BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1. Tinjauan Pustaka 1.1. Landasan Teori 1.1.1. Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu, (Mulyadi, 2008 : 2). Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Suatu sistem dikatakan sudah baik apabila didalamnya terdapat prinsip-prinsip pengendalian intern yang apabila dilaksanakan dengan baik akan dapat mendorong terciptanya efisiensi operasi, melindungi kekayaan perusahaan dari pemborosan, kecurangan, dan pencurian serta menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya. Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005:1) “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Definisi lain sistem menurut Susanto (2007:24) “sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan”. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan kerja yang saling berhubungan satu sama lain demi mencapai satu tujuan. 7
8
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain (Thomas Sumarsan, 2010: 2). Kriteria dari sistem adalah : 1. Sistem harus dirancang untuk mencapai tujuan. 2. Elemen dari sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. Contoh: sistem penjualan harus mencapai target penjualan perusahaan. 3. Elemen dalam sistem harus berhubungan dan berkaitan dalam pencapaian organisasi pada umumnya dan pencapaian divisi atau departemen pada khususnya. 4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem. 5. Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan divisi atau tujuan departemen. Menurut Mulyadi (2008), Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk mengelola perusahaan. Tujuan utama dari penyusunan sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi akuntansi kepada berbagai pihak pengguna baik pihak intern maupun pihak ekstern. Menurut Mulyadi (2008) tujuan dari penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola usaha baru. Kegiatan
9
pengembangan sistem informasi akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang dijalankan selama ini. 2. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem yang sudah ada. Perkembangan usaha perusahaan menurut sistem akuntansi untuk menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. 3. Memperbaiki
pengendalian
dan
pengecekan
intern.
Akuntansi
merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap pengguna kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem informasi akuntansi bertujuan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan dapat dipercaya. 4. Untuk menekan biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem informasi akuntansi sering digunakan untuk menghemat biaya informasi yang merupakan barang ekonomi, sehingga untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lainnya. Menurut Romney dan Steinbart (2003) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, adalah sebagai berikut:
10
1. Orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai macam fungsi. 2. Prosedur manual dan otomatis, meliputi pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. 3. Data yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. 4. Software yang digunakan untuk memproses data perusahaan. 5. Infrastruktur teknologi informasi yang meliputi komputer, alat komunikasi jaringan. Menurut Mulyadi (2008:3) “sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Unsur-unsur sistem akuntansi pokok adalah: 1. Formulir Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas secarik kertas. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, serta meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
11
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. 4. Buku Pembantu Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 5. Laporan Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
1.1.2. Prosedur Pengelolaan Karyawan Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara cara yang umumnya ditemui oleh perusahaan dalam menempuh praktik yang sehat adalah (Mulyadi, 2008): a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan
alat
untuk
memberikan
pelimpahan
wewenang
terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakainya dengan menggunakan
nomor
urut
tercetak,
akan
pertanggung jawabanterlaksananya transaksi.
dapat
menetapkan
12
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelakanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. d.
Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi pengulangan dengan departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.
13
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodikharus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut. Sebagai contoh, secara periodik diadakan perhitungan kas (cash count),
perhitungan
fisik
persediaan
(inventory
taking),
dan
perhitungan aktiva tetap. Hasil perhitungan ini digunakan untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam jurnal kas, buku pembantu persediaan, dan buku pembantu aktiva tetap. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivas unsur-unsur system pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawasan intern atau staf pemeriksa intern. Agar efektif dalam menjalankan tugasnya, satuan pengawas intern ini harus tidak melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta harus bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak (direktur utama). Adanya satuan pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivas unsurunsursistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem pelimpahan wewenang
14
dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara 4 unsur pokok pengendalian intern tersebut diatas, unsur mutu karyawan merupakan unsur istem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsursistem pengendalian intern yang mendukungnya. Di lain pihak, meskipun tiga unsursistem pengendalian yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak komponen dan tidak jujur, empat tujuan sistem pengendalian intern seperti yang telah diuraikan diatas tidak akan tercapai. (Mulyadi, 2008). Unsur sistem pengendalian intern untuk menjamin tercapainya tujuan sistem pengendalian intern. Manusia mempunyai kelemahan yang bersifat manusiawi, seperti misalnya bosan, tidak puas, memiliki masalah pribadi yang mengganggu masalah pelaksanaan
tugasnya, atau tujuan
pribadinya berubah sehingga bertentangan dengan tujuan perusahaan. Dalam pengembangan sistem, analis sistem memandang manusia yang jujur tidak akan selamanya jujur. Banyak godaan yang selalu datang kepada setiap orang. Untuk mengatasi kelemahan yang bersifat manusiawi
15
inilah tiga unsursistem pengendalian intern yang lain diperlukan dalam suatu organisasi, agar setiap karyawan yang melaksanakan sistem terterhindar dari godaan, sehingga sistem pengendalian intern dapat terwujud. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh : a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjanya.
