BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Perencanaan Strategi Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien (2006, p5) sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
2.1.2. Strategi Sistem Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Sebuah strategi sistem informasi harus meliputi kebutuhan bisnis untuk kedepannya agar lebih selaras dengan strategi bisnis. Hal ini juga harus mendefinisikan dan memprioritaskan investasi yang dibutuhkan untuk mencapai portofolio aplikasi. (Issa-Salwe, Ahmed, Aloufi, dan Kabir, 2010) Sekarang ini pengetahuan akan informasi merupakan hal yang vital bagi pada manager. Disamping organisasi membutuhkan sistem informasi untuk bertahan dan
6
7
meningkat, sistem informasi dapat membantu organisasi mengembangkan cakupan mereka, dengan memberikan produk baru dan pelayanan yang lebih baik. Sistem informasi meningkatkan daya guna teknologi dan jika hal tersebut tidak diatur dengan baik dan tidak berhubungan dengan strategi bisnis organisasi, hal tersebut akan menekan organisasi dalam keunggulan kompetitif. (Kearns dan Lederer, 1997)
2.1.3. Perencanaan Strategi Sistem Informasi Perencanaan Strategi Sistem Informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan. (Turban 2003, p432) Menurut Wijaya (2006), Sistem teknologi informasi dikenal dengan nama senjata strategi (strategy weapon) karena dapat digunakan untuk menerapkan strategi yang
dapat
memberikan
keuntungan
kompetitif.
Organisasi
membutuhkan
perencanaan strategi untuk sumber daya teknologi informasinya dengan beberapa alasan sebagai berikut: •
Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat dibagikan kepada manajemen dan ahli – ahli sistem teknologi informasi. Diskusi dan persetujuan akan hasil perencanaan ini dapat menyediakan pemahaman bersama antara ahli – ahli sistem teknologi informasi dan manajer – manajer bisnis tentang bagaimana cara terbaik bagi organisasi untuk menggunakan sumber daya informasinya.
8
•
Mengembangkan suatu rencana untuk sumber daya informasi yang dapat membantu mengkomunikasikan masa depan organisasi itu kepada pihak lain di dalam organisasi.
•
Diskusi mengenai perencanaan strategi sering kali banyak membantu manajer – manajer bisnis dan ahli – ahli sistem teknologi informasi dalam membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimana sistem teknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis organisasi.
•
Dengan perencanaan yang baik, jika sesuatu yang buruk terjadi= mendadak di organisasi, maka organisasi sudah siap menghadapinya.
•
Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat membantu mengalokasikan sumber – sumber daya ke proyek – proyek sistem teknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi organisasi. Hasil dari
perencanaan
ini
didampingi
dengan
anggaran
biaya
yang
mencerminkan prioritas bisnis untuk sistem teknologi informasi yang harus dikembangkan. •
Alat komunikasi dengan manajemen puncak. Banyak manajer sistem teknologi informasi meminta kenaikan anggaran yang signifikan untuk pengembangan sistem teknologi informasi. Suatu rencana sitem teknologi informasi yang baik, harus dengan jelas dihubungkan kepada arah bisnis. Hasil perencanaan yang baik juga menjelaskan bagaimana organisasi akan mencapainya. Permintaan anggaran akan terlihat lebih masuk akal dan
9
lebih mudah disetujui bagi manajemen puncak yang ada diluar departemen sistem teknologi informasi. •
Membantu pemasok. Arsitektur dan rencana dari sistem teknologi informasi adalah suatu cara efektif bagi organisasi untuk berkomunikasi dengan penjual/pemasok tentang kebutuhan dari produk-produk sistem teknologi informasi masa depan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan memahami
kebutuhan
masa
depan
ini,
maka
pemasok
dapat
mempersiapkan jauh sebelumnya.
Menurut Pant dan Hsu (1995), perencanaan sistem informasi dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan organisasi. Pengembangan berbagai jenis sistem berbasiskan komputer sebaiknya merespon terhadap kebutuhan tersebut, mulai dari tingkat transaction processing sampai tingkat aplikasi yang lebih kompleks (support systems).
Perencanaan sistem informasi sangat menyerupai perencanaan strategi
dalam ilmu manajemen. Objective, prioritas, dan otorisasi untuk suatu proyek sistem informasi
perlu
diformulasikan.
Rencana
pengembangan
sistem
sebaiknya
mengidentifikasi spesifik proyek untuk untuk masa depan perusahaa, prioritas setiap proyek disesuaikan dengan sumber daya perusahaan, prosedur umum, dan hambatan untuk setiap area aplikasi. Pengertian akan strategi dan objective bisnis merupakan salah satu langkah awal dalam melakukan perencanaan sistem informasi. Dengan mengerti strategi dan objective bisnis akan membuat fungsi sistem informasi dapat berkontribusi positif dan proaktif pada strategi dan objective bisnis. Tanpa adanya pengertian tersebut akan
10
membuat investasi IT tidak akan efektif memenuhi kebutuhan perusahaan. (Teo dan Ang, 2000) Implementasi TI yang dilakukan secara sungguh-sungguh sebagai penyangga visi dan misi serta mencapai keunggulan kompetitif adalah sama halnya melakukan perubahan dalam organisasi. Perubahan ini terkait dengan perubahan sistem, prosedur, sumber daya manusia, sistem informasi, struktur dan kebijakan, sehingga menimbulkan kecemasan kepada staf organisasi dan sering kali terjadi pertentangan dalam organisasi baik secara eksplisit maupun implisit. Sejumlah metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang dihasilkan oleh para akademisi dan praktisi masih terjadi kegagalan mencapai keunggulan kompetitif, dan tidak menjamin keberhasilan implementasi TI secara sempurna. Karena elemen-elemen perencanaan strategi teknologi informasi lebih berfokus kepada aspek teknologi dan kurang mewadahi aspek-aspek non-teknologi. Untuk mencapai keberhasilan perencanaan strategi sistem informasi dalam implementasinya, perlu pendekatan yang disesuaikan dengan lingkungan organisasi. Tidak ada metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang bersifat universal untuk semua bentuk organisasi, beberapa metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang ada hanya boleh digunakan sebagai pendekatan. (Malik, Raja, dan Mohamed, 2003) Aspek utama yang terkandung dalam perencanaan strategi sistem informasi adalah menyelaraskan perencanaan sistem informasi dengan perencanaan bisnis melalui koordinasi antara bisnis dan fungsi perencanaan sistem informasi dan aktivitasnya. (Teo dan Ang, 1999)
11
2.2.
Perencanaan Strategi Teknologi Informasi
2.2.1. Teknologi Informasi Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data dan teknologi berbasis internet (O’Brien, 2006, p9). Sedangkan menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi menunjuk pada spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan telekomunikasi. Menurut Porter dan Millar (1985), teknologi informasi tidak hanya berimplikasi bagimana individu melakukan aktifitasnya, tetapi juga berimplikasi pada aliran informasi, hal ini berpengaruh besar dalam meningkatkan kemampuan perusahaan untuk menghubungakan antaran aktifitas perusahaan, baik internal maupun eksternal. Pada akhirnya teknologi akan sangat mendukung keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan dapat mengkoordinasikan aktivititas dalam rantai nilai perusahaan untuk meraih keunggulan kompetitif dari sisi biaya. Selain itu keunggulan kompetitif dapat diciptakan dengan melakukan diferensiasi rantai nilai yang dimiliki oleh perusahaan tersebut melakui dukungan sistem informasi.
