BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi. Sistem informasi akuntansi berfungsi untuk melayani kebutuhan informasi
dari berbagai tingkatan manajemen, para pengambil keputusan selalu meminta informasi maka penting keputusan yang dibuat, makin besar kebutuhan akan informasi yang relevan, aturan umum yang berlaku adalah semakin tinggi kualitas informasi yang tersedia bagi para pembuat keputusan, semakin baik keputusan yang dihasilkan.
2.1.1
Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Akuntansi. Pengertian sistem menurut Fitz Gerald yang diterjemahkan oleh
Jogiyanto, dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi (2001 ; 1) sistem adalah : “suatu
jaringan
kerja
dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyeleseikan suatu sasaran yang tertentu.” Dan pengertian prosedur adalah : “urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa (What) yang harus dikerjakan, siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (How) mengerjakannya.” Berdasarkan pengertian sistem dan prosedur diatas, maka disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan dari prosedur dan erat hubungannya dan secara bersama-sama memberikan suatu susunan yang telah diintegrasikan guna menyelenggarakan tujan pokok suatu perusahaan. Menurut Mulyadi (2001 ; 2) suatu sistem adalah : “sekelompok unsur yang erat berhubungan satu sama lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”
9
Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut : 1. setiap sistem terdiri dari unsure-unsur, unsur-unsur suatu sistem terdiri dari sub sistem yang lebih kecil yang terdiri dari sekelompok unsur yang membentuk sub sistem tersebut. 2. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. unsur tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem, setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. 4. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi, Menurut Krismaji (2002 : 15) informasi adalah ; “Data yang telah diorganisasikan dan telah memiliki kegunaan dan manfaat” Dengan demikian dapat pula disimpulkan bahwa data adalah in put bagi sebuah sistem informasi sedangkan informasi merupakan out put. Data diproses menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pembuat keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Wilkinson (2000 ; 5) mengemukakan definisi mengenai informasi sebagai berikut : “Information is knowledge that is meaningful and useful for achieving desired objectives, Expressed differently its data that have been transformed and made more valuable by processing.” Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah pengetahuan yang bermanfaat untuk mencapai tujuan dan adalah hasil dari suatu proses pengolahan data.
10
Pengertian sistem informasi menurut Nash yang diterjemahkan oleh Midjan (1999 ; 10) adalah “sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, pengolahan atas transaksitransaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai internal lainnya dan eksternal serta menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat (intelligent).” Secara garis besar, urutan kegiatan akuntansi sebagai alat informasi adalah sebagai berikut: 1. pencatatan data akuntansi 2. pengolahan, analisis dan klasifikasi data akuntansi 3. menyusun, mengikhtisarkan dan menyusun laporan 4. pemakaian data akuntansi untuk pengawasan efisiensi 5. penafsiran data transaksi untuk pengembilan keputusan Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan relevan, maka dalam pelaksanaannya dibentuk suatu alat, alat tersebut merupakan prosedur-prosedur dan prinsip yang telah disesuaikan dengan kerangka organisasi dan kendalakendala lainnya dalam organisasi sehingga merupakan satu kesatuan yang utuh. Setelah pengertian sistem, informasi dan sistem infotmasi, berikut ini menurut Cushing, dkk (1997 ; 2) yang dimaksud sistem informasi akuntansi adalah : “An AIS processes data and transaction to provide users with the information they need to plan, control and operate their business” Definisi diatas menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi adalah pemrosesan data dan transaksi untuk menyediakan informasi yang diperlukan oleh para pemakai dalam rangka merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis mereka. Menurut Wilkinson, dkk (2000 ; 7), definisi sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : “An accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and 11
other components to transform economic data in to accounting information, with the purpose of satisfying the informations needs of variety of users.” Definisi diatas menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kesatuan struktur-struktur dalam suatu entitas seperti perusahaan bisnis yang memperkerjakan sumber-sumber daya fisik dan komponen-komponen lain untuk mentransformasikan data ekonomi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memuaskan kebutuhan para pemakai informasi yang bervariasi. Menurut La Midjan (1995 ; 5) memberikan definisi sistem informasi akuntansi sebagai berikut : “sistem informasi akuntansi merupakan suatu pengolahan data akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat dan metode yang berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang tersetruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi manajemen yang terstruktur” Berdasarkan uraian di atas pengertian sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai kumpulan manusia, seperangkat alat dan sumber modal dalam suatu organisasi yang berpengaruh dalam pengolahan data akuntansi untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan. Informasi-informasi tersebut terutama adalah informasi yang berguna bagi perusahaan sebagai dasar pengambilan
keputusan
pihak
manajemen
dalam
merencanakan
dan
mengendalikan perusahaan.
2.1.2
Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Menurut Cushing (1990 ; 14) unsur-unsur sistem informasi akuntansi
adalah “1. 2. 3. 4. 5.
