BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi Komunikasi merupakan unsur paling penting dan menjadi dasar bagi segala aktivitas kehidupan manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain, begitu juga hal nya bagi suatu lembaga atau organisasi. Istilah komunikasi dalam bahasa inggris disebut dengan comunication, berasal dari kata communication atau communis yang berarti sama maknanya atau pengertian yang sama dengan maksud untuk mengubah pikiran, sikap, perilaku penerima dan melaksanakan apa yang di inginkan oleh komunikator.5 Carl I. Hovland mendefinisikan komunikasi sebagai : The Process by which an individual (the comunicator) transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify the behavior of othe individuals (communicates)6 Dengan kata lain, komunikasi adalah proses individu dalam mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Definisi Hovland menunjukan bahwa yang dijadikan objek studi Ilmu komunikasi bukan saja penyampaian informasi, melainkan juga pembentukan pendapat umum (public opinion) dan sikap publik (public attitude). Istilah komunikasi berpangkal pada perkataan latin Communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang 5 6
Widjaja A.W. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. PT. Bumi Aksara. Jakarta, 2005, Hal. 8 Ibid.
9
10
atau lebih. Komunikasi juga berasal dari akar kata dalam bahasa latin Communico yang artinya membagi (Cherry dalam Stuart, 1983). 7 Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). 8 Menurut pakar ilmu komunikasi, Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen H. Broom, pengertian komunikasi adalah: “Communication as intercourse by words, letters or message, interchange of thoughts or opinion” 9 Komunikasi menurut Robert D.Ross (1977:5), bahwa komunikasi merupakan alat yang penting dalam fungsi public relations. Publik mengakui dan menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif, dan sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian publik serta tujuan penting yang lainnya dari fungsi public relations.10 Sebuah definisi yang dibuat oleh kelompok sarjana komunikasi yang mengkhususkan
diri
pada
studi
komunikasi
antar
manusia
(human
communication) bahwa : “Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan (1) membangun hubungan antar
7
Hafied Cangara. Pengantar Ilmu Komunikasi Edisi Revisi. PT. Rajagrafindo Persada. Jakarta. 2011. Hal 18 8 Onong Uchjana Effendi. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2009. Hal. 11 9 Cutlip, Scott M., Allen H. Center and Glen H. Broom. Effective Public Relations. International Edition (8th Edition). Prentice Hall. New Jersey. 2000. Page 260 10 Rosady Ruslan . Manajemen Public Relations & Media komunikasi. Raja Grafindo. Jakarta, 2012, Hal. 83
11
sesama manusia; (2) melalui pertukaran informasi; (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain; serta (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu’.11 Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya program humas modern. Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan karyawan.12 2.2 Komunikasi Organisasi Kata komunikasi menurut Onong Uchjana Effendi (1992:3), yaitu berasal dari perkataan bahasa latin : communicatio yang berarti (pemberitahuan) atau “pertukaran pikiran”. Dengan demikian maka secara garis besar dalam suatu proses komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesan maka agar terjadi suatu pertukaran pikiran atau pengertian, antara komunikator (penyebar pesan) dan komunikasi (penerima pesan).13 Dalam suatu proses komunikasi terdapat beberapa elemen yang saling berkaitan satu sama lainnya. Menurut Harrold Lasswell, terdapat 5 (lima) elemen dalam keberlangsungan proses komunikasi : 1. Who Komunikator yang menyampaikan pesan, mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak. 11
Hafied Cangara. Pengantar Ilmu Komuniikasi Edisi Revisi. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2010. Hal 20 12 Frazier Moore. Humas (Membangun Citra Dengan Komunikasi). PT. Remaja Rosdakarya. Bandung 2004. Hal 87 13 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2003. Hal 79
12
2. Says What Pesan yang disampaikan oleh komunikator, yaitu bagaimana pesan disampaikan atau dibawa melalui media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail ataupun media lainnya. 3. In Which Channel Saluran komunikasi sebagai media penyampaian pesan, dalam hal ini berbentuk newsletter/majalah. 4. To whom Komunikasi atau penerima pesan, yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya kedalam bahasa yang dimengerti kedua pihak. 5. With What Effect Memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.14 Menurut Wilbur Scharamm, kondisi-kondisi yang harus dipenuhi sebagai penunjang bagi komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan 2. Pesan harus menggunakan lambing-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama mengerti. 3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyarankan beberapa cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi suatu kelompok dimana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki. 15 Komunikasi organisasi dalam definisi fungsional dapat diartikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
14
