BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan organisasi salah satunya dibidang kearsipan. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada instansi lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Arsip mempunyai peran penting dalam eksistensi organisasi baik pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain yaitu informasi yang terkandung dalam arsip, dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi masalah, alat pertanggung jawaban manajemen, dan bahan transparansi birokrasi. Arsip akan bernilai bagi organisasi, jika dikelola dengan baik sesuai dengan prosedur pengelolaannya. Sebaliknya, arsip tidak bernilai jika tidak dikelola dengan baik, sehingga menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, pengertian arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 1
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umum pasal 1 ayat 2.
2
Berdasarkan pengertian tersebut maka arsip merupakan suatu hal yang penting sehingga pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara efektif dan efisien. Dalam bidang kearsipan, manajemen kearsipan memiliki tugas utama untuk menyediakan atau melayani kebutuhan informasi bagi personel organisasi, oleh karena itu jalannya manajemen kearsipan dalam suatu organisasi akan menentukan keberadaan dari organisasi.2 Arsip pada dasarnya dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan permanen yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.3 Arsip dinamis adalah informasi yang terekam dalam bentuk apapun termasuk data sistem komputer, yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau personal dalam rangka kegiatan atau transaksi bisnis dan disimpan sebagai bahan bukti kegiatan tersebut. Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan aktivitas organisasi pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi baik organisasi pemerintahan maupun swasta. Karena masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola dengan baik. Arsip
2
Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 122. 3
Arsip Nasional Republik Indonesia, Modul Penataan Arsip Statis (Jakarta: Pusat Diklat dan Pelatihan Kearsipan, 2009), hlm. 1.
3
dinamis dalam suatu organisasi terdiri dari arsip aktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan bisnis masih tinggi dan arsip inaktif yang frekuensi penggunaannya dalam kegiatan bisnis sudah menurun.4 Jenis arsip dinamis aktif pada suatu instansi salah satunya adalah pengurusan surat. Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak permulaan sampai selesai. Langkahlangkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemerikasaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan meletakkan. Perkembangan teknologi informasi sangat berpengaruh pada kegiatan kearsipan. Dalam pengolahan arsip dinamis aktif salah satunya adalah pengurusan surat tidak lagi secara manual saja, namun sudah secara elektronik yaitu dengan media komputer. Dengan menggunakan media komputer sebuah instansi dapat menciptakan sebuah aplikasi untuk pengolahan surat masuk dan surat keluar, salah satunya yaitu aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis). Aplikasi pengolahan arsip dinamis aktif (pengurusan surat) ini adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengolahan arsip dinamis dilingkungan instansi pemerintahan maupun instansi swasta. Aplikasi ini berbasis web dan 4
Arsip Nasional Republik Indonesia, Modul Pengantar Kearsipan (Jakarta: ANRI, 2006), hlm. 32.
4
dapat diakses melalui jaringan internet dengan menggunakan browser. Program ini dibuat untuk mempermudah dalam pengolahan arsip dalam mengintegrasikan kearsipan dengan sisi teknologi informasi dan sisi komputer yang pada dasarnya bisa membuat efektifitas dan efisiensi kegiatan dalam ruang lingkup manajemen kearsipan. Saat ini sebagian organisasi sudah menerapkan manajemen persuratan yang berbasis komputer. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menunjang kegiatan organisasi. Hal tersebut dikarenakan banyak manfaat yang diperoleh khususnya dalam pengurusan surat yaitu kecepatan dalam mengolah informasi. Manfaat tersebut meliputi kemudahan meng-entry data, memudahkan dalam pencarian atau temu balik arsip, dan pendistribusian serta pembuatan lembar disposisi kepada pimpinan dalam suatu organisasi. Kemudahan dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar berbasis komputer akan sangat mempengaruhi hasil kerja dalam pelaksanaan manajemen kearsipan disuatu organisasi. Sebagian besar organisasi khususnya yang intensitas kegiatannya cukup tinggi telah menggunakan aplikasi SIKD dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar. Salah satu organisasi yang menggunakan aplikasi SIKD adalah Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah (BARPUS Prov. Jateng). Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan Lembaga Pemerintah Daerah Jawa Tengah yang berada dibawah Gubernur. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yaitu melaksanakan penyususnan dan pelaksanaan kebijakan dibidang kearsipan. Pelaksanaan tugas Badan Arsip Dan Perpustakaan
5
Provinsi Jawa Tengah salah satunya adalah mengembangkan sistem kearsipan berbasis teknologi informasi. Alasan mengapa penulis memilih tempat untuk penelitian tugas akhir di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, selain instansi tersebut sudah menerapkan penggunaan aplikasi SIKD penulis juga ingin mengetahui lebih dalam tentang penggunaan aplikasi untuk mengolah surat masuk dan surat keluar di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengurusan surat dengan menggunakan aplikasi SIKD di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam pengurusan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah? 3. Apa saja kendala yang menghambat proses pengurusan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah?