Sumber Daya Manusia Sumber Daya Modal Metode Prosedur Informasi dan Laporan”
1. Sumber Daya Manusia Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam pengambilan keputusan dan yang menjalankan sistem sehingga dapat 12
dilaksanakan dengan baik. Manusia juga yang mengendalikan jalannya sistem, hal ini terdapat dalam struktur organisasi dalam perusahaan yang disertai uraian tugas dan tanggung jawab. 2. Sumber Daya Modal Ketersediaan modal yang cukup akan menunjang sistem informasi akuntansi terutama dalam mempercepat pengelolaan data, meningkatkan ketelitian kalkulasi atau perhitungan dan meningkatkan kerapian bentuk informasi peralatan yang memadai seperti komputer, aktiva perusahaan, dll, merupakan bentuk dari sumber daya modal 3. Metode Metode yang dilakukan untuk kelancaran kegiatan rutin dan proses produksi perusahaan serta metode pencatatan yang diterapkan perusahaan sehingga tepat untuk melakukan perhitungan. 4. Prosedur Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa intruksi yang terinci dan prosedur-prosedur, perangkat lunak (Soft Ware) ditulis
untuk
memperoses
menginstruksikan data,
instruksi,
kepada
dan
computer
bagaimana
prosedur-prosedur untuk
untuk
pengguna
ditempatkan dalam prosedur-prosedur manual. 5. Informasi dan Laporan Informasi ini dapat berbentuk : a. Formulir-formulir yang tercetak contohnya, faktur, cek dan voucer b. Buku catatan seperti : buku harian, buku jurnal dan buku besar. c. Laporan-laporan seperti laporan pembelian, laporan pemakaian persediaan dan laporan persediaan digudang
2.1.3
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Azhar Susanto (2002 ; 9) fungsi sistem informasi akuntansi
terdiri dari tiga fungsi yaitu : 1. mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan. 2. mendukung proses pengambilan keputusan. 3. membantu dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan perusahaan 13
Secara umum fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendorong seoptimal mungkin agar akuntansi dapat menghasilkan informasi akuntansi yang struktur, tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya, jadi secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti berguna. Jadi jelaslah bahwa sistem informasi akuntansi sangat penting untuk digunakan dalam mengelola perusahaan terutama menyediakan informasi yang digunakan manajer untuk pengendalian Sistem tidak hanya berfungsi untuk menyediakan informasi, tetapi juga memperbaiki kualitas, struktur dan ketepatan waktu dari informasi, sistem informasi akuntansi juga harus meningkatkan pengendalian internal sehingga data akuntansi dapat dipertanggung jawabkan dan tidak menyesatkan dalam pengambilan keputusan.
2.1.4
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2001 ; 19) tujuan utama dari suatu sistem informasi
akuntansi : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktu infomasi. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan internal, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi Dari uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. 2. Sistem akuntansi yang telah berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur 14
informasi yang terdapat dalam laporan, hal ini disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan. 3. Akuntansi merupakan alat pertanggung jawaban kekayaan suatu organisasi, pengembangan sistem akuntansi bertujuan untuk memperbaiki pengecekan internal agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4. pengembangan sistem akuntansi dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Sedangkan menurut La Midjan (1999 ; 19) yang menyatakan tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan informasi, yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. 2. Untuk meningkatkan sistem pengendalian internal yang diperlukan agar dapat mengamankan harta perusahaan 3. harus dapat menekan biaya-biaya tata usaha Jadi kegunaan dari sistem informasi akuntansi secara umum adalah untuk membantu manajemen agar dapat melaksanakan aktivitasnya terutama dalam menyediakan informasi yang cepat serta dapat dipercaya, yang diperlukan sebagai alat pengawasan dan pengendalian terhadap jalannya perusahaan.
2.2
Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi (2001 ; 553) sistem akuntansi persediaan : “Berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian dan sistem retur pembelian” Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem akuntansi
persediaan dianggap memadai bila melalui beberapa prosedur yang berkaitan erat dengan persediaan, prosedur-prosedur tersebut adalah : 1. Prosedur Pemesanan Barang 2. Prosedur Penerimaan Barang 3. Prosedur Permintaan Barang
15
4. Prosedur Retur Barang 5. Prosedur Penjualan Sistem persediaan merupakan sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahukan manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan. Perusahaan dagang menggunakan sistem persediaan untuk menjamin bahwa barang tersedia untuk dijual kembali. Sebuah sistem persediaan memproses dua jenis transaksi yang dibahas dalam siklus pendapatan dan pengeluaran. Kedua transaksi tersebut adalah transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang. Pada umumnya variabel input bagi suatu sistem persediaan adalah pembelian persediaan, retur pembelian, retur penjualan, kerusakan dan kesusutan. Waktu pemesanan dan pengiriman juga merupakan bahan pertimbangan yang penting. Variabel-variabel ini dipergunakan untuk meramalkan tingkat persediaan yang akan datang agar dapat menentukan waktu paling tepat untuk pemesanan kembali (reorder). Dalam banyak sistem, kriteria yang diterapkan untuk memutuskan kapan pemesanan kembali adalah reorder point atau tingkat dimana saldo persediaan suatu barang akan turun sebelum suatu pesanan untuk pengisisan persediaan mulai dikeluarkan. Titik pemesanan kembali untuk setiap barang persediaan ditetapkan untuk menekan biaya penyimpanan dan kerugian akibat tiadanya persediaan. Jadi penempatan suatu pesanan untuk mengisi kembali persediaan barang merupakan tindakan pengaturan atau korektif dalam sistem. Sisklus pengeluaran memproses transaksi pembelian barang. Namun jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi ini tergantung pada metode yang digunakan. Untuk akuntansi persediaan yaitu, metode periodik dan metode perpetual. Saat ini dengan digunakannya komputer untuk mengolah data akuntansi, justru banyak perusahaan bahkan perusahaan kecil sekalipun, menggunakan metode perpetual. Jika perusahaan membeli barang, maka pembelian ini akan dicatat dalam rekening persediaan barang, sehingga otomatis menambah kuantitas persediaan. Perusahaan mencatat harga pokok barang yang terjual dalam sebuah rekening buku besar harga pokok penjualan. Bagaimana perusahaan menentukan nilai harga pokok ini sangat tergantung pada metode persediaan yang digunakan. 16