12
2.2.2. Strategi Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi.
2.3.
Strategi Bisnis Menurut Rangkuti (2006, p7), strategi bisnis adalah strategi fungsional yang
berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategistrategi yang berhubungan dengan keuangan dari suatu bisnis. Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi para pesaing. Suatu strategi bisnis biasanya meliputi beberapa hal seperti berikut : •
Vission, pencapaian dari sebuah misi atau dapat diartikan sebagai sebuah pandangan masa depan dari sebuah bisnis yang menjadi tujuan umum sebuah perusahaan.
•
Mission, adalah pernyataan yang memberikan arahan tentang apa yang akan dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencapai visinya.
•
Business Driver, adalah beberapa faktor kritis pendorong perubahan yang dapat memberikan fokus pada bisnis sehingga dapat memenuhi sasarannya.
13
•
Objectives, adalah sasaran-sasaran yang ditetapkan dan harus dipenuhi oleh perusahaan dalam pencapaian visi perusahaan.
•
Strategies, adalah kebijakan atau tindakan langsung yang dipilih perusahaan sebagai alat untuk mencapai tujuan dan memenuhi misinya.
•
Critical Success Factors (CSF), adalah beberapa area kunci dimana sesuatu harus berjalan dengan baik sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai.
•
Business Area Plans, adalah perencanaan dari berbagai area bisnis yang ada yang berkaitan dengan strategi bisnis perusahaan.
2.4. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI Menurut Earl (Ward and Peppard (2002, p40)), dalam membuat suatu strategic application tidak boleh hanya memfokuskan pada analisis terhadap teknologi saja. Earl menyarankan bahwa jalur yang efektif untuk menghasilkan keuntungan dari SI atau TI adalah dengan mengkonsentrasikan pada pemikiran tentang bisnis, yaitu : dengan menganalisis masalah bisnis yang ada dan perubahan lingkungannya, menyadari bahwa SI atau TI adalah hanya salah satu bentuk solusi yang ditawarkan, karena ia menemukan bahwa strategi SI/TI saat ini lebih banyak mengidentifikasikan persoalan teknologi dan terminology teknikal saja, tetapi sedikit mengidentifikasikan kebutuhan organisasi akan aplikasi dan kebutuhan bisnis. “Earl” menyarankan agar strategi SI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan
14
terhadap sistem informasi dan strategi TI fokus dalam mengidentifikasikan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi informasi dan infrastrukturnya. Hubungan ini dapat digambarkan seperti gambar di bawah ini :
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI (Ward and Peppard, 2002, p41)
Gambar diatas mengilustrasikan hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dalam suatu pendekatan untuk menyusun strategi sistem dan teknologi
15
informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya. Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut. Menurut Teubner dan Mocker (2005), Perencanaan strategi sistem informasi harus sepenuhnya menyatu dengan perencanaan bisnis perusahaan. Intergrasi akan tercapai pada saat perusahaan melakukan alignment antara perencanaan bisnis dan perencanaan sistem informasi. Perencanaan sistem informasi dapat dimulai dari visi bisnis dari perusahaan yang di break down ke dalam sasaran-sasaran yang dikategorikan dalam empat dimensi seperti yang diusulkan oleh Kaplan dan Norton dalam bentuk balanced scorecard. Penyelarasan stategi sistem informasi dan sasaran dari organisasi akan berdampak pada strategi organisasi kedepannya. Ada dua pandangan untuk melihat hubungan antara TI dengan bisnis perusahaan. Ketika driver dari strategi sistem informasi adalah bisnis (BusinessÆIT), dimana portofolio aplikasi di rancang untuk mendukung proses bisnis saat ini dan potensial dari TI tidak diikuti secara penuh. Pada pandangan lainnya, jika driver dari strategi sistem informasi dari sisi kemajuan
16
TI (IT Æ Business), dimana risiko yang dapat terjadi adalah investasi pada unprofitable applications. Dan hal lain yang mungkin digunakan adalah pendekatan tertimbang (Business Æ IT), pendekatan ini memungkinkan peluang bisnis dan kemajuan teknologi dari TI dipertimbangkan secara bersamaan untuk memungkinkan timbulnya inovasi, tetapi tentunya realistis dengan perencanaan. (Vitale, Ives, dan Beath, 1986) Perubahan lingkungan SI/TI sangat cepat sekali, khususnya dalam hal pengembangan teknologi, hal ini membuat perusahaan sulit untuk menetapkan proses perencanaan yang standard dalam konteks perencanaan sistem informasi. Oleh karena itu perencanaan sistem informasi dalam kaitannya dengan proses perencanaan harus dirancang dan diselaraskan dengan perencanaan bisnis/organisasi. (Pollack, 2010) Menurut Teo dan King (1997) menegaskan bahwa arti penting dan kegunaan integrasi Business Planning- Information System Planning (BP – ISP) telah dibuktikan secara empiris dapat meningkatkan kontribusi sistem informasi terhadap kinerja organisasi. Sayangnya, seringkali nilai investasi di bidang sistem informasi tidak dapat direalisasikan secara penuh sebagai akibat dari kurang padu dan padannya penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem informasi dalam suatu organisasi. Dengan demikian, peningkatan kinerja maupun keunggulan kompetitif akan sulit tercapai. Untuk itu, diperlukan model penyelarasan strategik antara strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja organisasi. Strategi bisnis merujuk pada Porter (1980) merupakan pilihan-pilihan utama perusahaan tersebut dalam area bisnisnya. Mengacu pada Henderson dan
17
Venkatraman (1993) bahwa tingkat kepentingan strategi bisnis dipengaruhi oleh kebijakan strategis perusahaan pada keputusan “make-or-buy”, yakni kemitraan dan aliansi.
Kemitraan
diterjemahkan
sebagai
seberapa
tinggi
ketergantungan
pengembangan bisnis perusahaan pada mitra strategisnya. Sementara aliansi dijabarkan menurut tingkat ketergantungan pengembangan bisnis perusahaan pada aktivitas alihdaya (outsourcing). Penyelarasan strategik strategic aligment) sendiri diturunkan dari kata “penyelarasan” (aligment) dan “strategi” (strategy). Penyelarasan merupakan “co-ordination” yang dapat dicapai ketika strategi sistem/teknologi informasi perusahaan diturunkan dari strategi organisasi (Lederer dan Mandelow, 1989), meliputi: •
Content linkage yang mengacu pada konsistensi antara rencana bisnis dan rencana sistem/teknologi informasi. Semakin konsisten antara rencana bisnis dan rencana sistem/teknologi informasi, maka tingkat penyelerasan akan semakin baik sehingga kinerja organisasi akan mengalami peningkatan, begitu pula sebaliknya.
•
Timing linkage mengacu pada apakah rencana sistem/teknologi informasi dikembangkan setelah, beriringan atau sebelum rencana bisnis dibuat. Dalam hal ini berpegang pada perencanaan, pelaksanaan, penganggaran, pengendalian
dan
evaluasi.
