BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

1.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian

Gambar 1 Logo perusahaan PT. Aliansi Sakti

(sumber : website perusahaan, diunduh pada tanggal 9 desember 2016) PT. Aliansi Sakti yang berdiri sejak tahun 1999 merupakan sebuah perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang penyediaan layanan telecommunication system integrator, berfokus pada penyediaan solusi untuk audio video conferencing dan networking. Tidak lama setelah berdiri, PT. Aliansi Sakti resmi menjadi sole distributor produk video conference solution bermerk TANDBERG. Untuk memenuhi kebutuhan sesuai permintaan customer, dalam perjalanannya PT. Aliansi Sakti juga menyediakan digital professional sound

44 http://digilib.mercubuana.ac.id/z

45

enforcement device untuk audio conferencing serta perangkat pengembangan jaringan lainnya seperti WAN Optimizer maupun Internet Access Manager.1 Dalam mempertahankan konsumennya, PT. Aliansi Sakti berusaha menjalin interaksi serta komunikasi yang baik dengan public target marketnya. Dengan adanya hubungan ini, maka peran Public Relation menjadi vital bagi perusahaan. Keberadaan Public relations dinilai penting bagi perusahaan karena berperan sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan publik,

baik

publik internal maupun

publik eksternal sehingga

bisa

menciptakan hubungan yang harmonis. Dalam mendapatkan dan mempertahankan konsumen serta mutu pelayanan, sangat diperlukan adanya manajemen dan organisasi yang solid didalamnya. Manajemen dan organisasi dapat merupakan satu kesatuan yang utuh, dimana yang satu tidak dapat dipisahkan dari lainnya maka dari itu Public relations memiliki arti yang penting dalam sebuah perusahaan yaitu sebagai sumber informasi yang mampu menjembatani antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan publik, internal maupun eksternal. PT. Aliansi Sakti berusaha untuk menjalin hubungan yang baik dengan atasan dan bawahan serta seluruh karyawan yang ada, maka dibutuhkan pembinaan hubungan yang harmonis dan dinamis pula agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Komponen sumber daya manusia yang handal dan berkualitas serta memiliki dedikasi yang tinggi terhadap sebuah perusahaan 1

Website perusahaan Aliansi Sakti

http://digilib.mercubuana.ac.id/z

46

merupakan hal yang diharapkan dan dicari perusahaan dalam mewujudkan tujuan dan harapan perusahaan sesuai dengan visi misi perusahaan. 4.1.1 Visi Perusahaan To enhance the productivity and services through the development and provision of Information Technology, Supported by quality advice, training and personalised service. (Meningkatkan produktivitas dan layanan melalui pengembangan dan pengadaan pada bidang IT, didukung oleh bimbingan, training, dan layanan yang bersifat pribadi sesuai kebutuhan pelanggan) 4.1.2 Misi Perusahaan To provide first class products, services and Support (Menyediakan produk, layanan, dan dukungan penjualan yang berkelas) 4.1.3 Sejarah Perusahaan

Gambar 2 sejarah PT. Aliansi Sakti

(sumber : template presentasi produk divisi presales) PT. Aliansi Sakti didirikan pada tahun 1999 sebagai service integrator yang menyediakan layanan IT bagi pelanggan corporate.


47

Pada tahun 2001, PT. Aliansi Sakti memutuskan untuk menjadi provider di bidang solusi video conference dan menjadi sole distributor produk Tandberg. Tandberg adalah salah satu brand besar video conference pada waktu itu dan diperkenalkan di Indonesia oleh PT. Aliansi Sakti. Pada tahun 2010, raksasa IT Networks yaitu Cisco system mengakuisisi Tandberg dan mulai ikut terlibat dalam pasar Video conference. PT. Aliansi sakti yang sebelumnya berkedudukan sebagai distributor Tandberg akhirnya berubah menjadi partner Cisco dengan level AVSI Partner (Audio video System Integrators). Di tahun yang sama, PT. Aliansi Sakti berhasil menjadi sole distributor untuk produk Audio conference solution dengan brand Clear One. Tahun 2011, PT. Aliansi Sakti meningkatkan level partnership dengan Cisco menjadi CISCO TelePresence Video Advanced ATP (Authorized Technology Provider) pada bulan Mei dan kembali naik level di bulan November menjadi CISCO TelePresence Video Master ATP. Masih di tahun 2011, pada bulan Desember PT. Aliansi Sakti menandatangani kontrak dengan brand Sangfor untuk menjadi distributor bagi produk WAN (Wide Area Network) Optimizer, Internet Access Management , dan Next Generation Firewall. Berikutnya di Tahun 2012, PT. Aliansi Sakti membuat kesepakatan dengan brand Certes untuk menjadi distributor produk IT Security di Indonesia.


48

Tahun 2013, PT. Aliansi Sakti menjadi gold partner untuk produk CCTV solutions dari Cina dengan brand Hikvision. Brand ini adalah salah satu primadona di bidang CCTV surveillance di pasar Indonesia karena mempunyai range produk yang sangat beragam, melakukan peningkatan mutu produk secara konstan, dan mempunyai harga yang kompetitif. Pada tahun 2015, PT. Aliansi Sakti menandatangani kontrak untuk menjadi partner dari brand GVD dan Mobotik. Dua brand berbeda ini sama sama menyediakan produk NVR (Network Video Recorder) untuk kebutuhan CCTV surveillance. Tahun 2016, PT. Aliansi Sakti membuat kesepakatan dengan penyedia solusi video conference dari Cina dengan brand Yealink. Brand ini dengan cepat menjadi pilihan banyak pelanggan perusahaan karena mempunyai harga yang jauh lebih rendah daripada brand Cisco. 4.1.4 Struktur Organisasi PT. Aliansi Sakti dipimpin oleh BOD (Board Of Directors) yang terdiri dari seorang presiden direktur dan 3 orang komisaris perusahaan. Dibawah BOD terdapat beberapa VP (Vice Presidents) yang membawahi divisinya masing masing yaitu Sales, Solutions, Operations, dan Finance&Affair. Departemen Marcomm/ Corcomm yang menangani urusan public relations termasuk aktivitas employee relations berada di divisi sales. Struktur organisasi berupa gambar dapat dilihat pada halaman berikut


49

Gambar 3 Struktur Organisasi PT. Aliansi Sakti

(sumber: data internal divisi Marcomm / Corcomm)


50

4.1.5 Proses Public relations di perusahaan Seperti pada organisasi yang lain, proses Public relations pada perusahaan ini juga mencakup : 1. Fact Finding Yaitu proses penelitian dan pencarian fakta tentang kondisi perusahaan dan masalah apa saja yang membutuhkan program Public relations untuk mengatasinya. 2. Planning Yaitu proses perencanaan program Public relations yang akan dilaksanakan 3. Action / Communicating Yaitu eksekusi dari program program Public relations yang direncanakan, termasuk di dalamnya kegiatan Employee relations yang menjadi bahasan utama penelitian ini. 4. Evaluation Yaitu proses evaluasi hasil dari program Public relations yang telah dilaksanakan 4.1.6 Employee relations PT. Aliansi sakti telah melaksanakan kegiatan kegiatan standar employee relations seperti : 1. Penempatan dan pemindahan karyawan 2. Penerimaan pegawai baru 3. Kenaikan pangkat dan kondite karyawan 4. Pemutusan kerja


51

5. Pensiun dan jaminan social Selain kegiatan kegiatan diatas, PT. Aliansi Sakti juga melaksanakan beberapa kegiatan lain seperti diantaranya: 1. Sales meeting Sales meeting adalah meeting yang harus diikuti seluruh divisi sales, presales, dan marcomm sebagai wadah untuk bertukar informasi dan aspirasi tentang kegiatan penjualan. 2. Ramah tamah Kegiatan semacam employee gathering sekaligus monthly meeting yang dilaksanakan sebulan sekali di ruang meeting utama di kantor PT. Aliansi Sakti. 3. Office outing Dilaksanakan sekali dalam setahun. Outing biasanya dilakukan diluar kota dengan mengunjungi tempat wisata. 4. Year End Dinner Kegiatan makan malam bersama yang diikuti seluruh karyawan perusahaan dan dilaksanakan sekali dalam setahun menjelang akhir Desember tahun tersebut.