Untuk
memperoleh
karyawan
yang
mempunyai
kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhioleh karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. Program yang baik dalam seleksi calon karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi seperti yang dituntut oleh jabatan yang akan didudukinya. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. (Mulyadi, 2008)
1.1.3. Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.Definisi
16
sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur unsur yang membentuk sistem tersebut.Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.(Mulyadi, 2008). Pengertian pengawasan intern pada mulanya sebagaimana laporan “Committee on Auditing Procedure” yang dipublikasikan tahun 1949 dengan judul Internal Control Elements of Coordinate Sistem and its Importance to Management and the Independent Public Accountant, berbunyi sebagai berikut: “Pengawasan intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan prosedur yang terkoordinir yang diterapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mengecek ketelitian dan kepercayaan terhadap data akuntansi, mendorong kegiatan agar efisien, dan mengajak untuk mentaati kebijaksanaan perusahaan.”(Sofyan Syafri Harahap, 2005: 48). Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu sistem yang meliputi struktur organisasi dan metode serta prosedur yang terkoordinir untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan. Alasan perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian intern
17
adalah untuk membantu pimpinan agar perusahaan dapat mencapai tujuan dengan efisien. Tujuan pengawasan intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan: keandalan informasi keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi (Mulyadi.2008). Sedangkan Hall (2008:15) menyebutkan tujuan utama dari pengendalian intern adalah: 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008: 16) adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
18
Unsur-unsur di atas dapat diuraikan sebagai beriku : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar pelimpahan wewenang dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Struktur organisasi, sistem pelimpahan wewenang dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat bergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi (Bambang Hartadi, 2009:130):
19
1. Pemisahan menghindari
fungsi, dan
tujuan
utama
pengawasan
pemisahan
segera
atas
fungsi
untuk
kesalahan
atau
ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas. 2. Prosedur pemberian wewenang, tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang. 3. Prosedur dokumentasi, dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan
sistem
pengendalian
akuntansi
yang
efektif.
Dokumentasi memberikan dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi. 4. Prosedur dan pencatatan akuntansi, tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan akuntansi yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. 5. Pengawasan fisik, berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencapaian transaksi. 6. Pemeriksaan intern secara bebas, menyangkut perbandingan antara catatan aset dengan aset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data.
20
Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efesiensi, dan
mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008):. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanaan kekayaan para investor dari kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya (Mulyadi, 2008).
