BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini akan membahas mengenai apakah pengendalian internal terhadap proses penjualan batubara telah dijalankan secara efektif oleh perusahaan. Untuk kelemahan yang terjadi pada kegiatan operasional perusahaan terkait penjualan, penulis memberikan saran dan rekomendasi untuk perbaikan kelemahan-kelemahan tersebut.

4.1 Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Prosedur Penjualan Dalam proses transaksi penjualan batubara ada beberapa jenis dokumen yang digunakan pada PT. Golden Energy Mines Tbk. diantara lain adalah: 1.

Letter of Intent (LOI) Suatu surat resmi penyampaian keseriusan pelanggan dalam transaksi pembelian batubara yang ingin dilakukan kepada perusahaan dan LOI digunakan sebagai pengantar bagi para pihak untuk bernegosiasi dan mencapai suatu kesepakatan hingga ke suatu persetujuan kontrak (Contract Agreement) dengan transaksi pembelian terkait didalamnya, tanpa konsekuensi legal jika kesepakatan gagal dicapai selama negosiasi sebelum persetujuan kontrak

ditandatangani.

Manajemen akan menindaklanjuti dan mengevaluasi LOI yang dikirimkan oleh pihak pelanggan. Hal ini dilakukan untuk menilai apakah order dari pelanggan dapat diteruskan atau tidak.

2.

Full Corporate Offer (FCO) Dokumen yang dibuat oleh bagian marketing yang dikirimkan kepada pelanggan sebagai dasar penawaran resmi penjualan batubara dari perusahaan. Full Corporate Offer berisi tentang rincian spesifikasi produk batubara, harga, kuantitas, laycan date, mekanisme pembayaran dan lokasi pengiriman. FCO berlaku 7 hari dari tanggal yang tercantum dalam surat FCO yang dikirimkan ke pelanggan.

47

48 3.

Purchase Order (PO) Purchase order adalah formulir yang diterbitkan oleh pihak pelanggan berisi tentang deskripsi, kuantitas, spesifikasi serta tata cara pembayaran yang berkaitan dengan pesanan, yang berfungsi sebagai dasar dimulainya transaksi dan pemroresan internal atas pesanan pelanggan oleh penjual. Purchase order dikirimkan ke bagian marketing untuk diteruskan untuk pemrosesan pesanan.

4.

Dokumen Legal A1 & F1 Dokumen F1 adalah form permintaan pembuatan review atau draft perjanjian yang berisi tentang ruang lingkup perjanjian, jangka waktu perjanjian, harga dan cara pembayaran. Dokumen F1 harus dilengkapi dengaan kelengkapan dokumen lisence yaitu berupa SIUP, Akte Perusahaan, Company Profile dan dokumen lainnya yang diperlukan untuk proses transaksi jual-beli batubara. Dokumen A1 merupakan form lampiran dari F1 yang berisi tentang informasi lengkap yang berkaitan dengan pembuatan perjanjian jual-beli batubara.

5.

Invoice Invoice merupakan bukti penagihan yang dikirim perusahaan kepada pelanggan untuk setiap pengiriman batubara. Penagihan dilakukan berdasarkan aktual kuantitas batubara yang dikirim dan setelah dikurangi/ditambah dengan penalty atau bonus atas spesifikasi/kualitas batubara yang telah ditetapkan dalam kontrak perjanjian jual-beli batubara.

6.

COA (Certificate of Sampling and Analysis) Surat keterangan dari Pihak ketiga atau independent surveyor berwenang yang diperlukan untuk suatu kontrak Penjualan dan penyerahan barang. Pemeriksaan dan penetapan spesifikasi/kualitas batubara dilakukan berdasarkan standar ASTM, yang membuktikan bahwa batubara tersebut telah di preparasi dan diperiksa kualitasnya. Pernyataan yang dicantumkan dalam sertifikat analisis adalah mengenai kandungan bahan dan proporsi bahan.

7.

Draft Survey Report Surat keterangan dari Pihak ketiga atau independent surveyor berwenang yang berisi tentang penentuan berat bahan yang dimuat ke kapal dan mengukur

49 perpindahan sebelum atau sesudah loading. Perbedaan tersebut akan mewakili berat kargo.

8.

COW (Certificate of Weight) Surat keterangan dari Pihak ketiga atau independent surveyor berwenang yang diperlukan untuk suatu kontrak Penjualan dan penyerahan barang. Pemeriksaan dan penetapan kuantitas batubara dilakukan berdasarkan standar ASTM.. Pernyataan yang dicantumkan dalam dokumen tersebut adalah mengenai jumlah kuantitas batubara.

9.

Surat Keterangan Asal Barang (SKAB) atau COO Pernyataan dan sekaligus dokumen pembuktian bahwa asal barang benar-benar dari negara/lokasi yang dinyatakan dalam sertifikat. Sebuah pernyataan dokumenter ditandatangani oleh eksportir dan dibuktikan oleh Disperindag, membuktikan negara asal barang yang dikirim.

10. Bill of Lading Surat muat barang-barang yang dikirim. Ini adalah tanda terima yang diberikan oleh perusahaan pelayaran pada saat barang dimuat di kapal lalu diserahkan kepada Pembeli. Ini adalah dokumen penting dan memberikan judul untuk barang. Hal ini diperlukan oleh Pembeli untuk mendapatkan barang dari pelabuhan.

11. Surat Perhitungan Penalty Surat perhitungan penalty merupakan surat yang dibuat oleh bagian marketing berdasarkan perbedaan hasil analisis yang dikeluarkan oleh independent surveyor dengan kontrak yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Perhitungan penalty akan mempengaruhi total penagihan ke pelanggan.

12. Packing List (Cargo Manifest) Dokumen kelengkapan yang paling sering dipersyaratkan baik oleh pihak pembeli maupun oleh institusi kepabeanan di setiap negara adalah packing list barang. Dokumen ini berisi keterangan mengenai uraian dari barang-barang yang dikemas, dibungkus, diikat dan sebagainya yang tujuannya adalah

50 mempermudah pengecekan atau pemeriksaan. Packing List biasanya dikeluarkan oleh agen vessel yang digunakan.

13. Perjanjian Jual Beli Dokumen perjanjian jual beli atau Contract agreement adalah dokumen yang bersifat legal dan mempunyai dasar hukum yang kuat untuk melatarbelakangi terjadinya transaksi jual-beli batubara. Perjanjian jual beli batubara umumnya berlaku untuk jangka waktu 6 sampai 12 bulan atau sampai terpenuhinya seluruh kewajiban para pihak berdasarkan perjanjian yang telah disepakati. Perjanjian jual beli batubara dapat diperpanjang kembali sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak dalam transaksi tersebut. Apabila para pihak berhekendak untik memperpanjang perjanjian setelah masa perjanjian selesai maka para pihak akan mengadakan peninjauan kembali dan penyesuaian berdasarkan kondisi yang ada dengan tidak menutup kemungkinan bahwa perjanjian tetap diperpanjang dengan kondisi-kondisi dan persyaratan-persyaratan yang sama.

14. Time Sheet Time sheet merupakan data laporan pengiriman yang dibuat oleh bagian logistik. Laporan pengiriman dibuat berdasarkan nama tongkang dan berisi tentang laporan waktu pemuatan batubara, tanggal laycan, tanggal pembongkaran dan informasi terkait dengan jadwal pengiriman batubara.

15. Stock Report Stock report dibuat oleh bagian produksi dan diteruskan ke bagian stockeeper. Stock report berisi tentang laporan persediaan batubara secara aktual dan disusun berdasarkan kualitas batubara yang tersedia di stockpile.

16. Surat Perintah Kerja Surat perintah kerja merupakan surat resmi perintah pengerjaan suatu proyek yang dibuat oleh bagian logistik sebagai dasar perintah untuk melakukan proses pengiriman batubara yang dilakukan oleh perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh para pihak dalam transaksi penjualan batubara serta dalam proses bongkarmuat batubara di port/jetty yang telah ditentukan.

51 Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan penulis pada PT Golden Energy Mines Tbk. terdapat masalah-masalah yang terjadi dalam proses penjualan batubara antara lain, yaitu:

1. Keterbatasan deposit batubara perusahaan Batubara merupakan produk penjualan yang mendukung operasionalitas PT. Golden Energy Mines, Tbk. depositSehingga untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, perusahaan bekerja sama dengan beberapa supplier yang bergerak dalam bidang kuasa pertambangan batubara.

2. Kualitas batubara yang berbeda Terkadang kualitas batubara mengalami beberapa perbedaan analisis kualitas yang dilakukan pada saat loading/pemuatan batubara ke atas tongkang. pada saat produksi batubara terkadang menemukan beberapa masalah antara lain batubara yang dihasilkan mengalami penurunan kualitas akibat masalah cuaca atau kuantitas batubara yang berkurang akibat proses crushing dan pembakaran. Hal ini menyebabkan adanya penalty yang harus ditanggung perusahaan sebagai pihak penjual dan berakibat pada penurunan laba yang akan diperoleh perusahaan.

3. Negosiasi harga Pendapatan perusahaan sangat bergantung pada hasil penjualan batubara yang ditentukan oleh harga batubara. Harga batubara yang dijual ditentukan oleh berbagai faktor di luar kendali perusahaan seperti harga batubara dunia serta pertumbuhan

ekonomi

dunia.Proses

penjualan

batubara

sering

kali

mengalami hambatan terkait dengan harga yang ditawarkan dengan harga yang diminta dari pelanggan.

4. Demmurage Pelanggan akan memberikan jadwal terkait dengan kedatangan tongkang di port pelabuhan/jetty. Perusahaan berkewajiban untuk mengangkut batubara ke tongkang dengan waktu yang telah disepakati. Masalah yang sering terjadi adalah sering terjadi keterlambatan pemuatan batubara ke atas tongkang yang berakibat timbulnya biaya Demmurage atau biaya yang harus ditanggung oleh

52 penyewa kapal/pemilik cargo yang disebabkan adanya kelebihan waktu yang diperlukan kapal dalam melakukan aktifitas bongkar-muat di pelabuhan, dari waktu yang telah disepakati (laytime) dan keterlambatan tersebut disebabkan bukan karena kesalahan pengangkut. Biaya tersebut harus dibayar penjual sebagai pihak yang bertanggung jawab kepada pihak Mother Vessel.