5. Kickoff meeting


52

Kickoff meeting adalah pertemuan yang diadakan di awal tahun dan diikuti oleh seluruh perusahaan. 4.1.7 Narasumber Dalam penelitian ini, beberapa narasumber telah dipilih atas dasar hubungan mereka terhadap program employee relations yang dilaksanakan di lingkungan PT. Aliansi Sakti. Baik itu terlibat secara langsung pada penyelenggaraan program program employee relations, maupun terlibat secara tidak langsung dalam arti merasakan akbat dari dilaksanakannya program program employee relations di PT. Aliansi Sakti.

1. Ibu Liana Anggreani, sebagai manager Finance & Affair dari PT. Aliansi Sakti. Beliau dipilih sebagai subyek karena beliau adalah yang berwenang untuk memberikan data data perusahaan terutama data karyawan dan data finansial, serta beliau adalah yang bekerja sama dengan departemen Marcomm untuk menjalankan aktivitas employee relations di perusahaan sebagai perwakilan manajemen. Dalam penyelenggaraan aktivitas employee relations di PT. Aliansi Sakti, beliau bertindak sebagai decision maker yang memberikan persetujuan atas pengajuan anggaran maupun rencana kegiatan yang disusun oleh departemen Marcomm. Sehingga bisa dibilang bahwa kunci penyelenggaraan aktivitas employee relations di PT. Aliansi Sakti ada pada beliau. 2. Ibu Yunita Swasti, sebagai Marcomm / Corcomm Manager dari PT. Aliansi Sakti. Beliau dipilih sebagai subyek penelitian karena beliau adalah penyelenggara utama aktivitas employee relations di perusahaan. Departemen Marcomm / Corcomm di PT. Aliansi Sakti adalah yang bertanggung jawab


53

untuk segala macam kegiatan public relations pada perusahaan, termasuk diantaranya employee relations. Sebagai manager Corcomm, beliau adalah yang bertanggung jawab melakukan fact finding, planning, action, dan evaluation dari kegiatan employee relations di lingkungan perusahaan. Termasuk didalamnya menjaring aspirasi dari karyawan, merencanakan kegiatan, mencari lokasi kegiatan, sampai menyusun anggaran yang diperlukan. 3. Bapak Sunery Yang, sebagai karyawan PT. Aliansi Sakti. Beliau dipilih sebagai subyek penelitian karena beliau adalah salah satu karyawan yang mengikuti aktivitas employee relations. Sebagai karyawan divisi sales, kinerja beliau terdata di divisi Finance dan general affair perusahaan dalam bentuk pencapaian revenue perusahaan sehingga memudahkan penelitian. 4. Bapak Roni Indrakusuma, Account Manager PT. Circlecom Nusantara Jakarta, sebagai client PT. Aliansi Sakti. Beliau dipilih menjadi narasumber karena beliau adalah client yang merasakan kinerja dari sales PT. Aliansi Sakti. 5. Bapak Farid, IT Manager Bunda Mulia International School Ancol, sebagai client PT. Aliansi Sakti. Beliau dipilih karena alasan yang sama dengan narasumber sebelumnya.


54

4.2 Hasil Penelitian Disini peneliti akan menguraikan hasil penelitian yang didapat di lapangan tentang aktivitas employee relations dalam membangun kinerja karyawan PT. Aliansi Sakti. Hasil penelitian didapat dengan cara melakukan wawancara mendalam dengan lima narasumber yang dipilih dipilih atas dasar hubungan mereka terhadap program employee relations yang dilaksanakan di lingkungan PT. Aliansi Sakti. Baik itu terlibat secara langsung pada penyelenggaraan program program employee relations, maupun terlibat secara tidak langsung dalam arti merasakan akibat dari dilaksanakannya program program employee relations di PT. Aliansi Sakti. Dari wawancara tersebut yang

didapat adalah hasil mengenai bagaimana proses fact finding, planning, action, dan evaluation dari kegiatan employee relations di PT. Aliansi Sakti dijalankan. 4.2.1 Fact Finding Dari hasil wawancara dengan narasumber internal perusahaan, proses fact finding dari program employee relations di PT. Aliansi Sakti dimulai dari fakta yang ditemukan pihak manajemen bahwa tingkat turnover karyawan di perusahaan cukup tinggi, dan hal ini salah satunya dikarenakan oleh ketidak puasan pada kondisi kerja. Seperti yang dikatakan oleh Liana, salah satu anggota BoD (Board of Director) “Sebelum tahun 2016 sih turnover itu bisa dibilang high level. Terutama di departemen sales. Dalam setahun itu selalu ada banyak yang keluar masuk.”2

2

Wawancara dengan ibu Liana Anggreani, dilaksanakan pada tanggal 4 Juli 2017, pukul 12.30 WIB berlokasi di ruangan pantry PT. Aliansi Sakti


55

“…secara umum karyawan resign atau terminate kontrak itu biasanya karena tidak puas dengan situasi kerja atau karena kinerja karyawan yang bersangkutan kurang baik”3 Turnover karyawan yang tinggi berpengaruh negatif pada perusahaan seperti yang disampaikan oleh beliau juga “…karena tiap ada yang resign atau terminate, itu berarti perusahaan kehilangan asset yaitu karyawan yang terlatih. Sementara ketika ada karyawan baru, itu artinya perusahaan harus mengeluarkan effort lagi untuk training dan sebagainya, itu berarti ada pengeluaran biaya dan waktu yang pasti akan mempengaruhi aktivitas harian di departemen terkait”4 Selain itu, proses fact finding juga dilaksanakan oleh departemen marcomm berupa pemantauan media pertukaran informasi antar karyawan berupa whatsapp group maupun email. “Seringnya sih dari marcomm, kan marcomm yang memantau interaksi karyawan dari channel channel yang ada, kaya whatsapp group atau mailing list. Tapi ada beberapa acara juga yang idenya dari manajemen.”5 Hal yang dipantau oleh pihak marcomm seperti yang disampaikan oleh Sunery, salah satu karyawan PT. Aliansi Sakti

3

Wawancara dengan ibu Liana Anggreani, dilaksanakan pada tanggal 4 Juli 2017, pukul 12.30 WIB berlokasi di ruangan pantry PT. Aliansi Sakti 4 ibid 5 Wawancara dengan ibu Yunita Swasti pada tanggal 6 Juli 2017 pukul 15.00 WIB berloaksi di gerai Starbucks Food Centrum Kemayoran


56

“Aspirasi atau uneg uneg dari karyawan, kadang hanya ditumpahkan dalam bentuk obrolan antar teman, tidak pernah sampai langsung ke manajemen”6 4.2.2 Planning Tidak seperti fact finding yang dimulai oleh pihak manajemen (BoD), proses planning ini biasanya dimulai oleh departemen marcomm. Seperti yang diungkapkan oleh Yunita sebagai marcomm manager “Beda beda yah, kita ambil contoh yang regular saja seperti ramah tamah atau sales meeting. Setiap bulan marcomm yang akan merencanakan tanggal berapa sales meeting dan ramah tamah diadakan. Lalu marcomm berkoordinasi dengan BoD untuk persetujuan. Setelah ada approval dari BoD, marcomm mengajukan budgeting untuk acara itu ke Finance. Atau contoh lain Kickoff Meeting, marcomm akan berkoordinasi dengan BoD untuk approval kegiatan akan diadakan kapan, setelah itu marcomm akan menyusun planning, termasuk budget, lokasi, dan lain lain.”7 Selain itu, karyawan juga dilibatkan dalam perencanaan kegiatan employee relations ini. Seperti yang diungkapkan oleh Sunery sebagai karyawan divisi sales

6

Wawancara dengan bapak Sunery Yang pada tanggal 6 Maret 2017 pukul 17.00 WIB berlokasi di gerai Starbucks Tebet Indraya Square 7 Wawancara dengan ibu Yunita Swasti pada tanggal 6 Juli 2017 pukul 15.00 WIB berloaksi di gerai Starbucks Food Centrum Kemayoran