B. Keaslian Tugas Akhir Rancangan tugas akhir ini berjudul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi SIKD Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan lembaga kearsipan yang sering digunakan sebagai tempat praktik kerja lapangan mahasiswa Program Studi Diploma Kearsipan.5 Penulisan tugas akhir ini berbeda dengan hasil tugas
5
Wahyudy Imam Afandy, “Penataan Arsip Dinamis Inaktif Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, 2013; Arsi Murti Hidayah, “Restorasi
6
akhir yang pernah dilakukan diinstansi yang sama maupun pada instansi yang berbeda. Tema-tema yang pernah diangkat tersebut terdapat satu tema yang fokusnya hampir sama dengan penulisan tugas akhir kali ini yaitu tugas akhir karya Garit Bian Priangga dengan judul Sistem Kearsipan Dinamis (Surat Masuk) Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah pada tahun 2014. Tugas akhir karya Garit Bian Priangga tersebut menjelaskan tentang surat masuk yang diterima dan telah selesai diinput data–datanya kedalam Sistem Kearsipan Dinamis (surat masuk) kemudian dibuatkan lembar disposisi selanjutnya didistribusikan kepada Sekretaris. Pendistribusian tersebut dilakukan dengan cara manual yaitu menyertakan surat dengan lembar disposisi yang kemudian akan diisi oleh Pimpinan. Surat didistribusikan ke unit sesuai dengan lembar disposisi dari pimpinan. Tugas akhir yang diambil penulis dengan judul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berbeda dari tema tugas akhir sebelumnya. Tema ini lebih mengarah pada arsip yang sifatnya elektronik karena berkaitan dengan sistem informasi yang sedang dikembangkan oleh Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dalam mengelola surat masuk dan surat Dan Pemanfaatan Teknologi Pemindaian Pada Arsip Kartografi Dan Kearsitekturan Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, 2014; Garit Bian Priangga, “Sistem Kearsipan Dinamis (Surat Masuk) Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”, Laporan Tugas Akhir DIII Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, 2014; Tyagita Fitria P, “Restorasi Arsip Tekstual Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, 2014.
7
keluar dengan menggunkan aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis). Kegiatan yang dilaksanakan adalah mengolah surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi SIKD dan penyimpanan fisik arsip masih manual yaitu disimpan pada lemari atau boks arsip sesuai dengan pola klasifikasi yang digunakan yaitu dengan sistem klasifikasi masalah. Serta mencetak kartu kendali surat masuk dan lembar disposisi surat masuk, pemberian nomor surat pada surat keluar.
Sedangkan isi informasi arsip tersebut di-entry atau diolah kedalam
aplikasi
SIKD
(Sistem
Informasi
Kearsipan
Dinamis)
sampai
pada
penyimpanannya secara elektronik, sehingga memudahkan pengguna arsip dalam penemuan kembali arsip.
C. Tujuan Dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana pengurusan surat dengan menggunkan aplikasi SIKD di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 3. Untuk mengetahui kendala apa saja yang menghambat proses pengurusan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
8
1. Sebagai perbandingan teori pengolahan arsip dengan menggunakan aplikasi SIKD yang didapatkan di mata kuliah manajemen arsip elektronik dengan yang didapat di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 2. Menambah pengetahuan bagi penulis tentang perkembangan teknologi dan informasi dibidang kearsipan salah satunya tampilan aplikasi SIKD yang didapatkan dimata kuliah manajemen arsip elektronik dengan tampilan aplikasi SIKD yang ada di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 3. Menambah pengetahuan tentang prosedur surat masuk dan surat keluar bahwa yang didapatkan dimata kuliah pengurusan surat dengan kenyataan yang ada di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah itu berbeda. 4. Menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia kerja.
D. Sistematika Penulisan Tugas Akhir Sistematika penulisan tugas akhir dengan judul Pengolahan Arsip Dinamis Aktif Dengan Menggunakan Aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terdiri dari 4 Bab yaitu Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data, Bab III Pengolahan Arsip Dinamis Aktif Dengan Menggunakan Aplikasi SIKD Di BARPUS Prov. Jateng, dan Bab IV Penutup.
9
Bab I Pendahuluan, dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang pemilihan judul yang berisi tentang kearsipan secara umum dan garis besar tentang arsip dinamis dan aplikasi SIKD. dalam bab ini penulis juga menguraikan perumusan masalah yang terdapat pada latar belakang, tujuan dan manfaat penelitian, sistematika penulisan, sehingga permasalahan tersebut memiliki titik fokus dan tidak mengambang dari judul yang telah dibuat. Bab II Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data, dalam bab ini penulis menguraikan tentang penjelasan terhadap kata-kata kunci dari judul tugas akhir yaitu definisi dari pengolahan, arsip dinamis aktif, dan aplikasi SIKD yang didasarkan pada berbagai sumber pustaka yang diperoleh. Dalam bab ini penulis juga menguraikan tentang metode pengumpulan data penelitian, penulis menggunakan 3 metode yaitu metode observasi dan partisipasi, metode wawancara, dan metode studi pustaka. Bab III Pengolahan Arsip Dinamis Aktif Dengan Menggunakan Aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Dalam bab ini penulis menguraikan tentang gambaran umum BARPUS Prov. Jateng serta menguraikan lebih rinci tentang pengelolaan arsip dinamis aktif di BARPUS Prov. Jateng dan pengolahan arsip dinamis aktif dengan menggunakan aplikasi SIKD. Dalam bab ini juga dijelaskan tahapan bagaimana menjalankan aplikasi SIKD dari mengentry data surat hingga pada penyimpanannya. Bab IV Penutup, kesimpulan dari penulisan tugas akhir yang berjudul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi SIKD (Sistem Informasi
10
Kearsipan Dinamis) Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah bahwa pengolahan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi SIKD di BARPUS Prov. Jateng sudah cukup baik. Penggunaan aplikasi SIKD dalam penemuan kembali arsip yang sewaktu-waktu dibutuhkan akan sangat mudah dan efisien. Aplikasi SIKD juga berguna dalam pelaksanaan tugas BARPUS Prov. Jateng salah satunya adalah mengembangkan sistem kearsipan berbasis teknologi informasi.
