105
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Kegiatan CSR yang baik dan sukses dilapangan dimulai dari manajemen CSR yang baik dapat tercermin melalui manajemen relasi yang memadai dan efektif pada setiap tahapan manajemen public relations (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). Namun dalam hubungannya dengan manajemen relasi penerapan dilakukan melalui model SMARTS : 1. Scan (analisis atau memonitor lingkungan) Tahap menganalisa dan memonitor lingkungan / publik merupakan pendekatan awal kepada masyarakat agar terciptanya komunikasi 2 arah (komunikasi yang bersifat jujur dan terbuka) agar terciptanya kepercayaan (trust) antara perusahaan dan masyarakat 2. Map (perencanaan atau mendesain tujuan) Tahap perencanaan atau mendesain tujuan adalah meupakan dasar dari pelaksanaan manajemen relasi dalam pengelolaan program CSR, yaitu proses identifikasi dan analisis kebutuhan berdasarkan informasi yang diperoleh melalui komunikasi informal dengan masyarakat, focus group discussion, pemetaan sosial, pemetaan stakeholder, studi (research) tentang persepso masyarakat terhadap Perusahaan
106
3. Act (memproduksi atau melakukan inisiatif dan mengujinya) Tahap memproduksi atau melakukan inisiatif program adalah melaksanakan rencana kerja yang telah diverifikasi, diidentifikasi berdasarkan skala prioritas yang disusun melalui format rencana kerja (work plan) dan dana (budget) 4. Rollout (implementasi atau membuat program) Setelah program mendapat persetujuan maka pelaksanaan program dapat dilakukan dengan melalui tahapan sebagai berikut: (1) Melakukan penjadwalan, (2) Komunikasi dan koordinasi dengan stakeholder, (3) Penyusunan proposal program internal, (4) Proses pengadaan sarana program, (5) Pelaksanaan, (6) Dokumentasi dan publikasi internal, (7) Pendampingan dalam program, (8) Pelaporan hasil program 5. Track (mengevaluasi keberhasilan inisiatif) Evaluasi terhadap program – program yang dilaksanakan, melihat dampak dan hasil bagi stakeholder termasuk masyarakat dan perusahaan. 6. Steward (menyesuaikan atau memonitor dan menjaga kualitas relasi) Pada tahap ini, penting untuk tetap mempertahankan kualitas relasi yang telah terjalin selama proses persiapan hingga evaluasi program. Relasi yang kuat dan berkesinambungan ikut menentukan program – program lain Perusahaan dimasa mendatang.
107
Adapun gambaran implementasi aktivitas management relationship berdasarkan metode SMART tersebut adalah sebagai berikut: No 1.
Tahap Scan
Pengertian Tahap
Implementasi
menganalisa
memonitor
dan -
lingkungan
/
Melakukan studi lapangan ke beberapa sekolah di sekitar lokasi
publik merupakan pendekatan
kantor pusat atau lokasi tujuan
awal kepada masyarakat agar
program lainnya
terciptanya komunikasi 2 arah (komunikasi
yang
bersifat
jujur
dan
terbuka) agar
terciptanya
kepercayaan
-
Melakukan pendataan awal mengenai fisik lingkungan, logistic yang akan diperlukan
(trust) antara perusahaan dan -
Menarik informasi awal dari para
masyarakat
stakeholder bantuan apa yang diharapkan/bantuan yang cocok dengan kondisi/situasi lingkungan
2.
Map
Tahap
perencanaan
mendesain
tujuan
merupakan
atau adalah
yayasan
komunikasi
/
pihak
dengan
stakeholder
dari
(misalnya: sekolah, komunitas, dan
pelaksanaan manajemen relasi
organisasi non profit, dan warga
dalam pengelolaan program
sekitar
CSR, yaitu proses identifikasi
pelaksanaan program.
dan
dasar
Melakukan
analisis
kebutuhan
berdasarkan informasi yang
-
pemetaan
group sosial,
discussion,
-
berperan
stakeholder, studi (research)
program
terhadap Perusahaan.
skala
yang
alur
prioritas
mana
akan
Menentukan siapa saja yang akan
pemetaan
tentang persepsi masyarakat
mengenai
dilaksanakan pada tahun ini
informal dengan masyarakat, focus
Menentukan program
diperoleh melalui komunikasi
lokasi)
pada
pelaksanaan
108
3.