57

“Dilibatkan sih, biasanya dalam bentuk survey, misalnya pilihan menu apa yang diinginkan untuk makan siang di acara ramah tamah. Atau voting pilihan tempat outing”8 4.2.3 Action / communicating Untuk tahapan action / communicating ini, marcomm lah yang banyak berperan walaupun kadang marcomm melibatkan beberapa karyawan divisi lain untuk membantu pelaksanaannya. Seperti yang diutarakan oleh Yunita selaku marcomm manager “…eksekusinya dimulai setelah ada approval dari BoD. Setelah ada approval, marcomm akan membuat planning termasuk budgeting segala macam, untuk diajukan ke manager Finance dan GA yang akan memberikan dana yang diperlukan. Setelah itu, tinggal planningnya dijalankan oleh marcomm dengan bantuan tim Support, OB dan driver maksudnya. Tidak jarang juga marcomm harus melibatkan karyawan departemen lain untuk membantu pelaksanaan acara”9

4.2.4 Evaluation Pihak manajemen (BoD) menggunakan beberapa cara untuk mengevaluasi tingkat keberhasilan suatu program kegiatan employee relations pada karyawan. Diantaranya dengan melihat achievement sales maupun dari evaluation form

8

Wawancara dengan bapak Sunery Yang pada tanggal 11 Juli 2017 pukul 17.00 WIB berlokasi di gerai Starbucks Tebet Indraya Square 9 Wawancara dengan ibu Yunita Swasti pada tanggal 6 Juli 2017 pukul 15.00 WIB berloaksi di gerai Starbucks Food Centrum Kemayoran


58

“Target penjualan dari BoD achieved, tahun tahun sebelumnya kan belum achieved”10 ”Oh iya, kalau sales ada data penjualan, untuk selain sales dan presales, kinerja karyawan kita ukur dengan cara mengeluarkan kuesioner cross division. Misalnya, kuesioner untuk menilai kinerja tim Support (OB, driver, messenger, dan admin), kita sebar ke seluruh karyawan kecuali tim Support. Begitu juga kinerja departemen technical, kita sebar kuesioner ke seluruh karyawan kecuali karyawan departemen technical”11 Evaluasi dari pemantauan kinerja karyawan berupa tercapainya sales target ini dihasilkan juga dari pendapat para client tentang karyawan PT. Aliansi Sakti, karena menurut mereka para sales yang berhubungan dengan mereka bekerja dengan baik, maka akan mempengaruhi keputusan mereka untuk memilih produk dan jasa dari PT. Aliansi sakti, baik itu new order maupun repeat order. Seperti yang disampaikan oleh dua client berikut “…dengan kualitas delivery time seperti ini, saya pasti akan repeat order. Karena di perusahaan temapt saya kerja kan service provider, jadi butuh delivery time singkat karena kami pun dikejar kejar oleh klien kami” 12 “Pastinya, dari beberapa vendor saya, PT. Aliansi Sakti ini yang paling responsive salesnya”13

10

Wawancara dengan ibu Liana Anggreani, dilaksanakan pada tanggal 4 Juli 2017, pukul 12.30 WIB berlokasi di ruangan pantry PT. Aliansi Sakti 11 ibid 12 Wawancara dengan bapak Roni Indrakusuma, dilaksanakan pada tanggal 13 Juli 2017 pukul 16.00 WIB berlokasi di gerai Excelso Mall Of Indonesia Kelapa Gading


59

Sedangkan marcomm melakukan evaluasi keberhasilan pelaksanaan acara dari feedback form yang diberikan setiap selesai acara. Seperti yang dikatakan oleh Yunita. “Kita selalu ada kuesioner kecil setiap satu hari kerja setelah acara selesai. Selain itu marcomm juga selalu terbuka untuk feedback yang dikirim lewat email maupun whatsapp ke saya”14 4.2.5 Kegiatan Employee relations Kegiatan kegiatan employee relations di PT. Aliansi Sakti yang diteliti adalah sebagai berikut : Sales meeting Sales meeting adalah meeting yang harus diikuti seluruh divisi sales, presales, dan marcomm sebagai wadah untuk bertukar informasi dan aspirasi tentang kegiatan penjualan, termasuk update product oleh principal (pemilik merk) produk produk yang dijual oleh PT. Aliansi Sakti. Sales meeting ini dilaksanakan setiap 2 minggu sekali (2 kali dalam sebulan). Biasanya diadakan di hari senin minggu kedua dan hari senin minggu keempat dari bulan berjalan. Kegiatan ini dimulai pada pukul 9 pagi dan akan berakhir pada pukul 11 siang diikuti dengan dimulainya acara berikutnya yaitu ramah tamah yang akan dibahas pada bagian selanjutnya.

13

Wawancara dengan bapak Farid, dilaksanakan pada tanggal 13 Juli 2017 pukul 09.00 WIB berlokasi di ruangan IT Bunda Mulia International School Ancol 14 Wawancara dengan ibu Yunita Swasti pada tanggal 6 Juli 2017 pukul 15.00 WIB berloaksi di gerai Starbucks Food Centrum Kemayoran


60

Kegiatan

ini

dilakukan

untuk

mengeleminir

kemungkinan

adanya

miskomunikasi antara divisi divisi yang terkait dalam proses sales dan marketing dan mempererat hubungan antara divisi divisi tersebut. Hal ini diperlukan karena dengan aktivitas yang kebanyakan berada di luar kantor, karyawan dari divisi divisi tersebut jarang bertemu muka. Terutama divisi sales dan presales yang lebih banyak menghabiskan waktu kerjanya dengan menemui client. Sebelum mulai diimplementasikan kegiatan sales meeting secara rutin, sering terjadi miskomunikasi antara divisi divisi yang terlibat dalam kegiatan sales

dan

marketing.

Seperti

yang sebelumnya

beberapa

kali

terjadi

miskomunikasi antara personil sales dan personil presales yang berakibat simpang siurnya informasi yang diterima client tentang spesifikasi teknis perangkat dan BoQ (Bill of Quantity) yang berpengaruh pada anggaran yang diperlukan. Untuk itulah manajemen memandang perlunya suatu kegiatan yang mengharuskan seluruh karyawan divisi sales, presales, dan marketing untuk duduk bersama dan bertukar informasi maupun aspirasi. Kegiatan sales meeting ini dilakukan di ruang meeting utama kantor PT. Aliansi Sakti di Sunter. Ruang meting utama dipilih karena disitu adalah ruangan paling besar yang bisa menampung seluruh karyawan divisi sales, divisi presales, dan divisi marketing dan dilengkapi perangkat audio visual yang bisa memudahkan penggunaan proyektor untuk presentasi.Dan pada perkembangannya


61

kegiatan sales meeting juga diisi dengan product update berupa

pengenalan

produk baru maupun update produk lama oleh principal. Kegiatan sales meeting ini bersifat wajib diikuti oleh seluruh karyawan divisi sales, divisi presales, dan divisi marketing. Selain para karyawan divisi tersebut, sales meeting juga akan dihadiri oleh CEO dan manager Finance. Pada tanggal yang telah ditentukan, para karyawan sales dan presales yang biasanya berada diluar kantor diharuskan mengosongkan jadwal pada pukul 9 pagi sampai pukul 12 siang. Pelaksanaan sales meeting adalah tugas dari divisi marcomm karena divisi tersebut adalah yang bertanggung jawab atas kegiatan employee relations. Seminggu sebelum tanggal yang ditentukan untuk sales meeting, manager marcomm akan mengirimkan email blast meeting invitation kepada seluruh karyawan divisi sales , divisi presales, dan divisi marcomm. Pada email itu diinformasikan tanggal pelaksanaan sales meeting dan agenda kegiatan, yaitu apa saja yang akan dibahas pada sales meeting tersebut. Pada hari pelaksanaan sales meeting, marcomm berkoordinasi dengan divisi Support yang akan menugaskan karyawannya dalam hal ini para OB untuk menyiapkan ruangan dan menyiapkan snack dan minuman untuk dikonsumsi peserta sales meeting. Acara dimulai dengan pembukaan oleh manager marcomm yang akan menginformasikan agenda apa saja yang akan dibahas pada sales meeting hari itu. Agenda sales meeting pada umumnya adalah presentasi oleh salah satu karyawan