Sistem/teknologi
informasi
dapat
dikembangkan setelah rencana bisnis jika kebutuhan sistem/teknologi informasi pada organisasi tidak bersifat mendesak atau penting. Pengembangan rencana sistem/teknologi informasi dikembangkan secara
18
beriringan dengan rencana bisnis jika kebutuhan tersebut bersifat paralel dan berjalan secara simultan. Dengan kata lain, bila rencana sistem/teknologi informasi tidak diiringi dengan rencana bisnis atau sebaliknya, maka kinerja organisasi tidak akan mengalami kemajuan, tetapi stagnan bahkan mengalami penurunan. Untuk pengembangan rencana sistem/teknologi informasi sebelum rencana bisnis, maka kebutuhan sistem/teknologi informasi bersifat mendesak atau sesuatu yang sangat penting. Ini dapat dikatakan bahwa rencana bisnis tidak akan berjalan atau mengalami hambatan bila rencana sistem/teknologi informasi tidak dikembangkan terlebih dahulu. Pengembangan rencana sistem/teknologi informasi dengan rencana bisnis, baik setelah, beriringan maupun sebelum pada kedua rencana tersebut perlu diperhatikan juga kemampuan
anggaran
pada
organisasi.
Dengan
memperhatikan
perencanaan dan penganggaran, maka keputusan untuk pelaksanaan rencana tersebut, baik sebelum, beriringan dan setelah dapat berjalan secara optimal.
Berbagai literatur telah menegaskan arti penting penyelarasan strategik. Penyelarasan didefinisikan oleh Luftman dan Brier (1999) sebagai penerapan sistem teknologi infromasi di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan strategistrategi, tujuan-tujuan, dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Boar (1994) misalnya, menyebutkan
bahwa
organisasi
perlu
membangun,
menyelaraskan,
dan
mengembangkan keunggulan kompetitif melalui pemberdayaan sistem/teknologi
19
informasi untuk menjawab tantangan kompetisi global. Khandelwal (2001. p14) menambahkan penyelarasan strategik jelas bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan dukungan sistem informasi dalam proses bisnis untuk memberikan informasi pengelolaan yang benar. Untuk melakukan ini, teknologi informasi pada perusahaan harus selaras dengan tujuan organisasional. Menurut Premkumar dan King (1992) penyelarasan strategi adalah kaitan antara rencana sistem informasi dengan rencana bisnis information systems planning – business planning alignment). Idealnya, rencana bisnis dan rencana sistem informasi, baik fungsi produksi maupun fungsi perencanaan organisasi seharusnya saling terkait satu sama lain melalui pemetaan langsung strategi sistem informasi terhadap satu atau lebih strategi bisnis dalam konteks untuk memaksimalkan imbalan yang diperoleh organisasi (Calhoun dan Ledere, 1990). Melalui penyelarasan antara rencana sistem informasi dan rencana bisnis, sumberdaya informasi akan mendukung tujuan bisnis dan meraih keuntungan dalam meraih peluang guna pemanfaatan strategis sistem informasi. (Premkumar dan King, 1991) Kefi dan Kalika (2005) menjabarkan perspektif penyelarasan strategik tersebut ke dalam: (1) Business execution. Pada tataran ini penyelarasn strategik ditentukan dan diputuskan terkait dengan bisnis yang ada pada organisasi, (2) Competitve potential. Penyelarasan strategik merupakan upaya untuk meningkatkan potensi persaingan suatu organisasi terhadap organisasi lain. Potensi persaingan berupa keunggulan kompetisi terkait dengan impelementasi sistem/teknologi informasi pada suatu organisasi. (3) IT potential. Organisasi dalam menjalankan bisnisnya didukung oleh potensi IT. Semakin besar potensi IT dalam penggunaan di
20
organisasi akan meningkatkan kinerja organisasi serta, (4) Service level. Pada organisasi pelayanan dapat ditingkatkan dengan sistem/teknologi informasi. Pelayanan yang ditunjang dengan sistem/teknologi informasi akan menjangkau pelayanan dari tingkat sub unit sampai organisasi secara keseluruhan. Penyelarasan strategik (strategic aligment) merupakan konsep yang dikembangkan dan diperoleh dari co-variation atribut tingkat kepentingan strategi bisnis dan strategi sistem/teknologi informasi pada waktu tertentu. Penyelarasan merupakan “co-ordination” yang dapat dicapai ketika strategi sistem/teknologi informasi perusahaan diturunkan dari strategi organisasi meliputi content linkage, timing linkage, dan personel linkage serta dengan persepektif business execution, competitive potential, information technology potential, dan service level. Organisasi yang terlihat baik kinerjanya adalah organisasi dimana ada penyelarasan antara realisasi strategi bisnis dan realisasi strategi sistem informasi. Untuk itu, organisasi perusahaan yang mencapai penyelarasan dapat membangun strategi keuntungan kompetitif yang akan meningkatkan organisasi dengan peningkatan visibilitas, efisiensi, dan profitabilitas pada persaingan dalam perubahan pasar saat ini. (Hamzah, 2007) Menurut Jogiyanto (2005, p65) Terdapat empat macam keselarasan atau integrasi yaitu sebagai berikut ini: •
Integrasi
administratif
(administrative
integration).
Integrasi
ini
menunjukkan hubungan yang sangat lemah antara perencanaan strategik bisnis (PSB) dan perencanaan strategik sistem teknologi informasi (PSSTI) yan berarti tidak ditemukan usaha yang signifikan dari
21
penggunaan sistem teknologi informasi untuk mendukung rencanarencana bisnis. •
Integrasi urut satu-arah (one-way sequential integration). Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung rencana-rencana bisnis.
•
Integrasi bolak-balik dua-arah (two-way reciprocal integration). Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi dua arah dari PSB ke PSSTI dan sebaliknya dari PSSTI ke PSB yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung dan sekaligus mempengaruhi rencana-rencana bisnis.
•
Integrasi penuh (full integration). Integrasi ini menunjukkan tidak adanya perbedaan antara PSB dan PSSTI dan keduanya dilakukan bersamaan di dalam satu perencanaan yang terintegrasi. Dengan demikian, peningkatan kinerja dapat dicapai dan keunggulan kompetitif akan diperoleh sehingga organisasi dapat terus bertumbuh serta mampu bertahan dalam kompetisi yang kian sengit.
2.5. Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Dari beberapa pengertian yang telah dikemukakan pada subbab-subbab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan atas pengertian dari Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi, yaitu suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan
22
strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang untuk menghadapi persaingan dengan perusahaan lainnya. Model kerangka kerja dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan penjelasannnya adalah sebagai berikut:
a. Aktivitas Inputs : •
Internal Business Environment, yaitu strategi bisnis yang lama atau saat ini, objek-objek bisnis, sumbernya, prosesnya, dan kebudayaannya serta nilai bisnisnya.
•
Eksternal Business Environment, yaitu meliputi ekonomi, industry dan persaingannya yang mempengaruhi operasional perusahaan.
•
Internal IS/IT Environment, yaitu SI/TI yang lama atau saat ini dalam bisnis, yang membantu jalannya bisnis dan merupakan salah satu skill dan sumber serta infrastruktur teknologi dalam perusahaan.
•
Eksternal IS/IT Environment, yaitu meliputi trend teknologi baru dan peluang penggunaan SI/TI yang lain, dan melihat SI/TI dari pelanggan dan pesaing.
23
b. Proses perencanaan strategi SI/TI Proses dimana informasi yang diperoleh, serta hasil analisis yang diperoleh dari inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs.
c. Aktivitas Outputs : •
Business IS strategy, yaitu merupakan suatu strategi baru dari SI bisnis yang mungkin akan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit atau fungsi bisnis yang telah ada.
•
IS/IT Management Strategy, yaitu meliputi elemen-elemen umum dari strategi yang dipakai pada keseluruhan perusahaan.