Jika perusahaan menggunakan metode periodik, maka perusahaan tidak pelumembuat jurnal ketika terjadi transaksi penjualan. Dengan demikian, harga pokok penjualan dihitung dengan menambahkan nilai pembelian ke harga pokok persediaan awal. Hasil penjumlahan ini disebut harga pokok barang yang tersedia untuk dijual. Angka ini selanjutnya akan dikurangi dengan harga pokok persediaan akhir untuk memperoleh angka final yang disebut harga pokok penjualan. Jika perusahaan menggunakan metode perpetual, perusahaan akan mendebit rekening harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Pada akhir periode, saldo akhir rekening harga pokok penjualan merupakan harga pokok barang yang dijual selama satu periode akuntansi Sistem persediaan juga menghasilkan berbagai macam laporan. Laporan yang dihasilkan mencakup laporan status persediaan, laporan per jenis persediaan, laporan pemesanan kembali dan laporan hasil perhitungan fisik persediaan. Uraian untuk setiap jenis laporan yaitu : 1. Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report) laporan ini berisi daftar seluruh jenis persediaan, kuantitas dan harga perolehan. Laporan ini memberikan penjelasan tentang persediaan yang dilaporkan dalam neraca. 2. Laporan per jenis Persediaan (Query Inventory Item) Dalam sistem On-line Real-time karyawan perusahaan mengetahui kuantitas perjenis persediaan yang tersedia saat laporan ini dihasilkan. 3. Laporan Pemesanan Kembali (Reorder Report) Laporan ini mengidentifikasi jenis persediaan yang memerlukan penambahan. Bila kuantitas turun sampai titik pemesanan kembali, sistem pengawasan persediaan memasukkan informasi ini dalam laporan. 4. Laporan Hasil Perhitungan Fisik (Physical Inventory Report) Laporan ini berisi hasil perhitungan fisik persediaan yang dilakukan secara periodik. Dengan laporan ini, maka perhitungan harga pokok penjualan dapat dilakukan. Laporan ini terutama dihasilkan atau dibuat jika perusahaan menggunakan metode periodik untuk mengelola catatan persediaan barang 17
dagangan, dalam metode perpetual, laporan ini bermanfaat sebagai pembanding untuk menjamin akurasi catatan persediaan. Dalam sistem manual, perusahaan yang menggunakan metode perpetual membutuhkan sebuah rekening pembantu persediaan untuk mencatat perubahan yang terjadi pada setiap jenis barang. Rekening pembantu ini sering disebut dengan kartu persediaan. Dalam kartu tersebut dicatat bertambah atau berkurang kuantitas persediaan dan saldo persediaan yang baru. Dalam sistem berbasis komputer, apabila perusahaan masih menggunakan pendekatan file, maka tata cara pencatatannya sama dengan sistem manual, catatan akuntansi yang diselenggarakan terdiri atas file induk (master file) dan file transaksi (transaction file). Jika perusahaan menggunakan pendekatan sistem manajemen database (DBMS), maka data yang disimpan sama, namun DBMS menyimpan data ini secara independen. File yamg diselenggarakan sama yaitu file induk persediaan. File ini ekuivalen dengan kartu persediaan dalam sistem manual. File ini berisi satu record untuk setiap jenis barang. Jika sistem persediaan diselenggaraaan secara manual, maka sistem ini sudah menjadi satu (tergabung) dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Jika sistem persediaan diselenggarakan dengan menggunakan komputer (sistem On-line Real-time). Maka prosedur pemrosesan transaksi persediaannya adalah departemen penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang setiap hari dan dikirim ke departemen pengolahan data. Bagian gudang membuat permintaan pembelian dan juga diserahkan ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan ke dalam komputer, setelah data masuk, komputer menjalankan program validasi untuk menguji ada tidaknya kesalahan pada data transaksi yang masuk. Jika tidak ada kesalahan data, maka sistem akan memposting transaksi tersebut ke file induk mencetak laporan kontrol dan memperbaharui file ringkasan buku besar. Program lain yang dijalankan adalah program pencetakan laporan pemesanan kembali. Sebelum dilakukan penghitungan fisik persediaan, sistem juga akan mencetak laporan kuantitas.
18
2.2.1
Pengertian Persediaan Salah satu harta kekayaan peusahaan yang paling penting adalah
persediaan, karena asset perusahaan sebagian besar tertanam dalam bentuk persediaan. Selain itu kegiatan operasi peusahaan biasanya sering tegantung dari persediaan. Mengenai pesediaan masih banyak orang yang kurang paham mengenai kriteria barang apa yang dapat digolongkan sebagi persediaan. Mendapatkan pemahaman yang baik mengenai apa yang dimaksud dengan persediaan maka berikut ini akan penulis kutip beberapa definisi dari persediaan. Ikatan Akuntansi Indonesia dalam bukunya Prinsip Akuntansi Indonesia (2002 ; 14.1) memberikan pengertian persediaan sebagai berikut : Istilah persediaan digunakan untuk menyatakan barang-barang terwujud yang : • • •
Tesedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau Dalam bentuk bahan atau pelengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Adapun menurut Hendriksen (2000 . 570) persediaan didefinisikan
sebagai berikut : “the term inventories includes merchandise destined for sale in the normal causes of business and materials and supplies to be used in the process of production on for sale” Dari pernyataan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya yang dimaksud dengan pesediaan meliputi barang dagangan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan dan bahan penolong yang akan digunakan dalam proses produksi yang kemudian hasilnya akan dijual. Sedangkan menurut Tuanakotta (2000 ; 2) persediaan didefinisikan sebagai berikut : “istilah persediaan (Inventory) meliputi barang-barang dagang yang dimaksud untuk dijual dalam kondisi usaha normal. Dalam definisinya yang tradisional persediaan meupakan aktiva lancar karena persediaan biasanya akan diubah menjadi kas atau aktiva lainnya dalam siklus operasi perusahaan.”