62

divisi sales atau presales yang telah diatur gilirannya untuk mempresentasikan project yang sedang ditangani, atau presentasi ini diberikan alokasi waktu selama maksimum 30 menit. Kemudian dilanjutkan dengan sesi berbagi informasi dari manajemen untuk divisi sales dan presales dan sebaliknya, dari karyawan disvisi sales dan presales kepada manajemen yang diwakili oleh CEO dan manager Finance. Pada sesi sharing ini, para karyawan sales dan presales diberikan waktu unutk menyampaikan aspirasinya kepada sesama karyawan maupun kepada manajemen. Pada sesi ini pula pihak manajemen (biasanya CEO) memberikan pesan pesan dan arahannya terutama dalam penanganan project yang sedang berjalan. Setelah sesi sharing berakhir, barulah acara diisi dengan sesi terakhir yaitu presentasi yang dibawakan oleh tamu yaitu personil dari principal (pemegang hak jual perangkat merk tertentu di Indonesia) atau partner supplier. Presentasi tamu ini biasanya berupa product update. Product update adalah informasi tentang pembaruan pada produk yang sudah ada ataupun informasi tentang produk baru yang disupply oleh principal atau partner tersebut. Pada sesi ini biasanya juga ada demo perangkat yang dibawa oleh presenter. Ramah tamah Ramah tamah adalah kegiatan semacam employee gathering yang dilaksanakan sebulan sekali di PT. Aliansi Sakti. Kegiatan ini dilaksanakan untuk


63

bertukar informasi dan aspirasi dari seluruh karyawan mulai dari tingkatan Board of Directors sampai dengan OB dan pengemudi. Kegiatan ini dilaksanakan di ruang meeting utama kantor PT. Aliansi Sakti di Sunter karena seperti sales meeting, ramah tamah membutuhkan lokasi yang cukup luas untuk menampung seluruh karyawan PT. Aliansi Sakti. Ramah tamah diadakan pada minggu keempat bulan berjalan (di hari yang sama dengan kegiatan sales meeting) dan dimulai pada pukul 11 siang sampai pukul 12 ketika acara diakhiri dengan makan bersama seluruh karyawan dan jajaran manajemen PT. Aliansi Sakti. Kegiatan ini diperlukan karena tidak ada wadah lain untuk mengakomodir pertukaran aspirasi dan informasi antar seluruh karyawan dari semua level dalam suasana yang seimbang dan informal. Sebelum mulai diadakannya kegiatan ramah tamah ini secara reguler, sering terjadi miskomunikasi dan kesalahpahaman yang terjadi dalam hal pelaksanaan tugas sehari hari. Hal ini disebabkan karena kurangnya komunikasi antar divisi yang dijalankan secara langsung dan terbuka sehingga yang terjadi adalah banyaknya kesalahpahaman karena informasi tidak sampai dengan semestinya. Seperti misalnya antara karyawan divisi presales dengan divisi Support, miskomunikasi yang terjadi mengakibatkan delivery perangkat kepada customer terganggu jadwalnya karena divisi Support adalah divisi yang bertanggung jawab untuk penggunaan pengemudi dan mobil perusahaan yang akan digunakan untuk


64

mengantarkan perangkat kepada client, baik itu pengantaran perangkat baru, maupun perangkat demo untuk kegiata POC (Proof Of Concept). Contoh lain adalah ketika terjadi kesalahpahaman antara divisi sales dan divisi technical serta divisi gudang. Yang terjadi adalah kekecewaan pelanggan karena perangkat yang datang dan diinstall tidak sesuai dengan pesanan yang telah diberikan kepada sales. Kegiatan ramah tamah bersifat wajib dan harus diikuti oleh seluruh karyawan dan manajemen / Board of Director PT. Aliansi Sakti tanpa kecuali. Jadi seluruh anggota perusahaan dari CEO, manager, sampai dengan OB dan messenger diharuskan mengikuti acara ini. Seminggu sebelum ramah tamah dilaksanakan, manager marcomm akan mengirim reminder berupa email blast kepada seluruh karyawan dan BoD PT. Aliansi Sakti. Dalam kurun waktu seminggu ini biasanya pihak marcomm akan mulai berkoordinasi dengan manager divisi Support untuk kelancaran pelaksanaan acara. Salah satunya adalah penentuan menu makan siang untuk makan bersama, dimana harus dibeli atau dipesan. Pada hari pelaksanaan, acara akan dimulai setelah sales meeting kedua pada bulan tersebut berakhir. Salah satu karyawan sales atau marcomm menelepon ke tiap

ruangan

divisi

lain

termasuk

ke

extension

resepsionis

untuk

menginformasikan bahwa acara ramah tamah akan dimulai. Acara

dimulai

dengan

pembukaan

oleh

manager

Marcomm,

menginformasikan agenda apa saja yang akan dibahas pada ramah tamah kali ini.


65

Biasanya agenda pertama adalah pesan pesan dan arahan dari manajemen untuk para karyawan. Agenda selanjutnya adalah berbagi informasi dan aspirasi atau unek unek yang disampaikan dalam suasana yang cair dan informal. Penyampaian aspirasi ini boleh dilakukan oleh setiap karyawan dan boleh pula direspon langsung oleh karyawan lain. Dengan ini akan terjadi keakraban karena aspirasi atau unek unek bisa disampaikan langsung kepada yang bersangkutan dan direspon secara langsung pula oleh yang bersangkutan. Seperti contohnya yang pernah terjadi pada ramah tamah bulan November 2016 adalah karyawan OB yang juga bertugas sebagai petugas parkir mengutarakan protesnya kepada salah satu BoD yang selalu memarkirkan kendaraannya dalam posisi miring atau menutup kendaraan lain dan tidak meninggalkan kunci mobilnya di resepsionis. Hal ini menunjukan bahwa penyampaian aspirasi dalam acara ini bisa dilakukan oleh siapa saja kepada siapa saja. Acara sharing ini disusul dengan pengumuman tentang berita karyawan seperti misalnya berita kelahiran, atau info karyawan sakit, atau duka cita. Pada sesi ini juga ada pemberian ucapan selamat ulang tahun bagi karyawan yang berulang tahun pada bulan tersebut dan perkenalan karyawan baru. Agenda terakhir adalah makan siang bersama yang diikuti seluruh karyawan dan manajemen. Makan siang juga dilakukan di ruang yagn sama sehingga para peserta kegiatan bisa makan sambil mengobrol dalam suasana yang santai kepada


66

siapa saja, yang mungkin karena perbedaan tugas, menjadi jarang bertemu langsung. Office outing Office outing adalah kegiatan berkumpul bersama yang ditujukan bagi selruh karyawan dan manajemen perusahaan yang di kemas dalam acara rekreasi dan di lakukan dalam suasana yang menyenangkan dan disisipkan dengan beberapa bentuk games (outbound, paintball, rafting, dan lain lain) yang di sesuaikan dengan kegiatan program wisata yang bertujuan untuk membangun keakraban, kebersamaan antar individu. Office outing di PT. Aliansi Sakti dilaksanakan sekali dalam setahun. Pada tahun 2016 office outing PT. Aliansi Sakti diadakan pada tanggal 22-25 September 2016. Para peserta berangkat dengan menggunakan transportasi kereta api pada tanggal 22 September 2016, dan kembali ke Jakarta pada tanggal 25 September 2016 dengan menggunakan transportasi pesawat. Office outing tahun 2016 dilaksanakan di Jawa Tengah tepatnya kota Semarang dan Solo. Kegiatan office outing diadakan untuk sarana refreshing bagi karyawan PT. Aliansi Sakti sebagai perusahaan dengan tingkat tekanan tinggi. Tekanan tinggi disini dimaksudkan sebagai persaingan yang makin ketat, tuntutan pelayanan maksimal kepada masyarakat, dan proses update teknologi yang cepat tanpa henti membuat karyawan berada dalam tekanan atau tingkat stress yang tinggi pula.