5. Timbulnya biaya-biaya discrepancy Biaya discrepancy timbul atas pengurusan SKBDN dan L/C. Keterlambatan pengurusan dokumen-dokumen dapat menyebabkan dokumen penjualan menjadi tidak lengkap. Perusahaan menyajikan dokumen lebih dari waktu yang telah ditentukan yang tertera dalam SKBDN atau L/C. Selain itu, keterlambatan pengiriman batubara juga menyebabkan timbulnya biaya discrepancy.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penulis dengan pihak-pihak yang terkait dengan penjualan batubara pada PT. Golden Energy Mines Tbk., menunjukkan sistem pengendalian internal terhadap prosedur penjualan telah berjalan cukup efektif yaitu: 1. Semua kegiatan operasional perusahaan telah dibuatkan dalam bentuk System Operational Procedure (SOP) yang telah mengandung pengendalian internal yang memadai. SOP ini dijalankan dan ditaati oleh divisi Marketing & Trading. Semua kegiatan operasional yang dilakukan perusahaan juga telah mengacu pada ketentuan dan perundangan yang berlaku. Namun perusahaan belum memiliki prosedur penjualan yang jelas karena tidak adanya prosedur tertulis.

2. Prosedur penjualan telah dilaksanakan dengan baik oleh setiap karyawan yang bertanggung jawab dan mempunyai wewenang dalam proses penjualan batubara. Proses order dari pelanggan telah dilakukan sesuai prosedur. Pelanggan terlebih dahulu harus membuat Letter of Intent (LOI) sebagai dasar untuk memulai proses negosiasi transaksi penjualan yang dikirimkan ke bagian Marketing persahaan. Letter of Intent (LOI) berisi informasi tentang keseriusan pelanggan untuk melakukan transaksi pembelian batubara. Bagian

53 Marketing tidak dapat meneruskan order pelanggan apabila tidak didukung dengan dokumen LOI. Dokumen Letter of Intent (LOI) akan dievaluasi oleh bagian marketing dan diteruskan ke manajemen untuk pertimbangan dalam memenuhi pesanan dari pelanggan tersebut.

3. Bagian Marketing akan berkoordinasi dengan bagian produksi berdasarkan stock report. Perusahaan akan mengeluarkan Full Corporate Offer (FCO) yang dibuat oleh bagian Marketing berisi tentang informasi produk, harga, spesifikasi, cara pembayaran berdasarkan LOI yang diterima dari pelanggan. Full Corporate Offer (FCO) telah bernomor urut cetak sehingga dapat mencegah kecurangan yang dapat terjadi dan untuk memudahkan bagian penjualan dalam proses transaksi penjualan. Sebelum FCO dikirimkan kepada pelanggan, FCO akan diverifikasi oleh Marketing supervisor.

4. Proses pemberian kredit dilakukan atas persetujuan Accounting & Finance Departement Head dan Marketing Manager. Sebelumnya, dilakukan pengecekan internal terhadap status kredit pelanggan sebelum transaksi penjualan dilaksanakan. Perusahaan berhak menolak pemberian kredit kepada pelanggan berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh pelanggan dimasa yang lalu. Analisis dilakukan dengan cara melihat buku pelanggan yang terdapat di dalam sistem SAP. Perusahaan tidak mempunyai fungsi kredit secara khusus, fungsi tersebut digabung dengan fungsi penjualan. Hal ini dapat menjadi resiko perusahaan dalam hal tidak tertagihnya piutang yang dilakukan oleh pelanggan. Saran penulis terhadap kelemahan pengendalian internal tersebut adalah perusahaan membuat satu bagian yang di pecah dari bagian penjualan tanpa harus menambah karyawan dengan posisi bagian yang sejajar dengan bagian penjualan yang berfungsi untuk mengotorisasi kredit pelanggan. Hal tersebut dapat meminimalisir adanya kecurangan yang dapat terjadi di dalam perusahaan dan resiko yang tidak terduga dimasa yang akan datang.

5. Apabila proses pemberian kredit telah disetujui, maka bagian marketing akan mem-follow up pesanan dari pelanggan. Pelanggan akan melakukan pre shipment dengan berkoordinasi dengan bagian yang berada di konsensi

54 pertambangan untuk menguji dan menganalisa kualitas/spesifikasi batubara. Bagian marketing akan memberikan Surat Perintah Kerja ke bagian produksi untuk melakukan uji sampling terhadap batubara.

6. Bagian marketing akan menyiapkan dokumen A1&F1 berdasarkan negosiasi dengan pelanggan terkait harga, tata cara pembayaran serta kuantitas batubara yang diiginkan. Dokumen didukung dengan dokumen pendukung pelengkap administrasi penjualan seperti IUP, SIUP, NPWP/Surat Keterangan Terdaftar, TDP, Akta Pendirian, Amggaran Dasar, KTP, Form Pernyataan Dokumen Vendor (Original) dari bagian lisence dan telah diverifikasi dahulu kebenarannya oleh petugas yang berwenang. Dokumen A1 & F1 harus diotorisasi dan disetujui oleh Marketing & Trading Head Division dan DCEO dengan membubuhkan tanda tangan serta cap “completed”. Setelah itu, dokumen A1 dan F1 dapat diproses oleh bagian legal untuk pembuatan kontrak penjualan batubara. Aktivitas yang terjadi didalam perusahaan akan menjadi lebih lancar apabila setiap karyawan mengerti dengan jelas atas wewenang dan tanggung jawabnya dan memahami pengaruh atas tindakannya terhadap aktivitas di perusahaan. Otorisasi dilakukan sebagai tanggung jawab atas aktivitas-aktivitas yang dibebankan oleh seorang karyawan dan harus diketahui oleh setiap karyawan bahwa setiap tindakan saling berhubungan dengan karyawan lainnya dalam pencapaian tujuannya.

7. Proses penjualan batubara dapat terlaksana apabila kontrak jual-beli telah dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak (perusahaan dan pembeli). Setiap transaksi penjualan batubara harus dilengkapi dengan kontrak perjanjian jual beli batubara yang telah diotorisasi oleh direktur perusahaan dan pihak pelanggan, hal ini dimaksudkan bahwa kedua belah pihak telah menyepakati kontrak yang telah dibuat dan berjanji akan melaksanakan tugasnya masing-masing berdasarkan kontrak tersebut.

8. Pelanggan diwajibkan membuat Purchase Order untuk setiap pengiriman batubara. Bagian penjualan akan menginput Sales Order ke dalam sistem SAP berdasarkan informasi dari purchase order tersebut.

55 9. Bagian logistik berkoordinasi dengan port operational untuk melakukan pengiriman batubara kepada pihak pelanggan berdasarkan lokasi pengiriman yang telah ditentukan. Bagian logistik menerima nominasi kapal selambatlambatnya 5 hari sebelum laycan date dan tidak dapat diubah kembali dalam kurun waktu 2 x 24 apabila pengangkutan dilakukan dengan jalur laut. Pelanggan akan menginformasikan tanggal kedatangan, jumlah muatan, serta sarana pengangkut batubara kepada bagian logistik. Bagian logistik akan mengkomunikasikan informasi tersebut kepada bagian port operational untuk mempersiapkan batubara yang akan dimuat ke dalam tongkang. Bagian port operational akan melengkapi pengiriman batubara dengan dokumen-dokumen pengiriman yang resmi dan sah sesuai dengan praktik bisnis serta peraturan hukum dan perundang-undangan yang berlaku di wilayah Republik Indonesia. Bagian port operational diberikan waktu selama 3 x 24 jam untuk pemuatan batubara setelah jadwal yang telah disepakati oleh para pihak dihitung

sejak tongkang tiba dipelabuhan muat sampai clear documents

barang diterima oleh kapten tongkang/agent. Apabila lama waktu pemuatan lebih dari 3 x 24 jam, maka beban demmurage menjadi tanggung jawab perusahaan. Perusahaan akan membayar sebesar Rp 25.000.000 per hari prorata kepada pihak pelanggan. Pengiriman batubara diawasi oleh bagian yang terkait untuk dapat memastikan bahwa batubara yang dikirim ke pelanggan sesuai kualitas/spesifikasi dan kuantitas yang telah disepakati dan untuk menjamin proses pengiriman berjalan dengan lancar.

10. Ada beberapa skema pengiriman yang sering dilakukan perusahaan dalam transaksi penjualan batubara yaitu: a. Freight On Board (FOB), dalam skema pengiriman FOB penjual wajib menanggung biaya dan resiko sampai dengan barang melewati batas pagar kapal (on board) di pelabuhan pengapalan, dalam keadaan sudah mendapat ijin ekspor. Dengan demikian resiko telah beralih dari penjual kepada pembeli pada saat barang melewati pagar kapal (when the goods passed the ship’s rail). b. Cost and Freight (CFR) dan Cost, Insurance and Freight (CIF) adalah Harga yang ditetapkan termasuk biaya barang, pemuatan, dan angkutan ke Port tujuan. Ini tidak termasuk biaya bongkar muat. Penjual

56 menyerahkan barang setelah barang melewati batas pagar kapal di pelabuhan pengapalan dalam keadaan sudah mendapat ijin ekspor, tetapi biaya pengangkutan sampai kepelabuhan tujuan tetap menjadi kewajiban penjual. Titik pertanggungan biaya oleh eksportir adalah sampai dengan pembayaran ongkos angkut. Titik kritis resiko beralih dari penjual kepada pembeli sejak barang melewati batas pagar kapal (on board) di pelabuhan pemuatan. Cost, Insurance and Freight (CIF) harga yang ditetapkan sama dengan CFR namun termasuk asuransi ke Port tujuan dituju. c. Freight on Truck (FOT) adalah pengiriman batubara dilakukan melalui jalur darat. Harga yang ditetapkan termasuk biaya barang, pemuatan, serta biaya hauling menggunakan truck. d. Franco adalah pengiriman batubara dilakukan sampai di lokasi gudang/pabrik pelanggan. Harga yang ditetapkan termasuk biaya barang, pemuatan, angkutan ke Port tujuan serta biaya hauling menggunakan truck untuk pengiriman ke pabrik pelanggan. Ini tidak termasuk biaya bongkar muat. Semua biaya pengiriman akan dibebankan kepada pihak perusahaan.

11. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan. Fungsi penjualan yang melakukan transaksi penjualan menginput sales order berdasarkan PO yang diterima dari pelanggan ke dalam aplikasi SAP yang terintegrasi ke bagian akuntansi dan bagian akuntansi akan melakukan pencatatan transaksi penjualan berdasarkan sales order, bill of lading dan dokumen penjualan lainnya yang diterima dari fungsi penjualan ke dalam sistem SAP untuk dibuatkan jurnal atas transaksi yang terjadi. Catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan dapat dijamin keamanannya (piutang dapat ditagih). Pemisahan tugas dapat mengurangi ketidakberesan yang mungkin terjadi karena antara bagian pencatatan dan pelaksana dilakukan oleh bidang yang berbeda. Selain itu pemisahan tugas dapat dijadikan sebagai alat pengawasan antara bagian yang satu dengan yang lain.

12. Penagihan akan dilakukan oleh bagian penjualan untuk setiap pengiriman. Penentuan kuantitas dan spesifikasi/kualitas batubara untuk kepentingan

57 penagihan kepada pihak pelanggan berpatokan pada hasil yang tercantum dalam COW dan COA yang dikeluarkan oleh independent surveyor. Dokumen tersebut diterima dari fungsi pengiriman sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman batubara sesuai dengan surat perintah kerja yang diterbitkan dari bagian penjualan sehingga dapat segera melaksanakan pengiriman invoice sebagai dokumen penagihan piutang. Dalam proses penagihan piutang sehurusnya dilakukan oleh bagian penagihan namun perusahaan tidak mempunyai bagian penagihan sehingga proses penagihan piutang dilakukan oleh bagian penjualan. Perusahaan menganggap bahwa bagian penjualan bertanggung jawab terhadap pelanggan. Bagian penjualan menjalin hubungan yang erat dengan pelanggan sehingga proses penagihan piutang dianggap efektif apabila dilakukan oleh bagian penjualan. Untuk menghasilkan kinerja yang baik dalam perusahaan, seharusnya terdapat pemisahan fungsi antara bagian penjualan dan penagihan agar dapat meminimalisir kerugian-kerugian yang mungkin akan terjadi, seperti penggelapan uang kas serta penumpukan beban kerja pada karyawan di masing-masing bagian.

13. Proses pencatatan penjualan dilakukan ke dalam jurnal penjualan yang dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan invoice yang diterima dari bagian penjualan. Catatan informasi berasal dari dokumen yang valid. Hal ini dibuktikan dengan cara dilampirkan dokumen pendukung yang lengkap dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Sebelum dilakukan pencatatan, bagian verifikasi harus memverifikasi kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen tersebut. Pencatatan piutang didasarkan pada invoice yang didukung oleh COA, COW, SKAB, dan PO. Dengan kelengkapan dan kesesuaian dokumen maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga semua perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi harus dipertanggungjawabkan.

14. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penerimaan. Pemisahaan kedua fungsi tersebut akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dilakukan oleh karyawan perusahaan.

58

15. Perusahaan

dan

pelanggan

telah

menyepakati

adanya

sanksi

atas

spesifikasi/kualitas batubara yang tercantum dalam kontrak. Perusahaan akan memberikan potongan/bonus berdasarkan hasil analisis COA dan COW yang diterbitkan oleh independent surveyor. Perhitungan penalty atau bonus akan dilampirkan dan tercantum di dalam invoice yang dikirim ke pelanggan.

16. Secara periodik fungsi akuntansi akan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menguji ketelitian catatan piutang. Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik catatan akuntansi yang dibuat perusahaan dengan yang dibuat oleh pelanggan. Fungsi akuntansi juga mengadakan rekonsiliasi data penjualan dengan data piutang yang telah tertagih.

17. Bagian akuntansi akan melakukan penyisihan piutang tidak tertagih apabila terdapat bukti yang objektif bahwa perusahaan tidak akan dapat menagih piutang tersebut. Piutang tidak tertagih dihapuskan pada saat diidentifikasi. Bagian akuntansi akan mengevaluasi jika terdapat informasi bahwa pelanggan tidak dapat memenuhi kewajiban keuangannya, manajemen akan mempertimbangkan berdasarkan fakta dan situasi yang tersedia. Tidak terbatas pada jangka waktu hubungan dengan pelanggan, status kredit pelanggan berdasarkan pihak ketiga dan faktor pasar yang telah diketahui.

18. Perusahaan telah menerapkan sistem pengendalian internal pada kegiatan penjualan, baik berupa Check dan Recheck, Dual Control dan pendelegasian wewenang sesuai dengan batasan wewenang (Matrix Limit Otorization) yang telah ditetapkan.

4.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Prosedur Penjualan Berdasarkan COSO Berdasarkan COSO, terdapat lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan. Untuk dapat memperoleh pengendalian yang baik dan dapat berjalan secara efektif, komponen-komponen dari pengendalian internal tersebut harus diperhatikan. Komponen-komponen tersebut antara lain :

59 4.2.1 Lingkungan pengendalian (Control Environment) Tanpa lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya mungkin tidak akan menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Lingkungan pengendalian berfungsi sebagai payung bagi keempat komponen pengendalian internal lainnya. Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para direktur, dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti penting bagi entitas tersebut.

1. Integritas dan nilai-nilai etik Integritas dan nilai meliputi tindakan manajemen untuk mencegah karyawan melakukan tindakan tidak jujur, ilegal atau tidak etis. Cara yang harus diterapkan perusahaan adalah melalui sosialisasi kepada karyawan perihal nilai-nilai etis yang harus dijunjung tinggi serta standar perilaku yang harus dipegang teguh dan dijalankan oleh seluruh karyawan. Dalam rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika di antara semua personel dalam perusahaan, CEO, dan anggota manajemen puncak lainnya harus mendemontrasikan integritas dan mempraktikan standar yang tinggi dari perilaku etis, mengkomunikasikan kepada semua karyawan kebijakankebijakan dan kode etik perilaku, memberikan bimbingan moral kepada karyawan serta mengurangi atau menghilangkan intensif dan godaan yang dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan tidak etis. PT GEMS Tbk mengkomunikasikan standar nilai perilaku perusahaan kepada karyawan yang disepakati dalam pernyataan pengisian identitas karyawan

pada

saat

bergabung

dengan

perusahaan.

Manajemen

mengkomunikasikan kepada semua karyawan baik secara verbal maupun pernyataan kebijakan tertulis tentang kode etik perilaku serta memberikan contoh perilaku yang etis kepada setiap karyawan seperti sikap ramah, saling menghormati, jujur dan menjunjung tinggi disiplin kerja sehingga menjadi contoh yang baik kepada karyawan, hal ini dimaksudkan agar setiap karyawan memiliki tanggung jawab penuh terhadap perusahaan. Manajemen mengkomunikasikan dalam bentuk verbal dengan selalu mengadakan diskusi setiap harinya tentang keluhan pekerjaan yang dialami oleh masing-masing karyawan.

60 Dalam hal pedoman kode etik, setiap karyawan terikat dalam Kode Etik Perusahaan, setiap karyawandimotivasi untuk selalu mengerahkan kemampuan terbaik dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sehingga dapat mencapai hasil yang terbaik, termasuk dalam menjaga kerahasiaan Perusahaan. Pedoman kode etik merupakan salah satu tools perusahaan dalam meningkatkan integritas insan perusahaan di setiap level,

sehingga

penerapan

Good

Corporate

Governance

(GCG)

perusahaan dapat maksimal. Dalam kode etik perusahaan tersebut juga diatur mengenai adanya sanksi atas pelanggaran yang mungkin terjadi. Penerapan integritas dan nilai etik pada PT GEMS Tbk berjalan cukup baik, karena setiap karyawan dan manajemen sangat menunjung tinggi integritas dan nilai etis dalam perusahaan sehingga semua berjalan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat oleh manajemen.

2. Komitmen pada kompetensi Komitmen pada kompetensi meliputi pertimbangan manajemen tentang persyaratan yang harus dipenuhi bagi pekerjaan tertentu. Karyawan diharapkan dapat menjalankan tugas dan pekerjaan sesuai dengan tingkat keterampilan dan pengetahuan yang dimilikinya. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran untuk dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut. Pada PT GEMS Tbk setiap karyawan sudah ditempatkan sesuai dengan keahlian dan kemampuan dibidangnya masing-masing untuk melakukan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan, contohnya perusahaan menempatkan karyawan bagian penjualan yang mempunyai keahlian dalam bidang pemasaran dan penjualan batubara sehingga karyawan tersebut dapat mengetahui proses penjualan batubara, bauran pemasaran/pangsa pasar yang strategis dan memilih supplier/konsumen dengan tepat sesuai yang diinginkan oleh perusahaan.Selain tentang proses pemasaran, karyawan harus memiliki pengetahuan tentang spesifikasi batubara. Sementara itu, perusahaan menempatkan karyawan bagian akuntansi yang mempunyai keahlian dalam bidang akuntansi sehingga karyawan tersebut dapat membuat jurnal dari transaksi yang telah terjadi

61 dan dapat menyusun laporan keuangan yang tepat dan sesuai dengan yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan telah melakukan pengembangan individual secara berkesinambungan dalam mendukung rencana pertumbuhan di seluruh jajaran operasional perusahaan. Pelatihan dan edukasi yang dilakukan secara berkala diberikan sebagai salah satu upaya perusahaan dalam mengembangkan kapasitas serta bakat karyawan. Perusahaan menyelenggarakan 92 program pelatihan baik teknikal maupun non teknikal dengan jumlah peserta sebanyak 482 karyawan dan total waktu pelatihan hingga 9.983 jam. Jenis pendidikan dan pelatihan bervariasi mulai dari pelatihan ketrampilan, kompetensi teknis/fungsional, pendidikan keahlian,

pendidikan manajerial

yang berguna untuk

mempertajam kualitas sumber daya manusia perusahaan. Aktivitas yang terjadi didalam perusahaan menjadi lebih lancar karena setiap karyawan mengerti tugas yang harus dilaksanakan dan memang memilki keahlian yang dibutuhkan. Lebih hemat waktu dalam memberikan pelatihan dan pembelajaran, sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat. Penerapan komitmen terhadap kompetensi di dalam perusahaan telah sesuai dengan teori komitmen terhadap kompetensi yang ada di dalam unsur dari komponen pengendalian internal COSO. Penulis menyimpulkan bahwa komitmen perusahaan terhadap kompetensi yang telah dijalankan dengan sangat baik karena perusahaan menetapkan kompetensi karyawan terhadap pekerjaannya dan juga melakukan pengembangan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh karyawan dengan melakukan berbagai pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan.

3. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Melaui prinsip dan sikap, manajemen memberikan isyarat tertentu bagi para karyawan mengenai arti pengendalian internal. Sebagai contoh, perusahaan harus melakukan pemilihan untuk berlaku selektif atau agresif, pendekatan untuk mengambil dan memonitor risiko bisnis, dan mengandalkan pada pertemuan informal secara langsung dengan manajer kunci dibandingkan dengan sistem formal dalam kebijakan tertulis.

62 Filosofi dan gaya operasi manajemen memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. Hal ini sesuai dengan unsur dari komponen pengendalian internal, filosofi dan gaya operasi manajemen, yaitu upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya. Pendekatan resiko yang dilakukan perusahaan dengan memonitor kelengkapan dari dokumen-dokumen legal dan menaati undang-undang yang berlaku di perusahaan sudah baik dan komunikasi secara informal yang dilakukan pimpinan perusahaan juga sangat baik karena dapat secara cepat

menyelesaikan

masalah

serta

pembicaraan

tersebut

tidak

dijadwalkan sehingga dapat dikomunikasikan setiap saat agar dapat mendapakan solusi pada masalah yang ada secara cepat. Oleh karena itu penulis menyimpulkan filosofi dan gaya manajemen yang diterapkan PT GEMS Tbk sudah cukup baik.

4. Struktur Organisasi Struktur organisasi menunjukkan tingkatan tanggung jawab dan kewenangan yang ada dalam setiap divisi atau bagian di dalam suatu perusahaan. Sistem pengendalian internal yang baik didukung dengan struktur organisasi yang baik dan terarah. Struktur organisasi disusun berdasarkan fungsi-fungsi yang terpenting di dalam suatu perusahaan seperti bagian legal, bagian keuangan, bagian akuntansi, bagian Marketing, bagian stockpile dan bagian port operational. Struktur organisasi yang digunakan pada PT GEMS Tbk digambarkan dalam suatu bagan organisasi yang secara akurat merefleksikan garis wewenang dan hubungan pelaporan.

Hal ini membantu para anggota organisasi dan

karyawan bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatannya sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan. Struktur organisasi dibuat dan harus memberikan kontribusi terhadap kemampuan suatu entitas agar dapat memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas suatu entitas. Dengan demikian, karyawan dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efesien karena sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.

63 Aktivitas yang terjadi didalam perusahaan menjadi lebih lancar karena setiap karyawan mengerti tugas yang harus dilaksanakan dan memang memilki keahlian yang dibutuhkan. Penulis menyimpulkan bahwa struktur organisasi yang dibuat PT GEMS Tbk sudah baik dan mendukung tujuan dari perusahaan itu sendiri. Hal ini sesuai dengan komponen COSO tentang struktur organisasi.

5. Dewan direksi dan komite audit Dewan direksi bertugas dan bertanggung jawab untuk mengelola perusahaan sehingga semua sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dapat digunakan secara berkesinambungan demi kemajuan perusahaan. Dalam melaksanakan pengelolaan perusahaan, Direksi memiliki beberapa batasan dalam hal tertentu untuk mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris Perseroan atau RUPS.Setiap anggota Direksi memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing sesuai dengan pembagian wewenang yang telah ditetapkan. Komite Audit dibentuk dalam rangka membantu tugas Dewan Komisaris untuk mendorong terbentuknya struktur pengendalian internal yang memadai, meningkatkan kualitas keterbukaan dan pelaporan keuangan, serta mengkaji ruang lingkup, ketepatan, kemandirian dan obyektivitas akuntan publik. Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab Komite Audit berdasarkan Piagam Komite Audit: a. Menelaah informasi keuangan perseroan antara lain laporan keuangan, proyeksi dan informasi keuangan lainnya; b. Melakukan penelaahan atas ketaatan Perseroan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal dan peraturan perundangundangan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan; c. Melakukan penelaahan atas pelaksanaan pemeriksaan oleh internal audit; d. Melakukan penelaahan atas kecukupan pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan publik untuk memastikan semua resiko yang penting telah dipertimbangkan;

64 e. Memberikan pendapat kepada dewan komisaris perseroan mengenai laporan yang disampaikan oleh direksi kepada dewan komisaris; f. Mengidentifikasi dan melaporkan hal-hal yang memerlukan perhatian dewan komisaris; dan g. Menjaga kerahasiaan dokumen, data, dan informasi perseroan.

Dewan direksi serta komite audit PT GEMS Tbk berkontribusi secara signifikan atas pemenuhan tujuan yang tertuang dalam laporan keuangan perusahaan. Dewan direksi mewakili pemegang saham dalam mengawasi jalannya kegiatan entitas yang dilakukan atau dikelola manajemen. Komite audit juga bertanggung jawab untuk melakukan komunikasi secara berkelanjutan denagn auditor internal maupun auditor eksternal, termasuk menyetujui jasa audit dan non audit yang dilakukan oleh para auditor eksternal.

6. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggungjawab mencakup penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas-aktivitas yang dibebankan dan harus diketahui oleh setiap karyawan bahwa setiap tindakan saling berhubungan dengan karyawan lainnya

dalam

pencapaian

tujuannya.

Perusahaan

melakukan

pendelegasian wewenang sesuai dengan batasan wewenang (Martix Limit Otorization) yang telah ditetapkan. Setiap karyawan PT GEMS Tbk memiliki tugas (job desk)dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisi mereka. PT GEMS Tbk mempunyai strukur organisasi yang jelas dan terarah

untuk

mendukung kinerja atas perusahaan karena melalui wewenang serta tanggung jawab yang tertulis dalam struktur organisasi PT GEMS Tbk Jobdesk masing-masing karyawan saling terkait dan saling membantu guna mencapai tujuan perusahaan. PT GEMS Tbk memiliki struktur yang baik, karena tidak memberikan double job atau menggadakan pekerjaan karyawannya, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Dengan demikian, aktivitas yang terjadi didalam perusahaan menjadi lebih lancar karena setiap karyawan mengerti dengan jelas atas wewenang

65 dan tanggung jawabnya dan memahami pengaruh atas tindakannya terhadap aktivitas di perusahaan. PT GEMS Tbk sudah menjelaskan dengan baik mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan dan ini sesuai dengan unsur dari komponen COSO tentang penetapan wewenang dan tanggung jawab, oleh karena itu penulis menyimpulkan bahwa pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang ada di perusahaan sudah berjalan dengan baik.

7. Kebijakan perekrutan serta penilaian karyawan Perusahaan fokus dalam memperkuat nilai-nilai dan budaya korporasi dalam menciptakan organisasi yang efektif yang didukung oleh sistem dan infrastruktur SDM yang sehat.sumber daya manusia (SDM) yang berperan aktif dalam mempertahankankeberlangsungan usaha perusahaan terutama ditengah lingkunganusaha yang semakin kompetitif. Perusahan meyakini bahwakaryawan merupakan mitra strategis dalam mencapai sukses bisnis perusahaan. Oleh Karena itu, perusahaanberfokus dalam memperkuatnilainilai dan budaya korporasi dalam menciptakan organisasi yangefektif yang didukung oleh sistem dan infrastruktur SDM yang sehat.Peningkatan kompetensi setiap SDM merupakan aktivitas rutin yangtelah dan akan terus dilakukan perusahaan. Peningkatan kualitaspengelolaan risiko dan kompetensi yang sesuai dengan budayakinerja tinggi dan selaras dengan nilai-nilai utama perusahaan diyakinkan dapat mendorong keberhasilan kinerja yang akan berdampak padaperkembangan usaha serta menciptakan level kinerja baru yangberkesinambungan jangka panjang. Dengan

berlandaskan

berkesinambungan,

kebijakan

perusahaan

secara

SDM

yang

konsisten

terencana

dan

mengembangkan

lingkungan kerja yang kondusif yang menjunjung nilai kebersamaan antar sesama karyawan. Dalam pelaksanaan yang efektif dari kebijakan SDM tersebut, perusahaan juga memastikan bahwa karyawan melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka dengancara terbaik dan paling efisien. Perusahaan secara berkesinambungan melakukan pengkajian secara berkala

dalam

meningkatkan

kesejahteraan

karyawan

dengan

memperhatikan daya saing perusahaan. Proses rekrutmen dilakukan

66 berdasarkan hasil analisa kebutuhan jangka panjang perusahaan yang dilakukan dengan mempertimbangkan kompetensi karyawan yang ada. Perusahaan menerapkan kebijakan rekrutmen umum dalam menyeleksi karyawan baru. Di samping itu, Perusahan juga bekerja sama dengan Headhunter JDA & Kelly dalam memenuhi pemetaan kebutuhan SDM perusahaan terutama untuk posisi critical. Sampai dengan akhir tahun 2013, Perusahaan mempekerjakan 644 tenaga-tenaga profesional baik permanen maupun kontrak yang kompeten dan berpengalaman di bidangnya masing-masing.Pencapaian prestasi perusahan tidak lepas dari dukungan yang diberikan karyawan perusahaan. Berbagai program pendidikan dan pelatihan yang dilakukan perusahaan pada tahun 2013 mencakup di antaranya: 1. Pengetahuan Dasar Kehutanan 2. Program Manajemen Dasar Modul 1 3. Program Manajemen Dasar Modul 2 4. Keselamatan Dasar 5. Basic Management Program 1 dan 2 6. Pembinaan Tim untuk Kesuksesan Transformasi 7. Kepemimpinan yang Kompeten untuk Tim Sukses danPerusahaan BIB 8. Pendekatan Penjualan Konsultatif 9. Keuangan untuk Non-Keuangan 10. Kemampuan Negosiasi dan Motivasi 11. Orientasi Karyawan Baru 12. Supervisory Development Program 1 dan 2 13. Upaya menuju Keunggulan 14. Pelatihan Manajemen Proyek

Program

pelatihan

berbasis

kompetensi

dan

penerapan

Key

performance Indicators (KPI) merupakan salah satu penilaian kinerja karyawan. Perusahaan melakukan kajian Key Performance Indicators (KPI) dua kali dalam setahun terhadap semua karyawan untuk menilai kinerja karyawan. Perusahaan selaluberusaha agar KPI dapat selalu selaras dengan strategi bisnis, rencana dan target perusahaan.Perusahaan juga mengadakan Employee Excellent Award secara rutin untuk memberikan

67 motivasi kepada karyawan dalam memberikan kontribusi bagi Perusahaan. Employee Excellent Award ini diadakan setiap kuartal dan diberikan kepada karyawan yang berprestasi dalam menciptakan pengembangan berkelanjutan bagi perusahaan. Perusahaan telah menerapkan kebijakan perekrutan dan penilaian karyawan dengan sangat baik, perusahaan memahami pentingnya sumber daya manusia bagi keberhasilan sebuah entitas.

Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara dan observasi terhadap komponen lingkungan pengendalian yang terjadi di perusahaan, yaitu:

Tabel 4.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian Perusahaan Menurut COSO No

Keterangan Pengendalian

Efektif (v)/ Tidak Efektif (x)

1.

Integritas dan nilai etik

V

2.

Komitmen pada Kompetensi

V

3.

Falsafah manajemen

V

4.

Struktur organisasi

V

5.

Dewan direksi dan Komite Audit

V

6.

Wewenang dan tanggung jawab

V

7.

Kebijakan perekrutan dan penilaian karyawan

V

Sumber : Penulis Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa lingkungan pengendalian yang ada pada perusahaan sudah efektif. Perusahaan sangat memahami dan menerapkan lingkungan pengendalian dalam perusahaan dengan sangat baik.

4.2.2

Penilaian Resiko (Risk Assesment) Manajemen melakukan identifikasi dan analisis resiko-resiko terkait dengan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penilaian resiko yang dilakukan manajemen

68 sebagai bagian dari perancangan dan pelaksanaan pengendalian internal untuk memperkecil kekeliruan serta kecurangan yang dapat terjadi. Dalam penerapan manajemen risiko, perusahaan secara berkala melakukan evaluasi atas efektivitas manajemen risiko yang dibantu oleh Unit Internal

Audit

perusahaan.

Penyempurnaan

yang

dilakukansecara

berkesinambungan yang disesuaikan dengan tujuan dan kebijakan usaha perusahaan akan mampu mengoptimalkan praktik manajemen risiko dalam menganggulangi risiko-risiko usaha perusahaan. 1. Risiko yang timbul terkait dengan perubahan lingkungan. a. Risiko fluktuasi harga batubara yang signifikan Seperti

umumnya

perusahaan

yang

bergerak

dalam

industri

pertambangan, pendapatan perusahaan dan anak perusahaan sangat bergantung pada hasil penjualan batubara yang ditentukan oleh hargabatubara. Harga batubara yang dijual oleh anak perusahaan ditentukan oleh berbagai faktor di luar kendali perusahaan seperti harga batubara

dunia,

yang

dapat

berfluktuasi

secara

signifikan

mengikutikapasitas produksi dan pola konsumsi batubara dari industriindustri yang menggunakan batubarasebagai bahan bakar utama, keadaan cuaca, masalah distribusi, ketersediaan pasokan batubara dariprodusen batubara lainnya, ketersediaan bahan bakar dan bahan bakar alternatif, perkembanganteknologi dan faktor ketenagakerjaan. Penurunan harga batubara atau harga batubara dunia di bawah keseluruhan biaya produksi untukjangka waktu yang panjang dapat berdampak negatif terhadap kegiatan usaha, kondisi keuangan, dan prospek usaha perusahaan.

b. Risiko diberlakukannya peraturan perundang-undangan baru baik dalam bidang pertambangan dan bidang lain yang dapat berdampak negatif terhadap kegiatan usaha dan perijinan yang dimiliki oleh perusahaan. Perubahan peraturan perundangan-undangan adalah hal yang sangat sering terjadi di Indonesia. Untuk menjalankan kegiatan usahanya, Perusahaan tidak dapat memastikan kemungkinan perubahan peraturan perundang-undangan yang mempengaruhi industri pertambangan di Indonesia.

Perubahanyang

bersifat

membatasi

kegiatan

usaha

69 penambangan akan dapat berdampak negatif terhadap kondisi keuangan, hasil operasi dan prospek usaha Perusahaan. Perusahaan akan menyesuaikan operasinya menurut ketentuan perundang-undangan dan peraturan baru. Perusahaan selalu berupaya mematuhi seluruh peraturan yang berlaku dan mengkaji peraturan baru yang mungkin akan berdampak negatif terhadap operasional Perusahaan. Melalui divisi hukum dan divisi Kepatuhan, Perijinan & Administrasi, Perusahaan melakukan komunikasi aktif dengan konsultanhukum dan pemerintah terkait dalam menerapkan langkah-langkah yang sesuai untuk menjamin ketaatan dan kepatuhan terhadap peraturan perundangundangan yang terkait dengan bidang pertambangan.

Perusahaan membutuhkan ijin-ijin dan persetujuan-persetujuan lain selain PKP2B dan IUP, untuk menjalankan kegiatan usahanya. Perusahaan tidak dapat memastikan ada atautidak adanya kemungkinan diterbitkan

perubahan

berkaitandan/atau

yang

peraturan

perundang-undangan

mempengaruhi

industri

yang

pertambangan

di

Indonesia di kemudian hari. Perubahanperaturan perundang-undangan yang bersifat membatasi kegiatan usaha penambangan di wilayah konsesi termasuk yang menyebabkan kegagalan Perusahaan dalam memperoleh perpanjangan ijin dan persetujuan dapat berdampak negatif terhadap kondisi keuangan, hasil operasi dan prospek usaha Perusahaan.

c. Risiko yang berhubungan dengan penduduk setempat di wilayah pertambangan. Gejolak dan konflik sosial dapat menghambat kegiatan operasional perusahaan, Kegagalan untuk menyelesaikan permasalahan dengan penduduk di sekitar area Perusahaan yang timbul seperti masalah pembebasan lahan, tumpang tindih lahan, dan relokasi penduduk yang dapat mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan yang berpotensi merusak citra perusahaan di mata masyarakat. Demi menanggulangi risiko tersebut, Perusahaan melalui Anak-anak Perusahaan, membina komunikasi

yang

intensif

dengan

masyarakat

sekitar

wilayah

pertambangan dengan program pengembangan masyarakat yang juga

70 merupakan bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan sehingga mampu membina masyarakat untuk menjadi lebih mandiri. Perusahaan mengupayakan agar kondisi saling menguntungkan ini akan mengurangi risiko terjadinya perselisihan dengan masyarakat di sekitar wilayah pertambangan perusahaan. Kegagalan untuk menyelesaikan permasalahan penduduk setempat dapatberdampak negatif terhadap kondisi keuangan, hasil operasi dan prospek usaha perusahaan.

d. Risiko kelalaian dalam mematuhi peraturan perundang-undangan di bidang lingkungan hidup Batubara mengandung berbagai macam unsur kimiawi, termasuk sulfur, merkuri, klorin serta senyawa lainnya, yang sebagian besar dilepaskan ke udara pada saat pembakaran batubara. Peraturan yang lebih ketat di bidang lingkungan yang berkaitan dengan emisi dari PLTU yang menggunakan bahan bakar batubara dan industri pengguna batubara lainnya, dapat meningkatkan biaya penggunaan batubara. Hal tersebut dapat

mengurangi

permintaan

batubara

sebagai

sumber

energi

danberdampak negatif pada volume dan harga penjualan batubara perusahaan, yang pada akhirnya dapat berdampak negatif terhadap kondisi keuangan, hasil operasi dan prospek usaha Perseroan. Perusahaan

terkait

harus

memenuhi

peraturan-peraturan

perundang-undangan di Indonesia dan regional mengenai keselamatan, kesehatan dan lingkungan. Peraturan-peraturan tersebut mengatur hal-hal antara lain tentang pencemaran udara dan air, pembuangan limbah, pembersihan lokasi penambangan, kualitas dan ketersediaan air tanah, perlindungan

flora

dan

fauna,

dan

reklamasi

setelah

kegiatan

penambangan selesai. Biaya-biaya yang berkaitan dengan pemenuhan kewajiban di bidang lingkungan hidup akan meningkatkan biaya operasi perusahaan dan mempengaruhi daya saing perusahaan. Selain itu, setiap pelanggaran, kewajiban yang timbul atau perubahan perundangundangandi bidang lingkungan hidup dapat menimbulkan biaya yang besar dan sanksi bagi perusahaan. Ijin untuk melakukan kegiatan operasional pertambangan akan ditangguhkan jikaterbukti adanya

71 kesalahan yang serius atau menimbulkan kerusakan permanen pada lingkungan hidup. Dampak dari kegiatan penambangan terhadap lingkungan hidup dapat menjadi lebih besar dibandingkan dengan yang telah diantisipasi sebelumnya sehingga melanggar peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Setiap peningkatan secara material dalam biaya kepatuhan lingkungan dan pemulihan sebagai akibat dari terjadinya kerusakan lingkungan hidup yang cukup besar, dapat berdampak negatif terhadap kondisi keuangan, hasil operasi dan prospek usaha perusahaan.

e. Risiko terjadinya kecelakaan, perubahan cuaca dan bencana alam yang dapat

memberikan

dampak

negatif

terhadap

kinerja

operasional

Perusahaan. Perusahaan telah menerapkan standar keselamatan kerja yang cukup baik dalam pelaksanaan kegiatan operasional penambangan. Namun demikian dalam pelaksanaan kegiatannya, tidak tertutup kemungkinan terjadi risiko perubahan cuaca, risiko kecelakaan kerja, dan bencana alam lainnya yang dapat mempengaruhi kegiatan usaha perusahaan. Perusahaan menyesuaikan rencana penambangan dengan kondisi yang terjadi di lapangan. Secara berkesinambungan perusahaan melakukan investasi di prasarana seperti saluran drainase dan konstruksi jalan yang bebas gangguan cuaca. Perusahaan juga melakukan pengawasan rutin dalam prosedur keselamatan kerja di lapangan sehingga meminimalisir adanya kecelakaan kerja akibat gangguan cuaca.

f. Risiko perubahan kondisi ekonomi regional atau global. Krisis global dapat mempengaruhi penurunan ketersediaan dana pinjaman, penurunan investasi secara langsung, kegagalan institusi keuangan global, penurunan nilai pada pasar saham global, dan penurunan permintaan terhadap beberapa komoditas. Dalam hal ini tidak ada jaminan bahwa kondisi krisis akan kembali berlanjut seperti sebelumnya terjadi di Indonesia dan negara-negara Asia Pasifik di kemudian hari. Perusahaan melakukan indentifikasi dan penilaian risiko berdasarkan tujuan strategis utama yaitu peningkatan produksi batubara dan fokus pada bisnis batubara.

