BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat mamiliki peran yang sangat strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan tindakan medis, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Depkes RI, 1997). Salah satu bagian terpenting dari suatu instansi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumennya. Arsip pasien disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Departemen
Kesehatan
Republik
Indonesia
telah
mengeluarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 269 / MENKES /
1
2
PER / III / 2008 tentang rekam medis yang bertujuan agar terciptanya keseragaman dalam persepsi dan pelaksanaan rekam medis disetiap institusi pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan, pemilikan dan pemanfaatan isi, pengorganisasian, dan sanksi jika terjadi pelanggaran dalam pelaksanaan. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Permenkes No. 269 / MENKES / PER / III / 2008 tentang kepemilikan, pemanfaatan, dan tanggung jawab Pasal 14). Menurut Huffman (1994) rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu. Sistem penyimpanan berkas yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan
3
kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai. Dalam mempermudah penyimpanan dan pengembalian berkas, map berkas rumah sakit harus disimpan dengan bertumpu pada punggung atau spine map sehingga nomor rekam medis jelas terlihat dan pada map berkas rekam medis harus terdapat nama lengkap pasien, nomor rekam medis pasien, dan tahun kunjungan terakhir. Informasi medis seharusnya tidak tercantum pada map (WHO, 2002) . Berdasarkan studi pendahuluan di bulan Juni 2014 di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta diperoleh informasi bahwa pada bagian
penyimpanan
petugas
masih
merasa
kesulitan
dalam
melakukan pengambilan berkas rekam medis karena desain map berkas yang pada saat ini digunakan tidak mempunyai lidah seperti pada umumnya ada pada map berkas rekam medis, jadi nomor rekam medis hanya ada pada muka map, sehingga saat pengambilan map berkas rekam medis petugas harus terlebih dahulu melihat muka tiap map untuk meyakinkan bahwa berkas yang diambil tepat. Pengambilan berkas dengan cara seperti itu membuat berkas pada rak tertata tidak rapi. Pengambilan yang masih susah membuat waktu pencarian bertambah lama. Jumlah kotak untuk pengisian nomor rekam medis berjumlah delapan, sedangkan jumlah nomor rekam medis yang dipakai ada tujuh digit, sehingga diketemukan kasus ada yang mengisi
4
nomor rekam medis dengan delapan digit pada map. Terdapat banyak item-item pengisian pada map, sehingga menyebabkan pemberian map pada pasien baru menambah waktu di bagian pendaftaran yang harusnya, jika terdapat sedikit item bisa lebih mempercepat proses pendaftaran. Map berkas rekam medis yang digunakan sekarang masih mudah rusak untuk digunakan di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta, bahan kertas yang digunakan adalah kertas dupleks karton yang biasanya digunakan untuk kardus makanan dan obat. Dengan dilatarbelakangi masalah diatas, maka peneliti terdorong untuk mengangkat judul “Desain Ulang Map Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta”.
B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam perancangan ini yaitu “Bagaimana desain ulang map berkas rekam medis yang baik
untuk digunakan di Rumah Sakit DKT Dr.
Soetarto Yogyakarta”.
C. Tujuan Rancangan Menghasilkan desain ulang map berkas rekam medis sesuai kebutuhan dan lebih mempermudah petugas rekam medis dalam melakukan pekerjaan pada bagian penyimpanan di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta.
5
D. Keaslian Rancangan 1. Rancangan Anjumi (2012), dengan judul “Rancangan map (folder) Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Rizki Amalia Kulon Progo”. Tujuan rancangan Anjumi (2012) adalah merancang map berkas rekam medis pasien rawat inap yang kuat secara fisik dan dapat menjaga keutuhan isi berkas rekam medis di RSU Rizki Amalia kabupaten Kulon progo, serta mempermudah pekerjaan perekam medis dalam proses penyimpanan dan pengembalian kembali berkas rekam medis. Hasil adalah ukuran map alternatif terpilih adalah 24x19 cm dengan kertas buffalo 150 gr warna hijau. Persamaan dengan penelitian Anjumi (2012) adalah sama-sama membahas rancangan map berkas rekam medis. Perbedaanya adalah penulis merancang ulang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap dalam satu map yang sebelumnya sudah ada dengan menyesuaikan kebutuhan yang ada di Rumah sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta yang juga melayani pasien umum dengan merancang tiga map alternatif, sedangkan pada penelitian Anjumi (2012) adalah khusus merangcang map rekam medis rawat jalan yang sebelumnya belum ada dan hanya merancang dua map alternatif.