Onong Uchjana Effendi. Ilmu Komunikasi Teori-Praktek. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2006 Onong Uchjana Effendy. Ilmu teori dan Filsafat Komunikasi. Citra Aditya Bhakti. Bandung. 2003. Hal 41-42
15
13
komunikasi dalam hubungan-hubungan antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan, Komunikasi organisasi terjadi di dalam organisasi maupun antar organisasi, bersifat formal maupun informal. Semakin formal sifatnya, semakin terstruktur organisasi ke atas, ke bawah maupun horizontal. Sedangkan komunikasi informal adalah yang terjadi diluar struktur organisasi. Karenanya komunikasi
organisasi
melibatkan
komunikasi
kelompok,
komunikasi
antarpribadi, komunikasi intrapribadi dan terkadang komunikasi publik juga muncul didalamnya.16 Conrad dalam (Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga fungsi komunikasi dalam organisasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah : 1. Fungsi Perintah Komunikasi memperbolehkan anggota organisasinya “membicarakan menerima, menafsirkan dan bertindak atau suatu perintah”. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengerahan dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi di antara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut. 2. Fungsi Relational Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain”. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara misalnya kepuasaan kerja, aliran komunikasi kebawah maupun keatas dalam hirarki organisasional, dan tingkat pelaksaan perintah. 3. Fungsi Manajemen Ambigu Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja organisasi, demikian juga diri sendiri, 16
Dani Vardiansyah. Pengantar Ilmu Komunikasi. Ghalia Indonesia. Bogor. 2004. Hal 33
14
tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. 17 Menurut Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai berikut: “organizational communications is the process of creating and exchanging message with in a network of interdependentrelationship to cope with environmental uncertainty”.18 Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubahubah. 2.3 Public Relations Public Relations merupakan penghubung anata organisasi dengan publiknya, baik publik internal (top management, pemegang saham, keluarga, karyawan) maupun publik eksternal (pemerintah, pesaing perusahaan, pers, konsumen). PR selalu berhubungan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan muncul perubahan yang berdampak. Dengan demikian, PR merupakan bentuk komunikasi yang berlaku disemua jenis organisasi, baik yang bersifat komersial atau non komersial disektor publik pemerintahan maupun swasta. Menurut Rex Harlow, “public relations adalah fungsi manajemen yang unik yang membantu membangun dan memelihara jalur komunikasi, memunculkan pemahaman, kerja sama antara organisasi dan publiknya; 17 18
Khomsahrial Romli. Komunikasi Organisasi Lengkap. PT Grasindo. Jakarta. 2011. Hal 2-3 Ibid 13
15
melibatkan manajeman permasalahan dan isu; membantu manajemen untuk terus menginformasikan dan tanggap terhadap opini publik; mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajeman untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, melayani sebagai sistem peringatan dini untuk membantu mencegah kecenderungan negatif; dan menggunakan penelitian yang sehat dan etika komunikasi sebagai alat utamanya”.19 Peran Pubic Relations dalam suatu organisasi dibagi menjadi 4 (empat) Kategori yaitu sebagai berikut : a. Communication Technician (Teknisi Komunikasi) Beberapa praktisi memasuki dunia humas ini sebagai teknisi. Pada tahap ini kemampuan jurnalistik dan komunikasi sangat diperlukan. Humas diarahkan untuk berperan menulis newsletter, in house magazine, in house jurnal, newsrelease, feature, dan lain sebagainya. Biasanya praktisi dalam peran ini tidak hadir pada saat manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran mereka lebih kearah penelitian tools dan mengimplementasikan program. b. Expert Prescriber (Penasehat Ahli) Praktisi humas sebagai pendefinisi problem, pengembangan program dan memiliki tanggung jawab penuh untuk mengimplementasikannya. Mereka sebagai pihak yang pasif. Manajer yang lainnya menyerahkan tugas komunikasi sepenuhnya ketangan si komunikasi ini sehingga mereka dapat mengajarkan pekerjaan mereka yang lainnya. c. Communication Fasilitator (Fasilitator Komunikasi) Humas sebagai pendengar setia dan broker informasi. Mereka sebagai penghubung, interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka menglola two way communication dengan cara membuka rintangan komunikasi yang ada atau yang terjadi. d. Problem Solving Facilitator (Fasilitator dalam Pemecahan Masalah) Peranan praktisi humas dalam hal proses pemecahan persoalan humas ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau kritis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. 20
19
Keith Butterick. Public Relations Teori dan Praktik. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2012. Hal
9
20
Rosady Ruslan. Manajemen Humas dan Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2002. Hal 22-23
16
Karena hal itulah maka muncul kebutuhan akan wadah atau sarana yang berfungsi menjadi media bagi perusahaan tersebut. Saat ini banyak sekali perusahaan yang sudah menggunakan media internal yang dikelola oleh seorang PR untuk mengatasi permasalahan serta menggunakan media internal untuk memberikan pengetahuan serta informasi kepada karyawannya.