•
IT Strategy, merupakan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya khusus yang berhubungan dengan TI.
d. Future application portfolio Rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu kedepan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan
dan
menyesuaikan
perkembangan perusahaan.
perkembangan
teknologi
dengan
24
e. Current application portfolio Rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan diperusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan dan pasar pada saat sekarang ini.
Gambar 2.2 Model Perencanaan Strategi SI/TI (Ward dan Peppard, 2002, p341)
25
2.6. Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi 2.6.1. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Analisis lingkungan eksternal bisnis dari sebuah perusahaan terdiri dari faktor-faktor pada dasarnya diluar dan terlepas dari perusahaan. Faktor – faktor utama yang biasa diperhatikan adalah faktorfaktor politik, ekonomi, social dan teknologi. Lingkungan eksternal bisnis ini memberikan kesempatan besar bagi perusahaan untuk maju, sekaligus dapat menjadi hambatan untuk maju. Adapun teknik-teknik analisis digunakan untuk memahami kondisi situasi pada lingkungan eksternal bisnis diantaranya adalah :
2.6.1.1. Analisis Lima Daya Persaingan Porter Aspek lingkungan industri akan lebih mengarah pada aspek persaingan di mana bisnis perusahaan berada. Akibatnya faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi persaingan, seperti ancaman-ancaman dan kekuatan-kekuatan yang dimiliki perusahaan termasuk kondisi persaingan itu sendiri menjadi perlu untuk dianalisa. Michael E.Porter mengemukakan konsep Competitive Strategy yang menganalisa persaingan bisnis berdasarkan lima aspek utama yang disebut Lima Kekuatan Bersaing (Husein Umar, 2001, p78-83). Secara lengkap aspek atau variabel yang membentuk model untuk strategi bersaing tersebut serta penjelasanya dipaparkan berikut ini :
26
1) Ancaman Masuknya Pendatang Baru Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya kapasitas menjadi bertambah, tejadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Ada beberapa faktor penghambat (enrty barrier) pendatang baru untuk masuk ke dalam suatu industri yaitu : •
Skala ekonomi
•
Diferensiasi produk
•
Kecukupan modal
•
Biaya peralihan
•
Akses ke saluran distribusi
•
Peraturan pemerintah.
2) Persaingan Diantara Perusahaan Sejenis Persaingan dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja perusahaan, menurut Porter tingkat persaingan dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu: •
Jumlah Kompetitor
•
Tingkat pertumbuhan industry
•
Karakteristik produk
•
Biaya tetap yang besar
•
Kapasitas
•
Hambatan keluar
27
3) Ancaman Dari Produk/Jasa Pengganti Perusahaan-perusahaan yang berada dalam suatu industry tertentu akan bersaing pula dengan produk/jasa pengganti. Walaupun karakteristiknya berbeda, barang subtitusi dapat memberikan fungsi atau jasa yang sama. Ancaman produk subtitusi menjadi kuat bilamana konsumen dihadapkan pada switching cost (biaya peralihan) yang sedikit dan jika produk subtitusi itu mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama, bahkan lebih tinggi dari produk-produk suatu industri.
4) Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli Para pembeli, dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu mempengaruhi perusahaan untuk menurunkan harga produk, meningkat mutu dan pelayanan, serta mengadu perusahaan dengan kompetitornya. Kekuatan tawar pembeli akan kuat apabila perusahaan dihadapkan pada kondisi sebagai berikut : •
Pembeli mampu memproduksi produk yang diperlukan
•
Sifat produk tidak teridentifikasi dan banyak pemasok
•
Switching cost pemasok adalah kecil
•
Pembeli mempunyai tingkat profitabilitas yang rendah, sehingga sensitive terhadap harga dan diferensiasi service
•
Produk perusahaan tidak terlalu penting bagi pembeli, sehingga pembeli dengan mudahnya mencari subtitusinya.
28
5) Kekuatan Tawar-menawar Pemasok Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk atau servis. Pemasok menjadi kuat apabila beberapa kondisi berikut terpengaruhi : •
Jumlah pemasok sedikit
•
Produk/jasa yang ada adalah unik dan mampu menciptakan switching cost yang besar
•
Tidak tersedia produksi subtitusi
•
Pemasok mampu melakukan integrasi ke depan dan mengolah produk yang dihasilkan menjadi produk yang sama dengan yang dihasilkan perusahaan.
Gambar 2.3 Lima Daya Persaingan Porter (Husein Umar, 2001, p79)
29
Analisa lima kekuatan bersaing dapat digunakan untuk mengidentifikasikan peluang dan ancaman dari SI/TI bagi perusahaan, dengan menjawab pertanyaanpertanyaan sebagai berikut (Ward dan Peppard, 2002, p104) : •
Bagaimana SI/TI meningkatkan entry barrier ?
•
Bagaimana SI/TI merubah peta kompetisi ?
•
Bagaimana SI/TI membuat switching cost bagi pelanggan ?
•
Bagaimana SI/TI merubah kekuatan pemasok ?
•
Bagaimana SI/TI menghasilkan produk/jasa pengganti ?
Kerangka kerja kekuatan kompetitif Porter digunakan untuk mengidentifikasi 6 kategori dari peluang keunggulan kompetitif perusahaan (Parsons, p5): •
Meningkatkan switching costs pelanggan melalui penambahan nilai dari layanan dan infirmasi yang berbasiskan TI.
•
Mengurangi switching costs yang dimiliki dengan pemasok.
•
Menggunakan TI untuk mendukung inovasi produk.
•
Melakukan kooperasi dengan pesaingan pilihan untuk berbagi sumber daya TI.
•
Substitusi TI untuk para pekerja.
•
Menggunakan informasi untuk memuaskan pelanggan perusahaan yang berada pada segmentasi terbaik.
30
Implikasi penting dari kerangka kerja kekuatan Porter adalah ide untuk extended rivalry. Dimana perusahaan harus mengerti kompetisi di dalam industri. Dalam hal ini yang harus diperhatikan adalah kompetitor saat ini termasuk pelanggan, pemasok, perusahaan yang menghasilkan substitusi produk, dan potensial dari pendatang baru. Perusahaan secara umum harus berusaha untuk melakukan manipulasi dari kekuatan kompetitif yang berada dalam industri untuk mencapai comparative advantage diantara para kompetitor yang ada saat ini. (Bakos dan Treacy, 1986) Lima model daya saing (Five Competitive Forces Model) merupakan skema yang mempunyai cangkupan yang luas dengan tujuan memaparkan perencanaan strategis dengan mendeskripsikannya dalam beberapa tahapan yang terkandung dalam skema tersebut. Skema yang ada dalam lima model daya saing dimulai dengan melakukan sebuah analisa dengan mendeskripsikan bisnis dan membuat formulasiformulasi visi dan strategi sampai dengan menetapkan lingkungan eksternal dan internal dalam organisasi tersebut yang berperan. Tentunya, visi dan strategi yang dibentuk akan berhubungan dengan lingkungan organisasi baik internal maupun eksternalnya. (Arons dan Waalewijn, 2000) Sangatlah penting bagi suatu perusahaan untuk dapat bertahan menghadapi lima model daya saing ini dan menjadikan kelima hal tersebut suatu kekuatan yang mendukung perusahaan karena akan berdampak pada strategi perusahaan (Porter, 2008), contohnya adalah inovasi atau pengenalan terhadap produk yang mempunyai kedudukan yang sama, dimana akan melawan ancaman terhadap produk pengganti, pendatang baru, dan kompetisi cengan kompetitor lama. (Shin, 2001)
31
2.6.1.2. Analisis PEST Technology)
(Politic,
Economic,
Social,
Menurut Ward dan Peppard (2002, p70-72) analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
a) Faktor Politik Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum, serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan. Contoh : kebijakan tentang pajak, peraturan ketenaga kerjaan, peraturan perdagangan, stabilitas politik dan peraturan daerah.
b) Faktor Ekonomi Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya pembelian dari pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu perusahaan. Contoh : pertumbuhan ekonomi, tingkat suku bunga, standar nilai tukar, tingkat inflasi, hargaharg produk dan jasa.