1.1.4. Sistem Akuntansi Penggajian Sistem adalah suatu kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain (Thomas Sumarsan, 2010: 2). Sedangkan Mulyadi mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008: 5). Prosedur
adalah
suatu
urutan
kegiatan
klerikal,
biasanya
21
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar: a. Menulis b. Menggandakan c. Menghitung d. Memberi kode e. Mendaftar f. Memilih(mensortasi) g. Memindah h. Membandingkan. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang
dibutuhkan
oleh
manajemen
guna
memudahkan
pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008: 3). Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi, 2008: 374) : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir
22
c. Kartu jam kerja d. Daftar gaji dan daftar upah e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah f. Surat pernyataan gaji dan surat pernyataan upah g. Amplop gaji dan upah h. Bukti kas keluar. Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji antara lain (Mulyadi, 2008 : 382) : a. Jurnal umum, dalam pencatatan gaji, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam tiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang digunakan untuk pesanan tertentu. c. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi tiap departemen dalam perusahaan. d. Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
1.1.5. Penggajian Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang karyawan atas jasa dan hasil
23
kerjanya.Gaji pada dasarnya diterima oleh karyawan selain buruh (pelaksana) dan dibayarkan setiap bulan.Para manajer, karyawan administrasi dan karyawan penjualan biasanya mendapat gaji dari perusahaan yang jumlahnya tetap (AL Haryono Jusuf, 2009: 239). Undang-Undang RI No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab 1 Pasal 1 mendefinisikan upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan,
termasuk
tunjangan
bagi
pekerja/buruh
dan
keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Menurut Soemarso (2007: 265) komponen gaji atau upah dapat diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan kesehatan, tunjangan perumahan, tunjangan anak, dan lain sebagainya. Ada pula yang diberi nama uang transportasi, uang makan, dan lain-lain. Kepada karyawan atau buruh juga dapat diberikan manfaat lain, misalnya asuransi kesehatan, asuransi kecelakaan, iuran pensiun, dan lain-lain. Menurut Kaban (2006), besarnya gaji pokok yang diberikan kepada karyawan, biasanya sangat bergantung dengan latar belakang pendidikan, kemampuan, maupun pengalaman kerjanya. Selain gaji pokok, biasanya karyawan mendapatkan beberapa jenis tunjangan yang ditentukan berdasarkan pada golongan dan jabatannya.
24
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian (Mulyadi, 2008:382-385) 1. Fungsi kekaryawanan Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi pencatat waktu Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua
menggunakan
karyawan daftar
perusahaan.Pencatatan hadir
biasa,
yang
waktu
hadir
karyawannya
bisa harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu.Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan.Fungsi pencatat waktu berada di tangan bagian pencatat waktu, di bawah departemen personalia. 3. Fungsi pembuat daftar gaji Bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
25
4. Fungsi akuntansi Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). 5. Fungsi keuangan Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
1.1.6. Pengendalian penggajian dan pesangon Dalam Undang-undang No. 13 tahun 2003 Pasal 156 pasal: (1) Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima. (2) Perhitungan uang pesangon sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit sebagai berikut: a. masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun, 1 (satu) bulan upah; b. masa kerja 1 (satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 (dua) tahun, 2 (dua) bulan upah;
26
c. masa kerja 2 (dua) tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 (tiga) tahun, 3 (tiga) bulan upah; d. masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 (empat) tahun, 4 (empat) bulan upah; e. masa kerja 4 (empat) tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 (lima) tahun, 5 (lima) bulan upah; f. masa kerja 5 (lima) tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 6 (enam) bulan upah; g. masa kerja 6 (enam) tahun atau lebih tetapi kurang dari 7 (tujuh) tahun, 7 (tujuh) bulan upah. h. masa kerja 7 (tujuh) tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 (delapan) tahun, 8 (delapan) bulan upah; i. masa kerja 8 (delapan) tahun atau lebih, 9 (sembilan) bulan upah. (3) Perhitungan uang penghargaan masa kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan sebagai berikut: a. masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 2 (dua) bulan upah; b. masa kerja 6 (enam) tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 (sembilan) tahun, 3 (tiga) bulan upah; c. masa kerja 9 (sembilan) tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 (duabelas) tahun, 4 (empat) bulan upah; d. masa kerja 12 (duabelas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 (lima belas) tahun, 5 (lima) bulan upah;
27
e. masa kerja 15 (lima belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 (delapan belas) tahun, 6 (enam) bulan upah; f. masa kerja 18 (delapan belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 (duapuluh satu) tahun, 7 (tujuh) bulan upah; g. masa kerja 21 (duapuluh satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 (duapuluh empat) tahun, 8 (delapan) bulan upah; h. masa kerja 24 (duapuluh empat) tahun atau lebih, 10 (sepuluh ) bulan upah. (4) Uang penggantian hak yang seharusnya diterima sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur; b. biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ketempat dimana pekerja/buruh diterima bekerja; c. penggantian perumahan serta pengobatan dan perawatan ditetapkan 15% (limabelas perseratus) dari uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat; d. hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. (5) Perubahan perhitungan uang pesangon, perhitungan uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Dan dalam Undang-undang tahun 2003 Pasal 157 pasal:
28
(1) Komponen upah yang digunakan sebagai dasar perhitungan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang pengganti hak yang seharusnya diterima yang tertunda, terdiri atas: a. upah pokok; b. segala macam bentuk tunjangan yang bersifat tetap yang diberikan kepada pekerja/buruh dan keluarganya, termasuk harga pembelian dari catu yang diberikan kepada pekerja/buruh secara cuma-cuma, yang apabila catu harus dibayar pekerja/buruh dengan subsidi, maka sebagai upah dianggap selisih antara harga pembelian dengan harga yang harus dibayar oleh pekerja/buruh. (2) Dalam hal penghasilan pekerja/buruh dibayarkan atas dasar perhitungan harian, maka penghasilan sebulan adalah sama dengan 30 kali penghasilan sehari. (3) Dalam hal upah pekerja/buruh dibayarkan atas dasar perhitungan satuan hasil, potongan/borongan atau komisi, maka penghasilan sehari adalah sama dengan pendapatan rata-rata per hari selama 12 (dua belas) bulan terakhir, dengan ketentuan tidak boleh kurang dari ketentuan upah minimum provinsi atau kabupaten/kota. (4) Dalam hal pekerjaan tergantung pada keadaan cuaca dan upahnya didasarkan pada upah borongan, maka perhitungan upah sebulan dihitung dari upah rata-rata 12 (dua belas) bulan terakhir.
29
1.1.7. Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Menurut Romney dan Steinbart (2006, p495), aktivitas sistem informasi akuntansi penggajian terdiri: a. Melakukan updatemaster file penggajian Aktivitas pertama dalam sistem informasi akuntansi penggajian melibatkan update master file penggajian untuk menggambarkan berbagai jenis perubahan gaji: mempekerjakan, menghentikan, perubahan pada tarif pajak, atau perubahan diskresi pemotongan. Semua perubahan gaji sangat penting dimasukkan tepat waktu dan menggambarkan secara tepat dalam pembayaran berikutnya. b. Melakukan update tarif dan pengurangan pajak Aktivitas kedua dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah melakukan update tarif dan pengurangan pajak. Perubahan dilakukan oleh departemen penggajian, tetapi jarang terjadi.Perubahan terjadi jika menerima keputusan dari pemerintah mengenai perubahan tarif pajak. c. Melakukan validasi waktu dan data kehadiran Aktivitas ketiga dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah validasi setiap waktu dan data hadir karyawan. Aktivitas ini dijelaskan sebagai berikut: 1) Skema pembayaran Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan basis per jam, banyak perusahaan menggunakan time card untuk mencatat
30
jam masuk dan jam pulang karyawan setiap hari. Time cards ini memberikan informasi total jam kerja selama periode pembayaran. Banyak juga perusahaan mengganti time cards dengan time clocks elektronik, seperti menggunakan ID Cards untuk mencatat kehadiran karyawan. 2) Peluang menggunakan Tekhnologi Informasi Proses
penggajian
dapat
dibuat
lebih
efisien
dengan
mengumpulkan pencatatan waktu dan kehadiran karyawan secara elektronik. Ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan terkait dengan pencatatan manual, verifikasi, hingga memasukkan data kehadiran dan waktu. d. Menyiapkan gaji Aktivitas keempat dalam SIA penggajian adalah menyiapkan gaji. Semua dokumen yang berhubungan dengan komponen gaji, seperti total jam kerja, absensi, dan sebagainya dikumpulkan untuk dilakukan perhitungan gaji. Setelah dihitung, akan dipelimpahan wewenang oleh atasan yang memiliki wewenang. Kemudian slip gaji dicetak yang berisi total gaji kotor dikurangi total potongan hingga mendapatkan total gaji bersih. e. Membayar gaji Aktivitas kelima dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah membayar gaji kepada karyawan. Slip gaji yang telah dicetak akan
31
diberikan kepada karyawan. Karyawan bagian akuntansi mencatat pengeluaran kas atas gaji. f. Menghitung pajak yang dibayarkan kepada karyawan Aktivitas keenam dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah menghitung pajak.Pajak dipotong darin gaji karyawan. Pajak yang telah dikumpulkan dari potongan penghasilan, akan disetor ke kantor pajak. g. Membayar pajak dari gaji dan pengurangan lain-lain Aktivitas terakhir dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah membayar pajak yang berasal dari potongan gaji karyawan. Jaringan prosedur sistem akuntansi penggajian (Mulyadi, 2008:385) 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian pencatat waktu adalah sebagai berikut : a. Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu pada waktu masuk dan pulang. b. Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir. c. Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan ke bagian gaji dan upah. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian gaji dan upah adalah sebagai berikut :
32
a. Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal. b. Membuat daftar gaji rangkap 2 berdasarkan dokumen daftar gaji dan kartu jam hadir. c. Membuat rekap daftar gaji rangkap 2 dan surat pernyataan gaji. d. Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, dan surat pernyataan gaji. e. Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang. f. Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar lembar ke-3, daftar gaji , lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa. g. Mengarsipkan lembar ke-3 dan lembar ke-2 berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan berdasarkan abjad. 3. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut: a. Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji rangkap 2, dan dari bagian gaji dan upah. b. Membuat bukti kas keluar rangkap 3. c. Mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar lembar ke1 d. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 ke bagian jurnal.
