BAB II KAJIAN TEORI
1.1 Pengertian Prosedur Dalam mengelola perusahaan diperlukan adanya suatu prosedur yang mengatur jalannya kegiatan operasional dan menjaga keseimbangan antara harta dan hutang perusahaan, sehingga dapat mencapai laba yang optimal guna perkembangan perusahaan kedepan. Prosedur ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak dan dalam perusahaan. Menurut Mulyadi (1997 : 6), pengertian prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin menangani secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang. Kemudian menurut Zaki Baridwan : 1991 : 3 Prosedur adalah urutan – urutan pekerjaan kerani (clerical) biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam transaksi – transaksi perusahaan yang sering terjadi”. Sedangkan menurut Azhar Susanto menjelaskan bahwa: “Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang dengan cara yang sama” (2000;195) Menurut. Ibnu Syamsi, SW (1994 : 16) mendefinisikan prosedur sebagai berikut : “Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan”. Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian prosedur adalah suatu urutan tugas dan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan.
1.2
Pengertian Internal Control
Dilihat dari struktur kalimat internl control yang berarti pengendalian atau pengawasan pada intinya adalah sama. Internal Control adalah Sekumpulan Prosedur, sistem dari suatu organisasi yang diperlukan untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan organisasi akan dipenuhi/ dicapai.
Internal control merupakan suatu proses yang dilaksanakan oleh komisaris, manajemen dan pegawai lainnya, dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai (reasonable assurance) dalam pencapaian tujuan. (IC:COSO)
Menurut Zaki Baridwan (1991 : 13), pengertian pengendalian internal control adalah sebagai berikut : internal control dapat mempunyai arti sempit dan arti luas pengawasan intern tidak hanya meliputi pekrjaan pengecekan tapi meliputi semua alat – alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Menurut Sukrisno Agoes (2000 : 58), prosedur Pengendalian adalah “ kebijakkan dalam prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai”. Prosedur – prosedur internal control berbeda – beda antara perusahaan yang satu dan perusahaan lainnya dan bergantung pada beberapa faktor, seperti sifat operasi dan besarnya perusahaan. Namun demikian prinsip – prinsip internal control yang pokok dapat diterapkan pada ssemua perusahaan.
Menurut Standar Propesional Akuntan Publik (2000 : 57) “ Struktur internal control adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha yang spesifik akan dapat dicapai”. Pengertian pengendalian intern menurut Mulyadi adalah sebagai berikut: “Suatu proses yang dijadikan oleh dewan komisaris manajemen, dan personal lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentangpencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan informasi keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektivitas dan efisien operasi”. (2002;180)
Setelah mengetahui pengendalian yang dikemukakan oleh para ahli maka penelitian menyimpulkan bahwa interal control adalah cara atau alat yang digunakan oleh perusahaan untuk menjaga harta perusahaan, menjaga ketelitian dan ketepatan data akuntansi, serta meningkatkan efisiensi usaha untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dan pendorong pelaksanaan seluruh kebijaksanaan manajemen
1.3
Pengertian Kas Kas disebut juga aktiva likuid (cair) karena kas digunakan untuk membeli barrang atua
jasa serta memenuhi kewajiban yang lebih mudah bila dibandingkan dengan aktiva lainnya. Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti sering berubah. Hmapir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.
Berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 14) ”kas terdiri atas saldo kas (cash on hard) dan rekening giro serta kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kias dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perusahaan nilai – nilai signifikan.” Menurut Zaki Baridwan (2000 : 86) yang termasuk dalam kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya,juga simpanan dalam bank atau tmpat – tempat lain yang dapat diambil sewaktu – waktu. Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2002 :128) -
Kas dan bank disajikan di neraca sebagai harta lancar (current assets)
-
Kas dan bank yang penggunaannya dibatasi dapat dimasukan dalam aktiva lancar hanya jika pembatasan tersebut dilakukan untuk menyisihkan dana untuk melunasi kewajiban jangka pendek atau jika pembatasan tersebut hanya jika berlaku selama satu tahun.