32
c) Faktor Sosial Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. Contoh : tingkat pendidikan masyarakat, tingkat pertumbuhan penduduk, kondisi lingkungan sosial, kondisi lingkungan kerja, keselamatan dan kesejahteraan sosial.
d) Faktor Teknologi Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Contoh : aktivitas penelitian dan pengembangan teknologi, automatisasi, kecepatan transfer teknologi, tingkat kadarluasa teknologi. Tabel 2.1 Analisis PEST (Ward dan Peppard, 2002, p71) Politik • Pajak /Tarif • Perundangundangan • Tekanan atau adaya Lobby group tertentu • Situasi politik dan keamanan Ekonomis • Situasi ekonomi dalam negeri • Bunga pinjaman • Tingkat inflasi • Upah regional • Nilai tukar mata uang
Sosial • Tren gaya hidup • Demografi • Tingkah laku konsumen • Tingkat pendidikan • Angka kelahiran dan kematian • Tingkat penghasilan • Pengelompokan umur Teknologi • Industri yang menggunakan R&D • Penemuan teknologi baru • Teknologi informasi • Hak paten teknologi • Transfer teknologi
33
2.6.2. Analisis Lingkungan Internal Bisnis Analisis lingkungan bisnis dari perusahaan digunakan untuk mengetahui strategi bisnis perusahaan pada saat ini dan visi misi perusahaan, aktivitas dan proses bisnis perusahaan, sumber daya yang dimiliki dan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Adapun teknik – teknik analisis yang digunakan dalam memahami kondisi situasi lingkungan internal bisnis diantaranya adalah :
2.6.2.1. Analisis Value Chain (Manufacture) Menurut Michael Porter (Ward dan Peppard (2002, p244)) value chain analysis adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk atau jasa.
Gambar 2.4 Value Chain Service Business (Ward dan Peppard, 2002, p265)
34
Pendekatan rantai nilai (value chain) dibedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis (Ward dan Peppard, 2002, p263):
1. Aktivitas Utama (Primary Activities) Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya memberikan kepuasan pada pelanggan. Aktivitas-aktivitas tersebut tidak hanya dilakukan dengan baik, tapi juga harus saling berhubungan dengan efektif jika keseluruhan performa bisnis hendak dioptimalkan. Aktivitas utama terdiri dari inbound logistic, outbound logistics, sales & marketing dan services.
A. Inbound Logistics Mendapatkan, menerima, menyimpan, dan pengadaan input kunci dan sumber daya dalam kualitas dan kuantitas yang tepat bagi bisnis. Ini mungkin termasuk merekrut staf serta membeli bahan, komponen dan jasa dan berurusan dengan subkontraktor dan memperoleh peralatan.
B. Operations Mengubah input menjadi produk atau layanan yang diperlukan oleh para pelanggan. Ini mencakup sumber daya dan membawa bahan bersama-sama untuk membuat produk atau menyediakan layanan.
35
C. Outbound logistics Mendistribusikan produk ke pelanggan baik secara langsung kepada pelanggan atau ke agen yang sesuai untuk didistribusi, sehingga pelanggan dapat memperoleh produk atau jasa dan membayarnya dengan tepat.
D. Sales and marketing Menyediakan cara-cara di mana pelanggan dan konsumen sadar akan produk atau jasa dan bagaimana mereka dapat memperoleh itu, termasuk cara untuk membujuk mereka untuk membeli atau menggunakan produk atau jasa.
E. Services Memberikan nilai tambah lebih jauh kepada pelanggan dengan memastikan pelanggan mendapatkan keuntungan penuh atau nilai dari produk yang dibeli.
2. Aktivitas pendukung : Merupakan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis dari waktu ke waktu dengan cara menambahkan nilai secara tidak langsung, nilainya akan diketahui melalui kesuksesan dari aktivitas utama.
36
a. Technology Menjelaskan teknologi apa saja yang dignakan dalam perusahaan tersebut.
b. Human Resources Merupakan cara dari perusahaan dalam mengatur SDMnya, misalnya dengan memberikan pelatihan atau pembekalan skill dan ilmu.
c. Infrastructure Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh perusahaan.
d. Procurement Suatu proses lengkap untuk mendapatkan barang dan jasa dari persiapan mulai dari persiapan dan pengolahan dari sebuah daftar permintaan atas invoice untuk pembayaran.
Menurut Jogiyanto (2005, p334) teknologi informasi merupakan alat yang potensial untuk digunakan dalam menciptakan atau menambah nilainilai dan teknologi informasi dimaksud untuk melihat sampai sejauh mana peran sistem dan teknologi informasi di perusahaan saat ini di rantai nilai.
37
Dari analisa ini dapat diketahui dan dijawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini. : 1.
Di
kegiatan-kegiatan
mana
saja
sistem
informasi
sudah
mempunyai peran dalam menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai? 2. Apakah peran sistem informasi sudah optimal atau masih dapat ditingkatkan di kegiatan-kegiatan yang sudah memanfaatkanya? 3. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem informasi masih belum berperan menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai? 4. Apakah sistem informasi dapat diterapkan di kegiatan-kegiatan yang belum memanfaatkanya?
Rockart dan Scott Morton (1984) telah memperkenalkan penggunaan dari nilai tambah rantai nilai untuk menggambarkan peluang potensial yang akan dicapai dari teknologi informasi. Mereka mengidentifikasi tiga tipe peluang untuk menciptakan keunggulan kompetitif: (1) mengembangkan setiap fungsi yang menambahkan nilai, (2) menghubungkan pelanggan dengan pemasok untuk meningkatkan switching costs, dan (3) menciptakan bisnis baru melalui layanan dan produk.
38
2.6.3. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Analisis ini digunakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keadaan perkembangan SI/TI diluar lingkungan perusahaan, yang memberikan dampak dan pengaruh bagi perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan utama dari analisis ini adalah untuk mendapatkan pengetahuan tentang peluangpeluang baru dalam penggunaan SI/TI, dan tidak hanya terbatas pada peluang untuk mengimplementasikan teknologi namun juga dapat berupa peluang untuk menggunakan teknologi yang sudah ada dengan cara yang lebih hemat dan tepat dalam penggunaannya atau peluang untuk menggunakan teknologi dengan cara lain yang tidak terpikirkan sebelummnya. Bagian dari analisis ini juga meliputi pengetahuan tentang SI/TI yang digunakan oleh pihak eksternal seperti pemasok, pesaing atau perusahaan-perusahaan lain yang memiliki hubungan dan mempengaruhi bisnis perusahaan. Salah satu aspek dari analisis ini adalah untuk dapat mengkategorikan elemen-elemen yang potensial dan berharga dari teknologi untuk dapat dievaluasi dan dimanfaatkan oleh perusahaan. Inti dari analisis ini adalah untuk dapat menyediakan informasi yang menyeluruh tentang eksternal SI/TI untuk digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam bentuk pross perencanaan strategi SI/TI (Ward dan Peppard, 2002, p203-204).