6
2. Rancangan Agustina (2011), denagn judul “Rancangan Map (folder) Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten”. Tujuan rancangan Agustina (2011) adalah merancang map rekam medis rawat jalan dan rawat inap di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro klaten yang kuat secara fisik dan dapat menjaga keutuhan berkas rekam medis. Sedangkan hasil dari rancangan Agustina (2011) adalah rancangan map yang kuat secara fisik. Map rekam medis terbuat dari kertas buffalo 150gr ukuran 35x25 cm. Persamaan penelitian dengan Agustina (2011) dengan peneliti adalah samasama tentang rancangan map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Perbedaanya adalah pada rancangan Agustina (2011) merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang sebelumnya belum ada di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro klaten, pemilihan warna yang ditentukan oleh perancang, dua rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur rancanagn Barry (2006), sedangkan pada rancangan penulis mendesain ulang map yang sudah ada dengan memberikan tiga rancangan alternatif, menggunakan teori unsur rancangan Wijarnoko (2009), dan warna rancangan ditentukan oleh pihak Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta.
7
3. Rancanagn Trinugroho (2008) “Rancangan Map (folder) Berkas Rekam Medis di Poliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta”. Tujuan rancangan : merancang map berkas rekam medis yang sebelumnya belum pernah ada untuk menjaga keutuhan isi berkas rekam medis dan mempermudah pekerjaan perekam medis pada sistem penyimpanan dan pengelolaan berkas rekam medis. Hasil rancangan : map berkas rekam medis terbuat dari kertas ivori 230 gr ukuran 35 x 22 cm yang disatukan dengan penjepit. Map berkas rekam medis digunakan untuk disimpan dengan posisi bertumpu pada punggung map. Persamaan rancangan Trinugroho (2008) denagn penulis adalah sama-sama tentang rancanagn map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Perbedaan rancangan Trinugroho (2008) dengan penulis adalah pada rancangan Trinugroho (2008) merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang sebelumnya belum ada di Poliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta dengan dua rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur rancangan Berry (2006). Sedangkan penulis menggunakan teori unsur rancangan Wijarnoko (2009), tiga rancangan alternatif, dan marancang ulang map berkas rekam medis yang sudah ada, bertujuan memperbaiki dan mempermudah pekerjaan pada bagian penyimpanan di Rumah Sakit DKT Dr. Soetarto Yogyakarta.
8
E. Manfaat Rancangan Dari hasil penelitian ini diharapkan memberikan manfaat antara lain : 1. Manfaat praktis a. Bagi rumah sakit Memberikan masukan bagi rumah sakit untuk bahan pertimbangan melakukan strategi pengambilan keputusan, khususnya manajemen rekam medis mengenai map berkas rekam medis apakah sudah baik dan mampu mencakup seluruh isi rekam medis sehingga pada akhirnya dapat membantu peningkatan mutu pelayanan khususnya dalam penyajian data. b. Bagi perancang Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman tentang bagaimana upaya yang diterapkan untuk merancang map berkas rekam medis yang baik dan sesuai dengan tujuan maupun kebutuhan dari penggunaanya. 2. Manfaat Teoritis a. Bagi Institusi Pendidikan Memberikan
masukan
dan
perbandingan
penemuan
perancangan terdahulu tentang map yang baik dan tepat sesuai dengan tujuan dan penggunaanya. b. Bagi Analisis Lain Sebagai referensi untuk pengembangan perancangan dan dasar atau acuan perancangan lainya.