2.3.1 Tugas Public Relations Tugas pokok Public Relations sehari-hari adalah sebagai berikut : a. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi b. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat c. Memperbaiki citra organisasi d. Tanggung jawab
sosial (Social Responsibility), Public Relations
merupakan instrument yang bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak mendapatkan tanggung jawab tersebut.21 Tingakt efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok yaitu : a. Keterbukaan pihak manajemen b. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan dinilai dan arti penting komunikasi dengan karyawan 21
Assumpta, Sr. Maria. Dasar-dasar Public Relations: Teori dan Praktek. Grasindo. Jakarta. 2004. Hal 39-42
17
c. Keberadaan seorang manajer komunikasi (manajer humas) yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern.22 2.4 Humas Pemerintah Setiap lembaga atau instansi tentu ingin berhasil mencapai tujuannya, keberhasilan tersebut tidak dapat dicapai hanya berdasarkan kemampuan yang ada pada lembaga itu saja. Disamping itu perlu adanya pengertian, penerimaan dan keikutsertaan publiknya. Yang dimaksud dengan publik adalah publik internal maupun eksternal. Adanya unit kehumasan pada setiap instansi pemerintah merupakan suatu keharusan fungsional dalam rangka penyebaran tentang aktivitas instansi tersebut. Humas merupakan suatu alat untuk memperlancar jalannya interaksi serta penyebaran informasi melalui media internal maupun eskternal. Dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi kehumasan, sebagai aparat kehumasan pemerintah, maka berbagai kegiatan yang perlu diperhatikan antara lain: 1. Membina pengertian pada khalayak atau publik terhadap kebijaksanaan pimpinan, baik kepada khalayak internal maupun khalayak eksternal. Pembinaan pengertian kepada khalayak termasuk pemberian dan pelayan informasi. 2. Menyelenggarakan
dokumentasi
kegiatan-kegiatan
pokok
instansi
pemerintah, terutama yang menyangkut publikasi. 22
Rusadi Ruslan. Public Relations dan Komunikasi. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 1995. Hal 271-273
18
3. Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat. 4. Mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber. 5. Bentuk produk humas yang dihasilkan seperti majalah, bulletin, press release, poster, folder, pamphlet, selembaran dan lain-lain.23
2.5 Efektivitas Media Internal Banyaknya pilihan media komunikasi yang bisa digunakan bidang humas untuk mendukung aktivitasnya, membuat mereka harus bisa memilah dan memilih media apa yang paling tepat untuk menyampaikan pesan-pesannya kepada khalayaknya. Media internal bisa dibilang sebagai salah satu jembatan komunikasi yang mempunyai pengaruh terhadap kelanjutan komunikasi organisasi. Namun media yang bagaimanakah yang bisa dikatakan efektif? Sedangkan efektivitas menurut Sondang P. Siagian di dalam bukunya yang berjudul Audit Manajemen (2001:24) memberikan definisi efektivitas adalah sebagai berikut: “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, saranan dan prasaran dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa kegiatan yang dijalankannya”.24 Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya.