19
Dari ketiga pendapat tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang-barang yang diperoleh lalu diproses menjadi barang jadi, baru setelah itu dijual. Persediaan dapat pula berupa barang-barang yang sedang dalam proses. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan diklasifikasikan kedalam tiga golongan yaitu : 1. Bahan baku. 2. Barang dalam proses. 3. Barang jadi. Ad.1. Bahan baku Bahan baku adalah barang-barang yang dipakai untuk menghasilkan barang yang siap untuk dijual yang dapat diperoleh langsung dari sumber alam. Tetapi ada pula perusahaan yang bahan bakunya diperoleh dari perusahaan lain yang mereka beli maupun barang jadi dari perusahaan lain. Selain itu istilah bahan baku dapat dipakai secara luas yang meliputi semua bahan yang dipakai dalam pabrik, namun seringpula dibatasi hanya untuk bahan-bahan yang ikut serta secara fisik dalam hasil yang akan dibuat istilah bahan-bahan tambahan Ad.2. Barang dalam proses Barang dalam proses adalah barang-barang yang masih dalam perjalanan, lebih lanjut baru dapat dijual sebagai barang jadi. Barang-barang yang dalam proses ini terdiri dari tiga unsur biaya : 1. bahan langsung 2. upah langsung 3. biaya produksi tidak langsung Ad.3. Barang jadi Barang jadi adalah barang-barang yang telah selesai yang siap untuk dijual. Dari rumusan tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud persediaan adalah sejumlah barang berwujud yang dimiliki untuk dijual
20
atau dipakai sendiri yang terdiri atas bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi dalam priode siklus normal perusahaan.
2.2.2
Metode Penilaian Persediaan Adapun metode penilaian persediaan barang dapat digunakan dengan
metope FIFO, LIFO, dan Harga Rata-Rata. Untuk lebih jelas lagi hal ini dinyatakan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia dalam bukunya Prinsip Akuntansi Indonesia sebagai berikut : “sejalan dengan asumsi mengenai arus factor biaya, harga pokok dapat ditentukan dengan metode-metode sebagai berikut : • FIFO • LIFO • Harga Rata-Rata Adapun penjelasan dari pernyataan diatas sebagai berikut : 1. FIFO (First In First Out) Menurut metode ini, bahan baku atau barang dagangan yang dikeluarkan dari gudang dinilai menurut aturan harga pembeliannya atau harga penerimaannya di gudang jadi harga barang-barang yang pertama masuk ke gudang akan lebih dahulu dinilai jika persediaan dari partai kedua masuk ke gudang dan seterusnya, dengan demikian dapat disebutkan bahwa barang yang pertama masuk ke gudang (first in) dianggap barang yang pertama keluar dari gudang (first out). 2. LIFO (Last In First Out) Menurut metode ini barang yang paling akhir ke gudang (Last In) dianggap paling pertama keluar dari gudang (First Out) jadi barang yang dikeluarkan dari gudang dinilai menurut harga dari partai barang yang terakhir masuk ke gudang, jika partai ini sudah habis, maka akan digunakan harga dari partai barang yang sebelumnya masuk ke gudang dan seterusnya. Metode ini akan cepat penggunaannya jika nilai atau harga barang pada suatu periode selalu mengalami kenaikan harga.
21
3. Harga Rata-rata Menurut metode ini, pada setiap penerimaan barang-barang di gudang dihitung berdasarkan harga pokok rata-rata dengan menggunakan rumus : Jumlah harga pokok dari persediaan yang ada Banyaknya persediaan yang ada Harga pokok rata-rata ini, digunakan untuk menilai semua pengeluaran persediaan dari gudang sampai diterimanya partai barang yang baru, dimana harus dihitung harga pokok rata-rata yang harus kembali.
2.2.3
Tujuan Persediaan Tujuan penyusunan sistem akuntansi persediaan yang terdiri dari sistem
dan prosedur persediaan adalah untuk menciptakan informasi dan pengendalian atas persediaan agar dapat menangani hal-hal sebagai berikut : 1. sebagian besar kekayaan perusahaan terutama perusahaan dagang pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karenanya perlu disusun sistem dan prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya juga dapat ditingkatkan efektivitasnya. 2. persediaan bagi perusahaan dagang harus diamankan dari kemungkinan pencurian,
terbakar,
kerusakan
dan
lain-lain
demi
mempertahankan
kontinuitas perusahaan. 3. persediaan harus dicatat dengan baik, selain penerimaan dan penyimpanan juga pengeluarannya
2.2.4
Metode Pencatatan Persediaan Pencatatan persediaan yang digunakan sebaiknya dapat menggambarkan
jumlah persediaan setiap saat. Pencatatan persediaan menurut Azhar Susanto (2001 , 154) dapat dilakuakan dengan dua cara yaitu : 1. Periodical (Physical) Inventory System Pencatatan atas transaksi persediaan berdasarkan bukti hanya untuk pembelian, pemakaian tidak dicatat dan biasanya tidak menggunakan sarat permintaan pemakaian atau pengeluaran barang. Pada akhir tahun diadakan inventorisasi fisik untuk mengetahui sisa persediaan, selisih sebagai pemakaian atau pengeluaran dimasukan kedalam 22
harga pokok penjualan atau produksi. Metode ini sangat tepat untuk barang-barang bernilai rendah atau secara teknis sulit untuk dicatat pemakaian dan pengeluarannya. 2. Perpetual Inventory System Dalam hal ini pencatatan atas transaksi persediaan dilaksanakan setiap waktu, baik terhadap pemasukan maupun pengeluaran. Sistem ini dilaksanakan terutama untuk barang-barang yang bernilai agak tinggi atau untuk barang-barang yang mudah untuk dicatat terutama pemakaiannya dan pengeluarannya dari gudang. Mengenai sistem pencatatan mana yang akan digunakan, itu tergantung pada jenis dan nilai persediaan tersebut. Bila persediaan relatif murah dan jumlah besar maka sistem yang digunakan adalah Periodical (Physical) Inventory System. Sebaliknya bila persediaan nilainya cukup mahal maka system yang digunakan adalah Perpetual Inventory System.