33
e. Menyerahkan lembar ke-2 dan rekap dalam daftar gaji lembar ke-1 ke bagian jurnal. f. Bagian utang menerima lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 dari bagian kasa. Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar. g. Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian jurnal. 4. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian kasa dengan uraian kegiatan sebagai berikut: a. Bagian kasa menerima bukti kas keluar lembar ke- dan ke-3, daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan dari bagian utang. b. Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas kepada kepala bagian keuangan. c. Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. d. Membayarkan gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan. e. Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya. f. Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian utang. g. Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-3, daftar gaji lelmbar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian gaji.
34
h. Surat pernyataan gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan memasukkan uang gaji. 5. Prosedur distribusi biaya gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian jurnal dan bagian kartu biaya dengan uraian kegiatan sebagai berikut: a. Bagian jurnal menerima dokumen bukti kas keluar lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 dari bagian utang. b. Bagian jurnal membuat bukti memorial. c. Bagian jurnal membuat jurnal umum berdasarkan dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1 dan bukti kas keluar lembar ke-2 Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam tiga tahap, yaitu: Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-2, dicatat oleh bagian utang pada kewajiban gaji ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut: Gaji dan upah Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar
Rp xxx Rp xxx
Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya
Rp xxx
Biaya Administrasi dan Umum
Rp xxx
Biaya Pemasaran
Rp xxx
Gaji dan Upah
Rp xxx
35
Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut: Bukti Kas yang Akan Dibayar Kas
Rp xxx Rp xxx
d. Bagian kartu biaya menerima dokumen bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 dari bagian jurnal. e. Bagian kartu biaya mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam kartu biaya berdasarkan dokumen bukti memorial yang dilampiri rekap daftar gaji lembar ke-1 f. Bagian kartu biaya mengarsipkan dokumen dari bagian jurnal berdasarkan nomor urut. g. Bagian jurnal menerima bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2. h. Mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek berdasarkan bukti kas keluar lembar ke-1 yang telah dicap lunas oleh bagian kasa. i. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 menurut nomor urut. Selesai. Berikut merupakan rangkaian prosedur sistem penggajian yang ada dalam buku Mulyadi, 2008:
36
37
1.1.8. Sistem Pengendalian Internal Penggajian Beberapa kecurangan dalam kegiatan penggajian dan pengendalian internalnya sebagai berikut: 1. Kecurangan dalam Kegiatan Penggajian Menurut Gelinas dan Dull (2008:520), penggajian merupakan area yang dapat berpotensi timbulnya kecurangan.Perusahaan melakukan ribuan kali pembayaran gaji kepada karyawan. Jenis kecurangan yang dapat terjadi pada kegiatan penggajian sebagai berikut: a. Ghost Employees: karyawan yang tidak benar-benar bekerja pada perusahaan tetapi menerima slip gaji. Ini bisa saja merupakan karyawan fiktif. b. Falsified hours and salary: karyawan melebih-lebihkan waktu kerja atau dapat merubah kenaikan gaji dalam data karyawan. c. Commission schemes: perusahaan yang menerapkan sistem komisi kepada karyawan, dapat menimbulkan kecurangan oleh karyawan dengan melebih-lebihkan target penjualan agar mendapat komisi lebih banyak atau dapat merubah kenaikan komisi dalam data karyawan. d. False workers compensation claims: karyawan berpura-pura mengalami sakit untuk mendapatkan klaim kompensasi. 2. Pengendalian Internal Penggajian Menurut Gelinas dan Dull (2008:520), pengendalian internal yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencegah kecurangan adalah:
38
a. Pemisahan wewenang antara pembuatan dan perubahan data karyawan, persiapan penggajian, dan pengeluaran kas untuk pembayaran gaji. b. Melakukan setoran gaji secara langsung untuk mengurangi perubahan, pemalsuan, dan pencurian slip gaji. c. Melakukan pemeriksaan data karyawan agar tidak terdapat data ganda. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p504), fungsi SIA penggajian yaitu memberikan pengendalian internal yang memadai untuk memastikan tujuan: 1) Semua transaksi penggajian dipelimpahan wewenang secara tepat 2) Semua transaksi penggajian dicatat dengan valid. 3) Semua pelimpahan wewenang transaksi penggajian dicatat dengan valid. 4) Aset (kas dan data) terlindungi dari kehilangan dan pencurian 5) Aktivitas penggajian menghasilkan kinerja yang efektif.