39
2.6.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI Analisis ini akan menyediakan informasi yang menyeluruh tentang lingkungan SI/TI perusahaan saat ini, yang dapat digunakan sebagai salah satu bentuk masukan dalam proses perencanaan strategi SI/TI. Analisis lingkungan internal SI/TI mengetahui pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis dan kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya didalam perusahaan dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Aplikasi portfolio saat ini dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam pengembangan (Ward dan Peppard, 2002, p153).
2.6.4.1.
Analisis Portfolio Aplikasi (McFarlan)
Menurut Ward dan Peppard (2002, p42), portfolio aplikasi menampilkan sebuah analisis dari keseluruhan aplikasi perusahaan, baik yang ada saat ini, potensial ataupun yang masih direncanakan. Portfolio aplikasi adalah cara untuk membawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial kemudian menilai kontribusi bisnisnya, umumnya berupa matrik 2x2, yang merupakan metode yang sangat popular untuk menjelaskan dampak dari variabel yang tidak berkaitan namun saling mempengaruhi. Dalam portfolio aplikasi, sebuah aplikasi dapat dikategorikan sebagai strategic, high potential, key operational, dan support tergantung dari peranannya dalam mendukung strategi bisnis perusahaan, baik saat ini maupun disaat mendatang. Kategori dalam portfolio aplikasi adalah sebagai berikut :
40
•
Strategic, adalah aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis perusahaan dimasa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dengan memberikan keunggulan bersaing. Teknologi yang digunakan tidak menentukan apakah suatu aplikasi strategis atau tidak, dampaknya pada bisnis perusahaanlah yang menentukan.
•
Key Operational, adalah aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal dan ini akan mengakibatkan menurunnya keunggulan perusahaan.
•
Support,
adalah
aplikasi
yang
mendukung
perusahaan
dalam
meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen namun tidak memberikan keunggulan bersaing. •
High Potential, adalah aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi perusahaan dimasa mendatang, tapi masih belum terbukti. Strategis Aplikasi yang kritikal untuk berkelanjutan strategi bisnis dimasa depan Aplikasi yang pada saat ini digunakan enterprise untuk kesuksesan Kunci operasional
Berpotensi tinggi Aplikasi yang mungkin penting dalam mencapai kesuksesan dimasa depan Aplikasi yang berharga tapi tidak kritikal untuk kesuksesan Pendukung
Gambar 2.5 Aplikasi Portfolio McFarlan (Ward dan Peppard, 2002, p42)
41
2.6.4.2. Analisis Audit Grid Menurut Earl (1989, p74) analisis aplikasi yang ada sekarang harus dilakukan oleh setiap perusahaan sebelum memulai/memperbaharui perencanaan sistem informasi pada perusahaan tersebut. Untuk mempermudah mengevaluasi aplikasi yang ada, digunakan pendekatan audit grid seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.6 Diagram Audit Grid Earl (1989, p74) Pada sumbu horizontal pada gambar diatas menunjukkkan kualitas teknis suatu sistem aplikasi yang menyangkut tentang bagaimana kehandalan aplikasi, kemudahan pemeliharaan sistem atau aplikasi dan efisiensi dari biaya sistem atau aplikasi tersebut. Pada sumbu vertikal menunjukkan nilai bisnis dari suatu sistem meliputi bagaimana dampak sistem atau aplikasi tersebut terhadap bisnis, tingkat kemudahan penggunaan sistem atau aplikasi tersebut dan frekuensi penggunaan sistem atau aplikasi tersebut.
42
2.7. Analisis SWOT( Strength, Weakness, Opportunity, Threat) Menurut Rangkuti (2006, p18-19), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang dan secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar, yaitu : •
S : Strength, merupakan kekuatan dari organisasi.
•
W: Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi.
•
O : Opportunity, merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
•
T: Threat, merupakan ancaman dari luar bagi organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
Gambar 2.7 Analisis SWOT (Rangkuti, 2006, p19)
43
Banyak proses termasuk didalam analisis situasi dalam bentuk Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT). Analisis ini menempatkan pengaruh internal dan eksternal organisasi, formulasi strategi, dan sasaran spesifik dengan perencanaan operasional dan taktikal untuk mencapai sasaran tersebut (Semiawan dan Middleton, 1999)
2.7.1. Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Menurut Rangkuti (2006, p22-23), sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui faktor strategi eksternal (EFAS).
Tabel 2.2 Tabel EFAS (Rangkuti, 2006, p23) FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
PELUANG Total Peluang ANCAMAN Total Ancaman TOTAL EFAS
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
KOMENTAR
44
Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) : a. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). b. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. c. Hitung rating (dalam kolom tiga) untuk masingmasing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. Misalnya, jika nilai ancamannya sangat besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masingmasing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis
45
eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan kelompok industri yang sama.
2.7.2. Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) Menurut Rangkuti (2006, p24-25), setelah faktorfaktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan.
Tabel 2.3 Tabel IFAS (Rangkuti, 2006, p25) FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
KOMENTAR
KEKUATAN Total Kekuatan KELEMAHAN Total Kelemahan TOTAL IFAS Tahapnya adalah: a. Tentukan
faktor-faktor
yang
menjadi
kekuatan
serta
kelemahan
perusahaan dalam kolom 1. b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-
46
faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00). c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industry atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan dibawah rata-rata industri, nilainya adalah 4.
2.7.3. Matrik SWOT Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matrik SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan (IFAS) yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternative strategis (Rangkuti, 2006, p31). Cara membuat matrik SWOT adalah dengan menggunakan faktor-faktor strategis eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam tabel EFAS dan IFAS, yaitu dengan Mentransfer peluang dan ancaman dari tabel EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan
47
dari table IFAS kedalam sel yang sesuai dalam matrik SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut lalu dibuatkan 4 set kemungkinan alternatif strategi (SO, ST, WO, WT) (Rangkuti, 2006, p35): •
Strategi SO : strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
•
Strategi ST : strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.
•
Strategi WO : strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
•
Strategi WT : strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
EFAS
IFAS Strength ( S ) Tentukan 5-10 faktor-faktor kekuatan internal
Opportunity ( O ) Tentukan 5-10 faktor peluang eksternal
Strategi SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang.
Weakness ( W ) Tentukan 5-10 faktor-faktor kelemahan internal.
Strategi WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang.
48
Threats ( T ) Tentukan 5-10 faktor ancaman eksternal
Strategi ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
Strategi WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman.
Gambar 2.8 Matrik SWOT (Rangkuti, 2006, p31)
2.8. Konsep Balanced Scorecard Menurut Robert S. Kaplan dan David P. Norton (2000, p8), Balanced Scorecard adalah suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang kinerja bisnis. Kaplan dan Norton telah memperkenalkan Balanced Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran-ukuran dari perspektif lainnya seperti tingkat kepuasan pelanggan, proses internal dan kemampuan melakukan inovasi. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan Balanced Scorecard sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti: •
Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi.
49
•
Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.
•
Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.
•
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
BSC membagi strategi dan pengukurannya ke dalam empat perspektif, yaitu keuangan, proses bisnis internal, pelanggan, dan inovasi. Empat perspektif ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, jadi bisa ditambah ataupun diganti.