Act
Tahap
memproduksi
atau -
kepada manajemen Perusahaan
melakukan inisiatif program adalah melaksanakan rencana kerja yang telah diverifikasi, diidentifikasi
-
plan)
dan
persetujuan
Perusahaan
dari
terhadap
program dan pembiayaan
skala prioritas yang disusun
(work
Mendapatkan pimpinan
berdasarkan
melalui format rencana kerja
Mengajukan rancangan program
-
dana
Melakukan dengan
(budget).
koordinasi stakeholder
awal /
para
penyelenggara program (relawan) melalui
channel
komunikasi
internal yang dilakukan oleh divisi corporate communication 4.
Rollout
Setelah
program
mendapat -
(time line) program CSR
persetujuan maka pelaksanaan program
dapat
dengan
melalui
sebagai
dilakukan tahapan
berikut:
Melakukan
Menentukan jadwal pelaksanaan
-
Mempersiapkan kebutuhan
(1)
/ logistic
(2)Komunikasi dan koordinasi -
Mengarahkan
dengan
(3)
program
terhadap
Penyusunan proposal program
tugasnya
terhadap
internal, (4) Proses pengadaan
program
sarana
program,
para
pelaksana fungsi
/
pelaksanaan
(5)
Pelaksanaan, (6) Dokumentasi
-
dan publikasi internal, (7) Pendampingan
untuk
penyelenggaraan program
penjadwalan,
stakeholder,
koordinasi
Membuat laporan awal mengenai penyelenggaraan program
dalam
program, (8) Pelaporan hasil program 5.
Track
Evaluasi terhadap program – -
Evaluasi berkala biasanya 1 atau 3
program yang dilaksanakan,
bulan setelah pelaksanaan program
melihat dampak dan hasil bagi
(tergantung jenis program dan
stakeholder
apakah program tersebut bersifat
termasuk
masyarakat dan perusahaan.
jangka
pendek
atau
jangka
109
panjang) -
Melakukan
evaluasi
internal
perihal sukses/tidaknya program CSR 6.
Steward
menyesuaikan atau memonitor -
Secara
dan menjaga kualitas relasi).
dengan yayasan dan stakeholder
Pada tahap ini, penting untuk
lain seperti relawan, dll pada
tetap mempertahankan kualitas
forum formal maupun informal
relasi
seperti gathering, discussion, dll
yang
telah
terjalin
selama
proses
persiapan
hingga
evaluasi
program.
Relasi
yang
kuat
berkesinambungan menentukan program
berkomunikasi
dan ikut
program lain
berkala
–
Perusahaan
dimasa mendatang
Kesimpulan yang dapat Peneliti ambil setelah melakukan penelitian terhadap tahapan implementasi aktivitas manajemen relasi dalam pengelolaan CSR seperti yang terlihat diatas, aktivitas manajemen relasi berjalan lancar sesuai dengan harapan dan tujuan serta keterlibatan stakeholder sifatnya positif yang artinya mereka merespon dengan baik inisiatif yang dilakukan oleh organisasi, namun tentunya bukan tanpa kekurangan seprti halnya program CSR HSBC Indonesia sangat bergantung pada relawan (karena sifatnya sukarela) sebagai porsi besar dalam penyelenggaraan, hal ini bisa berarti baik, namun juga bisa menimbulkan tantangan tersendiri, dimana misalnya pada saatnya program bersifat besar dan melibatkan lebih banyak orang, relawan yang dibutuhkan tidak memenuhi harapan organisasi (bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti misalnya
110
kesibukan karyawan, pemberitahuan informasi program yang terlalu dekat dengan program yang akan berlangsung, dan lain sebagainya), sehingga organisasi terpaksa mengandalkan pihak penyelenggara yang lebih besar seperti bantuan event organizer, meskipun hal tersebut tidak mengganggu jalannya program. Komunikasi yang dibangun oleh Public Relations HSBC Indonesia sifatnya terstruktur, mengikuti aturan internal perusahaan, komunikasi yang dibangun juga sifatnya seimbang antara komunikasi relasi dengan internal dan komunikasi relasi dengan eksternal. Komunikasi atau manajemen relasi internal (dimana menggunakan media komunikasi internal yang efektif dan interaktif