2.2.5
Prasyarat Pengolahan Persediaan yang Efektif Pengolahan persediaan yang paling efektif harus direncanakan dan
diarahkan. Menurut Wilson & Cambell (1995 ; 430) yang diterjemahkan oleh Tjendra faktor atau kondisi tertentu yang merupakan prasyarat untuk tercapainya pengelolaan persediaan yang efektif adalah sebagai berikut : “1. Penetapan tanggung jawab dan wewenang yang jelas terhadap persediaan. 2. Sasaran dan kebijaksanaan yang dirumuskan dengan baik. 3. Fasilitas pergudangan dan identifikasi persediaan secara layak. 4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak. 5. Standarisasi dan simplifikasi persediaan secara layak. 6. Catatan dan laporan yang cukup. 7. Tenaga kerja yang memuaskan.” Jadi supaya pengelolaan persediaan efektif, dibutuhkan banyak hal agar dapat berjalan dengan baik, untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang baik.
2.2.6
Manfaat Pengolahan Persediaan yang Efektif Manfaat pengolahan persediaan yang efektif menurut Wilson &
Campbell (1995 ; 429) yaitu :
23
“1. Menekankan investasi modal dalam persediaan pada tingkat yang minimum. 2. Mengurangi pemborosan dan biaya yang timbul dari penyelenggaraan persediaan yang berlebihan, kerusakan, penyimpanan, kekurangan dan jarak serta mengurangi risiko kecurangan atau kecurian persediaan. 3. Menghindari risiko penundaan proses produksi dengan cara selalu menyediakan barang yang diperlukan. 4. Memungkinkan pemberian jasa yang lebih memuaskan kepada para pelanggan dengan cara selalu menyediakan bahan atau barang yang diperlukan. 5. Dapat mengurangi investasi dalam faislitas dan peralatan pergudangan. 6. Memungkinkan pemerataan produksi melalui penyelenggaraan persediaan yang tidak merata sehingga dapat membantu stabilisasi pekerjaan. 7. Menghindari atau mengurangi kerugian yang timbul karena penurunan harga. 8. Mengurangi biaya opname fisik persediaan tahunan 9. Melalui pengendalian yang wajar dan informasi yang tersedian untuk persediaan dimungkinkan adanya pelaksanaan pembelian yang lebih baik untuk memperoleh keuntungan dari harga khusus dan dari penurunan harga. 10. Mengurangi biaya administrasi dan meningkatkan penjualan melalaui pemberian jasa atau pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan.” 2.2.7
Pengendalian Persediaan Menurut La Midjan (1994 ; 157) pengendalian persediaan adalah : “semua metode dan tindakan yang dilaksanakan untuk mengamankan persediaan sejak dari kedatangan, menerima, menyimpan, dan mengeluarkannya baik fisik maupun kualitas dan pencatatannya, termasuk penentuan dan pengaturan jumlah persediaan.” Peranan pengendalian persediaan terletak pada berapa jumlah persediaan
yang akan dipesan dan kapan pemesanan harus dilaksanakan, dengan memperhatikan persediaan yang minimum harus berada di perusahaan. Pengendalian atas persediaan pada dasarnya dapat dilaksanakan melalui : 1. Pengawasan Fisik. Merupakan pengendalian yang berhubungan dengan keadaan dan jumlah persediaan secara fisik pada tempat penyimpanan persediaan. Untuk 24
melindungi persediaan terhadap berbagai kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan perlu mengadakan pengawasan fisik berupa : a. terdapatnya gudang yang luas dengan pengaturan tempat barang tetap dan identifikasi barang yang tertentu untuk mempermudah pengambilan atau penambahan sehingga tidak banyak waktu terbuang untuk mencari persediaan tertentu. b. Gudang atau tempat penyimpanan yang terpusat dan tertutup dimana hanya ada orang yang berhak saja yang boleh masuk. c. Pertimbangan keamanan terhadap pencurian atau penyelewengan haruslah diperhatikan dan diteliti kembali untuk persediaan yang bentuknya kecil dan mudah hilang, perlu adanya pengawasan yang lebih ketat. d. Mengadakan pengecekan fisik paling tidak sekali dalam setahun untuk mengecek hasil perhitungan secara fisik dengan yang tercatat di buku. 2. Pengawasan Akuntasi Merupakan pengendalian yang berhubungan dengan pencatatan dan pelaporan persediaan mulai dari saat barang diterima sampai saat barang dikirim ke bagian produksi atau kepada pelanggan. Adapun pengawasanakuntansi berupa a. Adanya pencatatan persediaan dalam kartu persediaan yang langsung diambil dari laporan penerimaan dan pengeluaran barang sehingga apa yang terjadi di gudang akan tercermin pula dalam kartu tersebut. Dengan demikian jumlah yang tertera dalam kartu persediaan harus cocok dengan fisik yang ada di gudang. b. Adanya pemisahan fungsi inventory yang bertanggung jawab terhadap persediaan dengan orang yang mencatat sehingga adanya saling mengawasi terhadap persediaan (internal check). c. Adanya sistem otorisasi untuk setiap pengeluaran barang yang ada di gudang dari yang berwenang. 3. Pengendalian Terhadap Jumlah yang Dibutuhkan. Merupakan pengendalian yang berhubungan dengan penyimpanan persediaan pada tingkat jumlah yang dibutuhkan. Pengawasan ini penting untuk mengevaluasi persediaan agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan yang 25
dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengawasan jumlah yang dibuat ini dilaksanakan dengan : a. Turn Over Basis. Dengan menghitung turn over suatu persediaan dapat diketahui mana persediaan yang lambat perputarannya sehingga dapat ditentukan berapa dana yang boleh tertanam dalam persediaan itu. b. Maximum and Minimum Basis titik pengendalian ini dilakukan dengan cara menetapkan berapa jumlah minimum dan maksimum persediaan. Titik minimum adalah batas terendah persediaan yang diperlukan oleh perusahaan, dimana batas ini biasanya merupakan safety stock perusahaan, bila persediaan telah mencapai titik minimum maka perusahaan dapat melakukan pemesanan kembali sedangkan titik maksimum adalah batas tertinggi dari persediaan barang atau bahan yang optimum. Jumlah ini biasanya menunjukan kualitas minimum ditambah kualitas pemesanan atau pembelian standar. Factor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menetapkan titik maksimum dan minimum diantaranya adalah : •
Teknin penggunaan atau penyerahan
•
Waktu yang diperlukan untuk membeli atau memproduksi
•
Kuantitas pesanan yang ekonomis
•
Fasilitas pergudangan yang tersedia
•
Kondisi pasar secar umum
•
Kemungkinan barang yang disimpan mengalami kerusakan atau kekurangan
2.3
Pengendalian Internal Semakin berkembangnya suatu perusahaan dalam kegiatan dan jumlah
pegawai maka semakin sulit kemampuan pimpinan dalam mengendalikan segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan. Oleh karena itu diperlukan cara pengendalian yang dapat membantu pimpinan peusahaan secara efektif dalam mengawasi serta melindungi keamanan aktiva-aktiva perusahaan dari berbagai 26
penyelewengan dan kesalahan-kesalahan. Suatu pengendalian intern harus mampu memberi keyakinan pada pimpinan, bahwa apa yang dilaporkan oleh bawahan itu benar dan dapat dipercaya serta mendorong adanya efisiensi usaha dan secara terus menerus memonitor bahwa kebijaksanaan yang telah diterapkan memang dijalankan. Pengendalian intern diperlukan untuk kepentingan pihak pimpinan, sehingga sudah menjadi tanggung jawab pimpinan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern yang baik
2.3.1
Pengertian Pengendalian Internal Menurut COSO (2000) Pengendalian Internal adalah : “A Process effected by an entity’s board of directors, managers and other personel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories : effectivitess and efficiency of operations, reliability of financial reporting and compliance with appliance laws and regulations.” Penjelasan dari pengertian diatas adalah bahwa pengendalian internal
merupakan suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris suatu entitas, manajemen dan personel lainnya yang didesain untuk memberikan jaminan secara memadai terhadap tercapainya tujuan pengendalian internal dalam kategori berikut : 1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Keandalan pelaporan keuangan 3. Ketaatan pada hukum dan peraturan yang berlaku Dari definisi diatas dapat ditarik konsep yang mendasar yaitu, pengendalian internal adalah proses yang artinya bahwa apa yang kita putuskan hari ini yang menyangkut berbagai aspek baik yang berhubungan dengan strategi, korporasi strategi, implementasinya maupun operasionalnya guna mencapai tujuan perusahaan. Pengendalian internal akan berjalan secara efektif, sangat ditentukan oleh kualitas sumber dayanya bukan terletak pada kecanggihan teknologi atau kebijakan-kebijakan. Penetapan dan ketaatan yang diperkuat terhadap kebijakan dan prosedur perlu untuk mempertahankan organisasi dalam 27
jalur terhadap pencapaian tujuan. Efektivitas dan efisiensi operasi berarti bahwa kinerja yang mencapai tujuan dan sasaran dengan bentuk yang akurat dan tepat waktu dengan penggunaan sumber daya yang minimal. Menurut Krismaji (2002 ; 218) pengendalian internal adalah “Rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen” Dari pengertian diatas penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa pengendalian internal terdiri dari aneka kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang layak bahwa tujuan-tujuan organisasi yang spesifik akan tercapai.
2.3.2
Unsur-unsur Pengendalian Internal Suatu pengendalian internal yang baik dan memadai dibutuhkan adanya
unsur-unsur yang berhubungan secar langsung dengan tujuan pengendalian. Unsur-unsur ini merupakan cara perusahaan untuk mencapai tujuan. Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO (2000 ; 6) adalah sebagai berikut : “1. 2. 3. 4. 5.
Control Environment Risk Assesment Information and Communication Control Activities Monitoring.”