1.2. Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu menerangkan bagaimana penelitian tentang sistem intern pengendalian penggajian dilaksanakan.Adapun referensi penelitian terdahulu dapat dilihat pada tabel 2.1.Berikut ini.
39
No
Referensi
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu Metode Peelitian
Hasil
1. Analisis penerapan sistem Deskriptif akuntansi penggajian dan Kualitatif pengupahan dalam mendukung pengendalian intern (Studi Kasus pada PT. Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan) Mohammad Taufiq Hidayat, Sri Mangesti Rahayu, Achmad Husaini. 2013
Penerapan pengendalian intern juga sudah cukup baik meskipun terdapat beberapa kelemahan, yaitu terdapat kerangkapan tugas pada bagian administrasi keuangan sehingga memungkinkan adanya penyelewengan, pada bagian administrasi keuangan masih merangkap sebagai pencatat waktu hadir, pembuat daftar upah, dan juga melaksanakan pembayaran upah karyawan, tidak ada bagian khusus yang mengawasi proses absensi karyawan menggunakan check clock.
2. Analisis penerapan sistem Penelitian pengendalian intern (studi Kualitatif kasus: pemerintah kabupaten Bungo) Widya Pratiwi. 2012
Sistem pengendalian intern di Kabupaten Bungo masih memiliki banyak kelemahan. Masing-masing unsur dalam pengendalian intern dapat diketahui bahwa banyak kelemahan yang perlu mendapatkan perhatian dari Pemerintah Kabupaten Bungo.
3
Pada saat karyawan melakukan absen menggunakan clock card sering terjadi kecurangan karena karyawan yang tidak masuk kerja dapat meminta tolong kepada teman untuk melakukan absen akibat tidak adanya pengawasan khusus pada saat karyawan melakukan absen. Dan adanya perangkapan fungsi pada bagian Administrasi Human Resource Development (HRD)
Analisis sistem akuntansi Penelitian penggajian & pengupahan Kualitatif karyawan dalam usaha meningkatkan pengendalian intern perusahaan (studi pada PT. Japfa Comfeed Indonesia, Tbk kantor cabang Sidoarjo) Kumala Mega Saraswati Sri Mangesti Rahayu, Achmad Husaini 2014.
Sumber: Mohammad Taufiq Hidayat, Sri Mangesti Rahayu, Achmad Husaini. 2013, Widya Pratiwi.2012 dan Kumala Mega Saraswati Sri Mangesti Rahayu, Achmad Husaini 2014.
40
2.3. Kerangka Pemikiran Untuk dapat menerapkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya manipulasi, penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan, maka penelitian ini direncanakan dengan kerangka berikut ini. Pengendalian intern sistem penggajian
Teori Pengendalian intern sistem penggajian
Sistem Penggajian Pada PT. Furniwell Sinar Jaya
1. Prosedur Penggajian 2. Pengendalian intern sistem penggajian
Analisis pengendalian intern sistem penggajian
Gambar 2.2. Kerangka Pemikiran