23 24
Widjaja H.A.W. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. PT. Bumi Aksara. Jakarta. 2010. Hal 65 Sondang P Pasaribu. Audit Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta. 2001. Hal 24
19
Sementara itu Abdurahmat (2003:92) “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya”. Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Di dalam menjalankan tugasnya, public relations perlu meninjau kembali efektivitas dari media internal yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada khlayaknya, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah media tersebut sudah cukup mewakili apa yang dibutuhkan dan apa yang ingin diaspirasikan oleh khalayak. Menurut Hardjana di dalam bukunya Audit Komunikasi menjelaskan tentang efektivitas sebuah media internal komunikasi adalah sebagai berikut : 1. Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima pesan yang dituju. Penerima pesan merupakan objek yang diharapkan untuk menerima pesan tersebut. 2. Isi : yang diterima atau ditelusuri vs yang dimaksud isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. 3. Ketepatan waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal. Pesan yang dimaksud sampai pada penerima pesan tepat pada waktunya. Hal ini berarti bahwa penyampaian pesan tersebut sesuai dengan kondisi dan situasi. 4. Media : yang dimaksud disini adalah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan dijarapkan oleh pengirim pesan dan penerima pesan. 5. Format : struktur yang diterima vs pesan yang dikirim, terdapat kesesuaian format antara yang dimaksud oleh pengirim dengan penerima pesan.
20
6. Sumber : orang yang melakukan sekaligus bertanggung jawab, artinya terdapat kejelasan sumber yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat.25 Jadi, sebuah media internal dikatakan efektif menurut Andre Harjana apabila isi dari media internal tersebut cukup mewakili beberapa dimensi yang disebutkan di atas. Mulai dari kejelasan sumber, ketepatan waktu, format maupun isinya. 2.6 Media Internal Media internal merupakan media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan dan non komersial, serta lazim digunakan dalam aktivitas PR.26 Variasi media internal PR sangatlah banyak, pemilihan bentuk dan metode komunikasi disesuaikan dengan karakteristik organisasi, jumlah strata personil. Tujuan utama media internal adalah memberikan informasi kepada publik mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi, menstimulasi peningkatan mutu dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik serta peranan individual mereka dalam tujuan organisasi. Pengertian media menurut Tony Greener adalah merupakan jalur penting dalam kegiatan-kegiatan public relations. Pengertian media internal secara luas dapat diartikan sebagai bahasa informasi yang diterbitkan secara teratur oleh bagian internal perusahan atau lembaga pemerintahan. Hal ini dikarenakan
25
Ashadi, Siregar dan Rondang Pasaribu. Bagaimana Mengelola Media Komunikai Organisasi. Cetakan Kelima. Kanisius. Yogyakarta. 2000. Hal 62 26 Frank Jefkins. Public Relations. Edisi Kedua Erlangga. 1998
21
keseluruhan proses produksi dan pengelolaan media internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi humas.27 Dalam menjalankan dan mendukung fungsi dan tugas humas, maka dari seorang humas meembuat media internal. Menurut Rosady Ruslan dalam Manajeman PR dan Media Komunikasi, fungsi media internal : 1. Media hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahan kepada pemilik (stakeholder), khalayak terkait aktivitas perusahaan, manfaat produk barang dan jasa. 2. Ajang komunikasi antara karyawan. Misal : kegiatan usaha, wisata atau kegiatan karyawan. 3. Media bagi staff PR dalam tulis menulis (menulis untuk media internal atau eksternal). 4. Nilai tambah bagi PR dalam menerbitkan In House Journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur, penampilan profesional, LayOut dan isi di tata rapih, dan Cover yang menarik. 28 Dalam melaksanakan kegiatan humas untuk mengelola media internal terdapat beberapa jenis media internal yang diproduksi sendiri oleh perusahaan salah satunya yaitu jurnal internal, jurnal tersebut terbagi juga menjadi beberapa bagian diantaranya : 1. Majalah, yaitu jurnal internal dengan format majalah dan isinya kebanyakan adalah fitur dan ilustrasi. Jurnal bisa dicetak dengan menggunakan teknik lithografi atau photo gravure. 2. Koran, yaitu meskipun mirip dengan Koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya lebih canggih, yakni secara offset-litho.