Dari unsur-unsur diatas pengendalian internal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Merupakan pencipta suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi Lingkungan
kesadaran
pengendalian
personel merupakan
organisasi landasan
tentang untuk
pengendalian. semua
unsur
pengendalian internal, yang membentuk disiplin dan struktur. Berbagai factor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu organisasi atau entitas adalah : 28
a. Nilai Integritas dan Etika (Integrity and Ethical Value) efektivitas pengendalian internal bersumber dari dalam organisasi yang merancang dan yang melaksanakannya. Pengendalian internal yang memadai rancangan, namun dijalankan oleh orang-orang yang tidak menjungjung integritas dan tidak memiliki etika, akan mengakibatkan tidak terwujudnya tujuan pengendalian internal. Oleh karena itu tanggung jawab manajemen adalah menjungjung tinggi nilai integritas yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau yang telah menjadi komitmen. b. Komitmen Terhadap Kompetensi (Commitment To Competence) untuk mencapai tujuan entitas, personel di setiap tingkat organisasi harus memiliki
pengetahuan
dan
keterampilan
yang
diperlukan
untuk
melaksanakan tugasnya secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan paduan antara kecerdasan, pelatihan dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kopetensi. c. Dewan Komisaris dan Komite Audit (board of Directors and Audit Committee) Komite audit harus membantu dewan komisaris dalam melaksanakan tugasnya. Dengan adanya kerjasama antara dewan komisaris dan dewan komite akan menciptakan iklim pengendalian yang baik dalam perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas. d. Filosofi dan Gaya Operasi (management’s philosophy and operating style) Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawan. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitras. e. Struktur Organisasi (organizational Structure) struktur organisasi mendefinisikan bagaimana wewenang dan tanggung jawab didelegasikan dan dimonitor. Struktur organisasi memberikan suatu 29
kerangka kerja untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan memonitor operasi guna mencapai tujuan. f. Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab (Assignment of Authority and Responsibility) pemberian wewenang dan tanggung jawab mencakup kebijakan yang berkaitan dengan praktik bisnis yang dapat diterima, pengetahuan dan pengalaman personil kunci dan sumber daya yang diberikan untuk melaksanakan kewajiaban. Juga termasuk kebijakan dan komunikasi yang diarahkan untuk memastikan bahwa semua personel kunci memahami tujan entitas. g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia (Human Resources Policies and Practices) Mutu pengendalian internal merupakan fungsi langsung dari mutu personil yang menjalankan sistem. Pengendalian internal yang baik tidak akan menghasilkan informasi keuangan yang tidak reliable jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Entitas harus mempunyai kebijakan personil yang menjalankan sistem. Entitas harus mempunyai kebijakan personil baik untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi dan tindakan perbaikan. 2. Penaksiran Risiko (Risk Assesment) Prose penaksiran risiko harus mempertimbangkan kejadian dan keadaan eksternal dan internal yang mungkin timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, mengiktisarkan dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan risiko bisnis klain dapat muncul atau berubah karena adanya perubahan dalam lingkungan operasi, adanya personil yang baru adanya sistem informasi yang baru atau berubah, adanya pertumbuhan yang cepat, adanya teknologi baru, adanya lini produk atau aktivitas yang baru, adanya restrukturasi korporat dan adanya pengumuman atau pernyataan akuntansi. 3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian yang relevan terhadap audit mencakup : 30
a. penelaahan kinerja (Performance appraisial) sistem akuntansi yang baik harus mempunyai pengendalian yang secara independent memeriksa kinerja individual atau proses dalam sistem. b. Pengolahan Informasi (Information Processing) terdapat dua kategori mluas dari aktivitas pengendalian sistem informasi yaitu : 1. Pengendalian Umum (internal Control) 2. Pengendalian Aplikasi (application Control) c. Pengendalian Fisik (Fisikal Control) pengendalian ini mencakup pengamanan fisik aktiva. Pengendalian fisik meliputi pengamanan yang memadai, seperti fasilitas yang diamankan otorisasi untuk akses keprogram computer dan arsip data, penghitungan aktiva secara berkala seperti persediaan dan perbandingan dengan catatan pengendalian. d. Pemisahan Fungsi (Segretation of Duties) adalah penting bagi suatu entitas untuk memisahkan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi dan penyimpanan aktiva yang berkaitan 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Sistem informasi yang relevan terhadap tujan pelaporan keuangan, meliputi sistem akuntansi yang terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah, mengintisarikan dan melaporkan transaksi suatu entitas dan memelihara akuntabilitas untuk aktiva dan hutang yang berkaitan, suatu sistem akuntansi yang efektif memberikan pertimbangan yang tepat untuk menetapkan metode dan catatan yang akan : a. mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang abash b. menguraikan dengna tepat waktu transaksi-transaki dalam detil yang memadai c. mengukur nilai transaksi dalam suatu keadaan yang memungkinkan pencatatan nilai moneter transaksi tersebut secara tepat dalam laporan keuangan
31
d. secara tepat menyajikan transaksi dan pengungkapan yang berkaitan dalam laporan keuangan komunikasi meliputi sejauh mana personil memahami bagian aktivitas mereka dalam sistem informasi dalam pelaporan keuangan. Manual kebijakan, manual akuntansi pelaporan dan memorandum mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur kepada personil entitas. Komunikasi dapat dilakukan secara lisan atau melalui tindakan manajemen. 5. Pemantauan (monitoring) Monitoring merupakan suatu proses yang menilai suatu pengendalian internal sepanjang waktu, monitoring mencakup personil yang tepat untuk menilai desain dan operasi pengendalian dengan dasar yang tepat waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
2.3.3
Tujuan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Arens & Lobbecke (1998 ; 272) menguraikan tujuh macam tujuan
pengendalian internal yang harus dicapai untuk mencegah kesalahan yang berhubungan dengan transaksi yaitu : “There are seven detailed objectives that on internal control structur e must meet to prevent error in journals and records. The client’s internal control structure must be sufficient to provide reasonable assurance that: 1. Recorded transactions are valid (Validity) 2. Transaction are proper by authorized (authorization) 3. Existing transactions are recorded (completeness) 4. Transaction are properly valued (valuation) 5. Transaction are properly classified (classification) 6. Transaction are recorded at the proper time (timing) 7. Transaction are properly included in subsidiary records and summarized (posting and summarization) Ketujuh tujuan pengendalian internal diatas sebagai berikut : 1. Validity Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat adalah sah dan benar terjadi dalam perusahaan, bukan transaksi yang fiktif.