•
Perspektif Keuangan Dalam perspektif ini BSC masih menggunakan indikator keuangan
perusahaan yang sering digunakan, misalnya return on investment, return on equity, economic value added, dan lain-lain. Pengukuran ini untuk melihat apakah penerapan strategi bisa mendatangkan manfaat ekonomis bagi perusahaan, karena kinerja keuangan menentukan apakah perusahaan masih bisa menjalankan bisnisnya.
•
Perspektif Proses Bisnis Internal Dalam perspektif ini kita mencoba untuk mengidentifikasi proses
bisnis yang tengah berjalan dan kemungkinan untuk peningkatan kinerja
50
proses bisnis ataupun penciptaan proses baru. Ukuran yang sering digunakan adalah tingkat kecepatan respons, waktu pelayanan, dan lain-lain.
•
Perspektif Pelanggan Dalam perspektif ini perusahaan mengidentifikasi segmen pasar di
mana perusahaan akan berkompetisi. Ukuran yang sering dipakai adalah customer satisfaction, customer retention, new customer aqcuisition, customer profitability, dan lain-lain.
•
Perspektif Inovasi Perspektif ini juga sering disebut sebagai learning and growth. Dalam
perspektif ini yang menjadi sorotan adalah kinerja di masa mendatang dan faktor-faktor yang mendukungnya. Kalau ketiga perspektif terdahulu mengidentifikasi tujuan perusahaan di masa depan, maka di perspektif ini dijabarkan kemampuan organisasi seperti apa yang mampu mendukung tujuan yang telah ditetapkan. Ukuran yang sering dipakai misalnya tingkat kepuasan karyawan, jumlah usulan oleh karyawan, dan lain-lain.
51
Berikut adalah gambar empat perspektif BSC (Gambar 2.9):
Gambar 2.9 Balanced Scorecard (Ward dan Peppard, 2002, p208)
Konsep BSC didasarkan pada asumsi bahwa efisiensi penggunaan modal investasi tidak lagi menjadi penentu tunggal untuk keunggulan kompetitif, tapi faktor seperti modal intelektual, penciptaan pengetahuan atau orientasi pelanggan yang sangat baik menjadi lebih penting. BSC digunakan untuk berkomunikasi dan mengkoordinasikan
deskripsi strategi bisnis. Kesenjangan antara perencanaan
strategis dan operasi bisa dijembatani dan pencapaian jangka panjang dari tujuan strategis dijamin dengan aplikasi yang konsisten dan perumusan strategi bisnis yang sebelumnya ditetapkan dalam empat perspektif BSC. (Figge, Hahn, Schaltegger, dan Wagner, 2002) Dengan adanya konsep Balanced Scorecard akan terus memelihara arah dan kemajuan perusahaan sesuai dengan apa yang menjadi visi dan misi organisasi. Selain
52
itu Balanced Scorecard akan membantu perusahaan dalam menyelaraskan tujuan dengan satu strategi yang ingin diterapkan, karena Balanced Scorecard membantu mengeliminasi berbagai macam strategi manajemen puncak yang tidak sesuai dengan strategi karyawan dengan cara membantu karyawan untuk memahami bagaimana peran serta mereka dalam rangka peningkatan kinerja perusahaan secara keseluruhan. (Ciptani, 2000) Banyak
perusahaan
menerapkan
konsep
balanced
scorecard
untuk
meningkatkan kinerja sistem pengukuran. Mereka mencapai hasil yang nyata, tetapi terbatas. Mengadopsi konsep tersebut memberikan klarifikasi, konsensus, dan fokus pada peningkatan kinerja yang diinginkan. Baru-baru ini, kita telah melihat perusahaan memperluas penggunaan balanced scorecard, menggunakan itu sebagai dasar dari suatu sistem manajemen strategi
terpadu.
Banyak perusahaan
menggunakan scorecard untuk : ‐
Mengklarifikasi dan memperbaharui strategi.
‐
Mengkomunikasikan strategi ke perusahaan.
‐
Menyelaraskan tujuan masing-masing unit dan individu dengan strategi
‐
Menghubungkan tujuan strategis untuk target jangka panjang dan budget tahunan.
‐
Mengidentifikasi dan menyelaraskan gagasan strategi
‐
Melakukan tinjauan kinerja secara berkala untuk mempelajari dan meningkatkan strategi.
Balanced scorecard memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan proses manajemen dan seluruh organisasi berfokus pada pelaksanaan strategi jangka
53
panjang. Pada National Insurance, scorecard menyediakan CEO dan manajernya dengan kerangka kerja terpusat, mereka dapat merancang ulang setiap bagian dari sistem manajemen perusahaan. Dan karena hubungan sebab akibat yang melekat dalam scorecard, perubahan dalam satu komponen sistem yang diperkuat perubahan sebelumnya yang dibuat di tempat lain. Oleh karena itu, setiap perubahan yang dilakukan selama periode 30 bulan ditambah dengan momentum yang membuat organisasi bergerak maju dalam arah yang telah disepakati. Tanpa balanced scorecard, kebanyakan organisasi tidak dapat mencapai visi dan tindakan yang sama secara konsisten sebagai usaha mereka untuk mengubah arah dan memperkenalkan strategi dan proses baru. Balanced scorecard memberikan kerangka kerja untuk mengelola pelaksanaan strategi sementara juga memungkinkan strategi itu sendiri untuk berkembang sebagai respon terhadap perubahan dalam pasar kompetitif perusahaan,, dan lingkungan teknologi. (Kaplan dan Norton, 1996)
2.9. IT Balanced Score Card Tabel 2.4 di bawah ini menunjukkan standard IT Balanced Scorecard. Perspektif orientasi pengguna menggambarkan evaluasi user terhadap IT. Perspektif penyempurnaan operasional menggambarkan proses IT yang dikerjakan untuk mengembangkan dan memenuhi aplikasi. Perspektif orientasi masa depan menggambarkan sumber daya manusia dan teknologi yang dibutuhkan IT untuk memberikan pelayanan. Perspektif kontribusi perusahaan menjelaskan nilai bisnis dari investasi IT . (Grembergen, 2000)
54
Tabel 2.4 Standard IT Balanced Scorecard
Perspektif
Misi
Kontribusi
Untuk mencapai
perusahaan
kontribusi bisnis
Bagaimana manajemen
Strategi •
Pengendalian biaya IT.
•
Nilai bisnis dari proyek
terhadap investasi IT . IT. •
Menyediakan
memandang kemampuan bisnis baru divisi IT ? . Orientasi
Untuk menjadi
pengguna
penyedia sistem
Bagaimana
informasi pilihan.
pengguna
•
Penyedia
aplikasi
pilihan •
Penyedia operasi pilihan
•
Kerjasama
dengan
memandang pengguna divisi IT ?
Penyempurnaan
Memberikan
operasional
produk dan layanan IT yang maksimal.
•
Kepuasan pengguna
•
Pengembangan aplikasi yang maksimal.
55
Perspektif
Misi
Seberapa efektif
Efektif dan efisien .
Strategi •
dan efisien
Operasi yang efisien dan efektif .
proses IT ? Orientasi masa
Mengembangkan
depan
kesempatan utnuk
Seberapa baik IT diposisikan untuk memenuhi kebutuhan di
menjawab
•
Melatih dan mendidik keahlian staff IT .