27
Tonny Greener. Kiat Sukses PR dan Pembentukan Citranya. PT. Bumi Aksara Citranya. Jakarta. 1993. Hal 23 28 Rosady Ruslan. Manajeman Humas Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2002. Hal 186
22
3. Newsletter, yaitu sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. 4. Majalah dinding, yaitu bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal. 29 Media perusahaan yang biasa dipergunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi yang sering dipergunakan oleh praktisi public relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra melalui berbagai jenis media publikasi. 30 Menurut Deddy Mulyana dalam bukunya Metodologi Penelitian Komunikasi, jenis-jenis media publikasi organisasi antara lain sebagai berikut : 1. Bulletin Bulletin adalah publikasi organisasi yang menyangkut perkembangan suatu topic atau aspek tertentu dan diterbitkan secara teratur dalam waktu yang relatif singkat. 2. House Journal Media internal atau In House Journal dipergunakan oleh PR untuk keperluan publiksi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas ; seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah, konsumen. Biasanya berbentuk ; Newslatter, Magazine, Tabloit, Bulletin, Company Profile, Annual Report, Prospektus dan lain sebagainya. 3. Prited Material Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian pesan-pesan yang berbentuk ; Brochure, Leaflet. Booklet, Kop Surat, Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat, Kalender dan yang lainnya. 4. Media Pertemuan (Event) Media pertemuan secara langsung dengan para audiensnya melalui tatap muka langsung, misalnya dengan presentasi seminar, pameran dan lain sebagainya. 29
Frank Jefkins. Public Relations. PT. Gelora Aksara Partama (edisi kelima). Jakarta. 1998. Hal 147 Rosady Ruslan. Manajeman Public Relations & Media Komunikasi : Konsepsi dan Aplikasi (cetakan ke7). PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2006. Hal 201-202
30
23
5. Media Sarana Public Relations Media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan (Corporate Identity) yang merupakan simbol atau nama perusahaan, logo, warna, standart perusahaan dan kemasan produk (Corporate and Product Color Image), penampilan dan citra lobby kontor (front office lobby image) dan hingga model huruf atau perusahaan (style of identity mark) yang sekaligus merupakan citra perusahaan yang khas sebagai pembeda dengan competitor lainnya. 6. Media Personal Media personal ini merupakan media PR yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan pertemuan langsung (face to face contact) untuk maksud mengatakan pendekatan personal (personal approach) atau melobbi dan kemudian meningkatkan untuk bernegoisasi sehingga kedua belah pihak dapat terlibat dalam perundingan akan mencapai kata sepakat. Artinya kemampuan dalam presentasi, melobbi, bernegoisasi dan lain sebagainya harus dikuasai oleh seorang Public Relations yang professional dalam perannya mewakili perusahaan.31 Humas bisa menggunakan semua hal yang tertulis tersebut, namun harus disesuaikan dengan dana dan waktu yang diberikan oleh pimpinan untuk kegiatan tersebut, dan hal yang paling penting sebelum memilih hal yang mana yang paling terbaik untuk mendukung kegiatan humas, juga disesuaikan dengan khalayak internalnya. Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh humas dalam pembuatan Media Internal, yaitu : 1. Readers (pembaca) Penting untuk diketahui harus secara tahu siapa yang menjadi target/sasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif atau karyawan kebanyakan. Pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan, dan pembaca telah mengenal serta memahami dengan seksama tentang penerbitan komersial. 31
Dedy Mulyana. Metodologi Penelitian Komunikasi. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2000. Hal 45
24
2. Quantity (eksemplar, tiras/oplah) Jumlah tiras dari media cetak yang diterbitkan tentunya harus disesuaikan dengan jumlah konsumen. Tiras akan mempengaruhi cara produksi, kualitas bahan dan isi. 3. Frequebcy (waktu terbit/edisi) Dari fasilitas dan biaya yang ada dapat diputuskan untuk menerbitkan sebuah media cetak dengan waktu edisi terbit, harian, mingguan, bulanan atau dengan waktu yang jarang, dwibulanan, tribulanan, tetapi tidak boleh celah yang terlalu besar karena akan menghilangkan pengertian dari keberkalaan atau kontinuitas terbit. 4. Policy (kebijakan redaksi) Dalam pembuatan media internal kita harus menetapkan tujuan penerbitan. Apakah sekedar memberikan informasi kepada khalayak atau pembaca tentang perusahaan atau organisasi atau untuk membina hubungan baik antara top manajemen dengan karyawannya. Hal terpenting adalah media internal yang diterbitkan harus sejalan dengan program humas secara menyeluruh sehingga tercapai sasaran yang hendak dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan dalam memelihara dan miningkatkan citra positif. 5. Title (nama media internal) Nama, dan logo media internal termasuk dalam rancangan/desain. Hal penting yang harus diperhatikan adalah nama itu harus mencerminkan kekhasan atau memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat dan komunikatif. 6. Proses Percetakan Proses percetakan bisa menggunakan letterpress, photogravure atau web offset. Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut : bentuk dan lebarnya media internal, jumlah eksemplar/tiras, penggunaan warna (banyak warna, sebagian atau hitam putih dan jumlah gambar/foto). 7. Style (format/gaya/bentuk) Hal-hal yang mempengaruhi penampilan/gaya media internal adalah ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, kesimbangan berita, feature dan artikel.32