32
2. Authorization Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan telah mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang 3. Completeness Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi telah selesai dicatat dengan baik, sehingga dapat mencegah penghilangan transaksi dari catatan 4. Valuation Menyatakan bahwa setiap transaksi telah dinilai dengan tepat hal ini dilakukan guna menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan setiap transaksi pada berbagai langkah-langkah setiap pencatatan 5. Classification Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan telah diklasifikasikan pada perkiraan yang tepat 6. Timing Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat pada waktu yang tepat sehingga laporan keuangan yang dibuat dapat benar-benar bermanfaat 7. Posting and summarization Menyatakan bahwa transaksi yang terjadi dalam perusahaan telah dimasukan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar Seluruh tujuan struktur pengendalian internal diatas harus diterapkan dalam transaksi-transaksi yang mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan maupun manajemennya 2.4
Pengertian Peranan dan Efektivitas Peranan merupakan tindakan yang dilakukan oleh seseorang dalam suatu
peristiwa. Menurut Soerjono Soekanto (2002 ; 243) pengertian peranan adalah : “Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status) apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya maka ia menjalankan suatu peranan”
33
Sedangkan menurut Komarudin (1994 ; 768) memberikan pendapat mengenai pengertian peranan : “1. Bagian dari tugas utama yang dilaksanakan seseorang adalah manajemen. 2. Pola penilaian yang diharapkan dalam menyertai suatu setatus 3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata 4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik padanya. 5. Fungsi setiap fariable dalam hubungan sebab akibat.” Dari kedua definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa peranan mencakup tiga hal yaitu : 1. peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat. 2. peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dapat dilakukan dalam masyarakat sebagai organisasi. 3. peranan juga dapat dikaitkan sebagai prilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat. Sedangkan pengertian efektivitas menurut komarudin, dkk (1999 ; 269) pengertian efektivitas adalah sebagai berikut : “efektivitas
merupakan
keadaan
yang
mewujudkan
tingkat
keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.” Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan keberhasilan atau kegagalan seseorang dalam mencapai tujuannya.
2.5
Tipe Informasi Manajemen Pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar,
eksternal dan internal, pemakai eksternal mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan dan pemasok, serikat pekerja dan masyarakat secara keseluruhan, pemakai eksternal menerima dan tergantung pada beragam keluaran dari Sistem Informasi Akuntansi suatu organisasi.
34
Pemakai internal terutama para manajer, kebutuhannya berpariasi tergantung pada tingkatnya dalam organisasi atau terhadap fungsi yang mereka jalankan Sistem Informasi Akuntansi mengintisarikan dan menyaring data yang tersedia bagi para pengambil keputusan dengan memperoses data, Sistem Informasi Akuntansi mempengaruhi keputusan-keputusan organisasi Manajemen tingkat atas umumnya berkepentingan terhadap perencanaan dan pengendalian strategis jangka panjang. Laporan-laporan akuntansi kepada manajemen tingkat atas berisi ikhtisari dan garis besar masalah seperti total penjualan kuartalan berdasar lini produk atau difisi Manajer tingkat menengah membutuhkan yang lebih rinci, seperti penjualan harian atau mingguan berdasarkan lini produk, karena lingkup pengendalian mereka lebih sempit, manajer tingkat menengah lebih memusatkan kepada permasalahan-permasalahan yang perlu diamati, meneliti laporan-laporan kinerja yang membandingkan hasil sesungguhnya dengan anggaran atau standar yang ditetapkan manajer tingkat bawah umumnya menerima informasi yang relevan pada sub unit tertentu, dari informasi ini manajer tingkat bawah dapat menilai kinerja dari operasi yang telah dilakukan apakah telah dilakukan dengan baik atau belum. Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpulan data mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangannya saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting didalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi suber daya atau pengukuran atau pengendalian Menurut Arens & Loebbecke (1997 ; 285) manajemen berkepentingan terhadap pengendalian internal dengan alas an sebagai berikut : “1. 2. 3. 4. 5.
to provide reliable data to save guard assets and record to promote operational efficiency to encourage adherence to prescribed policies to comply with the foreign corrupt practice art of “97”.”
Keputusan manajemen terhadap pengendalian internal diatas dapat diterjemaahkan sebagai berikut : 35
1. untuk menyediakan data yang dapat dipercaya 2. untuk menjaga kekayaan perusahaan 3. untuk meningkatkan efesiensi 4. untuk mendorong ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan 5. untuk mematuhi undang-undang praktek korupsi 1997
2.6
Hubungan
Sistem
Informasi
Akuntansi
Persediaan
dengan
Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagangan Setelah menguraikan masing-masing pengertian diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntasi persediaan dengan pengendalian internal persediaan barang dagangan mempunyai hubungan yang tidak dapat dipisahkan Suatu sistem informasi yang memadai adalah sistem informasi yang menghasilkan sistem yang berguna, informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan (relevan) dan tepat waktu, seluruh komponen dari sistem memberikan sumbangan yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. Informasi yang dihasilkan mempunyai ketelitian yang tinggi dan sistem yang efektiv. Kapasitas sistem memadai untuk menghadapi operasi kapasitas yang penuh Sistem sederhana semua struktur dan operasinya dapat dimengerti, serta seluruh prosedurnya dapat diikuti dengan mudah, sistem yang luwes dapat menampung dan menghadapi perubahan yang terjadi didalam maupun diluar perusahaan. Sistem informasi akuntansi yang memadai juga memiliki kriteria yang sama seperti kriteria diatas, jika criteria tersebut dapat dipenuhi maka akan tercipta suatu sistem informasi akuntansi yang memadai Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan, perusahaan akan mampu untuk mengendaliakan seluruh aktifitas yang berkaitan dengan persediaan barang dagangannya dengna baik, demikian pula dengan pengendalian persediaan barang dagangan, karena informasi sangat diperlukan dalam mengadakan aktivitas pengendalian, sehingga dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan maka akan dapat menunjang efektivitas pengendalian internal barang dagangan. 36