dalam hal ini penggunaan Splash Email yang dikirimkan ke semua staff, dan memberikan informasi kepada semua staff untuk mengetahui dengan detail dan jelas mengenai program yang akan dilaksanakan, serta berusaha menarik minat staff untuk berpartisipasi pada program CSR melalui wacana registrasi, memberikan ruang sebesar-besarnya pagi staff untuk berperan serta aktif dan memberikan kontribusi – menegaskan bahwa program CSR tidak hanya baik bagi masyarakat, namun juga merupakan kegiatan yang menyenangkan dan memberi inspirasi). Juga dengan memberikan reward dari organisasi kepada staff yang telah memberikan kontribusi sebagai pengakuan organisasi atas effort yang diberikan oleh staff yang bersangkutan (pemberian sertifikat Top 10 Volunteer pada acara tertutup yang dihadiri manajemen organisasi) serta komunikasi eksternal (dimana manajemen melakukan komunikasi intensif dengan berbagai pihak stakeholder – yayasan, lembaga non profit,
111
pemerintah, komunitas, dan lain sebagainya untuk mendiskusikan tentang program yang akan atau sedang dijalankan, sehingga makin banyak pihak yang ingin terlibat dan agar munculnya ide – ide baru tentang program yang belum pernah diselenggarakan dan mungkin dapat direalisasikan). Tidak mudah untuk melakukan hal tersebut karena dibutuhkan komitmen kuat dari organisasi. untuk menciptakan, membangun, dan mempertahankan komunikasi/relasi yang baik dengan publik (karyawan, pemegang saham, komunitas masyarakat, dan lain – lain), melakukan komunikasi dengan publik secara terbuka, berkesinambungan, dengan melakukan berbagai kegiatan tatap muka, focus group discussion, dan lain sebagainya, dengan tujuan untuk bertukar ide, bertukar informasi, mengenal publik lebih jauh, dan mendengarkan apa saja yang menjadi aspirasi dan harapan stakeholder terhadap organisasi. Manajemen relasi yang terstruktur, terarah, akan menciptakan dampak positif bagi pelaksanaan program Perusahaan. Sehingga setiap stakeholder yang berkepentingan mendapatkan porsi yang sama dalam memberikan masukan, ide, gagasan yang inovatif bagi pengelolaan CSR Perusahaan.
5.2
Saran
5.2.1 Akademisi Agar para akademisi bisa belajar untuk memanfaatkan skripsi ini dan menerapkannya secara aplikatif dalam keseharian, juga dalam pekerjaan, sebagai wujud mengimplementasikan teori yang ada dan merubahnya kepada tindakan nyata. Agar para akademisi juga bisa belajar
112
lebih dalam lagi mengenai ilmu manajemen relasi dalam pengelolaan program public relations, kemudian menyatukan dengan pengalaman yang ada pada dunia kerja untuk dapat membuat, melahirkan ide-ide baru tentang bagaimana cara atau sarana yang baik bagi Perusahaan untuk berkomunikasi dengan stakeholdernya. Selain berinovasi, menelaah dan menganalisa kekurangan-kekurangan yang ada pada aktivitas terdahulu dan memperbaiki manajemen relasi dengan stakeholder merupakan kunci utama meraih keberhasilan.
5.2.2 Praktis Berdasarkan kesimpulan yang telah disampaikan sebelumnya, Peneliti berharap adanya tata cara atau sistem yang lebih baik dalam hal pengorganisasian pelaksana program dan tidak sepenuhnya bergantung pada relawan saja namun fungsi inti PR harus lebih kuat dan dominan dalam pengelolaan dan penyelenggaraan program. Oleh karena itu diharapkan terus timbulnya inovasi baru tentang bagaimana manajemen dapat dilakukan lebih baik, lebih terarah, lebih tepat sasaran, lebih besar ruang lingkupnya, lebih efektif, demi terselenggaranya program yang sukses dan berdampak positif bagi masyarakat pada umumnya dan memberi nilai lebih bagi HSBC Indonesia secara khusus untuk jangka waktu panjang dimasa yang akan datang.