72 Perusahaan mengembangkan strategi pembinaan hubungan jangka panjang dan perolehan kontrak pasokan jangka panjang dari pelanggan guna mengurangi risiko ketidakpastian perekonomian regional maupun global. Dalam memitigasi risiko ini, Perusahaan juga berfokus pada pembangunan aset berjangka panjang guna meningkatkan kemampuan bisnis perusahaan.

2. Risiko atas keterbatasan karyawan Saat ini perusahaan mempunyai karyawan dengan jumlah yang sangat banyak. Sehingga dapat mengatasi risiko apabila karyawan ada karyawan yang sedang cuti, izin atau tidak masuk kerja karena keperluan lainnya. Perusahaan telah mempunyai karyawan yang dapat mengisi kekosongan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Perusahaan menyadari bahwa operasional perusahaan didukung oleh sumber daya manusia yang memadai. Maka dari itu, Proses rekrutmen dilakukan berdasarkan hasil analisa kebutuhan jangka panjang perusahaan yang dilakukan dengan mempertimbangkan kompetensi karyawan yang ada. Hal ini sesuai dengan komponen pengendalian internal penilaian risiko bahwa manajemen perlu untuk menentukan risiko-risiko yang mungkin terjadi dan bagaimana mengelola risiko yang diidentifikasikan tersebut. Apabila karyawan sedang cuti, izin atau tidak masuk kerja karena keperluan lainnya, hal tersebut perlu menjadi perhatian perusahaan. Oleh sebab itu, penulis menyimpulkan bahwa dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan sangat banyak, hal ini dapat membantu kinerja perusahaan maupun kegiatan operasional lebih baik dan tidak ada hambatan. Karyawan yang ada dengan jumlah yang besar pun juga harus dilihat dari kualitas kinerja yang dimiliki oleh mereka. Sehingga perusahaan merasa terbantu dalam melaksanakan produktivitas mencapai tujuan perusahaan tersebut.

3. Risiko terhadap kecurangan karyawan PT GEMS Tbk mengkomunikasikan standar nilai perilaku perusahaan kepada karyawan yang disepakati dalam pernyataan pengisian identitas karyawan pada saat bergabung dengan perusahaan. Apabila karyawan

73 melakukan

kecurangan

atau

pelanggaran

maka perusahaan

akan

memberikan sanksi tegas kepada yang bersangkutan sesaui dengan peraturan perusahaan yang berlaku. Perusahaan konsen pada resiko kecurangan yang dapat dilakukan oleh para karyawan perusahaan. Pengawasan dan pemantauan dilakukan untuk menghindari resiko kecurangan yang mungkin dilakukan oleh para karyawan. Selain itu, perusahaan juga menerapkan pengendalian dengan memberikan password pada setiap komputer perusahaan serta akses informasi dibatasi berdasarkan wewenang yang terkait. Tidak semua informasi atau hal-hal yang bersifat privasi dapat diakses oleh para karyawan dengan sangat mudah. Hal ini dilakukan agar tidak ada kecurangan atau pemalsuan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan. Cara-cara yang digunakan oleh perusahaan untuk mengontrol dan meminimalisasikan tindakan kecurangan yang dapat terjadi tersebut, adalah dengan melakukan : 1.

Penetapan harga jual batubara dilakukan oleh direktur sesuai dengan HBA yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

2.

Melakukan perhitungan kembali terhadap jumlah kuantitas berdasrkan bill of lading/COA dan disesuaikan dengan data stockpile.

3.

Transaksi penjualan dicatat dalam log book penjualan.

4.

Setiap akhir bulan bagian accounting melakukan rekonsiliasi antara data penjualan dan data piutang yang telah tertagih.

Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara dan observasi terhadap komponen penilaian risiko yang terjadi di perusahaan, yaitu:

74 Tabel 4.2 Evaluasi Penilaian Resiko Perusahaan Menurut COSO Efektif No

(v)/

Keterangan Pengendalian

Tidak Efektif (x)

1.

Risiko yang timbul terkait dengan perubahan lingkungan.

V

2.

Risiko atas keterbatasan karyawan

V

3.

Risiko terhadap kecurangan karyawan

V

Sumber : Penulis

Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa penilaian resiko (risk assessment) yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, karena perusahaan telah mampu dalam menilai perumusan tujuan perusahaan secara keseluruhan

yang kemudian dilakukan

identifikasi resiko secara baik dan setelah perusahaan mengetahui apa saja resiko yang mungkin akan timbul maka perusahaan akan menganalisis resiko tersebut. Perusahaan juga melakuakan mitigasi terhadap resikoresiko bisnis yang dapat terjadi dalam perusahaan, hal ini sangat baik dilakukan karena dapat mengantisipasi resiko-resiko terhadap penjualan batubara.

4.2.3

Aktivitas pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko telah diambil guna mencapai tujuan. Aktivitas pengendalian terhadap Prosedur Penjualan PT Golden Energy Mines Tbk, diantaranya : 1. Pemisahan tugas Sistem pengendalian internal yang baik didukung dengan struktur organisasi yang baik pula, oleh karena itu PT. GEMS Tbk membutuhkan pemisahan fungsi dan pembagian tugas yang jelas yang terkait dengan penjualan batubara.

75 Pengendalian internal penjualan dilaksanakan melalui suatu organisasi yang mengatur pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang tepat, serta koordinasi yang sehat antara fungsi yang ada. Pembagian tugas dapat tercapai secara efektif jika dituangkan secara tertulis. Pemisahan tugas dapat mengurangi ketidakberesan yang mungkin terjadi karena antara bagian pencatatan dan pelaksana dilakukan oleh bidang yang berbeda. Selain itu pemisahan tugas dapat dijadikan sebagai alat pengawasan antara bagian yang satu dengan yang lain. Sistem pengendalian internal struktur organisasi perusahaan menggambarkan sejauh mana upaya-upaya pengendalian di dalam perusahaan telah dilaksanakan secara baik. Dengan melihat struktur organisasi yang ada akan diketahui. Berdasarkan wawancara dan hasil observasi yang telah berlangsung diperusahaan penulis mendapatkan hasil bahwa pemisahan tugas yang berlangsung diperusahaan sudah berjalan dengan cukup baik. Pembagian tugas yang dimiliki oleh PT GEMS Tbk sangat mendukung kinerja atas perusahaan karena melalui wewenang serta tanggungjawab yang tertulis dalam struktur organisasi PT GEMS Tbk, Jobdesk masing-masing karyawan saling terkait dan saling membantu guna mencapai tujuan perusahaan. Semua bagian dari masing-masing karyawan sudah melakukan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan jobdesk masing-masing bagian. Tugas dan tanggung jawab tersebut telah disepakati bersama dengan pihak perusahaan. Penulis menemukan beberapa fungsi yang sudah mendapat pemisahan tugas yang baik dan memenuhi kriteria, yaitu : a. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi pencatatan. Perusahaan sudah melakukan pemisahan tugas terhadap fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi penjualan yang melakukan transaksi penjualan menginput sales order berdasarkan PO yang diterima dari pelanggan ke dalam aplikasi SAP yang terintegrasi ke bagian akuntansi dan bagian akuntansi akan melakukan pencatatan transaksi penjualan berdasarkan sales order, COA, COW dan dokumen penjualan lainnya yang diterima dari fungsi penjualan ke dalam sistem SAP untuk dibuatkan jurnal atas transaksi yang terjadi.

76 Perusahaan melakukan pemisahan fungsi antara penjualan dengan pencatatan dengan tujuan mengantisipasi adanya kasus kecurangan yang dilakukan oleh karyawan pada kedua fungsi tersebut. Dengan adanya dua fungsi yang terpisah, maka pengendalian internal akan lebih mudah dilakukan. b. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi keuangan. Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa fungsi penjualan

yang

berfungsi

menerima

order

dari

pelanggan

dan

menginputnya ke dalam sistem SAP, terpisah dengan fungsi keuangan yang berfungsi menerima pembayaran dari pelanggan. Hal ini dilakukan perusahaan agar terhindar dari pencurian ataupun penggelapan dengan menghapus penjualan yang terjadi ataupun penjualan fiktif yang dapat merugikan perusahaan. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, ditemukan masih ada beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penjualan pada PT. GEMS Tbk, antara lain sebagai berikut : a.

Perusahaan tidak memiliki fungsi kredit secara khusus dalam kegiatan penjualan, fungsi penjualan digabung dengan fungsi kredit. Dari hasil wawancara dengan bagian penjualan, ditemukan bahwa fungsi penjualan yang berfungsi menerima order dari pelanggan dan mencatatnya di laporan penjualan, tidak terpisah dengan fungsi kredit yang berfungsi sebagai otorisasi piutang pelanggan. Hal ini tidak baik dilakukan perusahaan karena dapat timbul terjadi kecurangan, Saran penulis adalah dibuatnya lagi satu bagian yang di pecah dari bagian penjualan tanpa harus menambah karyawan dengan posisi bagian yang sejajar dengan bagian penjualan yang berfungsi untuk mengotorisasi piutang pelanggan.

b. Proses penagihan piutang sering kali dilakukan oleh bagian penjualan. Dalam proses penagihan piutang sehurusnya dilakukan oleh bagian penagihan namun perusahaan tidak mempunyai bagian penagihan sehingga proses penagihan piutang dilakukan oleh bagian penjualan. Perusahaan menganggap bahwa bagian penjualan bertanggung jawab terhadap pelanggan. Bagian penjualan menjalin hubungan yang erat

77 dengan pelanggan sehingga proses penagihan piutang dianggap efektif apabila dilakukan oleh bagian penjualan. Untuk menghasilkan kinerja yang baik dalam perusahaan, seharusnya terdapat pemisahan fungsi antara bagian penjualan dan penagihan agar dapat meminimalisir kerugian-kerugian yang mungkin akan terjadi, seperti penggelapan uang kas serta penumpukan beban kerja pada karyawan di masing-masing bagian. Perusahaan belum pernah menemukan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan terhadap kelemahan yang ada sehingga penulis menyimpulkan kegiatan transaksi yang dilakukan oleh satu orang individu di tiap bagian sudah baik karena hal ini masih dapat dipantau oleh kegiatan pengawasan yang dilakukan perusahaan.

2. Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dengan demikian, sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Pada transaksi penjualan batubara, perusahaan akan memberikan invoice sebagai dasar penagihan atas transaksi penjualan batubara yang disetujui oleh kedua belah pihak, invoice tersebut harus ditandatangani oleh direktur keuangan dan bermaterai. Bagian penjualan akan mengkonfirmasikan kembali kepada pembeli terkait dengan nilai yang tertera pada invoice sesuai dengan jumlah kuantitas batubara yang dikirim ke pelanggan. Otorisasi pada seriap transaksi dilakukan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab pejabat yang terkait. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya. Dengan adanya otorisasi tersebut akan mencegah adanya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan karyawan. Apabila terjadi kehilangan atau kesalahan data atau dokumen maka karyawan mana yang bertanggung jawab menjadi jelas dengan adanya otorisasi. Penulis

memberikan

rekomendasi

agar

perusahaan

terus

mempertahankan adanya sistem otorisasi sehingga memperkecil adanya

78 kemungkinan terjadinya kecurangan yang menimbulkan kerugaian yang besar pada perusahaan. Hal tersebut dilakukan untuk memperkuat pengendalian internal yang terdapat didalam perusahaan.

Berdasarkan hasil observasi penulis ke perusahaan, ditemukan bahwa otoritas yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan cukup baik. Diantaranya adalah sebagai berikut : a.

Dokumen kontrak perjanjian jual beli batubara harus diotorisasi berdasarkan pihak yang berwenang. Bagian penjualan harus membubuhkan tandatangan atau inisial di dalam dokumen-dokumen tersebut. Hal ini dimaksudkan agar ada pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya sebuah transaksi atau peristiwa dapat diidentifikasi dengan sangat mudah. Dokumendokumen tersebut dibuat pada saat transaksi terjadi.

b.

Dilakukan otorisasi atas invoice yang terkait dengan penjualan batubara, otorisasi dilakukan oleh Direktur keuangan serta setiap transaksi penjualan harus disetujui oleh Direktur utama.

c.

Setiap dokumen A1 & F1 harus disetujui oleh Head of Marketing&Trading Departement, dan selanjutnya diverifikasi dan ditandatangani oleh Head of Finance Departement dan disetujui oleh DCEO dengan membubuhkan tandatangan serta cap “Completed” beserta tanggal persetujuan.

d.

Dokumen perhitungan penalty berdasarkan hasil analisis stockpile diotorisasi oleh Head of Marketing & Trading Departement. Perhitungan penalty berdasarkan ketentuan kualitas batubara yang tercantum di dalam kontrak penjualan. Dan apabila perhitungan penalty disetujui oleh pihak pembeli, maka pembeli diharuskan menandatangani surat perhitungan penalty dan mengirimkan kembali ke perusahaan.

3. Dokumen dan catatan yang memadai Tersedianya dokumen-dokumen yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan sehingga dapat ditelusuri jejaknya. Penggunaan formulir bernomor urut cetak. Pengendalian internal yang baik atas dokumen dan

79 catatan dapat memberikan jaminan bahwa setiap transaksi dikendalikan dengan baik dan dicatat dengan benar. Oleh karena itu, penggunaan dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya tentang adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tandatangan ataupun stempel oleh pihak yang berwenang. Dokumen yang terdapat dalam prosedur penjualan perusahaan sudah cukup lengkap. Perusahaan telah memiliki dokumen-dokumen pendukung yang digunakan dalam kegiatan penjualan seperti Surat Jalan, FCO, SPK, SKAB, Surat perhitungan penalty, dokumen pelayaran, dokumen analisa, F1 &A1, kontrak perjanjian jual beli batubara, Invoice, Packing Slip, dan Voucher Document. Dokumen-dokumen pendukung pada kegiatan penjualan telah bernomor urut tercetak dikarenakan untuk mempermudah apabila terjadinya kesalahan. Maka dari itu, adanya dokumen penjualan yang bernomor urut cetak, agar dokumen penjualan tidak disalahgunakan demi kepentingan pribadi dan meminimalkan risiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Dari hasil observasi ke perusahaan, penulis menemukan beberapa temuan terkait dokumen dan catatan memadai. Di bawah ini diuraikan beberapa penggunaan dokumen dan catatan yang telah sesuai dan memadai : 1.

Dokumen Invoice telah dicetak bernomor urut Dari hasil pengamatan fisik atas invoice, penulis menemukan bahwa pada setiap invoice telah dicetak prenumbered atau bernomor urut. Hal ini membuktikan bahwa perusahaan secara khusus bagian penjualan dan keuangan, telah memiliki pengendalian internal yang baik. Dokumen dan catatan yang bernomor urut dilakukan untuk menghindari

terjadinya

dokumen

fiktif,

mencegah

terjadinya

pencatatan transaksi ganda serta mencegah terjadinya transaksi yang tidak dicatat. 2.

Setiap sales order dibuat berdasarkan Purhcase order yang dikirim dari pelanggan berdasarkan PO Number.

80 Sales order dibuat oleh bagian marketing berdasarkan waktu transaksi proses penjualan. Sales order dirancang untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dapat dipahami dengan jelas oleh bagian-bagian yang terkait didalamnya.

4. Pengecekan Independen dan Pelaksanaan Praktik yang Sehat Perusahaan melakukan pengecekan independen atau verifikasi internal, prinsip pengecekan independen meliputi peninjauan ulang, perbandingan dan pencocokan data yang telah disiapkan oleh karyawan lainnya yang berbeda. Contohnya bagian verification akan melakukan peninjauan ulang terhadap laporan kuantitas batubara yang dikirimkan dari bagian stockeeper berdasarkan dokumen analisa kuantitas batubara yang

diterbitkan

oleh

independent

surveyor.

Peninjauan

ulang

dimaksudkan agar bagian finance tidak terjadi kesalahan dalam proses penagihan berdasarkan transaksi penjualan yang telah terjadi. Serta bagian akuntansi melakukan penjurnalan secara periodik berdasarkan copy invoice yang telah diotorisasi dan merekonsiliasi daftar piutang dengan yang sudah tertagih. Prosedur penjualan tersebut tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Ada kelemahan dalam praktik yang dijalankan oleh perusahaan yaitu ada kebijakan rotasi pekerjaan pada bagian akuntansi. Pekerjaan akuntansi dilakukan oleh satu orang selama 3 tahun. Penulis menyarankan agar adanya rotasi pekerjaan di dalam perusahaan. Hal ini dilakukan agar dapat mengontrol transaksi penjualan, meminimalisasi terjadinya kesalahan dan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara dan observasi terhadap komponen aktivitas pengendalian yang terjadi di perusahaan, yaitu:

81 Tabel 4.3 Evaluasi Aktivtas Pengendalian Menurut COSO No

Keterangan Pengendalian

Efektif (v)/ Tidak Efektif (x)

1.

Pemisahaan Tugas

X

2.

Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas

V

3.

Dokumen dan catatan yang memadai

V

4.

Pengecekan independen & pelaksanaan praktik

V

yang sehat

Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa aktivitas pengendalian yang ada pada perusahaan sudah berjalan dengan efektif.

4.2.4 Informasi dan komunikasi Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan yang terlibat dikegiatan bisnis tersebut mampu memahami kegiatannya berhubungan dengan orang di dalam maupun di luar perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki dokumen atau informasi yang lengkap dan valid mengenai kegiatan bisnisnya dan harus menyampaikan informasi tersebut dengan melaksanakan komunikasi yang baik. Sehingga dapat diperoleh rincian yang mencukupi dari semua transaksi untuk memungkinkan penyajian yang tepat dilaporan keuangan dan pengungkapan yang diperlukan. a.

Pengungkapan Informasi PT GEMS Tbk PT GEMS Tbk berusaha menyajikan kebutuhan informasi bagi pemangku kepentingan yang mencakup mengenai PT GEMS Tbk melalui website perusahaan yang berisi visi misi, strategi, produk dan struktur manajemen,

kegiatan

perusahaan,

kinerja

keuangan,

tata

kelola

perusahaan, kinerja berkelanjutan, rilis media, dan laporan serta informasi bagi pemegang saham. b. Teknologi Informasi dan Komunikasi Perusahaan mengembangkan Teknologi Informasi (TI) berupa portal perusahaan yang dibuat untuk kepentingan komunikasi karyawan (Sunfish) dan sistem TI rekrutmen untuk mendukung pencapaian efisiensi

82 operasional berbasis TI yang memungkinkan manajemen mengambil keputusan berdasarkan ketersediaan data yang terkini akurat dan dapat dipercaya. PT GEMS Tbk juga mempunyai sistem pelaporan pelanggaran atau Whistleblowing

