG-jaaractieplan n.a.v. directiebeoordeling (VCU 1.2)

−

Uitgebrachte adviezen KAM-coördinator (VCU 2.2)

−

Opvolging controles uitzending (VCU 4.4)

−

Opvolging evaluatie uitzending (VCU 4.5)

−

Ongevallenregistraties (VCU 5.1, 5.2)

Van het overleg wordt een verslag opgesteld, waarin belangrijke conclusies en afspraken worden vastgelegd. De deelnemers aan het overleg dragen zorg voor communicatie van de relevante delen van het overleg naar de medewerkers.

10 van 17



4

Detacheren en uitzenden medewerker

4.1

Aanvraag inlener Bij de vraag naar uitzendkrachten worden door de inlener over de uit te voeren werkzaamheden specifieke veiligheidsen gezondheidsrisico’s, de getroffen beheersmaatregelen, de vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen, opleiding en ervaring aangegeven. Ten behoeve van de uitwisseling van bovenvermelde informatie wordt het FRM-102 Aanvraagformulier inlener gehanteerd. De intercedent draagt zorg voor de afhandeling en registraties van de aanvraag. Bij de (eerste) aanvraag door de inlener wordt deze verzocht om een risico-profiel1 dan wel functie-risico-analyse (FRM 104 RI&E) voor de betreffende functie. Als deze beschikbaar worden de relevante gegevens ingevuld op FRM-102 Aanvraagformulier inlener en achter het formulier gearchiveerd. De intercedent draagt zorg voor invulling van FRM-102 Aanvraagformulier inlener en legt deze ter controle op volledigheid en juistheid voor aan de inlener. De ingevulde aanvraagformulieren worden per inlener gearchiveerd door de administratie. Bij opvolgende aanvragen mag FRM-102 Aanvraagformulier inlener van voorliggende aanvragen worden gehanteerd, op voorwaarde dat de relevante gegevens (behoudens de prijsafspraken) ongewijzigd kunnen worden gehanteerd. Een volledig ingevuld FRM-102 Aanvraagformulier inlener kan deel uitmaken van het uitzendcontract.

4.2

Selectie uitzendkracht Naast de kwalificatiegegevens wordt van de uitzendkrachten de huidige status van te werkstelling weergegeven in een spreadsheet. Op deze wijze is inzichtelijk op welke locatie de uitzendkrachten te werk zijn gesteld, in welke mate zij oproepbaar zijn en in hoeverre zij voldoende zijn gekwalificeerd. Het bestand van uitzendkrachten wordt geraadpleegd door de intercedent en vergeleken met de door de inlener bij de aanvraag aangegeven specificaties. De door de inlener aangegeven uitzendfunctie, de uit te voeren taken en de informatie over de risico’s, werkplek en werklocatie moeten zo goed mogelijk overeenkomen met de wensen, mogelijkheden en onmogelijkheden van de te selecteren uitzendkracht. Het kan echter voorkomen dat de eisen van de inlener niet in overeenstemming zijn met de gegevens van een beschikbare uitzendkracht. Overleg met de inlener is dan voorafgaande aan de definitieve selectie altijd vereist en de inlener moet akkoord gaan met de voorgestelde afwijkende keuze. Een verwijzing naar het (telefonische) contact (datum, tijd, persoon) wordt aangetekend op FRM-105 Selectieformulier gehanteerd. Wanneer een uitzendkracht niet voldoet aan de eisen van de inlener moeten bijkomende afspraken worden gemaakt en zullen extra voorzorgsmaatregelen moeten worden getroffen.

1 Algemene risicoprofielen zijn eveneens beschikbaar via http://www.arbouw.nl/werkgever/beroepen-en-risicos/.

11 van 17



Bijvoorbeeld door het instellen van extra toezicht, opdoen van ervaring of het geven van uitgebreidere instructies. Dit wordt eveneens vermeld in FRM-105 Selectieformulier. Van de uiteindelijk geselecteerde uitzendkrachten wordt een overzicht opgesteld en vermeld in FRM-105 Selectieformulier. 4.3

Controle uitzending Om te bepalen of de uitzending verloopt zoals is overeengekomen met de inlener worden steekproefsgewijs controles uitgevoerd door de intercedenten. Er wordt gecontroleerd of de geplaatste uitzendkrachten de afgesproken werkzaamheden uitvoeren, de juiste persoonlijke beschermingsmiddelen dragen, op de hoogte zijn gebracht van de geldende VG-regels en (eventueel) medisch geschikt zijn om de werkzaamheden uit te voeren. Deze controles kunnen plaatsvinden tijdens een bezoek of telefonisch worden afgestemd met de inlener. De controle wordt vastgelegd in FRM-106 Controle uitzending. Maandelijks selecteert de directie voor welke inleners en uitzendkrachten een controle wordt uitgevoerd. Hierbij worden de navolgende uitgangspunten gehanteerd:

4.4

−

minimaal 1 controle per maand d.m.v. een bezoek;

−

minimaal 1 controle per maand d.m.v. telefonisch contact;

−

nieuwe uitzendkrachten over de voorliggende maand;

−

nieuwe inleners over de voorliggende maand (bij voorkeur d.m.v. bezoek);

−

vaste inleners ca. 1x per jaar.