67

Untuk itu perusahaan mengadakan acara office outing yang dimaksudkan untuk : 1. Membentuk team work yang solid Seperti perusahaan lain, PT. Aliansi Sakti juga mengalami restrukturisasi (promosi / mutasi jabatan, pensiun, karyawan pindah kerja, dll) sehingga lingkungan kerja yang sebelumnya sudah berjalan kondusif pastinya memerlukan team work baru yang solid. Bila sudah demikian maka kegiatan gathering atau outing perlu untuk di lakukan. 2. Mempererat hubungan antar karyawan Perusahaan terdiri dari cukup banyak orang, dengan jumlah orang sebanyak itu, maka hubungan antar karyawan tidak selalu dalam keadaan baik. Bisa jadi itu tidak berbentuk konflik, tapi sekadar pengelompokan antar karyawan. Agar kondisi ini tidak memperburuk efisiensi dan efektifitas kerja maka perusahaan perlu memecah lingkaran – lingkaran ini sehingga terjalin relasi baru yang lebih terbuka antar karyawan. 3. Memperbaiki konflik dan friksi Hampir tidak ada perusahaan atau instansi yang steril dari konflik dan friksi, begitu pula di PT. Aliansi Sakti. Kompetisi yang tinggi, kesenjangan penghasilan, dan lain lain pasti menimbulkan friksi dan konflik yang salah satu solusi untuk mengatasinya adaah melakukan kegiatan outing ini. 4. Sarana rekreasi


68

Rekreasi adalah hal yang dibutuhkan para karyawan sebagai sarana untuk sejenak beristirahat dari rutinitas pekerjaan, memberi kesempatan kepada otak untuk penyegaran dan memikirkan solusi solusi baru untuk masalah yang sedang dihadapi

Kegiatan office outing tahun 2016 diikuti oleh seluruh karyawan PT. Aliansi Sakti kecuali karyawan yang sedang terlibat langsung pada suatu project atau karyawan yang bertugas sebagai EOS (Engineer On Site) yang ditempatkan di kantor client. Sayangnya, banyak karyawan dari divisi sales dan presales yang berhalangan untuk mengikuti kegiatan ini dikarenakan masa persiapan yang terlalu singkat dan sosialisasi kegiatan yang hanya melalui email blast menyebabkan banyak karyawan divisi sales yang tidak aware sehingga tidak mengikuti voting tentang tanggal dan lokasi kegiatan dikarenakan tugas mereka yang menuntu waktu lebih banyak untuk mengunjungi client dan jarang memeriksa email internal apalagi email blast yang biasanya hanya berisi reminder meeting. Akhirnya, banyak karyawan divisi sales yang berhalangan mengikuti kegiatan office outing karena sudah ada agenda lain pada tanggal yang sama dengan kegiatan ini atau alasan lokasi yang terlalu jauh. Rangkaian kegiatan office outing tahun 2016 dimulai sejak masa persiapan. Pada bulan Agustus 2016 telah disebarkan kuesioner melalu email blast kepada seluruh karyawan PT. Aliansi Sakti untuk memilih salah satu dari beberapa opsi tanggal pelaksanaan, kegiatan yang akan dilakukan, dan lokasi outing. Opsinya


69

sendiri ditentukan oleh divisi marcomm yang berkoordinasi dengan manajemen. Dari kuesioner ini diambil suara terbanyak bagi tiap tiap item yang diberikan pilihan. Hasil pemungutan suara dari kuesioner digunakan untuk menentukan tanggal pelaksanaan yaitu tanggal 22 September 2016 sampai dengan tanggal 25 September 2016, Lokasi di Semarang dan Solo, dengan agenda kegiatan city tour di Semarang dan Solo, mengunjungi tempat wisata di dalam kota, dan kegiatan outbound. Sedangkan pemilihan transportasi dan hotel dilakukan oleh divisi Marcomm dengan persetujuan dari BoD. Diputuskan hotel tempat menginap di Semarang adalah hotel Novotel Semarang, dan tempat menginap di Solo sekaligus tempat kegiatan outbound adalah hotel Jawa Dwipa di daerah Tawangmangu, Jawa Tengah. Transportasi yang akan digunakan adalah kereta api Argo Muria dan penerbangan yang akan digunakan untuk kembali ke Jakarta adalah Nam Air. Pada hari keberangkatan yaitu tanggal 22 September 2016, seluruh peserta berkumpul pada jam 6 pagi di Stasiun Gambir untuk bersiap siap check in dan berangkat dengan kereta api Argo Muria yang dijadwalkan berangkat jam 7 pagi. Rombongan sampai di stasiun Semarang Tawang pada pukul 13.30 dan langsung menuju hotel Novotel Semarang untuk check in dan makan siang bersama di restoran hotel. Pada hari pertama ini acara bebas. Hari kedua yaitu tanggal 23 September 2016 rombongan mengadakan city tour mengunjungi beberapa landmark di kota Semarang seperti Lawang Sewu, Gereja Blenduk, Klenteng Sam Poo Kong, Wihara Watu Gong, kawasan oleh oleh


70

Jl. Pandanaran, dan diakhiri dengan menuju kota Solo dan check in di hotel Jawa Dwipa di kawasan Tawangmangu. Pada hari ketiga tanggal 24 September 2016, acara dimulai dengan sarapoan bersama di restoran hotel lalu city tour mengunjungi landmark kota Solo seperti istana Mangkunegaran dan pasar antik Triwindu. Pada sore hari, diadakan kegiatan outbound ringan yang diikuti oleh peserta outing di kawasan hotel Jawa Dwipa. Hari keempat diisi dengan acara bebas pada pagi hari dan menuju bandara Adisumarmo untuk kembali ke Jakarta dengan pesawat Nam Air penerbangan pukul 11 siang. Year End Dinner Year End Dinner adalah kegiatan makan bersama yang dilaksanakan sekali dalam setahun menjelang akhir Desember tahun tersebut. Kegiatan ini dimaksudkan untuk menambah rasa kebersamaan seluruh karyawan dan management dengan acara makan malam bersama dan hiburan. Year End Dinner tahun 2016 dilaksanakan pada hari Jumat tanggal 16 Desember 2016 mulai pukul 19.00 WIB. Tanggal ini dipilih atas pertimbangan pada minggu terakhir bulan Desember, banyak karyawan yang cuti untuk merayakan Natal. Acara Year End Dinner diadakan di Red Crystal Restaurant yang berlokasi di Jl. Danau Sunter Selatan Blok O III No.59, Sunter Jaya, Tanjung Priok, RT.10/RW.11, Sunter Jaya, Tj. Priok, Jakarta Utara tidak jauh dari kantor PT. Aliansi Sakti. Lokasi ini dipilih karena cukup dekat dengan lokasi kantor dan


71

sudah sering dikunjungi para karyawan ketika makan siang. Selain itu restoran ini juga mempunyai fasilitas semacam aula yang bisa disewa untuk acara perusahaan atau organisasi lengkap dengan perangkat audio visual, dan menu yang cukup beragam. Acara ini sifatnya wajib untuk diikuti seluruh karyawan dan manajemen PT. Aliansi Sakti. Pada acara Year End Dinner 2016 kali ini, ada beberapa karyawan yang berhalangan hadir karena sedang sakit atau sedang terlibat dalam suatu project yang membutuhkan kehadiran mereka di tempat client pada saat itu. Year End Dinner ini dipandang perlu oleh manajemen sebagai acara informal yang bertujuan menambah keakraban seluruh anggota perusahaan, sekaligus sebagai ajang untuk refleksi perjalanan perusahaan selama setahun. Diharapkan dari refleksi tersebut para karyawan bisa mengambil pelajaran dari apa yang telah dilalui bersama, baik yang bersifat positif seperti project project besar yang terselesaikan, atau deal dengan partner baru, bisa juga dari yang bersifat negatif seperti konfrontasi antar divisi, atau project yang karena satu dan lain hal gagal berjalan. Kegiatan ini direncanakan sejak bulan Oktober 2016. Saat itu Marcomm mengadakan meeting bersama beberapa perwakilan dari divisi lain untuk merencanakan teknis acara yang akan dijalankan. Disepakati dalam beberapa meeting, acara akan dilakukan pada tanggal 16 Desember 2016 di Red Crystal restaurant di danau Sunter.