Menurut Munawir (1983:14), pengertian kas adalah sebagai berikut: Kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi persahaan termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro atau demand deposit, yaitu simpanan di bank yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau bilyet).
Pendapat lainnya juga hampir sama di kemukakan oleh: Theodarus M. Tuanakotta, AK, (1982:150) dalam bukunya Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik, yaitu: Kas dan bank meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang langsung dapat diuangkan pada setiap saat tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Kas dapat terdiri dari kas kecil atau dana-dana
kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dan cek-cek (yang bukan mundur) untuk disetor ke bank keesokan harinya. Dari uraian – uraian diatas menurut peneliti, kas adalah aktiva yang berbentuk uang dan kertas berharga yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajibannya. 1.4 Internal Control Penerimaan Kas Sebelum membahas prosedur internal control penerimaan kas maka peneliti akan menguraiakan dahulu – dahulu sumber – sumber penerimaan kas, Penerimaan kas bisa terjadi dengan berbagai macam cara seperti: lewat pos, lewat langsung ke kasir atau pelunasan ke bank. Uang diterima bisa berbentuk uang tunai, baik logam maupun uang kertas, cek, money orders, bank drafts dan lain – lain. Kas sering menjadi objek penyelewengan karena sifatnya antara lain : volume fisik kecil, nilainya tetap dalam nominal, secara fisik tidak ada identifikasi dari pemilik. Oleh sebab itu pengawasan terhadap kas diharus dilakukan dengan teliti dan tetap saja penerimaan sampai pengeluaran. a. Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai berasal dari hasil penjualan tunai sebaliknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi. Untuk menjamin bahwa angka rupiah yang dimasukan (dicatat) kedalam kas register sesuai dengan harga jual yang sesungguhnya, maka kas register ditempatkan pada loket kasir sedemikian rupa, sehingga dapat terbaca oleh pembeli. Selain itu petugas diwajibkan untuk menjalankan mesin kas register yang ditandai dengan bunyi sebagai tanda bahwa mesin telah mencatat data yang dimasukan kedalamnya. Hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah merancang kas register
sedemikian rupa, sehingga mesin kas registernya hanya dapat dibuka oleh orang yang berwenang. Hal ini dimaksudkan agar catatan dalam kas register bisa dipercaya karena tidak mudah diubah oleh sembarang orang bersifat permanen. Banyak perusahaan yang menghubungkan kas registernya langsunk ke komputer. Komputer ini di program agar dapat mencatat data yang dimasukan oleh petugas penjualan ke dalam kas register, langsung kedalam catatan akuntansi. Cara lain ( yang sebenarnya sudah agak kuno) ialah dengan menempatkan kertas pencatat kedalam kas register. Pada setiap jam tertentu, petugas pemeriksa membuka mesin untuk mengambil kertas pencatat yang memindahkannya kecatatan akuntansi. b. Pemeriksaan kas melalui pos Penerimaan kas melalui pos dapat berwujud cek yang diterima dalam amplop atau berupa wesel. Apabila cek diterima melalui pos, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas. Seorang di antaranya
membuat daftar cek yang
diterima oleh 3 (tiga) rangkap. Dalam daftar tersebut dicantumkan nama pengirim, maksud pembayaran, dan jumlah rupiahnya. Lembar kedua dikirimkan kepada bagian akuntansi, sedangkan lembar ketiga disimpan oleh petugas. Apabila penerimaan kas berupa wesel, maka seperti halnya penerimaan cek melalui pos penanganannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama membuat pos wesel yang diterima sebanyak 3 (tiga) kali rangka, sedangkan petugas kedua bertugas meng-uangkan pos wesel ke kantor pos. Petugas ini harus mendapat penujukkan dari perusahaan untuk menggunakan pos wesel atas nama perusahaan untuk menggunakan pos wesel atas nama perusahaan, dan memiliki kartu C7. Pendistribusian daftar penerimaan pos wesel, sama seperti halnya daftar penerimaan cek.