System

(WBS)

yang

dapat

menampung

laporan

pelanggaran hukum dan etika yang dapat meningkatkan ketaatan pada peraturan dan menstimulus tumbuh kembang budaya beretika tinggi dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan internal maupun pihak ketiga. WBS ini merupakan bagian dari pengendalian internal khususnya guna mengurangi risiko kecurangan dan ketidakpatuhan terhadap hukum. Setiap karyawan yang terlibat dalam sistem pelaporan keuangan memahami bagaimana aktivitas mereka berhubungan dengan pekerjaan orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi karena setiap karyawan memahami kinerja yang dilakukan pada masing-masing karyawan. PT GEMS Tbk sudah terdapat pedoman kebijakan, pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan, bagan akun dan memorandum yang membentuk pengendalian internal sehingga PT GEMS Tbk dapat dinilai sebagai salah satu perusahaan yang baik karena sudah mentaati kebijakan sesuai prosedur. Perusahaan juga menyediakan sarana komunikasi bagi karyawan melalui HR Care Center guna meningkatkan komunikasi antara manajemen dan bawahan mereka. Komunikasi yang efektif diharapkan akan membangun hubungan yang positif dan tetap produktif. Berdasarkan pengamatan penulis diperusahaan, penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan: 1. Perusahaan telah memiliki sistem akuntansi yang digunakan untuk pemrosesan saldo dan trankasi dalam siklus penjualan yang sesuai dengan fungsi dan hasil yang diharapkan. Hal ini dipandang baik oleh penulis. Perusahaan telah menjamin bahwa seluruh transaksi penjualan telah dicatat dengan benar,berdasarkan transaksi yang valid dan lengkap. Dokumen dan catatan keuangan yang dilakukan perusahaan sudah bisa diandalkan sebagai bukti atas terjadinya transaksi dan dijadikan dasar di dalam penyusunan laporan keuangan. pencatatan transaksi yang valid berdasarkan dokumen-dokumen pendukung yang

83 dicatat dalam jurnal pembukuan pada sistem komputer, bagian accounting akan melakukan rekonsiliasi pada akhir bulan tentang kelengkapan dan keakurasian data penjualan agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pencatatan.Sehingga apabila ada kesalahan dapat ditelusuri dengan benar. SAP Mining system mengintegrasikan bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan memberikan informasi yang lengkap kepada bagian-bagian tersebut. Bagian penjualan akan melaporkan total penjualan setiap bulan, kuantitas yang telah dikirim ke pelanggan serta total perhitungan penalty/bonus yang diterima pelanggan berdasarkan data loading batubara. Sistem akuntansi yang digunakan perusahaan sangat membantu karyawan karena memiliki kelebihan dapat menyediakan informasi yang berkualitas, cepat dan efisien serta pencatatan dan pengawasan dilakukan secara real time melalui aplikasi tersebut. 2. Setiap karyawan didalam perusahaan telah memperoleh pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing berkenaan dengan pengendalian internal fungsi yang dipegangnya. Pada saat wawancara, staff hanya menjawab pertanyaan yang berhubungan dengan bagian penjualan, selanjutnya ia juga memberitahukan bahwa ia tidak bisa menjawab pertanyaan yang bersifat detail. Hari hal ini penulis menyimpulkan bahwa karyawan telah memahami peran dan tanggung jawabnya, termasuk dalam hal ini peran dan tanggung jawabnya dalam memberikan informasi kepada orang di luar perusahaan.

Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara dan observasi terhadap komponen informasi dan komunikasi yang terjadi di perusahaan, yaitu

84 Tabel 4.4 Evaluasi Komunikasi dan Informasi Menurut COSO No

Keterangan Pengendalian

Efektif (v)/ Tidak Efektif (x)

1.

Pengungkapan informasi

V

2.

Dokumen dan catatan

V

3.

Teknologi informasi dan komunikasi

V

Sumber : Penulis Berasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi dan komunikasi (information and communication) yang ada pada perusahaan sudah cukup efektif, karena transaksi yang ada pada perusahaan sudah menggambarkan asersi manajemen dan pengungkapan informasi perusahaan sudah disajikan dengan sangat trasnparan.

4.1.5 Pemantauan (Monitoring) Perusahaan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan, melalui pengevaluasian periodik. Dari hasil pemantauan maka akan dapat diketahui adanya kelemahan yang terdapat pada perusahaan sehingga dapat mencari solusi perbaikan. Perusahaan mempunyai bagian audit internal yang menjalankan tugas sebagai bagian dari proses tata kelola perusahaan yang memberikan jaminan atas sistem pengendalian internal, efektivitas, dan efisiensi operasi, ketaatan terhadap aturan dan perundang-undangan serta ketepatan dan keandalan pelaporan keuangan. Sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi PT GEMS Tbk dan memperbaiki operasional organisasi. PT GEMS Tbk juga membuat pemantauan sebagai agenda rutin operasi perusahaan agar pengendalian intern tersebut dapat dilakukan secara periodik atau berkala dan sifatnya terus-menerus. Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan oleh penulis pada perusahaan, secara khusus bagian penjualan, penulis menemukan

85 beberapa hal tekait dengan penerapan pemantauan (monitoring) yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen pada transaksi penjualan, yaitu : 1.

Pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen telah dilakukan secara berkala. Dari hasil wawancara kepada bagian penjualan,

disimpulkan

pemerikasaan penjualan

bahwa

kelengkapan

mengatakan

perusahaan

dan

bahwa

keabsahan pada setiap

telah

melakukan

dokumen.

Bagian

transaksi

terdapat

pemeriksaan secara berkala atas kelengkapan dan keabsahan dokumen oleh verifikator yang ada di perusahaan. Dengan adanya pemeriksaan atas kelengkapan dan keabsahan dokumen, trust dan keandalan data akuntansi akan semakin terjaga dengan baik. Jika hal ini dilakukan secara terus menerus oleh pihak perusahaan, maka salah saji potensial dan kecurangan akan dapat dicegah. 2.

Seluruh transaksi penjualan diawasi secara real time melalui sistem yang terintegrasi secara terpadu. Kegiatan monitoring untuk penjualan secara otomatis melalui database pelanggan yang dimiliki perusahaan.

3.

Manajemen mempunyai waktu khusus untuk melakukan pemantauan atas kinerja karyawan dan kegiatan pemantauan telah dimasukkan ke dalam agenda rutin perusahaan. Berdasarkan wawancara dengan manajer penjualan, penulis menemukan bahwa proses pemantauan atau disebut penilaian prestasi kerja telah dimasukkan dalam agenda rutin perusahaan.

4.

Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran yang dibuat oleh karyawan, baik yang disengaja ataupun tidak disengaja. Berdasarkan hasil wawancara, penulis menemukan bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi-sanksi yang tegas guna mencegah dan menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Adapun peringatan/sanksi atas kesalahan atau pelanggaran yang diberikan kepada pekerja dapat berupa : a.

Teguran/peringatan lisan Teguran/peringatan

secara

lisan

diberikan

langsung/pimpinan

yang

berwenang

untuk

oleh

atasan

kesalahan/

pelanggaran yang bersifat ringan atau umum yang masih dapat

86 diperbaiki dan dicatat dalam personal record pekerja yang bersangkutan. b.

Peringatan tertulis Peringatan tertulis diberikan secara tertulis oleh atasan/atasan langsung kepada karyawan yang bersangkutan. Peringatan tertulis terdiri dari surat peringatan 1–3. Pemberian surat peringatan tidak selalu berurutan satu sampai tiga, tetapi dapat diberikan langsung peringatan 2/3 sesuai dengan berat/ringannya jenis pelanggaran yang dilakukan karyawan. Jika hal ini direspon dengan baik oleh setiap

karyawan,

maka

kecurangan

dan

kelalaian

yang

berhubungan dengan pekerjaannya masing-masing dapat dicegah dan diminimalisasi. Dari proses pengumpulan data, baik itu observasi dan wawancara yang dilakukan, penulis mencoba menguraikan beberapa temuan dan evaluasi yang disarankan terkait dengan pemantauan yang terjadi di perusahaan: a.

Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan dan evaluasi atas kebijakan dan prosedur yang ada dalam perusahaan. Perusahaan tidak melakukan pemeriksaan dan evaluasi kebijakan dan prosedur karena menganggap kebijakan dan prosedur yang telah dijalankan sudah efektif, padahal kebijakan dan prosedur yang berjalan sangat penting untuk menilai pengendalian internal suatu perusahaan karena ini sangat rentan terhadap penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh manajer atas. Oleh karena itu penulis memberikan saran bagi perusahaan untuk melakukan pemeriksaaan dan evaluasi atas kebijakan dan prosedur secara berkala agar jika terjadinya penyalahgunaan wewenang yang dilakukan manajer atas akan segera terdeteksi.

b. Proses pemantauan dan kesadaran akan pengendalian berdasarkan pengamatan penulis pada perusahaan, khususnya pada bagian penjualan, pemantauan harian dilakukan dalam waktu yang tidak menentu oleh supervisor, dan sifatnya berdasarkan intuisi supervisor tersebut.

87 Hal-hal yang dibahas adalah seputar pembagian jobdesk masingmasing karyawan, pemberitahuan tentang program perusahaan ke depan, dan juga sharing singkat tentang apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam aktivitas penjualan. Selanjutnya supervisor akan melakukan

pemantauan

berdasarkan

intuisinya.

Misalnya

ia

berkeliling dan melihat kinerja karyawan. Saat seseorang karyawan bertindak tidak sesuai kriteria yang ditetapkan, supervisor mempunyai kewenangan untuk menegur karyawan tersebut. Demikian juga dengan kualitas pelayanan karyawan kepada pelanggan, menjadi tanggung jawab bagi supervisor untuk mengingatkan kepada karyawan tentang hal tersebut.

Tabel berikut ini adalah hasil evaluasi yang dilakukan penulis atas wawancara dan observasi terhadap komponen pemantauan yang terjadi di perusahaan, yaitu: Tabel 4.5 Evaluasi Pemantauan Perusahaan Menurut COSO No

Keterangan Pengendalian

Efektif (v)/ Tidak Efektif (x)

1.

Monitoring kegiatan yang sedang berjalan

V

2.

Tindak lanjut atas temuan audit

V

3.

Pengevaluasian

V

Sumber : Penulis Berdasarkan tabel evaluasi diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pemantauan (monitoring) yang ada pada perusahaan cukup efektif, karena kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh atasan/manajer telah dilakukan secara rutin dan sudah menjadi agenda rutin perusahaan serta adanya tindak lanjut apabila pada saat kegiatan tersebut ditemukan sebuah temuan. Akan tetapi, yang

harus

menjadi

konsen

perusahaan

adalah

melakukan

pemeriksaan dan evaluasi atas kebijakan dan prosedur karena menanggap bahwa kebijakan dan prosedur sudah efektif.