•
Penelitian
terhadap
tantangan masa perkembangan IT saat depan . ini •
Umur aplikasi .
masa depan ?
Sangat penting untuk mengembangkan sebuah hubungan sebab akibat di dalam IT Balanced Scorecard yang menjelaskan pengukuran hasil dan performance drivers. IT Balance Scorecard yang baik membutuhkan perpaduan yang baik dari dua tipe pengukuran. Pengukuran hasil seperti produktivitas programmer tidak memperhatikan bagaimana cara hasil tersebut dicapai. Dan performance drivers tanpa pengukuran hasil dapat menyebabkan investasi yang besar namun tanpa sebuah pengukuran apakah strategi ini efektif. Hubungan sebab akibat ini perlu didefinisikan ke dalam seluruh scorecard (Gambar 2.10) : pelatihan staff IT yang semakin baik (Perspektif orientasi masa depan) akan mendukung (performance driver) terhadap
56
pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (perspektif penyempurnaan operasional) yang akan menyebabkan kepuasan user meningkat (perspektif orientasi pengguna) yang pada akhirnya akan berdampak pada nilai bisnis dari IT yang meningkat (perspektif kontribusi perusahaan).
JIKA Keahlian staff IT meningkat ( perspektif orientasi masa depan) MAKA Hal ini akan menghasilkan pengembangan sistem dengan kualitas yang lebih baik (penyempurnaan operasional) MAKA Hal ini akan menyebabkankepuasan user yang meningkat (perspektif orientasi pengguna) MAKA Hal ini akan menambah dukungan terhadap proses bisnis ( perspektif kontribusi perusahaan) Gambar 2.10 Hubungan Sebab Akibat
•
Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif ini mengevaluasi performance IT dari pandangan manajer eksekutif, dewan direksi, dan pemegang saham. Hal yang dibahas dalam kontribusi perusahaan ini yaitu kontribusi strategis, performance yang sinergis, nilai bisnis dari proyek IT dan manajemen dari investasi IT. Tolok ukur yang digunakan
57
berdasarkan standar obyektif yang tersedia atau yang dapat ditentukan dan hampir semua kasus berasal dari sumber eksternal.
•
Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif orientasi pengguna mengevaluasi performance IT dari pandangan pelaku bisnis serta pelanggan dari unit bisnis. Hal yang dibahas dalam orientasi pengguna yaitu kepuasan pelanggan, penggabungan IT atau bisnis, keberhasilan pengembangan aplikasi dan tingkat keberhasilan pelayanan. Divisi IT merupakan bagian dari sebuah organisasi, maka yang dimaksud pengguna divisi adalah pengguna internal. Ada tiga fokus yang diperhatikan di sini yaitu menjadi penyedia apliaksi pilihan, bekerja sama dengan pengguna dan menjamin kepuasan pengguna. Hal ini bertujuan untuk memfokuskan pada pengembangan hubungan bisnis dan pengimplementasian organisasi IT yang baru dan proses IT-nya.
•
Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif penyempurnaan operasional mengevaluasi keberhasilan IT dari pandangan manajemen IT dan badan audit serta pokok – pokok pengaturannya. Hal yang dibahas dalam pennyempurnaan operasional yaitu proses keunggulan, jaminan,
dan
proses yang cepat tanggap, pengelolaan
perlindungan
serta
keamanan.
Penyempurnaan
58
operasional memiliki kontribusi yang penting karena berakibat pada dua hal, yaitu kualitas produk dan penekanan biaya IT.
•
Perspektif Orientasi Masa Depan Perspektif orientasi masa depan mengevaluasi keberhasilan IT dari pandangan perusahaan khususnya divisi IT itu sendiri yaitu proses kepemilikan, pelaksana dan pendukung tenaga ahli. Hal yang dibahas dalam
orientasi
perusahaan,
masa
keefektifan
depan
yaitu
manajemen
peningkatan karyawan,
kemampuan perkembangan
arsitektur IT perusahaan, dan penelitian terhadap teknologi-teknologi baru yang muncul. Perspektif ini bertanggung jawab untuk menyiapkan personil IT dalam menghadapi tantangan masa depan.
2.10 Hasil Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Hasil atau output dari sebuah proses perencanaan SI/TI adalah gabungan dari hasil yang bersifat hard dan soft. Hasil yang bersifat hard adalah dokumen yang mendefinisikan strategi-strategi dan rencana-rencana, dapat juga berisi materi yang berhubungan dengan komputer, matrik-matrik dan model analisis. Sedangkan hasil yang bersifat soft barhubungan dengan faktor manusia seperti standar keahlian yang dibutuhkan dan lainnya (Ward dan Peppard, 2002, p162). Struktur dari sebuah hasil perencanaan SI/TI adalah mengacu pada Gambar 2.2 yang terdapat pada subbab 2.5
59
tentang model perencanaan strategi SI/TI. Berikut ini akan diuraikan secara merinci mengenai hasil perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi.
2.10.1. Business IS Strategies Business IS Strategies adalah strategi yang menjelaskan bagaimana sebuah bisnis akan memanfaatkan sistem dan teknologi informasi dalam pencapaian tujuannya. Tujuan utamanya adalah untuk menghubungkan sistem dan teknologi informasi secara jelas dan mendasar dengan strategi bisnis perusahaan. Strategi ini mendefinisikan kebutuhan layanan dari manajemen dan end-user yang disesuaikan dengan rencana bisnis dan kegiatan bisnis serta disesuaikan dengan semua prioritas pengembangan infrastruktur atau sistem aplikasi perusahaan. Tidak semua kebutuhan yang didefinisikan mengarah pada pengembangan aplikasi baru, beberapa kebutuhan dapat juga mengarah pada penyempurnaan sistem operasional yang sudah ada agar menjadi lebih baik dan efektif (Ward 2002, p164) Business IS Strategies juga mencakup penjelasan tentang portfolio aplikasi dimasa mendatang, yang tak hanya berisi penjelasan mengenai kebutuhan-kebutuhan sistem dan informasi, tapi juga mencakup penjelasan tentang aplikasi yang potensial serta usulan-usulan untuk peningkatan strategi bisnis dimasa mendatang (Ward, 2002, p167).
60
2.10.2. IT Strategy IT Strategy adalah strategi yang bertujuan untuk mendefinisikan bagaimana sumber daya dan teknologi akan diperoleh, diatur dan dikembangkan sehingga dapat menunjang Business IS Strategies. Strategi ini juga harus dapat beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi saat ini yang dapat menimbulkan peluang dan hambatan dimasa yang akan datang. IT Strategy memiliki fokus pada area dimana perubahan sangat diperlukan berdasar pada kebutuhan bisnis atau focus pada peluang-peluang baru yang muncul karena adanya kemajuan dan perubahan pada teknologi, pengalaman atau juga kemampuan. Faktor dukungan yang diberikan IT Strategy (Ward, 2002, p167) adalah sebagai berikut : •
Manajemen portfolio aplikasi.
•
Organisasi dari SI/TI, mengatur sumber daya dan masalahmasalah administrasi.
•
Mengatur sumber daya informasi dan pencapaian tujuan dari layanan informasi.
•
Mengatur pengembangan aplikasi.
•
Mengatur teknologi.
2.10.3. IS/IT Management Strategy IS/IT Management Strategy adalah strategi yang mencakup keseluruhan elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan, strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan
61
teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, kebijakan yang berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan (Ward, 2002, p168-170).