1.5 Internal Control Pengeluaran Kas Pengawasan terhadap penerimaan kas merupakan hal yang penting, akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi pada transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu) Oleh karena itu pengawasan atas pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan lebih penting daripada penerimaan kas. Setiap perusahaan yang melaksanakan kegiatannya memiliki transaksi pengeluaran kas, karena setiap perusahaan memerlukan dana untuk menjalankan perusahaan tersebut. Pengeluaran kas didalam perusahaan biasanya digunakan untuk pembelian, pelunasan utang dan pemberian pinjaman. Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semuapengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk menanandatangi cek didekegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk maka pegawai tersebut tidak diperkenankan utuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini mencegah terjadinya kecurangan dalam penggeluaran kas yang tidak nampak dalam pencatatan akuntansi.
Berdasrkan uraian diatas, maka prosedur internal controlkas dapat dibuat dalam bagan sebagai berikut.
Prosedur Internal Control Kas
Internal Control Kas
Intern Penerimaan Kas
Intern Pengeluaran Kas
Intern kas
Gambar 1. Bagan Prosedur Internal Control Kas
1.6
Kerangak Berpikir
1.6.1 Internal Control Dalam Sistem Peneriamaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari sumber utama yaitu :
(1)
penerimaan kas dari penjualan tunai, dan (2) penerimaan kas dari piutang. Menurut Mulyadi (20010 penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran lebih dahulu sebelum atau saat barang di srehkan kepada pembeli. Setelah uang diterima perusahaan,transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan. Berdasrkan sistem internal control yang baik, sistem peneriamaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: (1)
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal chek.
(2)
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi peneriamaan kas. Fungsi yang terkait dengan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah (1) fungsi
penjualan, yang bertugas menerima order dari pembeli; (2) fungsi kas, bertanggungg jawab sebagai penerima kas dari pembeli (3) fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman; (4) fungsi pengiriman bertangguang jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli; (5) fungsi akuntansi, bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas. Internal Control pada sistem penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Untuk itu dilakukan prosedur antara bagian piutang, bagian penagih hutang, dan bagian kasir.
1.6.2 Internal Control Dalam Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas diakuakn dengan uang tunai atau cek. Untuk pengeluaran kas yang jumlah relatifnya kecil dilaksanakan melalui dana kas kecil. Internal control pengeluaran kas denngan menggunakan dokumen : bukti kas keluar, cek, permintaan cek ( check request ). Bukti kas keluar berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Cek merupakan dokumen yang digunakan unutk memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek. Permintaan cek berfungsi sebagai permintaaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam sistem pengeluaran dengan cek, pemeriksaan intern bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
1.6.3 Internal Control Dalam Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Prosedur internal control yang baik dalam sistem kas yang baik dalam sistem kas mengsyaratkan agar dilibatkan pihak luar ( Bank ) ikut serta dalam mengawasi kas perusuhaan dengan cara: 1.
Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada jhari yang sama dengan penerimaan kas tau pada hari kerja berikutnya.
2.
Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.
3.
Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( karena jumlahnya kecil ) dilakukan melalui dana kas kecil
Dengan unsur – unsur internal controlkas yang mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank seluruh penerimaan kas, pengeluaran kas dengan cek,dan penyelenggaraan dana kas kecil, maka perusahaan dapat memanfaatkan catatan pihak catatan pihak bank untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Dengan sistem internal control ini transaksi penerimaan kas yang di catat dalam jurnal penerimaan kas dapat direkonsiliasi dengan setoran yang tercantum dalam rekening koran bank. Transaksi pengeluaran kas yang dicatat dalalm jurnal pengeluaran kas ( atau register cek ) dapat direkonsiliasi dengan cek yang diuangkan ke bank, yang tercantum dalam renkening koran bank.