72

Lalu disepakati tema acara adalah colorful party, para karyawan diharuskan mengenakan baju dengan warna yang sama untuk masing masing divisi. Pemilihan warna divisi diadakan dengan cara undian dengan hasil sebagai berikut: 1. Hijau untuk karyawan divisi Technical 2. Biru untuk karyawan divisi Presales 3. Merah untuk karyawan divisi Finance 4. Ungu untuk karyawan divisi Sales dan Marcomm 5. Kuning untuk divisi Support & GA 6. Orange untuk BoD 7. Karyawan yang salah mengenakan warna baju akan diberikan hukuman kejutan yang bersifat menghibur

Selain itu, setiap karyawan yang mengikuti acara diharuskan membawa kado berupa benda apa saja yang berharga minimal Rp.35.000,- dan dibungkus dengan kertas Koran untuk keperluan tukar kado di akhir acara. Diadakan juga lomba video Aliansi Sakti mannequin challenge per divisi yang nanti akan dishare di halaman facebook perusahaan untuk berkompetisi mendapatkan like terbanyak. Pemenangnya akan diumumkan di acara Year End Dinner. Pada hari pelaksanaan acara yaitu tanggal 16 Desember 2016, panitia yang terdiri dari karyawan divisi Marcomm dibantu beberapa karyawan divisi lain sudah berada di lokasi acara sejak siang hari untuk mempersiapkan dekorasi ruangan.


73

Peserta acara mulai berdatangan di lokasi setelah waktu maghrib sekitar pukul 18.00 dimulai dengan registrasi peserta dan mengumpulkan kado masing masing di meja panitia. Acara dimulai dengan pembukaan dari manager Marcomm, ucapan terima kasih atas kehadiran pada acara Year End Dinner kali ini. Dilanjutkan dengan sambutan dari CEO yang disampaikan dalam suasana informal sambil menikmati makan malam. Dalam sambutannya CEO menyampaikan pencapaian penjualan perusahaan pada tahun 2016 yang walaupun belum memenuhi target, tapi sudah cukup

bagus

dibandingkan

pencapaian

tahun

sebelumnya.

CEO

juga

menyampaikan besaran insentif bonus tahunan yang akan diterima para karyawan pada tahun 2017 hasil dari penjualan 2016. Sambutan CEO ini ditutup dengan doa bersama. Pada acara utama yaitu hiburan, diadakan beberapa games ringan yang diikuti oleh seluruh peserta acara. Pada sesi ini juga diadakan hukuman bagi beberapa peserta yang warna pakaian yang dikenakan tidak sesuai dresscode divisi. Satu karyawan divisi sales, satu karyawan dari divisi presales, dan CEO sebagai salah satu BoD dijatuhi hukuman karena warna baju yang dipakai tidak sesuai dresscode. Hukuman berupa menari mengikuti lagu yang dipilih acak oleh panitia. Setelah sesi hukuman, diumumkan pemenang lomba Aliansi Sakti mannequin challenge yang diraih oleh divisi presales dengan hadiah berupa voucher belanja senilai Rp.2.000.000,- yang akhirnya dibagi rata untuk semua


74

karyawan divisi presales. Setelah itu diadakan acara pengundian doorprize berupa beberapa paket voucher belanja dengan berbagai nilai nominal. Acara diakhiri dengan tukar kado yang diundi secara acak oleh panitia untuk menghindari peserta mendapatkan kado dari dirinya sendiri.

Kickoff meeting Kickoff meeting adalah pertemuan yang diikuti oleh seluruh karyawan perusahaan termasuk BoD (Board of Directors) dan segenap office Support (Pengemudi dan Office Boy). Pertemuan ini diadakan di awal tahun dan bertujuan untuk memberi semangat kepada seluruh karyawan untuk bekerja lebih baik di tahun yang dihadapi. Kickoff meeting PT. Aliansi Sakti tahun 2017 diadakan pada tanggal 21 Februari 2017 dan direncanakan dimulai pada pukul 9 pagi sampai dengan jam 2 siang setelah makan siang bersama. Pada pelaksanaannya, pada hari tersebut terjadi banjir di beberapa lokasi di Jakarta, menyebabkan acara baru dimulai pada pukul 11.00 karena hampir seluruh peserta acara terjebak kemacetan lalu lintas yang luar biasa untuk menuju ke lokasi. Kegiatan kickoff meeting ini diselenggarakan di hotel Grand Mercure Kemayoran. Yang berlokasi di Jl. H Benyamin Sueb Kav B6, Superblok Mega Kemayoran, Kota Baru Bandar Kemayoran, RW.10, Gunung Sahari Selatan, RW.10, Gn. Sahari Sel., Kemayoran, Kota Jakarta Pusat. Lokasi ini dipilih karena tidak jauh dari lokasi kantor PT. Aliansi Sakti.


75

Seluruh karyawan dan manajemen mengikuti acara ini kecuali satu karyawan divisi technical yang sedang cuti untuk urusan keluarga. Kickoff meeting PT. Aliansi Sakti merupakan rapat awal tahun dengan tujuan untuk menyamakan presepsi diantara semua pihak pada perusahaan dalam hal ini seluruh karyawan dan manajemen. Kickoff Meeting bisa dianggap sebagai kesempatan untuk menyelaraskan nada (set the tone) seluruh karyawan untuk menghadapi tantangan pada tahun 2017 yang akan dijalani. Analoginya seperti suatu pertunjukan paduan suara atau koor. Sebelum suatu pertunjukan koor / paduan suara dimulai, dirijen atau pemimpin koor selalu menyamakan nada dasar (set the tone) terlebih dahulu, misalnya dengan menggunakan garpu tala. Penyamaan nada dasar ini dimaksudkan agar semua komponen koor termasuk penyanyi-nya (sopran, mezosopran, alto, tenor, bariton dan bas) maupun pengiring-nya (organis, pianis atau lainnya) mempunyai referensi nada yang sama dalam menyanyi. Penyelarasan nada akan membuat pertunjukan berlangsung lancar dan indah. Pelaksanaan kegiatan pada perusahaan juga perlu adanya proses set the tone ini, yaitu melalui Kickoff Meeting. Dalam Kickoff Meeting, semua hal yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dan pelaksanaan tugas masing masing divisi dibahas dan dijelaskan. Sama seperti paduan suara atau koor, keselarasan yang dihasilkan diharapkan akan membuat perjalanan perusahaan di tahun 2017 ini lancar dengan hambatan seminimal mungkin. Secara umum, maksud dilaksanakannya Kickoff meeting adalah:


76

1. Untuk menyatakan bahwa tahun fiscal 2017 telah dimulai. 2. Menyampaikan secara ringkas target perusahaan dan peran atau tanggung jawab setiap pihak dalam pencapaian target tersebut. 3. Mengklarifikasi harapan setiap pihak yang berperan dalam perusahaan yaitu seluruh karyawan dan jajaran manajemen. 4. Membentuk

dan menumbuhkan komitmen bersama dalam

mencapai target. Acara kickoff meeting ini direncanakan sejak bulan Desember 2016. Pada saat itu divisi Marcomm mendapatkan perintah dari BoD untuk melaksanakan kickoff meeting awal tahun 2017. Kemudian divisi marcomm mengadakan rapat internal untuk menentukan pilihan lokasi dan waktu pelaksanaan acara kickoff meeting untuk mendapatkan persetujuan dari BoD. Pada hari pelaksanaannya yaitu tanggal 21 Februari 2017, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, acara mengalami kemunduran jadwal karena adanya banjir di beberapa titik di kota Jakarta yang menyebabkan kemacetan parah. Para karyawan yang akan mengikuti acara baru sampai di lokasi sejak pukul 11 ketika acara diputukan untuk dimulai. Seperti acara perusahaan yang lain, acara dimulai dengan pembukaan oleh manager Marcomm. Setelah pembukaan, adalah sesi sambutan dari CEO yang menyampaikan pesan pesannya, harapan bagi perusahaan, dan juga target yang harus dicapai di tahun 2017 ini. Dalam sesi ini CEO juga menyampaikan beberapa informasi lain seperti perubahan struktur organisasi karena ada rotasi dan promosi karyawan.