Evaluatie uitzending Tijdens de uitzending kunnen situaties wijzigen en zaken anders gaan lopen. Wanneer een uitzendkracht niet voldoet aan de verwachting van de inlenende organisatie zal er een negatieve reactie komen. Het voorstaande is onwenselijk en moet worden voorkomen. Om het uitzendproces te verbeteren is input nodig van zowel de inlenende organisaties als van de uitzendkrachten. Het is dus van belang om er achter te komen waar zaken goed zijn gegaan en waar ze minder goed zijn geweest. De intercedenten voeren hiertoe steekproefsgewijs evaluaties uit met de inleners en uitzendkrachten. De bevindingen worden vastgelegd op FRM-107 Evaluatie over UZK en FRM108 Evaluatie over inlener. Maandelijks selecteert de directie voor welke inleners en uitzendkrachten een controle wordt uitgevoerd. Hierbij worden de navolgende uitgangspunten gehanteerd: −

minimaal 1 evaluatie door inlener per maand;

−

minimaal 1 evaluatie door uitzendkracht per maand;

−

iedere uitzendkracht (> 3 maanden in dienst) ca. 1x per jaar (indien mogelijk);

−

vaste inleners ca. 1x per jaar.

Geconstateerde afwijkingen of negatieve terugkoppelingen worden besproken bij het interne veiligheidsen gezondheidsoverleg (zie ook § 3.9 Overleg)

12 van 17



5

Ongevallen Navolgend is de werkwijze vastgelegd met betrekking tot het melden, registreren, analyseren en opvolgen van (bijna) ongevallen en incidenten. Deze procedure geldt voor zowel de eigen medewerkers als de uitzendkrachten.

5.1

Melding (bijna-)ongevallen en incidenten Eventuele (bijna-)ongevallen en incidenten worden afgehandeld overenkomstig de ter plaatse geldende noodplannen. In DOC-003 Personeelsboek zijn verkorte richtlijnen opgenomen hoe moet worden gehandeld in noodsituaties. Wanneer een (bijna)ongeval is opgetreden of dreigt op te treden wordt dit gemeld aan de direct leidinggevende(n) van de inlener en de directeur. Afhankelijk van het soort ongeval wordt door de directeur het ongeval gemeld aan de betreffende instanties (verzekeringsmaatschappij, arbeidsinspectie, inlener). Ongevallen waarbij ernstig lichamelijk letsel optreedt, ongevallen met dodelijke afloop, en ongevallen waarbij materiële schade optreedt van € 50.000,= of meer moeten worden gemeld aan de Arbeidsinspectie. Dit zal worden verzorgd door de inlener of de directeur (i.o.m. de inlener).

5.2

Beoordeling en doorvoeren maatregelen Van een (bijna) ongeval en /of incident wordt een registratieformulier FRM-109 Ongevallenregistraties opgesteld. Door de directeur wordt in overleg met de KAM-coördinator een oor-zaakanalyse uitgevoerd. Op basis van de oorzaakanalyse kan, voor zover mogelijk, een corrigerende maatregel worden vastgesteld om herhaling in de toekomst te voorkomen. Het invoeren van de corrigerende maatregel wordt na een daartoe redelijk geachte termijn gecontroleerd door de directeur.

5.3

Contacten De KAM coördinator verzorgt indien van toepassing het:

5.4

−

contact met de Arbo-dienst bij verzuim na een ongeval;

−

contact met betrokken verzekeringsmaatschappijen;

−

contact met hulpverleners;

−

contact met de arbeidsinspectie.

Analyse Eens per jaar analyseren de KAM coördinator en de directeur samen alle ingediende (bijna)ongevallen en incidentenrapportages. Hierbij wordt tevens de ongevallenstatistiek over de afgelopen drie jaar vastgesteld. Deze analyse dient om: −

trends te kunnen ontdekken in de incidenten;

−

gezamenlijke oorzaken te kunnen ontdekken.