32
Soemirat, Soleh & Ardianto, Elvinaro. Dasar-dasar Public Relations. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2007. Hal 24-26
25
2.7 Kebutuhan Informasi Manusia sebagai mahluk sosial yang pastinya membutuhkan suatu informasi untuk menambah wawasan pemikirannya. Menurut Philip Kotler “Kebutuhan adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu”. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaan kekurangan di dalam diri organisme, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri. 33 Suatu organisasi pasti memerlukan informasi guna memajukan organisasi tersebut sebab dengan adanya informasi maka perusahaan dapat melihat kekurangan atau kelebihan perusahaan. Informasi merupakan suatu proses yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta-fakta, nilai-nilai yang bermanfaat. Jadi, didalamnya terdapat suatu proses transformasi data suatu informasi. Informasi suatu menjadi hal penting yang terdapat dalam organisasi sehingga perlu bagi semua anggota organisasi untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaannya itu sendiri. Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules, informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukan informasi dan sering digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data.34 Pawit M Yusup mendefiniskan kebutuhan informasi sebagai berikut: “Kebutuhan Informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari
33
Philip Kotler. Manajemen Pemasaran. Salemba Empat. Jakarta. 1995. Hal 304 R. Wayne and Don F. Faules. Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan”. Editor Deddy Mulyana. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2006. Hal 29
34
26
suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai objek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai”.35 Informasi yang beredar dikalangan individu tidak selamanya langsung di serap kepemikiran individu tersebut tentunya mereka memilih informasi yang memang mereka butuhkan dan dianggap bisa menambah wawasan mereka dalam memperoleh informasi. Suatu organisasi atau perusahaan sebelum memberikan informasi kepada khalayak tentunya mereka harus mengetahui apa saja informasi yang dibutuhkan sehingga nantinya informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk mereka dalam mengambil keputusan. 2.8 Konsep Efektivitas Konsep efektivitas yang dipakai adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas, dan waktu) telah tercapi. Semakin besar presentase target yag tercapai semakin tinggi tingkat efektifitasnya. Peningkatan efektifitas organisasi dinyatakan sebagi tujuan, karena pengertian bahwa secara fungsional kinerja suatu sistem di tentukan oleh kejituan dalam pencapaian sasaran. Pendapat lain menurut Gibson efektifitas adalah penapaian sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. Konsep ini didasarkan pada pendekatan tujuan, yang bertujuan untuk menentukan dan mengevaluasi, menurut kamus
umum
bahasa
Indonesia,
efektifitas
adalah
suatu keadaan yang
behasil guna. 35
Pawit M Yusup. Pedoman Praktis Mencari Informasi. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 1995. Hal 53
27
Sedangkan definisi efektifitas secara umum menurut Hardjana adalah sebagai berikut :36 1. Mengerjakan hal hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan dengan rencana dan aturannya. 2. Mencapaikan tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik. 3. Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberikan hasil yang bermanfaat 4. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan 5. Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh memberi keuntungan atau laba 6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang dipakai telah optimal digunakan sampai tingakat maksimum
Efektifitas majalah internal dapat di ukur dengan melakukan evaluasi terhadap media internal tersebut. Evaluasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang menurut steele adalah proses penilaian secara sistematis tentang nilai, tujuan, efektifitas atau ketepatan sesuatu berdasarkan kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Artinya dalam evaluasi kita memberi makna, tujuan, efektifitas atau keesuain program dengan acuan pada dua hal, yakni standart atau kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektifitas adalah kemampuan untuk menentukan sasaran yang tepat dan melakukan hal-hal yang benar, mencapai tingkat atas pesaing, membawa hasil, menangani
tantangan
masa
depan,
meningkatkan
laba
keuntungan,
mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Kriteria yang digunakan dalam efektifitas komunikasi adalah siapa penerima atau pemakai, isi pesan,
36
Andre Hardjana Audit Komunikasi. Teori Praktek. PT Grasindo. 2000. Hal 24
28
ketepatan waktu, media komunikasi, dan sumber. Dalam penelitian ini, efektifitas yang di maksut adalah bagaimana media internal “Majalah Kehutanan Indonesia” dapat memenuhi media informasi karyawan berada di lingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan.
yang