77

Setelah sesi sambutan CEO, sesi berikutnya adalah pemberian reward kepada karyawan yang berprestasi. Penilaian prestasi ini dilakukan dengan meneliti hasil kuesioner kinerja karyawan yang telah disebarkan cross division (misalnya kuesioner untuk kinerja karyawan divisi Support, disebarkan kepada seluruh karyawan yang berada dalam divisi selain divisi Support. Begitu juga dengan divisi divisi lain) selama seminggu sebelumnya. Acara dilanjutkan dengan ceramah motivasi dari pembicara tamu yaitu bapak Agus Setiadi dari Kampoeng Kidz Learning Center Batu, Malang. Dalam kesempatan kali ini pak Agus menyampaikan ceramahnya tentang bagaimana memotivasi diri sendiri dan menumbuhkan semangat sense of belonging dan sense of ownership yang akan membuat para karyawan merasa bahwa bekerja di PT. Aliansi Sakti adalah untuk kepuasan diri dan aktualisasi diri, dengan begitu para karyawan tidak akan merasa terbebani dan bisa melaksanakan tugasnya dengan semangat yang baik. Kegiatan Kickoff Meeting ini ditutup setelah ceramah motivasi dari pembicara tamu selesai dengan doa bersama seluruh peserta acara dan makan siang bersama di restoran hotel. 4.3 pembahasan PT. Aliansi Sakti adalah perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan solusi IT khususnya audio video conference, data security, dan bandwith management. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1999 sebagai perusahaan yang


78

bergerak di bidang penyediaan layanan telecommunication system integrator, berfokus pada penyediaan solusi untuk audio video conferencing dan networking. Dalam mempertahankan konsumennya, PT. Aliansi Sakti berusaha menjalin interaksi serta komunikasi yang baik dengan public target marketnya. Dengan adanya hubungan ini, maka peran Public Relation menjadi vital bagi perusahaan. Keberadaan Public relations dinilai penting bagi perusahaan karena berperan sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan publik, baik publik internal maupun publik eksternal sehingga bisa menciptakan hubungan yang harmonis. Dalam

mendapatkan

dan

mempertahankan

konsumen

serta

mutu

pelayanan, sangat diperlukan adanya manajemen dan organisasi yang solid didalamnya. Manajemen dan organisasi dapat merupakan satu kesatuan yang utuh, dimana yang satu tidak dapat dipisahkan dari lainnya maka dari itu Public relations memiliki arti yang penting dalam sebuah perusahaan yaitu sebagai sumber informasi yang mampu menjembatani antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan publik, baik publik internal maupun eksternal. Walaupun manajemen PT. Aliansi Sakti menyadari pentingnya public relations bagi perusahaan, tapi dengan pertimbangan ukuran perusahaan dan jumlah karyawan, maka pihak manajemen memutuskan bahwa tugas tugas public relations akan ditangani dan menjadi tanggung jawab dari departemen Marcomm – Corcomm.


79

Seperti halnya perusahaan lain, PT. Aliansi Sakti juga berusaha untuk menjalin hubungan yang baik dengan atasan dan bawahan serta seluruh karyawan yang ada, maka dibutuhkan pembinaan hubungan yang harmonis dan dinamis pula agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai. Komponen sumber daya manusia yang handal dan berkualitas serta memiliki dedikasi yang tinggi terhadap sebuah perusahaan merupakan hal yang diharapkan dan dicari perusahaan dalam mewujudkan tujuan dan harapan perusahaan sesuai dengan visi misi perusahaan. Seperti fungsi komunikasi internal menurut Jefkins 15 yaitu mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar Manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh karyawan. Kutipannya sebagai berikut : “Komunikasi internal (lebih lanjut disebut sebagai komunikasi pegawai atau employee relations), memiliki tiga bentuk. Yang pertama adalah komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada karyawan. Kedua adalah komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang berlangsung dari karyawan kepada atasannya. Ketiga adalah komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang berlangsung antar sesama pegawai”.

Seperti pendapat Wursanto16 tujuan dari employee relations adalah sebagai berikut: a. Untuk mendapatkan saling pengertian antar pegawai ataupun antara pimpinan dengan semua pegawai dalam sebuah organisasi.

15 16

Jefkins, Frank .2003, Public relations. Jakarta; Penerbit Erlangga : 172 Wursanto, Ig. Drs. 1987. Etika Komunikasi Kantor, Yogyakarta ; Kanisius : 186


80

b. Mendapatkan data-data yang lengkap tentang sikap dan tingkah laku pegawai. Data ini diperlukan dalam rangka pembinaan, pengorganisasian, kerjasama, koordinasi, dan evaluasi terhadap pegawai. c. Menciptakan kerjasama yang serasi antara pegawai. d. Menanamkan rasa damai kepada pegawai. e. Menanamkan rasa sukses kepada pegawai sehingga mereka merasa diberi kesempatan untuk maju dalam mengembangkan kariernya. f. Menanamkan loyalitas para pegawai. g. Menanamkan rasa tanggung jawab kepada para pegawai. h. Menciptakan adanya semangat kerja yang tinggi. Kegiatan employee relations dalam perusahaan dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk kegiatan dengan tujuan membentuk iklim komunikasi organisasi yang positif. Untuk membina hubungan yang harmonis dan iklim komunikasi organisasi yang positif ini diadakanlah program employee relations yang meliputi kegiatan standar seperti pendapat dari Djaja17, yaitu : 1. Penempatan dan pemindahan karyawan 2. Penerimaan pegawai baru 3. Kenaikan pangkat dan kondite karyawan 4. Pemutusan kerja 5. Pensiun dan jaminan sosial 17

Djaja, Danan. 1985. Peranan Humas dalam Perusahaan. Bandung : Alumni. Halaman 95


81

Selain kegiatan kegiatan diatas, PT. Aliansi Sakti juga melaksanakan beberapa kegiatan lain yang diteliti sebagai berikut: 1. Sales meeting Sales meeting adalah meeting yang harus diikuti seluruh divisi sales, presales, dan marcomm sebagai wadah untuk bertukar informasi dan aspirasi tentang kegiatan penjualan. Sales meeting diadakan setiap dua minggu sekali. Kegiatan ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya miskomunikasi antara karyawan dari divisi divisi yang berhubungan dengan penjualan dan pemasaran. Menurut informasi dari narasumber, sebelum kegiatan sales meeting ini diadakan secara regular, sering terjadi miskomunikasi antar karyawan yang terlibat dalam kegiatan penjualan dan pemasaran. Miskomunikasi umumnya terjadi karena para karyawan divisi sales dan presales jarang bertemu muka dan intensitas komunikasi lewat chat maupun email terhitung rendah karena kesibukan diluar kantor. Miskomunikasi yang terjadi pada karyawan yang terlibat dalam kegiatan penjualan dan pemasaran akan mempunyai imbas yang dapat dirasakan langsung oleh client. Dan hal ini akan mempengaruhi kepuasan client. Untuk itulah manajemen memandang perlunya kegiatan sales meeting diadakan secara regular. Hal ini sejalan dengan definisi komunikasi organisasi dari Goldhaber 18 dalam bukunya “Organizational Communication” yaitu :

18

Goldhaber, Gerald M. 1986. Organizational Communication. Wisconsin : Brown & Benchmark. Halaman 4


82

“komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah”. Pada akhirnya, kegiatan sales meeting selain berguna sebagai ajang memperbaiki komunikasi dan mempererat hubungan antar karyawan divisi sales presales dan marcomm, juga digunakan sebagai ajang untuk para partner atau principal menyampaikan product update.