Als er gezamenlijke oorzaken zijn die nog niet zijn verholpen of als er sprake is van een negatieve ontwikkeling dan stelt de KAM coördinator een actieplan op voor de aanpak van deze problemen.

13 van 17



5.5

Terugkoppeling (Bijna)ongevallen en de ongevallenstatistieken worden in voorkomende gevallen besproken met de medewerkers tijdens een (extra) toolboxoverleg.

14 van 17



6

Klachtenprocedure Klachten, tekortkomingen of verbetermogelijkheden vanuit de organisatie worden gemeld bij de directeur. Deze maakt hiervan een verslag waarin naast de registratie een oorzaakanalyse en corrigerende maatregelen worden vastgelegd. De effectiviteit van de corrigerende maatregelen worden hierna gecontroleerd, inclusief een registratie in het verslag.

15 van 17



7

Verantwoording normen en richtlijnen

7.1

Geïntegreerde normen en richtlijnen In onderliggend kwaliteitssysteem zijn de navolgende richtlijnen geïntegreerd: −

7.2

VG Checklist Uitzendorganisaties, versie 2007/04

Kwaliteitssysteem vs geïntegreerde normen en richtlijnen Kwaliteitssysteem

VCU

1.1 Algemene gegevens

1.1

1.2 Juridische status 1.3 Producten 1.4 Erkenning en certificering

1.2

2.1 Beleidsverklaring

2.1

2.2 Implementatie

2.1

2.3 Middelen

2.1

3.1 Organogram en functieomschrijvingen

2.3, 2.4

3.2 Organisatiebeheer

2.3, 2.4

3.3 Samenstellen personeelsdossier

2.3, 2.4, 3.1

3.4 Introductie medewerkers

2.5, 4.3, 5.1

3.5 Vaststellen opleidingsbehoefte

2.3, 2.4, 2.5

3.6 Opleidingsplan en -registratie

2.3, 2.4, 2.5

3.7 Medische geschiktheid 3.8 Veiligheidspaspoort

3.2, 3.3

3.9 Overleg

2.3, 2.6

4.1 Aanvraag inlener

4.1

4.2 Selectie uitzendkracht

4.2

4.3 Controle uitzending

4.4

4.4 Evaluatie uitzending

4.5

5 Ongevallen

5.1, 5.2

DOC-001 Organisatiebeschrijving

2.2, 2.3, 2.4

DOC-003 Personeelsboek FRM-101 Introductie nieuwe medewerkers

2.3

Personeelsregistraties spreadsheet/ personeelsdossier

2.2, 2.4, 3.1

Sollicitatieformulier (ProQauest)

3.1

FRM-102 Aanvraagformulier inlener

4.1

FRM 104 RI&E

4.1

FRM-105 Selectieformulier

4.2

FRM-106 Controle uitzending

4.3

FRM-107 Evaluatie over UZK en FRM-108 Evaluatie over inlener

4.4, 4.5

FRM-109 Ongevallenregistraties

5.1, 5.2

Verslag directiebeoordeling (jaarlijks)

2.1

Verslagen veiligheidsen gezondheidsoverleg

2.6

VGM Overeenkomst Ewijk Consultancy

2.2

Overeenkomst bedrijfsgezondheidskundige dienst

6.1

Advies bedrijfskundige dienst t.a.v. medisch onderzoek/ keuring

6.1, 6.2

16 van 17



8

Versiebeheer 01-06-2008

Primaire uitgifte t.b.v. certificering overeenkomstig VCU 2007/04.

13-08-2008

Verwerken op- en aanmerkingen n.a.v. systeembespreken en integreren ProQuaest. De navolgende formulieren zijn vervangen door ProQuaest:

01-12-2012

FRM-102 Kwalificatie medewerkers

FRM-103 Inschrijfformulier

FRM-104 Aanvraagformulier inlener

FRM-105 Selectiedocument

FRM-107 Evaluatie door inlener over uitzendkracht

FRM-108 Evaluatie door inlener over uitzendkracht

Herziening na diverse interne wijzigingen, o.a. vervallen ProQuast

Herzien logo

Herstellen registratieformulieren na vervallen ProQuast

13-02-2012

HBK 3.5 Verwijzing : http://www.vca.nl/voor-medewerkers/ssvvopleidingengids.aspx HBK 3.7 Keuringen m.b.t. medische geschiktheid HBK 3.8 Nuance veiligheidspaspoort: alleen voor medewerkers die in de petrochemie worden ingezet.

Toegevoegd op verzoek van de auditor:

Klachtenprocedure

17 van 17


BEDRIJFSHANDBOEK KWALITEITSZORGSYSTEEM

Recommend Documents