2. Ramah tamah Seperti pendapat Rosady 19 yang menyatakan bahwa Pengertian humas sebagai fungsi yang melekat pada manajemen organisasi, tujuan utamanya adalah membentuk

goodwill,

toleransi,

kerjasama,

saling

mempercayai,

saling

pengertian, dan saling menghargai serta untuk membentuk opini publik yang positif berdasarkan prinsip-prinsip hubungan yang harmonis, baik hubungan ke dalam (internal relations) maupun ke luar (external relations), maka diadakanlah kegiatan ramah tamah ini. Maksud dari kegiatan ini kurang lebih sama dengan sales meeting, yaitu mempererat hubungan dan menambah keakraban antar karyawan, perbedaannya dengan sales meeting adalah, kegiatan ini diikuti oleh seluruh karyawan dan manajemen, tidak hanya karyawan divisi sales, presales dan marcomm saja. Kegiatan ini memungkinkan seluruh karyawan dan manajemen PT. Aliansi Sakti untuk berinteraksi dalam situasi yang informal dan setara, karena pada

19

Rosady, Ruslan. 1999, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta. Halaman 31


83

kegiatan ini siapapun diperbolehkan menyampaikan aspirasi yang ditujukan kepada siapapun. Situasi informal ini membuat seluruh karyawan merasa tidak perlu malu atau takut untuk menyampaikan aspirasi mereka sehingga menghindari terjadinya konflik atau friksi yang dapat mengganggu jalannya pekerjaan sehari hari. Karena tugas para karyawan sehari hari selalu akan berhubungan dengan karyawan lain, termasuk diantaranya tugas harian departemen marcomm / corcomm seperti pendapat dari Moore 20 , koordinasi yang erat antara seksi hubungan karyawan dengan seluruh staf serta bagian pelaksanaan organisasi adalah penting. Acara juga dilengkapi dengan ucapan selamat ulang tahun bagi karyawan yang berulang tahun bulan itu, ucapan duka cita, maupun ucapan syukur atas kelahiran anak dari karyawan. Hal ini akan menambah keakraban antar karyawan. Acara ramah tamah akan diakhiri dengan makan siang bersama dalam suasana yang santai.

3. Office outing Kegiatan ini fungsi utamanya adalah sebagai sarana rekreasi dan melepas kepenatan bagi para karyawan, karena rutinitas yang terus menerus dilakukan tanpa jeda akan berakibat buruk pada karyawan, misalnya kebosanan karena pekerjaan terasa monoton.

20

Moore, Frazier. 2005. Humas: Membangun Citra Dengan Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya. : 347


84

Sejalan dengan teori Hasibuan

21

mengungkapkan bahwa “Kinerja

merupakan gabungan tiga faktor penting, yaitu kemampuan dan minat seorang pekerja, kemampuan dan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas dan peran serta tingkat motivasi pekerja”. Salah satu komponen kinerja karyawan adalah tingkat motivasi yang baik.. Sedangkan manfaat lain seperti menambah keakraban, mempererat hubungan kerjasama, dan sebagainya difasilitasi oleh kegiatan outbond yang dilakukan di lokasi acara, dalam hal ini hotel Jawa Dwipa di daerah Tawangmangu. Proses perencanaan kegiatan ini, yaitu pemilihan lokasi dan waktu kegiatan, melibatkan seluruh karyawan PT. Aliansi Sakti dengan cara mengisi kuesioner yang disebarkan oleh Marcomm. Dengan begitu bisa dicapai kesepakatan bahwa suara terbanyaklah yang akan dipilih.

4. Year End Dinner Kegiatan makan malam bersama yang diikuti seluruh karyawan perusahaan dan dilaksanakan sekali dalam setahun menjelang akhir Desember tahun tersebut. Pada periode penelitian, Year End Dinner PT. Aliansi Sakti tahun 2016 dilaksanakan pada tanggal 16 Desember 2016 di restoran Red Crystal yang berlokasi di daerah danau Sunter. Tujuan utama acara Year End Dinner ini adalah sebagai ajang refleksi perjalanan perusahaan selama setahun. Mana saja target yang tercapai, mana yang 21

Hasibuan, Malayu S. P. 2006, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi. : Jakarta. Bumi Aksara. Halaman 94


85

tidak. Apa saja permasalahan yang dilalui selama tahun 2016, dan bagaimana penyelesaiannya untuk dijadikan pengalaman berharga yang bisa digunakan untuk menghadapi situasi sejenis di masa yang akan datang. Acara ini juga diisi dengan sesi hiburan yang diisi dengan berbagai games yang menambah keakraban seluruh karyawan.

5. Kickoff meeting Kickoff meeting adalah pertemuan yang diadakan di awal tahun dan diikuti oleh seluruh perusahaan. Pada periode penelitian, acara kickoff meeting PT. Aliansi Sakti tahun 2017 diadakan pada tanggal 21 Februari 2017 di hotel Grand Mercure Kemayoran yang berlokasi di komplek Mega Glodok Kemayoran. Acara kickoff dimaksudkan untuk mempersiapkan diri dan menyamakan persepsi seluruh karyawan dalam mengembangkan perusahaan pada tahun 2017. Acara diisi dengan penyampaian informasi dari manajemen tentang target yang harus dicapai di tahun 2017, juga harapan harapan dari BoD tentang bagaimana perusahaan akan berkembang di tahun 2017 yang akan dijalani. Kemudian ada sesi penyerahan reward berupa hadiah voucher belanja yang diberikan kepada karyawan berprestasi. Hal ini dimaksudkan untuk merangsang adanya kompetisi yang sehat antar para karyawan utuk mendapatkan apresiasi dan hadiah karena terpilh sebagai karyawan berprestasi.


86

Selain itu ada juga ceramah motivasi dari pembicara tamu yang dimaksudkan untuk menambah semangat dari para karyawan dalam menghadapi tahun 2017 dengan segala tantangannya. Secara garis besar kegiatan kickoff meeting ini tujuan utamanya adalah menjaga tingkat motivasi karyawan agar selalu berada di kondisi prima, yang pada akhirnya akan memberikan kinerja yang baik untuk kemajuan perusahaan sesuai dengan teori yang telah dibahas sebelumnya dalam relevansinya dengan kegiatan office outing yaitu teori Hasibuan 22 yang mengungkapkan bahwa “Kinerja merupakan gabungan tiga faktor penting, yaitu kemampuan dan minat seorang pekerja, kemampuan dan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas dan peran serta tingkat motivasi pekerja”. Salah satu komponen kinerja karyawan adalah tingkat motivasi yang baik.. Kegiatan kegiatan employee relations diatas mulai dilakukan secara regular sejak tahun 2016. Menurut data yang diterima oleh peneliti, sejak kegiatan kegiatan diatas dijalankan, kinerja karyawan secara umum meningkat terlhat dari pencapaian revenue perusahaan pada tahun 2016 yang meningkat apabila dibandingkan dengan revenue tahun 2015. Tingkat kondusifitas kerja juga meningkat ditandai dengan turnover karyawan yang menurun. Jadi kegiatan kegiatan employee relations yang telah dilakukan oleh PT. Aliansi Sakti memenuhi fungsi public relations menurut Cutlip, Centre dan

22

Hasibuan, Malayu S. P. 2006, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi. : Jakarta. Bumi Aksara. Halaman 94


87

Canfield23 yaitu: 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dengan menyebarkan informasi dari organisasi ke publiknya dan menyalurkan opini publik pada organisasi. 3. Melayani publik dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi kepentingan umum. 4. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya, sebagai khalayak sasarannya. Lebih jauh lagi, Rosady24 mengatakan bahwa Public relations merupakan fungsi manajemen yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh

organisasi-organisasi,

lembaga-lembaga

umum

dan

pribadi,

dan

dipergunakan untuk memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan.

23

Frida, Kusumastuti. 2002, Dasar-Dasar Humas, Edisi pertama, PT. Ghalia Indonesia, Jakarta Selatan. Halaman 23-24 24 Rosady, Ruslan. 1999. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada. Halaman 4


BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Recommend Documents